Anlage 5a Hinweise zur finanziellen Abwicklung von Zuschussverträgen auf Basis der ANBestP Die folgenden Hinweise gelten, sofern einzelvertraglich keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden. Wir bitten Sie, unsere Vorlagen für die Erstellung von Mittelbedarfsplan, Vorauszahlungsanforderungen und Verwendungsnachweisen zu nutzen oder auf andere geeignete Weise sicherzustellen, dass alle erforderlichen Angaben vollständig enthalten sind. Sie ersparen dadurch sich und uns unnötige Nachfragen und Verzögerungen. Bitte senden Sie uns Verwendungsnachweise und Vorauszahlungsanforderungen grundsätzlich im Original und unterzeichnet, da wir Kopien, E-Mails oder Faxe nicht anerkennen können. 1. Förderzeitraum Zahlungen erfolgen nur für Kosten, die innerhalb des vertraglich vereinbarten Förderzeitraumes (vgl. Ziffer 2 des Vertrages) angefallen sind. 2. Vorauszahlungen und Mittelbedarfsplan Bitte fordern Sie die vertraglich vereinbarte Vorauszahlung (Ziffer 4.2) auf Ihrem Briefbogen mit vollständiger Adresse und Bankverbindung sowie unter Angabe der Steuernummer und der laufenden Rechnungsnummer an. Wir empfehlen, hierfür das beiliegende Muster (Anlage 5 b) zu nutzen. Bitte geben Sie in jedem Fall den Zeitraum, für den die Vorauszahlung angefordert wird, sowie die Projektbearbeitungsnummer und Vertragsnummer an. Sie finden diese Nummern auf dem Deckblatt Ihres Vertrages. Der ersten Vorauszahlung ist gemäß Ziffer 4.1 des Vertrages ein Mittelbedarfsplan (s. Anlage 5 c) für die gesamte Vertragslaufzeit beizufügen. Üblicherweise regelt Ziffer 4.2, dass nach den ersten beiden Zahlungsaufforderungen mit jeder weiteren Anforderung Verwendungsnachweise einzureichen sind. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Prüfungserfordernisse bis zu 45 Tage bis zur entsprechenden Vorauszahlung vergehen können. Wir bitten Sie deshalb, die jeweiligen Verwendungsnachweise rechtzeitig, d. h. möglichst 45 Tage vor dem nächsten Mittelbedarf, einzureichen. 3. Verwendungsnachweise 3.1 Form des Verwendungsnachweises In der Regel ist nach den ersten beiden Zahlungsanforderungen gemäß Ziffer 4.2 des Vertrages ein Verwendungsnachweis (Anlage 5 d, e und f) zu erstellen. Um sicherzugehen, dass alle für die Prüfung notwendigen Angaben vollständig enthalten sind, bitten wir Sie, die entsprechenden Formulare (Anlage 5d, e und f) zu nutzen. Sollte dies nicht möglich sein, bitten wir Sie im Interesse einer zügigen und reibungslosen Bearbeitung sicherzustellen, dass Ihr Verwendungsnachweis alle in den Mustern geforderten Angaben enthält. 11/2013 1 3.2 Verrechnung der Vorauszahlungen Die für den entsprechenden Abrechnungszeitraum geleistete Vorauszahlung ist von der Summe der Gesamtkosten in Abzug zu bringen. Bei nachfolgenden Mittelanforderungen sind ggf. noch vorhandene Mittel abzuziehen. 3.3 Ausgaben in Fremdwährung Sofern Kosten in Fremdwährung anfallen, sind gem. Ziffer 5.4 des Vertrages Devisenankaufsbelege beizufügen, die im entsprechenden Zeitraum liegen und der Höhe der jeweils vorgelegten Kostenbelege entsprechen. Daraus ist der für den aktuellen Abrechnungszeitraum anzuwendende Wechselkurs zu ermitteln. Alternativ können Sie den jeweils monatlich festgelegten EU-Kurs verwenden: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_de.cf m 3.4 Aufstellung der Einzelbelege nach den vertraglichen Einzelansätzen (s. Ziffer 3.3) Für jeden im Vertrag vereinbarten