Casestudy

CASE STUDY
Elektronische Personalakte auf Basis
MS SharePoint 2010 bei der MHM Holding
Die MHM Holding ist das Stammhaus der international tätigen huber
group, die weltweit führend in der Herstellung von Druckfarben,
Kunde: MHM Holding
Drucklacken und Druckhilfsmitteln ist. Die Michael Huber München
Die MHM Holding ist ein führender Her-
GmbH wurde 1765 in München gegründet und ist seit über 240 Jahren
steller von Druckfarben, Drucklacken und
familiengeführt. Mit rund 600 Mitarbeitern am Gründungssitz München
Druckereihilfsmitteln und das Stammhaus
wurden im Jahr 2012 über 48.000 t Druckfarben und andere Produkte
im Verbund der international tätigen huber
hergestellt.
group. Das 1765 in München gegründete
Im Zuge der Einführung von Microsoft SharePoint 2010 wurde bei der
Unternehmen beschäftigt am Standort
MHM Holding das Thema „Digitale Personalakte“ diskutiert, da die
München rund 600 Mitarbeiter.
bisher papierbasierten Prozesse nicht zufriedenstellten und der
gewählte IT-Partner Alegri International Group, der die Konzeption
und Implementation von SharePoint im Unternehmen durchführte, eine
fertige Personal-Lösung auf Basis SharePoint anbieten konnte. „Diese
Kombination schien uns ideal, da das IT-Beratungsunternehmen Alegri
ja bereits unsere ganzen Prozesse und Systemvoraussetzungen
kannte“, erläutert Christian Meurer, 2011 Personalleiter bei MHM
GmbH, der das Projekt in der huber group betreute.
Digitale Personalakte und Bewerberverwaltung
„More than just ink“ – mit diesem Unternehmensmotto arbeitet die
MHM Holding mit jahrhundertelanger Erfahrung und entwickelt ebenso
IT-Partner: Alegri International Group
durch intensive Forschungs- und Entwicklungsarbeit ständig neue
Alegri International ist ein führendes
Qualitätsstandards im Bereich Offset- und Verpackungsdruck. Diesem
IT-Beratungsunternehmen im Bereich
hohen Anspruch sollte auch die Optimierung der Personal- und
aller Microsoft-Produkte inkl. SAP-
Bewerberprozesse gerecht werden. Im Zuge der IT-System-Konsoli-
Integration und SAP-Prozessberatung.
dierung wählte die MHM Holding den auf dem Markt als Business-
Durch diese Spezialisierung ist Alegri
Plattform
einer der wenigen Consulting-Partner
etablierten
Microsoft
SharePoint
Server
2010
als
Technologie für die Umsetzung der digitalen Personalakte.
von Microsoft, der das Zusammenspiel
Gefordert waren die Personalakte mit einem Basismodul „Personal-
der Applikationen beherrscht: von der
akte“, der Eingangspost, der Gehaltsabrechnung und der Zeiterfas-
Strategischen
sung sowie eine Integration der Bewerberverwaltung.
Deutliche Vorteile der digitalen Personalverwaltung
Planung,
Einführung
und Installation bis zum Betrieb der
Umgebungen:
SharePoint,
Search,
Dynamics CRM, Lync, Duet Enterprise, Windows 8 App, System Center,
Bisher arbeitete die Personalabteilung der MHM Holding mit papi erba-
Cloud Services, .Net, SQL Server.
sierten Prozessen – eine Situation, die in vielen Unternehmen die
Alegri International beschäftigt rund
Abwicklung der Personalprozesse mit hohen Mehraufwänden belastet.
290 Mitarbeiter in den Hauptgeschäfts-
Eine digitale Lösung verringert dagegen den Zeitaufwand der Verwal -
stellen München, Stuttgart, Mannheim,
tung, der Suche und der Verteilung von Personaldokum enten, erhöht
Frankfurt/M., Köln, Hamburg, Basel,
die Transparenz der Prozesse und ermöglicht den Mehrfachzugriff auf
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Zürich, Wien und Cluj-Napoca.
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dasselbe Dokument zur gleichen Zeit. So wird der Gesamtbestand der
Unterlagen nicht verändert, es entstehen keine Mehrfach-KopieVersionen und man vermeidet die platzintensive Lagerung von
Papierakten.
