elektronisches Gruppenbuch 2010

maßgeschneiderte EDV Lösungen
Konzept- und Organisationsberatung
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Kurzbeschreibung des Programms GB 2010 - elektronisches Gruppenbuch -
Das PC-Programm für Jugendhilfeeinrichtungen
im Leistungsbereich der erzieherischen Hilfen
- stationäre Wohngruppen
- ambulante Fachdienste
- Tagesgruppen
- pädagogische
Falldokumentation
- Hilfeplanorientierung
- Unterstützung von Berichten
- Fachleistungsstunden - Management
(als Zusatztool lieferbar)
Das elektronische Gruppenbuch
Die zunehmenden Anforderungen an Jugendhilfeeinrichtungen im Hinblick auf Qualitäts- und
Leistungsstandards betreffen im besonderen Maße auch das Dokumentations- und Berichtswesen.
In vielen Einrichtungen ist das sog. Gruppenbuch (ein Klassiker der Jugendhilfe in Kladdenform) das
Medium, in dem die Mitarbeiter Tagesaktualitäten, Vermerke, Eindrücke, Termine etc. sowohl für die
Gruppe als auch für einzelne Kinder / Klienten festhalten.
Die Aufzeichnungen erfolgen tagesaktuell, sie sind authentisch, facettenreich und bilden in ihrer
Gesamtheit eine ergiebige “Fundgrube” für höchst differenzierte Informationen. Leider ist durch die
unstrukturierte Aneinanderreihung der Gruppenbucheintragungen eine gezielte bzw. systematische
Auswertung nur eingeschränkt möglich und sehr mühsam.
Die elektronische Datenverarbeitung hat in den letzten Jahren verstärkt Einzug in die Jugendhilfe
gefunden, doch die Ergebnisse, die mit Standardsoftware erzielt werden können, sind unbefriedigend
bzw. erfordern fortgeschrittene Anwender-Kenntnisse
Hier schließt das elektronische Gruppenbuch eine Lücke.
Grundgedanke ist, die klassische Kladde durch ein benutzerorientiertes
(einfach zu handhabendes) PC-Programm zu ersetzen.
FWF Data hat in Kooperation mit Jugendhilfeeinrichtungen ein PC-Programm entwickelt, das im
Aufgabenfeld der Durchführung von Hilfen zur Erziehung gem. §§ 27 ff. SGB VIII
o
die qualifizierte und strukturierte Erfassung und Auswertung von sozialpädagogischen
Aufzeichnungen leistet
o
und die erfassten Aufzeichnungen für die Erstellung von Berichten in strukturierter Form zur
Verfügung stellt. Dabei werden die individuellen Hilfeplanvorgaben für die einzelnen Kinder in den
Mittelpunkt gestellt.
Darüber hinaus verfügt das Programm über eine Stammdatenverwaltung, einen Kalender mit Optionen
für unterschiedliche Terminmodifizierung, ein Adressbuch mit praxisorientierten Funktionen und ein
Zusatztool für die speziellen Anforderungen ambulanter Fachdienste mit FachleistungsstundenManagement.
Qualifizierung des Hilfeplanverfahrens
Bei der Abwicklung von “Hilfen zur Erziehung” gem. §§ 27 ff. SGB VIII ist die Strukturierung des
Hilfeplanverfahrens längst ein fachlicher Standard geworden. Qualität und Erfolg von Hilfeverläufen
werden u. a. davon beeinflusst, wie differenziert und unmissverständlich die Hilfe im individuellen
Hilfeplan konzipiert wird. Je konkreter Hilfeplanverabredungen auf der Handlungsebene getroffen
werden, desto besser sind sie in der Praxis zur Zielorientierung pädagogischen Handelns geeignet.
Das „elektronische Gruppenbuch“ ist ein pädagogisches Dokumentationsprogramm. Das Programm
versetzt die anwendende Einrichtung in die Lage, Hilfeverläufe zu dokumentieren, zu strukturieren und für
das Hilfeplangespräch mit dem Jugendamt aussagekräftige Informationen über den Verlauf eines
Hilfeplanabschnittes in ansprechender Berichtsform vorzulegen.
