DokumentationInfotresen-00 - ProzDok
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Prozessdokumentation RW Band 2: Infotresen erstellt in Kooperation mit MMKH gGmbH, Hamburg Dateiname: vorgelegt durch DokumentationInfotresen-00.doc Markus Slobodeaniuk Dokumentversion: 08.11.2012 Hochschullotsen Limited Steindamm 3 20099 Hamburg Vertraulichkeit: Universität Hamburg, MMKH Status: Tel. 040 - 1808 2461 Entwurf [email protected] Das Dokument wird ständig aktualisiert und definiert somit die vorliegende Dokumentation auf einer „as-is“-Basis. Zielsetzung der Dokumentation Die Dokumentation soll im Falle eines personellen Totalausfalls aktueller Beschäftigter der Fakultät im Bereich Infotresen die Möglichkeit bieten, den Betrieb mit geringen Einschränkungen aufrechtzuerhalten bzw. nach angemessener Zeit störungsfrei wieder aufzunehmen. Es wird vorausgesetzt, dass Ersatzpersonal über mindestens folgende Kenntnisse ve rfügt: Grundkenntnisse bezüglich der Organisation der Universität Hamburg (z.B. Aufbau der Fakultäten, Struktur der Präsidialverwaltung, Rollenmanagement Studienmanagement) Grundkenntnisse bezüglich der Lehrorganisation (z.B. Unterschiede zwischen Seminaren, Vorlesungen, Übungen, Arbeitsgemeinschaften) Grundkenntnisse über die Fakultät für Rechtswissen (z.B. von der Website der Fakultät) Grundkenntnisse über STiNE Grundkenntnisse über den Zugang zur Prozessdokumentationen Die grafische Darstellung der Prozessdokumentation wurde von Matthias Schubert und se inem Team am MMKH in ViFlow erstellt. Die ViFlow-Datenbank liegt der Fakultät zur eigenen Nutzung vor. Universität Hamburg · Fakultät für Rechtswissenschaft Rothenbaumchaussee 33 · D-20148 Hamburg · www.jura.uni-hamburg.de Studienmanagement Seite 2 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis .......................................................................................................................................... 2 Konventionen ................................................................................................................................................. 4 Grafische Prozessdokumentation und Textdokumentation ........................................................ 4 Dateien ..................................................................................................................................................... 4 Personen und Funktionen ................................................................................................................... 4 1 Übersicht ................................................................................................................................................. 6 2 Kernaufgabe: Information ................................................................................................................... 8 2.1 Einarbeitung ...................................................................................................................................... 8 2.2 3 Weitergehende Informationen ................................................................................................. 8 Tagesgeschäft ...................................................................................................................................... 10 3.1 Öffnungszeiten ............................................................................................................................... 10 3.2 Prozesse mit fester Zeittaktung .............................................................................................. 10 3.3 Postbearbeitung ..................................................................................................................... 11 3.3.1. Briefkästen............................................................................................................................... 11 3.3.2. Postausgang (intern) ......................................................................................................... 12 3.3.3. Postausgang (extern) ........................................................................................................ 13 3.3.4. Inline-Prozess Posteingang bearbeiten .................................................................... 14 3.4 3.4.1. Paketausgang ...................................................................................................................... 15 3.4.2. Paketeingang .................................................................................................................. 16 3.5 4 5 Paketbearbeitung ....................................................................................................................... 14 Fristenbriefkasten ................................................................................................................... 17 Wiederkehrende Aufgaben ............................................................................................................... 18 4.1 Wöchentliche Aufgaben ........................................................................................................... 18 4.2 Monatliche Aufgaben ............................................................................................................... 18 4.3 Infoscreen................................................................................................................................. 18 4.4 Druckaufträge ......................................................................................................................... 19 4.5 Verleih ....................................................................................................................................... 20 4.5.1. Unterprozess Ressource bereitstellen ........................................................................... 22 4.5.2. Unterprozess Ressource aushändigen .......................................................................... 23 Semesterorientierte Aufgaben (Anbindung LVM) ....................................................................... 24 5.1 Prozesse mit Semestertaktung .................................................................................................... 24 5.2 6 Materialbestellung ................................................................................................................. 24 Unregelmäßige Aufgaben ................................................................................................................. 