Hinweise zur finanziellen Abwicklung von Zuschussverträgen

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Anlage 5a
Hinweise zur finanziellen Abwicklung
von Zuschussverträgen auf Basis der ANBestP
Die folgenden Hinweise gelten, sofern einzelvertraglich keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden.
Wir bitten Sie, unsere Vorlagen für die Erstellung von Mittelbedarfsplan, Vorauszahlungsanforderungen und Verwendungsnachweisen zu nutzen oder auf andere geeignete Weise
sicherzustellen, dass alle erforderlichen Angaben vollständig enthalten sind. Sie ersparen
dadurch sich und uns unnötige Nachfragen und Verzögerungen.
Bitte senden Sie uns Verwendungsnachweise und Vorauszahlungsanforderungen grundsätzlich im Original und unterzeichnet, da wir Kopien, E-Mails oder Faxe nicht anerkennen
können.
1.
Förderzeitraum
Zahlungen erfolgen nur für Kosten, die innerhalb des vertraglich vereinbarten Förderzeitraumes (vgl. Ziffer 2 des Vertrages) angefallen sind.
2.
Vorauszahlungen und Mittelbedarfsplan
Bitte fordern Sie die vertraglich vereinbarte Vorauszahlung (Ziffer 4.2) auf Ihrem Briefbogen
mit vollständiger Adresse und Bankverbindung sowie unter Angabe der Steuernummer und
der laufenden Rechnungsnummer an. Wir empfehlen, hierfür das beiliegende Muster (Anlage 5 b) zu nutzen. Bitte geben Sie in jedem Fall den Zeitraum, für den die Vorauszahlung
angefordert wird, sowie die Projektbearbeitungsnummer und Vertragsnummer an. Sie finden
diese Nummern auf dem Deckblatt Ihres Vertrages.
Der ersten Vorauszahlung ist gemäß Ziffer 4.1 des Vertrages ein Mittelbedarfsplan
(s. Anlage 5 c) für die gesamte Vertragslaufzeit beizufügen.
Üblicherweise regelt Ziffer 4.2, dass nach den ersten beiden Zahlungsaufforderungen mit
jeder weiteren Anforderung Verwendungsnachweise einzureichen sind. Bitte beachten Sie,
dass aufgrund der Prüfungserfordernisse bis zu 45 Tage bis zur entsprechenden Vorauszahlung vergehen können. Wir bitten Sie deshalb, die jeweiligen Verwendungsnachweise
rechtzeitig, d. h. möglichst 45 Tage vor dem nächsten Mittelbedarf, einzureichen.
3.
Verwendungsnachweise
3.1
Form des Verwendungsnachweises
In der Regel ist nach den ersten beiden Zahlungsanforderungen gemäß Ziffer 4.2 des Vertrages ein Verwendungsnachweis (Anlage 5 d, e und f) zu erstellen.
Um sicherzugehen, dass alle für die Prüfung notwendigen Angaben vollständig enthalten
sind, bitten wir Sie, die entsprechenden Formulare (Anlage 5d, e und f) zu nutzen. Sollte dies
nicht möglich sein, bitten wir Sie im Interesse einer zügigen und reibungslosen Bearbeitung
sicherzustellen, dass Ihr Verwendungsnachweis alle in den Mustern geforderten Angaben
enthält.
11/2013
1
3.2
Verrechnung der Vorauszahlungen
Die für den entsprechenden Abrechnungszeitraum geleistete Vorauszahlung ist von der
Summe der Gesamtkosten in Abzug zu bringen. Bei nachfolgenden Mittelanforderungen sind
ggf. noch vorhandene Mittel abzuziehen.
3.3
Ausgaben in Fremdwährung
Sofern Kosten in Fremdwährung anfallen, sind gem. Ziffer 5.4 des Vertrages Devisenankaufsbelege beizufügen, die im entsprechenden Zeitraum liegen und der Höhe der jeweils
vorgelegten Kostenbelege entsprechen.
Daraus ist der für den aktuellen Abrechnungszeitraum anzuwendende Wechselkurs zu ermitteln.
