Dokumentation zu Office Communicator 2007 R2
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Microsoft Office Communicator 2007 R2 (RC) – Erste Schritte Veröffentlicht im Februar 2009 Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen, einschließlich URLs und anderer Verweise auf Internetwebsites, können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Firmen, Organisationen, Produkte, Domänennamen, E-Mail-Adressen, Logos, Personen, Orte und Ereignisse sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Domänennamen, E-Mail-Adressen, Logos, Personen, Orten oder Ereignissen ist rein zufällig. Die Benutzer sind verpflichtet, sich an alle anwendbaren Urheberrechtsgesetze zu halten. Unabhängig von der Anwendbarkeit der entsprechenden Urheberrechtsgesetze darf ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Microsoft Corporation kein Teil dieses Dokuments für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder in einem Datenempfangssystem gespeichert oder darin eingelesen oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln (elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw.) dies geschieht. Es ist möglich, dass Microsoft Rechte an Patenten bzw. angemeldeten Patenten, an Marken, Urheberrechten oder sonstigem geistigen Eigentum besitzt, die sich auf den fachlichen Inhalt dieses Dokuments beziehen. Die Bereitstellung dieses Dokuments gewährt keinerlei Lizenzrechte an diesen Patenten, Marken, Urheberrechten oder anderem geistigen Eigentum, es sei denn, dies wurde ausdrücklich durch einen schriftlichen Lizenzvertrag mit der Microsoft Corporation vereinbart. © 2008 – 2009 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Microsoft, Active Directory, DirectX, Internet Explorer, MS-DOS, Outlook, PowerPoint, RoundTable, SharePoint, Windows, Windows Media, Windows Server, Windows NT und Windows Vista sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Inhaltsverzeichnis Teil 1 Übersicht 1 Kapitel 1: Neu in Office Communicator 2007 R2 3 Neue Anruffunktionen ........................................................................................................ 3 Spontane Konferenzen (Sofortbesprechung)....................................................................... 4 Neue Kontaktlistenfunktionen ............................................................................................ 4 Einwahl-Audiokonferenzen ................................................................................................ 5 Voicemail-Erweiterungen ................................................................................................... 5 Desktopfreigabe .................................................................................................................. 5 Anrufdelegierung ................................................................................................................ 5 Teamanruf ........................................................................................................................... 6 Reaktionsgruppen................................................................................................................ 6 Sprach- und Videoerweiterungen ........................................................................................ 7 Telefonintegration ............................................................................................................... 8 Erweiterungen für Sofortnachrichten .................................................................................. 8 Automatische Updates ........................................................................................................ 8 Kapitel 2: Erste Schritte 9 Dokumentation zu Office Communicator 2007 R2 ............................................................ 9 Softwareanforderungen ..................................................................................................... 10 Voraussetzungen für Office Communications Server 2007 R2 ........................................ 10 Audio-/Videoanforderungen ............................................................................................. 10 Installieren von Office Communicator .............................................................................. 11 Starten von und Anmelden bei Communicator ................................................................. 11 Audio- und Videoeinrichtung ........................................................................................... 12 Automatische Updates ...................................................................................................... 12 Teil 2 Kontaktverwaltung, Anwesenheitsinformationen und Sofortnachrichten 13 Kapitel 3: Verwalten Ihrer Kontaktliste 15 Hinzufügen eines Kontakts oder einer Verteilergruppe zu Ihrer Kontaktliste .................. 15 Erstellen einer Kontaktgruppe........................................................................................... 17 Verwenden der Gruppe für aktuelle Unterhaltungen ........................................................ 17 Anzeigen der Gruppen für Stellvertretungen und der Teamanrufgruppen ............................. 18 Hinzufügen von öffentlichen Kontakten für Sofortnachrichten ........................................ 19 Hinzufügen von Verbundkontakten .................................................................................. 20 Hinzufügen von Rufnummernkontakten ........................................................................... 20 Anzeigen der Visitenkarte eines Kontakts ........................................................................ 21 Ändern der Darstellung der Kontakte ............................................................................... 22 Kapitel 4: Anpassen Ihrer Anwesenheitsinformationen 25 Anpassen und Veröffentlichen der Anwesenheitsinformationen ...................................... 25 Steuern des Zugriffs auf die Anwesenheitsinformationen mithilfe von Zugriffsebenen ........................................................................................................... 27 Beispiel zu Zugriffsebenen und Rufnummern .................................................................. 28 Manuelles Ändern der Anwesenheitsinformationen ......................................................... 29 Kapitel 5: Vorgehensweise beim Herstellen von Verbindungen mit anderen Personen 31 Ermitteln, ob und wann ein Kontakt verfügbar ist ............................................................ 31 Abrufen zusätzlicher Kontaktdetails ................................................................................. 33 Anzeigen von Anrufoptionen ............................................................................................ 33 Benachrichtigung bei Änderungen des Status eines Kontakts .......................................... 34 Kapitel 6: Senden und Empfangen von Sofortnachrichten 35 Starten einer Sofortnachrichtensitzung ............................................................................. 35 Hinzufügen von Emoticons zu Sofortnachrichten ............................................................. 36 Formatieren von Sofortnachrichten ................................................................................... 37 Einladen von Personen zu einer Sofortnachrichtensitzung ............................................... 37 Empfangen einer Sofortnachrichteneinladung .................................................................. 38 Teil 3 Konferenzfunktionen und Zusammenarbeit 39 Kapitel 7: Erste Schritte mit Unified Communications-Konferenzfunktionen 41 Einsatzzwecke für Communicator und Live Meeting ....................................................... 41 Automatisches Einrichten von Audio und Video .............................................................. 42 Installieren der Live Meeting-Konsole ............................................................................. 42 Installieren des Konferenz-Add-Ins für Microsoft Office Outlook ................................... 43 Weitere Konferenzinformationen ...................................................................................... 43 Kapitel 8: Konferenzfunktionen von Communicator 45 Starten einer IM-Konferenz von der Kontaktliste ............................................................. 45 Starten einer Konferenz mit Kontakten innerhalb und außerhalb der Organisation.......... 47 Einleiten einer Telefonkonferenz ...................................................................................... 47 Teilnehmen an einer Telefonkonferenz ............................................................................. 48 Kapitel 9: Verwenden der Desktopfreigabe 49 Freigeben des Desktops .................................................................................................... 49 Anzeigen eines freigegebenen Desktops ........................................................................... 51 Kapitel 10: Übergangsloser Wechsel zwischen Kommunikationsmodi 53 Hinzufügen von Audio und Video zu einer Sofortnachrichtenkonferenz........................... 53 Ausweiten einer Telefonkonferenz in eine Live Meeting-Besprechung ........................... 54 Kapitel 11: Planen einer Communicator-Telefonkonferenz oder einer Live Meeting-Konferenz 57 Planen einer Office Communicator-Telefonkonferenz ..................................................... 57 Kapitel 12: Hinzufügen einer Einwahlnummer zu einer Telefonkonferenz 59 Teil 4 Telefon- und Videofunktionen 65 Kapitel 13: Erste Schritte mit den Telefon- und Videofunktionen von Office Communicator 67 Informationen zu Telefon- und Videofunktionen ............................................................. 67 Vorgehensweise ................................................................................................................ 68 Informationen zu Rufnummerformaten ............................................................................ 68 Informationen zum Einrichten von Voicemail .................................................................. 69 Wo befindet sich das Wähltastenfeld? .............................................................................. 69 Verbinden von Communicator mit Ihrem Telefon ............................................................ 70 Kapitel 14: Tätigen und Empfangen von Telefonanrufen 71 Tätigen eines Telefonanrufs per Mausklick ...................................................................... 71 Anrufen zusätzlicher Nummern ........................................................................................ 72 Eingeben einer neuen anzurufenden Rufnummer ............................................................. 73 Annehmen von Telefonanrufen ......................................................................................... 73 Verwenden der Anrufsteuerung ........................................................................................ 74 Kapitel 15: Tätigen und Annehmen von Videoanrufen 75 Tätigen eines Videoanrufs................................................................................................. 75 Empfangen eines Videoanrufs .......................................................................................... 76 Kapitel 16: Anrufweiterleitung und Voicemail 77 Weiterleiten von Anrufen .................................................................................................. 77 Aufheben der Anrufweiterleitung ..................................................................................... 78 Abrufen von Voicemail ..................................................................................................... 78 Anrufen des Sprachposteingangs eines Kontakts .............................................................. 78 Ändern Ihrer Voicemail-Begrüßungsnachricht ................................................................. 79 Kapitel 17: Teamanruf 81 Kapitel 18: Delegieren Ihrer Anrufe an einen oder mehrere Vertreter 83 Kapitel 19: Anmelden bei den Reaktionsgruppendienst-Agentgruppen 85 Teil 1 Übersicht Inhalt: Kapitel 1: Neu in Office Communicator 2007 R2 Kapitel 2: Erste Schritte Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 3 Kapitel 1: Neu in Office Communicator 2007 R2 In diesem Kapitel werden die folgenden neuen Funktionen in Microsoft® Office Communicator 2007 R2 erläutert: Neue Anruffunktionen Spontane Konferenzen (Sofortbesprechung) Neue Kontaktlistenfunktionen Einwahl-Audiokonferenzen Voicemail-Erweiterungen Desktopfreigabe Anrufdelegierung Teamanruf Reaktionsgruppen Sprach- und Videoerweiterungen Telefonintegration Erweiterungen für Sofortnachrichten Automatische Updates Neue Anruffunktionen Office Communicator 2007 R2 beinhaltet verschiedene neue Funktionen, die beim Initiieren von Telefonanrufen oder bei Unterhaltungen verwendet werden können. Einladen von Teilnehmern mithilfe alternativer Telefonnummern. Beim Hinzufügen von Teilnehmern zu einer Konferenz kann der Konferenzleiter eine der veröffentlichten Telefonnummern eines Benutzers auswählen. Wenn Sie während der Konferenz auf Einladen klicken, wird neben den einzelnen Kontakten in der Liste Jemanden einladen die Schaltfläche Weitere Optionen für das Anrufen dieses Kontakts anzeigen angezeigt. Sie können auf diese Schaltfläche klicken und eine der für diesen Kontakt aufgeführten Telefonnummern auswählen. Diese Funktion ist insbesondere dann sinnvoll, wenn bekannt ist, dass der Kontakt nur über Mobiltelefon erreichbar ist. Erhalten einer Benachrichtigung über eingehende Anrufe in Sofortnachrichtensitzungen. Wenn Sie an einer Sofortnachrichtensitzung teilnehmen und einen weiteren Anruf empfangen, wird in der unteren rechten Ecke auf Ihrem Desktop eine entsprechende Benachrichtigung angezeigt. In der vorherigen Version blinkte das Unterhaltungsfenster für Sofortnachrichten beim Erhalt eines eingehenden Anrufs. Verwenden der Tastatur während eines Anrufs. Wenn Sie während eines CommunicatorAnrufs aufgefordert werden, eine Taste zu drücken, können Sie anstelle des CommunicatorWähltastenfelds die Tastatur verwenden. Ihre Aktionen werden in Communicator dargestellt, indem automatisch das Wähltastenfeld geöffnet und die gedrückte Taste angezeigt wird. Kopieren und Einfügen von Nummern in das Wähltastenfeld. Wenn Sie in das Communicator-Wähltastenfeld eine lange Nummer eingeben müssen, können Sie diese aus einer anderen Quelle kopieren und in das Wähltastenfeld einfügen. Wenn Sie beispielsweise einer Communicator-Konferenz beitreten und einen langen Teilnehmercode eingeben müssen, können Sie diesen aus der E-Mail-Einladung kopieren und in das Wähltastenfeld einfügen. Verbinden von Communicator mit Ihrem Telefon. Communicator kann mit Ihrem Microsoft® Office Communicator 2007 R2 Phone Edition-Telefon kombiniert werden. Wenn Sie für die Verbindung von Ihrem Office Communicator 2007 R2 Phone Edition-Telefon zum Computer ein USB-Kabel verwenden, können Sie Ihr Telefon als primäres Audiogerät für Anrufe, Konferenzen und Microsoft® Office Live Meeting 2007-Sitzungen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter „Telefonintegration“ später in diesem Abschnitt. 4 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Spontane Konferenzen (Sofortbesprechung) Office Communicator 2007 R2 verfügt über die neue Option Sofortbesprechung, mit der Sie schnell und problemlos eine neue Konferenz starten und Personen einladen können, die sich inneroder außerhalb Ihrer Organisation befinden. In früheren Versionen von Communicator konnten nur Personen zu Communicator-Konferenzen eingeladen werden, bei denen es sich um Mitglieder Ihrer Organisation oder einer Verbundorganisation handelte. Mithilfe der Option Sofortbesprechung können Sie eine neue Konferenz beginnen und anschließend mithilfe zweier Optionen Teilnehmer einladen. Mit der Option Kontakt einladen können Sie Kontakte aus der Organisation oder aus Verbundorganisationen einladen. Mithilfe der Option Über E-Mail einladen können Sie eine E-Mail-Einladung senden, sodass eine Outlook-E-Mail-Nachricht mit Links zur Konferenz erstellt wird. Der Empfänger kann der Konferenz entweder mithilfe von Communicator oder über einen Webbrowser beitreten. Sie können auch die Option Telefonisch einladen verwenden, um jemanden anzurufen und ihn zur Konferenz einzuladen. Neue Kontaktlistenfunktionen Die Kontaktliste in Office Communicator 2007 R2 enthält die folgenden neuen Funktionen für die Verwaltung von Telefonkontakten, Anrufweiterleitungsgruppen und aktuellen Unterhaltungen. Sortieren nach Anzeigename in allen Ansichten. Sie verfügen nun in allen drei Ansichten (Kontaktliste, Zugriffsebenen und Markierte Kontakte) über die Option, die Kontakte nicht mehr nur nach Anwesenheitsstatus sondern zudem alphabetisch nach Anzeigenamen zu sortieren. Auf diese Weise können Sie die Kontaktliste als Adressbuch verwenden. Telefonnummernkontakte. Sie können Ihrer Kontaktliste externe Telefonnummern hinzufügen, sodass Sie bequem Freunde und Familienmitglieder anrufen können, die nicht über Communicator verfügen. Sie können Telefonnummern in das Feld Suchen eingeben und anschließend in Ihre Kontaktliste verschieben. Zudem können kürzlich angerufene Nummern, die unter Letzte Kontakte in der Kontaktliste angezeigt werden, in die Kontaktliste verschoben werden. Neue Gruppen für Stellvertretungen und Teamanrufgruppen in der Kontaktliste. In Communicator 2007 R2 können in der Kontaktliste die Gruppen Teamanrufgruppe oder Stellvertretungen angezeigt werden. Diese beiden Gruppen werden durch die Konfiguration Ihrer Anrufweiterleitungseinstellungen festgelegt. Wenn Sie für die Teamanruffunktion eine Teamanrufgruppe eingerichtet haben, kann die Teamanrufgruppe in der Kontaktliste angezeigt werden (siehe „Teamanruf“ weiter unter in diesem Abschnitt). Wenn Sie Stellvertretungen konfiguriert haben, die Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant verwenden, um Ihre Anrufe zu beantworten und Anrufe in Ihrem Namen zu tätigen, kann die Gruppe Stellvertretungen in der Kontaktliste angezeigt werden (siehe „Anrufdelegierung“ weiter unten in diesem Abschnitt). Beachten Sie, dass diesen Gruppen in der Kontaktliste keine Kontakte mithilfe von Drag & Drop hinzugefügt werden können. Diese Funktionen müssen in den Anrufweiterleitungseinstellungen konfiguriert werden. Daher wird beim Versuch, einen Kontakt in eine dieser Gruppen zu ziehen, eine Meldung angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob das Dialogfeld Einstellungen für die Anrufweiterleitung geöffnet werden soll. Neue Gruppe „Aktuelle Unterhaltungen“. Wenn Sie über mindestens eine aktive Communicator-Unterhaltung verfügen, wird in Communicator 2007 R2 oben in der Kontaktliste die neue Gruppe Aktuelle Unterhaltungen angezeigt. Mit dieser Gruppe können Sie sich einen raschen Überblick über die aktuellen Unterhaltungen verschaffen. Durch Doppelklicken können Sie zudem schnell zu einer der Unterhaltungen in der Liste navigieren. Anwesenheitsinformation „Zuletzt aktiv“ ist auf der Zugriffsebene „Firma“ verfügbar. Kontakten, die der Zugriffsebene Firma zugewiesen sind, wird angezeigt, wie lange Sie abwesend waren, wenn Ihr Status als Offline, Abwesend oder Nicht am Platz angezeigt wird. Bisher wurden diese Informationen nur Kontakten der Zugriffsebenen Persönlich oder Team angezeigt. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 5 Einwahl-Audiokonferenzen Benutzer ohne Zugriff auf einen Computer, die einer Office Communicator 2007 R2Audiokonferenz beitreten möchten, können diese nun über ein gewöhnliches Handy oder Telefon anrufen. Bisher konnte der Organisator diese Benutzer nur dann einbinden, wenn er sie aus Office Communicator anrief. Nun können Sie beim Planen von Audiokonferenzen das Konferenz-Add-In für Microsoft Office Outlook verwenden, um der Konferenz eine Telefonkonferenznummer hinzuzufügen. Die Einwahlinformationen sind in der Outlook-Einladung enthalten. Teilnehmer können sich mit beliebigen Telefonen in die Konferenz einwählen und bei entsprechender Aufforderung die Konferenz-ID und PIN eingeben. Nachdem der Teilnehmer der Konferenz beigetreten ist, wird er in der Konferenzliste angezeigt. Die Option für Einwahl-Audiokonferenzen wird mithilfe der Konferenzzentrale bereitgestellt, bei der es sich um eine Funktion des neuen Anwendungsservers in Office Communications Server 2007 R2 handelt. Voicemail-Erweiterungen Die Voicemail-Erweiterungen in Office Communicator 2007 R2 bieten komfortable Möglichkeiten für die Voicemail-Verwaltung und das Hinterlassen von Nachrichten an andere: In Organisationen, die über Microsoft® Exchange Server 2007 mit der Unified MessagingServerrolle verfügen, können Office Communicator-Benutzer nun direkt den VoicemailEingang eines Kontakts anrufen, um dort eine Nachricht zu hinterlassen. Eine neue Option ermöglicht den raschen Zugriff auf Ihre Voicemail-Begrüßungen, sodass Sie diese gegebenenfalls aktualisieren können. Wenn Sie in Office Communicator auf eine Voicemail-Anzeige klicken, wird diese zurückgesetzt, sodass Sie neue Voicemails problemlos von bereits bearbeiteten unterscheiden können. Desktopfreigabe Mithilfe der Desktopfreigabe in Office Communicator können Teilnehmer eine CommunicatorUnterhaltung den vollständigen Desktop ihres Computers für die weiteren Teilnehmer freigeben. Wenn Sie während der Unterhaltung anderen Teilnehmern ein Dokument, einen Folienstapel oder eine Anwendung zeigen möchten, können Sie eine Desktopfreigabesitzung starten. Im Anschluss an die Desktopfreigabe können Sie zudem die Steuerung freigeben, sodass andere Teilnehmer mithilfe von Maus und Tastatur Eingaben auf Ihrem Desktop vornehmen können. Anrufdelegierung Mithilfe neuer Anrufweiterleitungsoptionen können Manager oder Führungskräfte mindestens einen Assistenten (Stellvertretungen) auswählen, der ihre Telefonanrufe entgegennimmt. Bei Stellvertretungen handelt es sich um Kontakte, die die Anrufe des Managers entgegennehmen und im Namen des Managers Anrufe tätigen und weiterleiten dürfen. Hinweis Um auf alle Anrufdelegierungsfunktionen zugreifen zu können, müssen Stellvertretungen Office Communications Server 2007 R2 Attendant anstelle von Office Communicator 2007 R2 verwenden. 6 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Der Manager legt die Stellvertretungen in Office Communicator im Dialogfeld Einstellungen für die Anrufweiterleitung fest. Dabei können die Einstellungen für die Anrufweiterleitung so konfiguriert werden, dass folgende Aktionen durchgeführt werden: Gleichzeitiges Senden aller eingehenden Telefonanrufe an den Manager und an die Stellvertretungen. Senden aller eingehenden Telefonanrufe direkt an die Stellvertretungen. Bei der Verwendung der Anrufdelegierung muss darauf geachtet werden, dass alle beteiligten Parteien einschätzen können, wie bestimmte Anrufe zu behandeln sind. Mit folgenden Funktionen werden Anrufer, Assistenten und Manager unterstützt, um festzustellen, welche Person den Anruf entgegennimmt: Wenn ein Anrufer sich mithilfe von Office Communicator an den Manager wendet, wird im Statusbereich angezeigt, dass der Anruf gleichzeitig bei den Stellvertretungen eingeht. Somit weiß der Anrufer, dass sein Anruf möglicherweise von einem der Stellvertreter entgegengenommen wird. Wenn ein Stellvertreter den Anruf entgegennimmt, wird in der Einladung des Managers der Name des Stellvertreters angezeigt, der den Anruf entgegengenommen hat. Andere Stellvertreter können dann sehen, dass der Anruf bereits beantwortet wurde und von wem. Im Fenster Unterhaltung enthält das Menü Weiterleiten nun die Liste der Stellvertretungen des Managers, sodass dieser Telefonanrufe auf einfache Weise an einen Stellvertreter weiterleiten kann. Teamanruf In Office Communicator kann unter Einstellungen für die Anrufweiterleitung eine Gruppe von Kontakten eingerichtet werden, die als Teamanrufgruppe bezeichnet wird und die eingehende Anrufe entgegennehmen kann. Mit dieser Funktion wird die Gruppenantwortfunktion herkömmlicher Nebenstellensysteme übernommen. Sie ist besonders hilfreich, wenn Sie Teil einer Gruppe von Personen sind, die gemeinsam die Verantwortung für einen bestimmten Bereich tragen und von denen jeder eingehende Anrufe entgegennehmen kann. Sie können diese Funktion so einrichten, dass Sie und Ihre Teamanrufgruppe gleichzeitig angerufen werden. Sie können sich jedoch auch dafür entscheiden, den Anruf erst bei Ihnen und nach einigen Sekunden bei der Gruppe eingehen zu lassen. Wenn Sie diese Funktion verwenden möchten, müssen die Enterprise-VoIP-Funktionen für Sie und die Mitglieder der Teamanrufgruppe aktiviert sein. Reaktionsgruppen Bei den Reaktionsgruppen handelt es sich um einen neuen Begriff in Office Communications Server 2007 R2. Mithilfe einer Reaktionsgruppe werden eingehende Anrufe in die Warteschlange aufgenommen und anhand vordefinierter Routingregeln an festgelegte Agents weitergeleitet. Diese Funktion wird vom Reaktionsgruppendienst bereitgestellt, einer Funktion des neuen Anwendungsservers in Office Communications Server 2007 R2. Die Funktion ähnelt den Sammelanschlüssen und der automatischen Anrufverteilung von Nebenstellensystemen. Als Benutzer von Office Communicator 2007 R2 können Sie analog zu Verteilergruppen nach einer Reaktionsgruppe suchen und einen Anruf an eine Reaktionsgruppe tätigen. Sie können Ihrer Kontaktliste auch eine Reaktionsgruppe hinzufügen. In Communicator werden mithilfe des automatisierten Dienstsymbols Reaktionsgruppen von anderen Verteilergruppen unterschieden. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 7 Benutzer, die einer Reaktionsgruppe als Agents zugewiesen wurden, können Anrufe mithilfe des Telefons oder mit Office Communicator 2007 R2 entgegennehmen. Benutzer werden entweder als informelle oder als formelle Agents zugewiesen. Dies erfolgt abhängig davon, ob sie sich formell bei der Reaktionsgruppe anmelden müssen, um Anrufe entgegennehmen zu können: Informelle Agents melden sich bei der Gruppe nicht an oder ab. Wenn Sie ein informeller Agent sind, können Sie an Ihre Gruppe weitergeleitete Anrufe über ein Standardtelefon oder über Office Communicator 2007 R2 entgegennehmen. Formelle Agents müssen sich bei der Gruppe an- und anschließend wieder abmelden. Wenn Sie ein formeller Agent sind, wird unten im Communicator-Fenster die Registerkarte Reaktionsgruppe angezeigt. Mithilfe dieser Registerkarte können Sie sich bei Ihrer Gruppe an- und abmelden. Sprach- und Videoerweiterungen In Office Communicator 2007 R2 verbessern die folgenden Voice- und Videoerweiterungen die Leistung von Office Communicator-Sprach- oder Videounterhaltungen. Steuerelemente für Videoanrufe. Die Steuerelemente für Videoanrufe wurden im Sinne einer verbesserten Benutzerfreundlichkeit aktualisiert. Wenn Sie während eines Videoanrufs auf das Video doppelklicken, wird dieses automatisch im Vollbildmodus angezeigt. High Definition- und Video Graphics Array-Video (VGA). Bisher wurde in Communicator das Videoformat Common Intermediate Format (CIF) mit einer Auflösung von 352 x 288 unterstützt. Nun stehen Communicator-Benutzern sowohl eine VGA-Anzeige (Auflösung von 640 x 480 und einem Verhältnis von 4:3) als auch eine High DefinitionAnzeige (mit einer Auflösung von 1280 x 720, Verhältnis 16:9) zur Verfügung. VGA ist das Standardformat. Vom Administrator wird bestimmt, ob High Definition über eine Richtlinieneinstellung aktiviert wird. Wenn Sie in Communicator die Videogröße auswählen, wird das entsprechende Format ausgewählt. Im Modus Groß wird das Videoformat VGA verwendet. Im Vollbildmodus wird das Videoformat High Definition verwendet (wenn der Administrator dies aktiviert hat). Videorichtlinieneinstellungen für Konferenzräume. Mithilfe der neuen Richtlinieneinstellung EnableFullScreenVideoPreviewDisabled können Administratoren den Vollbildmodus in Microsoft Office Communicator aktivieren. Dabei wird die Vorschau für alle Office Communicator-Videoanrufe deaktiviert. Diese Richtlinie wird in der Regel für die Konferenzraumeinstellungen verwendet. Verringerte Dauer der Anrufeinrichtung. Aktualisierungen an der Implementierung der Protokolle, die die frühe Medienaushandlung unterstützen, tragen dazu bei, die Anrufeinrichtungsdauer sowie Verzögerungen bei eingerichteten Anrufen zu verringern. Verbesserte Verbindung. Die Verbindung von Peer-zu-Peer-Sprachunterhaltungen bleibt auch dann bestehen, wenn der SIP-Signalkanal ausfällt. Die Teilnehmer können ihren Anruf fortsetzen, während in Office Communicator versucht wird, den Signalkanal wiederherzustellen. Qualitätsanzeigen für Sprach- und Videofunktionen. Neue Anzeigen im Fenster Unterhaltung weisen auf Situationen hin, die sich auf die Qualität des Sprach- oder Videoanrufs auswirken können, z. B. schlechte Netzwerkbedingungen, Netzwerkverbindungen mit geringen Bandbreiten oder die schlechte Audioqualität eines bestimmten Geräts. 8 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Telefonintegration Wenn Sie ein Office Communicator 2007 R2 Phone Edition-Telefon mit einem USB-Kabel an den Computer anschließen, wird Communicator mit dem Telefon kombiniert. Das Telefon wird das primäre Audiogerät für Anrufe, Konferenzen und Live Meeting-Sitzungen. Folgende Schritte werden durchgeführt: Sie können sich über Communicator an Ihrem Telefon anmelden. Wenn Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Telefon und Ihrem Computer herstellen, wird diese Verbindung in Communicator erkannt. Es wird ein Anmeldefenster angezeigt. Sie können in diesem Fenster Ihre Anmeldeinformationen eingeben, um sich an Ihrem Telefon anzumelden. Wenn Sie einen eingehenden Anruf empfangen und auf die entsprechende Benachrichtigung klicken, wird Ihr Telefon automatisch mit dem Anruf verbunden. Wenn Sie Outlook oder Communicator verwenden und auf einen anzurufenden Kontakt klicken, wird der Anruf von Ihrem Telefon aus getätigt. Während eines Anrufs werden alle Anrufsteuerungsaktionen (z. B. das Halten oder Weiterleiten eines Anrufs) sowohl in Communicator als auch auf dem Telefon dargestellt. Wenn Sie an einer Sofortnachrichtensitzung teilnehmen und die Audiofunktion hinzufügen, klingelt Ihr Telefon, während es die Audioeinladung an andere Teilnehmer sendet. Wenn es sich bei Ihrem Telefon um das einzige an den Computer angeschlossene Audiogerät handelt und Sie an einer Live Meeting-Sitzung teilnehmen, wird die Audiofunktion Ihrer Live Meeting-Besprechung durch eingehende Anrufe unterbrochen, und Sie können diese mit dem Telefon entgegennehmen. Wenn Sie das Communicator-Telefon an Ihrem Computer über ein USB-Kabel anschließen, wird auf dem Computer ein Communicator-Anmeldefenster angezeigt, in dem Sie sich vom Computer aus an Ihrem Telefon anmelden können. Erweiterungen für Sofortnachrichten Office Communicator 2007 R2 bietet die folgenden Erweiterungen für Sofortnachrichten: Mithilfe der neuen Option Hintergrundfarbe ändern, wenn der Benutzer wechselt wird die Lesbarkeit des Sofortnachrichtenfensters verbessert. Wenn Sie diese Option auswählen, wird die Hintergrundfarbe immer dann geändert, wenn der Benutzer wechselt, sodass Sie Nachrichten von unterschiedlichen Benutzern besser unterscheiden können. Bisher wurden beim Speichern der Sofortnachrichtenunterhaltungen im Outlook-Ordner Unterhaltungsverlauf die Emoticons entfernt. In Communicator 2007 R2 werden die Textentsprechungen der Emoticons im Unterhaltungsverlauf beibehalten. Wenn Sie die Unterhaltung erneut beginnen, werden diese zudem wiederhergestellt. Automatische Updates Communicator kann für das Empfangen automatischer Updates konfiguriert werden. Die Konfiguration kann so erfolgen, dass Updates angezeigt werden, wenn diese verfügbar sind. Sie können die Updates jedoch auch für eine bestimmte Uhrzeit des Tags planen. Die Option Automatische Updates finden Sie auf der Optionsseite Benachrichtigungen. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 9 Kapitel 2: Erste Schritte In diesem Kapitel wird Folgendes behandelt: Dokumentation zu Office Communicator 2007 R2 Software- und Hardwareanforderungen für Office Communicator 2007 R2 Voraussetzungen für Office Communications Server 2007 R2 Audio-/Videoanforderungen Installieren von Office Communicator 2007 R2 Starten von und Anmelden bei Office Communicator 2007 R2 Audio- und Videoeinrichtung Einrichten von Einwahlkonferenzen Automatische Updates Dokumentation zu Office Communicator 2007 R2 Für Communicator 2007 R2 steht folgende Dokumentation zur Verfügung. Sie finden diese Dokumente auf der TAP-Website für Office Communications Server 2007 R2. Communicator 2007 – Kurzübersichtskarten Bietet eine schnelle visuelle Referenz für die Aufgaben, die am häufigsten mit Communicator ausgeführt werden. Kurzübersichtskarten zu folgenden Themen stehen zur Verfügung: Kurzübersichtskarte für die Kontaktverwaltung, Anwesenheitsinformationen und Sofortnachrichten in Office Communicator 2007 R2 Kurzübersichtskarte für die Konferenzfunktionen von Office Communicator 2007 R2 Kurzübersichtskarte für die Telefon- und Videofunktionen von Office Communicator 2007 R2 Office Communicator 2007 R2 Keyboard Shortcuts Quick Reference Card R2 Communicator 2007 – Handbuch zum Testen und zur Problembehandlung Erläutert Systemadministratoren die Vorgehensweise beim Installieren, Konfigurieren und Testen von Office Communicator 2007 R2 in einer Laborumgebung. Communicator 2007 – Bereitstellungshandbuch Erörtert die Gruppenrichtlinieneinstellungen in Communicator 2007 R2 sowie Informationen zum Implementieren von benutzerdefinierten Registerkarten und Anwesenheitsstatus. Communicator 2007 – Gruppenrichtlinieneinstellungen Erörtert Gruppenrichtlinieneinstellungen für Office Communicator 2007 R2. 10 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Softwareanforderungen Diese Version von Office Communicator 2007 R2 ist mit folgenden Umgebungen, die in der folgenden Tabelle 2.1 dargestellt werden, kompatibel. Tabelle 2.1. Kompatibilitätsliste für Office Communicator 2007 R2 Betriebssystem Outlook-Version Office Outlook® Exchange Server-Version Windows Vista® Microsoft 2007 SP1 Outlook 2003 SP2 Microsoft Exchange Server 2007 SP1 Microsoft Windows® XP SP2 Outlook 2007 SP1 Outlook 2003 SP2 Exchange Server 2007 SP1 Microsoft Windows Server® 2003 SP1 oder höher Outlook 2007 SP1 Outlook 2003 SP2 Exchange Server 2007 SP1 Voraussetzungen für Office Communications Server 2007 R2 Sie müssen Office Communications Server 2007 Standard Edition Server oder Enterprise-Pool in Ihrem Unternehmen bereitstellen, um die Funktionen von Office Communicator 2007 R2 verwenden zu können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator, oder Sie finden diese im Office Communications Server 2007 R2 – Planungshandbuch und Office Communications Server 2007 R2 Standard Edition – Bereitstellungshandbuch und im Office Communications Server 2007 R2 Enterprise Edition – Bereitstellungshandbuch. Audio-/Videoanforderungen Office Communicator 2007 R2 unterstützt zahlreiche Hardwaregeräte für die Audio-/Videokommunikation, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben. Audioanforderungen Zum Tätigen und Empfangen von Telefonanrufen mit Office Communicator müssen Sie über eines der folgenden Geräte verfügen: Ein Headset oder ein anderes USB-Audiogerät (Universal Serial Bus) oder Lautsprecher und ein Mikrofon. Eine Halbduplex- oder Vollduplex-Soundkarte. Bei Halbduplexaudio kann jeweils nur eine Person sprechen. Bei Vollduplexaudio können zwei Personen gleichzeitig sprechen. Videoanforderungen Für Videoanrufe muss zudem eine Webcam an den Computer angeschlossen sein. Sie können Videoanrufe ohne eine Webcam empfangen und den Videostream des Anrufers anzeigen können. Um VGA-Videos senden und empfangen zu können, muss Ihre Webcam VGA-Video unterstützen. Für Computer und Prozessoren gelten folgende Anforderungen für Videoformate: Intel Pentium 4 Ein Kernspeicher mit 1,5 GHz oder mehr für CIF Zwei Kernspeicher mit 1,9 GHz oder mehr für VGA Vier Kernspeicher mit 2,0 GHz oder mehr für High Definition Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 11 Installieren von Office Communicator Bevor Sie die aktuellste Version von Communicator 2007 R2 installieren, müssen Sie vorherige Versionen von Communicator entfernen. So entfernen Sie vorherige Versionen von Communicator 1. Beenden Sie Microsoft® Internet Explorer® und alle anderen derzeit aktiven Microsoft Office-Programme. 2. Klicken Sie auf Start, anschließend auf Systemsteuerung und dann auf Software. 3. Klicken Sie auf Microsoft Office Communicator 2005 oder, sofern vorhanden, auf Microsoft Office Communicator 2007 und anschließend auf Entfernen. 4. Befolgen Sie die Anweisungen um alle Communicator-Dateien zu entfernen. 5. Starten Sie den Computer neu. So installieren Sie Communicator 1. Beenden Sie alle aktiven Microsoft Office-Programme. 2. Klicken Sie auf Start und dann auf Ausführen. 3. Klicken Sie im Dialogfeld Ausführen auf Durchsuchen, navigieren Sie anschließend zu der Datei Communicator.msi, und klicken Sie auf Öffnen. 4. Klicken Sie im Dialogfeld Ausführen auf OK. 5. Klicken Sie im Fenster Setup von Microsoft Office Communicator 2007 R2 auf Weiter. 6. Lesen Sie die Lizenzvereinbarung. Wenn Sie den Bedingungen zustimmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich nehme die Bedingungen der Lizenzvereinbarung an, und klicken dann auf Weiter. 7. Auf der Seite Microsoft Office Communicator konfigurieren akzeptieren Sie entweder den Standardspeicherort oder wählen einen alternativen Speicherort für die zu installierenden Produktdateien aus. Es wird empfohlen, dass Sie den Standardspeicherort akzeptieren. 8. Klicken Sie auf Weiter, um mit der Installation zu beginnen. 9. Klicken Sie nach Abschluss der Installation auf Fertig stellen. Starten von und Anmelden bei Communicator Communicator wird normalerweise vom Systemadministrator für Sie konfiguriert. Der Administrator hat Communicator möglicherweise nicht so konfiguriert, dass das Programm nach der Anmeldung bei Windows automatisch gestartet wird. Daher wird diese Option in diesem Abschnitt behandelt. So starten Sie Communicator 1. Klicken Sie auf Start, zeigen Sie auf Alle Programme, und klicken Sie dann auf Microsoft Office Communicator 2007 R2. 2. Geben Sie im Fenster Microsoft Office Communicator 2007 R2 Setup Ihr Kennwort ein, und klicken Sie dann auf Anmelden. 3. Klicken Sie in der Titelleiste von Office Communicator auf die Menüschaltfläche 4. Klicken Sie auf Extras und anschließend auf Optionen, und wählen Sie Communicator bei der Windows-Anmeldung automatisch ausführen aus. 5. Klicken Sie auf OK. Office Communicator wird bei der nächsten Windows-Anmeldung automatisch gestartet. . 12 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Audio- und Videoeinrichtung Office Communicator 2007 R2 bietet die Option Audio und Video einrichten, mit der die bevorzugten Audio- und Videogeräte automatisch erkannt und ausgewählt werden. Ihre Audio- und Videogeräte, z. B. Headsets, Lautsprecher, Mikrofon und Webcam sollten ohne spezielle Einrichtung mit Office Communicator funktionieren. Sie können jedoch die Option Audio und Video einrichten ausführen, um Geräte zu testen und anzupassen, bevor Sie wichtige Gespräche mit anderen Personen führen. So testen und konfigurieren Sie Audio- und Videogeräte 1. Klicken Sie in der Titelleiste von Office Communicator auf die Menüschaltfläche 2. Zeigen Sie auf Extras, klicken Sie auf Audio und Video einrichten, und befolgen Sie dann die Anweisungen in Audio und Video einrichten. . Automatische Updates Communicator 2007 R2 kann für das Empfangen automatischer Updates konfiguriert werden. Die Konfiguration kann so erfolgen, dass Updates angezeigt werden, wenn diese verfügbar sind. Sie können die Updates jedoch auch für eine bestimmte Uhrzeit des Tags planen. Die Option Automatische Updates finden Sie auf der Optionsseite Benachrichtigungen. So konfigurieren Sie automatische Updates 1. Klicken Sie in Office Communicator auf der Titelleiste auf die Menüschaltfläche und anschließend auf Extras und auf Optionen. 2. Klicken Sie auf Benachrichtigungen. 3. Aktivieren Sie unter Automatische Updates das Kontrollkästchen Communicator automatisch aktualisieren, sobald neuere Versionen verfügbar sind. 4. Wählen Sie in der Dropdownliste Installieren entweder die Option Wenn verfügbar oder eine bestimmte Uhrzeit für die Installation der Updates aus. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 13 Teil 2 Kontaktverwaltung, Anwesenheitsinformationen und Sofortnachrichten Inhalt: Kapitel 3: Verwalten Ihrer Kontaktliste Kapitel 4: Anpassen Ihrer Anwesenheitsinformationen Kapitel 5: Vorgehensweise beim Herstellen von Verbindungen mit anderen Personen Kapitel 6: Senden und Empfangen von Sofortnachrichten Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 15 Kapitel 3: Verwalten Ihrer Kontaktliste In Ihrer Kontaktliste sind die Kollegen, Familienangehörige, Freunde und Partner aufgeführt, mit denen Sie am häufigsten kommunizieren. In der Kontaktliste von Communicator werden die Verfügbarkeit Ihrer Kontakte sowie die jeweiligen Kontaktmöglichkeiten angezeigt. Zudem können Sie weitere Kontaktdetails anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Anwesenheit des Kontakts klicken. Die Kontaktliste ist der Ausgangspunkt für die Kommunikation mit Ihren Kontakten. Mit wenigen Mausklicks können Sie einen Telefon- oder Videoanruf tätigen sowie eine Sofortnachrichtensitzung oder eine Audio-/Videokonferenz beginnen. In diesem Kapitel werden folgende Aufgaben behandelt: Hinzufügen von Kontakten und Verteilergruppen aus dem Firmenverzeichnis zur Kontaktliste Erstellen von Kontaktgruppen Verwenden der Gruppe Aktuelle Unterhaltungen Anzeigen der Gruppen für Stellvertretungen und der Teamanrufgruppen Hinzufügen von öffentlichen Instant Messenger-Kontakten zu Ihrer Kontaktliste Hinzufügen von Verbundkontakten zu Ihrer Kontaktliste Hinzufügen von Rufnummernkontakten Anzeigen der Visitenkarte einer Person Ändern der Anzeige von Kontakten Hinzufügen eines Kontakts oder einer Verteilergruppe zu Ihrer Kontaktliste Wenn Sie Communicator das erste Mal verwenden, müssen Sie Ihre Kontaktliste erstellen, um sie Ihren Anforderungen anzupassen. Sie können einzelne Kontakte und Verteilergruppen zur Kontaktliste hinzufügen sowie benutzerdefinierte Gruppen erstellen. Wenn der Office Communications Server in Ihrem Unternehmen Verbindungen mit dem öffentlichen Internet unterstützt, können Sie sogar Kontakte der Internetdienste AOL Instant Messenger AIM®, Yahoo!® Messenger, MSN® Network und Windows Live™ Network hinzufügen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen Verbindungen mit dem öffentlichen Internet unterstützt, wenden Sie sich an den Systemadministrator. 16 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Unten in Abbildung 3.1 ist das Fenster Office Communicator dargestellt. Die Komponenten der Benutzeroberfläche, die Sie beim Verwalten Ihrer Kontakte und der Kontaktliste am häufigsten verwenden, sind hervorgehoben. Abbildung 3.1. Das Fenster „Office Communicator“ und die Kontaktliste So fügen Sie Ihrer Kontaktliste einen Kontakt oder eine Verteilergruppe hinzu 1. Geben Sie im Fenster Office Communicator im Feld Suchen den Anzeigenamen oder die E-Mail-Adresse eines Benutzers oder einer Verteilergruppe ein. In der Standardeinstellung listet Communicator alle übereinstimmenden Benutzer und Gruppen aus den Active Directory®-Domänendiensten und dem Microsoft Outlook-Ordner Kontakte auf. 2. Ziehen Sie den Namen aus dem Bereich Suchergebnisse in die Kontaktliste. Sie können einzelne Namen in eine vorhandene Gruppe in der Kontaktliste ziehen. Sie können auch eine Verteilergruppe in die Kontaktliste ziehen. Es ist jedoch nicht möglich, eine Verteilergruppe in eine vorhandene Gruppe zu ziehen. Hinweis Sie können Ihrer Kontaktliste auch eine Reaktionsgruppe hinzufügen. Bei einer Reaktionsgruppe handelt es sich um eine vordefinierte Gruppe von Personen, denen die Bearbeitung eingehender Anrufe für ein bestimmtes Team oder eine Abteilung zugewiesen wurde. In Communicator wird neben den Reaktionsgruppen ein Anwesenheitssymbol und das automatisierte Dienstsymbol angezeigt, um Reaktionsgruppen von Verteilergruppen zu unterscheiden. Wenn in Ihrer Organisation Reaktionsgruppen eingerichtet wurden, können Sie diese in der Kontaktliste suchen und Anrufe initiieren. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 17 Erstellen einer Kontaktgruppe Sie können Kontaktgruppen erstellen, um die Personen in Ihrer Kontaktliste zu organisieren. Nachdem Sie eine Gruppe erstellt haben, können Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen in der Kontaktliste klicken, und dann auf vielfältige Weise mit der Gruppe kommunizieren, z. B. über eine Sofortnachrichten- oder Telefonkonferenz. So erstellen Sie eine Kontaktgruppe 1. Klicken Sie im Fenster Office Communicator mit der rechten Maustaste auf einen bestehenden Gruppennamen, und klicken Sie anschließend auf Neue Gruppe erstellen. 2. Geben Sie im Feld Neue Gruppe einen Namen für die Gruppe ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. 3. Sie können vorhandene Kontakte aus der Kontaktliste in die Gruppe ziehen, oder Sie können der Gruppe mithilfe der Suchfunktion von Communicator neue Kontakte hinzufügen. Verwenden der Gruppe für aktuelle Unterhaltungen Wenn Sie über mindestens eine aktive Communicator-Unterhaltung verfügen, wird in Communicator oben in der Kontaktliste die neue Gruppe Aktuelle Unterhaltungen angezeigt. Mit dieser Gruppe können Sie sich einen raschen Überblick über die aktuellen Unterhaltungen verschaffen. Durch Doppelklicken können Sie zudem schnell zu einer der Unterhaltungen in der Liste navigieren. Abbildung 3.2. Die Gruppe „Aktuelle Unterhaltungen“ in der Kontaktliste So navigieren Sie zu einer Unterhaltung Doppelklicken Sie in der Kontaktliste unter der Gruppe Aktuelle Unterhaltungen auf eine Unterhaltung. Das Unterhaltungsfenster für die ausgewählte Unterhaltung wird im Vordergrund angezeigt. 18 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Anzeigen der Gruppen für Stellvertretungen und der Teamanrufgruppen In Communicator 2007 R2 können in der Kontaktliste die Gruppen Teamanrufgruppe oder Stellvertretungen angezeigt werden. Diese beiden Gruppen werden durch die Konfiguration Ihrer Anrufweiterleitungseinstellungen festgelegt. Wenn Sie für die Teamanruffunktion eine Teamanrufgruppe eingerichtet haben, kann die Teamanrufgruppe in der Kontaktliste angezeigt werden (siehe „Teamanruf“ weiter unter in diesem Dokument). Wenn Sie Stellvertretungen konfiguriert haben, die Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant verwenden, um Ihre Anrufe zu beantworten und Anrufe in Ihrem Namen zu tätigen, kann die Gruppe Stellvertretungen in der Kontaktliste angezeigt werden (siehe „Delegieren von Anrufen an einen oder mehr Assistenten“ weiter unten in diesem Abschnitt). Beachten Sie, dass diesen Gruppen in der Kontaktliste keine Kontakte mithilfe von Drag & Drop hinzugefügt werden können. Diese Funktionen müssen in den Anrufweiterleitungseinstellungen konfiguriert werden. Daher wird beim Versuch, einen Kontakt in eine dieser Gruppen zu ziehen, eine Meldung angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob das Dialogfeld Einstellungen für die Anrufweiterleitung geöffnet werden soll. In der Standardeinstellung werden die Gruppen Teamanrufgruppe und Stellvertretungen nicht angezeigt. Sie können diese jedoch in der Ansicht Kontaktliste anzeigen. So zeigen Sie die Gruppen „Teamanrufgruppe“ und „Stellvertretungen“ an 1. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht ändern und anschließend auf Kontaktliste. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht ändern und anschließend auf die anzuzeigenden Gruppen: Stellvertretungen anzeigen. Klicken Sie auf Stellvertretungen anzeigen, um eine Liste der in den Anrufweiterleitungseinstellungen festgelegten Stellvertretungen auszublenden oder anzuzeigen. Teamanrufgruppe anzeigen. Klicken Sie auf Teamanrufgruppe anzeigen, um eine Liste der in den Anrufweiterleitungseinstellungen festgelegten Mitglieder der Teamanrufgruppe auszublenden oder anzuzeigen. Abbildung 3.3. Die Gruppen „Teamanrufgruppe“ und „Stellvertretungen“ in der Kontaktliste Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 19 Hinzufügen von öffentlichen Kontakten für Sofortnachrichten Office Communicator ist für die Unterstützung von öffentlichen Sofortnachrichtenverbindungen konfiguriert. Sie können Ihrer Office Communicator-Kontaktliste daher Sofortnachrichtenkontakte (Instant Messaging – Sofortnachrichten) der Internetdienste AOL, Yahoo, MSN und Windows Live Network hinzufügen. Wenn Sie einen Sofortnachrichtenkontakt hinzufügen, können Sie mithilfe der Sofortnachrichtenfunktion mit dem Kontakt kommunizieren. Communicator-Anrufe, Videoanrufe, Audio-/Videokonferenzen und die Desktopfreigabe werden jedoch für öffentliche Sofortnachrichtenkontakte nicht unterstützt. Die bewährte Vorgehensweise zum Hinzufügen eines öffentlichen Sofortnachrichtenkontakts ist das Hinzufügen des Kontakts mithilfe des Outlook-Ordners Kontakte. Beim Hinzufügen eines öffentlichen Sofortnachrichtenkontakts mithilfe des Ordners Kontakte von Outlook können Sie dem Kontakt private Rufnummern, Mobiltelefonnummern und weitere Rufnummern hinzufügen, damit Sie das „Click-to-Call“-Feature von Communicator verwenden können, um die jeweiligen privaten, geschäftlichen oder Mobilfunknummern anzurufen. So fügen Sie der Kontaktliste einen öffentlichen Sofortnachrichtenkontakt hinzu 1. Wenn Ihnen die Sofortnachrichtenadresse des Kontakts, den Sie hinzufügen möchten, nicht bekannt ist, wenden Sie sich per Telefon oder per E-Mail an den jeweiligen Kontakt, um die Adresse zu erfahren. 2. Öffnen Sie den Ordner Kontakte in Office Outlook, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. 3. Geben Sie im Feld Vollständiger Name einen Namen für den Kontakt ein. Die Eingabe in den Feldern Firma, Position und Speichern unter ist optional. 4. Füllen Sie mindestens eines der folgenden Felder aus: Rufnummern. Geben Sie in einem der Felder Geschäftlich, Privat, Fax (geschäftlich) oder Mobil die Rufnummer des Kontakts ein. E-Mail. Geben Sie in diesem Feld die E-Mail-Adresse des Kontakts ein. IM-Adresse. Geben Sie in diesem Feld die IM-Adresse des Kontakts ein. 5. Geben Sie Telefonnummern für den Kontakt ein. Verwenden Sie das E.164-Format, um sicherzustellen, dass die Nummer einwandfrei funktioniert. Das E.164-Format beinhaltet die Landesvorwahl, Ortsnetzkennzahl und Rufnummer und optional das Pluszeichen. Die Nummer muss nicht formatiert werden. Eine Nummer in den USA könnte z. B. Wie folgt dargestellt werden: 14255555555 or +14255555555. Die 1 steht hierbei für die Landesvorwahl, 425 für die Ortsnetzkennzahl und 5555555 für den Ortsanschluss. Eine aus den USA gewählte internationale Rufnummer könnte wie folgt aussehen: +441223479818 oder 011441223479818. 6. Speichern Sie den Kontakt. 7. Öffnen Sie Office Communicator, und geben Sie anschließend im Feld Suchen in Office Outlook den Namen ein, den Sie im Feld Anzeigen als eingegeben haben. Der Name des Kontakts wird im Bereich Suchergebnisse angezeigt. 8. Ziehen Sie den Kontakt aus dem Bereich Suchergebnisse in eine Gruppe in der Kontaktliste. Sie können nun mit diesem Kontakt Sofortnachrichtenunterhaltungen führen. Optional können Sie auf die Telefonschaltfläche rechts neben dem Namen des Kontakts klicken. Communicator-Anrufe werden für öffentliche Sofortnachrichtenkontakte nicht unterstützt. Sie können jedoch die privaten, geschäftlichen und/oder mobilen Rufnummern des Kontakts anrufen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von öffentlichen Sofortnachrichtenkontakten zur Kontaktliste finden Sie in der Communicator-Onlinehilfe. 20 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Hinzufügen von Verbundkontakten Communicator 2007 R2 und Office Communications Server 2007 R2 unterstützen die Möglichkeit der Erstellung von Verbundkontakten mit anderen Organisationen, sodass Sie Kontakte dieser Organisationen hinzuzufügen können. Wenn Sie der Kontaktliste einen Verbundkontakt hinzufügen, können Sie mithilfe eines beliebigen der von beiden Organisationen unterstützten Kommunikationsmodi mit diesem Kontakt kommunizieren. Wenn beide Organisationen beispielsweise Communicator-Anrufe, Videoanrufe und Audio-/Videokonferenzen unterstützen, können Sie Communicator- und Videoanrufe tätigen und Audio-/Videokonferenzen mit Kontakten dieser Organisationen durchführen. So fügen Sie der Kontaktliste einen Verbundkontakt hinzu 1. Öffnen Sie Office Communicator, und geben Sie anschließend im Feld Suchen den Namen ein, den Sie im Feld Anzeigen als in Outlook angegeben haben. Der Name des Kontakts wird im Feld Suchergebnis angezeigt. 2. Ziehen Sie den Kontakt aus dem Bereich Suchergebnisse in eine Gruppe in der Kontaktliste. Sie können nun mit diesem Kontakt Sofortnachrichtenunterhaltungen führen. Optional können Sie auf die Telefonschaltfläche rechts neben dem Namen des Kontakts klicken. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Verbundkontakten zur Kontaktliste finden Sie in der Onlinehilfe von Communicator. Hinzufügen von Rufnummernkontakten In Office Communicator 2007 R2 können Sie Ihrer Kontaktliste auch dann eine Rufnummer hinzufügen, wenn diese Nummer niemandem in Ihrer Organisation, in einer Verbundorganisation oder einem öffentlichen Sofortnachrichtenanbieter zugeordnet ist. Wenn Sie Telefonate hauptsächlich in Communicator tätigen, können Sie Ihrer Kontaktliste nun externe Telefonnummern (z. B. von Freunden und Familienmitgliedern) hinzufügen. In früheren Versionen konnten in Communicator nur Personen hinzugefügt werden, die über ein Office Communications Server-Konto oder eine Anmeldeadresse verfügten. Als Umgehung konnte in Outlook ein neuer Kontakt erstellt werden, dem eine Telefonnummer und eine Sofortnachrichtenadresse (oder ein fiktiver Platzhalter) zugewiesen wurde, um den neuen Outlook-Kontakt anschließend in Communicator zu suchen. In Office Communicator 2007 R2 werden kürzlich gewählte Rufnummern in Ihrer Kontaktliste unter Letzte Kontakte angezeigt. Um eine Rufnummer für zukünftige Anrufe zu speichern, können Sie diese mithilfe von Drag & Drop in eine der Gruppen Ihrer Kontaktliste verschieben. Sie können außerdem mit der rechten Maustaste auf die Rufnummer klicken und anschließend nacheinander auf Zur Kontaktliste hinzufügen und auf eine Gruppe klicken. Zudem können Sie Ihrer Kontaktliste Outlook-Kontakte selbst dann hinzufügen, wenn diese nur über eine Rufnummer, nicht jedoch über eine Sofortnachrichtendresse verfügen. Suchen Sie in Communicator nach dem Outlook-Kontakt, und fügen Sie diesen anschließend Ihrer Kontaktliste hinzu. Nachdem Sie Ihrer Kontaktliste eine Rufnummer hinzugefügt haben, können Sie für diese dieselben Aktionen wie für gewöhnliche Kontakte durchführen. So können Sie Kontakte, die nur über eine Rufnummer verfügen, beispielsweise in eine andere Gruppe verschieben. Sie können außerdem die Eigenschaften des Kontakts anzeigen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt klicken und Eigenschaften auswählen. Es wird ein Outlook-Kontakt geöffnet, in dem Sie die Kontaktinformationen anzeigen oder bearbeiten können. Rufnummernkontakten wird das Symbol zugewiesen. Wenn Sie rechts neben der Rufnummer auf die Schaltfläche Anrufen klicken, wird ein Telefonanruf mit dem Kontakt gestartet. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 21 So fügen Sie eine Rufnummer als Kontakt hinzu Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Geben Sie die Rufnummer in das Feld Suchen ein, und klicken Sie anschließend auf die Rufnummer, um sie in eine der Gruppen Ihrer Kontaktliste zu ziehen. Wenn Sie die Rufnummer kürzlich mit Communicator angerufen haben, klicken Sie unter Letzte Kontakte auf die Telefonnummer, um sie in eine der Gruppen Ihrer Kontaktliste zu ziehen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Rufnummer, klicken Sie auf Zur Kontaktliste hinzufügen und dann auf eine Gruppe. Anzeigen der Visitenkarte eines Kontakts Auf der Visitenkarte einer Person finden Sie ausführliche Informationen über die Anwesenheit und die Aktivitäten des Kontakts. Je nach Zugriffsebene, die Ihnen ein Kontakt gewährt, können Sie den Terminplan eines Kontakts sowie persönliche Notizen dieses Kontakts anzeigen. Die Visitenkarte bietet auch die Möglichkeit, Verbindungen mit dem Kontakt herzustellen, einschließlich dem Starten einer Sofortnachrichtensitzung, dem Anrufen des Kontakts, dem Planen einer Besprechung oder dem Senden einer E-Mail-Nachricht an den Kontakt, wie in Abbildung 3.4 veranschaulicht. Abbildung 3.4. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Anwesenheit“ eines Kontakts wird die Visitenkarte geöffnet So zeigen Sie die Visitenkarte einer Person an Klicken Sie im Fenster Office Communicator in der Kontaktliste auf die Schaltfläche Anwesenheit links neben dem Kontaktnamen. Sie können die Visitenkarte eines Benutzers auf verschiedene Weise in der Benutzeroberfläche von Office Communicator 2007 R2 öffnen. Wenn Sie z. B. die Visitenkarte einer Person anzeigen möchten, können Sie in der Kontaktliste, im Bereich Suchergebnisse oder im CommunicatorFenster Unterhaltung auf die Schaltfläche Anwesenheit für die Person klicken. 22 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Ändern der Darstellung der Kontakte Office Communicator 2007 R2 bietet verschiedene Ansichten, die Sie auf die Kontaktliste anwenden können, um die Kontakte abweichend von der Standardansicht anzuordnen. Sie können die Schaltfläche Ansicht ändern in Communicator verwenden, um Kontakte nach Zugriffsebenen oder Markierte Kontakte gruppiert anzuzeigen. So ändern Sie die Darstellung der Kontakte Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht ändern Sie anschließend im Menü eine Ansicht aus: (siehe Abbildung 3.5), und wählen Kontaktliste. Dies ist die Standardansicht, die beim Start von Office Communicator angezeigt wird. Zugriffsebenen. In dieser Ansicht werden die Kontakte anhand ihrer Zugriffsebenen angezeigt. Zugriffsebenen sind Berechtigungsebenen, die Sie Kontakten zuweisen, um deren Zugriff auf Ihre Anwesenheitsinformationen festzulegen. Sortieren der Kontakte nach Verfügbarkeit. Klicken Sie in Office Communicator auf die Schaltfläche Darstellung der Kontakte ändern, stellen Sie sicher, dass die Ansicht Kontaktliste ausgewählt ist, und klicken Sie anschließend auf Kontakte nach Verfügbarkeit sortieren. Sortieren der Kontakte nach Anzeigename. Klicken Sie im Fenster Office Communicator auf die Schaltfläche Darstellung der Kontakte ändern. Sie können eine beliebige Ansicht auswählen. Klicken Sie auf Kontakte nach Anzeigename sortieren. Letzte Kontakte anzeigen. Klicken Sie in Office Communicator auf die Schaltfläche Darstellung der Kontakte ändern, stellen Sie sicher, dass die Ansicht Kontaktliste ausgewählt ist, und klicken Sie anschließend auf Letzte Kontakte anzeigen, um eine Liste der zuletzt verwendeten Kontakte ein- oder auszublenden. Stellvertretungen anzeigen. Klicken Sie in Office Communicator auf die Schaltfläche Darstellung der Kontakte ändern, stellen Sie sicher, dass die Ansicht Kontaktliste ausgewählt ist, und klicken Sie anschließend auf Stellvertretungen anzeigen, um eine Liste der in den Anrufweiterleitungseinstellungen festgelegten Stellvertretungen auszublenden oder anzuzeigen. Teamanrufgruppe anzeigen. Klicken Sie in Office Communicator auf die Schaltfläche Darstellung der Kontakte ändern, stellen Sie sicher, dass die Ansicht Kontaktliste ausgewählt ist, und klicken Sie anschließend auf Teamanrufgruppe anzeigen, um eine Liste der in den Anrufweiterleitungseinstellungen festgelegten Mitglieder der Teamanrufgruppe auszublenden oder anzuzeigen. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 23 Abbildung 3.5. Das Fenster „Office Communicator“ und die Kontaktliste Weitere Informationen zu den Zugriffsebenen finden Sie in Kapitel 3 „Verwalten Ihrer Kontaktliste“. Weitere Informationen zum Markieren von Kontakten finden Sie in Kapitel 5 „Vorgehensweise beim Herstellen von Verbindungen mit anderen Personen“. Sortieren von Kontakten in der Kontaktliste Die Kontakte in den einzelnen Gruppen der Kontaktliste werden von Communicator in der Standardeinstellung zunächst nach Verfügbarkeit und anschließend alphabetisch sortiert. Für verfügbare Kontakte (mit denen Sie kommunizieren können) wird entweder der Anwesenheitsstatus Verfügbar oder Beschäftigt angezeigt. Die Gruppe Letzte Kontakte bildet eine Ausnahme. Dort werden die Kontakte von oben nach unten sortiert, abhängig davon, mit welchen Kontakten Sie zuletzt kommuniziert haben. Klicken Sie zum Ändern der Sortierung von Kontakten im Offíce Communicator-Fenster in der Kontaktliste auf die Schaltfläche Ansicht ändern, und wählen Sie anschließend die Option Kontakte nach Verfügbarkeit sortieren aus. Mithilfe dieser Option werden Kontakte mit dem Status Abwesend, Nicht verfügbar und Unbekannt in Gruppen verschoben und Kontakte mit dem Status Beschäftigt oder Verfügbar in Ihrer Gruppe belassen. Anschließend werden die Kontakte alphabetisch sortiert. In allen Ansichten können Kontakte alphabetisch nach dem Anzeigenamen sortiert werden. Klicken Sie im Offíce Communicator-Fenster auf die Schaltfläche Ansicht ändern, und wählen Sie anschließend Kontakte nach Anzeigename sortieren aus. Mithilfe dieser Option werden die Kontakte in den angezeigten Gruppen alphabetisch sortiert. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 25 Kapitel 4: Anpassen Ihrer Anwesenheitsinformationen Office Communicator 2007 R2 bietet Ihnen eine umfassende Auswahl an persönlichen Anwesenheitsattributen, die Sie anderen Kontakten zur Verfügung stellen können, um diesen die Kommunikation mit Ihnen zu erleichtern. Anwesenheitsattribute enthalten Informationen über Sie, z. B. Ihre geschäftliche Rufnummer, Mobiltelefonnummer, private Rufnummer sowie weitere Informationen, z. B. Ihre Arbeitszeiten und persönlichen Notizen. Bei der ersten Verwendung von Communicator sollten Sie die Anwesenheitsinformationen anpassen und veröffentlichen und dann Zugriffsebenen für Ihre Kontakte festlegen, um zu steuern, welche Anwesenheitsinformationen den anderen Benutzern zugänglich sind. So können Sie Anwesenheitsinformationen wie Ihre private oder Mobiltelefonnummer für enge Kontakte verfügbar machen, nicht jedoch für alle Benutzer im Unternehmen. In diesem Kapitel werden folgende Aufgaben behandelt: Anpassen und Veröffentlichen der Anwesenheitsinformationen Festlegen von Zugriffsebenen für Kontakte, um die ihnen zur Verfügung gestellten Anwesenheitsinformationen festzulegen Manuelles Ändern der Anwesenheitsinformationen Anpassen und Veröffentlichen der Anwesenheitsinformationen In Ihren Anwesenheitsinformationen sind verschiedene Attribute enthalten, die Ihre Verfügbarkeit, Frei/Gebucht-Status, Kontaktinformationen, Termine, Standort und Notizen (persönliche Notizen und Abwesenheitsnotizen) beschreiben. Die folgende Tabelle 4.1 stellt eine Liste aller CommunicatorAnwesenheitsattribute bereit, die für andere Personen angezeigt werden können. Auf der linken Seite der Tabelle werden die Attribute für Anwesenheitsinformationen aufgeführt, in den restlichen Spalten wird beschrieben, ob das Attribut für eine bestimmte Zugriffsebene verfügbar ist. Diese Aspekte werden weiter unten in diesem Kapitel genauer beschrieben. Tabelle 4.1. Anwesenheitsinformationen und Zugriffsebenen Anwesenheitsinformation Blockieren Offlineanwesenheit X Verfügbarkeit Öffentlich Firma Team Persönlich X X X X X X X Funktionen Anzeigename X X X X X E-Mail-Adresse X X X X X X X X X X X X X X Titel* Telefon (geschäftlich)* Mobiltelefon* Telefon (privat)* X Weitere Rufnummer* X Firma* Büro* SharePoint-Website* Besprechungsort X X X X X X X X X X X X X 26 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Anwesenheitsinformation Blockieren Öffentlich Firma Besprechungsthema Team Persönlich X Frei/Gebucht X X X Arbeitszeiten X X X X X Endpunktposition Notizen (Abwesenheitsnotiz) X X X Notizen (Persönlich) X X X Zuletzt aktiv X X X *Wenn diese Attribute in Microsoft Active Directory definiert sind, werden sie sämtlichen Kontakten im Unternehmen angezeigt, unabhängig von der Zugriffsebene. Sie werden darüber hinaus den Verbundkontakten angezeigt, abhängig von der zugewiesenen Zugriffsebene. Die Attribute werden öffentlichen Sofortnachrichtenkontakten nicht angezeigt. Die meisten Anwesenheitsinformationen werden von Office Communications Server automatisch in Communicator bereitgestellt. Sie müssen daher nur wenige Informationen zusätzlich eingeben. Einige Anwesenheitsattribute wie Ihre Mobiltelefonnummer und die private Rufnummer, die Sie anderen Personen möglicherweise zugänglich machen möchten, werden jedoch nicht automatisch in Communicator bereitgestellt. Hinzufügen und Veröffentlichen von alternativen Rufnummern Sie sollten daher die alternativen Rufnummern, z. B. Ihre Mobiltelefonnummer, Ihren Anwesenheitsinformationen hinzufügen. So fügen Sie alternative Rufnummern hinzu und veröffentlichen sie 1. Klicken Sie im Fenster Office Communicator auf die Menüschaltfläche Sie anschließend auf Extras. 2. Klicken Sie auf Optionen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Telefone. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche für die Rufnummer, die Sie hinzufügen möchten. 4. Geben Sie in das Textfeld Rufnummer die hinzuzufügende Nummer ein, und klicken Sie dann auf OK. Verwenden Sie das internationale Rufnummernformat. Geben Sie die Ländervorwahl gefolgt von der lokalen Rufnummer ein. Bei einer Rufnummer in den USA ist das Format z. B.: 15555555555. Rufnummern sollten nur die Zahlen 0123456789 enthalten. Communicator entfernt Klammern und zusätzliche Zeichen. Geben Sie keine internationale Vorwahl ein. Beispielsweise (011) in den USA oder (00) in Europa. In der CommunicatorOnlinehilfe finden Sie Beispiele hierzu. 5. Wenn Sie die Rufnummer als Teil Ihrer Anwesenheitsinformationen veröffentlichen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Rufnummer veröffentlichen neben der Rufnummer. 6. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. , und klicken Wenn Sie Ihre Rufnummern veröffentlichen, müssen Sie die Zugriffsebenen für Ihre Kontakte festlegen, um zu steuern, welche Personen auf diese Nummern zugreifen können. Wenn Sie z. B. Ihre Mobiltelefonnummer veröffentlichen, einem Kontakt, der zum Zugriff auf Ihre Rufnummer berechtigt sein soll, jedoch nicht die Zugriffsebene Persönlich oder Team gewähren, wird diesem Kontakt Ihre Mobiltelefonnummer nicht angezeigt. Das Einrichten von Zugriffsebenen wird im folgenden Abschnitt behandelt. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 27 Steuern des Zugriffs auf die Anwesenheitsinformationen mithilfe von Zugriffsebenen In Communicator können Sie mithilfe von Zugriffsebenen die Anwesenheitsinformationen steuern, die anderen Personen angezeigt werden. Möglicherweise gibt es eine kleine Gruppe von Mitarbeitern, die Zugriff auf Ihre Mobiltelefonnummer und Ihre private Rufnummer haben soll. Wenn Sie diese alternativen Rufnummern für einen Kontakt bereitstellen möchten, müssen Sie diesem Kontakt die Zugriffsebene Privat oder Team zuweisen. In der Regel können Zugriffsebenen mit drei Methoden festgelegt werden: Sie können eine Zugriffsebene für einen Kontakt festlegen, wenn Sie ihn Ihrer Kontaktliste hinzufügen. In der Standardeinstellung wird beim Hinzufügen eines der Firma zugehörigen Kontakts zur Kontaktliste die Zugriffsebene Firma zugewiesen. Externen Kontakten, z. B. Kontakte der Sofortnachrichtendienste von AOL, MSN, Windows Live und Yahoo Messenger, wird standardmäßig die Zugriffsebene Öffentlich zugewiesen. Wenn Sie der Kontaktliste einen Kontakt hinzugefügt haben, können Sie die Zugriffsebene problemlos ändern und den Umfang der angezeigten Informationen erweitern bzw. reduzieren. Wenn Sie von einem Kontakt dessen Liste hinzufügt werden, empfangen Sie eine Benachrichtigung, in der Sie die Anforderung annehmen oder ablehnen können. In dieser Benachrichtigung können Sie die Zugriffsebene für den Kontakt festlegen und ihn der Kontaktliste hinzufügen. Hinweis Wenn Sie einen Kontakt als Stellvertretung zuweisen, wird diesem Kontakt automatisch die Zugriffsebene Team gewährt. Die Zugriffsebene eines Stellvertreters kann nicht geändert werden. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 18: „Delegieren Ihrer Anrufe an einen oder mehrere Vertreter“. So zeigen Sie Kontakte nach Zugriffsebenen an Klicken Sie im Communicator-Fenster auf die Schaltfläche Ansicht ändern , und klicken Sie anschließend auf Zugriffsebenen. (Informationen zu den Anwesenheitsinformationen, die in Verbindung mit den jeweiligen Zugriffsebenen angezeigt werden, finden Sie in Tabelle 4.1.) So ändern Sie die Zugriffsebene für einen Kontakt in Ihrer Kontaktliste Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, zeigen Sie auf Zugriffsebene ändern, und wählen Sie dann eine Zugriffsebene für den Kontakt aus. Wenn in der Kontaktliste die Ansicht Zugriffsebenen angewendet wird, können Sie einer Zugriffsebene auch einen Kontakt hinzufügen, indem Sie den Kontakt in eine Zugriffsebenengruppe ziehen. Informationen zum Steuern der für andere Benutzer angezeigten Informationen mithilfe von Zugriffsebenen finden Sie weiter unten in diesem Kapitel unter „Beispiel zu Zugriffsebenen und Rufnummern“. 28 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Zuweisen von Zugriffsebenen, wenn Sie einer Kontaktliste hinzugefügt werden Wenn ein Benutzer Sie seiner Kontaktliste hinzufügt, empfangen Sie eine Benachrichtigung (siehe Abbildung 4.1). Mithilfe der Benachrichtigung können Sie den Kontakt Ihrer Kontaktliste hinzufügen und den Zugriff des Benutzers auf Ihre Anwesenheitsinformationen steuern. Abbildung 4.1. Benachrichtigung über Kontaktanfrage So weisen Sie Zugriffsebenen zu, wenn ein Benutzer Sie seiner Kontaktliste hinzufügt Wählen Sie im Fenster Office Communicator in der Liste Zugriffsebene dieser Person eine Zugriffsebene aus, und klicken Sie dann auf OK. Informationen zum Steuern der für andere Benutzer angezeigten Informationen mithilfe von Zugriffsebenen finden Sie im Abschnitt „Beispiel zu Zugriffsebenen und Rufnummern“. Beispiel zu Zugriffsebenen und Rufnummern Einer der wichtigsten Aspekte von Zugriffsebenen ist das Steuern der Bereitstellung Ihrer Mobiltelefonnummer und privaten Rufnummer für andere Benutzer. Schließlich sollten Ihre engsten Mitarbeiter auf Ihre Mobiltelefonnummer zugreifen können, nicht jedoch die gesamte Belegschaft. Ihre private Rufnummer sollten Sie außerdem nur wenigen Personen zugänglich machen. Wenn Sie Ihre Mobiltelefonnummer für einen Kontakt verfügbar machen möchten, weisen Sie diesem Kontakt die Zugriffsebene Team zu. Wenn Sie für einen Kontakt Ihre sämtlichen Rufnummern verfügbar machen möchten, weisen Sie diesem Kontakt die Zugriffsebene Persönlich zu. In der folgenden Tabelle 4.2 finden Sie ein Beispiel dazu, welche Auswirkungen die einem Kontakt zugewiesenen Zugriffsebenen auf die angezeigten Rufnummern haben. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 29 Tabelle 4.2. Beispiel zu Zugriffsebenen und Rufnummern Wenn Kelly Rollin diese Zugriffsebene zu Lola Jacobsen zuweist: Lola Jacobsen kann diese Rufnummern für Kelly Rollin in der Benutzeroberfläche von Communicator anzeigen: Persönlich Telefon (geschäftlich) Mobiltelefon Telefon (privat) Telefon (weitere) Team Telefon (geschäftlich) Mobiltelefon Firma Telefon (geschäftlich) Öffentlich Keine Blockiert Keine Manuelles Ändern der Anwesenheitsinformationen Ihre Anwesenheitsinformationen werden regelmäßig von Communicator und Office Communications Server aktualisiert. Dies erfolgt auf Grundlage verschiedener Faktoren, z. B. abhängig von Ihrem Outlook-Kalender, ob Sie gerade einen Anruf tätigen oder sich in einer Sofortnachrichtensitzung bzw. einer Konferenz befinden. In einigen Fällen ist es jedoch möglicherweise erforderlich, dass Sie Ihren Anwesenheitsstatus manuell ändern. Wenn Sie z. B. unter Zeitdruck arbeiten, sollten Sie Ihren Status auf Nicht stören festlegen, damit Sie nicht unterbrochen werden. So legen Sie den Status „Nicht stören“ fest Klicken Sie im Fenster Office Communicator auf die Schaltfläche Anwesenheit, und ändern Sie Ihren Anwesenheitsstatus dann zu Nicht stören. Wenn Sie den Anwesenheitsstatus zu Nicht stören ändern, wie unten in Abbildung 4.2 gezeigt, können sich in der Standardeinstellung ausschließlich Benutzer mit Ihnen in Verbindung setzen, denen Sie die Zugriffsebene Team zugewiesen haben. Abbildung 4.2. Anwesenheitsstatus auf „Nicht stören“ festgelegt Eine Person mit der Zugriffsebene Team für Ihre Anwesenheitsinformationen kann Sie unterbrechen. Der Person wird folgender Status in ihrer Kontaktliste angezeigt: Eine Person mit der Zugriffsebene Firma oder einer niedrigeren Zugriffsebene für Ihre Anwesenheitsinformationen kann Sie nicht mit einer Sofortnachricht oder einem Anruf unterbrechen. In der Kontaktliste der Person wird folgender Status angezeigt: Weitere Informationen zum Einrichten von Zugriffsebenen zum Steuern von Unterbrechungen finden Sie in der Office Communicator-Onlinehilfe. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 31 Kapitel 5: Vorgehensweise beim Herstellen von Verbindungen mit anderen Personen Für jeden Kontakt in der Kontaktliste wird eine Schaltfläche Anwesenheit angezeigt, mit der der aktuelle Verfügbarkeitsstatus angezeigt wird. Abhängig vom Anwesenheitsstatus eines Kontakts können Sie entscheiden, wie Sie bevorzugt mit dem Kontakt kommunizieren möchten. Wenn ein Kontakt z. B. den Status Verfügbar hat, können Sie ihm eine Sofortnachricht senden oder ihn anrufen. Wenn ein Kontakt den Status Beschäftigt hat, können Sie eine E-Mail-Nachricht senden oder anhand der Visitenkarte anzeigen, zu welchem Zeitpunkt die Person Zeit für eine Unterhaltung hat. In diesem Kapitel werden folgende Aufgaben behandelt: Feststellen der Verfügbarkeit eines Kontakts für eine Unterhaltung. Suchen weiterer Kontaktdetails, z. B. eines Zeitplans, um die Verfügbarkeit eines Kontakts festzustellen. Suchen alternativer Rufnummern von Kontakten, z. B. Mobiltelefonnummer oder sonstige Rufnummern. Markieren eines Kontakts, um bei dessen Verfügbarkeit benachrichtigt zu werden. Ermitteln, ob und wann ein Kontakt verfügbar ist Die in Ihrer Kontaktliste für die einzelnen Kontakte angezeigten Anwesenheitsinformationen entsprechen der Verfügbarkeit des Kontakts (siehe Abbildung 5.1). Der Anwesenheitsstatus wird grafisch durch die Schaltfläche Anwesenheit links neben dem Namen des Kontakts dargestellt. Zudem wird rechts neben dem Namen des Kontakts eine Zeichenfolge angezeigt. Einige Anwesenheitsstatus, z. B. Verfügbar, können vom Benutzer oder von Office Communicator festgelegt werden, andere Anwesenheitsstatus, z. B. Inaktiv, können nur von Office Communicator festgelegt werden. Abbildung 5.1. Die Kontaktliste für Alex Robinson 32 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte In der folgenden Tabelle 5.1 sind die verschiedenen Schaltflächen Anwesenheit und der zugehörige Statustext beschrieben. Tabelle 5.1. Vom Benutzer oder von Communicator festgelegte Anwesenheitsstatus Schaltfläche Anwesenheit Kontaktstatus Beschreibung Verfügbar Der Kontakt ist online und kann an Unterhaltungen teilnehmen. Dieser Status kann manuell vom Benutzer festgelegt werden. Die Anwesenheitsinformationen des Kontakts können die Kommunikationsmethoden beinhalten, auf die dieser derzeit Zugriff hat, z. B. Verfügbar – Nur VoIP Der Kontakt kann über das Communicator Phone R2-Gerät erreicht werden. Verfügbar – Mobil Der Kontakt kann über das Communicator Mobile-Gerät erreicht werden. Verfügbar – Nur Sofortnachrichten Der Kontakt kann möglicherweise über die Sofortnachrichtenfunktion, nicht jedoch über die Sprachfunktion erreicht werden. Verfügbar – Keine Sofortnachrichten Der Kontakt hat keinen Zugriff auf die Sofortnachrichtenfunktion. Beschäftigt Im Gespräch In einer Konferenz In einer Besprechung Der Kontakt ist verfügbar, jedoch zurzeit anderweitig beschäftigt. Dabei sind folgende Aktivitäten möglich: Im Gespräch Der Kontakt führt eine Telefon-, Sprach- oder Videounterhaltung. In einer Konferenz Der Kontakt nimmt an einer Telefon-, Sprach- oder Videokonferenz oder einer Konferenz mit Anwendungsfreigabe mit mehreren Teilnehmern teil. In einer Besprechung Der Office Outlook-Kalender zeigt an, dass sich der Kontakt in einer geplanten Besprechung befindet. Dieser Anwesenheitsstatus kann manuell vom Benutzer festgelegt werden. Nicht stören Dieser Status wird für einen Kontakt angezeigt, wenn der Kontakt Ihnen nicht die Zugriffsebene Team zugewiesen hat und eine der folgenden Bedingungen zutrifft: Der Kontakt hat den Anwesenheitsstatus manuell auf Nicht stören festgelegt. Der Kontakt zeigt eine Microsoft® Office PowerPoint®Präsentation an oder führt ein anderes Programm im Vollbildmodus aus. Unterbrechung nur in dringenden Fällen Dieser Status wird für einen Kontakt angezeigt, wenn der Kontakt Ihnen die Zugriffsebene Team zugewiesen hat und eine der folgenden Bedingungen zutrifft: Der Kontakt hat den Anwesenheitsstatus manuell auf Nicht stören festgelegt. Abwesend Der Kontakt ist vermutlich nicht verfügbar. Dieser Status wird aus folgenden Gründen angezeigt: Der Computer des Kontakts hat die in den Einstellungen festgelegte Leerlaufzeit überschritten (die Standardeinstellung beträgt 15 Minuten). Der Kontakt hat den Anwesenheitsstatus manuell auf Abwesend festgelegt. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 33 Schaltfläche Anwesenheit Kontaktstatus Beschreibung Inaktiv Der Kontakt ist möglicherweise verfügbar, sein Computer befindet sich jedoch über einen Zeitraum im Leerlauf, der das Leerlaufintervall überschreitet. Dies beträgt in der Standardeinstellung fünf Minuten. In diesem Status ist der Kontakt online, im Leerlauf und im Übergang aus dem Status Verfügbar. Dieser Status wird von Communicator festgelegt. Beschäftigt (Inaktiv) Dieser Kontakt ist in einer Besprechung, der Computer war jedoch für die festgelegte Leerlaufzeit im Leerlauf (die Standardeinstellung beträgt fünf Minuten). In diesem Status ist der Kontakt online, im Leerlauf und im Übergang aus einem Status, in dem er beschäftigt war. Dieser Status wird von Communicator festgelegt. Offline Der Kontakt ist nicht verfügbar. Dieser Status wird aus folgenden Gründen angezeigt: Communicator 2007 R2 wird auf dem Computer des Kontakts nicht ausgeführt, oder der Kontakt ist nicht angemeldet. Der Kontakt hat für Sie das Anzeigen des Anwesenheitsstatus blockiert. Anwesenheit nicht bekannt Communicator 2007 R2 kann den Status des Kontakts nicht ermitteln. Dieser Status wird normalerweise angezeigt, wenn der Anwesenheitsstatus des Kontakts auf einem anderen Computersystem gespeichert ist, z. B. in einer Organisation, bei der es sich nicht um einen Verbundpartner handelt. Blockiert Dieser Indikator wird in der Kontaktliste neben dem blockierten Namen angezeigt. Für die blockierte Person werden Sie als offline angezeigt. Abrufen zusätzlicher Kontaktdetails Wenn der Status eines Kontakts nicht verfügbar ist, können Sie seine Visitenkarte öffnen und so weitere Informationen abrufen, anhand derer Sie anzeigen können, wann der Kontakt verfügbar ist. Für diesen Vorgang müssen Sie über die Zugriffsebene Firma oder eine höhere Zugriffsebene verfügen. So zeigen Sie den Zeitplan eines Kontakts an Klicken Sie im Fenster Office Communicator in der Kontaktliste auf die Schaltfläche Anwesenheit. Wenn ein Kontakt Ihnen die Standardzugriffsebene Firma oder höher zugewiesen hat, können Sie bei diesem Kontakt auf die Schaltfläche Anwesenheit klicken, um dessen Zeitplan anzuzeigen und festzustellen, wann der Kontakt verfügbar ist. Anzeigen von Anrufoptionen In einigen Fällen müssen Sie eine Person unter ihrer Mobiltelefonnummer oder einer alternativen Rufnummer anrufen. In Office Communicator können Sie die alternativen Rufnummern eines Kontakts anzeigen, indem Sie rechts neben der Schaltfläche Anrufen auf den Pfeil klicken. Im vorhergehenden Kapitel wurde das Veröffentlichen von alternativen Rufnummern behandelt. Doch wie können Sie nach alternativen Rufnummern Ihrer Kontakte suchen? 34 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte So zeigen Sie Anrufoptionen für einen Kontakt an 1. Klicken Sie in der Kontaktliste auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche Anrufen, die dem Kontakt zugeordnet ist, wie unten in der Abbildung veranschaulicht. 2. Die für einen Kontakt angezeigten Rufnummern sind abhängig von der Zugriffsebene, die der Kontakt Ihnen zugewiesen hat. Wenn der Kontakt Ihnen z. B. die Zugriffsebene Team oder Persönlich zugewiesen hat, wird Ihnen dessen Mobiltelefonnummer angezeigt. Wenn die Mobiltelefonnummer eines Kontakts nicht für Sie verfügbar ist, können Sie sich an die Person wenden und sie bitten, Ihre Zugriffsebene auf Team oder Privat festzulegen. Was ist ein Communicator-Anruf? Einer der Menüeinträge im Anrufoptionsmenü lautet Communicator-Anruf. Ein CommunicatorAnruf ist ein VoIP-Anruf (Voice over Internet Protocol), der an alle Geräte des Kontakts weitergeleitet wird, auf denen Office Communicator 2007 R2 ausgeführt wird. Ein Kontakt kann einen Communicator-Anruf auf seinem Computer oder einem Telefoniegerät empfangen, das für Office Communicator 2007 R2 konfiguriert ist. Hinweis Sie können Communicator-Anrufe nur an Office Communicator-Kontakte in Ihrem Unternehmen und an unternehmensexterne Verbundkontakte tätigen. Communicator-Anrufe an öffentliche Sofortnachrichtenkontakte oder unternehmensexterne Nicht-Verbundkontakte werden nicht unterstützt. Benachrichtigung bei Änderungen des Status eines Kontakts Sie können von Communicator über Statusänderungen eines Kontakts informiert werden. Dazu wird eine Benachrichtigung angezeigt, wenn der Status eines Kontakts zu Verfügbar oder Offline geändert wird. In der Benachrichtigung werden Name, Titel, Adresse für Sofortnachrichten und der neue Anwesenheitsstatus des Kontakts angezeigt. Sie können auf die Benachrichtigung klicken, um eine Sofortnachrichtensitzung mit dieser Person zu beginnen. Das Konfigurieren von Communicator zum Anzeigen dieser Benachrichtigung für einen bestimmten Kontakt wird als Markieren bezeichnet. So markieren Sie einen Kontakt für Benachrichtigungen bei Statusänderungen Klicken Sie in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, und klicken Sie dann auf Für Statusänderungsbenachrichtigungen markieren. So zeigen Sie markierte Kontakte in der Kontaktliste an Klicken Sie im Fenster Office Communicator auf die Schaltfläche Ansicht ändern und klicken Sie dann auf Markierte Kontakte. In dieser Ansicht werden alle zurzeit markierten Kontakte angezeigt. , Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 35 Kapitel 6: Senden und Empfangen von Sofortnachrichten Sie können in Office Communicator 2007 R2 eine Sofortnachrichtensitzung mit einem oder mehreren Kontakten starten. Nach dem Start einer Sofortnachrichtensitzung können Sie weitere Kontakte zu der Sitzung einladen und Audio und Video in die Sitzung integrieren, ohne ein neues Unterhaltungsfenster öffnen zu müssen. In diesem Kapitel werden die folgenden Aufgaben behandelt: Starten einer Sofortnachrichtensitzung Hinzufügen von Emoticons zu Sofortnachrichten Formatieren von Sofortnachrichten Einladen anderer Personen zu einer Sofortnachrichtensitzung Annehmen oder Ablehnen einer Sofortnachrichteneinladung Starten einer Sofortnachrichtensitzung Zum Senden einer Sofortnachricht doppelklicken Sie in der Kontaktliste einfach auf den gewünschten Namen. Wenn Sie auf einen Kontaktnamen doppelklicken, wird das Fenster Unterhaltung geöffnet, in dem Sie die Sofortnachricht eingeben und Antworten anderer Personen anzeigen können, wie in Abbildung 6.1 veranschaulicht. Abbildung 6.1. Das Fenster „Office Communicator“ und das Fenster „Unterhaltung“ So starten Sie eine Sofortnachrichtensitzung mit einem Kontakt Hinweis Sie können Sofortnachrichten nur an Communicator-Kontakte innerhalb ihres Unternehmens, öffentliche Sofortnachrichtenkontakte und Verbundkontakte senden. 