3 Computer Supported Cooperative Work
Werbung
Institut für Angewandte Informatik und Formale Beschreibungsverfahren der Universität Karlsruhe und Institut für Hygiene und Arbeitsphysiologie der ETH Zürich Dr. P.-J. Haubner Dr. S. Guttormsen Schär Seminararbeit im Rahmen des Teleseminars „How do students organize their work?“ Wintersemester 2004 Autoren: Birgit Luft Ulrich Renger Robert Ulrich Homepage: Jonas Bollinger Christian Lüthi „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung .......................................................................................................................... 3 2 Teamwork .......................................................................................................................... 4 3 2.1 Einleitung .............................................................................................................................. 4 2.2 Definitionen .......................................................................................................................... 4 2.3 Anforderung ......................................................................................................................... 5 2.4 Grundlegende Merkmale der Zusammenarbeit ............................................................... 6 Computer Supported Cooperative Work ........................................................................... 7 3.1 Einleitung .............................................................................................................................. 7 3.2 Klassifikationen .................................................................................................................... 8 3.2.1 3.2.2 3.2.3 4 Systemvorstellungen ........................................................................................................ 15 4.1 Einleitung ............................................................................................................................ 15 4.2 Groupware .......................................................................................................................... 15 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.3 4.3.1 4.3.2 5 Workflow-Management-Systeme ................................................................................................... 9 Groupware-Systeme ...................................................................................................................... 12 Videokonferenz-Systeme .............................................................................................................. 13 BSCW ........................................................................................................................................... 15 Groove ........................................................................................................................................... 16 Teamspace ..................................................................................................................................... 16 phpGroupware ............................................................................................................................... 16 Grouwaregegenüberstellung .......................................................................................................... 17 Videokonferenzsysteme ..................................................................................................... 21 Einführung .................................................................................................................................... 21 Gerätevorstellung .......................................................................................................................... 24 Evaluation........................................................................................................................ 28 5.1 Fragebogen ......................................................................................................................... 28 5.2 Systemanforderungen ........................................................................................................ 31 5.3 Systembewertung ............................................................................................................... 32 5.4 Handlungsleitfaden ............................................................................................................ 34 6 Fazit ................................................................................................................................. 37 7 Quellen ............................................................................................................................. 38 Luft, Renger, Ulrich Seite 2 von 38 „How do students organize their work?“ 1 Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Einleitung Auf unserer Homepage möchten wir Studenten eine Anleitung zum verteilten Arbeiten bieten. Im ersten Teil der Seminararbeit wird auf den Begriff Gruppenarbeit eingegangen. Es wird erklärt, was eine Gruppe ist und welche Vorteile Gruppenarbeit bietet. Anschließend werden Vorraussetzungen sowie die wichtigsten Merkmale für eine effektive Zusammenarbeit genannt. Im zweiten Teil wird erläutert, wie verteilte Gruppenarbeit technisch unterstützt werden kann. Hierbei wird zunächst der Begriff Computer Supported Cooperative Work (CSCW) erklärt und CSCW-Applikationen nach der Raum-Zeit-Matrix sowie nach Unterstützungsfunktionen klassifiziert. Anschließend werden im dritten Teil verschiedene bestehende Groupware- und Videokonferenz-Systeme vorgestellt. Im letzten Teil stellen wir notwendige Systemanforderungen für CSCW-Appliaktionen dar. Als Basis hierfür dient zum einen die Auswertung eines von uns erstellten Fragebogens und zum andern die im ersten Teil der Seminararbeit gewonnenen Erkenntnisse über Gruppenarbeit. Abschließend überprüfen wir, in wie weit das uns zur Verfügung stehende CSCW-System (Teamspace, Polycom ViaVideo) diese Systemanforderungen erfüllt. Luft, Renger, Ulrich Seite 3 von 38 „How do students organize their work?“ 2 2.1 Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Teamwork Einleitung Im normalen Alltag der Universitäten sind Studenten einem Gruppenkontext ausgesetzt, in dem sie selbst Zielpunkt von Wissensvermittlung sind. Sie nehmen den inhaltlich-sachlich und oft auch sozial ‚weniger kompetenten’ Part ein. Das entsprechende typische Rollenverständnis ist das des ‚Lernenden’ das häufig mit einem, dem ‚Lehrenden’ ( Dozenten oder Professor ) gegenüber auftretenden Unterlegenheitsgefühl einhergeht. Diese herkömmliche Ungleichheit wird z.B. bei einer Teamarbeit unter Studenten nun plötzlich ins Gegenteil verkehrt. Die Wissensbasis der teilnehmenden Studenten ist nun als gleich anzusehen und jeder darf nun zeigen „was er / sie kann“. Deshalb bietet Gruppenarbeit gerade bei z.B. Seminararbeiten unter Studenten viele Vorteile: Komplexe Aufgabenstellungen können durch mehre Teilaufgaben ersetzt werden, die dann von Untergruppen (≥ 1 Person) bearbeitet werden. Durch diese Aufspaltung und Spezialisierung auf Teilgebiete können Leistungsvorteile erzielt werden. Zusätzlich werden den sozialen Bedürfnissen des Menschen Rechnung getragen. Der Mensch ist ein „Gruppentier“ auch im Kontext von Organisationen wie z.B. einer Universität. Hinzu kommen noch diverse Partizipationseffekte wie z.B. die Identifizierung mit der Gruppe („Wir – Gefühl“) sowie Zufriedenheit. 2.2 Definitionen Aus Goldmanns Lexikon: Als Gruppe bezeichnet man eine „unbestimmte Vielzahl von Menschen, die in direktem, persönlichen Kontakt stehen und gemeinsame Normen, verbindende Symbole oder sonst etwas Gemeinsames besitzen“.1 Von einer Gruppe spricht man, wenn zwei oder mehrere Personen interagieren und dabei eine gegenseitige Beeinflussung stattfindet. Eine Arbeitsgruppe ist eine Gruppe, die eine gemeinsame Aufgabe hat Ein Team ist eine Arbeitsgruppe, deren Mitglieder den Willen haben, ein gemeinsames Ziel zu erreichen.2 1 Goldmann Lexikon in 24 Bänden aus einer Grundlagen-CSCW-Vorlesung der Universität Zürich, die im Wintersemester 00/01 angeboten wurde (die genaue Internetadresse findet sich unter dem Kapitel Quellen) 2 Luft, Renger, Ulrich Seite 4 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Die graphische Darstellung sieht dann folgendermaßen aus: Ziel Aufgabe Gruppe Arbeitsgruppe Team In einer Arbeitsgruppe oder einem Team laufen mehrere Gruppenprozesse ab: Unter Kommunikation versteht man die Verständigung mehrerer Personen untereinander. Koordination bezeichnet jene Kommunikation, die der Abstimmung aufgabenbezogener Tätigkeiten dient, welche im Rahmen von Gruppenarbeit nötig ist. Kooperation bezeichnet jene Kommunikation, die der Koordination und der Festlegung gemeinsamer Ziele dient. Die physische Nähe der einzelnen Teammitglieder ist eine wichtige Vorraussetzung für effiziente Kooperation. In Anlehnung an obige Graphik lassen sich die Beziehungen der drei Begriffe untereinander folgendermaßen darstellen: Abstimmung Kommunikation 2.3 Ziele Koordination Kooperation Anforderung Anforderung und Vorrausetzung für das erfolgreiche Arbeiten in Gruppen ist das Schaffen eines förderlichen sozialen Klimas mit positiven Abhängigkeiten unter den Gruppenmitgliedern. Nur dann können sich sie Studenten gegenseitig bei der Arbeit unterstützen und gemeinsam zu Ergebnissen gelangen, also kooperativ miteinander lernen und arbeiten. Zu den wichtigsten Grundvorrausetzungen für das effektive Arbeiten im Team gehören: Vertrauen Kommunikation Selbstwertgefühl Bewusstsein Die Fähigkeit, kritisch zu denken Luft, Renger, Ulrich Seite 5 von 38 „How do students organize their work?