Symbio - Benutzerhandbuch
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Symbio - Benutzerhandbuch Release 4.4 Stand: November 2015 ©2015 Ploetz + Zeller GmbH Symbio 4.4 2 Inhalt 1 Mit Symbio arbeiten 7 1.1 Die Symbio Philosophie 8 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 Einfach Integrieren Beteiligen Ploetz + Zeller BPM Ansatz USP Symbio 8 8 8 9 9 1.2 Der Symbio Nutzen 9 2 Das Unternehmensmodell verwalten 11 2.1 Einstieg in Symbio 11 2.1.1 2.1.2 2.1.3 Startseite Eine neue Datenbank erstellen Einen Speicherort anlegen 11 12 13 2.2 Die Prozessarchitektur aufbauen und verwalten 15 2.2.1 2.2.2 2.2.3 Funktionen im Symbio Architect Prozesse aus der Datenbank exportieren Prozesse in die Datenbank importieren 17 22 23 2.3 Die Organisationsarchitektur aufbauen und verwalten 2.3.1 2.3.2 Organisationseinheiten definieren und pflegen Stellen definieren und pflegen 2.4 Repository-Elemente anlegen und verwalten 2.4.1 2.4.2 2.4.3 Das Repository exportieren und bereitstellen Zentrale Ablage des Repository für alle Symbio Modeling Clients Data exportieren/importieren 3 Prozesse definieren und pflegen 3.1 Prozess im Modeling Client definieren und detaillieren 31 3.1.1 3.1.2 3.1.3 Prozesssteckbrief erfassen Prozessvarianten erzeugen Prozesse detaillieren 31 32 33 4 Das Unternehmensmodell veröffentlichen 41 4.1 Unternehmensmodell publizieren 42 24 24 24 25 26 27 28 29 Symbio 4.4 4.2 Dokumente erstellen 4.2.1 4.2.2 Prozessdokumente erstellen Organisationshandbücher erstellen 5 Release Notes Symbio 4.4 3 45 45 45 47 Symbio 4.4 4 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 – Der Symbio Arbeitskreislauf 7 Abbildung 2 – Die Symbio Startseite 11 Abbildung 3 – Datenbanken verwalten 12 Abbildung 4 – Neue Datenbank erstellen 12 Abbildung 5 – Speicherort anlegen 13 Abbildung 6 – Daten in einer SQL Server Datenbank speichern 13 Abbildung 7 – Speicherort löschen 14 Abbildung 8 – Prozesshaus anlegen und verwalten 15 Abbildung 9 - Hinzufügen einer Kategorie 15 Abbildung 10 – Nicht zugeordnete Prozesse und Views 17 Abbildung 11 – Prozessablauf exportieren 23 Abbildung 12 – Modeling Client importieren 23 Abbildung 13 – Organisationsarchitektur aufbauen 24 Abbildung 14 – Repository anlegen 25 Abbildung 15 – Strukturierung der IT-Systeme 25 Abbildung 16 – Strukturierung der Anforderungen 26 Abbildung 17 – Buttons in den Repository-Registerkarten 26 Abbildung 18 – Repository exportieren 27 Abbildung 19 – Modeling Client mit Repository verknüpfen 27 Abbildung 20 – Data exportieren 28 Abbildung 21 – Data importieren 28 Abbildung 22 – Beispiel Sub Process 30 Abbildung 23 – Beispiel Prozessablauf 30 Abbildung 24 – Prozessinformationen erfassen 32 Abbildung 25 – Variante erzeugen 32 Abbildung 26 – Prozessablauf erfassen 33 Abbildung 27 – Prozesstyp anlegen 35 Abbildung 28 – SIPOC 36 Abbildung 29 – Eingabe-/Auswahldialog 38 Abbildung 30 – Dokumente mit Objekten verknüpfen 39 Abbildung 31 – Prozessablauf grafisch darstellen 40 Abbildung 32 – Web-Publizierung 41 Abbildung 33 – Prozessweb Generierung 42 Abbildung 34 – Navigation durch die Web-Publizierung 42 Abbildung 35 - Verschiedene grafische Sichten auswählen 43 Abbildung 36 - Rollenbasiertes Modell 44 Symbio 4.4 5 Abbildung 37 – Drucken von Prozessgrafiken 44 Abbildung 38 – Dokumente erzeugen 45 Abbildung 39 - Erstellung Gesamt- und SIPOC Handbuch 45 Abbildung 40 - Erstellung Stellenhandbuch 46 Abbildung 41 - Erstellung Handbuch Gesamtorganisation 46 Tabellenverzeichnis Tabelle 1 – Prozesstypen im Architect 16 Tabelle 2 – Buttons in Symbio Architect 21 Tabelle 3 – Shortcuts im Architect 22 Tabelle 4 – Elemente in Main Processes/ Hauptprozessen 29 Tabelle 5 – Elemente in Sub Processes/ Teilprozessen 29 Tabelle 6 – Buttons im Prozess-Ablauf 34 Tabelle 7 – Buttons in der Prozess-Vorschau 40 Symbio 4.4 6 Abkürzungsverzeichnis Abkürzung Bedeutung BPM Business Process Management BPMN Business Process Model and Methodik für die grafische Darstellung eines Notation Prozessablaufs auf der Detailebene Ereignisgesteuerte Prozesskette Methodik für die grafische Darstellung eines EPK Erläuterung Prozessablaufs auf der Detailebene eEPK erweiterte Ereignisgesteuerte wie oben, aber mit Prozessdetails (z.B. Prozesskette Organisationseinheiten, Rollen, In- und Outputs, Systemen, Vorgaben/Richtlinien, Anforderungen, Risiken, Kennzahlen etc.) E2E End-to-End-Sichten, Prozesse, die beim Kunden beginnen, das End-to-End-Prozesse Unternehmen mehr oder weniger komplett durchlaufen und schließlich beim Kunden wieder enden GUID Globally Unique Identifier eine global eindeutige Identifizierungs-Nr. mit einer Schlüssellänge von 128 Bit ISO USP International Organization for verantwortlich für Zertifizierungen nach ISO Standardization 9000, ISO 14000 u.a. Unique Selling Point/ Alleinstellungsmerkmal Unique Selling Proposition WKD Wertschöpfungskettendiagramm grafische Darstellung von Haupt- und Teilprozessen auf übergeordneten Ebenen SAP WPB SAP® Workforce Performance SAP® Autorentool zur Erstellung von Builder Benutzerhilfen durch Aufzeichnungen von (Bildschirm-)Transaktionen für Trainingsbzw. Schulungszwecke („Bildschirmfilme“)o Symbio 4.4 1 7 Mit Symbio arbeiten Geschäftsabläufe einfach, schnell, kostengünstig und mit wenig Schulungsaufwand zu erfassen ist für Unternehmen und Organisationen unabdingbar, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Symbio erfüllt all diese Kriterien und ist ein komplettes System zum Managen von Unternehmensmodellen und -Abläufen. Symbio unterstützt die Erfassung, Strukturierung, Pflege, Verdichtung und Bereitstellung einer Vielzahl von Informationen im Unternehmensmodell. Zusammenfassend können die Funktionen wie folgt beschrieben werden: Datenbanken, Prozesshäuser, Organigramme und Repository-Daten werden im Architect angelegt. Das Modellieren von Prozessabläufen findet via MS Excel im Modeling Client statt, der wiederum in den Architect mit den erfassten Prozessabläufen importiert werden kann. Publizierungen werden mit dem Architect erstellt, und nach Begutachtung der Prozesse kann erneut mit dem Modellieren begonnen werden, falls erforderlich. Abbildung 1 – Der Symbio Arbeitskreislauf Symbio 4.4 1.1 1.1.1 8 Die Symbio Philosophie Einfach Um diesem Anspruch gerecht zu werden, stellt Symbio seinen Anwendern immer eine für ihren Anwendungsfall optimierte Benutzerschnittstelle zur Verfügung. Die Administratoren des Unternehmensmodells verwalten die erfassten Informationen, indem sie Strukturen anlegen, pflegen und deren Einhaltung überwachen. Sie arbeiten mit dem Symbio Architect. Die Modellierer des Unternehmensmodells erfassen, pflegen und verdichten Informationen. Sie arbeiten mit dem Symbio Modeling Client. Und die Informationsnutzer des Unternehmensmodells wollen zielgerichtet auf bereitgestellte Informationen zugreifen. Sie arbeiten mit dem Symbio Publishing oder mit dem Symbio Document. 