- PROCOS Professional Controlling Systems AG

PROCOS STRAT&GO 7.5
Produktbeschreibung
PROCOS STRAT&GO 7.5
Autoren: Barney Finucane, Christian Fuchs, Florian Ehmann
BARC-Institut, Würzburg, 05/2010
PROCOS AG
Die PROCOS AG mit Sitz in Liechtenstein wurde 1992 ursprünglich als Unternehmen für
betriebswirtschaftliche Beratung und Einführung von ERP-Systemen gegründet. Im Jahr
1997 erfolgte eine Neuorientierung. PROCOS vertreibt seitdem die selbst entwickelte
Produktfamilie STRAT&GO Performance Management für Balanced Scorecard, Dashboard, Analyse und Planung. STRAT&GO wurde 2003 auf der Basis der .NETTechnologie neu entwickelt und liegt aktuell in der Version 7.5. vor. PROCOS hat mit
STRAT&GO rund 200 Kunden weltweit, davon ca. 100 Kunden im deutschsprachigen
Raum. Daneben ist STRAT&GO in Italien, Japan, Australien und dem arabischen Raum im
produktiven Einsatz.
STRAT&GO setzt sich aus den optionalen Modulen SBS (STRAT&GO Business Scorecard), SBA (STRAT&GO Business Analyzer), SBP (STRAT&GO Business Planner) und
STRAT&GO DIMEX zusammen. Über das Modul SBS werden beispielsweise Scorecards,
EFQM-Modelle, Prozessmessung, Rating, Risiko Management oder Dashboards umgesetzt, SBA ist auf den Bereich multidimensionale Analyse ausgelegt, SBP ist ein multidimensionales Planungsmodul und DIMEX ein Werkzeug für die Datenintegration.
Im Folgenden wird das so genannte Controlling-Package von PROCOS vorgestellt, das
sich aus den Modulen SBA und SBP zusammensetzt. Mit dem Controlling-Package ist es
möglich, Planungen nach dem Top-Down-, Bottom-Up- und Gegenstromverfahren
durchzuführen. Hierzu können in einer visuellen Entwicklungsumgebung individuelle Planungsmodelle aufgebaut werden, explizit vordefinierte Planungsmodelle existieren nicht.
Vorhandene Beispielmodelle lassen sich jedoch auf kundenspezifische Gegebenheiten
adaptieren. Zusätzlich zum Controlling-Package wird DIMEX für die Datenintegration
berücksichtigt.
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Einsatzszenarien
Top-Down-Planungsszenarien werden durch vordefinierte Analyseinstrumente, Möglichkeiten der Datenverteilung (siehe Abbildung 1), verschiedenen Möglichkeiten für das Forecasting, Parameter- und Stammdatensimulationen sowie Möglichkeiten der Szenarienbildung unterstützt. Für Bottom-Up-Planungsszenarien existieren eine Prozessunterstützung zur Aufgabendefinition und -zuweisung, Logging-Funktionen (Vergangenheitsprotokoll/Auditing) sowie umfangreiche Kontrollmöglichkeiten bezüglich der dem Planer zur
Verfügung gestellten Funktionalität. Bottom-up-Planungen müssen dabei nicht bei null
beginnen, sondern es können beliebige Referenzwerte (bspw. aus einer Top-DownPlanung) als Ausgangsbasis vorgegeben werden. Planungen nach dem Gegenstromverfahren können im Modul SBP in Verbindung mit der Prozessunterstützung über Abgleiche von Werten auf Einzelpositionsebene aus Top-Down- und Bottom-Up-Szenarien
durchgeführt werden.
Das Produkt basiert im Bereich der Planung auf einem Zwei-Rollen-Konzept. Ein ITaffiner Mitarbeiter, mit guten betriebswirtschaftlichen Kenntnissen, der von PROCOS
auch als Key User bezeichnet wird, übernimmt die Datenanbindung, den Aufbau des Planungsmodells, die Definition des Planungsprozesses und die Vorbereitung der für den
Planer verfügbaren Analyseverfahren, Datenverteilungsmechanismen, Simulationsregeln,
Navigationswege und Grafiktypen. Der Planer führt ihm zugewiesene Planungsaufgaben
mit Hilfe der zur Verfügung gestellten Funktionen aus.
