Excel für Arbeitszeitmanager und andere die mit Zeiten

EXCEL-Wissen für AZM
A.
B.
Zielsetzung ..................................................................... 1
B.1.
B.2.
C.
E.
Formatierung ................................................................................. 5
Benennung von Zellen .................................................................... 5
Wichtige Funktionen – Statistik ..................................... 6
E.1.
E.2.
E.3.
E.4.
E.5.
F.
= .................................................................................................. 2
$ ................................................................................................... 2
Allgemeine Themen - Vertiefung .................................... 5
D.1.
D.2.
F.1.
F.2.
F.3.
F.4.
F.5.
F.6.
F.7.
G.
SUMME .......................................................................................... 6
MEDIAN ......................................................................................... 6
MITTELWERT ................................................................................. 6
QUARTILE ..................................................................................... 7
KORREL ......................................................................................... 7
Wichtige Funktionen - Allgemein ................................... 8
WENN ........................................................................................... 8
WVERWEIS, SVERWEIS .................................................................. 8
SUMMEWENN ................................................................................ 9
ZÄHLENWENN ................................................................................ 9
INDEX ........................................................................................... 9
Suchen ob ein Wert in einer Liste vorhanden ist ..............................10
LINKS, RECHTS .............................................................................10
Auto-Filter .................................................................... 11
H.
ZIELSETZUNG
Allgemeine Themen - BASIS........................................... 2
Umrechnung von Zeiten in EXCEL .................................. 3
D.
A.
Häufig kommen Daten in unterschiedlichsten Formaten und in
verschiedensten Anordnungen auf den Schreibtisch von
Arbeitszeitmanagern. Entsprechend müssen diese Daten aufbereitet
und bereinigt werden. Das erfordert oft Umrechnungen in Excel. Die
wichtigsten Funktionen von Excel für Arbeitszeitmanager werden hier
angeführt.
Beispiele zu allen unten angeführten Funktionen finden Sie in der
beiliegenden Exceldatei. In dieser gibt es folgende Blätter –
korrespondierend zu den hier angegebenen Kapiteln:

Umrechnung von Zeiten

Allgemeine Themen

Wichtige Funktionen – Statistik

Wichtige Funktionen – Allgemein

Pivot Tabelle (3 Blätter)
In der Exceldatei sind vorgegebene Beispielwerte grau hinterlegt. Die
Zellen mit dem Ergebnis bzw. der jeweiligen Formel sind hellblau
markiert. Zum Teil werden Schaltflächen verwendet. Ein Klick darauf
öffnet Unterbereiche. Das Öffnen funktioniert unter der
Voraussetzung, dass sie beim Öffnen der Datei „Makros aktiviert“
gedrückt haben oder dies standardmäßig eingestellt ist.
Die Pivot-Tabelle .......................................................... 12
H.1.
Kopieren der Daten in den Operating Hours Assistant ......................12
D:\75899810.doc
13.05.16 - Seite 1 von 13
B.
ALLGEMEINE THEMEN - BASIS
kann sie dann in alle anderen Zellen, in denen die Berechnung
stattfinden soll, einfach mit einem Schritt hineinkopieren.
B.1.
=
Sie können so
Dieses Zeichen erlaubt eine Rechenoperation sowie das Einfügen einer
Formel für eine einfache Rechenoperation oder den Aufruf einer
sogenannten Funktion

ganze Zellen (zB $B$4),

Zeilen (zB B$4) oder

Spalten (zB $B4)

=1+1

=Summe(A1:A9) … bildet die Summe aus allen Werte in A1, A2 …
A9

Englisch SUM(A1:A9)
Wenn mehrere Werte an eine Funktion wie zB Wochentag übergeben
werden sollen, müssen die Eingaben mit ; getrennt werden.