“ 2.4 Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Führung Die Fähigkeit, Konflikte zu lösen Die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen Grundlegende Merkmale der Zusammenarbeit Effektives Arbeiten und Lernen in einer Gruppe kann nur stattfinden, wenn das gesamte Team begreift, wie wichtig Zusammenarbeit und unterstützende Interaktion ist. Dies kann nur dann erreicht werden, wenn die folgenden 5 grundlegenden Merkmale der Zusammenarbeit beachtet werden: Positive Abhängigkeit Die Studenten innerhalb einer Gruppe müssen erkennen, dass alle „in einem Boot schwimmen“, d.h. das sie nur erfolgreich sein können, wenn alle in der Gruppe sich gleichermaßen anstrengen und sie ihre Anstrengungen mit denen der anderen Gruppenmitglieder koordinieren müssen, um das gemeinsame Ziel zu erreichen. Individuelle Verantwortungsübernahme Die Einzelleistungen jedes Gruppenmitglieds müssen erkennbar sein. Direkte Interaktion mit dem Gegenüber ( face-to-face-interaction ) Die einzelnen Gruppenmitglieder befinden sich in solch unmittelbarer Nähe zueinander und reden so miteinander, dass dauerhafter Fortschritt gefördert wird. Soziale Fähigkeiten Das sind Fähigkeiten im Bereich des menschlichen Umgangs miteinander, die es Gruppen ermöglichen effektiv zu funktionieren. Fähigkeiten, die die Kommunikation, Vertrauen, Führungsqualitäten, Entscheidungsfreudigkeit und das Konfliktmanagement fördern. Evaluation / Prozessreflexion durch die Gruppe Die Gruppenmitglieder beurteilen ihre gemeinsame Anstrengung und streben Verbesserungen an. Luft, Renger, Ulrich Seite 6 von 38 „How do students organize their work?“ 3 3.1 Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Computer Supported Cooperative Work Einleitung Mit der Zunahme der Globalisierung der Märkte, der Vernetzung von einzelnen Arbeitsplätzen, der Entstehung virtueller Räume und dem Bedeutungsverlust von Ort und Zeit, verändern sich die Herausforderungen an die Arbeitswelt im Moment stark. Immer stärker zeichnet sich eine Entwicklung hin zu mehr Teleworking (Telemedizin,...) und Telelearning (Virtuelle Schulen, Teleseminaren,...) ab. Bei diesen Formen von Gruppenarbeit, bei denen die Gruppenmitglieder sich an verschiedenen Orten oder in verschiedenen Zeitzonen befinden können, wird Computer Supported Cooperative Work (CSCW) eingesetzt. CSCW untersucht dabei wie Individuen in Arbeitsgruppen oder Teams zusammenarbeiten und wie sie durch die Informations- und Kommunikationstechnologie versorgt werden können. Die Schwierigkeit einer ganzheitlichen Betrachtung von CSCW liegt im interdisziplinären Ansatz. Um alle Gruppenaktivitäten betrachten und abbilden zu können, müssen die Ebenen Organisationslehre, Psychologie, Soziologie und Informatik angesprochen werden. Sie versuchen die am Anfang beschriebenen Anforderungen an Gruppenarbeit in Hinblick auf Kommunikation, Koordination und Kooperation mit den technischen Möglichkeiten zu verbinden und umzusetzen. Die verwendeten Werkzeuge, die zur Unterstützung der Kommunikation, Koordination und Kooperation von Mitarbeitern in interpersonellen Abläufen dienen, werden unter dem Begriff CSCW-Applikationen zusammengefasst. Diese Werkzeuge lassen sich einmal nach geographischer und zeitlicher Verteilung (RaumZeit-Matrix) und nach Unterstützungsfunktionen einteilen. Luft, Renger, Ulrich Seite 7 von 38 „How do students organize their work?“ 3.2 Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Klassifikationen Bei der Klassifikation nach der Raum-Zeit-Matrix werden die CSCW-Applikationen auf der Zeit-Achse nach asynchron oder synchron und auf der Raum-Achse nach benachbart oder entfernt eingeteilt. Face-to-face meetings finden zur selben Zeit (synchron) am selben Ort (benachbart) statt. Asynchronous logins finden zwar am selben Ort, aber zu verschiedenen Zeiten statt. Die Interaktion zur selben Zeit, aber an verschiedenen Orten wird distributed synchronous meetings genannt. Fully distributed Interaktionen finden an verschiedenen Zeiten und Orten statt. Zeit verteilte HypertextSysteme asynchron spez. Datenbanken Workflow ManagementWerkzeuge spez. Planungssysteme Bulletin BoardSysteme Gruppeneditoren Entscheidungsunterstützungssysteme synchron Videokonferenzsysteme benachbart entfernt Raum Abb. 1 Klassifizierung nach der Raum-Zeit-Matrix Bei der Klassifikation nach Unterstützungsfunktionen werden die CSCW-Applikationen nach den stattfindenden Gruppenprozessen unterteilt in: Koordination (WorkflowManagement-Systeme), Kooperation (Groupware-Systeme) und Kommunikation (Videokonferenz-Systeme). Das Ergebnis stellt eine Pyramide dar, welche zusätzlich die Bedeutung eines gemeinsamen Informationsraums verdeutlicht. Kommunikatiosunterstützung Videokonferenzsysteme gemeinsame Informationsräume E-Mail Kommunikation Bulletin BoardSysteme Workgroup Computing Workflow Management spez. Datenbanken Workflow ManagementWerkzeuge Koordinatiosunterstützung verteilte HypertextSysteme Planungssysteme Gruppeneditoren Entscheidungsunterstützungssysteme Kooperationunterstützung Abb. 2 Klassifizierung nach Unterstützungsfunktion Luft, Renger, Ulrich Seite 8 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Ausgehend von einem verlässlichen und hinreichenden Informationsfluss, benötigen die Kooperationsprozesse auch Koordinationsprozesse. Koordinationsprozesse wiederum erfordern entsprechende Kommunikation. Erst dann können diese Ebenen zusammen spielen, ineinander greifen und zu einer verstärkten Zusammenarbeit und Integration der Gruppenmitglieder führen. 3.2.1 Workflow-Management-Systeme Ein Workflow-Management-System ist ein System, auf welchem optimierte, gut strukturierte und sich wiederholende Prozesse bzw. Abläufe nach den im Workflow-Management vorgegebenen Regeln zur Teilautomatisierung, implementiert werden können. Vor allem Arbeitsabläufe, die einen hohen Strukturierungsgrad, eine geringe Komplexität und einen im Vorfeld bestimmbaren Informations- und Kommunikationsbedarf aufweisen, können leicht mit diesen Systemen unterstützt werden. Besitzen diese Abläufe zusätzlich eine hohe Wiederholungsfrequenz, so wird das Nutzenpotential in Form von Kosten- und Zeiteinsparungen dementsprechend vergrößert. Unter Workflow-Management-Systeme wird auch Software zur Erfüllung von Projektmanagementaufgaben verstanden. Die Abbildung von organisatorischen Elementen und die Zuordnung von Personen und Tasks zu den einzelnen Stationen sowie die Bereitstellung der notwendigen Informationen sind hierfür typische Workflow Prozesse. Bei CSCW-Applikationen ist somit darauf zu achten, dass die komplexe Verflechtung zwischen Einzel- und Gruppentätigkeiten auch entsprechend berücksichtigt werden können. In diesem Kontext besitzt die Ablaufsteuerung des Projekts eine große Bedeutung. Auch wenn für studentische Zwecke eine Projektmanagementsoftware nur in wenigen Fällen zu ihrer vollen Ausnutzung kommt, so wollen wir uns im Folgenden auf einen Einblick beschränken. Wegen der Unterschiedlichkeit der am Markt vertretenen Produkte, macht es keinen Sinn alle diese Systeme aneinander zu messen. Wir wollen deshalb die vier in der Fachliteratur am häufigsten erwähnten Applikationen vorstellen und miteinander tabellarisch vergleichen. Besonders anschaulich erschien es, den Marktführer MSProjekt mit fast 80% Marktanteil, die zwei weiteren planorientierten Produkte Acos Plus.1 und Project Scheduler, sowie die „Enterprise“-Lösung Artemis Views gegenüberzustellen. Luft, Renger, Ulrich Seite 9 von 38 „How do students organize their work?“ 3 Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Vergleich von vier Projektmanagementsoftwares Kriterium Acos Plus.1 Project Scheduler Artemis Views MS Project Hersteller ACOS Projektmanagement GmbH Moerserstraße 293 D-47475 KampLintfort GERMANY Sciforma Corporation (Scitor) 985 University Avenue, Suite 5 Los Gatos CA 95032 USA Artemis International Solutions Corporation 4041 MacArthur Blvd. Suite 260 Newport Beach CA 92660 USA www.aisc.com Microsoft Corporation One Microsoft Way Redmond WA 98052-6399 USA www.acos.com www.siforma.com 1981 8.4 über 2500 Nutzer (bei ca.1000 Kunden) 950,- 1979 8.5.0.1 über 480.00 Nutzer D, E WIN98/ME/2000, XP,NT Ja Ja D, E, F WIN98/ME/2000, XP,NT 8 MB (RAM) Ja Ja Client/Server Jeder Browser/ Standard SQL Kurzbeschreibung Erhältlich seit Version Anzahl der Installationen Preis in Euro Systemumgebung Dialogsprachen Betriebssystem Speicherbedarf Netzwerkfähigkeit Internetintegration Projektplanung Projektstrukturplanung www.microsoft.com 1998 3.1 ca. 450.000 Nutzer (bei ca.5000 Kunden) - 2002 Ca. 80 % aller PMSW Nutzer 1249,- Jeder Browser/ Standart SQL D, E, F, S, I WIN98/ME, HP-UX, Solaris Ja Ja, aber Java virtual machine erforderlich IE oder Netscape/ Oracle oder IIS D, E WIN98/ME/2000, XP,NT 105 MB Ja Ja, nur mit Internet Explorer (IE) Jeder Browser/ Standart SQL planorientiert, für mittlere und komplexere Projekte geeignet, Einzel- und Multiprojektplanung mit Fokus auf Ablauf- und Ressourcenplanung, verschiedene Projektansichten, Diagramme zur Meilenstein- und Kostenanalyse, VorgangsknotenNetz-Methode. planorientiert, für jede Projektgröße geeignet, Einzel- und Multiprojektplanung mit Fokus auf Ablauf- und Ressourcenplanung, Managementunterstützung durch verschiedene Ansichten und Pläne, „Kritische-Pfad“Planung und neue Planungsmethode „Critical Chain“, Berichtsgenerator. fast komplette Software für firmenweites Projektmanagement, bietet umfangreiche Team- und Managementfunktionen, für mittlere und komplexere Projekte geeignet, Module einzeln und vernetzt einsetzbar, Darstellung unterschiedlicher Sichtweisen möglich. planorientiert, für mittlere und komplexere Projekte geeignet, mit Fokus auf Ablauf- und Ressourcenplanung, Leistungsbewertung, Projektfortschritt, bietet umfangreiche Managementfunktion en, als EinzelplatzAnwendung, als auch in Verbindung mit dem Project Server bzw. Project Web Access verwendbar. max. 32.000 Vorgänge pro Projekt Ja Einzelprojekte und komfortable Planung Formatierung durch „Enterprise 1484,- 3 vgl. jeweilige Herstellerhomepage: www.acos.com, www.siforma.com, www.aisc.com, www.microsoft.com, www.managementsoftware.de, www.softguide.de