Alternativ können Sie den jeweils monatlich festgelegten EU-Kurs verwenden:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_de.cf
m
3.4
Aufstellung der Einzelbelege nach den vertraglichen Einzelansätzen
(s. Ziffer 3.3)
Für jeden im Vertrag vereinbarten Einzelansatz ist ein Deckblatt / bzw. Journal (Anlage 5 e,
„Einzelbelegaufstellung“) zu erstellen. Darauf sind die Belege gemäß AN Best-P, Ziffer 6.4
nach Datum sortiert mit folgenden Angaben aufzulisten:
Belegnummer
Belegdatum
Zahlungsempfänger
Betrag
(ggf. in Fremdwährung)
Beleginhalt
Kurs
Kosten in €
Sofern Sie für die Aufstellung der Belege zu einem Einzelansatz mehrere Seiten benötigen,
bitten wir Sie, jeweils am Seitenende eine Zwischensumme zu bilden.
Sofern die Vorlage von Belegen vereinbart wurde, sind die Originalbelege einzeln nummeriert dem jeweiligen Deckblatt beizufügen. Kleinere Belege sind ggf. auf DIN A4-Blätter aufzukleben.
Erstattungen von Honorar- bzw. Personalkosten erfolgen gegen Vorlage von Kopien der Arbeitsverträge bzw. Gehaltsabrechnungen gemäß BAT.
3.5
Kostenzusammenstellung
Zur Ermittlung der Gesamtkosten des Abrechnungszeitraumes übertragen Sie bitte die Gesamtsumme je vertraglicher Kostenposition aus der o.g. Einzelbelegaufstellung (Anlage 5e)
in die Kostenzusammenstellung (Anlage 5 f).
Kostenposition gemäß
Vertrag
Kosten im o.g.
Zeitraum
... davon GIZAnteil
... davon Eigenanteil und/oder
andere Geber
(Übertrag der Gesamtsummen aus
Einzelbelegaufstellg.)
€
11/2013
bisher nachgewiesener GIZAnteil
GIZ-Anteil
gemäß Vertrag
Restmittel des
GIZ-Anteils
€
€
(aller Abrechnungszeiträume)
€
€
€
2
3.6 Sachbeschaffungen
Sofern Sachbeschaffungen im Einzelwert € 410,- übersteigen, sind sie mit jedem Verwendungsnachweis zu inventarisieren.
Nach Abschluss der Arbeiten sind diese Sachgüter an den vereinbarten Partner zu
übergeben. Dazu ist das GIZ-Formular „Übergabebescheinigung“ zu verwenden.
(siehe Ziffer 7 des Vertrages)
4.
Finanzierungsart und Höhe des Zuschusses
Unter Ziffer 3.1 des Vertrages ist die Finanzierungsart festgelegt.
Handelt es sich um eine Teilfinanzierung, so gilt der Gesamtbetrag nach Ziffer 3.3 als Obergrenze, des Weiteren ist die Höhe des Zuschusses jedoch auch von der Art der Teilfinanzierung abhängig, wie in den folgenden Erläuterungen dargestellt.
Anteilsfinanzierung: Der Zuschuss bezieht sich auf einen bestimmten Prozentsatz oder anderweitig begrenzten Teil der Gesamtausgaben.
Die Kosten sind der GIZ anteilig zu berechnen.
Fehlbedarfsfinanzierung: Die mit dem Zuschuss gewährten Mittel dürfen erst verwendet werden, wenn die eigenen Mittel des Empfängers oder die von Dritten erhaltenen Mittel verbraucht sind.
Festbetragsfinanzierung: Die Gesamtausgaben werden bis zum vertraglich vereinbarten
Festbetrag finanziert.
5.
Die Muster der Anlage 5 in elektronischer Form können von der GIZ-Hompage
www.giz.de unter folgendem Link heruntergeladen werden:
http://www.giz.de/de/mit_der_giz_arbeiten/4184.html
Auf dieser Seite schauen Sie bitte unter „Abrechnungsdokumente für Empfänger von Zuschüssen“.
6.
Senden Sie bitte Ihre Verwendungsnachweise/Mittelanforderungen getrennt von Berichten und anderer Post und adressieren Sie bitte Rechnungen nicht an bestimmte
Mitarbeiter, sondern immer an:
DEUTSCHE GESELLSCHAFT FÜR
INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT
(GIZ) GmbH
Postfach 51 80
65726 Eschborn
Anlage 5b
Anlage 5c
Anlage 5d
Anlage 5e & 5f
Anlage 5g
11/2013
Vorauszahlungsanforderung
Mittelbedarfsplan
Deckblatt Verwendungsnachweis
Verwendungsnachweis (5e: Einzelbelegaufstellung je
Kostenposition/Ausgabenart und 5f: Kostenzusammenstellung)
Inventarliste zum Verwendungsnachweis und Übergabeprotokoll
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