DokumentationInfotresen-05 - ProzDok
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Prozessdokumentation RW Band 2: Infotresen erstellt in Kooperation mit MMKH gGmbH, Hamburg Dateiname: vorgelegt durch DokumentationInfotresen-05.doc Markus Slobodeaniuk Dokumentversion: 29.12.2012 Hochschullotsen Limited Steindamm 3 20099 Hamburg Vertraulichkeit: Universität Hamburg, MMKH Status: Tel. 040 - 1808 2461 Review nach Lektorat [email protected] Diese Prozessdokumentation wird ständig aktualisiert und definiert somit die gegenwärtige „as-is“-Basis. Zielsetzung der Dokumentation Im Falle eines personellen Totalausfalls aktueller Beschäftigter der RW-Fakultät im Bereich Infotresen soll diese Dokumentation die Möglichkeit bieten, den Betrieb mit geringen Einschränkungen aufrechtzuerhalten bzw. nach angemessener Zeit möglichst störungsfrei wieder aufzunehmen. Es wird vorausgesetzt, dass entsprechendes Ersatzpersonal über mindestens folgende Kenntnisse verfügt: Grundkenntnisse bezüglich der Organisation der Universität Hamburg (z.B. Aufbau der Fakultäten, Struktur der Präsidialverwaltung, Rollenmanagement Studienmanagement) Grundkenntnisse bezüglich der Lehrorganisation (z.B. Unterschiede zwischen Seminaren, Vorlesungen, Übungen, Arbeitsgemeinschaften) Grundkenntnisse über die Fakultät für Rechtswissen (z.B. von der Website der Fakultät) Grundkenntnisse über STiNE Grundkenntnisse über den Zugang zur Prozessdokumentationen Die grafische Darstellung der Prozessdokumentation wurde von Matthia s Schubert und seinem Team am MMKH in ViFlow erstellt. Die ViFlow-Datenbank liegt der Fakultät zur eigenen Nutzung vor. Universität Hamburg · Fakultät für Rechtswissenschaft Rothenbaumchaussee 33 · D-20148 Hamburg · www.jura.uni-hamburg.de Studienmanagement Seite 2 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis .......................................................................................................................................... 2 Konventionen ................................................................................................................................................. 5 Grafische Prozessdokumentation und Textdokumentation ........................................................ 5 Dateien ..................................................................................................................................................... 5 Personen und Funktionen ................................................................................................................... 5 1 Übersicht ............................................................................................................................................... 12 1.1 Prozesslandkarte Infotresen ........................................................................................................ 12 1.2 Prozesse mit fester Zeittaktung im Tagesverlauf .................................................................... 14 1.3 Wöchentliche Aufgaben ............................................................................................................... 15 1.4 Monatliche Aufgaben ............................................................................................................... 15 1.5 Prozesse mit Semestertaktung .................................................................................................... 16 1.6 Ereignisgesteuerte Aufgaben .................................................................................................. 16 1.7 Weitere Aufgaben .......................................................................................................................... 17 2 Kernaufgabe: Information ................................................................................................................. 18 2.1 Einarbeitung .................................................................................................................................... 18 2.2 3 Weitergehende Informationen .......................................... Error! Bookmark not defined. Tagesgeschäft ...................................................................................................................................... 20 3.1 Öffnungszeiten ............................................................................................................................... 20 3.2 4 Postbearbeitung ......................................................................................................................... 20 3.2.1. Briefkästen............................................................................................................................... 21 3.2.2. Postausgang (intern) ......................................................................................................... 21 3.2.3. Postausgang (extern) ........................................................................................................ 23 3.2.4. Posteingang bearbeiten ............................................................................................... 24 3.3 Fristenbriefkasten ................................................................................................................... 24 3.4 Paketbearbeitung ....................................................................................................................... 25 3.4.1. Paketausgang ...................................................................................................................... 26 3.4.2. Paketeingang .................................................................................................................. 27 Wiederkehrende Aufgaben ............................................................................................................... 28 4.1 Infoscreen................................................................................................................................. 28 4.2 Druckaufträge Studienmanagement .................................................................................. 29 4.3 Druckaufträge Universitätsdruckerei ................................................................................. 30 4.4 Verleih von Unterrrichtsmedien .......................................................................................... 30 4.4.1. Unterprozess Ressource bereitstellen ........................................................................... 31 4.4.2. Unterprozess Ressource aushändigen ...................................................................... 32 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 3 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 5 Semesterorientierte Aufgaben ......................................................................................................... 34 5.1 Materialbestellung...................................................................................................................... 34 5.2 5.2.1. Aufgaben und Notfallplan ................................................................................................... 35 5.2.2. Dienstplan ............................................................................................................................... 35 5.2.3. Einstellung studentische Angestellte für Infotresen .................................................. 35 5.2.4. Unterprozess Vertragserstellung studentische Angestellte ..................................... 36 5.3 6 Studentische Angestellte am Infotresen .............................................................................. 35 Antragsbearbeitung .................................................................................................................. 37 5.3.1. Antragsbearbeitung Prüfungsamt .................................................................................. 37 5.3.2. Antragsbearbeitung für Diplomurkunden .................................................................... 37 Unregelmäßige Aufgaben ................................................................................................................. 39 6.1 RT Bearbeitung ........................................................................................................................... 39 6.1.1. Request Tracker Bearbeitung .......................................................................................... 39 6.1.2. Request Tracker Bereinigung .......................................................................................... 40 6.2 Fundsachen .............................................................................................................................. 40 6.2.1. Inline-Prozess Fundsache wird abgeholt ...................................................................... 41 6.3 Aktenvernichtung ................................................................................................................... 41 6.4 Altschein-Archiv ...................................................................................................................... 42 6.5 Getränkebestellung ................................................................................................................ 43 6.6 Vorbereitung Unfallanzeigen............................................................................................... 44 7 Weitere Aufgabenstellungen ............................................................................................................ 46 8 LVM (Infotresen) .................................................................................................................................. 48 8.1 Verwaltung Klausursachverhalte ......................................................................................... 48 8.1.1. Unterprozess Sachverhalte sicher verwahren .............................................................. 50 8.2 Rückgabe Klausuren .............................................................................................................. 51 8.3 Hörsaalbuchung...................................................................................................................... 51 8.4 Nachteilsausgleich ................................................................................................................. 52 8.4.1. Unterprozess Klausuren mit Nachteilsausgleich planen ........................................... 54 8.4.2. Klausurdurchführung .................................................................................................... 55 8.5 AG-Teilnehmer-Listen ........................................................................................................... 57 8.6 An-/Abmeldungen STiNE ..................................................................................................... 58 8.7 Lehraufträge ................................................................................................................................ 58 8.7.1. (Band 1: LVM) Unterprozess Vertragserstellung Lehraufträge ............................... 58 8.7.2. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Vertrag erstellen ................................................ 58 8.7.3. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Vertrag versenden ............................................. 59 8.7.4. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Abrechnungsbogen versenden .................. 59 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 4 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 8.8 Kleinstaufgaben .......................................................................................................................... 59 Anhang .......................................................................................................................................................... 61 Ansprechpartner außerhalb der Fakultät ....................................................................................... 61 Bildanhang .................................................................................................................................................... 63 Abbildung A: Supportformular (Website der Fakultät) .............................................................. 63 Technischer Anhang ................................................................................................................................... 66 Zentraler Mailverteiler uhh.prozdok ............................................................................................... 66 Danksagung .................................................................................................................................................. 67 Ausblick ..................................................................................................................................................... 