=Summe(A1; A2; A3) … bildet die Summe aus den Werte in A1,
A2; A3
fixieren, indem Sie darauf achten, wo das Dollarzeichen platziert ist.
Sie können das Dollarzeichen händisch eingeben. Sie bekommen es
auch rasch, wenn Sie im Eingabemodus oben in der Menüleiste vor
einer Zelle die Taste F4 drücken. Beim ersten Mal drücken wird die
Zelle fixiert, beim zweiten Mal die Zeile, beim dritten Mal die Spalte
und beim vierten Mal ist die Fixierung wieder aufgehoben.
Wenn ein ganzer Bereich an eine Funktion übergeben werden soll,
erfolgt dies durch Eingabe der Zelle links oben, dann : und dann der
Zellenbezeichnung rechts unten.

B.2.
=Summe(A1:B9) … bildet die Summe aus allen Werte in A1, A2 …
A9 und B1, B2, … B9
$
Dieses Zeichen fixiert Zellen, sodass beim Kopieren einer Formel
immer auf die gleichen Zellen verwiesen wird. Damit braucht eine
Formel oft nur an einer Stelle eingegeben werden, und kann durch
Kopieren vielfach wieder verwendet werden.
Wenn ZB die Summe von A1:A5 und von B1:B5 usw. bis X1:X5 jeweils
mit dem Wert aus A15 (zB die Wochenarbeitszeit) multipliziert werden
soll, braucht man nur einmal die Berechnungsformel eingeben und
D:\75899810.doc
13.05.16 - Seite 2 von 13
C.
eckigen Klammern machen den
Unterschied.
UMRECHNUNG VON ZEITEN IN EXCEL
EXCEL geht manchmal sehr eigenartig mit Zeiten um. Hier finden sich
die passenden Tips zu diesem Thema. Die folgenden Erklärungen
setzen voraus, dass Sie Grundzüge der Arbeit mit EXCEL beherrschen.
Sollten Sie nicht mit Excel vertraut sein, lesen Sie bitte vorher das
Kapitel B.
Tückischer Fehler 1
Ganze Zahlen in eine
entsprechende Uhrzeit
umwandeln
Um nun die Zahl „45“ die Minuten sein
sollen, so umzurechnen, dass dann in der
Uhrzeitdarstellung „00:45“ steht, muss
durch 24 und durch 60 dividiert werden.
Siehe Beispiel bzw. muss die Funktion
ZEIT (englisch TIME) verwendet werden.
Oft stehen Zeiten oder ein Datum da, die
zwar von Menschen als Zeit gelesen
werden können, aber von EXCEL als Text
behandelt werden und daher zu Fehlern in
Formeln führen.
LÖSUNG: den Wert umrechnen.
Uhrzeit in Stunden und
Minuten zerlegen
Tückischer Fehler 2
Stunden werden von Excel standardmäßig
nur bis 24h angezeigt, bei einer größeren
Anzahl wird nur der Rest der Stunden auf
24h angezeigt.
Ganze Zahlen in
Wochentage
Eingabe 36:00 ... Darstellung 12:00
Um das richtig anzuzeigen, muss man
unter
AUSWAHL: Benutzerdefiniert
