Excel
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EDV Tabellenkalkulationsprogramm Excel 97 Grundlagenschulung für Dozent: Henrik Bauer Mühlenweg 31 24796 Bredenbek Tel.: 04334 / 18 39 25 Mail: [email protected] D:\68622769.doc Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Inhaltsverzeichnis Einführung 3 Vorbemerkung 4 Maus 4 Markierung 5 Elemente / Objekte markieren 5 Cursor 6 Zwischenablage 6 Excel starten 7 Excel beenden 7 Erläuterung des Excel Fensters 7 Mappe speichern 8 Mappe öffnen 9 Zellen Formatieren 10 Bezüge 12 Formeln eingeben 13 Formeln ändern 14 Fehlermeldungen 16 Funktionen 17 Fixieren 18 Diagramme 19 Seite einrichten 22 Druckbereich festlegen 25 Henrik Bauer - Seite 2 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Einführung Der Einsatz von MS-Excel bietet jedem Anwender die Möglichkeit, einmalige oder wiederkehrende Berechnungen bzw. Auswertungen schnell und einfach durchzuführen. Alles, was sich von Hand oder mit dem Taschenrechner berechnen läßt, kann auch durch Excel gelöst werden. Dabei kann nach dem ersten Erstellen einer Berechnung diese praktisch unbegrenzt genutzt bzw. abgewandelt und für ähnliche Berechnungen verwendet werden. Durch das leichte Einfügen von Diagrammen und die Möglichkeit, auch ganze Formblätter anzulegen sind den Einsatzmöglichkeiten kaum Grenzen gesetzt. Eines ist für den Umgang mit Excel allerdings unbedingt erforderlich: eine strukturierte Vorgehensweise. Excel Rechen- oder Formblätter sollten nicht einfach nebenbei erstellt werden. Am einfachsten ist es, wenn die Berechnung bereits in Papierform vorliegt. Ist dies nicht der Fall sollte zumindest eine Beispielrechnung per Hand durchgeführt werden, damit eine Kontrollmöglichkeit vorhanden ist. Ausserdem werden in diesem Fall die zur Berechnung notwendigen Formeln sozusagen nebenbei gleich mit erstellt. MS-Excel sollte nicht zur Erstellung von Dokumenten verwendet werden, auch wenn die Eingabe von Texten möglich ist. MS-Excel ist kein Textverarbeitungsprogramm. Grundlegendes wie Zeilenumbruch oder Seitenformatierungen gibt es praktisch nicht. Günstiger ist es, die in MS-Excel erstellten Tabellen oder Diagramme in ein MS-Word Dokument einzubinden. Damit nutzt man die Vorteile beider Programme aus. Für den Umgang mit MS-Excel gibt es einfache Regeln, die das Arbeiten sehr erleichtern: Markiert wird praktisch nur durch Anklicken. Jede Zelle hat einen Inhalt. Jede Zelle hat ein Format Jede Zelle hat eine eindeutige Adresse (Bezug). Das Kennzeichen einer Formel ist das vorangestellte Gleichheitszeichen. Alle Eingaben sollten mit Enter oder aa abgeschlossen werden. Werden diese Regeln angewandt, entstehen die meisten Probleme erst gar nicht. Henrik Bauer - Seite 3 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Vorbemerkung Innerhalb des Skriptes wird immer der Weg über die Menüleiste beschrieben. Dies bietet gerade Anwendern, die im Umgang mit der Maus bzw. den Symbolleisten nicht erfahren sind, die Möglichkeit, durch einfaches Anklicken bestimmter Befehle das gewünschte Ziel zu erreichen. Fast alle beschriebenen Punkte können aber selbstverständlich über die Symbolleisten bzw. die jeweiligen Kontextmenüs ebenfalls bearbeitet werden. Dieses Vorgehen wird auch während des Unterrichtes vermittelt. Jeder Teilnehmer hat also nach der Schulung die Wahl zwischen zwei Wegen und kann den für ihn besseren vertiefen. Innerhalb des Skriptes werden folgende Darstellungen verwendet: Befehle die aus Menüs aufgerufen werden, sind kursiv dargestellt. Schaltflächen werden durch eine erhabene Umrandung dargestellt. Maus Die Maus dient praktisch in allen modernen Anwendungsprogrammen als Zeige- und Markierungsinstrument. Der sichere Umgang mit der Maus gehört daher für jeden Anwender zu den absolut notwendigen Fähigkeiten. Dabei ist zu beachten, dass durch falsche Handhabung der Maus auch körperliche Schädigungen eintreten können. Dies gilt auch