1.1.2 Integrieren Symbio ist ein komplettes System zum Managen von Unternehmensmodellen. Es unterstützt die Erfassung, Strukturierung, Pflege, Verdichtung und Bereitstellung einer Vielzahl von Informationen im Unternehmensmodell. Die besondere Stärke von Symbio kommt aber erst zum Tragen, wenn Symbio in bestehende Systeme integriert wird, statt es als eigenständiges System zu betreiben. Die Ablage von Symbio Modeling Clients in einem Dokumentenmanagementsystem ermöglicht nicht nur die Nutzung der eingebauten Versionsverwaltung und Ablaufautomatisierung, sondern integriert die Erfassung, Pflege und Verdichtung von Informationen in ohnehin schon eingesetzte Software. Dadurch wird das Unternehmensmodell automatisch integraler Bestandteil des täglich genutzten Arbeitsbereiches. Die Einbettung von Symbio Publishing und Symbio Document in das Intranet macht das Unternehmensmodell nicht nur allen Mitarbeitern zugänglich, sondern es ermöglicht auch die wechselseitige Verknüpfung mit bereits im Intranet vorhandenen Informationen und Arbeitsmitteln wie Rollenbeschreibungen, Checklisten, Handbüchern oder Anweisungen. 1.1.3 Beteiligen Die Akzeptanz eines Unternehmensmodells hängt von vielen Faktoren ab. Zweifelsohne ist die Aktualität einer der wichtigsten. Symbio fördert durch seine einfache Bedienung und seine Fähigkeit zur Integration in bestehende Systeme die Beteiligung möglichst vieler Mitarbeiter im Unternehmen in besonderem Maße. Dadurch, dass Symbio Modeling Client jedem Mitarbeiter Symbio 4.4 9 die Möglichkeit bietet, selbst Informationen zu erfassen, zu pflegen und zu verdichten, wird ein intensiver Bezug der Mitarbeiter zum Unternehmensmodell hergestellt. 1.1.4 Ploetz + Zeller BPM Ansatz Bei der Ploetz + Zeller GmbH wird der ganzheitliche BPM-Ansatz in den Vordergrund gestellt. Alle Mitarbeiter sollen in das Business Process Management integriert werden. Das Management und die verschiedenen Ebenen müssen vom Nutzen des Tools überzeugt sein, um erfolgreiches BPM zu garantieren. Mitarbeiter fühlen sich dadurch eingebunden und sind motiviert, sich zu beteiligen. BPM sollte sowohl auf die strategische also auch auf die operative Ebene ausgerichtet sein. 1.1.5 USP Symbio Ad hoc einsetzbar: Symbio ist einfach in ein Unternehmen zu integrieren und somit sofort für interne und externe Projekte einsetzbar Geringe Lizenz- und Betriebskosten: Symbio wird als Abteilungs-, Bereichs- und Unternehmenslizenz angeboten Einfache Datenbankverwaltung: Datenbanken können im Architect einfach neu aufgesetzt und verwaltet werden Sehr geringer Schulungsaufwand: Nach einer zweistündigen Schulung sind die Funktionen erlernt Anwenderfreundlich: Das Modellieren findet auf Basis von MS Excel statt Hohe Akzeptanz: Aufgrund der einfachen Anwendung ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sehr hoch Grafische Auswertungen: Prozessabläufe können in professionellen Grafiken ausgewertet werden Einbettung des Prozessweb: Das Prozessweb lässt sich einfach in die bestehende IT Landschaft einbetten 1.2 Der Symbio Nutzen Bei der Prozessdefinition im Team sowie durch jeden einzelnen Mitarbeiter wird Verbesserungspotenzial erkannt, und in den Köpfen findet bereits die erste Veränderung statt. Transparenz wird gewonnen durch die Vernetzung der Daten am Prozess (Wer macht was im Unternehmen? Welches System unterstützt welchen Prozess?) – mit Symbio können die bestehenden Daten einfach vernetzt werden. Symbio 4.4 10 Organisatorische Veränderungen im Unternehmen macht Symbio einfach sichtbar durch die Koppelung der Prozess- mit der Organisationsarchitektur. Schnell wird sichtbar, welche Aufgaben durch welche Organisation erfüllt werden und ob Aufgaben klare Verantwortungen (Rollen) haben. In kürzester Zeit kann eine ISO-Zertifizierung erreicht und Compliance-Konformität gewährleistet werden. Nutzung von Standardsoftware: Symbio wird als vorgefertigtes Produkt eingesetzt und hat einen klar definierten Anwendungsbereich. Dadurch sind geringe Lizenz- und Schulungskosten garantiert. Die Mitarbeiter wissen sofort, wie man mit der Software arbeitet und können schnell Ergebnisse liefern. Dadurch steigt die Mitarbeitermotivation. Ein schneller Einsatz in den unterschiedlichsten internen oder auch externen Projekten (branchenunabhängig) wird gewährleistet. Folglich können Projekte mit Symbio ad-hoc begonnen werden. Dies schafft in jedem Unternehmen Flexibilität und Akzeptanz und verhindert unnötige Investitionen. Durch die einfache und schnelle Eingabe von Daten in Excel und deren direkter Auswertung im Web oder in Office-Dokumenten wird innerhalb kürzester Zeit Transparenz bezüglich der Unternehmensabläufe, der aktuellen Kennzahlen und der Potenziale geschaffen. Fehlkosten werden sichtbar und unnötige Arbeitsschritte können eliminiert werden. Dadurch wird nachhaltig und ökologisch gearbeitet. Das Prozessportal schafft für alle Mitarbeiter Übersicht, Transparenz und schafft neue Perspektiven/Sichten auf das Unternehmen – damit erhöht jedes Unternehmen auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Unterschiedlichste Einsatzszenarien und der einfache Umgang mit der Software schaffen ein kontinuierliches und damit nachhaltiges Optimieren der Unternehmensabläufe. Symbio 4.4 2 11 Das Unternehmensmodell verwalten Basisaktivitäten des Geschäftsprozessmanagements wie Datenbankmanagement, der Aufbau von Prozesslandkarten, das Anlegen von Repositories und die Generierung von Publizierungen werden im Architect abgewickelt. In erster Linie dient der Architect als Austausch- und Verarbeitungsplattform für Prozessdaten. 2.1 Einstieg in Symbio 2.1.1 Startseite Beim Start des Symbio Architect erscheint folgende Benutzeroberfläche (siehe Abbildung 2). Auf der linken Seite unter Zuletzt verwendet sind die zuletzt verwendeten Datenbanken aufgelistet und können per Doppelklick geöffnet werden. Unter Hilfe & Support auf der rechten Seite können u.a. ein Benutzerhandbuch und die Kontaktdaten der Ploetz + Zeller GmbH aufgerufen werden. Abbildung 2 – Die Symbio Startseite Symbio 4.4 2.1.2 12 Eine neue Datenbank erstellen Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei, um alle verfügbaren Datenbanken angezeigt zu bekommen eine neue Datenbank zu erstellen eine bestehende Datenbank zu importieren. Abbildung 3 – Datenbanken verwalten Wenn Sie nun im linken Bildschirmbereich auf Neu klicken, kann ein neuer Datenbankname eingegeben werden. Durch Mausklick auf Erstellen wird eine neue Datenbank erzeugt. Abbildung 4 – Neue Datenbank erstellen Die initiale Einstellung unter Ort ist Lokal. Es können aber auch andere Speicherorte definiert werden (siehe 2.1.3). Die Methode (Vorlage) ist vorab auf Symbio Standard (BPMN) eingestellt. Für eine Modellierung mit Ereignisgesteuerten Prozessketten steht auch Symbio Standard (EPK) zur Symbio 4.4 13 Auswahl bereit. Zudem ist es mittels der Einstellung Symbio for ARIS möglich, eine Datenbank anzulegen, deren Inhalte direkt mit ARIS® synchronisiert werden können. 