67 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 5 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Konventionen Die Aufbereitung der Prozessdokumentation und die Darstellung in diesem Dokument unte rliegen zahlreichen Verabredungen, deren Kenntnis für ein Verständnis mitunter hilfreich und/oder notwendig ist. Im Folgenden sind diese in kurzer Übersicht dargestellt. Grafische Prozessdokumentation und Textdokumentation Die grafische Prozessdokumentation liegt als ViFlow-Datenbank vor. Sie ist für die Mitarbeitenden der Fakultät unter der folgenden URL zu finden: http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/ Wird in diesem Dokument auf die grafische Darstellung eines Prozesses verwiesen, so ist ein entsprechender URL-Abschnitt voranzustellen. Auf den Namen des Prozesses und seine Darstellung wird wie folgt hingewiesen: Verleih. Die Nummer der Prozessschritte wird hier in der Form gekennzeichnet. Zuweilen werden in der Dokumentation nicht alle Schritte der Grafik einzeln dokumentiert, wenn es sich um zusammenhängende Arbeitssequenzen handelt (z.B. Vorgänge in STiNE, Umkopieren von Dateien). In diesen Fällen wird die Beschreibung zumeist am ersten Punkt der Sequenz zusammenhängend beschrieben, um den Lesefluss zu erleichtern. Dateien Dateien befinden sich zumeist auf einem zentralen Laufwerk der Fakultät. Der aktuelle Dateiname und Speicherort wird in diesem Dokument grundsätzlich durch ein vorangestelltes Dateisymbol gekennzeichnet: Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Lümann\Vorlesungsplanungaktuell\SoSe2012\AktuellerPlan.xls Innerhalb der Prozesse werden teilweise unterschiedliche Dateien genutzt. Personen und Funktionen In den Prozessen wird auf verschiedene Akteure verwiesen. Akteure der Präsidialve rwaltung, anderer Fakultäten und jene außerhalb des Studienmanagements der Fakultät werden nicht persönlich benannt, stattdessen wird auf ihre Position bzw. Funktion verwiesen.. Zur Adressierung ist somit die Website der Universität Hamburg zur Rate zu ziehen. Akteure innerhalb des Studienmanagements der Fakultät werden dagegen mit Namen oder Funktionen bezeichnet. Die Verwendung von Namen innerhalb des Textes soll den schnellen Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen ermöglichen. Sollen die in diesem Dokument genannten Personen adressiert werden, ist grundsätzlich die entsprechende Funktion zu benennen. Eine Ansprache erfolgt gemäß dem aktuellen Organigramm des Studienmanagements (http://www.jura.uni-hamburg.de/studienmanagement/). Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 6 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 1 Aufbau des Infotresens Der Infotresen wurde erst 2009 im Eingangsbereich (von der Rothenbaumchaussee) des Rechtshauses errichtet und stellt seitdem die zentrale Auskunfts- und Anlaufstelle der Fakultät dar. Innerhalb der bis dato freien Halle wurde ein Aufbau mit halbschräg verlaufenden Wänden (in Anlehnung an den Grundriss des Gesamtgebäudes) eingezogen, der Platz für mehrere Mitarbeitende und die Lagerung und Bearbeitung der Post der Fakultät anbietet. Grundriss der Eingangshalle und des Infotresens Der Tresenbereich befindet sich zum Eingang von der Rothenbaumchaussee hin (im Bild mit gekennzeichnet). Der Tresen kann durch Glasschiebefenster verschlossen werden. In der Außenansicht befindet sich hier auch der Infoscreen. An der Gangseite des Tresens befindet sich die Briefkästen (für hausinterne und externe Post sowie der Fristenbriefkasten - im Bild mit gekennzeichnet) sowie oberhalb der Briefkästen die Postfächer (im Bild mit gekennzeichnet). Der Zugang zum Infotresen befindet sich auf der Rückseite zum Durchgang zur Schlüterstrasse hin (im Bild mit gekennzeichnet). Innerhalb des Infotresens befindet sich in einem Fach direkt neben der Postschublade für den Fri stenbriefkasten der Feuerlöscher (im Bild mit gekennzeichnet). Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 7 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Im Innenbereich ist der Tresen mit Schränken und Schubfächern sowie entsprechenden Arbeitsplätzen ausgestattet. Die nachfolgenden Abbildungen zeigen ein Ansicht des Infotresens aus dem Blick der Eingangstür auf der Rückseite (linkes Bild) und eine Ansicht aus dem Blick im vorderen Tresenbereich auf die Rückseite (rechtes Bild). Innenansicht Infotresen (Bild links: vom Eingang, Bild rechts: Ansicht auf den Eingang) Es ist gut erkennbar, dass der Innenbereich des Infotresens auch als Zwischenlagerplatz von Lehrenden genutzt wird, die hier Materialien einlagern, die im Tagesverlauf kurzfristig benötigt werden. Im linken Bild sieht man auf der linken Seite die Postfächer (rechtes Bild auf der rechten Seite), gegenüber befindet sich Schränken, in den Büromaterial, Akten und sonstige Ausrüstung (z.B. Verleihnotebooks) gelagert werden. Die folgenden Bilder zeigen Ausschnitte der Postfächer. Postfächer Die Postfächer haben teilweise unterschiedliche Größe (z.B. größere Fächer für das Dekanat und Prüfungsamt) und sind auf der Innenseite oberhalb des Postfachs mit Namen der Lehrstühle beschriftet. Auf dem mittleren Bild ist erkennbar, dass auf der Rückseite der Postfächer (somit der Außenseite des Infotresens) sich Türen zu den Postfächer befinden, die mit einem Schlüssel geöffnet werden können - mit einem Schlüssel erhält man dabei zumeist Zugang zu vier Postfächern gemeinsam. Die Postfächer dienen nur zur Abholung von Briefsendungen Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 8 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 seitens der Lehrstuhlmitarbeitenden, ausgehende Post von den Lehrstühlen ist in die Briefkästen einzuwerfen und nicht im Postfach zu deponieren. An den Seiten der Postfächer sind Übersichtslisten mit Namen der Mitarbe itenden angebracht, die innerhalb eines Lehrstuhls arbeiten und somit Post in dieses Postfach erhalten sollen. Neben Briefsendungen werden auch Benachrichtigungen in den Postfächern hinterlegt (z.B. über gelagerte Paketsendungen, die nicht ins Postfach passen) und Unterlagen, die direkt am Tresen abgegeben worden sind (z.B. Klausurunterlagen). Zusätzlich zu den Postfächern für die Lehrstühle, dem Dekanat und Prüfungsamt sind weitere Sammelpostfächer für spezielle Einrichtungen der Fakultät vorhanden: Studienmanagement, Serviceteam, IT-Service, usw. Oberhalb der Postfächer befinden sich Schränke zur Lagerung von Altakten. Die jeweiligen Türen sind beschriften. Gleiches gilt für Schrankfächer auf der gegenüberliegenden Seite, auch hier sind die Fächer beschriftet mit einer ungefähren Angabe für den Inhalt. Unterhalb der Postfächer befinden sich Schubladen und Schränke. Bei den Schubläden kommt den Postschubläden eine besondere Bedeutung zu: auf der Außenseite des Infotresens befinden sich drei Briefkästen (interne und externe Post sowie Fristenbriefkasten), deren Einwurf jeweils in eine der Postschubladen auf der Innenseite des Infotresens fällt . Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 9 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Ansicht Postschubladen (oben links: Beschriftung, oben rechts: extern geöffnet, unten links: Innenansicht Schublade, unten rechts: Fristenbriefkasten geöffnet) Hinter dem vorderen offenen Tresenbereich befindet sich abgetrennt ein zusätzlic her Arbeitsplatz, unter dessen Schreibtisch auch der Farblaser für das Studienmanagement steht. Interner Arbeitsplatz im Infotresen (oben links Rückseite Infoscreen, unten rechts Farblaser) Im vorderen Bereich des Infotresens befindet sich der öffentlich einsehbare Tresenbereich, der zwei Arbeitsplätze mit der üblichen Büroinfrastruktur bereitstellt. Ansicht von innen aus dem Infotresen auf den linken Tresenarbeitsplatz Die Schubfächer unter dem Tresen sind beschriften und enthalten Büromaterial. Unterhalb der Verglasung am Tresenbereich befinden sich die Schalter für den Brandmelder und die Steuerung der Bibliothekssperren. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 10 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Hinter dem rechten Arbeitsplatz am Tresen befindet sich der Infoscreen. Dieser wird über einen kleinen PC versorgt, der sich links neben dem linken Arbeitsplatz befindet (also nicht direkt unter dem Infoscreen). Der PC für den Infoscreen befindet sich samt Steuerungs Notebook zur Eingabe von Texten für den Infoscreen in einem kleinen Schrankfach - alle Elemente sind an den Türen deutlich beschriftet. Infoscreen und Steuerungs-PC samt Notebook (oben links: Infoscreen, Mitte oben: Schrank mit PC und Notebook, oben rechts: Anschlüsse, unten links: Notebook Infoscreen, unten rechts: Außenansicht Schrankfach) Es empfiehlt sich für Aushilfen und neue Mitarbeitende am Infotresen sich mit den zahlreichen Beschriftungen an den Schränken und Türen vertraut zu machen, um bei Bedarf schneller entsprechende Unterlagen oder Ablagemöglichkeiten auffinden zu können. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 11 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 12 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 2 Übersicht Die Aufgaben im Studienmanagement der Fakultät für Rechtswissenschaft sind in mehrere Bereiche unterteilt. Während die Bereiche LVM und Prüfungsmanagement stark durch den Semesterzyklus geprägt sind, wird der Infotresen eher aus dem Tagesgeschäft gesteuert wobei dies natürlich ebenfalls unterschiedlichen Belastungen während der Semesterzeiten unterliegt. Der Einstieg in die Prozessdokumentation Infotresen erfolgt über die Übersichtsseite zum Studienmanagement an der Fakultät: Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p530.htm In diesem Dokument wird nur der Bereich Infotresen betrachtet. 2.1 Prozesslandkarte Infotresen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p537.htm Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 13 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Die Übersicht gibt den Dokumentationsstand zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Dokumentation wieder. Die grafische Darstellung, die online zu finden ist, kann in einzelnen Fällen abweichen und ist im Zweifelsfall auf dem aktuelleren Stand. Die einzelnen Prozesse sind nachfolgend kurz erläutert. Die Bezeichnungen der Prozesse sind über interne Hyperlinks mit den entsprechenden Beschreibungen in diesem Dokument verlinkt: AG-Teilnehmer-Listen (Seite 57) Bearbeitung der AG-Teilnehmerlisten Aktenvernichtung (Seite 41) Entsorgung von vertraulichen Unterlagen Altschein-Archiv (Seite 42) Ausgabe von Scheinen aus der Zeit vor dem Einsatz von STiNE An-/Abmeldungen STiNE (Seite 58) LVM - Umsetzung von An- und Abmeldungen in STiNE Antragsbearbeitung Prüfungsamt (Seite 37) Bearbeitung von SQ-Prüfungsanträgen (für das Prüfungsamt) Antragsbearbeitung für Diplomurkunden (Seite 37) Bearbeitung von Diplomurkundenanträgen Rückgabe Klausuren (Seite 51) Rückgabe von Klausuren Verwaltung Klausursachverhalte (Seite 48) Ausgabe von Klausurinhalten für Klausuraufsichten Druckaufträge (Seite 29) Farblaserausdrucke für das Studienmanagement Druckaufträge Universitätsdruckerei (Seite 30) Verwaltung der Druckaufträge über die Universitätsdruckerei Einstellung studentische Angestellte für Infotresen (Seite 35) Einstellung studentischer Angestellte des Infotresens Fristenbriefkasten (Seite 24) Termingesteuerter Briefkasten zur Abgabe von Prüfungsleistungen fürs Prüfungsamt Fundsachen (Seite 40) Annahme und Ausgabe von Fundsachen Getränkebestellung (Seite 43) Service für die Fakultätsverwaltung Hörsaalbuchung (Seite 51) Unterstützung LVM bei Hörsaalbuchungen für Folgesemester Infoscreen (Seite 28) Aktualisierung des Infoscreens am Infotresen Materialbestellung (Seite 34) Bestellung von Büromaterialien für den Infotresen Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 14 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Nachteilsausgleich (Seite 52) Organisation des Nachteilsausgleichs für Klausuren für Studierende mit Handicap Paketausgang (Seite 26) Versand von Paketen Paketeingang (Seite 27) Annahme von Paketen Postausgang (extern) (Seite 23) Bearbeitung der ausgehenden Post Postausgang (intern) (Seite 21) Bearbeitung der eingehenden Post und der Briefkästen Posteingang bearbeiten (Seite 24) Bearbeitung der eingehenden Post über UHH - Poststelle Request Tracker Bearbeitung (Seite 39) Bearbeitung des Ticketsystems Request Tracker Bereinigung (Seite 40) Bereinigung des Ticketsystems Vorbereitung Unfallanzeigen (Seite 44) Bearbeitung von Unfallmeldungen für Studierende der eigenen Fakultät Verleih von Unterrichtsmedien (Seite 30) Ausleihe von Lehrmedien am Infotresen 2.2 Prozesse mit fester Zeittaktung im Tagesverlauf Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über wichtige Abläufe im Tagesverlauf. Im Anhang (Seite 61) befindet sich eine Checkliste, die diese Aufgaben auflistet und als Orientierung für die eigene Zeitplanung dienen kann. Seite Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung 24 Fristenbriefkasten Fristenbriefkasten entleeren vor 09:00 Uhr ab 09:00 Uhr öffnet der Fristenbriefkasten automatisch für Einwürfe des aktuellen Tages, daher muss er vorher geleert werden. 