Arbeiten mit dem Terminkalender
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Arbeiten mit dem Terminkalender Autor: Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 1 Inhaltsverzeichnis 1. 2. 3. 4. Starten des Programms ........................................................................................................ 2 Die Programmoberfläche ...................................................................................................... 2 Datums- und Zeitformat anpassen ........................................................................................ 4 Automatisches Starten des Kalenders .................................................................................. 5 4.1 Kalenderstart ohne Eingabe des Passwortes ................................................................ 5 4.2 Erstellen und speichern einer Batchdatei im Verzeichnis Autostart .............................. 5 5. Termine vereinbaren ............................................................................................................. 7 5.1 Einfachen Tagestermin mit einer Person vereinbaren .............................................. 7 5.1.1 Terminüberschneidungen ........................................................................................... 8 5.1.2 Ersatztermin suchen ................................................................................................... 9 5.1.3 Terminvorschlag annehmen ..................................................................................... 10 5.1.4 Rückmeldung senden ............................................................................................... 11 5.1.5 Löschen eines Termins ............................................................................................ 12 5.2 Wiederkehrenden Termin mit mehreren Personen vereinbaren ........................... 13 5.2.1 Personen auswählen ................................................................................................ 13 5.2.2 Sich wiederholende Termine planen ........................................................................ 14 5.2.3 Abwesenheitseintrag vornehmen (z.B. Urlaub, Fortbildung) .................................... 15 5.2.4 Gruppe anlegen ........................................................................................................ 16 5.2.4.1 Gruppenmitglied hinzufügen .................................................................................... 16 5.2.4.2 Gruppenmitglied löschen ......................................................................................... 17 5.3 Erinnerungsfunktion nutzen ......................................................................................... 17 5.4 Zugriff und Priorität eines Termins festlegen ............................................................... 19 5.4.1 Zugriffsrechte ............................................................................................................ 19 5.4.1.1 Ansicht ..................................................................................................................... 20 5.4.1.2 Aufgaben einsehen .................................................................................................. 20 5.4.1.3 Einladungen ............................................................................................................. 21 5.5 Bedeutung der Farben im Terminkalender .................................................................. 22 6. Terminkalender anderer Personen einsehen ...................................................................... 23 7. Drucken von Terminen ........................................................................................................ 25 7.1 Druck eines Einzeltermins ............................................................................................ 25 7.2 Druck der Wochenübersicht ......................................................................................... 26 7.3 Druck- bzw. Layoutoptionen......................................................................................... 26 8. Wochen- und Monatsansicht ............................................................................................... 28 9. Das Adressbuch .................................................................................................................. 29 9.1 Adressbuch erstellen .................................................................................................... 29 9.2 Adressbuch sichern bzw. löschen ................................................................................ 31 9.3 Adressbuch veröffentlichen, abrufen und ändern ........................................................ 32 10. Daten importieren ................................................................................................................ 