DokumentationInfotresen-03 - ProzDok
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Prozessdokumentation RW Band 2: Infotresen erstellt in Kooperation mit MMKH gGmbH, Hamburg Dateiname: vorgelegt durch DokumentationInfotresen-03.doc Markus Slobodeaniuk Dokumentversion: 23.11.2012 Hochschullotsen Limited Steindamm 3 20099 Hamburg Vertraulichkeit: Universität Hamburg, MMKH Status: Tel. 040 - 1808 2461 Review nach Lektorat [email protected] Diese Prozessdokumentation wird ständig aktualisiert und definiert somit die gegenwärtige „as-is“-Basis. Zielsetzung der Dokumentation Im Falle eines personellen Totalausfalls aktueller Beschäftigter der RW-Fakultät im Bereich Infotresen soll diese Dokumentation die Möglichkeit bieten, den Betrieb mit geringen Einschränkungen aufrechtzuerhalten bzw. nach angemessener Zeit möglichst störungsfrei wieder aufzunehmen. Es wird vorausgesetzt, dass entsprechendes Ersatzpersonal über mindestens folgende Kenntnisse verfügt: Grundkenntnisse bezüglich der Organisation der Universität Hamburg (z.B. Aufbau der Fakultäten, Struktur der Präsidialverwaltung, Rollenmanagement Studienmanagement) Grundkenntnisse bezüglich der Lehrorganisation (z.B. Seminaren, Vorlesungen, Übungen, Arbeitsgemeinschaften) Grundkenntnisse über die Fakultät für Rechtswissen (z.B. von der Website der Fakultät) Grundkenntnisse über STiNE Grundkenntnisse über den Zugang zur Prozessdokumentationen Unterschiede zwischen Die grafische Darstellung der Prozessdokumentation wurde von Matthia s Schubert und seinem Team am MMKH in ViFlow erstellt. Die ViFlow-Datenbank liegt der Fakultät zur eigenen Nutzung vor. Universität Hamburg · Fakultät für Rechtswissenschaft Rothenbaumchaussee 33 · D-20148 Hamburg · www.jura.uni-hamburg.de Studienmanagement Seite 2 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis .......................................................................................................................................... 2 Konventionen ................................................................................................................................................. 5 Grafische Prozessdokumentation und Textdokumentation ........................................................ 5 Dateien ..................................................................................................................................................... 5 Personen und Funktionen ................................................................................................................... 5 1 Übersicht ................................................................................................................................................. 6 1.1 Prozesslandkarte Infotresen .......................................................................................................... 6 1.2 Prozesse mit fester Zeittaktung im Tagesverlauf ...................................................................... 8 1.3 Wöchentliche Aufgaben ................................................................................................................. 9 1.4 Monatliche Aufgaben ................................................................................................................. 9 1.5 Prozesse mit Semestertaktung ...................................................................................................... 9 1.6 Ereignisgesteuerte Aufgaben .................................................................................................. 10 1.7 Weitere Aufgaben .......................................................................................................................... 11 2 Kernaufgabe: Information ................................................................................................................. 12 2.1 Einarbeitung .................................................................................................................................... 12 2.2 3 Weitergehende Informationen ............................................................................................... 12 Tagesgeschäft ...................................................................................................................................... 14 3.1 Öffnungszeiten ............................................................................................................................... 14 3.2 4 5 Postbearbeitung ......................................................................................................................... 14 3.2.1. Briefkästen............................................................................................................................... 15 3.2.2. Postausgang (intern) ......................................................................................................... 15 3.2.3. Postausgang (extern) ........................................................................................................ 17 3.2.4. Inline-Prozess Posteingang bearbeiten .................................................................... 18 3.3 Fristenbriefkasten ................................................................................................................... 18 3.4 Paketbearbeitung ....................................................................................................................... 19 3.4.1. Paketausgang ...................................................................................................................... 19 3.4.2. Paketeingang .................................................................................................................. 20 Wiederkehrende Aufgaben ............................................................................................................... 22 4.1 Infoscreen................................................................................................................................. 22 4.2 Druckaufträge ......................................................................................................................... 23 4.3 Verleih ....................................................................................................................................... 23 4.3.1. Unterprozess Ressource bereitstellen ........................................................................... 25 4.3.2. Unterprozess Ressource aushändigen ...................................................................... 26 Semesterorientierte Aufgaben ......................................................................................................... 27 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 3 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 5.1 Materialbestellung...................................................................................................................... 27 5.2 5.2.1. Aufgaben und Notfallplan ................................................................................................... 28 5.2.2. Dienstplan ............................................................................................................................... 28 5.2.3. Einstellung studentische Angestellte ............................................................................ 28 5.2.4. Unterprozess Vertragserstellung studentische Angestellte ..................................... 29 5.3 6 Studentische Angestellte am Infotresen .............................................................................. 28 Antragsbearbeitung ............................................................................................................... 30 Unregelmäßige Aufgaben ................................................................................................................. 32 6.1 RT Bearbeitung ........................................................................................................................... 32 6.1.1. Request Tracker Bearbeitung .......................................................................................... 32 6.1.2. Request Tracker Bereinigung .......................................................................................... 33 6.2 Fundsachen .............................................................................................................................. 33 6.2.1. Inline-Prozess Fundsache wird abgeholt ...................................................................... 34 6.3 Aktenvernichtung ................................................................................................................... 34 6.4 Altschein-Archiv ...................................................................................................................... 35 6.5 Getränkebestellung ................................................................................................................ 36 6.6 Unfallanzeigen ........................................................................................................................ 37 7 Weitere Aufgabenstellungen ............................................................................................................ 39 8 LVM (Infotresen) .................................................................................................................................. 41 8.1 Ausgabe Sachverhalte ........................................................................................................... 41 8.1.1. Unterprozess Sachverhalte sicher verwahren .............................................................. 43 8.2 Ausgabe Klausuren ................................................................................................................ 44 8.3 Hörsaalbuchung...................................................................................................................... 44 8.4 Nachteilsausgleich ................................................................................................................. 45 8.4.1. Unterprozess Klausuren mit Nachteilsausgleich planen ........................................... 47 8.4.2. Klausurdurchführung .................................................................................................... 48 8.5 AG-Teilnehmer-Listen ........................................................................................................... 50 8.6 An-/Abmeldungen STiNE ..................................................................................................... 51 8.7 Lehraufträge ................................................................................................................................ 51 8.7.1. (Band 1: LVM) Unterprozess Vertragserstellung Lehraufträge ............................... 51 8.7.2. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Vertrag erstellen ................................................ 51 8.7.3. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Vertrag versenden ............................................. 52 8.7.4. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Abrechnungsbogen versenden .................. 52 8.8 Kleinstaufgaben .......................................................................................................................... 52 Anhang .......................................................................................................................................................... 54 Ansprechpartner außerhalb der Fakultät ....................................................................................... 54 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 4 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Bildanhang .................................................................................................................................................... 55 Abbildung A: Supportformular (Website der Fakultät) .............................................................. 55 Technischer Anhang ................................................................................................................................... 56 Zentraler Mailverteiler uhh.prozdok ............................................................................................... 