21 Postausgang (intern) Schublade öffnen ganztägig interner Schriftverkehr 21 Postausgang (intern) Schublade öffnen Montag vor 10:00 Uhr Eingang Probeklausuren HEX 23 Postausgang (extern) Schublade öffnen zeitnah nach 08:00 Uhr zwischen 09:00 und 10:00 Uhr kommt ein Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 15 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Seite Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung Bote der UHH.Poststelle und nimmt Ausgangspost mit 24 Posteingang bearbeiten Postsendungen prüfen nach Tausch UHH.Posttasche eingehende Post direkt einsortieren 27 Paketeingang Paket prüfen ca. 12:00 Uhr DHL, UPS, … 31 Unterprozess Ressource bereitstellen Abholung während der Geschäftszeiten morgens prüfen auf reservierte Lehrmedien am Tag 51 Rückgabe Klausuren Sachverhalte eingegangen? morgens prüfen auf Klausurtermine in den nächsten Tagen und Vorbereitung 52 Nachteilsausgleich Klausurdurchführung im Tagesverlauf Ausgabe der Materialien bei Klausur mit Nachteilsausgleich 2.3 Wöchentliche Aufgaben Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die jede Woche anfallen. Seite Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung 30 Verleih von Unterrichtsmedien Ressource reservieren jeden Montag prüfen, ob Schlüssel für Seminarräume benötigt werden und diese ggf. für die Woche bereitstellen 28 Infoscreen kein direkter Prozessschritt Freitagabend bzw. vor Feiertagen, Montagmorgen bzw. nach Feiertagen Freitagabend abschalten, Montagmorgen einschalten, Energiesparservice am Wochenende oder Feiertagen 2.4 Monatliche Aufgaben Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die jeden Monat anfallen. Seite 29 Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung Druckaufträge Druckbericht erzeugen Monatsbeginn Auswertung für Studienmanagement erzeugen Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 16 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 2.5 Prozesse mit Semestertaktung Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die einmal pro Semester oder einmal pro Jahr durchzuführen sind. Seite Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung 34 Materialbestellung Materialbestand überprüfen einmal pro Semester prüfen des Inhalts der Moderationskoffer und des Büromaterials 35 Einstellung studentische Angestellte für Infotresen Ausschreibung anpassen einmal pro Jahr (alle zwei Semester) im Juli für Start im WiSe Neuausschreibung bei Suche nach studentischen Angestellten für den Infotresen 57 AG-Teilnehmer-Listen Übertrag in Excelliste nach Ende der Vorlesungszeit Weiterleitung der gesammelten AGTeilnehmerlisten 2.6 Ereignisgesteuerte Aufgaben Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die aufgrund eines bestimmten Ereignisses anfallen. Seite Prozess Schritt Ereignis / Anmerkung 28 Infoscreen Notebook hochfahren Wenn eine Mail mit Neuigkeiten vom Dekanat oder Leitung Studienmanagement für den Infoscreen eintrifft und umgesetzt werden soll … 40 Fundsachen Fundsache wird abgegeben Wenn Fundsachen am Infotresen abgegeben oder abgeholt werden … 39 Request Tracker Bearbeitung RT prüfen Wenn eine neue Anfrage im RequestTracker eintrifft … 42 Altschein-Archiv Personalien prüfen Wenn Studierende nach alten Unterlagen (Scheine, Klausuren, Hausarbeiten) fragen … 44 Vorbereitung Unfallanzeigen Unfallmeldung bearbeiten Wenn Studierenden Unfälle auf dem Weg zur Uni/von der Uni haben (Studierende sind auf dem Weg zur und von der UHH gegen Unfälle versichert) … 30 Druckaufträge Universitätsdruckerei Druckauftrag annehmen Verwaltung von Druckaufträgen für die Universitätsdruckerei Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 17 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Seite Prozess Schritt Ereignis / Anmerkung 37 Antragsbearbeitung für Diplomurkunden Art des Antrags? Wenn ein Antrag auf Ausstellung einer Diplomurkunde eingeht … 37 Antragsbearbeitung Prüfungsamt Art des Antrags? Wenn ein Antrag auf SQ-Prüfungsleistung eingeht … 58 An-/Abmeldungen STiNE Auftrag ausdrucken Wenn ein Auftrag zur An- bzw. Abmeldungen in STiNE bei LV oder Prüfungen vorliegt … 51 Rückgabe Klausuren Klausurausgabe organisieren Wenn ein Sekretariat die Rückgabe von Klausuren anfordert … 2.7 Weitere Aufgaben Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die zu unspezifizierten Zeiten b egonnen werden. Seite Prozess Schritt Ereignis / Anmerkung 40 Request Tracker Bereinigung RT öffnen Bei zeitlichem Freiraum im Tagesgeschäft wird der RT auf unbearbeitete Aufgaben geprüft, mindestens einmal morgens und abends 41 Aktenvernichtung Fach prüfen Sammlung von vertraulichen Akten zur Entsorgung 43 Getränkebestellung über baldige Bestellung informieren Organisation von Getränkebestellungen der Fakultätsverwaltung 35 Dienstplan Dienstplan erstellen und drucken Dienstplan für die studentischen und festangestellten Mitarbeitenden erneuern Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 18 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 3 Kernaufgabe: Information Auch wenn sich die Umsetzung dieser Aufgabe der Prozessdokumentation entzieht, soll hier auf den hohen Stellenwert des Infotresens als Aushängeschilds der Fakultät hingewiesen werden: der Infotresen ist für zahlreiche Fragestellenden der erste Anlaufpunkt. Hier bildet sich jede/r Besucher/in den ersten Eindruck über die Fakultät für Rechtswissenschaft. Und für diesen ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Am Infotresen werden die unterschiedlichsten Anfragen gestellt: Studierende mit Fragen zu Verwaltungsabläufen, Örtlichkeiten der Veranstaltungen, Zuständigkeiten usw. Lehrende mit Fragen zu Lehrmedien, Raumressourcen usw. Fakultätsfremde mit allgemeinen und z.T. fremdsprachigen Anfragen und/oder von Passanten, die das Gebäude des Rechtshauses als öffentliche Einrichtung ohne Be zug zum Lehrbetrieb besuchen. Einarbeitung Die Prozessdokumentation kann die unterschiedlichen Anfragesituationen und deren Umsetzung nicht beschreiben - es soll an dieser Stelle daher angemerkt werden, wie sich eine entsprechende Vertretung die notwendigen Informationen beschaffen kann. Für die meisten Auskünfte ist eine intensive Kenntnis über den Aufbau und das Angebot der Fakultät notwendig. Der überwiegende Teil dieser Informationen ist auf der Website der Fakultät unter http://www.jura.uni-hamburg.de/ verzeichnet und kann über die Suchfunktion oder durch Einsatz von Google mit dem Zusatz „uni hamburg“ bei den Suchbegriffen pro blemfrei aufgefunden werden. Einige Informationen zum Aufbau der Fakultät bzw. zu den Mitarbeitenden sind nur über das Intranet der Fakultät erreichbar. Für einen Zugang zum Intranet wendet man sich an Kristina Hohendorf bzw. Christoph Greggersen, die entsprechende Berechtigungen einrichten können und bei Bedarf auch für Auskünfte zur Verfügung stehen. Die Fakultät gibt neben zahlreichen anderen Broschüren einen Studienführer heraus. Der Studienführer wendet sich an Studierende und vor allem Studienanfänger. Diese Gruppe ist ebenfalls mit der Fakultät nur unzureichend vertraut, so dass die Inhalte des Studienführers auch für neue Mitarbeitende am Infotresen einen idealen Einstieg darstellen. Der Studienführer ist unter http://www.jura.uni-hamburg.de/studienmanagement/studienfuehrer/ auf der Website der Fakultät zum Download erhältlich und liegt auch immer in gedruckter Form vor. Z:\Studienmanagement\Infotresen\FAQs Infotresen.doc Viele Anfragen können nur aus der Kenntnis des Tagesgeschäftes der Fakultät beantwortet werden und sind daher auch nur im Verlauf der Tätigkeit am Infotresen erlernbar. Die aktuellen Mitarbeitenden am Infotresen arbeiten daher an dem Aufbau einer Dokumentation des Wissens am Infotresen - einer „Knowledge Base“. Diese Daten liegen aktuell nur lokal am Infotresen und ohne übergeordneten Bezug vor. Für neue Mitarbeitende im Vertretungsfall wird eine Einarbeitung in diese Dateisammlung empfohlen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 19 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Die folgenden Kapitel beschreiben die dokumentierten Prozesse am Infotresen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 20 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 4 Tagesgeschäft In diesem Kapitel wird als Orientierungshilfe eine chronologische Übersicht von Prozessen bzw. Prozesseinstiegspunkten angeboten. Die Abläufe orientieren sich dabei an dem Tagesgeschäft und sind als grobe Anhaltspunkte zu verstehen. Hauptziel dieser Darstellung soll es sein, Vertretungen im Urlaubs- bzw. Krankheitsfalle eine schnelle Orientierung zu ermöglichen, welche Aufgaben zum aktuellen Zeitpunkt anliegen bzw. vorzubereiten zu sind. Die Darstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt nicht ein vollständiges Studium der gesamten Darstellung dieser Prozessdokumentation. 4.1 Öffnungszeiten Der Infotresen ist innerhalb der Vorlesungszeit von Montag bis Donnerstag in der Zeit von 08:00 bis 18:00 Uhr geöffnet, am Freitag in der Zeit von 08:00 bis 15:00 Uhr. In der vorlesungsfreien Zeit werden diese Zeiten verkürzt auf Montag bis Donnerstag von 09:00 bis 16:00 Uhr und am Freitag von 09:00 bis 15:00 Uhr. Der Infotresen ist durch zwei feste Mitarbeitende der Fakultät in der Zeit von 08:00 bis 16:00 Uhr besetzt, von denen eine Mitarbeiterin sowohl am Infotresen als auch für den Bereich LVM tätig ist. Die festen Mitarbeitenden werden durch bis zu vier studentische Angestellte mit einem Gesamtpool von 30 Stunden im Monat unterstützt, die zumeist die Zeiten zwischen 16:00 Uhr und 19:00 Uhr abdecken, im Bedarfsfalle einspringen können und im Tagesverlauf bei hohem Aufkommen den Auskunftsbereich unterstützen. 4.2 Postbearbeitung Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p537.htm Startpunkt eines jeden Tagesablaufs ist die Bearbeitung der Post. Dieser Vorgang unterliegt zeitkritischen Vorgaben, die teilweise durch interne Verfahrensvorgaben, teilweise du rch externe Abhängigkeiten gesetzt sind. Oberste Priorität genießen dabei die Leerung des Friste nbriefkastens (um eine korrekte Terminaufzeichnung beim Eingang von Prüfungsunterlagen Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 21 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 sicherzustellen) und die Vorbereitung der (ausgehenden) Tagespost. 4.2.1. Briefkästen Die Fakultät verfügt am Infotresen über drei Briefkästen, in die Post eingeworfen werden kann: den Briefkasten für die Ausgangspost (externe Sendung an andere Einrichtungen der UHH bzw. beliebige postalische Empfänger), den Briefkasten für die interne Post (innerhalb der Fakultät) und den Fristenbriefkasten. Die Bearbeitung dieser Briefkästen wird in den folgenden Abschnitten näher beschrieben. Die Post, die in die Briefkästen eingeworfen wird, landet in Postschubladen (siehe hierzu Bilder in Kapitel Aufbau des Infotresens auf Seite 6) innerhalb der Räumlichkeiten des Infotresens. Die Briefkästen sind nur für den Einwurf von Briefen geeignet - größere Schriftstücke oder Pakete müssen zu den Öffnungszeiten des Infotresens direkt abgegeben werden. Der Fristenbriefkasten dient zur Abgabe von Prüfungsunterlagen der Studierenden außerhalb der Öffnungszeiten des Prüfungsamtes und auch außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens. Er ist von 09:00 Uhr bis 24:00 Uhr geöffnet und wird automatisiert während der übrigen Zeit geschlossen (kein Einwurf möglich). Neben dem Fristenbriefkasten hängt ein Aushang, der über die einzuwerfenden Schriftstücke und das Zeitverhalten des Fristenbriefkastens informiert - der Aushang ist im Bildanhang unter Abbildung B: Aushang Fristenbriefkasten auf Seite 64 beigefügt. Zusätzlich befinden sich am Infotresen die Postfächer der Mitarbeitenden der Fakultät, jeweils zusammengefasst nach Funktionsbereichen - somit ein gemeinsames Fach pro Lehrstuhl oder Einrichtung wie dem Dekanat. Der Zugang zu den Postfächern ist Mitarbeitenden der Fakultät jederzeit durch einen entsprechenden Postfachschlüssel möglich. Die Ausgabe der Postfachschlüssel erfolgt durch die Personalverwaltung der Fakultät. 4.2.2. Postausgang (intern) Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p539.htm Z:\Studienmanagement\Infotresen\Vorlagen\Post.xls Am Infotresen werden eigenständig Empfängerlisten geführt (kein Bezug zum Intranet oder zur Personaldatenbank). Die Informationen in diesen Listen stammen zumeist von den Sekretariaten, die sowohl Privatanschriften von Emeriti als auch alle Mitarbeitenden am Lehrstuhl kennen. Die Listen liegen in ausgedruckter Form direkt neben den Postfächern aus und sind als Post.xls - Datei verfügbar. Die Listen werden als Datei bei Bedarf aktualisiert und in unreProzessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 22 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 gelmäßigen Abständen neu ausgedruckt. Der Postausgang (intern) wird aus dem Sammelfach hinter dem entsprechenden Briefkasten entnommen. Dieser Vorgang ist mindestens morgens, mittags und abends durchzuführen. Es werden dabei alle eingegangenen Briefe einzeln kurz geprüft. Ein Sonderfall besteht am Montag: bis 10:00 Uhr können hier Probeklausuren HEX vom Samstag in den Briefkasten eingeworfen werden. Diese Probeklausuren sind mit einem Eingabevermerk zu versehen und werden der Betreuung HEX ins Postfach gelegt. Wurde die Sendung falsch eingeworfen (Postausgang extern anstelle intern), so wird die Post direkt in die Tasche für die UHH-Poststelle umsortiert. Briefe, die eindeutig Empfängern innerhalb der Fakultät zugeordnet werden können, werden direkt in die jeweiligen Postfächer am Infotresen einsortiert und stehen damit sofort für die Entnahme durch Fakultätsangehörige bereit. Briefe, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden zunächst beiseitegelegt und dann anschließend bearbeitet. Es wird anhand von Listen über Empfänger in der Fakultät geprüft, ob die im Empfänger des Briefs bezeichnete Person gefunden werden kann (z.B. als Wissenschaftlicher Mitarbeiter eines Lehrstuhls oder als studentische Hilfskraft). Ebenso können hier Personen adressiert werden, die bereits nicht mehr an der Fakultät tätig sind. Konnte der Empfänger eindeutig bestimmt werden, so wird die Adresse ggf. vervollständigt und der Brief entsprechend ins Postfach oder in die externe Posttasche einsortiert. Handelt es sich beispielsweise um Emeriti (nur ersichtlich aus den Informationen der intern geführten Postlisten), wird die Privatanschrift des ehemaligen Lehrenden hinzugefügt und der Brief in die externe Post gegeben. Ebenso wird bei den internen Briefen, die Sendungen an die anderen Standorte der Rechtswissenschaft darstellen, entsprechend die Adresse vervollständig (z.B. Jo35). Hier wird keine Postleitzahl (PLZ) vermerkt, da der Brief bei der UHH-Poststelle nicht frankiert werden soll. Der Brief wird dann in der UHH-Poststelle in die entsprechenden Posttaschen für die einzelnen Gebäude umsortiert und zugestellt. Lässt sich der Empfänger nicht bestimmen und war kein Absender angegeben, so wird der Brief mit einem entsprechenden Vermerk ans Dekanat weitergeleitet. Nur dort darf der Brief bei unvollständiger Adressierung geöffnet und geprüft werden. Üblicherweise übernimmt Jenny Steiniger die Aufgabe, die problematischen Sendungen zu prüfen und sie dann entsprechend in einem neuen Umschlag korrekt zu adressieren und an den Infotresen als Ausgangspost zurückzuleiten. Befindet sich eine unbekannte Adressierung auf dem Brief und ist ein Absender angeben, so wird der Brief mit einem PostIt mit der Angabe „Bitte Adresse vervollständigen“ in das Postfach des Lehrstuhl zurücksortiert. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 23 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 4.2.3. Postausgang (extern) Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p551.htm Der Postausgang (extern) wird aus dem Sammelfach hinter dem entsprechende n Briefkasten entnommen und sortiert. Dieser Vorgang ist morgens sehr früh durchzuführen und kann am Tag mehrmals wiederholt werden. Es werden dabei alle eingegangenen Briefe einzeln kurz geprüft. Die wirklich extern ausgehenden Briefe werden in die Tasche für die UHH-Poststelle sortiert. Der Bote der UHH-Poststelle kommt einmal am Tag zwischen acht und neun Uhr morgens und tauscht die Tasche mit den externen Briefen durch (es wird grundsätzlich die Tasche getauscht, auch wenn keine ausgehenden Briefe vorhanden sind, da die Tasche der UHH-Poststelle externe Eingangspost enthält). Wurde die Sendung falsch eingeworfen (Postausgang intern anstelle extern), so wird die Post direkt in die Fächer am Infotresen umsortiert. Briefe, die eindeutig an Empfänger innerhalb der Fakultät zuordenbar sind, werden direkt in die jeweiligen Postfächer am Infotresen einsortiert und stehen damit sofort für die Entnahme durch Fakultätsangehörige bereit. Briefe, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden an den Absender zurückgeben. Fehlt der Absender, werden die Briefe mit einem Vermerk ans Dekanat g egeben, wo Jenny Steiniger die Post öffnet, in neue Umschläge umpackt und erneut in den Versand gibt. Mit dem Tausch der UHH-Posttasche kommt ebenfalls eingehende Post herein, die über die Hauspost bzw. Behördenpost weitergeleitet wurde. Die UHH-Posttasche wird somit nach dem Tausch geleert und der Inhalt gemäß dem nachfolgenden Prozess bearbeitet. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 24 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 4.2.4. Posteingang bearbeiten Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p557.htm Z:\Studienmanagement\Infotresen\Vorlagen\Post.xls Mit dem Tausch der Tasche der UHH-Poststelle kommt eingehende Post herein, die über die Hauspost bzw. Behördenpost weitergeleitet wurde. Ebenso kommt im Verlauf des Tages Post über die Deutsche Post oder andere Briefanbieter für die Fakultät direkt per Postboten am Infotresen an. Die eingehende Post wird sortiert. Sofern der Empfänger direkt oder über die Adresslisten am Infotresen eindeutig zugeordnet werden kann, wird die Post direkt in die Postfächer der Einrichtungen am Infotresen gelegt und kann dort von den Lehrstühlen bzw. sonstigen Einrichtungen en tnommen werden. Briefe, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden mit einem Vermerk ans Dekanat gegeben. Jenny Steiniger als Dekanatsassistentin öffnet dort die Post, packt diese in neue Umschläge und gibt sie erneut in den Umlauf (als fakultätsinterne Post). 4.3 Fristenbriefkasten Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p576.htm Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 25 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Als dritter Briefkasten am Infotresen steht neben dem Einwurf für externe und dem Einwurf für interne Post der Fristenbriefkasten zur Verfügung. Hiermit können Studierende auch a ußerhalb der Öffnungszeiten des Prüfungsamtes und des Infotresens prüfungsrelevante Schriftstücke (siehe hierzu Bildanhang Abbildung B: Aushang Fristenbriefkasten auf Seite 64) abgeben. In den Fristenbriefkasten sollen vor allem fristgebundene Sendungen an das Prüfungsamt (wie beispielsweise Schwerpunkthausarbeiten) eingeworfen werden. Zusätzlich können auch Anträge für die Zwischenprüfung, Anmeldungen für die Schwerpunktbereichsklausuren, LL.B.-Hausarbeiten sowie LL.B. Abschlussarbeiten und fehlende Unterlagen für Anträge beim Prüfungsamt eingeworfen werden. Der Fristenbriefkasten verfügt über eine Zeitschaltuhr und öffnet automatisch um 09:00 Uhr morgens und schließt um 23:30 Uhr abends. Sollte das Personal am Infotresen komplett ausfallen und kurzfristiger Ersatz einspringen müssen, so ist unbedingt morgens der Eingang aus dem Fristenbriefkasten zu entnehmen und an einem gesonderten Ort zu lagern. Dabei müssen die Eingänge des Fristenbriefkastens unbedingt mit dem Eingangsdatum gekennzeichnet sein. Dann wird sämtliche Post im Ausgangsbriefkasten direkt an die Mitarbeitenden der UHH-Poststelle zur Weiterverarbeitung übergeben. Durch dieses Vorgehen werden bei Komplettausfalls aller Mitarbeitenden des Infotresens immerhin die Ausgangspost und eine gesicherte Abgabe von Dokumenten im Fristenbriefkasten sichergestellt. Die eingehende Post wird sortiert. Die Entnahme aus dem Fach hinter dem Fristenbriefkasten muss bis 09:00 Uhr abgeschlossen sein, da der Briefkasten danach für Einwürfe des aktuellen Tages wieder öffnet. Befinden sich unter den eingeworfenen Briefen Irrläufer für andere Adressaten als das Prüfungsamt, so werden diese aussortiert und normal über Postausgang (intern) (Seite 21) weiterbearbeitet. Alle Briefe an das Prüfungsamt werden mit einem Eingangsstempel vom Vortag vers ehen (als Nachweis, dass die Frist für den Eingang eingehalten wurde) und in das Pos tfach des Prüfungsamtes am Infotresen gelegt. Es werden dabei sowohl Schriftstücke für das Prüfungsamt LL.B. als auch Staatsexamen verarbeitet. 4.4 Paketbearbeitung Neben der Briefpost versenden und bekommen Mitarbeitende der Fakultät auch Pakete oder größere Briefsendungen (z.B. Büchersendungen). Da diese Poststücke nicht in die Postfächer bzw. Briefkästen passen, sind hierzu Sonderprozesse notwendig, die in den folgenden A bschnitten beschrieben werden. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 26 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 4.4.1. Paketausgang Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p559.htm Kopiervorlage im Leitz Ordner „Pakete“ Der Infotresen übernimmt die Abwicklung des Paketversands für die Fakultät und die Bibliothek. Der Versand außerhalb der Fakultät erfolgt dabei immer über die UHH-Poststelle - es wird kein eigenständiger Versand via Paketdienst beauftragt oder abgewickelt. Da der Au stausch mit der UHH-Poststelle nur einmal am Tag erfolgt, kann es zu Verzögerungen im Versand kommen - hierauf sollten Versender bei der Abgabe eines Paketes am Infotresen hingewiesen werden. Ein ausgehendes Paket wird direkt bei der Annahme des Paketes am Infotresen geprüft. Wichtig ist zunächst, dass als Absender der Stempel der Fakultät vorhanden ist - andernfalls wird das Paket sofort abgelehnt. Danach wird geprüft, ob das Paket per Luftpost versendet werden muss. Ist dies der Fall, so muss dem Paket eine ausgefüllte Zol lanmeldung beigelegt sein. Ist dies nicht der Fall, wird das Paket mit den entsprechenden Formularen an den Absender zurückgegeben und um Vorbereitung der Versandu nterlagen gebeten. Wenn das ausgehende Paket korrekt adressiert ist, alle Unterlagen beigefügt sind und es nicht für das Rechtshaus bestimmt ist, so wird das Paket in die Ausgangspost für die UHH-Poststelle (zu der UHH-Posttasche) sortiert und am folgenden Tag morgens dem Boten der UHH-Poststelle mitgegeben. Der/Die Empfänger/in wird durch eine Notiz im Postfach, per eMail oder Telefon über den Eingang der Sendung informiert und um Abholung am Infotresen gebeten. Das Paket wird dann in die Paketliste eingetragen und tageweise gelagert. Wird das ausgehende Paket am Infotresen abgeholt, so quittieren die Empfänger die Übergabe durch Unterschrift in der Paketliste. Beim Austausch der Posttasche am folgenden Tag, ist auf die Mitnahme der ausgehenden Paketsendungen samt allen notwendigen Unterlagen durch den Boten der UHH-Poststelle zu achten. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 27 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 4.4.2. Paketeingang Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p560.htm Kopiervorlage im Leitz Ordner „Pakete“ Z:\Studienmanagement\Infotresen\Vorlagen\Post.xls Durch Paketdienste (DHL, UPS, …) kommen im Verlauf des Tages Pakete für die Fakultät direkt am Infotresen an. Das eingehende Paket wird darauf geprüft, ob die Adresse des Empfängers wirklich korrekt das Rechtshaus (Schlüterstraße 28 bzw. Rothenbaumchaussee 33) ist. Ist das Paket eigentlich für einen Empfänger in einem anderen Gebäude der Fakultät (z.B. Jo35) bestimmt, so wird die Annahme des Paketes verweigert und der Paketbote an die korrekte Adresse verwiesen. Sofern der Empfänger auf dem Paket nicht bekannt ist oder über die Adresslisten nicht schnell aufgefunden werden kann, wird nach der korrekten Adresse gegoogelt. Pakete für Empfänger im Rechtshaus werden angenommen. Der Empfänger wird durch Notiz im Postfach informiert. Das Paket wird in eine Liste (Kopiervorlage im Leitz-Ordner Pakete hinter Tür 07) von bereitstehenden Paketen eingetragen und tageweise gelagert. Wird das Paket am Infotresen abgeholt, so quittieren die Empfänger die Übergabe durch Unterschrift in der Paketliste. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 28 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 5 Wiederkehrende Aufgaben Nachdem im vorherigen Kapitel die Aufgaben beschrieben wurden, die täglich durchzuführen sind, werden in diesem Kapitel Aufgaben am Infotresen zusammengefasst, die einer wöchen tlichen oder monatlichen Taktung unterliegen. 5.1 Infoscreen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p641.htm Am Infotresen wird ein Infoscreen betrieben, der laufend Informationen zur Fakultät einble ndet, beispielsweise aktuelle Hinweise auf Raumsperrungen oder Kontaktdaten von Ansprechpartnern. Der Infoscreen hängt oben im Infotresen und ist vom Foyer des Rechtshauses gut erkennbar. Der Infoscreen wird über einen Stand-PC betrieben, der am Wochenende ausgeschaltet wird. Auf den Stand-PC besteht sonst kein direkter Zugriff. Alle Daten, die auf dem Infoscreen eingeblendet werden sollen, müssen über eine Anwendung am RRZ eingegeben werden und werden von dort automatisch zurück auf den Stand-PC kopiert. Für die Eingabe der Daten gibt es ein spezielles Notebook. Wenn eine Nachricht (zumeist als eMail) von der Leitung Studienmanagement oder vom Dekanat eintrifft, wird das spezielle Notebook für den Infoscreen hochgefahren und dort werden in der entsprechenden Anwendung im Webbrowser die Zugangsdaten für die Verwaltung des Infoscreens eingegeben. 04 Für die neue Meldung wird ein geeignetes Template ( Formatvorlage) ausgewählt. Dann wird die Nachricht eingegeben und gespeichert. Sind mehrere Meldungen einzugeben, so wird dieser Schritt wiederholt. 07 Die neue(n) Meldung(en) werden zur Wiedergabeliste auf dem Infoscreen hinzugefügt . Sollen ältere Meldungen nicht mehr ausgegeben werden, so werden sie aus der Wiedergabeliste entfernt. Die Einstellungen werden gespeichert. 08 Es wird sich von der Webanwendung auf dem Notebook abgemeldet. Das Notebook wird heruntergefahren und wieder zurück in den Schrank gestellt. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 29 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 5.2 Druckaufträge Studienmanagement Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p594.htm Z:\Studienmanagement\Infotresen\Andrea\Excel\Druckerbericht.xls Über den Infotresen können Druckaufträge der Fakultät umgesetzt werden. Kleinmengenaufträge in Farbe werden über den lokalen Farblaser ausgedruckt. Größere Druckaufträge sind über die Universitätsdruckerei zu verarbeiten. 03 Bei Druckaufträgen auf dem lokalen Farblaser ist der Druckauftrag samt Datei zu übe rmitteln, der dann am Infotresen ausgeführt wird. Diese Druckaufträge werden nur vom Team Studienmanagement angenommen. Der fertige Druckauftrag wird dann ins Pos tfach gelegt und der Auftraggeber aus dem Team per eMail benachrichtigt. 02 Größere Druckaufträge über die Universitätsdruckerei werden aus der ganzen Fakultät über den Infotresen geführt und dort geprüft. Der Druckauftrag muss auf dem ausgefüllten Formular der Universitätsdruckerei (unter http://www.verwaltung.unihamburg.de/pr/2/druckerei/abrechnung.html) unterschrieben eingereicht werden. Sofern der Antrag korrekt ausgefüllt ist, zeichnet der Infotresen diesen Auftrag frei und gibt den Auftrag in den Postausgang zur Universitätsdruckerei, wobei zuvor eine Kopie für die eigenen Unterlagen angefertigt wird. 10 Die erstellte Kopie wird im Ordner (Papier) „Druckaufträge“ abgelegt. 11 Jeden Monat wird vom Farblaser ein Druckbericht erzeugt. Darin ist aufgeführt , wie viele Seiten im vergangenen Monat gedruckt worden sind. Eine Kopie des erzeugten Berichtes wird zur Kostenüberwachung an die Leitung des Studienmanagements gesendet, der Originalausdruck wird in einem Ordner abgeheftet. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 30 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 5.3 Druckaufträge Universitätsdruckerei dldkdkkd 5.4 Verleih von Unterrichtsmedien Die Fakultät verfügt am Infotresen über 8 Notebooks, 2 Beamer, 6 Moderationskoffer, 7 Pinwände, 7 Flipcharts, 8 Smartboard(ausrüstungs)-Tüten, Whiteboardstifte, eine Smartboard-CD und Schlüssel für die Seminarräume. Alle diese Materialien können von Studie renden, Lehrenden und Mitarbeitenden ausgeliehen werden. Darüber hinaus hält das Serviceteam noch zusätzliche Materialien wie VGA-Kabel, Mehrfachsteckdosen, etc. bereit. Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p608.htm Z:\Studienmanagement\Infotresen\Ausleihe\Notebook Liste.xls Z:\Studienmanagement\Infotresen\Ausleihe Es empfiehlt sich, benötigte Ressourcen vorher anzufragen - es ist jedoch auch eine AdHoc-Anfrage für aktuell benötigte Materialien möglich. In beiden Fällen wird bzgl. der Anfrage geprüft, ob das gewünschte Material zum benötigten Zeitpunkt (ggf. somit sofort) verfügbar ist. 02 Ist das benötigte Material (zum gewünschten Zeitpunkt) nicht verfügbar, so wird dies an den Anfragenden zurückgemeldet und keinerlei Vermerk in der Reservierungsliste vorgenommen. 03 Sofern das Material zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist, wird die Reservierung in die Reservierungsliste eingetragen - die Reservierungsliste ist eine Exceldatei 1, in der pro Monat ein neues Blatt für Reservierungen angelegt wird. - Die erfolgreiche Reservierung wird an den Anfragenden zurückgemeldet. 1 Beispiel? Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 31 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Handelt es sich bei der Reservierung um die Anforderung für einen Sem inarraumschlüssel, so wird diese Reservierung zunächst gegen eine ebenfalls erfolgte Raumbuchung in STiNE geprüft. Die Schlüssel werden jeden Montag für die Woche bereitgelegt. 05 Das reservierte Material wird zum notwendigen Zeitpunkt bereitgestellt. Dieser Vorgang läuft durch tägliche Prüfung über benötigte Materialien ab und ist im Unterprozess Ressource bereitstellen (Seite 31) beschrieben. 04 Sofern ein Material für einen bestimmten Zeitpunkt zur Ausleihe reserviert wurde, wird der Anfragende über die Reservierung informiert und es wird ihm mitgeteilt, wo das Material zu diesem Zeitpunkt bereitstehen wird (während der Öffnungszeiten des Infotresens am Infotresen, außerhalb der Öffnungszeiten beim Serviceteam). 06 Zum gegebenen Zeitpunkt wird das Material abgeholt. 2 07 Das reservierte Material wird über den Unterprozess Ressource aushändigen (Seite 32) an den Entleiher übergeben. 3 08 Der Ausleiher nutzt das Material und gibt es danach zurück. Geschieht die Rückgabe während der Öffnungszeiten des Infotresens, so wird das Material direkt angenommen. Außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens kann das Material beim Serviceteam abgegeben werden. Dort wird es zwischengelagert und dann an den Infotresen weiterg eleitet. 11 Die Rückgabe wird quittiert und das zurückgegebene Material auf Vollständigkeit g eprüft. 5.4.1. Unterprozess Ressource bereitstellen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p615.htm Dieser Unterprozess wird einerseits direkt ausgeführt, sofern eine AdHoc-Anfrage auf ein benötigtes Material gestellt wird, jedoch auch täglich, um zu prüfen, ob am entsprechenden Tag Ressourcen für eine Ausleihe bereitgestellt werden müssen. Die Prüfung, ob überhaupt eine Entleihe am Tag stattfindet, ist hier im Prozess nicht extra dargestellt - der Prozess wird je2 3 Dies kann beim Infotresen oder Serviceteam sein - Schritt über beide swim lanes Beide Möglichkeiten (Infotresen, Serviceteam) - vielleicht swim lanes neu anordnen: tresen serviceteam - entleiher Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 32 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 doch nur ausgeführt, wenn Ressourcen zur Ausleihe bereitzustellen sind. Ist abgesprochen, dass das benötigte Material während der Öffnungszeiten des Tresens abgeholt wird, so wird es im Infotresen bereitgestellt und wartet dann auf Abholung. 02 Ist abgesprochen, dass das Material außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens abgeholt wird, so werden zunächst alle Reservierungen geprüft, da es möglich ist, dass ein Material auch mehrfach während der Nicht-Öffnungszeiten benötigt wird und dann werden die notwendigen Ressourcen zusammengestellt und mit einem Aufkleber versehen, der die Reservierung und den Namen des Abholers enthält. 06 Die Ressourcen werden dann beim Serviceteam deponiert und stehen dort zur Entleihe außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens bereit. 5.4.2. Unterprozess Ressource aushändigen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p612.htm Ist abgesprochen, dass das benötigte Material während der Öffnungszeiten des Tresens abgeholt wird, so wird das Material im Infotresen bereitgestellt und wartet dann auf Abholung, andernfalls steht es beim Serviceteam bereit. Der Ausleiher wurde zuvor über den Ausleihpunkt informiert und wendet sich dann jeweils an die entspreche nden Ansprechpartner. 04 Während der Öffnungszeiten gibt der Infotresen kleineres Material (Notebooks, Beamer, Stifte, etc.) direkt selbst aus. Für größere Materialien wie Pinnwände oder Flipcharts wird der Entleiher an das Serviceteam weiterverwiesen, das zuvor vom Infotresen informiert wurde. 07 Das Serviceteam übernimmt die Ausgabe von Großmaterialien (Pinnwände, Flipcharts, etc.) oder die Ausgabe von Material außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens. Am Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 33 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Wochenende wird die Ausgabe über den Wachdienst übernommen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 34 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 6 Semesterorientierte Aufgaben In diesem Kapitel wird als Orientierungshilfe eine chronologische Übersicht von Prozessen bzw. Prozesseinstiegspunkten angeboten, die zumeist einmal oder nur zu bestimmten Zeiten im Semester auftreten. Hauptziel dieser Darstellung soll es sein, Vertretungen im Urlaubsbzw. Krankheitsfalle eine schnelle Orientierung zu ermöglichen, welche Aufgaben zum aktue llen Zeitpunkt anliegen bzw. vorzubereiten sind. Die Darstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt nicht ein vollständiges Studium der gesamten Darstellung dieser Prozessdokumentation. 6.1 Materialbestellung Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p632.htm Einmal pro Semester wird der Bestand in den Moderationskoffern und beim Büromat erial am Infotresen geprüft. 02 Sind die Koffer noch ausreichend gefüllt bzw. können aus Vorräten am Infotresen e rgänzt werden und ist ansonsten ausreichend Büromaterial vorhanden, so wird der Prozess abgebrochen und erst im Folgesemester wieder betrachtet. 03 Wird Material für die Moderationskoffer, die Whiteboards oder für die Abläufe am Infotresen benötigt, so werden die notwendigen Materialien im Portal bei Lyreco (als zuständiger VOL-Partner der UHH) ausgesucht und die Artikeldaten notiert (Artikelnummer, Menge). Lyreco ist unter www.lyreco.de erreichbar, Kunden innerhalb der Universität Hamburg benötigen eigene Zugangsdaten zur Einsicht in die Konditionen der Universität Hamburg. 07 Die Bestelldaten für die benötigten Materialien werden zusammengestellt und an die zuständigen Stellen zur Bestellung weitergeleitet (für Büromaterial PNO). 08 Das Material wird bestellt und dann am Infotresen angeliefert. Zuständig für die Bestellung von Büromaterial ist Frau Parpart bei PNO. Für Bestellungen von EDV-Materialien ist Herr Engel im IT-Service zuständig. Weitergehende Bedarfe sind über die Leiterin des Studienmanagements (Frau Krüger) zu klären. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 35 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 6.2 Studentische Angestellte am Infotresen Verlängerte Öffnungszeiten am Infotresen nach 16 Uhr müssen durch studentische Angestel lte abgedeckt werden. Hierzu werden einmal im Jahr (bzw. im Bedarfsfall) neue Interessenten gesucht und ausgewählt, es sind hierzu nur studentische Bewerberinnen und Bewerber aus der eigenen Fakultät zulässig. 6.2.1. Aufgaben und Notfallplan Die studentischen Angestellten decken mit einem aktuellen Zeitkontingent von ca. 32 Stu nden pro Monat die verlängerten Öffnungszeiten problemfrei ab. Bei Bedarf ist dieses Stundenkontingent auszudehnen, um eine Urlaubsvertretung oder eine Krankheitsvertretung der festen Mitarbeitenden wahrnehmen zu können. Die studentischen Mitarbeitenden werden daher soweit möglich und zulässig in die Abläufe eingebunden - die Bereitstellung dieser Prozessdokumentation soll eine weitere Verbesserung der Informationslage für die studentischen Mitarbeitenden darstellen. Notwendig und noch ausstehend ist die Entwicklung eines Notfallplans für den Totalausfall der festangestellten Mitarbeitenden unter der Vorgabe, dass der Infotresen zu den kompletten Öffnungszeiten besetzt sein muss - bisher lässt sich hier nur eine Notöffnung zu eingeschränkten Zeiten mit eingeschränkten Serviceangeboten über die studentischen Mitarbeitenden realisieren. 6.2.2. Dienstplan Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Infotresen\EinsatzplanInfotresen.xls4 Bei Bedarf oder bei Einstellung neuer studentischer Mitarbeiter wird der Einsatzplan für alle Mitarbeitenden am Infotresen neu erstellt. Die Datei umfasst auch die festangestellten Mita rbeitenden und wird danach im Infotresen ausgehängt. 6.2.3. Einstellung studentische Angestellte für Infotresen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p736.htm 4 Name, Dateipfad Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 36 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Z:\Studienmanagement\Infotresen\Einstellung Stud Hilfskräfte Die bisherige Ausschreibung für studentische Mitarbeitende am Infotresen wird angepasst und veröffentlicht (Aushang und Infoscreen). Studierende haben vier Wochen Zeit, sich zu bewerben. Die Ausschreibung wird zumeist im Juli für das kommende Wintersemester veröffentlicht. 03 Die Studierenden verfassen ihre Bewerbung mitsamt Anschreiben, persönlichen Angaben (Lebenslauf / CV) und senden diese per eMail an den Infotresen . Eine Voraussetzung ist ein Studium der Rechtswissenschaft im Hauptfach. 04 Die Bewerbungen werden gesichtet und es wird geprüft, ob alle Kriterien der Ausschreibung erfüllt sind. 07 Sind die Kriterien nicht erfüllt oder wurden die Bewerbenden nicht ausgewählt, so we rden die Studierenden per eMail über die Ablehnung benachrichtigt . 08 Alle Mails und Anlagen werden gelöscht, eingegangene Mappen ins „Schredderf ach“ übergeben oder Studierende können diese Unterlagen wieder abholen. 06 Geeignete Bewerbende werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. 09 Im Bewerbungsgespräch werden anhand eines Fragenkatalogs 5 Fragen zum Studienmanagement und zum Infotresen gestellt. Dabei wird aus den Bewerbenden eine Auswahl getroffen und entschieden, welche Bewerber eine Zusage erhalten. Innerhalb des Bewerbungsgesprächs werden auch direkt mögliche Einsatzzeiten besprochen und so eine Gesamtauswahl von Bewerbern getroffen, die sich zu einer vollständigen Abdeckung der notwendigen Einsatzzeiten ergänzen können. 11 Für die ausgewählten Bewerbenden wird ein Arbeitsvertrag über den Unterprozess Vertragserstellung studentische Angestellte (Seite 36) erstellt. 6.2.4. Unterprozess Vertragserstellung studentische Angestellte 5 Datei? Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 37 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p747.htm Der Infotresen bereitet den Einstellungsantrag vor und übergibt diesen an die potenziellen studentischen Angestellten. 02 Die Studierenden füllen den Antrag vollständig aus und legen notwendige zusätzliche Unterlagen (Steuerkarte, Immatrikulationsbescheinigung) bei. Die Unterlagen werden dann vom Infotresen geprüft und an PNO weitergeleitet. 04 PNO prüft den Antrag, fügt notwendige Finanzierungsinformationen bei und leitet den Antrag an die Abteilung 6 (Personal) im Mittelweg 177 weiter, wo der Vertrag erstellt wird und der Studierende direkt von der Abteilung 6 kontaktiert wird, um einen Termin für die Vertragsunterzeichnung abzustimmen. 06 Die Studierenden unterzeichnen den Arbeitsvertrag direkt bei Abteilung 6 und werden damit studentische Angestellte der Universität Hamburg und damit Mitarbeitende der Stadt Hamburg inklusiver entsprechender Dienstbedingungen (u.a. Verschwiegenheitsklausel). 6.3 Antragsbearbeitung Der Infotresen unterstützt das LVM auch bei der Bearbeitung von Anträgen für P rüfungsleistungen. Diese Aufgaben werden vom gesamten Infotresen übernommen und nicht nur vom Bereich LVM (Infotresen). 6.3.1. Antragsbearbeitung Prüfungsamt Aaaa 6.3.2. Antragsbearbeitung für Diplomurkunden Studierende können über den Infotresen Anträge zur Erstellung einer Diplomurkunde für das erste Staatsexamen oder Anträge für Prüfungen im Schwerpunkt einreichen. Der Antrag auf Erstellung einer Diplomurkunde befindet sich auf der Website der Fakultät und ist unter http://www.jura.uni-hamburg.de/studierende/studienabschluesse/diplom/ zu erreichen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 38 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p795.htm Z:\Studienmanagement\Infotresen\Diplomurkunden Der Infotresen prüft den eingegangenen Antrag. 03 Handelt es sich um einen Antrag auf Teilnahme an der Schwerpunktbereichsprüfung, an einer Schwerpunktbereichshausarbeit oder einer Schwerpunktbereichsklausur, so bestätigt der Infotresen den Termin des Eingangs des Antrags durch Eingangsstempel auf dem Schriftstück und legt dies im Postfach des Prüfungsamts ab. Der Vorgang ist damit abgeschlossen. 02 Handelt es sich um einen Antrag auf Ausstellung einer Diplomurkunde im ersten Staatsexamen, so wird zunächst geprüft, ob die Leistungen nach dem 09. Juli 2009 erbracht wurden und ob die eingereichten Unterlagen vollständig sind - ist dies nicht der Fall, so wird der Antrag abgelehnt. 08 Handelt es sich um einen vollständigen Antrag auf Erstellung einer Diplomurkunde im ersten Staatsexamen, so wird der Antrag in der entsprechenden Excel-Übersicht für Diplomurkunden vermerkt und eine neue Urkunde erstellt. 10 Die Urkunde wird vom Dekan gezeichnet. 