Das Programm strukturiert das Hilfeplanverfahren und gestaltet die Schnittstelle zwischen der
Jugendhilfeeinrichtung und dem Auftragsjugendamt im Einzelfall. Schwerpunkt des Programms ist die
Erstellung des Berichts zur Vorbereitung des Hilfeplangesprächs mit dem Jugendamt.
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Die wesentlichen Programmfunktionen
am Beispiel einer stationären Wohngruppe
Nach dem passwortgeschützten Öffnen des Gruppenbuches gelangt der Mitarbeiter auf die
Hauptübersicht. In der Kopfleiste der Hauptübersicht ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter das Gruppenbuch
aktuell geöffnet hat.
Der Träger, ggf. die Bezeichnung der Teileinrichtung und der Name der Wohngruppe mit Logo werden im
„Etikett“ des Gruppenbuches angezeigt. Die aktuellen Gruppenbewohner sind in der Registerliste des
Gruppenbuches aufgeführt.
Mit einem Doppelklick auf den Bewohner in der Liste gelangt man auf das Bewohnerblatt.
-3 -
Das Bewohnerblatt ist Mittelpunkt für alle den einzelnen Bewohner betreffenden Arbeitsabläufe des
elektronischen Gruppenbuchs. Hier sind alle Angaben zum Bewohner übersichtlich dargestellt bzw.
aufrufbar.
An zentraler Stelle ist die im Hilfeplan festgelegte Perspektive der Hilfe hervorgehoben. Die Perspektive
der Hilfe soll in generalisierter Form den „Auftrag“ des Jugendamtes beinhalten (strategische Zielebene).
Wohin soll die Hilfe führen? - Womit soll die Hilfe enden? - Was soll die Hilfe bewirken?
Für die Verabredung von konkreten Handlungszielen und Handlungsschritten werden für das
pädagogische Handlungsfeld des Einzelfalls relevante Bereiche definiert (Kategorien). Welche
Kategorien für den Einzelfall relevant sind, wird mit dem Jugendamt im Hilfeplangespräch (Vorschlag der
Einrichtung) erarbeitet. Für jede Kategorie erfolgt eine differenzierte Hilfeplanverabredung.
Über dem Eingabefeld für die Bewohnernotizen (weiß) ist die gültige Hilfeplanverabredung
Handlungsziele und Handlungsschritte der jeweiligen Berichtskategorie eingeblendet. Durch
Umschalten in der Kategorienliste sind hier alle Hilfeplanverabredungen ersichtlich.
Das Eingabefeld für die Bewohnernotizen wird mit einem Doppelklick auf die Kategorie aktiviert, der die
Notiz zugeordnet werden soll, d. h., jede Bewohnernotiz muss inhaltlich einer Kategorie zugeordnet
werden. Über dem Eingabefeld ist die gültige Hilfeplanverabredung der jeweiligen Kategorie
eingeblendet.
Die differenzierte Einblendung der Hilfeplandaten bewirkt, dass alle den Bewohner betreffenden
Eingaben vom Mitarbeiter zwangsläufig im Kontext des Hilfeplans gesehen werden.
Der Hilfeplan ist auf diese Weise ständig auf der Handlungsebene der Mitarbeiter präsent.
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Die Gesamtübersicht (Was war los?) zeigt die chronologische Aneinanderreihung aller
Gruppenbuchnotizen, unabhängig von welchem Mitarbeiter sie verfasst wurden und unabhängig davon,
ob es sich um allgemeine oder um Notizen für einen Bewohner handelt. Diese Ansicht entspricht im
Wesentlichen der Darstellungsform des „klassischen Gruppenbuches“. Hier kann sich z. B. ein Mitarbeiter
bei Dienstantritt oder auch Leitung eine vollständige Übersicht der Geschehnisse in der Gruppe
verschaffen.
Im linke n Rand des Formulars zur Notizenanzeige befinden sich Filter, mit denen Sie die angezeigten
Notizen bei Bedarf selektieren können:
Beim Datumsfilter wird beim Öffnen automatisch 6 Wochen selektiert. Sie können aber auch die
Datumswerte beliebig setzen.
Mit der Eingabe eines Suchbegriffs wird eine Volltextsuche in allen Notizen durch-geführt, gezeigt
werden nur die Notizen, in denen der Suchbegriff vorkommt.
Weitere Filter können für Mitarbeiter,
Klienten und Kategorien gesetzt werden.
