Druckformatvorlage für Diplomarbeit (Word-Datei)

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I
Titel der Arbeit
Gegebenenfalls Untertitel der Arbeit
Diplomarbeit
in der Fachrichtung Psychologie
der Universität des Saarlandes
vorgelegt von
Vorname Nachname
(Betreuer: Prof. Dr. Vorname Nachname)
Saarbrücken 20??
II
Gegebenenfalls ein Blatt für
besondere Hinweise, Widmungen, Danksagungen,
usw. wie zum Beispiel:
Danken möchte ich Prof. Spinath für die erste
Beurteilung dieser Vorlage, sowie der
Prüfungskommission der Universität des Saarlandes
für die Überprüfung auf formale Fehler.
III
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis .................................................................................... V
Tabellenverzeichnis ........................................................................................ VI
Abkürzungsverzeichnis ................................................................................ VII
1
Anleitung zum Benutzen dieser Vorlage ................................................ 1
1.1
Einleitung................................................................................................ 1
1.2
Vorteile dieser Vorlage ........................................................................... 2
2
Einrichten der Benutzeroberfläche ......................................................... 3
2.1
Leiste für Formatvorlagen einrichten ..................................................... 3
2.2
Abschalten unnötiger Formatvorlagen. .................................................. 3
2.3
Weitere sinnvolle Symbolleisten einschalten ......................................... 4
3
Erste Anwendungsübung ......................................................................... 5
3.1
Die verwendete Schriftart ansehen und ändern ...................................... 5
3.2
Tastenkombinationen zum Auswählen der Formatvorlagen .................. 5
3.3
Wann verwende ich welche Formatvorlage? .......................................... 6
4
4.1
Aufzählungen ............................................................................................ 8
Probleme bei der Verwendung des Nummerierungssymbols von
Word ....................................................................................................... 8
4.2
Automatisches Nummerieren von Texten mit der Formatvorlage ......... 8
4.3
Die Aufzählung wieder bei eins beginnen oder eine angefangene
fortsetzen................................................................................................. 9
4.4
Aufzählung mit Unterpunkten versehen ................................................. 9
4.5
Nach der Aufzählung einrücken ........................................................... 10
5
Kopfzeilentext ändern ............................................................................ 10
5.1
Kopfzeilen haben nur die Seitenzahl .................................................... 10
5.2
Hin und her springen zwischen Kopfzeile und Seitentext .................... 10
5.3
Wenn man dennoch Kapitelnummer und Kapitelüberschrift in der
Kopfzeile will ....................................................................................... 10
5.4
Mit der Änderung einer Kopfzeile ändern sich andere mit. Wie
verhindere ich das? ............................................................................... 11
6
Fußnoten .................................................................................................. 12
7
Manueller Seitenumbruch ..................................................................... 12
8
Blocksatz mit Silbentrennung................................................................ 12
IV
8.1
Einfügen von Geschützten Leerzeichen und Trennstrichen, sowie
bedingten Trennstrichen ....................................................................... 13
9
Überflüssige Leerzeichen oder Zeilenumbrüche vermeiden .............. 13
10
Abbildungen und Tabellen Einfügen .................................................... 13
10.1
Einfügen einer Abbildung..................................................................... 13
10.1.1
Einfügen aus der Zwischenablage .................................................... 13
10.1.2
Einfügen gespeicherter Bilder .......................................................... 14
10.2
Einfügen einer Tabelle .......................................................................... 14
10.2.1
Erstellen der Tabelle ......................................................................... 14
10.2.2
Vermeiden von Seitenumbrüchen innerhalb einer Tabellenzelle ..... 15
10.2.3
Verwenden einer anderen Formatvorlage für Tabellen .................... 15
10.2.4
Spaltenbezeichnungen auf jeder neuen Seite wiederholen. .............. 15
10.3
Einfügen der Abbildungs- oder Tabellenbeschriftung ......................... 16
10.3.1
Abbildung und Beschriftung sollen automatisch auf derselben
Seiten sein ......................................................................................... 16
10.4
Verweisen auf die Abbildung oder Überschriften im Text .................. 16
10.4.1
11
Sonderfall: Auf Textstellen verweisen ............................................. 17
Automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen .......................................... 17
11.1
Benutzen des bestehenden Inhaltsverzeichnisses ................................. 17
11.2
Erstellen eines eigenen Inhaltsverzeichnisses ...................................... 17
11.3
Abbildungs- und Tabellenverzeichnis .................................................. 18
12
Abschließendes Aktualisieren der Arbeit ............................................. 18
13
Literaturverzeichnis alphabetisch sortieren ........................................ 18
13.1
Hier noch einige Hinweise, die beim Literaturverzeichnis zu
beachten sind. ....................................................................................... 19
14
Eidesstattliche Erklärung ...................................................................... 19
Anhang ............................................................................................................. 20
Literaturverzeichnis ....................................................................................... 21
V
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 2.1: Die Symbolleiste Formatierung lässt sich rechts neben das
Dokument ziehen ........................................................................................ 5
Abbildung 4.1: Das Symbol zum automatischen hinzufügen einer
Aufzählung ist problematisch ..................................................................... 8
Abbildung 4.2: Symbol für Einrücken oder Erzeugen von Unterpunkten in
einer Aufzählung ........................................................................................ 9
Abbildung 5.1: Symbol um bei Kopfzeilen „wie vorige“ abzuschalten ........... 11
Abbildung 9.1: Symbol für Ein- und Ausblenden von Leerzeichen und
Enterzeichen ............................................................................................. 13
Abbildung 9.2: Beispielzeile beim Anzeigen von Formatierungszeichen ....... 13
Abbildung 10.1: Symbol zum Einfügen von Tabellen ..................................... 14
Abbildung 10.2: Symbol für das Auswählen einer Tabelle.............................. 15
VI
Tabellenverzeichnis
Tabelle 3.1: Beschreibung der wichtigsten Formatvorlagen .............................. 6
Tabelle 10.1: Beispieltabelle ............................................................................ 16
VII
Abkürzungsverzeichnis
1
1 Anleitung zum Benutzen dieser Vorlage
1.1 Einleitung
Die Beschreibungen in dieser Anleitung beziehen sich auf Microsoft Word
2002. Diese Vorlage wurde von der Prüfungskommission der Universität des
Saarlandes überprüft und es wurden keine formalen Fehler beanstandet. Der
vorliegende Text kann also vom Aussehen her als Muster dienen, wie eine
Diplomarbeit aussehen könnte.