und Ahlemann F.: Comparative Market Analysis of Project Management Systems, Studie der Universität von Osnabrück, Osnabrück 2003 Luft, Renger, Ulrich Seite 10 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Ablauf- und Netzwerkplanung Netzplan mit Vorgangsknotennetz Kritische PfadPlanung und „Critical Chain“-Methode Terminplanung Listen, Balkenpläne, Meilensteintrenddiagramme (MTA) Kapazitätsplanung kap. Anordnungsbeziehungen, termintreue Glättung, Optimierung ressourcenabhängig, zusätzliche Kosten nicht hinzufügbar Definition pro Projekt, Ressourcenund Anordnungsbeziehungen Zeitintervallbezogene Zuteilung/Verfolgung (ARTS) Kostenplanung Cash-Flow-Planung Projektverfolgung Terminkontrolle/ Terminsicherung Definition von Stunden-/Tages/Überstundensätzen von Multiprojekten Ja Balken- und Tabelleneditor, globales Aktualisieren Bildung zentraler Ressourcenpools, beliebige Anzahl pro Aktivität oder Projekt Definition von Kostensätzen und Zuordnung allgemeiner Projektkosten Zahlungseingangsund Zahlungsausgangspläne Earned ValueAnalyse Zeitraumbezogene Detailabbildung aller Kostenpläne, Budgets und Abschätzungen Vorschau, Timesheet (Terminliste), Kritischer Weg, Soll-Ist-Vergleich individuell definierbare Zeitachsen in Balkenplänen und Diagrammen oder Ergänzungsprodukt Kapazitätsabgleich für vorgegebene Zeiträume, manuell oder automatisch Zeitnahe Erfassung des auf laufende Tätigkeiten geleisteten Aufwandes Vollständiges Informationssystem realisiert durch eigenes Modul Kapazitätskontrolle Kapazitätstabellen, Arbeitszuteilungslisten, Soll-Ist-Verg. Budgetkontrolle/ Kostenentwicklung Listen/Tabellen, Kostenkurven und -trenddiagramme, Soll-Ist-Vergleich Kostenkurven, Histogramme, Kostensummenfunktionen, sechs verschiedene Kostenpläne Vergleichs- und Abweichungsanalyse, Kostenentwicklung, Analyse von unterschiedlichen Betrachtungsebenen Projektfortschritt Bearbeitungsstatus durch Earned-ValueMethode, Meilensteinauswertungen Fortschrittslinie, basierend auf Fertigungsgrad, 62 Standardberichte Vollständiges Informationssystem realisiert durch eigenes Modul Project Monitoring/ Überwachung Benutzergruppenspezifische Berichterstattung mit Schwerpunkt auf Ressourcen- und Ablaufplanung Ablaufsvergleich von Planungsalternativen Umfangreiche Berichtsgenerierung Kein festes internes Berichtswesen, aber durch Memofelder Aufbau möglich umfangreiche Berichtsgenerierung Ja, flexible Berichterstattung mit Schnittstellen zu OLAP, Excel u.a., realisiert durch eigenes Modul bis zu 100 parallelen Versionen auch bei Änderungen laufender Projekte umfassendes Berichtswesen realisiert durch eigenes Modul Szenarioanalysen/ Entscheidungsgrundlagen Projektdokumentation und Ergebnisverwaltung Luft, Renger, Ulrich Ablaufsvergleich von Planungsalternativen Gliederungscodes“ Gruppierte Aufgaben und Standardindikatoren in Netzwerkdiagrammansicht Balkenpläne, Meilensteinsetzung, geschätzte Dauern Datenbankbasierte Anlage von Ressourcenpools Satzbasierte Ressourcen-, Material- und Überstundenkosten, Kostenfälligkeitsmethode Durchführung einer Ertragswertanalyse Ständige Angabe von aktuell geschätzter Dauer, Rückmeldung der Anfangs- und Endtermine datenbankbasierter Ressourcenpool, Rückmeldungen über zeitlich zugeordnete Aufwendungen Ermittlung von Kostenrahmenüberschreitungen , Untergliederung in Kostenarten und anteilige Verrechnung möglich Visualisierung von Fertigungsgrad, automatische Integration in Balkenpläne Hilfe durch „Project Guide“, aktueller Feedback durch „Smarttags”, „To-Do“- Listen Alternative Projektverläufe durch „Was-wäre-wennSzenarien“ graphische Ad-hocAuswertungen über gesamtes Projektportfolio Seite 11 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich 3.2.2 Groupware-Systeme Groupware-Systeme stellen einen speziellen Typ von Software dar, der die Zusammenarbeit von mehreren Personen und die Verwaltung des Arbeitsmaterials unterstützt. Um eine effiziente Kooperation zu erreichen, muss neben einer effizienten Kommunikation bei den Funktionen dieser Systeme auf drei Hauptaspekte geachtet werden. Änderungen müssen jederzeit aktualisiert, mit geringem Aufwand realisiert und übersichtlich präsentiert werden können. Mögliche Funktionen eines Groupware-Systems sind: Gemeinsamen Benutzung von Informationen, Dokumenten, Daten: Gruppenarbeit verlangt nach der Vermeidung von unnötiger Redundanz bei Informationen, Dokumenten und Daten. Arbeiten mehrere Personen an einem Thema, müssen alle dieselben Informationen besitzen. Bsp.: Multimedia, Multi-User Hypertext Multi-User Datenbanken Gemeinsame Benutzung von Arbeitsplätzen (Desktop-Sharing): Komplexe Sachverhalte können oft mit Hilfe einer Skizze verdeutlicht werden. Bei verteilter Gruppenarbeit können die Funktionen Whiteboard oder Flipchart so verwendet werden, dass durch Freigabe der Benutzeroberfläche ein anderes Teammitglied auf den eigenen Computer und die Ressourcen zugreifen kann. Bsp.: Ordnerverwaltung Text- oder Zeichenprogramme Organisation und gemeinsames Verständnis über die Arbeitsprozesse Bevor mit der eigentlichen Aufgabenbearbeitung begonnen werden kann, muss die Teamarbeit definiert und organisiert werden. Nur wenn jedes Gruppenmitglied mit dem Organisationsaufbau, Prozessablauf und der Zielerreichung einverstanden ist, kann es seine individuelle Aufgabe in der gegebenen Zeit erfüllen. Bsp.: Workflow-Systems Agenda Co-authoring-Systems Entscheidungsfindung (Decision-Making): Je mehr Teilnehmer, desto mehr unterschiedliche Meinungen gibt es. Um jedoch trotzdem eine für alle Beteiligten akzeptable Entscheidung zu erringen, werden Methoden und Techniken benutzt die dies erleichtern. Bsp.: Systeme, welche bestehende Fakten und Meinungen darstellen Systeme, welche die eigene Argumentation unterstützen Kreativitäts- und Ideenfindungstechniken Luft, Renger, Ulrich Seite 12 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Koordination und Kontrolle über gemeinsam benutzte Objekte: Um immer die aktuellste Version bearbeiten zu können, müssen Funktionen bestehen, welche sicherstellen, dass Änderungen sofort wirksam und für jeden zugänglich gemacht werden. Bsp.: Benutzung von einheitlichen Editoren bei synchroner Bearbeitung Benutzung von Co-authoring-Systems bei asynchroner Bearbeitung Wie oben erwähnt lässt sich Groupware in asynchrone und synchrone Funktionen gliedern. Zur näheren Erklärung fügen wir zu diesem Punkt Beispiele dieser Unterteilung an. Asynchrone Groupware Email Newsgroup und Mailing Listen Hypertext Gruppenagenda Synchrone Groupware Whiteboards Chat Systeme Entscheidungs- und Sitzungsunterstützungssysteme 3.2.3 Videokonferenz-Systeme Videokonferenz-Systemen (VC) dienen der synchronen Kommunikation. Die Hauptaufgabe stellt die Unterstützung einer genau adressierbaren Menge an Kommunikationspartnern, die zur gleichen Zeit über große Entfernungen miteinander kommunizieren möchte, dar. Die Kommunikation fällt einem Teammitglied bedeutend leichter, wenn es dem Gegenüber faceto-face entgegentritt. Mimik und Körperhaltung, die noch viel genauer das Verhalten und die Reaktion des Gesprächpartners widerspiegeln, können benutzt werden. Missverständnisse oder komplexere Sachverhalte können schneller geklärt werden und das Gespräch gewinnt an „Leben“. Effiziente aufgabenbezogene und soziale Kommunikationsmöglichkeiten bilden die Basis für jede Form der Kooperation. CSCW-Applikationen müssen deswegen darauf abzielen, dem natürlichen Gespräch möglichst nahe kommende Kommunikationsunterstützungen anzubieten. Da bei CSCW-Applikationen eine Mensch-Maschine-Mensch-Interaktion besteht, muss verstärkt darauf geachtet werden, dass die Technik den Kommunikationsverlauf nicht maßgebend bestimmt. Die Vorteile, die sich Firmen und Organisationen von diesem Einsatz erwarten sind beispielsweise Reisezeiten und -kosteneinsparungen, die Möglichkeit des flexiblen Lernens nach Bedarf am Arbeitsplatz oder eine Plattform für das innerbetriebliche Wissensmanagement zu bilden. Hochschulen bereichern ihr Angebot um virtuelle Komponenten, um so z.B. auch die Studierenden zuhause zu erreichen oder ihnen die Möglichkeit zu geben die Arbeit effizienter zu gestalten. Luft, Renger, Ulrich Seite 13 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Ausgehend von der Betrachtung über allgemeine Gruppenarbeit in Kap 1, haben wir nun die computerunterstützte Gruppenarbeit anhand der gebräuchlichsten Prozessen und Systemen kennen gelernt. Im Folgenden werden wir speziell die computerunterstützte Gruppenarbeit unter Studierenden betrachten. Luft, Renger, Ulrich Seite 14 von 38 „How do students organize their work?“ 4 4.1 Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Systemvorstellungen Einleitung An dieser Stelle wollen wir einen kurzen Überblick über bestehende Groupware- und Videokonferenzsysteme bieten. Bei Groupware-Systemen gibt es auf dem Markt eine große Anzahl von Produkten, so dass eine vollständige Gegenüberstellung den Rahmen sprengen würde. Die von uns betrachteten Groupware-Systeme lassen sich in drei kommerzielle (Teamspace, BSCW und Groove) und eine nicht-kommerzielle (phpGroupware) Lösung einteilen. Mit Teamspace und BSCW haben wir uns zwei Systeme ausgesucht, die im Teleseminar verwendet werden bzw. verwendet wurden. Im Gegensatz zu dem üblichen Server/Client-Konzept stellt Groove aufgrund seines Peer-toPeer-Ansatzes ein neues Konzept dar. Die nicht-kommerzielle phpGroupware ist aufgrund des Open-Source-Ansatzes und der Möglichkeit der individuellen Erweiterung interessant. Der Videokonferenzmarkt hingegen beschränkt sich auf die vier Hersteller Sony, Polycom, Tandberg und VCON. Hier werden wir Systeme für Einzelplatzumgebungen und kleine bis mittlere Konferenzräume (bis zu zehn Personen) vorstellen. 