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Der Hilfeplanbericht entsteht auf dem Hilfeplan-Vorlagenblatt des Gruppenbuches, welches vom
Bewohnerblatt über den Schalter aktuelle Hilfeplan-Vorlage geöffnet wird. Es ist das Arbeitsblatt zur
Erstellung von Vorlagen für die Hilfeplanfortschreibungsgespräche mit dem Jugendamt.
Für die jeweilige Berichtskategorie werden im linken Teil des Blattes die Notizen des laufenden
Hilfeplanabschnitts eingeblendet. Im rechten Teil wird zusammenfassend der Detailbericht für die
Kategorie erstellt. Neben der aktuellen Hilfeplanverabredung wird ein Vorschlag für die
Hilfeplanfortschreibung formuliert. Für jede Berichtskategorie entsteht auf diese Weise ein Detailbericht.
Die Arbeit auf dem Vorlagenblattblatt kann beliebig oft unterbrochen werden.
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Auf Knopfdruck (Hilfeplanvorlage drucken) wird aus den Eingaben auf dem Vorlagenblatt eine Vorlage
zum Hilfeplanfortschreibungsgespräch mit dem Jugendamt automatisch druckfertig formatiert. Die
Angaben für den Briefkopf, die Stammdaten und die aktuellen Hilfeplandaten des Klienten werden durch
das Programm eingefügt.
In der Hilfeplanvorlage steht für jede Kategorie ein Detailbericht mit der gültigen Hilfeplanverabredung
für die Kategorie und mit einem Vorschlag der Einrichtung für eine neue Hilfeplanverabredung.
Als Resümee wird In der Hilfeplanvorlage nach den Detailberichten ein Vorschlag für die neue
Perspektive der Hilfe und eine Einschätzung für die voraussichtliche Dauer der Hilfe abgegeben.
Für den Ausdruck wird vom Programm immer der aktuelle Bearbeitungsstand verwendet, d. h., man kann
auch unfertige Hilfeplan-Vorlagen ausdrucken, etwa zur Erörterung im Mitarbeiterteam oder zur Vorlage
beim Vorgesetzten. Vorgesetzte können selbstverständlich auch jederzeit alle Berichtsentwürfe öffnen,
ggf. auch korrigieren.
Die Darstellungsform der Hilfeplanvorlage ist gut geeignet, das Hilfeplangespräch mit dem Jugendamt zu
strukturieren und dazu beizutragen, dass alle relevanten Details der Hilfe erörtert werden.
Das einheitliche Layout in Verbindung mit der qualifizierten Strukturierung der Hilfeplanvorlagen hat einen
hohen Wiedererkennungswert und kann gegenüber Ihren Jugendamtspartnern zu einem
Qualitätsmerkmal Ihrer Einrichtung werden.
Für die Mitarbeiter in der Einrichtung ist die Berichtserstellung mit dem elektronischen Gruppenbuch eine
Erleichterung, sie können sich auf Inhalte konzentrieren und brauchen sich um die Form der Berichte
nicht zu kümmern
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Fachleistungsstunden-Management
als Zusatztool zum elektronischen Gruppenbuch
Das Fachleistungsstunden Management erfasst und verwaltet die erbrachten Leistungsstunden auf
dem Hintergrund
der Sollstunden für den Klienten (Auftragsumfang lt. Hilfeplanung) und
der Sollstunden für den Mitarbeiter (dessen Arbeitszeit).
Die Leistungsstunden werden nur einmal über eine mitarbeiterzentrierte Erfassungsliste (DropdownFunktion) eingegeben.
Das Fachleistungsstunden Management erzeugt automatisch für auswählbare Zeiträume Ist-SollVergleich sowohl klientenbezogen als auch mitarbeiterbezogen.
Standardmäßig kann
der laufende Monat
das laufende Jahr und
der vorherige Monat,
das vorherige Jahr
für jeden Klienten, jeden Mitarbeiter und für den gesamten Fachdienst jeweils als Liste geöffnet werden.
Die Ausdrucke sind für die internen FLStd-Abrechnungen der Mitarbeiter, für die Klienten-Rechnungen
gegenüber den Kostenträger und für Verwendungsnachweise bei pauschal finanzierten Fachdiensten
geeignet.