rechts das Format [hh:mm] eingeben.
Dann steht 36:00 als 36:00 da. Die
D:\75899810.doc
Über „Wochentag(Datum;2)“ (engl.
Weekday) können Sie ein Datum in
Wochentage umwandeln.
Der erste Wert ist das Datum. Danach
muss der Steuerungsparameter 2
angegeben werden, damit der
Wochenbeginn mit Montag gerechnet
wird. Fehlt die 2, würde der Sonntag als
Starttermin verwendet werden.
Z.B
MENÜ: FORMAT:
ZELLEN:
NUMMER:
Über „Minute(Uhrzeit)“ können Sie ein
Datum in Minuten umrechnen.
Über „Stunde(Uhrzeit)“ können Sie ein
Datum in Stunden umrechnen.
Die Zelle X2 kann zB mit Hilfe der Formel
.... = Datwert(X2) zu einer Zahl
umgerechnet werden.
EXCEL rechnet intern so, dass 1 Tag mit
dem Wert 1 gerechnet wird. 7 Tage mit 7
usw. Das Datum wird vom 1.1.1900 hoch
gerechnet (der 20.2.2004 ist damit 38.037
Tage nach dem 1.1.1900.
Wochen ausgeben
Über „Kalenderwoche(Datum;2)“
können Sie zu einem Datum ausgeben
lassen, um welche Kalenderwoche es sich
handelt.
Der erste Wert ist das Datum. Danach
muss der Steuerungsparameter 2
angegeben werden, damit der
13.05.16 - Seite 3 von 13
Wochenbeginn mit Montag gerechnet
wird. Fehlt die 2, würde der Sonntag als
Starttermin verwendet werden.
HINWEIS: Diese Funktion ist nicht immer
vorhanden. Es erfordert das Laden eines
Zusatzmoduls – siehe EXCEL Hilfe.
Ganze Zahlen in Monat
Über „Monat()“ (englisch: Month)
können Sie ganze Zahlen in Monate
umwandeln.
Stunden von
„hh:mm:ss“ in
Dezimalformat
umrechnen
Angenommen, in der Zelle A1 steht ein
Uhrzeitformat mit dem Wert „22:53“.
Stunden vom
Dezimalformat in
„hh:mm:ss“
umrechnen
Angenommen, in der Zelle A1 steht ein
Dezimalformat mit dem Wert „22,88“.
Differenz in Stunden
zwischen Uhrzeiten,
die über einen Tag
gehen rechnen
In einer Zelle (A1) steht im Uhrzeitformat
„22:00“ Uhr, in einer anderen Zelle (B:1)
„6:00“. Dazwischen liegt Mitternacht. Um
die Differenz richtig zu rechnen, muss zB
in C1 folgende Formel geschrieben
werden „=(B1-A1+1)*24).
D:\75899810.doc
Über „=(A1-Ganzzahl(A1))*24“
erhalten Sie das Dezimalformat. (englisch:
statt „Ganzzahl“  „int“)
Über „=text(A1/24;“hh:mm“)“
erhalten Sie das Uhrzeitformat.
13.05.16 - Seite 4 von 13
D.
ALLGEMEINE THEMEN - VERTIEFUNG
D.1.
Formatierung
Das Formatieren von Zellen und Arbeitsblättern ist ein sehr
umfangreiches Kapitel. An dieser Stelle möchten wir auf 2 Funktionen
hinweisen, die uns als besonders hilfreich erscheinen:


Wenn Sie Werte OHNE eine Formatierung bzw. OHNE
Formeln einfügen möchten, benutzen Sie bitte die Menüleiste mit
„Bearbeiten/Inhalte Einfügen“, nachdem sie einen oder mehrere
Werte markiert und kopiert haben. In dem geöffneten Fenster
wählen sie den Punkt „Werte“ aus und bekommen die Zahlen ohne
Formatierung bzw. ohne Formel ein zweites Mal dargestellt.
Ebenso ist es oft hilfreich, nur Formate einzufügen. Dafür steht
Ihnen der Pinsel in der Menüleiste zur Verfügung.
Markieren Sie eine Zelle oder einen Zellbereich mit dem
gewünschten Format, klicken Sie auf den Pinsel und markieren Sie
die Zelle oder den Zellbereich, der das Format erhalten soll.
TIPP: Wenn Sie den Pinsel doppelklicken, können Sie das Kopieren
des Formates beliebig oft wiederholen. Sobald Sie fertig sind,
klicken Sie wieder auf den Pinsel.
D.2.
Benennung von Zellen
Durch das Benennen von Zellen können Sie diese leichter in Formeln
einbauen. Außerdem kann dies die Übersichtlichkeit erhöhen.
Das erste Zeichen eines Namens muss ein Buchstabe oder ein
Unterstrich sein. Für alle weiteren Zeichen des Namens können
Buchstaben, Ziffern, Punkte oder Unterstriche verwendet werden.
Beim Benennen von Zellen können Sie entscheiden, ob die Zelle nur
lokal (dh im Arbeitsblatt) oder global (dh in der gesamten
Arbeitsmappe) mit dem vergebenen Namen angesprochen werden soll.
Möchten Sie einen Namen lokal definieren, dann geben Sie vor
dem Namen den Namen des Blattes und gleich danach ein Rufzeichen
ein.
ZB: „Mappe1!Arbeitszeit”
Das funktioniert, wenn der Blattname keine Leerzeichen enthält.
Tut er dies aber schon, dann müssen Sie einen Strich vor und nach
dem Blattnamen einfügen.
ZB: „’Mappe 1’!Arbeitszeit”
(Diesen Strich erhalten Sie über die Tastatur ganz rechts, die Taste,
auf der das Kanalgitter abgebildet ist!)
Als Name erscheint im Excel immer NUR die lokale
Namensbezeichnung; also zB „Arbeitszeit“!
Standardmäßig werden sonst alle Namen global angelegt.
Im Menü EINFÜGEN Unterpunkt NAMEN sehen Sie, welche Namen Sie
vergeben haben und können diese auch ändern.
ZB könnte eine Formel dann so aussehen:
= Stunden / Wochenarbeitszeit
Links oben steht normalerweise die Zellenbezeichnung jener Zelle, die
gerade markiert ist. Wenn Sie dort hinein klicken und einen Namen
eingeben und diese Eingabe mit ENTER abschließen, hat ab nun die
Zelle oder der zuvor markierte Bereich diesen Namen.
D:\75899810.doc
13.05.16 - Seite 5 von 13
E.
WICHTIGE FUNKTIONEN – STATISTIK
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in eine Spalte,
sodass sie untereinander stehen. Setzen Sie sich dann auf die Zelle
unter der letzten Zahl und editieren diese mit
Die Funktionen werden sowohl in der deutschen als auch in der
englischen Bezeichnung angeführt.
„=median(Auswahl_Wertebereich_perMaus)“
E.1.
SUMME
und drücken Enter.
Den Bereich, für den der Median berechnet werden soll, können Sie
rasch mit der Maus markieren.
(english: sum)
Mit dieser Funktion können Sie rasch Summen über viele Zahlen
bilden.
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in eine Spalte,
sodass sie untereinander stehen. Setzen Sie sich dann auf die Zelle
unter der letzten Zahl und editieren diese mit
„=summe(Auswahl_Wertebereich_perMaus)“
„=sum(Auswahl_Wertebereich_perMaus)“
und drücken Enter.
Den Bereich, der summiert werden soll, können Sie rasch mit der Maus
markieren.
E.2.
MEDIAN
(english: median)
Mit dieser Funktion erhalten Sie den mittleren Wert, wenn alle Zahlen
der Größe nach – mit der kleinsten beginnend – geordnet werden.
Besteht die Zahlenmenge aus einer ungeraden Anzahl, gibt es eine
tatsächliche Mitte; besteht sie aus einer geraden Anzahl, wird der
Mittelwert der beiden mittleren Zahlen gebildet.
D:\75899810.doc
TIPP: Die Zahlen müssen NICHT der Größe nach geordnet sein. Excel
macht das für Sie!
E.3.
MITTELWERT
(english: average)
Mit dieser Funktion erhalten Sie den Mittelwert. Alle Zahlen werden
aufsummiert und durch die Anzahl der Werte dividiert.
ZB haben Sie 4 Zahlen: 5, 6, 7, 3  Diese ergeben in Summe
5+6+7+3 = 21  Nun wird 21 genommen und durch 4 dividiert
21/4 = 5,25.
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in eine Spalte,
sodass sie untereinander stehen. Setzen Sie sich dann auf die Zelle
unter der letzten Zahl und editieren diese mit
„=mittelwert(Auswahl_Wertebereich_perMaus)“
„=average(Auswahl_Wertebereich_perMaus)“
und drücken Enter.
Den Bereich, für den Sie den Mittelwert berechnen wollen, können Sie
rasch mit der Maus markieren.
13.05.16 - Seite 6 von 13
E.4.
QUARTILE
(english: quartil)
E.5.
KORREL
(english: correlation)
Liefert die Quartile der Datengruppe. Quartile werden verwendet, um
die Grundgesamtheiten in Gruppen einzuteilen. Beispielsweise können
Sie mit Quartilen für eine Stichprobe erhobener Einkommen den Wert
ermitteln, ab dessen Höhe ein Einkommen zu den oberen 25 Prozent
der Einkommen gehört.
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in eine Spalte
oder Matrix. Setzen Sie sich dann auf die Zelle unter der letzten Zahl
bzw. auf eine beliebige andere Zelle und editieren diese mit
„=quartile(Auswahl_Wertebereich_perMaus;Zahl)“
„=quartil(Auswahl_Wertebereich_perMaus;Zahl)“
und drücken Enter.
Den Bereich, in dem die Werte stehen, können Sie rasch mit der Maus
markieren.
Zahl: Der Platzhalter Zahl kann folgende Werte annehmen:

0 ... liefert den kleinsten Wert

1 ... liefert das 25% Quantil

2 ... liefert das 50% Quantil (= Median!)

3 ... liefert das 75% Quantil

4 ... liefert den größten Wert
D:\75899810.doc
Liefert den Korrelationskoeffizient einer zweidimensionalen
Zufallsgröße, deren Werte in den Zellbereichen Matrix1 und Matrix2
stehen. Mit Hilfe des Korrelationskoeffizienten lässt sich feststellen, ob
es eine Beziehung zwischen zwei Eigenschaften gibt. Sie können
beispielsweise untersuchen, ob zwei Bedarfsverläufe an verschiedenen
Wochentagen eine ähnliche Form haben.
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in eine Spalte
oder Matrix. Setzen Sie sich dann auf die Zelle unter der letzten Zahl
bzw. auf eine beliebige andere Zelle und editieren diese mit
„=korrel(Matrix1;Matrix2)“
„=correlation(Matrix1;Matrix2)“
und drücken Enter.
Das Ergebnis muss zwischen +1 und –1 liegen. Liegt es nahe bei +1
sind die Werte stark korreliert, dh es besteht ein Zusammenhang.
13.05.16 - Seite 7 von 13
F.
WICHTIGE FUNKTIONEN - ALLGEMEIN
F.1.
WENN
(english: if)
Mit dieser Funktion können Sie eine Berechnung durchführen, wenn
eine bestimmte Voraussetzung gegeben ist.
ZB soll das gesamte Stundenvolumen der Frühschichten ausgerechnet
werden, wenn bekannt ist, dass jede Frühschicht 8 Stunden dauert
und die Besetzungsstärken in jeder Schicht vorliegen.
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in eine Spalte
(hier als Vergleichsbereich bezeichnet). Achten Sie darauf, dass Sie bei
Bedarf Zellen vorbereiten, die für Berechnungen genutzt werden
sollen. Setzen Sie sich dann auf eine beliebige Zelle und editieren diese
mit
„=wenn(Vergleichsbereich=zu_prüfendes_Kriterium;Berechnung
oder Wert (wenn ja);Berechnung oder Wert (wenn nein)“
„=if(Vergleichsbereich=zu_prüfendes_Kriterium;Berechnung oder
Wert (wenn ja);Berechnung oder Wert (wenn nein)“
Sie WVERWEIS, wenn sich die Vergleichswerte in einer Zeile oben in
einer Datentabelle befinden und Sie eine bestimmte Anzahl von
Spalten nach unten durchsuchen möchten oder, wenn sich die
Vergleichswerte in einer Spalte links neben den Daten befinden, die
Sie durchsuchen möchten.
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in die
gewünschten Positionen und editieren Sie dann mit
„=wverweis(Suchkriterium;zu_durchsuchende_Matrix;Zeile;wie_
genau_soll_gesucht_werden)“
„=hlookup(Suchkriterium;zu_durchsuchende_Matrix;Zeile;wie_g
enau_soll_gesucht_werden)“
und drücken Enter.
SVERWEIS
Sucht in der am weitesten links gelegenen Spalte einer Tabelle nach
einem Wert und gibt in der gleichen Zeile einen Wert aus einer von
Ihnen angegebenen Spalte in der Tabelle zurück. Verwenden Sie
SVERWEIS statt WVERWEIS, wenn sich Ihre Vergleichswerte in einer
Spalte links von den Daten befinden, die Sie suchen möchten.
und drücken Enter.
F.2.
WVERWEIS, SVERWEIS
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in die
gewünschten Positionen und editieren Sie dann mit