4.2 Groupware 4.2.1 BSCW BSCW wurde 1994 als Forschungsprojekt von der GMD-Forschungszentrum Informationstechnik GmbH gestartet. Um verteilte Zusammenarbeit über das Web zu ermöglichen, sollte ein System entworfen werden, welches hierfür grundlegende Funktionen zur Unterstützung anbieten sollte. Das BSCW stellt heute ein Shared Workspace System für effiziente Kooperation über das Internet dar und zeichnet sich vor allem durch Werkzeuge zur Projekt- und Dokumentenverwaltung aus. Obwohl BSCW Version 1.0 zwar im Oktober 1995 auf den Markt kam und vor allem zu Testzwecken gebraucht wurde, errang die im Juni 1996 erschienene Version 2.0 den ersten Platz des Europäischen Software Innovationspreises (ESIP’96). Mit der Gründung der OrbitTeam Software GmbH durch GMD-Mitglieder und der kommerziellen Vermarktung im Juli 1998 wuchs das Benutzerinteresse an BSCW bis heute auf weltweit über hunderttausend Benutzer/Kunden an. Namhafte User dieser Software sind unter anderen die Deutsche Telekom, Boing, IBM, Volvo, Nokia, British Telecom und Hewlett Packard zu finden. Mit der aktuellen BSCW Version 4.2, die auf einer Client/Server-Architektur beruht, können Gruppenmitglieder über ihren Browser Objekte in Ordnern auf gemeinsame Arbeitsbereiche einstellen und verwalten. Damit arbeitet BSCW plattformübergreifend und unabhängig von speziellen Browsern und Web-Servern. Softwareinstallationen sind somit überflüssig; Gruppenmitglieder kooperieren über einen BSCW-Server. Nähere Informationen zu den einzelnen BSCW Funktionen und den technischen Spezifikationen sind der Grouwaregegenüberstellung zu entnehmen. Luft, Renger, Ulrich Seite 15 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich 4.2.2 Groove Groove ist eine Groupware, die sich insbesondere durch die Peer-to-Peer-Technologie auszeichnet und von der Firma Groove-Networks seit 1997 entwickelt wird. Ray Ozzie, der Vater von Lotus Notus, hat die Firma nach der Übernahme von Lotus durch IBM gegründet. Hinter Groove steht die Idee, dass Kommunikation im Netz nicht immer nur serverzentriert sein muss, d.h. bei Groove werden alle Daten auf den Client-Rechnern selbst vorgehalten und jeweils zwischen denjenigen Clients, die sich zu einer Gruppe zusammengeschlossen haben, synchronisiert. Somit ist nur noch ein Relay-Server für die Zwischenspeicherung und die Authentifizierung der User nötig, Offlinearbeit ist somit auch möglich. Dies bedeutet aber auch, dass eine Software installiert werden muss und man im Gegensatz zu anderen Webbasierten Groupwares an seinen Arbeitsplatz gebunden ist. Um die Datensicherheit zu gewährleisten, die ein Server/Client-System durch den zentralen Server bietet, werden alle gesendeten Daten, sowie auch die Daten, die auf den Festplatten der Nutzer vorliegen, verschlüsselt (192-Bit). Groove zeichnet sich neben den Standardfunktionen durch seinen Schwerpunkt auf der synchronen Zusammenarbeit durch CO-Editing und Co-Review von Office-Dokumenten aus, d.h. Dokumente können gemeinsam in Echtzeit bearbeitet werden. Groove ist derzeit nur für Windows verfügbar, dafür aber auch sehr gut in die Microsoft Office Anwendungen integrierbar. Kunden sind z.B. KPMG, HP, Intel, Siemens usw. Nähere Informationen zu den einzelnen Groove Funktionen und den technischen Spezifikationen sind aus der Grouwaregegenüberstellung zu entnehmen. 4.2.3 Teamspace Teamspace, eine Groupware-Lösung der 5 POINT AG, zielt auf die Optimierung der Arbeitsabläufe von geographisch oder zeitlich verteilten Teams. Durch seine Client/ServerArchitektur steht Teamspace als Portallösung plattformunabhängig dar. Teamspace, ohne zusätzliche Softwareinstallationen auskommend und von einem beliebigen Browser weltweit aufrufbar, bietet somit seinen Benutzern ein hohes Maß an Flexibilität. Die Möglichkeit virtuelle Teamumgebungen für einzelne Arbeitsgruppen anlegen und diese mit verschiedenen Funktionalitäten ausstatten zu können, haben Unternehmen wie beispielweise BMW oder Degussa überzeugt. Ein Referenzprojekt kann in der Einführung von Teamspace ins unternehmenseigene Intranet der BMW Group gesehen werden. Bei Teamspace wurde neben den Modulen zur Kommunikation, Kooperation und Koordination vor allem auf die intuitive Bedienbarkeit und die leichte Implementierung Wert gelegt. Teamspace wird vorwiegend als eine sinnvolle Ergänzung zu bewährten Kommunikationsmitteln von Arbeitsgruppen, wie z.B. Telefon- und Videokonferenzen oder E-Mails angesehen. Nähere Informationen zu den einzelnen Teamspace Funktionen und den technischen Spezifikationen sind der Grouwaregegenüberstellung zu entnehmen. 4.2.4 phpGroupware Nach drei kommerziellen Groupwarelösungen wollen wir an dieser Stelle auch noch ein kostenloses Open-Source-Projekt vorstellen, dass sich allein dadurch von den hier vorgestellten Groupwarelösungen stark unterscheidet. Luft, Renger, Ulrich Seite 16 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich phpGroupware bezeichnet sich selbst als Multi-User Groupware-Suite. Wie schon der Name vermuten lässt, ist phpGroupware in PHP geschrieben. Mit der integrierte API-Schnittstelle (API = Application Programming Interface) kann sich jeder User sein eigenes Modul erstellen. Das Projekt gehört zu den aktivsten Open-Source-Entwicklungen überhaupt. Laut einer Statistik ist phpGroupware das drittaktivste Projekt, das bei Sourceforge gehostet wird. phpGroupware ist ein sehr ehrgeiziges Projekt und seit kurzem ist es sogar Teil eines speziellen Förderprojekts in Niedersachsen. Aktuell umfasst phpGroupware 44 installierbare Applikationen und zeichnet sich vor allem durch die unbegrenzte Erweiterbarkeit in Form der API aus. phpGroupware ist sehr flexibel und individuell anpassbar da man sich aus dem reichhaltigen Angebot an Modulen genau die erforderliche Groupware zusammenstellen kann. Deshalb kann diese Groupware proprietären Lösungen das Wasser zu reichen. Funktionsumfang und Administrierbarkeit sind gut gelungen. Allerdings muss man betonen, dass die Anwendungen und die API-Schnittstelle sehr unterschiedliche Reife- und Fertigstellungsgrade haben, man benötigt daher einen versierten Administrator, der über Programmierkenntnissen in PHP verfügt. phpGroupware wird schon kommerziell von einigen Firmen und öffentlichen Anstalten wie z.B. dem Max-Planck-Institut in München und Stuttgart oder dem Hessische Landesamt für Umwelt und Geologie genutzt. Neben der normalen Unterstützung durch die Entwickler gibt es inzwischen auch kommerzielle Unterstützungsangebote z.B. durch die ProBusiness AG. Nähere Informationen zu den einzelnen phpGroupware Funktionen und den technischen Spezifikationen sind der Grouwaregegenüberstellung zu entnehmen. 4.2.5 Grouwaregegenüberstellung Kriterien BSCW Hersteller OrbiTeam GmbH www.orbiteam.de Mieten pro Benutzer: 25€ einmalig 12€ monatlich Universitäten: kostenlos Projekt- und Dokumentenmanagementsystem auf Client/Server-Basis, plattformunabhängig, nur WebBrowser nötig Preis Kurzbeschreibung Gruppenverwaltung Aktuelle Version: 4.2 Registrierung über Server Einfache Bildung von neuen Teams durch Anlegen eines neuen Arbeitsplatzes Einladen neuer Teammitglieder Unterteams möglich Luft, Renger, Ulrich Groove Groove Networks www.groove.net 69 $ pro Benutzer für die Standard Edition Kommunikations- und Groupwareplattform mit sicherer P2P-Technologie mit RelayServer (für Zwischenspeicherung und An- und Abwesenheitsanzeige), nur für Windows Aktuelle Version: 2.5 Registrierung über RelayServer Einfache Bildung von neuen Teams durch Anlegen eines „Shared Space“ Einladen neuer Teammitglieder Seite 17 von 38 „How do students organize their work?“ Kommunikation Kooperation Koordination Awareness Sicherheit Technische Daten Luft, Renger, Ulrich Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Diskussionsforen Chat / Instant Messaging nur über Zusatzmodul E-Mail Schnittstelle zu Konferenztools Gemeinsamer Arbeitsbereich in Form eines Ordners Dokumentenablage mit einheitlicher Struktur, Rechtemanagement und Versionsverwaltung sowie Sperrmechanismen Notizen können an Dokumente angehängt werden E-Mail-Versand mit Anhang Schnittstelle zu Konvertierungsdiensten Archivierungsfunktion für Dokumente Unterstützung von über 30 Dokumententypen Nur Onlinebearbeitung möglich Gruppenkalender mit Benachrichtigungsfunktion sowie eigener Kalender Projektordner mit Statusbalken Dokumentenanlage an Termine WAP-Zugriff möglich Benachrichtigung über Ereignisse per Mail oder über täglichen Bericht Ereignishistorie Ereignisfilter für Benachrichtigung Login über Passwort Einsatz vonX.509 Zertifikat möglich SSL Zugriffsrechtemodell für Ordner und Dokumente Client/Server Server: Windows NT und Unix Web-basierte AdministratorSchnittstelle Unterteams nicht möglich Voice- und Textchat allgegenwärtig Diskussionforen Brainstorming Integration von MS NetMeeting Dokumentenablage mit Rechtemanagement und Versionsverwaltung Application-Sharing Web-Links-Tool ermöglicht „Browse together“ Sketchpad Notepad Document Review (Verteilung zur Korrektur) File-Tool, dadurch teilen und gemeinsames bearbeiten von Dateien möglich Viewer für MS Office-Dateien Online und Offlinebearbeitung; mit dem Nachteil, kein Zugriff auf Offlineänderungen zu haben Project-Manager-Tool zur Verwaltung von Aufgaben und Verantwortlichen Meeting Wizard inkl. Agenda, Verwaltung von Protokollen und Outlookabgleich) Gruppenkalender To-Do-Listen Statusanzeige der aktiven User Eigenschaften des Users sichtbar sowie seine aktuelle Tätigkeiten im Shared Space Verschlüsselung bei Übertragung der Dokumente Login über Passphrase Verwendung aufwendiger Schlüssel P2P-Architektur (Daten des Shared Space werden auf jedem Client gespeichert) Seite 18 von 38 „How do students organize their work?