Vor der Anwendung dieser Vorlage sollte man sich unbedingt folgende Kapitel
durchlesen:
2.1 Leiste für Formatvorlagen einrichten
2.22.3 Weitere sinnvolle Symbolleisten einschalten
3.1 Die verwendete Schriftart ansehen und ändern
11.1 Benutzen des bestehenden Inhaltsverzeichnisses
11.4 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis
12 Abschließendes Aktualisieren der Arbeit
Alle weiteren Kapitel enthalten zwar wahlweise nützliche Tipps für spezielle
Probleme (vor allem das Kapitel 3.2 über Tastenkombinationen zum
Auswählen der Formatvorlage) müssen aber nicht unbedingt gelesen werden.
Sie zu lesen kann ich allerdings nur empfehlen, da sie viel Arbeit bei langen
Texten ersparen. Nach dem Lesen kann man den Text löschen, aber erst ab
Seite 1 und nur bis zum Anhang. Die verschiedenen Verzeichnisse zu Anfang
kann man wie in Kapitel 12 beschrieben aktualisieren. Außerdem werden die
Unterschiede in den Kopfzeilen noch benötigt.
Übrigens, in diesem Text wimmelt es von Querverweisen auf
verschiedene Kapitel. Sie bieten die Möglichkeit, dass man durch Drücken von
„Strg“ auf der Tastatur bei gleichzeitigem Klicken auf die Ziffer des
Verweises, mit dem Cursor an die entsprechende Textstelle springen kann.
2
1.2 Vorteile dieser Vorlage
Diese Vorlage ist sozusagen eine Doppelpackung. Erstens soll dieser Text
einfach als Vorlage dienen wie eine Diplomarbeit aussehen soll. Er ist wie
zuvor erwähnt von der Prüfungskommission auf formale Fehler hin überprüft
worden. Zweitens liegt der Vorteil im Benutzen dieses Dokuments darin, dass
es schon mit so viel verschiedenen Funktionen ausgestattet ist, dass die
Textverarbeitung die richtige Gestaltung des Dokuments quasi von alleine
vornimmt.
1. Schriftarten, Schriftgröße und Zeilenabstand sind in den Formatvorlagen
schon richtig vordefiniert und lassen sich mit einem Mausklick oder
Tastenkombination betätigen. (siehe Kapitel 3)
2. So werden Überschriften mit allen Unterpunkten von alleine nummeriert
und werden bei Einfügungen nachnummeriert. (Siehe Kapitel 3.3)
3. Außerdem sind die Vorlagen für die Überschriften, über „Absätze nicht
trennen“ und „Zeilen nicht trennen“, so eingestellt, dass Überschriften nie
ohne Text am unteren Ende einer Seite stehen.
4. Auch das Inhaltsverzeichnis lässt sich schnell automatisch erstellen.
Änderungen der Seitenzahlen und Überschriften können bei Einfügungen
mit zwei Mausklicken einfach aktualisiert werden. Im einfachsten Fall tut
man das nur einmal vor Abschließen des Textes, (siehe Kapitel 11 und 12)
im Idealfall aber vor jedem Zwischenspeichern, falls man den Text an
Unwissende weitergibt ;o).
5. Die Kopfzeilen werden automatisch mit der richtigen Seitenzahl
nummeriert. Vor dem eigentlichen Text werden römische Zahlen
verwendet. (Siehe Kapitel 45.1)
6. Die Einverständniserklärung am Ende ist so eingerichtet, dass nur noch das
Datum und der Name des Autors eingetragen werden muss. (siehe dazu
Kapitel 14)
Die leeren Seiten am Anfang und Ende, sowie an weiteren Stellen, sind mit
einem manuellen Seitenumbruch versehen, so dass sich beim Schreiben des
Textes keine Verschiebungen ergeben. (Siehe Kapitel 7 und 14)
3
Zusätzliche Anweisungen zum richtigen Benutzen dieser Vorlage finden sich
in weiteren Kapiteln, von denen ich noch auf folgende sehr nützliche hinweisen
will:
7. Das richtige Einfügen von Fußnoten und Verweisen auf Abbildungen Texte
oder Kapitel. (Siehe Kapitel 6, 10.3, 10.4 und 10.4.1) Ohne diese Funktion
wäre ich bei den vielen Verweisen in diesem Text nicht mehr glücklich
geworden.
8. Das Vermeiden unnötiger Leerzeichen und Zeilenumbrüchen, da dieses
Dokument schon automatisch mit Abstandsfunktionen eingerichtet ist und
bei überflüssigen Enterzeichen die Abstände unregelmäßig werden. (siehe
Kapitel 9)
9. Außerdem kann man das Literaturverzeichnis von Word alphabetisch
sortieren lassen. (Sieh Kapitel 13)
2 Einrichten der Benutzeroberfläche
2.1 Leiste für Formatvorlagen einrichten
Zum Einrichten der Benutzeroberfläche für ein angenehmes Arbeiten sollte
man auf „Format“, „Formatvorlagen und Formatierungen“ klicken. Dadurch
erscheint eine Leiste mit verschiedenen Formatvorlagen. Durch Anklicken
einer Formatvorlage lässt sich schnell Schriftart, Schriftgröße und die
zugehörige Absatzformatierung einstellen. (Siehe Kapitel 3.1) Außerdem
ermöglicht die Verwendung der Vorlagen „Überschrift 1“ bis „Überschrift 9“
später das automatische Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses, das auch bei
Änderungen schnell Aktualisiert werden kann. (siehe Kapitel 11.1 und 12) Vor
allem
sollte
man
unbedingt
beachten,
dass
bei
„Anzeigen“
„Alle
Formatvorlagen“ eingestellt ist., weil sonst vielleicht zu viele Vorlagen
angezeigt werden, die das Arbeiten erschweren.
