Ressourcenmanagement zwischen Projekt und
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Wer gewinnt das Ressourcen Ping – Pong zwischen Projekten und Linie? Johann Strasser © TPG The Project Group, Slide 1 TPG The Project Group Kompetenz in Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Firmengründung 1998, Erfahrung mit Microsoft Project seit 1989 Full Service Anbieter für unternehmensweites Projektmanagement Beratung / Konzepte Lösungen / Hosting / Schulung / Wartung / Support Größtes Produktportfolio zu Microsoft Project Server Weltweit führende SAP Integration (von SAP zertifiziert) Einer der führenden Microsoft EPM Partner in Europa Microsoft Gold Certified Partner (PPM + ISV) Offene Seminare für verschiedenen Zielgruppen Microsoft Project und Project Server für Anwender Vorbereitung auf die PMP Zertifizierung © TPG The Project Group, Slide 2 Standorte und Partner © TPG The Project Group, Slide 3 Auszug unserer Kunden aus vielen Branchen © TPG The Project Group, Slide 4 Organisation Dedizierter Ressourceneinsatz Klare Trennung von Ressourcen für Linientätigkeiten und Projekte Teuer, weil auf beiden Seiten genügend Ressourcen vorgehalten werden Das wäre eigentlich die Lösung, wenn die Auslastung kostant wäre Gemischter Ressourceneinsatz Bedarfsweise Zuordnung derselben Ressourcen für Linientätigkeiten und Projekte Kostengünstiger, weil Einsatz flexibel gestaltet werden kann Führt immer zu Konflikten, weil sich die Dringlichkeiten ändern Erfordert entsprechende Kultur für den Umgang mit den Konflikten © TPG The Project Group, Slide 5 Unterscheidung Linientätigkeit / Projekt Projektwürdigkeitsanalyse Kriterien Linientätigkeit Kleinprojekt Projekt Auswahl Nein Ja/Nein Ja Ja 1 Bereich bis zu 3 Bereiche mehr als 3 Bereiche bis zu 3 Bereiche 2-5 Personen ≥ 6 Personen ≥ 12 Personen ≥ 6 Personen 10 PT - 30 PT 30 PT - 100 PT > 100 PT 30 PT - 100 PT <10.000 € 10.000 – 50.000 € > 50.000 € 10.000 - 50.000 € 1 Monat - 3 Monate 4 Monate - 10 Monate > 10 Monate 4 Monate - 10 Monate 6 Risiken im Projekt auf die Qualität des Projektergebnisses gering mittel hoch mittel - inhaltliche / technische Komplexität gering mittel hoch hoch - Neuartigkeit für das Projektteam gering mittel hoch gering - rechtliche Aspekte gering mittel hoch mittel gering mittel hoch mittel gering mittel hoch gering 1 Unternehmensumfeld - Bedeutung für alle Bereiche 2 Soziale Komplexität - Anzahl der involvierten Bereiche - Größe des gesamten Projektteams 3 Personaleinsatz 4 Ausgabewirksame Kosten 5 Dauer 7 Risiken aufgrund geringer Qualität des Projektergebnisses - wirtschaftliches Risiko, wenn das Projektergebnis nicht den Anforderungen entspricht - Außenwirkung (außerhalb des Unternehmens) Empfehlung laut PWA © TPG The Project Group, Slide 6 Kleinprojekt Steuerung Linientätigkeit / Projekt Projekt Auftrag wird formuliert und unterschrieben Auftraggeber und Projektleiter werden definiert Risikoanalyse Stakeholderanalyse Detaillierter Projektplan (Termine, Ressourcen, Ergebnisse) Projektmeetings (Team, Auftraggeber, ...) Satusberichte Abschlussbericht Linientätigkeit Wiederkehrende Themen (Support, Wartung, kleiner Neuerungen, ...) Grobe Ressourcenplanung durch Abteilungsleitung Fortschritt im Rahmen von Abteilungsmeetings © TPG The Project Group, Slide 7 Kapazitätsplanung Einlastung neuer Projekte Kapazitätsgrenze Neue Projekte © TPG The Project Group, Slide 8 Laufende Projekte TPG PortfolioPlanner Portfoliomanagement nach Ressourcenverfügbarkeit in Microsoft Project Client Aggregation laufender Projekte auf Projekt- und Abteilungsebene Neue Projekte aus verschiedenen Quellen oder direkte Eingabe ins Portfolio Manuelle Verschiebung „bis es passt“ Speichern beliebiger Szenarien laufende Projekte neue Projekte Consultants Project Server & SQL – Quellen Laufende Projekte Neue Projekte © TPG The Project Group, Slide 9 Developer TPG PortfolioPlanner – Ressourcenhistogramm Laufende und neue Projekte zeigen diverse Überlasungen in den Abteilungen ... © TPG The Project Group, Slide 10 Ressourcenplanung in Projekten und Linie Ausgangslage Abteilungsleiter verplanen Ressourcen für eigene Linientätigkeiten Projektleiter verplanen Ressourcen aus verschiedenen Abteilungen Die Summe der beiden Planungen ergibt die Gesamtauslastung Problem Abteilungsleiter sind von der Planung der Projektleiter abhängig bezüglich der Vollständigkeit der Abteilungsauslastung Änderungen wirken sich gegenseitig sofort aus und erzeugen Konflikte Lösung Projektleiter und Abteilungsleiter haben eigene Datenbestände, die für Ihre Perspektive vollständig und unabhängig sind