für die Tastatur und die Position des Monitores. Bei den heute üblichen Dreitasten bzw. Rollrad Mäusen gibt es mehrere Aktionsmöglichkeiten, die durch einzelne Begriffe gekennzeichnet werden: Klicken nennt man das einmalige Betätigen der linken Maustaste. Übliche Anwendungen dafür sind das Markieren von einzelnen Objekten bzw. das Auslösen von Menübefehlen. Doppelklicken nennt man das schnelle, zweimalige Betätigen der linken Maustaste. Übliche Anwendung dafür ist das Auslösen von Aktionen (Öffnen von Dateien oder Starten von Anwendungsprogrammen). Rechts Klicken nennt man das einmalige Betätigen der rechten Maustaste. Hierdurch wird ein Objektbezogenes (Kontext-) Menü aufgerufen. Dieses Menü verändert sich je nach Position des Mauszeigers bzw. des davon berührten Objektes. Ziehen nennt man das Bewegen eines markierten Objektes mit der Maus. Dazu das Objekt anklicken und bei gedrückter linker Maustaste die Maus bewegen. Die Position des Mauszeigers ist dann jeweilige Einfügeposition. Henrik Bauer - Seite 4 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Markierung Jedes EDV Programm benötigt vom Benutzer klare Eingaben. Dazu gehört in jedem Fall die Markierung der zu bearbeitenden Zelle, des Textes oder des Objektes. Dies erfolgt in der Regel mit der Maus. Um eine Zelle oder ein Objekt zu markieren, genügt es diese anzuklicken. Nur wenn Texte in einer Zelle oder der Bearbeitungzeile markiert werden sollen, muss der Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste über den gewünschten Bereich der Markierung gezogen werden. Elemente / Objekte markieren Zum Formatieren ist immer das korrekte Markieren der Zelle, des Textes oder Objektes notwendig. Innerhalb von Excel gibt es folgende grundlegende Formatierbare Elemente: Eine oder mehrere Zellen. Eine oder mehrere Spalten bzw. Zeilen Ein oder mehrere Tabellenblätter Zum Markieren einer Zelle genügt es, Spaltenmarkierer diese anzuklicken. Sollen mehrere Zellen (ein Zellbereich) markiert werden, so muß eine Eckzelle der gewünschten Markierung angeklickt und danach bei gedrückter linker Maustaste bis zur diagonal gegenüberliegenden Zelle gezogen werden. Markierter Zellbereich Zum Markieren einer Spalte genügt es, den jeweiligen Spaltenmarkierer Zeilenmarkierer anzuklicken. Sollen mehrere Spalten markiert werden, so muß die erste Spalte der gewünschten Markierung angeklickt werden. Danach bei gedrückter linker Maustaste bis zum Ende der gewünschten Markierung ziehen. Dies gilt entsprechend für das Markieren von Zeilen. Außerdem gibt es noch Objekte, die in das Tabellenblatt eingefügt werden können: Diagramme Grafiken Diese Objekte werden durch anklicken markiert. Ein Doppelklicken darauf ruft in der Regel das passende Menü zum Formatieren auf. Henrik Bauer - Seite 5 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Cursor Mit Cursor wird die Einfügemarke ( in der Regel ein blinkender Strich) innerhalb der Zelle oder Bearbeitungszeile bezeichnet. Alle Eingaben bzw. das Einfügen von Objekten finden an dieser Stelle statt, auch wenn auf dem Monitor eventuell eine ganz andere Stelle zu sehen ist. Es ist daher wichtig, vor der Eingabe den Cursor an der gewünschten Stelle zu positionieren. Dies erfolgt üblicherweise mit der Maus, ist aber auch mit den Cursortasten möglich. Mit diesen kann innerhalb von Excel auch die Markierung von Zelle zu Zelle bewegt werden. Zwischenablage Die Zwischenablage bietet eine komfortable Möglichkeit, einzelne Zellen, Texte oder OBjekte zu kopieren oder zu verschieben. Vorgehensweise: Die Zelle oder das Objekt durch anklicken markieren und danach in der Menüleiste auf Bearbeiten klicken. Soll die Zelle oder das Objekt an eine andere Stelle kopiert werden (Ursprung bleibt erhalten) auf Kopieren, sonst auf Verschieben (Ursprung wird entfernt) klicken. Für ganze Texte gilt das obige entsprechend, da sie innerhalb von Excel immer in einer Zelle stehen. Sollen