BayIVS - Bayern

BayIVS
Version 3.0
BayIVSKLRSchnittstelle
Stand: 03/2008
Arbeiten mit BayIVS
BayIVS-KLR-Schnittstelle
Inhaltsverzeichnis
0.
0.1
Einführung Seite
Voraussetzungen Seite
2
2
1.
1.1
1.2
Stammdatenimport Seite
Erster Import Seite
Laufender Stammdatenimport Seite
3
3
4/5
2.
Datentransfer Export Seite
6/7
3.
Anlagennummernimport Seite
8/9
4.
Historik Seite
10/11
5.
5.1
BayDVS Seite
Verschlüsselung beim Export und Datenübertragung an das KLR- Seite
Verfahren
12
12
5.2
Entschlüsselung der zu importierenden Datei und Übernahme der Seite
Daten aus dem KLR-Verfahren
12
1
Arbeiten mit BayIVS
0.
BayIVS-KLR-Schnittstelle
Einführung
BayIVS und KLR – wieso, weshalb, warum?
BayIVS ist als reines Inventarisierungssystem konzipiert, das sich auf die rechtlichen
Vorgaben des Artikels 73 BayHO stützt. Durch die Einführung der Kosten- und
Leistungsrechnung für die Behörden des Freistaates Bayern reicht die bloße Nachweisung
von Inventar, wie in der VV zu Art. 73 BayHO vorgesehen, nicht mehr aus. Inventar ist
nunmehr auch unter kaufmännischen Gesichtspunkten zu sehen. Dafür wird eine
Anlagenbuchhaltung benötigt, wobei es zu Berührungspunkten zwischen BayIVS einerseits
und den bei den Behörden des Freistaats Bayern verwendeten KLR-Verfahren andererseits
kommt. Alle Anlagen über 410 € (ohne MwSt), die in der Regel in den KLR-Verfahren zu
berücksichtigen sind, sind nach den Vorschriften des Artikels 73 BayHO auch als Inventar
nachzuweisen. Um Doppelerfassungen zu vermeiden und den Anwendern größtmögliche
Freiheiten in der Gestaltung des Arbeitsablaufes vor Ort zu ermöglichen, ist es notwendig
zwischen BayIVS und den KLR-Verfahren die relevanten Daten über eine Schnittstelle
auszutauschen.
0.1
Voraussetzungen:

Die KLR-relevanten Felder der Registerkarte Dienststelle im Menüpunkt
Dienststellenverwaltung sind nach den Vorgaben des KLR-Verfahrens gefüllt.

Die Systemdaten wurden nach folgenden Vorgaben gefüllt:
 Wird in Ihrer Datenbank lediglich eine Dienststelle / -nerweiterung geführt, so
muss diese in der Systemdate KLR ein J eingetragen haben.
 Werden in Ihrer Datenbank mehrere Dienststellen / -erweiterungen geführt, so
müssen für jede Dienststelle / -erweiterung in den Systemdaten folgende
Einträge vorhanden sein:
 KLR:
J
 ZTRDST:
J

Sofern mehrere Dienststellen / -erweiterungen die Anbindung an die KLR nutzen,
muss bei mindestens einem Sachbearbeiter im Feld Zentraler Dienst ein J
eingetragen worden sein.

BayDVS muss entsprechend der mitgelieferten Anleitung installiert und eingerichtet
sein.

