Programmmanagement mit Microsoft Project Server
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Case Study Mehr Speed in der High-Tech Entwicklung Transparentes Multiprojektmanagement mit erweitertem Microsoft Project Server Auf dem Markt der High-Tech Geräteentwicklung tobt ein gnadenloser Wettbewerb: Ganz egal, Branche ob es nun um das funktionsreichste Mobiltelefon geht oder um den schlauesten Navigator in - High-tech der Autokonsole – nur wer mit seinen neuen Modellen noch vor der Konkurrenz auf dem Markt - Elektronik ist, erhält die volle Aufmerksamkeit des Kunden. Für die Herstellung der elektronischen Helfer bedeutet dies, dass die vielen einzelnen Teilprojekte für die zahlreichen Funktionen im Rahmen Abteilung eines komplexen Multiprojektmanagements auf den Punkt geplant werden müssen. Nur so ist es - Produktentwicklung möglich, mit dem neuen Modell möglichst noch vor dem Mitbewerber auf dem Markt zu sein. Eine bewährte Lösung, die eine derart komplexe Multiprojekt-Landschaft transparent und hoch- Lösungskomponenten flexibel abbilden kann, ist der Microsoft Project Server im Zusammenspiel mit TPG ProjectLink. - MS Project Server 2010 - SQL Datenbanken Und letztendlich muss natürlich der zentrale - TPG ProjectLink Lenkungsausschuss als höchstes Steuerungsgre- - TPG MTA Server mium jederzeit die Möglichkeit haben, sich über den aktuellen Stand zu informieren. Die Entwicklung eines elektronischen Gerätes wie zum Beispiel eines Mobiltelefons umfasst eine große Anzahl an Teilprojekten und Terminen, die sehr flexibel geplant und in kürzester Zeit abgestimmt werden müssen. Denn mehr Transparenz der Projektabhängigkeiten untereinander, die daraus resultierende schnelle Reaktionszeit und der einfache Zugriff auf Zusatzinformationen über wichtige Vorgänge, bieten für die Verantwortlichen einen unschätzbaren Vorteil im Der moderne Mensch ist umgeben von elektro- schnelllebigen Markt elektronischer Güter. nischen Geräten – angefangen bei der Bordsteuerung des Autos bis hin zum mobilen Taschen- Bericht aus der Praxis: früher nutzte man computer mit Handyfunktion. Doch was für den Microsoft Project mit Excel Verbraucher am Ende nur einen Knopfdruck Bei einem international tätigen Hersteller mikro- bedeutet, ist für den Hersteller zu Beginn elektronischer Geräte wurde für die komplexen ein komplexes Multiprojekt, das er entweder Projektstrukturen bislang der Microsoft Project intern oder mit vielen verschiedenen Zulieferern Client in Kombination mit Excel eingesetzt. Der abzuwickeln hat. Verantwortliche für die Umsetzung eines Features musste dabei per Hand durch eine riesige Excel- Die Teams der vielen verschiedenen Hard- und Tabelle scrollen, wenn er wissen wollte, ob diese Softwarekomponenten sowie die verantwortliche Funktion in allen relevanten Komponenten bereits Integrationsgruppe müssen für jede Funktion so fertiggestellt wurde. „Jetzt hat man nach einer Lösung gesucht, die auf das alte System aufsetzt, die gesamte Multi-Projektlandschaft auf der Softwareseite transparent darstellt und ohne großen Zeitaufwand zu bedienen ist.“ koordiniert werden, dass der vereinbarte Funktionsumfang jeder Lieferung termingerecht hergestellt Doch mit zunehmender Komplexität der Anforde- werden kann. Das gilt, egal ob die Teams im Büro rungen an die Entwicklung der unterschiedlichen nebenan oder am anderen Ende der Welt sitzen. Funktionen und gleichzeitig immer kürzer werdenden www.theprojectgroup.com Tel:+49 (89) 61 55 93 - 30 TPG is a registered trademark in the European Union and in the United States of America. Copyright TPG The Project Group All rights reserved 09/ 2012 (v1.0) www.facebook.com/tpg.munich www.twitter.com/tpg_com (@tpg_com) www.theprojectgroup.com/newsletter Das Problem: Im Kampf um Anteile auf dem projekt-Lösung unter Integration bestehender Markt für elektronische Geräte ist ein internatio- Datenbanken geschaffen werden, die für mehr nal tätiger Hersteller mikroelektronischer Geräte Transparenz und Flexibilität in der gesamten mit seinem bisherigen Multiprojektmanagement Planung sorgt. an die Grenzen gestoßen. Die zunehmende Komplexität der zu entwickelnden Gerätefunkti- Das Ergebnis: Die Lösung mit TPG ProjectLink onen und die immer kürzeren Auslieferungster- bietet einen für die