Abbildung 1: Übernahme der Datenverteilung aus dem Vorjahr
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Umsetzung Planung
Die Modellierung des Planungsmodells erfolgt frei oder anhand zu adaptierender Beispielmodelle. Über das Datenintegrationswerkzeug DIMEX können Dimensionen, Dimensionselemente und auch teilweise Dimensionshierarchien aus Vorsystemen übernommen
werden. Die Definition von Beziehungen und Kennzahlen erfolgt im Administrationsbereich der Software über einen Drag&Drop-Formeleditor oder für sehr komplexe Zusammenhänge wahlweise auch durch .NET-Skripte.
Das eigene Datenintegrationswerkzeug DIMEX bietet, in Abhängigkeit von der gewählten
Lizenzierungsvariante, die Möglichkeit OLE DB-, ODBC-, SAP- und Excel-Datenquellen
anzubinden. Über DIMEX können zudem mehrere Datenquellen parallel angebunden
werden.
Planungsmasken (siehe Abbildung 2) zur Anzeige von Sichten des Datenmodells werden
über die Freigabe von Dimensionen und Kennzahlen in einem eigenen Gruppenkonzept
aufgebaut. Die Darstellung der Dimensionen und Kennzahlen erfolgt in Tabellenform.
Funktionale Einschränkungen sind ebenfalls über das Benutzer-/Gruppenkonzept möglich. Auf diese Weise kann bspw. eingeschränkt werden, ob ein Planer Datenverteilungsmechanismen nutzen darf oder ob ihm lediglich die Plandateneingabe möglich ist.
Dies ist insbesondere für unerfahrene Planer eine hilfreiche Funktion. Der Ansatz von
STRAT&GO sieht aber nicht nur vor, Funktionen zu sperren oder freizugeben, sondern
auch Funktionen in ihrem Leistungsumfang passgenau einzurichten. So wird beispielsweise vordefiniert, ob sich eine simulierte Veränderung von Umsatz oder Deckungsbeitrag auf Menge, Preis oder beide anderen Variablen auswirken soll.
Abbildung 2: Planungsmaske in PROCOS STRAT&GO
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Die Unterstützung des Planungsprozesses erfolgt über die Definition von Aufgaben und
deren Zuordnung zu Verantwortlichen. In einem Hierarchiebaum werden dem Planungsverantwortlichen die zu erledigenden Aufgaben aller Planer angezeigt. Über begonnene
Aktivitäten und Fälligkeiten der einzelnen Aufgaben ist der Bearbeitungsstatus für den
Planungsverantwortlichen einsehbar. Der Planer sieht im Einstiegsbildschirm seine offenen Aufgaben und kann über Hyperlinks direkt zu diesen Aufgaben navigieren. ApprovalProzesse können über verschiedene aufeinander aufbauende Planversionen abgebildet
werden. Hierbei erstellt ein Planer bspw. eine Planversion, welche als Referenz einer
Planversion eines Planungsverantwortlichen dient. Die aufeinander aufbauenden Versionen ermöglichen so die Abbildung von Zustimmungs-Prozessen über Planungsverantwortliche.
Planungsfunktionen
Für die manuelle Erfassung von Plandaten existiert ein Windows-Client. Ein standardisierter Web-Client existiert nicht, jedoch sind für alle Module Web-Services vorhanden
für welche beliebige Frontends frei programmierbar sind. Auswertungen und Berichte
können zudem über den Web-Client des Moduls SBS (Balanced Scorecard) betrachtet
werden, der im Standard verfügbar ist. Zusätzlich zu Windows-Client und Web-Services
kann Microsoft Excel zur Offline-Plandatenerfassung genutzt werden. Hierzu können Excel-Dateien aus dem Werkzeug heraus (manuell oder automatisch) erstellt, Planern zur
Verfügung gestellt und ausgefüllt wieder in STRAT&GO eingelesen werden. SecuritySettings werden dabei berücksichtigt.
