Landesdirektion Sachsen Zwischenprüfung im Ausbildungsberuf „Verwaltungsfachangestellte/r“ am 10. Dezember 2014 Bitte geben Sie zu Beginn Ihrer Ausführungen den Bearbeitungsstand Ihrer VSV an! 1. Prüfungsgebiet Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe Bearbeitungszeit: 60 Minuten Hilfsmittel: VSV Sachsen Die Aufgabe besteht aus 3 Seiten mit 1 Anlage sowie 3 Lösungsblättern! Teil 1: Ausbildungsbetrieb 64 Punkte 1 Überprüfen Sie den in der Anlage 1 abgedruckten Ausbildungsvertrag mit Hilfe der gesetzlichen Vorschriften auf Richtigkeit! Stellen Sie das Ergebnis in der Tabelle auf den Lösungsblättern 1 und 2 stichwortartig dar! Nutzen Sie für alle weiteren Aufgaben das Lösungsblatt 3! Teil 2: Arbeitsorganisation 2.1 21 Punkte Geben Sie an, ob die folgenden Aussagen richtig oder falsch sind! A) Die Aufgabenanalyse wird der Ablauforganisation zugeordnet. B) Der Verwaltungsgliederungsplan ist das Ergebnis der Aufgabenanalyse. C) Organisationseinheiten entstehen im Rahmen der Aufgabensynthese durch die Zuweisung von Aufgaben. D) Das Einliniensystem als Leitungssystem findet in der Verwaltung der Kommunen keine Anwendung. E) Die Vorgaben der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGST) sind für die Kommunalverwaltung nicht verbindlich anzuwenden. F) Das Organigramm ist Bestandteil der Ablauforganisation. G) Die Stelle ist die kleinste Organisationseinheit der Kommunalverwaltung. H) Allgemeine Dienstanweisungen sind Organisationsvorschriften der Ablauforganisation. I) Das Stabliniensystem ist eine Erweiterung des Mehrliniensystems. J) Beim Mehrliniensystem erhält jede ausführende Stelle von einem Vorgesetzten Anweisungen. K) Der Dezernatsgliederungsplan ist der Ablauforganisation zuzuordnen und Pflicht für alle Gemeinden. L) Der Stellenplan ist eine Anlage des Haushaltsplans. 2.2 Berichtigen Sie die falschen Aussagen von 2.1, indem Sie nur das falsche Wort/den falschen Sachverhalt verbessern! Teil 3 Bürowirtschaftliche Abläufe 15 Punkte Zu Beginn seiner Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement wird für Ulf Meier ein zusätzlicher Arbeitsplatz in einem Mehrpersonenbüro eingerichtet. 3.1 Nennen Sie je zwei Vor- und Nachteile eines Mehrpersonenbüros! 3.2 Nach drei Monaten hat sich Ulf gut in seine Ausbildungsstelle eingearbeitet. Er wird nun damit betraut, die Termine für das Jahr 2015 in Herrn Schnells Kalender einzutragen. A) Unterscheiden Sie mithilfe von je zwei Kriterien fixe (feste) und flexible (bewegliche) Termine voneinander! B) Ordnen Sie folgende Beispiele den beiden Terminarten zu! Feiertage, Dienstreise, Theaterbesuch, Geburtstag, Steuerzahlungen, Ferien, Arztbesuch Anlage 1 Zwischen der Muster-GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Herrn Schnell (Ausbildender) und Herrn Ulf Meier, geboren am 11.05.1998 in Leipzig, wohnhaft in 04288 Leipzig, Feldstraße 122 (Auszubildender), wird folgender Ausbildungsvertrag geschlossen: AUSBILDUNGSVERTRAG § 1 Art, sachliche und zeitliche Gliederung sowie Ziel der Berufsausbildung (1) Der Auszubildende wird in dem staatlich anerkannten Ausbildungsberuf eines Kaufmanns für Büromanagement auf der Grundlage der maßgeblichen Ausbildungs- und Prüfungsordnung ausgebildet. (2) Die sachliche und zeitliche Gliederung ergibt sich aus dem Ausbildungsplan. § 2 Beginn und Dauer der Berufsausbildung, Probezeit (1) Das Ausbildungsverhältnis beginnt am 1. September 2014 und endet am 31. August 2019. (2) Die Probezeit beträgt 6 Monate. (3) Besteht der Auszubildende vor Ablauf der unter Absatz 1 vereinbarten Ausbildungszeit die