26 6.1 Ereignisgesteuerte Aufgaben .................................................................................................. 26 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 3 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 6.2 Fundsachen .............................................................................................................................. 26 6.2.1. Inline-Prozess Fundsache wird abgeholt ...................................................................... 27 Anhang .......................................................................................................................................................... 28 Ansprechpartner außerhalb der Fakultät ....................................................................................... 28 Bildanhang .................................................................................................................................................... 29 Abbildung A: Supportformular (Website der Fakultät) .............................................................. 29 Technischer Anhang ................................................................................................................................... 30 Zentraler Mailverteiler uhh.prozdok ............................................................................................... 30 Danksagung .................................................................................................................................................. 31 Ausblick ..................................................................................................................................................... 31 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 4 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Konventionen Die Aufbereitung der Prozessdokumentation und die Darstellung in diesem Dokument unterliegen zahlreichen Verabredungen. Im Folgenden sind diese in kurzer Übersicht dargestellt. Grafische Prozessdokumentation und Textdokumentation Die grafische Prozessdokumentation liegt als ViFlow-Datenbank vor. Zur vereinfachten Ansicht und Nutzung durch die Mitarbeitenden der Fakultät wurden die Inhalte der Datenbank als HTML-Export auf einen Webserver exportiert. Aktuell sind diese Inhalte unter der URL http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/ erreichbar. Wird in diesem Dokument auf die grafische Darstellung der Prozesse verwiesen, so ist dem bezeichneten Prozess ein entsprechender URL-Abschnitt voranzustellen. Auf den Namen des Prozesses und seine Darstellung wird durch einen vorangestellten Pfeil in der Textdokumentation hingewiesen: Verleih. Ebenso werden die Nummer der Prozessschritte in der Textdokumentation wieder aufgenommen und durch spezielle Schreibwe ise in der Form gekennzeichnet. Zuweilen werden in der Dokumentation nicht alle Schritte der Grafik einzeln dokumentiert, wenn es sich um zusammenhängende Arbeitssequenzen handelt (z.B. Vorgänge in STiNE, Umkopieren von Dateien). In diesen Fällen wird die Beschreibung zumeist am ersten Pu nkt der Sequenz zusammenhängend beschrieben, um den Lesefluss zu erleichtern. Dateien Innerhalb der Prozesse werden teilweise unterschiedliche Dateien genutzt. Die Dateien befinden sich zumeist auf einem zentralen Laufwerk der Fakultät. Der aktuelle Dat einame und Speicherort wird in diesem Dokument grundsätzlich durch ein vorangestelltes Dateisymbol gekennzeichnet: Z:\Studienmanagement\MitarbeiterInnen\Lümann\Vorlesungsplanungaktuell\SoSe2012\AktuellerPlan.xls Personen und Funktionen In den Prozessen wird auf verschiedene Akteure verwiesen. Dabei werden Akteure der Präsidialverwaltung, anderer Fakultäten und jene außerhalb des Studienmanagements der Fakultät nicht benannt und in ihrer Funktion betrachtet. Zur Adressierung der entsprechenden Pers onen ist somit die Website der Universität Hamburg zur Rate zu ziehen. Akteure innerhalb des Studienmanagements der Fakultät werden mit Namen oder Funkti onen vice versa bezeichnet - die Verwendung von Namen soll innerhalb des Textes eine schnellere Kontaktmöglichkeit zu Kolleginnen und Kollegen ermöglichen. Unabhängig von hier genannten Namen ist grundsätzlich die entsprechende Funktion der bezeichneten Person in der Adressierung gemeint und somit eine Ansprache gemäß dem aktuellen Organigramm des Studienmanagements (http://www.jura.uni-hamburg.de/studienmanagement/) vorzunehmen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 5 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 6 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 1 Übersicht Die Aufgaben im Studienmanagement der Fakultät für Rechtswissenschaft sind in mehrere Bereiche unterteilt. Während die Bereiche LVM und Prüfungsmanagement stark durch den Semesterzyklus geprägt sind, wird der Infotresen eher aus dem Tagesgeschäft gesteuert wobei dies natürlich ebenfalls unterschiedlichen Belastungen während der Semesterzeiten unterliegt. Der Einstieg in die Prozessdokumentation Infotresen erfolgt über die Übersichtsseite zum Studienmanagement an der Fakultät: Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p530.htm In diesem Dokument wird nur der Bereich Infotresen betrachtet. Die weiteren Bereiche sind in getrennten Dokumenten beschrieben. Nachfolgend die Prozesslandkarte des Infotresens: Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 7 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p537.htm Die einzelnen Prozesse sind nachfolgend kurz erläutert und mit den entsprechenden Beschreibungen in diesem Dokument verlinkt: Postausgang (extern) (Seite 13) Bearbeitung der ausgehenden Post Weitere Beschreibungen folgen Die Übersicht gibt den aktuellen Dokumentationsstand wieder. Die grafische Darstellung kann in einzelnen Fällen abweichen und ist grundsätzlich auf dem aktuelleren Stand in der Bearbeitung. Die Bezeichnungen in diesem Dokument sind mit den Abschnitten der Beschreibungen in diesem Dokument verlinkt (interne Hyperlinks). Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 8 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 2 Kernaufgabe: Information Die Kernaufgabe des Infotresens entzieht sich einer Prozessdokumentation: die schnelle und unkomplizierte Abwicklung von persönlichen Anfragen mit all ihren individuellen Facetten. Es ist innerhalb einer Prozessdokumentation unmöglich darzustellen, welche Anfragen an den Infotresen spontan gerichtet werden könnten, geschweige denn ob dies in Fremdsprachen, in emotionalen Problemsituationen oder von Passanten auf der Straße geschieht, die das Gebäude des Rechtshauses als öffentliche Einrichtung ohne Bezug zum Lehrbetrieb bes uchen. Auch wenn sich die Umsetzung dieser Aufgabe der Prozessdokumentation entzieht, soll hier auf den hohen Stellenwert dieses Aushängeschilds der Fakultät hingewiesen: der Infotresen ist für zahlreiche Fragestellenden der erste Anlaufpunkt, der erste Eindruck der Fakultät für Rechtswissenschaft. Und für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. 2.1 Einarbeitung Auch wenn die Prozessdokumentation die unterschiedlichen Anfragesituationen und deren Umsetzung nicht beschreiben kann, soll an dieser Stelle angemerkt werden, wie sich eine entsprechende Vertretung die notwendigen Informationen beschaffen kann. Für die meisten Auskünfte ist eine intensive Kenntnis über den Aufbau und das Angebot der Fakultät notwendig. Der überwiegende Teil dieser Informationen ist auf der Website der Fakultät unter http://www.jura.uni-hamburg.de/ verzeichnet und kann über die Suchfunktion oder durch Einsatz von Google mit dem Zusatz „uni hamburg“ bei den Suchbegriffen problemfrei aufgefunden werden. Einige Informationen zum Aufbau der Fakultät bzw. zu den Mitarbeitenden sind nur über das Intranet der Fakultät erreichbar. Für einen Zugang zum Intranet wendet man sich an Kristina Hohendorf bzw. Christoph Greggersen, die entsprechende Berechtigungen einrichten kön nen und bei Bedarf auch für Auskünfte zur Verfügung stehen. Die Fakultät gibt neben zahlreichen anderen Broschüren einen Studienführer heraus. Der Studienführer wendet sich an Studierende und vor allem Studienanfänger. Diese Gruppe ist ebenfalls mit der Fakultät nur unzureichend vertraut, so dass die Inhalte des Studienführers einen idealen Einstieg auch für neue Mitarbeitende am Infotresen darstellen. Der Studienführer ist unter http://www.jura.uni-hamburg.de/studienmanagement/studienfuehrer/ auf der Website der Fakultät zum Download erhältlich und liegt auch immer in gedruckter Form vor. 2.2 Weitergehende Informationen Viele Anfragen können nur aus der Kenntnis des Tagesgeschäftes der Fakultät beantwortet werden und sind daher auch nur im Verlauf der Tätigkeit am Infotresen erlernbar. Die aktuellen Mitarbeitenden am Infotresen arbeiten daher an dem Aufbau einer Dokument ation des Wissens am Infotresen - einer „Knowledge Base“. Diese Daten liegen aktuell nur lokal am Infotresen und ohne übergeordneten Bezug vor. Für neue Mitarbeitende im Vertretungsfall wird eine Einarbeitung in diese Dateisammlung empfohlen. Die folgenden Kapitel beschreiben die dokumentierten Prozesse am Infotr esen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 9 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 10 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 3 Tagesgeschäft In diesem Kapitel wird als Orientierungshilfe eine chronologische Übersicht von Prozessen bzw. Prozesseinstiegspunkten angeboten. Die Abläufe orientieren sich dabei nach dem Tagesgeschäft und sind als grobe Anhaltspunkte zu verstehen. Hauptziel dieser Darstellung soll es sein, Vertretungen im Urlaubs- bzw. Krankheitsfalle eine schnelle Orientierung zu ermöglichen, welche Aufgaben zum aktuellen Zeitpunkt anliegen bzw. vorzubereiten zu sind. Die Darstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt nicht ein vollständiges Studium der gesamten Darstellung dieser Prozessdokumentation. 3.1 Öffnungszeiten Der Infotresen ist innerhalb der Vorlesungszeit von Montag bis Donnerstag in der Zeit von 08:00 bis 18:00 Uhr geöffnet, am Freitag in der Zeit von 08:00 bis 15:00 Uhr. In der vorlesungsfreien Zeit werden diese Zeiten verkürzt auf Montag bis Donnerstag von 09:00 bis 16:00 Uhr und am Freitag von 09:00 bis 15:00 Uhr. Der Infotresen ist durch zwei feste Mitarbeitende der Fakultät besetzt, die vordringlich in der Zeit bis 16:00 Uhr tätig sind. Sie werden durch bis zu vier studentische Angestellte unterstützt, die zumeist die Zeiten ab 16:00 Uhr abdecken und im Tagesverlauf bei hohem Aufkommen den Auskunftsbereich unterstützen. 3.2 Prozesse mit fester Zeittaktung Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die einer speziellen Zeittaktung im Tagesverlauf unterliegen. Seite Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung 17 Fristenbriefkasten Fristenbriefkasten entleeren vor 09:00 Uhr ab 09:00 Uhr öffnet der Fristenbriefkasten automatisch für den aktuellen Tag zum Einwurf 12 Postausgang (intern) Schublade öffnen ganztägig 13 Postausgang (extern) Schublade öffnen zeitnah nach 08:00 Uhr zwischen 09:00 und 10:00 Uhr kommt PriMa-Bote und nimmt Ausgangspost mit 16 Paketeingang Paket prüfen ca. 12:00 Uhr DHL, UPS, … 22 Unterprozess Ressource bereitstellen Abholung während der Geschäftszeiten morgens prüfen auf reservierte Ressourcen am Tag Diese Übersicht ist noch in Arbeit Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 11 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Die Prozesse sind in den nachfolgenden Abschnitt im Einzelnen beschrieben. 3.3 Postbearbeitung Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p537.htm Startpunkt jeden Tagesablaufs ist die Bearbeitung der Post. Dieser Vorgang unterliegt zeitkritischen Vorgaben, die teilweise durch interne Verfahrensvorgaben, teilweise durch externe Abhängigkeiten gesetzt sind. Oberste Priorität genießen dabei die Leerung des Fristenbriefkastens (um eine korrekte Terminaufzeichnung beim Eingang von Prüfungsunterlagen sicherzustellen) und die Vorbereitung der (ausgehenden) Tagespost. Im absoluten Notfall können die obigen Prozesse innerhalb einer Minute durchgeführt werden: die Eingänge aus dem Fristenbriefkasten werden entnommen und an einem gesonderten Ort mit dem Datum des Eingangs gekennzeichnet gelagert sowie sämtliche Post im Ausgangsbriefkasten an die Mitarbeitenden von PriMa direkt zur Weiterverarbeitung übergeben. Dieses Vorgehen sollte den Ausnahmefall darstellen - ist im Falle eines Komplettausfalls aller Mitarbeitenden des Infotresens jedoch eine Möglichkeit schlimmere Auswirkungen zu verhindern. 