nur einzelne Textstücke markiert werden, muß auf den Anfang der gewünschten Markierung geklickt werden und dann der Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste bis an das Ende der gewünschten Markierung gezogen werden. Nun den Cursor an die Stelle bewegen (anklicken), an der der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll. Danach in der Menüleiste auf Bearbeiten und dann auf Einfügen klicken. Alternativ kann das Arbeiten mit der Zwischenablage auch über Tastaturkombinationen erfolgen. Das markieren erfolgt dabei wie oben beschrieben. STRG – C kopiert die Markierung in die Zwischenablage. STRG – X verschiebt die Markierung in dieZwischenablage. STRG – V fügt den Inhalt der Zwischenablage an der Cursorposition ein. Henrik Bauer - Seite 6 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Excel starten Das Starten von Excel erfolgt durch Klicken auf Start in der Taskleiste. Danach den Mauszeiger auf Programme bewegen und danach auf Microsoft Excel klicken. Nach dem Starten öffnet Word automatisch ein neues leeres Dokument. Excel beenden Zum Schließen von Excel auf das Schließ Icon klicken oder in der Menüleiste auf Datei und danach Schließen klicken. Falls ein Dokument geändert aber noch nicht gespeichert wurde, erfolgt eine automatische Abfrage ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Achtung! Wird die automatische Abfrage mit Nein beantwortet, sind alle Änderungen bzw. Eingaben, die innerhalb der Mappe gemacht wurden, unwiederbringlich verloren. Erläuterung des Excel Fensters Minimier Icon Vollbild Icon Schließ Icon Titelleiste Menüleiste Symbolleiste Standard Symbolleiste Format Icons Bearbeitungszeile Tabellenblatt (Zellen) Bildlaufleisten Blattregister Statusleiste Henrik Bauer - Seite 7 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Mappe speichern Das Speichern einer neu erstellten bzw. geänderten Mappe ist erforderlich, um die Daten dauerhaft festzuhalten. Das Speichern sollte dabei strukturiert erfolgen. D.h. es sollte ein Ablagesystem erstellt werden, das den individuellen Anforderungen gerecht wird. Werden alle Dateien im selben Ordner abgelegt, so wird dies schnell unübersichtlich. Vorgehensweise: In der Menüleiste auf Datei und dann auf Speichern klicken. Wenn die Mappe das erste mal gespeichert wird, erscheint das folgende Dialogfenster, ansonsten erfolgt das Speichern nicht sichtbar im Hintergrund. Speicherort Dateiname Dateityp (-erweiterung) Das gleiche Dialogfenster erscheint auch, wenn man eine vorhandene Mappe unter einem anderen Namen oder als anderer Dateityp speichern will. Dazu in der Menüleiste auf Datei und dann Speichern unter klicken. In beiden Fällen muß zunächst der Speicherort gewählt und dann der Dateiname eingegeben. Gegebenenfalls muß auch der Dateityp geändert werden. Danach kann die Mappe durch klicken auf Speichern im gewünschten Ordner gespeichert werden. Anmerkung: Innerhalb der Sparkasse sind nur Dateien, die auf dem Netzlaufwerk Y:\ gespeichert werden, vor Verlust geschützt. Alle lokal (d.h. auf dem eigenen PC) gespeicherten Dateien sind im Falle eines Gerätetausches verloren. Henrik Bauer - Seite 8 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Mappe öffnen Mit Hilfe dieses Befehls können bereits gespeicherte Dateien zur weiteren Bearbeitung geöffnet werden. Vorgehensweise: In der Menüleiste auf Datei und dann auf Öffnen klicken. Es erscheint das folgende Dialogfenster. Dateiname aus Liste wählen Speicherort Nach Auswahl des Speicherortes und des Dateinamens (anklicken zum Markieren) auf Öffnen klicken. Anmerkung: Um die letzten gespeicherten Dokumente komfortabel zu öffnen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen: In der Menüleiste auf Datei klicken. Am Ende des aufgeklappten Menüs stehen die Namen der zuletzt bearbeiteten Mappen. Durch Anklicken werden diese geöffnet. Ausnahme: der Speicherort wurde zwischenzeitlich geändert. Henrik Bauer - Seite 9 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Zellen Formatieren Zellen müssen nicht zwingend formatiert werden.Alle Zellen haben ein Standardformat, bei dem es keine Unterscheidungen zwischen Zahlen und Texten gibt. Die Anzeige ist immer so, wie die Daten eingegeben wurden. Nur wenn die gewünschte Darstellung vom Eingabeformat abweicht, ist das Formatieren unbedingt erforderlich. Dies ist z.Bsp. bei Währungssymbolen oder Prozentdarstellung erforderlich. Vorgehensweise: Die zu formatierende Zelle durch anklicken markieren. Dann in der Menüleiste auf Format und danach auf Zellen klicken. Im Dialogfenster (rechts) können nun alle Einstellungen gemacht werden. Unter dem Registerreiter „Zahlen“ können alle Darstellungsformate eines Inhaltes verändert werden. So wird z. Bsp. unter Währung die Auswahl eines Währungssymbols möglich (für das Euro Zeichen gibt es Tool, das die Darstellung in Excel 97 ermöglicht, wenden Sie sich deshalb an die Orga), oder unter Prozent die Darstellung mit einem Prozentzeichen. Neben diesen „Normalen“ Formaten gibt es unter Benutzerdefiniert die Möglichkeit, eigene Formate zu definieren. Achtung! Es muß wenigsten die „0“ als Platzhalter für jede ganze Zahl in die Bearbeitungszeile eingetragen werden. Sonst erfolgt nur die Anzeige des Formates, aber ohne Wert. Beispiele für Benutzerdefinierte Formate: Eingabe 33 33,08 123456 11 22.08.2001 Henrik Bauer Eingegebenes Format 0,00 "Verträge" 0,0 "DM" #.##0,00 "Euro" "Dies sind" 0 "Umschlagthaler" JJJJ-MM-TT Anzeige 33,00 "Verträge" 33,1 "DM" 123.456,00 "Euro" Dies sind 11Umschlagthaler 2001-08-22 - Seite 10 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Bei Datumsformaten kann die Formatierung durch folgende Platzhalter angegeben werden: J für Jahr; M für Monat und T für Tag, bzw. Dabei variiert die Darstellung nach der Anzahl der Platzhalter (s. rechts, Beispiel 01.08.01) T TT TTT TTTT M MM MMM MMMM J JJ JJJ 1 01 Mi Mittwoch 8 08 Aug August 01 01 2001 Unter dem Registerreiter Ausrichtung finden sich Einstellungsmöglichkeiten für die Position und Richtung der eingegebenen Daten innerhalb der Zelle. Wichtig sind die Punkte unter dem Begriff Texteigenschaften. Mit Zeilenumbruch wechselt der Cursor innerhalb einer Zelle in die nächste Zeile, sobald das Zellenende erreicht ist. An Zellgröße anpassen verringert gegebenenfalls den Abstand der Zeichen eines Textes. Mehrere Zellen können auch zu einer großen verbunden werden. Der Bezug dieser grossen Zelle ist dann der, der obersten linken Einzelzelle in diesem Verbund. Unter den Registerreitern Schrift, Rahmen und Muster findet man Formatierungsmöglichkeiten zu diesen Themen. Diese sind selbsterklärend. Der letzte Registerreiter dient dazu, die Zelle in den Blattschutz, sobald er aktiviert wurde, aufzunehmen. Dieser Punkt wird in der Aufbauschulung gesondert behandelt. Henrik Bauer - Seite 11 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Bezüge Jede Zelle innerhalb einer Excel Mappe hat eine eindeutige Adresse (Bezug). Dieser Bezug wird dazu verwendet, in Formeln auf diese Zelle zu verweisen und den Inhalt der Zelle für die Berechnung zu verwenden. Die Zelle selber weiß nicht, in welcher Formel ein Bezug auf sie gesetzt ist. Dabei wird zwischen relativen und absoluten Bezügen unterschieden. Relative Bezüge passen sich beim ziehen einer Formel automatisch an. D. h. wird eine Formel z. Bsp. eine Zeile tiefer gezogen, so wird der Inhalt (hier die Formel) und die Formatierung der Zelle in die nächste Zelle übertragen (kopiert). Die Bezüge innerhalb dieser Formel werden an die neue Zelle angepasst, d.h. in diesem Fall um eins erhöht. Das rechts ste- Zeilennummer wird verringert hende Bild verdeutlicht das au- Zelle tomatische Anpassen der Bezü- Spaltenbuchstabe wird erhöht Spaltenbuchstabe wird verringert ge. Die Pfeile geben dabei immer Zeilennummer wird erhöht die Richtung des Ziehens an. Absolute Bezüge