2.1.3 Einen Speicherort anlegen Unter Ort hinzufügen im Menü Datenbanken können Speicherorte für die Datenbank-Files (auch Storages genannt) definiert werden. Dazu ist es notwendig, unter Eigenschaften den Pfad zum Speicherort zu bestimmen und einen Namen für den Ort zu vergeben. Abbildung 5 – Speicherort anlegen Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Daten in einer SQL Server Datenbank zu speichern. Dazu geben Sie bitte im rechten Bildschirmbereich die entsprechenden Zugangsdaten ein (Domäne, Kennwörter, Benutzernamen, Servernamen). Abbildung 6 – Daten in einer SQL Server Datenbank speichern Symbio 4.4 14 Neu angelegte Speicherorte werden unter Öffnen aufgeführt. Die Löschung eines bestehenden Speicherorts ist durch einen Klick auf das Kreuz rechts daneben möglich. Abbildung 7 – Speicherort löschen Beim Erstellen einer neuen Datenbank (siehe 2.1.2) kann man dieser dann einen vorher definierten Speicherort zuweisen. Dadurch ist es beispielsweise möglich, von unterschiedlichen Arbeitsplätzen, an denen Symbio installiert ist, auf eine zentral auf einem Netzlaufwerk abgelegte Datenbank zuzugreifen. Es kann dabei immer nur ein Nutzer die jeweilige Datenbank öffnen und bearbeiten. Für alle anderen Nutzer ist der Zugriff während dieser Zeit gesperrt. Symbio 4.4 15 2.2 Die Prozessarchitektur aufbauen und verwalten Nach Erstellung einer neuen Datenbank kann unter dem Menüpunkt Architect unter der Registerkarte Prozesse ein Prozesshaus aufgebaut werden. Abbildung 8 – Prozesshaus anlegen und verwalten Der Aufbau eines Prozesshauses erfolgt i.d.R. hierarchisch. Die oberste Ebene wird gebildet durch die Kategorien. Standardmäßig sind die Prozesskategorien Managementprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse vorgegeben. Diese Kategorien können jederzeit geändert, neu definiert oder gelöscht werden. Um eine neue Kategorie zu definieren, wird das übergeordnete Element markiert und mit dem Button Hinzufügen eine neue Kategorie hinzugefügt. Abbildung 9 - Hinzufügen einer Kategorie Symbio 4.4 16 Unterhalb der Kategorien stehen in Symbio folgende Prozesstypen für den Aufbau der Prozessarchitektur zur Verfügung: (weitere Informationen zu diesen Elementen finden Sie unter 3. Prozesse definieren und pflegen) Element Beschreibung Main Process/ Hauptprozess Sub Process/ Teilprozess Task/ Prozessschritt Element zur Strukturierung der Prozesse Kann Main Processes/Hauptprozesse oder Sub Processes/Teilprozesse enthalten Element zur Strukturierung der Prozesse Kann Sub Processes/Teilprozesse oder Tasks/Prozessschritte enthalten Einzelne Aktivität innerhalb eines zeitlich-logischen Ablaufes Kann mit vielen verschiedenen Stammdaten verbunden werden Beispiel Tabelle 1 – Prozesstypen im Architect Sowohl Main- als auch Sub Processes können in mehreren Ebenen untereinander angeordnet werden. Es kann also mehrere Main Process Ebenen geben, darunter nochmals mehrere Sub Process Ebenen. Auf diese Weise entsteht eine flexible hierarchische Struktur. Wir empfehlen eine Gliederungstiefe von 3 bis 4 Ebenen. Beispiel für 3 Ebenen: Main process 1 o Main process 1.1 Sub process 1.1.1 Task 1.1.1.1 Task 1.1.1.2 Task 1.1.1.n Sub process 1.1.2 Sub process 1.1.n o ... Main process 1.2 o ... .. Main process 1.n ... Symbio 4.4 2.2.1 17 Funktionen im Symbio Architect Neue Prozesse können jederzeit in einer der Kategorien Managementprozesse, Kernprozesse oder Unterstützungsprozesse oder in einer neu definierten Kategorie angelegt werden. Wenn die inhaltliche Zuordnung des neuen Prozesses (noch) nicht klar ist, kann er auch unter Nicht zugeordnete Prozesse angelegt werden. In der Prozessarchitektur ist es auch möglich, Views anzulegen. Views können Verlinkungen auf andere Prozesse und untergeordnete Views enthalten. Hierdurch können andere Sichten (z.B. End to End Sicht) auf die Prozessarchitektur erstellt werden. Abbildung 10 – Nicht zugeordnete Prozesse und Views Symbio 4.4 18 In der nachfolgenden Tabelle sind alle in Symbio Architect verfügbaren Buttons beschrieben: Verfügbare Buttons im Symbio Architect Hinzufügen/Entfernen Kategorien, Hauptprozesse, Teilprozesse oder Views können hinzugefügt und entfernt werden. Durch Hinzufügen wird dem jeweils markierten Element ein neues Element zugeordnet – es wird unterhalb des markierten Elements eingefügt. Mit dem Button Löschen wird das markierte Element inkl. sämtlicher Kindelemente (untergeordnete Elemente) gelöscht. Kopieren Kopiert den gesamten Prozess inkl. aller Kindelemente. Diese Funktion steht nur für Sub Processes/Teilprozesse zur Verfügung. Aus- und Einrücken Einen Prozess von einer Ebene auf eine höhere bzw. tiefere Ebene verschieben. Nach oben/unten verschieben Mit den Buttons Nach oben/Nach unten können Prozesse innerhalb der Tabellenstruktur nach oben/unten verschoben werden. Prozesse können auch per drag & drop verschoben werden: Klicken Sie hierzu auf den zu verschiebenden Prozess, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen den Prozess an die gewünschte Stelle, zu dem Prozess, unter welchem der verschobene Prozess eingegliedert werden soll. Bitte beachten Sie, dass alle untergeordneten Prozesse (Kindelemente) mit verschoben werden. Prozesse importieren Nachdem Prozesse im Modeling Client erfasst, definiert oder optimiert wurden, können sie mit dem Button Prozesse importieren in den Architect eingespielt werden und sind anschließend in der aktualisierten Prozessarchitektur zu sehen, soweit es sich um vorher aus dem Architect exportierte Prozesse handelt. Wird im Modeling Client ein Prozess neu angelegt und dann in den Architect importiert, erscheint er unter "Nicht zugeordnete Prozesse". Das Repository wird beim Import eines Modeling Client automatisch aktualisiert. Symbio 4.4 19 Verfügbare Buttons im Symbio Architect Prozesse exportieren Das Modellieren eines Prozesses findet im Symbio Modeling Client statt und nicht im Architect. Hierzu wird der zu modellierende Prozess in der Prozessarchitektur markiert und mit dem Button Prozesse exportieren in einen Modeling Client exportiert. Der Modeling Client kann auf einem beliebigen Speicherplatz abgelegt werden. Workshop-Photo importieren Ein im Workshop auf Moderationskarten oder movmints1 entwickelter Prozess kann fotografiert und in Symbio importiert werden. Für die Texterkennung ist eine zusätzliche Lizenz erforderlich. Dokumente importieren Importiert Prozesse, die in Word-Dateien dokumentiert wurden. Hierfür ist eine spezielle Lizenz erforderlich, außerdem wird für diesen Import eine individuell auf den Kunden angepasste Konfigurationsdatei benötigt. Dokumente exportieren Aus dem Symbio Architect heraus kann ein Prozesshandbuch für jeden Einzelprozess generiert werden. Der Prozess wird markiert, danach kann durch Betätigen des Buttons Dokumente exportieren das entsprechende Handbuch erzeugt werden. Web-Publizierung Mit Symbio können Prozesse, Organisationen und die verknüpften Datensätze einfach als Web auf HTML-Basis veröffentlicht werden. Die Publikation des Webs erfolgt im Architect. Über die Funktion Web-Publizierung kann die gesamte Prozess- und Organisationsarchitektur sowie das Repository als Web publiziert werden. Hierbei können Speicherplatz und Sprachen ausgewählt werden. Reduzieren/Erweitern Reduzieren: Alle untergeordneten Prozessebenen des Prozesshauses werden ausgeblendet, nur die obersten Hierarchieebenen werden angezeigt. Erweitern: Alle Prozessebenen des Prozesshauses werden angezeigt/eingeblendet. 