Einzelansatz ist ein Deckblatt / bzw. Journal (Anlage 5 e, „Einzelbelegaufstellung“) zu erstellen. Darauf sind die Belege gemäß AN Best-P, Ziffer 6.4 nach Datum sortiert mit folgenden Angaben aufzulisten: Belegnummer Belegdatum Zahlungsempfänger Betrag (ggf. in Fremdwährung) Beleginhalt Kurs Kosten in € Sofern Sie für die Aufstellung der Belege zu einem Einzelansatz mehrere Seiten benötigen, bitten wir Sie, jeweils am Seitenende eine Zwischensumme zu bilden. Sofern die Vorlage von Belegen vereinbart wurde, sind die Originalbelege einzeln nummeriert dem jeweiligen Deckblatt beizufügen. Kleinere Belege sind ggf. auf DIN A4-Blätter aufzukleben. Erstattungen von Honorar- bzw. Personalkosten erfolgen gegen Vorlage von Kopien der Arbeitsverträge bzw. Gehaltsabrechnungen gemäß BAT. 3.5 Kostenzusammenstellung Zur Ermittlung der Gesamtkosten des Abrechnungszeitraumes übertragen Sie bitte die Gesamtsumme je vertraglicher Kostenposition aus der o.g. Einzelbelegaufstellung (Anlage 5e) in die Kostenzusammenstellung (Anlage 5 f). Kostenposition gemäß Vertrag Kosten im o.g. Zeitraum ... davon GIZAnteil ... davon Eigenanteil und/oder andere Geber (Übertrag der Gesamtsummen aus Einzelbelegaufstellg.) € 11/2013 bisher nachgewiesener GIZAnteil GIZ-Anteil gemäß Vertrag Restmittel des GIZ-Anteils € € (aller Abrechnungszeiträume) € € € 2 3.6 Sachbeschaffungen Sofern Sachbeschaffungen im Einzelwert € 410,- übersteigen, sind sie mit jedem Verwendungsnachweis zu inventarisieren. Nach Abschluss der Arbeiten sind diese Sachgüter an den vereinbarten Partner zu übergeben. Dazu ist das GIZ-Formular „Übergabebescheinigung“ zu verwenden. (siehe Ziffer 7 des Vertrages) 4. Finanzierungsart und Höhe des Zuschusses Unter Ziffer 3.1 des Vertrages ist die Finanzierungsart festgelegt. Handelt es sich um eine Teilfinanzierung, so gilt der Gesamtbetrag nach Ziffer 3.3 als Obergrenze, des Weiteren ist die Höhe des Zuschusses jedoch auch von der Art der Teilfinanzierung abhängig, wie in den folgenden Erläuterungen dargestellt. Anteilsfinanzierung: Der Zuschuss bezieht sich auf einen bestimmten Prozentsatz oder anderweitig begrenzten Teil der Gesamtausgaben. Die Kosten sind der GIZ anteilig zu berechnen. Fehlbedarfsfinanzierung: Die mit dem Zuschuss gewährten Mittel dürfen erst verwendet werden, wenn die eigenen Mittel des Empfängers oder die von Dritten erhaltenen Mittel verbraucht sind. Festbetragsfinanzierung: Die Gesamtausgaben werden bis zum vertraglich vereinbarten Festbetrag finanziert. 5. Die Muster der Anlage 5 in elektronischer Form können von der GIZ-Hompage www.giz.de unter folgendem Link heruntergeladen werden: http://www.giz.de/de/mit_der_giz_arbeiten/4184.html Auf dieser Seite schauen Sie bitte unter „Abrechnungsdokumente für Empfänger von Zuschüssen“. 6. Senden Sie bitte Ihre Verwendungsnachweise/Mittelanforderungen getrennt von Berichten und anderer Post und adressieren Sie bitte Rechnungen nicht an bestimmte Mitarbeiter, sondern immer an: DEUTSCHE GESELLSCHAFT FÜR INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT (GIZ) GmbH Postfach 51 80 65726 Eschborn Anlage 5b Anlage 5c Anlage 5d Anlage 5e & 5f Anlage 5g 11/2013 Vorauszahlungsanforderung Mittelbedarfsplan Deckblatt Verwendungsnachweis Verwendungsnachweis (5e: Einzelbelegaufstellung je Kostenposition/Ausgabenart und 5f: Kostenzusammenstellung) Inventarliste zum Verwendungsnachweis und Übergabeprotokoll 3