56 Danksagung .................................................................................................................................................. 57 Ausblick ..................................................................................................................................................... 57 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 5 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Konventionen Die Aufbereitung der Prozessdokumentation und die Darstellung in diesem Dokument unterliegen zahlreichen Verabredungen, deren Kenntnis für ein Verständnis mitunter hilfreich und/oder notwendig ist. Im Folgenden sind diese in kurzer Übersicht dargestellt. Grafische Prozessdokumentation und Textdokumentation Die grafische Prozessdokumentation liegt als ViFlow-Datenbank vor. Sie ist für die Mitarbeitenden der Fakultät unter der folgenden URL zu finden: http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/ Wird in diesem Dokument auf die grafische Darstellung eines Prozesses verwiesen, so ist ein entsprechender URL-Abschnitt voranzustellen. Auf den Namen des Prozesses und seine Darstellung wird wie folgt hingewiesen: Verleih. Die Nummer der Prozessschritte wird hier in der Form gekennzeichnet. Zuweilen werden in der Dokumentation nicht alle Schritte der Grafik einzeln dokumentiert, wenn es sich um zusammenhängende Arbeitssequenzen handelt (z.B. Vorgänge in STiNE, Umkopieren von Dateien). In diesen Fällen wird die Beschreibung zumeist am ersten Punkt der Sequenz zusammenhängend beschrieben, um den Lesefluss zu erleichtern. Dateien Dateien befinden sich zumeist auf einem zentralen Laufwerk der Fakultät. Der aktuelle Dateiname und Speicherort wird in diesem Dokument grundsätzlich durch ein vorangestelltes Dateisymbol gekennzeichnet: Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Lümann\Vorlesungsplanungaktuell\SoSe2012\AktuellerPlan.xls Innerhalb der Prozesse werden teilweise unterschiedliche Dateien genutzt. Personen und Funktionen In den Prozessen wird auf verschiedene Akteure verwiesen. Akteure der Präsidialverwaltung, anderer Fakultäten und jene außerhalb des Studienmanagements der Fakultät werden nicht persönlich benannt, stattdessen wird auf ihre Position bzw. Funktion verwiesen.. Zur Adressierung ist somit die Website der Universität Hamburg zur Rate zu ziehen. Akteure innerhalb des Studienmanagements der Fakultät werden dagegen mit Namen oder Funktionen bezeichnet. Die Verwendung von Namen innerhalb des Textes soll den schnellen Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen ermöglichen. Sollen die in diesem Dokument genannten Personen adressiert werden, ist grundsätzlich die entsprechende Funktion zu benennen. EineAnsprache erfolgt gemäß dem aktuellen Organigramm des Studienmanagements (http://www.jura.uni-hamburg.de/studienmanagement/). Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 6 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 1 Übersicht Die Aufgaben im Studienmanagement der Fakultät für Rechtswissenschaft sind in mehrere Bereiche unterteilt. Während die Bereiche LVM und Prüfungsmanagement sta rk durch den Semesterzyklus geprägt sind, wird der Infotresen eher aus dem Tagesgeschäft gesteuert wobei dies natürlich ebenfalls unterschiedlichen Belastungen während der Semesterzeiten unterliegt. Der Einstieg in die Prozessdokumentation Infotresen erfolgt über die Übersichtsseite zum Studienmanagement an der Fakultät: Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p530.htm In diesem Dokument wird nur der Bereich Infotresen betrachtet. 1.1 Prozesslandkarte Infotresen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p537.htm Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 7 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Die Übersicht gibt den Dokumentationsstand zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Dokumentation wieder. Die grafische Darstellung, die online zu finden ist, kann in einzelnen Fällen abweichen und ist im Zweifelsfall auf dem aktuelleren Stand. Die einzelnen Prozesse sind nachfolgend kurz erläutert. Die Bezeichnungen der Prozesse sind über interne Hyperlinks mit den entsprechenden Beschreibungen in diesem Dokument verlinkt: AG-Teilnehmer-Listen (Seite 50) Bearbeitung der AG-Teilnehmerlisten Aktenvernichtung (Seite 34) Entsorgung von vertraulichen Unterlagen Altschein-Archiv (Seite 35) Ausgabe von Scheinen aus der Vor-STiNE-Zeit An-/Abmeldungen STiNE (Seite 51) LVM - Umsetzung von An- und Abmeldungen in STiNE Antragsbearbeitung (Seite 30) Bearbeitung von SQ-Prüfungsanträgen und Diplomurkunden Ausgabe Klausuren (Seite 44) Rückgabe von Klausuren Ausgabe Sachverhalte (Seite 41) Ausgabe Klausurinhalte für Aufsichten Druckaufträge (Seite 23) Farblaserausdrucke für das Studienmanagement Einstellung studentische Angestellte (Seite 28) Einstellung studentischer Angestellte des Infotresens Fristenbriefkasten (Seite 18) Termingesteuerter Briefkasten für Prüfungsleistungen Fundsachen (Seite 33) Annahme und Ausgabe von Fundsachen Getränkebestellung (Seite 36) Abwicklung der Getränkeselbstversorgung der Fakultät Hörsaalbuchung (Seite 44) Unterstützung LVM bei Hörsaalbuchungen für Folgesemester Infoscreen (Seite 22) Aktualisierung des Infoscreens am Infotresen Materialbestellung (Seite 27) Bestellung von Büromaterialien Nachteilsausgleich (Seite 45) Organisation Nachteilsausgleich für Klausuren Paketausgang (Seite 19) Versand von Paketen Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 8 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Paketeingang (Seite 20) Anlieferung von Paketen Postausgang (extern) (Seite 17) Bearbeitung der ausgehenden Post Postausgang (intern) (Seite 15) Bearbeitung der eingehenden Post und der Briefkästen Request Tracker Bearbeitung (Seite 32) Bearbeitung des Ticketsystems Request Tracker Bereinigung (Seite 33) Bereinigung des Ticketsystems Unfallanzeigen (Seite 37) Bearbeitung von Unfallmeldungen für Studierende der eigenen Fakultät Verleih (Seite 23) Ausleihe von Ressourcen am Infotresen 1.2 Prozesse mit fester Zeittaktung im Tagesverlauf Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über wichtige Abläufe im Tagesverlauf. Seite Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung 18 Fristenbriefkasten Fristenbriefkasten entleeren vor 09:00 Uhr ab 09:00 Uhr öffnet der Fristenbriefkasten autmatisch für Einwürfe des aktuellen Tages, daher muss er vorher geleert werden. 15 Postausgang (intern) Schublade öffnen ganztägig Interner Schriftverkehr 15 Postausgang (intern) Schublade öffnen Montag vor 10:00 Uhr Eingang Probeklausuren HEX 17 Postausgang (extern) Schublade öffnen zeitnah nach 08:00 Uhr zwischen 09:00 und 10:00 Uhr kommt ein PriMa-Bote und nimmt Ausgangspost mit 20 Paketeingang Paket prüfen ca. 12:00 Uhr DHL, UPS, … 25 Unterprozess Ressource bereitstellen Abholung während der Geschäftszeiten morgens prüfen auf reservierte Ressourcen am Tag 44 Ausgabe Klausuren Sachverhalte eingegangen? morgens prüfen auf Klausurtermine in den nächsten Tagen und Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 9 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Seite Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung Vorbereitung 45 Nachteilsausgleich Klausurdurchführung im Tagesverlauf Klausur mit Nachteilsausgleich 1.3 Wöchentliche Aufgaben Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die jede Woche anfallen. Seite Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung 23 Verleih Ressource reservieren jeden Montag Prüfen, ob Schlüssel für Seminarräume benötigt werden und diese ggf. für die Woche bereitstellen 22 Infoscreen kein direkter Prozessschritt Freitagabend, Montagmorgen Freitagabend abschalten, Montagmorgen einschalten, Energiesparservice am Wochenende 1.4 Monatliche Aufgaben Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die jeden Monat anfallen. Seite 23 Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung Druckaufträge Druckbericht erzeugen Monatsbeginn Auswertung für Studienmanagement erzeugen 1.5 Prozesse mit Semestertaktung Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die einmal pro Semester oder einmal pro Jahr durchzuführen sind. Seite Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung 27 Materialbestellung Materialbestand überprüfen einmal pro Semester Prüfen des Inhalts der Moderationskoffer und des Büromaterial 28 Einstellung studentische Angestellte Ausschreibung anpassen einmal pro Jahr (alle zwei Semester) im Juli für Start im WiSe Neuausschreibung bei Suche nach studentischen Angestellte für den Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 10 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Seite Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung Infotresen 50 AG-Teilnehmer-Listen Übertrag in Excelliste nach Ende der Vorlesungszeit Weiterleitung der gesammelten AGTeilnehmerlisten 1.6 Ereignisgesteuerte Aufgaben Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die aufgrund eines bestimmten Ereignisses anfallen. Seite Prozess Schritt Ereignis / Anmerkung 22 Infoscreen Notebook hochfahren Wenn eine Mail mit Neuigkeiten vom Dekanat oder Leitung Studienmanagement für den Infoscreen eintrifft und umgesetzt werden soll … 33 Fundsachen Fundsache wird abgegeben Wenn Fundsachen am Infotresen abgegeben oder abgeholt werden … 32 Request Tracker Bearbeitung RT prüfen Wenn eine neue Anfrage im RequestTracker eintrifft … 35 Altschein-Archiv Personalien prüfen Wenn Studierende nach alten Unterlagen (Scheine, Klausuren, Hausarbeiten) fragen … 37 Unfallanzeigen Unfallmeldung bearbeiten Wenn Studierenden Unfälle auf dem Weg zur Uni/von der Uni haben (Studierende sind auf dem Weg zur und von der UHH gegen Unfälle versichert) … 30 Antragsbearbeitung Art des Antrags? Wenn ein Antrag auf Ausstellung einer Diplomurkunde eingeht … 30 Antragsbearbeitung Art des Antrags? Wenn ein Antrag auf SQ-Prüfungsleistung eingeht … 51 An-/Abmeldungen STiNE Auftrag ausdrucken Wenn ein Auftrag zur An- bzw. Abmeldungen in STiNE bei LV oder Prüfungen vorliegt … 44 Ausgabe Klausuren Klausurausgabe organisieren Wenn ein Sekretariat die Rückgabe von Klausuren anfordert … Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 11 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 1.7 Weitere Aufgaben Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die zu unspezifizierten Zeiten begonnen werden. Seite Prozess Schritt Ereignis / Anmerkung 33 Request Tracker Bereinigung RT öffnen Bei zeitlichem Freiraum im Tagesgeschäft wird der RT auf unbearbeitete Aufgaben geprüft 34 Aktenvernichtung Fach prüfen Sammlung von vertraulichen Akten zur Entsorgung 36 Getränkebestellung über baldige Bestellung informieren Zusammenfassung von Getränkebestellungen der Fakultät zu einer Sammelbestellung 28 Dienstplan Dienstplan erstellen und drucken Dienstplan für die studentischen und festangestellten Mitarbeitenden erneuern Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 12 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 2 Kernaufgabe: Information Die Kernaufgabe des Infotresens entzieht sich einer Prozessdokumentation: die Information im persönlichen Kontakt. Am Infotresen werden die unterschiedlichsten Anfragen gestellt und dies teilweise in emotionalen Problemsituationen, anderen Sprachen und/o der von Passanten, die das Gebäude des Rechtshauses als öffentliche Einrichtung ohne Bezug zum Lehrbetrieb besuchen. Auch wenn sich die Umsetzung dieser Aufgabe der Prozessdokumentation entzieht, soll hier auf den hohen Stellenwert des Infotresens als Aushängeschilds der Fakultät hingewiesen werden: der Infotresen ist für zahlreiche Fragestellenden der erste Anlaufpunkt und bildet so den ersten Eindruck der Fakultät für Rechtswissenschaft. Und für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. 