36 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Doppelklicken Sie in der Kontaktliste auf einen Kontaktnamen, geben Sie eine Nachricht ein, und drücken Sie die EINGABETASTE. Wenn der Kontakt nicht in der Kontaktliste enthalten ist, geben Sie den Namen der Person in das Feld Suchen ein, und doppelklicken Sie dann im Feld Suchergebnisse auf den entsprechenden Namen. So starten Sie eine Sofortnachrichtensitzung mit einer Gruppe Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Klicken Sie zum Senden einer Sofortnachricht an eine Verteilergruppe oder eine Kontaktgruppe mit der rechten Maustaste auf einen Gruppennamen, klicken Sie auf Sofortnachricht senden, oder drücken Sie die EINGABETASTE. Geben Sie eine Nachricht ein, und drücken Sie anschließend die EINGABETASTE. Wenn Sie eine Sofortnachricht an mehrere Kontakte senden möchten, halten Sie beim Auswählen der Kontakte die STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie dann auf Sofortnachricht senden, oder drücken Sie die EINGABETASTE. Anschließend geben Sie eine Nachricht ein und drücken die EINGABETASTE. Hinzufügen von Emoticons zu Sofortnachrichten Emoticons sind kleine Grafiken, die Sie in Sofortnachrichten verwenden können, um Gefühle und Regungen auszudrücken, wie in Abbildung 6.2 gezeigt. Abbildung 6.2. Ein Emoticon wird in eine Sofortnachricht eingefügt Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 37 So fügen Sie ein Emoticon in eine Sofortnachricht ein 1. Positionieren Sie im Nachrichtenbereich des Fensters Unterhaltung den Cursor an der Stelle, an der Sie das Emoticon einfügen möchten. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Emoticons, und wählen Sie dann ein Emoticon aus. Formatieren von Sofortnachrichten Mit Communicator können Sie Schriftart, Schriftgrad und Farbe ändern oder Text mit zusätzlichen Attributen formatieren, z. B. fett, kursiv oder unterstrichen. So formatieren Sie den Sofortnachrichtentext für eine Nachricht 1. Doppelklicken Sie im Fenster Office Communicator in der Kontaktliste auf einen Kontaktnamen, um eine Sofortnachricht zu starten. 2. Klicken Sie im Fenster Unterhaltung auf die Schaltfläche Textfarbe, Schriftart und andere Formatierungen ändern , und wählen Sie dann die Formatierungsoptionen im Formatierungsfenster aus. Zusätzlich zum Formatieren der aktuellen Sofortnachricht können Sie auch dauerhafte Formatierungsänderungen festlegen, die auf alle Sofortnachrichten angewendet werden. So formatieren Sie den Sofortnachrichtentext für alle Sofortnachrichten 1. Klicken Sie in der Titelleiste von Office Communicator auf die Menüschaltfläche 2. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. 3. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die Registerkarte Allgemein, und klicken Sie dann auf Schriftart ändern. 4. Nehmen Sie im Dialogfeld Schriftart ändern die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie dann auf OK. 5. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu bestätigen, und schließen Sie das Dialogfeld Optionen. Ihre Schriftartänderungen werden jetzt auf alle Sofortnachrichten angewendet. . Einladen von Personen zu einer Sofortnachrichtensitzung Möglicherweise beginnen Sie eine Sofortnachrichtensitzung mit einer Person und stellen dann fest, dass Sie weitere Personen zur Unterhaltung einladen müssen. Sie können Kontakte hinzufügen, indem Sie diese in der Kontaktliste auswählen. Sie können zudem Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen, indem Sie diesen eine E-Mail-Einladung senden. So laden Sie eine Person zur Teilnahme an einer aktuellen Unterhaltung ein 1. Doppelklicken Sie im Fenster Office Communicator auf einen Kontakt. 2. Geben Sie im Fenster Unterhaltung eine Nachricht ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. 3. Nachdem die Unterhaltung mit dem Kontakt begonnen hat, klicken Sie im Fenster Unterhaltung auf die Schaltfläche Einladen, um nach Bedarf weitere Personen hinzuzufügen. 4. Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein, oder wählen Sie einen Kontakt in der Kontaktliste aus, und klicken Sie dann auf OK. 38 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte So laden Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation per E-Mail ein 1. Klicken Sie im Fenster Unterhaltung auf Einladen und anschließend auf Über E-Mail einladen. In Microsoft Outlook wird eine E-Mail-Nachricht geöffnet. (Wenn Sie nicht über Outlook verfügen, können Sie den Einladungstext in ein E-Mail-Programm Ihrer Wahl kopieren.) 2. Geben Sie in der E-Mail-Nachricht die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, und klicken Sie auf Senden. 3. Die E-Mail-Nachricht enthält zwei Links für den Konferenzbeitritt: einen für Communicator und einen für einen Webbrowser. Wenn der Empfänger Communicator nicht installiert hat, kann er über einen Webbrowser beitreten. Empfangen einer Sofortnachrichteneinladung Wenn Sie eine Einladung für eine Sofortnachricht erhalten, wird unten rechts auf dem Bildschirm kurz eine Benachrichtigung angezeigt, wie in Abbildung 6.3 veranschaulicht. Abbildung 6.3. Benachrichtigung für eine Sofortnachrichteneinladung So nehmen Sie eine Sofortnachrichteneinladung an 1. Klicken Sie in der Benachrichtigung für die Sofortnachrichteneinladung in den linken Bereich der Einladung. 2. Geben Sie Ihre Antwort im Fenster Unterhaltung im Nachrichtenbereich ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. So lehnen Sie eine Einladung ab Klicken Sie in der Benachrichtigung für die Sofortnachrichteneinladung auf die Schaltfläche Unterhaltung schließen. So beantworten Sie eine Sofortnachricht durch einen Anruf Klicken Sie in der Benachrichtigung für die Sofortnachrichteneinladung auf Umleiten und anschließend auf den Namen oder die Rufnummer, um den Anruf zu tätigen. So legen Sie den Status bis zur vollen Stunde auf „Nicht stören“ fest Klicken Sie in der Benachrichtigung für die Sofortnachrichteneinladung auf Umleiten und anschließend auf Status auf „Nicht stören“ festlegen, sodass Ihr Status bis zur nächsten vollen Stunde in Nicht stören geändert wird. Beispiel: Wenn Sie Ihren Anwesenheitsstatus um 11:15 Uhr auf Nicht stören festlegen, wird der Status um 12:00 Uhr wieder zu Verfügbar geändert. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 39 Teil 3 Konferenzfunktionen und Zusammenarbeit Inhalt: Kapitel 7: Erste Schritte mit Unified Communications-Konferenzfunktionen Kapitel 8: Konferenzfunktionen von Communicator Kapitel 9: Verwenden der Desktopfreigabe Kapitel 10: Übergangsloser Wechsel zwischen Kommunikationsmodi Kapitel 11: Planen einer Communicator-Telefonkonferenz oder einer Live Meeting-Konferenz Kapitel 12: Hinzufügen einer Einwahlnummer zu einer Telefonkonferenz Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 41 Kapitel 7: Erste Schritte mit Unified Communications-Konferenzfunktionen Mithilfe von Office Communicator 2007 R2 können Sie problemlos eine Konferenz über eine Sofortnachrichtensitzung (1:1) starten. Sie können auch problemlos Kommunikationsmodi zu Konferenzsitzungen hinzufügen, einschließlich Telefon, Video und sogar vollständiger Webkonferenzen und Datenfreigaben über Live Meeting. Für die in Teil 3, „Konferenzfunktionen und Zusammenarbeit“, beschriebenen Konferenzfunktionen müssen die Konferenzfunktionen in Ihrem Unternehmen aktiviert werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Konferenzfunktionen aktiviert sind, wenden Sie sich an den Systemadministrator. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über die erforderliche Hardware und Software verfügen, bevor Sie die Konferenzfunktionen von Communicator verwenden (siehe Abschnitt „Automatisches Einrichten von Audio und Video“ weiter unten in diesem Kapitel). Einsatzzwecke für Communicator und Live Meeting Microsoft Unified Communications bietet verschiedene Möglichkeiten für Konferenzen. Beispielsweise können Sie für die alltägliche informelle Kommunikation mit Mitarbeitern Konferenzen mit Office Communicator 2007 R2 durchführen. Communicator 2007 R2Funktionen wie z. B. die Desktopfreigabe und Einwahlkonferenzen bieten noch umfassendere Konferenzmöglichkeiten. In Communicator 2007 R2 können Sie Ihren Desktop für andere Teilnehmer freigeben, um z. B. Folien anzuzeigen oder andere Dokumente und Anwendungen freizugeben. Für formellere Präsentationen, bei denen Webkonferenzfunktionen wie die Anwendungsfreigabe, Aufzeichnungen und Fragen-und-Antworten-Sitzungen erforderlich sind, können Sie eine etwas formellere Live Meeting-Konferenz planen. In Tabelle 7.1 finden Sie Informationen, die Sie bei der Entscheidung über die zu verwendende Konferenzmethode unterstützen. Hinweis In Communicator 2007 R2 können auch Personen einer Konferenz beitreten, die nicht Ihrer Organisation angehören. Sie können Personen außerhalb Ihrer Organisation per E-Mail einladen. Diese können dann über Communicator oder einen Webbrowser an Sofortnachrichten, Audio, Video und der Desktopfreigabe teilnehmen. Mithilfe von Einwahlkonferenzen können Teilnehmer zudem beliebige Telefone verwenden, um sich in die Audioübertragung einer Konferenz einzuwählen. Tabelle 7.1 Konferenzszenarios und empfohlene Methoden Zweck Empfohlene Konferenzmethode Ungeplante Konferenzen mit mehreren Teilnehmern, um z. B. mit Mitarbeitern rasch eine Entscheidung zu treffen Verwenden Sie die Konferenzfunktionen von Office Communicator. Siehe Kapitel 8, „Konferenzfunktionen von Communicator“. Durchführen ungeplanter Telefonkonferenzen Verwenden Sie Office Communicator. Siehe Kapitel 8, „Konferenzfunktionen von Communicator“. Freigeben einer Ansicht Ihres Desktops, um ein geöffnetes Dokument oder eine Anwendung zu präsentieren Verwenden Sie die Office Communicator-Desktopfreigabe. Siehe Kapitel 9 „Verwenden der Desktopfreigabe“. Präsentieren von Folien und Freigeben von Webseiten, Anwendungen oder des Desktops während einer ungeplanten Telefonkonferenz Verwenden Sie Office Communicator, um die Konferenz zu starten, und weiten Sie diese bei Bedarf zu einer Live Meeting-Konferenz aus. Siehe Kapitel 10, „Übergangsloser Wechsel zwischen Kommunikationsmodi“. 42 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Zweck Empfohlene Konferenzmethode Planen von Telefonkonferenzen, um auf die Kalender der Beteiligten zugreifen zu können sowie Verwenden von Sprach- und Videofunktionen und der Desktopfreigabe Verwenden Sie das Konferenz-Add-In für Microsoft Office Outlook, um eine Communicator-Konferenz zu planen. Siehe Kapitel 11, „Planen einer Communicator-Telefonkonferenz oder einer Live Meeting-Konferenz“. Planen einer Webkonferenz, für die Webkonferenzfunktionen verwendet werden, die über die Desktopfreigabe hinausgehen, z. B. Anwendungsfreigabe, Besprechungslobby, Fragen-undAntworten, Whiteboard und freigegebene Notizen. Verwenden Sie das Konferenz-Add-In für Microsoft Office Outlook, um eine Live Meeting-Konferenz zu planen. Siehe Kapitel 11, „Planen einer Communicator-Telefonkonferenz oder einer Live Meeting-Konferenz“. Automatisches Einrichten von Audio und Video Für Audiokonferenzen (Telefonkonferenzen) müssen ein Headset, ein Lautsprecher und ein Mikrofon bzw. ein USB-Audiogerät an den Computer angeschlossen sein. Für Audio-/ Videokonferenzen muss zudem eine Webcam an den Computer angeschlossen sein, um einen Audio-/Videoanruf einzuleiten. Sie können jedoch auch ohne eine Webcam an einer Audio-/ Videokonferenz teilnehmen und die Videostreams anderer Teilnehmer anzeigen. In der Regel erkennt Office Communicator Ihre Audio- und Videogeräte automatisch, sodass keine spezielle Einrichtung erforderlich ist. Sie können jedoch den Assistenten zum Einrichten von Audio und Video ausführen, bevor Sie eine Telefonkonferenz planen, um sicherzustellen, dass Ihre Geräte ordnungsgemäß installiert sind. So richten Sie Audio und Video ein Klicken Sie auf der Titelleiste im Fenster Office Communicator auf die Menüschaltfläche , zeigen Sie auf Extras, und klicken Sie dann auf Audio und Video einrichten. Befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten zum Einrichten von Audio und Video. Beachten Sie, dass der Assistent zum Einrichten von Audio und Video die Einstellungen für Audio und Video sowohl für Office Communicator als auch für Live Meeting einrichtet. Installieren der Live Meeting-Konsole Wenn Sie Live Meeting-Sitzungen starten möchten, müssen Sie den Live Meeting-Client installieren. Wie bereits in Tabelle 7.1 gezeigt, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um mit Microsoft Office Unified Communications Konferenzen abzuhalten. Sie können z. B. während einer Telefonkonferenz in Office Communicator den Live Meeting-Client öffnen, wenn Dateifreigabefunktionen erforderlich sind. Sie können auch über Outlook Live MeetingBesprechungen planen, wenn eine formell geplante Webkonferenz erforderlich ist. Anweisungen zum Installieren des Live Meeting-Clients erhalten Sie vom Systemadministrator. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 43 Installieren des Konferenz-Add-Ins für Microsoft Office Outlook Mithilfe des Konferenz-Add-Ins für Microsoft Office Outlook können Sie, wie unten in Abbildung 7.1 gezeigt, Telefonkonferenzen für Communicator oder Webkonferenzen mit Live Meeting planen. Anweisungen zum Installieren des Konferenz-Add-Ins für Microsoft Office Outlook erhalten Sie vom Systemadministrator. Abbildung 7.1. Installieren des Konferenz-Add-Ins für Microsoft Office Outlook Beim Planen von Audiokonferenzen mithilfe des Konferenz-Add-Ins für Microsoft Office Outlook können Sie der Konferenz unter den Audiooptionen eine Telefonkonferenznummer hinzuzufügen. Teilnehmer können sich mit beliebigen Telefonen in die Konferenz einwählen und bei entsprechender Aufforderung die Konferenz-ID und PIN eingeben. Nachdem der Teilnehmer der Konferenz beigetreten ist, wird er in der Konferenzliste angezeigt. Im Fenster Konferenz werden die Konferenzeinwahlnummer, die Konferenz-ID und die Kennung angezeigt. Weitere Konferenzinformationen Weitere Informationen zu Konferenzen finden Sie im Abschnitt zum Thema Konferenz in der Office Communicator-Onlinehilfe. Zum Öffnen der Onlinehilfe von Office Communicator 2007 R2 klicken Sie auf die Menüschaltfläche und dann auf Hilfe zu Microsoft Office Communicator. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 45 Kapitel 8: Konferenzfunktionen von Communicator Office Communicator 2007 R2 unterstützt Sie bei Ihrer alltäglichen und normalerweise unstrukturierten Kommunikation mit anderen Personen. Mit Office Communicator können Sie z. B. eine Sofortnachrichtenunterhaltung mit einer Person beginnen und dann eine weitere Person zur Unterhaltung einladen, um eine Entscheidung zu fällen. Wenn Sie eine dritte Person zur Sofortnachrichtenunterhaltung einladen, starten Sie eine Ad-hoc-Konferenz. Nachdem die Konferenz gestartet wurde, können Sie weitere Personen einladen oder nahtlos Audio- und Videokommunikationsmodi hinzufügen, ohne das Communicator-Fenster Unterhaltung verlassen zu müssen. Dank Communicator starten Sie eine Konferenz mit wenigen Mausklicks. Sie können die Konferenzfunktionen von Communicator effizient verwenden, indem Sie in der Kontaktliste eine Gruppe auswählen und dann auf Sofortnachricht senden oder Telefonkonferenz beginnen klicken, um eine Sofortnachrichten- oder Telefonkonferenz zu starten. In diesem Kapitel werden die folgenden Aufgaben behandelt: Starten einer Sofortnachrichtenkonferenz durch Einladen weiterer Personen zu einer Sofortnachrichtensitzung Starten einer Telefonkonferenz durch Auswählen mehrerer Kontakte in der Kontaktliste oder durch Auswählen eines Kontakts oder einer Verteilergruppe Starten einer Ad-hoc-Audio-/Videokonferenz aus einer Sofortnachrichtensitzung Teilnehmen an einer Konferenz Konferenzen mit mindestens drei Teilnehmern, einschließlich Audio-/Videokonferenzen, erfordern einen Audio-Video-Konferenzserver von Office Communications Server 2007 R2. Wenn Sie nicht sicher sind, ob ein Audio-Video-Konferenzserver in Ihrem Unternehmen eingerichtet ist, wenden Sie sich an den Systemadministrator. Starten einer IM-Konferenz von der Kontaktliste Das Starten einer ungeplanten (Ad-hoc-) Sofortnachrichtenkonferenz ist häufig die schnellste Methode, um Entscheidungen zu fällen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass Sofortnachrichtenkonferenzen sehr einfach gestartet werden können. Sie müssen nur die gewünschten Kontakte in der Kontaktliste auswählen und auf die Option Sofortnachricht senden klicken. Sie können eine Sofortnachrichtenkonferenz über die Kontaktliste starten, indem Sie mehrere Kontakte, eine Verteilergruppe oder eine Kontaktgruppe auswählen. Sie können eine Konferenz auch während einer Telefon- oder Videounterhaltung zwischen zwei Personen starten, indem Sie einfach eine weitere Person zur Teilnahme an der Unterhaltung einladen. 46 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte So starten Sie eine ungeplante Sofortnachrichtenkonferenz Führen Sie in der Kontaktliste eine der folgenden Aktionen aus: Wählen Sie bei gedrückter STRG-TASTE mehrere Kontakte aus, die Sie zur Konferenz einladen möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den letzten Kontakt, und klicken Sie anschließend auf Sofortnachricht senden. Geben Sie im Nachrichteneingabebereich eine Nachricht ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt oder eine Gruppe, wie in Abbildung 8.1 dargestellt, und klicken Sie dann auf Sofortnachricht senden. Geben Sie im Nachrichteneingabebereich eine Nachricht ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Abbildung 8.1. Auswahl einer Kontaktgruppe zum Starten einer Sofortnachrichtenkonferenz Es wird das Fenster Unterhaltung geöffnet. In diesem Fenster wird der Status Einladen für die einzelnen Kontakte angezeigt, während dem Kontakt die Sofortnachrichteneinladung gesendet wird. Wenn der Kontakt den Anruf annimmt und an der Konferenz teilnimmt, wird rechts neben dem Kontaktnamen die Telefonanzeige dargestellt, wie in Abbildung 8.1 gezeigt. Wenn Sie eine Sofortnachricht an mehrere Personen senden, wird den Empfängern der Sofortnachricht eine Einladung zu einer Sofortnachrichtenkonferenz angezeigt, wie unten in Abbildung 8.2 veranschaulicht. Abbildung 8.2. Einladung für Sofortnachrichtenkonferenz So nehmen Sie an einer Sofortnachrichtenkonferenz teil Klicken Sie in den linken Bereich der Einladungsbenachrichtigung zu einer Konferenz. Sie können während der Konferenz jederzeit weitere Personen zur Teilnahme an der Konferenz einladen, indem Sie auf die Schaltfläche Einladen klicken und dann die Kontakte auswählen, die Sie einladen möchten. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 47 Starten einer Konferenz mit Kontakten innerhalb und außerhalb der Organisation In Communicator 2007 R2 können Sie mithilfe der Option Sofortbesprechung eine neue Konferenz starten. Sie finden diese Option, wenn Sie auf die Menüschaltfläche klicken. Mithilfe dieser Option können Sie nicht nur Kontakte aus Ihrer Organisation einladen. Sie können zudem Kontakte außerhalb Ihrer Organisation zu einer Unterhaltung einladen, indem Sie ihnen eine E-Mail-Einladung senden. Die externen Kontakte können in der E-Mail-Einladung auf einen Link klicken, um der Konferenz mithilfe eines Webbrowsers beizutreten. So starten Sie eine Konferenz mithilfe der Option „Sofortbesprechung“ Klicken Sie auf die Menüschaltfläche und anschließend auf Sofortbesprechung. So laden Sie Kontakte aus Ihrer Organisation oder einer Verbundorganisation ein 1. Klicken Sie im neuen Unterhaltungsfenster auf den Pfeil neben Einladen und anschließend auf Kontakt einladen. 2. Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein, oder wählen Sie einen Kontakt in der Kontaktliste aus, und klicken Sie dann auf OK. So laden Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation per E-Mail ein 1. Klicken Sie im neuen Unterhaltungsfenster auf Einladen und anschließend auf Über E-Mail einladen. 2. Geben Sie in der E-Mail-Nachricht für die Telefonkonferenz die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, und klicken Sie auf Senden. 3. Die E-Mail-Nachricht enthält zwei Links für den Konferenzbeitritt: einen für Communicator und einen für einen Webbrowser. Wenn der Empfänger Communicator nicht installiert hat, kann er über einen Webbrowser beitreten. Im Gegensatz zur Videofunktion stehen mithilfe des Webbrowsers Sofortnachrichten, die Audiofunktion sowie die Desktopfreigabe zur Verfügung. So laden Sie jemanden per Telefon ein 1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf den Pfeil neben Einladen und anschließend auf Telefonisch einladen. 2. Geben Sie im Dialogfeld Person telefonisch einladen die Telefonnummer der Person ein, und klicken Sie auf Anrufen. Einleiten einer Telefonkonferenz Sie können eine Telefonkonferenz mit der Kontaktliste starten, indem Sie mehrere Kontakte oder eine Gruppe auswählen. Sie können eine Konferenz auch während einer Telefon- oder Videounterhaltung zwischen zwei Personen (1:1) starten, indem Sie eine weitere Person zur Teilnahme an der Unterhaltung einladen. So starten Sie eine Telefonkonferenz 1. Führen Sie in der Kontaktliste eine der folgenden Aktionen aus: Wählen Sie bei gedrückter STRG-TASTE mehrere Kontakte aus, die Sie zur Konferenz einladen möchten, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den letzten Kontakt, und zeigen Sie anschließend auf Telefonkonferenz beginnen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Kontaktgruppe, und zeigen Sie dann auf Telefonkonferenz beginnen. 48 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte 2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Konferenz jetzt beginnen mit. Klicken Sie auf Communicator, um die Konferenz über Ihr standardmäßiges USB-Telefongerät oder Ihren Computer zu starten (wenn Sie über ein Headset oder Lautsprecher und Mikrofon verfügen). Konferenz beginnen durch Anruf an mich unter. Klicken Sie auf eine Rufnummer, damit Communicator diese Rufnummer anruft und Sie der Konferenz hinzufügt, wenn Sie antworten. Beachten Sie, dass Sie auch eine neue Rufnummer eingeben können, über die Sie an der Konferenz teilnehmen können. Abbildung 8.3. Das Fenster „Unterhaltung“ während einer Telefonkonferenz Während einer Telefonkonferenz können Sie Folgendes durchführen: Klicken Sie auf Videotelefonkonferenz beginnen, um Ihren Videobeitrag zur Konferenz hinzuzufügen (dazu muss eine Webcam an Ihren Computer angeschlossen sein). Klicken Sie auf Sofortnachrichtenbereich anzeigen, um den Teilnehmern der Konferenz eine Sofortnachricht zu senden. Klicken Sie auf Einladen, um weitere Personen zur Konferenz hinzuzufügen. Teilnehmen an einer Telefonkonferenz Wenn Sie eine Telefonkonferenz einleiten, wird den Empfängern des Anrufs eine Telefonkonferenzeinladung angezeigt, wie in Abbildung 8.4 veranschaulicht. Abbildung 8.4. Benachrichtigung für Telefonkonferenzeinladung So nehmen Sie an einer Telefonkonferenz teil Klicken Sie in den linken Bereich der Einladungsbenachrichtigung zu einer Konferenz. So nehmen Sie mit einem anderen Telefon an einer Telefonkonferenz teil Um mit einem anderen Telefon als dem Standardtelefon an einer Telefonkonferenz teilzunehmen, klicken Sie in der Benachrichtigung für die Telefonkonferenzeinladung auf Teilnehmen von, und wählen dann das Telefon aus, mit dem Sie an der Konferenz teilnehmen möchten. Communicator stellt eine Verbindung mit der Rufnummer her, und wählt Sie unter dieser Nummer in die Konferenz ein, wenn Sie den Anruf annehmen. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 49 Kapitel 9: Verwenden der Desktopfreigabe Mithilfe der Desktopfreigabe in Office Communicator 2007 R2 können Teilnehmer eine Communicator-Unterhaltung den vollständigen Desktop ihres Computers für die weiteren Teilnehmer freigeben. Wenn Sie während der Unterhaltung anderen Teilnehmern ein Dokument, einen Folienstapel oder eine Anwendung zeigen möchten, können Sie eine Desktopfreigabesitzung starten. Sie können anderen Teilnehmern auch die Steuerung der auf dem Desktop angezeigten Dokumente oder Anwendungen gewähren. Wenn Sie mit der Desktopfreigabe beginnen, verfügen Sie über die alleinige Steuerung des Mauszeigers und der Tastatur, sodass Sie die Aktionen in allen geöffneten Programmen und Dokumenten steuern können. Sie können jedoch anschließend auch anderen Teilnehmern Maus- und Tastatureingaben auf Ihrem Desktop ermöglichen, sodass Sie mit Ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten können. Wenn Sie beispielsweise einen Folienstapel freigeben und ein anderer Mitarbeiter diesen in seiner bevorzugten Geschwindigkeit anzeigen möchte, können Sie die Steuerung an diesen Teilnehmer übergeben. Um interaktive Besprechungen zu ermöglichen, können Sie die Desktopfreigabe einem Videoanruf hinzufügen oder während der Desktopfreigabe die Videofunktion starten. Den Teilnehmern werden gleichzeitig das Videobild, die Desktopfreigabe und das Sofortnachrichten-Unterhaltungsfenster angezeigt (siehe Abbildung 9.1). Abbildung 9.1. Gleichzeitiges Verwenden von Desktopfreigabe und Videofunktion Freigeben des Desktops Desktopfreigabesitzungen können zu einem beliebigen Zeitpunkt einer Unterhaltung begonnen werden. Als der freigebende Benutzer können Sie die Steuerung Ihres Desktops anderen Teilnehmern übergeben, zum Unterhaltungsfenster zurückkehren (um beispielsweise eine Sofortnachrichtenunterhaltung fortzuführen oder die Videofunktion zu starten) und die Desktopfreigabesitzung beenden. So geben Sie Ihren Desktop während einer Communicator-Unterhaltung frei 1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf die Schaltfläche Freigabe und anschließend auf Desktop freigeben. Ihr Desktop wird mit einem hervorgehobenen Rahmen angezeigt, um darauf hinzuweisen, dass dieser derzeit anderen Teilnehmern angezeigt wird (siehe Abbildung 9.2). 50 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Abbildung 9.2. Desktopfreigabe aus Sicht des freigebenden Benutzers Hinweis Wenn Sie über mehrere Bildschirme verfügen, können Sie auswählen, welcher freigegeben werden soll. 2. In den Unterhaltungsfenstern der Teilnehmer wird die Meldung Klicken Sie hier, um die Einladung zu einer Freigabesitzung anzunehmen gemeinsam mit einer Benachrichtigung angezeigt. Die anderen Teilnehmer klicken auf die Meldung, um die Einladung anzunehmen. 3. Wenn Sie Ihren Desktop freigeben, können Sie wie gewohnt Programme öffnen und anzeigen sowie durch Dokumente und Folienstapel blättern. So übertragen Sie die Steuerung an einen anderen Teilnehmer 1. 2. Um die Steuerung einer Desktopfreigabesitzung freizugeben, klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf den Pfeil neben der Freigabeleiste Steuerung, und führen anschließend einen der folgenden Schritte durch: Klicken Sie unter Steuerung übergeben an auf den Namen des Teilnehmers, dem Sie die Steuerung übergeben möchten. Dem Teilnehmer wird die Meldung Ihnen wurde die Steuerung übergeben angezeigt. Klicken Sie auf Steuerung für alle Teilnehmer freigeben, wenn alle Teilnehmer die Steuerung übernehmen können sollen. Den anderen Teilnehmern wird die Schaltfläche Steuerung anfordern angezeigt, auf die sie klicken können, um mit ihrer Maus und Tastatur Ihren Desktop zu steuern. Um die Steuerung einer Desktopfreigabesitzung wieder alleine zu übernehmen, klicken Sie im Fenster Unterhaltung auf den Pfeil neben der Schaltfläche Freigabe und anschließend auf Steuerung wieder übernehmen. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 51 So fügen Sie der Desktopfreigabesitzung die Videofunktion hinzu 1. Klicken Sie in der Freigabemenüleiste auf die Schaltfläche Unterhaltung anzeigen, um zum Unterhaltungsfenster zurückzukehren (siehe Abbildung 9.3). Abbildung 9.3. Schaltfläche „Unterhaltung anzeigen“ in der DesktopfreigabeMenüleiste 2. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf die Schaltfläche Videoanruf beginnen. Hinweis Wenn ein Teilnehmer mit einen Webbrowser an der Konferenz teilnimmt, steht diesem die Videofunktion nicht zur Verfügung. So beenden Sie die Desktopfreigabe Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Freigabe und anschließend oben auf dem Bildschirm in der Freigabemenüleiste auf die Schaltfläche Beenden (siehe Abbildung 9.4). Abbildung 9.4. Schaltfläche „Beenden“ in der Desktopfreigabe-Menüleiste Anzeigen eines freigegebenen Desktops Wenn ein anderer Teilnehmer eine Desktopfreigabe initiiert, können Sie die Einladung für die Anzeige der Desktopfreigabe annehmen, Ihre Ansicht des freigegebenen Desktops ändern und dessen Steuerung anfordern. So nehmen Sie die Einladung zu einer Desktopfreigabesitzung an 1. Wenn ein Teilnehmer im Lauf einer Unterhaltung eine Desktopfreigabe initiiert, wird in Ihrem Unterhaltungsfenster die Meldung Klicken Sie hier, um die Einladung zu einer Freigabesitzung anzunehmen angezeigt (siehe Abbildung 9.5). Wenn Sie sich derzeit nicht in einer Unterhaltung befinden, wird eine Benachrichtigung angezeigt (siehe Abbildung 9.6). Abbildung 9.5. Einladung zu einer Desktopfreigabesitzung aus Sicht des Teilnehmers 52 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Abbildung 9.6. Einladung zu einer Desktopfreigabesitzung aus Sicht des Teilnehmers 2. Klicken Sie auf die Meldung oder die Benachrichtigung, um den Desktop des freigebenden Teilnehmers anzuzeigen. So ändern Sie Ihre Ansicht des freigegebenen Desktops Sie können die Fenstersteuerelemente verwenden, um Ihre Ansicht des freigegebenen Desktops zu vergrößern oder anzupassen: Um für die Anzeige des freigegebenen Desktops zwischen der Originalgröße und An Fenster anpassen zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche Originalgröße Um den freigegebenen Desktop auf Ihrem gesamten Bildschirm anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche An Bildschirmgröße anpassen Um die Steuerung für den freigegebenen Desktop anzufordern, klicken Sie auf die Schaltfläche Steuerung übernehmen . . Um die Desktopfreigabe zu beenden, klicken Sie über dem Desktopfreigabefenster auf die Schaltfläche Beenden . . Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 53 Kapitel 10: Übergangsloser Wechsel zwischen Kommunikationsmodi Zu den hervorragenden neuen Funktionen in Office Communicator 2007 R2 gehört die Möglichkeit, während einer Sitzung nahtlos zwischen Kommunikationsmodi zu wechseln. Sie können beispielsweise eine ganz einfache Sofortnachrichtensitzung mit einem Mitarbeiter starten. Nach einigen ausgetauschten Sofortnachrichten möchten Sie möglicherweise eine dritte Person zur Sitzung einzuladen. Dann entschließen Sie sich eventuell dazu, eine anspruchsvollere Kommunikationsform als die Sofortnachricht zu wählen, und Sie können der Konferenz Audiound Videofunktionen hinzufügen. Anschließend möchten Sie z. B. eine Webseite präsentieren oder eine Anwendung gemeinsam nutzen und starten daher Live Meeting und geben Ihren Desktop frei. Office Communicator ermöglicht dieses Szenario nicht nur, sondern gestaltet es zusätzlich relativ übergangslos. In diesem Kapitel werden folgende Aufgaben behandelt: Starten einer Sofortnachrichtenkonferenz durch Einladen weiterer Personen zu einer Sofortnachrichtensitzung Starten einer Telefonkonferenz durch Auswählen mehrerer Kontakte in der Kontaktliste oder durch Auswählen eines Kontakts oder einer Verteilergruppe Starten einer ungeplanten Audio-/Videokonferenz über eine Sofortnachrichtensitzung Ausweiten einer Telefonkonferenz in eine Live Meeting-Besprechung mit Datenfreigabe Konferenzen mit mindestens drei Teilnehmern, einschließlich Videokonferenzen, erfordern einen Audio-Video-Konferenzserver von Office Communications Server 2007. Wenn Sie nicht sicher sind, ob ein Audio-Video-Konferenzserver in Ihrem Unternehmen eingerichtet ist, wenden Sie sich an den Systemadministrator. Hinzufügen von Audio und Video zu einer Sofortnachrichtenkonferenz Einer der Vorteile von Communicator 2007 R2 ist der problemlose Wechsel zwischen Kommunikationsmodi, ohne neue Fenster öffnen zu müssen. Sie können z. B. eine Sofortnachrichtenkonferenz mit verschiedenen Benutzern starten und der Konferenz dann Audio- und Videofunktionen hinzufügen. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: So starten Sie eine Audiokonferenz über eine Sofortnachrichtensitzung 1. Starten Sie zuerst eine Sofortnachrichtenkonferenz. Wählen Sie mit gedrückter STRG-TASTE mehrere Kontakte in der Kontaktliste aus, die Sie zur Konferenz einladen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den letzten Kontakt, und klicken Sie dann auf Sofortnachricht senden. Geben Sie anschließend eine Nachricht ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. 2. Nachdem die Teilnehmer die Sofortnachrichteneinladung angenommen haben, können Sie der Konferenz Audiofunktionen hinzufügen, indem Sie im Fenster Unterhaltung auf die Schaltfläche Anrufen klicken. Communicator fügt Sie der Konferenz als Konferenzleiter hinzu und ruft die anderen Teilnehmer an. Wenn die Teilnehmer die Einladung zur Telefonkonferenz angenommen haben, wird die Telefonanzeige neben ihren Namen angezeigt. 3. Nachdem die Konferenzteilnehmer den Audioanruf akzeptiert haben, können Sie der Konferenz Videofunktionen hinzufügen, indem Sie auf Videotelefonkonferenz beginnen klicken. Dadurch wird eine Einladung zur Teilnahme an einer Videokonferenz an die Teilnehmer gesendet. Für die Konferenzteilnehmer wird daraufhin der Videobereich angezeigt, wie unten in Abbildung 10.1 gezeigt. 54 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Abbildung 10.1. Das Fenster „Unterhaltung“ während einer Telefonkonferenz mit Sofortnachrichten, Audio- und Videofunktionen Ausweiten einer Telefonkonferenz in eine Live Meeting-Besprechung Hinweis Die Live Meeting-Menüoptionen sind nur für Konferenzteilnehmer aktiviert, auf deren Computern Live Meeting installiert und konfiguriert ist. Mithilfe von Office Communicator 2007 R2 können Sie eine Communicator-Konferenz (sowohl eine Sofortnachrichten- als auch eine Audio-/Videokonferenz) in eine Live MeetingWebkonferenz ausweiten, ohne die Teilnehmer erneut einladen zu müssen. So weiten Sie eine Telefonkonferenz in eine Live Meeting-Besprechung aus 1. Starten Sie zuerst eine Telefonkonferenz. Wählen Sie mit gedrückter STRG-TASTE mehrere Kontakte in der Kontaktliste aus, die Sie zur Konferenz einladen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den letzten Kontakt, und klicken Sie dann auf Telefonkonferenz beginnen. 2. Nachdem die Konferenzteilnehmer der Konferenz beigetreten sind, können Sie diese mithilfe einer der folgenden Vorgehensweisen in eine Live Meeting-Webkonferenz ausweiten: Klicken Sie im Fenster Unterhaltung auf die Schaltfläche Live Meeting, um eine Live Meeting-Sitzung zu starten und eine Live Meeting-Einladung an alle Konferenzteilnehmer zu senden, wie in Abbildung 10.2 gezeigt. Klicken Sie rechts neben der Schaltfläche Live Meeting auf den Pfeil für die Optionen, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Informationen mithilfe von Live Meeting freigeben: Es wird eine Einladung zur Anwendungsfreigabe an die Konferenzteilnehmer gesendet, die die Einladungsanfrage im Nachrichtenbereich des Fensters Unterhaltung empfangen. Wenn sie die Einladung annehmen, wird mithilfe einer Live Meeting-Sitzung, die mit demselben Office Communications Server verbunden ist, der den Host für die Telefonkonferenz darstellt, eine Anwendungsfreigabe durchgeführt. Dieser Menüeintrag wird nur angezeigt, wenn Sie Live Meeting so konfiguriert haben, dass eine Verbindung mit dem Office Communications Server hergestellt wird. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 55 Sofortbesprechung mithilfe des Live Meeting-Diensts: Es wird eine Einladung an Konferenzteilnehmer zur Teilnahme an einer Live Meeting-Besprechung mithilfe des Live Meeting-Diensts gesendet. Wenn die Teilnehmer die Einladung annehmen, kann mithilfe einer Live Meeting-Sitzung, die mit dem Live Meeting-Dienst verbunden ist, eine Anwendungsfreigabe durchgeführt werden. Dieser Menüeintrag wird nur angezeigt, wenn Sie Live Meeting so konfiguriert haben, dass eine Verbindung mit dem Live Meeting-Dienst hergestellt wird. Abbildung 10.2. Live Meeting über das Fenster „Unterhaltung“ starten Nachdem Sie sich bei Live Meeting angemeldet haben, können Sie damit beginnen, Folien und Anwendungen freizugeben sowie gemeinsam an einer Textseite zu arbeiten (siehe Abbildung 10.3). Abbildung 10.3. Eine Textseite wird gemeinsam von zwei Teilnehmern einer Live Meeting-Sitzung genutzt. 56 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Wenn Sie eine Live Meeting-Einladung senden, wird diese den Empfängern im Communicator im Fenster Unterhaltung angezeigt (s. Abbildung 10.4). Abbildung 10.4. Die Live Meeting-Einladung im Fenster „Unterhaltung“ von Office Communicator So nehmen Sie an einer Live Meeting-Konferenz teil Klicken Sie in der Einladung auf den Link Start. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 57 Kapitel 11: Planen einer CommunicatorTelefonkonferenz oder einer Live MeetingKonferenz Hinweis Wenn Sie das Konferenz-Add-In für Microsoft Office Outlook noch nicht installiert haben, wenden Sie sich an den Systemadministrator. Microsoft Unified Communications stellt das Konferenz-Add-In für Microsoft Office Outlook bereit, mit dem Sie Communicator-Telefonkonferenzen und Live Meeting-Webkonferenzen planen können. Planen einer Office Communicator-Telefonkonferenz Mithilfe des Konferenz-Add-Ins für Microsoft Office Outlook können Sie eine Office Communicator-Telefonkonferenz planen. Zur Konferenz eingeladene Teilnehmer, Sie eingeschlossen, können über ihre öffentlichen Telefonleitungen, mithilfe von Mobiltelefonen oder mit einem Computer, an dem Lautsprecher und ein Mikrofon oder ein USB-Audiogerät angeschlossen sind, an der Konferenz teilnehmen. Beim Planen einer Office Communicator-Telefonkonferenz oder einer Live MeetingWebkonferenz können sie eine Einwahlnummer hinzufügen, sodass eingeladene Teilnehmer jedes Telefon nutzen können, um am Audioteil der Konferenz teilzunehmen. Die Meeting-Einladung enthält die Telefonnummer, Konferenz-ID und die Kennung, die der Teilnehmer verwenden kann, um am Audioteil der Konferenz teilzunehmen. So planen Sie eine Communicator-Telefonkonferenz Öffnen Sie Microsoft Office Outlook, klicken Sie auf Konferenzdienst, und klicken Sie dann auf Telefonkonferenz planen. So planen Sie eine Live Meeting-Webkonferenz Öffnen Sie Microsoft Office Outlook, klicken Sie auf Konferenzdienst, und klicken Sie dann auf Live Meeting-Besprechung planen. Wählen Sie die Besprechungsoptionen aus, die Sie normalerweise auch beim Planen einer Besprechung mit Outlook verwenden. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 59 Kapitel 12: Hinzufügen einer Einwahlnummer zu einer Telefonkonferenz Sie können beim Planen einer Office Communicator-Konferenz mit dem Live Meeting-AddIn für Outlook eine Einwahlnummer hinzufügen, sodass die Eingeladenen mit beliebigen Telefonen am Audioteil der Konferenz teilnehmen können. Die Besprechungseinladung enthält die Rufnummer, Konferenz-ID und die Kennung, mit denen der Teilnehmer dem Audioteil der Konferenz beitreten kann. Die Optionen für Einwahlkonferenzen unterscheiden sich abhängig davon, wie Ihr Administrator diese Funktion eingerichtet hat. Organisationen können sich beispielsweise dafür entscheiden, dass die Benutzer entweder für alle Konferenzen dieselben Einwahlinformationen verwenden dürfen, oder dass in Communicator für jede Konferenz neue Einwahlinformationen erstellt werden. Die Optionen unterscheiden sich zudem abhängig von den für die einzelnen Konferenzen festgelegten Zugriffstypen. Daher sollte vor Konfiguration der Einwahlnummer die Zugriffsebene ausgewählt werden. In einigen Organisationen werden den Mitarbeitern zudem vom Administrator persönliche Identifikationsnummern (PINs) für den Beitritt zu Communicator-Konferenzen zugewiesen. So können Mitarbeiter an Konferenzen teilnehmen, indem sie anstelle der Kennung die PIN angeben. Wenn Sie eine Communicator-Konferenz planen, der mit einer PIN beigetreten werden kann, können Sie dies im Dialogfeld Audiooptionen festlegen. HINWEIS Benutzer, die noch keine PIN eingerichtet haben, können dies nachholen, indem sie in der E-Mail-Einladung auf den Link Wurde Ihre PIN eingerichtet? klicken. Es wird eine Webseite angezeigt, auf der der Benutzer eine PIN einrichten kann. Erstellen von Konferenzen mit der Einwahloption für Audiokonferenzen Die Option zur Einbindung des Einwahlfeatures steht im Live Meeting-Add-In für Outlook zur Verfügung. Wenn Sie mit Outlook eine Telefonkonferenz planen, kann der Organisator die Seite Audio-Optionen für das Konferenzgespräch für die Auswahl der Einwahloption verwenden, was der Standardauswahl entspricht, oder eine andere Audiooption auswählen. In den Telefonkonferenz-Audiooptionen kann der Organisator zwischen den folgenden beiden Typen von Einwahlaudioverbindungen auswählen, wie in Abbildung 12.1 dargestellt: Meine ID für jede Konferenz verwenden. Office Communications Server reserviert für jeden Benutzer einen Konferenzraum. Die Benutzer verfügen über ihre eigene Konferenz-ID, die sie für eine beliebige, von ihnen organisierte Konferenz verwenden können. Diese Option ist nützlich, wenn Sie sich nur eine Konferenz-ID für alle Konferenzen merken möchten. Neue ID für jede Konferenz erstellen. Office Communications Server weist eine eindeutige Konferenz-ID zu. 60 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Je nach den Richtlinien der Organisation kann der Organisator auch festlegen, ob die Teilnehmer ein Kennwort für die Teilnahme an der Audiokonferenz verwenden müssen. Abbildung 12.1. Audio-Optionen für das Konferenzgespräch Verwenden des Einwahlfeatures für die Teilnahme an einer Konferenz Die Einladungs-E-Mail enthält die Telefonaudionummern, die von den Teilnehmern für den Zugriff auf eine Konferenz verwendet werden können. Die Einladung enthält auch die Konferenz-ID und das Teilnehmerkennwort, falls erforderlich. Der Teilnehmer verwendet ggf. ein beliebiges Telefon für die Einwahl in die Konferenz sowie für die Eingabe der Konferenz-ID und des Kennworts. Nachdem der Teilnehmer der Audiokonferenz beigetreten ist, erscheint er in der Konferenzliste. Die Teilnehmer können die Konferenzeinwahlnummer, die Konferenz-ID sowie das Kennwort im Konferenzfenster anzeigen, indem Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Einladen und anschließend auf Telefonisch einladen klicken. Falls Sie der Besprechungsleiter sind oder an einer Konferenz mit beschränktem Zugriff teilnehmen möchten, müssen Sie Ihre Einwahlkonferenzeinstellungen konfigurieren und eine PIN erstellen. So konfigurieren Sie die Einstellungen für Einwahlkonferenzen mit Microsoft Office Communications Server 2007 R2 1. Klicken Sie in der Titelleiste von Office Communicator auf die Menüschaltfläche , klicken Sie auf Extras und anschließend auf Einstellungen für Einwahlkonferenz. 2. Klicken Sie auf der Seite Einwahlkonferenzeinstellungen unter PIN (Persönliche Identifikationsnummer) auf Anmelden, wie in Abbildung 12.2 dargestellt. 3. Klicken Sie auf Sprache, klicken Sie anschließend auf die gewünschte Sprache in der Liste und dann auf Anmelden. 4. Geben Sie im Dialogfeld Verbinden mit den Benutzernamen und das Kennwort für Ihr Domänenkonto ein, und klicken Sie dann auf OK. 5. Klicken Sie auf der Seite Neue PIN erstellen auf PIN, und geben Sie eine Zahl ein, die den Anforderungen an eine PIN entspricht. Klicken Sie dann auf PIN bestätigen, und geben Sie die neue PIN erneut ein. 6. Wenn Sie die Konfiguration abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 61 Abbildung 12.2. Seite „Einwahlkonferenzen“ So planen Sie eine Communicator-Telefonkonferenz 1. Wählen Sie im Menü Konferenzdienst die Option Konferenzgespräch planen aus. Alternativ können Sie die Option Konferenzgespräch planen auch auf der OutlookSymbolleiste auswählen. 2. Geben Sie in der Konferenzanfrage auf der Registerkarte Termin in die Zeile Betreff eine Beschreibung des Konferenzgesprächs ein. 3. Um Personen der Einladung hinzuzufügen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Geben Sie auf der Registerkarte Termin im Feld An die vollständigen E-Mail-Adressen der Personen, die Sie einladen möchten, durch Semikolons voneinander getrennt ein. Klicken Sie auf der Registerkarte Termin auf An, und wählen Sie anschließend im Adressbuch die Personen aus, die Sie einladen möchten. 4. Um festzulegen, welche der eingeladenen Personen als Referenten auftreten sollen, klicken Sie in der Besprechungsanforderung auf der Symbolleiste auf Besprechungsleiter. Klicken Sie in der Liste Teilnehmer auf die gewünschten Namen und E-Mail-Adressen. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die ausgewählten Namen in die Liste Besprechungsleiter zu verschieben, und klicken Sie dann auf OK. 5. Um die Verfügbarkeit von Besprechungsteilnehmern zu überprüfen (sofern Sie dies nicht bereits getan haben), suchen Sie auf der Registerkarte Terminplanungs-Assistent nach einem Termin, zu dem alle Teilnehmer verfügbar sind, und klicken Sie auf diesen Termin. Ziehen Sie die Leisten, die die Start- und Endzeit für die Besprechung angeben, an die gewünschte Position. 6. Um den Audiotyp auszuwählen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Audio. In Abbildung 12.3 wird die Seite Audio-Optionen für das Konferenzgespräch dargestellt. Um den Teilnehmern die Verbindung über einen Computer mit einem Headset bzw. Mit Mikrofon und Lautsprechern zu erlauben, klicken Sie auf Computeraudiofunktion verwenden. Um den Teilnehmern zu ermöglichen, eine Verbindung über einen Computer mit Headset bzw. mit Mikrofon und Lautsprechern herzustellen oder sich über die Konferenztelefonnummer einzuwählen, klicken Sie auf Computeraudiofunktion verwenden oder über ein beliebiges Telefon einwählen. Wählen Sie dann den Typ der zu verwendenden Konferenzbrücke aus: Wenn Sie für alle Konferenzen die gleichen Einwahlinformationen verwenden möchten, klicken Sie auf Meine ID für jede Konferenz verwenden. Sie können die Konferenz-ID und die Kennung jederzeit ändern. Sie ändern die Konferenz-ID und die Kennung, indem Sie im Outlook-Menü Konferenzdienst auf Einwahlkonferenzeinstellungen klicken. Wenn Sie für jede Konferenz eigene Einwahlinformationen verwenden möchten, klicken Sie auf Neue ID für jede Konferenz erstellen. 62 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Kennung für die Teilnahme an der Besprechung erforderlich, und klicken Sie dann auf OK. Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen die Teilnehmer für die Teilnahme an der Besprechung eine Kennung verwenden. Falls diese Option nicht verfügbar ist, hat Ihr Administrator festgelegt, dass für alle Einwahlkonferenzen über Office Communicator eine Kennung erforderlich ist. Wählen Sie in der Dropdownliste die Region für die lokalen Telefonnummern aus. Abbildung 12.3. Audio-Optionen für das Konferenzgespräch 7. Sie können auch eine Nachricht an alle Teilnehmer senden. Geben Sie dazu auf der Registerkarte Termin die Nachricht über der gepunkteten Linie im angezeigten Feld ein. 8. Wenn die Besprechungseinladung Ihren Vorstellungen entspricht (wie in Abbildung 12.4 dargestellt), klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf Senden. Abbildung 12.4. Einladung zu einem Konferenzgespräch Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 63 Planen einer Telefonkonferenz mit erweiterten Zugriffsoptionen Standardmäßig kann jede Person mit der Konferenzeinwahlnummer und Ihrer Konferenzkennung an Ihrer Konferenz teilnehmen. Falls Sie einschränken möchten, wer an Ihrer Einwahlkonferenz teilnehmen kann, konfigurieren Sie die folgenden erweiterten Zugriffsoptionen beim Planen der Konferenz: Innerhalb des Netzwerks einladen. Erlauben Sie Teilnehmern innerhalb Ihres Unternehmensnetzwerks oder aus zugeordneten Unternehmensnetzwerken die Teilnahme an der Besprechung. Die Besprechungsteilnehmer können die Einladung auch an andere Personen in Ihrem Unternehmensnetzwerk oder in zugeordneten Netzwerken weiterleiten. Innerhalb des Netzwerks einladen (eingeschränkt). Erlauben Sie ausschließlich von Ihnen eingeladenen Teilnehmern aus Ihrem Unternehmensnetzwerk oder aus zugeordneten Netzwerken die Teilnahme an der Besprechung. Die Besprechungseinladung kann von anderen Personen nicht weitergeleitet werden Anonym einladen. Erlauben Sie allen Benutzern, der Besprechung beizutreten. So wählen Sie die Zugriffsoptionen für eine Telefonkonferenz aus 1. Klicken Sie in der Konferenzanfrage auf der Symbolleiste auf Berechtigungen. 2. Wählen Sie Innerhalb des Netzwerks einladen, Innerhalb des Netzwerks einladen (eingeschränkt) oder Anonym einladen aus. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 65 Teil 4 Telefon- und Videofunktionen Inhalt: Kapitel 13: Erste Schritte mit den Telefon- und Videofunktionen von Office Communicator Kapitel 14: Tätigen und Empfangen von Telefonanrufen Kapitel 15: Tätigen und Annehmen von Videoanrufen Kapitel 16: Anrufweiterleitung und Voicemail Kapitel 17: Teamanruf Kapitel 18: Delegieren Ihrer Anrufe an einen oder mehrere Vertreter Kapitel 19: Anmelden bei den Reaktionsgruppendienst-Agentgruppen Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 67 Kapitel 13: Erste Schritte mit den Telefon- und Videofunktionen von Office Communicator Office Communicator 2007 R2 bietet Telefon- und Videofunktionen für die Optimierung der täglichen Kommunikation. Mit Office Communicator 2007 R2 können Sie nun folgende Aufgaben ausführen: Tätigen von Anrufen durch einfachen Mausklick auf einen Kontakt in der Kontaktliste Tätigen von Gruppentelefonkonferenzen durch Klicken mit der rechten Maustaste auf einen Gruppennamen, Zeigen auf Telefonkonferenz beginnen und anschließender Auswahl einer Telefonkonferenzoption* Konfigurieren von Einstellungen für die Anrufweiterleitung, um Anrufe an eine andere Nummer weiterzuleiten, um gleichzeitig eine zusätzliche Nummer anzuwählen oder um unbeantwortete Anrufe zu einer anderen Rufnummer, einem Kontakt oder an die Voicemail umzuleiten* Hinzufügen eines Unterhaltungsthemas und einer Markierung für die Priorität eines Anrufs Protokollieren aller Sofortnachrichten- und Telefonunterhaltungen in Outlook Aufzeichnen von Notizen während eines Anrufs mit Microsoft® Office OneNote® Nahtloses Wechseln von einer Sofortnachrichtenunterhaltung zu einem Telefonanruf und zu einer Audio-/Videokonferenz – alles innerhalb desselben Fensters Unterhaltung Verbinden von Communicator mit Ihrem Office Communicator 2007 R2 Phone EditionTelefon * Diese Funktionen sind nur mit Office Communicator Enterprise Voice verfügbar. Informationen zu Telefon- und Videofunktionen Für die in diesem Teil des Handbuchs „Erste Schritte“ beschriebenen Telefon- und Videofunktionen müssen in Ihrer Umgebung die Telefon- und Videofunktionen aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob diese Funktionen aktiviert sind, wenden Sie sich an den Systemadministrator. Telefonfunktionen von Communicator können für Enterprise Voice oder für die Remoteanrufsteuerung konfiguriert werden, wie im Folgenden beschrieben: Enterprise Voice. Mithilfe von Enterprise Voice unterstützt Ihr Telefonsystem alle Funktionen des einheitlichen Kommunikationssystems (Unified Communications), einschließlich der Möglichkeit, VoIP-Anrufe mit einem oder mehreren Teilnehmern zu tätigen, stabile Anrufweiterleitungsfunktionen zu konfigurieren und Voicemails im Exchange-Postfach zu empfangen. Klicken Sie rechts neben der Schaltfläche Anrufen auf den Pfeil, um zu festzustellen, ob Communicator für Enterprise Voice eingerichtet ist. Wenn die Option Bevorzugtes Anrufgerät angezeigt wird, ist Ihr System für die Remoteanrufsteuerung und nicht für Enterprise Voice konfiguriert. Remoteanrufsteuerung. Mithilfe der Remoteanrufsteuerung wird Ihr Telefonsystem in ein Nebenstellensystem integriert und bietet Anrufweiterleitungsfunktionen, stellt jedoch keine Funktionen wie das Wählen einer zusätzlichen Nummer oder die Umleitung nicht beantworteter Anrufe bereit. Klicken Sie rechts neben der Schaltfläche Anrufen auf den Pfeil, um zu festzustellen, ob Communicator für die Remoteanrufsteuerung eingerichtet ist. Wenn die Option Bevorzugtes Anrufgerät angezeigt wird, ist Ihr Gerät für die Remoteanrufsteuerung konfiguriert. 68 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Vorgehensweise Stellen Sie vor Beginn sicher, dass ein USB-Audiogerät, ein Headset oder Lautsprecher und ein Mikrofon an Ihren Computer angeschlossen sind. Tätigen einiger Telefonanrufe Mithilfe der Telefonfunktionen von Communicator können Sie ausgehende Anrufe in herkömmliche öffentliche Telefonnetze bzw. Nebenstellensysteme oder an Mobiltelefone tätigen und eingehende Anrufe aus den entsprechenden Netzen empfangen. Somit können Sie neben den Funktionen eines herkömmlichen Telefons zahlreiche zusätzliche Funktionen verwenden. Versuchen Sie zu Beginn, einige Anrufe mit Communicator zu tätigen. Anrufen eines Kontakts aus der Kontaktliste Klicken Sie in der Kontaktliste von Communicator rechts neben dem Kontaktnamen auf die Schaltfläche Anrufen eines Kontakts. In der Standardeinstellung rufen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Anrufen die geschäftliche Rufnummer des Kontakts an. Nach einem Anruf speichert Office Communicator die verwendete Anrufoption und wendet diese an, wenn Sie das nächste Mal auf die Schaltfläche Anrufen klicken. Abbildung 13.1. Schaltfläche „Anrufen“ für einen Kontakt Anrufen einer externen Nummer 1. Geben Sie im Communicator-Fenster eine Nummer (z. B. Ihre private Rufnummer) in das Feld Suche ein (Namen oder Rufnummer eingeben). Die Nummer muss nicht formatiert werden. 2. Doppelklicken Sie im Bereich Suchergebnisse auf die Schaltfläche Anrufen der Nummer, um diese Nummer anzurufen. Anpassen der Audio- und Videofunktionen Office Communicator erkennt Ihre Audio- und Videogeräte automatisch. Es kann dennoch hilfreich sein, die Option Audio und Video einrichten auszuführen, um den Lautstärkepegel einzustellen. So führen Sie die Option „Audio und Video einrichten“ aus Klicken Sie auf der Titelleiste im Fenster Communicator auf die Menüschaltfläche, zeigen Sie auf Extras, und klicken Sie dann auf Audio und Video einrichten. Informationen zu Rufnummerformaten Communicator bietet verschiedene Möglichkeiten zum Eingeben von Rufnummern. Wenn Sie im Feld Suche eine anzurufende Rufnummer eingeben, bietet Ihnen Communicator die Möglichkeit, Ziffern oder Buchstaben einzugeben. Sie können z. B. eine Nummer wie 1-555-555-0101 oder eine 1-800-Nummer wie 1-800-BEISPIEL eingeben. Wenn Sie eine Rufnummer für die Anrufweiterleitung oder zum Veröffentlichen einer Ihrer Rufnummern eingeben, sollten Sie das E.164-Nummernformat einhalten. Geben Sie die Landesvorwahl, Ortsvorwahl und danach die eigentliche Rufnummer ein. Die von Ihnen einzugebenden Telefonnummern sollten nur die Ziffern 0123456789 enthalten. Communicator fügt die Formatierung für Sie automatisch zur Rufnummer hinzu. Fügen Sie keine internationale Vorwahl an – z. B. 011 (in den USA) und 00 (Europa und Südamerika). Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 69 Informationen zum Einrichten von Voicemail Wenn Ihr System für Enterprise Voice konfiguriert ist, werden Ihre Anrufe in Abwesenheit und Voicemailbenachrichtigungen weiterhin in Outlook empfangen. (Klicken Sie rechts neben der Schaltfläche Anrufen auf den Pfeil. Wenn die Option Bevorzugtes Anrufgerät nicht angezeigt wird, ist Ihr System für Enterprise Voice konfiguriert.) Mithilfe der Enterprise Voice-Funktionen können Sie Voicemail-Elemente direkt auf dem Freisprechtelefon wiedergeben, ohne Windows Media® Player zu öffnen. Anweisungen zum Abrufen Ihrer temporären PIN und zum Erstellen einer neuen PIN werden Ihnen in der Regel vom Systemadministrator per E-Mail zugesendet. Wenn Sie eine PIN über das Wähltastenfeld eingeben müssen, finden Sie dieses im Bereich der Anrufsteuerung des Fensters Unterhaltung. Die PIN finden Sie in der E-Mail. Wo befindet sich das Wähltastenfeld? Bei Voicemail-Systemen oder Telekonferenzen müssen Sie häufig eine PIN eingeben oder durch Eingabe einer Nummer eine Auswahl treffen. Die Eingabe von PINs oder der Antwort auf ein automatisches Voice-System können Sie entweder über die Tastatur Ihres Telefons oder das Communicator-Wähltastenfeld vornehmen. Während die Anrufverbindung hergestellt wird, steht das Wähltastenfeld im Bereich der Anrufsteuerung des Fensters Unterhaltung zur Verfügung, wie in Abbildung 13.2 dargestellt. Abbildung 13.2. Verbindung Das Communicator-Wähltastenfeld während des Herstellens einer 70 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, steht das Wähltastenfeld im Bereich der Anrufsteuerung zur Verfügung, wie in Abbildung 13.3 dargestellt. Abbildung 13.3. Verbindung Das Communicator-Wähltastenfeld während einer bestehenden Verbinden von Communicator mit Ihrem Telefon Wenn Sie ein Office Communicator 2007 R2 Phone Edition-Telefon mit einem USB-Kabel an den Computer anschließen, wird Communicator mit dem Telefon kombiniert. Das Telefon wird das primäre Audiogerät für Anrufe, Konferenzen und Live Meeting-Sitzungen. Folgende Schritte werden durchgeführt: Wenn Sie einen eingehenden Anruf empfangen und auf die entsprechende Benachrichtigung klicken, wird Ihr Telefon automatisch mit dem Anruf verbunden. Wenn Sie Outlook oder Communicator verwenden und auf einen anzurufenden Kontakt klicken, wird der Anruf von Ihrem Telefon aus getätigt. Während eines Anrufs werden alle Anrufsteuerungsaktionen (z. B. das Halten oder Weiterleiten eines Anrufs) sowohl in Communicator als auch auf dem Telefon dargestellt. Wenn Sie an einer Sofortnachrichtensitzung teilnehmen und die Audiofunktion hinzufügen, klingelt Ihr Telefon, während es die Audioeinladung an andere Teilnehmer sendet. Wenn es sich bei Ihrem Telefon um das einzige an den Computer angeschlossene Audiogerät handelt und Sie an einer Live Meeting-Sitzung teilnehmen, wird die Audiofunktion Ihrer Live Meeting-Besprechung durch eingehende Anrufe unterbrochen, und Sie können diese mit dem Telefon entgegennehmen. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 71 Kapitel 14: Tätigen und Empfangen von Telefonanrufen Communicator ermöglicht Ihnen, sich mit verschiedenen Kommunikationsmethoden mit anderen Personen in Verbindung zu setzen. Sie können eine Unterhaltung mit einer anderen Person über eine Sofortnachricht starten und dann bei Bedarf Audiofunktionen (über einen Telefonanruf) zur Unterhaltung hinzufügen. Communicator bietet umfassende Kommunikationsmöglichkeiten, die die herkömmlichen Telefonfunktionen erweitern. Mithilfe der Kontaktliste in Communicator können Sie z. B. Rasch feststellen, ob ein Kontakt verfügbar ist, und ihn dann per Mausklick anzurufen. Wenn der Kontakt nicht verfügbar ist, können Sie in der Kontaktliste auf den Pfeil für Weitere Optionen für das Anrufen dieses Kontakts anzeigen klicken und dann das Mobiltelefon der Person anwählen (vorausgesetzt, Sie verfügen über die Zugriffsebene Team oder Persönlich). Sie können auch auf die Schaltfläche Anwesenheit des Kontakts klicken, um weitere Informationen anzuzeigen. Dies schließt auch seine Termindaten ein, sodass Sie prüfen können, wann er wieder verfügbar ist. In diesem Kapitel wird die Verwendung von Communicator für Aufgaben erläutert, die üblicherweise dem Standardtelefon zugeordnet sind. Bis zum Ende dieses Kapitels werden folgende Aspekte behandelt: Tätigen von Anrufen über Ihre Kontaktliste per Mausklick Suchen optionaler Rufnummern für Kontakte, einschließlich Mobiltelefonnummern Tätigen von Anrufen durch Eingeben einer neuen Rufnummer im Feld Suche Hinzufügen von Telefonfunktionen zu einer Sofortnachrichtensitzung Beantworten von eingehenden Telefonanrufen Verwenden der Anrufsteuerung, um Anrufe zu halten oder weiterzuleiten Hinzufügen von Videofunktionen zu einem Telefonanruf Tätigen eines Telefonanrufs per Mausklick Jeder Kontakt in der Kontaktliste verfügt über eine Nummer, die Sie anrufen können, indem Sie auf die Schaltfläche Anrufen für den Kontakt klicken. Die Nummer entspricht standardmäßig der geschäftlichen Rufnummer des Kontakts, kann jedoch auf Grundlage der zuletzt zum Anrufen des Kontakts verwendeten Nummer geändert werden. Die Schaltfläche Anrufen ist unten in Abbildung 14.1 dargestellt. Abbildung 14.1. Die Schaltfläche „Anrufen“ in der Kontaktliste So tätigen Sie per Mausklick einen Audioanruf Klicken Sie in der Kontaktliste auf die Schaltfläche Anrufen rechts neben dem Kontakt, den Sie anrufen möchten. 