White Paper Systemarchitektur V6.11
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White Paper Systemarchitektur DocuWare Version 6.11 Copyright © 2017 DocuWare GmbH Alle Rechte vorbehalten Die Software enthält Proprietary-Information von DocuWare. Sie wird unter Lizenz bereitgestellt und ist darüber hinaus durch das Copyright geschützt. Im Lizenzvertrag sind Einschränkungen bezüglich der Nutzung und Offenlegung enthalten. Rekonstruktion der Software ist untersagt. Da dieses Produkt laufend weiterentwickelt wird, können die hier enthaltenen Informationen ohne Vorankündigung geändert werden. Die hier enthaltenen Rechte am geistigen Eigentum und Informationen sind vertrauliche Informationen, die nur der DocuWare GmbH und dem Kunden zugänglich sind, und bleiben das ausschließliche Eigentum von DocuWare. Falls Sie in der Dokumentation auf Probleme stoßen, weisen Sie uns bitte in schriftlicher Form darauf hin. DocuWare übernimmt keine Garantie dafür, dass dieses Dokument frei von Fehlern ist. Kein Teil dieser Veröffentlichung darf ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von DocuWare in irgendeiner Form oder mithilfe welcher Verfahren auch immer (elektronisch, mechanisch, Fotokopie, Aufzeichnung oder auf andere Weise) vervielfältigt, in einem Retrievalsystem abgelegt oder übertragen werden. Dieses Dokument wurde erstellt mit AuthorIT™, Total Document Creation (http://www.author-it.com). Disclaimer Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt zusammengestellt und die Informationen darin sind Quellen entnommen, die als zuverlässig gelten. Dennoch kann keine Haftung übernommen werden für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen. Aus den in diesem Dokument aufgenommenen Informationen können keine Ansprüche hergeleitet werden. Die DocuWare GmbH behält sich das Recht vor, jegliche Informationen, die in diesem Dokument enthalten sind, ohne vorherige Ankündigung zu verändern. DocuWare GmbH Therese-Giehse-Platz 2 82110 Germering www.docuware.com (http://www.docuware.com) Inhalt 1 Änderungshistorie 6 2 Zielsetzung des White Papers 8 3 Einführung 9 4 3.1 Zukunftsfähig dank modernster Technologie .................................................. 9 3.2 Mehrschichtenarchitektur (N-Tier) .................................................................. 10 3.3 Die Systemvoraussetzungen ........................................................................... 11 Client-Anwendungen 4.1 Webbasierte Anwendungen ............................................................................ 12 4.1.1 DocuWare Web Client ...............................................................................................12 4.1.2 DocuWare Konfiguration............................................................................................12 4.2 Windows-basierte Anwendungen ................................................................... 21 4.2.1 Benutzeranwendungen ..............................................................................................21 4.2.2 Administrative Anwendungen ....................................................................................24 4.3 Anwendungen für Multifunktionsgeräte ......................................................... 25 4.3.1 4.4 5 12 Connect to Ricoh, Version 2 ......................................................................................26 Mobile Clients ................................................................................................... 26 4.4.1 DocuWare Mobile ......................................................................................................26 4.4.2 PaperScan Client .......................................................................................................26 Web Services 27 5.1 Platform Service und Web Client .................................................................... 27 5.2 Settings Service ............................................................................................... 28 5.3 Desktop Server Component ............................................................................ 28 5.4 Web-basierte Konnektoren .............................................................................. 29 5.4.1 Connect to SharePoint...............................................................................................29 5.4.2 Connect to Xerox .......................................................................................................29 5.4.3 Connect to OKI ..........................................................................................................29 5.4.4 Connect to Sharp, Version 2......................................................................................29 5.4.5 Connect to Toshiba, Version 2 ..................................................................................30 3 6 Backend Server 6.1 Authentification Server .................................................................................... 31 6.2 Content Server ................................................................................................. 32 6.3 Notification Server ........................................................................................... 33 6.4 Thumbnail Server ............................................................................................. 33 6.5 Workflow Engine Server .................................................................................. 34 6.6 Connect to SAP Server .................................................................................... 34 6.7 Hintergrundprozesse ....................................................................................... 35 6.7.1 Background Process Service.....................................................................................35 6.7.2 Workflow Server ........................................................................................................36 6.8 7 31 Administrative Anwendungen und Dienste .................................................... 37 6.8.1 Service Control ..........................................................................................................37 6.8.2 Message Bus Administration .....................................................................................37 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index 7.1 38 Datenbanken .................................................................................................... 38 7.1.1 Unterstützte Datenbanksysteme ...............................................................................38 7.1.2 Die Struktur der Datenbanken ...................................................................................38 7.2 Unterstützte Speicherorte für Archive und Briefkörbe .................................. 41 7.3 Volltext-Index.................................................................................................... 42 8 Intelligent Indexing 43 9 Architektur der Archive 44 10 9.1 Plattenkonzept.................................................................................................. 44 9.2 Dokumentstruktur ............................................................................................ 44 9.3 Header-Datei ..................................................................................................... 45 9.4 Ablagestruktur.................................................................................................. 46 9.5 Volltext-Funktionalität...................................................................................... 49 9.6 Besonderheiten bei Briefkörben ..................................................................... 49 9.7 Export-Import-Synchronisation....................................................................... 49 9.8 Selbsttragende Archive ................................................................................... 51 Kommunikationstechnologien 10.1 52 Protokolle ..................................................................................................... 52 4 10.2 Client-Server-Kommunikation .................................................................... 53 10.3 Server-Server-Kommunikation ................................................................... 54 10.4 Message Bus................................................................................................ 55 11 Externer Zugriff 56 12 Integrationen 58 13 Setup 60 14 13.1 Server Setup ................................................................................................ 60 13.2 Client Setup und DocuWare Update ........................................................... 60 Skalierbarkeit 14.1 62 Skalierungsformen des Systems................................................................ 62 14.1.1 Skalierungsform 1 ...................................................................................................63 14.1.2 Skalierungsform 2 ...................................................................................................63 14.1.3 Skalierungsform 3 ...................................................................................................64 14.1.4 Skalierungsform 4 ...................................................................................................64 14.2 Skalierung einzelner Komponenten ........................................................... 65 14.3 Datenhaltung................................................................................................ 67 14.4 Lastverteilung .............................................................................................. 67 14.5 Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit .......................................................... 68 14.5.1 Geografisch verteilte Systeme ................................................................................68 5 Änderungshistorie 1 Änderungshistorie Gegenüber dem vorhergehenden White Paper Systemarchitektur zur DocuWare Version 6.10 ergeben sich folgende Änderungen: Thema Neue Abschnitte Hintergrundprozesse: Übersichtstabelle, Autoindex ergänzt Einteilung nach Konfigurationsbereichen: System, Erfassen, Zusammenarbeit, Integrationen, Persönlich Mail-Dienste Autoindex-Status Intelligent Indexing E-Mail-Konten Geänderte Abschnitte Kapitel Backend Server Client-Anwendungen > Webbasierte Anwendungen > DocuWare Konfiguration Client-Anwendungen > Webbasierte Anwendungen > DocuWare Konfiguration > System Client-Anwendungen > Webbasierte Anwendungen > DocuWare Konfiguration > Persönlich Jetzt HTML5-basiert: Archive (System) Briefkörbe (System) Connect to Outlook (Integrationen) E-Mail-Benachrichtigungen (Zusammenarbeit) Client-Anwendungen > Webbasierte Anwendungen > DocuWare Konfiguration Workflow Server: Autoindex entfernt Backend Server Matrizes aktualisiert Kommunikationstechnologien > Client-Server-Kommunikation / Server-Server-Kommunikation Skalierungsformen des Systems, Skalierung einzelner Komponenten: Skalierbarkeit Anpassungen in Tabellen Entfallene Abschnitte DocuWare Hub DocuWare Mobile Plus II Client-Anwendungen > Mobile Clients 6 Änderungshistorie Vorgängerversionen Das White Paper Systemarchitektur können Sie auch für vorhergehende Versionen von DocuWare herunterladen: Für DocuWare Version 6.10 https://www.docuware.com/main.asp?sig=dld&lan=de&loc=de&dwdblan=german&dwdbkat= do*&dwdbname=white+paper+systemarchitektur+V6.10 Für DocuWare Version 6.9 (https://www.docuware.com/main.asp?sig=dld&lan=de&loc=de&dwdblan=german&dwdbkat= do*&dwdbname=white+paper+systemarchitektur+V6.9) Für DocuWare Version 6.8 (https://www.docuware.com/main.asp?sig=dld&lan=de&loc=de&dwdblan=german&dwdbkat= do*&dwdbname=white+paper+systemarchitektur+V6.8) Für DocuWare Version 6.7 http://www.docuware.com/main.asp?sig=dld&lan=de&loc=de&dwdblan=german&dwdbkat=d o*&dwdbname=white+paper+systemarchitektur+V6.7 Für DocuWare Version 6.6 (http://www.docuware.com/main.asp?sig=dld&lan=de&loc=de&dwdblan=german&dwdbkat=d o*&dwdbname=white+paper+systemarchitektur+V6.6) 7 Zielsetzung des White Papers 2 Zielsetzung des White Papers Dieses White Paper erläutert Ihnen die Gesamtarchitektur des DocuWare-Systems. Sie erfahren, welche Komponenten und Technologien DocuWare einsetzt und wie diese in einem On-Premise-System zusammenwirken. Das Papier richtet sich an technisch interessierte Leser, vor allem an technische Mitarbeiter bei Kunden, Vertriebspartnern und Beratungsunternehmen, sowie an Fachmedien. Vorausgesetzt wird lediglich ein technisches Grundlagenwissen über den Aufbau moderner Software-Anwendungen, idealerweise von Dokumenten-Management-Systemen. Detaillierte Kenntnisse aktueller oder vorheriger DocuWare-Systeme sind nicht erforderlich. Ziel des White Papers ist es, Ihnen zu ermöglichen, sich ein technisch fundiertes Urteil über das DocuWare-System zu bilden und die Leistungsfähigkeit im Hinblick auf Anpassungsfähigkeit, Skalierbarkeit und Performance bei bestehenden Anforderungen einzuschätzen. Wenn Sie mehr über andere technische Aspekte von DocuWare erfahren möchten, finden Sie im DocuWare Knowledge Center weitere White Paper zu den Themen Integration (http://help.docuware.com/de/#b57864t61253n56685), Sicherheit http://help.docuware.com/de/#t59331, Intelligent Indexing (http://help.docuware.com/de/#b57864t59331n56740) und DocuWare Cloud (http://help.docuware.com/de/#b57864t58812n56659). 