Modulhandbuch_Ausleihe 4.2_A5

Ausleihmodul
Modulhandbuch
Adlib Information Systems
© 1992-2011 Adlib Information Systems B.V. ® und Adlib
Information Systems GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Adlib® ist ein
Produkt der Adlib Information Systems B.V.
Windows ist eine registrierte Handelsmarke der Microsoft Corporation.
Das Adlib Ausleihmodul verwendet Software (YAZ™) von Index Data®,
Dänemark.
Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können jederzeit,
ohne vorherige Bekanntgabe geändert werden. Verpflichtungen
seitens Adlib Information Systems können daraus nicht abgeleitet
werden. Adlib übernimmt keine Haftung für etwaige Fehler im
vorliegenden Dokument. Die in diesem Handbuch beschriebene
Software wird zu den in der Benutzerlizenz aufgeführten Bedingungen
geliefert und darf nur dementsprechend genutzt oder kopiert werden.
Da unsere Produkte ständig verbessert werden, ist es möglich, dass
spätere Produktversionen von den hier gegebenen Beschreibungen
abweichen. Das vorliegende Dokument kann in keinem Fall als
Verpflichtung zur Lieferung von Software oder als vollständige
Produktbeschreibung gewertet werden.
Inhalt
1. Einleitung
1.1. Was ist Adlib?
1.2. Was ist das Adlib Ausleihmodul?
1.3. Zu diesem Handbuch
1
1
2
4
2. Adloan Ausleihe starten
2.1. Desktop-Verknüpfungen verwenden
2.2. Einloggen mit Sitzungsparametern
2.3. Sitzungen öffnen und schließen
7
7
7
8
3. Die Oberfläche von Adloan Ausleihe
11
4. Ausleihen
4.1. Ausgeliehene Exemplare
4.2. Leihzettel
4.3. Optionen im Kontextmenü
15
17
17
18
5. Rückgabe
5.1. Zurückgegebene Exemplare
5.2. Optionen im Kontextmenü
19
20
21
6. Reservieren
6.1. Reservieren über Exemplarnummer
6.2. Reservieren über Katalognummer
6.3. Reservierte Exemplare
6.4. Optionen im Kontextmenü
6.5. Reservierungen rückgängig machen
23
24
24
24
25
26
7. Meldungen
7.1. Meldungstypen
7.2. Meldungen unterdrücken
27
27
29
8. Eigenschaften
8.1. Eigenschaften anzeigen
8.2. Eigenschaften ändern
33
33
34
9. Gebühren
35
10. Adlib Leihverwaltung
10.1. Desktop-Verknüpfungen verwenden
10.2. Eine Datenquelle wählen
10.3. Benutzer
10.4. Exemplare
10.5. Benutzerkategorien und Limits
10.6. Statistik
10.7. Titelvormerkungen
10.8. Exemplarvormerkungen
10.9. Mahngebühren
37
38
38
38
46
50
55
58
59
60
10.10.
10.11.
10.12.
10.13.
10.14.
10.15.
10.16.
Leihgebühren
Briefe
Mahnungen
Reservierungen drucken
Bestandskontrolle
Angaben zur Bestandskontrolle
Ausleihhistorie
61
61
62
72
73
74
74
Anhang 1: Installation
Einzelplatz oder Client/Server
Adserver installieren
Einstellungen vor dem Start von Adloan Ausleihe
77
77
78
80
Anhang 2: Geräte-Manager
83
Index
85
1. Einleitung
1.1. Was ist Adlib?
Adlib ist nicht nur der Name unserer Firma. Wir bezeichnen damit
auch unsere Computerprogramme, mit denen Sie große Datenmengen
strukturiert verwalten können.
Man unterscheidet zwischen Adlib-Programm (Software) und AdlibApplikation (Anwendung). Das Programm enthält alle Codes, die das
Lesen und Speichern in Datenbanken und alle damit verbundenen
Funktionen ermöglicht. Die Programmdateien haben die Endung .exe
und/oder .dll. Das Programm wurde speziell für die Verwaltung von
Daten aus Bibliotheken, Museen, Archiven und ähnlichen Institutionen
entwickelt.
Die Adlib-Applikationen bestehen aus Datenbanken und
Benutzeroberflächen (z.B. Registerkarten mit Feldern), die erst durch
das Programm zu einem effektiven System werden.
Diese Struktur erlaubt es, dass Sie regelmäßig Updates mit neuen
Funktionen installieren können, ohne dass sich an Ihrer Applikation
(die Sie unter Umständen selbst angepasst haben) etwas ändert.
Darum kann das Programm bei einem Update auch eine neue
Versionsnummer erhalten (zum Beispiel 6.5.1), während Ihre
Applikationsnummer unverändert bleibt (zum Beispiel Museum 3.5).
Adlib ähnelt im Aufbau einer herkömmlichen Kartei, bei der
zusammengehörige Daten (zum Beispiel Angaben zu einer Zeitschrift)
auf einer Karteikarte festgehalten werden. Den Karteikarten
entsprechen bei Adlib die Datensätze und die Datensätze zusammen
bilden ihrerseits die Datenbank. Datenbanken können Teildatenbanken
aufgeteilt sein. Wir sprechen in diesen Fällen von Datasets. Eine
Datenbank oder ein Dataset können Sie mit einer Applikation mit
Daten füllen.
Daten werden in Datenmasken oder -formularen eingegeben, die über
mehrere Registerkarten (die zum gleichen Datensatz gehören)
übersichtlich angeordnet sind.
Zum schnellen Auffinden der Daten werden alphabetische Listen
herangezogen. Diese Listen nennen wir Indexe.
Ein Adlib-System zeichnet sich durch eine äußerst flexible
Struktur aus. Das System lässt sich mit dem Adlib Designer
problemlos an individuelle Wünsche und Anforderungen
anpassen. So können Kunden selbst entscheiden, welche
Daten gespeichert und wie sie dargestellt werden sollen. Sie
1
Einleitung
Adlib Ausleihmodul
können wählen, für welche Daten Indexe erstellt und wie diese
Indexe zugänglich gemacht werden. (Für den Adlib Designer
gibt es eine englische Online-Hilfe.)
Wenn Sie Adlib-Software kaufen, erhalten Sie dazu eine oder mehrere
Applikationen, je nach Lizenz. Eine Applikation kann aus mehreren
Modulen bestehen, die jeweils einen bestimmten Aspekt der
Tätigkeiten in Bibliothek, Museum oder Archiv abdecken.
Adlib Museum zum Beispiel wird als standardisierte Applikation
geliefert. Jede Applikation enthält mindestens ein Modul zur Erfassung
und Recherche der Sammlungsobjekte. Weitere Module können
ergänzt werden, zum Beispiel um Bücher und Zeitschriften zu erfassen
oder um die Sammlung über das Internet zugänglich zu machen.
So gibt es für Adlib Bibliothek auch ein Modul zur Erfassung von
Zeitschriften und ein Modul, mit dem Bibliotheksbenutzer den Katalog
durchsuchen können.
Diese und weitere Module gehören nicht zum Lieferumfang der
Standardapplikationen und können separat erworben werden.
1.2. Was ist das Adlib Ausleihmodul?
Das Adlib Ausleihmodul besteht aus zwei Modulen: Adloan Ausleihe
und Adlib Leihverwaltung:


Adloan Ausleihe ist eine Anwendung, mit der Sie alle
Transaktionen durchführen können, die bei der Ausleihe von
Exemplaren in einer Bibliothek vorkommen.
Die Exemplare selbst werden in der Datenbank einer Adlib
Bibliothek Applikation (Katalogverwaltung) erfasst. Adloan
Ausleihe ist mit dieser Applikation verknüpft.
Zusätzlich verfügen Sie über die Applikation Adlib Leihverwaltung,
die mit denselben Daten wie Adloan Ausleihe verknüpft ist. Hier
können Sie unter anderem Benutzer anmelden, Mahnungen und
Benachrichtigungen generieren, Benutzergruppen festlegen und
definieren, was diese ausleihen dürfen und was nicht, sowie
Leihkategorien für die Materialien definieren, die ausgeliehen
werden dürfen. Dieses Modul wird in Kapitel 10. Adlib
Leihverwaltung beschrieben.
Der Adlib Designer 6.4 oder höher muss verwendet werden, um
Adloan Ausleihe einsatzfähig zu machen, indem einige Standardwerte
für Standorte, Benutzer, Mahngebühren, Öffnungszeiten usw. definiert
werden. In der Adlib Designer Hilfe (siehe unten stehende Abbildung)
finden Sie alle Informationen über die Initialisierung von Adloan
2
Adlib Ausleihmodul
Einleitung
Ausleihe. Diese Einstellungen werden nach der Installation von Adloan
Ausleihe und vor der ersten Benutzung vorgenommen. Änderungen
sind auch später noch möglich.
Technische Informationen
Adlib Leihverwaltung und Adlib Bibliothek sind normale AdlibAnwendungen, die auf dem Programm adlwin.exe basieren. Adloan
Ausleihe dagegen ist stärker Workflow-orientiert, um Transaktionen
leichter erfassen zu können. Daher verwendet diese Anwendung das
Adlib-Programm adloan.exe. Trotzdem werden sowohl Adlib
Leihverwaltung als auch Adloan Ausleihe im gleichen AdlibUnterverzeichnis \library loans management gestartet, da beide
Anwendungen Bestandteil des Ausleihmoduls sind. (Adlib Bibliothek
wird in \library gestartet.) Weitere Informationen, auch zum Erstellen
von Desktop-Verknüpfungen finden Sie in der Installationsanleitung
für Adlib Museum, Bibliothek und Archiv.
3
Einleitung
Adlib Ausleihmodul
1.3. Zu diesem Handbuch
In diesem Handbuch gehen wir davon aus, dass Sie grundsätzlich mit
der Adlib-Software vertraut sind. Falls das noch nicht der Fall ist,
empfiehlt es sich, erst das allgemeine Adlib-Handbuch zu lesen, um
sich mit allen Funktionen der Adlib Software vertraut zu machen, dazu
zählen unter anderem Suchen, Verwendung von Menüs, Dateneingabe
und -änderung sowie der Ausdruck.
Dieses Modulhandbuch beschreibt einige spezifische Aspekte des
Ausleihmoduls von Adlib Bibliothek, die einer ausführlicheren
Erklärung bedürfen. Eine Beschreibung der Datenfelder erhalten Sie
über die kontextabhängige Hilfe (F1) in der Applikation. Viele Felder
werden jedoch auch in diesem Handbuch behandelt.
Obwohl dieses Modul auch als Einzelplatzversion läuft, gehen wir
davon aus, dass Sie das Modul als integrierten Bestandteil einer Adlib
Bibliotheksapplikation verwenden.
Dieses Handbuch wurde für Applikationsversion 4.2 oder höher
verfasst.
Um zwischen erläuternden Texten und Bildschirmtexten unterscheiden
zu können, werden in diesem Handbuch verschiedene Schriften
verwendet:

Texte, die auf dem Bildschirm angezeigt werden, Menütitel und
Beschriftungen von Buttons sind kursiv geruckt. Beispiele:
Gesamtkatalog
Kombinieren
Weiter

Texte, die Sie eingeben müssen, sind in einer
Schreibmaschinenschrift gedruckt. Beispiel:
Diesen Text können Sie eingeben...

Die Beschriftung von Tasten wird in einer fetten
Schreibmaschinenschriftart wiedergegeben. Beispiele:
Eingabe
Strg
F1 (Hilfe)
Manchmal müssen Sie zwei Tasten gleichzeitig drücken: Halten
Sie die erste Taste gedrückt und drücken Sie dann die zweite
Taste. Tastenkombinationen werden durch einen Bindestrich
zwischen den betreffenden Tasten angegeben. Beispiel:
Strg-C
4
Adlib Ausleihmodul
Einleitung
Bemerkungen, Tipps und Warnungen werden in einem Rahmen oder
einem eingezogenem Absatz wiedergegeben.
Screenshots werden verwendet, um Erläuterungen zu verdeutlichen.
Das Aussehen der Screenshots hängt jedoch von der verwendeten
Windows-Version und der Bildschirmauflösung ab.
5
2. Adloan Ausleihe starten
2.1. Desktop-Verknüpfungen verwenden
Sie starten Adloan Ausleihe mit einem (Doppel-) Klick auf das
entsprechende Icon (eine Desktop-Verknüpfung mit Adloan Ausleihe)
auf Ihrem Desktop oder im Windows Start-Menü.
Einige Einstellungen in der Verknüpfungen beeinflussen, wie Adloan
Ausleihe gestartet wird. In der Anhang finden Sie weitere Angaben
dazu.
2.2. Einloggen mit Sitzungsparametern
Nachdem Ihre bibliothekspezifischen Einstellungen für Adloan Ausleihe
in der Leihverwaltung (Siehe Kapitel 10) und mit Adlib Designer (siehe
7
Adloan Ausleihe starten
Adlib Ausleihmodul
dazu die Designer-Hilfe) eingegeben wurden, können Sie mit Adloan
Ausleihe Transaktionen erfassen.
Wenn Sie Adloan Ausleihe starten, öffnet sich das Fenster
Sitzungsparameter zum Einloggen. Um zu verhindern, dass jeder
Benutzer Ausleihtransaktionen erfassen kann, müssen Sie sich
zunächst auf dem Adlib-Server anmelden, indem Sie Servernamen,
Ihre Abteilung, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort eingeben und
anschließend auf Verbinden klicken.

Wenn Sie mit der Client/Server-Version von Adloan Ausleihe
arbeiten – die Ausleihtransaktionen laufen also nicht als
Einzelplatzversion – dann müssen Sie sich an einem bestimmten
Server anmelden. (Ihr Systemadministrator kann Ihnen den
Server nennen.) Wenn Sie das Modul als Einzelplatzversion
starten, können Sie das Eingabefeld Server ignorieren.

In der Demo- bzw. Standardapplikation können Sie als Abteilung
main, als Benutzer user1 und das Kennwort pw1 verwenden.

Wenn Sie das Kennwort eingeben, wird dies nicht angezeigt: jedes
Zeichen wird durch ein Sternchen repräsentiert, damit niemand
Ihr Kennwort mitlesen kann.
Klicken Sie anschließend auf Verbinden, um Ihre Sitzung zu starten.
Sie können jetzt zwischen Ausleihen, Zurückgeben oder Reservieren
wählen. Klicken Sie dazu auf die gewünschte Registerkarte. Es gibt
noch weitere Optionen, wie zum Beispiel die Erfassung von Gebühren.
An anderer Stelle werden diese Optionen ausführlich behandelt.
2.3. Sitzungen öffnen und schließen
Wenn Sie in Adloan Ausleihe angemeldet sind, können Sie die aktuelle
Sitzung über das Menü Sitzungen > Abbrechen schließen ohne das
Programm zu beenden. Sie sollten Ihre Sitzung beenden, wenn Sie
zum Beispiel eine Pause machen und den Computer unbewacht
zurücklassen oder ein Kollege die Ausleihe übernimmt.
Sie öffnen eine Sitzung mit dem Menü Sitzungen > Neue Sitzung.
In einer Einzelplatzsituation können Sie übrigens nur eine Sitzung zur
gleichen Zeit öffnen, während Sie in einer Client/Server-Umgebung
mehrere Sitzungen öffnen können und das sogar in einem
Applikationsfenster.
Sie können mit den Optionen im Menü Fenster schnell zwischen
verschiedenen Sitzungen hin und her wechseln. Probieren Sie es
einfach einmal aus. Angaben zur aktuell im aktiven Fenster geöffneten
Sitzung finden Sie in der Statuszeile unterhalb des Fensters.
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Adlib Ausleihmodul
Adloan Ausleihe starten
9
3. Die Oberfläche von Adloan Ausleihe
Die Benutzeroberfläche von Adloan Ausleihe (Ausleihtransaktionen) :
 Registerkarten
Für Ausleihe, Rückgabe und Reservierung gibt es jeweils eigene
Registerkarten. Sie öffnen die gewünschte Registerkarte mit einem
Klick auf den entsprechenden Reiter.
 Die Menüleiste
Wenn Ihre Applikation über mehrere Sprachen verfügt, können Sie die
Sprache über das Menü Sprache wechseln. Sie können die Sprache
jederzeit wechseln.
Mit View > Geräte-Manager können Sie serielle Barcode-Scanner
einstellen, wenn dies erforderlich ist. (Weitere Informationen dazu
finden Sie in der Anhang .)
Mit Hilfe > Inhalt öffnen Sie die Hilfe zu Adloan Ausleihe. Die
Informationen, die Sie dort finden, sind vergleichbar mit diesem
Kapitel.
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Die Oberfläche von Adloan Ausleihe
Adlib Ausleihmodul
Für die meisten aktiven Eingabefelder, markierten Optionen oder
Auswahllisten in Adloan finden Sie die entsprechende
kontextbezogene Hilfe, indem Sie auf F1 drücken. Wenn es keine
Verknüpfung mit einem spezifischen Thema gibt, öffnet F1 ein
allgemeineres Hilfe-Thema. Sie können in der geöffneten Hilfe
jederzeit nach anderen Themen suchen.
 Die Statusleiste
In der Statusleiste unterhalb des Fensters sehen Sie die Sitzungsdaten
der aktiven Sitzung.
 Kontextmenüs
Viele Optionen in Adloan Ausleihe finden Sie in den Kontextmenüs. Ein
Kontextmenü öffnet sich, wenn Sie auf die rechte Maustaste drücken
(Siehe folgende Abbildung). Welche Optionen dort zur Verfügung
stehen, hängt vom Kontext ab: Klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf ein Objekt, zu dem Sie mehr wissen oder das Sie bearbeiten
möchten. Klicken Sie zum Beispiel auf ein bestimmtes ausgeliehenes
Exemplar, nachdem Sie einen Benutzer ausgewählt haben.
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Adlib Ausleihmodul
Die Oberfläche von Adloan Ausleihe
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4. Ausleihen
Um Medien auszuleihen, öffnen Sie in Adloan Ausleihe die
Registerkarte Ausleihen, wie in diesem fiktiven Beispiel.
Als erstes geben Sie die Benutzernummer des Benutzers ein, an den
etwas ausgeliehen wird:

Wenn Sie die Nummer auswendig wissen, können Sie diese direkt
in das Feld Benutzernummer eingeben. Drücken Sie nach der
Eingabe auf Enter oder Tab.

Das Eingabefeld Benutzernummer verfügt auch über eine
Verlaufsfunktion. Klicken Sie auf das nach unten weisende Dreieck
neben dem Feld, um eine Liste der zuletzt in dieser Sitzung
eingegebenen Benutzernummern zu erhalten. Wenn Sie gerade
eine neue Sitzung begonnen haben, ist die Liste natürlich leer.

Wenn Sie die Benutzernummer nicht kennen, können Sie diese
anhand des Nachnamens des Benutzers ermitteln. Sie können das
Eingabefeld Benutzernummer leer lassen oder die ersten
Buchstaben des Nachnamens eingeben und dann auf das nach
rechts weisende Dreieck rechts vom Eingabefeld klicken. Es öffnet
sich ein Fenster mit einer Liste von Benutzernamen. Sie wählen
den Benutzer durch einen Doppelklick aus. Die Nummer des
Benutzers wird dann in das Feld Benutzernummer übernommen.
Beachten Sie, dass in der Liste maximal 100 Datensätze angezeigt
15
Ausleihen
Adlib Ausleihmodul
werden und Sie darin nicht zu einem folgenden oder vorherigen
Teil der Liste springen können. Wenn der gesuchte Datensatz
nicht in der Ergebnisliste steht, müssen Sie das Fenster (mit Esc)
schließen und weitere Buchstaben zum Suchbegriff hinzufügen und
somit das Suchergebnis zu reduzieren und so die Chance erhöhen,
dass der Gesuchte in der Liste auftaucht.
Wenn eine Benutzernummer eingegeben ist, werden sofort die übrigen
bekannten Angaben des Benutzers auf der Registerkarte angezeigt. So
wird bei Anzahl Ausleihen die Anzahl der bereits an den Benutzer
ausgeliehenen Exemplare angezeigt. Bei Leihlimit die maximale Zahl
von Exemplaren, die der jeweilige Benutzer ausleihen darf.
Gegebenenfalls werden auch die noch ausstehenden Leihgebühren
und die ausstehenden Mahngebühren in Rot unter dem Eingabefeld
Exemplarnummer angezeigt.
Eventuell erscheinen auch bereits ausgeliehene Exemplare (mit den
entsprechenden Angaben) im Feld Ausgeliehene Exemplare.
Um ein Exemplar an den jeweiligen Benutzer auszuleihen, müssen Sie
in das Eingabefeld Exemplarnummer eine Nummer eingeben. Sie
können Exemplarnummern anhand von Wörtern aus dem Titel des
Exemplars suchen. Geben Sie in das Eingabefeld Exemplarnummer ein
Wort (oder die ersten Buchstaben davon) aus dem gesuchten Titel ein
und klicken Sie dann auf das nach rechts weisende Dreieck neben dem
Eingabefeld. Sie können nicht mit leerem Eingabefeld suchen. Es
öffnet sich ein Fenster mit einer Liste von Titeln. Sie wählen den Titel
durch einen Doppelklick aus. Die Nummer des Exemplars wird jetzt in
das Eingabefeld Exemplarnummer übernommen.
Beachten Sie, dass in der Liste maximal 100 Datensätze angezeigt
werden und Sie darin nicht zu einem folgenden oder vorherigen Teil
der Liste springen können. Wenn der gesuchte Datensatz nicht in der
Ergebnisliste steht, müssen Sie das Fenster (mit Esc) schließen und
weitere Buchstaben zum Suchbegriff hinzufügen und somit das
Suchergebnis zu reduzieren und die Chance erhöhen, dass der
Gesuchte in der Liste auftaucht.
Wenn für ein auszuleihendes Exemplar eine Leihgebühr erhoben wird,
erscheint eine entsprechende Meldung. Wenn Sie in der Meldung auf
Abbrechen klicken, wird das ausgewählte Exemplar nicht ausgeliehen.
Wenn Sie dagegen auf OK klicken, stimmt der Benutzer der
Leihgebühr zu und das Exemplar wird ausgeliehen. In der Spalte
Leihgebühren in der Liste Ausgeliehene Exemplare wird bei jedem
Exemplar die zu entrichtende Leihgebühr angezeigt. Die Ausstehenden
Leihgebühren (in Rot) werden automatisch aktualisiert, wenn ein
weiteres Exemplar ausgeliehen wird.
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Adlib Ausleihmodul
Ausleihen
4.1. Ausgeliehene Exemplare
Nachdem die Exemplarnummer eingegeben wurde, wird das Exemplar
mit den dazugehörigen Angaben sofort zu den Ausgeliehenen
Exemplaren hinzugefügt. Diese Angaben werden fett angezeigt, um
neu ausgeliehene Exemplare von bereits zuvor ausgeliehenen
Exemplaren unterscheiden zu können.
Am Anfang jeder Zeile unter Ausgeliehene Exemplare stehen Symbole
, die den Leihstatus des jeweiligen Exemplars angeben. Folgende
Symbole können hier vorkommen:
Symbol
Farbe
Schwarz
Gelb
Rot
Bedeutung
Das Exemplar ist ausgeliehen.
Die Leihfrist des Exemplars ist fast
überschritten: das Exemplar muss heute
zurückgegeben werden.
Die Leihfrist des Exemplars ist überschritten:
Das Exemplar ist überfällig.
4.2. Leihzettel
Sie können Leihzettel für Benutzer über ein
Textverarbeitungsprogramm* ausgeben, indem Sie die ausgeliehenen
Exemplare markieren und die gewünschte Druckoption im
Kontextmenü wählen
1. Markieren Sie in der Liste Ausgeliehene Exemplare ein oder
mehrere Exemplare. (Um mehr als eine Zeile zu markieren,
markieren Sie zunächst ein Exemplar, dann halten Sie die STRGTaste gedrückt, während Sie auf die anderen zu markierenden
Exemplare klicken.)
2. Klicken Sie auf eines der markierten Exemplare, um das
Kontextmenü zu öffnen.
3. Je nachdem, ob Sie ein oder mehrere Exemplare markiert haben,
können Sie im Kontextmenü wählen aus Leihzettel für
<Exemplarnummer> oder Leihzettel für ausgewählte Exemplare
(ein Zettel für jedes markierte Exemplar) und Übersicht aller
Ausleihen (Ein Zettel für alle vom Benutzer ausgeliehenen
Exemplare). Für markierte Exemplare können Sie diese
Funktionen auch ohne das Kontextmenü mit F7 und F8 starten.
Wenn Sie dabei die Shift-Taste gedrückt halten, wird der
Leihzettel im Textverarbeitungsprogramm geöffnet, aber noch
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Ausleihen
Adlib Ausleihmodul
nicht direkt gedruckt. So können Sie erst noch Änderungen
vornehmen, bevor Sie ausdrucken.
* Welches Textverarbeitungsprogramm für Leihzettel verwendet wird,
hängt davon ab, welches Programm in Windows der Dateiendung .rtf
zugeordnet ist. Wenn kein Programm dieser Endung zugeordnet ist,
wird das Programm verwendet, dem in Windows die .txt-Endung
zugeordnet ist. Wenn auch das nicht vorhanden ist, wird kein
Leihzettel ausgedruckt. Es erscheint keine Meldung dazu.
4.3. Optionen im Kontextmenü
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Exemplar in der Liste
klicken, erscheint ein Kontextmenü. Die folgenden Optionen können
im Kontextmenü angezeigt werden (Anstelle des x steht im Menü die
jeweilige Benutzer-, Exemplar oder Katalognummer):
Option
Benutzer x Eigenschaften
Bedeutung
Zeigt die Eigenschaften des Benutzers.
Exemplar x Eigenschaften
Zeigt die Eigenschaften des markierten
Exemplars.
Zeigt die Eigenschaften der zum
markierten Exemplar gehörenden
Katalognummer.
Das des markierten van Exemplars
ändern.
Die Rückgabezeit des markierten
Exemplars ändern.
Das markierte Exemplar verlängern.
Das markierte Exemplar
zurücknehmen.
Katalog x Eigenschaften
Ändern des x
Rückgabedatums
Ändern der x Rückgabezeit
Verlängern von x
Rücknahme von x
Gebühren
Mahngebühren, Leihgebühren und
Beiträge verarbeiten.
Leihzettel für x oder
Leihzettel für markierte
Exemplare
Übersicht aller Ausleihen
Einzelne Leihzettel für jedes markierte
Exemplar drucken.
Ein Leihzettel mit allen markierten
Exemplaren.
Die Angaben, die unter ... Eigenschaften angezeigt werden, werden in
Kapitel 8. behandelt.
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5. Rückgabe
Die Rückgabe von Exemplaren erfolgt in Adloan Ausleihe auf der
Registerkarte Rückgabe.
Für die Rückgabe muss die Exemplarnummer eingegeben werden
(Drücken Sie nach manueller Eingabe auf Enter oder Tab). Sie
können Exemplarnummern anhand von Wörtern aus dem Titel des
Exemplars suchen. Geben Sie in das Eingabefeld Exemplarnummer ein
Wort (oder die ersten Buchstaben davon) aus dem gesuchten Titel ein
und klicken Sie dann auf das nach rechts weisende Dreieck neben dem
Eingabefeld. Sie können nicht mit leerem Eingabefeld suchen. Es
öffnet sich ein Fenster mit einer Liste von Titeln. Sie wählen den Titel
durch einen Doppelklick aus. Die Nummer des Exemplars wird jetzt in
das Eingabefeld Exemplarnummer übernommen.
Beachten Sie, dass in der Liste maximal 100 Datensätze angezeigt
werden und Sie darin nicht zu einem folgenden oder vorherigen Teil
der Liste springen können. Wenn der gesuchte Datensatz nicht in der
Ergebnisliste steht, müssen Sie das Fenster (mit Esc) schließen und
weitere Buchstaben zum Suchbegriff hinzufügen und somit das
Suchergebnis zu reduzieren und so die Chance erhöhen, dass der
Gesuchte in der Liste auftaucht.
Wenn Sie die Exemplarnummer eingegeben haben, werden sofort die