(english: hlookup, vlookup)
Mit diesen Funktionen können Sie in Zeilen bzw. Spalten suchen.
WVERWEIS
Sucht in der obersten Zeile einer Tabelle oder einer Wertematrix nach
Werten und gibt dann in der gleichen Spalte einen Wert aus einer
Spalte zurück, die Sie in der Tabelle oder Matrix angeben. Verwenden
D:\75899810.doc
„=wverweis(Suchkriterium;zu_durchsuchende_Matrix;Spalte;wie
_genau_soll_gesucht_werden)“
„=hlookup(Suchkriterium;zu_durchsuchende_Matrix;Spalte;wie_
genau_soll_gesucht_werden)“
13.05.16 - Seite 8 von 13
und drücken Enter.
Mit dieser Funktion können Sie die nicht leeren Zellen eine Bereichs
zählen, die einem entsprechendem Kriterium genügen.
wie_genau_soll_gesucht_werden: Wenn Sie „wahr“ bzw. „true“
eingeben oder nichts eingeben, wird eine ungefähre Entsprechung
gesucht. Sobald Sie „falsch“ bzw. „false“ eingeben, wird eine exakte
Entsprechung gesucht.
F.3.
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in eine Spalte
(hier als Vergleichsbereich bezeichnet). Achten Sie darauf, dass Sie bei
Bedarf Zellen vorbereiten, die für Berechnungen genutzt werden
sollen. Setzen Sie sich dann auf eine beliebige Zelle editieren diese mit
SUMMEWENN
(english: sumif)
„=zählewenn(Vergleichsbereich;zu_prüfendes_Kriterium)“
Mit dieser Funktion können Sie Summen bilden, wenn bestimmte
Kriterien erfüllt sind.
Wenn wir das Beispiel von der if-Funktion leicht abändern, können wir
sofort die Summe aller der Besetzungsstärken in der Frühschicht
berechnen.
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in eine Spalte
(hier als Vergleichsbereich bezeichnet). Achten Sie darauf, dass Sie bei
Bedarf Zellen vorbereiten, die für Berechnungen genutzt werden
sollen. Setzen Sie sich dann auf eine beliebige Zelle und editieren Sie
diese mit
„=summewenn(Vergleichsbereich;zu_prüfendes_Kriterium;
Bereich_für_Summenbildung)“
„=sumif(Vergleichsbereich;zu_prüfendes_Kriterium;Bereich_für_
Summenbildung)“
und drücken Enter.
F.4.
ZÄHLENWENN
(english: countif)
D:\75899810.doc
„=countif(Vergleichsbereich;zu_prüfendes_Kriterium)“
und drücken Enter.
F.5.
INDEX
(english: index)
Mit dieser Funktion können Sie einen Wert aus einem Bezug oder einer
Matrix wählen. Die Funktion Index gibt es in zwei Versionen:
Matrixversion und Bezugsversion. Die Matrixversion liefert immer einen
Wert oder eine Matrix aus Werten; die Bezugsversion liefert immer
einen Bezug.
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in eine Matrix.
Setzen Sie sich dann auf eine beliebige Zelle und editieren Sie diese
mit
„=index(Matrix;Zeile;Spalte)“
und drücken Enter.
Der Wert aus der angegebenen Zeile sowie Spalte wird als Ergebnis
geliefert.
13.05.16 - Seite 9 von 13
„=right(Zelle;Zahl)“  Das nimmt die letzten 2 Zeichen,
also zB 23
F.6.
Suchen ob ein Wert in einer Liste vorhanden ist
und drücken Enter.
Das Suchen kann auf mehrere Arten erfolgen, je nachdem, in welchem
Bereich Sie suchen möchten.
F.7.