Controllingoptionen im Fachleistungsstunden Management
Der Zugang zum Controllingbereich erfordert eine besondere Berechtigung. Hier können einstellbare SollIst-Vergleiche mit Saldierungen für alle Mitarbeiter, bzw. Klienten vorgenommen werden.
Die Auslastung der Einrichtung wird hier differenziert abgebildet. Über- und Unterschreitungen von
Sollwerten für die Mitarbeiter, für die Klienten und für die Einrichtung sind hier aufrufbar.
Freiwerdende Kapazitäten in der Zukunft sind über einen Wochenschalter mitarbeiterdifferenziert
ersichtlich. Dies erleichtert die Auftragsannahme mit der Zusicherung von voraussichtlichem Hilfebeginn.
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Klientenbezogene Auflistung für
ausgewählten Zeitraum.
Beinhaltet alle FLStd für den
Klienten, egal von welchem
Mitarbeiter.
Mitarbeiterbezogene Auflistung
für ausgewählten Zeitraum.
Beinhaltet alle geleisteten FLStd
des Mitarbeiters, egal für
welchen Klienten.
-9 -
-9-
Grundeinstellungen für das Fachleistungsstunden-Management
Das komplexe Thema Fachleistungsstunden erfordert ein hohes Maß an Flexibilität der zugrunde
liegenden Berechnungsformeln für unterschiedliche Konzepte und Leistungsvereinbarungen von
Jugendhilfeeinrichtungen. Im elektronischen Gruppenbuch sind vielfältige Grundeinstellungen möglich:
Art der Erfassung, optionale Umschaltung zwischen Kontaktstunden und Fachleistungsstunden.
Kontaktstundenerfassung heißt, es werden 2/3 der klientenbezogenen Arbeitszeit als Auftrag für den
Klienten definiert und im Gruppenbuch dokumentiert. Das unsichtbar bleibende Drittel der
klientenbezogenen Arbeitszeit wird für Büroarbeit, Vor- und Nachbereitung von Kontakten etc. als
Notwendigkeit vorausgesetzt und nicht explizit erfasst.
Fachleistungsstundenerfassung heißt, es wird die gesamte klientenbezogene Arbeitszeit (3/3) als
Auftrag für den Klienten definiert und im Gruppenbuch dokumentiert.
Die im Gruppenbuch eingestellte Erfassungsart bewirkt die Verwendung des jeweiligen Begriffes im
Gruppenbuch (Kontaktstunden oder Fachleistungsstunden). Außerdem werden die Sollzeiten für die
Mitarbeiter entsprechend rechnerisch modifiziert.
Berufs- und fallspezifische Minderzeiten - Eingabe eines Prozentwertes
Voraussichtliche Mitarbeiter-Anwesenheitsquote - Eingabe eines Prozentwertes
Hier wird die planerische Nettoarbeitszeit der Mitarbeiter hinterlegt. Der Prozentwert ergibt sich z. B. aus
den KGST-Empfehlungen zur Kalkulation einer Fachleistungsstunde.
Optionen für Leitungskräfte im elektronischen Gruppenbuch
In dezentralen Einrichtungen kann über Intra- bzw. Internet eine Vielzahl „elektronischer Gruppenbücher“
vernetzt werden. Jedes Gruppenbuch ist grundsätzlich von jedem Arbeitsplatz im Netz erreichbar, die
Zugriffsberechtigung wird für jeden Mitarbeiter über ein persönliches Login erteilt.
Für Leitungskräfte ist eine besondere Installation möglich. Über eine Vorauswahlliste können mehrere
(Bereichsleitungen) oder alle Gruppenbücher (Gesamtleitung) im Netzt geöffnet werden. Für diese
Arbeitsplätze stehen Freeclient-Lizenzen kostenfrei zur Verfügung.
Leitungskräfte haben durch Einsicht in die Gruppenbücher vom eigenen Schreibtisch aus die Möglichkeit,
sich umfassend und detailliert über die Ereignisse in den Gruppen zu informieren. Dies ist zu jeder Tagesund Nachtzeit möglich, auch unabhängig davon, ob Mitarbeiter in den Wohngruppen erreichbar sind. Sie
können in den Gruppenbüchern auch Notizen hinterlassen, Erläuterungen und Stellungnahmen zu
bestimmten Vorkommnissen veranlassen oder auch Berichte lesen und korrigieren.