2.2 Abschalten unnötiger Formatvorlagen.
Normalerweise werden in dem nun geöffneten Fenster (beachte Kapitel 2.1)
viel zu viele unnötige Formatvorlagen angezeigt, weshalb ich die Leiste so
eingerichtet habe, dass nur die wichtigen erscheinen. Wie gesagt sollte man vor
allem beachten, dass bei „Anzeigen: Alle Formatvorlagen“ eingestellt ist. Um
4
sicherzugehen folgt nun eine Liste mit den Namen der Vorlagen, die
ausschließlich sichtbar sein sollten:
Beschriftung
Dipl. Buchstabierung
Dipl. Absatz
Dipl. Einzug
Dipl. Liste
Dipl. Titel
Dipl. Untertitel
Dipl. Zählung
Diplomarbeitstabelle
Diplomarbeitstext
Literaturverzeichnis
Titel
Überschrift 1
Überschrift 2
Überschrift 3
Überschrift 4
Sind hier zu viele oder zu wenig Vorlagen sichtbar klickt man in dem
inzwischen geöffneten Fenster „Formatvorlagen und Formatierungen“ (beachte
Kapitel 2.1) ganz unten bei „Anzeigen“ auf „Alle Formatvorlagen“. Unter
„Benutzerdefiniert“ kann man unter „Angezeigte Formatvorlagen“ diejenigen
ankreuzen, die man unter „Alle Formatvorlagen“ sehen will.
2.3 Weitere sinnvolle Symbolleisten einschalten
Unter „Ansicht“, „Symbolleisten“ kann es sinnvoll sein die Symbolleisten
„Standard“ und „Format“ zu aktivieren. Die Abbildungen einiger Symbole in
der folgenden Beschreibung beziehen sich auf diese Symbolleisten. Der Haken
bei „Aufgabenbereich“ wurde schon durch den vorigen Schritt (siehe 2.1)
aktiviert.
5
Abbildung 2.1: Die Symbolleiste Formatierung lässt sich rechts neben das
Dokument ziehen
Übrigens lassen sich die Symbolleisten Abbildung 2.1 auch an der
gestrichelten Linie links oder oben von der Leiste packen (siehe und bei
gedrückter linker Maustaste an verschiedene Orte auf dem Bildschirm ziehen.
3 Erste Anwendungsübung
3.1 Die verwendete Schriftart ansehen und ändern
Klickt man mit der Maus an verschiedene Textstellen wird im rechten oberen
Feld der Name der für diesen Text verwendeten Vorlage angezeigt. Die
verwendete Vorlage lässt sich schnell ändern indem man mit dem Cursor in die
entsprechende Zeile fährt anschließend eine andere Vorlage dafür auswählt.
3.2 Tastenkombinationen zum Auswählen der Formatvorlagen
Wenn man beim Schreiben nicht immer zur Maus greifen will ist ein guter
Tipp eine Tastenkombination zu verwenden solange man noch mit dem Cursor
in der Zeile ist, die man ändern will. Als Tastenkombination sind mir folgende
bisher bekannt:
Shift + Strg + K: Kursiv ein/aus
Alt + 1: Überschrift 1
Alt + 2: Überschrift 2
Alt + 3: Überschrift 3
Ferner habe ich einfach weitere Tastenkombinationen definiert:
Alt + 4: Überschrift 4
Alt + T: Titel
Alt + D: Diplomarbeitstext
6
Alt + A: Dipl. Absatz
Alt + B: Dipl. Buchstabierung
Alt + L: Dipl. Liste
Alt + E: Dipl. Einzug
Alt + Z: Dipl. Zählung (Die Aufzählung macht hier bei der letzen Zahl weiter)
Alt + N: Aufzählung die erneut mit 1 beginnt.
Um allerdings die Funktion Alt + N zu verwenden, sollte man Makros
aktivieren, einen alternativen Weg beschreibt Kapitel 4.3
3.3 Wann verwende ich welche Formatvorlage?
Tabelle 3.1 zeigt eine Übersicht über die wichtigsten Einstellungen der
Formatvorlagen. Allerdings darf man nicht irritiert sein, dass einige zuletzt
genannte Vorlagen nicht in der Symbolleiste auftauchen, da ich sie
abgeschaltet habe, weil der normale Benutzer sie nicht verwenden oder
verändern sollte. (siehe Kapitel 2.2)
Tabelle 3.1: Beschreibung der wichtigsten Formatvorlagen
Name der
Beschreibung
Formatvorlage
Titel:
Schriftgröße
18,
Zentriert,
erscheint
im
Inhaltsverzeichnis (siehe Kapitel 11.1)
Dipl. Titel:
Neudefinition mit Schriftgröße 24, zentriert, erscheint
nicht im Inhaltsverzeichnis
Dipl. Untertitel:
Neudefinition mit Einstellung wie Titel, erscheint
nicht im Inhaltsverzeichnis.
