Redaktionsstatut - Einschreibeunterlagen
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Redaktionsstatut für die öffentliche digitale (Web-) Kommunikation der Fachhochschule Köln Impressum: Fachhochschule Köln Claudiusstraße 1 50678 Köln Herausgeber: Der Präsident der Fachhochschule Köln Prof. Dr.- Ing. Christoph Seeßelberg Redaktion: Sybille Fuhrmann Layout, Satz: Susanne Neuzerling, Christine Müller-Kranz Titelbild: © Boris Loehrer/Fachhochschule Köln Stand: März 2014 Inhalt Präambel 4 1Selbstverständnis 5 2 Redaktionelle Grundsätze 5 2.1Inhalte 5 2.2Gestaltung 6 2.3Barrierefreiheit 6 7 2.4 Rechtliche Aspekte 3Organisation 9 3.1Verantwortungsbereiche 9 3.2 Redaktionsprozesse / Workflow 10 4 Schulung und Support 10 5Verteiler 11 6Inkrafttreten 11 4 Redaktionsstatut für die öffentliche digitale (Web-) Kommunikation der Fachhochschule Köln Präambel Mit ihren ausgewiesenen Stärken im ingenieur- und naturwissenschaftlichen, im geistes- und sozialwissenschaftlichen und im künstlerisch-gestalterischen Bereich zählt die Fachhochschule Köln zu den sehr innovativen und herausragenden Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Deutschland. Das Profil der Hochschule, all das, was sie als Einrichtung der Wissenschaft, Forschung und Lehre auszeichnet und prägt, soll nach außen sichtbar sein – und wird deshalb über alle medialen Kanäle gezielt in die Öffentlichkeit transportiert. Der öffentliche Web-Auftritt (Internet-Auftritt) und die Social-Media-Aktivitäten der Hochschule und ihrer Mitglieder sind feste Bestandteile der gesamten Kommunikationsaktivitäten. Sie haben als primäre Wege des Dialogs und der Informationsbeschaffung zugleich eine Schlüsselstellung inne. Über den öffentlichen Web-Auftritt (und dessen Erreichbarkeit über verschiedene Endgeräte) sowie unsere Social-Media-Präsenzen entscheidet sich aus Sicht der Nutzerinnen und Nutzer, ob eine weitere, ausführliche Beschäftigung mit der Fachhochschule Köln lohnenswert und zielführend scheint. Wie sich die Hochschule im Web präsentiert ermöglicht Annahmen über den Charakter, das Selbstverständnis und die Wertigkeit unserer Hochschule. Das nachfolgende Redaktionsstatut beschreibt das Selbstverständnis der Fachhochschule Köln in Bezug auf die Kommunikation über öffentliche digitale Kanäle, es fasst die wichtigsten Grundsätze für das redaktionelle Arbeiten zusammen, definiert Redaktionsprozesse und Workflows und modelliert auf diese Weise die Verantwortlichkeiten für die Pflege des öffentlichen Web-Auftritts und der Social-Media-Aktivitäten. Selbstverständnis5 1 Selbstverständnis Der öffentliche Web-Auftritt und die Social-Media-Präsenzen der Fachhochschule Köln sind die Schaufenster der Hochschule im World Wide Web. Sie präsentiert sich als (welt-)offene und lebendige, vielfältigen Austausch pflegende Organisation. Zugewandtheit zu den Nutzern und ihren spezifischen Interessen kennzeichnen die Auftritte – Grad und Form der Interaktion divergieren und entsprechen dem Wesen der jeweiligen Plattform. In der öffentlichen Kommunikation, insbesondere über den Web-Auftritt, stehen Nutzergruppen im Mittelpunkt, die (noch) nicht Mitglieder der Fachhochschule Köln sind, z. B. Studieninteressierte, Unternehmen und Institutionen, ehemalige Studierende, Freunde und Förderer, Mitglieder der Science Community, Medien. Für den Austausch zwischen Angehörigen der Fachhochschule Köln, d. h. Professorinnen und Professoren, Studierenden, wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern sollen künftig ein hochschuleigenes Netz (Intranet), für die edukative Kommunikation, Wissens- und Informationsvermittlung ein Edunet zur Verfügung stehen. Die interne Kommunikation und die Kommunikation im Bereich der Lehre und Wissensvermittlung kann ebenfalls Web-2.0-Komponenten umfassen, etwa die Organisation von geschlossenen Gruppen auf Facebook und ähnlichen Plattformen. 