Von Plone zu PloneGov
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Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Von Plone zu PloneGov Erfahrungen aus dem Kanton Basel-Stadt Priscilla Dipner-Gerber Thomas Schärli Fachstelle für Informatik und Organisation des Kantons Basel-Stadt Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 1 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 1: Web-Auftritt mit Plone (www.statistik.bs.ch) im Statistischen Amt BS Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 2 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 1: Web-Auftritt mit Plone Gründe für die Wahl von Plone aktive Beteiligung der Anwendenden flexible Gestaltungsmöglichkeiten rasch visualisierbare, schrittweise verbesserbare Ergebnisse („Extreme Programming“) dynamische Einbettung von Statistikdaten Offener Sourcecode Keine Abhängigkeit vom Lieferanten niedrige Kosten Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 3 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 1: Web-Auftritt mit Plone Erfahrungen mit dem Plone Web CMS leicht zu bedienen und zu pflegen Leicht erweiterbar Flexibles Berechtigungskonzept Workflow Bestandteil eines neuen Publikationskonzepts (aktuellste Inhalte und Details auf der WebPlattform) Kein an bisherigen Papiermedien orientiertes CM Beschicken von Inhalten aus rückwärtigen Prozessen bleibt noch zu lösen Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 4 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 2: Intranet-Plattform (Infothek) im Wirtschafts- und Sozialdepartement Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 5 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 2: Intranet-Plattform (Infothek) Ausgangslage statisch ausgerichtetes Intranet-Konzept anspruchsvolles Standard-Web CMS schwerfällige Abläufe, um innovative Ideen umzusetzen Bedürfnis des Departementsvorstehers nach einem Führungsinstrument Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 6 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 2: Intranet-Plattform (Infothek) Anforderungen departementweit nutz- und auswertbare Führungsinformation Umsetzung von NPM im operativen Alltag „Schwarzes Brett“ für Mitarbeitende (insbesondere für Kader-Angehörige) Sitzungsübersicht Delegierte Bewirtschaftung Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 7 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 2: Intranet-Plattform (Infothek) Lessons Learned Ziel in geplanter Frist erreicht Ergebnisse schnell visualisierbar Nutzung durch Zielgruppen hält sich noch in Grenzen. Gründe: - Vielzahl parallel eingesetzter Plattformen und Werkzeuge mit redundantem Angebot gleichen Inhalts - Unsicherheiten über „Standard Tools“ im Kanton - fehlende treibende Kraft ausserhalb des StatA Interesse und Nutzung auf Departementsebene bleibt bestehen. Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 8 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 3: eCollaboration in anwendungs-übergreifenden Arbeitsbereichen Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 9 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 3: eCollaboration Vision eines virtuellen Arbeitsplatzes Vereinfachter Zugang zu besser vernetztem Wissen Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 10 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 3: eCollaboration Experimentierphase Idee: Das elektronische Dossier als logische Klammer von zusammengehörigen Einzel-Informationen Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 11 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 3: eCollaboration Ergebnis Erweiterungs-Optionen für Teamraum.ch Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 12 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 4: Elektronische Geschäftsund Aktenführung Ein Auftrag des Staatsarchivs BS Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 13 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung ELGAR => GEVER BS => GEVER light Elektronische Informationsverarbeitung hat traditionelle Praktiken der Schriftgutverwaltung überrumpelt. bescheidener Regelungsrahmen in Basel-Stadt mangelhaft geklärte Zuständigkeiten fehlender organisatorischer Durchsetzungswille kulturelle Faktoren GEVER-Standards wird als zu anspruchsvoll empfunden. Die Arbeit mit einer GEVER muss Freude machen. Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 14 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung ELGAR-„Bausatz“ Schwergewicht auf organisatorischem Rahmen Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 15 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung Vom Anforderungskatalog zum Pilot Pilotdienststelle: Statistisches Amt inhaltliche Basis: Anforderungskatalog ELGAR (von GEVER-Vorgaben abgeleitet) technischer Rahmen: gleiche Umgebung wie für Web-Auftritt => Plone Ausgangspunkt: konkrete Anwendungsfälle Ziel: Machbarkeit des Konzepts ELGAR an einem Prototyp zeigen können Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 16 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung Ist-Situation Virtueller Arbeitsplatz (Plone / zope) Collaboration Platform WSDInfothek scope Dossier PRINS InternetAngebot Konsul SPSS OCS Projekto / Presento MS Office SAP FI MIS Oracle MS Windows SQL Server Microstrategy MS Outlook GWR MS Access Datenlager Jedem Problem sein Werkzeug Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 17 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung Zielvorstellung Konzept ELGAR als fachlicher Ansatz Geschäftsobjekte Ordnungssystem Dossier Vorgang Dokumente Metadaten Dateien Journaleintrag