1 movmints = selbsthaftende, beschreibbare Symbolkarten bzw. -folien, die auf nahezu jedem Untergrund haften und dort beliebig verschoben werden können Symbio 4.4 20 Verfügbare Buttons im Symbio Architect Detailpflege Attribute des jeweils ausgewählten Objektes werden im rechten Fensterbereich angezeigt und können dort gepflegt werden. Ausgewählte Attribute können zudem direkt in der ProzesshausTabelle bearbeitet werden. Vorschau Angelegte Objekte können grafisch dargestellt werden indem sie markiert werden. Durch erneutes Klicken des Buttons kann die Vorschau wieder ausgeschaltet werden. Auswertung Zusätzliche Informationen zu einem Element können angezeigt werden, bspw. die Diagramme, in denen das Element vorkommt oder andere Elemente, mit denen es verknüpft ist. SAP WPB Import Importiert Links zum SAP® Workforce Performance Builder. SAP WPB Export Exportiert die Prozesshierarchie für den SAP® Workforce Performance Builder. XPDL Import Importiert XPDL Dateien. Adonis Export Exportiert den Prozess als Adonis Xml-Datei. ARIS Import Importiert und konvertiert eine ARIS® Xml-Datei. Visio importieren Importiert Visio-Dateien. Symbio 4.4 21 Verfügbare Buttons im Symbio Architect Dokumente exportieren Erzeugt Organisationsdokumente für die jeweils ausgewählten Organisationseinheiten. Repository exportieren Exportiert das gesamte Repository in eine nicht editierbare ExcelDatei. Data exportieren Exportiert das gesamte Repository in eine editierbare Excel-Datei, in der die Repository-Daten bearbeitet/ergänzt werden können. Data importieren Importiert das in Excel überarbeitete Repository in den Architect. Konsolidieren Beim Konsolidieren werden zwei oder mehr markierte RepositoryObjekte zu einem Objekt zusammengefasst. Nach Drücken des Buttons kann in einem Dialogfenster der Name des neuen konsolidierten Objektes gewählt werden. Dekonsolidieren / Rekonsolidieren Konsolidierte Objekte können, nachdem neue Objekte durch einen Import hinzugefügt wurden, de- oder rekonsolidiert werden (siehe „ Data exportieren/importieren“). Relevante Objekte werden hierbei mit roter Farbe angezeigt. ID-Vergabe Vergibt eindeutige Identifikationsnummern für jedes RepositoryElement. Diese ID‘s dienen zur datenbankinternen Identifikation von Repository-Elementen. Datensprache Die Sprache der Daten kann im Menüpunkt Allgemein in Englisch geändert werden. Es ist zu beachten, dass sich nur die Datensprache ändert und nicht die Sprache der Benutzeroberfläche. Diese wiederum ist abhängig vom jeweiligen Betriebssystem. Tabelle 2 – Buttons in Symbio Architect Symbio 4.4 22 Einige der oben genannten Funktionen können auch über Shortcuts aufgerufen werden. Hilfreiche Tastenkürzel für den Architect sind folgende: Shortcut Entspricht Beschreibung ENTFERNEN Löscht das markierte Element STRG+Enter Fügt ein neues Element unter dem markierten Element ein. Aber: Verwendet (anders als der Button) dieselbe Ebene bzw. Einrückung. ALT+Pfeil nach oben Verschiebt das markierte Element nach oben ALT+Pfeil nach unten Verschiebt das markierte Element nach unten ALT+Pfeil nach links Rückt das markierte Element aus ALT+Pfeil nach rechts Rückt das markierte Element ein STRG+D Wechselt die Datensprache STRG+W Schließt die aktuelle Datenbank Tabelle 3 – Shortcuts im Architect 2.2.2 Prozesse aus der Datenbank exportieren Das Modellieren eines Prozessablaufes findet auf Basis von MS Excel im Modeling Client statt und nicht im Architect. Hierzu wird der zu modellierende Prozessablauf in der Prozessarchitektur markiert und mit dem Button Prozesse exportieren in den Modeling Client exportiert. Auf die gleiche Weise können auch mehrere Prozesse gleichzeitig exportiert werden. Wichtig ist, dass diese Prozesse gleichen Typs sind (z.B. nur Sub-Processes). Nicht direkt untereinander stehende Prozesse lassen sich markieren, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten, während Sie die gewünschten Prozesse anklicken. Die Modeling Clients können an einem beliebigen Speicherplatz abgelegt werden. Symbio 4.4 23 Abbildung 11 – Prozessablauf exportieren 2.2.3 Prozesse in die Datenbank importieren Nachdem Prozesse im Modeling Client erfasst, definiert oder optimiert wurden, können sie mit dem Button Prozesse importieren erneut in den Architect eingespielt werden und sind anschließend in der aktualisierten Prozessarchitektur zu sehen. Mit dem Modeling Client neu angelegte Prozesse (z.B. erzeugte Varianten) finden sich unter „Nicht zugeordnete Prozesse“. Das Repository wird beim Import eines Modeling Client ebenfalls aktualisiert. Nach einem Import ist es sinnvoll, ähnliche Objekte zu konsolidieren (siehe „Funktionen im Symbio Architect“). Wie für den Export gilt auch hier, dass Sie mehrere Prozesse gleichzeitig in den Architect importieren können, sofern es sich um Prozesse desselben Typs handelt (z.B. nur Sub Processes). Abbildung 12 – Modeling Client importieren Symbio 4.4 24 2.3 Die Organisationsarchitektur aufbauen und verwalten Unter der Registerkarte Organisation kann eine Organisation aufgebaut und verwaltet werden (siehe „Funktionen im Symbio Architect“). Als Organisationstypen stehen die Organisationseinheit und die Stelle zur Verfügung. Abbildung 13 – Organisationsarchitektur aufbauen 2.3.1 Organisationseinheiten definieren und pflegen Aufbau und Pflege der Organisationsarchitektur erfolgt mit den bereits aus der Prozessarchitektur bekannten Funktionalitäten. Neue Organisationseinheiten werden über den Button Hinzufügen ergänzt, bereits bestehende Organisationseinheit können umbenannt oder gelöscht werden. Ebenso können Organisationseinheiten durch Betätigung der Buttons Nach oben/Nach unten verschieben beliebig verschoben werden. Auch die Buttons Aus- und Einrücken stehen wieder zur Verfügung. Achtung: Innerhalb der Tabelle löscht die Taste „Entf“ die gesamte Zeile inkl. zugehöriger Kindelemente, auch wenn Sie den Cursor gezielt an eine bestimmte Stelle platzieren. Zum Ändern bestehender Elemente empfiehlt sich daher die „Detailpflege“ – dort funktioniert die „Entf“-Taste wie gewohnt. 