8 Einführung 3 Einführung DocuWare ist das moderne Dokumentenmanagement-System für professionelles Enterprise Content Management. Mit DocuWare können Sie zu jedem Zeitpunkt und von jedem Ort aus auf Ihre Dokumente und die wichtigen Informationen darin zugreifen. Die Systemarchitektur von DocuWare zeichnet sich durch echte Mandantenfähigkeit, eine serviceorientierte Struktur und modernste Schnittstellen für Web- und mobile Anwendungen aus. Dokumentenmanagement mit DocuWare Das Grundprinzip von DocuWare basiert auf der gewohnten Büroumgebung und den bekannten Arbeitsabläufen. Dokumente werden zunächst in elektronischen Briefkörben gesammelt, die dem Posteingang auf Ihrem Schreibtisch ähneln. Dann bearbeiten Sie die Dokumente wie gewohnt – Sie sortieren sie, heften sie bei Bedarf zusammen und fügen Notizen, Kommentare, Signaturen oder Stempel hinzu. Aus den Briefkörben heraus werden die Dokumente dann in digitalen Archiven abgelegt. Die Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool. Es steht Ihnen frei, wie viele Archive Sie erstellen möchten und wie diese organisiert sind – Sie entscheiden, was für Ihre Firma sinnvoll ist. Durch die leistungsfähigen Index-Funktionen werden alle Dokumentarten immer am richtigen Ort archiviert und mit wenigen Klicks wieder auf den Bildschirm geholt. Diese und zahlreiche weitere Funktionen, zum Beispiel das Workflow-Management, machen DocuWare zu einer hochmodernen, leistungsstarken Software, mit der Sie Ihre Geschäftsprozesse gezielt optimieren können. Über die verschiedenen Anwendungsfelder informiert Sie auch die umfassende Kollektion von DocuWare-Videos (http://www.youtube.com/user/docuwarede). DocuWare wird nach einem Lizenzmodell vertrieben, das eine Basislösung und erweiterte Lösungen anbietet. Bündel von Funktionen können als lizenzierte Module zugekauft werden. Dabei unterscheiden sich die Namen der Module zum Teil aus historischen Gründen von den Namen der zugehörigen technischen Komponenten. 3.1 Zukunftsfähig dank modernster Technologie Die IT-Welt ist einem raschen Wandel unterworfen - es entstehen fast täglich neue, heterogene Typen von IT-Geräten und Technologien. Vor diesem Hintergrund setzt DocuWare bei der Programmierung und Architektur seines DokumentenmanagementSystems auf modernste Technologien und bietet seinen Kunden eine Software, die auch morgen noch die unterschiedlichsten Nutzerbedürfnisse erfüllt. Wer mit DocuWare arbeiten möchte, braucht nicht mehr als ein internetfähiges Gerät, auf dem ein Browser installiert ist, denn der DocuWare Web Client funktioniert vollständig browserbasiert. DocuWare kann daher auch plattformübergreifend eingesetzt werden, denn über den Browser ist das System sowohl von Windows- als auch von Mac-OS-Geräten aus aufzurufen. Nur in wenigen Fällen werden noch lokale Anwendungen benötigt, diese sind in 9 Einführung den DocuWare Desktop Apps zusammengefasst, die sich zentral und einfach verwalten lassen. Der DocuWare Web Client beruht auf modernster HTML5-Technologie und unterstützt somit alle Standardbrowser, auch für sehr komplexe Bedienszenarien. DocuWare arbeitet mit offenen Kommunikationsstandards und verwendet zwischen sehr vielen Komponenten HTTP/HTTPS, meist entweder zusammen mit REST (Representional State Transfer) oder mit SOAP (Simple Object Access Protocol). Die mobilen Anwendungen von DocuWare stehen sowohl unter iOS als auch unter Android und damit auf allen wichtigen Plattformen zur Verfügung. Für die Installation von DocuWare werden stets die neuesten Windows-Versionen, für die Datenbanken alle bedeutenden Server-Technologien in einer großen Versionstiefe unterstützt, dies sind MS SQL, MySQL und Oracle. Und nicht zuletzt ist DocuWare nicht nur als On-Premise-Version einzusetzen, sondern mit DocuWare Cloud auch als Cloud-Lösung ohne eigene Serverinstallation. Das vorliegende White Paper beschreibt die On-Premise-Version. 3.2 Mehrschichtenarchitektur (N-Tier) Die Architektur von DocuWare entspricht dem N-Tier-Modell und gliedert sich in insgesamt vier Schichten: Client-Anwendungen: Alle dialogorientierten Funktionen laufen in den Browsern der Arbeitsplatzsysteme und der mobilen Endgeräte ab. 1 Web Services Ein Teil der Applikationslogik ist in mehreren DocuWare Web Services lokalisiert. 2 Backend Server Ein anderer Teil der Applikationslogik ist auf mehreren DocuWare Backend Servern lokalisiert. 3 Infrastruktur (Datenbanken, Speicherorte, Volltext-Funktionalität) Im Prinzip nutzen mehrere Server gemeinsame Ressourcen auf einem oder mehreren zentralen Hintergrund-Servern. Die vier Schichten der DocuWare-Systemarchitektur 10 Einführung Der Begriff Server steht hier für einen Software-Dienst und nicht für eine Hardware. Ein DocuWare-System besteht in diesem Sinn immer aus mehreren (Software-)Servern, die aber - in einer Minimallösung - alle auf einem Hardware-Server gleichzeitig laufen können. 3.3 Die Systemvoraussetzungen DocuWare setzt auf zukunftsfähige Technologien und größtmögliche Kompatibilität des Systems mit verschiedensten Hardware- und Softwarekomponenten anderer Hersteller. Demnach werden die Systemvoraussetzungen mit jeder neuen Version angepasst. Einen ersten Überblick dazu gibt Ihnen dieser Abschnitt, die jeweils aktuellen Details erfahren Sie im DocuWare Knowledge Center unter "Systemvoraussetzungen (http://help.docuware.com/de/#b57853t55049n54067)". Web Client Als Browser unterstützt DocuWare die aktuellen Versionen von Internet Explorer, Firefox und Chrome. Ausnahmen bei Chrome sind einige wenige auf Silverlight beruhende Komponenten. DocuWare Server Die Server des DocuWare-Systems sind auf Basis der .NET-Architektur von Microsoft realisiert. Sie sind somit auf allen Plattformen lauffähig, die eine gängige Windows-Version unterstützen. Infrastruktur-Komponenten Für Datenbanken unterstützt DocuWare die aktuellen Versionen von Microsoft SQL Server, Oracle und MySQL. Terminalserver Als Erweiterungen des DocuWare-Systems können der Microsoft Terminalserver und der Citrix Metaframe genutzt werden. 11 Client-Anwendungen 4 Client-Anwendungen Das DocuWare-System umfasst drei Arten von Client-Anwendungen: webbasierte Anwendungen Windows-basierte Anwendungen Anwendungen für mobile Endgeräte Die folgenden Abschnitte informieren Sie über die Komponenten dieser verschiedenen Bereiche. 4.1 Webbasierte Anwendungen Zu den webbasierten Anwendungen gehören der DocuWare Web Client und die DocuWare Konfiguration. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über deren Systemkomponenten. 4.1.1 DocuWare Web Client Der Web Client ist aus Benutzersicht das Herzstück der Client-Anwendungen von DocuWare. Über ihn greifen Sie online auf Ihr DocuWare-System zu, ohne eine ClientAnwendung installieren zu müssen. Der Web Client bietet alle Möglichkeiten des modernen Dokumentenmanagements: Sie können die Dokumente u.a. im Archiv ablegen und suchen sowie in einem HTML5-Viewer anzeigen und bearbeiten. Zudem lassen sich viele Aktionen analog zur Papierablage vollziehen, zum Beispiel mehrere Dokumente zu einem zusammenfügen. Der Funktionsumfang des Web Client erweitert sich jeweils um die Funktionen der Module, die zusätzlich zur DocuWare-Standardausführung lizenziert werden, z.B. um die WorkflowAufgabenliste oder die Task-Manager-Liste. Der Web Client basiert auf HTML5-Technologie. Die Komponente ist in den Platform Service (auf Seite 27) integriert und kommuniziert über diesen mit den Backend Servern. Mit den Komponenten von DocuWare Desktop Apps kommuniziert der Web Client über den Desktop Service (auf Seite 23). 4.1.2 DocuWare Konfiguration Die DocuWare Konfiguration fasst die Konfigurationsoberflächen verschiedener Anwendungen innerhalb eines DocuWare-Systems zusammen, die nicht in der DocuWare Administration verwaltet werden. Ein Teil dieser Anwendungen beruht auf der HTML5-, ein anderer auf der Silverlight-Technologie. Die DocuWare Konfiguration besteht technisch aus zwei Komponenten: der Benutzeroberfläche mit den Plug-ins der Anwendungen und dem Settings Service (auf Seite 28) zum Speichern der Einstellungen. 12 Client-Anwendungen Die folgenden Abschnitte beschreiben die einzelnen Plug-ins mit den wichtigsten Einstellungen, die darin vorgenommen werden. Zu den Anwendungen selbst erhalten Sie weitere Informationen im Abschnitt Windows-basierte Anwendungen (auf Seite 21). 13 Client-Anwendungen 4.1.2.1 System (Organisation) Dieser Abschnitt beschreibt alle Plug-ins, die auf System- bzw. Organisationsebene zu konfigurieren sind, dazu gehören: Archive Mail-Dienste Autoindex-Status Auswahllisten Briefkörbe Synchronisation Texterkennung Intelligent Indexing 4.1.2.1.1 Archive Hier erstellen und verwalten Sie Archive mit verschiedenen Einstellungen. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. Im Vergleich zur DocuWare Administration umfasst die Archivadministration in der DocuWare Konfiguration nahezu den vollständigen Funktionsumfang. Lediglich die Verwaltung der Archivplatten, der Dokument-Links und der Archiv-Protokollierung findet allein in der DocuWare Administration statt. 4.1.2.1.2 Mail-Dienste Für Mail-Dienste richten Sie hier Verbindungen zu IMAP- und Exchange-Servern ein. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 4.1.2.1.3 Autoindex-Status Hier richten Sie die Statusüberwachung von Autoindex ein. Autoindex übernimmt aus anderen Anwendungen Informationen und übergibt diese als Indexkriterien an DocuWare. Der Autoindex-Status bzw. die Überwachung wird in der IIS-Anwendung "Processes" im DocuWare Processes App Pool gehostet. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. Die Autoindexüberwachung in der DocuWare Konfiguration verfügt über einen eingeschränkten Funktionsumfang gegenüber der DocuWare Administration und wird als Bearbeitungsmöglichkeit zusätzlich zur DocuWare Administration zur Verfügung gestellt. 4.1.2.1.4 Auswahllisten Hier legen Sie fixe Auswahllisten an und weisen diesen Felder zu, außerdem importieren Sie fixe Auswahllisten. Darüber hinaus legen Sie dynamische Auswahllisten an und weisen diesen Felder zu. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. Die Auswahllisten in der DocuWare Konfiguration werden als Bearbeitungsmöglichkeit zusätzlich zur DocuWare Administration zur Verfügung gestellt. 14 Client-Anwendungen 4.1.2.1.5 Briefkörbe Hier erstellen und verwalten Sie Briefkörbe mit folgenden Einstellungen: Kapazität definieren, Verbindung zu Archiv festlegen, Intelligent Indexing aktivieren, Berechtigungen zuweisen, Briefkorb-Speicherorte anlegen und bearbeiten (Administrator). Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 4.1.2.1.6 Synchronisation In diesem Plug-in managen Sie den Datenaustausch von verschiedenen DocuWareSystemen mit Einstellungen für die Spiegelung und die Synchronisation von Daten. Es eignet sich besonders gut für den Datenabgleich von lokalen Organisationen und CloudOrganisationen sowie innerhalb von hybriden Cloud-Systemen: Dokumente können aus der DocuWare Cloud beispielsweise in ein On-Premise-System gespiegelt oder synchronisiert werden. Diese Synchronisationsmöglichkeit funktioniert nach dem Prinzip, dass alle beteiligten Archive gleichwertig sind (Synchronisation Version 2). Sie besteht zusätzlich zu der Möglichkeit von vordefinierten Workflows nach dem Master-Satellite-Prinzip. (Synchronisation Version 1). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Export-ImportSynchronisation (auf Seite 49). Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 4.1.2.1.7 Texterkennung Hier erstellen und verwalten Sie Konfigurationen für die OCR (Optical Character Recognition) mit Einstellungen zu OCR-Genauigkeit und Textsprachen und den Berechtigungen. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 4.1.2.1.8 Intelligent Indexing Hier richten Sie den Dienst Intelligent Indexing ein. Intelligent Indexing klassifiziert Dokumente und sucht darin automatisch nach relevanten Indexbegriffen. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 15 Client-Anwendungen 4.1.2.2 Erfassen Dieser Abschnitt beschreibt alle Plug-ins, die dem Erfassen und Verarbeiten von Dokumenten dienen. Dazu gehören: Import-Konfigurationen DocuWare Printer Connect to OKI Connect to Ricoh Connect to Toshiba Connect to Sharp 4.1.2.2.1 Import-Konfigurationen In diesem Plug-in erstellen und verwalten Sie Konfigurationen für den Dokumenten-Import mit DocuWare Scan und DocuWare Import, und zwar mit folgenden Einstellungen: Ablageziel bestimmen; Identifizierung; Details für den Import, das Teilen, Indexieren und Verarbeiten der Dokumenten festlegen; dem Dokument Formular/Briefbogen hinterlegen; Berechtigungen zuweisen. Über Import-Konfigurationen kann auch das Auslesen von Metadaten, die bestimmte MFPGeräte oder Software-Lösungen zu gescannten Dokumenten erzeugen, gesteuert werden. Beim Ausführen einer entsprechenden Import-Konfiguration werden diese XML-Dateien ausgelesen und der Inhalt wird in Form von Indexbegriffen zu den Dokumenten verwendet. Auf diese Weise können die Dokumente direkt in ein DocuWare-Archiv gescannt werden. Das Plug-in basiert auf der Silverlight-Technologie. DocuWare bietet für die Import-Konfigurationen die im Folgenden aufgeführten Formate an. Format Beschreibung DWCONTROL Im Format dwcontrol werden Dateien in DocuWare abgelegt, die mit DocuWare Printer unter Einsatz von dwcontrol-Befehlen erzeugt wurden. ZUGFeRD Im ZUGFeRD-Format werden Dateien in DocuWare abgelegt, die mit ZUGFeRD-fähigen Software-Lösungen, z.B. DocuWare Printer, erzeugt wurden. ZUGFeRD ist das deutsche Standardformat für den elektronischen Rechnungsaustausch. Dabei werden in einen PDF-Beleg (PDF/A-3) standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format eingebettet. eCopy Im Format eCopy werden Dateien in DocuWare abgelegt, die mit Multifunktionsgeräten des Herstellers Canon erzeugt wurden (eCopy ShareScan V5 SP4 / Quick Connect). Ricoh Global Scan NX (GSNX) Im Format GSNX werden Dateien in DocuWare abgelegt, die mit Global Scan NX-fähigen Multifunktionsgeräten des Herstellers Ricoh erzeugt wurden. 16 Client-Anwendungen Format Beschreibung Hewlett-Packard (HP) Im Format HP werden Dateien in DocuWare abgelegt, die mit Multifunktionsgeräten des Herstellers Hewlett-Packard (HP) erzeugt wurden. Um XML-Metadaten auf HP-Geräten zu erzeugen, wird die HP Digital Sending Software benötigt. Kyocera Im Format Kyocera werden Dateien in DocuWare abgelegt, die mit Multifunktionsgeräten des Herstellers Kyocera erzeugt wurden. Toshiba Im Format Toshiba werden Dateien in DocuWare abgelegt, die mit Multifunktionsgeräten des Herstellers Toshiba erzeugt wurden. PlanetPress Im Format PlanetPress werden Dateien in DocuWare abgelegt, die mit Softwarelösungen des Herstellers Objectif Lune erzeugt wurden. 4.1.2.2.2 DocuWare Printer In diesem Plug-in erstellen und verwalten sie Konfigurationen für die Anwendung DocuWare Printer mit den Einstellungen: Ablageziel bestimmen; Identifizierung, Teilung, Indexierung und Verarbeitung der Dokumente festlegen; für elektronische Rechnungen Konformität zum deutschen ZUGFeRD-Standard einrichten; dem Dokument Formular/Briefbogen hinterlegen; Berechtigungen zuweisen. Das Plug-in beruht auf der Silverlight-Technologie. Es nutzt die Verbindungen der DocuWare Desktop Apps. 4.1.2.2.3 Connect to OKI Für die MFP-Display-Anwendung Connect to OKI erstellen und verwalten Sie in diesem Plug-in die Ablage- und Such-Konfigurationen sowie Voreinstellungen für Druck und Scannen. Außerdem fügen Sie Geräte hinzu und verwalten diese. Das Plug-in basiert auf der Silverlight-Technologie. 