Überschrift 1:
Schriftgroße
18,
Nummerierung
eingeschaltet,
Linksbündig, erscheint im Inhaltsverzeichnis (siehe
Kapitel 11.1)
Überschrift 2:
Schriftgröße
14,
Nummerierung
eingeschaltet,
Linksbündig, erscheint im Inhaltsverzeichnis (siehe
Kapitel 11.1)
Überschrift 3:
Schriftgröße
14,
Nummerierung
eingeschaltet,
Linksbündig, erscheint im Inhaltsverzeichnis (siehe
Kapitel 11.1)
7
Name der
Beschreibung
Formatvorlage
Überschrift 4-9:
Schriftgröße
12,
eingeschaltet,
Kursiv,
Linksbündig,
Nummerierung
erscheinen
im
Inhaltsverzeichnis (siehe Kapitel 11.1)
Diplomarbeitstext:
Schriftgröße 12, Blocksatz, Zeilenabstand 1,5 Zeilen
Dipl. Liste
Basiert auf Diplomarbeitstext, mit 0,63 cm Einzug,
mit Aufzählungszeichen
Dipl. Einzug
Basiert auf Diplomarbeitstext, mit 0,63 cm Einzug
Dipl. Zählung:
Basiert auf Diplomarbeitstext mit 0,63 cm Einzug,
mit Nummerierung. (siehe Kapitel 4.2)
Dipl. Buchstabierung
Basiert auf Diplomarbeitstext, mit 0,63 cm Einzug,
mit Buchstabierung
Dipl. Absatz
Basiert auf Diplomarbeitstext mit 1,25 cm Einzug der
ersten Zeile
Beschriftung:
Schriftgröße 12, Kursiv, zentriert, ist nur für
Abbildungs-
und
Tabellenbeschriftungen.
(siehe
Kapitel 10.3 und 11.4)
Literaturverzeichnis:
Ist
eine
Neudefinition,
Schriftgröße
10,
mit
hängendem Einzug
Diplomarbeitstabelle
Diese
Vorlage
erleichtert
einem
das
richtige
Formatieren einer Tabelle und ist als Standart in
diesem Text eingestellt. Zur Anwendung siehe
Kapitel 10.2.1 bis 10.2.3
Verzeichnis 1 bis 9:
Diese Formatvorlagen legen jeweils fest in welcher
Formatierung das Inhaltsverzeichnis erstellt wird.
Abbildungsverzeichnis Legt fest, welche Schriftart im Tabellen- und
Abbildungsverzeichnis verwendet wird (siehe Kapitel
11.4)
Fußnotentext
Legt die Schriftart der Fußnoten fest
Fußnotenzeichen
Legt das hochgestellt der Fußnotenzahlen fest
Kopfzeile
Legt die Schrift der Kopfzeile fest
Fußzeile
Legt die Schrift der Fußzeile fest
8
Name der
Beschreibung
Formatvorlage
Seitenzahl
Legt die Schrift der Seitenzahlen fest
4 Aufzählungen
4.1 Probleme bei der Verwendung des Nummerierungssymbols
von Word
Zwar kann man automatische Aufzählungen einfach erstellen indem man einen
Text eingibt und auf das in Abbildung 4.1 dargestellte Symbol klickt, befindet
sich der Cursor allerdings dabei im ersten Abschnitt nach einer Überschrift
(z.B. an diesem Abschnitt) und klickt man dann auf das Zeichen für
Bezifferung, behandelt Word diesen Abschnitt wie eine Überschrift und stellt
die Schrift groß.
Will man hingegen den zweiten Abschnitt nach einer Überschrift (wie
diesen Abschnitt) mit dieser Methode Beziffern, kann das hin und wieder gut
gehen, manchmal aber auch dasselbe Problem aufwerfen. Ähnliche Probleme
ergeben sich beim Verwenden des Symbols für Aufzählungszeichen.
Abbildung 4.1: Das Symbol zum automatischen hinzufügen einer Aufzählung
ist problematisch
4.2 Automatisches
Nummerieren
von
Texten
mit
der
Formatvorlage
Eine bessere Lösung kann die Formatvorlage „Dipl. Zählung“ bieten. Man
fährt mit dem Cursor in den Abschnitt, den man nummerieren möchte und
klickt auf diese Formatvorlage. Diese Formatvorlage ist eine Neudefinition und
normalerweise so nicht in Word. Will man die Aufzählung wieder entfernen
kann man einfach auf „Diplomarbeitstext“ klicken.
9
4.3 Die Aufzählung wieder bei eins beginnen oder eine
angefangene fortsetzen.
Selbst wenn viele Seiten zwischen zwei Aufzählungen liegen, führt Word die
zuvor begonnene Nummerierung fort und beginnt nicht bei eins. Will man bei
eins beginnen hat man drei Möglichkeiten:
1. Bei Doppelklick auf die Zahl mit der linken Maustaste öffnet sich ein
Fenster in dem man den Punkt „neu nummerieren“ ankreuzen kann, damit
die Aufzählung mit eins beginnt. Will man eine weiter oben begonnene
Aufzählung fortsetzen klickt man in diesem Fenster auf „Liste fortführen“.
2. Bei klicken auf die Zahl mit der rechten Maustaste öffnet sich eine Fenster
wo man „Neu nummerieren“ anklicken kann
3. Über einen Makro ist diese Funktion mit der Tastenkombination Alt + N
belegt. Will man auf Nummer sicher gehen, kann man vorher Alt + Z
drücken, was aber in der Regel nicht nötig ist. Alt + Z aktiviert die Vorlage
Dipl. Zählung. Dabei wird aber die Aufzählung mit der Nummer
fortgeführt mit der die Liste darüber geendet hat, auch wenn mehrere Seiten
dazwischen liegen. Durch Verwendung von Alt + N beginnt die
Nummerierung in dem Abschnitt neu.
4.4 Aufzählung mit Unterpunkten versehen
Eine sehr praktische Methode eine Aufzählung mit Unterpunkten zu versehen
ist, indem man den Cursor in einen bereits nummerierten Abschnitt fährt und
auf das rechte in Abbildung 4.2 dargestellte Symbol klickt.