3.3.1. Briefkästen Die Fakultät verfügt am Infotresen über drei Briefkästen, in die Post eingeworfen werden kann. Diese Post landet dann in Sammelschalen innerhalb der Räumlichkeiten des Infotresens. Die Briefkästen sind nur für den Einwurf von Briefen geeignet - größere Schriftstücke oder Pakete müssen zu den Öffnungszeiten des Infotresens direkt abgegeben werden. Bei den Briefkästen werden der Briefkasten für die Ausgangspost (externe Sendung an andere Einrichtungen der UHH bzw. beliebige postalischen Empfänger), der Briefkasten für die interne Post (innerhalb der Fakultät) und der Fristenbriefkasten unterschieden. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 12 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Der Fristenbriefkasten dient zur Abgabe von Prüfungsunterlagen der Studierenden auch a ußerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens. Der Fristenkasten ist von 09:00 Uhr bis 24:00 Uhr geöffnet und wird automatisiert während der übrigen Zeit geschlossen (kein Einwurf möglich). Zusätzlich befinden sich am Infotresen die Postfächer der Mitarbeitenden der Fakultät, jeweils zusammengefasst nach Funktionsbereichen - somit ein gemeinsames Fach pro Lehrstuhl oder Einrichtung wie dem Dekanat. Der Zugang zu den Postfächern ist Mitarbeitenden der Fakultät jederzeit durch einen entsprechenden Postfachschlüssel möglich. 3.3.2. Postausgang (intern) Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p539.htm Der Postausgang (intern) wird aus dem Sammelfach hinter dem entsprechenden Briefkasten entnommen und sortiert. Dieser Vorgang ist morgens durchzuführen und kann am Tag mehrmals wiederholt werden. Es werden dabei alle eingegangenen Briefe einzeln kurz geprüft. 03 Wurde die Sendung falsch eingeworfen (Postgang extern anstelle intern), so wird die Post direkt in die Tasche für PriMa umsortiert. 05 Briefe die eindeutig an Empfänger innerhalb der Fakultät zuordenbar sind, werden direkt in die jeweiligen Postfächer am Infotresen einsortiert und stehen damit sofort für die Entnahme durch Fakultätsangehörige bereit. 07 Briefe, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden zunächst beiseite gelegt und dann anschließend bearbeitet. Es wird anhand von Listen über Empfänger in der Fakultät geprüft, ob die bezeichnete Person auf dem Brief zugeordnet werden kann (z.B. als Wissenschaftlicher Mitarbeiter eines Lehrstuhls oder als studentische Hilfskraft). Ebenso können hier Personen adressiert werden, die bereits nicht mehr an der Fakultät tätig sind. 09 Konnte der Empfänger eindeutig bestimmt werden, so wird die Adresse ggf. vervollständigt und der Brief entsprechend einsortiert (ins Postfach oder in die externe Posttasche). Handelt es sich beispielsweise um Emeriti wird die Privatanschrift des ehemaligen Lehrenden hinzugefügt und der Brief in die externe Post gegeben. Ebenso werden in den internen Briefen Sendungen an die anderen Standorte der Rechtswissenschaft entProzessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 13 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 sprechend in der Adresse vervollständig (z.B. Ro36). Hier wird keine Postleitzahl (PLZ) vermerkt, da der Brief bei PriMa nicht frankiert werden soll, dort jedoch in die entsprechenden Posttaschen für die einzelnen Gebäude umsortiert werden muss. 11 Lies sich der Empfänger nicht bestimmen und war kein Absender angegeben, so wird der Brief mit einem Vermerk ans Dekanat weitergeleitet. Nur dort darf der Brief bei unvollständiger Adressierung geöffnet und geprüft werden. Üblicherweise übernimmt Jenny Steiniger die Aufgabe die problematischen Sendungen zu prüfen, dann entsprechend in einem neuen Umschlag korrekt zu adressieren und an den Infotresen als Ausgangspost zurückzuleiten. Befindet sich eine unbekannte Adressierung auf dem Brief und ist ein Absender angeben, so wird der Brief mit einer Kennzeichnung (PostIt) in das Postfach des Lehrstuhl zurücksortiert. Die Empfängerlisten werden eigenständig am Infotresen geführt (kein Bezug zum Intranet oder zur Personaldatenbank). Die Informationen in diesen Listen stammen zumeist von den Sekretariaten, die sowohl Privatanschriften von Emeriti als auch alle Mitarbeitenden am Lehrstuhl kennen. Die Listen liegen direkt neben den Postfächern ausgedruckt aus. 3.3.3. Postausgang (extern) Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p551.htm Der Postausgang (extern) wird aus dem Sammelfach hinter dem entsprechenden Brie fkasten entnommen und sortiert. Dieser Vorgang ist morgens sehr früh durchzuführen und kann am Tag mehrmals wiederholt werden. Es werden dabei alle eingegangenen Briefe einzeln kurz geprüft. Die wirklich extern ausgehenden Briefe werden in die Tasche für PriMa sortiert. Der Bote von PriMa kommt zwischen acht und neun Uhr morgens einmal am Tag und tauscht die Tasche mit den externen Briefen durch (es wird grundsätzlich die Tasche getauscht, auch wenn keine ausgehenden Briefe vorhanden sind, da die Tasche von PriMa externe Eingangspost enthält). 03 Wurde die Sendung falsch eingeworfen (Postgang intern anstelle extern), so wird die Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 14 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Post direkt in die Fächer am Infotresen umsortiert. 07 Briefe, die eindeutig an Empfänger innerhalb der Fakultät zuordenbar sind, werden direkt in die jeweiligen Postfächer am Infotresen einsortiert und stehen damit sofort für die Entnahme durch Fakultätsangehörige bereit. 08 Briefe, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden an den Absender zurückgeben. Fehlt der Absender, werden die Briefe mit einem Vermerk ans Dekanat gegeben, wo Jenny Steiniger die Post öffnet, umpackt in neue Umschläge und erneut in den Versand gibt. Mit dem Tausch der Tasche von PriMa kommt ebenfalls eingehende Post rein, die über die Hauspost bzw. Behördenpost weitergeleitet wurde. Die PriMa-Tasche wird somit nach dem Tausch geleert und der Inhalt gemäß dem nachfolgenden Inline-Prozess bearbeitet. 3.3.4. Inline-Prozess Posteingang bearbeiten Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p557.htm Mit dem Tausch der Tasche von PriMa kommt eingehende Post rein, die über die Hauspost bzw. Behördenpost weitergeleitet wurde. Ebenso kommt im Verlauf des Tages Post über die Deutsche Post oder andere Briefanbieter für die Fakultät direkt per Postboten am Infotresen an. Die eingehende Post wird sortiert. 02 Sofern der Empfänger direkt oder über die Adresslisten am Infotresen eindeutig zugeordnet werden kann, wird die Post direkt in die Postfächer der Einrichtungen am Infotresen gelegt und kann dort von den Lehrstühlen bzw. sonstigen Einrichtungen entnommen werden. 