bleiben konstant. Beim ziehen erfolgt keine Änderung. Erzeugt werden sie durch markieren des jeweiligen Bezuges in der Bearbeitungszeile (anklicken) und ein- oder mehrmaliges Drücken von F4 auf der Tastatur. Die Art des Bezuges ist dabei in der Bearbeitungszeile zu erkennen (Beispiel Bezug A1): Darstellung Beschreibung A1 Relativer Bezug. Spalte und Zeile werden angepaßt. $A$1 Absoluter Bezug. Spalte und Zeile bleiben konstant. A$1 Absoluter Bezug auf die Zeile, die Spalte wird angepaßt. $A1 Absoluter Bezug auf die Spalte, die Zeile wird angepaßt. Henrik Bauer - Seite 12 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Formeln eingeben Nur durch die Eingabe von Formeln kann Excel Berechnungen durchführen. Kennzeichen einer Formel ist das vorangestellte Gleichheitszeichen. In Formeln sollten keinerlei Zahlenwerte stehen, sondern nur die Bezüge auf Zellen, die die notwendigen Inhalte zur Berechnung haben. Dies hat den Vorteil, dass bei einer Änderung der Zahlenwerte nicht die Formel geändert werden muß. Die Bezüge sollten ausserdem nicht eingegeben, sondern durch anklicken in die Formel eingefügt werden. Lediglich die Operanden ( + - * / ) können von Hand eingegeben werden. Die Erstellung einer Formel wird mit Enter oder aa abgeschlossen. Nicht irgendwo hin klicken. Dies kann den letzten Bezug verändern. Vorgehensweise: Erläutert wird die Vorgehensweise am rechts dargestellten Beispiel. Zelle C3 markieren a=a drücken Zelle A3 markieren a+a drücken Zelle B3 markieren Enter oder aa drücken In der Zelle C3 erscheint das Ergebnis 28. Durch markieren der Zelle C3 erscheint in der Bearbeitungszeile die Formel =A3+B3. Für das Erstellen von Formeln gelten die allgemeinen Mathematischen Regeln: Punkt vor Strichrechnung Innere Klammer wird vor äußerer Klammer berechnet Die Formelergebnisse können selbstverständlich wieder die Basis anderer Formeln sein. Henrik Bauer - Seite 13 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Formeln ändern Eine vorhandene Formel kann nachträglich abgeändert werden. Dabei muss aber unbedingt darauf geachtet werden, was bei dieser Änderung angeklickt wird. Denn Zellen markieren während eine Formel erstellt oder geändert wird, fügt eventuell den Bezug auf diese Zelle in die Formel ein. Falls es zu einer Fehleingabe gekommen ist, einfach die Taste Esc drücken. Dies bricht die Eingabe ohne Änderungen ab. Ändern eines Bezuges Erläutert wird die Vorgehensweise am rechts dargestellten Beispiel. Zelle C3 markieren In die Bearbeitungszeile klicken Anmerkung: Alle Bezüge werden farbig dargestellt und mit den gleichen Farben im Tabellenblatt umrandet. Dies kann sehr gut zur Kontrolle genutzt werden. In der Bearbeitungszeile A3 markieren Zelle A5 markieren Enter oder aa drücken In der Zelle C3 erscheint das Ergebnis 21. Durch markieren der Zelle C3 erscheint, in der Bearbeitungszeile, die neue Formel =A5+B3. Henrik Bauer - Seite 14 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Anfügen eines Bezuges: Erläutert wird die Vorgehensweise am rechts dargestellten Beispiel. Zelle C3 markieren In die Bearbeitungszeile klicken Anmerkung: Alle Bezüge werden farbig dargestellt und mit den gleichen Farben im Tabellenblatt umrandet. Dies kann sehr gut zur Kontrolle genutzt werden. Den Cursor hinter B3 setzen a+a drücken Zelle A5 markieren Enter oder aa drücken In der Zelle C3 erscheint das Ergebnis 29. Durch markieren der Zelle C3 erscheint in der Bearbeitungszeile die neue Formel =A3+B3+A5. Beide gezeigten Möglichkeiten lassen sich auch kombinieren Henrik Bauer - Seite 15 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Fehlermeldungen Excel überprüft die eingegebene Formel immer auf syntaktische Fehler. Liegt einer vor wird dies als Textfenster mit einem eventuellen Lösungsvorschlag angezeigt. Dieser Lösungsvorschlag muß nicht immer korrekt sein, da Excel z. Bsp. nicht erkennen kann wo Klammern gesetzt sein sollen. Daher