Modularer Aufbau – SAP-Integration möglich
Lösung / Benefit
Die digitale Personalakte samt Bewerber-
Die Alegri-Personalakte lässt sich modular aufbauen und damit auch
management
stufenweise erweitern; es ist daher an sich nicht notwendig, von
SharePoint 2010 macht die Personalver-
Anfang an alle Teile für eine inhaltlich funktionierende Personalakte zu
waltung einfacher, schneller und sicherer:
implementieren.
Doppeleingaben
Das Basismodul enthält alle notwendigen Bestandteile für eine
Verwaltung entfallen komplett, der gesamte
Personalakte: das Einstiegsportal, über das die Liste der Mitarbeiter
Zyklus des Personalmanagements kann
eingesehen werden kann und neue Mitarbeiter angelegt werden.
abgebildet werden.
Optional können dabei auch Mitarbeiterstammdaten aus SAP gewon-
Technischer Überblick
nen werden. Jede Personalakte entspricht im SharePoint einer
Teamsite. Die Struktur, die Berechtigungen und die verwendeten
auf
und
Basis
manuelle
Microsoft
Papier-
Die Lösung basiert auf MS SharePoint
Server 2010.
Vorlagen in der Struktur definiert man als Basistemplate, so dass jede
Personalakte die gleiche Form hat. Die Berechtigungen werden nur
auf Dokumentbibliotheksebene vergeben, zum einheitlichen Layout
wird eine zentrale Vorlagenverwaltung mit entsprechenden Inhaltsty-
pen aufgebaut. Die Gesamtheit der Personalakten liegt in einer
sogenannten Site-Collection.
Die Eingangspost wird zentral gescannt und in eine zentrale Doku mentenbibliothek, die Eingangspostverwaltung, abgelegt. Von dort
werden die Dokumente automatisch durch Knopfdruck und Angabe
von Dokumenttyp (Gehalt, Fehlzeiten etc.) und Personal nummer in die
entsprechende Personalakte abgelegt.
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Gehaltsabrechnungen werden in SAP erzeugt und versendet. Um
diese auch in der Personalakte automatisiert verfügbar zu machen,
müssen diese als .pdf aus SAP exportiert werden. Ein automatischer
SharePoint Timerjob kann diese dann entsprechend automatisiert
importieren.
Die Bewerberverwaltung lässt sich ähnlich wie die Personalakte
aufbauen: Es gibt eine Formularbibliothek, in der alle Bewerber
gespeichert werden. Über eine Sicht auf diese Bibliothek werden nur
die aktuellen Bewerbungen angezeigt. Mithilfe eines InfoPath-Formulars kombiniert mit einem Nintex Workflow wird der komplette Bewerbungsprozess gesteuert. Optional kann man dann bei der Einstellung
eines neuen Mitarbeiters diesen auch noch automatisiert in SAP
angelegen.
Mitarbeiterbeurteilungen, Projektbeurteilungsbögen sowie Mitarbeiterumfragen können problemlos integriert werden.
Umsetzung der digitalen Personalakte bei MHM
Bei der MHM Holding GmbH wurde das Basispaket der digitalen
Personalakte
implementiert,
inklusive
einer
zentralen
Vorlagenverwaltung für die Personalabteilung. Die Stammdaten zur
jeweiligen Personalakte werden über eine Schnittstelle aus SAP HR
übernommen und täglich automatisch aktualisiert. Die Papierakten der
rund 600 Mitarbeiter am Standort München – Bewerbungsunterlagen,
Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen, u.a. – wurden digitalisiert und
importiert. „Die Softwarelösung steht und der Prozess läuft stabil, so
dass die Papierakten gescannt werden konnten. Die Erkenntnisse aus
dieser Pionierarbeit werden künftigen HR-Projekten zugutekommen.
Das Potential an dieser Stelle ist noch nicht ausgeschöpft“, resümiert
Thomas Reichenzeller, Personalleiter bei der MHM Holding.
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Alegri International Group
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T.: +49 (0)89 - 666107-0
F.: +49 (0)700 – 0000 2581
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