04 Briefe, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden mit einem Vermerk ans Dekanat gegeben, wo Jenny Steiniger die Post öffnet, umpackt in neue Umschläge und erneut in den Umlauf (als fakultätsinterne Post) gibt. 3.4 Paketbearbeitung Neben der Briefpost versenden und bekommen Mitarbeitende der Fakultät auch Pakete oder größere Briefsendungen (z.B. Büchersendungen). Da diese Poststücke nicht in die Postfächer bzw. Briefkästen passen, sind hierzu Sonderprozesse notwendig, die in den folgenden A bProzessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 15 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 schnitten beschrieben werden. 3.4.1. Paketausgang Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p559.htm Der Infotresen übernimmt die Abwicklung des Paketversands für die Fakultät und die Bibli othek. Der Versand außerhalb der Fakultät erfolgt dabei immer über PriMa - es wird kein eigenständiger Versand via Paketdienst beauftragt oder abgewickelt. Da der Austausch mit PriMa nur einmal am Tag erfolgt, kann es zu Verzögerungen im Versand kommen, hierauf sollten Versender bei der Abgabe eines Paketes am Infotresen hingewiesen werden. Ein Paket wird direkt bei der Annahme des Paketes am Infotresen geprüft. Wichtig ist zunächst, dass als Absender der Stempel der Fakultät vorhanden ist - andernfalls wird das Paket sofort abgelehnt. Danach wird geprüft, ob das Paket per Luftpost versendet werden muss. Ist dies der Fall, so muss dem Paket eine ausgefüllte Zollanmeldung beigelegt sein. Ist dies nicht der Fall, wird das Paket mit den entsprechenden Formularen an den Absender zurückgegeben und um Vorbereitung der Versandunterlagen gebeten. 06 Ist das Paket korrekt adressiert, alle Unterlagen beigefügt und nicht für das Rechtshaus bestimmt, so wird das Paket in die Ausgangspost für PriMa (zu der PriMa-Tasche) sortiert und am folgenden Tag morgens dem PriMa-Boten mitgegeben. 05 Ist das Paket für das Rechtshaus bestimmt, so wird beim Serviceteam nachgefragt, ob diese das Paket hausintern ausliefern können. Falls ja, wird die Zimmernummer auf dem Paket notiert und das Paket im Laufe des Tages durch das Serviceteam zugestellt. 09 Kann das Serviceteam das Paket nicht ausliefern, so wird der/die Empfänger/in durch Notiz im Postfach, per eMail oder Telefon über den Eingang der Sendung informiert und um Abholung am Infotresen gebeten. Das Paket wird dann in die Paketliste eingetragen und gelagert. 11 Wird das Paket abgeholt am Infotresen, so quittieren die Empfänger die Übergabe durch Unterschrift in der Paketliste. Beim Austausch der Post-Tasche am folgenden Tag, ist auf die Mitnahme der ausgehenden Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 16 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Paketsendungen samt allen notwendigen Unterlagen durch den PriMa-Boten zu achten. 3.4.2. Paketeingang Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p560.htm Durch Paketdienste (DHL, UPS, …) kommen im Verlauf des Tages Pakete für die Fakultät direkt am Infotresen an. Das eingehende Paket wird geprüft, ob die Adresse des Empfängers wirklich korrekt das Rechtshaus (Schlüterstraße 28 bzw. Rothenbaumchaussee 33) ist. Ist das Paket eigentlich für einen Empfänger in einem anderen Gebäude der Fakultät (z.B. Ro36) bestimmt, so wird die Annahme des Paketes verweigert und der Paketbote an die korrekte Adresse verwiesen. 04 Pakete für Empfänger im Rechtshaus werden angenommen. 05 Das Serviceteam wird kontaktiert und gefragt, ob das eingegangene Paket direkt an den Empfänger ausgeliefert werden kann. Ist dies möglich, wird die Zimmernummer auf dem Paket notiert und das Paket zur Abholung durch das Serviceteam bereitgestellt. 07 Kann das Serviceteam das Paket nicht ausliefern, wird der/die Empfänger/in durch Notiz im Postfach informiert. Das Paket wird in eine Liste von bereitstehenden Paketen eing etragen und gelagert. 09 Wird das Paket abgeholt am Infotresen, so quittieren die Empfänger die Übergabe durch Unterschrift in der Paketliste. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 17 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 3.5 Fristenbriefkasten Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p576.htm Als dritter Briefkasten am Infotresen steht neben dem Einwurf für externe und dem Einwurf für interne Post der Fristenbriefkasten zur Verfügung. Hiermit können Studierende auch außerhalb der Öffnungszeiten des Prüfungsamtes und des Infotresens prüfungsrelevante Schriftstücke abgeben. Der Fristenbriefkasten verfügt über eine Zeitschaltuh r und öffnet automatisch um 09:00 Uhr morgens und schließt exakt um 24:00 Uhr abends. Die eingehende Post wird sortiert. Die Entnahme aus dem Fach hinter dem Fristenbriefkasten muss bis 09:00 Uhr abgeschlossen sein, da der Briefkasten danach für Einwürfe des aktuellen Tages wieder öffnet. 03 Befinden sich unter den eingeworfenen Briefen Irrläufer für andere Adressaten als das Prüfungsamt, so werden diese aussortiert und normal über Postausgang (intern) (Seite 12) weiterbearbeitet. 05 Alle Briefe an das Prüfungsamt werden mit einem Eingangsstempel vom Vortag versehen (als Nachweis, dass die Frist für den Eingang eingehalten wurde) und in das Postfach des Prüfungsamtes am Infotresen gelegt. Es werden dabei sowohl Schriftstücke für das Prüfungsamt LL.B. als auch Staatsexamen zusammenverarbeitet. Damit sind die Aufgaben der Postbearbeitung vollständig beschrieben. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 18 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 4 Wiederkehrende Aufgaben Nachdem im vorherigen Kapitel die Aufgaben beschrieben wurden, die täglich durchzuführen sind, werden in diesem Kapitel Aufgaben am Infotresen zusammengefasst, die einer wöchen tlichen oder monatlichen Taktung unterliegen. 