33 10.1 Daten aus Outlook exportieren ................................................................................. 33 10.2 Daten von Outlook importieren ................................................................................. 37 10.3 Daten von Outlook in den Kalender importieren ...................................................... 40 Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 1. S. 2 Starten des Programms Zum Starten des Kalenders doppelklicken Sie auf die Verknüpfung. In der Anmeldemaske geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Stellen Sie sicher, dass in der Zeile Verbinden mit Kalender eingestellt ist und klicken Sie danach auf die Schaltfläche Anmelden. Hinweis: Das voreingestellte Passwort (≙ Kennwort) ist der Vorname. 2. Die Programmoberfläche Beim Starten des Programms werden zwei Fenster geöffnet. Dies sind das Ablagefenster mit der Feiertagsübersicht und der Terminkalender mit der Tagesübersicht. Schließen Sie zuerst das Ablagefenster, dies wird nicht mehr benötigt. Sie sehen jetzt den Terminkalender mit der Tagesübersicht des aktuellen Tages. Diese Tagesübersicht ist in drei Bereiche eingeteilt. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. Menüleiste Symbolleiste 1 S. 3 Navigationsleiste Terminbereich mit halbstündiger Standardrasterung Aufgabenbereich Notizbereich Die einzelnen Bereiche: Terminbereich Je nachdem welche Einstellung man wählt, sieht man entweder die Tagesübersicht, die Wochen- bzw. Monatsübersicht. Die entsprechenden Symbole findet man in der Symbolleiste. Aufgabenbereich Im Aufgabenbereich können Aufgaben mit oder ohne Termin festgelegt werden. Eine Erinnerung und Einstellungen zu den Zugriffsmöglichkeiten sind ebenso möglich. Notizbereich Hier können Notizen zu den Tagesaufgaben hinterlegt werden. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 3. S. 4 Datums- und Zeitformat anpassen In der Grundeinstellung wird das Datumsformat in der Form MTJ (Monat-Tag-Jahr) vorgegeben. Diese Einstellung kann den eigenen Wünschen angepasst werden. Klicken Sie zum Ändern der Grundeinstellungen auf Extras / Optionen. Klicken Sie im linken Bereich auf das Pluszeichen bei Allgemein. Markieren Sie anschließend Datum und Zeit. Im Bereich Kurzes Datumsformat kann man die Reihenfolge ändern. Im Bild rechts ist das Format Tag.Monat.Jahr eingestellt. Als Trennzeichen wurde ein Punkt anstatt eines Minuszeichens eingegeben. Die Jahreszahl wird zweistellig angezeigt. Zu sehen ist dies in der Vorschau. Im Bereich Langes Datumsformat ist im Beispiel auch wieder das TMJFormat ausgewählt worden. Die Auswirkung ist wieder der Vorschau zu entnehmen. Zum Speichern von evtl. Änderungen klicken Sie auf OK. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 4. S. 5 Automatisches Starten des Kalenders Man kann das automatische Starten des Kalenders bei jedem Anmeldevorgang erzwingen. Dazu muss einerseits gewährleistet sein, dass die Eingabe eines Passwortes entfällt, zum anderen sollte sich der Kalender in der Autostartgruppe befinden. 4.1 Kalenderstart ohne Eingabe des Passwortes Klicken Sie auf Extras / Verbindungen verwalten. Markieren Sie den Eintrag Kalender, setzen Sie ein Häkchen bei Automatische Anmeldung aktivieren und klicken Sie auf OK. 4.2 Erstellen und speichern einer Batchdatei im Verzeichnis Autostart Zum Erstellen der Batch-Datei klicken Sie auf Start / Programme / zubehör / editor. Tippen Sie den rechts zu sehenden Text ein und speichern Sie die Datei unter dem Namen Kalender.bat im Autostart-Verzeichnis ab. Die Vorgehensweise wird im Folgenden erklärt. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 6 Zuerst wird das Verzeichnis Autostart gesucht. Dieses Verzeichnis findet man unter C:\Dokumente und Einstellungen\name.vorname\Startmenü\Progra mme\Autostart. Klicken Sie auf das Verzeichnis Autostart. Vergeben Sie den Dateinamen Kalender.bat und wählen Sie bei Dateityp Alle Dateien. Klicken Sie auf Speichern. Ob der Autostart des Kalenders funktioniert, können Sie überprüfen indem Sie sich abmelden (Start / "vorname.nachname" abmelden) und gleich wieder neu anmelden 2. Möglichkeit Im Explorer öffnen Sie das Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\name.vorname\Startmenü\Programme\Oracle Calendar und ziehen mit der rechten Maustaste das Symbol Oracle Calender in das Verzeichnis Autostart Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 5. S. 7 Termine vereinbaren Es ist möglich einzelne Termine mit einer Person oder sich wiederholende Termine z.B. Jour Fixe festzulegen. Diese Terminarten können auch bei Personengruppen verwendet werden. Für das Erstellen von Terminen gibt es verschiedene Möglichkeiten die jedoch nicht alle behandelt werden. 