Der DVS-Schlüssel muss an die BFD Regensburg übersandt und der
Dateizählerstand übermittelt worden sein.
2
Arbeiten mit BayIVS
1.
Stammdatenimport
1.1
Erster Import
BayIVS-KLR-Schnittstelle
Schritt 1:
Öffnen Sie den Menüpunkt KLR – Stammdatenimport.
Schritt 2:
Wählen Sie über den Datei auswählen (einfacher Mausklick auf folgenden
Button:
) die zu importierende Datei aus.
Schritt 3:
Wählen Sie die zu Importierende Stammdatenart (Anlagenklasse oder Kostenstelle)
und betätigen Sie den Speicherbutton.
Die Stammdaten können unabhängig von weiteren Berechtigungen über den Menüpunkt
Extras – Umbuchungen betrachtet werden.
3
Arbeiten mit BayIVS
1.2
BayIVS-KLR-Schnittstelle
Laufender Stammdatenimport
Ein Import ist immer nur dann durchzuführen, wenn sich an den Anlagenklassen bzw. den
Kostenstellen/Kostenträgern der Dienststellen für die importiert werden soll, die Nummer
oder die Bezeichnung geändert hat.
Bevor Sie einen weiteren Import starten ist immer folgende Vorgehensweise zu beachten.
Schritt 1:
A
Öffnen Sie im Menüpunkt Extras Umbuchungen die Registerkarte Auswahlkriterien
und markieren Sie den Umbuchungsbereich KLR:
Schritt 2:
A
Durch Doppelklick in das Feld Kostenstelle/Kostenträger öffnet sich eine Liste aller
Kostenstellen/Kostenträger der Dienststelle unter der man gerade angemeldet ist.
Wählen Sie nun per Doppelklick eine/n Kostenstelle/Kostenträger mit Status L aus
und wechseln Sie nun auf die Registerkarte umbuchen.
Schritt 3:
A
Analog zu den „normalen“ BayIVS Umbuchungen, können Sie nun diese Sätze
Kostenstellen/Kostenträgern mit Status A zuordnen.
4
Arbeiten mit BayIVS
BayIVS-KLR-Schnittstelle
Schritt 4:
A
Führen Sie nun die Schritte 1-3 für alle Kostenstellen/Kostenträger mit Status L durch
Schritt 5:
A
Wechseln Sie nun in den Menüpunkt KLR-Stammdatenimport und betätigen Sie
folgende Buttons:
Nun ist ein neuer Stammdatenimport möglich.
Schritt 6:
A
Wiederholen Sie (oder ein entsprechend berechtigter Sachbearbeiter ) diese Schritte
auch für alle anderen Dienststellen / -erweiterungen.
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Arbeiten mit BayIVS
2.
BayIVS-KLR-Schnittstelle
Datentransfer Export
Über den Menüpunkt Datentransfer-Export wird eine Datei erzeugt, die die KLR-relevanten
Datensätze enthält.
Schritt 1:
Öffnen Sie den Menüpunkt KLR – Datentransfer-Export.
Schritt 2:
Wählen Sie über den Explorer (einfacher Mausklick auf folgenden Button:
Verzeichnis der Datei, die durch den Export erzeugt werden soll (der Dateiname wird
automatisch vergeben; dieser setzt sich wie folgt zusammen: Dienststellennummer +
Dienststellenerweiterung + laufende Exportnummer).
) das
Schritt 3:
Lösen Sie nun den Speichervorgang aus. BayDVS wird nun gestartet und der Export
versandt.
6
Erscheint beim Export folgende Meldung,
ist wie in Punkt 3 beschrieben, der Anlagennummernimport durchzuführen.
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Arbeiten mit BayIVS
3.
BayIVS-KLR-Schnittstelle
Anlagennummernimport
Die in Schritt 2 erzeugte xml-Datei wird durch das KLR-Verfahren verarbeitet. Dabei werden
im KLR-Verfahren Anlagenstammsätze angelegt und eine Anlagennummer vergeben. Um
einen Zusammenhang zwischen Anlagennummer (KLR) und Inventar-/ Mediennummer
(BayIVS) zu erzielen, wird die Anlagennummer wieder in BayIVS importiert und
abgespeichert.
Schritt 1:
Öffnen Sie nach erhalt der Rückdatei per Email den Menüpunkt KLR –
Anlagennummernimport und drücken Sie den Button „Mail entschlüsseln. Dadurch wird die
Email entschlüsselt und kann gelesen werden.
Schritt 2:
Wählen Sie über den Explorer (einfacher Mausklick auf folgenden
Button:
) die zu importierende Datei aus und betätigen Sie den Speicherbutton.