sollte die Formel beim auftreten eines Fehlers immer sorgfältig überprüft werden. Ein häufiger Fehler ist z. Bsp. auch der Zirkelbezug. Damit ist gemeint, dass, z. Bsp. in der Formel "A" ein Bezug auf die Formel "A" gesetzt wurde. Damit wird das Ergebnis der Formel zum Bestandteil des neuen Ergebnisses, das wiederum Bestandteil des nächsten Ergebnisses wird usw. usw.. Letztendlich kann es kein endgültiges Ergebnis geben. Fehler können auch durch Inhalte, Formate und Bezüge von Zellen entstehen. Diese Fehler erscheinen dann quasi als Formelergebnis. Die gängigsten sind: ##### Die Spalte ist nicht breit genug um das Ergebnis anzuzeigen. #WERT! Eine der Zellen auf die ein Bezug gesetzt wurde enthält einen Text. Für Excel ist Text bereits ein Leerzeichen oder ein Punkt. #DIV/0! Es wurde eine Division durch Null durchgeführt. #NAME? Ein Bezug in der Formel ist nicht korrekt angegeben. Die Adresse ist sozusagen nicht vorhanden. Dies ist zum Beispiel der Fall wenn nur die Spalte, aber nicht die Zeile eines Bezuges eingegeben wurde. Dies läßt sich am einfachsten vermeiden wenn alle Bezüge durch Anklicken eingegeben werden. Erklärungen über weitere Fehlermeldungen können über die Hilfe aufgerufen werden. Henrik Bauer - Seite 16 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Funktionen Funktionen sind vordefinierte „Formeln“, die selbsttätig Berechnungen unter Verwendung bestimmter Werte (Argumente) durchführen. Dabei ist es notwendig, die Werte entsprechend den Anforderungen der Funktion (Syntax) einzugeben. Mehrere Funktionen können nebeneinander in einer Formel stehen, es ist aber auch möglich, dass Ergebnis einer Funktion direkt als Wert für eine Andere zu verwenden (Funktionen ineinander schachteln). Funktionsfeld Vorgehensweise: Erläutert wird die Vorgehensweise an der Funktion Summe, mit dem rechts dargestellten Beispiel: Zelle B13 markieren a=a drücken rechts neben dem Funktionsfeld auf ▼ klicken und die gewünschte Funktion in der Liste anklicken Im folgenden Fenster (unten) wird der Bereich, für den die Funktion gelten soll, eingegeben (hier unter Zahl 1). Dazu auf den Icon Dialog reduzieren klicken. Danach den Wertebereich durch markieren angeben. Danach wieder auf Dialog reduzieren klicken. Falls ein weiterer Wertebereich angegeben werden soll den Cursor in die Zeile Zahl 2 setzen und den oben beschriebenen Ablauf wiederholen. Insgesamt sind 30 Wertebereiche möglich. Dialog reduzieren Die Eingabe der Funktion durch klicken auf Ende oder drücken von Enter oder aa beenden. Henrik Bauer - Seite 17 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Anmerkung: Im Funktionsfeld werden die letzten benutzten Funktionen angezeigt. Falls die gewünschte nicht dabei ist auf Weitere Funktionen... klicken und im folgenden Dialogfenster die Funktion auswählen. Die Bedeutung der einzelnen Funktionen wird durch markieren angezeigt. Weitere Erläuterungen sind in der Excel Hilfe unter dem Stichwort Funktionen, Übersicht zu finden. Sollen mehrere Funktionen hintereinander gesetzt werden wie unter Formeln eingeben, Anfügen eines Bezuges beschrieben vorgehen. Fixieren Bei längeren Tabellen kann es passieren, das beim Ändern des sichtbaren Bildausschnittes die Überschriften aus dem sichtbaren Bereich verschwinden. Dies kann gerade bei sehr vielen, eventuell auch nicht durch das Format zu unterscheidenden Spalten oder Zeilen, sehr störend sein. Vermeiden kann man dies indem man die zur Identifizierung von Daten notwendigen Spalten oder Zeilen fixiert. Dabei werden alle Zeilen bzw. Spalten die oberhalb bzw. links von der markierten Zelle stehen fixiert. Vorgehensweise: Erläutert wird die Vorgehensweise am rechts dargestellten Beispiel: Zelle B2 markieren. In der Menüzeile auf Fenster und dann auf Fixieren klicken. Durch die oben beschriebene Vorgehensweise sind die Spalte A und die Zeile 1 fixiert worden. Wird der Bildausschnitt nun nach unten bewegt bleibt