Abschlussprüfung, so endet das Ausbildungsverhältnis trotzdem zum im Absatz 1 genannten Termin. § 3 Ausbildungsmaßnahmen außerhalb der Ausbildungsstätte Der Auszubildende wird vom Besuch der Berufsschule befreit. § 4 Dauer der regelmäßigen täglichen Ausbildungszeit Die tägliche Ausbildungszeit dauert einschließlich einer Pause von 10 Minuten montags bis donnerstags von 06:30 Uhr bis 16:00 Uhr sowie freitags und samstags von 08:00 Uhr bis 14:00 Uhr. § 5 Ausbildungsentgelt Der Auszubildende erhält für die Dauer seiner Ausbildung 520 € monatlich. § 6 Dauer des Erholungsurlaubs Der Urlaub beträgt 2014 10 Werktage, 2015 26 Werktage und ab 2016 25 Werktage. § 7 Voraussetzungen, unter denen der Ausbildungsvertrag gekündigt werden kann (1) Während der Probezeit kann das Ausbildungsverhältnis beidseitig mit einer Kündigungsfrist von 4 Wochen gekündigt werden. Dabei sind keine Kündigungsgründe anzugeben. (2) Nach der Probezeit kann das Ausbildungsverhältnis nach den Regelungen des § 22 (2) BBiG gekündigt werden. (3) Die Kündigung muss immer schriftlich erfolgen. § 8 Sonstiges Der Auszubildende verpflichtet sich, nach Ablauf der Ausbildung ein für ein Jahr befristetes Arbeitsverhältnis einzugehen. Leipzig, 10. Dezember 2014 Schnell S. Schnell Ausbildender Meier U. Meier Auszubildender Lösungsblatt 1 Zwischenprüfung AAA 2014 Prüfungsnummer:__________ Bitte geben Sie das Lösungsblatt geheftet mit Ihren schriftlichen Ausführungen ab! Aufgabe 1 § im Fehler benennen gesetzliche Berichtigung/Begründung Vertrag Grundlage Lösungsblatt 2 Zwischenprüfung AAA 2014 Prüfungsnummer:__________ Bitte geben Sie das Lösungsblatt geheftet mit Ihren schriftlichen Ausführungen ab! Zu Aufgabe 1 § im Fehler benennen gesetzliche Berichtigung/Begründung Vertrag Grundlage Lösungsblatt 3 Zwischenprüfung AAA 2014 Prüfungsnummer:__________ Seite 1 von 2 (bitte wenden!) Bitte geben Sie das Lösungsblatt geheftet mit Ihren schriftlichen Ausführungen ab! Aufgabe 2.1 Aussage richtig falsch Aussage richtig falsch A G B H C I D J E K F L Aufgabe 2.2 _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Seite 2 von 2 Aufgabe 3.1 Vorteile Mehrpersonenbüro Nachteile Mehrpersonenbüro ________________________________________ _________________________________________ ________________________________________ _________________________________________ Aufgabe 3.2 fixe Termine A) flexible Termine A) _______________________________________ ______________________________________ _______________________________________ ______________________________________ B) B) ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ Lösungsvorschlag Teil 1: Ausbildungsbetrieb Aufgabe 1 = 64 Punkte § im Fehler benennen Vertrag § 2 (1) 5 Jahre Ausbildungsdauer zu lang (1P) gesetzliche Grundlage § 5 (1) Nr. 2 BBiG (2P) Berichtigung/Begründung § 1 (1) Nr. 1 JArbSchG (2P) Ausbildungsdauer sollte nicht mehr als drei und nicht weniger als zwei Jahre betragen, denkbar bis 2017 (1P) Probezeit darf höchstens vier Monate betragen (1P) Ausbildungsverhältnis endet vor Ablauf der Ausbildungs-zeit mit Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses… (1P) Azubi muss für die Teilnahme am Unterricht freigestellt werden (1P) Da Ulf zu Beginn des Ausbildungsverhältnisses 16 Jahre alt ist (1P) und sich in der Berufsausbildung befindet wird das JArbSchG angewendet. (1P) 10 Minuten sind keine Pause (1P) § 11 (1) S.3 JArbSchG (2P) als Pause gilt eine Arbeitsunterbrechung von 15 Minuten (1P) die täglichen Arbeitszeiten sind außer freitags und samstags zu lang (1P) § 8 (1) und (2) S. 2 JArbSchG (2P) Arbeitszeit