Wenn im gesamten Excelblatt gesucht werden soll, dann setzen
Sie die Maus auf eine beliebige Zelle und gehen über die
Menüleiste auf „Bearbeiten/Suchen“. Im gesamten Blatt wird nach
der Eingabe gesucht. Mit „Weiter“ springt die Maus zur jeweils
nächsten Zelle.

Wenn Sie nur in einer Spalte suchen möchten, so markieren Sie
ausschließlich die gewünschte Spalte. Weiter wie oben.

Wenn Sie in einem bestimmten Bereich innerhalb eines Blattes
suchen möchten, so markieren Sie diesen. Weiter wie oben.
LINKS, RECHTS
(english: left, right)
Mit dieser Funktion können Sie aus Textzellen Teile in eigene Zellen
schreiben lassen, die entweder am Anfang oder am Ende stehen.
ZB haben Sie in vielen Zellen zu Beginn immer das Jahr, dann den
Monat und am Ende den Tag stehen. Sie möchten nun die jeweilige
Jahreszahl in einer Zelle stehen haben sowie auch den Tag.
Beispiel einer Zelle: „20040123“
Um diese Funktion aufzurufen, bringen Sie alle Zahlen in eine Spalte.
Setzen Sie sich dann auf eine Zelle rechts neben den Spalten und
editieren diese mit
„=left(Zelle;Zahl)“  Das nimmt die ersten 4 Zeichen,
also zB 2004 oder editieren Sie mit
D:\75899810.doc
13.05.16 - Seite 10 von 13
G.
AUTO-FILTER
Wenn Sie eine Datenbestand haben, der aus lauter gleich aufgebauten
Zeilen besteht, dann kann AUTO-FILTER angewandt werden, um
schnell bestimmte Zeilen heraus zu filtern (= nur diese angezeigt zu
bekommen).
Idealerweise beinhaltet die erste Zeile die Spaltenbezeichnungen. Dort
muß auch eine Zelle aktiviert sein, bevor über Menü Daten: Filter:
Autofilter auswählt. (Wenn tiefer eine Zelle aktiviert ist, geht es nicht.)
MENÜ: DATEN: FILTER: AUTOFILTER
Nach dem Einschalten stehen in der Kopfzeile kleine Dreiecke. Bei
Auswahl der Dreiecke, klappt eine Menü auf.
Nach Auswahl von Werten (über CUSTOM bzw. Benutzerdefiniert
können auch Bedingungen wie größer oder kleiner einem bestimmten
Wert eingestellt werden), werden nur mehr die Datensätze angezeigt,
die der Auswahl entsprechen. Es können Auswahlwerte kombiniert
werden.
Damit lassen sich schnell bestimmte Datensätze aus langen
Listenheraus filtern.
D:\75899810.doc
13.05.16 - Seite 11 von 13
H.
Legende, um sich besser auszukennen. Mit Sprechblasen werden
einzelne Schritte erläutert.
DIE PIVOT-TABELLE
Über die Pivot-Tabelle können Sie aus sortierten Werten rasch
Auswertungen zusammenstellen.
Wenn Sie mit der Pivot-Tabelle arbeiten wollen, markieren Sie das
gesamte Blatt, aus dem die Daten genommen werden sollen, und
wählen Sie dann im Menü Daten/Pivot-Tabelle und Pivot-Chart-Bericht.
Klicken Sie sich dann durch das Menü, bis Sie im letzten Schritt über
Drag-and-Drop zuordnen können, für welche Daten welche
Berechnungen erfolgen sollen. Die Berechnungen können Sie über die
rechte Maustaste auswählen, wenn Sie Daten in den
Berechnungsbereich gezogen haben. Die Daten haben grundsätzlich
die Namen der Spalten in der Exceltabelle.
Sie müssen dazu alle Daten, die auszuwerten sind, in einer Tabelle