11 Der/die Antragssteller/in wird benachrichtigt und kann die Urkunde abholen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 39 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 7 Unregelmäßige Aufgaben Diese meisten Aufgaben unterliegen keiner festen Zeittaktung. Die Prozesse in diesem Kapitel sind daher wiederkehrend zu prüfen und bei Bedarf entsprechend umzusetzen. 7.1 RT Bearbeitung Der Request Tracker (RT) ist ein Ticketsystem, das am RRZ gehostet wird und allen universit ären Einrichtungen zur Nutzung offensteht. Üblicherweise wird das System eingesetzt, um Supportanfragen durch ein Team bearbeiten zu können und die Arbeitsstände in der Bearbeitung automatisch zu dokumentieren. Supportanfragen an den RT werden über ein Supportformular auf der Website der Fakultät gestartet, das unter http://www.jura.uni-hamburg.de/index.php?id=1824 erreichbar ist (siehe Bildanhang für eine Beispielansicht auf Seite 63). Das Kategorisieren und Weiterleiten aller Anfragen (Dispatching) übernimmt der Infotresen (in der Funktion des First Level Supports im Studienmanagement). 7.1.1. Request Tracker Bearbeitung Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p649.htm https://rt3.rrz.uni-hamburg.de/rt/index.html Z:\Studienmanagement\Infotresen\RT Für eine Beschreibung der RT Abläufe im LVM siehe Band 1: LVM. Im Tagesverlauf werden die Eingänge im RT häufiger geprüft. Sofern kein neues Ticket vorliegt, kann die Arbeit im RT abgebrochen werden 03 Bei neuen Tickets wird zunächst geprüft, ob eine direkte Bearbeitung durch den Infotr esen möglich ist. Falls nicht, wird das Ticket an die zuständigen Stellen in der Fakultät d irekt im RT weitergeleitet (siehe hierzu auch Band 1: LVM). 05 Handelt es sich um eine Anfrage, die am Infotresen direkt bearbeitet werden kann, so wird die Anfrage beantwortet und das Ticket geschlossen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 40 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 7.1.2. Request Tracker Bereinigung Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p654.htm Zusätzlich zum Dispatching (Aufsplitten & Weiterleiten) von Anfragen (siehe Request Tracker Bearbeitung auf Seite 39) übernimmt der Infotresen im RT auch die Aufgabe gelegentlich die Liste aufgelaufener Anfragen aufzuräumen. Sofern das Tagesgeschäft es zulässt, wird die Liste offener Anfragen im RT geprüft. 02 Es wird festgestellt, ob es Anfragen gibt, die nach mehr als vier Wochen nach der Anfrage nicht übernommen wurden. Falls es keine Anfragen gibt, die unbearbeitet und älter als vier Wochen sind, wird die Liste weiterbearbeitet. 04 Falls es Anfragen gibt, die unbearbeitet und älter als vier Wochen sind , wird zunächst nachgesehen, wem diese Anfrage zugeordnet wurde (Ticket Owner), dann wird ein Hi nweis als Erinnerung gesendet und zeitgleich die Leitung Studienmanagement per eMail über die fehlende Bearbeitung informiert. 07 Ebenfalls wird für alle Anfragen geprüft, ob bereits eine Bearbeitung stattgefunden hat. Falls keine Bearbeitung stattgefunden hat, wird die offene Anfrage an einen Ticket Owner zur Bearbeitung zugewiesen. Die Leitung Studienmanagement wird zusätzlich per eMail auf das offene Ticket hingewiesen. 10 Falls das Ticket fertig bearbeitet aber nicht geschlossen wurde, wird das Ticket nun geschlossen. 7.2 Fundsachen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p582.htm Während der Öffnungszeiten werden Fundsachen am Infotresen entgegengenommen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 41 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 03 Größe Gegenstände (wie Jacken, Taschen, etc.) werden in einem Schrank beim Serviceteam eingeschlossen. Ein Spind-Schlüssel zu diesem Schrank liegt ebenfalls bei der Bibliothek bereit, die längere Öffnungszeiten hat. 04 Kleinere Gegenstände (wie Handys, Portemonnaies, etc.) werden direkt am Infotresen aufgenommen. Kann anhand des Fundstücks (z.B. durch Ausweis oder Telefonnummer) der Besitzer identifiziert werden, so werden dessen Kontaktdaten über das LVM angefragt und der Besitzer über den Fund informiert. Der Gegenstand wird dann bis zur Abholung im Safe eingeschlossen. Üblicherweise wird bis abends gewartet, bevor ein Kontaktversuch unternommen wird, da sich die meisten Besitzer vorher selbst melden. 05 Kann der Besitzer nicht ermittelt werden, so wird der Gegenstand direkt im Safe eingeschlossen. 09 Auf Nachfrage am Infotresen werden Fundsachen herausgegeben. Dies ist im folgenden Inline-Prozess Fundsache wird abgeholt beschrieben. 7.2.1. Inline-Prozess Fundsache wird abgeholt Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p591.htm Meldet sich ein Besitzer eines verlorenen Gegenstands, so wird anhand der Größe des Gegenstands entschieden, ob dieser direkt am Infotresen gelagert wird und dann dort auch direkt ausgegeben werden kann. Falls nicht, befindet sich der Gegenstand im Schrank beim Serviceteam und ist über das Serviceteam entgegenzunehmen. 7.3 Aktenvernichtung Innerhalb des Semesters sammeln sich am Infotresen zahlreiche Dokumente an, die als ve rtraulich gelten oder personenbezogene Daten enthalten und somit gesondert vernichte t werden müssen. Hierzu gehören die Listen von OE-Veranstaltungen der Erstsemester genauso wie Lehraufträge, Personalausdrucke als auch alte Scheine von Studierenden. Diese Dok umente werden in einem gesonderten Fach direkt neben dem Tresorschrank gesammelt , dem sogenannten „Schredderschrank“. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 42 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p729.htm Vertrauliche Dokumente zur Vernichtung werden im „Schredderschra nk“ gesammelt. Ist dieses Fach nahezu voll, so wird Kontakt mit dem Serviceteam aufgenommen und um einen Termin zur Entsorgung der Unterlagen gebeten. 04 Das Serviceteam hat Zugang zum Reißwolf-Container. Dieser Container besitzt keine Einwurfmöglichkeit, die Hausmeister haben für den Bedarfsfall einen Schlüssel mit dem der Container bei Räumung des Schredderschranks geöffnet werden kann. 05 Die Inhalte des „Schredderschranks“ werden in den Reißwolf-Container umgelagert. Als Sondervorgang kann zu diesem Zeitpunkt auch in den bereits eingelagerten Unterlagen im Container nach bereits zur Vernichtung freigegebenen Unterlagen gesucht werden, die irrtümlich eingelagert worden sind. Dies geschieht in einigen Fällen, wenn Studierende versehentlich alte Scheinunterlagen zur Entsorgung abgegeben haben. 06 Ist die Umlagerung komplett, so schließt das Serviceteam den Reißwolf-Container wieder sicher ab. 7.4 Altschein-Archiv Der Infotresen verfügt über ein umfangreiches Archiv (Papier), in dem in zahlreichen Ordnern nicht abgeholte Scheine aus der Zeit vor dem Einsatz von STiNE gesammelt werden. Ebenso werden hier Hausarbeiten, Klausuren, etc. aufbewahrt. Sofern die Studierenden die Unterlagen nicht abholen, sind diese durch die Fakultät für zehn Jahre aufzubewahren (und können danach vernichtet werden). Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p763.htm Sobald Studierende ältere Unterlagen abholen möchten, müssen diese im AltscheinArchiv gesucht werden. Es werden dabei zunächst die Personalien des Studierenden g eprüft (Personalausweis, etc.). Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 43 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 03 Danach wird im Altschein-Archiv gesucht, ob die gewünschten Unterlagen gefunden werden können. 05 Passen die Personalien nicht zu den Unterlagen oder können die Unterlagen nicht aufgefunden werden, so werden keine Unterlagen ausgehändigt. 06 Passen die Personalien und können die Unterlagen gefunden werden, werden sie übergeben und die Abgabe wird quittiert. 7.5 Getränkebestellung Der Infotresen übernimmt die Aufgabe, für die Fakultätsverwaltung Getränke anliefern und verteilen zu lassen. Dabei sammelt der Infotresen nur die verteilten Bestellungen zu einer Sammelbestellung zusammen und führt Bestellungen dann ausschließlich gegen Vorkasse aus. Der Infotresen wickelt dann die Lieferung samt Anlieferung in die einzelnen Räume und Austausch des Leerguts mit dem Lieferdienst ab. Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p753.htm Z:\Studienmanagement\Infotresen\Andrea\Excel\Getränkebestellung.xls Der Infotresen informiert Kontakte in der Fakultät über einen neuen Bestelltermin für Getränke und versendet formlos aktuelle Informationen zum Bestellablauf. Es werden dabei alle bisherigen Besteller und neue Interessenten per eMail kontaktiert . Es findet kein Versand über den Fakultätsverteiler statt. 02 Die Interessenten in der Fakultät melden ihre Bedarfe per eMail an den Infotresen. Es gibt hierbei keine Formvorgaben, eine Angabe von Menge und Artikelart reicht aus. Der Infotresen wickelt keine Bestellung für alkoholische Getränke ab. 03 Die eingehenden Bestellungen werden am Infotresen und in der Getränke-Bestell-Datei gesammelt. Ebenso wird durch farbige Markierung in der Liste gekennzeichnet, ob die Bestellung bereits bezahlt ist. Der Infotresen sendet weder eine Erinnerung noch eine Berechnungsübersicht an die Besteller, die Besteller kommen eigenständig mit den notwendigen Angaben und Bargeld beim Infotresen vorbei und weisen auf Leergutau stausch hin. 05 Zum festgesetzten Termin wird die Bestell-Datei durchgesehen und alle Bestellungen, die zu diesem Zeitpunkt nicht bezahlt sind, werden gestrichen und aus der Dat ei entfernt. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 44 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 08 Die verbleibenden Aufträge werden bei http://www.meingetraenkeservice.de bestellt. 09 Zum Liefertermin wird der Lieferant in bar bezahlt und die Anlieferung im Haus direkt verteilt. Dabei finden Leergutaustausche statt. Leergut wird abgeholt und gegengerechnet. 7.6 Vorbereitung Unfallanzeigen Studierende der Universität Hamburg sind über die Landesunfallkasse Hamburg (LUKHH) auf dem Weg zum und vom Studium sowie auf dem Gelände der Universität Hamburg gegen Unfälle versichert. Sofern Studierende der Fakultät für Rechtswissenschaft einen Unfall erleiden, wickelt der Infotresen die notwendigen Schritte ab. Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p777.htm Z:\Studienmanagement\Infotresen\Unfallanzeigen\ Z:\Studienmanagement\Infotresen\Unfallanzeigen\Anschreiben A-Z Z:\Studienmanagement\Infotresen\Unfallanzeigen\Vorlagen Die Unfallmeldung erfolgt zumeist direkt von Ärzten oder Studierenden an die LUKK und wird dann im Campus Center bearbeitet. Das Campus Center kontaktiert daraufhin die zuständige Fakultät zur Bearbeitung der Unfallanzeige. 03 Der Infotresen sendet an betroffene Studierende das Formular für die Unfallanzeige 6. 04 Die Studierenden füllen die Unfallanzeige aus und senden diese an den Infotresen z urück. 6 http://www.verwaltung.uni-hamburg.de/k/formulare/stichwortverzeichnisformulare.html# U Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 45 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 05 Der Infotresen überträgt die handschriftliche Meldung erneut in das Formular am PC und druckt dieses zusätzlich aus. Das Original vom Studierenden wird im Infotresen als Papierversion abgeheftet, die eigenerstellte und ausgedruckte Version durch den Inf otresen unterschreiben und weitergeleitet. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 46 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 8 Weitere Aufgabenstellungen In den vorherigen Kapiteln wurden Aufgaben am Infotresen beschrieben, die täglich, wöchentlich, monatlich, semesterweise oder zu anderen Zeitpunkten umz usetzen sind. Darüber hinaus gibt es am Infotresen eine Reihe von Kleinstaufgaben, für die eine Beschreibung nicht einmal als einzelner Prozessschritt lohnenswert erscheint und die daher in der grafischen Darstellung vollständig fehlen. Diese Schritte sind trotzdem wichtig und deshalb wird hier über sie informiert. Da der Umfang der einzelnen Schritte zumeist sehr gering ist, wird auf eine Darstellun g als einzelne Unterabschnitte verzichtet und stattdessen eine alphabetische Stichwortliste gewählt. Ablage, Notenliste LL.B. Der Infotresen legt die Notenlisten für das Prüfungsamt LL.B. ab und führt die Übersicht über den Eingang auf dem Klausurplan LL.B. Aufsichtsplan Der Infotresen nimmt Änderungswünsche für den Aufsichtsplan zur Klausuraufsicht entgegen und bucht entsprechend Personen um. Eine genaue Beschreibung der Aufgaben ist in Band 1: LVM erläutert. Bibliothek, Anfragen Der Infotresen gibt Auskünfte über die Bibliothek als Vertretung. Bibliothek, Zugangsblockade Der Infotresen verfügt über einen Schalter, um die Zugangssperren zur Bibliothek aufzuheben. Dokumente verloren Gelegentlich geben Studierende alte Unterlagen versehentlich ab o der holen diese Unterlagen nicht rechtzeitig ab. Diese Unterlagen müssen vertraulich behandelt werden und sind zu vernichten. Teilweise sind derartige Unterlagen im „Schredderschrank“ noch zwischengelagert, teilweise jedoch auch der Entsorgung zugeführt. In diesen Fällen ist eine Suche im Reißwolf-Container gelegentlich noch erfolgreich - zum Vorgehen siehe hierzu den Prozess Aktenvernichtung auf Seite 41. Dokumente, vertrauliche Vertrauliche Dokumente wie alte Scheine, Personallisten, Urlaubsanträge, Lehraufträge, Studierendenlisten - auch gerade wenn diese Dokumente nur temporär in Gebrauch als Arbeitshilfe waren - oder andere Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, sind über den „Schredderschrank“ mit dem Prozess Aktenvernichtung auf Seite 41 zu vernichten. Eingehende Dokumente werden im Schredderschrank zwischengelagert. Evaluation Der Infotresen lagert die Evaluationsbögen zwischen und organisiert Abholung und Rückgabe. Ebenso heftet der Infotresen die Einverständniserklärungen ab. Maileingang An die Mailadresse [email protected] kommt sehr wenig an Mails herein. Die Beantwortung erfolgt grundsätzlich durch mit einem cc an die weiteren Bearbeitenden. OE Der Infotresen unterstützt die Orientierungseinheit (OE) durch Ausgabe von Material. Telefonzentrale Der Infotresen nimmt als Krankheits- oder Urlaubsvertretung Telefonate für Mitarbeitende der Fakultät entgegen. Mitarbeitende können somit ihr Telefon auf den Tresen umstellen. Zusätzlich leitet der Infotresen eingehende Anrufe als erste Anlaufstelle an Mitarbeitende direkt weiter. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 47 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 48 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 9 LVM (Infotresen) Aus dem Band 1: LVM ist bereits bekannt, dass einige Aufgaben im LVM an den Infotresen ausgelagert sind, da dort zuständige Stellen Aufgaben- und Stellenanteile aus dem LVM haben. Diese Aufgaben können daher nicht durch alle Personen am Infotresen übernommen werden. Die nachfolgende Grafik gibt eine Übersicht über die Aufgaben, die mit dem LVM eng verknüpft sind. Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p537.htm Die einzelnen Prozesse sind in den nachfolgenden Abschnitten dargestellt. 9.1 Verwaltung Klausursachverhalte Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 49 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Fortsetzung >> Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p664.htm Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\praefcke\Prüfungen\Klausurenplan\Klausurenplan.xls Beim Eintreffen des Klausurplans von Jean Praefcke für das laufende Semester werden die Klausurtermine in das eigene Outlook in den Kalender übertragen und mit einer Erinnerung zwei Tage im Vorlauf versehen. 7 04 Die für die Klausur notwendigen Sachverhalte sollen rechtzeitig vor dem Klausurtermin durch den Lehrstuhl bereitgestellt werden und sind ggf. getrennt für Nachteilsausgleichklausurteilnehmende zu verpacken - hierzu werden Vorbereitungen durch den Unterprozess Sachverhalte sicher verwahren (Seite 50) durchgeführt. 06 Sind die Sachverhalte nicht rechtzeitig durch den Lehrstuhl bereitgestellt worden, müssen diese in der zweitägigen Vorlauffrist zur Klausurorganisation nachgefordert werden . Hierzu wird zunächst das Sekretariat und sofern dies nicht verfügbar ist, die wisse nschaftlichen Mitarbeitenden (WiMi) der betreffenden Professur kontaktiert. Sollten auch die WiMi nicht verfügbar sein, wird direkter Kontakt zur Professur aufgenommen und um unverzügliche Bereitstellung gebeten. 05 Zwei Tage vor der Klausur wird die Hauptaufsicht gemäß Aufsichtenplan (im Klausu rplan) benachrichtigt und gebeten, alle Zusatzaufsichten zu informieren. 08 Die Hauptaufsicht meldet zurück, ob sie den Termin wahrnehmen kann und weitere Au fsichten verfügbar sind. Sofern die Organisation der Aufsichten unproblematisch ve rläuft, werden die Sachverhalte für den Klausurtermin vorgepackt und im „Tresorschrank“ 7 Kein LVM(Infotresen) Prozess, umschieben, Hauptgrafik ändern Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 50 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 verwahrt. 09 Meldet die Hauptaufsicht zurück, dass eine Durchführung der Aufsicht nicht möglich ist, so vermerkt der Infotresen dies und bittet die Hauptaufsicht aus denkbaren Alternativen einen Ersatz zu organisieren. 11 Kann die Hauptaufsicht keinen Ersatz bereitstellen, so versucht der Infotresen einen E rsatz zu organisieren. In drängendem Ausnahmefall übernehmen die festangestellten Mitarbeitenden des Infotresens einen Teil oder die gesamte Aufsicht selbst. Sind für eine Klausur mehr als drei Aufsichten eingeteilt, so wird zumeist beim Ausfall einer Aufsicht auf den Ersatz verzichtet und die Klausur mit einer verringerten Aufsichten -Anzahl durchgeführt. 12 Die Hauptaufsicht holt zum Klausurtermin die Sachverhalte am Infotresen ab und quittiert den Empfang. Ein grundsätzliches Problem ist, dass neue wissenschaftliche Mitarbeitende zumeist nicht in die Aufgaben der Klausuraufsicht und deren Abläufe eingewiesen sind und daher die ersten Aufsichtstermine zumeist etwas hektisch gestalten. Daher hat der Infotresen damit begonnen, den Aufsichtsplan frühzeitig durchzusehen und auf neue Namen zu prüfen. Die neuen Mitarbeitenden werden dann mit längerem Vorlauf kontaktiert und es wird ihnen angeboten, sich zuvor am Infotresen über die Abläufe informieren zu können. Ebenso hat der Inf otresen intern verabredet, frühzeitig und prophylaktisch mit der Organisation einer Ersatzaufsicht zu beginnen, sofern Klausuraufsichten in der Vergangenheit unzuverlässig erschienen sind. 9.1.1. Unterprozess Sachverhalte sicher verwahren Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p667.htm Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\praefcke\Prüfungen\Klausurenplan\Klausurenplan.xls Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Infotresen\Prüfungen\Liste_Nachteilausgleich.xls 8 Beim Eintreffen des Klausurplans von Jean Praefcke für das laufende Semester werden die Klausurtermine mit der Liste der Nachteilsausgleiche abgeglichen. 02 Besteht für einen Termin Bedarf an einem Nachteilsausgleich, so werden für diesen Termin rechtzeitig ein Notebook und ein USB-Stick (für die Rückgabe der Klausur) reserviert. Ebenfalls wird für den Termin in Outlook vermerkt, dass ein oder mehrere Sachverhalte getrennt zu verpacken sind und an diesem Termin ein Nachteilsausgleichs8 Dateiname, Speicherort Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 51 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 termin zu organisieren ist. 9.2 Rückgabe Klausuren Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p681.htm Die Ausgabe von Klausuren erfolgt üblicherweise durch die Sekretariate, wird dort selbst organisiert und die Studierenden holen direkt ihre Klausuren in den Lehrstühlen ab. Aufgrund von Urlaub, Krankheit oder Überlast kann es jedoch vorkommen, dass die Sekretariate die Ausgabe der Klausuren an den Infotresen abgeben. 9 03 Für die Übernahme der Ausgabenorganisation wird die Zustimmung der Leitung St udienmanagement benötigt. 05 Klausuren können nur persönlich gegen Nachweis der Personalien abgeholt werden . Eine Ausnahme stellt eine schriftliche Vollmacht dar, die beim Infotresen vorgelegt we rden muss. 06 Sollte die Klausur nicht im Stapel der auszugebenden Klausuren vorhanden sein, so werden die Studierenden an den Lehrstuhl zur Klärung verwiesen, zumeist wurde die Klausur wegen eines Täuschungsversuchs von der Ausgabe zurückgehalten. Sind die Personalien in Ordnung und die Klausur vorhanden, wird diese ausgegeben. 9.3 Hörsaalbuchung Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Praefcke\Vorlesungsplanungaktuell\FolgeSem\Hörsaalbuchung FolgeSem.xls Der Prozess der Hörsaalbuchung ist in Band 1: LVM bereits vollständig beschrieben. Der Bereich LVM (Infotresen) übernimmt die Buchung der Hörsäle anhand der Bedarfsliste aus dem vorherigen Vergleichssemester über die zentrale Hörsaalbuchung (HSB). Die Buchungsanfragen werden direkt am Infotresen ausgedruckt und in einem Ordner (Papier) g esammelt und abgelegt. In dem Ordner wird ein Index nach Hörsälen geführt. Der Bereich LVM (Infotresen) druckt ebenfalls alle Antworten von der zentralen Hörsaalb uchung, die als E-Mails eingehen, aus und ordnet diese in der Ordnerablage zu. Alle E-Mails 9 Keine LVM(Infotresen) Prozess, umschieben, Hauptgrafik ändern Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 52 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 werden in einen Extra-Ordner in Outlook aussortiert und nach einem Jahr gelöscht. Der Bereich LVM (Infotresen) erzeugt die Datei Hörsaalbuchungen.xls. 9.4 Nachteilsausgleich Fortsetzung >> Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 53 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p690.htm Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\praefcke\Prüfungen\Klausurenplan\Klausurenplan.xls Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Infotresen\Prüfungen\Liste_Nachteilausgleich.xls 10 Pro Semester hat die Fakultät ca. 10 Studierende, die einen Nachteilsausgleich benötigen und bewilligt bekommen. Notwendig ist die Vorlage eines Attests über eine chronische Erkrankung, die zu Einschränkungen in der Prüfungsteilnahme führt. Die Entscheidung über die G ewährung von Nachteilsausgleichen obliegt der Leitung Studienmanagement, üblich sind eine Verlängerung der Bearbeitungszeit (z.B. 50% Aufschlag oder 100% Aufschlag) und die Option zur Nutzung von Hilfsmitteln (z.B. eines Notebooks). Für die benötigten Zusatzaufsichten hat die Fakultät zwei Werkverträge pro Semester als Grundabsicherung für den Mehraufwand. Für diese Studierenden ist ein Zusatztermin (samt Extraraum) bei den Klausuren zu organisieren, außerdem sind eine gesonderte Aufsicht und ein Notebook samt USB-Stick nötig, auf dem die Antworten erstellt und gespeichert werden. Im Vorlauf ist für die gesonderte Prüfung eine entsprechende Anzahl von Sachverhalten getrennt zu packen. Das Studienmanagement erstellt eine Liste der genehmigten Nachteilsausgleiche für das laufende Semester und versendet diese an den Infotresen. 11 02 Der Infotresen fragt für die Studierenden die E-Mail-Adressen als Kontaktbasis beim LVM ab oder kennt diese bereits über vergangene Kontakte in den Vorsemestern . Die zusammengeführte Liste mit den laufenden Nachteilsausgleichen wird mitsamt den 10 11 Dateiname, Speicherort Keine LVM(Infotresen) Prozess, umschieben, Hauptgrafik ändern Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 54 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Kontaktdaten intern im Infotresen im Ordner „Nachteilsausgleich“ abgeheftet. 06 Die Studierenden mit gewährtem Nachteilsausgleich werden kontaktiert und es wird geklärt, ob besondere Bedürfnisse für die Klausurtermine vorliegen. Die Antworten der Studierenden werden gesammelt und ebenfalls abgespeichert. 08 Über den Unterprozess Klausuren mit Nachteilsausgleich planen (Seite 54) werden Klausurtermine vorgeplant und der komplette Klausurterminplan dann an die Studierenden mit Nachteilsausgleich versendet, die diese Termine dann prüfen. 11 Sagen Studierende mit Nachteilsausgleich einen Sondertermin ab, dann sagt der Infotresen den Termin auch bei der zusätzlichen Aufsicht ab und gibt die Raumreservierung für den Extraraum wieder frei. 13 Haben Aufsicht und Studierende mit Nachteilsausgleich zu einem Sondertermin für die Klausur zugesagt, wurde der Sachverhalt vorbereitet und sowohl Notebook als auch USB-Stick reserviert, so wird der Sondertermin für die Klausur durch den Prozessen Klausurdurchführung (Seite 55) umgesetzt. 9.4.1. Unterprozess Klausuren mit Nachteilsausgleich planen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p698.htm Es wird geprüft, ob für den Sondertermin der Klausur mit Nachteilsausgleich ein Not ebook benötigt wird, sprich: ob die Klausur diktiert werden muss. Falls die Klausur nicht diktiert werden muss, ist nur eine Verlängerung der Bearbeitungszeit notwendig, die in den üblichen Räumen mit den vorhandenen Aufsichten geregelt werden kann . 02 Wird ein Notebook benötigt, so wird ein Notebook und ein USB-Stick für den Klausurtermin reserviert. 03 Sofern nicht im Vorfeld ein Zusatzraum reserviert wurde, wird nun ein passender Klausurraum für den Sondertermin der Klausur mit Nachteilsausgleich reserviert. Hierbei ist zu beachten, dass bei Diktaten jeder Student einen eigenen Raum mitsamt eigener AufProzessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 55 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 sicht benötigt. Die Raumreservierung wird durch den bekannten Prozess Raumanfragen (beschrieben in Band 1: LVM) durchgeführt. 05 Sobald der Raum bzw. die Räume reserviert werden konnte/n, wird geprüft, ob eine der beiden Standardaufsichten für Studierende mit Nachteilsausgleich verfügbar ist. Falls ja, wird der Termin abgestimmt, die Aufsicht festgelegt und der Prozess mit dem aufrufe nden Hauptprozess fortgesetzt (Schritt ). 07 Können die Standardaufsichten nicht, so werden wissenschaftliche Mitarbeitende der Fakultät kontaktiert, die im laufenden Semester noch Kapazitäten für Aufsichten haben. Die Liste der wissenschaftlichen Mitarbeitenden wird solange abgefragt, bis eine Au fsicht für den Sondertermin gefunden werden konnte. Dann wird diese Aufsicht festg elegt und der Prozess mit dem Hauptprozess fortgesetzt. 9.4.2. Klausurdurchführung Fortsetzung >> Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 56 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p712.htm Sind alle Voraussetzungen für die Durchführung einer Klausur mit Nachteilsausgleich erfolgreich abgeschlossen worden, so kontaktiert der Infotresen zwei Tage vor dem Klausurtermin wie gewohnt die Aufsicht und in diesem Falle auch zusätzlich den Studierenden mit Nachteilsausgleich. 02 Zum Klausurtermin hat der Infotresen das Notebook mit dem USB-Stick vorbereitet, auf dem USB-Stick ist eine Kopie des Sachverhalts und der Sachverhalt ist zusätzlich auch ausgedruckt. 03 Alle Materialien holt die Aufsicht am Infotresen ab. Die Aufsicht quittiert den Empfang und führt die Klausuraufsicht durch. 07 Endet die Klausur innerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens, so gibt die Aufsicht alle Materialien samt des USB-Sticks mit der diktierten Klausur am Infotresen zurück. 08 Endet die Klausur außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens, so gibt die Aufsicht die Materialien (außer dem USB-Stick) beim Serviceteam ab. 09 Endet die Klausur außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens, so wird der USB-Stick (und der ausgedruckte Sachverhalt) in den internen Briefkasten der Fakultät eingeworfen. 