Akteur Fachdaten Virtueller Arbeitsplatz (Plone / zope) Collaboration Platform WSDInfothek scope Dossier PRINS InternetAngebot Konsul SPSS OCS Projekto / Presento MS Office SAP FI MIS Oracle MS Windows SQL Server Microstrategy MS Outlook GWR MS Access Datenlager Ausbau der Intranet-Plattform zu „virtuellem Arbeitsplatz“ Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 18 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung Ansatzpunkt Mgt-Prz Amtsführung (Planung, Controlling, Personalführung) Persönliche Arbeitsorganisation Kernprozesse Daten Information beschaffen erfassen aufbereiten lagern auswerten bereitstellen verbreiten Personalwesen Hilfsprozesse Rechnungswesen Geschäfts- und Aktenführung Bibliothek Informatik Hausverwaltung Geschäftsprozesse des StatA Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 19 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung Anwendungsfälle des Pilot ELGAR StatA Nr. Anwendungsfall 1 Ordnungssystem auf-bauen und pflegen 2 Dossier verwalten 3 Objekt registrieren 4 Ereignis festhalten 5 Akteur beteiligen 6 Auftrag erteilen, aus-führen und überwachen 7 11 Anfrage beantworten 12 Unterlagen mit externen Partnern austauschen 13 Daten verarbeiten Dokument erstellen[1] 14 Inhalt publizieren 8 Sitzung organisieren“ 15 Publikation versenden 9 Arbeit planen 16 Leistung abrechnen 17 Geschäftsinformation zusammensuchen 18 Statistikprozess optimieren 19 „Müll“ entsorgen* 20 Akten dem Staatsarchiv abliefern* 10 Zeit rapportieren Ziel: Lösungsansatz direkt am Prototyp oder auf der Basis einer Spezifikation zeigen können Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 20 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 5: PloneGov Ein Gemeinschaftsprojekt von Bund und Kanton BS Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 21 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 5: PloneGov Konvergierende Interessen 4teamwork Kanton BS (FIO) GEVER light Bund (ISB) Collaboration kostengünstig einführ- und leicht erweiterbare Basisfunktionalitäten Lösungsansatz und Entwicklungsmethodik, beruhend auf Open Source eingebettet in eine Intranet-Portalanwendung gebündelte Fachkompetenz Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 22 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 5: PloneGov Arbeit in „Sprints“ Nutzung des Teamraums als Projektplattform konzentrierte Arbeit im Kernteam von Verwaltungsfachleuten und Entwicklern Entwicklung als iterativer gemeinsamer Lernprozess Pragmatisches Vorgehen: Übernehmen von Plone-Erzeugnissen, die bereits verfügbar sind / Fokus auf der Implementierung von Features, die einen besonders hohen Nutzen bringen PloneGov GEVER light: Produkt von ca. 10 gemeinsamen „Sprint“-Tagen Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 23 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 5: PloneGov Erkenntnisse Konzept und Anforderungskatalog ELGAR mit PloneGov umsetzbar ca. 50 % der Anwendungsfälle operativ nutzbar implementiert; ca. 25 % spezifiziert hinsichtlich Funktionalität und Usability bereits sehr zufrieden stellend als Enterprise Solution für ganzen Kanton im Moment noch nicht genügend ausgereift Viel versprechende Option für den lokalen Einsatz als Collaboration Workplace Das gemeinsame Projekt hat sich in jeder Hinsicht gelohnt. Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 24 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 6: Einsatz von PloneGov im Kanton Basel-Stadt heute Interner Workplace FIO Intranet-Plattform InformatikOrganisation BS Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 25 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 6: Einsatz von PloneGov heute Aktuelle Vorhaben Statistisches Amt Web-Auftritt Befragungen (Durchführung und Ergebnispräsentation) PloneGov (noch nicht entschieden) Finanzverwaltung PloneGov mit Sitzungsmanagement und Mail-Archivierung / LDAP-Schnittstelle Publikationsprozess: Aufbereitung druckfertiger Dokumente aus multiplen Datenquellen (z.B. Budget) Fachstelle für Informatik und Organisation PloneGov mit Sitzungsmanagement und Mail-Archivierung / LDAP-Schnittstelle Intranet-Plattform für kantonale Informatik-Organisation mit CUG Wirtschafts- und Sozialdepartement Infothek Version 2 (mit Einbau von PloneGov-Elementen) Dossiermanagement (noch nicht entschieden) Schulen BS Internet-Plattform mit CUG .... Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 26 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 6: Einsatz von PloneGov heute Strategische Einbettung Informatikstrategie für den Kanton BS in Erarbeitung Strategischer Vorentscheid getroffen für den Einsatzbereich „ Entscheidungs-unterstützende Prozesse“ (für reine Geschäftskontrollen:CMI Konsul) noch offen: - Produktstandards für Einsatzbereiche Collaboration / Web Content Management / Dossiermanagement - Entscheid über verwaltungsweite Dokumentenablage den lokalen Process Owners überlassen: - Entscheid über Produktwahl zur Unterstützung von Leistungserstellungsprozessen (Fallführung usw.) eCH-Standards werden an Beachtung gewinnen. Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 27 Informatik-Konferenz des Kantons Basel-Stadt Fachstelle für Informatik und Organisation Schritt 6: Einsatz von PloneGov heute Schritt 7: Ausblick Portal Intranet / Extranet Foren (Front-Office) GEVER light (Kanzlei) (Mid- Office) Process Base Service Center Online-Schalter Fachbereiche (Fallführung) Fachsysteme (Back- Archiv Office) Supportsysteme (ERP usw. Ausbau mit vereinten Kräften zu einem integralen E-Gov Tool? Info-Sprint 24. April 2007 Info-Sprint 24. April 2007 Bern 28