4.1.2.2.4 Connect to Ricoh, Version 2 Für die MFP-Display-Anwendung von Connect to Ricoh, Version 2, erstellen und verwalten Sie in diesem Plug-in die Ablage- und Such-Konfigurationen sowie Voreinstellungen für Druck und Scannen. Außerdem fügen Sie Geräte hinzu und verwalten diese. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 4.1.2.2.5 Connect to Toshiba, Version 2 Für die MFP-Display-Anwendung Connect to Toshiba, Version 2, erstellen und verwalten Sie in diesem Plug-in die Ablage- und Such-Konfigurationen sowie Voreinstellungen für Druck und Scannen. Außerdem fügen Sie Geräte hinzu und verwalten diese. Das Plug-in basiert auf der Silverlight-Technologie. 17 Client-Anwendungen 4.1.2.2.6 Connect to Sharp Für die MFP-Display-Anwendung Connect to Sharp erstellen und verwalten Sie in diesem Plug-in die Ablage- und Such-Konfigurationen sowie Voreinstellungen für Druck und Scannen. Außerdem fügen Sie Geräte hinzu und verwalten diese. Das Plug-in basiert auf der Silverlight-Technologie. 18 Client-Anwendungen 4.1.2.3 Zusammenarbeit Dieser Abschnitt beschreibt alle Plug-ins, die der dokumentenbasierten Zusammenarbeit zwischen Personen oder Stellen dienen. Dazu gehören: DocuWare Forms DocuWare Request E-Mail-Benachrichtigungen 4.1.2.3.1 DocuWare Forms Mit diesem Plug-in erstellen und verwalten Sie Konfigurationen für Webformulare und Formularvorlagen mit den Einstellungen: Auswahl und Zusammenstellung der Formularelemente; Übermittlungsdetails; Ablage als Formular oder Vorlage; Ablagedialog auswählen; Indexierung; Berechtigungen. Webformulare lassen sich in den DokumentenWorkflow mit DocuWare einbinden. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 4.1.2.3.2 DocuWare Request In diesem Plug-in erstellen und verwalten Sie Konfigurationen für die Anwendung DocuWare Request mit den Einstellungen: Speicherziel festlegen, Filter setzen, Berechtigungen zuweisen. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 4.1.2.3.3 E-Mail-Benachrichtigungen In diesem Plug-in erstellen und verwalten Sie Konfigurationen für E-Mail-Benachrichtigungen mit den Einstellungen: Archiv bestimmen, Auslöser für Ereignisse festlegen, E-MailEigenschaften definieren, Berechtigungen zuweisen und Zeitsteuerungen einrichten. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 4.1.2.4 Integrationen Dieser Abschnitt beschreibt alle Plug-ins, die der Integration von Fremdanwendungen in DocuWare dienen. Dazu gehören: Smart Connect Connect to Mail Connect to Outlook 4.1.2.4.1 Smart Connect In diesem Plug-in erstellen und verwalten Sie Konfigurationen für die DocuWare-Anwendung Smart Connect. Diese liest Inhalte aus der Programmoberfläche von beliebigen Anwendungen aus und übergibt sie als Such- oder Indexbegriff an DocuWare. In einer Smart-Connect-Konfiguration treffen Sie u.a. Einstellungen dazu, welche Inhalte aus welchen Anwendungen ausgelesen werden und wozu die ausgelesenen Inhalte in DocuWare verwendet werden: als Suchbegriffe in einem Suchdialog (Smart Search) oder als Indexbegriffe in einem Ablagedialog beziehungsweise in einer Infobox (Smart Index). Smart Connect wird von DocuWare Desktop Apps zur Verfügung gestellt und nutzt dessen Verbindungen. 19 Client-Anwendungen Das Plug-in basiert auf der Silverlight-Technologie. 4.1.2.4.2 Connect to Mail In diesem Plug-in erstellen und verwalten Sie Konfigurationen für die Anwendung Connect to Mail mit den Einstellungen: Ablageziel bestimmen, Berechtigungen zuweisen. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 4.1.2.4.3 Connect to Outlook Für die Anwendung Connect to Outlook erstellen und verwalten Sie in diesem Plug-in Ablage-Konfigurationen mit den Einstellungen: Archivierungstyp festlegen, automatische Rechnungserkennung aktivieren, Speicherziel definieren, Berechtigungen zuweisen. Außerdem erstellen und verwalten Sie Schnellsuche-Konfigurationen mit den Einstellungen: Schnellsuche-Details einstellen, Suchtyp festlegen, Suchergebnis und -kriterien definieren, Berechtigungen zuweisen. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 20 Client-Anwendungen 4.1.2.5 Persönlich Dieser Abschnitt beschreibt die Plug-ins für die Benutzerverwaltung und für die Verwaltung von E-Mail-Konten von Benutzern. 4.1.2.5.1 Benutzerverwaltung Hier können Sie kleine und mittelgroße Organisationen einrichten. Dabei lassen sich bis zu 200 Benutzer anlegen, denen Rechte für bis zu 50 Rollen zugewiesen werden können. Diese Option besteht zusätzlich zu den Möglichkeiten in der DocuWare Administration. Nur darin können Sie allerdings Organisationen mit mehr als 200 Benutzern und mehr als 50 Rollen verwalten. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 4.1.2.5.2 E-Mail-Konten Hier richten Sie Benutzerkonten für Connect to Mail ein. Das Plug-in basiert auf der HTML5-Technologie. 4.2 Windows-basierte Anwendungen Zu den Windows-basierten Anwendungen im DocuWare-System zählen die administrativen Anwendungen und Dienste, das Client Setup und DocuWare Update, alle Windowsbasierten Benutzeranwendungen sowie DocuWare Request. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über deren Systemkomponenten. 4.2.1 Benutzeranwendungen Die Benutzeranwendungen umfassen alle Anwendungen, die auf dem Client-Rechner des Benutzers unter Windows laufen. Ein wichtiger Teil davon ist unter den DocuWare Desktop Apps zusammengefasst. 4.2.1.1 DocuWare Desktop Apps Die Komponente DocuWare Desktop Apps läuft im Benachrichtigungsfeld (Tray-Bereich) von Windows. Sie hat den Charakter einer Plattform, unter der die folgenden Client-Plug-ins und Funktionen zusammengefasst sind: Scan Import Printer Smart Connect Edit & Send Die Eingabedaten dieser Plug-in-Anwendungen und Funktionen sendet DocuWare Desktop Apps an den Desktop Service (auf Seite 23), der sie an den Job Server weitergibt. 21 Client-Anwendungen Auch die DocuWare-Verbindungen zwischen dem Client und dem DocuWare-System werden hier aufgerufen. Die Verbindungen können von DocuWare Desktop Apps sowie von den Komponenten Connect to Outlook und Windows Explorer Client verwendet werden. Über die Platform-.NET API greifen einzelne DocuWare Desktop Apps auf den Platform Service zu. Die Prozesse der DocuWare Desktop Apps und weitere Komponenten, die diese Prozesse nutzen Die DocuWare Desktop Apps werden auf dem Client-PC über das DocuWare-Tray-Menü oder direkt aus dem Web Client heraus installiert. 4.2.1.1.1 Scan Mit DocuWare Scan scannt der Benutzer Papierdokumente, importiert die DokumentenScans in DocuWare und legt sie im Langzeitarchivierungsformat PDF/A in einem DocuWareArchiv ab. Dazu stehen dem Benutzer alle Scanner (mit TWAIN und WIA-Treiber) zur Verfügung, die auf seinem PC installiert sind. Scan-Konfigurationen für DocuWare Scan legt der Benutzer direkt in der Client-Anwendung an. Um die Dokumente in DocuWare ablegen zu können, muss zusätzlich in der DocuWare Konfiguration mindestens eine Import-Konfiguration (auf Seite 12) angelegt worden sein. DocuWare Scan ist ein visuelles Plug-in von DocuWare Desktop App. 4.2.1.1.2 Import DocuWare Import überwacht ausgewählte Verzeichnisse im Dateisystem oder Netzwerk und verschiebt die darin gespeicherten Dateien automatisch in DocuWare-Briefkörbe oder Archive. Die Verarbeitung der Dokumente beim Import, zum Beispiel ihre Indexierung, ist auch über Konfigurationen zu steuern, die in der DocuWare Konfiguration im Bereich "Import-Konfigurationen" festgelegt werden. 22 Client-Anwendungen Konfigurationen für DocuWare Import erstellt der Benutzer oder Administrator in der DocuWare Konfiguration im Bereich Import-Konfigurationen (auf Seite 12). DocuWare Import ist ein visuelles Plug-in von DocuWare Desktop Apps. 4.2.1.1.3 Printer Mit DocuWare Printer archivieren Sie Dokumente über die Druckfunktion Ihrer Fremdanwendungen in DocuWare. Außerdem können die Dokumente auf einem Drucker in Papierform ausgedruckt werden. Die Verarbeitung der Dokumente beim Drucken, zum Beispiel ihre Indexierung, wird über Konfigurationen gesteuert, die in der DocuWare Konfiguration im Bereich DocuWare Printer (auf Seite 12) festgelegt werden. Die Komponente besteht technisch gesehen aus einem virtuellen Druckertreiber, der PDFs erzeugt. DocuWare Printer erscheint somit nur in der Druckerliste von Fremdanwendungen und ist kein visuelles Plug-in von DocuWare Desktop Apps. 4.2.1.1.4 Smart Connect DocuWare Smart Connect verbindet beliebige Windows-Anwendungen ohne Programmieraufwand mit dem DocuWare-Archiv. Es unterstützt den Benutzer bei der Suche nach Dokumenten in DocuWare und bei der Indexierung von Dokumenten aus Fremdanwendungen heraus. Smart Connect liest dazu Inhalte aus der Programmoberfläche von beliebigen Anwendungen aus und übergibt diese automatisch als Such- oder Indexbegriffe an DocuWare. Beim Anwenden von Smart Connect wird immer eine in der DocuWare Konfiguration (auf Seite 12) angelegte Konfiguration ausgeführt. Smart Connect ist ein visuelles Plug-in der DocuWare Desktop Apps. 4.2.1.1.5 Edit & Send Die Anwendung Edit & Send ermöglicht dem DocuWare Web Client, Dokumente aus dem Browser heraus zu öffnen, zu bearbeiten und an den Standard-E-Mail-Client zu übergeben. Die Anwendung läuft im Hintergrund und ist kein visuelles Plug-in der DocuWare Desktop Apps. 4.2.1.1.6 Desktop Service Der Desktop Service ist Voraussetzung für das Funktionieren der DocuWare Desktop Apps. Er läuft einmal pro System und stellt die Verbindung von den DocuWare Desktop Apps zu den DocuWare-Servern her. Der Service dient als Host für verschiedene lokale Dienste und stellt für diese Schnittstellen zur Verfügung. Der Dienst gibt die auf Client-Seite erhaltenen Aufträge innerhalb der Desktop Apps an den Job Server (auf Seite 28) weiter. Die Einstellungen für die Verarbeitung der Aufträge ruft er über den Settings Service (auf Seite 28) ab. Die Komponente wird mit dem Setup installiert. 4.2.1.2 Connect to Outlook Mit Connect to Outlook archivieren Sie E-Mails direkt aus Microsoft Outlook in DocuWare und greifen von dort per Schnellsuche auf abgelegte Mails zu. 23 Client-Anwendungen Konfigurationen für Connect to Outlook erstellen und bearbeiten Sie im Bereich DocuWare Konfiguration. Die Komponente bezieht die Verbindungsinformationen zum DocuWare-System von den DocuWare Desktop Apps. Die Einstellungen erhält sie über den Settings Service. Über den Platform Service greift Connect to Outlook auf die DocuWare Server zu. Unterstützt wird sowohl die 32- als auch die 64-Bit-Version von Microsoft Outlook. 4.2.1.3 Windows Explorer Client Der Windows Explorer Client integriert sämtliche DocuWare-Archive in das WindowsDateiverzeichnis und stellt die Archive in der für viele Benutzer gewohnten Ordner-DateiStruktur dar. Der Windows Explorer Client ist als Namensraumerweiterung des Windows Explorer implementiert und wird mit dessen Prozess geladen. Die Komponente bezieht die Verbindungsinformationen zum DocuWare-System von den DocuWare Desktop Apps. Über den Platform Service greift der Windows Explorer Client auf die DocuWare Server zu. 4.2.2 Administrative Anwendungen Die administrativen Anwendungen umfassen die DocuWare Administration, Workflow Designer, den URL Creator und den IndexCleaner. 4.2.2.1 DocuWare Administration In der DocuWare Administration richten Sie Ihr DocuWare-System ein und verwalten seine Funktionen. Die Anwendung ruft die benötigten Informationen direkt von den Backend Servern ab, vor allem dem Authentication Server. Die Administration gliedert sich in zwei Bereiche. Unter "DocuWare-System" treffen Sie alle allgemeinen Einstellungen zu den Punkten: DocuWare-Server Datenbankverbindungen Speicherorte für Dokumente Externe Benutzerverzeichnisse Zeitstempeldienste Logging Backup Webverbindungen Intelligent Indexing Service Unter "Organisationen" treffen Sie Einstellungen zu den Punkten: Benutzerverwaltung Archive Vordefinierte Workflows (über Workflow Server) 24 Client-Anwendungen Signaturtypen Protokollierung Die DocuWare Administration kann auf jedem Computer laufen, der Zugriff auf die BackendServer hat. Jeder Benutzer, der Zugriff auf die .exe-Datei hat, kann das Programm starten. Je nach Berechtigungen des Benutzers sind einzelne Knoten, Menüs und Dialoge ein- oder ausgeblendet. Bearbeitet ein Benutzer Daten, sind diese für andere Benutzer gesperrt und nur im Read-only-Modus verfügbar. 4.2.2.2 Workflow Designer Mit der Komponente Workflow Designer erstellen, bearbeiten und veröffentlichen Sie Workflow-Konfigurationen für das Modul Workflow Manager. Beim Anwenden von Workflow Manager wird immer eine zuvor angelegte Konfiguration ausgeführt und damit jeweils eine neue Instanz des Workflows erzeugt. In einer Workflow-Konfiguration ist u.a. festgelegt, welche Aufgabe zu erledigen ist und welche Entscheidung als Teil der Aufgabe zu treffen ist. Dabei kann eine Aufgabe nicht nur einem Benutzer oder einer Rolle, sondern auch einer Vertretungsregel zugewiesen werden. In dieser Vertretungsregel lassen sich Zuständigkeiten abstrakten Stellen, z.B. Kostenstellen, zuordnen, die eine Gruppe von Personen umfassen. Die Aufgabe geht dann automatisch immer an den ersten dieser Mitarbeiter, der als "Im Büro" angezeigt wird. In Eskalationsstufen werden Fristen für die Erledigung der Aufgaben festgelegt und es wird bestimmt, was passieren soll, wenn eine Aufgabe zu lange bei einem Mitarbeiter liegt. Die Einstellungen ruft der Workflow Designer über den Settings Service (auf Seite 28) vom Workflow Engine Server (auf Seite 34) und anderen Backend-Servern ab. Alle Informationen für Workflow-Aufgabenlisten im Web Client gibt der Workflow Designer über den DocuWare Platform Service (auf Seite 27) weiter. Die Komponente bezieht die Verbindungsinformationen zum DocuWare-System von den DocuWare Desktop Apps. 4.2.2.3 URL Creator Der DocuWare URL Creator ist ein Assistent für die Erstellung einer URL-Integration. Das Tool setzt die URL automatisch zusammen und übernimmt die für bestimmte Parameter notwendige Base64-Codierung sowie die Verschlüsselung. 