HAUS - IT-Matchmaker Light

HAUS +
Leistungsbeschreibung
Version 1.1 – Januar 2005 Seite 1 von 17
1. Softwareübersicht 3 2. Die Struktur 4 3. Wirtschaftseinheit 4 3.1. Gr undstücke 5 3.2. Gebäude 5 3.3. Einheiten 6 3.4. Ver tr äge 6 3.5. Pr ofitcenter 7 4. Softwaremodule 8 4.1. Bewer ber ver waltung 8 4.2. Buchhaltung / Mahnwesen 9 4.3. Abr echnungen / Listendr uck 9 4.4. Zahlungsver kehr / Bankeinzug 10 4.5. Mieter höhung II. BV, Miethöhegesetz 10 4.6. Kautionen / Hypotheken 11 4.7. Management Summar y / Contr olling 11 4.8. Customizing 12 4.9. Messdienstunter nehmen 12 4.10. Dienstver tr äge / Gar antiever waltung 13 4.11. Instandhaltung / Auftr agsver waltung 13 4.12. Datenexpor t / Zusätze 14 4.13. Ver walter gebühr en 14 4.14. Fr emdver waltung 15 4.15. Genossenschaften 15 4.16. Finanzbuchhaltung 16 5. Systemvoraussetzungen / Anschrift Version 1.1 – Januar 2005 17
Seite 2 von 17 1. Softwareübersicht Das Programmpaket „ Haus +“ für Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwalter wurde seit dem Jahr 1976 in mehrjähriger Zusammenarbeit mit namhaften Firmen aus der Wohnungswirt­ schaft und dem Systemhaus Input­IT entwickelt. Die Erfahrung, die aus dem Einsatz einer EDV­Anlage im Verwaltungsbereich geschöpft werden konnte, ließ das vorliegende Programm zu einem Optimum heranreifen. Zwischenzeitlich wurden seit dem Jahr der Erstinstallation weit über 600 Installationen in klei­ nen, mittleren und großen Unternehmen durchgeführt und beweisen die Flexibilität dieser Soft­ ware. Im Zuge einer Kundenzertifizierung in 02/2004 wurde durch die PWC Price Waterhouse Coo­ pers eine Fach­ und Systemprüfung des Softwareprogrammes „ Haus+“ durchgeführt. Es wurde eine Bestätigung der Ordnungsmässigkeit und Einhaltung der Bestimmungen der Fachprüfung nach GoB und GpBS sowie der Systemprüfung erteilt. Das Programmpaket befreit Sie von den täglich wiederkehrenden Routinearbeiten und nimmt Ihnen den größten Teil der täglichen Schreibarbeit ab. Durch die Flexibilität der Programme kann der Anwender q Grundstücke, Gebäude, Einheiten und Verträge verwalten q automatische Sollstellungen durchführen q Buchen der täglichen Geschäftsvorfälle q Monats­ und Jahresabrechnungen q Betriebskostenabrechnungen q Hausgeldabrechnungen q Wirtschaftspläne q Automatischer Bankeinzug per Datenträgeraustausch q Berechnung der Verwaltergebühren q Beliebige Listen mit dem Listengenerator q Textverarbeitung und Mahnwesen über Word q Lieferanten­Zahlungsverkehr q Kautionsbuchhaltung q Hypothekenbuchhaltung q Bewerberverwaltung q Reservierungen q Management Summary q Instandhaltung q Genossenschaftsmodul q und viele andere Möglichkeiten mehr seinem täglichen Arbeitsablauf anpassen.