Abbildung 4.2: Symbol für Einrücken oder Erzeugen von Unterpunkten in einer
Aufzählung
Ist der Cursor bei Aufzählungspunkt 1 wird dieser Abschnitt, sowie alle
weiteren Abschnitte der Aufzählung eingerückt. Befindet sich der Kursor
allerdings in einem höheren Aufzählungspunkt, wird nur dieser Abschnitt
eingerückt und die Ziffer wird mit einem Unterpunkt versehen. Alle
nachfolgenden Aufzählungszeichen werden nachnummeriert. Damit verfügt
10
man über eine schnelle Methode um sich zu überlegen, welche Abschnitte man
in Unterpunkte aufnimmt oder welche man in Hauptpunkte zurückzieht.
4.5 Nach der Aufzählung einrücken
Will man eine Zeile in einer Aufzählung mit Entertaste beenden darunter eine
Erläuterung zu dem Punkt schreiben kann man mit Alt + E oder der Vorlage
Dipl. Einzug den Text so einrücken dass er den Selben Einzug wie in der
Nummerierten Zeile hat.
5 Kopfzeilentext ändern
5.1 Kopfzeilen haben nur die Seitenzahl
Ursprünglich hatte ich die Kopfzeile mit einer Funktion versehen, die
automatisch die Kapitelnummer und die Kapitelüberschrift in die Kopfzeile
eintrug, was ich für sehr nützlich halte, um beim Aufschlagen schnell einen
Überblick zu bekommen. Auf Hinweis der Prüfungskommission, dass das
unüblich sei, habe ich diese Funktion entfernt auch. Auch der Titel der
Diplomarbeit wird in der Kopfzeile nicht angegeben. Falls jemand dennoch
außerhalb der Diplomarbeit, Interesse an dieser Funktion haben sollte, will ich
hier noch eine kurze Beschreibung geben.
5.2 Hin und her springen zwischen Kopfzeile und Seitentext
Kopfzeilentexte lassen sich einfach mit Doppelklick auf die Kopfzeile ändern.
Dabei werden die Kopfzeile Schwarz und der Seitentext grau, was andeuten
soll, dass man in diesem Zustand nur den Text der Kopfzeile ändern kann. Will
man wieder den Seitentext ändern muss man zuvor mit Doppelklick den
Seitentext aktivieren. Der Seitentext wird dann wieder schwarz und die
Kopfzeile grau.
5.3 Wenn man dennoch Kapitelnummer und Kapitelüberschrift in
der Kopfzeile will
Befindet man sich in der Kopfzeile klickt man dazu auf „Einfügen“,
„Referenz“, „Querverweis“, wie in Kapitel 10.4 beschrieben und stellt dort
beim
Verweistyp
„Überschrift“
und
bei
„Verweisen
auf“
11
„Überschriftennummer“ und später „Überschriftentext“ ein. Damit sich der
Kopfzeilentext auf die Überschrift des Kapitels auf der Seite bezieht muss man
nun aber noch mit der rechten Maustaste auf den Kapiteltext klicken und „Feld
bearbeiten“ anklicken. In dem Fenster stellt man dann unter „Feldnamen“
„StyleRef“ und unter „Formatvorlagenname“ „Überschrift1“ ein. Dasselbe
wiederholt man mit der Kapitelnummer allerdings muss man hier noch
„Feldfunktion“ anklicken, dann „Optionen“ und dort „/n“ auswählen und
„Hinzufügen anklicken“. Wie gesagt ist dies aber für Diplomarbeiten unüblich.
5.4 Mit der Änderung einer Kopfzeile ändern sich andere mit. Wie
verhindere ich das?
Beim Ändern des Kopfzeilentextes ändert sich der Text für alle Kopfzeilen
eines „Kopfzeilen-Abschnitts“. Nach dem Aktivieren des Kopfzeilenfensters,
wie im vorigen Absatz erklärt, wird links oberhalb der Kopfzeile die Nummer
des Kopfzeilen-Abschnitts angegeben. Änderungen einer Kopfzeile betreffen
also immer alle Kopfzeilen eines Abschnitts. Um dies zu verhindern sind zwei
Schritte notwendig.
1. Will man einen neuen Abschnitt mit anderen Kopfzeilen beginnen, muss
man
zuerst
unter
„Einfügen“,
„Manueller
Umbruch“,
mit
„Abschnittswechsel“, „Nächste Seite“ einen neuen Abschnitt beginnen.
2. Normalerweise ist der Inhalt dieses Kopfzeilenabschnittes aber mit dem des
vorherigen verbunden. Dies sieht man bei aktiviertem Kopfzeilenfenster
rechts oben an der Bemerkung „wie vorherige“. Um für einen
Kopfzeilenabschnitt also einen anderen Text zu schreiben, muss man in der
Symbolleiste, das Symbol „wie vorherige“ (siehe Abbildung 5.1)
anklicken.
Abbildung 5.1: Symbol um bei Kopfzeilen „wie vorige“ abzuschalten
Diese Schritte sollte man vor und nach den Seiten mit der zu ändernden
Kopfzeile ausführen, damit sich die Kopfzeilen vor und nach der Änderung
nicht mit verändern.
12
6 Fußnoten
Fußnoten sind in Diplomarbeiten generell eher unerwünscht. Diese
Bemerkungen sollen eigentlich im Text stehen, auch wenn man sie nicht für so
wichtig hält. Dennoch zum Einfügen von Fußnoten klickt man auf „Einfügen“,
„Referenz“, „Fußnote“, „Einfügen“. Der Cursor erscheint dann am unteren
Seitenrand und man kann seinen Text eingeben. Ist man fertig klickt man am
besten an die Stellen im Text an der man weiter schreiben will. Die zugehörige
Zahl wird automatisch an der Stelle im Text eingefügt, wo der Cursor am
Anfang stand.