2 Redaktionelle Grundsätze 2.1 Inhalte Der öffentliche Web-Auftritt der Fachhochschule Köln ist ausgerichtet an den strategischen Zielen und am Leitbild der Hochschule, die im Hochschulentwicklungsplan dokumentiert sind. Im Mittelpunkt der Kommunikation stehen deshalb die Vermittlung von Qualität und Breite des Lehrangebots, Forschungsstrategie und -aktivitäten, Weiterbildungsmöglichkeiten, die Verbindungen der Hochschule in Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und das internationale Engagement der Fachhochschule Köln. Die Inhalte werden mediengerecht (in Inhalt und Form) und verständlich aufbereitet; dabei wird eine wertende und werbende Sprache vermieden. Anleitungen zum Schreiben fürs Web und Beispiele für gelungene Texte sind im Redaktionsleitfaden dokumentiert. Die Web-Redakteurinnen und Web-Redakteure pflegen den Content aktiv und stellen auf diese Weise die Attraktivität des Auftritts sowie eine hohe Qualität des Angebots sicher. Auf Aktualität, inhaltliche Vollständigkeit sowie die korrekte Anwendung der deutschen bzw. englischen Sprache (Schreibweise und Grammatik) wird dabei besonders Wert gelegt. Die Fachhochschule Köln verwendet für Seiten in englischer Sprache amerikanisches Englisch. Die wichtigsten Regeln zur Rechtschreibung und zu Hausschreibweisen sind mit Anwendungsbeispielen im Redaktionsleitfaden dargestellt. 6 Redaktionsstatut für die öffentliche digitale (Web-) Kommunikation der Fachhochschule Köln Die Web-Redakteurinnen und Web-Redakteure bzw. Administratorinnen und Administratoren von Social Media-Auftritten achten auf kurze Reaktionszeiten. User, die über ein Kontaktformular im öffentlichen Web-Auftritt in Dialog mit der Hochschule kommen wollen, erhalten innerhalb von drei Werktagen eine Antwort. Bei Facebook-Auftritten wird ein Monitoring der Posts zu üblichen Arbeitszeiten sichergestellt. In Absprache mit den Leitungsebenen von Fakultäten, Instituten, Referaten können die Zeiten für das Monitoring abweichend geregelt werden. 2.2 Gestaltung Eine attraktive Gestaltung soll das Interesse an den Inhalten zusätzlich unterstützen. Für den Web-Auftritt der Fachhochschule Köln wurde deshalb ein Gestaltungskonzept entwickelt, das modulare Seitengestaltungen ermöglicht und gleichzeitig dazu beiträgt, die Marke Fachhochschule Köln auch in den WebAuftritten der einzelnen organisatorischen Einheiten zu spiegeln. Um die Kommunikation im Web für die Mitglieder der Hochschule so komfortabel wie möglich zu machen, wird allen Redakteurinnen und Redakteuren das Web-Content-Management-System (WCMS) Imperia zentral zur Verfügung gestellt. Das WCMS wird von der Campus IT gepflegt. Als Bestandteile des Redaktionsleitfadens umfassen der Style Guide die Gestaltungsrichtlinien und das Redaktionshandbuch eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Templates. Eine attraktive Gestaltung prägt auch die Social-Media-Auftritte der Hochschule. Die Administratorinnen bzw. Administratoren der einzelnen Präsenzen berücksichtigen dies insbesondere bei der Auswahl von Profil- und Titelbildern. Sie orientieren sich dabei am Bildkonzept für den Web-Aufritt, das ebenfalls Bestandteil des Redaktionsleitfadens ist. 2.3Barrierefreiheit Die Hochschule möchte, dass möglichst viele User die Inhalte im Web-Auftritt möglichst uneingeschränkt nutzen können. Als öffentliche Einrichtung ist sie verpflichtet, allen Menschen unabhängig von einer bestehenden