4.1 Wöchentliche Aufgaben Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die jede Woche anfallen. Seite Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung 20 Verleih Ressource reservieren jeden Montag Prüfen, ob Schlüssel für Seminarräume benötigt werden und für die Woche bereitstellen 18 Infoscreen kein direkter Prozessschritt Freitag Abend abschalten, Montag morgen einschalten Energiesparservice am Wochenende Diese Übersicht ist noch in Arbeit 4.2 Monatliche Aufgaben Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die jeden Monat anfallen. Seite 19 Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung Druckaufträge Druckbericht erzeugen Monatsbeginn Auswertung für StudMgt erzeugen Diese Übersicht ist noch in Arbeit 4.3 Infoscreen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p641.htm Am Infotresen wird ein Infoscreen betrieben, der laufend Informationen zur Fakultät einblendet, beispielsweise aktuelle Hinweise auf Raumsperrungen oder Kontaktdaten von Ansprechpartnern. Der Infoscreen hängt oben im Infotresen und ist vom Foyer des Rechtshauses gut Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 19 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 erkennbar. Der Infoscreen wird über einen Stand-PC betrieben, der am Wochenende ausgeschaltet wird. Auf den Stand-PC besteht sonst kein direkter Zugriff. Alle Daten, die auf dem Infoscreen eingeblendet werden sollen, müssen über eine Anwendung am RRZ eingegeben werden und werden von dort automatisch zurück auf den Stand-PC kopiert. Für die Eingabe der Daten gibt es ein spezielles Notebook. Wenn eine Nachricht (zumeist als eMail) von der Leitung Studienmanagement oder vom Dekanat eintrifft, wird das spezielle Notebook für den Infoscreen hochgefahren und dort an der entsprechenden Anwendung im Webbrowser die Zugangsdaten für die Verwaltung des Infoscreens eingegeben. 04 Für die neue Meldung wird ein geeignetes Template ausgewählt und die Nachricht eingegeben und gespeichert. Sind mehrere Meldungen einzugeben, so wird dieser Schritt wiederholt. 07 Die neue(n) Meldung(en) werden zur Wiedergabeliste auf dem Infoscreen hinzugefügt . Sollen ältere Meldungen nicht mehr ausgegeben werden, so werden sie aus der Wiedergabeliste entfernt. Die Einstellungen werden gespeichert. 08 Es wird sich von der Webanwendung auf dem Notebook abgemeldet und das Notebook heruntergefahren und wieder zurück in den Schrank gepackt. 4.4 Druckaufträge Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p594.htm Über den Infotresen können Druckaufträge der Fakultät geleitet werden. Dabei wird unterschieden, ob es sich um Kleinmengenaufträge in Farbe handelt, die über den lokalen Farblaser ausgedruckt werden, oder um größere Druckaufträge, die über PriMa zu Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 20 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 verarbeiten sind. 03 Bei Druckaufträgen auf dem lokalen Farblaser ist der Druckauftrag samt Datei zu übe rmitteln, der dann am Infotresen ausgeführt wird. Diese Druckaufträge werden nur vom Team Studienmanagement angenommen. Der fertige Druckauftrag wird dann ins Pos tfach gelegt und der Auftraggeber per eMail benachrichtigt. 02 Größere Druckaufträge über PriMa werden aus der ganzen Fakultät über den Infotresen geführt und dort geprüft. Der Druckauftrag muss auf dem ausgefüllten Formular von PriMa (unter http://www.verwaltung.uni-hamburg.de/pr/2/druckerei/abrechnung.html) unterschrieben eingereicht werden. Sofern der Antrag korrekt ausgefüllt ist, zeichnet der Infotresen diesen Auftrag frei und gibt den Auftrag in den Postausgang zu PriMa, wobei zuvor eine Kopie für die eigenen Unterlagen angefertigt wird. 10 Die erstellte Kopie wird im Ordner (Papier) „Druckaufträge“ abgelegt. 11 Jeden Monat wird vom Farblaser ein Druckbericht erzeugt. Darin ist aufgeführt wie viele Seiten im vergangenen Monat gedruckt worden sind. Eine Kopie des erzeugten Berichtes wird zur Kostenüberwachung an das Studienmanagement gesendet, der Originalausdruck wird in einem Ordner abgeheftet. 4.5 Verleih Die Fakultät verfügt am Infotresen über 8 Notebooks, 2 Beamer, 6 Moderationskoffer, 7 Pi nwände, 7 Flipcharts, 8 Smartboard(ausrüstungs)tüten, Whiteboardstifte, eine Smartboard-CD und Schlüssel für die Seminarräume. Alle diese Materialien können von Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden ausgeliehen werden. Darüber hinaus hält das Serviceteam noch zusätzliche Materialien wie VGA-Kabel, Mehrfachsteckdosen, etc. bereit. Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p608.htm Es empfiehlt sich benötigte Ressourcen vorher anzufragen - es ist jedoch auch eine AdHoc-Anfrage für aktuell benötigte Materialien möglich. In beiden Fällen wird die Anfrage geprüft, ob das gewünscht Material zum benötigten Zeitpunkt (ggf. somit sofort) verfügbar ist. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 21 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 02 Ist das benötigte Material (zum gewünschten Zeitpunkt) nicht verfügbar, so wir d dies an den Anfragenden zurückgemeldet und keinerlei Vermerk in der Reservierungsliste vorgenommen. 03 Sofern das Material zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist, wird die Reservierung in die Reservierungsliste eingetragen - die Reservierungsliste ist eine Exceldatei 1, in der pro Monat ein neues Blatt für Reservierungen angelegt wird. Die erfolgreiche Reservierung wird an den Anfragenden zurückgemeldet. Handelt es sich bei der Reservierung um die Anforderung für einen Seminarraumschlü ssel, so wird diese Reservierung zunächst gegen eine ebenfalls erfolgte Raumbuchung in STiNE geprüft. Die Schlüssel werden jeden Montag für die Woche bereitgelegt. 05 Das reservierte Material wird zum notwendigen Zeitpunkt bereitgestellt. Dieser Vorgang läuft durch tägliche Prüfung über benötigte Materialien ab und ist im Unterprozess Ressource bereitstellen (Seite 22) beschrieben. 04 Sofern ein Material für einen bestimmten Zeitpunkt zur Ausleihe reserviert wu rde, wird der Anfragende über die Reservierung informiert und mitgeteilt, wo das Material zu di esem Zeitpunkt bereitstehen wird (während der Öffnungszeiten des Infotresens am Inf otresen, außerhalb der Öffnungszeiten beim Serviceteam). 06 Zum gegebenen Zeitpunkt wird das Material abgeholt. 2 07 Das reservierte Material wird über den Unterprozess Ressource aushändigen (Seite 23) an den Entleiher übergeben. 3 08 Der Ausleiher nutzt das Material und gibt es danach zurück. Geschieht die Rückgabe während der Öffnungszeiten des Infotresens, so wird das Material direkt angenommen. Außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens kann das Material beim Serviceteam abgegeben werden. Dort wird es zwischengelagert und dann an den Infotresen weitergeleitet. 11 Die Rückgabe wird quittiert und das zurückgegebene Material auf Vollständigkeit g eprüft. 