weiteren bekannten Daten auf der Registerkarte angezeigt. Wenn ein
Buch verspätet zurückgegeben wird, erscheint eine entsprechende
Meldung, die auch die Anzahl der Tage anzeigt, die das Buch überfällig
ist, sowie (wenn Adloan Ausleihe entsprechend konfiguriert ist) die
19
Rückgabe
Adlib Ausleihmodul
dafür fälligen Gebühren. Gleichzeitig wird das Exemplar zu der Liste
der zurückgegebenen Exemplare des jeweiligen Benutzers
hinzugefügt. (Sobald Sie ein Exemplar eines anderen Benutzers
zurücknehmen, wird eine neue Liste geöffnet.)
Wenn Sie nach einer Ausleihe zur Registerkarte Rückgabe wechseln
oder nach der Rückgabe eines Benutzers die Rückgabe eines anderen
Benutzers erfassen möchten, werden Sie bemerken, dass auf der
Registerkarte Rückgabe noch immer die Benutzernummer des letzten
Benutzers und dessen offenen Gebühren stehen. Sie können die
Benutzernummer an dieser Stelle nicht löschen, um mit einer leeren
Registerkarte starten zu können. Das ist auch nicht nötig. Verbuchen
Sie einfach die Rückgabe über die Exemplarnummer und die
entsprechende Benutzernummer wird automatisch angezeigt. Die
Daten geraten also nicht durcheinander.
Falls Sie in Adlib Leihverwaltung ein (Pass-)Foto mit den
Benutzerdaten verknüpft haben, wird dies in Adloan Ausleihe 4.2 auf
jeder Registerkarte angezeigt, wenn Sie den entsprechenden Benutzer
ausgewählt haben.
5.1. Zurückgegebene Exemplare
Sobald ein Exemplar zurückgegeben wurde, erscheinen die
entsprechenden Angaben dazu (wie das späteste Rückgabedatum –
nicht das tatsächlich Rückgabedatum – und die Gebühren) in der Liste
der zurückgegebenen Exemplare. Weitere zurückgegebene Exemplare
werden in dieselbe Liste übernommen. Wenn Sie die Rückgabe eines
20
Adlib Ausleihmodul
Rückgabe
Exemplars für den folgenden Benutzer erfassen, wird die Liste geleert
und automatisch eine neue angelegt.
Am Anfang jeder Zeile stehen Symbole, die den Status des
zurückgegebenen Exemplars angeben. Die folgenden Symbole können
hier vorkommen:
Symbol
Farbe
Schwarz
Rot
Grün
Rot
Bedeutung
Das Exemplar wurde zurückgegeben.
Das Exemplar wurde zu spät zurückgegeben.
Das Exemplar wurde zurückgegeben und
einem Benutzer zugewiesen, der es reserviert
hat.
Das Exemplar wurde zu spät zurückgegeben
und wurde einem Benutzer zugewiesen, der es
reserviert hat.
Wenn für ein zurückgegebenes Exemplar eine Mahngebühr anfällt,
erhalten Sie eine entsprechende Meldung. In der Spalte
Mahngebühren werden bei jedem Exemplar die noch ausstehenden
Mahngebühren angezeigt. Die Mahngebühren werden automatisch
aktualisiert.
5.2. Optionen im Kontextmenü
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Exemplar in der Liste
klicken, erscheint ein Kontextmenü. Die folgenden Optionen können
im Kontextmenü angezeigt werden (Anstelle des x steht im Menü die
jeweilige Benutzer-, Exemplar- oder Katalognummer):
Option
Benutzer x Eigenschaften
Bedeutung
Zeigt die Eigenschaften des Benutzers.
Exemplar x Eigenschaften
Zeigt die Eigenschaften des markierten
Exemplars.
Zeigt die Eigenschaften der zum
markierten Exemplar gehörenden
Katalognummer.
Mahngebühren, Leihgebühren und
Beiträge verarbeiten.
Katalog x Eigenschaften
Gebühren
Rückgabebeleg für x
Übersicht aller Rückgabe
Einzelne Rückgabelege für jedes
markierte Exemplar drucken.
Einen Rückgabebeleg mit allen
zurückgegebenen Exemplaren
ausdrucken.
21
Rückgabe
Adlib Ausleihmodul
Die Angaben, die unter ... Eigenschaften angezeigt werden, werden in
Kapitel 8. behandelt. Gebühren werden in Kapitel 9 behandelt.
22
6. Reservieren
Reservierungen werden in Adloan Ausleihe auf der Registerkarte
Reservieren eingegeben und bearbeitet:
Für die Reservierung eines Exemplars oder Titels müssen zwei
Angaben gemacht werden: die Benutzernummer und die Exemplaroder Katalognummer. Wenn Sie die Daten direkt in die Eingabefelder
eingeben, drücken Sie dann nach jeder eingegebenen Nummer auf
Enter oder Tab.
Sie können auch einem Benutzernamen suchen, indem Sie die ersten
Buchstaben des Nachnamens in das Feld Benutzernummer eingeben
und auf das nach rechts weisende Dreieck klicken. In der Liste, die
sich öffnet, markieren Sie den gewünschten Namen mit einem
Doppelklick. Die entsprechende Benutzernummer wird dann in das
Eingabefeld übernommen.
Auf vergleichbare Weise können Sie in den Eingabefeldern
Exemplarnummer oder Katalognummer ein Wort (oder die ersten
Buchstaben eines Wortes) aus dem gesuchten Titel eingeben und
dann auf das Dreieck klicken, um eine Liste mit Titeln zu öffnen. (Sie
können nicht mit leeren Eingabefeldern suchen.) In der Liste
markieren Sie dann denn gesuchten Titel und die entsprechende
Exemplar- bzw. Katalognummer wird automatisch übernommen.
Beachten Sie, dass in der Liste maximal 100 Datensätze angezeigt
werden und Sie darin nicht zu einem folgenden oder vorherigen Teil
der Liste springen können. Wenn der gesuchte Datensatz nicht in der
Ergebnisliste steht, müssen Sie das Fenster (mit Esc) schließen und
23
Reservieren
Adlib Ausleihmodul
weitere Buchstaben zum Suchbegriff hinzufügen und somit das
Suchergebnis zu reduzieren und die Chance erhöhen, dass der
Gesuchte in der Liste auftaucht.
6.1. Reservieren über Exemplarnummer
Nachdem Benutzernummer und Exemplarnummer eingegeben
wurden, wird das Exemplar mit den entsprechenden Angaben direkt in
der Liste Reservierte Exemplare angezeigt.
6.2. Reservieren über Katalognummer
Wenn Sie über die Katalognummer reservieren möchten, können Sie
nach der Eingabe von Benutzer- und Katalognummer auch den
Standort und die (Leih)Kategorie angeben. Die Reservierung findet
dann an einem bestimmten Standort und/oder in einer bestimmten
Leihkategorie statt. Der Strich (der Standardwert) bedeutet, dass an
keinem bestimmten Standort bzw. in keiner bestimmten Leihkategorie
reserviert werden soll. Klicken Sie auf ein Feld mit einem Strich, um
eine Liste zur Auswahl der verfügbaren Optionen angezeigt zu
bekommen.
Wichtig: Da Adlib nicht weiß, ob Sie Standardwerte in den Feldern In
Abteilung und In Kategorie für die aktuelle Reservierung übernehmen
oder ändern wollen, wird eine Reservierung erst dann vorgenommen,
wenn Sie die Auswahl im Feld In Kategorie bestätigen, indem Sie das
Feld aktivieren oder einen anderen Wert aus der Liste wählen und
dann auf Enter oder Tab drücken.
Sie können das Eingabefeld In Kategorie auf zwei Weisen aktivieren:
Sie können mit dem Mauszeiger darauf klicken oder, falls eines der
darüber befindlichen Felder noch aktiv ist, ein oder mehrmals auf die
Tab-Taste drücken. (Bei jedem Drücken der Tab-Taste, verschiebt
sich der “Focus” auf das folgende Eingabefeld.)
Wenn Sie nach der Eingabe der Katalognummer die Standardwerte in
den folgenden zwei Eingabefeldern übernehmen wollen, brauchen Sie
also nur zweimal auf Tab zu drücken.
6.3. Reservierte Exemplare
Nach der Eingabe der Benutzernummer werden die Angaben zu
bereits erfolgten Reservierungen des jeweiligen Benutzers in der Liste
Reservierte Exemplare angezeigt. Neue Reservierungen werden
24
Adlib Ausleihmodul
Reservieren
automatische hinzugefügt, wenn Sie die entsprechende Nummer
eingeben. Die dazu gehörigen Daten werden fett dargestellt, um neue
Reservierungen von alten unterscheiden zu können.
Am Anfang jeder Zeile stehen Symbole, die den Status der
Reservierung anzeigen. Folgende Symbole können hier vorkommen.
Symbol
Farbe
Schwarz
Grün
Gelb
Rot
Bedeutung
Die Exemplar-/Katalognummer ist reserviert.
Das reservierte Exemplar wurde zugewiesen
und ist verfügbar.
Das reservierte Exemplar ist zugewiesen und
verfügbar. Das Enddatum der
Reservierungsfrist ist heute.
Das Enddatum der Reservierungsfrist ist
verstrichen.
6.4. Optionen im Kontextmenü
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Exemplar klicken
erscheint ein Kontextmenü. Die folgenden Optionen können in diesem
Kontextmenü erscheinen (Anstelle des x steht im Menü die
entsprechende Benutzer-, Exemplar- oder Katalognummer):
Option
Benutzer x Eigenschaften
Bedeutung
Zeigt die Eigenschaften des Benutzers.
Exemplar x Eigenschaften
Zeigt die Eigenschaften des markierten
Exemplars.
Zeigt die Eigenschaften der markierten
Katalognummer oder der zum
markierten Exemplar gehörenden
Katalognummer.
Die markierten Reservierungen werden
rückgängig gemacht.
Katalog x Eigenschaften
Reservierung rückgängig
machen oder Ausgewählte
Exemplare rückgängig
machen
Gebühren
Reservierungsquittung für x
oder Reservierungsquittung
für ausgewählte Exemplare