Anwender klar ersichtlichen mine ließen sich mit der bis dahin verwendeten Nutzen: Sie haben mehr Transparenz in der Lösung auf Basis des Microsoft Project Client und eigenen Planung, schnellen Zugriff auf Infor- Excel-Listen nicht mehr zeitnah und übersichtlich mationen zu jedem Vorgang aus dem Microsoft verwalten. Project Zeitplan heraus und damit eine große Erleichterung in der täglichen Projektarbeit. Das Die Lösung: Implementierung von Microsoft führte zur sofortigen Akzeptanz der Lösung durch Project alle Anwender und einem Effizienzsprung im Server, erweitert um das Produkt TPG ProjectLink. So konnte eine zentrale Multi- Rahmen der Entwicklungsaufgaben. Entwicklungszyklen, stieß man mit dieser Lösung Produkt TPG ProjectLink, konnten wir dem schließlich an die Grenzen. Das Koordinieren der Kunden eine genau auf seine Bedürfnisse zuge- vielen Termine einzelner Teams über eine Excel- schnittene Lösung liefern“, so Strasser weiter. Liste war zu zeitaufwendig und viel zu unflexibel. Natürlich war eine intensive Vorbereitungsphase „Man suchte jetzt nach einer Lösung, die auf das innerhalb der komplexen Projektlandschaft des alte System aufsetzt, aber die gesamte Multipro- Kunden nötig. In dieser Zeit optimierten die jekt-Landschaft auf der Softwareseite transparent Experten von TPG zusammen mit dem Kunden die darstellt und schnell zu bedienen ist“, beschreibt Prozesse und erarbeiteten die Projektarchitektur. Johann Strasser, Geschäftsführer von TPG The Vereinfacht Project Group, einem Full-Service Anbieter für einem übergeordneten Meilenstein-Releaseplan unternehmensweites Projektmanagement aus für den Lenkungsausschuss, einer Liste der zu München, die Anforderung seines Kunden. liefernden Funktionen sowie vielen Plänen der dargestellt besteht letztere aus Teilprojektleiter für die einzelnen Komponenten. Optimierte Lösung in nur sechs Monaten Die wichtigste Anforderung des Kunden war, „Mit einer integrierten Lösung auf Basis des dass sich vereinbarte Liefertermine und geplante Microsoft Project Server, ergänzt um unser Fertigstellungstermine der Funktionen kompo- Grafik 1: Beispielhafte Projektarchitektur eines international tätigen Herstellers mikroelektronischer Geräte nach der Implementierung von Microsoft Project Server und TPG ProjectLink. www.theprojectgroup.com Tel:+49 (89) 61 55 93 - 30 TPG is a registered trademark in the European Union and in the United States of America. Copyright TPG The Project Group All rights reserved 09/ 2012 (v1.0) nentenübergreifend vergleichen lassen, um die Transparenz in Termindetails auf Knopfdruck Lieferfähigkeit zu den teilweise sogar wöchent- Die Lösung mit TPG ProjectLink vereint diverse lichen Lieferterminen sicherstellen zu können. Anwendungsfälle im Multiprojektmanagement. Dazu muss der Releaseplan neben der strukturierten Zusammenfassung der Fertigstellungs- Rollup-Funktion: Mit einem Mausklick erstellt meilensteine (bottom-up) auch die Übertragung bzw. aktualisiert der Lenkungsausschuss die der terminlichen Vorgaben der Lieferungen aus aktuelle Multiprojekt-Übersicht der Fertigstellungs- dem Releaseplan in die einzelnen Komponenten- meilensteine aus allen Komponentenplänen in pläne ermöglichen (top-down). Nur so ist der Pla- einer Meilensteinübersicht (siehe Grafik 2, Fall 1). nungskreislauf geschlossen und alle Beteiligten kennen die gemeinsamen Ziele. Backlink-Funktion: Ebenso lassen sich vom Lenkungs- „Mit einer integrierten Lösung auf Basis des Microsoft Project Server, ergänzt um TPG ProjectLink, konnten wir dem Kunden eine genau auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Lösung liefern.“ Grafik 2: Einige wichtige Anwendungsfälle von TPG ProjectLink im komplexen Multiprojektmanagement mit einem übergeordneten Releaseplan und mehreren Komponentenplänen. Zur Erfüllung dieser Anforderung implementierte ausschuss Veränderungen an diesen Meilensteinen und konfigurierte TPG zuerst den neuen Microsoft via Backlinks wieder in die jeweils betroffenen Kom- Project Server. Darauf aufbauend sorgt das ponentenpläne zurückspielen (siehe Grafik 2, Fall 2). erweiternde Produkt TPG ProjectLink durch die Verbindung der oben genannten Pläne aus dem TaskPicker-Funktion: Über den TaskPicker in TPG Microsoft Project Server und Listen aus SQL ProjectLink