Der Vorteil ist, dass die Zahlen beim Einfügen neuer Fußnoten automatisch
nachnummeriert
werden.
Dazu
sollte
bei
„Nummerierung“
immer
„fortlaufend“ aktiviert sein. Außerdem ist der Vorteil, dass der Fußnotentext
beim Einfügen neuer Textpassagen immer auf der Seite der zugehörigen
Fußnote bleibt.
7 Manueller Seitenumbruch
Damit sich beim Einfügen von Text die folgenden Seiten nicht so verschieben,
dass plötzlich Texte oder Überschriften in der Mitte einer Seite stehen, obwohl
sie am Seitenanfang stehen sollen, kann man einen manuellen Seitenumbruch
einfügen.
Dazu
„Seitenumbruch“.
klickt
Dieser
man
auf
„Einfügen“,
Seitenumbruch
bleibt
Manueller
Umbruch“,
unsichtbar
und
kann
unerfahrene Benutzer irritieren. Er kann aber wie in Kapitel 9 beschrieben
sichtbar gemacht werden und auch ohne Sichtbarmachen mit den Löschtasten
wie ein normales Leerzeichen entfernt werden.
8 Blocksatz mit Silbentrennung
Zum Einstellen der Silbentrennung klicket man auf „Extras“, „Sprache“,
„Silbentrennung“ und aktiviert „Automatische Silbentrennung“. Dazu muss
aber im Servicepack für Word die Silberntrennung mit installiert werden.
13
8.1 Einfügen von Geschützten Leerzeichen und Trennstrichen,
sowie bedingten Trennstrichen
Eine weitere Möglichkeit gibt es indem man über „Einfügen“, „Symbol“,
„Sonderzeichen“ einen bedingen Trennstrich einfügt. Dieser Trennstrich
erscheint nur, wenn er gebraucht wird, um beim Blocksatz ein Wort geschickt
zu trennen. „Geschützt“ hingegen heißt, dass die beiden Worte die durch den
Trennstrich oder das Leerzeichen verbunden werden, immer zusammen in
einer Zeile bleiben.
9 Überflüssige Leerzeichen oder Zeilenumbrüche
vermeiden
Mit der Taste, siehe Abbildung 9.1, kann man sich Leerzeichen und
Entertasten, sowie Tabstopps anzeigen lassen und gegebenenfalls unnötige
löschen.
Abbildung 9.1: Symbol für Ein- und Ausblenden von Leerzeichen und
Enterzeichen
Das Formular kann dann wie in Abbildung 9.2 aussehen. Tabstopps werden
dann als Pfeil, Leerzeichen als Punkt und Zeilenumbrüche als umgedrehtes P
dargestellt. Außerdem werden auch manuelle Umbrüche angezeigt.
Abbildung 9.2: Beispielzeile beim Anzeigen von Formatierungszeichen
10 Abbildungen und Tabellen Einfügen
10.1 Einfügen einer Abbildung
10.1.1 Einfügen aus der Zwischenablage
Man kann in verschiedenen Pogrammen ein Bild einfach markieren und durch
anklicken mit der rechten Maustaste, „kopieren“ oder im Menü unter
14
„bearbeiten“, „kopieren“ in die Zwischenablage laden und in einem anderen
Pogramm wieder einfügen.
In Word lassen sich Abbildungen aus der Zwischenablage am besten im
Menü mit „Bearbeiten“, „Inhalte einfügen“ einfügen. Dort kann man sich
verschiedene Formate aussuchen. Für Schwarz-Weiß-Bilder verwendet man
zum Beispiel „Bitmap, für farbiges „Grafik“ oder „geräteunabhängige Grafik“.
Für die genauen Unterschiede wird beim Anklicken im Feld „Ergebnis“ direkt
darunter beschrieben welche Vorteile das jeweilige Format hat. Wichtig zu
wissen ist dabei nur, dass Dokumente die Bilder (z.B. von Corel Photo Paint)
oder Tabellen (z.B. von. SPSS) enthalten, die also nur von einem bestimmten
Pogramm unterstütz werden, auch nur von Leuten geöffnet werden können, die
diese Pogramme(Photo Paint oder SPSS) besitzen.
10.1.2 Einfügen gespeicherter Bilder
Gespeicherte Bilder kann man mit „Einfügen“, Grafik“, „Aus Datei“ in den
Text integrieren. Auch hier sollte man beachten, dass das Dokument dann nur
von Benutzern geöffnet werden kann, die auch die notwendigen Programme
zum öffnen dieser Dateien besitzen.
10.2 Einfügen einer Tabelle
10.2.1 Erstellen der Tabelle
Zuerst aktiviert man die Formatvorlage die man für die Schrift der Tabelle
benötigt. Das sollte die Vorlage „Diplomarbeitstext“ sein, falls diese noch nicht
aktiviert ist. Dann klickt man auf das in Abbildung 10.1 dargestellte Symbol
und zieht so viele Felder auf, wie man benötigt.
Abbildung 10.1: Symbol zum Einfügen von Tabellen
Mit der Tabulatortaste kann man ein Feld vorwärts springen. Falls man in der
letzten Zelle der Tabelle ist, wird bei Betätigen der Tabulatortaste eine neue
Zeile hinzugefügt.
15
10.2.2 Vermeiden
von
Seitenumbrüchen
innerhalb
einer
Tabellenzelle
Ist die Tabelle so lang, dass sie auf einer anderen Seite weitergeführt wird,
kann es sein, dass der Text einer Zelle in der Mitte getrennt wird, so dass eine
Hälfte auf der einen und die andere Hälfte auf der nächsten Seite steht. Um
dies zu vermeiden habe ich die Formatvorlage „Diplomarbeitstabelle“ erstellt.
Bei ihr springt in diesem Fall automatisch die ganze Zeile auf die nächste Seite.