PROCOS verfolgt das Prinzip, Plandateneingaben immer zuerst lokal zu simulieren und
erst bei Speicherung in die zentrale Datenbasis zurückzuschreiben. Alle Veränderungen
durch eine Plandateneingabe werden durch die Simulation für den Planer visualisiert
(siehe Abbildung 3). Die gesamte Simulation kann jederzeit zurückgesetzt werden. Eine
schrittweise Undo-Funktion ist nicht vorhanden.
Neben vordefinierten Planungsfunktionen wie ABC-Analysen stehen bedingte Formatierungen und eine Gruppierungsfunktion zur Verfügung. Gruppierungen können dabei anhand beliebiger Kriterien erfolgen, bspw. nach Stammdatenattributausprägungen, nach
Färbungen der bedingten Formatierung oder auf Basis von Ergebnissen der ABCAnalyse. Eine Suchfunktion und eine Drill-anywhere-Funktion (zur Vermengung von Elementen aus verschiedenen Dimensionen in einer Liste) stehen zusätzlich zur Verfügung.
Zur Durchführung von Berechnungen im Plan kann eine eigene Tabellenkalkulation oder
Microsoft Excel genutzt werden. Nebenrechnungen oder Logiken zu einem aggregierten
Gesamtwert im Plan bspw. in der Kostenplanung sind auf diese Weise transparent (siehe
Abbildung 4). Der Editor kann an jede beliebige Zelle angedockt werden. Zusätzlich steht
eine einfache Nebenrechnungsfunktion zur prozentualen Erhöhung von Planwerten zur
Verfügung.
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Abbildung 3: Lokal simulierte Änderungen in PROCOS STRAT&GO markiert durch blaue Pins
Für die Datenverteilung sind verschiedene Funktionen vorhanden. Entweder können vorhandene Verteilungen zum Beispiel aus Vorperioden übernommen oder neue beliebige
Verteilungen frei definiert werden. Verteilungen über Strukturebenen werden von
PROCOS als Distribution, Verteilungen über die Zeitdimension (bspw. Jahreswert auf
Monate) als Saisonalität bezeichnet, wobei die Funktionen jedoch sehr ähnlich sind. Es
ist möglich, bestimmte Werte von der Datenverteilung auszunehmen. Zudem kann die
Möglichkeit der Datenverteilung für den einzelnen Planer über das Berechtigungskonzept
vollständig oder teilweise gesperrt werden.
An jede Zelle im Würfel sowie an Scheiben des Würfels lassen sich beliebige Kommentare und ergänzende Dokumente anhängen. Zusätzlich können zu beliebigen Ausschnitten
aus dem Datenmodell Kommentare angelegt werden. Bspw. können Kommentare und
Dokumente nur für das einzelne Element in einer bestimmten Dimension oder für das
einzelne Element in allen Dimensionen angezeigt werden. Die Steuerung erfolgt über das
mehrdimensionale Datenmodell.
Mit STRAT&GO sind sowohl Stammdaten- als auch Parametersimulationen möglich. Für
Parametersimulationen werden Regeln definiert, die bspw. festlegen ob Preis oder Menge bei einer Variation von Umsatz oder Deckungsbeitrag und in welchem Umfang reagieren. Stammdaten- bzw. Struktursimulationen können in der Planungsmaske einfach per
Drag&Drop durchgeführt werden. Auch hier können bestimmte Werte blockiert und so
von der Simulation ausgeschlossen werden. Die Simulationen lassen sich für Vergleiche
als Szenarien abspeichern. Es lassen sich beliebig viele Planungsvarianten anlegen, die
miteinander verglichen und verknüpft werden können.
