Unternehmen der Pharmaindustrie beseitigt von

NINTEX KUNDEN-FALLSTUDIE | FERRING PHARMACEUTICALS
Unternehmen der Pharmaindustrie beseitigt
von Formularen verursachte Engpässe,
um Dienstreisen zu erleichtern
Geschäftsreisen können immer stressig werden, aber für die Mitarbeiter
von Ferring Pharmaceuticals begann der Stress bereits vor Reiseantritt.
Anträge auf Geschäftsreisen waren aufgrund ineffizienter Arbeitsabläufe
in der Bearbeitung rückständig, und manchmal wurde die Genehmigung
erst am Tag vor der Reise von einem Manager erteilt.
Ferring Pharmaceuticals ist ein 1950 gegründet biopharmazeutisches Unternehmen mit
Schwerpunkt auf Produktentwicklung für die Bereiche Reproduktive Gesundheit, Urologie,
Gastroenterologie, Endokrinologie und Orthopädie. Der Firmenhauptsitz befindet sich
in Saint-Press in der Schweiz, und mit seinen Produktionsanlagen in Argentinien, China,
der Tschechischen Republik, Dänemark, Deutschland, Israel, Mexiko, Schottland und der
Schweiz verfügt Ferring über eine Marktpräsenz in 60 Ländern und weltweit
5000 Mitarbeiter.
Mit der Zeit entwickelte sich Ferring zu einem Pionier in Entwicklung und Vertrieb
von pharmazeutischen Erzeugnissen, die auf natürlichen Peptidhormonen aus der
Hypophyse basieren. Heute führt Ferring seine Forschungs- und Entwicklungsarbeiten
in Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Instituten, biotechnologischen Firmen und
anderen pharmazeutischen Unternehmen auf der ganzen Welt durch.
MANUELLE DIENSTREISEGENEHMIGUNGEN WAREN INEFFIZIENT UND
VERURSACHTEN BEARBEITUNGSVERZÖGERUNGEN
Ferrings Genehmigungsprozess für Dienstreisen war papierbasiert und
unwirtschaftlich. Gemäß Giacomo Parato, IT-Analytiker bei Ferring Pharmaceuticals,
war der Prozess nicht nur zeitintensiv, sondern auch anfällig für Verzögerungen. „Unser
Dienstreisegenehmigungsverfahren war nicht optimal“, so Parato. „Die Mitarbeiter mussten
für die Reisen Papierformulare ausfüllen und dann warten, während die Papiere durch
verschiedene Abteilungen über viele Schreibtische weitergereicht wurden.“
Da Manager Dienstreiseanträge nur erhalten und genehmigen konnten, während sie sich
physisch im Büro aufhielten, um Schreibarbeiten durchzuführen, entstanden oft große
Stapel mit Anträgen, die Verzögerungen bei der Genehmigung verursachten.
Firma: Ferring Pharmaceuticals
Website: www.ferring.com
Land: Schweiz
Branche: Pharmaindustrie
Geschäftssituation:
Die Mitarbeiter von Ferring kämpften
mit dem formularabhängigen
Dienstreisegenehmigungsverfahren
des Unternehmens.
Lösung:
Nintex Workflow und Nintex
Forms eliminieren manuelle
Anfragevorgänge, beseitigen
Engpässe durch Papierstaus und
ermöglichen es dem Management,
Anfragen von jedem Ort aus schnell
zu genehmigen.
Vorteile:
• Genehmigungen erfolgen
85 % schneller
• Manuelle Prozesse wurden
eliminiert
• Weniger Verzögerungen
• Weniger Fehler in den Anträgen
Das hieß oft, dass Reisen erst einige Tage – oder manchmal sogar wenige Stunden – vor
Beginn der Dienstreise genehmigt wurden. „Die Genehmigung für eine Dienstreise zu
erhalten, war stressig“, so Parato. „Die Mitarbeiter wussten nie, wie lange die Genehmigung
dauern würde oder ob der Antrag aufgrund fehlender oder falscher Angaben zu Ihnen
zurückkommen würde.“
Da die Dienstreiseanträge als gedruckte Formulare gelagert wurden, war es für
die Verwaltungsmitarbeiter immer eine große Herausforderung, bei Bedarf eine
Dokumentation für Berichte oder Compliance Audits vorzulegen.
Ferring benötigte eine Lösung, die sein Dienstreisegenehmigungsverfahren digitalisieren
und automatisieren würde, die es Vertretern des Managements erlauben würde, Anfragen
unabhängig von ihrem Aufenthaltsort oder ihrem Netzwerkzugriff zu genehmigen, und
die das Suchen nach der nötigen Dokumentation und den Zugriff auf diese erleichtern
würde.
„Nintex hat wirklich unsere Reisegenehmigungen
transformiert. Diese Lösung sorgte dafür, dass
Verzögerungen und fehlerhafte Anträge nun der
Vergangenheit angehören.“
Giacomo Parato
IT-Analytiker
Ferring Pharmaceuticals
Ferring Pharmaceuticals arbeitete mit
dem Nintex Partner Intelogy UK, um
die Lösung zu implementieren.
Intelogy ist eine SoftwareBeratungsfirma, die ihren
Kunden hilft, das Potential Ihrer
Unternehmenstechnologie
auszuschöpfen. Intelogy erstellt
maßgeschneiderte Websites,
Unternehmensanwendungen und
Business-Intelligence-Lösungen
unter Verwendung von Microsoft
SharePoint, .NET and SQL Server.
WORKFLOW ELIMINIERT PAPIER UND ERMÖGLICHT ORTSUNABHÄNGIGE
GENEHMIGUNGEN
Ferring entwickelte eine auf Nintex Workflow und Nintex Forms basierende Lösung und
setzte diese erfolgreich ein. Nintex Workflow ist ein leicht zu bedienender WorkflowDesigner, der Geschäftsprozesse verbessert und dadurch eine schnelle Amortisierung der
Investition gewährleistet.
Nintex Forms ist ein web-basierter Designer, der eine schnelle und einfache
Formulargestaltung in SharePoint ermöglicht. Ferring entwarf und erstellte eine
SharePoint-Bibliothek für genehmigte Dienstreisen und verwendete Nintex Workflow und
Nintex Forms, um Anträge und Genehmigungen zu vereinfachen.
EIN EFFIZIENTERES DIENSTREISEGENEHMIGUNGSVERFAHREN BEDEUTET
WENIGER VERZÖGERUNGEN
Da die Nintex-Lösung den Prozess von Papier befreite, erfolgen die
Dienstreisegenehmigungen von Ferring nun schneller; Verzögerungen bei der
Bearbeitung wurden deutlich reduziert und die Verwaltungskräfte bemerkten
weniger Fehler in den bei ihnen eingehenden Anträgen. „Nintex hat unser
Dienstreisegenehmigungsverfahren wirklich von Grund auf verändert“, so Parato.
„Diese Lösung sorgte dafür, das Verzögerungen und fehlerhafte Anträge nun der
Vergangenheit angehören.“
Nintex Workflow bietet seinen Benutzern einfache, aber leistungsstarke Tools, lässt sie
ortsunabhängig Arbeitsabläufe überwachen, verwalten und wiederverwenden und
hilft bei der Modellierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen, ungeachtet deren
Komplexität. Es integriert nahtlos andere Systeme, Tools und Services und verbessert und
erweitert die Funktionalität von SharePoint.
Mehr unter: nintex.com
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