Ablaufbeschreibung
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EHP4 for SAP ERP 6.0 März 2011 Deutsch Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40) Ablaufbeschreibung SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Germany SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation Copyright © 2010 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, Windows, Excel, Outlook und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli und Informix sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. Adobe, das Adobe Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc. in den USA und/oder anderen Ländern. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame und MultiWin sind Marken oder eingetragene Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java ist eine eingetragene Marke von Sun Microsystems, Inc. JavaScript ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, Clear Enterprise, SAP BusinessObjects Explorer und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken der SAP France in den USA und anderen Ländern. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. © SAP AG Seite 2 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“) bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung.. Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax Externer Prozess Alternativer Geschäftsprozess/Wahlmöglichkeit Typografische Konventionen Format Beschreibung Beispieltext Wörter oder Zeichen, die vom Bildschirmbild zitiert werden. Dazu gehören Feldbezeichner, Bildtitel, Drucktastenbezeichner sowie Menünamen, Menüpfade und Menüeinträge. Querverweise auf andere Dokumentationen. Beispieltext Hervorgehobene Wörter oder Ausdrücke im Fließtext, Titel von Grafiken und Tabellen. BEISPIELTEXT Namen von Systemobjekten. Dazu gehören Reportnamen, Programmnamen, Transaktionscodes, Tabellennamen und einzelne Schlüsselbegriffe einer Programmiersprache, die von Fließtext umrahmt sind, wie z. B. SELECT und INCLUDE. Beispieltext Ausgabe auf dem Bildschirmbild. Dazu gehören Datei- und Verzeichnisnamen und ihre Pfade, Meldungen, Namen von Variablen und Parametern, Quelltext und Namen von Installations-, Upgrade- und Datenbankwerkzeugen. BEISPIELTEXT Tasten auf der Tastatur, z. B. die Funktionstaste F2 oder die Eingabetaste. © SAP AG Seite 3 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation Beispieltext Exakte Benutzereingabe. Dazu gehören Wörter oder Zeichen, die Sie genauso in das System eingeben, wie es in der Dokumentation angegeben ist. <Beispieltext> Variable Benutzereingabe. Die Wörter und Zeichen in spitzen Klammern müssen Sie durch entsprechende Eingaben ersetzen, bevor Sie diese in das System eingeben. © SAP AG Seite 4 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation Inhalt 1 2 Einsatzmöglichkeiten ..................................................................................................................... 6 Voraussetzungen .......................................................................................................................... 7 2.1 Stammdaten ........................................................................................................................... 7 2.2 Rollen ..................................................................................................................................... 7 3 Prozessübersicht ........................................................................................................................... 8 4 Prozessschritte ............................................................................................................................ 10 4.1 Buchungskreisübergreifende Debitorenrechnung im Hauptsitz eingeben ........................... 11 4.2 Buchungskreisübergreifende Kreditorenrechnung in Tochtergesellschaft eingeben .......... 13 4.3 Interne Rechnungen anzeigen ............................................................................................. 