4.2.2.4 Index Cleaner Der Index Cleaner ist ein Assistent für die Bereinigung von Archiv-Indexeinträgen, für die sich unterschiedliche Schreibweisen angesammelt haben. Die Komponente bezieht die Verbindungsinformationen zum DocuWare-System von den DocuWare Desktop Apps. 4.3 Anwendungen für Multifunktionsgeräte Als Client-Anwendung finden Sie in diesem Abschnitt Connect to Ricoh, Version 2, beschrieben. 25 Client-Anwendungen Weitere Anwendungen für Multifunktionsgeräte sind als Konnektoren auf Web-ServicesEbene (auf Seite 29) realisiert. 4.3.1 Connect to Ricoh, Version 2 Connect to Ricoh, Version 2, verbindet Multifunktionsgeräte von Ricoh mit DocuWare. Sowohl die Installation als auch alle Einstellungen dieser Client-Anwendung werden vollständig über die DocuWare Konfiguration (auf Seite 12) verwaltet. 4.4 Mobile Clients Mit den mobilen DocuWare Clients, auch Apps genannt, greifen Sie von mobilen Geräten aus direkt auf DocuWare zu. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über deren Systemkomponenten. 4.4.1 DocuWare Mobile DocuWare Mobile erlaubt es Ihnen, von Smartphones und Tablets mit Android, iOS und Windows Phone auf Ihr DocuWare-System zuzugreifen. Sie können Dokumente laden, auf dem Bildschirm betrachten und im Workflow weiterreichen. Darüber hinaus ist die Stempelfunktion integriert. Die Komponente greift über den Platform Service auf DocuWare zu. 4.4.2 PaperScan Client Der PaperScan Client macht aus dem iPhone, iPad und Android-Smartphone sowie -Tablet mobile Dokumentenscanner. Die App fotografiert Dokumente und speichert die Scans am gewünschten Ort, wo sie weiterverarbeitet werden können. Sie kann direkt an Dropbox und Google Drive angebunden werden, damit dort Dokumente abgelegt werden können. Wenn Dokumente im DocuWare-System abgelegt werden, greift PaperScan über den Platform Service darauf zu. 26 Web Services 5 Web Services Die DocuWare Web Services basieren zum größten Teil auf den Internet Information Services (IIS), einer Diensteplattform von Microsoft. Damit lassen sich die Dienste durch eine Anpassung der IIS-Konfiguration sehr leicht auch mit TLS-Verschlüsselung betreiben. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über alle zu den DocuWare Web Services gehörenden Komponenten: Platform Service und Web Client Settings Service Desktop Server Components Web-basierte Konnektoren Informationen zur Installation und Verwaltung der Web Services finden Sie im Abschnitt Server Setup (auf Seite 60). 5.1 Platform Service und Web Client Der DocuWare Platform Service bündelt den Zugriff auf alle DocuWare-Dienste in einer performanten Schnittstelle, die offen ist für alle Programmiersprachen. Darüber lassen sich alle Fremdanwendungen sehr einfach an DocuWare anbinden und die DocuWareRessourcen ansprechen. Der Platform Service wird beim Setup automatisch installiert und ist in den Internet Information Services (IIS) innerhalb des verwendeten Web Service unter der Adresse http://<Servername>/DocuWare/Platform erreichbar. Er ermöglicht einen einheitlichen Zugriff für alle Clients und auf beliebigen Geräten. Dies funktioniert sowohl mit den DocuWareAnwendungen als auch mit Fremdapplikationen, die auf dem DocuWare .NET SDK beruhen. Der Platform Service greift auf den Authentication Server und direkt auf die Datenbank DWSYSTEM zu. Durch die Verwendung von HTTP/HTTPS und dem Architekturstil Representional State Transfer (REST) ist der Platform Service hoch performant und stellt eine einheitliche Schnittstelle für unterschiedlichste Anbindungen dar. Ressourcen werden per XML oder JSON in die Fremdanwendung eingebettet. Der Platform Service enthält einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen sowie Dokumentationen dazu, wie sich die Ressourcen verwenden lassen. Allen Datenformaten liegt eine annotierte XML Schema Definition (XSD) bei, aus der automatisch eine Dokumentation erstellt wird. Dank XSD lassen sich auch für verschiedene Zielplattformen automatisch Bibliotheken zur Vereinfachung der Programmierung erzeugen. Die Bibliotheken lassen sich einfach aktualisieren, wodurch die Datenformate immer auf dem neuesten Stand sind. Für .NET-Entwickler stellt DocuWare eine .NET API auf NuGet zur Verfügung, um eine einfache Nutzung zu gewährleisten: weitere Informationen liefert Ihnen der DocuWare Support (http://docuware.com/support_faq/index.php?). Zudem können Sie sich vom Platform Service aus direkt in ein DocuWare-System einloggen, um Informationen wie zum Beispiel IDs von Suchdialogen oder GUIDs von Archiven 27 Web Services einzusehen. Dem Entwickler sparen auch die URI-Templates für die Einbindung der Ressourcen Zeit. Anwendungen, die den Platform Service verwenden, sind auch mit zukünftigen DocuWareVersionen kompatibel. Damit müssen bei einem Update der DocuWare-Version die ClientAnwendungen nicht zwingend aktualisiert werden. Der Platform Service verwendet diverse Verfahren, mit denen sich HTTP-basierte Webanwendungen beschleunigen lassen. HTTP-Caching-Methoden bringen in vielen Szenarien einen deutlichen Geschwindigkeitszuwachs. Die Platform unterstützt außerdem transparente Kompression und funktioniert hinter Proxys. Web Client In den Platform Service integriert ist der Web Client, der die grafische Benutzeroberfläche von DocuWare für das Arbeiten mit Dokumenten zur Verfügung stellt (siehe auch den Abschnitt Web Client (auf Seite 12) im Kapitel "Client-Anwendungen"). Der Web Client ist unter der Adresse http://<Servername>/DocuWare/Platform/WebClient erreichbar und nutzt ebenso die Dienste, die der Platform Service zur Verfügung stellt. Workflows für Workflow Manager Der Platform Service verarbeitet für Workflow Manager die durch Benutzerinteraktion im DocuWare Client entstehenden Daten, zum Beispiel Eingaben wie die Bestätigung von Aufgaben. 5.2 Settings Service Der Settings Service bietet Zugriff auf die meisten Einstellungen eines DocuWare-Systems. Die DocuWare Konfiguration nutzt den Settings Service besonders intensiv. Der Settings Service ruft die Einstellungen über den Authentication Server und direkt aus den Datenbanken ab und liefert sie an die Client-Anwendungen aus. Die Schnittstelle ist nicht für Eigenprogrammierungen freigegeben. Für die Administration der DocuWare-Briefkörbe ermittelt der Settings Service die Speicherkapazitäten und legt diese über den Content Server an. Über den Workflow Server verwaltet der Settings Service den Request-Workflow. 5.3 Desktop Server Component Der Job Server stellt als Desktop Server Component sicher, dass Import-Aufträge an das Serversystem übergeben werden. Dazu speichert er Import-Aufträge von DocuWare Desktop Apps, also von DocuWare Printer, der Scan App und der Import App, für die zu importierenden Dokumente. Die Aufträge werden von DocuWare Desktop-Instanzen erzeugt. Darüber hinaus sorgt der Job Server für die Ablage der erzeugten Dokumente im DocuWareSystem. Die übrige Verarbeitung der Aufträge erfolgt im Desktop Service (auf Seite 23). Vom Settings Service ruft der Job Server die Konfigurationen für den Import ab (ImportKonfigurationen und DocuWare-Printer-Konfigurationen). 28 Web Services Dem Content Server übergibt der Job Server die Dokumente für deren Ablage im Archiv. Auch den Volltext, der von den DocuWare Desktop Apps generiert wurde, speichert der Job Server über den Content Server am Ablageort. Der Job Server läuft in den Microsoft Internet Information Services (IIS). 5.4 Web-basierte Konnektoren Die Web-basierten Konnektoren verbinden die Anwendung SharePoint sowie Multifunktionsgeräte von Xerox, OKI, Sharp, Version 2, und Connect to Toshiba, Version 2, mit DocuWare. Die Konnektoren werden über die DocuWare Administration in Form von Web-Instanzen eingerichtet. Sie greifen dann auf den Settings Service und den Platform Service zu. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über die Systemkomponenten der Konnektoren. Diese gelten nicht für DocuWare Cloud. 5.4.1 Connect to SharePoint Connect to SharePoint verbindet Microsoft Office SharePoint mit DocuWare. Dabei wird DocuWare als Records Center in Microsoft Office SharePoint eingebunden. Das Records Center von SharePoint ist als zentraler Speicherort für Dokumente und für die Standardanbindung von Dokumentenmanagement-Systemen konzipiert. Per Search Federation lassen sich Suchanfragen in SharePoint über unterschiedliche Quellen ausführen. Der Connect to SharePoint-Dienst liefert SharePoint dazu die Suchergebnisse im richtigen Format zurück. Die Komponente verfügt über ein webbasiertes Administrationstool. 5.4.2 Connect to Xerox Connect to Xerox verbindet multifunktionale Digitalkopierer und -scanner von Xerox mit DocuWare. Der DocuWare-Server und das Multifunktionsgerät von Xerox sollten im selben Netzwerk installiert sein. Andernfalls muss ein Router die beiden genutzten Netzwerke verbinden, denn die meisten Multifunktionsgeräte ermöglichen kein manuelles Routing. 5.4.3 Connect to OKI Connect to OKI verbindet multifunktionale Digitalkopierer und -scanner von OKI mit DocuWare. 5.4.4 Connect to Sharp, Version 2 Connect to Sharp, Version 2, verbindet multifunktionale Digitalkopierer und -scanner von Sharp mit DocuWare. 29 Web Services 5.4.5 Connect to Toshiba, Version 2 Connect to Toshiba, Version 2, verbindet multifunktionale Digitalkopierer und -scanner von Toshiba mit DocuWare. 30 Backend Server 6 Backend Server Backend Server sind die Server in einem DocuWare-System, die über die DocuWare Administration verwaltet werden. Über sie laufen alle Hintergrundprozesse und die Zugriffe auf die Speicherorte der Dokumente sowie die Datenbanken. Im Folgenden erhalten Sie Informationen zu den Backend Servern: Authentication Server Content Server Workflow Server Notification Server Thumbnail Server Workflow Engine Server Connect to SAP Server Informationen zur Installation und Verwaltung der Backend Server finden Sie im Abschnitt Server Setup (auf Seite 60). 6.1 Authentification Server Der Authentication Server verwaltet sämtliche Benutzer und Ressourcen eines DocuWareSystems. Die Nutzung des Systems erfordert immer als Erstes eine Anmeldung am Authentication Server. Er ist zuständig für: das Login der Benutzer die Lizenzverwaltung die Verwaltung aller benutzerspezifischen Einstellungen Damit DocuWare mandantenfähig sein kann, sind Benutzer „Organisationen“ zugeordnet, die über den Authentication Server verwaltet werden. Eine Organisation umfasst damit als logische Struktur: Benutzer und Benutzergruppen Archive inklusive zugehöriger Platten Prozesse Templates für Stempel, Schemata für die Erkennung von Text und Barcodes (OCR), Auswahllisten Protokollierung Für Berechtigungen verwendet DocuWare ein Rollenkonzept. Darin verbindet eine Rolle Benutzergruppen oder einzelne Benutzer auf der einen Seite mit Berechtigungsprofilen oder einzelnen Berechtigungen auf der anderen Seite. Unabhängig davon können einzelnen Benutzern einzelne Berechtigungen zugeordnet werden. Benutzt wird der Authentication Server somit durch: 31 Backend Server eine oder mehrere Organisationen mit jeweils mindestens einem oder vielen Benutzern Weitere Informationen zum Berechtigungskonzept finden Sie im White Paper Security (http://help.docuware.com/de/#t59260) von DocuWare. Die Einstellungen speichert der Authentication Server in der Datenbank DWSYSTEM. Änderungen in den Einstellungen übermittelt der Authentication Server anderen Komponenten über den Message Bus (auf Seite 55). Alle Vorgänge protokolliert der Authentication Server in der Logging-Datenbank. Pro DocuWare-System muss mindestens ein Authentication Server installiert sein, der jedoch auch organisationsübergreifend agieren kann. Um Ausfällen vorzubeugen oder eine sehr hohe Anzahl von Benutzeranfragen besser bedienen zu können, kann der Authentication Server mehrfach installiert werden. Weitere Informationen zu den Skalierungsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel Skalierbarkeit (auf Seite 62). Der Authentication Server wird in der DocuWare Administration verwaltet. 6.2 Content Server Über den Content Server laufen alle Zugriffe der Client-Anwendungen auf DocuWareArchive und -Briefkörbe, sowohl für das Ablegen als auch für das Suchen und das Aufrufen von Dokumenten. Client-Anwendungen können nicht direkt auf archivierte Dokumente zugreifen. Der Content Server verwaltet dazu die logischen Archive, in denen die Dokumente gespeichert sind, und protokolliert alle Archivzugriffe in der Logging-Datenbank. Die Indexund Metadaten der abgelegten Dokumente verwaltet er in einer oder mehreren DatenDatenbanken. Der Content Server ist auch für das Extrahieren von Volltext (auf Seite 49) zuständig für den Fall, dass diese Daten beim Ablagevorgang nicht vom Client mitgeliefert werden. Dies ist bei einigen DocuWare Desktop Apps der Fall. Den Volltext speichert der Content Server in der Daten-Datenbank und übergibt ihn gleichzeitig an den Volltext-Server. Informationen über Lizenzen, Benutzerrechte und Einstellungen zur Verarbeitung von Dokumenten ruft der Content Server über den Authentication Server aus der SystemDatenbank ab. Dies geschieht bei jedem Dokument, das der Content Server verarbeitet. Gemäß den Einstellungen gibt er unterschiedliche Informationen an andere Komponenten weiter bzw. ruft diese ab. Sind in der System-Datenbank Auslösebedingungen für eine E-Mail-Benachrichtigung oder für einen Workflow (von Workflow Manager) hinterlegt, erzeugt der Content Server einen Eintrag in der Datenbank-Tabelle (DWSYSTEM.DWTASKS). Sind Bedingungen für den gehosteteten Intelligent Indexing Service hinterlegt, startet der Content Server den Auftrag zum Indexieren des Dokuments, erstellt Strukturdaten und sendet diese an den Service. Nach dem Indexieren sendet der Service Metadaten zurück, die der Content Server nach der Korrektur der vorgeschlagenen Indexdaten durch den Benutzer in der Daten-Datenbank speichert. Zum Schluss sendet der Content Server die korrigierten Daten an den Intelligent Indexing Service (auf Seite 43), der sie für zukünftige Abfragen berücksichtigt. 32 Backend Server Der Content Server kommuniziert mit anderen Komponenten auch über den Message Bus. Falls Archiven und Indexfeldern benutzerspezifische Validatoren zugewiesen sind, führt der Content Server diese Prüfungen aus. In einem DocuWare-System muss mindestens ein Content Server installiert sein. Die verschiedenen Organisationen, die ein DocuWare-System verwenden, können gleichzeitig verschiedene Content Server nutzen. Der Content Server stellt seine Informationen über Remoting zur Verfügung. Seine Funktionen werden in der DocuWare Administration verwaltet. 