Übersicht aller
Reservierungen
Verarbeitet Mahngebühren,
Leihgebühren und Beiträge.
Einzelne Reservierungsquittungen für
jedes markierte Exemplar drucken.
Eine Reservierungsquittung mit allen
reservierten Exemplaren drucken.
25
Reservieren
Adlib Ausleihmodul
Die Angaben, die unter ... Eigenschaften angezeigt werden, werden in
Kapitel 8 behandelt. Gebühren werden in Kapitel 9 behandelt.
6.5. Reservierungen rückgängig machen
Sie können eine Reservierung rückgängig machen, indem Sie die
entsprechende Reservierung markieren, danach auf die rechte
Maustaste drücken und die Option Reservierung rückgängig machen
wählen. Sie können auch eine Reservierung markieren und
anschließend auf Delete drücken. In beiden Fällen werden Sie nicht
um eine Bestätigung gebeten.
26
7. Meldungen
Während der Rückgabe, Ausleihe und Reservierung können Meldungen
angezeigt werden, die Sie auf verschiedene Dinge aufmerksam
machen, die mit dem Benutzer, dem Exemplar oder dem Katalogtitel
zu tun haben können. Es betrifft dabei Meldungen über verspätete
Rückgaben, offene Mahn- oder Leihgebühren, abholbereite
Reservierungen usw. Je nach Einstellung, die Sie oder Ihr
Systemadministrator für die Behandlung solcher Meldungen
vorgenommen hat, können Sie in der Meldung angeben, ob die
jeweilige Transaktion fortgesetzt oder abgebrochen werden soll und
ob die Meldung auch in Zukunft angezeigt werden soll.
In Adloan Ausleihe werden diese Meldungen “Ausführliche Meldungen”
genannt, um Sie von den Angaben in den Listen Reservierte
Exemplare, Zurückgegebene Exemplare und Ausgeliehene Exemplare
zu unterscheiden. Auch in diesen Listen finden Sie nämlich die
Angaben zu offenen Gebühren, verspäteten Rückgaben, abzuholenden
Exemplaren usw.
7.1. Meldungstypen
Es gibt zwei Arten von Meldungen: Standardmeldungen und
besondere Meldungen. Beide werden von Adloan gegebenenfalls
automatisch generiert, wobei Sie den Text von besonderen Meldungen
selber definieren, während die Texte für Standardmeldungen einmalig
von Ihrem Systemadministrator in bestimmten Adlib-Textdateien
eingegeben werden.
27
Meldungen
Adlib Ausleihmodul
 Besondere Meldungen
Sie können für bestimmte Benutzer oder Exemplare eine Meldung
verfassen, die bei jeder Transaktion angezeigt wird, die den jeweiligen
Benutzer oder das jeweilige Exemplar betrifft. Beispiele für solche
Meldungen sind: “Benutzer muss seinen Studentenausweis noch
vorlegen” oder “Dieses Exemplar nach der Rückgabe aussondern.”
Derartige Meldung lassen sich am einfachsten erstellen, wenn Sie in
Adloan Ausleihe die betreffende Benutzernummer bereits eingegeben
haben oder das betreffende Exemplar in einer der Listen auf den
Registerkarten markieren können. Klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf die entsprechende Zeile der Liste. Je nach Zweck der
Meldung, die Sie verfassen möchten, wählen Sie im Kontextmenü, das
sich öffnet, die Option Benutzer x Eigenschaften oder Exemplar x
Eigenschaften. Es öffnet sich das Fenster Eigenschaften …. Auf der
ersten Registerkarte (Allgemein) sehen Sie das Eingabefeld Meldung
und die Auswahlliste Typ. Geben Sie den gewünschten Text in das
Feld Meldung ein.
Klicken Sie auf die Auswahlliste Typ und markieren Sie den
gewünschten Typ der Meldung. Die möglichen Typen finden Sie in
folgender Liste. (“Codes” werden für Standardmeldungen verwendet).
Typ
Ignorieren
Aufschieben
Code
1
2
Nur Nachricht
3
Bestätigung
4, 5
Abbrechen
6
Folgen
Die Meldung wird nicht angezeigt.
Die Meldung wird erst nach Abschluss der
Transaktion angezeigt.
Die Meldung wird vor oder während der
Transaktion angezeigt. Klicken Sie auf OK um
fortzufahren.
Die Meldung wird vor der Transaktion
angezeigt mit der Wahl zwischen OK oder
Abbrechen.
Die Transaktion wird nicht ausgeführt. Der
Benutzer muss auf OK klicken, um
fortzufahren.
Wenn Sie beispielsweise möchten, dass ein bestimmter Benutzer erst
dann etwas ausleihen oder reservieren kann, wenn er seinen Ausweis
vorgelegt hat, können Sie den Typ Bestätigen wählen.
Und wenn ein Exemplar für unbestimmte Zeit in Reparatur ist, wählen
Sie den Typ Abbrechen. Wenn das Exemplar wieder zur Verfügung
steht, muss die Meldung dann wieder gelöscht werden. Dazu öffnen
Sie das Fenster Eigenschaften… für dieses Exemplar wieder und
löschen einfach den Text aus dem Feld Meldung.
28
Adlib Ausleihmodul
Meldungen
 Standardmeldungen
Die Texte für Standardmeldungen und deren Typ werden in der Datei
adloan#.txt festgelegt (wobei # der Adlib-Sprachennummer
entspricht). Für Deutsch wird adloan3.txt verwendet. Sie finden diese
Datei im Adlib-Unterordner \executables. Doppelklicken Sie auf die
Datei im Explorer und Windows öffnet sie mit dem Editor.
Wenn die Adlib-Software eine Meldung generiert, wird in dieser
Textdatei nach einer bestimmten Textnummer gesucht, um den
dazugehörigen Text in der Meldung anzuzeigen. Sie können die
Textnummern also nicht ändern oder neue hinzufügen. Sie können
jedoch die Schreibweise oder Wortwahl eines Textes anpassen,
solange der Sinn der gleiche bleibt. Der wichtigste Grund diese Datei
zu öffnen ist wahrscheinlich die Änderung des Typs bestimmter
Meldungstexte. (Den Code für den jeweiligen Typ finden Sie in der
Tabelle auf der vorhergehenden Seite.) In der Textdatei sind die
Codes zwischen der Textnummer und dem eigentlichen Text
angegeben. Am Anfang der Textdatei finden Sie weitere
Informationen.
Vor jeder Änderung und – falls Sie eigene Änderungen an adloan3.txt
vorgenommen haben – vor jedem Software-Update sollten Sie eine
Sicherungskopie der Datei erstellen.
7.2. Meldungen unterdrücken
Einige Meldungstypen können unterdrückt werden. Das bedeutet, dass
Sie für einen solchen Typ angeben können, dass er vorübergehend
nicht mehr angezeigt werden soll.
29
Meldungen
Adlib Ausleihmodul
Wenn eine Meldung unterdrückt werden kann, sehen Sie links unten in
der Meldung das Feld Ausführliche Meldung anzeigen; das Feld ist
markiert. Wenn Sie diesen Meldungstyp nicht mehr angezeigt
bekommen wollen, so lange Sie auf der aktuellen Registerkarte in
Adloan Ausleihe arbeiten, müssen Sie das Häkchen entfernen. Sobald
Sie die Registerkarte wechseln oder eine neue Sitzung starten, geht
diese Einstellung verloren und es werden wieder alle Meldungen
angezeigt.
Sie können dies beispielsweise verwenden, um während der Rückgabe
von Exemplaren nicht immer eine Meldung zu Reservierungen zu
erhalten, die abgeholt werden können.
Beachten Sie, dass Sie, wenn das Feld Ausführliche Meldung anzeigen
hellgrau dargestellt wird, diesen Meldungstyp nicht unterdrücken
können.
 Meldungen, die unterdrückt werden können
Bei den besonderen Meldungen können alle Typen unterdrückt
werden, mit Ausnahme der Meldungen des Typs Abbrechen. Das ist
erforderlich, da die Transaktionen, für die eine solche Meldung
generiert wird, abgerochen werden und der Benutzer darüber
informiert werden muss.
Von den Standardmeldungen können nur die folgenden Typen
unterdrückt werden:
Textnr.
Text
398
Exemplar x ist x Tage zu spät.
399
Exemplar x ist y Minuten zu spät.
411
Für Exemplar x sind y Leihgebühren zu bezahlen.
Fortfahren?
412
Benutzer überschreitet die Höchstzahl der erlaubten
Reservierungen. Trotzdem reservieren?
413
Benutzer x überschreitet die Anzahl der Reservierungen in
der Leihkategorie x. Trotzdem reservieren?
424
Für Benutzer x liegen Exemplare y zur Abholung bereit.
437
Exemplar x ist y Tage zu spät. Gebühren betragen z.
438
Exemplar x ist y Minuten zu spät. Gebühren betragen z.
444
Benutzer überschreitet die Höchstzahl der Exemplare.
Trotzdem fortfahren?
30
Adlib Ausleihmodul
445
Meldungen
Benutzer x überschreitet die Höchstzahl der Exemplare für
Leihkategorie y. Trotzdem fortfahren?
31
8. Eigenschaften
8.1. Eigenschaften anzeigen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einer der Listen auf den drei
Registerkarten auf ein Exemplar, dessen Eigenschaften Sie anzeigen
möchten. Im Kontextmenü haben Sie dann die Wahl aus: Benutzer x
Eigenschaften (über die Benutzernummer), Exemplar x Eigenschaften
(über die Exemplarnummer) und Katalog x Eigenschaften (über die
Katalognummer). Je nach Kontext können bestimmte Optionen nicht
verfügbar sein, diese werden dann hellgrau dargestellt.
Nachdem Sie eine der genannten Optionen gewählt haben, öffnet sich
das Fenster Eigenschaften von… mit mehreren Registerkarten.
 Eigenschaften von Benutzer
Es gibt fünf Registerkarten mit den Eigenschaften des jeweiligen
Benutzers:





Allgemein: Unter anderem mit Benutzernamen, Benutzernummer
und Benutzerkategorie.
Mitgliedschaft: Angaben zur Mitgliedschaft.
Zähler: Anzahl der ausgeliehenen Exemplare, Reservierungen und
nach Leihkategorie sortiert die momentan ausgeliehenen
Exemplare und Reservierungen.
Exemplare: Angaben zu den momentan ausgeliehenen und
reservierten Exemplaren.
Gebühren: Informationen zu Leih- und Mahngebühren.
 Eigenschaften des Exemplars
Es gibt drei Registerkarten mit den Eigenschaften des jeweiligen
Exemplars:



Allgemein: Hier finden Sie unter anderem Titel, Exemplar- und
Katalognummer.
Benutzer: Angaben zum aktuellen Benutzer und den zwei
vorherigen Benutzern.
Zähler: Angaben zur Anzahl der Ausleihen und Reservierungen
dieses Exemplars.
33
Eigenschaften
Adlib Ausleihmodul
 Eigenschaften des Titels
Es gibt nur eine Registerkarte (Allgemein) mit den Eigenschaften der
markierten Katalognummer, wie beispielsweise Titel und
Exemplarnummern.
8.2. Eigenschaften ändern
Die einzigen Eingabefelder im Fenster Eigenschaften von…, wo Sie
Änderungen vornehmen können, sind Meldung und Typ, um besondere
Meldungen für ein Exemplar oder einen Benutzer einzugeben (Siehe
Kapitel 7). Die Angaben in den übrigen, grau dargestellten Feldern
können Sie nur lesen, aber nicht ändern.
In Adloan Ausleihe können Sie bestimmte Eigenschaften von
Benutzern und Exemplaren nur ändern, indem Sie tatsächlich eine
Transaktion auf einer der Registerkarten Ausleihen, Rückgabe oder
Reservieren ausführen, entweder über die Eingabefelder oder die
Optionen im Kontextmenü eines Exemplars.
Die weiteren Eigenschaften von Benutzern, Titeln und Exemplaren
können Sie in der Adlib Leihverwaltung (siehe Kapitel 10) bzw. in
Ihrer Bibliotheksapplikation bearbeiten.
34
9. Gebühren
Wenn der aktuelle Benutzer noch ausstehende Mahngebühren,
Leihgebühren oder Mitgliedsbeiträge hat, öffnet sich in Adloan
Ausleihe automatisch das Fenster Gebühren für Benutzer … für die
Bearbeitung von Schulden, wenn Sie einen neuen Benutzer eingeben
oder zu einer anderen Registerkarte wechseln. Eine komfortablere Art
das Fenster zu öffnen, ist es auf F6 zu drücken, nachdem Sie den
betreffenden Benutzer eingegeben haben (und auf Tab oder Enter
gedrückt haben). Sie können auch mit der rechten Maustaste auf ein
Exemplar in einer der drei Listen für den jeweiligen Benutzer klicken
und im Kontextmenü die Option Gebühren wählen.
Im Fenster Gebühren für Benutzer … finden Sie drei Registerkarten:
Mahngebühren, Leihgebühren und Beiträge. Öffnen Sie eine
Registerkarte, um zu sehen, welcher Betrag noch offen ist. Die
meisten Felder werden automatisch berechnet und Sie können dort
nichts manuell ändern. Nur wenn tatsächlich ein Betrag offen ist,
können Sie im Feld Bezahlt den Betrag eingeben, den Sie vom
Benutzer erhalten haben oder den er überwiesen hat. (Der Betrag
muss nicht unbedingt dem gesamten ausstehenden Betrag
entsprechen.) Klicken Sie nach der Eingabe auf Ausführen, um den
bezahlten Betrag offenen Mahngebühren, Leihgebühren oder
Beiträgen (in Abhängigkeit von der Registerkarte, auf der Sie sich
befinden). Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen. (Sie
können nach der Eingabe auch direkt auf OK klicken, um gleichzeitig
den Betrag zu verrechnen und das Fenster zu schließen.)
Klicken Sie vor oder nach der Eingabe auf Abbrechen, um das Fenster
zur schließen, ohne eine Zahlungstransaktion auszuführen. Wenn Sie
nach der Eingabe bereits auf Ausführen geklickt haben, wird das
übrigens nicht mit Abbrechen rückgängig gemacht.
Statt eine Zahlung zu registrieren können Sie einen ausstehenden
Betrag auch erlassen. Markieren Sie dazu das Feld Erlassen. Klicken
Sie auf OK, um den ausstehenden Betrag zu löschen.
35
10. Adlib Leihverwaltung
Wie bereits erwähnt verfügt Adloan Ausleihe über zwei Applikationen:

Adloan Ausleihe ist die dynamische Variante der beiden zur
Erfassung von Transaktionen, wie beispielsweise Ausleihe,
Rückgabe und Reservierung. Diese Applikation wird in der ersten
Hälfte dieses Handbuchs behandelt.

Die zweite Applikation ist die Adlib Leihverwaltung. Es handelt sich
um eine typische Adlib-Applikation, wie Sie diese vielleicht schon
von Adlib Bibliothek oder Adlib Museum kennen. Mit der Adlib
Leihverwaltung können Sie alle Datenbanken von Adloan Ausleihe
verwalten. Die Transaktionen, die Sie mit Adloan Ausleihe
ausführen, werden also auch hier erfasst. Neben der Bearbeitung
dieser Transaktionsdaten verwenden Sie diese Applikation
beispielsweise zur Anmeldung von Benutzern, Definition von
Leihlimits und zur Überprüfung von Dateien und Datensätzen im
Fall einer Störung. Sie können hier alle typischen Adlib-Funktionen
auf Datensätze anwenden, wie das Erstellen einer spezifischen
Auswahl von Datensätzen für Listen oder das Ersetzen oder
Ändern bestimmter Daten. Im allgemeinen Adlib-Handbuch finden
Sie eine ausführliche Beschreibung dieser AdlibStandardfunktionen.
In diesem Kapitel wird behandelt, was Sie wo mit der Adlib
Leihverwaltung erfassen können. Beachten Sie, dass Sie in der
37
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
Applikation selbst Informationen zur Feldern und Dateien erhalten
können, wenn Sie etwas markieren oder mit dem Cursor in ein
Feld gehen und auf F1 drucken.
Wichtiger Hinweis: Die Daten, die Sie mit der Adlib Leihverwaltung
bearbeiten können, werden auch von Adloan Ausleihe für die
Erfassung von Transaktionen verwendet. Das unkontrollierte Ändern
bestimmter Felder und das Löschen von Datensätzen können dazu
führen, dass Adloan Ausleihe nicht mehr über die richtigen Angaben
verfügt.
Stellen Sie daher sicher, dass die Daten, die Sie ändern oder löschen
möchten, nicht Teil einer laufenden Transaktion sind.
Zur Eingabe oder Änderung von Titeln oder Objekten verwenden Sie
übrigens Ihre Bibliotheks- oder Museumsapplikation.
10.1. Desktop-Verknüpfungen verwenden
Sie starten die Adlib Leihverwaltung mit einem (Doppel-) Klick auf das
entsprechende Icon (ein Verknüpfung mit Adlib Leihverwaltung) auf
Ihrem Desktop oder im Windows Start-Menü.
Technische Informationen
Das Ziel in dieser Desktop-Verknüpfung muss der Pfad zu adlwin.exe
sein und bei Ausführen in muss der Pfad zu dem Adlib-Ordner \library
loans management angegeben sein. Weitere Informationen dazu
finden Sie in der Installationsanleitung für Ihre Applikation.
10.2. Eine Datenquelle wählen
Nach dem Start der Adlib Leihverwaltung öffnet sich der
Suchassistent. Im ersten Schritt wählen Sie hier die Datenbank aus, in
der Sie arbeiten möchten oder eine Option, die direkt ausgeführt
werden kann, wie beispielsweise ein Ausdruck von bestimmten Daten.
In weiteren Verlauf dieses Kapitels wird jede Datenbank und Option
im ersten Schritt des Suchassistenten einzeln behandelt.
10.3. Benutzer
Wählen Sie die Datenquelle Benutzer, um neue Benutzer anzumelden
oder vorhandene Benutzerdaten zu ändern oder abzurufen. Sie
38
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
können vorhandene Datensätze über die Sucheinstiege (Benutzer-)
Nummer, Name, Benutzerkategorie, Klasse/Abteilung, Ort, PLZ,
Enddatum Abonnement, Identifikationsnummer und
Datensatznummer finden.
Die Datenquelle Benutzer verweist auf die Datenbank Borrower. Diese
Datenbank wird sowohl vom Ausleihmodul, vom Zeitschriftenmodul als
auch vom Bestellmodul verwendet, daher kann ein Benutzer auch als
Leser von Zeitschriften oder Besteller von Medien erfasst sein.
Angaben zu Personen, die Sie hier erfassen, werden also von diesen
drei Modulen gemeinsam verwendet.
Klicken Sie auf
, um einen neuen Benutzer anzulegen. Die
Registerkarte Persönliche Daten öffnet sich.
10.3.1. Die Registerkarte Persönliche Daten
 Benutzernummer
Ein Pflichtfeld. Geben Sie eine Nummer für den Benutzer ein. Die
Nummer wird nicht automatisch generiert. Wenn Sie dem Benutzer im
Voraus einen Barcode geben, können Sie die Benutzernummer auch
mit einem Barcode-Scanner einlesen.
39
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
 Abteilung
Der Standort , bei dem der Benutzer angemeldet ist.
 Name, Titel und Initialen
Geben Sie die Daten so ein, wie sie beispielsweise auf einem
Benachrichtigungsschreiben erscheinen sollen.
Im Feld Name können Sie nichts eingeben, da dieser von Adlib in dem
Moment generiert wird, wo der Benutzerdatensatz gespeichert wird,
Dies geschieht wie folgt: Den Vorzug hat das Format Nachname,
Initialen, Infixes, also zum Beispiel Pienter, A. van de. Wenn
keine Initialen vorhanden sind, wohl aber ein Vorname, werden
Nachname, Vorname Infixes verwendet, also beispielsweise Pienter,
Adrian van de. Ist auch kein Vorname vorhanden, handelt es sich
wahrscheinlich um eine Körperschaft und der Nachname ist als Name
ausreichend.
 Klasse / Abteilung
Gegeben Sie hier gegebenenfalls die Klasse oder die Abteilung ein, zu
der der Benutzer gehört.
 Benutzerkategorie
Pflichtfeld. Sie können eine von Ihrer Bibliothek definierte Kategorie
eingeben.
 Mitglied seit
Adlib gibt hier das Systemdatum ein, Sie können das Datum jedoch
überschreiben.
 Bild
Hier können Sie einen Verweis auf eine Bilddatei mit dem Foto des
Benutzers anlegen. Wählen Sie Bearbeiten > Abbildung suchen, um
eine Bilddatei auszuwählen. Das Foto wird in Adloan Ausleihe 4.2 bei
der Ausleihe, Rückgabe und Reservierung angezeigt. Weitere
Informationen zur Einbindung von Abbildungen finden Sie im
allgemeinen Adlib Handbuch.
 ID-Nummer und Typ
Hier können Sie eine Ausweis- oder andere Identifikationsnummer
eingeben, sollte dies erwünscht sein.
40
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
10.3.2. Die Registerkarte Adressen
 Adresse
In Adresstyp, auf der Registerkarte Adressen, geben Sie an, ob es sich
um eine private oder geschäftliche Adresse handelt. Wenn es sich
außerdem um eine Postadresse (gegebenenfalls mit Postfachnummer)
handelt, markieren Sie das Feld Postadresse. Im Feld Straße geben
Sie nur den Straßennamen oder “Postfach” ein. Unter Hausnummer