14 4.4 Abstimmung: Forderungen/Verbindlichkeiten ...................................................................... 15 4.4.1 Daten auswählen .......................................................................................................... 15 4.4.2 Daten automatisch abstimmen ..................................................................................... 16 4.4.3 Daten interaktiv abstimmen .......................................................................................... 17 © SAP AG Seite 5 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation 1 Einsatzmöglichkeiten Die Lösung der Abstimmung (Intercompany Reconciliation - ICR) wird in der Finanzbuchhaltung verwendet und sollte vor dem Monatsabschluss durchgeführt werden. ICR bietet eine periodische Kontrolle der Belege, die die Buchhaltungsvorgänge innerhalb des Konzerns beschreiben. Mit ICR können Sie Belege aus einem Mandanten oder übergreifend aus mehreren SAP-Systemen und Mandanten auswählen. Zusätzlich können Sie auch externe Daten in den Abstimmungsprozess integrieren. Zur Vermeidung von Abweichungen aufgrund der Währungsumrechnung werden die Belege in der Transaktionswährung abgestimmt. Die Konzernintern Abstimmung stellt sicher, dass buchungskreisübergreifende Belege aus Buchhaltungsvorgängen innerhalb des Konzerns übereinstimmen. ICR enthält Werkzeuge, mit denen Sie prüfen können, ob Belege korrekt einem Geschäftsvorfall zugewiesen wurden. Zudem können Sie mithilfe von ICR die entsprechenden Belege problemlos suchen und weitere Zuordnungen vornehmen. ICR wird auf Unternehmens- und Partnergesellschaftsebene eingesetzt. Wenn der Abstimmungsvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde, führt dies letztendlich zu weniger Abweichungen in der Konzernkonsolidierung. Hauptsächlich diese beiden Benutzergruppen profitieren von der Lösung: 1. Einzelne Unternehmen profitieren vom Abgleich der Belege, da sie sicherstellen müssen, dass ihre Belege aus Buchhaltungsvorgängen mit den Belegen der internen Partnergesellschaften übereinstimmen. So werden Verzögerungen und Unstimmigkeiten bei der Zahlungsverarbeitung vermieden. 2. Die Konzernmutter kann dann eine globale Prüfung der Ergebnisse für alle Unternehmen durchführen. Das Programm bietet ständige Kontrolle und kann jederzeit ausgeführt werden. Auf diese Weise können Sie den häufig bei Monats- und Jahresabschlüssen auftretenden Termindruck vermeiden. Die folgenden Prozesse werden verwendet: Prozess 003 Debitor/Kreditor – Offene Posten Im folgenden Szenario erhalten Sie eine vollständige Übersicht über den Prozess zum Monatsabschluss: 224 Periodenabschlussaktivitäten © SAP AG Seite 6 von 19 SAP Best Practices 2 Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation Voraussetzungen 2.1 Stammdaten In der Implementierungsphase wurde in Ihrem ERP-System eine Reihe grundlegender Stamm- und Organisationsdaten angelegt. Dazu gehören Daten, die die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens widerspiegeln, sowie Stammdaten, die dessen betrieblichem Schwerpunkt entsprechen, z. B. Stammdaten für Materialien, Lieferanten und Kunden. Bei diesen Stammdaten handelt es sich in der Regel um standardisierte SAP-Best-PracticesVorschlagswerte, mit denen Sie die Prozessschritte dieses Szenarios durcharbeiten können. Sie können diese Vorschlagswerte vor der Aktivierung entsprechend Ihren Anforderungen personalisieren. Personalisieren Sie insbesondere die Unternehmensstruktur, damit das System die korrekten und endgültigen Schlüssel und Beschreibungen verwendet. Dadurch passen Sie den vorkonfigurierten Content des SAP Best Practices Package perfekt für Ihr Unternehmen an. Beachten Sie, dass für die Tochtergesellschaft einige Werte identisch mit den Werten für den Hauptsitz sein müssen, z. B. der Kostenrechnungskreis oder die Sachkonten. Die meisten Werte müssen Sie für die Tochtergesellschaft jedoch anpassen, z. B. Buchungskreis, Werk oder Kostenstellen. In dieser Ablaufbeschreibung wird der Wert 1000 für den Hauptsitz und der personalisierte Wert 2000 