72 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Anrufen zusätzlicher Nummern Benutzer von Communicator können zusätzliche Rufnummern veröffentlichen, z. B. ihre Mobiltelefon- oder private Rufnummer, und Ihnen die Zugriffsebene Team oder Persönlich zuordnen, damit Sie die Rufnummern anzeigen und per Mausklick anrufen können. Wenn Sie eine zusätzliche Rufnummer anrufen möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Anrufen (siehe Abbildung 14.2). Abbildung 14.2. Anrufoptionen für einen Kontakt So zeigen Sie Anrufoptionen für einen Kontakt an 1. Klicken Sie in der Kontaktliste auf den Pfeil rechts neben der Anrufschaltfläche des entsprechenden Kontakts. 2. Klicken Sie im Anrufoptionsmenü auf den Namen oder die Rufnummer, den bzw. Die Sie anrufen möchten, oder klicken Sie auf Neue Nummer, um die gewünschte Nummer einzugeben. Was ist ein Communicator-Anruf? Office Communicator 2007 R2 bietet die Option Communicator-Anruf, um einen Kontakt anzurufen, wie oben in Abbildung 14.2 dargestellt. Wenn Sie einen Communicator-Anruf tätigen, ist dies ein VoIP-Anruf, der an alle Geräte des Kontakts weitergeleitet wird, die für Office Communicator 2007 R2 konfiguriert sind. Abhängig von den Geräten des Kontakts, auf denen Office Communicator konfiguriert ist, kann der Kontakt über seinen Computer oder über seine Telefoniegeräte angewählt werden, der/die für Office Communicator konfiguriert wurden bzw. über beide. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 73 Eingeben einer neuen anzurufenden Rufnummer Zusätzlich zum Anrufen per Mausklick und dem Verwenden der Anrufoptionen können Sie die anzurufende Rufnummer auch im Fenster Office Communicator im Feld Suche eingeben, wie in Abbildung 14.3 veranschaulicht. Abbildung 14.3 In das Feld „Suche“ eingegebene Rufnummer So geben Sie eine neue Nummer ein und rufen diese an 1. Geben Sie im Fenster Office Communicator die anzurufende Nummer im Feld Suche ein. Verwenden Sie das internationale Rufnummernformat. Geben Sie die Ländervorwahl gefolgt von der lokalen Rufnummer ein. Bei einer Rufnummer in den USA ist das Format z. B.: 15555555555. Beispielsweise (011) in den USA oder (00) in Europa. Sie können für 1-800-Nummern auch Buchstaben verwenden. Beispielsweise können Sie Folgendes eingeben: 1-800-BEISPIEL. 2. Klicken Sie im Bereich Suchergebnisse rechts neben der eingegebenen Rufnummer auf die Schaltfläche Anrufen. Sie können auch die EINGABETASTE drücken, um den Anruf zu tätigen. Annehmen von Telefonanrufen Wenn Sie einen Telefonanruf von einem anderen Communicator-Kontakt empfangen, wird unten rechts auf Ihrem Computerbildschirm eine Anrufbenachrichtigung angezeigt. Von der Benachrichtigung aus können Sie den Anruf entgegennehmen, ignorieren oder an eine andere Nummer umleiten, wie unten in Abbildung 14.4 gezeigt wird. Abbildung 14.4. Benachrichtigung für Telefonanrufeinladung So nehmen Sie einen Telefonanruf entgegen Klicken Sie in den linken Bereich der Benachrichtigung für die Anrufeinladung. So ignorieren Sie einen Anruf Klicken Sie in der Benachrichtigung für die Anrufeinladung auf die Schaltfläche Anruf ignorieren. So leiten Sie einen Anruf um Klicken Sie auf die Schaltfläche Anruf an anderes Telefon oder Instant Messaging umleiten, und wählen Sie anschließend im Menü eine Option aus. Sie können einen Anruf an eine der von Ihnen veröffentlichten Rufnummern umleiten, einschließlich der Mobiltelefonnummer, der privaten Rufnummer oder Ihrer sonstigen Rufnummer. Wenn Sie den Anruf an eine Sofortnachricht umleiten, wird der Anruf ignoriert und das Fenster Unterhaltung geöffnet, damit Sie dem Kontakt eine Sofortnachricht senden können. 74 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Verwenden der Anrufsteuerung Wenn Sie den Anruf eines Communicator-Kontakts entgegennehmen, wird das Fenster Unterhaltung geöffnet. Im Fenster Unterhaltung werden verschiedene Anrufsteuerungsoptionen bereitgestellt, mit denen Sie einen Anruf weiterleiten oder halten sowie die Lautstärke für Lautsprecher und Mikrofon anpassen können. In Tabelle 14.1 finden Sie die Anrufsteuerungen und eine kurze Beschreibung ihrer Funktionen. Tabelle 14.1. Steuerung Anrufsteuerungen Funktion Anruf beenden Anruf halten Leitung während einer Telefonkonferenz stummschalten Anruf weiterleiten an: eine andere Person ein anderes Gerät (z. B. das Mobiltelefon) Wähltastenfeld anzeigen. Das Wähltastenfeld wird bei Eingaben für den Zugriff auf Voicemail und zum Eingeben der Kennung für Konferenzen verwendet. Audio für einen Anruf zwischen dem USB-Telefoniegerät und anderen Lautsprechern umschalten. Diese Steuerung wird nur angezeigt, wenn ein USB-Telefoniegerät an den Computer angeschlossen ist und das Audiogerät für die Gesprächswiedergabe auf einem anderen Gerät als dem USB-Telefoniegerät konfiguriert ist. Lautsprecher stummschalten. Klicken Sie zum Anpassen der Lautstärke auf die Menüschaltfläche. Mikrofon stummschalten Anzeige der Lautstärke Verstrichene Zeit Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 75 Kapitel 15: Tätigen und Annehmen von Videoanrufen In Office Communicator 2007 R2 können Sie mithilfe von Audio- und Videofunktionen mit Ihren Kontakten kommunizieren. Wenn an Ihrem Computer z. B. eine Webcam angeschlossen ist, können Sie einen Kontakt über Video anrufen. Wenn der Kontakt den Anruf entgegennimmt, wird ihm Ihr Videosignal auch dann angezeigt, wenn er nicht über eine Webcam verfügt. Wenn eine Webcam an den Computer des Kontakts angeschlossen ist, können Sie sein Videosignal im Fenster Unterhaltung anzeigen. Hinweis Sie können Communicator-Anrufe nur zu Office Communicator-Kontakten in Ihrem Unternehmen und unternehmensexternen Verbundkontakten tätigen. Communicator-Anrufe an öffentliche Sofortnachrichtenkontakte oder unternehmensexterne Nicht-Verbundkontakte werden nicht unterstützt. In diesem Kapitel wird Ihnen vermittelt, wie ein Videoanruf getätigt und entgegengenommen wird. Tätigen eines Videoanrufs Sie können einer aktiven Sofortnachrichtensitzung oder einem Telefonanruf Videofunktionen hinzufügen oder einen Videoanruf über das Fenster Office Communicator starten. So starten Sie einen Videoanruf über die Kontaktliste Klicken Sie in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, und klicken Sie anschließend auf Videoanruf beginnen (siehe Abbildung 15.1). Nachdem der Videoanruf angenommen wurde, wird eine erweiterte Version des Fensters Unterhaltung geöffnet, um das Video anzuzeigen. A b b i l d u n g 1 5.1. Ein über die Kontaktliste gestarteter Videoanruf 76 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Empfangen eines Videoanrufs Um einen Audio-/Videoanruf empfangen zu können, sind Lautsprecher und ein Mikrofon oder ein Headset bzw. ein USB-Audiogerät erforderlich. Sie benötigen jedoch keine Webcam, um einen Videoanruf entgegenzunehmen. Wenn Sie nicht über eine Webcam verfügen, können Sie das Videosignal des Anrufers anzeigen, dem Anrufer wird statt eines Videosignal jedoch nur ein Videosymbol als Platzhalter angezeigt. So empfangen Sie einen Audio-/Videoanruf Klicken Sie in den linken Bereich der Benachrichtigung für eine Videoanrufeinladung, wie in Abbildung 15.2 veranschaulicht. Abbildung 15.2. Die Benachrichtigung für eine Videoanrufeinladung Wenn Sie eine Videoanrufeinladung akzeptieren, wird das Communicator-Fenster Unterhaltung geöffnet und der Videostream des Anrufers angezeigt, wie in Abbildung 15.3 dargestellt. Abbildung 15.3. Das Fenster „Unterhaltung“ mit dem Videostream Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 77 Kapitel 16: Anrufweiterleitung und Voicemail Office Communicator 2007 R2 bietet Anrufoptionen, mit denen Sie Anrufe an andere Rufnummern oder andere Kontakte weiterleiten können. Wenn Ihr Standardgerät läutet, können Sie gleichzeitig zusätzliche Rufnummern anwählen und unbeantwortete Anrufe an eine andere Nummer, einen Kontakt oder an Voicemail umleiten. In diesem Kapitel werden folgende Aufgaben behandelt: Weiterleiten von eingehenden Anrufen an eine andere Rufnummer, einen Kontakt oder an Voicemail Festlegen von Weiterleitungseinstellungen, um eine weitere Rufnummer anzuwählen, wenn das Standardgerät läutet* Aufheben der Einstellungen für die Anrufweiterleitung Anrufen des Sprachposteingangs eines Kontakts Ändern Ihrer Voicemail-Begrüßungsnachricht * Für diese Funktionen müssen die Enterprise Voice-Funktionen für Communicator aktiviert sein. Weiterleiten von Anrufen Office Communicator 2007 R2 stellt Anrufoptionen bereit, die Sie zum Weiterleiten von eingehenden Anrufen an Ihre Voicemail, an eine alternative Rufnummer (z. B. Mobiltelefonnummer oder private Rufnummer) oder einen anderen Kontakt festlegen können, wie in Abbildung 16.1. veranschaulicht. Abbildung 16.1. Festlegen von Anrufweiterleitungsoptionen für die Weiterleitung an eine andere Nummer 78 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte So leiten Sie einen Anruf an Ihre Voicemail, an eine andere Person oder eine andere Rufnummer weiter Klicken Sie im Fenster Office Communicator auf die Schaltfläche Anrufweiterleitung Klicken Sie auf Anrufe weiterleiten an, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Voicemail, um automatisch alle eingehenden Anrufe an Ihre Voicemail weiterzuleiten. Eine Rufnummer, um Anrufe automatisch an diese Nummer weiterzuleiten. Neue Nummer, um eine neue Nummer einzugeben, an die der Anruf weitergeleitet werden soll. Beispiele zum Eingeben von Rufnummern finden Sie in der Communicator-Onlinehilfe. Kontakt, um einen Kontakt auszuwählen, an den der Anruf weitergeleitet werden soll. . So wählen Sie eine andere Rufnummer an, wenn Ihr Standardgerät läutet Klicken Sie im Fenster Office Communicator auf die Schaltfläche Anrufweiterleitung zeigen Sie auf Gleichzeitig anrufen, und führen Sie einen der folgenden Schritte durch: Klicken Sie auf eine Rufnummer, um gleichzeitig Ihre primäre und die zusätzliche Rufnummer anzurufen. Klicken Sie auf Neue Nummer, um eine neue Telefonnummer einzugeben, die gleichzeitig mit Ihrer primären Rufnummer angerufen werden soll. Beispiele zum Eingeben von Rufnummern finden Sie in der Communicator-Onlinehilfe. Aufheben der Anrufweiterleitung Sie können die Regeln für die Anrufweiterleitung jederzeit festlegen oder aufheben. So heben Sie die Regeln für die Anrufweiterleitung auf Klicken Sie im Fenster Office Communicator auf die Schaltfläche Anrufsteuerung und anschließend auf Anrufe nicht weiterleiten. Abrufen von Voicemail Sie können Ihre Voicemail mithilfe von Office Communicator 2007 R2 abrufen sowie die Voicemail-Begrüßung ändern. Beachten Sie jedoch, dass mit Communicator Enterprise Voice verpasste Anrufe und Voicemails weiterhin im Posteingang von Outlook empfangen werden. So rufen Sie Voicemail ab 1. Klicken Sie im Fenster Office Communicator auf die Schaltfläche Anrufsteuerung und anschließend auf Voicemail anrufen. 2. Verwenden Sie bei entsprechender Aufforderung das Wähltastenfeld im Fenster Unterhaltung zur Eingabe Ihrer PIN. Ihre PIN wird vom Systemadministrator bereitgestellt und in der Regel per E-Mail an Sie gesendet. Anrufen des Sprachposteingangs eines Kontakts In Office Communicator 2007 R2 können Sie direkt im Sprachposteingang eines Kontakts eine Nachricht hinterlassen, ohne den Kontakt zuvor anzurufen. So greifen Sie auf den Sprachposteingang eines Kontakts zu 1. Klicken Sie in der Kontaktliste neben dem Namen des Kontakts auf den Pfeil Weitere Optionen für das Anrufen dieses Kontakts anzeigen. 2. Klicken Sie auf Voicemail. In Communicator wird die Voicemail des Kontakts angerufen, sodass Sie eine Nachricht hinterlassen können. , Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 79 Ändern Ihrer Voicemail-Begrüßungsnachricht Eine neue Option in Communicator 2007 R2 ermöglicht den raschen Zugriff auf Ihre Voicemail-Begrüßungen, sodass Sie diese gegebenenfalls aktualisieren können. So ändern Sie Ihre Voicemail-Begrüßungsnachricht 1. Klicken Sie im Fenster Office Communicator auf die Schaltfläche Anrufweiterleitung und anschließend auf Ansage ändern. 2. Befolgen Sie die Aufforderungen, um Ihre persönliche Ansage zu ändern. 3. Wenn Sie Ihre Abwesenheitsansage ändern möchten, befolgen Sie die Aufforderungen, um die persönliche Ansage anzunehmen, und kehren Sie zum Hauptmenü zurück. Hier können Sie Ihre Abwesenheitsansage ändern. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 81 Kapitel 17: Teamanruf In Office Communicator kann im Dialogfeld Einstellungen für die Anrufweiterleitung eine Gruppe von bis zu 25 Kontakten eingerichtet werden, die als Ihre Teamanrufgruppe bezeichnet wird, und die eingehende Anrufe entgegennehmen kann, wenn Sie selbst nicht verfügbar sind. Für diese Funktion müssen die Enterprise Voice-Funktionen für Communicator aktiviert sein. Sie finden die Option zum Einrichten der Teamanruffunktion im Dialogfeld Einstellungen für die Anrufweiterleitung. Sie können Ihrer Anrufweiterleitungsliste Kontakte hinzufügen und festlegen, dass Ihre Anrufe an diese Kontakte weitergeleitet werden. Eingehende Anrufe können gleichzeitig bei Ihnen und Ihrer Teamanrufgruppe anrufen. Sie können jedoch auch eine Verzögerung einrichten, sodass eingehende Anrufe zunächst bei Ihnen und erst nach einer festgelegten Zeitspanne bei Ihrer Teamanrufgruppe eingehen. Wenn Ihr Status auf Offline festgelegt ist, werden Ihre Anrufe automatisch an Ihre Teamanrufgruppe umgeleitet. Wenn Ihr Status auf Nicht stören festgelegt ist, werden Ihre Anrufe automatisch an Ihre Voicemail umgeleitet. Wenn ein Anruf an Sie gerichtet ist, empfangen die Kontakte Ihrer Teamanrufgruppe jeweils eine Benachrichtigung über den eingehenden Anruf. Mit dieser Benachrichtigung wird darauf hingewiesen, dass Sie der eigentliche Empfänger des Anrufs sind. Wenn Sie oder einer Ihrer Kontakte den Anruf entgegennimmt, wird den anderen Kontakten angezeigt, dass der Anruf entgegengenommen wurde. Wenn es sich beim dem Anrufer um einen Communicator 2007 R2-Benutzer handelt, wird dieser im Anruffenster darauf hingewiesen, dass der Anruf entweder von Ihnen oder von einem der Kontakte beantwortet wird. Wenn der Anruf entgegengenommen wurde, wird im Anruffenster der Name der entsprechenden Person angezeigt. So richten Sie einen Teamanruf ein 1. Klicken Sie im Fenster Office Communicator auf die Schaltfläche Anrufweiterleitung 2. Klicken Sie auf Einstellungen für die Anrufweiterleitung. 3. Wählen Sie in der Dropdownliste Folgende Aktion für meine Anrufe ausführen die Option Mich und meine Teamanrufgruppe anrufen aus. 4. Klicken Sie auf Hinzufügen und anschließend auf Kontakt. 5. Wählen Sie einen Kontakt in der Kontaktliste aus, oder suchen Sie einen Kontakt, und klicken Sie anschließend auf OK. 6. In der Standardeinstellung beträgt die Verzögerung für die einzelnen Teamkontakte 0 Sekunden. Um eine Verzögerung für Ihre Kontakte einzurichten, klicken Sie auf die Schaltfläche Anrufverzögerung. Aktivieren Sie im Fenster Anrufverzögerung das Kontrollkästchen Anrufverzögerung aktivieren, und geben Sie ein, wie viele Sekunden vor Anruf der Kontakte verstreichen sollen. Hinweis Die festgelegte Anrufverzögerung gilt für alle Kontakte Ihrer Teamanrufgruppe. . Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 83 Kapitel 18: Delegieren Ihrer Anrufe an einen oder mehrere Vertreter Mithilfe neuer Anrufweiterleitungsoptionen können Manager oder Führungskräfte in Communicator 2007 R2 mindestens einen Assistenten (Stellvertretung) auswählen, der ihre Telefonanrufe entgegennimmt. Bei Stellvertretungen handelt es sich um Kontakte, die die Anrufe des Managers entgegennehmen und im Namen des Managers Anrufe tätigen und weiterleiten dürfen. Wichtig Um auf alle Anrufdelegierungsfunktionen zugreifen zu können, müssen Stellvertretungen anstelle von Office Communicator Attendant verwenden. Der Manager legt die Stellvertretungen in Office Communicator im Dialogfeld Einstellungen für die Anrufweiterleitung fest. Dabei können die Einstellungen für die Anrufweiterleitung so konfiguriert werden, dass folgende Aktionen durchgeführt werden: Gleichzeitiges Senden aller eingehenden Telefonanrufe an den Manager und an die Stellvertretung Senden aller eingehenden Telefonanrufe direkt an die Stellvertretungen Stellvertretungen wird automatisch die Zugriffsebene Team zugewiesen. Die Zugriffsebene einer Stellvertretung kann nicht geändert werden. 84 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte Abbildung 18.1. Anrufweiterleitungsoptionen für Anrufe an Sie und Ihre Stellvertretungen wurden festgelegt. So richten Sie Ihre Stellvertretungen ein 1. Klicken Sie im Fenster Office Communicator auf die Schaltfläche Anrufweiterleitung 2. Klicken Sie auf Einstellungen für die Anrufweiterleitung. 3. Wählen Sie in der Dropdownliste Folgende Aktion für meine Anrufe ausführen eine der folgenden Optionen aus: Mich und meine Stellvertretungen anrufen Nur meine Stellvertretungen anrufen . 4. Klicken Sie auf Hinzufügen und anschließend auf Kontakt. 5. Wählen Sie einen Kontakt in der Kontaktliste aus, oder suchen Sie einen Kontakt, und klicken Sie anschließend auf OK. Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte | 85 Kapitel 19: Anmelden bei den Reaktionsgruppendienst-Agentgruppen Beim Reaktionsgruppendienst handelt es sich um eine Unified Communications-Anwendung, mit der Workflows erstellt und konfiguriert werden. Mithilfe von Workflows werden eingehende Anrufe in die Warteschlange umgeleitet und an zugewiesene Agents weitergeleitet. Bei einer Agentgruppe handelt es sich um eine Sammlung von Agents, die die eingehenden Anrufe des Reaktionsgruppendiensts bearbeiten. Wenn ein Administrator eine Agentgruppe erstellt, kann er die Agents auswählen, die der Gruppe zugewiesen werden, und festlegen, ob sich die Agents bei der Gruppe an- und abmelden müssen. Benutzer werden entweder als informelle oder als formelle Agents betrachtet. Dies erfolgt abhängig davon, ob Sie sich formell bei der Agentgruppe anmelden müssen, um Anrufe entgegennehmen zu können: Bei informellen Agents handelt es sich um Agents, die einer Agentgruppe zugewiesen wurden, bei der sie sich nicht an- und abmelden müssen. Informelle Agents werden bei der Anmeldung in Office Communications Server 2007 R2 automatisch bei der Gruppe angemeldet. Wenn Sie ein informeller Agent sind, können Sie an Ihre Gruppe weitergeleitete Anrufe über Office Communicator 2007 R2 Attendant oder über Office Communicator 2007 R2 entgegennehmen. Bei formellen Agents handelt es sich um Agents, die einer Agentgruppe zugewiesen wurden, bei der sie sich an- und abmelden müssen. Formelle Agents müssen sich bei der Gruppe anmelden, um an die Gruppe weitergeleitete Anrufe empfangen zu können. Ermitteln, wann Sie sich anmelden müssen Bei der Registerkarte Reaktionsgruppe handelt es sich um eine benutzerdefinierte Registerkarte des Microsoft Office Communicator 2007 R2-Clients, mit der sich formelle Agents bei den ihnen zugewiesenen Agentgruppen an- und abmelden. Auf der Registerkarte Reaktionsgruppe werden Ihre Gruppenmitgliedschaftsinformationen angezeigt. Dabei werden Ihre Gruppenmitgliedschaftsinformationen für einen bestimmten Pool angezeigt. Wenn Sie mehreren Gruppen zugewiesen sind und diese Gruppen mehreren Pools angehören, die jeweils den Reaktionsgruppendienst ausführen, wird für jeden Pool eine Registerkarte Reaktionsgruppe angezeigt. Bei der Registerkarte Reaktionsgruppe handelt es sich um eine benutzerdefinierte Registerkarte, die unten im Communicator-Fenster angezeigt wird (siehe Abbildung 19.1). Abbildung 19.1. Registerkarte „Reaktionsgruppe“ 86 | Microsoft Office Communicator 2007 R2 – Erste Schritte In der Spalte Angemeldet wird der Anmeldestatus für die einzelnen Ihnen zugewiesenen Gruppen angezeigt. Wenn das Kontrollkästchen ausgeblendet ist, können Sie sich nicht bei der Gruppe an- oder abmelden. Sie fungieren als informeller Agent in dieser Gruppe. Deaktivierte Kontrollkästchen weisen darauf hin, dass Sie derzeit nicht bei der Gruppe angemeldet sind. Aktivierte Kontrollkästchen weisen darauf hin, dass Sie derzeit bei der Gruppe angemeldet sind. Ihr Anmelde- und Anwesenheitsstatus gibt an, ob Sie Anrufe entgegennehmen können. Wenn Sie angemeldet sind und Ihr Anwesenheitsstatus auf Verfügbar festgelegt ist, werden Anrufe an Sie weitergeleitet. An- und Abmelden bei Agentgruppen Sie können sich bei Ihren Gruppen einzeln an- und abmelden oder diesen Schritt für alle Gruppen gleichzeitig durchführen. So melden Sie sich bei Ihren Agentgruppen an Um sich bei einer Agentgruppe anzumelden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der entsprechenden Agentgruppe. -oder- Um sich bei allen Agentgruppen anzumelden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Gruppen. So melden Sie sich bei Ihren Agentgruppen ab Um sich bei einer Agentgruppe abzumelden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der entsprechenden Agentgruppe. -oder- Um sich bei allen Agentgruppen abzumelden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Gruppen.