6.3 Notification Server Der Notification Server steuert E-Mail-Benachrichtigungen für das Modul Task Manager. Ist für ein verarbeitetes Dokument eine Auslösebedingung hinterlegt, erzeugt der Content Server ein Ereignis. Es gibt zwei mögliche Auslösebedingungen: Ein Dokument wird abgelegt. Die Indexdaten eines Dokuments ändern sich. Der Content Server erzeugt einen Eintrag in der Datenbank-Tabelle (DWSYSTEM.DWTASKS). Der Notification Server liest den Task von dort aus arbeitet ihn ab. Je nach eingerichteten Datenbank-Abonnements multipliziert der Notification Server die Ereignisse für E-Mail-Benachrichtigungen und versendet die Benachrichtigungen über seine SMTP-Verbindung. In einem DocuWare-System können zwei Notification Server nebeneinander laufen, um eine größere Ausfallsicherheit zu erreichen. Beide Server müssen aber dieselbe Datenbank nutzen. Der Notification Server wird in der DocuWare Administration verwaltet. E-Mail-Benachrichtigungen des Moduls Workflow Manager werden nicht vom Notification Server, sondern vom Workflow Engine Server (auf Seite 34) selbst erzeugt. 6.4 Thumbnail Server Der Thumbnail Server ist für das Speichern und Abfragen von Thumbnails zu einzelnen Dokumenten zuständig. Im Web Client können Dokumente im Viewer und im Briefkorb als Thumbnails dargestellt werden. Um eine höhere Performanz zu erreichen, werden die Thumbnails nicht für jeden Aufruf neu berechnet, sondern in der Thumbnail-Datenbank gespeichert und bei Bedarf von dort für die Anzeige bereitgestellt. Ob Thumbnails gespeichert und abgefragt werden, wird von den Komponenten gesteuert, die Thumbnails nutzen. Die Informationen dazu erhält der Thumbnail Server vom Authentication Server. 33 Backend Server Der Thumbnail Server wird Archiven und Briefkorb-Speicherorten zugeordnet. Der Thumbnail Server wird in der DocuWare Administration verwaltet. 6.5 Workflow Engine Server Der Workflow Engine Server speichert und verwaltet die Workflow-Konfigurationen und Instanzen des Moduls Workflow Manager. Workflow Manager steuert Arbeitsprozesse mithilfe von dokumentenbasierten Workflows, die mit dem DocuWare-System umgesetzt werden. Dabei wird pro bearbeitetem Dokument eine neue Instanz eines Workflows erzeugt. Gesteuert werden diese Workflow-Instanzen über Einträge in der Tabelle DWSYSTEM.DWTASKS. Die Workflow-Konfigurationen und Workflow-Instanzen speichert der Workflow Engine Server in der Datenbank DWWORKFLOWENGINE (auf Seite 38) und ruft sie von dort ab. Alle Einstellungen, die Berechtigungen und andere sensible Daten betreffen, ruft der Workflow Engine Server vom Authentication Server ab. Auf die Dokumente greift der Workflow Engine Server über den Content Server zu. Um das Modul Workflow Manager zu nutzen, muss mindestens ein Workflow Engine Server installiert sein. Der Workflow Engine Server wird in der DocuWare Administration verwaltet. Die Workflow-Konfigurationen werden in der Anwendung Workflow Designer (auf Seite 25) erstellt. 6.6 Connect to SAP Server Die DocuWare-Komponente SAP HTTP Server nutzt die SAP-Komponente ArchiveLink 4.5. Diese OLE-Komponente ermöglicht das Scannen, Anzeigen und Drucken sowie Ablegen von Dokumenten direkt aus der SAP-Oberfläche. Über OLE-Automation steuert SAP den DocuWare-Viewer zur Anzeige des gescannten Dokuments. 34 Backend Server 6.7 Hintergrundprozesse Im DocuWare-System laufen verschiedene Hintergrundprozesse, die teils durch den Background Process Service, teils auf dem Workflow Server gehostet werden. Prozess Verwaltet in Gehostet in Autoindex DocuWare Administration Business Process Service Connect to Mail DocuWare Konfiguration Business Process Service Datenbereinigung (automatisch) Business Process Service Synchronisation V1 DocuWare Administration Workflow Server Synchronisation V2 DocuWare Konfiguration Workflow Server Export-Workflow DocuWare Administration Workflow Server Löschen-Workflow DocuWare Administration Workflow Server Migrationsworkflow DocuWare Administration Workflow Server Connect to Mail DocuWare Konfiguration Business Process Service Indexeinträge wiederherstellen DocuWare Administration Workflow Server Backup und Wiederherstellen DocuWare Administration Workflow Server Barcode-Transfer DocuWare Administration Workflow Server Benutzersynchronisieru DocuWare ng Administration Workflow Server 6.7.1 Background Process Service Der Background Process Service ist ein auf Skalierbarkeit ausgelegter Host für Hintergrundprozesse. Darin laufen folgende Serverprozesse: Autoindex Die Komponente kann, basierend auf internen oder externen Datenquellen, Dokumente innerhalb eines Archivs neu verschlagworten. Autoindex prüft die gespeicherte 35 Backend Server Benutzerkennung gegen den Authentication Server, ruft Daten von konfigurierten Quellen ab und kommuniziert zur Verschlagwortung mit dem Content Server. Connect to Mail Die Komponente schafft eine Integration mit E-Mail-Accounts, die auf Google Mail oder Microsoft Exchange Server basieren. Sie überwacht Ordner in IMAP-basierten Mailboxen, um die darin enthaltenen Dokumente in DocuWare abzulegen. Die Einstellungen für die Verarbeitung der Dokumente ruft die Serverkomponente von Connect to Mail vom Settings Service ab. Für die Ablage sendet die Serverkomponente die Dokumente an den Content Server. Aufgaben zur Bereinigung von internen Telemetrie-Daten 6.7.2 Workflow Server Der Workflow Server steuert vordefinierte Workflows, das heißt automatisierbare (Teil)Prozesse, in DocuWare. Dazu gehören: Migration von Daten Export von Archiven oder Teilarchiven Wiederherstellen der Indexeinträge Löschen von Dokumenten, die über Filter definiert werden Erzeugen von selbsttragenden Archiven (Modul DocuWare Request (auf Seite 19)) Synchronisieren von Archiven (siehe auch Export-Import-Synchronisation) (auf Seite 49): - Synchronisation als Master und Satellite (Synchronisation Version 1) - Synchronisation als gleichwertige Archive (Synchronisation Version 2) Barcode-Übergabe für das Modul Connect to SAP Vordefinierte Prozesse können sowohl bei der DocuWare-Erstinstallation implementiert werden als auch bei einer späteren Installation zusätzlicher Module. Die Einstellungen für die einzelnen Workflows ruft der Workflow Server über den Authentication Server aus der System-Datenbank ab. Die in den Archiven abgelegten Dokumente erhält der Workflow Server vom Content Server und schreibt sie auf diesem Weg auch wieder zurück. Für DocuWare Request ruft der Workflow Server vom Workflow Engine Server die WorkflowHistorie eines Dokuments ab, das Teil eines Workflows des Moduls Workflow Manager ist. Logging-Informationen schreibt der Workflow Server in die Logging-Datenbank. Sollen vordefinierte Workflow-Prozesse in einem DocuWare-System genutzt werden, muss der Workflow Server darin mindestens einmal installiert sein. Werden mehrere Workflow Server installiert, wird den einzelnen Workflows jeweils ein bestimmter Workflow Server zugewiesen. Weitere Informationen zur Skalierung einzelner Server finden Sie im Kapitel Skalierbarkeit (auf Seite 62). Der Workflow Server wird in der DocuWare Administration verwaltet. Es ist wichtig, zwischen dem Workflow Server und dem weiter unten beschriebenen Workflow Engine Server (auf Seite 34) zu unterscheiden. Der Workflow Server ist für alle automatisierbaren Prozesse außerhalb des Moduls Workflow Manager zuständig, der Workflow Engine Server für alle zu Workflow Manager gehörenden Workflows. 36 Backend Server 6.8 Administrative Anwendungen und Dienste Zu den administrativen Anwendungen und Diensten innerhalb der Backend Server gehören das Service Control und die Message Bus Administration. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über deren Systemkomponenten. 6.8.1 Service Control Im DocuWare Service Control können Sie als Windows-Administrator die einzelnen Backend-Server manuell starten und stoppen. Die Komponente wird standardmäßig mit dem Server Setup (auf Seite 60) installiert. 6.8.2 Message Bus Administration Zur Kommunikation verwenden die DocuWare-Dienste den Message Bus, den Sie mit der Message Bus Administration verwalten. Die Komponente wird standardmäßig mit dem Server Setup (auf Seite 60) installiert. 37 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index 7 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index DocuWare benötigt mehrere Datenbanken und mindestens eine Dateiablage (Archiv). Die Installation der Volltext-Funktionalität ist optional. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über diese Komponenten und Funktionalitäten. 7.1 Datenbanken Die Installation mehrerer relationaler Datenbanken ist Voraussetzung für den Betrieb von DocuWare. Diese Datenbanken werden sowohl für die Speicherung und Suche in den strukturierten Indexdaten der Dokumente als auch für den Volltext-Index verwendet. Darüber hinaus legt DocuWare wesentliche Systeminformationen, z.B. des Authentication Server, in einer Datenbank ab oder speichert Workflow-Informationen darin. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über die unterstützten Datenbanksysteme und die Struktur der einzelnen Datenbanken. 7.1.1 Unterstützte Datenbanksysteme An ein DocuWare-System lassen sich alle marktführenden Datenbank-Systeme koppeln: MS SQL Server, Oracle Server und MySQL Server. Der Administrator kann für jedes Archiv wählen, welche Datenbank genutzt werden soll. Darüber hinaus kann ein Cluster-System angebunden werden. Datenbanken können auf eigenständigen Servern außerhalb des DocuWare-Serverbereiches lokalisiert sein. DocuWare kann gleichzeitig mit mehreren Datenbank-Verbindungen zu unterschiedlichen Servern und verschiedenen Datenbanken arbeiten. Zu einer Datenbank können mehrere Verbindungen gleichzeitig aufgebaut werden. Um eine optimale Performance und Wartbarkeit sicherzustellen, empfiehlt DocuWare für Archive mit mehr als 1 Million Dokumenten (ohne Volltext-Funktionalität) bzw. mehr als 200 000 Dokumentseiten (mit Volltext-Funktionalität) den Einsatz des Microsoft SQL-Server oder als Datenbanksystem. Alternativ kann auch eine Oracle-Datenbank angebunden werden. Für Unterstützung bei der Migration von Datenbanken wenden Sie sich bitte an die DocuWare Professional Services (http://pub.docuware.com/de/professional-services). Interner Datenbank-Server Für den Fall, dass kein externer Datenbank-Server zur Verfügung steht oder eingerichtet werden soll, bietet DocuWare im Standard-Lieferumfang auch einen integrierten DatenbankServer (Internal Database). Dieser MySQL-Server wird optional beim Server Setup (auf Seite 60) mit installiert. 7.1.2 Die Struktur der Datenbanken Zu einem DocuWare-System gehören folgende Datenbanken: Datenbank für Dokumentdaten (DWDATA) Diese Datenbank enthält alle systeminternen Informationen für das Suchen und Finden 38 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index von Dokumenten. Sie können mehrere solcher Datenbanken anlegen. Für weitere Details siehe den Abschnitt "Die Datenbank für Dokumentdaten" unten. System-Datenbank (DWSYSTEM) In dieser Datenbank sind alle Daten zu Rechten, Lizenzen und Einstellungen gespeichert. Logging-Datenbank (DWLOGGING) In dieser Datenbank speichern der Content Server, der Authentication Server und der Workflow Server ihre Logdaten. Thumbnail-Datenbank DWTHUMBNAIL Diese Datenbank enthält alle Informationen zu Thumbnails, die der Thumbnail Server darin ablegt bzw. daraus abruft. Notification-Datenbank DWNOTIFICATION Hier speichert der Notification Server alle vom Content Server erhaltenen Ereignisse. Workflow-Engine-Datenbank (DWWORKFLOWENGINE; optionale Datenbank) Diese Datenbank enthält alle Informationen, die der Workflow Engine Server für das Erstellen, Bearbeiten und Ausführen von Workflow-Konfigurationen und WorkflowInstanzen benötigt. Die Datenbank für Dokumentdaten (DWDATA) Das Suchen und Finden von Dokumenten, die in DocuWare abgelegt sind, erfolgt immer über die Datenbank für Dokumentdaten (DWDATA). Darin legt der Content Server die Indexdaten jedes Dokuments in strukturierter Form (relational) und optional auch in Form eines Volltext-Index ab. Neben den für den Benutzer wesentlichen Suchkriterien verwaltet die Datenbank auch die systeminternen Informationen zum Ablegen und Wiederfinden der Dokumente in den Speicherorten. Das wesentliche kennzeichnende Merkmal eines Dokuments ist dabei die DOCID. Bei der DOCID handelt es sich um eine pro Archiv eindeutige Nummer für ein Dokument, das aus vielen Dateien bestehen kann. Mit benutzerdefinierten Feldern wird festgelegt, nach welchen Begriffen und Kategorien die Dokumente abgelegt und wieder gesucht werden. Durch die separaten Stichworttabellen ist es grundsätzlich möglich, beliebig viele Stichwörter zu einem Dokument zu speichern. Außerdem lassen sich mehrere Stichwortfelder in einem Archiv anlegen. Die Geschwindigkeit beim Suchen innerhalb des Stichwortfeldes ist dabei sehr hoch, da in der Tabelle ein Index auf die Stichwort-Spalte gesetzt wird. Wurde dann der entsprechende Eintrag gefunden, kann direkt über die DOCID auf die Datenbankeinträge der gefundenen Dokumente zugegriffen werden. Die Datenbank für Dokumentdaten enthält im Wesentlichen die folgenden Tabellen: 39 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index Bezeichnung Bedeutung Archivhaupttabelle Beschreibt die Dokumente pro Archiv über <Archivname> stets vorhandene Systemfelder, z.B. Seitenanzahl, Plattennummer, Ablagedatum, Versionsnummer, Zugriffsprotokollinformationen, Synchronisierungsinformationen (nur bei Satellitenarchiven) und benutzerdefinierte Felder mit den Feldtypen: Text Datum/Zeit Numerisch Bemerkung Tabellenname Systemtabelle Existiert genau einmal pro Datenbank. Beschreibt alle in dieser Datenbank verwalteten Archive mit deren Namen, ID und aktuellem Speichermedium (DiskID). DWSYS Section-Tabelle Beschreibt die Dateien eines Dokuments über ihre Dateinamenerweiterung, Größe und Seitenanzahl. <Archivname>_sect Page-Tabelle Beschreibt die Seiten einer Datei mit Volltext-Status und enthält den extrahierten Text mit dessen Position auf der jeweiligen Seite und der Größe des Textbereichs. <Archivname>_page Stichwort-Tabellen Für jedes Stichwortfeld, das in einem Archiv <Archivname>_<Name angelegt wird, wird eine Tabelle angelegt, Stichwortfeld> die das Stichwort direkt mit der DOCID verknüpft. Locking-Tabelle Beschreibt die Dokumente eines Archivs, die <Archivname>_LOCK für Veränderungen gesperrt sind, mit Datum/Zeit, User und Computer bei dem das Dokument in Bearbeitung ist sowie Informationen über Check-In / Check-Out Status. Plattentabelle Beschreibt die Platten im System, d.h. alle <Archivname>_DISKS Platten aller Archive mit ihren Nummern und Restkapazitäten. 