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Abbildung 4: Nebenrechnung in der eigenen Tabellenkalkulation zu einem aggregierten Gesamtwert
Berichtswesen und Analyse
Ein Berichtswesen zum Aufbau individueller Berichte (Datensichten) steht zur Verfügung
(siehe Abbildung 5). Druckfunktionen sind im Planungsmodul integriert, ein getrenntes
Modul für die Erstellung von Druckberichten existiert jedoch nicht. Tabellarische und grafische Inhalte lassen sich als PDF oder Office-Inhalte veröffentlichen. Vordefinierte Berichte sind nicht verfügbar. Die Ausgabe von Berichten erfolgt über einen
konfigurierbaren Druck. Neben Standard-Grafiktypen stehen auch Microcharts zur Verfügung. Die Möglichkeiten der Anpassung von Charts sind über einen Editor gegeben. Grafiken können bspw. direkt nach Microsoft PowerPoint exportiert werden. Ein Mechanismus zur Berichtverteilung existiert nicht.
Die im Planungstool integrierten Analysemöglichkeiten können durch das Modul
STRAT&GO Business Analyzer (SBA) ergänzt werden. Mit dem Modul STRAT&GO Business Analyzer sind multidimensionale Analysen aller vorhandenen Daten möglich. Regional-, Produkt-, Mitarbeiter- und Kundenhierarchien können beliebig miteinander kombiniert werden. Entsprechend flexibel und bereichsübergreifend lassen sich Ansichten für
die Auswertung definieren. Für Abweichungs-, ABC- und diverse Kennzahlenanalysen für
den Vertrieb, das Controlling oder die Steuerung über die Balanced Scorecard stellt das
Modul SBA eine wichtige Unterstützung dar. Das Analyse-Modul bietet weitere Funktionen, wie beispielsweise Filterfunktionen, flexible Mehrperiodenvergleiche (YearToDate,
Moving Annual Total etc.)oder umfangreiche graphische Visualisierungsmöglichkeiten.
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Abbildung 5: Berichtserstellung in PROCOS STRAT&GO
Die Navigation im Planungsmodell ist anhand beliebig definierbarer Strukturen und Hierarchien möglich. Durch den mehrdimensionalen Aufbau kann über bekannte OLAPFunktionen navigiert werden. Analysefunktionen sind einerseits in der Planung verfügbar
(bspw. ABC-, Abweichungsanalysen, bedingte Formatierungen etc.), andererseits können
erfolgte Planungen mit dem Analysemodul analysiert werden.
Während das Planungsmodul Daten nur relational speichert und die gehaltenen Daten für
die Planung in einem ROLAP-Ansatz multidimensional interpretiert, kann mit dem Analysemodul SBA auch auf multidimensionale Quellen wie bspw. Microsoft SQL Server Analysis Services zugegriffen werden.
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Abbildung 6: Editor zum Einfügen und zur Anpassung von Grafiken
Architektur und Plattform
Für die Datenintegration kann das eigene Datenintegrationswerkzeug DIMEX eingesetzt
werden. Die Plandatenhaltung erfolgt in beliebigen relationalen Datenbanken und wird in
einem ROLAP-Ansatz multidimensional interpretiert. Das ROLAP-Modell liegt in einem
nicht verschlüsselten Format für einen Zugriff durch Drittanbieter-Werkzeuge offen. Das
grundlegende Datenmodell ist ebenfalls relational verfügbar. Häufig eingesetzt werden
die Datenbanken Microsoft SQL Server und Oracle.
Sowohl die Serverkomponenten als auch der Client laufen nur in Verbindung mit Windows als Betriebssystem. STRAT&GO wurde 2003 technisch neu auf .NET-Basis entwickelt. Das .NET-Framework 2.0 SP1, die Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8,
der Internet Explorer ab Version 6 und DirectX9 werden ebenfalls vorausgesetzt.
Im Standard ist STRAT&GO aktuell in englischer, deutscher, italienischer, russischer,
französischer, spanischer, arabischer und flämischer Sprache erhältlich. Eine Unterstützung von Unicode in allen Komponenten der Software ist gegeben.
Im Bereich der Authentifizierung steht eine LDAP-Schnittstelle zur Anbindung der Active
Directory Services zur Verfügung. Ein Single-Sign-On kann aktiviert werden. Die Benutzersteuerung im Bereich der Autorisierung erfolgt über ein eigenes Gruppenkonzept. Auf
Benutzerebene vorgenommene Einstellungen überstimmen die Einstellungen auf Gruppenebene.