Version 1.1 – Januar 2005 Seite 3 von 17 2. Die Struktur Mit der vorliegenden Struktur können Sie Ihre Liegenschaften gemäß nachstehendem Modell abbilden, d.h. Ihre Liegenschaft kann aus Grundstücken bestehen. Diese wiederum aus Ge­ bäuden bzw. Flächen. Die Gebäude bestehen aus Einheiten, zu denen die Verträge zugeordnet werden können. Liegenschaft Grundstück A ­ Grundstück n Gebäude A1 Fläche A1 Einheit A1­1 Vertrag A1­1­1 3. Gebäude A2 Fläche A2 Einheit A1­2 Vertrag A1­1­2 Einheit A1­3 Vertrag A1­1­3 Vertrag A1­1­4 Gebäude An Fläche An Einheit A1­4 Vertrag A1­1­5 Einheit A1­n Vertrag A1­1­6 Vertrag A1­1­n Wirtschaftseinheit Liegenschaft Wirtschaftseinheit Zusammenhängende Liegenschaften m Objektstammdaten m Gebäudestammdaten m Flächenstammdaten m Einheitenstammdaten m Vertragsstammdaten
Version 1.1 – Januar 2005 Seite 4 von 17 3.1. Grundstücke Grundstück A ­ Grundstück n Stammdaten Grundstücke m Nutzungsarten m Lagedaten m Ansprechpartner m Verwaltergebühren m Messdienstdaten m Bankdaten m Mietenspiegel m Eigentümer m m m m m m m Hausdaten Kontenzuordnung Verteilerschlüssel Sollstellungskennzeichen Flächendaten Steuerdaten diverse Steuerungskennzeichen 3.2. Gebäude Gebäude A1 Fläche A1 Stammdaten Gebäude m Lagedaten m Flächendaten m Grundbuchdaten Version 1.1 – Januar 2005 Gebäude A2 Fläche A2 Gebäude An Fläche An Stammdaten Flächen m Flächenarten m Gültigkeitsdaten m Einheiten
Seite 5 von 17 3.3. Einheiten Einheit A1­1 Einheit A1­2 Einheit A1­3 Einheit A1­4 Einheit A1­n Stammdaten Einheiten m Lagen m Nutzungsart m Status m Flächen m Eigentümer m Konditionen m Räume m Ausstattungsmerkmale m Mieterhöhungsdaten Mietenspiegel m Reservierungsdaten m Bilder und Dokumente 3.4. Verträge Die Verträge werden einer Einheit zugeordnet. Umfangreiche Stammdaten ermöglichen ein ex­ aktes Abbilden der Verträge im System. Vertrag A1­1­1 Vertrag A1­1­2 Vertrag A1­1­3 Stammdaten Verträge m Mieterdaten m Vertragsdaten m Vertragsstatus m Bankeinzugsdaten m Verwaltergebühren m Kautionsdaten m Konditionen m Staffeleinträge m Historie m Bewegungsdaten Version 1.1 – Januar 2005 Vertrag A1­1­4 Vertrag A1­1­5 Vertrag A1­1­6 Vertrag A1­1­n m Mieterhöhungsdaten ­ Mietenspiegel ­ Indexmiete m Aktivitäten m Sonderumlagen m manuelle Einzüge m Notizen m Mahndaten m Einzelmodernisierung m Steuerdaten, Kennzeichen
Seite 6 von 17 3.5. Profitcenter Durch die vorhandene Struktur können Sie eigene Profitcenter aufbauen. Sie fassen einfach die entsprechenden Grundstücke zu einem „Sammelhaus“ zusammen. Auf diesem werden dann al­ le Bewegungen der Grundstücke gesammelt. Eine Auswertung über dieses „Sammelhaus“ ist jederzeit zu jedem beliebigem Zeitpunkt möglich. Als Beispiel nehmen wir an, Sie hätten 2 Grundstücke und nur ein Bankkonto. In diesem Fall würden alle Buchungen für das Grundstück zwar auf der Bank dieses Grundstückes gebucht werden. Durch das Zusammenfassen dieser Buchungen erhalten Sie dann auf dem Bankkonto des „Sammelhauses“ Ihren echten Bankbe­ stand ausgewiesen. Eine weitere mächtige Möglichkeit besteht in der Definition eines „Dachkontos“. Dieses könnte z.B. den gesamten Zahlungsverkehr außerhalb der Grundstücke betreffen. Auch hierüber ist je­ derzeit eine beliebige Auswertung möglich. Zum Schluß ordnen Sie dieses Dachkonto einem „Ergebniskonto“ zu und können jetzt über Ih­ ren Bestand die entsprechenden Auswertungen fahren. Profitcenter Liegenschaft AB