für die Tochtergesellschaft verwendet. Stammdaten Werte Buchungskreise Hauptsitz (1000) und Tochtergesellschaft (2000) Unternehmen Hauptsitz (1000) und Tochtergesellschaft (2000) I/C (Konzernintern) Kunden Werke mit zugeordnetem Kundenstamm, inklusive gepflegten Handels- und Versanddaten I/C (Konzernintern) Lieferanten Werke mit zugeordnetem Lieferantenstamm, inklusive gepflegten Handels- und Versanddaten Kostenrechnungskreis Hauptsitz (1000) Ergebnisbereich 10NN (vom Hauptsitz) 2.2 Rollen Verwendung Die folgenden Rollen müssen bereits installiert sein, um dieses Szenario im SAP NetWeaver Business Client (NWBC) testen zu können. Die Rollen in dieser Ablaufbeschreibung müssen den Benutzern zugewiesen sein, die dieses Szenario testen. Sie benötigen diese Rollen nur, wenn Sie die NWBC-Oberfläche verwenden. Wenn Sie das Standard-SAP-GUI verwenden, benötigen Sie diese Rollen nicht. © SAP AG Seite 7 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation Voraussetzungen Die Rollen wurden dem Benutzer zugewiesen, der dieses Szenario testet. Benutzerrolle Technischer Name Prozessschritt Debitorenbuchhalter (SAP_NBPR_AR_FI_ONLY-S) (nur Finanzwesen) FB70 Kreditorenbuchhalter (SAP_NBPR_AP_CLERK-S) FB60 Buchhaltungsleiter SAP_NBPR_FINACC-M oder oder SAP_NBPR_FINACC-S Hauptbuchsacharbei ter FB03 Kreditorenbuchhalter FBICS3, FBICR3, FBICR3 SAP_NBPR_AP_CLERK_SIOC-S 3 Prozessübersicht Prozessschritt Externe Prozessreferenz Voraussetzungen/ Situation Benutzer¬rolle (nicht technische Rolle für BP) Transaktionscode/POWL/ Analysen Buchungskreisübergreifende Debitorenrechnungen im Hauptsitz anlegen Eine Rechnung mit derselben Ref-Nr., eine mit einer anderen Ref-Nr., eine mit derselben Ref-Nr. und falschem Betrag eingeben FB70 Buchungskreisübergreifende Kreditorenrechnung in Tochtergesellschaft anlegen Eine Rechnung mit derselben Ref-Nr., eine mit einer anderen Ref-Nr., eine mit derselben Ref-Nr. und falschem Betrag eingeben FB60 © SAP AG Erwartete Ergebnisse Seite 8 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation Prozessschritt Beide Rechnungen in FI anzeigen Externe Prozessreferenz Voraussetzungen/ Situation Benutzer¬rolle (nicht technische Rolle für BP) Transaktionscode/POWL/ Analysen Erwartete Ergebnisse FB03 Daten zu Partnergesellschaften können in allen Belegen angezeigt werden. ICR (Forderungen/Verbindlichkeiten): Daten auswählen Alle Rechnungen sind ausgewählt. ICR (Forderungen/Verbindlichkeiten): Daten automatisch zuweisen Zwei Rechnungen werden nicht abgestimmt. ICR (Forderungen/Verbindlichkeiten): Daten interaktiv abstimmen Rechnungen werden abgestimmt. © SAP AG Seite 9 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation 4 Prozessschritte Der ICR-Prozess ist ein Zyklus, der aus mehreren Schritten besteht: Intercompany Reconciliation Process Data Storage Data Selection Data Presentation & Analysis Post Corrections * Communication * Available through programming interface (BAdI) SAP AG 2005, Intercompany Reconciliation, 4 Abbildung 1: ICR-Prozesszyklus Die Daten werden zunächst in den sendenden Systemen ausgewählt und dann zentral im Abstimmungssystem hinterlegt. Die Daten werden analysiert, und mögliche Problemfälle werden den zuständigen Buchhaltern mitgeteilt. Danach werden Korrekturen und neue Belege gebucht. Diese Buchungen werden dann in die nächste Datenauswahl einbezogen. Die folgenden Schritte werden mit den Programmen, die für ICR ausgeführt werden, abgedeckt: 1. Belege auswählen Datenauswahl und Datensicherung 2. Autom. Zuweisung von Belegen Vorbereitung zur Datenpräsentation und -analyse 3. Belege manuell abstimmen Datenpräsentation und -analyse sowie Kommunikation Die für diese Schritte erforderlichen Programme und Transaktionen sind abhängig vom Abstimmungsprozess. © SAP AG Seite 10 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation 4.1 Buchungskreisübergreifende Debitorenrechnung im Hauptsitz eingeben Verwendung Für die Demonstration des Prozesses der Konzernintern Abstimmung müssen vom Hauptsitz drei Debitorenrechnungen für eine Tochtergesellschaft gebucht werden. Die Tochtergesellschaft bucht dann drei Kreditorenrechnungen vom Hauptsitz: Eine Rechnung wird abgestimmt, eine hat eine andere Referenznummer und eine verfügt über einen anderen Betrag. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Rechnung Transaktionscode FB70 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Debitorenbuchhalter - Nur Finanzwesen (SAP_NBPR_AR_FI_ONLY-S) Rollenmenü Debitorenbuchhaltung Buchung Rechnung Erfassung ausgehender Rechnungen Wenn Sie die Transaktion zum ersten Mal aufrufen, wird zunächst ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie den Buchungskreis eingeben müssen. Geben Sie den Buchungskreis 1000 (Hauptsitz) ein. Um den Buchungskreis in der Transaktion zu ändern, wählen Sie Bearbeiten Buchungskreis wechseln. Wählen Sie danach Weiter. 2. Geben Sie auf dem Bild Debitorenrechnung erfassen: Buchungskreis 1000 auf der Registerkarte Grunddaten die folgenden Daten ein: Feldbezeichner Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Debitor <Debitorennummer> Debitoren des Werks der Tochtergesellschaft eingeben Rechnungsdatum <Datum> z. B. das aktuelle Datum Referenz ICR1 Beispiel Betrag 3000 Beispiel Währung EUR Beispiel für Hauswährung Steuer rechnen X © SAP AG Beschreibung Seite 11 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation 3. Geben Sie im Bild Debitorenrechnung erfassen: Buchungskreis 1000 auf der Registerkarte Zahlung die folgenden Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Basisdatum Basisdatum des Termins der Fälligkeitsberech nung z. B. das aktuelle Datum Datum prüfen ZahlBed Zahlungsbedingu ngen z. B. 0001 4. Geben Sie folgende Daten für den Einzelposten ein: Feldbezeichner Beschreibung Sachkonto S/H Soll/Haben Werte und Benutzeraktionen Bemerkung <Erlöskonto> z. B. 502000 (im Kontenplan YIKR). Falls COPA aktiv ist, geben Sie bitte ein Profit-Segment mittels der Option “Ableitung” ein. H (Haben) Betrag Belegwährung 3000 oder * Geben Sie den Bruttobetrag ein. Das System errechnet die Ausgangssteuer automatisch. Steuerkennzeichen <Steuerkennzeichen> z. B. A6 (0 % Ausgangssteuer auf Warenlieferung in CE) in Deutschland 5. Wählen Sie Sichern (Strg+S). Im unteren Bildbereich gibt das System die folgende Meldung aus: Beleg 18000000xx wurde im Buchungskreis 1000 gebucht, wobei xx die fortlaufend vom System gebuchte Belegnummer ist. 6. Notieren Sie sich die Rechnungsbelegnummer. Sie benötigen sie später für die Verrechnung und die Buchung der Gutschrift. 7. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6, um zwei weitere Rechnungen mit den folgenden Daten anzulegen: Feldbezeichner Werte und Benutzeraktionen Rechnung 2 Werte und Benutzeraktionen Rechnung 3 Referenz ICR2 ICR3 Betrag 4000 5000 © SAP AG Beschreibung Seite 12 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation Ergebnis Die Debitorenrechnungen wurden gebucht, und die Verkehrszahlen der Sachkonten sowie des Debitors wurden fortgeschrieben. 4.2 Buchungskreisübergreifende Kreditorenrechnung in Tochtergesellschaft eingeben Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Rechnung Transaktionscode FB60 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Kreditorenbuchhalter (SAP_NBPR_AP_CLERK-S) Rollenmenü Kreditorenbuchhaltung Buchung Rechnung Kreditorenrechnung erfassen Um den Buchungskreis in der Transaktion zu ändern, wählen Sie Bearbeiten Buchungskreis wechseln. Geben Sie den Buchungskreis der Tochtergesellschaft ein, z. B. 2000. Wählen Sie Weiter. 