40 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index 7.2 Unterstützte Speicherorte für Archive und Briefkörbe DocuWare unterstützt ein breites Spektrum an Speichermedien für die Ablage Ihrer Dokumente. Dazu gehören sowohl lokale Festplatten als auch (virtuelle) Netzwerk-Ablagen und externe Speichersysteme. Welche Medien konkret zum Einsatz kommen können, hängt vom Volumen der abzulegenden Dokumente und den Anforderungen an Zugriff und Aufbewahrung ab. Sofern die Konventionen für Windows-Dateisysteme eingehalten werden, ist für DocuWare unerheblich, auf welcher technologischen Basis die Ablagen realisiert sind. Sie können auch Speicherverfahren wie RAID-Systeme (RAID = Redundant Array of Independent Disks) oder NetApp-Speicherlösungen nutzen, vorausgesetzt, diese lassen sich als virtuelles Laufwerk in das Windows-Dateisystem einbinden. Zusätzlich unterstützt DocuWare direkt Jukeboxen und spezielle Speichersysteme. DocuWare liefert Software, mit der diese Speichersysteme als DocuWare-Dateiablagen genauso in ein Archiv eingebunden werden können, wie es mit Windows-Dateiablagen möglich ist. Dabei können Sie einstellen, ob Dateien bei der Archivierung direkt auf das Zielmedium geschrieben werden sollen, z.B. bei WORM-Einsatz, um maximale Sicherheit zu erhalten, oder ob zunächst eine Zwischenspeicherung auf der virtuellen Platte erfolgen soll, weil beispielsweise CDs/DVDs nicht sukzessive brennbar sind. Die von DocuWare zertifizierten Speichersysteme finden auf der DocuWare-Website (http://www.docuware.com/de/dokumenten-management-produkte-und-services/certifiedproducts) detailliert aufgeführt. Festplatten, RAID Neben der Möglichkeit, einzelne Festplatten zu nutzen, lassen sich auch mehrere Festplatten zu einem sogenannten Disk-Array zusammenzuschalten. Bei einem hohen Speicherbedarf sind diese Arrays die ideale Lösung für ein Archivsystem, sofern die Magnetspeicherung kein prinzipielles Problem darstellt. Wird ein RAID gewählt, erhöht dies durch die Redundanz die Sicherheit gegen Datenverlust bei Ausfall einer Festplatte. Somit können Sie eine Festplatte – je nach RAID-Level – während des laufenden Betriebes austauschen. EMC Centera EMC Centera ist ein spezielles Content-Addressed-Speicherverfahren (CAS) auf Festplatten, bei dem auf die gespeicherte Information nicht über deren Lage auf dem physikalischen Medium, sondern über den Inhalt der Information zugegriffen wird. Damit werden Dokumente, die inhaltlich exakt identisch sind, physikalisch auch nur einmal gespeichert. Das Verfahren ermöglicht den Zugriff auf einzelne Dokumente und stellt gleichzeitig die Unveränderbarkeit der gespeicherten Information sicher. NetApp Storage Die NetApp-Speicherlösungen basieren auf dem NetApp-Betriebssystem und lassen sich ähnlich wie Festplatten in verschiedenste Speichernetzwerke integrieren (NAS, SAN, iSCSI). Sie sind vor allem für die Verwaltung großer Datenmengen und die Langzeitarchivierung von WORM-Dokumenten vorgesehen. Mit DocuWare kann NetApp Storage für die Speicherung von Dokumenten zum Einsatz kommen. 41 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index 7.3 Volltext-Index Bei einer Volltext-Suche listet der Fulltext Server in einem Volltext-Index (einer Katalogdatei) die Fundstellen sowie die Kontext-Strings für die einzelnen Suchbegriffe auf. Gleichzeitig wird die voraussichtliche Relevanz eines Begriffs bewertet. Die Ergebnisliste einer VolltextSuche sortiert sich entsprechend dieser Relevanz. Für weitere Informationen siehe den Abschnitt Volltext-Funktionalität (auf Seite 49). 42 Intelligent Indexing 8 Intelligent Indexing Intelligent Indexing ist eine Anwendung, die die wichtigsten Metadaten Ihrer gescannten Dokumente automatisch erfasst und als Indexbegriffe vorschlägt. Dabei lernt das System bei jedem Vorgang: Kennt das System einen Dokumenttyp, werden empfohlene Indexbegriffe automatisch und zuverlässig zugeordnet. Der Benutzer bestätigt nur noch die Vorschläge oder verbessert sie. Dies nutzt das selbstlernende System automatisch als Feedback, um so nach kurzer Einlernphase die Indexbegriffe selbstständig korrekt zu vergeben. Es gibt zwei verschiedene Optionen, um Intelligent Indexing zu nutzen: den gehosteten Service und die Anwendung innerhalb einer Organisation. Intelligent Indexing Service Der Intelligent Indexing Service ist ein webbasierter, von DocuWare gehosteter Service, bei dem Sie zusätzlich von den Verschlagwortungen anderer Anwender profitieren, die den Service ebenfalls nutzen (Crowd Learning). Hierfür ist Intelligent Indexing auf einem SQL Azure Server installiert. Intelligent Indexing innerhalb einer Organisation Sie können Intelligent Indexing aber auch als lokale Anwendung innerhalb Ihrer Organisation verwenden. Hierfür wird Intelligent Indexing als Teil Ihres DocuWare-Systems installiert. 43 Architektur der Archive 9 Architektur der Archive DocuWare legt alle Dokumente in Archiven ab, wo sie langfristig gespeichert werden. Jedes Archiv ist einer DocuWare-Organisation zugeordnet. Die Benutzer greifen in der DocuWareOberfläche über eine Suchanfrage im jeweiligen Archiv auf die Dokumente zu. Jede Organisation hat mindestens ein Archiv für die Dokumentablage. In den Archiveinstellungen bestimmen Sie: Allgemeine Angaben zum Archiv, z.B. der Name des Archivs Den oder die Content Server, über den/die auf das Archiv zugegriffen wird. Ein Archiv wird standardmäßig über alle installierten Content Server erreicht. Die Zuweisung erfolgt beim Login der Benutzer und wird vom Authentication Server gesteuert. Die zu nutzende Datenbank mit den Indexinformationen der Dokumente und weitere Datenbank-Einstellungen Den zu nutzenden Speicherort für die Dokumente und ggf. dessen Aufteilung in logische Platten mit jeweiliger Kapazitätsbeschränkung Die Zugriffsrechte und Archivprofile für das Archiv und für einzelne Felder Die Benutzerdialoge für Ablage, Suche und Ergebnisliste Weitere Funktionalitäten, z.B. Verfügbarkeit eines Volltext-Index, Art und Umfang der für die Dokumentbearbeitung verfügbaren Stempel und elektronischen Signaturen Die folgenden Abschnitte informieren Sie über diese verschiedenen Aspekte der Archivarchitektur. 9.1 Plattenkonzept Die Dokumente eines Archivs werden in sogenannten DocuWare-Platten abgespeichert. DocuWare-Platten sind in der Regel Verzeichnisse in der Dateiablage, die einen von DocuWare vorgegebenen Namen tragen. Die Unterteilung der Dokumentablage in logische Platten dient der Organisation der Speichermedien. Die logischen Platten können jederzeit oder bei Erreichen einer vorher eingestellten Größe von einem auf ein anderes Medium übertragen werden. Bei der Dokumentverwaltung mit DocuWare hat dies den Vorteil, dass Dokumente nach vordefinierten Regeln oder automatisch ausgelagert werden können. DocuWare bietet Funktionen, um die entsprechenden Schritte komfortabel zu automatisieren. Das Konzept der logischen Platten und die offengelegte Ablagestruktur bieten dem Administrator eine sehr hohe Transparenz und Flexibilität bei der Verwaltung seines DocuWare-Systems. 9.2 Dokumentstruktur Ein Dokument in DocuWare kann aus einer einzigen oder mehreren Dateien bestehen. Zudem kann ein Dokument auch aus einer Kombination verschiedener Dateiformate, z.B. 44 Architektur der Archive PDF/A, PDF, MS Excel, zusammengesetzt sein, etwa wenn DocuWare eine E-Mail mit mehreren Anhängen als zusammengehöriges Dokument übernimmt. Jede Datei besteht wiederum aus einer oder mehreren Seiten: Die Struktur eines Dokuments, das zwei Dateien enthält: eine mit drei und eine mit zwei Seiten. Beispiel 1: Ein 3-seitiges Papierdokument, das durch Scannen in DocuWare erfasst wurde, besteht aus einer 3-seitigen PDF/A-Datei. Beispiel 2: Für ein Dokument werden eine von DocuWare erzeugte PDF/A-Datei, eine 3-seitige WordDatei und eine 2-seitige PDF-Datei zusammengeheftet. Das Dokument besteht dann aus drei Dateien: 1. Datei des Dokuments: PDF/A-Datei mit der Seite 1 2. Datei des Dokuments: Word-Datei mit den Seiten 1, 2 und 3 3. Datei des Dokuments: PDF-Datei mit den Seiten 1 und 2 Innerhalb eines Dokuments können auf jeder Seite einer Datei Anmerkungen vorgenommen werden, gegebenenfalls auf mehreren Anmerkungsebenen. Die Anmerkungen werden mit ihren Merkmalen und zusätzlichen Attributen gespeichert und zur Laufzeit durch den DocuWare Viewer reproduziert. Dokumente in DocuWare können aus maximal 999 Dateien bestehen. Mit DocuWare-Anwendungen gescannte und gedruckte Dokumente werden in den DocuWare-Archiven in Form von PDF/A-Dateien gespeichert. Alle übrigen von DocuWare übernommenen Dokumente, z.B. PDF- und MS Office-Dateien, werden in ihrem Originalformat abgelegt. 9.3 Header-Datei Jedes in DocuWare verwaltete Dokument besitzt eine Header-Datei im XML-Format. Der Header enthält die für das Dokument vergebenen Meta- und Indexdaten sowie die Anmerkungen, Stempel, Signaturen usw. Die Indexdaten werden damit doppelt vorgehalten: einmal in der Datenbank und einmal in der Header-Datei des Dokuments. Dies garantiert größtmögliche Sicherheit, denn dadurch stehen die Dokumente mit ihren Indexdaten selbst bei einem Totalausfall der Datenbank ohne Backup noch zur Verfügung. Dieser Vorgang kann allerdings sehr zeitintensiv sein und stellt daher keinen Ersatz für eine herkömmliche Datensicherung dar. 45 Architektur der Archive Für jede Datei, die Bestandteil eines DocuWare-Dokuments ist, existiert in der Header-Datei ein eigener Abschnitt. Innerhalb der Header-Datei sind im Wesentlichen die Elemente „Dokumentbeschreibung", „Metadaten" und „Seiteninformationen" zu unterscheiden: Dokumentbeschreibung (Document Description): Informationen, die das gesamte Dokument betreffen, z.B. Signaturen und Verschlüsselung Metadaten (Document Metadata): - Alle beschreibenden Daten, die aus Systemsicht von DocuWare für die Verwaltung benötigt werden (Systemeigenschaften), z.B. die Document ID. Diese Daten sind identisch mit den Indexdaten, die zu der Datei in der Datenbank vorgehalten werden. - Alle beschreibenden Daten zu dem Dokument, die aus Benutzersicht benötigt werden: Indexdaten, Feldeigenschaften - In den Ablageeigenschaften (Store Properties) werden Informationen über die Historie und das logische Archiv der Datei gespeichert. - Bei den Anwendungseigenschaften (Application Properties) handelt es sich um Informationen, die für die Integration mit anderen Anwendungen, z.B. SAP, benötigt werden. Seitenbeschreibungen: Seitenbezogene Ergänzungen, z.B. Text- oder Sprachanmerkungen, Ebenen, Stempel usw. 9.4 Ablagestruktur Unterhalb des vom Administrator zugewiesenen Dateiverzeichnisses wird das DocuWareVerzeichnis adressiert durch Archivnamen, Plattennummern, drei Verzeichnisebenen und die Dokumentebene. Maximal können rund 2,15 Milliarden Dokumente in einem Archiv gespeichert werden. Pro Platte legt DocuWare für jedes Archiv ein eigenes Verzeichnis im gewählten Speicherort an. Jedes Archivverzeichnis wird mit <Archivname>.<Plattennummer> benannt. Dabei kann der Archivname maximal 8-stellig sein, die Plattennummer wird immer 6-stellig angegeben. Die erste Platte des Archivs Dokumentenpool heißt demnach Dokument.000001. Auf den drei darunter liegenden Verzeichnisebenen wird jedes Verzeichnis mit einer 3stelligen fortlaufenden Nummer, beginnend bei 000, benannt. Auf der ersten der drei Ebenen sind maximal 128 Ordner möglich (000 bis 127), auf den zweiten und dritten Ebene jeweils maximal 256 (000 bis 255). Unterhalb dieser drei Verzeichnisebenen befinden sich die Dokumentverzeichnisse. Wird dem Archiv beispielsweise das Verzeichnis „D:\DOCS" zugewiesen und als Archivname „VERKAUF" gewählt, so finden sich die Dokumente der ersten Platte in folgendem Unterverzeichnis: 46 Architektur der Archive Jedes dieser Dokumentverzeichnisse enthält alle Seiten (Dateien) eines Dokuments und die Header-Datei im XML-Format. Die Dokumentverzeichnisse erhalten den Namen der innerhalb des Archivs eindeutigen - 10-stelligen Dokumentnummer (DocID), die ebenfalls fortlaufend ist (von 0000000001 bis (2 hoch 31)-1 = 2.147.483.647 ˜ 2,15 Mrd.). Jedes Dokument erhält mit der DocID eine eindeutige, fortlaufende Nummer, diese erhöht sich automatisch für jedes neue Dokument um 1. Die Header-Datei heißt immer <Dokumentnummer>.XML und ist in ihrer Größe nicht beschränkt. Die Dokumentdateien heißen immer F (für File), dann folgt eine fortlaufende Nummer, beginnend bei 0, und die Dateiendung (z.B. doc, xls, pdf), also beispielsweise F1.doc. Ein Dokument, das aus unterschiedlichen Teilen besteht, wird dann beispielsweise folgendermaßen dargestellt: \00000001\ 00000001.XML \ F1.pdf \ F2.docx \ F3.xlsx Sie können bis zu 999.999 DocuWare-Platten anlegen, allerdings nicht innerhalb eines Verzeichnisses, da Windows die Unterverzeichnisse pro Verzeichnis begrenzt. Im Beispiel unten sehen Sie die Ablagestruktur der Dokumente in einem DocuWare-Archiv. Hier wird davon ausgegangen, dass alle Dokumente auf einer einzigen DocuWare-Platte gespeichert werden. 