Zelleninhalte werden also nicht getrennt. Diese Vorlage ist in diesem Text als
Standard eingestellt.
10.2.3 Verwenden einer anderen Formatvorlage für Tabellen
Die Formatvorlage für eine bestehende Tabelle kann man verändern indem
man auf das Symbol, das in Abbildung 10.2 dargestellt ist klickt. Dieses
Symbol erscheint, sobald man die Maus über die Tabelle bewegt. Dadurch
wird die ganze Tabelle markiert. Noch leichter ist es mit dem Cursor einfach
über die Pfeiltasten in die Tabelle zu fahren. Anschließend kann man sich die
Vorlage „Diplomarbeitstabelle“ auswählen oder im Menü
über „Tabelle“,
„Autoformat für Tabellen“ sich eine andere Vorlage auswählen. Die letzt
genannte Methode hat auch den Vorteil, dass in dem Fenster unter
„Sonderformate übernehmen“ ausgewählt werden kann, ob man die oberste,
unterste, linke oder rechte Spalte hervorheben möchte. Versucht man dies
anhand der in diesem Text enthaltenen Tabellen, kann man dies leicht
nachvollziehen. In Tabelle 3.1 ist Beispielsweise nur oben und links
ausgewählt, in Tabelle 10.1 hingegen alle vier Kategorien. Allerdings sollte
man in Diplomarbeiten eigentlich nur wagrechte Striche verwenden, deshalb
erübrigt sich dies weitgehend.
Abbildung 10.2: Symbol für das Auswählen einer Tabelle
10.2.4 Spaltenbezeichnungen auf jeder neuen Seite wiederholen.
Außerdem kann es mitunter Sinnvoll sein die Spaltenbezeichnungen auf jeder
Seite automatisch erneut anzugeben, so wie in Tabelle 3.1. Hierzu markiert
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man nur die Zeile in der die Spaltenbezeichnungen stehen und klickt auf
„Tabelle“, „Überschriftenzellen wiederholen“. Dadurch wird diese Zeile auch
bei Verschiebungen im Text immer bei Anfang einer neuen Seite oberhalb der
Tabelle abgedruckt.
10.3 Einfügen der Abbildungs- oder Tabellenbeschriftung
Mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken und dann auf „Beschriftung“.
Wenn das nicht geht klickt man auf „Einfügen“, „Referenz“, „Beschriftung“.
Dort kann man unter „Beschriftung“ wahlweise „Abbildung“ oder „Tabelle“
auswählen. Tabellenbeschriftungen stehen üblicherweise über der Tabelle,
Abbildungsbeschriftungen unter der Abbildung. Sowohl die Beschriftung, als
auch die Abbildung oder Tabelle soll linksbündig sein.
Tabelle 10.1: Beispieltabelle
Kopfzeile
Linke Spalte
Letzte Zeile
10.3.1 Abbildung
und
Beschriftung
sollen
automatisch
auf
derselben Seiten sein
Speziell bei Abbildungen kann es vorkommen, dass die Abbildung am unteren
Rand der Seite ist und die Beschriftung zu dieser Abbildung somit auf die
nächste Seite kommt. Damit das nicht passiert sollte man immer die eingefügte
Abbildung anklicken und auf die Formatvorlage „Beschriftung“ klicken.
Dadurch ist die Abbildung automatisch linksbündig und da in der Vorlage
„Beschriftung“ „Absätze nicht trennen“ aktiviert ist wird so das Bild von der
Beschriftung nicht getrennt auch wenn man später noch Textstellen einfügt.
10.4 Verweisen auf die Abbildung oder Überschriften im Text
Das macht man am besten mit „Einfügen“, „Referenz“, „Querverweis“ und
stellt dort beim Verweistyp „Abbildung“ und bei „Verweisen auf: Nur
Kategorie und Nummer“ ein. Danach drückt man auf „Einfügen“. Dieser
eingefügte Querverweis wird bei dem abschließenden Aktualisieren (siehe
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Kapitel 12) automatisch richtig gestellt, falls sich die Nummerierung verändert
haben sollte.
Übrigens auf diese Art lassen sich auch Querverweise auf Überschriften
oder anderes einbetten, so dass man sich um deren Aktualisierung am Ende der
Arbeit nicht mehr einzeln kümmern muss. Ein Text mit so vielen Verweisen
auf Abbildungen und Kapitel, wie dieser währe ohne diese Funktion kaum
möglich gewesen.
10.4.1 Sonderfall: Auf Textstellen verweisen
Will man auf ganz bestimmte Worte in einem Text verweisen zum Beispiel:
“siehe Seite 3 Absatz 5“ oder ähnliches, muss man zuerst die Textstelle
markieren und anschließend mit „Einfügen“, „Textmarke“ dem Zitat einen
Namen geben und mit „Hinzufügen“ speichern. Anschließend kann man wie
ich oben geschrieben habe mit „Einfügen“, „Referenz“, „Querverweis“ in
meinem Text solche diese Verweise einfügen. Dazu stellt man bei Verweistyp
„Textmarke“ und bei „Verweisen auf“ zum Beispiel „Seitenzahl“ ein.
11 Automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen
11.1 Benutzen des bestehenden Inhaltsverzeichnisses
Am Anfang dieses Textes ist schon solch ein Inhaltsverzeichnis erstellt. Für
den eigenen Text braucht man also kein neues Inhaltsverzeichnis zu erstellen,
es reicht, lediglich das alte zu aktualisierten (siehe Kapitel 12) Im
automatischen Inhaltsverzeichnis werden alle Überschriften berücksichtigt, die
mit den Formatvorlagen „Überschrift 1“ bis „Überschrift 9“ sowie „Titel“
geschrieben sind. Will man einen Titel nicht im Inhaltsverzeichnis sollte man
„Dipl. Untertitel“ verwenden.