2.3.2 Stellen definieren und pflegen Die Definition und Pflege der Stellen erfolgt analog zu den Organisationseinheiten. Symbio 4.4 25 2.4 Repository-Elemente anlegen und verwalten Alle weiteren Registerkarten im Architect dienen zum Aufbau und zur Verwaltung der RepositoryElemente (siehe „Funktionen im Symbio Architect“) Abbildung 14 – Repository anlegen Folgende Repository-Elemente sind vorgegeben: IT Richtlinien Trainings Anforderungen Kennzahlen Transaktionen/Services Rollen Meilensteine Risiken Inputs/Outputs Standorte Die Elemente „IT“ und „Anforderungen“ unterscheiden sich von den übrigen RepositoryElementen durch die Möglichkeit der Strukturierung: Die Elemente können mit den bekannten Pfeilbuttons aus-/eingerückt oder nach oben/unten verschoben werden. IT-Systeme können nach „Building Blocks“ gegliedert werden. Abbildung 15 – Strukturierung der IT-Systeme Symbio 4.4 26 Anforderungen können verschiedenen „Domains“ zugeordnet werden. Darüber hinaus können zu jeder Anforderung „Lösungen“ definiert werden. Abbildung 16 – Strukturierung der Anforderungen 2.4.1 Das Repository exportieren und bereitstellen Für alle übrigen Repository-Elemente stehen in der Menüleiste einige spezifische Funktionalitäten zur Verfügung. Abbildung 17 – Buttons in den Repository-Registerkarten Mit dem Button Repository exportieren kann das Repository in eine Excel-Vorlage exportiert und sämtlichen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Zur Aktivierung der Exportfunktion muss im Repository eine Zeile mit Dateninhalt markiert werden. Symbio 4.4 27 Abbildung 18 – Repository exportieren In der Excel-Vorlage für das Repository existiert für jedes Repository-Element ein eigenes Tabellenblatt. 2.4.2 Zentrale Ablage des Repository für alle Symbio Modeling Clients Falls mehrere Modellierer Prozessabläufe mit demselben Repository anlegen sollen, macht es Sinn, auf eine zentral abgelegte Repository-Datei zuzugreifen. Auf diese Weise müssen die Daten nur einmal angelegt werden und stehen dann für alle Prozessabläufe zur Verfügung. Beim Exportieren des Prozessablaufs in den Modeling Client kann man mit einem weiteren Schritt eine Repository-Datei mit dem Modeling Client verknüpfen. Abbildung 19 – Modeling Client mit Repository verknüpfen Symbio 4.4 2.4.3 28 Data exportieren/importieren Inhaltlich ist die Data-Datei völlig identisch mit der Repository-Datei (s. 2.4.1) – mit einem wichtigen Unterschied: Die Data-Datei ist editierbar, die Repository-Elemente und sämtliche Detailinformationen können bearbeitet werden. Mit dem Button Data exportieren können Repository-Elemente in eine Excel-Datenvorlage exportiert und dort bearbeitet werden. v Abbildung 20 – Data exportieren Mit dem Button Data importieren können Repository-Elemente, die in der Data Excel Vorlage aktualisiert wurden, einfach zurück in den Architect eingespielt werden. Nach dem Import sind die eingespielten Daten im aktualisierten Repository zu sehen. Abbildung 21 – Data importieren Symbio 4.4 3 29 Prozesse definieren und pflegen Bei der Dokumentation von Unternehmensprozessen haben sich zwei Methoden für die Modellierung etabliert, die Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) und die Business Process Model and Notation (BPMN). Wie bereits unter 2.1.2 beschrieben, stehen auch in Symbio diese beiden Methoden bereit. In beiden Methoden wird zwischen je zwei Modelltypen unterschieden. In der BPMN-Methode sind dies die Typen Main Process und Sub Process, in der EPK-Methode Hauptprozess und Teilprozess. Main Processes und Hauptprozesse eigenen sich für die Modellierung auf Ebenen mit geringem Detaillierungsgrad. Sub Processes und Teilprozesse sind darauf ausgelegt, Prozesse auf Aktivitätenebene darzustellen. Geschäftsabläufe werden mit Hilfe des Symbio Modeling Clients erfasst, definiert und gepflegt. Beim Modellieren von Prozessen werden je nach Modelltyp verschiedene Vorlagen verwendet. In einem Modeling Client für einen Main Process bzw. Hauptprozess stehen zur Modellierung nur Elemente bereit, die einem Main Process bzw. Hauptprozess hierarchisch untergeordnet werden können. Modelltyp (Methode) Symbol Elemente Main Process (BPMN) Main Process Sub Process Hauptprozess (EPK) Hauptprozess Teilprozess Tabelle 4 – Elemente in Main Processes/ Hauptprozessen Im Modeling Client für Sub Processes/Teilprozesse stehen folgende Elemente bereit: Modelltyp (Methode) Sub Process (BPMN) Teilprozess (EPK) Symbol Elemente Task Sub Process die Konnektoren „Und“, „Oder“ und „Entweder-Oder“ Start Event End Event Intermediate Event Bedingung Prozessschritt Teilprozess Ereignis die Konnektoren „Und“, „Oder“ und „Entweder-Oder“ Schnittstelle Tabelle 5 – Elemente in Sub Processes/ Teilprozessen Symbio 4.4 30 Für die Abbildung von Main und Sub Processes bzw. Haupt- und Teilprozessen ist im Modeling Client eine horizontale Darstellung voreingestellt. Diese kann jederzeit in eine vertikale Darstellung geändert werden. Multiple Beziehungen zwischen den Prozesselementen – ein Prozess hat mehrere Vorgänger oder Nachfolger – werden direkt durch Verknüpfung der betreffenden Prozesse miteinander abgebildet. Sub Process 1 Sub Process 2 1 Sub Process 4 2 4 Sub Process 3 3 Abbildung 22 – Beispiel Sub Process Die Voreinstellung für die Abbildung eines detaillierten Prozessablaufs, bestehend aus Tasks bzw. Prozessschritten, Ereignissen, Regeln etc. ist vertikal, kann aber jederzeit in horizontal geändert werden. Multiple Beziehungen zwischen Tasks bzw. Prozessschritten – ein Task/Prozessschritt hat mehrere Vorgänger oder Nachfolger – werden indirekt durch Verknüpfung der betreffenden Tasks/Prozessschritte über eine zwischengeschaltete Regel abgebildet. Abbildung 23 – Beispiel Prozessablauf Symbio 4.4 3.1 Prozess im Modeling Client definieren und detaillieren Nachdem ein Prozess mit dem Symbio Architect in einen Symbio Modeling Client exportiert wurde (siehe „Prozesse aus der Datenbank exportieren“), kann nun der Prozess im Modeling Client ausführlich definiert und detailliert werden. Nachfolgend wird dies anhand eines Symbio Modeling Client Sub Process (Methode BPMN) erläutert. 3.1.1 Prozesssteckbrief erfassen Im Tabellenblatt „1_Prozess-Informationen“ können allgemeine Informationen zum Geschäftsablauf und zum Erhebungsbogen erfasst werden. Das Tabellenblatt dient zur: Festlegung der erforderlichen Meta-Informationen wie Prozessname oder Prozessbeschreibung. Dokumenten- und Versionsverwaltung. Pflege vordefinierter Modellattribute, beispielsweise zur Qualitätssicherung oder zur Erfassung von Prozesszeiten 31 Symbio 4.4 32 Abbildung 24 – Prozessinformationen erfassen Das Tabellenblatt „1_Prozess-Informationen“ ist in unterschiedliche Themenblöcke gegliedert, wie beispielsweise Verantwortliche, Status oder Risikobewertung. Pflichtfelder sind rot umrandet. Beim Speichern und Schließen des Symbio Modeling Client erscheint ein Hinweis, wenn ein Pflichtfeld nicht gepflegt wurde. Optionale Felder können mit Werten befüllt werden, dies ist aber nicht obligatorisch. Sie sind weiß hinterlegt. 