Ergebniskonten und Sammelhäuser nicht bebuchbar Ergebniskonto Liegenschaften AB Sammelhaus A Sammelhaus B Grundstücke A 1 ­ A n Grundstücke B 1 ­ B n Version 1.1 – Januar 2005 Dachkonten und Grundstücke bebuchbar Dachkonto AB Buchhaltungs­ konten Seite 7 von 17 4. Softwaremodule Die vorliegende Software ist modular aufgebaut. Einzelne Komponenten können von Ihnen ge­ sperrt werden, ohne dass dadurch andere Komponenten nicht mehr funktionieren. Sie haben darüber hinaus durch das Customizing der Anwendung die Möglichkeit des individuellen Gestal­ tens der Applikation und Hinterlegung Ihrer Geschäftsprozesse. Buchhaltung Abrechnungen Mahnwesen Listendruck Bewerber­ verwaltung Parameter Einstellungen Wirtschafts­ einheit Zahlungs­ Fremd­ verkehr Instandhaltung verwaltungen Bankeinzug Mieterhöhung Dienstverträge Mietenspiegel Garantiever­ Index waltung Management Kautionen Summary Hypotheken Listengenerator Messdienst­ unternehmen Genossen­ schaften Verwalter­ gebühren Auftrags­ verwaltung Datenexport ODBC SQL Finanz­ buchhaltung 4.1. Bewerberverwaltung Eines der wichtigsten Module ist die Bewerberverwaltung. Hier werden Ihre Bewerber für eine Mieteinheit erfaßt, Ablehnungsgründe und die Mieterstruktur ausgewertet und Reservierungen für leere Einheiten vorgenommen. Umfangreiche Selektionen nach Bewerbern, Einheiten, Verträgen, Reservierungen u.v.a.m. stehen Ihnen zur Verfügung und lassen keine Wünsche für die Steuerung Ihres Betriebes offen. Version 1.1 – Januar 2005 Bewerber­ verwaltung
Stammdaten Bewerber m Stammdaten Namen m Vermögensdaten m Wunschdaten m Reservierungsdaten m Ablehnungsgründe ­ Gesellschaft ­ Bewerber m Vertragsdaten Mietvertrag m Umfangreiche Selektionen Seite 8 von 17 4.2. Buchhaltung / Mahnwesen Mit dem Buchhaltungsmodul buchen Sie Ihre kompletten Geschäftsvorfälle nach den Regeln einer ordnungsgemäßen Buchhaltung. Sowohl automatische Übernahme der Bewegungen Ihrer Banken als auch individuelle Buchungen sind möglich. Buchhaltung Mahnwesen m m m m m m m m m m Mit dem Mahnwesen halten Sie Ihre Rückstände klein, indem Sie jederzeit einen Überblick über Ihre Außenstände bekommen und die notwendigen Schritte einleiten können. m m m m Mahnläufe Mahnläufe mit Zinsstaffel Sperrliste Inkasso Mietenbuchhaltung Offene Posten Sollstellung Übernahme Cotel/Elko ff. Autom. Buchungen Haupt­ und Nebenbuchungen Abrechnungseinheiten periodische Arbeiten Mietminderungen Archivierung 4.3. Abrechnungen / Listendruck Dieses mächtige Modul versetzt Sie in die Lage die notwendigen Monats­, Betriebskosten­ und andere Abrechnungen für beliebige Zeiträume zu erstellen. Mittels des Listendruckes stehen Ihnen ausreichend standardisierte Listen zur Verfügung. Version 1.1 – Januar 2005 Abrechnungen Listendruck m m m m m m m m m Monatsabrechnung Jahresabrechnung Bertriebskostenabrechnung Wohngeldabrechnung Wirtschaftsplan Abrechnungseinheiten Abrechnungsperioden Ausschliessungen Alle Abrechnungen zeitbezogen m Listendruck ­ Abrechnungsergebnis ­ Anwesenheitsliste ­ Ausgabenliste ­ Einzelkonten ­ Ergebnisliste ­ Saldenliste ­ Soll­Ist­Vergleich ­ Sollzusammensetzung m Schlüsselkontrolle m Planwerte m Schlüsselwerte bearbeiten m Vorauszahlungen
