Ziele – Inhalt – Gestaltung - Regierungspräsidium Freiburg

Staatliche Fachstelle für das öffentliche Bibliothekswesen Freiburg
Öffentlichkeitsarbeit: Jahresbericht
Wenn vermutet wird, dass der mühevoll erstellte Jahresbericht gar nicht erst gelesen werde,
sollte nach möglichen Gründen gefragt werden. Häufig vorkommende Mängel sind:
-
Die Verwendung von zuviel Zahlenmaterial, das zudem noch unübersichtlich
aufbereitet und mangelhaft erläutert wird.
-
Aus den vorgelegten Daten werden keine konzeptionellen Schlüsse gezogen.
-
Die jährlichen Berichte weisen zu große Ähnlichkeit mit den vorangegangenen auf.
-
Positive Entwicklungen werden nicht genügend ausgewertet, die negativen Fakten
dagegen zu stark betont.
-
Die Berichte sind zu wenig auf bestimmte Zielgruppen zugeschnitten.
Für die optimale inhaltliche und formale Gestaltung des Jahresberichts ist die Zielgruppe
ausschlaggebend: Während der Gemeinderat Wert auf den sinnvollen Einsatz von
Steuergeldern legt und von der Notwendigkeit und Akzeptanz der Bibliothek bei der
Bevölkerung überzeugt werden will, ist die Presse mehr an spektakulären Einzelaspekten
interessiert. Im Jahresbericht für das Mitarbeiterteam müssen Ziele überprüft, Leistungen
kontrolliert und Planungen mit möglichen Konsequenzen dargestellt werden. Die Benutzer
interessieren sich für das Angebot und die Dienstleistungen der Bibliothek.
Ziel des Jahresberichts ist die optimale Darstellung der Bibliothek, eine überzeugende
Leistungsbilanz. Der Bericht darf, wenn er die Leser nicht überfordern soll, einen Umfang
von 2 bis maximal 6 Seiten nicht überschreiten. Statt Vollständigkeit anzustreben, empfiehlt
es sich, jährlich wechselnde Schwerpunkte zu behandeln und deren Wahl zu begründen.
Solche Schwerpunkte können sein:
-
Angebote der Bibliothek (hier auch Veranstaltungen)
-
Zusätzliche Leistungen (besondere Dienstleistungen, Kooperationen etc.)
-
Neuerungen
-
Personelle Situation
-
Defizite, Forderungen
-
Ziele für das nächste Jahr
Wichtig ist die konkrete Beschreibung der Leistungen mit Darstellungen des zugrunde
liegenden Konzepts. Der Nutzen aller Dienstleistungen muss klar herausgestellt werden.
Defizite sollen nicht allgemein beklagt, sondern konkrete Vorschläge zu ihrer Behebung
vorgelegt werden. Forderungen müssen genau begründet sein. Bei den Darlegungen ist auf
Fachterminologie und allgemeine, nichtsagende Floskeln zu verzichten, stattdessen einfache
Sprache, kurze Sätze, prägnante, möglichst bildhafte Formulierungen verwenden. Statistische
Zahlenkolonnen wirken abschreckend.
Eine gute Gliederung ist unerlässlich. Am Anfang sollte das Wichtigste in kurzer
Zusammenfassung stehen, es folgen genauere Ausführungen und ein Schlussteil mit
Folgerungen und Zielen für die Zukunft. Die einzelnen Abschnitte sollten mit pointierten
Aussagen als Zwischenüberschriften gegliedert werden. Bei längeren Ausführungen sollte ein
Inhaltsverzeichnis vorangestellt werden.
Die gute optische Gestaltung des Jahresberichts ist wesentliche Voraussetzung für das
Interesse, das ihm entgegengebracht wird. Statt verwirrender Tabellen sind aussagekräftige
Grafiken vorzuziehen. Gut gewählte Fotos vom Geschehen in der Bibliothek (Nicht nur von
Veranstaltungen) ergänzen den Text als zusätzliche Stimuli. Ein Anhang ausgewählter
Presseberichte kann beigefügt werden.
Die Bibliotheksleitung sollte es sich nicht nehmen lassen, den Jahresbericht selbst im
Gemeinderat vorzustellen und zu erläutern.
Der Jahresbericht der Bibliothek
Ziele – Inhalt – Gestaltung
(nach Prof. Agnes Jülkenbeck)
Überblick
1
1.1
1.2
1.3
1.4
Zielgruppe
Gemeinderat
Presse
Mitarbeiter
Benutzer
2
2.1
2.2
2.3
Ziele
Leistungsbilanz
Rechenschaft
Außendarstellung
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
Inhalt
Angebote,
jährlich
Nutzung (Nachfrage),
jährlich
Neuerungen,
jährlich
Ziele für das nächste Jahr, jährlich
Zusätzliche Leistungen
Personelle Situation
Defizite, Forderungen
Weitere Inhalte
4
Umfang
5
Gliederung
6
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
Gestaltung
Grundsätze
Text
Tabellen
Grafische Darstellungen
Fotos
7
7.1
7.2
7.3
Einzelaspekte
Entwicklungen, Trends
Kennzahlen, Betriebsvergleich
Begründung von Forderungen
Anmerkungen zu Ziffer 6 (Gestaltung)
6.1 Grundsätze
-
Auf Zielgruppe ausrichten
-
Vorüberlegung: Welche Botschaft und welches Bild von der Bibliothek sollen
vermittelt werden? Danach Inhalte und Schwerpunkte festlegen.
-
Die 4 Verständlichmacher:
Einfachheit
Gliederung
Kürze, Prägnanz
Zusätzliche Stimuli
-
Wenige Tabellen, Ergebnisse erläutern
-
Grafiken, möglichst Foto(s)
-
Besonderen Wert auf Anfang und Schluss legen
6.2 Text
-
Fachsprache vermeiden (Bestand, Medieneinheit, aktive Leser, Freihandaufstellung,
audiovisuelle Medien, ASB, OPAC ...)
-
Positiv formulieren
-
Leistungen nicht abschwächen
-
Erfolge und Misserfolge begründen
-
Neuerungen hervorheben
-
Zusammenhänge herstellen, Tabellen und Grafiken in den Text einbauen
-
Kurze Sätze, Verben statt Substantive
-
Griffige Formulierungen, keine „Allerweltsformeln“ (... erfreut sich zunehmender
Beliebtheit)
-
Übergroße Genauigkeit vermeiden, Zahlen im Text runden
-
Nicht allgemein schreiben („Bibliotheken sind unverzichtbar“)
6.3 Tabellen
Sparsam verwenden!
Formale Gestaltung
Überschrift
Tabellenkopf verständlich, Erläuterungen in Anmerkung
Tabelle kompakt darstellen
Summen bilden bzw. Durchschnitte errechnen
Absolute Zahlen runden, %-Zahlen höchstens 1 Stelle nach dem Komma
Inhaltlich
Tabelle nicht überfrachten
Die wichtigsten Ergebnisse im Text erläutern
Begründungen, Folgerungen
6.4 Grafische Darstellungen
Vorteile gegenüber Tabellen:
Anschaulicher, erzeugen beim Leser ein Bild
Inhalt wird besser wahrgenommen und behalten
Verdeutlicht Strukturen und Entwicklungen besser als Tabelle
Beachten:
Überschrift, Beschriftung
Kommentar (evtl. in Kasten)
Zeitraum, Datum zur Aktualität
Farbe
Maßstab (Koordinaten), Überhöhung