2. Geben Sie auf dem Bild Kreditorenrechnung erfassen: Buchungskreis 2000 folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Kreditor <Kreditorennummer> Kreditoren des Werks des Hauptsitzes eingeben Rechnungsd atum <Datum> z. B. das aktuelle Datum Referenz ICR1 Entspricht der Debitorenrechnung Betrag 3000 Entspricht der Debitorenrechnung Währung EUR Beispiel für Hauswährung Steuer rechnen X Kennzeichen setzen 3. Wählen Sie die Registerkarte Steuer. © SAP AG Seite 13 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation 4. Geben Sie folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Tax Code Werte und Benutzeraktionen Bemerkung * Vorsteuer Inland, z. B. E4 (19,6 % EUimport) für Frankreich 5. Geben Sie auf dem Bild Kreditorenrechnung erfassen: Buchungskreis 2000 folgende Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Sachkonto * z. B. 687000 im Kontenplan YIKR (Deutschland) S/H Soll Betrag Belegwährun g 3000 Bruttobetrag Steuerkennz eichen * Vorsteuer Inland, z. B. E4 (19,6 % EUimport) für Frankreich Kostenstelle * Kostenstelle für Tochtergesellschaft auswählen, z. B. 2101 6. Wählen Sie Post (Strg + S). 7. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6, um zwei weitere Rechnungen mit den folgenden Daten anzulegen: Feldbezeichner Werte und Benutzeraktionen Rechnung 2 Werte und Benutzeraktionen Rechnung 3 Bemerkung Referenz ICR ICR3 Entspricht nicht Rechnung 2 Betrag 4000 500 Entspricht nicht Rechnung 3 Ergebnis Die Rechnungen wurden gebucht. Notieren Sie die Belegnummern zur späteren Verarbeitung. 4.3 Interne Rechnungen anzeigen Verwendung Die oben aufgeführten gebuchten sechs Rechnungen werden zusammen mit Daten zur Partnergesellschaft angezeigt. © SAP AG Seite 14 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Anzeigen Transaktionscode FB03 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle SAP_NBPR_FINACC-M (Leiter Geschäftsbuchhaltung) SAP_NBPR_FINACC-S (Hauptbuchhalter) Rollenmenü Hauptbuch Sachkontenbearbeitung Dokumentenanzeige 2. Geben Sie die folgenden Daten ein: Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Belegnummer XXXXXXXXX Geben Sie die zuvor notierte Belegnummer ein. Buchungskreis * 1000 (Hauptsitz) oder 2000 (Tochtergesellschaft) Geschäftsjahr <Jahr des Buchungsbelegs> 3. Wählen Sie Enter. Auf dem Folgebild wird in der Belegübersicht der gebuchte Beleg mit allen Belegkopfinformationen, z. B. Belegnummer, Buchungsdatum, Rechnungsdatum sowie den einzelnen Buchungszeilen einschließlich der automatisch gebuchten Vorsteuerzeile, angezeigt. 4. Sie können die Details der Buchungszeile per Doppelklick oder durch Auswählen des Lupensymbols anzeigen. Wählen Sie Weitere Daten Anzeigen, um die Daten zur Partnergesellschaft anzuzeigen. 4.4 Abstimmung: Forderungen/Verbindlichkeiten 4.4.1 Daten auswählen Verwendung Bei der Durchführung der Datenauswahl werden die relevanten Belegzeilen aus den sendenden Systemen ausgewählt und im Abstimmungssystem hinterlegt. Welche Belegzeilen relevant sind, ist abhängig vom Prozess und des Zeitraums des aktuellen Abstimmungszyklus. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: © SAP AG Seite 15 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten Abschluß Prüfen/Zählen Systemübergreifende Konzernintern-Abstimmung Belege selektieren Transaktionscode FBICS3 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle SAP_NBPR_AP_CLERK_SIOC-S (Kreditorenbuchhalter) Rollenmenü Kreditorenbuchhaltung Periodische Arbeiten Konzernintern Reconciliation Deb./Kred.: Belege auswählen 2. Geben Sie folgende Daten ein, und wählen Sie Ausführen: Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Gesellschaft 1000 bis 2000 Bereich der abzustimmenden Unternehmen eingeben Geschäftsjahr <aktuelles Jahr> Buchungszeitraum aktuelle Periode Testlauf Entfernen Sie das Kennzeichen. Das Programm generiert ein Protokoll mit statistischen Daten über den Programmlauf sowie Meldungen für möglicherweise aufgetretene Probleme während des Programmlaufs. 4.4.2 Daten automatisch abstimmen Verwendung Nachdem die relevanten Belege in das Abstimmungssystem übertragen wurden, werden sie von diesem Programm analysiert. Das Programm sucht mithilfe von benutzerdefinierten Regeln nach Belegen, die zum selben Geschäftsvorfall gehören. Übereinstimmende Belege werden einander zugeordnet. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten Abschluß Prüfen/Zählen Systemübergreifende Konzernintern Abstimmung Belege automatisch zuordnen Transaktionscode FBICA3 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle © SAP AG Seite 16 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation Benutzerrolle SAP_NBPR_AP_CLERK_SIOC-S (Kreditorenbuchhalter) Rollenmenü Kreditorenbuchhaltung Periodische Arbeiten Reconciliation Debitor/Kreditor: Belegzuordnung 2. Geben Sie folgende Daten ein, und wählen Sie Ausführen: Feldbezeichner Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Gesellschaft 1000 bis 2000 Bereich der abzustimmenden Unternehmen eingeben Geschäftsjahr <aktuelles Jahr> Buchungszeitraum <aktuelle Buchungsperiode> Testlauf Entfernen Sie das Kennzeichen. Die Protokolle der Programme enthalten einige statistische Informationen über die Anzahl der analysierten Datensätze und über die Anzahl der Datensätze, die mithilfe der im Customizing eingerichteten Regeln zugewiesen werden konnte. 4.4.3 Daten interaktiv abstimmen Verwendung Dies ist die Haupttransaktion für die Konzernintern Abstimmung. Mit dieser Transaktion ermitteln Sie Belege, die Abweichungen verursachen. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten Abschluß Prüfen/Zählen Systemübergreifende Konzernintern Abstimmung Belege manuell abstimmen Documents Manually Transaktionscode FBICR3 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle SAP_NBPR_AP_CLERK_SIOC-S (Kreditorenbuchhalter) Rollenmenü Kreditorenbuchhaltung Periodische Arbeiten Konzernintern Abstimmung Debitor/Kreditor:Belege abstimmen 2. Geben Sie folgende Daten ein, und wählen Sie Ausführen: Feldbezeichner © SAP AG Beschreibung Werte und Benutzeraktionen Bemerkung Seite 17 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation Gesellschaft 1000 bis 2000 Geschäftsjahr <aktuelles Jahr> Buchungszeitraum <aktuelle Buchungsperiode> Bereich der abzustimmenden Unternehmen eingeben Das Programm generiert eine Übersicht mit einer Baumstruktur. Diese zeigt die Unternehmensbeziehungen an, für die eine Abstimmung erforderlich ist. In der Struktur werden das Unternehmen auf der ersten Ebene und die Partnergesellschaft auf der zweiten Ebene angezeigt. Die dritte Ebene enthält einen Link zu den abzustimmenden Belegen. Die zweite Spalte zeigt die Abweichung auf Ebene der Geschäftsbeziehung in der Anzeigewährung. Diese können Sie im Selektionsbild angeben. Wie bereits erwähnt, arbeitet ICR mit Beträgen in der Transaktionswährung. Für die Anzeige einer Gesamtsumme pro Geschäftsbeziehung werden die Werte der Transaktionswährung bei der Programmausführung in eine Anzeigewährung konvertiert. Sie können die zu verwendende Anzeigewährung im Selektionsbild angeben. Standardmäßig zeigt das System nur die Geschäftsbeziehungen an, für die eine Aktion erforderlich ist (Symbole und ). Symbol Bedeutung Abweichungen vorhanden Keine Abweichungen vorhanden, einige Belege wurden jedoch noch nicht zugewiesen. Dies könnte durch mehrere unvollständige Geschäftsvorfälle verursacht werden, die nicht untereinander ausgeglichen wurden. Zufällig beträgt der Gesamtsaldo jedoch null. Keine Abweichungen vorhanden, und alle Belege wurden zugewiesen. Keine Datensätze für diese Geschäftsbeziehung verfügbar Sie können Einträge mit dem Status und über die entsprechenden Funktionen in der Symbolleiste der Baumstruktur hinzufügen. steuert die Größe der Strukturanzeige. Die Listausgabe zeigt den Inhalt der Baumstruktur in einer Liste an. Über die Benutzereinstellungen können Sie einige detaillierte Parameter einstellen. 3. Wählen Sie den Eintrag „Unternehmen 1000“, und öffnen Sie die Partnergesellschaft „Unternehmen 2000“, um die Belege für diese Geschäftsbeziehung anzuzeigen. Das Bild ist in drei Bereiche unterteilt. Die nicht zugewiesenen Belege, die vom Unternehmen der gewählten Geschäftsbeziehung gebucht wurden, werden links oben angezeigt. Die nicht zugewiesenen Belege, die von der Partnergesellschaft der gewählten Geschäftsbeziehung gebucht wurden, werden rechts oben angezeigt. Automatisch oder manuell zugewiese Belege werden unten im Bild angezeigt. Standardmäßig werden Beleggruppen mit Saldo oder Null nicht angezeigt. Diese können Sie über die Funktion der Anzeige hinzufügen. Das Layout der einzelnen Anzeigebereiche können Sie entsprechend Ihren Anforderungen ändern. 