2.1 Einarbeitung Auch wenn die Prozessdokumentation die unterschiedlichen Anfragesituationen und deren Umsetzung nicht beschreiben kann, soll an dieser Stelle angemerkt werden, wie sich eine entsprechende Vertretung die notwendigen Informationen beschaffen kann. Für die meisten Auskünfte ist eine intensive Kenntnis über den Aufbau und das Angebot der Fakultät notwendig. Der überwiegende Teil dieser Informationen ist auf der Website der Fakultät unter http://www.jura.uni-hamburg.de/ verzeichnet und kann über die Suchfunktion oder durch Einsatz von Google mit dem Zusatz „uni hamburg“ bei den Suchbegriffen problemfrei aufgefunden werden. Einige Informationen zum Aufbau der Fakultät bzw. zu den Mitarbeitenden sind nur über das Intranet der Fakultät erreichbar. Für einen Zugang zum Intranet wendet man sich an Kristina Hohendorf bzw. Christoph Greggersen, die entsprechende Berechtigungen einrichten können und bei Bedarf auch für Auskünfte zur Verfügung stehen. Die Fakultät gibt neben zahlreichen anderen Broschüren einen Studienführer heraus. Der Studienführer wendet sich an Studierende und vor allem Studienanfänger. Diese Gruppe ist ebenfalls mit der Fakultät nur unzureichend vertraut, so dass die Inhalte des Studienführers auch für neue Mitarbeitende am Infotresen einen idealen Einstieg darstellen. Der Studienführer ist unter http://www.jura.uni-hamburg.de/studienmanagement/studienfuehrer/ auf der Website der Fakultät zum Download erhältlich und liegt auch immer in gedruckter Form vor. 2.2 Weitergehende Informationen Viele Anfragen können nur aus der Kenntnis des Tagesgeschäftes der Fakultät beantwortet werden und sind daher auch nur im Verlauf der Tätigkeit am Infotresen erlernbar. Die aktuellen Mitarbeitenden am Infotresen arbeiten daher an dem Aufbau einer Dokumentation des Wissens am Infotresen - einer „Knowledge Base“. Diese Daten liegen aktuell nur lokal am Infotresen und ohne übergeordneten Bezug vor. Für neue Mitarbeitende im Vertretungsfall wird eine Einarbeitung in diese Dateisammlung empfohlen. Die folgenden Kapitel beschreiben die dokumentierten Prozesse am Infotresen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 13 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 14 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 3 Tagesgeschäft In diesem Kapitel wird als Orientierungshilfe eine chronologische Übersicht von Prozessen bzw. Prozesseinstiegspunkten angeboten. Die Abläufe orientieren sich dabei an dem Tagesgeschäft und sind als grobe Anhaltspunkte zu verstehen. Hauptziel dieser Darstellung soll es sein, Vertretungen im Urlaubs- bzw. Krankheitsfalle eine schnelle Orientierung zu ermöglichen, welche Aufgaben zum aktuellen Zeitpunkt anliegen bzw. vorzubereiten zu sind. Die Darstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt nicht ein vollständiges Studium der gesamten Darstellung dieser Prozessdokumentation. 3.1 Öffnungszeiten Der Infotresen ist innerhalb der Vorlesungszeit von Montag bis Donnerstag in der Zeit von 08:00 bis 18:00 Uhr geöffnet, am Freitag in der Zeit von 08:00 bis 15:00 Uhr. In der vorlesungsfreien Zeit werden diese Zeiten verkürzt auf Montag bis Donnerstag von 09:00 bis 16:00 Uhr und am Freitag von 09:00 bis 15:00 Uhr. Der Infotresen ist durch zwei feste Mitarbeitende der Fakultät besetzt, die vordringlich in der Zeit bis 16:00 Uhr tätig sind. Sie werden durch bis zu vier studentische Angestellte unterstützt, die zumeist die Zeiten ab 16:00 Uhr abdecken und im Tagesverlauf bei hohem Aufkommen den Auskunftsbereich unterstützen. 3.2 Postbearbeitung Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p537.htm Startpunkt jeden Tagesablaufs ist die Bearbeitung der Post. Dieser Vorgang unterliegt zeitkritischen Vorgaben, die teilweise durch interne Verfahrensvorgaben, teilweise durch externe Abhängigkeiten gesetzt sind. Oberste Priorität genießen dabei die Leerung des Fristenbriefkastens (um eine korrekte Terminaufzeichnung beim Eingang von Prüfungsunterlagen sicherzustellen) und die Vorbereitung der (ausgehenden) Tagespost. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 15 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Im absoluten Notfall können die obigen Prozesse innerhalb einer Minute durchgeführt werden. Das entsprechende Notfall-Verfahren: Zunächst werden die Eingänge aus dem Fristenbriefkasten entnommen und an einem gesonderten Ort gelagert. Dabei müssen die Eingänge des Fristenbriefkasten unbedingt mit dem Eingangs-Datum gekennzeichnet sein. Dann wird sämtliche Post im Ausgangsbriefkasten direkt an die Mitarbeitenden von PriMa zur Weiterverarbeitung übergeben. Dieses Vorgehen sollte den Ausnahmefall darstellen , es ist im Falle eines Komplettausfalls aller Mitarbeitenden des Infotresens jedoch eine Möglichkeit, schlimmere Auswirkungen zu verhindern. 3.2.1. Briefkästen Die Fakultät verfügt am Infotresen über drei Briefkästen, in die Post eingeworfen werden kann: Den Briefkasten für die Ausgangspost (externe Sendung an andere Einrichtungen der UHH bzw. beliebige postalischen Empfänger), den Briefkasten für die interne Post (innerhalb der Fakultät) und den Fristenbriefkasten. Die Post, die in die Briefkästen eingeworfen wird, landet in Sammelschalen innerhalb der Räumlichkeiten des Infotresens. Die Briefkästen sind nur für den Einwurf von Briefen geeignet - größere Schriftstücke oder Pakete müssen zu den Öffnungszeiten des Infotresens direkt abgegeben werden. Der Fristenbriefkasten dient zur Abgabe von Prüfungsunterlagen der Studierenden auch außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens. Er ist von 09:00 Uhr bis 24:00 Uhr geöffnet und wird automatisiert während der übrigen Zeit geschlossen (kein Einwurf möglich). Zusätzlich befinden sich am Infotresen die Postfächer der Mitarbeitenden der Fakultät, jeweils zusammengefasst nach Funktionsbereichen - somit ein gemeinsames Fach pro Lehrstuhl oder Einrichtung wie dem Dekanat. Der Zugang zu den Postfächern ist Mitarbeitenden der Fakultät jederzeit durch einen entsprechenden Postfachschlüssel möglich. 3.2.2. Postausgang (intern) Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p539.htm Der Postausgang (intern) wird aus dem Sammelfach hinter dem entsprechenden Briefkasten entnommen und sortiert. Dieser Vorgang ist morgens durchzuführen und kann am Tag mehrmals wiederholt werden. Es werden dabei alle eingegangenen Briefe einzeln kurz geprüft. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 16 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Ein Sonderfall besteht am Montag: bis 10:00 Uhr können hier Probeklausuren HEX vom Samstag in den Briefkasten eingeworfen werden. Diese Probeklausuren sind mit einem Eingabevermerk zu versehen und an die Betreuung HEX weiterzuleiten. 03 Wurde die Sendung falsch eingeworfen (Postgang extern anstelle intern), so wird die Post direkt in die Tasche für PriMa umsortiert. 05 Briefe die eindeutig Empfängern innerhalb der Fakultät zugeordnet werden können, werden direkt am Infotresen in die jeweiligen Postfächer einsortiert und stehen damit sofort für die Entnahme durch Fakultätsangehörige bereit. 07 Briefe, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden zunächst beiseitegelegt und dann anschließend bearbeitet. Es wird anhand von Listen über Empfänger in der Fakultät geprüft, ob die im Empfänger des Briefs bezeichnete Person gefunden werden kann (z.B. als Wissenschaftlicher Mitarbeiter eines Lehrstuhls oder als studentische Hilfskraft). Ebenso können hier Personen adressiert werden, die bereits nicht mehr an der Fakultät tätig sind. 09 Konnte der Empfänger eindeutig bestimmt werden, so wird die Adresse ggf. vervollständigt und der Brief entsprechend ins Postfach oder in die externe Posttasche einsortiert. Handelt es sich beispielsweise um Emeriti, wird die Privatanschrift des ehemaligen Lehrenden hinzugefügt und der Brief in die externe Post gegeben. Ebenso wird bei den internen Briefen, die Sendungen an die anderen Standorte der Rechtswissenschaft darstellen, entsprechend die Adresse vervollständig (z.B. Ro36). Hier wird keine Postleitzahl (PLZ) vermerkt, da der Brief bei PriMa nicht frankiert werden soll . Er muss dort jedoch in die entsprechenden Posttaschen für die einzelnen Gebäude umsortiert werden. 11 Lässt sich der Empfänger nicht bestimmen und war kein Absender angegeben, so wird der Brief mit einem entsprechenden Vermerk ans Dekanat weitergeleitet. Nur dort darf der Brief bei unvollständiger Adressierung geöffnet und geprüft werden. Üblicherweise übernimmt Jenny Steiniger die Aufgabe, die problematischen Sendungen zu prüfen und sie dann entsprechend in einem neuen Umschlag korrekt zu adressieren und an den Infotresen als Ausgangspost zurückzuleiten. Befindet sich eine unbekannte Adressierung auf dem Brief und ist ein Absender angeben, so wird der Brief mit eine r Kennzeichnung (PostIt) in das Postfach des Lehrstuhl zurücksortiert. Die Empfängerlisten werden eigenständig am Infotresen geführt (kein Bezug zum Intranet oder zur Personaldatenbank). Die Informationen in diesen Listen stammen zumeist von den Sekretariaten, die sowohl Privatanschriften von Emeriti als auch alle Mitarbeitenden am Lehrstuhl kennen. Die Listen liegen in ausgedruckter Form direkt neben den Postfächern aus. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 17 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 3.2.3. Postausgang (extern) Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p551.htm Der Postausgang (extern) wird aus dem Sammelfach hinter dem entsprechenden Briefkasten entnommen und sortiert. Dieser Vorgang ist morgens sehr früh durchzuführen und muss ggf. am Tag mehrmals wiederholt werden. Es werden dabei alle eingegangenen Briefe einzeln kurz geprüft. Die wirklich extern ausgehenden Briefe werden in die Tasche für PriMa sortiert. Der Bote von PriMa kommt einmal am Tag zwischen acht und neun Uhr morgens und tauscht die Tasche mit den externen Briefen durch (es wird grundsätzlich die Tasche getauscht, auch wenn keine ausgehenden Briefe vorhanden sind, da die Tasche von PriMa externe Eingangspost enthält). 03 Wurde die Sendung falsch eingeworfen (Postgang intern anstelle extern), so wird die Post direkt in die Fächer am Infotresen umsortiert. 07 Briefe, die eindeutig an Empfänger innerhalb der Fakultät zuordenbar sind, werden direkt in die jeweiligen Postfächer am Infotresen einsortiert und stehen damit sofort für die Entnahme durch Fakultätsangehörige bereit. 08 Briefe, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden an den Absender zurückgeben. Fehlt der Absender, werden die Briefe mit einem Vermerk ans Dekanat gegeben, wo Jenny Steiniger die Post öffnet, in neue Umschläge umpackt und erneut in den Versand gibt. Mit dem Tausch der Tasche von PriMa kommt ebenfalls eingehende Post herein, die über die Hauspost bzw. Behördenpost weitergeleitet wurde. Die PriMa-Tasche wird somit nach dem Tausch geleert und der Inhalt gemäß dem nachfolgenden Inline-Prozess bearbeitet. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 18 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 3.2.4. Inline-Prozess Posteingang bearbeiten Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p557.htm Mit dem Tausch der Tasche von PriMa kommt eingehende Post herein, die über die Hauspost bzw. Behördenpost weitergeleitet wurde. Ebenso kommt im Verlauf des Tages Post über die Deutsche Post oder andere Briefanbieter für die Fakultät direkt per Postboten am Infotresen an. Die eingehende Post wird sortiert. 02 Sofern der Empfänger direkt oder über die Adresslisten am Infotresen eindeutig zugeordnet werden kann, wird die Post direkt in die Postfächer der Einrichtungen am Infotresen gelegt und kann dort von den Lehrstühlen bzw. sonstigen Einrichtungen entnommen werden. 04 Briefe, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden mit einem Vermerk ans Dekanat gegeben, wo Jenny Steiniger die Post öffnet in neue Umschläge , umpackt und erneut in den Umlauf (als fakultätsinterne Post) gibt. 3.3 Fristenbriefkasten Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p576.htm Als dritter Briefkasten am Infotresen steht neben dem Einwurf für externe und dem Einwurf Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 19 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 für interne Post der Fristenbriefkasten zur Verfügung. Hiermit können Studierende auch außerhalb der Öffnungszeiten des Prüfungsamtes und des Infotresens prüfungsrelevante Schriftstücke abgeben. Der Fristenbriefkasten verfügt über eine Zeitschaltuhr und öffnet automatisch um 09:00 Uhr morgens und schließt exakt um 24:00 Uhr abends. Die eingehende Post wird sortiert. Die Entnahme aus dem Fach hinter dem Fristenbriefkasten muss bis 09:00 Uhr abgeschlossen sein, da der Briefkasten danach für Einwürfe des aktuellen Tages wieder öffnet. 