10 Der Infotresen vermerkt die fristgerechte Abgabe der Klausur für das Prüfungsamt und quittiert den Erhalt der Materialien. 12 Die Klausur vom USB-Stick wird ausgedruckt und als Sicherheitskopie auf dem PC des Infotresens zwischengespeichert. Der Ausdruck wird kopiert und ebenfalls am Infotresen abgelegt. Danach wird der USB-Stick formatiert und das Notebook von Veränderungen (gespeicherten Zwischenversionen) bereinigt. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 57 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 10 Die ausgedruckte Klausur wird in das Postfach des Lehrstuhls zur Korrektur gelegt. Die am Infotresen erzeugten Sicherheitskopien werden gelöscht / zur Vernichtung ins „Schredderfach“ gegeben, sobald der Klausureingang durch den Lehrstuhl bestätigt wurde. Als Verbesserungsvorschlag für die Zukunft besteht die Idee, auf allen Notebooks das Programm HD Guard (http://www.hdguard.com/) einzusetzen und so schnell wieder die Umgebung herstellen zu können, die das Notebook vor der Ausgabe hatte. 9.5 AG-Teilnehmer-Listen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p790.htm Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Infotresen\AG_TN_Listen.xls 12 Die AG-Leiter pflegen ihre Teilnehmerlisten zumeist in Papierform und geben diese am Ende der Vorlesungszeit ab. Da die Daten in STiNE benötigt werden, ist eine Nach erfassung der Daten notwendig. 13 02 Alle Papierlisten, die am LVM eingegangen sind, werden an den Infotresen weitergeleitet und dort ausgewertet. 03 In die Exceldatei AG_TN_Listen.xls wird pro AG und Termin die Anzahl der Teilnehme nden an der AG am Termin eingetragen. Danach werden die Originallisten abgeheftet. 14 05 Ein Jahr später werden die Ordner in den „Schredderschrank“ umsortiert und die AGTeilnehmerlisten der Entsorgung durch Aktenvernichtung (Seite 41) zugeführt. 12 13 14 Name, Dateipfad LVM (Infotresen) Prozess oder nur Semester-Turnus? Schritt 03 bis 05 sind in der falschen swim lane Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 58 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 9.6 An-/Abmeldungen STiNE Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p785.htm Jean Praefcke bestätigt, dass Studierende zu einer LV oder Prüfung nachträglich zugelassen werden dürfen bzw. ordnet die Abmeldung von einer LV oder Prüfung an . Diese Mitteilung kann als E-Mail, als RT-Kommentar oder als Ausdruck bei LVM (Infotresen) eingehen. 02 Sofern der Auftrag nicht in gedruckter Form übermittelt wurde, wird er ausgedruckt und im Ordner (Papier) für „An- und Abmeldungen pro Semester“ abgeheftet. 04 Die An- bzw. Abmeldung wird in STiNE durchgeführt und dabei die Funktion „mit Nac hricht“ an die Studierenden genutzt. Sofern die Anfrage zur nachträglichen An- bzw. Abmeldung ursprünglich über den RT kam, wird auch im RT eine Antwort erstellt und die Anfrage im RT geschlossen. 9.7 Lehraufträge Die Abläufe zur Einstellung von Lehrbeauftragten und deren Abrechnung ist bereits in Band 1: LVM ausführlich beschrieben. Ebenfalls wird dort auf die Unterstützung durch LVM (Infotr esen) hingewiesen. An dieser Stelle sollen daher nur noch kleinere Anmerkungen zusätzlich zu den dortigen Erläuterungen zusammengefasst werden. 9.7.1. (Band 1: LVM) Unterprozess Vertragserstellung Lehraufträge Dieser Unterprozess wird in Band 1: LVM beschrieben. Der Unterprozess der gesamten Abwicklung zur Beauftragung von Lehrbeauftragten hat die Unterprozesse bzw. UnterUnterprozesse ((Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Vertrag erstellen, (Band 1: LVM) UnterUnterprozess Vertrag versenden und (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Abrechnungsbogen versenden), die nachfolgend um Hinweise für LVM (Infotresen) ergänzt werden. 9.7.2. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Vertrag erstellen LVM (Infotresen) druckt das Anschreiben an die Lehrbeauftragten als Seriendruck aus . Es besteht aus einer Mischdatei und einem Vorgabeanschreiben. Die einzelnen Verträge werden dagegen jeweils einzeln als Dateien erstellt, die Adresse des Lehrbeauftragten hineink opiert und die Daten zur Veranstaltung (Name der Veranstaltung, Anzahl der Semesterstu nden und die Gesamtvergütung) manuell eingefügt. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 59 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 9.7.3. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Vertrag versenden Das Anschreiben zum Lehrauftrag wird direkt von LVM (Infotresen) unterschrieben, eine K opie ohne Unterschrift wird in der Akte abgelegt. Alle Rückläufe von den Lehrbeauftragten / AG -Leitungen werden in die Akte einsortiert. Hier ist auch eine Einverständniserklärung zur Lehrevaluation enthalten, die direkt als Anlage beim Vertrag mitgesendet wird. 9.7.4. (Band 1: LVM) Unter-Unterprozess Abrechnungsbogen versenden Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Lümann\Lehraufträge\ÜbersichtüberausgezahlteBetrag(jahr).xls Der Versand der Abrechnungsbögen erfolgt zumeist als E-Mail. Auf den Rückläufen der Abrechnungsbögen wird als Notiz die Gesamtsumme vermerkt (anhand Stundensatz und durc hgeführten Veranstaltungen). Nachdem die Abrechnung von Jean Praefcke gezeichnet wurde und im Controlling eine Kassenanordnung erstellt wurde, werden alle Unterlagen in die Akte abgeheftet. Die abgerechneten Lehraufträge werden dann in die Übersichtsdatei über ausgezahlte Betr äge eingetragen. 9.8 Kleinstaufgaben In den vorherigen Abschnitten wurden Aufgaben des LVM (Infotresen) beschrieben. Darüber hinaus gibt es am Infotresen eine Reihe von Kleinstaufgaben, für die eine Beschreibung als einzelner Prozessschritt nicht lohnenswert erscheint und die daher in der grafischen Darstellung vollständig fehlen. Diese Schritte sind trotzdem notwendig. Da der Umfang der einzelnen Schritte zumeist sehr gering ist, wird auf eine Darstellung als einzelne Unterabschnitte verzichtet und stattdessen eine alphabetische Stichwortliste g ewählt. Abrechnung Erasmus LVM (Infotresen) übernimmt die Abrechnung der Lehraufträge für Era smus-Lehraufträge - andere Kostenstelle, anderer Stundensatz als reguläre Lehraufträge STiNE-Einsicht LVM (Infotresen) hat Einsicht in die Anmeldeprotokolle (zu Veranstal tungen und Prüfungen) in STiNE und kann direkt dazu Auskünfte erteilen Studienberatung LVM (Infotresen) übernimmt die Sprechstunden von Charlotte Themar und Dennis Basler, sofern diese nicht anwesend sind. Ebenso unterstützt LVM (Infotresen) bei englischsprachigen Anfragen und bei Ortswechslern. Urlaubsvertretung LVM (Infotresen) übernimmt die Urlaubsvertretung für Jean Praefcke und Charlotte Themar Verträge für Lehrbeauftragte LVM (Infotresen) übernimmt die Verwaltung der Akten für die Vertragsabwicklung mit Lehrbeauftragten und unterstützt die Vertragserstellung und Abrechnung (siehe hierzu Band 1: LVM) Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 60 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 61 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Anhang Nachfolgend sind weitere Informationen als Nachschlagewerk zusammengestellt. Ansprechpartner außerhalb der Fakultät Funktion Einrichtung Person Kontaktdaten Postverteilung UHH Poststelle Referat 23 Druckerei Universitätsdruckerei Referat 23 Benutzerverwaltung STiNE RRZ Uwe Naumann [email protected], -2926 Referat 33 Studierendensekretariat Abteilung Studium und Lehre (3) Katharina Berger [email protected] Onlinedienste Abteilung Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit Wolfgang Düchting [email protected] -4315 Hörsaalvergabe Abteilung Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit Elisabeth Friedemann [email protected] -2536 Serviceline RRZ RRZ Serviceline [email protected] -7790 STiNE LVM RRZ Annelie Prapolinat [email protected] -6755 STiNE Prüfungsmanagement RRZ Birgit Garn [email protected] 6096 STiNE RRZ Bettina Fischer [email protected] -9236 Hausmeister Audimax Cezary Wolkowicz [email protected] -2705 Checkliste Am Infotresen liegt eine Checkliste als Übersicht für die wiederkehrenden Arbeiten aus. 08.00-08.45 Uhr Fristenbriefkasten des Prüfungsamtes leeren und die Post mit Eingangsstempel des Vortages versehen Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 62 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 08.00-08.45 Uhr prüfen und leeren des internen und externen Briefkastens 08.00-09.00 Uhr checken und Bearbeitung des Kalenders/ Notebook Reservierungen etc. 08.00-10.00 Uhr Aktualisierung des Infoscreen 08.00-10.00 Uhr Klausurplan checken/ Vorbereitung/ Umsetzung 08.00-18.00 Uhr prüfen und leeren des internen und externen Briefkastens 08.00-18.00 Uhr Aushänge checken und ggf. abhängen 08.00-18.00 Uhr ständige Bearbeitung der eingehenden E-Mails über den RT und Outlook 08.00-18.00 Uhr Ansprechpartner für die Studierenden, externe Besucher und die Fakultät 08.00-18.00 Uhr Annahme- und Ausgabestelle für Pakete der Fakultät 08.00-18.00 Uhr Prospektmaterial aktualisieren und auffüllen 10.00-15.00 Uhr Bearbeitung der externen Post 1x die Woche: Feedbackgespräch Teamleitung Immer freitags: Raumplan in STiNE für die nächste Woche drucken Ende des Monats: den Druckerbericht des Farbdruckers für Teamleitung drucken Getränkebestellung Bürobedarf/ Materialien für Moderationskoffer, Flipcharts etc. checken und bestellen Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 63 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Bildanhang In diesem Anhang sind Screenshots von in der Dokumentation erwähnten Dokumenten oder Websites als Beispielansicht aufgeführt. Abbildung A: Supportformular (Website der Fakultät) Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 64 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Abbildung B: Aushang Fristenbriefkasten Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 65 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 66 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Technischer Anhang Im Verlauf der Erstellung dieses Dokuments wurden zahlreiche Nebenaufgaben in der techn ischen Umsetzung umgesetzt, die zur Erleichterung und Information für andere Mitarbeitende der Universität Hamburg in der Prozessdokumentation hier zusammengestellt sind. dieses Dokument wurde in Microsoft Word erstellt und verfügt über eine Reihe von definierten Formatvorlagen. Auf dem Server http://www.prozdok.uni-hamburg.de ist eine Vorlagendatei inkl. Beispielformatierungen und Gliederung zu finden, die für eigene Dokumentationen eingesetzt werden kann. die in das Dokument eingebundenen Prozessgrafiken wurden durch die MMKH gGmbH in ViFlow erstellt. ViFlow kann über einen Rahmenvertrag über das MMKH bezogen werden und wird von der Firma ViCon GmbH (www.vicon.biz) vertrieben. die Prozessgrafiken befinden sich online auf dem Server http://www.prozdok.unihamburg.de als interaktiver HTML-Export. Die Prozessgrafiken sind dort untereinander als Hyperlinks verknüpft und erlauben sowohl Zoom als auch Export / Druckfunktionen. der Server prozdok.uni-hamburg.de kann auch von anderen Einrichtungen der Universität Hamburg genutzt werden. Das MMKH verfügt über eine Zugangskennung, die den Upload von Inhalten via S-FTP erlaubt. Die Nutzung des Servers ist mit der Fakultät für Rechtswissenschaft abzustimmen. die Abbildung im Dokument wurden überwiegen als Screenshots mit dem Programm HyperSnap erstellt. Zentraler Mailverteiler uhh.prozdok Für die Kommunikation mit allen Nutzern des Servers www.prozdok.uni-hamburg.de und im Bereich der Prozessdokumentation wurde die Verteilerliste [email protected] eingerichtet. Die Administration des Verteilers liegt bei Stefanie Krüger, Fakultät für Recht swissenschaft. Der Verteiler ist jedoch offen und kann daher für Mitteilungen von beliebigen Personen direkt als Mailadresse genutzt werden. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00 Studienmanagement Seite 67 / 67 Band 2: Infotresen Version 29.12.2012 Danksagung Die Fakultät für Rechtswissenschaft möchte sich bei allen Beteiligten, in der Entstehung dieser Dokumentation ausdrücklich für die ausgezeichnete Unterstützung und den hohen persönlichen Einsatz bedanken. Der Dank gilt besonders unseren Kolleginnen Mareike Lümann und Andrea Nolden, die in zahlreichen Interviews durch das MMKH und Mark Slobodeaniuk, alle Details ihres Arbeitsal ltages beschreiben und aufbereiten mussten. Ebenfalls möchte sich die Fakultät für Rechtswissenschaft bei der MMKH gGmbH und deren Mitarbeitenden bedanken, die in den vergangenen Monaten mit tatkräftiger Hilfe die Inte rviews und die Prozessvisualisierung unterstützt und umgesetzt haben. Das vorhandene KnowHow und die komplette Abwicklung mit ViFlow als Prozessvisualisierungstool haben die Erstellung dieser Dokumentation erst ermöglicht und wären durch interne Ressourcen der F akultät weder in diesem knappen Zeitrahmen noch in der Aufgabenerfüllung an sich umsetzbar gewesen. Der dabei bereitgestellte und in gemeinsamer Tätigkeit weiterentwickelte Lei tfaden zur Prozessdokumentation in ViFlow stellte eine ausgezeichnete Einstiegshilfe dar. Ausblick Bereits in der Ausarbeitung befindet sich der Band 3: Prüfungsamt, der die Prozessdokumentation für das Prüfungsamt der Fakultät enthält. Die Interviews dazu laufen noch, das Dokument ist in der Erstellung und wird voraussichtlich im ersten Quartal 2013 erscheinen. In der Planung befinden mehrere weitere Dokumentationen für den Bereich PNO (Personal, Nachwuchs und Organisation). Die Arbeiten hieran haben 2012 begonnen, die Herausgabe der nächsten Dokumentationen ist für das Frühjahr 2013 vorgesehen. Die Fakultät hat sich hier mit Paul Rohloff eigenständig für diesen Bereich aufgestellt. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 17:28:00
