EVENT-LOGISTIK & TRaNSPORT

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Das Sonderheft in der Marketing Event Praxis
Event-logistik
& Transport
– Produkte, Anbieter, Trends
Foto: DB Schenker
mep Ausgabe 6/2008 37
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Event-Logistik: zum richtigen
Zeitpunkt am richtigen Ort
Die Logistik befasst sich laut der etwas
sperrigen Definition von Wikipedia mit
der „Planung, Steuerung, Durchführung,
Bereitstellung, Optimierung und Kontrolle von Prozessen der Ortsveränderung von
Gütern, Daten, Energie und Personen“.
Nach einer anderen gängigen Definition ist
es Aufgabe der Logistik, das richtige Gut, in
der richtigen Menge und Qualität am richtigen Ort bereit zu stellen. Dies gilt, ob die
Güter nun für militärische Zwecke, für den
industriellen Fertigungsprozess oder für
Events benötig werden. Eine besondere logistische Herausforderung stellen sportliche
Groß-Events wie Olympische Spiele und
Fußball-Welt- oder Europameisterschaften
dar. Hierbei muss, teilweise empfindliches
Sportgerät über weite Strecken terminge-
recht angeliefert werden. Auch der zügige
Transport von teurer TV-Ausrüstung verlangt nach hoher logistischer Kompetenz.
Die Eventlogistikbranche ist divers: Zu ihr
kann man Veranstaltungsagenturen, die
sich auf die Durchführung eventlogistischer
Prozesse konzentrieren genauso zählen wie
internationale Logistikunternehmen, die
bei Großevents vor allem Transportdienstleistungen übernehmen. Spezialisten für
Eventlogistik sind auch Mietmöbelunternehmen und Veranstaltungsausstatter, die
über große Lager und einen eigenen Fuhrpark verfügen.
Andreas Loibl, Geschäftsführer netlog
network logistix, betont, dass der logis-
tische Aufwand für Messen und Events
prinzipiell gleich groß ist. Allerdings
spielten bei Events natürlich häufig die
Besonderheiten des Veranstaltungsortes
eine wichtige Rolle: Beispielsweise benötigt man bei einem Freiluftkonzert auf einer Grünfläche Gabelstapler mit besonderer Bereifung und Gewichten.
Auch eine Veranstaltung in einem Steinbruch hat netlog schon logistisch betreut.
Geeignete Zufahrtswege müssen grundsätzlich schon im Vorfeld eines Events
ermittelt werden. Auch der Platz für die
Ent- und Beladetätigkeiten sowie für die
Lagerung von Ausrüstung und Leergut
wie leeren Kisten und Palletten muss vorhanden sein, unterstreicht Loibl.
„Wir fingen mit 200 Tellern an“
Der Firmengründer der
Party Rent Group Joris Bomers über die Relativität
von Größe, über die Anfänge des Unternehmens und
über die Wichtigkeit von
Erfahrung bei der Organisation und Kontrolle logistischer Prozesse.
ist es eigentlich wesentlicher,
ob wir mit einem Event Neuland betreten, durch innovatives Neumaterial oder vielleicht mit einem neuartigen
Logistikansatz. Das sind dann
nämlich die Aufträge, die die
Party Rent Group nach vorne
bringen.
mep: Herr Bomers, was waren die größten Events, die
Party Rent bisher ausgerichtet hat?
Natürlich hat es in unserer jetzt
16-jährigen Firmengeschichte Highlights gegeben. Da erinnere ich mich gern an den
„Ball des Sports“ in der Alten Oper Frankfurt. Oder beim
ersten Formel 1 Grand Prix in
Bahrein, als wir mit einer Vorlaufzeit von nur 14 Tagen es
geschafft haben, das gesamte
Eventequipment für den Emp-
Bomers: Mit der Größe ist
das so eine Sache. Geht es um
die Anzahl der teilnehmenden
Personen, um die gelieferten Tonnagen oder letztendlich um den Umsatz? Für uns
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fang der Königsfamilie von
Bocholt in den Wüstenstaat zu
transportieren. Damals wurden über 30 Tonnen per Flugzeug an den Veranstaltungsort
geflogen. Eine tolle Leistung
unseres Logistikteams! Im
Bereich Zeltbau war sicherlich die Geburtstagsfeier eines
bekannten
Großindustriellen auf der Villa Hügel in Essen wegweisend. Mit ebenfalls
schmalem Zeitfenster hatten
wir mit unserem Partner die
Eventlocation nahezu verdoppelt. Ein ca. 60 Meter langes
Panoramafenster und ein zu
überbauender
Höhenunterschied von teilweise 1,5 Metern waren damals die Herausforderungen.