47 Architektur der Archive Beispiel-Ablagestruktur eines DocuWare-Archivs auf Dateisystemebene D:\Archive\Dokument.000001\ D:\Archive\Dokument.000001\000\ D:\Archive\Dokument.000001\000\000\ D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\ D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\0000000001\ (erstes Dokument im Archiv) D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\0000000001\0000000001.XML D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\0000000001\F0.doc D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\0000000001\F1.xls D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\0000000001\F2.pdf ... D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\0000000002\ (zweites Dok. im Archiv) D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\0000000002\0000000002.XML D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\0000000002\F0.xls ... ... D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\0000000256\ (letztes Dok. in 000\000\000) D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\0000000256\0000000256.XML D:\Archive\Dokument.000001\000\000\000\0000000256\F0.pdf ... D:\Archive\Dokument.000001\000\000\001\ D:\Archive\Dokument.000001\000\000\001\0000000257\ (erstes Dok. in 000\000\001) D:\Archive\Dokument.000001\000\000\001\0000000257\0000000257.XML D:\Archive\Dokument.000001\000\000\001\0000000257\F0.doc ... ... D:\Archive\Dokument.000001\000\000\001\0000000511\ (letztes Dok. in 000\000\001) ... ... D:\Archive\Dokument.000001\000\000\002\ D:\Archive\Dokument.000001\000\000\002\0000000512\ (erstes Dok. in 000\000\002) ... ... D:\Archive\Dokument.000001\000\000\255\ D:\Archive\Dokument.000001\000\000\255\0000065535\ (letztes Dok. in 000\000\255) ... D:\Archive\Dokument.000001\000\001\000\ D:\Archive\Dokument.000001\000\001\000\0000065536\ (erstes Dok. in 000\001\000) ... ... D:\Archive\Dokument.000001\000\255\255\ D:\Archive\Dokument.000001\000\255\255\0016777215\ (letztes Dok. in 000\255\255) ... ... D:\Archive\Dokument.000001\001\000\000\ D:\Archive\Dokument.000001\001\000\000\0016777216\ (erstes Dok. in 001\000\000) ... ... D:\Archive\Dokument.000001\127\255\255\ D:\Archive\Dokument.000001\127\255\255\2147483647\ (letztes Dok. im Archiv) 48 Architektur der Archive 9.5 Volltext-Funktionalität DocuWare bietet eine Volltext-Funktionalität, die eine effektive Suche im Volltext der Dokumente sowie in deren Indexeinträgen ermöglicht. Die Anwendung ist für den Benutzer optional. Die Volltext-Funktionalität läuft wie folgt ab. Der Content Server extrahiert Textshots aus den Dokumenten und speichert diese in der Daten-Datenbank. In den Textshots sind die Suchbegriffe einer Dokumentseite sowie deren Position vermerkt. Dadurch können die Treffer im Dokument markiert werden. Gleichzeitig übergibt der Content Server (auf Seite 32) die Textshots an den Fulltext Server. Dieser wiederum speichert die Textshots in Katalogdateien (Indexdateien) und nutzt sie für die Suchanfragen. Die Katalogdateien werden pro DocuWare-Archiv erstellt. Sie sind standardmäßig auf dem Rechner gespeichert, auf dem auch der Fulltext Server installiert ist. Sollte es beim Indexieren für die Volltextsuche zu einem Fehler kommen, etwa wenn ein Server nicht erreichbar ist, wird die Indexierung dieser Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt automatisch wiederholt. 9.6 Besonderheiten bei Briefkörben Die DocuWare-Briefkörbe entsprechen aus Benutzersicht physischen Briefkörben am Arbeitsplatz. Briefkörbe enthalten Dokumente, die an diesen Ort importiert wurden. Dies sind noch nicht archivierte Dokumente oder auch Kopien von Dokumenten, die sich bereits im Archiv befinden. Im Unterschied zu Archiven verfügen Briefkörbe aber weder über eine strukturierte Suche oder eine Volltextsuche noch über ein filigranes Rechtekonzept oder ähnliche Funktionen. Die Briefkörbe sind technisch ähnlich wie Archive aufgebaut und die Daten darin werden ab DocuWare Version 6.10 in einem vereinfachten Format gespeichert (die Verzeichnisebenen mit dreistelligen Zahlen entfallen). Bei einem Upgrade auf die Version 6.10 wird in dieses Format konvertiert. Die Briefkörbe werden in der DocuWare Konfiguration (auf Seite 12) erstellt und verwaltet. 9.7 Export-Import-Synchronisation Mit DocuWare lassen sich zwei Archive miteinander synchronisieren (Dokumente und Datenbank). Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Die Synchronisation als Master und Satellite (Synchronisation Version 1) wird über die DocuWare Administration verwaltet. Die Synchronisation als gleichwertige Archive (Synchronisation Version 2) wird in der DocuWare Konfiguration verwaltet. Weitere Informationen finden Sie unter Synchronisation (http://help.docuware.com/de/#t62883). Aufträge der einen Version werden nicht im Verwaltungstool der anderen Version angezeigt. Die Synchronisation Version 2 sollte bei neuen Systemen bevorzugt verwendet werden, da die Version 1 in absehbarer Zeit nicht mehr zur Verfügung stehen wird. 49 Architektur der Archive Beide Synchronisationsformen werden vom Workflow Server ausgeführt. Synchronisation als Master und Satellite (Version 1) Ausgangspunkt dieser Synchronisationsform ist immer ein Quellarchiv, das Masterarchiv. Ziel ist immer ein sogenanntes Satellitenarchiv. Dies kann beispielsweise ein DocuWareArchiv auf einem Laptop sein, der ohne Netzzugang mit den aktuellen Dokumenten aus einem Masterarchiv arbeiten können muss. Master- und Satellitenarchiv können dabei unterschiedliche Strukturen haben. Bei der Definition des Workflows können Sie die Datenbankfelder zuweisen. Sie können sämtliche Dokumente oder nur einige ausgewählte Dokumente eines Archivs in das Satellitenarchiv übernehmen. Welche Dokumente synchronisiert werden sollen, lässt sich mit Filtern genau eingrenzen. Grundsätzlich funktioniert die Synchronisation in beide Richtungen: Dokumente können vom Masterarchiv in das Satellitenarchiv übergeben werden. Umgekehrt können Änderungen an den Dokumenten oder hinzugekommene Dokumente aus dem Satellitenarchiv dem Masterarchiv übergeben werden. Die Dokumente im Satellitenarchiv erhalten zwar eine eigene DocID, die der Logik des Archivs entspricht. Zusätzlich erhalten sie aber auch die DocID des Masterarchivs, was die Synchronisation vom Satelliten zum Master vereinfacht. Die Architektur der Satellitenarchive besitzt folgende Merkmale: Es kann mehrere Satellitenarchive zu einem Master geben. Ein Satellitenarchiv kann selbst wiederum Master für andere Satellitenarchive sein, aber es hat immer nur einen Master. An beiden Standorten, also beim Master- und beim Satellitenarchiv, können Sie die volle DocuWare-Funktionalität inklusive Übernahme beliebiger Dokumente nutzen. Wurde zwischen zwei Synchronisationsläufen ein Dokument auf beiden Seiten verändert, greifen die Regeln des vordefinierten Workflows. Darin ist genau definiert, wie mit gelöschten, veränderten und neuen Dokumenten auf beiden Seiten zu verfahren ist. Sofern Änderungen am Dokument und/oder am Indexeintrag zum Dokument festgestellt werden, lauten die verfügbaren Einstellungen: Master überschreibt Satellit. Satellit überschreibt Master. Letzte Änderung ist gültig. Keine Aktion, sondern Aufnahme in Log-Datei (manuelle Nachbearbeitung möglich). Synchronisation als gleichwertige Archive (Version 2) Bei dieser Synchronisationsmöglichkeit sind beide zu synchronisierenden Archive gleichwertige Partner. Dabei findet über global eindeutige GUIDs ein Matching zwischen den Dokumenten statt. Die entsprechenden Funktionen werden von der Schnittstelle des Platform Service ab DocuWare Version 6.10 zur Verfügung gestellt, sie stehen also nicht für frühere DocuWare-Versionen zur Verfügung. Die Synchronisation Version 2 kann entweder ein lokales und ein entferntes Archiv umfassen oder zwei lokale Archive. Es ist keine Synchronisation von zwei entfernten Archiven möglich. 50 Architektur der Archive Der Vergleich zwischen den Archiven erfolgt bei der Synchronisation Version 2 wesentlich schneller als bei der Version 1. Das Filtern findet lediglich über eine Textfeld-Spalte statt und benötigt daher ebenfalls nur wenig Zeit. Der Synchronisationsprozess erfolgt über Cloud-kompatibles HTTP/HTTPS. 9.8 Selbsttragende Archive Selbsttragende Archive ermöglichen es, ein (Teil-)Archiv auf ein externes Speichermedium zu exportieren. Die Komponente DocuWare Request stellt komplette Archive oder ausgewählte Dokumente als ZIP-Datei für die Nutzung auch auf externen Medien (USB Stick, CD/DVD usw.). Ein Request-Archiv ist eine eigenständige Komponente, die ganz ohne eine DocuWare-Installation funktioniert. Es besteht aus den Dokumenten, einer SQLiteDatenbank und einem Qt-Webkit-Browser. Der Browser bietet eine Archiv-Suchfunktion und einen auf HTML5 und JavaScript basierenden Viewer für die Dokumente. 51 Kommunikationstechnologien 10 Kommunikationstechnologien Die Komponenten des DocuWare-Systems kommunizieren nach den neuesten Standards miteinander. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über die verwendeten Protokolle und darüber, welche Komponenten im Einzelnen über welche Standards Informationen untereinander austauschen. 10.1 Protokolle DocuWare nutzt für die Kommunikation der einzelnen Software-Komponenten untereinander die folgenden TCP-basierten Protokolle. HTTP/HTTPS (Übertragung von HTML oder Binärdaten) Standardmäßig ist HTTP unverschlüsselt. Um mit diesem Protokoll sicher über Internet zu kommunizieren, sollten Sie es mit TLS verschlüsseln (HTTPS). Dafür ist ein Zertifikat auf dem Server mit den IIS (Internet Information Services) erforderlich. HTTP/HTTPS mit REST (Representional State Transfer) Vor allem der DocuWare Platform Service läuft vollständig REST-basiert. HTTP/HTTPS mit SOAP (Simple Object Access Protocol) SOAP dient dem Austausch von Nachrichten, die auf dem XML Information Set beruhen. Im DocuWare-System wird SOAP von verschiedenen Web Services in der Kommunikation mit den Client-Anwendungen eingesetzt. Die Kommunikation zwischen den Schichten Client-Anwendungen, Web Services und Backend Server 52 Kommunikationstechnologien 10.2 Client-Server-Kommunikation Die Matrix zeigt Ihnen, welche Server mit welchen Client-Anwendungen miteinander kommunizieren. Dabei werden in Klammern die verwendeten Protokolle und in einer eigenen Zeile die verwendeten Ports angegeben. Für alle Client-Anwendungen werden Standardports genutzt. Eine Ausnahme bildet nur die DocuWare Administration. 53 Kommunikationstechnologien 10.3 Server-Server-Kommunikation Aus der Matrix ersehen Sie, welche Server miteinander über welche Protokolle kommunizieren und auf welche Datenbanken sie zugreifen. Sollten Sie mehrere ServerMaschinen für die Web Server und die Backend Server von DocuWare verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass alle benötigten Kommunikationsports für andere Server-Maschinen verfügbar sind. 54 Kommunikationstechnologien 10.4 Message Bus Der Message Bus ist die zentrale Plattform für den Austausch von Nachrichten zwischen den Web Servern und den meisten Backend Servern. Er benutzt das Protokoll Microsoft Message Queuing (MSMQ). Der Message Bus ist dafür zuständig, Änderungen zwischen Serverkomponenten auszutauschen. Der Message Bus folgt dem Publish-Subscribe-Pattern. Er implementiert ein Fire-andForget-Pattern, das aus Gründen der Geschwindigkeit voraussetzt, dass die Nachricht entweder direkt zugestellt wird oder verloren geht. Ein typischer Anwendungsfall ist eine Benachrichtigung über neu eingetroffene Dokumente oder über geänderte Einstellungen. Die Nachrichten werden stets an alle Abonnenten gesendet. Die Abonnenten entscheiden, ob sie die Nachrichten wiederverwenden möchten oder nicht. Der Message Bus wird in der Management-Konsole im Knoten "Message Queuing" verwaltet und kann in einem DocuWare-System mehrfach installiert sein. Der Message Bus dient der Kommunikation zwischen den Web Services und den meisten Backend Servern. 55 Externer Zugriff 11 Externer Zugriff Bei einem externen Zugriff, zum Beispiel über das Internet, auf Ihr DocuWare-System sollten Sie die im Folgenden erläuterten Punkte beachten. Benötigte Ports Sofern Sie einen externen Zugriff auf Ihr DocuWare-System einrichten, müssen in der Firewall Ihres DocuWare-Systems nur die Ports der Webdienste (standardmäßig Port 80 bzw.443) freigegeben werden. Weitere Angaben zu Ports finden Sie in der Matrix "ServerServer-Kommunikation" (auf Seite 54) im Kapitel "Kommunikationstechnologien". HTTPS (TSL) Der DocuWare Web Client und die DocuWare Desktop Apps unterstützen durchgängig HTTPS. Um die DocuWare-Web-Komponenten für HTTPS (TLS) zu konfigurieren, müssen Sie im IIS Manager folgende Schritte vollziehen: Zertifikat bzw. Zertifikate einspielen ("Serverzertifikate", Aktion "Importieren") Bindung der Website anpassen und über TLS erreichbar machen Ggf. die HTTP-Bindung aus Sicherheitsgründen entfernen (optional) Wenn Sie ein selbstsigniertes Zertifikat verwenden, müssen Sie zudem sicherstellen, dass Ihre Zertifizierungsstelle auf allen Clients als vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstelle definiert ist. Importieren Sie dafür zum Beispiel mittels Group Policy Object (GPO) von Microsoft das Zertifikat in den Zertifikatsspeicher aller Computer- und Benutzerkonten Ihrer Domäne. Demilitarized Zone (DMZ) Die Web-Komponenten von DocuWare verbinden sich direkt mit der Datenbank. Daher ist eine Installation zum Beispiel des DocuWare Platform Service in einer DMZ nicht empfehlenswert. Alle Komponenten einschließlich der Web-Komponenten sollten nur innerhalb des LAN installiert werden. Der Web Service in der DMZ sollte zum Beispiel mittels Application Request Routing (ARR) die Anfragen entsprechend an den internen Web Service umleiten. Weitere Informationen zu ARR finden Sie im Abschnitt Lastverteilung (auf Seite 67). 56 Externer Zugriff 57 Integrationen 12 Integrationen DocuWare setzt mit seinen Servern, Web-Applikationen und Datenbanken auf der Infrastruktur des Unternehmens auf. Software-Services übernehmen innerhalb von DocuWare unterschiedliche Aufgaben von der Benutzerverwaltung über die Suche bis zur Dokumentenverwaltung und Zugriff auf Datenbanken und Dateisystem. Die Kommunikation mit dem DocuWare-System erfolgt primär über den Platform Service. HTTP-fähige Geräte wie Netzwerkdrucker und Smartphones können über den Platform Service ebenso auf die Datenbanken und Server zugreifen wie programmierte Drittanwendungen. Die einzelnen Integrationsmöglichkeiten stellen unterschiedliche Funktionen zur Archivierung und Suche, zur Synchronisierung oder zum Import zur Verfügung. Dabei lassen sich generell drei Integrationsoptionen unterscheiden: Generische oder universelle Integration Zu dieser Gruppe gehören die Integrationsmöglichkeiten, die für mehrere Programme oder Gerätearten verfügbar sind: Virtueller Druckertreiber Überwachter Ordner DocuWare Smart Connect Autoindex (Datenbanksynchronisierung) Externe Auswahllisten Connect to Mail DocuWare Scan URL-Integration Konnektoren Sie binden eine bestimmte Software oder ein bestimmtes Gerät an DocuWare an und erweitern diese externe Komponente mit umfangreichen DokumentenmanagementFunktionen. Die Konnektoren arbeiten nur mit dieser einen externen Komponente zusammen. Windows Explorer Client Connect to Outlook Connect to SharePoint Connect to SAP Connect to Sharp, Version 2 Connect to Toshiba, Version 2 Connect to OKI Connect to Xerox 58 Integrationen Programmierung Mit Programmieraufwand können sowohl einzelne DocuWare-Ressourcen eingebunden als auch individuelle Programme erstellt werden, die eine umfangreichere DocuWareFunktionalität in beliebigen Drittanwendungen zur Verfügung stellen. Dies geschieht über: URL-Integration Platform / Platform .NET API Validierung der Indexeinträge Das White Paper „Integration" (http://help.docuware.com/de/#t61253) von DocuWare informiert Sie umfassend über alle Möglichkeiten der Integration von Anwendungen in DocuWare. 