Wenn Leitungskräfte es sich zur Routine machen, regelmäßig die Einträge in den Gruppenbüchern zu
lesen, haben sie eine lückenlose Kenntnis der Ereignisse in den Gruppen, einschließlich der
pädagogischen Interventionen der Mitarbeiter im Detail. Hier ergeben sich Anknüpfungsmöglichkeiten für
Mitarbeitergespräche, Fortbildungen aber auch für notwendige Interventionen.
Leitungskräfte können so ihrer Verantwortung für die anvertrauten Kinder und für qualifiziertes Handeln
der Mitarbeiter besser gerecht werden.
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Technische Informationen, Datenschutz
und Systemvoraussetzungen:
Basis für die Datenhaltung ist der Microsoft SQL Server 2008. Sofern beim Kunden nicht vorhanden, ist der
Server als Laufzeitversion im Lieferumfang von GB2010 enthalten. Das elektronische Gruppenbuch setzt
auf Microsoft Access 2010 auf und ist damit auf dem Betriebssystem Windows7 einsetzbar,
selbstverständlich abwärts kompatibel. Access 2010 ist als Laufzeitversion im Lieferumfang enthalten.
Access 2010 und SQL Server 2008 sind Produkte der Microsoft-Corporation, Redmond/USA.
Über Internet kann eine Vielzahl „elektronischer Gruppenbücher“ vernetzt werden. Eine solche Vernetzung
ermöglicht z. B. Leitungskräften in dezentralen Einrichtungen den Zugriff auf mehrere oder alle
Gruppenbücher. Auch Mitarbeitern in den Teileinrichtungen kann über die Zuweisung von individuellen
Berechtigungen der Zugriff auf andere Gruppenbücher ermöglicht werden. Jedes Gruppenbuch ist von
jedem Arbeitsplatz im Netz erreichbar, die Zugriffsberechtigung wird für jeden Mitarbeiter über ein
persönliches Login erteilt.
Technische Voraussetzung ist die Vernetzung der Arbeitsplätze über DSL-Router mit VPNVerschlüsselung und die ständige Verbindung mit dem Internet (DSL-Flatrate). Durch die VPNVerschlüsselung (getunnelte Internetverbindung) ist der Datenschutz nach allgemein anerkannten
Sicherheitsstandards gewährleistet. Sowohl dezentrale als auch zentrale Datenhaltung ist möglich, das
”elektronische Gruppenbuch” ist auch uneingeschränkt auf einem Terminalserver einsetzbar.
Das Programm ist mit einem Passwortschutz versehen. Jeder Benutzer hat ein persönliches ZugangsPasswort (Login) mit dem er das elektronische Gruppenbuch öffnet. Im geöffneten Gruppenbuch kann
jeder Benutzer uneingeschränkt lesen und schreiben, alle Schreibeingaben werden automatisch mit der
Signatur des jeweils angemeldeten Mitarbeiters sowie mit Datum und Uhrzeit versehen. Rück- oder
Vordatierungen sind nicht möglich. Eine geschriebene Notiz ist nach der Speicherung nicht mehr
veränderbar, sie kann auch nicht gelöscht werden.
Systemvoraussetzungen für den Einsatz des Programms GB 2010:
PC mit mindestens 300 MHZ Pentium II-Prozessor,
mindestens 64 MB RAM und 200 MB Speicherplatz,
Windows Betriebssystem ab Windows 98 bis aktuell Windows7
zur externen Datensicherung in der Einzelplatzversion wird
ein USB-Speichermedium empfohlen.
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FWF Data
Menzelstraße 28
59069 Hamm
Telefon: 02381 – 59 88 51
E-Mail : [email protected]
www.fwf-data.de
Wir machen Ihnen gerne ein Angebot für den Einsatz des elektronischen Gruppenbuchs in Ihrer
Einrichtung. Für Detailfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.
Eine Programmpräsentation in Ihrer Einrichtung ist möglich. Um das elektronische Gruppenbuch
testen zu können, ist die Freischaltung eines Test-Logins auf unserem Server mit einem
Beispielgruppenbuch möglich.
Bitte sprechen Sie uns an.
© FWF Data
Dezember 2012