sucht sich ein Projektleiter selbst Datenbanken dafür, dass Informationen sehr ein- die für ihn relevanten Vorgänge und Meilen- fach per Knopfdruck zwischen Projekten ausge- steine aus anderen Projekten heraus. Er spie- tauscht werden können. Sämtliche Projektleiter gelt sie in seinen eigenen Microsoft Project Plan wurden im Umgang mit der neuen Lösung ge- und hat so schnell den Überblick über Termine schult und nach nur zwei Monaten Umsetzung und weitere Informationen zu den gewählten war das System dann produktiv im Einsatz. Vorgängen (siehe Grafik 2, Fall 3). www.theprojectgroup.com Tel:+49 (89) 61 55 93 - 30 TPG is a registered trademark in the European Union and in the United States of America. Copyright TPG The Project Group All rights reserved 09/ 2012 (v1.0) Softlink-Verknüpfungen von Vorgängen – auch können mit TPG ProjectLink neben Terminen auch über Unternehmensgrenzen hinweg andere Informationen wie Notizen, Kosten, Verant- Im Vergleich mit einer reinen Microsoft Project wortliche und vieles mehr ausgetauscht werden. Server Lösung bietet die Erweiterung durch TPG ProjectLink zudem weitere Vorteile. Das System mit den Softlinks funktioniert sogar über Unternehmensgrenzen hinweg. Zudem müssen Die Softlink-Technik vonTPG ProjectLink ermöglicht, die Anwender nicht alle verknüpften Projekte beliebige Informationen zu Vorgängen aus frem- gleichzeitig öffnen und sie benötigen keine Schreib- den Projekten rein informativ in den eigenen rechte für die verknüpften Projekte. Das unterstützt Projektplan zu spiegeln, das heißt, eine Verknüp- die Performance der Lösung sowie den Schutz fung mit eigenen Vorgängen kann, muss aber nicht vor ungewollten Veränderungen im eigenen erfolgen. Die externen Vorgangsverknüpfungen, Microsoft Project Plan durch andere Projektleiter. die Microsoft Project standardmäßig mitbringt, können nämlich dazu führen, dass beim externen Hohe Akzeptanz bei den Anwendern durch Er- Ändern von verknüpften Vorgängen der verant- leichterung der täglichen Arbeit wortliche Projektmanager beim Öffnen seines Die Mitarbeiter des Elektronik-Konzerns haben Projekts Verschiebungen vorfindet, ohne deren die TPG-Lösung schnell akzeptiert. Dafür sorgte Ursachen schnell zu erkennen. zum einen die bereits vorhandene Erfahrung im Umgang mit dem Microsoft Project Client, so „Die Softlinks in TPG ProjectLink vermeiden das, dass die Anwendung des Microsoft Project Ser- denn sie informieren primär, wie der Stand der ver keine große Umstellung bedeutete. Zum interessanten externen Vorgänge ist. Der Pro- andern bietet TPG ProjectLink, dank seiner schnell jektleiter verknüpft diese externen Vorgänge zu erlernenden Anwendung und des Nutzens dann bei Bedarf bewusst und erkennbar in seiner in Form von Transparenz in der Planung, eine eigenen Planung“, so Johann Strasser. Außerdem große Erleichterung in der täglichen Projektarbeit. Der Nutzen von TPG ProjectLink im Überblick - Mehr Transparenz durch projektübergreifende - Schnell einzurichtender grafischer Vergleich - Zeitersparnis durch schnelle Information zu Verknüpfungen von Vorgängen aus verschiedenen Projektplänen - Übersichtliche Multiprojektübersichten zu - Unternehmensübergreifende Verknüpfungen aktuellen Zuständen im Portfolio einfach realisierbar eigener und fremder Vorgangsinformationen Veränderungen in verknüpften Projekten - Gewinn an Performance, da verknüpfte exter- - Für Microsoft Project Server 2003 und höher ne Projekte nicht offen sein müssen www.theprojectgroup.com/projectlink TPG The Project Group Deutschland TPG The Project Group international Destouchesstr. 68 Schweiz: [email protected] 80796 München, Deutschland Österreich: [email protected] Tel: +49 (89) 615 593 30 United Kingdom: [email protected] [email protected] USA/Amerika: [email protected] www.theprojectgroup.com Afrika: [email protected] www.theprojectgroup.com Tel:+49 (89) 61 55 93 - 30 TPG is a registered trademark in the European Union and in the United States of America. Copyright TPG The Project Group All rights reserved 09/ 2012 (v1.0) „Die Softlinks in TPG ProjectLink informieren primär, wie der Stand der interessanten externen Vorgänge ist. Der Projektleiter verknüpft diese externen Vorgänge dann bei Bedarf bewusst und erkennbar in seiner eigenen Planung.“