“ Benutzerfreund lichkeit Fazit Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Einfache Dokumentenverwaltung Individualisierte Benutzeroberflächen Zugriff von jedem Rechner mit Internetanschluß möglich BSCW ermöglicht upload von mehreren Dokumenten gleichzeitig In wichtigsten Sprachen erhältlich Solide Dokumentenverwaltung Schwächen bei synchroner Zusammenarbeit und ApplikationSharing Eher sinnvoll für verteilte Teams, die aus mehreren Mitglieder pro Standort bestehen Integration bestehender MS Office-Anwendungen Statusanzeige und Chat immer sichtbar Sehr intuitive Benutzerführung Zusätzl. Plug-Ins möglich Nur in Englisch erhältlich Demo http://www.bscw.de/german/frames/d own_fr.html Schwerpunkt auf synchroner Zusammenarbeit und Kommunikation, da gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten möglich und Voice-Chat integriert ist Auch gut geeignet für Teams, die nur aus einem Mitglied pro Standort bestehen http://www.teamspace.de/active_ts _demoteam_ger.html Kriterien Teamspace phpGroupware Hersteller 5POINT AG www.teamspace.de Preis Kurzbeschreibung Gruppenverwaltung Kommunikation OpenSource Software www.phpgroupware.org www.phpgw.de 35€ pro Monat incl. 10 User kostenlos Collaborations Tool auf Server/Client Web-basierte Groupwareanwendung in php mit Basis modularem Aufbau und mit integrierter API zum Schreiben eigener Anwendungen Aktuelle Version: 2.7 Aktuelle Version: 0.9.14 Registrierung über Server Einrichtung von Benutzergruppen bietet viele Teamleiter besitzt Modul zur Einstellmöglichkeiten Verwaltung der Mitglieder Ausgewählte Mitarbeiter bekommen automatisch E-Mail mit Login-Daten User können nur Gäste einladen Keine Unterteams möglich Diskussionsforen E-Mail (Integration von bestehendem Mailserver) Chat mit Protokollfunktion Luft, Renger, Ulrich Seite 19 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich E-Mail ohne Anhang / Instant Messaging Diskussionsforen Pinnwand Keine Schnittstelle zu Konferenztools Dokumentenablage mit Rechtemanagement und Versionsverwaltung Ideensammlung mit Bewertungsfunktion Möglichkeit zum einfachen Review des Projekts Archivierungsfunktion Adressenverwaltung Aufgabenmanagement mit Statusbalken und Fälligkeitskontrolle Kalender mit Erinnerungsfunktion Zeiterfassung User wird über alle Ereignisse informiert per Mail oder regelmäßigem Bericht Ereignisfilter Anzeige der eingelogten User Login über Passwort SSL Technische Daten Client/Server-Basis Benutzerfreundlichkeit intuitive Benutzerführung Übersichtlich E-Mail Programm zusätzlich nötig zum Versenden von Anhängen Upload von mehreren Dateien gleichzeitig nicht möglich Zugriff von jedem Rechner mit Internetanschluß möglich In Deutsch und Englisch, User kann Sprache auswählen Kooperation Koordination Awareness Sicherheit Fazit Luft, Renger, Ulrich gute Dokumentenverwaltung Schwächen bei synchrone Chat (gesamte Gruppe oder ausgewählte Mitglieder) Diskussionsforen Umfragetool für Abstimmungen Trouble-Ticker-System (für aktuelle Infos) Notizmöglichkeit To-Do-List Bookmarkfundus Dateimanager Inventarverwaltung Buchen von Ressourcen Content Manager zur Publikation von OnlineInhalten Adressbuch Projektmanagement (mit Rechnungsverwaltung) Kalender Workflow-Planung durch TimeTrack-Modul Anzeige der eingelogten User Trouble-Ticker Login über Passwort Für Datensicherung aus phpGroupware heraus gesondertes Modul Client/Server-Basis Lauffähig unter Windows und Linux Relativ aufwendige Installation (Anleitung und kurze Beschreibung der API unter www.DavidJung.de/phpgroupware) Synchronisation mit PalmOS und Outlook Bedienung intuitiv Große Auswahl an Modulen, nur die benötigten installieren, sonst unübersichtlich In Deutsch und Englisch verfügbar Flexible und mächtige Groupware, beliebig Seite 20 von 38 „How do students organize their work?“ Demo 4.3 Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Zusammenarbeit Eher sinnvoll für verteilte Teams, die aus mehreren Mitglieder pro Standort bestehen http://www.groove.net/downloads/gro ove/ erweiterbar und anpassbar Unterschiedliche Reifegrade der Module Benötigt erfahrenen Programmierer oder „Bastler“ als Administrator http://de.demos.phpgroupware.org/ login.php Videokonferenzsysteme 4.3.1 Einführung Videokonferenzsysteme kann man grundsätzlich in folgende vier Klassen einteilen: •Desktop Systeme (DVC) PC + Audio/ Video Peripherie <1000 € • Set Top Systeme TV Gerät + Kamera/ Mikrofon 3 000 – 15 000 € • Rollabout Systeme A/V Equipment auf Rollen 10 000 – 50 000 € • Room Systeme fest installierte VC Studios 50 000 – 1 000 000 € Für studentische Anforderungen eignen sich aus organisatorischen Gründen, wie zum Beispiel geringe Mitgliederanzahl in den Gruppen, sowie flexibleren und kürzeren Treffen vor allem Desktop und Set Top Systeme. Daher wollen wir uns im Folgenden auf diese beiden Systeme beschränken. Grundproblem der Übertragung von Video Daten Das Grundproblem welches jedoch bei allen Videokonferenzsystemen besteht, liegt in der extremen Datenintensivität von Video Daten. So erzeugt z.B. eine CIF (352*288) Sequenz einen Datenstrom von ca. 36 Mbit/s (Bildrate 15 fps). Eine ISDN oder Modemverbindungsstrecke kann jedoch lediglich 20...128 Kbit/s erreichen. Eine Lösung diesem Problem zu begegnen stellen Datenkompressionsraten von 1:300...1:1500 oder höher dar.Die beiden gängigen Video Kompressions Konzepte, die jedoch auch immer noch verlustbehaftet sind, basieren auf der Einzelbildkompression durch Entfernen redundanter und visuell irrelevanter Anteile (Transformations Kodierung) oder auf der Verringerung der zeitlichen Redundanz (Prädiktions Kodierung: DPCM, Motion Compensation) Verbindungstechnik Um mit einem Videokonferenzsystem eine brauchbare audio-visuelle Realzeitkommunikation zu erreichen, dürfen Verzögerungen nicht länger als 300ms ausfallen. Luft, Renger, Ulrich Seite 21 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Hierbei unterscheidet man in der Verbindungstechnik zwei Arten: Telefonnetze garantieren zwar eine Bandbreite, sind jedoch sehr teuer. digital ISDN, n*64kbit/s, ATM oder analog 2 Punkt oder Mehrpunktsysteme (mit MCU) nur Audio und Video Internet zeichnen sich durch stark schwankende Bandbreite aus. Computerbasiert HW oder SW Systeme 2 Punkt oder Mehrpunktsysteme Application-Sharing (PC Anwendungen) Videoformate Formate Zeilen Spalten fps [Hz] QCIF CIF CCIR601 (TV) 176 352 720 144 288 576 5-15 10-30 25 Grösse [kB] 38 152 829 Bit Raten [Mb/s] 1- 4 10 - 36 166 Bandbreiten Übertragungsart GSM Modem ISDN UMTS (G3) Ethernet Fast Ethernet Bandbreite 4 - 9.6 kb/s 14.4 - 56 kb/s 64 - 128 kb/s bis 2 Mb/s (var) bis 10 Mb/s (var) bis 100 Mb/s (var) Die wichtigsten Video Parameter sind in benötigte Bandbreite, Bild-/Tonqualität und Bildfolge Frequenz zu suchen. Die benötigte Bandbreite, welche die zur Verfügung gestellte Datenmenge pro Zeit angibt, wird einerseits durch die Leitungskapazitäten (Speicherplatz) begrenzt und anderseits durch die höhere Kompression verringert. Die Bild-/Tonqualität wird verringert durch höhere Kompression, welche Unschärfe und Störungen zur Folge haben können. Die Bildfolge Frequenz (Fps) wird durch die Rechengeschwindigkeit begrenzt. Desktop Video Conferencing (DVC) Diese Systeme sind für Einzelplatzumgebungen vorgesehen und bestehen aus einer Kamera, meist mit Microprozessor, der den PC bei der rechenintensiven Kompression der Audio/Video-Daten entlastet. Die Datenübertragung findet über LAN statt, nur wenige Geräte sind ISDN-fähig. Luft, Renger, Ulrich Seite 22 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Die Kamera wird entweder über USB oder durch Einsetzen einer PCI-Karte mit dem PC verbunden und meist auf dem Bildschirm montiert. Zusätzlich benötigt man noch Mikrofon und Lautsprecher, entweder in Form eines Headsets oder als Einzelkomponenten. Durch die systembedingte Kopplung an den PC haben DVC-Systeme den Vorteil einer einfachen softwareseitigen Realisation von Application-Sharing, Chatboard etc. Vorteile billig (PC Technik) leicht bedienbar PC Funktionalität (ApplicationSharing, Whiteboard usw.) flexibel Nachteile Zuverlässigkeit abhängig vom Betriebssystem (MS,Linux..) Audio/Video-Qualität stark abhängig von verfügbaren Bandbreiten Die Gütekriterien für ein DVC-System sind: CPU Last der Konferenzmaschinerie (Softwareware Codec oder Hardware Unterstützung) Video & Audio Qualität Verzögerung Zuverlässigkeit Netzwerk Voraussetzungen (mögliche Netzauslastung) Set Top System Mit diesen Systemen sind Videokonferenzen mit bis zu 10 Personen möglich, sie sind also für kleine bis mittlere Konferenzräume geeignet. Im Gegensatz zu DVC steuert das Set Top System die Videokonferenz, ein PC ist somit nur für Präsentationen und Application Sharing nötig. Die Installation erfolgt einfach durch den Anschluss des Geräts über ein Cinch-Kabel an einen oder für Dualmode an zwei konventionelle Fernseher, wahlweise auch ein Fernseher in Kombination mit einem Beamer, Mikrofon und Kamera sind meist integriert. Das Gerät wird entweder auf dem Konferenztisch oder auf dem Fernseher postiert. Vorteile: sehr zuverlässig leichte Bedienbarkeit hohe Bild- und Tonqualität umfangreiche Funktionen ermöglichen guten Ablauf der Konferenz per ISDN-Kanalbündelung hohe garantierte Übertragungsrate Nachteile: sehr teuer eingeschränkt mobil Luft, Renger, Ulrich Seite 23 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich 4.3.2 Gerätevorstellung Polycom ViaVideo Desktop System für die etwas professionellere Nutzung der Videokommunikation in Konferenzraumqualität vom PC aus. reine IP-Lösung mit bis zu 384 kbps neuer USB-basierter Standard, welcher die Kommunikation direkt vom PC aus ermöglicht gute Klangqualität durch Voll-Duplex-Audiotechnologie für gleichzeitiges Sprechen ohne Stimmabrüche gute Bildqualität durch integrierte Kamera und Multimedia-Prozessor, welche den PC entlasten und Vollbild-Videokommunikation liefern Benutzerfreundlichkeit durch einfache Installation und Konfiguration Preis ca. 500 € Polycom ViewStation SP erschwingliches Set Top System für den Einstieg in die Videokommunikation für kleine Räume und Büros dar ISDN- und LAN-fähig Übertragungsraten: ISDN bis zu 256 kbps, LAN bis zu 768kbps gutes Preis-/Leistungsverhältnis mit qualitativ hochwertige Video- und Klangqualität integrierte Web-Fähigkeiten ermöglichen entferntes