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Vertrieb und Preise
Der Vertrieb von STRAT&GO erfolgt direkt über PROCOS. Zusätzlich unterhält PROCOS
verschiedene Vertriebspartnerschaften.
Hinsichtlich der Lizenzierung bestehen verschiedene Modelle. Grundsätzlich werden,
abhängig von den Kundenanforderungen, folgende Lizenztypen angeboten, welche eine
einmalige Lizenzgebühr erfordern:
•
Concurrent Lizenzen (gleichzeitig zugreifende Benutzer),
•
Named Lizenzen (namentlich identifizierte Benutzer),
•
Maschinenlizenzen (pro installierter Rechner) sowie
•
Firmenlizenzen (Einmallizenz für eine unbegrenzte Anzahl Benutzer).
Folgendes Preisbeispiel zeigt ein typisches Kundenprojekt:
Modul SBP-STRAT&GO Business Planner für 20 named User = € 36.000,00
Die Implementierungskosten beinhalten
•
die Konfiguration nach Kundenanforderungen sowie
•
die Schulung der Key-User (Administratoren).
Nach Angaben des Anbieters benötigt ein durchschnittliches Projekt zur Implementierung der Planung typischerweise 15-20 Beratertage (à € 1.200,00).
Mit der Schulung wird das Know-How an die Kunden übertragen, sodass diese in der
Lage sind, Ergänzungen und Änderungen selbst einzupflegen.
Im Bereich Wartung und Support unterscheidet PROCOS zwischen Wartungs- und Supportverträgen. Die Wartung beinhaltet die Entgegennahme von Fehlermeldungen, die
Behebung von Fehlern sowie die Weiterentwicklung der Software (neue Releases). Der
Release-Zyklus für Major Releases beträgt i. d. R. ein Jahr. Die Wartungsgebühr beträgt
18% der Lizenzkosten pro Jahr. Mit einem Supportvertrag bietet PROCOS zusätzlich die
Möglichkeit, die spezifischen Kundenkonfigurationen zu warten. Dies ist vor allem dann
von Bedeutung, wenn der Kunde kein spezifisches Know-how über die installierte Lösung aufbauen möchte. Der Umfang des Supportvertrages richtet sich nach dem Umfang
der vom Kunden gewünschten Leistungen.
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Fazit
PROCOS STRAT&GO ist eine integrierte, branchenunabhängige Planungslösung, welche
technisch ausgereift und durch die Erfahrungen aus dem Balanced Scorecard-Bereich
visuell ansprechend ist. STRAT&GO bietet im Bereich der Planung gute betriebswirtschaftliche Inhalte wie bspw. verschiedene Datenverteilungsmechanismen. Planungen
nach dem Top-Down-, Bottom-Up- und Gegenstromverfahren werden unterstützt.
Im Bereich der Datenintegration bzw. des Datenimports ist die Lösung offen gehalten
und einfach realisierbar. Für die Datenintegration kann das eigene Datenintegrationswerkzeug DIMEX eingesetzt werden. Eine semantische Unterstützung für ERP-Systeme
existiert nicht.
Abgesehen vom Hauptsitz in Vaduz ist die PROCOS AG auch in Deutschland, Italien, Österreich, den Benelux-Staaten und im Mittleren Osten mit eigenen Niederlassungen vertreten. Ergänzt werden diese firmeneigenen Standorte durch ein Partnernetzwerk. Kunden der Lösung STRAT&GO sitzen überwiegend in der Schweiz und Italien.
STRAT&GO setzt sich aus verschiedenen Modulen zusammen. Neben der Planung sind
ein eigenes Modul für die multidimensionale Analyse von Daten sowie ein Modul für den
Bereich Business Scorecard verfügbar, über welches beispielsweise Balanced Scorecards, EFQM-Modelle, Prozessmessung, Rating oder auch ansprechende Dashboards
aufgebaut werden können. Zusätzlich existiert ein eigenes mit PriceWaterhouseCoopers
entwickeltes Modell im Bereich Risikomanagement. Dieses Modell wurde als Solution im
Modul SBS (STRAT&GO Business Scorecard) realisiert.
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