Einschränkung oder Behinderung die Teilhabe zu ermöglichen. Sie achtet deshalb die Grundsätze der Barrierefreiheit nach BITV (Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung) bei der Umsetzung der Website. Bei der Entwicklung der Module und Templates für den Webauftritt im WCMS Imperia wurden die gesetzlichen Vorgaben nach BITV berücksichtigt. Die Anwendung des WCMS zur Pflege und Darstellung von Inhalten stellt somit sicher, dass die Grundsätze der Barrierefreiheit eingehalten sind. Redaktionelle Grundsätze 7 2.4 Rechtliche Aspekte Allgemein gilt: Die Möglichkeiten und Vorteile der digitalen öffentlichen Kommunikation wie ein rascher Zugriff auf Informationen, die Verbindung von Texten, Bildern, Audio- und Videodateien oder die Einbindung von Dateien aus anderen digitalen Quellen verlangen von Web-Redakteurinnen und Web-Redakteuren einen besonders sensiblen Umgang mit Materialien, die im öffentlichen Web-Auftritt verwendet werden sollen. Vor allem Datenschutz- und Persönlichkeitsrechte, Urheberrecht und Nutzungsrechte sind bei der Auswahl des Materials zu bewerten. Die wichtigsten Regelungen sind in diesem Redaktionsstatut zusammengefasst. Werden diese nicht beachtet, grob fahrlässig oder vorsätzlich verletzt – behält sich die Hochschule Rückgriffs- und Schadenersatzansprüche sowie die Einleitung weiterer rechtlicher Schritte vor. Inhalte, die gegen die freiheitlich demokratische Grundordnung verstoßen und/oder die institutionelle oder öffentliche Sicherheit und Ordnung gefährden, dürfen nicht publiziert werden. Bei Verstößen haben Institutsleiterinnen und Institutsleiter, Dekaninnen und Dekane und das Referat für Kommunikation und Marketing sowie weitere durch den Präsidenten beauftragte Personen ein sofortiges Eingriffsrecht. Persönlichkeitsrechte Die Web-Redakteurinnen und Web-Redakteure sowie die Administratorinnen und Administratoren von Social Media-Auftritten achten zudem die datenschutzrechtlichen Regelungen und die Persönlichkeitsrechte der Personen (wie zum Beispiel das Recht am eigenen Bild oder am gesprochenen Wort), über die kommuniziert wird. Sie weisen es zurück, Inhalte mit diskriminierenden Äußerungen, welche die ethnische oder nationale Zugehörigkeit, die Religion, das Geschlecht, die sexuelle Orientierung zum Gegenstand haben oder Gewalt verherrlichen, zu veröffentlichen. Urheberrecht und Markenrecht Die Web-Redakteurinnen und Web-Redakteure beachten, dass Text-, Bild- und Audio- und Videomaterial urheberrechtlich geschützt ist. Logos sind darüber hinaus in der Regel markenrechtlich geschützt. Solche Materialien werden nur dann in die öffentlichen Webseiten bzw. Web-2.0-Angebote aufgenommen, wenn zuvor bei den Urhebern bzw. Nutzungsberechtigten eine Zustimmung eingeholt worden ist. Diese Rechteeinholung (z. B. Lizenz) sollte möglichst schriftlich dokumentiert sein. Dabei ist zu beachten, dass der Hochschule für Veröffentlichungen im öffentlichen Web-Auftritt das Recht für die öffentliche Zugänglichmachung eingeräumt werden muss. 8 Redaktionsstatut für die öffentliche digitale (Web-) Kommunikation der Fachhochschule Köln Verlinkungen Obwohl die Hochschule laut Disclaimer keine Haftung für Inhalte übernimmt, die von anderen Herausgebern erzeugt werden und mit dem Hochschulauftritt über Links verknüpft sind, prüfen die Redakteurinnen und Redakteure Verlinkungen zu Fremdseiten besonders sorgfältig. Impressum Nach dem Telemediengesetz (§ 5 TMG) unterliegen Webseitenbetreiber grundsätzlich einer Impressumspflicht. Der öffentliche Web-Auftritt umspannt in seiner Funktion als hochschulweites Dach die Internetpräsenzen der Fakultäten, Institute und