Formatvorlage SOP

Bezeichnung Richtlinie / Prozess
Ersetzt:
[Bezeichnung
der
Vorschrift]
vom XX.XX.XXXX
alten
Hauptzuordnung:
[siehe
Hilfestellung
zur
Formatvorlage am Ende des
Dokuments]
Laufende Nummer:
[siehe Hilfestellung zur
Formatvorlage am Ende
des Dokuments]
Referenz:
[ev. Verweis auf Gesetz,
Richtlinie, etc.]
Seiten:
[z.B.
Richtlinie
Prozessbeschreibung]
Klassifikation:
oder
Versionsnummer:
Gültig ab:
Schlagwörter:
5
[siehe Hilfestellung zur
Formatvorlage am Ende
des Dokuments]
XX.XX.XXXX
[siehe Hilfestellung zur Formatvorlage am Ende des Dokuments]
Geprüft durch die Rechtsabteilung:
Name
Unterschrift
Genehmigt von:
RektorIn / VizerektorIn
RektorIn / VizerektorIn
Inhaltsverzeichnis
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Zielsetzung ....................................................................................................................................... 2
Geltungsbereich & Geltungsdauer ................................................................................................... 2
Verantwortlichkeiten......................................................................................................................... 2
Inhalt ................................................................................................................................................ 2
4.1 Begriffsdefinitionen ................................................................................................................ 2
4.1.1 Überschrift 3.............................................................................................................. 2
4.1.1.1 Überschrift 4 .............................................................................................. 2
4.1.1.2 Überschrift 4 .............................................................................................. 2
Anhang ............................................................................................................................................. 3
Formular ........................................................................................................................................... 3
Wesentliche Veränderungen zur zuletzt veröffentlichten Version ................................................... 3
Kontakt ............................................................................................................................................. 3
Abkürzungsverzeichnis
SOP
z.B.
…
Standard Operating Procedures
zum Beispiel
Seite 1 von 5
1.
Zielsetzung
[Text_Überschrift 1]
[Text_Überschrift 1]
 [Aufzählung_Überschrift 1]
 [Aufzählung_Überschrift 1]
[Text_Überschrift 1]
2.
Geltungsbereich & Geltungsdauer
[Text_Überschrift 1]
3.
Verantwortlichkeiten
[Text_Überschrift 1]
4.
Inhalt
4.1 Begriffsdefinitionen
[Text_Überschrift 2]
[Text_Überschrift 2]
 [Aufzählung_Überschrift 2]
 [Aufzählung_Überschrift 2]
[Text_Überschrift 2]
4.1.1 Überschrift 3
[Text_Überschrift 3]
[Text_Überschrift 3]
 [Aufzählung_Überschrift 3]
 [Aufzählung_Überschrift 3]
[Text_Überschrift 3]
4.1.1.1 Überschrift 4
[Text_Überschrift 4]
 [Aufzählung_Überschrift 4]
 [Aufzählung_Überschrift 3]
[Text_Überschrift 4]
4.1.1.2 Überschrift 4
[Text_Überschrift 4]
[Bezeichnung Richtlinie / Prozess]
Seite 2 von 5
5.
Anhang
 Anhang 1: Name
 Anhang 2: Name
 Anhang X: Name
6.
Formular
 Formular 1: Name
 Formular 2: Name
 Formular X: Name
7.
Wesentliche Veränderungen zur zuletzt veröffentlichten Version
 Punkt X: …
 Punkt Y: …
8.
Kontakt
Organisationseinheit
Gebäude
Telefonnummer
[Bezeichnung Richtlinie / Prozess]
Seite 3 von 5
Hilfestellung zur Formatvorlage
Formatvorlagen
Jede Überschriftsebene (Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3, Überschrift 4) hat den
dazugehörigen Fließtext (Text_Überschrift 1, Text_Überschrift 2, Text_Überschrift 3, Text_Überschrift
4) sowie die dazugehörigen Aufzählungspunkte (Aufzählung_Überschrift 1, Aufzählung_Überschrift 2,
Aufzählung_Überschrift 3, Aufzählung_Überschrift 4) als Formatvorlage.
Die Formatvorlage Überschrift_Tabelle ist für die Überschrift in der Tabelle am Deckblatt zu
verwenden.
Hauptzuordnung








Allgemeine Richtlinien,
Universitätsorganisation,
Personal,
Einkauf & Infrastruktur,
IT & Telefonie,
Finanzen,
Lehr- und Studienangelegenheiten,
Forschung & Drittmittel
Bitte einen Hauptbereich auswählen und unter Hauptzuordnung auf dem Deckblatt eintragen.
Klassifikation
 Richtlinie
 Prozessbeschreibung
Versionsnummer
Wenn eine SOP neu erstellt wird und diese das erste Mal im Rektorat beschlossen und im
Mitteilungsblatt
veröffentlicht
wird
(Richtlinie)
oder
im
Rektorat
beschlossen
wird
(Prozessbeschreibung), erhält sie die Versionsnummer 1.
Bei jeder weiteren Veröffentlichung aufgrund von Änderungen dieser SOP (Richtlinien und
Prozessbeschreibungen) wird die Versionsnummer angepasst.
Schlagwörter
Bitte mindestens 5 Schlagwörter angeben, welche den Inhalt der Richtlinie bzw. des Prozesses
beschreiben.
Nummernlogik
In der nachstehenden Tabelle ist das Nummerierungsschema der SOP dargestellt. Die derzeit 8
Bereiche wurden mit 4-stelligen Zahlen (1000, 2000, etc.) nummeriert. Das bedeutet, dass z.B.
sämtliche SOP zum Bereich Universitätsorganisation im Bereich 2000 zu finden sind.
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
Allgemeine Richtlinien
Universitätsorganisation
Personal
Einkauf & Infrastruktur
IT & Telefonie
Finanzen
Lehr- & Studienangelegenheiten
Forschung & Drittmittel
[Bezeichnung Richtlinie / Prozess]
Seite 4 von 5
Innerhalb der 8 Bereiche wurde die Gruppierung nach der Art der SOP (Verordnung, Richtlinie,
Prozessbeschreibung, Betriebsvereinbarung) vorgenommen. Diese sind mit 3-stelligen Zahlen (100,
200, etc.) nummeriert.
100
200
300
400
Verordnung
Richtlinie
Prozessbeschreibung
Betriebsvereinbarung
Die Nummer für eine SOP setzt sich zusammen aus dem Bereich, der Art der SOP und einer
laufenden Nummer. Für die Vergabe einer laufenden Nummer halten Sie bitte Rücksprache mit der
Internen Revision. Beispiel:
Abkürzungsverzeichnis
Das Abkürzungsverzeichnis soll verwendet werden, wenn es für die jeweilige SOP benötigt wird.
Ansonsten kann es weggelassen werden.
Beispieldeckblatt
Kassenrichtlinie
Ersetzt:
Richtlinien für Handkassen
vom 05.04.2006
Laufende Nummer:
6205
Hauptzuordnung:
Finanzen
Referenz:
-
Klassifikation:
Richtlinie
Seiten:
Versionsnummer:
Gültig ab:
5
1
12.06.2012
Schlagwörter:
Kasse, Kassa, Kassabuch, Handkassa, Hauptkassa, Bargeld, Parkautomat
Geprüft durch die Rechtsabteilung:
Dr. Ulrike Oberbauer-Oberparleiter
Name
Unterschrift
Genehmigt von:
RektorIn / VizerektorIn
[Bezeichnung Richtlinie / Prozess]
RektorIn / VizerektorIn
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