3.1.2 Prozessvarianten erzeugen Wenn man ein bestehendes Prozessmodell als Grundlage für einen neuen Prozess nutzen möchte, z.B. weil es sich beim neuen Prozess lediglich um eine Abwandlung des bestehenden Modells handelt, kann man eine sogenannte Variante erzeugen. Bei einer Variante handelt es sich um eine Kopie eines Prozessmodells, welches man abändern und als eigenständiges Modell neben dem Ursprungsprozess in den Symbio Client bzw. in eine Symbio-Datenbank importieren kann. Diese Kopie erhält eine neue GUID (Globally Unique Identifier). Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Identifikationsnummer, anhand derer die Modelle und alle anderen Elemente in einer Symbio-Datenbank identifiziert und unterschieden werden können. Zum Erzeugen einer Variante steht ein entsprechender Button auf dem Tabellenblatt „1_ProzessInformationen“ bereit. Klickt man auf den Button erscheint ein Eingabefeld, in welches man den Namen des neuen Prozesses einträgt. Mit einem Klick auf OK wird ein neuer Modellierungsclient für die Variante erzeugt. Abbildung 25 – Variante erzeugen Symbio 4.4 33 Achtung: Nutzen Sie immer den Button „Variante erzeugen“ um eine Variante zu erstellen. Wenn Sie lediglich den Prozessnamen auf dem Tabellenblatt „1_Prozess-Informationen“ ändern und die Datei dann mittels „Speichern unter“ unter einem neuen Dateinamen speichern, wird lediglich der Name geändert, während die einmal vergebene GUID bestehen bleibt. Wenn Sie diese „neue“ Datei in den Symbio-Client importieren, geht das ursprüngliche Prozessmodell verloren – es wird durch den neuen Prozess überschrieben. 3.1.3 Prozesse detaillieren Das zweite Tabellenblatt „2_Prozess Ablauf“ bildet den Kern des Modeling Client. Dieses Tabellenblatt dient zur Erfassung der Prozesse. Diese können immer und überall erfasst werden – sowohl online im Unternehmensnetzwerk/ Intranet, im Internet oder in der Cloud, als auch offline auf einem PC ohne Netzwerkanschluss. Abbildung 26 – Prozessablauf erfassen Die Standard-Konfiguration besteht aus folgenden Spalten: Nr.: Diese Spalte ist nicht konfigurierbar. Die Zeilennummern 1-250 sind schreibgeschützt und dienen zur Orientierung in der Prozessvorschau (dort werden sie an den einzelnen Prozessablaufelementen angezeigt) Vorgänger: Hier wird die Zeilennummer des Vorgänger-Objektes erfasst. Diese Angabe ist unverzichtbar, damit die automatische Grafikerzeugung „weiß“, in welcher Reihenfolge die Ablaufelemente anzuordnen sind. Typ: Hier werden die strukturbildenden Objekte ausgewählt, z.B. Tasks, Konnektoren, Bedingungen etc. Name: In dieser Spalte wird der Name des Prozesselementes eingetragen Beschreibung: Mit den Schaltflächen bzw. im Spaltenkopf über der Spalte Name können Sie die Spalte Beschreibung auf- und zuklappen. Symbio 4.4 34 Buttons im Tabellenblatt 2_Prozess-Ablauf Zeile einfügen Eine neue Zeile kann vor der gerade aktuellen Zeile im Tabellenblatt eingefügt werden. Im Dialog kann die Anzahl der neuen Zeilen eingegeben werden. Es können bis zu 10 Zeilen gleichzeitig hinzugefügt werden. Zeile verschieben Eine markierte Zeile kann in eine beliebige Zeile verschoben werden. Im Dialog wird die Zeile eingetragen, vor die die aktuelle Zeile verschoben werden soll. Zeile löschen Die aktuelle Zeile wird gelöscht sowie die Vorgängernummer des darauffolgenden Objektes. Autofilter an/aus Der Autofilter wird nur auf die Spalte Objekttyp angewandt und ist hilfreich, wenn nur bestimmte Objekttypen angezeigt werden sollen, z.B. nur Tasks. Solange ein Filter gesetzt ist, können keine Tabellenbearbeitungsaktionen (wie Zeile löschen, Zeile verschieben etc.) ausgeführt werden. Zeilenhöhe anpassen Die Zeilenhöhe kann verändert werden, indem Sie einen passenden Wert für die Zeilenhöhe der markierten Zeilen eingeben. Wenn Sie 0 angeben, wird die Zeilenhöhe automatisch an den Inhalt der markierten Zellen angepasst. Repository importieren Repository-Elemente können importiert werden. Nach einem Klick auf diesen Button erscheint ein Dialogfenster, in dem die gewünschte Repository-Datei ausgewählt werden kann. Rechtschreibprüfung Es kann jederzeit geprüft werden, ob die eingegebenen Texte Rechtschreibfehler enthalten. Die Rechtschreibprüfung von Excel® wird aktiviert und es erscheint ein Dialog, der auf vorhandene Fehler hinweist und Korrekturvorschläge unterbreitet. Variante erzeugen Nicht zu verwechseln mit identischem Button auf Tabellenblatt 1 (s. Kapitel 3.1.2). Dieser Button auf Tabellenblatt 2 erzeugt eine exakte Kopie des aktuellen Tasks, inkl. aller Detailinformationen (Repository-Elemente). Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie einen sehr ähnlichen Task benötigen, der sich von dem aktuellen Task nur in einem oder wenigen Details unterscheidet. Tabelle 6 – Buttons im Prozess-Ablauf Symbio 4.4 35 Prozessablauf definieren Bei der Definition des Prozessablaufes wird immer zuerst der Typ des Prozesselements ausgewählt, indem Sie in der Spalte Typ eine Zelle anklicken und den gewünschten Typ des Prozesselements aus der Dropdown-Liste auswählen. Als strukturbildende Objekttypen stehen in der BPMN Methode Start Event, Task, Sub Process, Intermediate Event, die Konnektoren Entweder-Oder, Oder und Und, Bedingungen und End Event zur Verfügung. In der Spalte Vorgänger wird die Zeilennummer des Vorgängerobjektes eingetragen. Abbildung 27 – Prozesstyp anlegen Allgemeine Prozessablaufinformationen erfassen In der Spalte Name wird der Name des strukturbildenden Prozesselements erfasst (z.B. Task “Prozessarchitektur pflegen“). Bitte beachten Sie, dass die Anzahl der verfügbaren Zeichen für den Namen auf 81 Zeichen begrenzt ist, damit der Text in der grafischen Darstellung nicht über die Größe der jeweiligen Shapes hinausragt. In den Spalten rechts von der Spalte Name wird der Prozess weiter detailliert. Es empfiehlt sich jedoch, zunächst den kompletten Ablauf des Prozesses zu modellieren und nur die ersten 3 Spalten zu nutzen. Erst, wenn der Prozessablauf vollständig definiert ist, sollten alle erforderlichen Detailelemente ergänzt werden. Bitte beginnen Sie mit der Ergänzung einer hinreichend ausführlichen Beschreibung zu den einzelnen Tasks. Hierzu aktivieren Sie den -Button über der Spalte Name: Es öffnet sich eine Spalte Beschreibung. In dieser Zelle sollte jeder Task detaillierter beschrieben werden. Im Unterschied zum Namensfeld ist die Feldlänge hier nicht begrenzt – nutzen Sie diese Möglichkeit und erläutern Sie die Tasks so ausführlich, wie es nötig ist, damit alle potenziellen Adressaten verstehen können, was innerhalb der einzelnen Prozessaktivitäten geschieht. Symbio 4.4 36 Organisationseinheiten