Mit unserem neuen Projektkoordinator Thomas Litz sind
wir jetzt auch auf diesem Sektor in bisher noch unerschlossenes Terrain vorgestoßen. Für
die REWE-Touristik bauten wir
kürzlich vor historischer Kulisse ein 1-A-Veranstaltungszentrum und hatten trotzdem
jederzeit die hohen Anforderungen des Denkmalschutzes
im Blick. Eines möchte ich
nicht unerwähnt lassen: Die
Galaveranstaltung eines renommierten Versicherers für
über 6000 Personen in der
Messe Düsseldorf wäre kaum
zu bewältigen gewesen, wenn
wir nicht schon früh in unser
rollendes Transportsystem investiert hätten.
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mep: Über wie viele Mietartikel verfügt Party Rent ungefähr?
Bomers (lacht): Nun, 1992 haben wir mit 200 Tellern angefangen. Da hat sich zwischenzeitlich doch einiges getan.
In der gesamten Party Rent
Group müssten mittlerweile um die 2000 verschiedene
Artikel erhältlich sein. Wenn
Ihnen etwas fehlt – sagen Sie
es uns – wir besorgen es. Bei
der Bestimmung der genauen
Stückzahlen wird es ja noch
schwieriger. Gott sei dank sind
die meisten Artikel ja ständig
unterwegs. Es dürften aber in
der Summe einige Millionen
Einzelteile sein.
mep: Wo liegen die Herausforderungen bei Großveranstaltungen mit Hunderten von Tischen, Stühlen
und Gedecken in Bezug auf
Transport, Aufbau, Abbau
und Reinigung?
Bomers: Die Frage setzt eigentlich schon zu spät an.
Vor dem Transport geht es zunächst mal um die Verfügbarkeit. Je nachdem, wer in der
Party Rent Group bei dem Projekt „den Hut auf hat“, muss
man das angeforderte Material aussuchen und reservieren.
Was der eine Franchiser nicht
vorrätig hat, bekommt er in
der Zentrale oder bei einem an-
deren Partner. Im Fußball würde man sagen: Die Laufwege
sind bekannt und die Spieler
verstehen sich blind untereinander. Beim Transport verlassen wir uns ausschließlich auf
unseren eigenen Fuhrpark. Sie
kennen ja unsere weißen Sattelschlepper. Für den Aufbau
vor Ort haben sich, wie bereits
erwähnt, unsere Transportwagen mehr als bezahlt gemacht.
Wenn wir auch in anderen Bereichen oft kopiert werden, bei
diesem Thema haben wir noch
immer ein Alleinstellungsmerkmal. Ganz wichtig ist natürlich auch die Komponente
„Mensch“. Unsere Mitarbeiter
im Aufbau sind im Schnitt über
vier Jahre in dieser Branche tätig. Da kennt jeder die Abläufe
vom Anfang bis zum Ende.
kehrt. So ist bei uns in nahezu
allen Bereichen die doppelte
Kontrolle vorgeschrieben. Ob
bei der Auftragsbestätigung,
der Kommissionierung oder
der Retourenkontrolle, immer
müssen mindestens zwei aus
dem Party Rent Team involviert
sein. So vermeiden wir Fehler,
die man nie ganz ausschließen
kann, die aber natürlich die
Ausnahme bleiben sollten.
mep: Wie sind Lagerhaltung,
Lagerverwaltung, Fuhrpark
und die sonstigen logistischen Einheiten bei Party
Rent organisiert?