03 Befinden sich unter den eingeworfenen Briefen Irrläufer für andere Adressaten als das Prüfungsamt, so werden diese aussortiert und normal über Postausgang (intern) (Seite 15) weiterbearbeitet. 05 Alle Briefe an das Prüfungsamt werden mit einem Eingangsstempel vom Vortag versehen (als Nachweis, dass die Frist für den Eingang eingehalten wurde) und in das Postfach des Prüfungsamtes am Infotresen gelegt. Es werden dabei sowohl Schriftstücke für das Prüfungsamt LL.B. als auch Staatsexamen zusammenverarbeitet. 3.4 Paketbearbeitung Neben der Briefpost versenden und bekommen Mitarbeitende der Fakultät auch Pakete oder größere Briefsendungen (z.B. Büchersendungen). Da diese Poststücke nicht in die Postfächer bzw. Briefkästen passen, sind hierzu Sonderprozesse notwendig, die in den folgenden Abschnitten beschrieben werden. 3.4.1. Paketausgang Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p559.htm Der Infotresen übernimmt die Abwicklung des Paketversands für die Fakultät und die Bibliothek. Der Versand außerhalb der Fakultät erfolgt dabei immer über PriMa - es wird kein eigenständiger Versand via Paketdienst beauftragt oder abgewickelt. Da der Austausch mit PriMa nur einmal am Tag erfolgt, kann es zu Verzögerungen im Versand kommen, hierauf sollten Versender bei der Abgabe eines Paketes am Infotresen hingewiesen werden. Ein ausgehendes Paket wird direkt bei der Annahme des Paketes am Infotresen geprüft. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 20 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Wichtig ist zunächst, dass als Absender der Stempel der Fakultät vorhanden ist andernfalls wird das Paket sofort abgelehnt. Danach wird geprüft, ob das Paket per Luftpost versendet werden muss. Ist dies der Fall, so muss dem Paket eine ausgefüllte Zollanmeldung beigelegt sein. Ist dies nicht der Fall, wird das Paket mit den entsprechenden Formularen an den Absender zurückgegeben und um Vorbereitung der Versandunterlagen gebeten. 06 Ist das ausgehende Paket korrekt adressiert, sind alle Unterlagen beigefügt und ist es nicht für das Rechtshaus bestimmt, so wird das Paket in die Ausgangspost für PriMa (zu der PriMa-Tasche) sortiert und am folgenden Tag morgens dem PriMa-Boten mitgegeben. 05 Ist das ausgehende Paket für das Rechtshaus bestimmt, so wird beim Serviceteam nachgefragt, ob diese das Paket hausintern ausliefern können. Falls ja, wird die Zimmernummer auf dem Paket notiert und das Paket im Laufe des Tages durch das Serviceteam zugestellt. 09 Kann das Serviceteam das ausgehende Paket nicht ausliefern, so wird der/die Empfänger/in durch eine Notiz im Postfach, per eMail oder Telefon über den Eingang der Sendung informiert und um Abholung am Infotresen gebeten. Das Paket wird dann in die Paketliste eingetragen und gelagert. 11 Wird das ausgehende Paket am Infotresen abeholt, so quittieren die Empfänger die Übergabe durch Unterschrift in der Paketliste. Beim Austausch der Post-Tasche am folgenden Tag, ist auf die Mitnahme der ausgehenden Paketsendungen samt allen notwendigen Unterlagen durch den PriMa-Boten zu achten. 3.4.2. Paketeingang Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p560.htm Durch Paketdienste (DHL, UPS, …) kommen im Verlauf des Tages Pakete für die Fakultät direkt am Infotresen an. Das eingehende Paket wird darauf geprüft, ob die Adresse des Empfängers wirklich korrekt das Rechtshaus (Schlüterstraße 28 bzw. Rothenbaumchaussee 33) ist. Ist das Paket eigentlich für einen Empfänger in einem anderen Gebäude der Fakultät (z.B. Ro36) bestimmt, so wird die Annahme des Paketes verweigert und der Paketbote an die Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 21 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 korrekte Adresse verwiesen. 04 Pakete für Empfänger im Rechtshaus werden angenommen. 05 Das Serviceteam wird kontaktiert und gefragt, ob das eingegangene Paket direkt an den Empfänger ausgeliefert werden kann. Ist dies möglich, wird die Zimmernummer auf dem Paket notiert und das Paket zur Abholung durch das Serviceteam bereitgestellt. 07 Kann das Serviceteam das Paket nicht ausliefern, wird der/die Empfänger/in durch Notiz im Postfach informiert. Das Paket wird in eine Liste von bereitstehenden Paketen eingetragen und gelagert. 09 Wird das Paket am Infotresen abgeholt, so quittieren die Empfänger die Übergabe durch Unterschrift in der Paketliste. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 22 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 4 Wiederkehrende Aufgaben Nachdem im vorherigen Kapitel die Aufgaben beschrieben wurden, die täglich durchzuführen sind, werden in diesem Kapitel Aufgaben am Infotresen zusammengefasst, die einer wöchentlichen oder monatlichen Taktung unterliegen. 4.1 Infoscreen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p641.htm Am Infotresen wird ein Infoscreen betrieben, der laufend Informationen zur Fakultät einblendet, beispielsweise aktuelle Hinweise auf Raumsperrungen oder Kontaktdaten von Ansprechpartnern. Der Infoscreen hängt oben im Infotresen und ist vom Foyer des Rechtshauses gut erkennbar. Der Infoscreen wird über einen Stand-PC betrieben, der am Wochenende ausgeschaltet wird. Auf den Stand-PC besteht sonst kein direkter Zugriff. Alle Daten, die auf dem Infoscreen eingeblendet werden sollen, müssen über eine Anwendung am RRZ eingegeben werden und werden von dort automatisch zurück auf den Stand-PC kopiert. Für die Eingabe der Daten gibt es ein spezielles Notebook. Wenn eine Nachricht (zumeist als eMail) von der Leitung Studienmanagement oder vom Dekanat eintrifft, wird das spezielle Notebook für den Infoscreen hochgefahren und dort werden in der entsprechenden Anwendung im Webbrowser die Zugangsdaten für die Verwaltung des Infoscreens eingegeben. 04 Für die neue Meldung wird ein geeignetes Template ausgewählt. Dann wird die Nachricht eingegeben und gespeichert. Sind mehrere Meldungen einzugeben, so wird dieser Schritt wiederholt. 07 Die neue(n) Meldung(en) werden zur Wiedergabeliste auf dem Infoscreen hinzugefügt . Sollen ältere Meldungen nicht mehr ausgegeben werden, so werden sie aus der Wiedergabeliste entfernt. Die Einstellungen werden gespeichert. 08 Es wird sich von der Webanwendung auf dem Notebook abgemeldet.Das Notebook wird heruntergefahren und wieder zurück in den Schrank gestellt. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 23 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 4.2 Druckaufträge Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p594.htm Über den Infotresen können Druckaufträge der Fakultät geleitet werden. Kleinmengenaufträge in Farbe werden über den lokalen Farblaser ausgedruckt. Größere Druckaufträge sind über PriMa zu verarbeiten. 03 Bei Druckaufträgen auf dem lokalen Farblaser ist der Druckauftrag samt Datei zu übermitteln, der dann am Infotresen ausgeführt wird. Diese Druckaufträge werden nur vom Team Studienmanagement angenommen. Der fertige Druckauftrag wird dann ins Postfach gelegt und der Auftraggeber per eMail benachrichtigt. 02 Größere Druckaufträge über PriMa werden aus der ganzen Fakultät übe r den Infotresen geführt und dort geprüft. Der Druckauftrag muss auf dem ausgefüllten Formular von PriMa (unter http://www.verwaltung.uni-hamburg.de/pr/2/druckerei/abrechnung.html) unterschrieben eingereicht werden. Sofern der Antrag korrekt ausgefüllt ist, zeichnet der Infotresen diesen Auftrag frei und gibt den Auftrag in den Postausgang zu PriMa, wobei zuvor eine Kopie für die eigenen Unterlagen angefertigt wird. 10 Die erstellte Kopie wird im Ordner (Papier) „Druckaufträge“ abgelegt. 11 Jeden Monat wird vom Farblaser ein Druckbericht erzeugt. Darin ist aufgeführt wie viele Seiten im vergangenen Monat gedruckt worden sind. Eine Kopie des erzeugten Berichtes wird zur Kostenüberwachung an das Studienmanagement gesendet, der Originalausdruck wird in einem Ordner abgeheftet. 4.3 Verleih Die Fakultät verfügt am Infotresen über 8 Notebooks, 2 Beamer, 6 Moderationskoffer, 7 Pinwände, 7 Flipcharts, 8 Smartboard(ausrüstungs)-Tüten, Whiteboardstifte, eine SmartboardProzessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 24 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 CD und Schlüssel für die Seminarräume. Alle diese Materialien können von Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden ausgeliehen werden. Darüber hinaus hält das Serviceteam noch zusätzliche Materialien wie VGA-Kabel, Mehrfachsteckdosen, etc. bereit. Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p608.htm Es empfiehlt sich, benötigte Ressourcen vorher anzufragen - es ist jedoch auch eine AdHoc-Anfrage für aktuell benötigte Materialien möglich. In beiden Fällen wird bzgl. der Anfrage geprüft, ob das gewünscht Material zum benötigten Zeitpunkt (ggf. somit sofort) verfügbar ist. 02 Ist das benötigte Material (zum gewünschten Zeitpunkt) nicht verfügbar, so wird dies an den Anfragenden zurückgemeldet und keinerlei Vermerk in der Reservierungsliste vorgenommen. 03 Sofern das Material zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist, wird die Reservierung in die Reservierungsliste eingetragen - die Reservierungsliste ist eine Exceldatei 1, in der pro Monat ein neues Blatt für Reservierungen angelegt wird. - Die erfolgreiche Reservierung wird an den Anfragenden zurückgemeldet. Handelt es sich bei der Reservierung um die Anforderung für einen Seminarraumschlüssel, so wird diese Reservierung zunächst gegen eine ebenfalls erfolgte Raumbuchung in STiNE geprüft. Die Schlüssel werden jeden Montag für die Woche bereitgelegt. 05 Das reservierte Material wird zum notwendigen Zeitpunkt bereitgest ellt. Dieser Vorgang läuft durch tägliche Prüfung über benötigte Materialien ab und ist im Unterprozess Ressource bereitstellen (Seite 25) beschrieben. 04 Sofern ein Material für einen bestimmten Zeitpunkt zur Ausleihe reserviert wurde, wird der Anfragende über die Reservierung informiert und es wird ihm mitgeteilt, wo das Material zu diesem Zeitpunkt bereitstehen wird (während der Öffnungszeiten des Infotresens am Infotresen, außerhalb der Öffnungszeiten beim Serviceteam). 1 Beispiel? Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 25 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 06 Zum gegebenen Zeitpunkt wird das Material abgeholt. 2 07 Das reservierte Material wird über den Unterprozess Ressource aushändigen (Seite 26) an den Entleiher übergeben. 3 08 Der Ausleiher nutzt das Material und gibt es danach zurück. Geschieht die Rückgabe während der Öffnungszeiten des Infotresens, so wird das Material direkt angenommen. Außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens kann das Material beim Serviceteam abgegeben werden. Dort wird es zwischengelagert und dann an den Infotresen weitergeleitet. 11 Die Rückgabe wird quittiert und das zurückgegebene Material auf Vollständigkeit geprüft. 4.3.1. Unterprozess Ressource bereitstellen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p615.htm Dieser Unterprozess wird einerseits direkt ausgeführt, sofern eine AdHoc-Anfrage auf ein benötigtes Material gestellt wird, jedoch auch täglich, um zu prüfen, ob am entsprechenden Tag Ressourcen für eine Ausleihe bereitgestellt werden müssen. Die Prüfung, ob überhaupt eine Entleihe am Tag stattfindet, ist hier im Prozess nicht extra dargestellt - der Prozess wird jedoch nur ausgeführt, wenn Ressourcen zur Ausleihe bereitzustellen sind. Ist abgesprochen, dass das benötigte Material während der Öffnungszeiten des Tresens abgeholt wird, so wird es im Infotresenbereich bereitgestellt und wartet dann auf Abholung. 02 Ist abgesprochen, dass das das Material außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens abgeholt wird, so werden zunächst alle Reservierungen geprüft, da es möglich ist, dass ein Material auch mehrfach während der Nicht-Öffnungszeiten benötigt wird und dann werden die notwendigen Ressourcen zusammengestellt und mit einem Aufkleber versehen, der die Reservierung und den Namen des Abholers enthält. 06 Die Ressourcen werden dann beim Serviceteam deponiert und stehen dort zur Entleihe 2 3 Dies kann beim Infotresen oder Serviceteam sein - Schritt über beide swim lanes Beide Möglichkeiten (Infotresen, Serviceteam) - vielleicht swim lanes neu anordnen: tresen serviceteam - entleiher Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 26 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens bereit. 