können nur auf Prozessebene für Main oder Sub Processes zugeordnet werden. Im Symbio Modeling Client Sub Process steht die Spalte Organisationseinheit nur für den Elementtyp Sub Process zur Verfügung. Hier wird der Name der Organisationseinheit eingepflegt, in deren Verantwortungsbereich der jeweilige Sub Process liegt. In der Spalte Rolle wird zunächst die für die Durchführung des Tasks verantwortliche Rolle (Person) eingetragen. Die Durchführungsverantwortung wird in der benachbarten Spalte kenntlich gemacht. Für die jeweils erste einem Task zugeordnete Rolle (Rolle 1) ist „R“ für „Responsible“ bereits vorgegeben. Wenn weitere Rollen an einem Task beteiligt sind (als Entscheider, Berater oder zu informierende Einheiten), aktivieren Sie bitte die -Schaltfläche oberhalb der Spaltenüberschrift der Rollenspalte (direkt über dem Info-Button ). Nun stehen Ihnen neun weitere Felder für die Eingabe von verschiedenen Rollen zur Verfügung. Für jede dieser Rollen kann die Art der Beteiligung durch Hinterlegung der RACI-Systematik (R = Responsible), A = Accountable, C = Consulted, I = to be Informed) definiert werden. Anschließend können die zusätzlichen Rollenspalten durch aktivieren der -Schaltfläche wieder ausgeblendet werden. Prozessablauf detaillieren Der Modeling Client beinhaltet eine Vielzahl von weiteren Spalten, in denen der Prozessablauf mit weiteren Elementen detailliert aufgesetzt werden kann. Zu den wichtigsten Elementen gehören: Input: In den Input-Spalten werden die Daten/Dokumente o.ä., die als Input für einen Prozessschritt benötigt werden, ausgewählt. Inputs können beliebig eingegeben oder aus der vorgegebenen Auswahlliste ausgewählt werden. Im Sinne eines SIPOC (SIPOC = Supplier Input – Process – Output Customer) lässt sich zu jedem Input, der einem Sub Process zugeordnet ist, erfassen, woher dieser Input stammt („Welcher Vorgängerprozess hat diesen Input erzeugt?“) Output: In den Output-Spalten werden die Daten/Dokumente o.ä., die im Prozessschritt entstehen oder bearbeitet werden, eingetragen. Analog zum Input kann die SIPOC-Information „Nachfolger-Prozess“ ausgewählt werden („Welcher Nachfolgeprozess ist der Empfänger (Kunde) des hier erzeugten Outputs?“). Abbildung 28 – SIPOC System: Anwendungssysteme (z.B. SAP®, Oracle®, etc.) können eingeben werden, mit denen ein Prozessschritt unterstützt wird. Symbio 4.4 37 Kennzahl: Die verwendeten Kennzahlen oder Messgrößen können eingegeben werden. Richtlinie: Die zu beachtenden Vorgaben und Richtlinien können hinzugefügt werden. Risiko: Die zu beachtenden Risiken (SOX und Unternehmensrisiken) können eingegeben werden. Anforderung: Die jeweiligen Anforderungen für einen Prozessschritt können eingegeben werden. Transaktion/Service: Transaktionen oder weitere Services können angelegt werden (z.B. SAP-Masken) Training: Schulungen oder Trainings können eingetragen werden. Meilenstein: Hier besteht die Möglichkeit, zu jedem Ereignis im Prozessablauf einen Meilenstein hinzuzufügen. Bei allen anderen Objekttypen des Prozessablaufs ist diese Spalte nicht beschreibbar. Zur Eingabe der Repository-Elemente steht ein Eingabe– und Auswahldialog zur Verfügung mit folgenden Funktionen: Auswahl bestehender Objekte über die Liste Gefundene Objekte links unten: Nach der Auswahl eines Objekts erscheinen im Detail-Bereich des Dialogs alle verfügbaren Attribut-Informationen zu diesem Objekt. Suche bestehender Objekte: Wenn ein bestimmtes Objekt gesucht wird, kann im Feld Suchtext der gesuchte Begriff eingegeben werden. Darunter kann angegeben werden, in welchem Attribut nach dem eingegebenen Begriff gesucht werden soll. Standardmäßig wird die Suche immer in den Objektnamen durchgeführt. Symbio 4.4 38 Abbildung 29 – Eingabe-/Auswahldialog Objekte hinzufügen: Bei der Standard-Vorlagen-Konfiguration können jederzeit Objekte hinzugefügt werden – mit Ausnahme von Schnittstellen. Für Schnittstellen müssen zuerst die entsprechenden Prozesse im Symbio Architect angelegt werden. Nur wenn Prozesse im Architect existieren, werden sie im Modeling Client in der Auswahlliste der verfügbaren Schnittstellen angezeigt. Wenn Sie ein neues Objekt definieren wollen, geben Sie einen passenden Namen ein. Dadurch wird der Button Hinzufügen aktiv. Bei Aktivierung dieses Buttons erscheint ein Dialogfenster, das alle potenziellen Attribute anzeigt, die für dieses Objekt verfügbar sind. Objektattribute ändern: Alle Attribute inkl. des Namens können gepflegt und geändert werden, solange der Modeling Client noch nicht in den Architect importiert wurde. Nach Import in Symbio Architect und erneutem Export sind Name und alle weiteren Attribute nicht mehr veränderbar. Symbio 4.4 39 Abbildung 30 – Dokumente mit Objekten verknüpfen Falls Dokumente oder Dateien zu einem Input verknüpft werden sollen, können diese unter Details über „Link“ eingegeben werden Symbio 4.4 40 Im dritten Reiter 3_Prozess-Vorschau des Modeling Client können Grafiken zur Darstellung des Prozessablaufs automatisch erstellt werden. Abbildung 31 – Prozessablauf grafisch darstellen Buttons im Tabellenblatt 3_Prozess-Vorschau Vorschau aktualisieren Es empfiehlt sich, die grafische Darstellung des Prozessablaufs zu aktualisieren, nachdem im zweiten Reiter „2_Prozess-Ablauf“ Änderungen vorgenommen wurden. Vorschau kopieren Die Vorschau kann kopiert und in eine beliebige Datei eingefügt werden (z.B. Word-Dokument, PowerPoint-Präsentation, Publisher, etc.) Zoom einstellen Verschiedene Zoomwerte können in das Dialogfenster eingegeben werden. Vorschau einstellen Die Modellierungsmethode kann im Dialogfenster angepasst werden, indem die Ausrichtung, der Typ und die Prozessdetails (= Repository-Elemente, auch: Korona Objekte) verändert werden. Korona Objekte können je nach Darstellungswunsch komplett oder kategorienweise ein- oder ausgeblendet werden. Tabelle 7 – Buttons in der Prozess-Vorschau Symbio 4.4 4 41 Das Unternehmensmodell veröffentlichen Mit dem Symbio BPM Tool können alle erfassten Unternehmensdaten – Prozesse, Organisationen und die verknüpften Datensätze – einfach und effizient als Prozessweb auf html- Basis veröffentlicht werden. Das Prozessweb kann in allen gängigen Browsern dargestellt werden und funktioniert somit auch mit portablen Endgeräten. Die hier beschriebene Form der Publizierung schafft ein hohes Maß an Transparenz. Jeder Mitarbeiter erhält die Möglichkeit, sich ein umfassendes Bild von „fremden“ Prozessabläufen zu machen, einschließlich der jeweiligen Detailinformationen (z.B. der in den verschiedenen Prozessen verwendeten Systeme). Abbildung 32 – Web-Publizierung Symbio 4.4 42 4.1 Unternehmensmodell publizieren Die Publikation des Prozesswebs erfolgt im Symbio Architect. Über den Button WebPublizierung wird die gesamte Datenbank als Prozessweb publiziert. Hierbei kann auch der Speicherort und die Sprache