Systemmanagement, Diagnostikfunktionen und einfache Software-Aktualisierungen Stimmverfolgungskamera und Voreinstellungsfunktionen ermöglichen authentische Videokonferenzen Benutzerfreundlichkeit durch einfache Installation und Konfiguration Kompatibilität mit anderen Videokonferenzsystemen dank Einhaltung industrieweit geltenden Standards Preis ca. 3 800 – 5800 € Luft, Renger, Ulrich Seite 24 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Sony Contact 1600 hochwertiges Set Top Videokonferenzsystem ISDN- und LAN-fähig hohe Übertragungsraten: ISDN bis zu 384 kbps, LAN 1024kbps Memory-Stick-Unterstützung, um Präsentationen, Bilder etc. zu zeigen bzw. abzuspeichern Konferenz mit max. 4 Standorten (Multipointkonferenz) Dualmonitorbetrieb Telefonteilnehmer kann zusätzlich in Konferenz eingebunden werden E-Mail-Benachrichtigung an Teilnehmer wird durch neue Sony PCS-1 (sehr leistungsfähig) dieses Quartal ersetzt Preis ca. 3 500 - 7000 € Tandberg 550 hochwertiges Set-Top-Videokonferenzsystem ISDN- und LAN-fähig hohe Übertragungsraten: ISDN bis zu 384 kbps, LAN 768 kbps Zugriff auf Dateien durch die PC-Präsentationsfunktion über LAN-Verbindung Steckplatz für Wireless LAN-Karte leicht transportierbar Schutz vor Netzwerkunterbrechungen durch automatisches Downspeeding Preis ca. 7 800 – 9 300 € Luft, Renger, Ulrich Seite 25 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Tandberg 880 hochwertiges Set-Top-Videokonferenzsystem ISDN- und LAN-fähig hohe Übertragungsraten: ISDN bis zu 384 kbps, LAN 768 kbps Steckplatz für Wireless LAN-Karte Zugriff auf Dateien durch die PC-Präsentationsfunktion über LAN-Verbindung oder PC-Plugin-Verbindung Präsentationsanzeige und Moderator auf getrennten Monitoren möglich Konferenz mit max. 4 Standorten (Multipointkonferenz) Telefonteilnehmer kann zusätzlich in Konferenz eingebunden werden leicht transportierbar Schutz vor Netzwerkunterbrechungen durch automatisches Downspeeding Preis ca. 7 700 – 14 800 € VCON Escort und Cruiser hochwertige Desktop System Escort reine IP-Lösung vor allem für den netzwerkinternen Gebrauch Cruiser ISDN- und LAN-fähig Übertragungsrate: ISDN bis zu 384 kbps, LAN bis 1,5 mbps minimaler Installationsaufwand durch PCI-Kits besonders geeignet als sichere Komplettlösung bei Bedarf auch für die Kommunikation über ISDN benutzbar Preis ca. 850 € VCON Vigo kompaktes und tragbares Desktop-System nur LAN-fähig mit bis zu 1,5 mbps gute Klangqualität durch Vollduplex-Echokompensation einfache Installation und Konfiguration durch USB-Interface benutzerfreundliche Benutzeroberfläche durch One-Touch-Vigo-Knopf Preis ca. 500 € Luft, Renger, Ulrich Seite 26 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich VCON Falcon robustes und bedienungsfreundliches Set-Top-System ISDN- und LAN-fähig Übertragungsraten: ISDN bis zu 384kbps, LAN bis zu 768kbps gut für den Allround-Einsatz geeignet benutzerfreundlich durch intuitive Bildschirm-Benutzeroberfläche und Fernbedienung einfache Installation und Konfiguration Data-Collaboration mit einfacher Anbindung an einen Desktop- oder Laptop-PC Preis ca. 3 800 – 4 800 € Nähere Informationen zu den einzelnen Geräten sind auf der Homepage der jeweiligen Hersteller zu finden. Luft, Renger, Ulrich Seite 27 von 38 „How do students organize their work?“ 5 5.1 Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Evaluation Fragebogen Allgemein Pro Semester nahmen an dem Teleseminar insgesamt circa 20 Teilnehmer aus Karlsruhe, Frankfurt und Zürich teil. Die Gruppeneinteilung fand im Rahmen eines Kick-off-Meetings, bei dem sich die Teilnehmer kennen lernen konnten, zu Beginn des Semesters statt. Dabei wurde darauf geachtet, dass sich die einzelnen Gruppen aus Teilnehmern der drei Städte zusammengesetzt haben. Zur Bearbeitung der Aufgabe standen den Studenten das Groupware-System Teamspace sowie das Videokonferenz-System Polycom-ViaVideo zur Verfügung. (Eine genaue Beschreibung der beiden Systeme ist unter dem Stichwort Systemvorstellung zu finden) Einleitung Der Fragebogen war in die Unterpunkte Kommunikation, Organisation, Koordination, Kontrolle / Führung, Kooperation und Technologie gegliedert. Aus den Antworten der Befragten und mit Hilfe der allgemeinen Einleitung zum Thema Gruppenarbeit werden dann die Systemanforderungen für CSCW abgeleitet. Es konnten insgesamt 26 (5 weibliche, 21 männliche Teilnehmer; gute Computerkenntnisse) repräsentative Stichproben ausgewertet werden. Kommunikation und Organisation Die Teamgröße lag im Durchschnitt bei sechs Personen. Fast alle der Befragten (75%) gaben an, ihre Gruppe nochmals in Untergruppen zu zwei bis drei Personen eingeteilt zu haben. Das lag teilweise an der Komplexität der Aufgabenstellung und an den geforderten Fähigkeiten (Programmierkenntnisse, Fachwissen in verschiedenen Bereichen etc.), aber sicherlich auch an der Tatsache, dass eine gemeinsame Aufgabenbearbeitung mit mehr als drei Personen nicht mehr effektiv durchzuführen ist. Auffallend war, dass diese Einteilung bei der Hälfte der Befragten auch über die Landesgrenzen hinweg stattgefunden hat und dass die Aufgaben stets nach Fähigkeiten bzw. Interessen verteilt wurden. Wie im Verlauf der Auswertung noch zu sehen sein wird eignen sich für diese Art des Verteilten Arbeitens Videokonferenzsysteme (VC-Systeme) besonders gut. 85% waren im Nachhinein mit ihrer Einteilung gut bzw. eher gut zufrieden, keiner der Befragten war unzufrieden. Koordination Die Terminvereinbarungen wurden von den einzelnen Gruppenmitgliedern überwiegend eingehalten. In der Regel wurde ein fester Tag in der Woche als Termin festgelegt, was auch den allgemeinen Empfehlungen zur Gruppenarbeit (siehe z.B. methodischer Leitfaden zur Gruppenarbeit bei Teamspace) entspricht. Luft, Renger, Ulrich Seite 28 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich 60% der Befragten legten die Termine für das nächste Treffen während einer Videokonferenz fest, jeweils 20% benutzten hierfür E-Mail oder Teamspace. Alle Teilnehmer gaben an, in ihren Gruppen Milestones festgelegt zu haben, 85% in Teamspace, die restlichen per E-Mails. Die entsprechenden Projektmanagementfunktionen, wie z.B. automatisches Erinnern und Verwalten von Terminen, sollten deshalb in einer Groupware integriert sein. Kontrolle / Führung Bei diesem Unterpunkt fiel besonders auf, dass fast kein Team einen Teamleiter ernannte (85%). Studenten sehen hierfür anscheinend keine Notwendigkeit, da sich alle gleichberechtigt fühlen und den gleichen ‚Erfahrungshorizont’ besitzen. Die Hälfte der Seminarteilnehmer wurden wöchentlich über die Fortschritte des Projekts informiert, 20% haben sich häufiger als einmal pro Woche, der Rest hat sich seltener über den Projektfortschritt informiert. 75% der Befragten informierten sich wöchentlich per Videokonferenz über den Projektstatus. Im Nachhinein waren 65% dieser User mit ihrer Wahl zufrieden. Teamspace und weitere Kommunikationsmittel wurden seltener verwendet und im Nachhinein auch schlechter bewertet. Demnach wäre die Integration des Videokonferenzsystems in die Groupware wünschenswert. Durch diese Kombination wird ein besseres „Handling“ erreicht. Außerdem wäre eine automatische Benachrichtigungsfunktion in der Groupware, die Dateiupdates, Terminerinnerungen, wöchentliche Statusberichte, etc. per Mail an auswählbare Teilnehmer versendet eine Lösung. Kooperation Bei der Frage wie Dokumente in der Regel erstellt wurden ergab sich folgende Rangordnung: Häufig: Dokumente werden in Zuständigkeitsbereiche aufgeteilt, von verschiedenen Autoren bearbeitet, mit den anderen Teammitgliedern abgestimmt und am Ende zusammengefügt oft: Dokumente werden von einem einzelnen Autor erstellt, andere Teilnehmer übernehmen nur eine beratende Funktion manchmal: Dokumente werden von verschiedenen Autoren mit einer bestimmten Reihenfolge bearbeitet selten: Dokumente werden synchron von allen Teammitgliedern bearbeitet Die Notwendigkeit eines zentralen Dokumentenspeichers mit Verwaltungsfunktion in einer Groupware zeichnete sich deutlich ab. Zusätzlich sollte eine Document Review Funktion (wie z.B. in phpGroupware: Abstimmungsfunktion und Textmarker) integriert werden. Die Schwerpunkte bei einem Face-to-face Meeting lagen in der Koordination und Aufgabenbearbeitung (50% der Befragten), die restlichen Teams führten jeweils zu 25% entweder Koordination oder Aufgabenbearbeitung durch. Bei einer Videokonferenz hingegen lagen die Schwerpunkte der Teams vor allem auf Koordination (65%), der Rest führte sowohl Koordination als auch Aufgabenbearbeitung durch. Dieses Ergebnis könnte zum einem auf technische Schwierigkeiten zurückgeführt werden. Diese Schwierigkeiten wurden besonders beim Applikation Sharing sichtbar; hier mussten besonders viele Daten übertragen werden, die das System überforderten (was z.B. zu einer Verkleinerung des Bildformats führte). Luft, Renger, Ulrich Seite 29 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Zum anderen besteht während einer VC zwischen den Teilnehmern ein besserer Meinungsaustausch als bei anderen Kommunikationsmedien. Somit können Entscheidungen einfacher getroffen werden. Der nicht aufgabenrelevante (soziale) Austausch lag bei den Face-to-face -Treffen um 15% höher als bei den Videokonferenzen. Dies liegt an der räumlichen Trennung der Teilnehmer, die auch durch die heutigen VC-Systeme nicht überwunden werden kann (Übertragungsschwierigkeiten, Bild- und Tonqualität etc.) und zum anderen an der gebotenen Disziplin (Gesprächpartner ausreden lassen,…). Der soziale Austausch auch außerhalb der Aufgabenbearbeitung war den Seminarteilnehmern wichtig; fast alle Studenten trafen sich regelmäßig in ihrer Freizeit mit den anderen Teammitgliedern. Der soziale Austausch zwischen den verschiedenen teilnehmenden Städten kam aufgrund der Distanz eher selten zustande. Kommunikation, Kooperation und Technologie Bei näherer Betrachtung der Videokonferenzen konnten wir feststellen, dass