zusammenstellen. Dann markieren Sie den gesamten Tabellenbereich
und rufen auf der Menüleiste „Daten/Pivot-Table und Pivot Chart
Bericht“ auf. Sie klicken sich durch das Menü und ziehen im letzten
Schritt über Drag&Drop die Daten hinein, die berechnet werden sollen
(mit der jeweiligen mathematischen Funktion, die Sie über die rechte
Maustaste auswählen) sowie die Achsen (Zeilen- und Spaltenköpfe!).
Die erste Auswertung zählt zusammen, wie oft bestimmte Tätigkeiten
in einem Krankenhaus vorkommen und ordnet zu, ob das
Hilfstätigkeiten oder Arbeiten am Patienten sind.
Hier ein Beispiel, das Sie in der mitgegebenen Exceldatei finden!
Die zweite Auswertung berechnet die Stunden pro Tätigkeit am
Patienten sowie Hilfstätigkeiten sortiert nach Datum.
In diesem Beispiel wurde eine Erhebung gemacht, bei denen Ärzte
detailliert aufzeichneten, wann sie was arbeiteten.
Die Zeiten wurden in der Datenbank eingetragen und dazu
geschrieben, was getan wurde.
ACHTUNG: Die Tabelle wurde so umformatiert, dass die Stunden
richtig da stehen. SIEHE: UMRECHNUNG VON ZEITEN!
Die Umrechnungsschritte waren
Zusatzhinweis: Durch Doppelklick auf eine Zelle wird ein neues Blatt
angelegt, das genau jene Datensätze auflistet, die den Berechnungen
hinter dieser Zelle entsprechen.
a. Zeiten berechnen
b. Dauer berechnen
c.
Wochentag berechnen
d. Aussortieren der Werte, die nicht benötigt werden
e. Übertragen der Werte in die Software Operating Hours
Assistant
(Kopieren der Zeiten, Kopieren der Wochenwerte)
f.
Kopieren der Daten in den Operating Hours Assistant
Anhand von Screenshots wird hier gezeigt, wie Sie die umformatierten
Daten in den Operating Hours Assistant bekommen.
Zusatzauswertungen (Pivot Tabelle)
Die Pivot-Tabelle finden Sie auf den letzten 3 Sheets, wobei im ersten
Blatt dazu die vorgegebenen Daten stehen und danach 2
Beispielauswertungen. Bitte lesen Sie im ersten Blatt dazu die
D:\75899810.doc
H.1.
1. OPA öffnen  den Baustein „Bedarf“ in den mittleren Bereich
ziehen.
2. Im Excel in der ersten Zeile, die durchgehend markiert ist,
einen Autofilter über den Menüpunkt „Daten/Filter/Auto Filter“
13.05.16 - Seite 12 von 13
einfügen. Jetzt können Sie zwischen den Hilfszeiten sowie den
Zeiten am Patienten in einem Drop-Down-Menü hin- und
herschalten. Wählen Sie zB die Zeiten am Patienten. Dann
auch über die „USE?“-Spalte einstellen, dass nur die Zeilen
interessant sind, wo auch Mitarbeiter an Wochentagen
arbeiten.
6. Wieder zum OPA wechseln und dort einfügen.
Und schon steht im OPA die Kurve für die ganze Woche der
Zeiten am Patienten.
Für die Hilfstätigkeiten würde genau gleich verfahren werden.
3. Die von- und bis-Spalte markieren und kopieren.
I.
WOCHTENTAGE UND ZEITEN AUSWERTEN
4. Wieder zum OPA wechseln und dort im Baustein „Bedarf“ die
Zeiten einfügen.
5. Danach ins Excel gehen und von Montag bis Sonntag die
Mitarbeiter markieren und kopieren.
D:\75899810.doc
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