beträgt 8 h täglich mit Ausnahme 8,5 h… (2P) wöchentliche Arbeitszeit zu lang (1P) § 8 (1) JArbSchG (1P) 40 h (1P) 6-Tage-Woche geht nicht (1P) § 15 S. 1 JArbSchG (1P) es gilt die 5-Tage-Woche (1P) Samstagsarbeit geht nicht (1P) § 16 (1), §16 (2) JArbSchG (2P) Verbot der Samstagsarbeit (1P), Ausnahmen Abs. 2 treffen nicht zu bzw. sind aus dem SV nicht erkennbar (1P) §5 Vergütung kann nicht für alle Lehrjahre gleich sein (1P) § 17 (1) S. 2 BBiG (2P) §6 Urlaub 2015 zu kurz (1P) § 19 (2) S. 1 Vergütung muss mit fortschreitender Berufsausbildung, mind. jährlich ansteigen (1P) da Ulf zu Beginn des § 2 (2) 6 Monate Probezeit zu lang (1P) § 2 (3) Regelung, dass das Ausbildungsverhältnis auf jeden Fall am 31.08. 2019 endet, ist falsch (1P) §3 generelle Befreiung vom Berufsschulunterrichts geht nicht (1P) § 20 Satz 2 BBiG (1P) § 21 (2) BBiG (1P) § 15 BBiG (1P) §4 Nr. 2 JArbSchG (2P) § 7 (1) während der Probezeit ist keine Kündigungsfrist von vier Wochen einzuhalten (1P) § 22 (1) BBiG (1P) §8 Verpflichtung zur Weiterbeschäftigung befristet für 1 Jahr nach Ausbildung geht nicht (1P) § 12 (1) S. 1 BBiG (2P) Datum des Vertragsabschlusses falsch (1P) § 11 (1) S. 1 BBiG (2P) Unterschrift gesetzlicher Vertreter fehlt (1P) § 11 (2) BBiG (1P) §§ 106 ff. BGB (1P) Kalenderjahres 2015 noch keine 17 Jahre alt ist (1P), stehen ihm 27 Werktage Urlaub zu (1P) beide Seiten können ohne Einhaltung von Kündigungsfristen (1P) während der Probezeit kündigen (1P) nichtige Vereinbarung (1P), da Beschränkung der beruflichen Tätigkeit nach der Ausbildung (1P) Vertragsniederschrift muss spätestens (1P) vor Beginn der Ausbildung erfolgen (1P) Niederschrift ist neben Ausbilder, Azubi auch vom gesetzlichen Vertreter zu unterzeichnen (1P), da Ulf noch beschränkt geschäftsfähig ist (1P) Oder: das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat. Teil 2: Arbeitsorganisation Aufgabe 2.1 je 1 Punkt = 12 Punkte A) falsch G) richtig B) falsch H) richtig C) richtig I) falsch D) falsch J) falsch E) richtig K) falsch F) falsch L) falsch Aufgabe 2.2 = 9 Punkte A) Die Aufgabenanalyse wird der Aufbauorganisation zugeordnet. (1P) B) Der Aufgabengliederungsplan ist das Ergebnis der Aufgabenanalyse. oder Der Verwaltungsgliederungsplan ist das Ergebnis der Aufgabensynthese. (1P) D) Das Einliniensystem als Leitungssystem findet in der Verwaltung der Kommune Anwendung. (1P) F) Das Organigramm ist Bestandteil der Aufbauorganisation. (1P) I) Das Stabliniensystem ist eine Erweiterung des Einliniensystems. oder Die Matrixorganisation ist Teil des Mehrliniensystems. (1P) J) Beim Mehrliniensystem erhält jede ausführende Stelle Anweisungen von mehreren Vorgesetzten. (1P) K) Der Dezernatsgliederungsplan ist nicht Pflicht (1P) für alle Gemeinden und der Aufbauorganisation (1P) zuzuordnen. L) Der Stellenplan ist ein Bestandteil des Haushaltsplans. (1P) Teil 3 Bürowirtschaftliche Abläufe Aufgabe 3.1 = 4 Punkte Vorteile Absprachen mit Mitarbeitern möglich kostengünstiger, da Geräte (Drucker, Telefon) von mehreren Personen genutzt werden können bessere Raumausnutzung Nachteile keine vertraulichen Gespräche höherer Lärmpegel zum Teil nicht alle Arbeitsplätze mit optimaler Lage zu Fenster und Tür Aufgabe 3.2 A) = 4 Punkte fixe Termine sind unabänderbar kehren regelmäßig wieder müssen frühzeitig eingetragen werden flexible Termine sind abänderbar treten unregelmäßig auf müssen mit festen Terminen abgestimmt werden Aufgabe 3.2 B) = 7 Punkte fixe Termine: Feiertage, Geburtstag, Steuerzahlung, Ferien flexible Termine: Feiertage, Dienstreisen, Theaterbesuch, Arztbesuch