Schritt 3:
Im Applikationsverzeichnis wird eine Fehler-log
„BayIVS_Anlnr_Import_Protokoll.log„) erzeugt. Hier muss der Eintrag
„Anlagennummernimport vollständig abgeschlossen!“ enthalten sein; dieser ist die
Voraussetzung für einen weiteren Export. Ist dies nicht der Fall, wenden Sie sich bitte an die
Hotline der BFD Regensburg
(Tel.: 0941/5044-500)
Schritt 4:
Öffnen Sie die gerade importierte Datei mit einem Editor. Im zweiten Teil der Datei
sind die Datensätze aufgelistet, die vom KLR-Verfahren nicht verarbeitet werden konnten.
Sofern Sie dazu berechtigt sind, ändern Sie die entsprechenden Sätze in BayIVS ab. Sollten
die nicht importierten Sätze Dienststellen betreffen, auf die Sie keinen zugriff haben,
informieren Sie diese Dienststellen und fordern Sie diese zu Korrektur auf. Die korrigierten
Sätze werden beim nächsten Export erneut mit an das KLR-Verfahren gesendet.
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Arbeiten mit BayIVS
4.
BayIVS-KLR-Schnittstelle
Historik
Über diesen Menüpunkt können Sie den letzten Export für eine gewisse Zeit wiederholen;
z.B. wenn die erzeugte Datei beim Versand per Email verloren gegangen ist.
Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn beim Versand der ersten Datei ein Fehler
aufgetreten ist, oder wenn Sie innerhalb von 24 Std. keine Rückdatei und auch keine
Benachrichtigung erhalten haben.
Schritt 1:
Öffnen Sie den Menüpunkt KLR – Historik.
Schritt 2:
Tragen Sie die Nummer des letzten Exports ein
Schritt 3:
Wählen Sie über den Explorer (einfacher Mausklick auf folgenden Button:
Verzeichnis der Datei, die durch den Export erzeugt werden soll (der Dateiname wird
automatisch vergeben; dieser setzt sich wie folgt zusammen: Dienststellennummer +
Dienststellenerweiterung + laufende Exportnummer).
) das
Schritt 4:
Lösen Sie nun den Speichervorgang aus. Dadurch wird DVS gestartet und die Datei
verschickt.
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Arbeiten mit BayIVS
5.
BayIVS-KLR-Schnittstelle
BayDVS
Der Import und Export von KLR-Daten darf nur gesichert erfolgen. Das bedeutet, dass die
entsprechenden Dateien, die ausgetauscht werden, verschlüsselt werden müssen. Dazu
wird BayDVS verwendet.
5.1
Verschlüsselung beim Export und Datenübertragung an das KLRVerfahren
Die Verschlüsselung erfolgt vollautomatisch durch Auslösung des Exportes wie unter Punkt
2. Datentransfer-Export beschrieben.
Der vollautomatische Vorgang funktioniert nur wenn BayDVS von Ihrem
Anwenderbetreuer oder Systemadministrator richtig installiert und konfiguriert wurde.
Funktioniert die vollautomatischen Verschlüsselung nicht, wenden Sie sich an die Hotline der
BFD Regensburg (0941-5044500).
Funktioniert der Vorgang richtig erhalten Sie folgende Meldung:
Im Falle einer richtigen Konfiguration von BayDVS ist damit auch der Vorgang der
Verschlüsselung und Versendung der Datei an das zentrale BayIVS-KLR-Postfach der BFD
erfolgt.
5.2
Entschlüsselung der zu importierenden Datei und Übernahme der Daten
aus dem KLR-Verfahren
Die Entschlüsselung erfolgt vollautomatisch durch Auslösung des Importes wie unter Punkt
3. Anlagenummerimport beschrieben.
Der vollautomatische Vorgang funktioniert nur wenn BayDVS von Ihrem
Anwenderbetreuer oder Systemadministrator richtig installiert und konfiguriert wurde.
Funktioniert die vollautomatischen Entschlüsselung nicht, wenden Sie sich an die Hotline der
BFD Regensburg (0941-5044500).
Im Falle einer richtigen Konfiguration von BayDVS ist damit auch der Vorgang der
Entschlüsselung und des Importes der Datei in BayIVS erfolgt.
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Notizen
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