Bomers: In der Systemzentrale in Bocholt sind zwei Männer
der ersten Stunde, unser Prokurist Maurice Krabbenborg und
unser Logistikmanager Marc
Rots in diesem sensiblen Bereich
verantwortlich. Viele Prozesse
wurden von ihnen selbst entwickelt. Wichtig ist, dass kein Bereich ein Eigenleben entwickelt
und neben anderen herarbeitet.
Die Abläufe sind eng miteinander verzahnt und keiner kann
allein eine für den Kunden zufriedenstellende Leistung abliefern. Bei Party Rent herrscht das
Teamplayer-Prinzip. Vielleicht
noch eins: Sauberkeit, Hygiene und technische Verlässlichkeit sind für uns unumstößliche
Größen. Das gilt für die Mietartikel ebenso wie für unseren
eigenen Maschinenpark. Das
spiegelt sich auch in unserer
enorm hohen Investitionsquote wider.
mep: Vielen Dank für das
Gespräch.
mep: Wie werden die Logistikprozesse bei Party Rent
kontrolliert,
koordiniert
und optimiert?
Bomers: Wir waren so ziemlich die Ersten in der Branche,
die ihren gesamten Workflow
nach der Norm ISO 2001 haben zertifizieren lassen. Die
dort festgeschriebenen Abläufe werden strikt eingehalten, was uns bei den mittlerweile elf Standorten zugute
kommt. Unsere Fahrer wissen
ganz genau, wie die Abläufe
bei unserem Franchisepartner
in Frankfurt laufen und umge-
Kastanienallee 29/30 - 10435 Berlin
[email protected]
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„Null Toleranz für Beulen“
Die Production Company
satis&fy über ihre logistischen Leistungen, ihr Qualitätsmanagement und die
Organisation ihrer Lagerhaltung.
mep: Welche logistischen
Leistungen bietet satis&fy
an?
satis&fy: Als international agierende Production Company
bietet satis&fy neben der kompletten technischen Planung,
Koordination und Umsetzung
einer Veranstaltung auch ein
umfassendes Logistikmanagement an. Dazu gehört die Lagerung von eigenem Equipment und von Kundenmaterial
auf mehr als 10.000 Quadratmetern Lagerfläche. Außerdem
zählen das zentrale Vorbereiten, Packen und Laden des Materials sowie die Abwicklung
von Vermietgeschäften zu den
Aufgaben von satis&fy. Hinzu
kommen die Fahrzeugverwal40 mep Ausgabe 6/2008
tung und Disposition, die Transportplanung und –logistik sowie die Fahrzeugpflege. Einen
Tätigkeitsschwerpunkt bilden
auch die umfassenden Qualitätskontrollen.
mep: Wie sind Lagerhaltung, Qualitätskontrolle und
Transport bei satis&fy organisiert?
satis&fy: Reinigen, Zusammenbauen, Funktionen überprüfen, Be- und Entladen sowie Einlagern – so kann der
Tätigkeitsschwerpunkt
des
Lager-Supports umschrieben
werden. Als Meister der Beschaffung hat die Lager-Crew
einen Überblick über alles,
was im Lager vor sich geht.
Sie sind Hüter über Qualität und Equipment. Sie sind
für alle Aufgaben der Lagerhaltung zuständig. Dazu gehört auch die Kontrolle und
Koordination aller Pack- und
Ladevorgänge. Auch die Or-
ganisation und Leitung der
Helfer-Crew sowie alle qualitätssichernden Maßnahmen
fallen in das Aufgabengebiet
des Lager-Supports.
Nur beste Qualität schafft es
in die Hallen von satis&fy. So
lautet dann auch das interne
Arbeitsmotto des Unternehmens „Null Toleranz für Beulen, Kratzer und Co“. Kommt
Material von Produktionen zurück, geht es zuerst in die Qualitätskontrolle. In den hausinternen Werkstätten untersuchen
Schlosser, Schreiner und Elektriker jedes Einzelteil sorgfältig,
um alle Mängel auszuschließen. Dank dieser Maßnahmen
ist das eigene Equipment wie
auch das von Kunden eingelagerte Material in einwandfreiem Zustand, was satis&y in
der Branche zu etwas Besonderem macht.