1 2 3 Beispiel? Dies kann beim Infotresen oder Serviceteam sein - Schritt über beide swim lanes Beide Möglichkeiten (Infotresen, Serviceteam) - vielleicht swim lanes neu anordnen: tresen serviceteam - entleiher Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 22 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 4.5.1. Unterprozess Ressource bereitstellen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p615.htm Dieser Unterprozess wird einerseits direkt ausgeführt, sofern eine AdHoc-Anfrage auf ein benötigtes Material gestellt wird, jedoch auch täglich, um zu prüfen, ob am entsprechenden Tag Ressourcen für eine Ausleihe bereitgestellt werden müssen. Die Prüfung, ob überhaupt eine Entleihe am Tag stattfindet, ist hier im Prozess nicht extra dargestellt - der Prozess wird jedoch nur ausgeführt, wenn Ressourcen zur Ausleihe bereitzustellen sind. Wird das benötigte Material während der Öffnungszeiten des Tresens abgeholt werden, so wird das Material im Infotresenbereich bereitgestellt und wartet dann auf Abholung. 02 Wird das Material außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens abgeholt we rden, so werden zunächst alle Reservierungen geprüft (möglich ist, dass ein Material auch meh rfach während der Nicht-Öffnungszeiten benötigt wird), dann die notwendigen Ressourcen zusammengestellt und mit einem Aufkleber versehen, der die Reservierung und den Namen des Abholers enthält. 06 Die Ressourcen werden dann beim Serviceteam deponiert und stehen dort zur Entleihe außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens bereit. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 23 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 4.5.2. Unterprozess Ressource aushändigen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p612.htm Wird das benötigte Material während der Öffnungszeiten des Tresens abgeholt werden, so wird das Material im Infotresenbereich bereitgestellt und wartet dann auf Abholung, andernfalls steht es beim Serviceteam bereit. Der Ausleiher wurde zuvor über den Au sleihpunkt informiert und wendet sich dann jeweils an die entsprechenden Ansprechpartner. 04 Während der Öffnungszeiten gibt der Infotresen kleineres Material (Notebooks, Beamer, Stifte, etc.) direkt selbst aus. Für größere Materialien wie Pinnwände oder Flipcharts wird der Entleiher an das Serviceteam weiterverwiesen, das zuvor vom Infotresen informiert wurde. 07 Das Serviceteam übernimmt die Ausgabe von Großmaterialien (Pinnwände, Flipcharts, etc.) oder die Ausgabe von Material außerhalb der Öffnungszeiten des Infotresens. Am Wochenende wird die Ausgabe über den Wachdienst übernommen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 24 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 5 Semesterorientierte Aufgaben (Anbindung LVM) In diesem Kapitel wird als Orientierungshilfe eine chronologische Übersicht von Prozessen bzw. Prozesseinstiegspunkten angeboten, die zumeist einmal oder nur zu bestimmten Zeiten im Semester auftreten. Hauptziel dieser Darstellung soll es sein, Vertretungen im U rlaubsbzw. Krankheitsfalle eine schnelle Orientierung zu ermöglichen, welche Aufgaben zum aktuellen Zeitpunkt anliegen bzw. vorzubereiten zu sind. Die Darstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt nicht ein vollständiges Studium der gesamten Darstellung dieser Prozessdokumentation. Einige dieser Aufgaben betreffen keine direkten Aufgaben des Infotresens, da sie aus der Stellenverbindung zwischen Infotresen und LVM entstehen, die teilweise in Personalunion existiert. Es wird daher bei den einzelnen Prozessen darauf hingewiesen werden, wenn für Mitarbeitenden am Infotresen für Aufgaben spezielle Berechtigungen (bspw. in STiNE) oder Vorqualifikationen notwendig sind. 5.1 Prozesse mit Semestertaktung Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die vordringlich nur einmal im Semester anfallen. Seite 24 Prozess Schritt Zeitpunkt Anmerkung Materialbestellung Materialbestand überprüfen einmal pro Semester Inhalt der Moderationskoffer und Büromaterial Diese Übersicht ist noch in Arbeit 5.2 Materialbestellung Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p632.htm Einmal pro Semester wird der Bestand in den Moderationskoffern und beim Büromate- Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 25 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 rial am Infotresen geprüft. 02 Sind die Koffer noch ausreichend gefüllt bzw. können aus Vorräten am Infotresen ergänzt werden und es ist ansonsten ausreichend Büromaterial vorhanden , so wird der Prozess abgebrochen und erst im Folgesemester wieder betrachtet. 03 Wird Material für die Moderationskoffer, Whiteboards oder für die Abläufe am Infotresen benötigt, so werden die notwendigen Materialien im Portal bei Lyreco (als zuständ iger VOL-Partner der UHH) ausgesucht und die Artikeldaten notiert (Artikelnummer, Menge). 07 Die benötigten Materialien werden zusammengestellt und an die zuständigen Stellen zur Bestellung weitergeleitet (für Büromaterial PNO). 08 Das Material wird bestellt und dann am Infotresen angeliefert. Zuständig für die Bestellung von Büromaterial ist Frau Parpart bei PNO, für EDV -Materialien Herr Engel im IT-Service. Weitergehende Bedarfe sind über die Leitung Studienmanagement, Frau Krüger, zu klären. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 26 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 6 Unregelmäßige Aufgaben Diese meisten Aufgaben unterliegen keiner festen Zeittaktung. Die Prozesse in diesem Kapitel sind daher wiederkehrend auf Bedarf zu prüfen und dann entsprechend umzusetzen. 6.1 Ereignisgesteuerte Aufgaben Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die aufgrund eines bestimmten Ereignisses anfallen. Seite 18 Prozess Schritt Ereignis / Anmerkung Infoscreen Notebook hochfahren Mail mit Neuigkeiten vom Dekanat oder Leitung Studienmanagement für Infoscreen trifft ein und soll umgesetzt werden Diese Übersicht ist noch in Arbeit 6.2 Fundsachen Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p582.htm Während der Öffnungszeiten werden Fundsachen am Infotresen entgegengenommen. 