Projektleiter melden den Ressourcenbedarf und Abteilungsleiter reservieren Änderungen erzeugen Differenzen die analysiert und abgestimmt werden © TPG The Project Group, Slide 11 Zusammenarbeit Projektleiter und Abteilungsleiter Linienorganisation Matrixorganisation Lieferung von Ergebnissen aus den Abteilungen Reservierung von Ressourcen aus den Abteilungen Grobplanung im Projekt Grobplanung in der Abteilung Detailplanung in der Linie Detailplanung im Projekt Abteilung A P1 ProjektPlanung Abteilung A Abteilung B P1 P2 P3 Abteilung C Abteilung B Berger, Gruber Res... Res... PX P1 PY Res ... Meier, Müller Res... Abteilung C Projekt 1 Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung A Abteilung A Müller P1 Meier P1 PX Abteilung A LinienPlanung PX PX © TPG The Project Group, Slide 12 P1 Abteilung A Abteilung A PA PB P1 Res... Res... Gruber, Fischer Matrixorganisation: Projektreservierung in der Linie Brückenschlag zwischen Projekt- und Abteilungsleitern mit einem Vergleich zwischen Anfragen und Zusicherungen Project A Department A Department B Department C Jan Feb Mar Apr May Demand 200h 450h 500h 350h 180h Commit 200h 400h 400h 340h 200h Demand 20h 250h 30h Commit 40h 240h 30h Demand 40h 180h 160h Commit 40h 160h 160h Project A (Resources) Jan Feb Mar Apr May Department A Jan Feb Mar Apr May Department A 200h 450h 500h 350h 180h Project A Demand 200h 450h 500h 350h 180h Department B 20h 250h 30h Commit 200h 400h 400h 340h 200h 40h 180h Jan Feb Mar Apr May Demand 20h 250h 30h Commit 40h 200h 30h Jan Feb Mar Apr May Demand 40h 180h 160h Commit 40h 160h 160h Department C 160h Project X,Y,Z, ... Project A (Tasks) Department B Task 1 Department A Project A Task 2 Department B Task 3 Department A Project X,Y,Z, ... Task 4 Department A Department C Task 5 Department C Project A Task 6 Department C Task 7 Department A © TPG The Project Group, Slide 13 Project X,Y,Z, ... Matrixorganisation: Reservierung in der Linie Projektleiter plant mit Microsoft Project Abteilungsleiter plant mit TPG TeamManager Verglichen wird in TPG TeamManager bzw. mit TPG TeamLink Project A Consulting Development Deployment © TPG The Project Group, Slide 14 Jan Feb Mar Apr Mai Anfrage 200h 450h 500h 350h 180h Zusicherung 200h 400h 400h 340h 200h Anfrage 20h 250h 30h Zusicherung 40h 240h 30h Anfrage 40h 180h 160h Zusicherung 40h 160h 160h TPG TeamManager (Abteilungsleiter) Ressourcenplanung und Zusicherung in der Abteilung © TPG The Project Group, Slide 15 TPG TeamManager (Abteilungsleiter) Komplette Planung der Personen in einer Abteilung © TPG The Project Group, Slide 16 TPG TeamManager (Abteilungsleiter) Laden von Anfragen aus Microsoft Project Server auf Abteilungsebene und aufteilen / zusichern auf Personenebene © TPG The Project Group, Slide 17 TPG TeamLink (Projektleiter) Der Abteilungsleiter hat nicht alle Anfragen voll zugesichert ... © TPG The Project Group, Slide 18 Linienorganisation: Detailplanung in der Linie Projektleiter plant den Rahmen mit generischen Ressourcen Abteilungsleiter plant die Projektdetails und Linienaufgaben in einem eigenen Plan mit persönlichen Ressourcen P1 Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung A P1 PX © TPG The Project Group, Slide 19 Müller Meier Abteilung B ProjektPlanung Abteilung C P1 PX PX P1 LinienPlanung Linienorganisation: Detailplanung in der Linie Projekt 80 h (Grobplanung) 140 h Anfrage aus dem Projekt Abteilung (Detailplanung) © TPG The Project Group, Slide 20 Antwort aus der Abteilung 80 h 140 h TPG ProjectLink – Verbindung zwischen Projekt und Team Links mit Anfang/Ende und der geplanten Arbeit sind hergestellt und zeigen Differenzen zwischen den beiden Planungsansätzen ... © TPG The Project Group, Slide 21 TPG The Project Group – Adressen weltweit Zentrale München Destouchesstr. 68 D-80796 München Tel: +49 (89) 615593-30 [email protected] Zweigstelle Dortmund Wülferichstraße 20 D-44339 Dortmund Tel: +49 (231) 494 08 94 [email protected] Zweigstelle Mainz Gonsenheimer Höhe 12 D-55122 Mainz Tel: +49 (6131) 92 09 602 [email protected] Niederlassung Österreich Mooslackengasse 17 A-1190 Wien Österreich Tel.: +43 (1) 23060 3145 [email protected] Niederlassung Schweiz Christoph Merian-Ring 11 CH-4153 Reinach/Basel Schweiz Tel.: +41 61 711 33 11 [email protected] Niederlassung USA/Kanada 2500 York Road, Suite 115 Jamison, PA 18929 USA Tel: +1 800 804 0646 [email protected] Niederlassung Großbritannien Innovation House, Parkside Business Park, Golborne, Warrington, Cheshire, WA3 3PY United Kingdom Tel: +44 8443350368 [email protected] www.theprojectgroup.com © TPG The Project Group, Slide 22