Zu den Aufgaben des TransportSupports von satis&fy gehören
die Fahrzeugverwaltung und
Disposition, die Organisation
des Fahrerpools, die Koordination von See- und Luftfracht
sowie die enge Abstimmung
mit dem Lager bezüglich Ladezeiten und -vorgängen. So
klärt der Support beispielsweise im Vorfeld eines Events wie
viel Budget für die Transporte
zur Verfügung stehen, welche
Art und Größen von Fahrzeugen benötigt werden und ob
Sonderfahrtgenehmigungen
beantragt werden müssen.
mep: Wie sieht der Fuhrpark von satis&fy aus?
satis&fy: satis&fy verfügt
über eine eigene TruckingFlotte bestehend aus zehn
40-Tonnen-LKW (4 Sattelzugmaschinen, 6 Trailer),
einem 7,5-Tonnen-LKW und
fünf 3,5-Tonnen-Sprintern.
Dank des Fuhrparks kann
satis&fy global logistisch flexibel agieren.
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Sportlich unterwegs: Schuss, Tor und Sieg!
Mit logistischer Taktik zum Erfolg
von Daniela Naeve, DB Schenker
Internationale Sportveranstaltungen sind immer eine
große logistische Herausforderung. Die Basis für den
reibungslosen Ablauf bildet
neben dem passgenauen
Know-how eine straffe Organisation. Meistens fängt
die Planung bereits Jahre
zuvor an. Eine „logisch-logistische“ Selbstverständlichkeit ist es hierbei, dass
wegen
der
grenzüberschreitenden Organisation
der sportlichen Großveranstaltungen die jeweiligen
Logistikverantwortlichen
ebenfalls grenzüberschreitend und weltweit kooperieren.
Planung und Konzeption erfolgen gewissenhaft und stellen
vor allem sicher, dass alle Leistungen den Anforderungen
und Kriterien des jeweiligen
Organisationskomitees
und
seiner Kunden exakt entsprechen. Eine einfache Transportdienstleistung reicht hier längst
nicht mehr aus. Vielmehr geht
es um das komplexe Zusammenspiel von weltweiter Transportlogistik, Lagerlogistik und
Venue-Logistik.
Wie viel muss wann eingelagert werden, um just-in-time
an den Venues angeliefert
zu werden? Komplexe Warehouse-Management-IT-Systeme müssen jederzeit detaillierte Auskunft bereitstellen,
Sicherheitssysteme
müssen
implementiert und umgesetzt
werden, komplexe Zollformalitäten sichergestellt werden,
um nur einige Punkte zu nennen.
Am Beispiel der FIFA FußballWeltmeisterschaft
Deutschland 2006 kann man leicht
erkennen, wie komplex eine
solche Planung und Durchführung tatsächlich ist: Im Auftrag des Lokalen Organisationskomitees verantwortete DB
Schenker die Logistik in den
zwölf FIFA WM-Stadien ebenso wie die Teamgepäcktransporte. Während sich die Spieler voll auf den Wettbewerb
konzentrierten, wickelte der
Logistikdienstleister die rund
250 notwendigen Transporte
der Mannschaftsausrüstungen
ab, die der stete Wechsel der
32 teilnehmenden Teams zwischen Stadion, Flughafen und
Hotel erforderte.
250 Faxgeräten. Daneben haben die Spezialisten für Sportlogistik rund 40 eigens angefertigte Container für die
Fanbotschaften beschafft und
auch 200 Vielzweck-Container
für das Organisationskomitee
und die Dienstleister bereitgestellt. Alles in allem wurden
rund 3.000 LKW-Ladungen
abgewickelt.
Aber auch die Berichterstattung in alle Welt muss bei einer Fußball-Weltmeisterschaft
reibungslos funktionieren und
organisiert werden. So gehörte
die komplette Logistik bei der
Ausstattung des International
Broadcast Center (IBC) in München zu den vielfältigen Anforderungen der FIFA WM 2006.