ausgewählt werden. Außerdem ist es möglich, eine WebPublizierung zu generieren, die nur Prozesse mit dem Status „Freigegeben“ enthält. Hierzu muss bei Nur freigegebene Prozesse exportieren ein Haken gesetzt werden. Abbildung 33 – Prozessweb Generierung Für den Einstieg in die Web-Publizierung bieten sich verschiedene Möglichkeiten. In der Regel erfolgt der Einstieg über die Prozessliste oder die Prozessgrafik. Über die Suchfunktion kann man auch direkt über einen konkreten Suchbegriff, bspw. eine bestimmte Rolle, ein Organisationsdokument oder eine SIPOC Auswertung in das Web einsteigen. Abbildung 34 – Navigation durch die Web-Publizierung Symbio 4.4 43 Die Navigation durch das Prozessweb ist sehr intuitiv: Auf der linken Seite ist eine Übersicht der verschiedenen Elemente zu sehen, in der Mitte die grafische Darstellung und auf der rechten Seite die zugehörigen Detailinformationen. Beim Anklicken eines beliebigen strukturbildenden Objektes in der Grafik aktualisieren sich die zugehörigen Detailinformationen im rechten Bereich. Im Prozessweb können die Prozessgrafiken in verschiedenen Sichten aufgerufen werden. In der Benutzeroberfläche kann über Grafik die gewünschte Sicht aufgerufen werden, wie bspw. Prozessfluss (schlank/detailliert) oder Swimlane (vertikal/horizontal). Abbildung 35 - Verschiedene grafische Sichten auswählen Im Bildschirmbereich links unten kann der Einstieg direkt über die Rollen geschehen. Daraufhin erscheinen alle Rollen alphabetisch aufgelistet. Grafische rollenbasierte Modelle erscheinen, indem man in der Liste neben der Rolle auf „zum Modell“ klickt. In der Grafik sind alle Prozessabläufe und Prozessschritte zu sehen, in die die selektierte Rolle involviert ist. Klickt man auf einen Prozessschritt, dann werden rechts in der Leiste die assoziierten Daten wie Rollen, Inputs etc. aufgezeigt. Symbio 4.4 44 Abbildung 36 - Rollenbasiertes Modell Die Druckfunktion des Internetbrowsers ist nicht empfehlenswert, da größere Prozessgrafiken in der Druckvorschau und beim Druck abgeschnitten werden. Zum Drucken sollten Sie den Button „Drucken“ in der Leiste oben in der Web Publizierung nutzen: Die Auswahl „Prozessgrafiken“ erzeugt ein Word-Dokument mit vier verschiedenen grafischen Varianten: Prozessfluss detailliert Prozessfluss schlank (ohne Repository-Elemente) Swimlane horizontal Swimlane vertikal Abbildung 37 – Drucken von Prozessgrafiken Symbio 4.4 45 4.2 Dokumente erstellen Über die Funktion Dokumente exportieren im Architect kann die gesamte Prozess- und Organisationsarchitektur (auch Stellenbeschreibungen) als Dokument publiziert werden. Abbildung 38 – Dokumente erzeugen 4.2.1 Prozessdokumente erstellen Prozessdokumente können individuell pro Prozess erstellt werden, indem der zu exportierende Prozess markiert und als Dokument generiert wird. Das Prozess-Dokument enthält sämtliche Informationen, die zu dem Prozess erfasst wurden, wie die Prozessgrafik, Beschreibungen, Tabellen, Matrizen etc. Ein Gesamthandbuch mit übergreifenden Prozessgrafiken, Beschreibungen, Tabellen, Matrizen etc. kann generiert werden, indem der Name des Prozesshauses markiert wird und daraufhin der Button Dokumente exportieren betätigt wird. Abbildung 39 - Erstellung Gesamt- und SIPOC Handbuch Parallel zum Gesamthandbuch wird ein SIPOC Handbuch erstellt, mit dessen Hilfe die SupplierInput-Process-Output-Customer-Sicht auf Vollständigkeit geprüft werden kann. 4.2.2 Organisationshandbücher erstellen Neben Prozesshandbüchern können auch umfassende Handbücher zur Organisation und zu Stellen erstellt werden. Symbio 4.4 46 Eine Stellenbeschreibung wird generiert, indem die zu exportierende Stelle in der Registerkarte Organisation markiert und anschließend die Funktion „Dokumente exportieren“ aufgerufen wird. wird. Die Stellenbeschreibung beinhaltet eine Beschreibung, die zugeordneten Rollen sowie eine Übersicht der Schulungen. Abbildung 40 - Erstellung Stellenhandbuch Nach dem gleichen Prinzip kann ein Handbuch zu einer Organisationseinheit erstellt werden, indem die zu exportierende Organisationseinheit markiert und wiederum der Button „Dokumente exportieren“ betätigt wird. Das Handbuch enthält u.a. eine tabellarische und grafische Übersicht der Organisationseinheit, eine Übersicht aller zugeordneten Stellen und Rollen sowie eine Übersicht der Schulungen pro Organisationseinheit. Ein Organisationshandbuch wird generiert, indem der Name der gesamten Organisation markiert wird. Das Organisationshandbuch umfasst u.a. eine Übersicht aller Organisationseinheiten (tabellarisch und grafisch), übergreifende Rollen, alle Mitarbeiter, Übersicht aller Schulungen etc. Abbildung 41 - Erstellung Handbuch Gesamtorganisation Symbio 4.4 5 47 Release Notes Symbio 4.4 Word Importer Verbesserter Import von in Word dokumentierten Prozessen Visio Importer Unterstützung des VSDX-Dateiformats (ab Visio 2013) Erweiterung der Konfigurationsmöglichkeiten Unterstützung weiterer Stencilsets durch Anpassung der Konfigurationsdatei Erweiterung der Logausgaben SAP WPB Schnittstelle Die SAP Workforce Performance Builder Schnittstelle kann jetzt Objekte mit dem SAP WPB Manager synchronisieren Unterstützung BPMN und EPK Methodik Workshop Scanner Verbesserte Objekterkennung Verbesserte Texterkennung Abbildung von IT- und Anforderungs-Architekturen Variantengenerierung Varianten können in Symbio Modeling Client erstellt werden Varianten werden im Publishing ausgewertet Publishing Table View (Tabellarische Darstellung von Prozessen) Rollen Views (Grafische Darstellung der Zuordnung von Rollen zu Prozessschritten) Verbesserung der Navigation im Freigabeweb Wahl, ob Freigabeweb mit allen oder nur ausgeprägten Repository-Daten exportiert werden soll Modeling Client Performance Verbesserung bei großen Datenmengen Neues Design Document Lastenheft inkl. SIPOC Auswertung Anbindung von SQL-Datenbanken Mehrere Symbio Storages können in einer SQL Datenbank verwaltet werden. Die Datenbanken können auf unterschiedlichen Servern verwaltet werden. Es können folgende Authentifizierungsvarianten verwendet werden: SQL Server Authentication Windows Authentication Impersonated Windows Authentication Symbio 4.4 48 Herausgeber Ploetz + Zeller GmbH Einsteinring 41-43 85609 München Tel.: +49 89 890635 – 0 Fax: +49 89 890635 – 55 E-Mail: [email protected] Impressum Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Darstellung/Abbildung im Dokument übernimmt Ploetz + Zeller GmbH keine Haftung. Die beschriebenen und möglichen Funktionalitäten der Software beziehen sich auf den jeweiligen Versionsstand. Kundenspezifische Anpassungen sind nicht enthalten. Die Informationen in diesem Dokument können sich zu jeder Zeit ändern. Ploetz + Zeller GmbH ist nicht verpflichtet über die Aktualisierungen des Dokumentes zu informieren. 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