Einrichtungen, Gremien und Gruppen sowie von Personenseiten unter der Domain der Fachhochschule Köln. Für alle diese Seiten gilt deshalb ein einheitliches Impressum, das rechtsverbindlich ist. Werbung und Sponsoring Die Fachhochschule Köln hat sich entschieden, ihre Webseiten werbefrei zu halten. Bannerwerbung oder ähnliches kann deshalb nicht in die Seiten eingebunden werden. Logos von externen Kooperationspartnern (wie Unternehmen, andere Hochschulen, Stiftungen, Institutionen) können für die Dauer der Zusammenarbeit eingebunden werden, sollten diese aber nicht wesentlich überschreiten. Regelmäßig müssen Logoeinbindungen auf ihre Relevanz für die Hochschule hin überprüft werden. Hierbei ist auch zu beachten, dass aktive Verlinkungen auf die Seiten von Partnern insbesondere aus der Wirtschaft als Sponsoring-Maßnahmen gelten; solche Maßnahmen müssen in Vereinbarungen (z. B. in Kooperationsvereinbarungen) vertraglich festgelegt werden. Organisation9 3 Organisation 3.1Verantwortungsbereiche Die Hochschule wird nach außen durch den Präsidenten vertreten; in seine Verantwortung fällt somit auch der öffentliche Web-Auftritt sowie die zentralen Social Media-Präsenzen der Fachhochschule Köln. Im Auftrag des Präsidenten nimmt das Referat für Kommunikation und Marketing diese Aufgabe wahr. „Offizielle“ Social Media-Aktivitäten in Fakultäten und Instituten werden von den Dekaninnen und Dekanen bzw. Institutsleiterinnen und Institutsleitern verantwortet. Die Verantwortung für die Inhalte bei „nicht-offiziellen“, also privaten Social Media-Angeboten liegt dagegen ausschließlich bei den jeweiligen Initiatorinnen und Initatoren. Es ist dennoch sinnvoll, solche Social Media-Aktivitäten innerhalb von Instituten, Studiengängen oder Studierendengruppen durch die Leitungen von Fakultäten bzw. Instituten zu beobachten, um eine mögliche Verwechselbarkeit mit „offiziellen“ Angeboten der Fakultäten und Institute oder andere Rechtsverstöße möglichst frühzeitig festzustellen und Änderungen zu verlangen. Die redaktionelle Betreuung des öffentlichen Web-Auftritts wird von dezentral verantwortlichen WebRedakteurinnen und Web-Redakteuren aller Bereiche der Hochschule (Fakultäten, Institute und Einrichtungen, Verwaltung) und dem Team Web-Kommunikation im Referat für Kommunikation und Marketing geleistet. Die Web-Redakteurinnen und Web-Redakteure werden von den Dekaninnen und Dekanen, Institutsleiterinnen und Institutsleitern bzw. Referatsleiterinnen und Referatsleitern bestimmt. Die Leitungsebenen tragen die Verantwortung für die Inhalte ihrer Bereiche. Jeder Bereich benennt gegenüber dem Team Web-Kommunikation und der Campus IT Ansprechpartner. Das System von Rollen und Rechten wird in einem separaten Dokument niedergelegt. Der Web-Auftritt wird inhaltlich geprägt von der Fokussierung auf die drei Säulen Studium, Forschung, Weiterbildung. Der Einstieg in diese Inhaltebereiche (Landing Pages) unterliegt ebenso wie die Startseite des gesamten Auftritts besonderen Anforderungen hinsichtlich Aktualität und Attraktivität und verlangt eine hohe journalistische Kompetenz. Diese Seiten liegen deshalb in der Verantwortung des Teams WebKommunikation im Referat für Kommunikation und Marketing und werden von diesem auch gepflegt. Für den Betrieb des Web Content Management Systems (WCMS) der Fachhochschule Köln ist die Campus IT verantwortlich. 