4.3.2. Unterprozess Ressource aushändigen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p612.htm Ist abgesprochen, dass das benötigte Material während der Öffnungszeiten des Tresens abgeholt wird, so wird das Material im Infotresenbereich bereitgestellt und wartet dann auf Abholung, andernfalls steht es beim Serviceteam bereit. Der Ausleiher wurde zuvor über den Ausleihpunkt informiert und wendet sich dann jeweils an die entsprechenden Ansprechpartner. 04 Während der Öffnungszeiten gibt der Infotresen kleineres Material (Notebooks, Beamer, Stifte, etc.) direkt selbst aus. Für größere Materialien wie Pinnwände oder Flipcharts wird der Entleiher an das Serviceteam weiterverwiesen, das zuvor vom Infotresen informiert wurde. 07 Das Serviceteam übernimmt die Ausgabe von Großmaterialien (Pinnwände, Flipcharts, etc.) oder die Ausgabe von Material außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens. Am Wochenende wird die Ausgabe über den Wachdienst übernommen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 27 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 5 Semesterorientierte Aufgaben In diesem Kapitel wird als Orientierungshilfe eine chronologische Übersicht von Prozessen bzw. Prozesseinstiegspunkten angeboten, die zumeist einmal oder nur zu bestimmten Zeiten im Semester auftreten. Hauptziel dieser Darstellung soll es sein, Vertretungen im U rlaubsbzw. Krankheitsfalle eine schnelle Orientierung zu ermöglichen, welche Aufgaben zum aktuellen Zeitpunkt anliegen bzw. vorzubereiten zu sind. Die Darstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt nicht ein vollständiges Studium der gesamten Darstellung dieser Prozessdokumentation. 5.1 Materialbestellung Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p632.htm Einmal pro Semester wird der Bestand in den Moderationskoffern und beim Büromaterial am Infotresen geprüft. 02 Sind die Koffer noch ausreichend gefüllt bzw. können aus Vorräten am Infotresen ergänzt werden und ist ansonsten ausreichend Büromaterial vorhanden, so wird der Prozess abgebrochen und erst im Folgesemester wieder betrachtet. 03 Wird Material für die Moderationskoffer, die Whiteboards oder für die Abläufe am Infotresen benötigt, so werden die notwendigen Materialien im Portal bei Lyreco (als zuständiger VOL-Partner der UHH) ausgesucht und die Artikeldaten notiert (Artikelnummer, Menge). Lyreco ist unter www.lyreco.de erreichbar, Kunden innerhalb der Universität Hamburg benötigen eigene Zugangsdaten zur Einsicht in die Konditionen der Universität Hamburg. 07 Die benötigten Materialien werden zusammengestellt und an die zuständigen Stellen zur Bestellung weitergeleitet (für Büromaterial PNO). 08 Das Material wird bestellt und dann am Infotresen angeliefert. Zuständig für die Bestellung von Büromaterial ist Frau Parpart bei PNO.Für Bestellungen von EDV-Materialien ist Herr Engel im IT-Service zuständig. Weitergehende Bedarfe sind über die Leitung Studienmanagement (Frau Krüger) zu klären. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 28 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 5.2 Studentische Angestellte am Infotresen Verlängerte Öffnungszeiten am Infotresen nach 16 Uhr müssen durch studentische Angestellte abgedeckt werden. Hierzu werden einmal im Jahr neue Interessenten gesucht und ausgewählt, es sind hierzu nur Bewerbende aus der eigenen Fakultät zulässig. 5.2.1. Aufgaben und Notfallplan Die studentischen Angestellten decken mit einem aktuellen Zeitkontingent von ca. 32 Stunden pro Monat die verlängerten Öffnungszeiten problemfrei ab. Bei B edarf ist dieses Stundenkontingent auszudehnen, um eine Urlaubsvertretung oder eine Krankheitsvertretung der festen Mitarbeitenden wahrnehmen zu können. Die studentischen Mitarbeitenden werden daher soweit möglich und zulässig in die Abläufe eingebunden - die Bereitstellung dieser Prozessdokumentation soll eine weitere Verbesserung der Informationslage für die studentischen Mitarbeitenden darstellen. Notwendig und noch aussteheend ist die Entwicklung eines Notfallplans für den Totalausfalls der festangestellten Mitarbeitenden unter der Vorgabe, dass der Infotresen zu den kompletten Öffnungszeiten besetzt sein muss bisher lässt sich hier nur eine Notöffnung zu eingeschränkten Zeiten mit eingeschränkten Serviceangeboten über die studentischen Mitarbeitenden realisieren. 5.2.2. Dienstplan Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Infotresen\EinsatzplanInfotresen.xls4 Bei Bedarf oder bei Einstellung neuer studentischer Mitarbeiter wird der Einsatzplan für alle Mitarbeitenden am Infotresen neu erstellt. Die Datei umfasst auch die festangestellten Mitarbeitenden und wird danach im Infotresen ausgehängt. 5.2.3. Einstellung studentische Angestellte Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p736.htm 4 Name, Dateipfad Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 29 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Infotresen\AusschreibungSHK.doc 5 Die bisherige Ausschreibung für studentische Mitarbeitende am Infotresen wird angepasst und veröffentlicht (Aushang und Infoscreen). Studierende haben vier Wochen Zeit, sich zu bewerben. Die Ausschreibung wird zumeist im Juli für das kommende Wintersemester veröffentlicht. 03 Die Studierenden verfassen ihre Bewerbung mitsamt Anschreiben, persönlichen Angaben (Lebenslauf / CV) und senden diese per eMail an den Infotresen. Eine Voraussetzung ist ein Studium der Rechtswissenschaft im Hauptfach. 04 Die Bewerbungen werden gesichtet und es wird geprüft, ob alle Kriterien erfüllt sind . 07 Sind die Kriterien nicht erfüllt oder wurden die Bewerbenden nicht ausgewählt, so werden die Studierenden per eMail über die Ablehnung benachrichtigt. 08 Alle Mails und Anlagen werden gelöscht, eingegangene Mappen ins „Schredderfach“ übergeben oder Studierende können diese Unterlagen wieder abholen. 06 Geeignete Bewerbende werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. 09 Im Bewerbungsgespräch werden anhand eines Fragenkatalogs 6 Fragen zum Studienmanagement und zum Infotresen gestellt. Dabei wird aus den Bewerbenden eine Auswahl getroffen und entschieden, welche Bewerber eine Zusage erhalten. Innerhalb des Bewerbungsgesprächs werden auch direkt mögliche Einsatzzeiten besprochen und so eine Gesamtauswahl von Bewerbern getroffen, die sich zu einer vollständigen Abdeckung der notwendigen Einsatzzeiten ergänzen können. 11 Für die ausgewählten Bewerbenden wird ein Arbeitsvertrag über den Unterprozess Vertragserstellung studentische Angestellte (Seite 29) erstellt. 5.2.4. Unterprozess Vertragserstellung studentische Angestellte 5 6 Name, Dateipfad Datei? Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 30 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p747.htm Der Infotresen bereitet den Einstellungsantrag vor und übergibt diesen an die kommenden studentischen Angestellten. 02 Die Studierenden füllen den Antrag vollständig aus und legen notwendige zusätzliche Unterlagen (Steuerkarte, Immatrikulationsbescheinigung) bei. Die Unterlagen werden dann vom Infotresen geprüft und an PNO weitergeleitet. 04 PNO prüft den Antrag, fügt notwendige Finanzierungsinformationen bei und leitet den Antrag an die Abteilung 6 (Personal) im Mittelweg 177 weiter, wo der Vertrag erstellt wird und der Studierende direkt von der Abteilung 6 kontaktiert wird , um einen Termin für die Vertragsunterzeichnung abzustimmen. 06 Die Studierenden unterzeichnen den Arbeitsvertrag direkt bei Abteilung 6 und werden damit studentische Angestellte der Universität Hamburg und damit Mitarbeitende der Stadt Hamburg inklusiver entsprechender Dienstverpflichtungen (Verschwiegenheit). 5.3 Antragsbearbeitung Der Infotresen unterstützt das LVM auch bei der Bearbeitung von Anträgen für Prüfungsleistungen. Diese Aufgaben werden vom gesamten Infotresen übernommen und nicht nur vom Bereich LVM (Infotresen). Studierende können über den Infotresen Anträge zur Erstellung einer Diplomurkunde für das erste Staatsexamen oder Anträge für Prüfungen im Schwerpunkt einreichen. Der Antrag auf Erstellung einer Diplomurkunde befindet sich auf der Website der Fakultät und ist unter http://www.jura.uni-hamburg.de/studierende/studienabschluesse/diplom/ zu erreichen. Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p795.htm 7 Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Infotresen\DiplomUrkunden.doc 7 Name, Dateipfad Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 31 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Der Infotresen prüft den eingegangenen Antrag. 03 Handelt es sich um einen Antrag auf Teilnahme an der Schwerpunktsbereichsprüfung, an einer Schwerpunktbereichshausarbeit oder einer Schwerpunktbereichsklausur, so bestätigt der Infotresen den Termin des Eingangs des Antrags durch Eingangsstempel auf dem Schriftstück und legt dies im Postfach des Prüfungsamts ab. Der Vorgang ist damit abgeschlossen. 02 Handelt es sich um einen Antrag auf Ausstellung einer Diplomurkunde im ersten Staatsexamen, so wird zunächst geprüft, ob die Leistungen nach dem 09. Juli 2009 erbracht wurden und ob die eingereichten Unterlagen vollständig sind - ist dies nicht der Fall, so wird der Antrag abgelehnt. 08 Handelt es sich um einen vollständigen Antrag auf Erstellung einer Diplomurkunde im ersten Staatsexamen, so wird der Antrag in der entsprechenden Excelübersicht für Diplomurkunden vermerkt und eine neue Urkunde erstellt. 10 Die Urkunde wird vom Dekan gezeichnet. 11 Der/die Antragssteller/in wird benachrichtigt und kann die Urkunde abholen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 32 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 6 Unregelmäßige Aufgaben Diese meisten Aufgaben unterliegen keiner festen Zeittaktung. Die Prozesse in diesem Kapitel sind daher wiederkehrend zu prüfen und bei Bedarf entsprechend umzusetzen. 6.1 RT Bearbeitung Der Request Tracker (RT) ist ein Ticketsystem, das am RRZ gehostet wird und allen universitären Einrichtungen zur Nutzung offensteht. Üblicherweise wird das System eingesetzt, um Supportanfragen durch ein Team bearbeiten zu können und die Arbeitsstände in der Bearbeitung automatisch zu dokumentieren. Supportanfragen an den RT werden über ein Supportformular auf der Website der Fakultät gestartet, das unter http://www.jura.uni-hamburg.de/index.php?id=1824 erreichbar ist (siehe Bildanhang für eine Beispielansicht auf Seite 55). Das Kategorisieren und Weiterleiten aller Anfragen übernimmt der Infotresen (in der Funktion des First Level Supports im Studienmanagement). 6.1.1. Request Tracker Bearbeitung Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p649.htm Für eine Beschreibung der RT Abläufe im LVM siehe Band 1: LVM. Im Tagesverlauf werden die Eingänge im RT häufiger geprüft. Sofern kein neues Ticket vorliegt, kann die Arbeit im RT abgebrochen werden 03 Bei neuen Tickets wird zunächst geprüft, ob eine direkte Bearbeitung durch den Infotresen möglich ist. Falls nicht, wird das Ticket an die zuständigen Stellen in der Fakultät direkt im RT weitergeleitet (siehe hierzu auch Band 1: LVM). 05 Handelt es sich um eine Anfrage, die am Infotresen direkt bearbeitet werden kann, so wird die Anfrage beantwortet und das Ticket geschlossen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 33 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 6.1.2. Request Tracker Bereinigung Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p654.htm Zusätzlich zum Dispatching (Aufsplitten & Weiterleiten) von Anfragen (siehe Request Tracker Bearbeitung auf Seite 32) übernimmt der Infotresen im RT auch die Aufgabe gelegentlich die Liste aufgelaufener Anfragen aufzuräumen. Sofern das Tagesgeschäft es zulässt, wird die Liste offener Anfragen im RT geprüft. 02 Es wird festgestellt, ob es Anfragen gibt, die nach mehr als vier Wochen nach der Anfrage nicht übernommen wurden. Falls es keine Anfragen gibt, die unbearbeitet und älter als vier Wochen sind, wird die Liste weiterbearbeitet. 