4. Folgende Informationen sollten angezeigt werden: a. Debitorenrechnung (Unternehmen 1000) und Kreditorenrechnung (Unternehmen 2000) mit Referenznummer ICR1 wurden automatisch und ohne Abweichung abgestimmt. Sie werden unter „Zugeordnete Datensätze“ im unteren Teil des Bildes angezeigt. © SAP AG Seite 18 von 19 SAP Best Practices Konsolidierungsvorbereitung: konzernintern Abstimmung (B40): Spezifikation b. Debitorenrechnung (Unternehmen 1000) und Kreditorenrechnung (Unternehmen 2000) mit jeweiliger Referenznummer ICR2 und ICR wurden nicht automatisch abgestimmt. Sie werden auf beiden Seiten unter „Nicht zugeordnete Datensätze“ im oberen Teil des Bildes angezeigt. c. Debitorenrechnung (Unternehmen 1000) und Kreditorenrechnung (Unternehmen 2000) mit Referenznummer ICR3 wurden automatisch und mit einer Abweichung von 4.500 EUR abgestimmt. Sie werden unter „Zugeordnete Datensätze“ im unteren Teil des Bildes angezeigt. 5. Im ersten Schritt möchten Sie die Rechnungen mit den Referenznummern ICR2 und ICR (4.000 EUR) zuweisen: Wählen Sie die beiden Rechnungen aus, und weisen Sie sie über die Funktion Positionen zuordnen zu. Die zugewiesenen Elemente werden dem unteren Teil der Anzeige hinzugefügt. Sie können sich auch vom Programm Vorschläge zu Zuweisungen anzeigen lassen. Verwenden Sie dazu die Funktion Zuordnungen vorschlagen . Das System zeigt eine Liste mit Regeln an, die Sie im Customizing einrichten können. Nachdem Sie eine der Regeln ausgewählt haben, analysiert das System die nicht zugewiesenen Belege mithilfe der ausgewählten Regel und schlägt Zuweisungen vor. Sie können die Vorschläge analysieren, die Belege für eine gegenseitige Zuweisung auswählen und sie mithilfe der Funktion Positionen zuordnen zuweisen. Mit der Funktion Aus Anzeige Löschen können Sie die ausgewählten Belege aus der Vorschlagsanzeige löschen. Über die Funktion Vorschläge beenden kehren Sie zum vorherigen Bild zurück. 6. Im zweiten Schritt möchten Sie die Zuweisung der Rechnungen mit der Referenznummer ICR3 (5.000 EUR und 500 EUR) aufheben: Wählen Sie die Gruppe aus, und heben Sie die Zuweisung mit der Funktion Zuordnung aufheben auf. Die Elemente werden dem oberen Teil der Anzeige hinzugefügt. 7. Jetzt möchten Sie eine E-Mail an den Benutzer im Unternehmen 2000 senden, der die Kreditorenrechnung im System korrigieren (stornieren) muss. Wählen Sie die Kreditorenrechnung (500 EUR) auf der rechten Seite des Bildes aus, und wählen Sie Mail , um vorlagenbasierte Meldungen an Buchhalter der Partnergesellschaft zu senden. 8. Wählen Sie auf dem Bild Konzernintern Abstimmung: Offene Posten: Belege abstimmen eine Vorlage und die Sprache der Meldung aus, und wählen Sie Enter. 9. Wählen Sie auf dem nächsten Bild einen Benutzer aus, wählen Sie Zur Empfängerliste zufügen und danach Enter. 10. Wählen Sie auf dem Bild Dokument versenden ICRC: 001000 / 002000 die Drucktaste . Sie können die Meldung gegebenenfalls vor dem Senden aufrufen und manuell bearbeiten. Der Benutzer in der Partnergesellschaft erhält jetzt eine E-Mail basierend auf der von Ihnen zuvor gewählten Vorlage. Wenn die Meldung erfolgreich gesendet wurde, setzt das System den Kommunikationsstatus der Belege, für die die Meldung gesendet wurde, automatisch auf Mail versendet. 11. Im letzten Schritt möchten Sie der nicht zugewiesenen Debitorenrechnung in Unternehmen 1000 einen Verarbeitungsstatus zuweisen. Markieren Sie dazu das Element, und wählen Sie Status setzen -> Bearbeitungsstatus -> Klärung erforderlich. Ergebnis Die internen Debitoren- und Kreditorenrechnungen mit übereinstimmenden Beträgen wurden einander zugewiesen. Eine fehlerhafte Kreditorenrechnung wurde in Unternehmen 2000 ermittelt und eine Korrektur per E-Mail angefordert. Ein Verarbeitungsstatus wurde für die entsprechende Debitorenrechnung in Unternehmen 1000 gesetzt. © SAP AG Seite 19 von 19