11.2 Erstellen eines eigenen Inhaltsverzeichnisses
Wenn man die Formatvorlagen immer richtig verwendet hat lässt sich, auch
wenn man das bestehende Verzeichnis gelöscht hat, automatisch ein eigenes
Inhaltsverzeichnis erstellen. Man fährt mit dem Cursor an die Stelle, an der
man das Verzeichnis erstellen möchte und klickt auf „Einfügen“, „Referenz“,
„Index und Verzeichnisse“, „Inhaltsverzeichnis“. Mit der Option „Ebenen“
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lässt sich auswählen, wie viele Stufen der Unterkapitel in das Verzeichnis
aufgenommen werden.
11.3 Ein Titel soll nicht ins Inhaltsverzeichnis – Was soll man tun?
Wenn man einen Titel nicht ins Inhaltsverzeichnis will, sollte man anstatt der
Vorlage „Titel“ die Vorlage „Dipl. Untertitel“ verwenden. Diese sieht gleich
aus, erscheint aber nicht im Inhaltsverzeichnis. Wie schon oben erwähnt
erscheinen nur die Vorlagen „Überschrift 1“ bis „Überschrift 9“ sowie „Titel“
im Inhaltsverzeichnis.
11.4 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis
Das gleiche gilt in ähnlicher Weise für die bestehenden Abbildungs- und
Tabellenverzeichnisse. Diese automatisch erstellten Verzeichnisse greifen aber
nur auf Beschriftungen zurück, die wie in Kapitel 10.3 beschrieben erstellt
wurden und nicht auf Beschriftungen, die einfach mit der Formatvorlage
„Beschriftung“ erstellt wurden. Auch diese Verzeichnisse müssen am Ende wie
in Kapitel 12 beschrieben aktualisiert werden.
12 Abschließendes Aktualisieren der Arbeit
Damit das Inhaltsverzeichnis und die Abbildungsnummerierungen auf dem
neuesten Stand sind sollte man mindestens vor dem Ausdrucken alles einmal
aktualisieren. Um alles zu markieren drückt man auf „Strg A“, um die
Feldfunktionen zu aktualisieren auf F9. Auf die Frage „Verzeichnis
Aktualisieren“ sollte man „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ ankreuzen
und das jeweils für das Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis insofern
man alle führt. Da beim ersten Aktualisierungsdurchgang aber nicht immer
alles aktualisiert werden kann, muss man ein zweites Mal auf F9 drücken und
„Gesamtes Verzeichnis aktualisieren ankreuzen“.
13 Literaturverzeichnis alphabetisch sortieren
Microsoft Word besitzt eine Funktion zum alphabetischen Sortieren. Dazu
markiert man den Text, den man sortieren will und klickt auf „Tabelle“, und
„Sortieren“.
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13.1 Hier noch einige Hinweise, die beim Literaturverzeichnis zu
beachten sind.
1. Initialen des Autors sind dem Nachnamen mit Komma nachgestellt
2. Mehrere Autoren mit einem Komma trennen. Der letzte Autor wird im
Deutschen nur mit einem “&“ oder im Englischen mit einem zusätzlichen
Komma vor dem „&“ getrennt.
3. Eine Besonderheit bei Büchern ist, dass der Verlagsname ohne den Zusatz
"Verlag" angegeben wird.
4. Auflage nur erwähnen, wenn sie durch die Jahreszahl noch nicht eindeutig
festgelegt ist. Sie steht in Klammer nach dem Titel z.B. als (2. Auflage,
Seite 52-83)
5. Der Band bei mehrbändigen Büchern steht nach dem Titel z.B. mit „.Bd. 2“
6. Bei Beiträgen in einem Herausgeberwerk steht z.B. zuerst „In A.B.
Musterman (Hrsg.),“. Im Gegensatz dazu sind dir Initialen des Autors
immer noch nachgestellt.
14 Eidesstattliche Erklärung
Oberhalb der Eidesstattlichen Erklärung ist ein Manueller Seitenumbruch
eingefügt. Dieser bewirkt, dass auch beim Hinzufügen von Text oberhalb
dieses Umbruchs immer eine neue Seite angefangen wird. Die Eidesstattliche
Erklärung wird immer ganz am Ende einer Diplomarbeit hinzugefügt, wobei
die gesamte Diplomarbeit mit einer leeren Seite beginnt und Endet. Diese
Erklärung ist soweit vorbereitet, dass lediglich Datum und Name des Autors
noch eingetragen werden müssen.
20
Anhang
Für die Zusammenstellung der verwendeten Materialien
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Literaturverzeichnis
Autor(en). (Jahr). Buchtitel. Verlagsort: Verleger.
Autor(en). (Hrsg.). (Jahr). Buchtitel. Verlagsort: Verleger.
Autor (en). (Jahr). Beitragstitel. In Herausgebernahme(n) (Hrsg.), Buchtitel
(Seitenangaben). Verlagsort: Verleger.
Autor(en).
(Jahr). Titel
des
Artikels.
Name der
Zeitschrift,
Band,
Seitenangaben.
Autor(en). (Jahr, Tag und Monat). Titel. Name der Zeitung, Seitenangaben.
Autor(en). (Jahr, Datum). Titel. URL
Eidesstattliche Erklärung
Ich versichere hiermit an Eides statt, dass ich die von mir eingereichte
Diplomarbeit bzw. die von mir namentlich gekennzeichneten Teile selbständig
verfasst und ausschließlich die angegebenen Hilfsmittel benutzt habe.
Saarbücken, den ??.??.????
(Name des Diplomanden)
Einverständniserklärung
Ich erkläre mich einverstanden/nicht einverstanden, dass meine Diplomarbeit
an Personen, die nicht mittelbar oder unmittelbar an meiner Prüfung beteiligt
sind, ausgeliehen wird.
Saarbrücken, den ??.??.????
(Name des Diplomanden)
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