04 Falls es Anfragen gibt, die unbearbeitet und älter als vier Wochen sind , wird zunächst nachgesehen, wem diese Anfrage zugeordnet wurde (Ticket Owner), dann wird ein Hinweis als Erinnerung gesendet und zeitgleich die Leitung Studienmanagement per eMail über die fehlende Bearbeitung informiert. 07 Ebenfalls wird für alle Anfragen geprüft, ob bereits eine Bearbeitung stattgefunden hat. Falls keine Bearbeitung stattgefunden hat, wird die offene Anfrage an einen Ticket Owner zur Bearbeitung zugewiesen. Die Leitung Studienmanagement wird zusätzlich per eMail auf das offene Ticket hingewiesen. 10 Falls das Ticket fertig bearbeitet wurde und nicht geschlossen wurde, wird das Ticket geschlossen. 6.2 Fundsachen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p582.htm Während der Öffnungszeiten werden Fundsachen am Infotresen entgegengenommen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 34 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 03 Größe Gegenstände (wie Jacken, Taschen, etc.) werden in einem Schrank beim Serviceteam eingeschlossen. Ein Spindschlüssel zu diesem Schrank liegt ebenfalls bei der Bibliothek bereit, die längere Öffnungszeiten hat. 04 Kleinere Gegenstände (wie Handys, Portemonnaies, etc.) werden direkt am Infotresen weiterbearbeitet. Kann anhand des Fundstücks (z.B. durch Ausweis oder Telefonnummer) der Besitzer identifiziert werden, so werden dessen Kontaktdaten über das LVM angefragt und der Besitzer über den Fund informiert. Der Gegenstand wird dann im Safe eingeschlossen. Üblicherweise wird bis abends gewartet, bevor ein Kontaktversuch unternommen wird, da sich die meisten Besitzer vorher selbst melden. 05 Kann der Besitzer nicht ermittelt werden, so wird der Gegenstand direkt im Safe eingeschlossen. 09 Auf Nachfrage am Infotresen werden Fundsachen herausgegeben. Dies ist im folgenden Inline-Prozess Fundsache wird abgeholt beschrieben. 6.2.1. Inline-Prozess Fundsache wird abgeholt Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p591.htm Meldet sich ein Besitzer eines verlorenen Gegenstands, so wird anhand der Größe des Gegenstands entschieden, ob dieser direkt am Infotresen gelagert wird und dann dort auch direkt ausgegeben werden kann. Falls nicht, befindet sich der Gegenstand im Schrank beim Serviceteam und ist über das Serviceteam entgegenzunehmen. 6.3 Aktenvernichtung Innerhalb des Semesters sammeln sich am Infotresen zahlreiche Dokumente an, die als vertraulich gelten oder personenbezogene Daten enthalten und somit gesondert vernichtet werden müssen. Hierzu gehören die Listen von OE-Veranstaltungen der Erstsemester genauso wie Lehraufträge, Personalausdrucke als auch alte Scheine von Studierenden. Diese Dokumente werden in einem gesonderten Fach direkt neben dem Tresorschrank gesammelt, dem sogenannten „Schredderschrank“. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 35 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p729.htm Vertrauliche Dokumente zur Vernichtung werden im „Schredderschrank“ gesa mmelt. Ist dieses Fach nahezu voll, so wird Kontakt mit dem Serviceteam aufgenommen und um einen Termin zur Entsorgung der Unterlagen gebeten. 04 Das Serviceteam hat Zugang zum Reißwolf-Container. Dieser Container besitzt keine Einwurfmöglichkeit, die Hausmeister haben für den Bedarfsfall einen Schlüssel mit dem der Container bei Räumung des Schredderschranks geöffnet werden kann. 05 Die Inhalte des „Schredderschranks“ werden in den Reißwolf-Container umgelagert. Als Sondervorgang kann zu diesem Zeitpunkt auch in den bereits eingelagerten Unterlagen im Container nach bereits zur Vernichtung freigegebenen Unterlagen gesucht werden, die irrtümlich eingelagert worden sind. Dies geschieht in einigen Fällen, wenn Studierende versehentlich alte Scheinunterlagen zur Entsorgung abgegeben haben. 06 Ist die Umlagerung komplett, so schließt das Serviceteam den Reißwolf-Container wieder sicher ab. 6.4 Altschein-Archiv Der Infotresen verfügt über ein umfangreiches Archiv (Papier), in dem in zahlreichen Ordnern nicht abgeholte Scheine aus der „Vor-STiNE-Zeit“ aufbewahrt werden. Ebenso werden hier Hausarbeiten, Klausuren, etc. aufbewahrt. Sofern die Studierenden die Unterlagen nicht abholen, sind diese durch die Fakultät für zehn Jahre aufzubewahren (und können danach vernichtet werden). 8 Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p763.htm 8 Der Infotresen könnte sich vorstellen die Ausgabe und die Archivführung für weitere Fakultäten am Standort zu übernehmen (z.B. VMP5, VMP6, VMP8). Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 36 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Sobald Studierende ältere Unterlagen abholen möchten, müssen diese im Altschein Archiv gesucht werden. Es werden dabei zunächst die Personalien des Studierenden geprüft (Personalausweis, etc.). 03 Danach wird im Altschein-Archiv gesucht, ob die gewünschten Unterlagen gefunden werden können. 05 Passen die Personalien nicht zu den Unterlagen oder können die Unterlagen nicht aufgefunden werden, so werden keine Unterlagen ausgehändigt. 06 Passen die Personalien und können die Unterlagen gefunden werden, werden sie übergeben und die Abgabe wird quittiert. 6.5 Getränkebestellung Der Infotresen übernimmt die Aufgabe, für die Fakultät Getränke in Selbstversorgung anliefern und verteilen zu lassen. Dabei sammelt der Infotresen nur die verteilten Bestellungen zu einer Sammelbestellung zusammen und führt Bestellungen dann ausschließlich gegen Vorkasse aus. Der Infotresen wickelt dann die Lieferung samt Anlieferung in die einzelnen Räume und Austausch des Leerguts mit dem Lieferdienst ab. Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p753.htm Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Nolden\Excel\Getränkebestellungen.xls 9 Der Infotresen informiert Kontakte in der Fakultät über einen neuen Bestelltermin für Getränke und versendet formlos aktuelle Informationen zum Bestellablauf. Es werden dabei alle bisherigen Besteller und neue Interessenten per eMail kontaktiert . Es findet kein Versand über den Fakultätsverteiler statt. 02 Die Interessenten in der Fakultät melden ihre Bedarfe per eMail an den Inf otresen. Es gibt hierbei keine Formvorgaben, eine Angabe von Menge und Artikelart reicht aus. Der Infotresen wickelt keine Bestellung für alkoholische Getränke ab. 03 Die eingehenden Bestellungen werden am Infotresen und in der Getränke-Bestell-Datei gesammelt. Ebenso wird durch farbige Markierung in der Liste gekennzeichnet, ob die Bestellung bereits bezahlt ist. Der Infotresen sendet weder eine Erinnerung noch eine Berechnungsübersicht an die Besteller, die Besteller kommen eigenständig mit den 9 Name, Dateipfad Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 37 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 notwendigen Angaben und Bargeld beim Infotresen vorbei und weisen auf Leergutaustausch hin. 05 Zum festgesetzten Termin wird die Bestell-Datei durchgesehen und alle Bestellungen, die zu diesem Zeitpunkt nicht bezahlt sind, werden gestrichen und aus der Datei entfernt. 08 Die verbleibenden Aufträge werden bei http://www.meingetraenkeservice.de bestellt. 09 Zum Liefertermin wird der Lieferant in bar bezahlt und die Anlieferung im Haus direkt verteilt. Dabei finden Leergutaustausche statt. Leergut wird abgeholt und gegengerechnet. 6.6 Unfallanzeigen Studierende der Universität Hamburg sind über die Landesunfallkasse Hamburg (LUKHH) auf dem Weg zum und vom Studium sowie auf dem Gelände der Universität Hamburg gegen Unfälle versichert. Sofern Studierende der Fakultät für Rechtswissenschaft einen Unfall erleiden, wickelt der Infotresen die notwendigen Schritte ab. Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p777.htm Die Unfallmeldung erfolgt zumeist direkt von Ärzten oder Studierenden an die LUKK und wird dann im Campus Center bearbeitet. Das Campus Center kontaktiert daraufhin die zuständige Fakultät zur Bearbeitung der Unfallanzeige. 03 Der Infotresen sendet an den/die betroffene/n Studierende/n das Formular für die Unfallanzeige 10. 04 Die Studierenden füllen die Unfallanzeige aus und senden diese an den Infotresen zurück. 10 http://www.verwaltung.uni-hamburg.de/k/formulare/stichwortverzeichnisformulare.html#U Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 38 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 05 Der Infotresen überträgt die handschriftliche Meldung erneut in das Formular am PC und druckt dieses zusätzlich aus. Das Original vom Studierenden wird im Infotresen als Papierversion abgeheftet, die eigenerstellte und ausgedruckte Version durch den Infotresen unterschreiben und weitergeleitet. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 39 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 7 Weitere Aufgabenstellungen In den vorherigen Kapiteln wurden Aufgaben am Infotresen beschrieben, die täglich, wöchentlich, monatlich, semesterweise oder zu anderen Zeitpunkten umzusetzen sind. Darüber hinaus gibt es am Infotresen eine Reihe von Kleinstaufgaben, für die eine Beschreibung nicht einmal als einzelner Prozessschritt lohnenswert erscheint und die daher in der grafischen Darstellung vollständig fehlen. Diese Schritte sind trotzdem wichtig und deshalb wird hier über sie informiert. Da der Umfang der einzelnen Schritte zumeist sehr gering ist, wird auf eine Darstellung als einzelne Unterabschnitte verzichtet und stattdessen eine alphabetische Stichwortliste gewählt. Ablage, Notenliste LL.B. Der Infotresen legt die Notenlisten für das Prüfungsamt LL.B. ab und führt die Übersicht über den Eingang auf dem Klausurplan LL.B. Aufsichtsplan Der Infotresen nimmt Änderungswünsche für den Aufsichtsplan zur Klausuraufsicht entgegen und bucht entsprechend Personen um. Eine genaue Beschreibung der Aufgaben ist in Band 1: LVM erläutert. Bibliothek, Anfragen Der Infotresen gibt Auskünfte über die Bibliothek als Vertretung. Bibliothek, Zugangsblockade Der Infotresen verfügt über einen Schalter, um die Zugangssperren zur Bibliothek aufzuheben. Dokumente verloren Gelegentlich geben Studierende alte Unterlagen versehentlich ab oder holen diese Unterlagen nicht rechtzeitig ab. Diese Unterlagen müssen vertraulich behandelt werden und sind zu vernichten. Teilweise sind derartige Unterlagen im „Schredderschrank“ noch zwischengelagert, teilweise jedoch auch der Entsorgung zugeführt. In diesen Fällen ist eine Suche im Reißwolf-Container gelegentlich noch erfolgreich - zum Vorgehen siehe hierzu den Prozess Aktenvernichtung auf Seite 34. Dokumente, vertrauliche Vertrauliche Dokumente wie alte Scheine, Personallisten, Urlaubsanträge, Lehraufträge, Studierendenlisten - auch gerade wenn diese Dokumente nur temporär in Gebrauch als Arbeitshilfe waren oder andere Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, sind über den „Schredderschrank“ mit dem Prozess Aktenvernichtung auf Seite 34 zu vernichten. Eingehende Dokumente werden im Schredderschrank zwischengelagert. Evaluation Der Infotresen lagert die Evaluationsbögen zwischen und organisiert Abholung und Rückgabe. Ebenso heftet der Infotresen die Einverständniserklärungen ab. Maileingang An die Mailadresse [email protected] kommt sehr wenig an Mails herein. Die Beantwortung erfolgt grundsätzlich durch mit einem cc an die weiteren Bearbeitenden. OE Der Infotresen unterstützt die Orientierungseinheit (OE) durch Ausgabe von Material. Telefonzentrale Der Infotresen nimmt als Krankheits- oder Urlaubsvertretung Telefonate für Mitarbeitende der Fakultät entgegen. Mitarbeitende können somit ihr Telefon auf den Tresen umstellen. Zusätzlich leitet der Infotresen eingehende Anrufe als erste Anlaufstelle an Mitarbeitende direkt weiter. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 40 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 41 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 8 LVM (Infotresen) Aus dem Band 1: LVM ist bereits bekannt, dass einige Aufgaben im LVM an den Infotresen ausgelagert sind, da dort zuständige Stellen Aufgaben- und Stellenanteile aus dem LVM haben. Diese Aufgaben können daher nicht durch alle Personen am Infotresen übernommen werden. Die nachfolgende Grafik gibt eine Übersicht über die Aufgaben, die mit dem LVM eng verknüpft sind. Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p537.htm Die einzelnen Prozesse sind in den nachfolgenden Abschnitten dargestellt. 