Seite 9 von 17 4.4. Zahlungsverkehr / Bankeinzug Der Zahlungsverkehr versetzt Sie in die Lage Ihren Rechnungsein­ gang zu organisieren. Die Eingangsrechnun­ gen werden erfasst, auf die notwendigen Daten kontiert und können je­ derzeit bearbeitet wer­ den. Nach dem „Buchen“ der Rechnungen können Sie einen beleglosen Datentransfer zu Ihrer Bank aufbauen und die Zahlungen quasi elekt­ ronisch überweisen. Zahlungsverkehr Bankeinzug m m m m m m m Kreditorenbearbeitung Rechnungserfassung Rechnungsbearbeitung Daueraufträge Alongen Splittingbuchungen Abrechnungseinheiten m Belegloser Datenträgeraustausch m Erstellung der Zahlungsverkehrs­ datei DTAUS0 zwecks DFÜ­Transfer m Zahlungsverkehrslisten ­ Rechnungseingangsbuch ­ Fälligkeitsliste ­ Daueraufträge ­ Zahlungsverkehrsliste 4.5. Mieterhöhung II. BV, Miethöhegesetz Mittels diesem Modul können die Mietenspiegel sowie die Indexmieten für Ihr Einzugsgebiet aufbereitet und verwaltet werden. Neben einer Neuberechnung der Kostenmiete nach der II. BV können auch Mietanpassungen nach anderen Kriterien durchgeführt werden. Ausführliche Auswertungen runden dieses Modul ab. Version 1.1 – Januar 2005 Mieterhöhung Mietenspiegel Index m Anpassungen nach ­ Abrechnungen ­ Mietenspiegel ­ Indexmiete ­ Umsatzmiete *) ­ II. BV m Neuberechnungen m Konditionen m beliebiger Aufbau der Positionen m Kostenverteilung ­ auf Einzelgrundstück ­ auf Abrechnungseinheiten ­ Von...Bis Grundstücke m Mieterhöhungsdaten ­ pflegen ­ drucken ­ auswerten
Seite 10 von 17 4.6. Kautionen / Hypotheken Mittels der Kautionsbuchhal­ tung verwalten Sie die Kautio­ nen Ihrer Mieter auf sehr einfa­ che Weise. Jederzeit sind Sie über den Stand auskunftsbe­ reit. Gleiches gilt für die Hypothe­ ken. Zu jedem Zeitpunkt erhal­ ten Sie den aktuellen Stand Ih­ rer Hypotheken, sortiert nach verschiedenen Kriterien. Kautionen Hypotheken *) m m m m m m m m m m Hypothekenstammdaten Hypothekenkonten Hypothekenbuchhaltung Hypotheken anzeigen Hypotheken auswerten Kautionsstammdaten Kautionskonten Kautionsbuchhaltung Kautionen anzeigen Kautionen auswerten 4.7. Management Summary / Controlling Dieses besonders umfangreiche Modul versetzt Sie in die Lage, zu jeder Zeit einen Komplettüberblick des Unternehmens zu erhalten. Sowohl z. B. die Leerstands­ analyse, wie auch der Geldfluss etc. kann über jeden Zeitraum abgerufen werden. Mit dem Listengenerator können Ihre Mitarbeiter quasi Ihre benötigten Listen jederzeit selbst auf einfache Art und Weise zusammenstellen. Aufwendige Programmierarbeiten entfallen. Version 1.1 – Januar 2005 Management Summary Listengenerator m m m m m m m Statistiken I u. II Leerstandsanalyse Mieteingangsanalyse gewährte Minderungen Listen für das Management Sammelhausauswertungen Ergebniskontenauswertungen m Listengenerator für ­ Grundstücke ­ Gebäude ­ Einheiten ­ Verträge ­ Konten ­ Bewerber ­ Reservierungen ­ Kreditoren
Seite 11 von 17 4.8. Customizing Mittels des Customizings erhalten Sie die Möglichkeit Ihre firmenspezifischen Gegebenheiten im System abzubilden. Allein im Bereich der Einstellungen wie, Anreden, Nutzungsraten etc. sind über 60 verschiedene Parameter individuell einstellbar. Über ein besonderes Modul ist die Applikation auch komplett „Mehrsprachenfähig“. Parameter Einstellungen m Customizing für ­ Anreden ­ Adresskennzeichen ­ Ausstattungen ­ Baualtersklassen ­ Wohnlagen ­ Statuskennzeichen ­ Nutzungsarten ­ Ablehnungsgründe ­ Vertragsarten ­ u.v.a.m. m m m m m m m m m m m m Steuerschlüssel Umlageschlüssel Sollarten Steuersätze Zinssätze Abrechnungstexte Abrechnungskreise Referenzkonten Räume Gewerke Bewertungskriterien u.v.a.m. 4.9. Messdienstunternehmen Mit diesem Modul geben Sie Ihre Bestandsdaten nach einem genormten Prinzip in eine Datei aus, die dann von dem jeweiligen Messdienstunternehmen eingelesen werden kann. Der Rückfluss der Daten um die ergänzten Liegenschaftsnummern erfolgt auf gleichem Wege. Die Betriebsdaten werden von Ihnen ebenfalls per Datei an das Unternehmen versandt und Sie erhalten als Ergebnis die Auswertungssätze, die dann eingelesen werden können und für die Betriebskostenabrechnung zur Verfügung stehen. Version 1.1 – Januar 2005 Messdienst­ unternehmen m m m m A­Sätze ausgeben / einlesen M/L ­ Sätze ausgeben / einlesen D­Sätze einlesen autom. Verarbeitung für Betriebs­ kostenabrechnung
Seite 12 von 17 4.10. Dienstverträge / Garantieverwaltung Mit den Dienstverträgen haben Sie jederzeit Ihre Verträge unter Kontrolle und können so für rechtzeitige Verlängerungen, Kündigungen und Veränderungen Sorge tragen. m m m m m m Dienstverträge Garantiever­ waltung Garantiestammdaten Grundstücke Garantieüberwachung Handwerkerzuordnung Handwerkeradressen Garantieobjekte m Dienstverträge ­ Stammdaten m Auswertungen nach ­ Vertragsnummer ­ Laufzeiten ­ Wiedervorlagen 4.11. Instandhaltung / Auftragsverwaltung Die Instandhaltung erlaubt Ihnen die komplette Verwaltung der Schadensmeldungen, von der Mel­ dung des Schadens bis hin zur Auswertung, welche Schäden in welcher Priorität auftreten. Instandhaltung *) m m m m m m Bearbeitung Handwerker / Lieferanten Bearbeitung Gewerke Zuordnung Handwerker / Gewerke Umsatzkontrolle Workflow Auswertungen m m m m Schadensmeldungen Handwerkerauftrag Fristenüberwachung Prüfung Lieferung und Leistung m Kontrolle Termine m „Wohnungspass“ .Mit der Auftragsverwaltung bearbeiten Sie Ihre Aufträge, ordnen diese einer Wirtschaftseinheit, einem Gebäude oder auch einem Bertrag zu und verfolgen den Bearbeitungsstand. Sie erstellen Auswertungen, Wiedervorlagen und führen Ihren Schriftverkehr mit dem Lieferanten oder auch Mieter/Eigentümer. Version 1.1 – Januar 2005 Auftrags­ verwaltung m m m m m m m m m Aufträge freigeben m Auswertungen m Schriftverkehr
Aufträge Kurzform Aufträge Langform Zusatzaufträge Positionsanlage Angebote verwalten Auftragsbetsätigungen Wiedervorlagen Auftragsvergabe Seite 13 von 17 4.12. Datenexport / Zusätze Aus nahezu allen Listen können Sie die selektierten Daten direkt als Excel­Tabelle ausgeben lassen. Auf Wunsch können Sie die Daten zur weiteren Verwendung auch als normale Ascii­ Datei ausgeben. Der normale Schriftverkehr wird direkt über Word abgewickelt, d.h. die Selektion der Daten ge­ schieht im Programm und die Bearbeitung kann dann sofort in Word erfolgen. Der Datenexport erfolgt über ODBC nach Excel. Jederzeit können die Daten auch, je nach Attribut der Rechteverwaltung, mittels SQL aufgerufen, exportiert und weiterverarbeitet werden. Datenexport ODBC SQL m Ausdrucke über Word für Windows ­ Mahnungen ­ Mietverträge ­ allgem. Schriftverkehr ­ Angebote ­ u.v.a.m m Selektion aller Daten über SQL m Datenexport nach Excel ­ aller Stammdaten ­ nach versch. Selektionen ­ unterschiedliche Dateien m Anbindung von Datenquellen über ODBC