die Zeile 1 weiterhin sichtbar. Entsprechendes gilt wenn der Bildausschnitt nach rechts bewegt wird für die Spalte A. Soll die Fixierung aufgehoben werden genügt es, ohne spezielle Markierung, in der Menüzeile auf Fenster, Fixierung aufheben zu klicken. Henrik Bauer - Seite 18 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Diagramme Mit Hilfe von Diagrammen ist es möglich große Datenmengen einfach zu Visualisieren. Excel stellt dabei ein Vielzahl von unterschiedlichen Diagrammtypen zur Verfügung, die den meisten Ansprüchen genügen. Für das Arbeiten mit Diagrammen (wie auch überhaupt für die EDV) ist es notwendig durch entsprechendes Markieren bereits im Vorwege die notwendigen Eingaben zu machen. Vorgehensweise: Erläutert wird die Vorgehensweise am Beispiel eines Liniendiagrammes: Den Datenbereich, d.h. alle Zellen die die erforderlichen Daten und Bezeichnungen enthalten, markieren. In der Menüzeile auf Einfügen und dann auf Diagramm... klicken. Im folgenden Dialogfenster (rechts) den gewünschten Diagrammtyp auswählen. Um zu kontrollieren, ob die markierten Zellen für den gewünschten Diagrammtyp passen auf Schaltfäche gedrückt halten für Beispiel klicken und festhalten. Wenn die Auswahl stimmt auf Weiter klicken. Henrik Bauer - Seite 19 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Dialog reduzieren Im folgenden Dialogfenster (rechts) kann gegebenenfalls der Datenbereich geändert werden. Dazu auf den Icon Dialog reduzieren klicken und in der Tabelle den gewünschten Datenbereich markieren. Danach wieder auf Dialog reduzieren klicken. Unter dem Registerreiter Reihe können gegebenenfalls einzelne, unzusammenhängende Datenreihen markiert werden. Wenn die Bereiche stimmen auf Weiter klicken Im folgenden Dialogfenster (unten) kann man zusätzliche Angaben wie einen Diagrammtitel oder Beschriftungen der X- und Y-Achsen angeben. unter dem Registerreiter Legende festgelegt werden, ob und wo eine Legende eingefügt werden soll. unter dem Registerreiter Datenbeschriftungen festgelegt werden, ob die einzelnen Werte angezeigt werden sollen. Die Angaben unter den Registern Achsen und Gitternetzlinien sollten nur verändert werden, wenn es absolut notwendig ist. Legende Wenn die gewünschten Angaben gemacht sind auf Weiter klicken. Henrik Bauer - Seite 20 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Im folgenden Dialogfenster (unten) kann nun noch festgelegt werden, ob das Diagramm auf dem gleichen Tabellenblatt wie die Ausgangsdaten eingefügt werden soll. Dies bietet sich an, wenn das Diagramm nur zur Veranschaulichung der Daten auf dem Tabellenblatt genutzt werden soll, aber kein Ausdruck geplant ist. oder ob das Diagramm ein eigenes Tabellenblatt sein soll. Dies sollte immer verwendet werden, wenn das Diagramm ausgedruckt oder in ein Word Dokument eingefügt werden soll. Wenn die gewünschten Angaben gemacht sind auf Ende klicken. Bei diesem Beispiel sieht das Ergebnis so aus: 1.600,00 DM 1.400,00 DM 1.200,00 DM 1.000,00 DM 800,00 DM 600,00 DM 400,00 DM 200,00 DM - DM Filiale West Filiale Süd Filiale Ost 1. 01 29 .0 1. 01 22 .0 1. 01 15 .0 1. 01 Filiale Nord 08 .0 01 .0 1. 01 Umsatz Sparkasse Datum Jedes Diagrammelement (Beschriftungen, Legende, Achsen usw.) kann für sich nachträglich formatiert werden. Dies geschieht am einfachsten in dem man durch Rechtsklicken auf das Element das passende Kontextmenü aufruft. Henrik Bauer - Seite 21 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Seite einrichten Das Einrichten einer Seite geschieht in der Regel nur, wenn die Standardeinstellungen nicht den individuellen Anforderungen genügen. Werden die geänderten Einstellungen öfter genutzt, empfiehlt sich die Erstellung einer Vorlage. Es ist ausserdem nur notwendig, wenn das Tabellenblatt ausgedruckt werden soll. Vorgehensweise: In der Menüleiste auf Registerreiter Datei und dann Seite einrichten klicken. Im Dialogfenster (rechts) können