8.1 Ausgabe Sachverhalte Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 42 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Fortsetzung >> Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p664.htm Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\praefcke\Prüfungen\Klausurenplan\Klausurenplan.xls Beim Eintreffen des Klausurplans von Jean Praefcke für das laufende Semester werden die Klausurtermine in das eigene Outlook in den Kalender übertragen und mit einer Erinnerung zwei Tage im Vorlauf versehen. 11 04 Die für die Klausur notwendigen Sachverhalte sollen rechtzeitig vor dem Klausurtermin durch den Lehrstuhl bereitgestellt werden und sind ggf. getrennt für Nachteilsausgleichklausurteilnehmende zu verpacken - hierzu werden Vorbereitungen durch den Unterprozess Sachverhalte sicher verwahren (Seite 43) durchgeführt. 06 Sind die Sachverhalte nicht rechtzeitig durch den Lehrstuhl bereitgestellt worden, müssen diese in der zweitägigen Vorlauffrist zur Klausurorganisation nachgefordert werden. Hierzu wird zunächst das Sekretariat und sofern dies nicht verfügbar ist, die wissenschaftlichen Mitarbeitenden (WiMi) kontaktiert. Sollten auch die WiMi nicht verfügbar sein, wird direkter Kontakt zur Professur aufgenommen und um dringende Bereitstellung gebeten. 05 Zwei Tage vor der Klausur wird die Hauptaufsicht gemäß Aufsichtenplan (im Klausurplan) benachrichtigt und gebeten, alle Zusatzaufsichten zu informieren. 08 Die Hauptaufsicht meldet zurück, ob sie den Termin wahrnehmen kann und weitere Aufsichten verfügbar sind. Sofern die Organisation der Aufsichten unproblematisch verläuft, werden die Sachverhalte für den Klausurtermin vorgepackt und im 11 Keine LVM(Infotresen) Prozess, umschieben, Hauptgrafik ändern Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 43 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 „Tresorschrank“ verwahrt. 09 Meldet die Hauptaufsicht zurück, dass eine Durchführung der Aufsicht nicht möglich ist, so vermerkt der Infotresen dies und bittet die Hauptaufsicht aus denkbaren Alternativen einen Ersatz zu organisieren. 11 Kann die Hauptaufsicht keinen Ersatz bereitstellen, so versucht der Infotresen einen Ersatz zu organisieren. Im Ausnahmefall übernehmen die festangestellten Mitarbeitenden des Infotresens einen Teil oder die gesamte Aufsicht selbst. Sind für eine Klausur mehr als drei Aufsichten eingeteilt, so wird zumeist beim Ausfall einer Aufsicht auf den Ersatz verzichtet und die Klausur mit einer verringerten AufsichtenAnzahl durchgeführt. 12 Die Hauptaufsicht holt zum Klausurtermin die Sachverhalte am Infotresen ab und quittiert den Empfang. Ein grundsätzliches Problem ist, dass neue wissenschaftliche Mitarbeitende zumeist nicht in die Aufgaben der Klausuraufsicht und deren Abläufe eingewiesen sind und daher die ersten Aufsichtstermine zumeist etwas hektisch gestalten. Daher hat der Infotresen damit begonnen, den Aufsichtsplan frühzeitig durchzusehen und auf neue Namen zu prüfen. Die neuen Mitarbeitenden werden dann mit längerem Vorlauf kontaktiert und es wird ihnen angeboten, sich zuvor am Infotresen über die Abläufe informieren zu können. Ebenso hat der Infotresen intern verabredet, frühzeitig und prophylaktisch mit der Organisation einer Ersatzaufsicht zu beginnen, sofern Klausuraufsichten in der Vergangenheit unzuverlässig erschienen sind. 8.1.1. Unterprozess Sachverhalte sicher verwahren Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p667.htm Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\praefcke\Prüfungen\Klausurenplan\Klausurenplan.xls Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Infotresen\Prüfungen\Liste_Nachteilausgleich.xls 12 Beim Eintreffen des Klausurplans von Jean Praefcke für das laufende Semester werden die Klausurtermine mit der Liste der Nachteilsausgleiche abgeglichen. 02 Besteht für einen Termin Bedarf an einem Nachteilsausgleich, so werden für diesen Termin rechtzeitig ein Notebook und ein USB-Stick (für die Rückgabe der Klausur) reserviert. Ebenfalls wird für den Termin in Outlook vermerkt, dass ein oder mehrere Sachverhalte getrennt zu verpacken sind und an diesem Termin ein 12 Dateiname, Speicherort Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 44 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Nachteilsausgleichstermin zu organisieren ist. 8.2 Ausgabe Klausuren Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p681.htm Die Ausgabe von Klausuren erfolgt üblicherweise durch die Sekretariate, wird dort selbst organisiert und die Studierenden holen direkt ihre Klausuren in den Lehrstühl en ab. Aufgrund von Urlaub, Krankheit oder Überlast kann es jedoch vorkommen, dass die Sekretariate die Ausgabe der Klausuren an den Infotresen abgeben. 13 03 Für die Übernahme der Ausgabenorganisation wird die Zustimmung der Leitung Studienmanagement benötigt. 05 Klausuren können nur persönlich gegen Nachweis der Personalien abgeholt werden . Eine Ausnahme stellt eine schriftliche Vollmacht dar, die beim Infotresen vorgelegt werden muss. 06 Sollte die Klausur nicht im Stapel der auszugebenden Klausuren vorhanden sein, so werden die Studierenden an den Lehrstuhl zur Klärung verwiesen, zumeist wurde die Klausur wegen eines Täuschungsversuchs von der Ausgabe zurückgehalten. Sind die Personalien in Ordnung und die Klausur vorhanden, wird diese ausge geben. 8.3 Hörsaalbuchung Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Praefcke\Vorlesungsplanungaktuell\FolgeSem\Hörsaalbuchung FolgeSem.xls Der Prozess der Hörsaalbuchung ist in Band 1: LVM bereits vollständig beschrieben. Der Bereich LVM (Infotresen) übernimmt die Buchung der Hörsäle anhand der Bedarfsliste aus dem vorherigen Vergleichssemester über die zentrale Hörsaalbuchung (HSB). Die Buchungsanfragen werden direkt am Infotresen ausgedruckt und in einem Ordner (Papier) gesammelt und abgelegt. In dem Ordner wird ein Index nach Hörsälen geführt. Der Bereich LVM (Infotresen) druckt ebenfalls alle Antworten von der zentralen Hörsaalbuchung, die als E-Mails eingehen, aus und ordnet diese in der Ordnerablage zu. Alle 13 Keine LVM(Infotresen) Prozess, umschieben, Hauptgrafik ändern Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 45 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 E-Mails werden in einen Extra-Ordner in Outlook aussortiert und nach einem Jahr gelöscht. Der Bereich LVM (Infotresen) erzeugt die Datei Hörsaalbuchungen.xls. 8.4 Nachteilsausgleich Fortsetzung >> Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 46 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p690.htm Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\praefcke\Prüfungen\Klausurenplan\Klausurenplan.xls Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Infotresen\Prüfungen\Liste_Nachteilausgleich.xls 14 Pro Semester hat die Fakultät ca. 10 Studierende, die einen Nachteilsausgleich benötigen und bewilligt bekommen. Notwendig ist die Vorlage eines Attests über eine chronische Erkrankung, die zu Einschränkungen in der Prüfungsteilnahme führt. Die Entscheidung über die Gewährung von Nachteilsausgleichen obliegt der Leitung Studienmanagement, üblich sind eine Verlängerung der Bearbeitungszeit (z.B. 50% Aufschlag oder 100% Aufschlag) und die Option zum Diktat. Für die benötigten Zusatzaufsichten hat die Fakultät zwei Werkverträge pro Semester als Grundabsicherung für den Mehraufwand. Für diese Studierenden ist ein Zusatztermin (samt Extraraum) bei den Klausuren zu organisieren, außerdem sind eine gesonderte Aufsicht und ein Notebook samt USB-Stick nötig, auf dem die Antworten erstellt und gespeichert werden. Im Vorlauf ist für die gesonderte Prüfung eine entsprechende Anzahl von Sachverhalten getrennt zu packen. Das Studienmanagement erstellt eine Liste der genehmigten Nachteilsausgleiche für das laufende Semester und versendet diese an den Infotresen. 15 02 Der Infotresen fragt für die Studierenden die E-Mail-Adressen als Kontaktbasis beim LVM ab oder kennt diese bereits über vergangene Kontakte in den Vorsemestern . Die zusammengeführte Liste mit den laufenden Nachteilsausgleichen wird mitsamt den 14 15 Dateiname, Speicherort Keine LVM(Infotresen) Prozess, umschieben, Hauptgrafik ändern Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 47 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Kontaktdaten intern im Infotresen im Ordner „Nachteilsausgleich“ abgeheftet. 06 Die Studierenden mit gewährtem Nachteilsausgleich werden kontaktiert und es wird geklärt, ob besondere Bedürfnisse für die Klausurtermine vorliegen. Die Antworten der Studierenden werden gesammelt und ebenfalls abgespeichert. 08 Über den Unterprozess Klausuren mit Nachteilsausgleich planen (Seite 47) werden Klausurtermine vorgeplant und der komplette Klausurterminplan dann an die Studierenden mit Nachteilsausgleich versendet, die diese Termine dann prüfen. 11 Sagen Studierende mit Nachteilsausgleich einen Sondertermin ab, dann sagt der Infotresen den Termin auch bei der zusätzlichen Aufsicht ab und gibt die Raumreservierung für den Extraraum wieder frei. 13 Haben Aufsicht und Studierende mit Nachteilsausgleich zu einem Sondertermin für die Klausur zugesagt, wurde der Sachverhalt vorbereitet und sowohl Notebook als auch USB-Stick reserviert, so wird der Sondertermin für die Klausur durch den Prozessen Klausurdurchführung (Seite 48) umgesetzt. 8.4.1. Unterprozess Klausuren mit Nachteilsausgleich planen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p698.htm Es wird geprüft, ob für den Sondertermin der Klausur mit Nachteilsausgleich ein Notebook benötigt wird, sprich: ob die Klausur diktiert werden muss. Falls die Klausur nicht diktiert werden muss, ist nur eine Verlängerung der Bearbeitungszeit notwendig, die in den üblichen Räumen mit den vorhandenen Aufsichten geregelt werden kann . 02 Wird ein Notebook benötigt, so wird ein Notebook und ein USB-Stick für den Klausurtermin reserviert. 03 Sofern nicht im Vorfeld ein Zusatzraum reserviert wurde, wird nun ein passender Klausurraum für den Sondertermin der Klausur mit Nachteilsausgleich reserviert. Hierbei ist zu beachten, dass bei Diktaten jeder Student einen eigenen Raum mitsamt eigener Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 48 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Aufsicht benötigt. Die Raumreservierung wird durch den bekannten Prozess Raumanfragen (beschrieben in Band 1: LVM) durchgeführt. 05 Sobald der Raum bzw. die Räume reserviert werden konnte/n, wird geprüft, ob eine der beiden Standardaufsichten für Studierende mit Nachteilsausgleich verfügbar ist. Falls ja, wird der Termin abgestimmt, die Aufsicht festgelegt und der Prozess mit dem aufrufenden Hauptprozess fortgesetzt (Schritt ). 07 Können die Standardaufsichten nicht, so werden wissenschaftliche Mitarbeitende der Fakultät kontaktiert, die im laufenden Semester noch Kapazitäten für Aufsichten haben. Die Liste der wissenschaftlichen Mitarbeitenden wird solange abgefragt, bis eine Aufsicht für den Sondertermin gefunden werden konnte. Dann wird diese Aufsicht festgelegt und der Prozess mit dem Hauptprozess fortgesetzt. 8.4.2. Klausurdurchführung Fortsetzung >> Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 49 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p712.htm Sind alle Voraussetzungen für die Durchführung einer Klausur mit Nachteilsausgleich erfolgreich abgeschlossen worden, so kontaktiert der Infotresen zwei Tage vor dem Klausurtermin wie gewohnt die Aufsicht und in diesem Falle auch zusätzlich den Studierenden mit Nachteilsausgleich. 02 Zum Klausurtermin hat der Infotresen das Notebook mit dem USB-Stick vorbereitet, auf dem USB-Stick ist eine Kopie des Sachverhalts und der Sachverhalt ist zusätzlich auch ausgedruckt. 03 Alle Materialien holt die Aufsicht am Infotresen ab. Die Aufsicht quittiert den Empfang und führt die Klausuraufsicht durch. 07 Endet die Klausur innerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens, so gibt die Aufsicht alle Materialien samt des USB-Sticks mit der diktierten Klausur am Infotresen zurück. 08 Endet die Klausur außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens, so gibt die Aufsicht die Materialien (außer dem USB-Stick) beim Serviceteam ab. 09 Endet die Klausur außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens, so wird der USB-Stick (und der ausgedruckte Sachverhalt) in den internen Briefkasten der Fakultät eingeworfen. 