Das IBC war Anlaufpunkt für
10.000 Mitarbeiter der rund
300 TV-Stationen, die aus aller
Welt angereist kamen, um mit
ihren Reportagen und Berichten die Fußball-Weltmeisterschaft in mehr als 200 Länder
zu übertragen. Damit Reporter, Korrespondenten und Bildredakteure professionell arbei-
Rund 7.700 Monitore für die
Medientribünen in den Stadien und andere Einrichtungen
wurden eingelagert, verteilt
und montiert. Beim Abbau
kam dann jeder Monitor wieder genau in den Karton, in
dem er vor der WM angeliefert
worden war. Für die Medien,
Fotografen und Sicherheitsteams wurden 15.150 Stühle
verteilt. Zu den Aufgaben gehörte auch die Verteilung von
3.300 Tischlampen, 1.100 Kubikmetern Möbel, 1.000 Druckern, 200 Fotokopierern und
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ten konnten, hat das Team von
DB Schenker rund 700 Tonnen
des höchst sensiblen und wertvollen TV-Equipments für das
IBC transportiert.
Trotz aller Planung muss immer noch Spielraum für Flexibilität bleiben. Selbst Stürmerstar Zinedine Zidane hat sich
von der Flexibilität persönlich
überzeugt: Nach einer Pressekonferenz in Stuttgart stellte er
fest, dass er seine Trainingstasche in dem Fahrzeug gelassen
hatte, mit dem er zum Stadion
gekommen war. Der DB Schenker-Manager vor Ort machte
das Auto ausfindig, ein Mitarbeiter konnte am äußeren Sicherheitsring die Tasche übernehmen und brachte sie im
Laufschritt in die Kabine.
DB Schenker nutzt langjährige
Erfahrungen und hat eigens
ein weltweites Soccer-Competence-Center
gegründet.
Dieses Center stellt nicht nur
den Informationsfluss im welt-
weiten Netzwerk sicher, sondern entwickelt auch Projektpläne für Fußball-Großevents.
Zu dem Kundenkreis gehören
unter anderem die Lokalen Organisations-Komitees,
FIFA,
UEFA, Nationale Fußball-Verbände, Sponsoren und Lieferanten. Natürlich ist das Soccer-Competence-Team auch
im jeweiligen Gastland bei der
Einführung von Prozessabläufen und Logistikplanungen
vor Ort unterstützend dabei.
So auch in Südafrika. Gerade
endete hier die Soccerex 2008
in Johannesburg. Dieser Branchentreff führt alle Größen
der Fußballindustrie nach Südafrika. Auf der weltweit größten Fußballmesse treffen sich
alle, die geschäftlich mit Sport
zu tun haben. Als reine Business-to-Business-Messe
mit
über 4.000 Delegierten und
300 Ausstellern aus 95 Ländern ist sie für internationale
Entscheider aller Branchen einer der wichtigen NetworkingTermine des Jahres und Teil der
Vorbereitungen zur FIFA Fußball-Weltmeisterschaft 2010 in
Südafrika. Auch DB Schenker
war mit einem eigenen Stand
vertreten.
Die Vorbereitungen des Gastgeberlandes für die FußballWeltmeisterschaft laufen bereits auf Hochtouren, Stadien
werden gebaut und ausgebaut,
Infrastruktur optimiert und natürlich laufen auch die Ausschreibungen für die offiziellen
Lieferanten.
Auch bei DB Schenker sind die
wichtigsten
Vorbereitungen
längst getroffen. Die Schenker
Deutschland AG hat gemeinsam mit Schenker (SA) (PTY)
Ltd. in Südafrika ein Expertenteam etabliert, das sicherstellen soll, dass die notwendigen
Logistik- und Speditionsanforderungen von Kunden und
Lieferanten der FIFA FußballWeltmeisterschaft in Südafrika
erfüllt werden können. Lokales Know-how und Ressourcen
werden unter dem Produktnamen DB SCHENKERsportsevents
mit den langjährigen und umfangreichen Erfahrungen aus
der FIFA WM 2006 in Deutschland, der FIFA Frauen-Weltmeisterschaft 2007 China, der UEFA
Euro 2008 in Österreich und
der Schweiz durch das weltweite Soccer-Competence-Center
gebündelt. DB Schenker ist bereit für den Anpfiff!
mep inside im Februar
Zelte & Temporärbauten
Anbieter
& Trends
Foto: DeBoer
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