10 Redaktionsstatut für die öffentliche digitale (Web-) Kommunikation der Fachhochschule Köln 3.2 Redaktionsprozesse / Workflow Ein strukturiertes System der Nutzerrechte spiegelt die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Akteurinnen und Akteure. Auf diesem Rechtesystem bauen auch die Redaktionsprozesse auf. Das System von Rollen und Rechten wird in einem separaten Dokument niedergelegt. Im öffentlichen Web-Auftritt werden Inhalte durch die dezentralen Bereiche verantwortlich erstellt, gepflegt und freigeschaltet. Diese Funktionen können durch die Leitungen von Fakultäten, Instituten, Einrichtungen oder Referaten unterschiedlichen Personen übertragen werden; sie können aber auch von der Leitungsebene an eine Web-Redakteurin oder einen Web-Redakteur delegiert werden. Jeder Bereich benennt gegenüber dem Team Web-Kommunikation im Referat für Kommunikation und Marketing und der Campus IT einen Ansprechpartner, mit dem Änderungs- und Korrekturvorschläge besprochen werden können. Das Referat für Kommunikation und Marketing wird über neue Inhalte auf der Website über ein automatisiertes System aus dem WCMS heraus informiert. So hat es die Möglichkeit, zu einem frühen Zeitpunkt Hilfestellung und Beratung zu leisten und Web-Redakteurinnen bzw. Web-Redakteure auf notwendige Änderungen aufmerksam zu machen. Das Team Web-Kommunikation im Referat für Kommunikation und Marketing kann in einem begrenzten Grad eigenständig Änderungen vornehmen, diese können beispielsweise Rechtschreibung und Grammatik betreffen. Im Interesse der Hochschule kann es Inhalte verändern oder Freischaltungen revidieren. In diesem Fall wird der zuständige Bereich unverzüglich informiert. Dieses Recht übt es aber nur in Konfliktfällen und in Abstimmung mit der Hochschulleitung aus. 4 Schulung und Support Zum Umgang mit dem Web Content Management System (WCMS) sowie zur mediengerechten Aufbereitung der Inhalte wird der Redaktionsleitfaden bereitgestellt. Dieser ist als Wiki angelegt, sodass der Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus möglich ist. Regelmäßig finden zudem Schulungen für die Web-Redakteurinnen und -Redakteure statt. Diese betreffen die Anwendung des eingesetzten Web Content Management Systems (WCMS) ebenso wie die Erstellung von onlinegerechten Inhalten. Die Kooperation zwischen der Campus IT, der „zentralen“ Redaktion (Team Web-Kommunikation im Verteiler11 Referat für Kommunikation und Marketing), den Web-Redaktionen der Fakultäten, Einrichtungen und Verwaltungsbereichen ist durch vertrauensvollen und kollegialen Umgang geprägt. Technische Administration (Campus IT) und das Team Web-Kommunikation im Referat für Kommunikation und Marketing nehmen Anregungen zur Weiterentwicklung des öffentlichen Web-Auftritts auf. Zentrale Fragen werden auch in den regelmäßig stattfindenden Treffen der Web-Redakteurinnen und Web-Redakteure diskutiert und behandelt und Lösungen in die Schulungen integriert. Konzepte zur Weiterentwicklung des öffentlichen Web-Auftritts werden durch das Referat für Kommunikation und Marketing der Hochschulleitung zur Entscheidung vorgelegt. 5 Verteiler Das Redaktionsstatut wird jeder Web-Redakteurin und jedem Web-Redakteur zur Verfügung gestellt, ebenso den Leitungen von Fakultäten, Einrichtungen und Referaten sowie Verantwortlichen bestimmter Gremien und Gruppen. Die Vorgenannten sind verpflichtet, mit dem Übertragen der Aufgabe dem WebRedakteur/der Web-Redakteurin das Redaktionsstatut zur Kenntnis zu geben. Das Redaktionsstatut ist zudem Teil des Redaktionsleitfadens und über das Intranet der Fachhochschule Köln zudem für alle Hochschulangehörigen einzusehen. 6 Inkrafttreten Dieses Redaktionsstatut wurde vom Präsidium der Fachhochschule Köln am 15. Mai 2013 verabschiedet und tritt mit dem Going Live des neuen Web-Auftritts in Kraft. gez. Prof. Dr. Christoph Seeßelberg Präsident Fachhochschule Köln Claudiusstraße 1 50678 Köln www.fh-koeln.de