sich die einzelnen Teams in der Regel wöchentlich trafen. Die Hälfte der Konferenzteilnehmer war mit den VC zufrieden, 15% sehr zufrieden. Die einzelnen VC-Treffen dauerten bei 70% der Befragten 30-60 Minuten, die restlichen 30% dauerten länger als eine Stunde. Durch die relativ kurze VC-Dauer, kann angenommen werden, dass es den Teams vor allem um Koordinierungsaufgaben (Aufgabenverteilung, Statusberichte, Vereinbarung von Treffen,…) ging. Dies zeigte sich auch in der hohen Anwesenheitsrate, bei 75% der Treffen, war das Team vollständig versammelt. Andererseits könnte es auch sein, dass die integrierte Application-Sharing-Funktion noch nicht ausgereift (Übertragungsrate, Handling,…) ist und zusätzliche Tools zur synchronen Bearbeitung von Dateien (z.B. einen „Konferenzordner“, der die Dokumente, die in der VC bearbeitet werden sollen, enthält) fehlen. Wie bereits in der Auswertung oben genauer beschrieben, könnte für dieses Problem die Integration eines VC-Systems in die Groupware eine Lösung bedeuten. Auf die Frage wie oft während einer VC das folgende Tool verwendet wurde zeichnete sich das folgende Ergebnis ab: Nur 15% der Teilnehmer verwendeten die Whiteboard Funktion und waren damit zufrieden. Alle Teilnehmer probierten die Application Sharing Funktion aus, verwendeten sie jedoch in den weiteren VC-Treffen selten. Die Chatboard Funktion wurde von den Teilnehmern selten verwendet und fand unter den drei genannten Tools die geringste Akzeptanz. Das Kommunikationsmedium E-Mail wurde häufig und mit großer Zufriedenheit verwendet (70% wöchentlich, 30% täglich). Am häufigsten wurden die E-Mails an die gesamte Gruppe verschickt (60%). Es wäre also ratsam in die Groupware einen E-Mail-Verteiler zu integrieren, der an ausgewählte Verteilerlisten oder Teilnehmer adressieren kann. Zusätzlich sollten E-Mails mit Dateianhängen unterstützt werden. Die Verwendung vom Telefon beschränkte sich auf kurze Gespräche (5-10 Minuten), Telefonkonferenzen waren eher die Ausnahme; sie stellen keine Alternative zu VC dar. Luft, Renger, Ulrich Seite 30 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Teamspace wurde mehrmals wöchentlich von den Teilnehmern benutzt. Die dabei verwendeten wichtigsten Funktionen waren: Häufig: Als zentraler Speicherplatz für aktuelle Versionen verschiedener Dateien oft: Als Kommunikationstool (um Meldung und Emails zu versenden) manchmal: Als Chat selten: Als Teamorganizer fast nie: Als Backupmedium Bei den Antworten zeigte sich die Bedeutung der Dateienverwaltung mit Ordnern, Strukturabbildung, Versionsmanagement etc. in einer Groupware. Der Reihenfolge nach zeigt sich folgende Relevanz der vier wichtigsten verwendeten Medien: VC, Telefon, E-Mail+Attachement, Teamspace. Die Kommunikationsmittel wurden demnach wichtiger eingestuft als die Groupware Teamspace. 5.2 Systemanforderungen Einleitung Anhand der Auswertung des Fragebogens und der Einführung in die Gruppenarbeit konnten mehrere für die Seminarteilnehmer wichtige Anforderungen an CSCW-Applikationen heraus gearbeitet werden. Kommunikation E-Mail stellt ein wichtiges Kommunikationsmittel beim Verteilten Arbeiten dar. Deshalb ist diese Funktion auch in vielen Groupware-Systemen, allerdings mit unterschiedlichem Funktionsumfang, enthalten. Uns erscheinen ein Adressbuch mit der Möglichkeit der Erstellung von E-Mail-Verteilern und das Versenden von Dateianhängen sinnvoll. Videokonferenz-Systeme sind für Verteiltes Arbeiten unabdingbar. Gewisse Mindestanforderungen bei Bild-/Tonqualität, Zuverlässigkeit und Übertragungsgeschwindigkeit sollten erfüllt sein. Nur dann können auch Mimik, Gestik und ein klarer Ton zur Kommunikation beitragen. Der Arbeitsplatz sollte für mindestens zwei bis drei Personen ausgelegt sein und mit einem Zugang zu einem PC mit Internetanschluss ausgestattet sein. Hierfür eignet sich die Kombination von zwei Bildschirmen, Freisprecheinrichtung und einer geeigneten Lichtquelle (Näheres ist in der Seminararbeit „Ergonomie“ nachzulesen). Die folgenden Tools können die Kommunikation unterstützen: Chatboard Instantmessenging Voicechat Koordination Zur Gruppenkoordination bei Verteiltem Arbeiten benötigt man ein Videokonferenz-System, da es unkomplizierte Absprachen ermöglicht. Es sollte mind. Einmal pro Woche stattfinden Luft, Renger, Ulrich Seite 31 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich können. Die spätere Verwaltung und Festlegung wird durch die Groupware mit folgenden Projektmanagement-Funktionen realisiert: Aufgabenverwaltung mit übersichtlicher Darstellung des Projektfortschritts Kalenderfunktion mit Terminverwaltung und automatischer Terminerinnerung per EMail Kontaktverwaltung mit Adressen, Telefonnummern, etc. Dateiverwaltung mit Ordnerhierarchie zentraler Speicherplatz, um Dateien zu hinterlegen Gruppenverwaltung durch Administrator Abbildung der Teamstruktur inklusive Untergruppen Agenda inkl. Dateianhang sitzungsrelevanter Dokumente und Notizfunktion zur Unterstützung der Videokonferenz Kooperation Auch hier ist ein Videokonferenz-System unabdingbar. Bei einem größeren Meeting wie unserem Review-Meeting ist Application-Sharing notwendig, damit eine Präsentation oder ein Homepagedesign allen Teilnehmern vorgeführt werden kann. Die Dateiverwaltung ist eine der wichtigsten Funktionen der Groupware und sollte auf jeden Fall zwei Arten der Dokumentenerstellung unterstützen: Zum Einem muss es möglich sein Dokumente in Zuständigkeitsbereiche aufzuteilen, die von verschiedenen Autoren bearbeitet , mit den anderen Teammitgliedern abgestimmt und am Ende zusammengefügt werden. Zum anderen müssen Dokumente von einem einzelnen Autor erstellt werden können und anderen Teilnehmern eine beratende Funktion ermöglicht werden. Dies kann durch Hochladen von Dokumenten in einen zentralen Dokumentenspeicher der Groupware realisiert werden. Die einzelnen Dateien sollten außerdem über ein Rechte- und Versionsmanagement verfügen. Zusätzlich sollte eine Document Review-Funktion mit Abstimmungsfunktion und „Textmarker“ enthalten sein, damit Dokumente an ausgewählte Teammitglieder zum Korrekturlesen gesendet werden können. Kontrolle/Führung Das Videokonferenz-System Projektfortschritts. eignet sich am besten für die Besprechung des Die Groupware übernimmt in diesem Bereich eine Informationsfunktion: z.B. automatische Benachrichtigungsfunktion über Ereignisse per Mail (Dateiupdates, Terminerinnerungen, Statusbericht wöchentlich). 5.3 Systembewertung Nachdem wir grundlegende Systemanforderungen an CSCW-Applikationen aufgestellt haben, wollen wir nun überprüfen in wie weit die Funktionen des von uns verwendeten CSCWSystems diesen Anforderungen genügen. Das von uns verwendete CSCW-System besteht aus der Groupware Teamspace und dem Videokonferenz-System Polycom ViaVideo. Dabei ist grundsätzlich zu sagen, dass diese Kombination bereits schon seit mehreren Jahren im Teleseminar erfolgreich eingesetzt wird. Luft, Renger, Ulrich Seite 32 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Weitere alternative CSCW-Systeme werden auch betrachtet, allerdings hauptsächlich um auf die in unserem System noch nicht enthaltenen oder schlechter umgesetzten Funktionen hinzuweisen. Kommunikation Die E-Mail-Funktion ist in Teamspace eigentlich gut umgesetzt. Allerdings vermissen wir das Anhängen von Dateien und eine Verteiler-Funktion mit der ausgewählte Teammitglieder adressiert werden können. Das Chatboard würde sicher häufiger benutzt, wenn bestimmte Teilnehmer zu einem Chat eingeladen werden könnten (z.B. bei der phpGroupware umgesetzt). Allgemein wird die synchrone Kommunikation bei Teamspace leider nicht so gut umgesetzt. Bei der Groupware Groove gibt es z.B. die Möglichkeit des Voicechats. Diese Funktion haben wir bei Teamspace vermisst, da man so relativ einfach und komfortabel, ohne das Telefon benutzen zu müssen, zu Hause am Schreibtisch mit den anderen Teammitgliedern kommunizieren kann. Außerdem gibt es bei Teamspace keine Schnittstelle zu einem VC-System, wie das z.B. bei BSCW und Groove der Fall ist. Da das Handling mit einem System benutzerfreundlicher ist, wäre es ideal das VC System in die Groupware zu integrieren. Durch diese Kombination werden gleichzeitig auch die einzelnen Teammitglieder ermuntert die Groupware effektiv zu benutzen. Mit Polycom ViaVideo waren 65% der Befragten unseres Fragebogens zufrieden. Diese Antwort zeigt einerseits eine recht hohe Akzeptanz des Mediums, lässt allerdings auch erkennen, dass es noch nicht einwandfrei funktioniert. Vermutlich liegt das an den teilweise schlechten Übertragungsraten, die die Bild- und Tonqualität negativ beeinflussen. Als Abhilfe könnte man z.B. versuchsweise über einen ganzen Tag verteilt VC durchführen oder mit Hilfe eines geeigneten Tools die Übertragungsraten messen und so den besten Zeitpunkt für eine VC ermitteln. Außerdem ist ViaVideo höchstens für zwei bis drei VC-Teilnehmer pro Standort geeignet, da es ursprünglich für eine Einzelplatzumgebung ausgelegt wurde. Bereits bei drei Teilnehmern bereitet die „richtige“ Positionierung vor der Kamera Schwierigkeiten. Die Gestaltung des Arbeitsplatzes mit zwei Monitoren erleichtert das Arbeiten während einer VC erheblich. Koordination Die wichtigen das Projektmanagement unterstützenden Funktionen, die wir im Kapitel Systemanforderungen genauer aufgelistet haben, sind in Teamspace gut umgesetzt. Aber auch hier gibt es noch die Möglichkeit einige Verbesserungen durchzuführen. So erscheint es uns z.B. wichtig Untergruppen bilden zu können. Das würde sich positiv auf einige andere Funktionen wie z.B. die Übersichtlichkeit im Kalender auswirken. Auch die Möglichkeit an einen Termin für eine VC im Kalender eine Tagesordnung einfügen zu können wäre wünschenswert. Dies erleichtert die Planung und Durchführung einer VC erheblich und bindet die einzelnen Teammitglieder besser in den Projektablauf ein. Außerdem könnte man auch noch zusätzlich die sitzungsrelevanten