nun unter dem Registerreiter Papierformat die Ausrichtung und das Papierformat, festgelegt werden. Die angebotenen Papierformate richten sich nach dem installierten Drucker. In der Regel sollte aber immer Papier im Format A4 verwendet werden. Dies kann als Hoch- (Standard) oder Querformat bedruckt werden. Ein Ändern aller Formate ist jederzeit ohne Probleme möglich. Ein wesentlicher Punkt ist die Möglichkeit, den Ausdruck zu skalieren. Dadurch werden Ausdrucke in ihrer Größe so verändert, dass sie auf die angegebene Seitenzahl passen. Dies sollte aber in erster Linie nur benutzt werden, wenn der Ausdruck nur etwas zu groß ist, ansonsten wird die Lesbarkeit beeinträchtigt. Unter dem Registerreiter Seitenränder können die Ränder dieses Tabellenblattes eingestellt werden. Ausserdem kann die erstellte Tabelle auf dem Ausdruck horizontal und vertikal zentriert werde. Henrik Bauer - Seite 22 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Unter dem Registerreiter Kopfzeile / Fußzeile können die Kopf- und Fußzeile des benutzten Tabellenblattes definiert werden. Diese gelten dann ohne Ausnahme für alle ausgedruckten Seiten des Tabellenblattes. Vorgehensweise: Zu Erstellung einer Kopfzeile auf Benutzerdefinierte Kopfzeile ... klicken. Im erscheinenden Dialogfenster (unten) können die Inhalte der Kopfzeile eingegeben werden. Für jeden der drei Bereiche können max. 255 Zeichen eingegeben werden. Außerdem können Informationen wie Seitennummer und -anzahl, Dokumentname usw. automatisch aktualisierbar eingefügt werden. Dazu die gewünschte Position mit der linken Maustaste anklicken und den entsprechenden Icon anklicken. Die Eingaben anschliessend mit klicken auf OK beenden. Ausrichtung Links Ausrichtung Zentriert Ausrichtung Rechts Zeichenformatierung Seitenzahl Anzahl Seiten Datum Uhrzeit Dateiname Tabellenblattname Henrik Bauer - Seite 23 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Unter dem Registerreiter Tabelle können Einstellungen zur bearbeiteten Tabelle gemacht werden. Diese gelten dann ohne Ausnahme für alle ausgedruckten Seiten des Tabellenblattes. Wichtig sind dabei die Angaben zu Wiederholungszeilen- und spalten. Nur hiermit hat man die Möglichkeit bei längeren Datentabellen die Tabellenüberschriften auf jeder Seite wiederzugeben. Außerdem können Angaben gemacht werden, ob die Gitternetzlinien des Tabellenblattes oder die Excel eigenen Zeilen- und Spaltenköpfe (1, 2, 3 bzw. A; B; C usw.) mit ausgedruckt werden sollen. Dialog reduzieren Eingabezeile Vorgehensweise: Unter Wiederholungszeilen: auf den Icon Dialog reduzieren klicken. Das Dialogfenster wird auf die Eingabezeile verkleinert und das gerade bearbeitete Tabellenblatt erscheint. Hier die gewünschte Wiederholungszeile durch Klicken auf den Zeilenmarkierer angeben. Danach wieder auf den Icon klicken. Die Eingabe durch klicken auf OK beenden. Dies gilt selbstverständlich auch für Wiederholungsspalten. Anmerkung: Sollen mehr als eine Zeile wiederholt werden, so müssen diese in der Tabelle direkt nebeneinander stehen. Dies gilt entsprechend auch für Spalten. Henrik Bauer - Seite 24 - Stand: 14. Mai 2016 Excel 97 Grundlagenschulung Druckbereich festlegen Standardmäßig wird in Excel auf den Befehl Drucken hin das gesamte Tabellenblatt ausgedruckt. Falls dies nicht gewünscht ist, muss ein Druckbereich festgelegt werden. Dabei ist zu beachten, dass es nur einen Druckbereich geben kann. Vorgehensweise: Den gewünschten Druckbereich in der Tabelle markieren. Dann in der Menüzeile auf Datei, dann auf Druckbereich und dann auf Druckbereich festlegen klicken. Soll der Druckbereich geändert werden, einfach wie oben beschrieben vorgehen. Der vorherige Druckbereich wird dabei gelöscht Soll die Standardeinstellung (alles wird gedruckt) wiederhergestellt werden, in der Menüzeile auf Datei, Druckbereich und dann auf Druckbereich aufheben klicken. Henrik Bauer - Seite 25 - Stand: 14. Mai 2016