m Integration von OCX­Bestandteilen wie ­ Outlook ­ Word ­ Excel ­ u.v.a.m. 4.13. Verwaltergebühren Mit dem Verwaltergebührenmodul können Sie Ihre Gebühren pro Grundstück bzw. individuell pro Einheit nach diversen Berechnungsmodalitäten ausgeben. Verwalter­ gebühren Sie erstellen auf Wunsch Rechnungen und ziehen Ihre Gebühren beleglos über Ihre Bank ein. Pauschale Vorauszahlungen sind ebenfalls möglich und können automatisch monatlich eingezogen werden. Version 1.1 – Januar 2005 m Verwaltergebührenberechnung ­ pro Grundstück ­ individuell nach Vereinbarung m diverse Berechnungsmodalitäten m Verwaltergebührenliste m Verwaltergebührenabrechnung ­ als Liste ­ als Rechnung
Seite 14 von 17 4.14. Fremdverwaltung Mit der Fremdverwaltung haben Sie die Möglichkeit Fremdeigentum zu verwalten. Sie erstellen Wirtschaftspläne, rechnen das Hausgeld ab, verwalten das Sondereigentum. F rem d ­ v erw a ltun g en Diverse Listen lassen Sie für Ihre Eigentümer immer auf dem Laufenden sein. m m m m m E ige ntum sv erw a ltu ng S E G ­V e rw a ltu n g ge w . Z w isc he nv erm iete r W o hn ge lda b re ch nu ng en W irtsc ha fts plä ne 4.15. Genossenschaften Das Genossenschaftsmodul deckt die Verwaltungsaufgaben eines genossenschaftlich organisierten Wohnungsunternehmens vollständig ab. Hierzu gehören Stammdaten wie z.B. der individuelle Wert eines Anteiles, die Höhe des Eintrittsgeldes, die Anzahl der Beitrittspflichtanteile, der weiteren Pflichtanteile und erworbenen, weiteren freiwilligen Anteile. Die Abbildung der Bewegungen (Übertragungen, Teilkündigungen, etc. ) im Eigenkapital­ bzw. Geschäftsguthabenbereich, sowie Anteilswertanpassung oder die Veränderung der Bruttodividende. Genossen­ schaften m m m m m m m m Mitgliederstammdaten Partnerdaten Anteile­Parameter Buchungsarten Ausschüttungen Wohnungsbauprämien Eintrittsgelder Zugänge von Anteilen m m m m m m m m m Abgänge von Anteilen Abrechnung Ausschüttungen Abrechnung Wohnungsbauprämien Herauf­ / Herabsetzung Anteile Buchhaltung Zahlungsverkehr Jahreswechsel Diverse Auswertungen Schriftverkehr
Auch die Auswertungen, wie Mitgliederliste mit den Bewegungen, Bestandsnachweis, der alle notwendigen Daten für die Verbands­ und Betriebsprüfer übersichtlich darstellt Version 1.1 – Januar 2005 Seite 15 von 17 4.16. Finanzbuchhaltung Innerhalb der kaufmännischen Applika­ tionen des Programmpaketes stellt die Fibu das zentrale Modul dar. Die einzelnen Nebenbuchhaltungen greifen alle auf den Kontenstamm der Fibu zurück. Hier werden im Wesentlichen sämtliche Buchungsvorfälle abgebildet. Umfangreiche Auswertungen können zur Steuerung des Unternehmens eingesetzt werden. Version 1.1 – Januar 2005 Finanz­ buchhaltung
m m m m m m m m m m m m m DTA / DFÜ Versorger Buchungsprogramm Offene Posten Parameter Sachkontenpläne Debitoren Kreditoren Zahlungsbedingungen Mahnwesen Forderungsverarbeitung Bilanzen / GuV Budgets Wiederkehrende Buchungen Seite 16 von 17 5. Systemvoraussetzungen / Anschrift Als Systemvoraussetzung empfehlen wir die Plattformen Windows 2000, Windows NT, Windows XP oder Windows 98. Input­IT AG Stollberger Str. 83 12627 Berlin Fon – 030 / 9 89 677 Fax – 030 / 99 27 023 Sandweg 8 51503 Rösrath Fon – 02205 / 901981 Fax – 02205 / 901982 Mobil – 0171 497 3207 www.Input­IT.de info@Input­IT.de
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