03 Größe Gegenstände (wie Jacken, Taschen, etc.) werden in einem Schrank beim Serviceteam eingeschlossen. Ein Spindschlüssel zu diesem Schrank liegt ebenfalls bei der Bibliothek bereit, die längere Öffnungszeiten hat. 04 Kleinere Gegenstände (wie Handys, Portemonnaies, etc.) werden direkt am Infotresen weiterbearbeitet. Kann anhand des Fundstücks (z.B. durch Ausweis oder Telefonnummer) der Besitzer identifiziert werden, so werden dessen Kontaktdaten über das LVM angefragt und der Besitzer über den Fund informiert. Der Gegenstand wird dann im Safe eingeschlossen. Üblicherweise wird bis abends gewartet, bevor ein Kontaktversuch unternommen wird, da sich die meisten Besitzer vorher selbst melden. 05 Kann der Besitzer nicht ermittelt werden, so der Gegenstand direkt im Safe eingeschlo ssen. 09 Auf Nachfrage am Infotresen werden Fundsachen herausgegeben. Dies ist im folgenden Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 27 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Inline-Prozess Fundsache wird abgeholt beschrieben. 6.2.1. Inline-Prozess Fundsache wird abgeholt Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p591.htm Meldet sich ein Besitzer eines verlorenen Gegenstands, so wird anhand der Größe des Gegenstands entschieden, ob dieser direkt am Infotresen gelagert wird und dann dort auch direkt ausgegeben werden kann. Falls nicht, befindet sich der Gegenstand im Schrank beim Serviceteam und ist über das Serviceteam entgegenzunehmen. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 28 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Anhang Nachfolgend sind weitere Informationen als Nachschlagewerk zusammengestellt. Ansprechpartner außerhalb der Fakultät Funktion Einrichtung Person Kontaktdaten Postverteilung PriMa (Print & Mail), Referat 23 Benutzerverwaltung STiNE RRZ Uwe Naumann [email protected], -2926 Referat 33 Studierendensekretariat Abteilung Studium und Lehre (3) Katharina Berger [email protected] Onlinedienste Abteilung Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit Wolfgang Düchting [email protected] -4315 Hörsaalvergabe Abteilung Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit Elisabeth Friedemann [email protected] -2536 Serviceline RRZ RRZ Serviceline [email protected] -7790 STiNE LVM RRZ Annelie Prapolinat [email protected] -6755 STiNE Prüfungsmanagement RRZ Birgit Garn [email protected] 6096 STiNE RRZ Bettina Fischer [email protected] -9236 Hausmeister Audimax Cezary Wolkowicz [email protected] -2705 Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 29 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Bildanhang In diesem Anhang sind Screenshots von in der Dokumentation erwähnten Dokumenten oder Websites als Beispielansicht aufgeführt. Abbildung A: Supportformular (Website der Fakultät) Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 30 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Technischer Anhang Im Verlauf der Erstellung dieses Dokuments wurden zahlreiche Nebenaufgaben in der techn ischen Umsetzung umgesetzt, die zur Erleichterung und Information für andere Mitarbeitende der Universität Hamburg in der Prozessdokumentation hier zusammengestellt sind. dieses Dokument wurde in Microsoft Word erstellt und verfügt über eine Reihe von definierten Formatvorlagen. Auf dem Server http://www.prozdok.uni-hamburg.de ist eine Vorlagendatei inkl. Beispielformatierungen und Gliederung zu finden, die für eigene Dokumentationen eingesetzt werden kann. die in das Dokument eingebundenen Prozessgrafiken wurden durch die MMKH gGmbH in ViFlow erstellt. ViFlow kann über einen Rahmenvertrag über das MMKH bezogen werden und wird von der Firma ViCon GmbH (www.vicon.biz) vertrieben. die Prozessgrafiken befinden sich online auf dem Server http://www.prozdok.unihamburg.de als interaktiver HTML-Export. Die Prozessgrafiken sind dort untereinander als Hyperlinks verknüpft und erlauben sowohl Zoom als auch Export / Druckfunktionen. der Server prozdok.uni-hamburg.de kann auch von anderen Einrichtungen der Universität Hamburg genutzt werden. Das MMKH verfügt über eine Zugangskennung, die den Upload von Inhalten via S-FTP erlaubt. Die Nutzung des Servers ist mit der Fakultät für Rechtswissenschaft abzustimmen. die Abbildung im Dokument wurden überwiegen als Screenshots mit dem Programm HyperSnap erstellt. Zentraler Mailverteiler uhh.prozdok Für die Kommunikation mit allen Nutzenden des Servers www.prozdok.uni-hamburg.de und im Bereich der Prozessdokumentation wurde die Verteilerliste [email protected] eingerichtet. Die Administration des Verteilers liegt bei Stefanie Krüger, Fakultät für Recht swissenschaft. Der Verteiler ist jedoch offen und kann daher für Mitteilun gen von beliebigen Personen direkt als Mailadresse genutzt werden. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00 Studienmanagement Seite 31 / 31 Band 2: Infotresen Version 08.11.2012 Danksagung Die Fakultät für Rechtswissenschaft möchte sich bei allen Beteiligten, in der Entstehung dieser Dokumentation ausdrücklich für die ausgezeichnete Unterstützung und hohen persö nlichen Einsatz bedanken. Der Dank gilt besonders unseren Kolleginnen Mareike Lümann und Andrea Nolden, die in zahlreichen Interviews durch das MMKH und Mark Slobodeaniuk, alle Details ihres Arbeitsalltages beschreiben und aufbereiten mussten. Ebenfalls möchte sich die Fakultät für Rechtswissenschaft bei der MMKH gGmbH und deren Mitarbeitenden bedanken, die in den vergangenen Monaten mit tatkräftiger Hilfe die Inte rviews und die Prozessvisualisierung unterstützt und umgesetzt haben. Das vorhandene KnowHow und die komplette Abwicklung mit ViFlow als Prozessvisualisierungstool haben die Erstellung dieser Dokumentation erst ermöglicht und wären durch interne Ressourcen der F akultät weder in diesem knappen Zeitrahmen noch in der Aufgabenerfüllung an sich ums etzbar gewesen. Der dabei bereitgestellte und in gemeinsamer Tätigkeit weiterentwickelte Lei tfaden zur Prozessdokumentation in ViFlow stellte eine ausgezeichnete Einstiegshilfe dar. Ausblick Bereits in der Ausarbeitung befindet sich der Band 3: Prüfungsamt, der die Prozessdokumentation für das Prüfungsamt der Fakultät enthält. Die Interviews dazu laufen noch, das Dokument ist in der Erstellung und wird voraussichtlich im ersten Quartal 2013 erscheinen. In der Planung befinden mehrere weitere Dokumentationen für den Bereich PNO (Personal, Nachwuchs und Organisation). Die Arbeiten hieran haben 2012 begonnen, die Herausgabe der nächsten Dokumentationen ist für das Frühjahr 2013 vorgesehen. Die Fakultät hat sich hier mit Paul Rohloff eigenständig für diesen Bereich aufgestellt. Prozessdokumentation RW - Band 2: Infotresen – Druckversion: 14.05.2016 16:13:00