10 Der Infotresen vermerkt die fristgerechte Abgabe der Klausur für das Prüfungsamt und quittiert den Erhalt der Materialien. 12 Die Klausur vom USB-Stick wird ausgedruckt und als Sicherheitskopie auf dem PC des Infotresens zwischengespeichert. Der Ausdruck wird kopiert und ebenfalls am Infotresen abgelegt. Danach wird der USB-Stick formatiert und das Notebook von Veränderungen (gespeicherten Zwischenversionen) bereinigt. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 50 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 10 Die ausgedruckte Klausur wird in das Postfach des Lehrstuhls zur Korrektur gelegt. Die am Infotresen erzeugten Sicherheitskopien werden gelöscht / zur Vernichtung ins „Schredderfach“ gegeben, sobald der Klausureingang durch den Lehrstuhl bestätigt wurde. Als Verbesserungsvorschlag für die Zukunft besteht die Idee, auf allen Notebooks das Programm HD Guard (http://www.hdguard.com/) einzusetzen und so schnell wieder die Umgebung herstellen zu können, die das Notebook vor der Ausgabe hatte. 8.5 AG-Teilnehmer-Listen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p790.htm Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Infotresen\AG_TN_Listen.xls 16 Die AG-Leiter pflegen ihre Teilnehmerlisten zumeist in Papierform und geben diese am Ende der Vorlesungszeit ab. Da die Daten in STiNE benötigt werden, ist eine Nacherfassung der Daten notwendig.17 02 Alle Papierlisten, die am LVM eingegangen sind, werden an den Infotresen weitergeleitet und dort ausgewertet. 03 In die Exceldatei AG_TN_Listen.xls wird pro AG und Termin die Anzahl der Teilnehmenden an der AG am Termin eingetragen. Danach werden die Originallisten abgeheftet. 18 05 Ein Jahr später werden die Ordner in den „Schredderschrank“ umsortiert und die AGTeilnehmerlisten der Entsorgung durch Aktenvernichtung (Seite 34) zugeführt. 16 17 18 Name, Dateipfad LVM (Infotresen) Prozess oder nur Semester-Turnus? Schritt 03 bis 05 sind in der falschen swim lane Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 51 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 8.6 An-/Abmeldungen STiNE Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p785.htm Jean Praefcke bestätigt, dass Studierende zu einer LV oder Prüfung nachträgl ich zugelassen werden dürfen bzw. ordnet die Abmeldung von einer LV oder Prüfung an . Diese Mitteilung kann als E-Mail, als RT-Kommentar oder als Ausdruck bei LVM (Infotresen) eingehen. 02 Sofern der Auftrag nicht in gedruckter Form übermittelt wurde, wird er ausgedruckt und im Ordner (Papier) für „An- und Abmeldungen pro Semester“ abgeheftet. 04 Die An- bzw. Abmeldung wird in STiNE durchgeführt und dabei die Funktion „mit Nachricht“ an die Studierenden genutzt. Sofern die Anfrage zur nachträglichen An- bzw. Abmeldung ursprünglich über den RT kam, wird auch im RT eine Antwort erstellt und die Anfrage im RT geschlossen. 8.7 Lehraufträge Die Abläufe zur Einstellung von Lehrbeauftragten und deren Abrechnung ist bereits in Band 1: LVM ausführlich beschrieben. Ebenfalls wird dort auf die Unterstützung durch LVM (Infotresen) hingewiesen. An dieser Stelle sollen daher nur noch kleinere Anmerkungen zusätzlich zu den dortigen Erläuterungen zusammengefasst werden. 8.7.1. (Band 1: LVM) Unterprozess Vertragserstellung Lehraufträge Dieser Unterprozess wird in Band 1: LVM beschrieben. Der Unterprozess der gesamten Abwicklung zur Beauftragung von Lehrbeauftragten hat die Unterprozesse bzw. UnterUnterprozesse ((Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Vertrag erstellen, (Band 1: LVM) UnterUnterprozess Vertrag versenden und (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Abrechnungsbogen versenden), die nachfolgend um Hinweise für LVM (Infotresen) ergänzt werden. 8.7.2. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Vertrag erstellen LVM (Infotresen) druckt das Anschreiben an die Lehrbeauftragten als Seriendruck aus . Es besteht aus einer Mischdatei und einem Vorgabeanschreiben. Die einzelnen Verträge werden dagegen jeweils einzeln als Dateien erstellt, die Adresse des Lehrbeauftragten hineinkopiert und die Daten zur Veranstaltung (Name der Veranstaltung, Anzahl der Semesterstu nden und Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 52 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 die Gesamtvergütung) manuell eingefügt. 8.7.3. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Vertrag versenden Das Anschreiben zum Lehrauftrag wird direkt von LVM (Infotresen) unterschrieben, eine Kopie ohne Unterschrift wird in der Akte abgelegt. Alle Rückläufe von den Lehrbeauftragten / AG -Leitungen werden in die Akte einsortiert. Hier ist auch eine Einverständniserklärung zur Lehrevaluation enthalten, die direkt als Anlage beim Vertrag mitgesendet wird. 8.7.4. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Abrechnungsbogen versenden Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Lümann\Lehraufträge\ÜbersichtüberausgezahlteBetrag(jahr).xls Der Versand der Abrechnungsbögen erfolgt zumeist als E-Mail. Auf den Rückläufen der Abrechnungsbögen wird als Notiz die Gesamtsumme vermerkt (anhand Stundensatz und durchgeführten Veranstaltungen). Nachdem die Abrechnung von Jean Praefcke gezeichnet wurde und im Controlling eine Kassenanordnung erstellt wurde, werden alle Unterlagen in die Akte abgeheftet. Die abgerechneten Lehraufträge werden dann in die Übersichtsdatei über ausgezahlte Beträge eingetragen. 8.8 Kleinstaufgaben In den vorherigen Abschnitten wurden Aufgaben des LVM (Infotresen) beschrieben. Darüber hinaus gibt es am Infotresen eine Reihe von Kleinstaufgaben, für die eine Beschreibung als einzelner Prozessschritt nicht lohnenswert erscheint und die daher in der grafischen Darstellung vollständig fehlen. Diese Schritte sind trotzdem notwendig. Da der Umfang der einzelnen Schritte zumeist sehr gering ist, wird auf eine Darstellung als einzelne Unterabschnitte verzichtet und stattdessen eine alphabetische Stichwortliste gewählt. Abrechnung Erasmus LVM (Infotresen) übernimmt die Abrechnung der Lehraufträge für Erasmus-Lehraufträge - andere Kostenstelle, anderer Stundensatz als reguläre Lehraufträge STiNE-Einsicht LVM (Infotresen) hat Einsicht in die Anmeldeprotokolle (zu Veranstaltungen und Prüfungen) in STiNE und kann direkt dazu Auskünfte erteilen Studienberatung LVM (Infotresen) übernimmt die Sprechstunden von Charlotte Themar und Dennis Basler, sofern diese nicht anwesend sind. Ebenso unterstützt LVM (Infotresen) bei englischsprachigen Anfragen und bei Ortswechslern. Urlaubsvertretung LVM (Infotresen) übernimmt die Urlaubsvertretung für Jean Praefcke und Charlotte Themar Verträge Lehrbeauftragte für LVM (Infotresen) übernimmt die Verwaltung der Akten für Vertragsabwicklung mit Lehrbeauftragten und unterstützt Vertragserstellung und Abrechnung (siehe hierzu Band 1: LVM) Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 die die Studienmanagement Seite 53 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 54 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Anhang Nachfolgend sind weitere Informationen als Nachschlagewerk zusammengestellt. Ansprechpartner außerhalb der Fakultät Funktion Einrichtung Person Kontaktdaten Postverteilung PriMa (Print & Mail), Referat 23 Benutzerverwaltung STiNE RRZ Uwe Naumann [email protected], -2926 Referat 33 Studierendensekretariat Abteilung Studium und Lehre (3) Katharina Berger [email protected] Onlinedienste Abteilung Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit Wolfgang Düchting [email protected] -4315 Hörsaalvergabe Abteilung Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit Elisabeth Friedemann [email protected] -2536 Serviceline RRZ RRZ Serviceline [email protected] -7790 STiNE LVM RRZ Annelie Prapolinat [email protected] -6755 STiNE Prüfungsmanagement RRZ Birgit Garn [email protected] 6096 STiNE RRZ Bettina Fischer [email protected] -9236 Hausmeister Audimax Cezary Wolkowicz [email protected] -2705 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 55 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Bildanhang In diesem Anhang sind Screenshots von in der Dokumentation erwähnten Dokumenten oder Websites als Beispielansicht aufgeführt. Abbildung A: Supportformular (Website der Fakultät) Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 56 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Technischer Anhang Im Verlauf der Erstellung dieses Dokuments wurden zahlreiche Nebenaufgaben in der technischen Umsetzung umgesetzt, die zur Erleichterung und Information für andere Mitarbeitende der Universität Hamburg in der Prozessdokumentation hier zusammengestellt sind. dieses Dokument wurde in Microsoft Word erstellt und verfügt über eine Reihe von definierten Formatvorlagen. Auf dem Server http://www.prozdok.uni-hamburg.de ist eine Vorlagendatei inkl. Beispielformatierungen und Gliederung zu finden, die für eigene Dokumentationen eingesetzt werden kann. die in das Dokument eingebundenen Prozessgrafiken wurden durch die MMKH gGmbH in ViFlow erstellt. ViFlow kann über einen Rahmenvertrag über das MMKH bezogen werden und wird von der Firma ViCon GmbH (www.vicon.biz) vertrieben. die Prozessgrafiken befinden sich online auf dem Server http://www.prozdok.unihamburg.de als interaktiver HTML-Export. Die Prozessgrafiken sind dort untereinander als Hyperlinks verknüpft und erlauben sowohl Zoom als auch Export / Druckfunktionen. der Server prozdok.uni-hamburg.de kann auch von anderen Einrichtungen der Universität Hamburg genutzt werden. Das MMKH verfügt über eine Zugangskennung, die den Upload von Inhalten via S-FTP erlaubt. Die Nutzung des Servers ist mit der Fakultät für Rechtswissenschaft abzustimmen. die Abbildung im Dokument wurden überwiegen als Screenshots mit dem Programm HyperSnap erstellt. Zentraler Mailverteiler uhh.prozdok Für die Kommunikation mit allen Nutzern des Servers www.prozdok.uni-hamburg.de und im Bereich der Prozessdokumentation wurde die Verteilerliste [email protected] eingerichtet. Die Administration des Verteilers liegt bei Stefanie Krüger, Fakultät für Rechtswissenschaft. Der Verteiler ist jedoch offen und kann daher für Mitteilungen von beliebigen Personen direkt als Mailadresse genutzt werden. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00 Studienmanagement Seite 57 / 57 Band 2: Infotresen Version 23.11.2012 Danksagung Die Fakultät für Rechtswissenschaft möchte sich bei allen Beteiligten, in der Entstehung dieser Dokumentation ausdrücklich für die ausgezeichnete Unterstützung und den hohen persönlichen Einsatz bedanken. Der Dank gilt besonders unseren Kolleginnen Mareike Lümann und Andrea Nolden, die in zahlreichen Interviews durch das MMKH und Mark Slobodeaniuk, alle Details ihres Arbeitsalltages beschreiben und aufbereiten mussten. Ebenfalls möchte sich die Fakultät für Rechtswissenschaft bei der MMKH gGmbH und deren Mitarbeitenden bedanken, die in den vergangenen Monaten mit tatkräftiger Hilfe die Interviews und die Prozessvisualisierung unterstützt und umgesetzt haben. Das vorhandene Know-How und die komplette Abwicklung mit ViFlow als Prozessvisualisierungstool haben die Erstellung dieser Dokumentation erst ermöglicht und wären durch interne Ressourcen der Fakultät weder in diesem knappen Zeitrahmen noch in der Aufgabenerfüllung an sich umsetzbar gewesen. Der dabei bereitgestellte und in gemeinsamer Tätigkeit weiterentwickelte Leitfaden zur Prozessdokumentation in ViFlow stellte eine ausgezeichnete Einstiegshilfe dar. Ausblick Bereits in der Ausarbeitung befindet sich der Band 3: Prüfungsamt, der die Prozessdokumentation für das Prüfungsamt der Fakultät enthält. Die Interviews dazu laufen noch, das Dokument ist in der Erstellung und wird voraussichtlich im ersten Quartal 2013 erscheinen. In der Planung befinden mehrere weitere Dokumentationen für den Bereich PNO (Personal, Nachwuchs und Organisation). Die Arbeiten hieran haben 2012 begonnen, die Herausgabe der nächsten Dokumentationen ist für das Frühjahr 2013 vorgesehen. Die Fakultät hat sich hier mit Paul Rohloff eigenständig für diesen Bereich aufgestellt. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:15:00