5.1 Einfachen Tagestermin mit einer Person vereinbaren Für die Neuanlage eines einfachen, sich nicht wiederholenden Termins klicken Sie in der Menüleiste auf Datei / Neu / Termin. Sie könnten alternativ auch auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste klicken. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 8 Felder bzw. Schaltflächen Bedeutung Titel Hier ist eine eindeutige Bezeichnung z.B. ein Grund einzutragen. Ort Der Ort an dem der Termin stattfindet. Beginn, Ende, Dauer Man kann entweder die einzelnen Daten eintippen, die Drehfelder benutzen oder mit den Symbolen arbeiten. Drehfeld: Personen / Ressourcen , Kalender: , Uhrzeit: In diesem Bereich können einzelne Personen, aber auch Gruppen oder Teile von Gruppen ausgewählt werden, sowie Räume reserviert werden. Klicken Sie zur Auswahl einer einzelnen Person in das Feld Hinzufügen, tippen Sie die ersten Buchstaben des Familiennamens ein und klicken Sie anschließend auf das grüne Häkchen um die Suche zu starten. Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem alle Personen die dem Suchbegriff entsprechen aufgelistet werden. Zur Auswahl der richtigen Person wird diese in der Liste markiert und mit einem Klick auf OK (bzw. Doppelklick) die Selektion übernommen. Auf diese Weise könnten weitere Personen hinzugefügt werden. Sollte eine Person aus der Liste wieder entfernt werden, ist diese zu markieren und anschließend durch einen Klick auf die Schaltfläche Entfernen aus der Liste zu entfernen. 5.1.1 Terminüberschneidungen Um Terminüberschneidungen zu vermeiden, hat man die Möglichkeit nach Überschneidungen zu suchen. Dies geschieht durch einen Klick auf die Schaltfläche Konflikte prüfen. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 9 Wenn keine Konflikte gefunden werden, wird dies durch die rechts zu sehende Info dargestellt. Bei einer Terminüberschneidung wird die Person bzw. werden die Personen und die jeweiligen belegten Zeiten angezeigt. Durch einen Klick auf OK wird dieses Fenster wieder geschlossen. 5.1.2 Ersatztermin suchen Wie im letzten Bild zu sehen ist, hat die Person, mit der man einen Termin planen will, bereits einen Eintrag im Kalender. Man könnte in diesem Fall leicht einen Ersatztermin planen. Es gibt aber auch die Möglichkeit sich vom Programm einen Ersatztermin bzw. mehrere Ersatztermine anzeigen zu lassen. Durch einen Klick auf Extras / Datum/Zeit vorschlagen wird der Dialog Datum /Zeit vorschlagen gestartet. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 10 Im gezeigten Beispiel hat der Teilnehmer bereits einen Termin (4.3.08 von 10:00 bis 17:00). Im Bereich Datum und Dauer wird ein Zeitraum ausgewählt der für einen möglichen Termin in Frage kommt. Zusätzlich die geplante Dauer des Termins. Im Bereich Nach Zeit suchen kann man einen Tageszeitraum festlegen der für einen möglichen Termin in Frage kommt. Man kann diese Voreinstellungen anpassen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Vorschlagen werden freie Termine angezeigt. Man kann die maximale Anzahl von Vorschlägen verändern, ebenso den gewählten Zeitpunkt noch anpassen. Hat man sich für einen Termin entschieden, im Beispiel ist es der 4.3. um 17.00 Uhr, beendet man die Auswahl durch einen Klick auf OK. Letztlich wird die Terminplanung durch einen Klick auf die Schaltfläche OK abgeschlossen. Der ausgewählte Teilnehmer des Termins erhält automatisch eine E-Mail mit dem Hinweis, dass ein Termineintrag in dessen Terminkalender vorgenommen wurde. Des Weiteren wird der Zeitpunkt des Termins angezeigt, wer den Termin vorgeschlagen hat etc. 5.1.3 Terminvorschlag annehmen Derjenige der einen Terminvorschlag bekommt, sieht diesen Vorschlag im eigenen Kalender. Je nach Priorität hat der Eintrag eine bestimmte Farbe. Im Bild ist rechts oben ein Fragezeichen zu Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 11 sehen. Dies bedeutet, dass man sich noch nicht entschieden hat ob man den Termin annehmen oder ablehnen möchte. Durch einen Doppelklick auf den Termineintrag öffnet sich das Fenster Termin anzeigen mit dem Register Antwort/Notizen. Durch einen Mausklick im Feld Antwort sieht man die möglichen Optionen für eine eventuelle Teilnahme. 5.1.4 Rückmeldung senden Der Kalender bietet zudem die Möglichkeit als Rückmeldung eine E-Mail zu senden. In der Empfängerliste ist im Beispiel der Ersteller des Termins nicht zu sehen. Der Ersteller des Termins wird auch als Besitzer bezeichnet. Klickt man auf die Schaltfläche Besitzer erscheint dieser in der Empfängerliste. Man kann einzelne Teilnehmer in der Empfängerliste markieren und durch einen Klick auf Entfernen aus der Liste entfernen. Durch einen Klick auf die Lupe kann man weitere Personen auswählen und diese in die Empfängerliste aufnehmen. Im Bereich Nachricht kann man einen Text verfassen. Der Standardtext der sich bereits im Fensterchen befindet, lässt sich jederzeit abändern. Durch klicken auf Senden wird die E-Mail an die Personen der Empfängerliste gesendet. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 12 5.1.5 Löschen eines Termins Hinweis: Man kann nur die selbst erstellten Termine löschen. Wenn man einen Termin löschen möchte, muss dieser zuerst markiert werden. Danach betätigt man die Taste Entf. Es erscheint die rechts zu sehende Sicherheitsabfrage die man mit Ja bzw. Nein beantworten kann. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 5.2 S. 13 Wiederkehrenden Termin mit mehreren Personen vereinbaren In diesem Kapitel wird die Möglichkeit beschrieben wie man einen wiederkehrenden Termin mit mehreren Personen vereinbart. Zusätzlich wird gezeigt, wie man eine Gruppe anlegt und dieser Gruppe Mitglieder zuweist. 5.2.1 Personen auswählen Klicken Sie in der Menüleiste wieder auf Datei / Neu/Termin bzw. auf das entsprechende Symbol. Füllen Sie die Felder Titel und Ort aus. Die Anfangszeit und die Endzeit können Sie mit einem Klick auf das Uhrensymbol festlegen wenn man den blauen Pfeil, bei gedrückter linker Maustaste, nach links bzw. nach rechts verschiebt. Klicken Sie zur Auswahl der Personen auf das Lupensymbol. Im Register Personen können Sie im Feld Nachname den kompletten Nachnamen oder einen Teil eingeben und danach auf Suchen klicken. Je weniger Buchstaben Sie eintippen, desto umfangreicher wird die Trefferliste. In der Trefferliste kann man mehrere Personen markieren. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 14 Durch einen Klick auf Hinzufügen werden die Teilnehmer ausgewählt und erscheinen im rechten Fenster. Sollen weitere Teilnehmer ausgewählt werden, ist die eben beschriebene Vorgehensweise erneut anzuwenden. Möchten Sie einen Teilnehmer aus der Auswahlliste wieder entfernen, ist dieser zu markieren und durch klicken auf die Entfernen – Schaltfläche aus der Liste zu löschen. 5.2.2 Sich wiederholende Termine planen Sollen sich Termine wiederholen, z.B. über einen längeren Zeitraum einmal wöchentlich stattfinden, kann man wiederholende Termine planen. Im Beispiel soll sich eine Gruppe von Personen über einen Zeitraum von ca. 3 Monaten jeden Freitag treffen. Im ersten Schritt klickt man auf die Schaltfläche Wiederholen, die sich im Terminfenster ganz unten befindet. Im Bereich Häufigkeit kann man die Häufigkeit bzw. das Intervall festlegen. Des Weiteren müssen die benötigten Wochentage markiert werden. Im Bereich Dauer kann der erste und der letzte Termin festgelegt werden. Sind die Anfangs- und Enddaten ausgewählt worden, besteht die Möglichkeit sich alle Termine anzeigen zu lassen. Sollen die Termine auch an Feiertagen stattfinden, so ist das Kontrollkästchen Einschließlich feiertags zu aktivieren. Die Auswahl wird mit einem Klick auf OK abgeschlossen. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 15 Im Terminfenster sieht man unten die einzelnen Termine. Man kann zusätzlich Termine hinzufügen, aber auch Termine löschen. Auch ist es möglich, dass die Teilnehmer von Termin zu Termin variieren. Dazu wird der entsprechende Termin markiert und danach die Teilnehmerliste angepasst. 5.2.3 Abwesenheitseintrag vornehmen (z.B. Urlaub, Fortbildung) Um z.B. einen zusammenhängenden Zeitraum zu verplanen, geht man wie folgt vor: 1. Zuerst erstellt man einen neuen Termineintrag, vergibt eindeutige Bezeichnungen bei Titel und Ort. 2. Bei Beginn und Ende werden die entsprechenden Daten eingetragen und durch einen Klick auf OK werden die Einstellungen übernommen. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 16 5.2.4 Gruppe anlegen Möchte man häufig Termine mit gleichen Personengruppen planen, empfiehlt sich das Anlegen von Gruppen. Der folgende Teil zeigt Ihnen wie man Gruppen erstellt und die Gruppendaten verwaltet. Zur Gruppenverwaltung klicken Sie auf Extras / Gruppen verwalten. In der Gruppenverwaltung klicken Sie auf Neu... Vergeben Sie einen eindeutigen Gruppennamen. Als Gruppentyp wählen Sie Privat aus. Mit der Lupe gelangen Sie in den Dialog Verzeichnissuche. Dort können Sie nach Personen suchen und diese Hinzufügen. Die ausgewählten werden im Fenster unten angezeigt. Durch zweimaligen Klick auf OK wird die Gruppe erstellt. Eine Gruppe vom Typ Privat kann nur von demjenigen eingesehen und bearbeitet werden, der sie erstellt hat. Die Gruppe Mitglieder kann nur von den Gruppenmitgliedern bearbeitet werden. 5.2.4.1 Gruppenmitglied hinzufügen Klicken Sie wieder auf Extras / Gruppen verwalten. In der Gruppenverwaltung sieht man eine private Gruppe. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Zum Hinzufügen eines Mitglieds klicken Sie entweder auf die Lupe oder Sie geben Im Feld Mitglieder hinzufügen einen Teil des Nachnamens ein, klicken dann auf das grüne Häkchen und wählen aus einer Liste den bzw. die Mitglieder aus. Zum Speichern der Änderungen klicken Sie auf OK. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 17 5.2.4.2 Gruppenmitglied löschen Klicken Sie wieder auf Verzeichnis / Gruppen verwalten. In der Gruppenverwaltung wählen Sie eine private Gruppe aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Zum Löschen eines Mitglieds markieren Sie das zu löschende Mitglied und klicken Sie danach auf Löschen. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage die Sie mit einem Klick auf Ja oder Nein beantworten können. Zum Speichern der Änderungen klicken Sie auf OK. 5.3 Erinnerungsfunktion nutzen Die Erinnerungsfunktion soll an einen bevorstehenden Termin rechtzeitig erinnern. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Die Erinnerung mittels Popup-Fenster und die Erinnerung per E-Mail. Im Folgenden wird die Erinnerungsfunktion mittels Popup-Fenster beschrieben. Erstellen Sie einen neuen Termin in der Zukunft. Dies kann auch durch einen Doppelklick in die entsprechende Zeile im Terminbereich geschehen. Füllen Sie die Felder Titel und Ort aus und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Erinnerungen. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 18 Aktivieren Sie zuerst die Option Mich erinnern. Stellen Sie sicher, dass mindestens das Kontrollkästchen Popup aktiviert ist. Zum Testen stellen Sie als Vorlaufzeit eine einstellige Minutenzeit ein, damit die Wartezeit nicht zu lange wird. Dies bedeutet, dass am Bildschirm vor dem geplanten Termin ein Popup-Fenster mit einem Hinweis auf den geplanten Termin erscheint. In diesem Popup-Fenster erscheinen die wichtigsten Daten zum Termin, wobei mit Pfad der Ort des Termins gemeint ist. Die Datumsanzeige ist per Voreinstellung M.T.J. Falls in der Registerkarte Details ein Eintrag erfolgte, wird dieser zumindest teilweise angezeigt Wenn die Erinnerung mit zeitlich größerem Abstand zum Termin erfolgte, kann man durch einen Klick auf die Schaltfläche Erneut erinnern die Zeit bis zur nächsten Erinnerung eingeben. Voreingestellt sind 15 Minuten Pause. Wird die Pausenzeit überschritten, erscheint erneut ein Popup-Fenster und man kann ein weiteres Mal eine Pausenzeit festlegen. Ein Klick auf Ausstellen schaltet das Erinnerungsfenster ab. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 5.4 S. 19 Zugriff und Priorität eines Termins festlegen Die möglichen Zugriffsrechte und Prioritäten der Einträge kann man einsehen, wenn man z.B. auf einen Termineintrag doppelt klickt. 5.4.1 Zugriffsrechte Mit dem Zugriff wird festgelegt, welche Infos in Ihrem Terminkalender eingesehen werden dürfen. Öffentliche Termineinträge können von allen eingesehen werden. Alle anderen Einstellungen können in beschränktem Umfang verändert werden. Zugriffsrechte können Sie ändern, wenn Sie in der Menüleiste auf Extras / Zugriffsrechte klicken. In der Registerkarte Auftragsrechte ist in der Voreinstellung zu sehen, dass alle aufgeführten und nicht aufgeführten keine Auftragsrechte besitzen. Man kann einzelne Personen und Gruppen in die unten zu sehende Liste aufnehmen und die Rechte anpassen. Im Beispiel ist der Standard, dass nicht aufgeführte Personen keinerlei Rechte besitzen. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 20 5.4.1.1 Ansicht Durch die Verwendung von Rechten auf die Ansicht kann man einstellen, welche Termineinträge von anderen Anwendern gesehen werden, wenn Ihr Terminkalender geöffnet wird. Im Bild rechts wird einer einzelnen Person erlaubt, alle Einträge vom Typ normal, vertraulich und persönlich ansehen zu dürfen. Man kann die Rechte durch klicken in die entsprechenden Kästchen anpassen. Man könnte aber auch generell volle Sichtrechte oder keine Sichtrechte vergeben. Des Weiteren ist es jederzeit möglich die Person aus der Liste zu löschen, dann wird diese wie unter Standard behandelt. 5.4.1.2 Aufgaben einsehen Standardmäßig kann jeder alle Termine einsehen. Durch verändern der Einstellungen in dieser Registerkarte kann bestimmt werden, welche Aufgaben für andere sichtbar sind. Im Beispiel wird einer einzelnen Person volles Sichtrecht auf normale und persönliche Aufgaben gegeben. Auf vertrauliche Aufgaben wird kein Sichtrecht gewährt. Man könnte aber auch wieder generell keine Sichtrechte bzw. volle Sichtrechte vergeben. Wenn man die Einstellung Wie Standard verwendet, sollte man wissen was man unter Wie Standard eingestellt hat. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 21 5.4.1.3 Einladungen Per Voreinstellung darf jeder jeden zu einem Termin einladen. Will man dies ändern, sollte man die Voreinstellungen auf dieser Registerkarte anpassen. Hinweis: Wer zu Terminen einladen darf, der kann auch Tagestermine bzw. Tagesnotizen Ihrem Kalender hinzufügen. Im unten zu sehenden Beispiel darf die aufgeführte Person nicht zu Terminen einladen, alle anderen dürfen dies. Voreinstellung Mögliche Abänderung für eine Person Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 5.5 S. 22 Bedeutung der Farben im Terminkalender Termine können unterschiedlich eingefärbt sein. Um die Bedeutung der Farben besser verstehen zu können, klicken Sie auf Extras/ Optionen. Die Farben können unterschiedlichen Gruppen zugeordnet werden. Grundsätzlich gibt es Farbzuordnungen bezüglich des Wichtigkeitsgrades, des Teilnahmestatus und des Eigentümers. Beispielsweise kann die Farbe Rot bei Teilnahmestatus "Abgelehnte Einträge" bedeuten und bei Wichtigkeitsgrad "Höchster Wichtigkeitsgrad" bedeuten. Hinweis: Je nachdem, welche Farbanzeige Sie momentan aktiviert haben, ändern sich auch die Farben der Termineinträge. Wenn Sie also wissen möchten warum die Farbe des Termins z.B. blau ist, müssen Sie über Anzeigen / Farben der Termineinträge herausfinden, welche Farbanzeige momentan aktiviert ist. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 6. S. 23 Terminkalender anderer Personen einsehen Jeder kann per Voreinstellung den Terminkalender einer anderen Person einsehen. Wenn man dies nicht möchte, muss man über Optionen / Zugriffsrechte die Einschränkungen vornehmen. Zur Einsichtnahme eines fremden Terminkalenders klickt man auf die Schaltfläche Terminkalender öffnen in der Symbolleiste. Im Dialog Terminkalender öffnen kann man entweder den kompletten Namen eintippen oder man wählt die Lupe um nach der Person zu suchen, deren Kalender man einsehen möchte. Hat man die Lupe gewählt, kann man einen Teil des Nachnamens eingeben und dann auf die Schaltfläche Suchen klicken. In der Trefferliste kann man die gewünschte Person markieren und durch einen Klick auf OK die Auswahl bestätigen. Wiederum durch einen Klick auf die Schaltfläche OK öffnet sich der Terminkalender der gewählten Person. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 24 Ein Teil der gezeigten Termine im folgenden Bild enthält ein Schloss. Diese Termine –Zugriff ist nicht Öffentlich- können nicht geöffnet werden bzw. Details sind nicht zu sehen. Bei den restlichen Terminen wurde der Zugriff auf Öffentlich gesetzt, somit können diese durch Doppelklick geöffnet werden. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 7. S. 25 Drucken von Terminen Beim Drucken von Terminen gibt es die Wahl entweder einen einzelnen Termin zu drucken oder eine Übersicht der Termine z.B. eine Wochenübersicht. 7.1 Druck eines Einzeltermins Vor dem Drucken eines Einzeltermins sollte dieser markiert sein. Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei / Markierten Eintrag drucken. Im nun startenden Dialog kann man jede Menge an Optionen einstellen oder, wie rechts zu sehen ist, auf die Schaltfläche Vorschau klicken. Durch einen Klick auf Einrichten lässt sich unter anderem der Drucker auswählen. Bei den Terminen kann man die einzelnen Informationen einsehen, wenn man im Feld Tagesliste ein Häkchen gesetzt hat. Die Vorschau kann man jederzeit vergrößern bzw. verkleinern. Zum Verlassen der Vorschau klicken Sie auf Schließen. Tipp: Wer auf die Schaltfläche Optionen klickt, kann sich ein bestimmtes Layout selber erstellen und dieses abspeichern. Somit hat man die Möglichkeit den Ausdruck zu individualisieren. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 7.2 S. 26 Druck der Wochenübersicht Klicken Sie im Menü auf Datei / Drucken öffnet sich das rechts zu sehende Fenster. Mit den Einstellungen wie sie im Bild rechts zu sehen sind, wird eine Übersicht der Wochentermine auf eine DIN-A4-Seite ausgedruckt. Sie können den Zeitraum verändern oder zusätzlich eine Tagesliste im Bereich Terminkalenderseiten wählen. Die Terminkalenderseite beinhaltet wichtige Termindetails in schriftlicher Form. 7.3 Druck- bzw. Layoutoptionen Im Folgenden werden nur einige der Layoutdruckoptionen beschrieben. Die Layoutoptionen erreichen Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche Optionen klicken. Im Register Woche kann z.B. auswählen ob die Anfangs- bzw. Endzeit angedruckt werden soll. Überlaufseiten: Druckt Informationen, die nicht auf die Tageskalenderseite passen, auf separate Seiten an. Schattierung: Alle Termineinträge werden grau schattiert, um unbelegte Zeiten deutlicher darzustellen. Zeitspanne: Gedruckt werden alle Einträge im angegebenen Zeitraum. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 27 Im Register Monat wählen Sie, welche Elemente Ihres Monatskalenders oder Ihrer Aufgaben Sie drucken möchten. Im Register Mehrwöchig kann man wählen, welche Elemente Ihres mehrwöchigen Terminkalenders oder Ihrer Aufgaben gedruckt werden sollen, sowie wie viele Wochen pro Seite auf dem Ausdruck erscheinen sollen. Es sind maximal 5 Wochen pro Seite möglich. In der Tagesliste können alle markierten Details Ihrer Tagestermine, Tagesnotizen, Feiertage, bevorstehenden Erinnerungen und Aufgaben aufgeführt werden. Hat das Feld Teilnehmer ein Häkchen, werden die Namen der Anwender, die am Termin teilnehmen (die Höchstanzahl begrenzt die Anzahl der Teilnehmer, die auf dem Ausdruck erscheinen). Wenn die festgelegte Höchstanzahl an Anwendern und Ressourcen überschritten wird, wird im Ausdruck nur die Anzahl der Teilnehmer angezeigt. Hinweis: Man hat die Möglichkeit die eingestellten Layoutoptionen abzuspeichern, wenn man auf die Schaltfläche Speichern unter klickt. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 8. S. 28 Wochen- und Monatsansicht Wer viele Termine plant, hat die Möglichkeit mit der Wochen- bzw. Monatsansicht die Übersichtlichkeit der Anzeige zu erhöhen. Klicken Sie zur Aktivierung der Wochenansicht auf das rechts zu sehende Symbol. Per Voreinstellung werden die Termine die innerhalb des Zeitraums von 8:00 – 17:00 Uhr liegen angezeigt. Wenn Sie das Zeitraster etc. ändern möchten, können Sie in der Menüleiste auf Anzeige klicken und danach die vier eingerahmten Einträge testen. Ganz unten im Notizfenster werden die Termine angezeigt, bei denen als Erinnerung Bevorstehendes anzeigen ausgewählt wurde. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 29 Klicken Sie zur Aktivierung der Monatsansicht auf das rechts zu sehende Symbol. Der aktuelle Termin (Notenkonferenz) wird in der Monatsansicht farbig hinterlegt angezeigt. 9. Das Adressbuch Für häufig benötigte Kontakte eignet sich unter Umständen das Erstellen eines eigenen Adressbuches. 9.1 Adressbuch erstellen Für die Erstellung eines Adressbuches klicken Sie auf Datei / Adressbuch / Neu. Damit man später Zugriff auf das Adressbuch hat, muss man im Feld Adressbuchname eine Bezeichnung vergeben. Sie können selbstverständlich mehrere Adressbücher anlegen und diesen eindeutige Namen geben, damit die Unterscheidung leichter fällt. Klicken Sie auf OK. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 30 In der Titelleiste steht die Bezeichnung des Adressbuches. Um das Adressbuch mit Daten zu füllen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das rechts zu sehende Symbol für Neuer Kontakt. Geben Sie den Vor- und den Nachnamen der Person ein. Im Register Allgemein können Sie mehrere Faxnummern, Telefonnummern etc. hinterlegen. Ebenso möglich ist das Anlegen von E-Mail-Postfächern bzw. Webseiten. Sie können angeben ob es sich beim Eintrag um einen privaten oder um einen geschäftlichen Kontakt handelt. Durch einen Klick z.B. auf die Option Privat, kann zusätzlich zur geschäftlichen Adresse eine private Adresse angelegt werden. Die weiteren Register: Geschäftlich In diesem Registerblatt können nähere Angaben zum geschäftlichen Umfeld der Kontaktperson getätigt werden. Persönlich Hier können verschiedene private Daten erfasst werden. Zusätzlich kann man z.B. Tagesnotizen erstellen und im Eingabefeld Persönliche Notizen bis zu 32000 Zeichen eintippen. Notizen Hier können weitere Infos eingetragen werden. Die Bezeichnungen der einzelnen Zeilen kann man unter Datei / Adressbuch / Eigenschaften ändern. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 9.2 S. 31 Adressbuch sichern bzw. löschen Man kann alle angelegten Adressbücher sichern und bei Bedarf die gesicherten wiederherstellen. Die gesicherten Adressbücher "landen" in einem Ordner auf der lokalen Festplatte C:\. Zum Sichern von Adressbüchern klickt man auf Datei / In lokale Datei herunterladen. Durch klicken auf OK startet der Sicherungsvorgang. Sollten Sie ein Adressbuch löschen wollen, dann klicken Sie auf Datei / Adressbuch / Veröffentlichtes löschen. Im Dialogfenster können Sie das entsprechende Adressbuch auswählen und anschließend mit OK bestätigen. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage die man mit Ja oder mit Nein beantworten kann, je nachdem ob man löschen oder nicht löschen will. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 9.3 S. 32 Adressbuch veröffentlichen, abrufen und ändern Man kann sein eigenes Adressbuch anderen zur Verfügung stellen indem man es veröffentlicht. Das veröffentlichte Adressbuch kann dann bearbeitet werden, allerdings nur als Kopie. Das Original bleibt also unverändert beim Eigentümer. Eigentümer ist immer derjenige der das Adressbuch erstellt hat. Zum Veröffentlichen eines Adressbuches klicken Sie auf Datei / Adressbuch / Veröffentlichen. Im Feld Veröffentlichter Name vergeben Sie einen eindeutigen Namen. Man kann festlegen aus welcher Kategorie Kontakte veröffentlicht werden. In der Zeile Veröffentlichen für können Sie eine oder mehrere Personen, aber auch Gruppen auswählen die eine Kopie des veröffentlichten Adressbuchs nutzen können. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 10. S. 33 Daten importieren Corporate Time 5.1 bietet des Weiteren die Möglichkeit Daten z.B. aus Outlook zu importieren. Im Folgenden wird gezeigt wie Daten für den Kalender aus Outlook exportiert und in den Kalender importiert werden. 10.1 Daten aus Outlook exportieren Zum Exportieren von Daten klicken Sie in Outlook auf Datei / Optionen. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 34 Bei den Optionen klicken Sie auf Erweitert. Im Bereich Exportieren klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren. Im Import/Export – Assistenten wählen Sie den Eintrag In Datei exportieren und klicken Sie auf Weiter. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 35 Wählen Sie Tabulatorgetrennte Werte (DOS) und klicken Sie danach auf Weiter. Nun werden Sie noch abgefragt aus welchem Modul Sie die Daten exportieren möchten. Markieren Sie Kontakte und klicken Sie auf Weiter. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 36 Speichern Sie die Datei z.B. unter dem Namen Kontakte.TXT in einem lokalen Verzeichnis und klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Dialog werden könnten Sie unter Benutzerdefinierte Felder zuordnen die Standardzuordnung der Felder ändern, müssen Sie aber nicht. Klicken Sie auf Fertig stellen. Bevor Sie die Daten in den Kalender importieren, speichern Sie die Daten z.B. auf einen Stick. Stecken Sie den Stick in den Verwaltungsrechner und kopieren Sie die gerade erstellte Textdatei Kontakte.TXT z.B. in Ihr persönliches Netzlaufwerk H:\ eigene Dateien \ Outlook. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 10.2 S. 37 Daten von Outlook importieren Klicken Sie im Kalender auf Datei / Daten importieren. Im Importprogramm ist die Zeile Tabgetrennte Textdatei für Adressbücher zu markieren. Klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie zuerst unten auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die vorhin gespeicherte Textdatei. Die aus Outlook exportierten Felder werden im Bereich Zuordnen angezeigt. Das erste Feld (=Anrede) ist bereits markiert. Dieses Feld muss vor dem Import einem Feld im Kalender zugeordnet werden. Zur Zuordnung der Felder klicken Sie auf Zuordnen zu. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 38 Sollte das Feld Anrede im Kalender keine Entsprechung finden, klicken Sie auf den Eintrag <<Nicht zugeordnet>>. Als nächstes Feld erscheint Vorname. Klicken Sie wieder auf Zuordnen zu und wählen diesen Eintrag in der Liste aus. Bereits zugeordnete Einträge werden in der Liste grau angezeigt Das übernächste Feld Nachname kann wieder zugeordnet werden. Auf diese Art und Weise sind nun alle Felder zuzuordnen. Alle zugeordneten Felder erscheinen im Importmodul rechts von deren Outlook-Pendants. Klicken Sie, wenn Sie alle relevanten Felder zugeordnet haben, auf OK. Sie erhalten eine Nachricht mit dem Hinweis, dass alle Daten übertragen wurden. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 39 Zur Kontrolle und zum Ändern der importierten Daten klicken Sie auf Datei / Adressbuch / Öffnen. Wählen Sie das Adressbuch aus in das Sie die Outlook-Daten importiert haben und klicken Sie auf OK. Kontrollieren Sie die Daten des Adressbuchs. Eventuell doppelt vorhandene Einträge können gelöscht werden. Im Menü Bearbeiten kann man neue Einträge hinzufügen oder bestehende nachbearbeiten etc. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. 10.3 S. 40 Daten von Outlook in den Kalender importieren Klicken Sie im Kalender auf Datei / Daten importieren. Im Importprogramm ist die Zeile Tabgetrennte Textdatei für Adressbücher zu markieren. Klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie zuerst unten auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die vorhin gespeicherte Textdatei. Die aus Outlook exportierten Felder werden im Bereich Zuordnen angezeigt. Das erste Feld (=Anrede) ist bereits markiert. Dieses Feld muss vor dem Import einem Feld im Kalender zugeordnet werden. Zur Zuordnung der Felder klicken Sie auf Zuordnen zu. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 41 Sollte das Feld Anrede im Kalender keine Entsprechung finden, klicken Sie auf den Eintrag <<Nicht zugeordnet>>. Als nächstes Feld erscheint Vorname. Klicken Sie wieder auf Zuordnen zu und wählen diesen Eintrag in der Liste aus. Bereits zugeordnete Einträge werden in der Liste grau angezeigt Das übernächste Feld Nachname kann wieder zugeordnet werden. Auf diese Art und Weise sind nun alle Felder zuzuordnen. Alle zugeordneten Felder erscheinen im Importmodul rechts von deren Outlook-Pendants. Klicken Sie, wenn Sie alle relevanten Felder zugeordnet haben, auf OK. Sie erhalten eine Nachricht mit dem Hinweis, dass alle Daten übertragen wurden. Michael Kreil Error! Use the Home tab to apply Überschrift 3 to the text that you want to appear here. S. 42 Zur Kontrolle und zum Ändern der importierten Daten klicken Sie auf Datei / Adressbuch / Öffnen. Wählen Sie das Adressbuch aus in das Sie die Outlook-Daten importiert haben und klicken Sie auf OK. Kontrollieren Sie die Daten des Adressbuchs. Eventuell doppelt vorhandene Einträge können gelöscht werden. Im Menü Bearbeiten kann man neue Einträge hinzufügen oder bestehende nachbearbeiten etc. Michael Kreil
