Vorgaben für die Berichterstattung

Anlage 3
Vorgaben für die Berichterstattung
1.
Berichtspflicht
Der ZE ist verpflichtet, dem ZG die im Vertrag nach Art und Häufigkeit genannten
Berichte in der jeweils geforderten Sprache und Anzahl termingerecht vorzulegen.
Sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart ist, sind die Berichte in deutscher Sprache
zu erstellen.
Die Berichte sollen kurz gefasst werden und sich auf Informationen beschränken, die in
unmittelbarem Zusammenhang zu dem Vorhaben stehen. Sie sollen für das Vorhaben
wesentliche Punkte herausstellen und ggf. Problemlösungen aufzeigen. Bei Fragen der
Wertung und möglichen Übertragung des Instrumentariums auf andere Bereiche muss
deutlich gemacht werden, inwieweit es sich um gesicherte Erkenntnisse handelt oder
wo weitergehende Untersuchungen erforderlich erscheinen. Aussagen zu politischen
und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sollten nur dann gemacht werden, wenn sie
für das Vorhaben von Bedeutung sind. Ergänzende Unterlagen (Vermerke,
Ausarbeitungen, Veröffentlichungen, Gesetze u. ä.) sind nur dann beizufügen, wenn
sie zum besseren Verständnis erforderlich sind.
2.
Sachberichte
Sachberichte sind, sofern im Vertrag nicht anders vereinbart, jeweils im Zyklus von 2
Monaten zu erstellen und zusammen mit dem entsprechenden Verwendungsnachweis
vorzulegen.
Hinsichtlich Inhalt und Gliederung sind die Vorgaben gemäß Anlage zu beachten; zur
Erstellung der Sachberichte ist die jeweils gültige GIZ-Form für Projektberichte zu
verwenden. Hinweise zur Erstellung sind der "Handreichung zur Erstellung von
Fortschrittsberichten an das BMZ und zur GIZ-internen Berichterstattung" (GIZ-Form)
zu entnehmen (Formulare und Handreichung sind vom ZG erhältlich).
Die Berichte sind dem ZG in dreifacher Ausfertigung vorzulegen. Die Berichtsstichtage
werden vom ZG vorgegeben.
3.
Schlussbericht
Sofern nicht anders vereinbart, legt der ZE zusammen mit dem abschließenden
Verwendungsnachweis dem ZG einen Schlussbericht in dreifacher Ausfertigung in
deutscher Sprache vor. Mehrexemplare liefert der ZE gegen Erstattung der
Selbstkosten auf Anforderung.
Der Schlussbericht soll über die Erreichung des angestrebten Projektziels aufgrund
der Ergebnisse Auskunft geben. Darüber hinaus sollte dargelegt werden, ob aus den
gewonnenen
Erfahrungen
allgemeine
Schlussfolgerungen
für
andere
Entwicklungsvorhaben gezogen werden können.
In Bezug auf Inhalt und Gliederung sind die Vorgaben gemäß Anlage zu beachten.
Im Schlussbericht sind zusammenfassende und abschließende Empfehlungen für das
Einsatzland und den ZG zu geben.
Anlagen:
Gliederung Projektbericht des Zuschussempfängers
Gliederung Schlussbericht zur Durchführung des Vorhabens
Projektbericht des Zuschussempfängers
Land:
Projektbezeichnung:
Berichtszeitraum:
Berichtsnummer:
Projektnummer:
Laufzeit:
Zuschussempfänger:
Durchführungsinstitution(en):
Ansprechpartner/-in des ZE vor Ort:
GIZ-Organisationseinheit:
GIZ-Auftragsverantwortliche/r:
Telefon:
Berichtsstichtag:
Unterschrift des Zuschussempfängers:
GIZ-PC-Form 24-4-9-d
Projektbericht des Zuschussempfängers
1.
Projektziel, Oberziel sowie Kurzbeschreibung des Vorhabens
und des deutschen Beitrages
2.
Ergebnisse und Indikatoren sowie wichtige Annahmen
(Soll für aktuelle Förderungsphase)
3.
Stand der Ergebniserreichung
Ergebnis
4.
Bewertung1)
Stand/Ursachen für Abweichung
Bewertung der Zielerreichung
Bewertung Projektzielerreichung1)
5.
Stand der Beitragserbringung
5.1
Leistungen des ZE (gemäß Vertrag)
Soll
5.2
Bewertung1)
Ist
Bewertung1)
Ist
Bewertung1)
Beiträge des Partners
Soll
5.3
Ist
Beiträge Dritter
Soll
davon vorfinanzierte Partnerleistungen
in
€
1) Bewertung (gilt für Gliederungspunkte 3 bis 5):
A = plangemäß
B = verzögert um ... (Monate angeben)
C = gefährdet
D = nicht möglich
GIZ-PC-Form 24-4-6
Projektbericht des Zuschussempfängers
6.
Handlungsbedarf (bezogen auf Gliederungspunkte 3, 4 und 5)
6.1
Konsequenzen und Handlungsbedarf die Durchführungsinstitution(en) im
Partnerland
6.2
Konsequenzen und Handlungsbedarf für den ZE
6.3
Konsequenzen und Handlungsbedarf für das BMZ
GIZ-PC-Form 24-4-6
Projektbericht des Zuschussempfängers
Projekt-/Auftragsnummer:
zur Durchführung des Vorhabens
Seite
1.
Kurzbeschreibung des gesamten Vorhabens und des geleisteten Beitrags
2.
2.1
2.2
2.3
Projektziel
Projektziel bei Projektbeginn
Fortschreibung des Projektziels während der Durchführung
Wertung der Zielerreichung und des deutschen Beitrags hierzu 1)
3.
3.1
3.4
Konzeption und Gestaltung des Vorhabens
Soll/Ist-Vergleich der durchgeführten Aktivitäten und der erreichten
Ergebnisse
Änderung der Projektkonzeption während der Durchführung 2)
Fachliche Wertung der Konzeption, Schlussfolgerungen für
vergleichbare Projekte
Fortführung nach Beendigung der Förderung
4.
Trägerstrukturen und Identifikation der Zielgruppe mit dem Projekt
5.
5.1
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.2
5.2.1
5.2.2
5.3
Gesamtkosten, Finanzierung und Leistungen
GIZ 3)
Personal und Personalkosten
Materialeinsatz und Baumaßnahmen einschl. Kosten,
Betriebs- und Unterhaltungskosten
Aus- und Fortbildung von Partnerfachkräften
Abweichungen beim Leistungsumfang gegenüber dem Auftrag
Partner und Dritte
Counterparts und Hilfspersonal
Materialeinsatz, Baumaßnahmen u. ä.
Von der GIZ übernommene Leistungen des Partners
6.
6.1
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.2
Projektwirkungen
Auswirkungen für Zielgruppen/Region/Land 4)
Wirtschaftliche Auswirkungen
Sozioökonomische und ggf. soziokulturelle Auswirkungen
Ökologische Auswirkungen
Gesamtbeurteilung (Aufwand und Ertrag)
7.
Sonstige Bemerkungen
3.2
3.3
1