Dokumente als Dateianhang hinzufügen. Dadurch hat man alle für die VC wichtigen Unterlagen an den Termin „gekoppelt“. Luft, Renger, Ulrich Seite 33 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Kooperation Die zwei, im Kapitel Systemanforderungen genauer erläuterten, Arten der Dokumentenerstellung sind in Teamspace gut integriert worden. Die Ordner- und Dateiverwaltung sowie das Rechte- und Versionsmanagement sind uns dabei besonders positiv aufgefallen. Allerdings fanden wir die Tatsache, dass man jeweils nur eine Datei in das Modul „Dateien“ hochladen kann, sehr umständlich. Teilweise war bei den einzelnen hochgeladen Dokumenten nicht ersichtlich, ob sie schon fertig bearbeitet worden sind bzw. wer das Dokument fertig stellen oder korrigieren soll. Dies führte zumindest in unserer Gruppe zu einigen Missverständnissen. Eine mögliche Lösung wäre die Einrichtung einer „Document-Review-Funktion“, wie sie z.B. in der phpGroupware realisiert wurde. Dort kann man einzelne Teammitglieder explizit auffordern ein bestimmtes Dokument Korrektur zu lesen. Bei Polycom ViaVideo war im Bereich der Kooperation die Application-Sharing Funktion wichtig. Die benötigte Übertragungsrate ist stark anhängig von der jeweiligen Verwendung. Das Präsentieren fertiger Dokumente (PowerPoint-Präsentationen, Homepage, etc.) funktionierte problemlos, das gemeinsame Bearbeiten eines Dokuments während einer VC jedoch nicht ausreichend. Wir können nicht beurteilen, ob die Software von Polycom, die Rechenleistung des PCs oder die schlechte Übertragungsrate hierfür verantwortlich waren. Kontrolle/Führung Teamspace übernimmt in diesem Bereich verschiedene Informationsfunktionen (z.B. automatische Benachrichtigungsfunktion über Ereignisse per E-Mail), die einen ständigen Informationsfluss auch ohne Teamleiter ermöglichen und für uns sehr hilfreich waren. Polycom ViaVideo war für gemeinsame Absprachen (wie z.B. Projektfortschritt, Termine etc.) sehr gut geeignet. 5.4 Handlungsleitfaden Bei der Arbeit in virtuellen Teams sollte auf einige grundlegende Dinge Wert gelegt werden. Beim Durchführen einer VC und bei der Verwendung der Groupware sollten gewisse Punkte beachtet werden, die im Folgenden kurz erläutert werden. Videokonferenz Man sollte Mischlicht vermeiden, d.h. Vorhänge und Jalousien schließen. Der Raum sollte gleichmäßig ausgeleuchtet werden, am besten durch eine ausreichende Lichtquelle. Eine helle Einrichtung ist von Vorteil, da sie das Licht reflektiert. Akustische Störer, wie Lüfter von Beamern oder Laptops, sollten sich nicht in der Nähe der Mikrofone befinden. Auch unnötige personenbezogene Störer, wie z.B. Klappern mit dem Kuli, auf den Tisch klopfen oder ähnliches sollten vermieden werden. Zu Beginn der Konferenz sollte man sich kurz Zeit nehmen, um den Pegel des Mikrofons einzustellen, so dass man nicht ins Mikrofon schreien muss sondern in gewohnter Lautstärke sprechen kann. Ein zu hoch eingestellter Pegel ist auch keine Lösung, denn er kann Echos bei der Übertragung hervorrufen. Luft, Renger, Ulrich Seite 34 von 38 „How do students organize their work?“ Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Zwischenrufe und nicht Ausredenlassen machen eine VC schnell anstrengend, ein bisschen Disziplin ist in VC nicht nur aus Höflichkeitsgründen angesagt sondern verbessert auch die Qualität der Tonübertragung. Es ist sinnvoll eine Tagesordnung zu erstellen und diese dann zusammen mit sitzungsrelevanten Dokumenten an die Teilnehmer zu senden, damit nacheinander alle Punkte besprochen werden können, nichts vergessen wird und ein strukturierter Ablauf möglich ist. Die Kamera sollte auf keinen Fall Gegenlicht ausgesetzt sein. Die größtmögliche Verbindungsrate sollte verwendet werden. Feste wöchentliche Termine für VC reduzieren Probleme bei der Raumbelegung und lästige Termindiskussionen. Verteiltes Arbeiten mit Groupware-Systemen 1. Projektplanung Der Projektablauf und -aufbau muss allen Teammitgliedern klar sein Gegenseitige Abstimmung bei Terminen und Aufgaben bei allen Beteiligten vermeidet zusätzlichen Aufwand 2. Teamregeln Alle Teammitglieder müssen wissen, wie oft soll sie das eigene Team besuchen sollen. Es muss festgelegt werden, in welchem Format Dokumente abgespeichert werden sollen. Die hochgeladenen Dateien sollten in einer übersichtlichen Ordnerstruktur mit eindeutigen Dateinamen abgespeichert werden. Nach der Fertigstellung eines Dokuments sollte dieses sofort in die Groupware hochgeladen werden. 3. Kommunikation Die Teammitglieder sollten möglichst oft miteinander kommunizieren, umso höher ist die Verbindlichkeit dem Team gegenüber und umso höher ist dadurch bedingt der Arbeitseinsatz. Alle Teammitglieder müssen auf dem gleichen Informationsstand sein Ein zeitlicher Rahmen bei der Beantwortung von E-Mails sollte festgelegt werden. Es muss unter den Teammitgliedern abgesprochen werden, wie oft und in welcher Art Treffen stattfinden sollen. Die Verbindlichkeit der ausgemachten Termine sollte von jedem Teammitglied beachtet werden 4. Teammitglieder Die Fähigkeit, Aufgaben sowohl im Team als auch alleine erledigen zu können, muss bei den Teammitgliedern vorhanden sein. Es ist empfehlenswert die Aufgaben nach Interesse bzw. Fähigkeiten zu verteilen um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Zur Bearbeitung eines Aufgabengebietes sollten Untergruppen gebildet werden. Luft, Renger, Ulrich Seite 35 von 38 „How do students organize their work?“ 5. Führung Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Die einzelnen Teammitglieder sollten sich regelmäßig über Termine und anstehende Aufgaben informieren Sozialer Austausch fördert die Gruppendynamik und das Verständnis untereinander. Da bei der studentischen Gruppenarbeit ein Teamleiter keine Akzeptanz findet, sollte zumindest jedem Teammitglied ein fester Zuständigkeitsbereich zugeordnet werden. Automatische Informations- und Erinnerungsfunktionen in einer Groupware unterstützen das Team während des Projektes. Luft, Renger, Ulrich Seite 36 von 38 „How do students organize their work?“ 6 Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Fazit Die Möglichkeit trotz räumlicher Trennung gemeinsam ein Projekt durchführen zu können ist eine sehr positive Errungenschaft unserer vernetzten Informationswelt. Dieser Trend lässt sich auch anhand der im Moment stark wachsenden Anzahl an Groupware Herstellern erkennen. Allerdings muss auch beachtet werden, dass das verteilte Arbeiten hohe Anforderungen an die einzelnen verwendeten Applikationen stellt. Aufgrund der stark ineinander greifenden Applikationen ist hierbei darauf zu achten, dass diese sich jeweils auf demselben „Niveau“ befinden. Viele internationale Unternehmen setzen bei ihren Mitarbeitern die Fähigkeit zum Verteilten Teamwork voraus; Videokonferenzen sind schon fast Standard. Deshalb ist es empfehlenswert sich schon während des Studiums mit diesen Informations- und Kommunikationsmedien auseinander zu setzen. Bei näherer Betrachtung der verschiedenen Groupeware-Systeme haben wir festgestellt, dass sich gewisse Standards in Bezug auf den Funktionsumfang durchgesetzt haben, während sich bei Videokonferenz-Systemen vor allem technische Normen im Hinblick auf die Gerätekompatibilität heraus gebildet haben. Während die Anschaffung einer Groupware auch für Studenten bezahlbar ist, so stellt der Kauf eines hochwertigen VC-Systems eine deutlich teuere Investition dar. Dies stellt sicherlich eines der größten Hindernisse für die Gruppenarbeit unter Studenten dar. Bei der Ausarbeitung unserer Seminararbeit haben wir festgestellt, dass die von uns verwendeten Systeme Teamspace und Polycom ViaVideo uns die Möglichkeit zum Verteilten Arbeiten bieten und die vier K’s der Gruppenarbeit (Kommunikation, Koordination, Kooperation, Kontrolle) gut erfüllen. Bei der Auswertung des Fragebogens konnten wir keine grundlegenden Systemmängel feststellen. Die von uns daraus resultierenden Anforderungen an CSCW-Applikationen stimmten größten Teils mit den jeweiligen Systemfunktionen überein. Für Studenten ist es wichtig, dass sie sich „ihr“ System nach den jeweiligen unterschiedlichen Anforderungen zusammenstellen können und dafür bietet Teamspace schon jetzt genügend Funktionen zur Auswahl. Andere Groupware Systeme bieten noch teilweise umfangreichere bzw. anders umgesetzte Funktionen; man könnte sich überlegen, diese noch in Teamspace zu integrieren. Allerdings sollte dann darauf geachtet werden, dass diese neuen Funktionen genauso intuitiv und einfach zu bedienen sind, wie die momentan schon vorhandenen. Luft, Renger, Ulrich Seite 37 von 38 Gruppen Entschei verteilte Workflo Bulletin Videospez. Zeit Raum async synchr entfern benac Klas Hypertex konferen Datenba Planung editoren dungsBoardw hbart hron ton unterstüt ssystem Manage ztSysteme nken sifizi Systeme systeme zungsmente erun Werkzeu systeme g ge nach der Rau mZeitMatri x „How do students organize their work?“ 7 Teleseminar TH Karlsruhe, ETH Zürich Quellen Internetquellen (Stand 10.01.04): www.orbiteam.de www.groove.net www.teamspace.de www.phpgroupware.org www.phpgw.de www.David-Jung.de/phpgroupware www.vrtprj.de http://www.telekooperation.de/cscw/ http://www.vi2vi.com/ http://www11.informatik.tumuenchen.de/publications/html/Geiger2003/node84.html www.polyspan.de www.vcon.com www.sonyvideoconference.com www.tandberg.com http://www.learn-line.nrw.de/angebote/greenline/index.html http://www.ifi.unizh.ch/ikm/Vorlesungen/CSCW/CSCW_WS0001/CSCW_WS0 001/Documents/CSCW_Grundlagen.pdf http://www.wwz.unibas.ch http://edumedia.f1.fhtw-berlin.de/cycon/folien/Videokonferenzsystlinz.pdf Literaturquellen: Bertelsmann Lexikographisches Institut (Hg.): Goldmanns Lexikon in 24 Bänden; genehmigte Taschenbuchausgabe 1998; Wilhelm Goldmann Verlag München Linda Macauly: Human-Computer Interaction for Software Designers; International Thomson Publishing 1995; London Luft, Renger, Ulrich Seite 38 von 38