59 Setup 13 Setup Das Setup der einzelnen DocuWare-Komponenten gliedert sich in ein Server Setup und ein Client Setup. Zusätzlich zum Client Setup steht Ihnen DocuWare Update für das Aktualisieren der Client-Anwendungen zur Verfügung. 13.1 Server Setup Mit dem Server Setup installieren, aktualisieren und deinstallieren Sie alle Web Services, Backend Server und Hintergrundprozesse. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Komponenten: Platform Service und Web Client Settings Service Desktop Server Component DocuWare MFP und SharePoint Web Connectors Content Server Workflow Server Background Process Service Notification Server Thumbnail Server Workflow Engine Server Connect to SAP Server Client-Anwendungen: Administration Administration Power Tools Das Server Setup legt die Datenbanken an und aktualisiert diese bei einem Upgrade. Des Weiteren erzeugt es Konfigurationsdateien für einzelne Komponenten und eine maschinenweite Konfigurationsdatei (Speicherort: %programdata%/docuware/serverconfig/dwmachine.config). 13.2 Client Setup und DocuWare Update Mit dem Client Setup installieren, aktualisieren und deinstallieren Sie alle auf Client-Seite benötigten Anwendungen. Die Anwendungen im Client Setup sind nicht über das DocuWare Setup verfügbar, mit Ausnahme der DocuWare Administration. Das Client Setup nutzt Windows Installer. Die Client-Komponenten können per Client Setup oder über DocuWare Update installiert werden. Mit dem Client Setup werden folgende Komponenten installiert: DocuWare Administration Die DocuWare Administration kann nicht nur von Administratoren, sondern auch von 60 Setup Benutzern verwendet werden. Daher ist sie die einzige Komponente, die sowohl im Client Setup als auch im DocuWare Server Setup verfügbar ist. Connect to Outlook DocuWare Desktop Apps DocuWare Update Windows Explorer Client (32 und 64 Bit) Workflow Designer URL Creator IndexCleaner DocuWare Update DocuWare Update prüft automatisch, ob Updates oder Hotfixes für die auf einem Client installierten Anwendungen verfügbar sind, und meldet dem Benutzer das Ergebnis. Bei Bedarf wird das Client Setup geöffnet, damit der Benutzer aktualisierte Versionen installieren kann. Beim Update werden die Versionsnummern mit den lokal installierten Versionsnummern verglichen. Kommandozeilen-Oberfläche für Software-Verteilung Ausführliche Informationen zu diesem Tool finden Sie unter go.docuware.com/ClientSetupCmd http://go.docuware.com/ClientSetupCmd. 61 Skalierbarkeit 14 Skalierbarkeit Das DocuWare-System ist hoch skalierbar und kann auf unterschiedlichste Anforderungen ausgerichtet werden. Bei einem kleinen Unternehmen kann DocuWare als eigenständiges System mit allen Servern, Datenbanken und Speicherorten auf einem einzigen Rechner installiert sein. Bei einem sehr großen Unternehmen dagegen kann das gesamte System bis auf bestimmte Bereiche doppelt vorhanden sein. Folgende Faktoren spielen eine Rolle bei der Frage, in welcher Form das DocuWare-System skaliert werden sollte: Anzahl der gleichzeitig aktiven Benutzer Anforderungen an die Verfügbarkeit Anzahl der mit DocuWare abgedeckten Geschäftsprozesse und Dokumenttypen Anzahl der "lebenden" Dokumente, also der Dokumente, die gleichzeitig in Workflows benutzt werden Inwieweit die in diesem Kapitel beschriebenen Maßnahmen zur Skalierung und Lastverteilung des DocuWare-Systems realisiert werden können, hängt jeweils von der erworbenen Serveredition ab. 14.1 Skalierungsformen des Systems Das DocuWare-System kann je nach Anforderungen unterschiedlich skaliert werden. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über vier grundlegende Skalierungsformen. Bei der Installation Ihres DocuWare-Systems orientieren Sie sich am besten an einer dieser Formen. Je nach Anforderungen und erworbenen Lizenzen können sich Unterschiede für jede individuelle Installation ergeben. Anforderungen und Skalierungsformen Die folgende Tabelle zeigt im Überblick die unterschiedlichen Anforderungen für die vier empfohlenen Lösungen. S1 S2 S3 S4 Gleichzeitig aktive Nutzer: 050 Gleichzeitig aktive Nutzer: 50-200 Ausfallsicherheit X X X X X X S = Skalierungsform 62 Skalierbarkeit 14.1.1 Skalierungsform 1 Bei dieser einfachsten Skalierungsform wird das gesamte DocuWare-System mit den Web Services, den Backend Servern, den Datenbanken und Speicherorten sowie der VolltextFunktionalität auf einem Server installiert. DocuWare-System auf einem Server 14.1.2 Skalierungsform 2 Bei dieser Skalierungsform wird das DocuWare-System auf zwei verschiedenen Servern installiert. Auf dem einen Server werden die Web Services und die Backend Server eingerichtet, auf dem anderen die Datenbanken, die Speicherorte und die VolltextFunktionalität. DocuWare-System auf zwei Servern: Datenbanken, Volltext-Funktionalität und Speicherorte sind ausgelagert 63 Skalierbarkeit 14.1.3 Skalierungsform 3 Bei dieser Skalierungsform wird das DocuWare-System auf drei verschiedene Server aufgeteilt. Auf dem ersten werden die Web Services installiert, auf dem zweiten die Backend Server und auf dem dritten die Datenbanken, die Speicherorte und die Volltext-Funktionalität. Diese Skalierungsform sorgt zwar für mehr Lastverteilung, allerdings nicht für eine ausreichende Ausfallsicherheit. DocuWare-System mit jeweils eigenen Maschinen für die Backend Server sowie für Datenbanken, Volltext-Funktionalität und Speicherorte 14.1.4 Skalierungsform 4 Bei dieser Skalierungsform werden auf einem Server 1 und einem Server 2 jeweils einmal die Hauptserver der DocuWare Web Services (in den IIS), also der Platform Service/Web Client und der Settings Service, zusammen mit den Background Servern Authentication Server und Content Server installiert. So kann auf den Server 1 und den Server 2 gleichermaßen zugegriffen werden. Auf einem Server 3 werden als Web Services die Desktop Server Components und der Settings Service sowie alle weiteren Backend Server installiert. Auf einem Server 4 sind die Datenbanken, die Speicherorte und die Volltext-Funktionalität installiert. Dem gesamten DocuWare-System ist ein Load Balancer vorgeschaltet. Dieser kann auf einer eigenen Maschine installiert sein (wie z.B. beim Application Request Routing, ARR) oder die Maschinen, auf denen die IIS installiert sind, übernehmen gemeinsam das Load Balancing (wie z.B. bei den Network Load Balancing Services, NLBS). Damit die Server 1-3 unabhängig voneinander agieren und auch neu gestartet werden können, laufen alle Authentication Server im sogenannten Local Mode. Dadurch wird das Load Balancing für die Authentication Server quasi ausgeschaltet. Um den Local Mode zu aktivieren, setzen Sie in der Konfigurationsdatei jedes Authentication Servers den Wert wie folgt auf true: 64 Skalierbarkeit <DWConfig> <AuthenticationServerSettings LocalServersOnly="true"> </AuthenticationServerSettings> </DWConfig> Mit dieser Einstellung findet keine direkte Kommunikation zwischen Server 1, 2 und 3 mehr statt (außer über den Message Bus). Diese Skalierungsform benötigt vier Server sowie einen Load Balancer. 14.2 Skalierung einzelner Komponenten Zusätzlich zur Skalierung des gesamten DocuWare-Systems besteht je nach Installation auch die Möglichkeit, einzelne DocuWare-Komponenten zu skalieren. Die verschiedenen Optionen ersehen Sie aus der unten stehenden Tabelle, deren Begriffe zunächst erläutert werden: Mehrere Instanzen: Von dieser Komponente können in einem System mehrere Instanzen gleichzeitig laufen. Cluster: Instanzen teilen sich die Rechenarbeit untereinander auf. Fällt eine Instanz aus, wird die Arbeit automatisch an einen anderen Cluster weitergeleitet, ohne dass der Benutzer davon Kenntnis erhält. Automatische Skalierung: Wird dem Cluster eine weitere Instanz hinzugefügt, wird die Arbeit ohne Neukonfiguration automatisch auch an diese neue Instanz verteilt. 65 Skalierbarkeit Automatische Ausfallsicherung: Fällt eine Instanz aus, wird die Arbeit automatisch an eine andere Instanz übergeben. MEHRERE INSTANZEN CLUSTER AUTOMATISC AUTOMATISC HE HE AUSFALLSKALIERUNG SICHERHEIT Platform/Web Client Ja Ja Ja* Ja DocuWare Konfiguration Ja Ja Ja* Begrenzt** Desktop Server Components Ja Nein Nein Nein SAP HTTP Server Ja*** Nein Nein Nein KOMPONENTE / FUNKTION Web Services Web-basierte Konnektoren Connect to Xerox Ja Nein Nein Nein Connect to OKI Ja Nein Nein Nein Connect to Sharp, Version 2 Ja Nein Nein Nein Connect to Toshiba, Version 2 Ja Nein Nein Nein Authentication Server Ja Nein Ja Nein Content Server (Zugriff auf Dokumente) Ja Ja Ja Ja Content Server (HintergrundAufgaben) Ja Nein Ja Nein Workflow Server Ja Nein Nein Nein Notification Server Ja Ja Ja Ja Thumbnail Server Ja Ja Ja Ja Backend Server 66 Skalierbarkeit MEHRERE INSTANZEN CLUSTER AUTOMATISC AUTOMATISC HE HE AUSFALLSKALIERUNG SICHERHEIT Workflow Engine Server Ja Ja Ja Ja Imaging Workers Ja (automatisch Ja instanziiert) Ja Nein Background Process Service Ja Ja Ja KOMPONENTE / FUNKTION Backend Server Ja Volltext-Index, Datenbanken, Speicherorte Fulltext Server (SoIR) Ja**** Nein Nein Nein Datenbanken Externe Lösungen verfügbar Externe Lösungen verfügbar Externe Lösungen verfügbar Externe Lösungen verfügbar Speicherorte für Dokumente Externe Lösungen verfügbar Externe Lösungen verfügbar Externe Lösungen verfügbar Externe Lösungen verfügbar * Benötigt externe Konfiguration; Unterstützung durch Professional Services empfohlen. ** Nutzer müssen sich ggf. neu einloggen. *** Nur für separate Inhaltsspeicher **** Nur für separate Archive 14.3 Datenhaltung Datenbanken, Volltext-Funktionalität und Speicherorte sollten mit den Maßnahmen skaliert werden, die der jeweilige Hersteller empfiehlt. Zur Auswahl des Datenbank-Servers beachten Sie bitte den Abschnitt Unterstützte Datenbanksysteme (auf Seite 38). 14.4 Lastverteilung Nachdem Sie Ihr DocuWare-System auf Basis einer der vier empfohlenen Skalierungsformen installiert haben, kann es in bestimmten Fällen großer Last sinnvoll sein, weitere, individuelle Skalierungsmaßnahmen zu treffen. Dabei sollte immer an der konkreten Ursache der Auslastung angesetzt werden: Szenario 1 Viele Benutzer greifen gleichzeitig auf das System zu, z.B. führen sie Suchen durch oder bearbeiten Aufgaben. In diesem Fall sollten Sie Skalierungsform S4 (mit Load Balancing) wählen und die Zahl der Maschinen erhöhen. 67 Skalierbarkeit Für das Load Balancing können drei verschiedene Technologien eingesetzt werden: Application Request Routing (ARR): Bei einem ARR-Modul handelt es sich um ein Modul der Internet Information Services (IIS) von Microsoft, das separat installiert und dem DocuWare-System vorgeschaltet wird. Das ARR-Modul hat Verbindung zu allen Servern und routet die Anfragen weiter. Network Load Balancing Services (NLBS): Die NLBS sind eine Komponente von Windows Server. Hierbei bilden verschiedene Server einen Cluster und übernehmen so das Load Balancing. Hardware Load Balancer Bei allen drei Möglichkeiten des Load Balancing sollten die Nutzer aus Performancegründen immer auf demselben Server geroutet werden. Szenario 2 Viele vordefinierte Workflows laufen gleichzeitig oder einige Workflows erzeugen große Last. Gemeint sind hier Workflows, die in der DocuWare Administration festgelegt werden, nicht Workflows des Moduls Workflow Manager. In diesem Fall sollte der Workflow Server mehrfach installiert werden. Bitte beachten Sie dazu auch die Hinweise zur Ausfallsicherheit http://help.docuware.com/de/#t61324. Szenario 3 Es werden viele Dokumente gleichzeitig archiviert, die den Volltext durchlaufen müssen, u.a. bei einer Systemmigration. In diesem Fall sollten mehrere Content Server installiert sein, die die Last automatisch untereinander aufteilen. 14.5 Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit Wie in den Abschnitten zur Skalierung einzelner Komponenten http://help.docuware.com/de/#t62902 und zur Lastverteilung (auf Seite 67) bereits erwähnt, können die meisten Komponenten für eine größere Ausfallsicherheit mehrfach pro DocuWare-System installiert werden. Eine Ausnahme bildet der Workflow Server. Es lassen sich zwar mehrere Workflow Server installieren, die Workflows sind aber fest einzelnen Workflow Servern zugewiesen. Bei Ausfall eines Workflow Servers müssen also entweder die Workflows manuell für einen anderen Server konfiguriert werden. Oder es steht eine Kopie des Workflow Servers zur Verfügung, der die Aufgaben der ausgefallenen Maschine übernimmt (Switchover). Am einfachsten installieren Sie diese Komponenten auf einem Server zusammen und halten eine Kopie der Maschine bereit, zum Beispiel in virtualisierter Form. Bei Ausfall des gesamten Servers muss dann als Ersatz die Kopie gestartet werden (Switchover). Für Workflows sind diese Einschränkungen zu beachten. 14.5.1 Geografisch verteilte Systeme Wenn eine Organisation über zwei oder mehr Standorte verfügt, bieten sich verschiedene Lösungen für die Installation von DocuWare an. Im einfachsten Fall werden alle DocuWare- 68 Skalierbarkeit Server an einem Standort gehostet und die Benutzer greifen über ihren Browser von beliebigen Standorten aus darauf zu. Sollen Server an mehreren Standorten vorgehalten werden, ist zu prüfen, ob je ein DocuWare-System pro Standort installiert werden kann. Um den Zugriff auf gemeinsame Dokumente zu ermöglichen, können Archive synchronisiert werden. Gleichwohl besteht auch die Möglichkeit, DocuWare als geografisch verteiltes System zu installieren. Bei einer solchen Lösung werden einzelne Archive an geografisch verteilten Standorten eingerichtet. Hierbei sollte zwischen den Servern eine VPN-Verbindung hergestellt werden, über die von allen Servern aus auch direkt auf alle Datenbanken und Speicherorte zugegriffen werden kann. Ein geografisch verteiltes System ist allerdings sehr aufwendig in der Realisierung und wird daher nur mit begleitender intensiver Beratung durch DocuWare Professional Services empfohlen. 69