kann also auch eine Postfachnummer eingegeben werden. In einigen
Ländern muss die Hausnummer vor dem Straßennamen und/oder die
Postleitzahl nach dem Ortsnamen in der Anschrift erscheinen.
Markieren Sie die entsprechenden Felder, wenn dies der Fall ist.
 Telefon
In der wiederholbaren Feldgruppe Telefon können Sie mehrere
Telefonnummern eingeben, es müssen auch nicht unbedingt
Festnetzanschlüsse sein. In Typ Telefonnr. Geben Sie an, welches
Endgerät unter der Nummer zu erreichen ist: Sie haben die Wahl aus
"Festnetzanschluss", "Mobiltelefon" und "Fax".
 E-Mail-Adresse
Gegeben Sie hier gegebenenfalls die E-Mail-Adresse des Benutzers
ein. Nachdem Sie den Datensatz gespeichert haben, setzt Adlib
automatisch mailto: vor die Adresse und unterstreicht sie. Sie können
jetzt auf die Adresse klicken und es öffnet sich Ihr E-Mail-Programm,
wo Sie direkt eine E-Mail an diese Adresse schreiben können.
Wenn für den Benutzer hier eine E-Mail-Adresse angegeben wird,
können später gegebenenfalls automatisch Mahnungen für verspätete
Rückgaben per E-Mail verschickt werden. Weitere Einstellungen für
Mahnungen finden Sie auf der Registerkarte Briefe.
41
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
10.3.3. Die Registerkarte Angaben zum Benutzer
Auf der Registerkarte Angaben zum Benutzer finden Sie Daten zur
Mitgliedschaft des Benutzers in der Bibliothek.
 Ablaufdatum
Sie können hier manuell jedes beliebige zukünftige Datum eingeben.
Wenn Sie das Ablaufdatum leer lassen, wird beim Speichern
automatisch das heutige Datum + 365 Tage vorgegeben.
Technische Informationen
Wenn Sie einen anderen Standardzeitraum als 365 Tage verwenden
möchten, müssen Sie in der ADAPL-Datei borrstor.ada (im
Unterordner \adapls) den Wert, der zu loanperiod hinzugerechnet
wird, auf die gewünschte Anzahl Tage einstellen. Danach müssen Sie
außerdem die Datei neu kompilieren und die neu erzeugte Datei
borrstor.bin in den Unterordner \adapls kopieren.
42
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
10.3.4. Die Registerkarte Mitteilungen und frei Felder
 Mitteilung + Mitteilungsstatus
Dies betrifft die (besonderen) Mitteilungen, die Adloan Ausleihe
generiert, wenn die Benutzernummer in einer Transaktion verwendet
wird. Der Mitteilungsstatus bestimmt, wie das Ausleihmodul die
Mitteilung behandelt. Sie haben folgende Möglichkeiten:
Status
Ignorieren
Aufschieben
Nur Nachricht
Bestätigung
Abbrechen
Resultat
Die Mitteilung wird nicht angezeigt.
Die Mitteilung wird nach Ende der Transaktion
angezeigt.
Die Mitteilung wird vor oder während der
Transaktion angezeigt. Klicken Sie auf OK, um
fort zu fahren.
Die Mitteilung wird vor der Transaktion
angezeigt. Es muss zwischen OK oder Abrechen
gewählt werden. Bei Abbrechen wird die
Transaktion abgebrochen.
Die Transaktion wird nicht durchgeführt. Der
Benutzer muss auf OK klicken, um weiter
arbeiten zu können.
 Feldtyp und Inhalt
Die Felder Feldtyp und Inhalt sind für den Fall gedacht, dass Sie
Angaben zu einem Benutzer erfassen möchten, für die es kein
entsprechendes Feld gibt. In Feldtyp geben Sie dann den Namen oder
eine kurze Umschreibung des Feldes ein. Den eigentlichen Inhalt
geben Sie in das nebenstehende Feld Inhalt ein.
43
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
10.3.5. Die Registerkarte Briefe
Die Registerkarte Briefe sieht wie folgt aus:
 Reservierungsbenachrichtigung
Auf der Registerkarte Briefe können Sie zwei Arten von Briefen mit
einem Benutzer verknüpfen. Diese Registerkarte wird sowohl vom
Bestell- als auch vom Ausleihmodul verwendet. Für das Ausleihmodul
ist nur der Brief Bestellbenachrichtigung von Bedeutung. In diesem
Feld geben Sie an, welcher Briefdatensatz aus der Datenquelle Briefe
für den jeweiligen Benutzer verwendet werden soll. Sie können
Reservierungsnachrichten nicht mit Dokumentvorlagen ausdrucken
oder per E-Mail verschickten.
Gehen Sie mit dem Cursor in ein Eingabefeld und drücken Sie auf
Shift+F4, um eine Liste der verfügbaren Briefe zu öffnen. Hier
können Sie dann einen auswählen. Wenn Sie auf F10 drücken, können
Sie direkt einen neuen Briefnamen und –text in der verknüpften Datei
Briefe eingeben. Die Verknüpfung mit diesem Datensatz wird dann
direkt hergestellt.
Wenn Sie Felder leer lassen, werden beim Speichern des Datensatzes
automatisch die Namen der entsprechenden Standardbriefe
übernommen.
 Art (für Mahnungen)
Die eingestellte Art gilt für Mahnungen (und für
Bestellbenachrichtigungen im Bestellmodul). Sie können Mahnungen
per E-Mail verschicken, unter Verwendung eines Briefdatensatzes oder
einer Word-Vorlage ausdrucken oder auch gar nicht verarbeiten.
Bei jeder vorhandenen oder neuen Benutzerkategorie in der
Datenquelle Benutzerkategorien und Limits, für die die Bibliothek
Mahnungen verschicken möchte, müssen Sie auf der Registerkarte
Mahnungswesen angeben, welche Briefe für welche Mahnungen
verwendet werden sollen. Mehr dazu in Kapitel 10.12.
44
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
Wichtige Informationen zu E-Mails
Für den E-Mail-Versand muss für den jeweiligen Benutzer eine E-MailAdresse angegeben sein. Und in den adlib#.txt-Dateien müssen Sie
den E-Mail-Absender und den Namen Ihres SMTP-Servers in den
Zeilen 278 bzw. 192 angeben.
10.3.6. Die Registerkarte Ausgeliehen/vorgemerkt
Auf der Registerkarte Ausgeliehen / vorgemerkt können Sie sehen,
welche Exemplare der Benutzer zu einem bestimmten Zeitpunkt
ausgeliehen hat und welche Exemplare für ihn oder sie reserviert sind.
Die Angaben im Unteren Teil der Registerkarte entsprechen den
Angaben, die Sie während der Ausleihe angezeigt bekommen, sobald
Sie die Benutzerdaten abrufen.
10.3.7. Die Registerkarte Statistik
Die Registerkarte Statistik zeigt eine Statusübersicht des Benutzers.
Sie können die Daten gegebenenfalls manuell bearbeiten.
10.3.8. Die Registerkarte Verwaltungsangaben
Adlib gibt diese Angaben automatisch vor. Sie können sie nicht
ändern.
10.3.9. Einen vorhandenen Benutzerdatensatz abrufen
oder ändern
Markieren Sie im Datenbankmenü die Datenbank Benutzer und wählen
Sie dann einen der Sucheinstiege aus, zum Beispiel Nummer oder
Name. Sie können dann den gesuchten Namen (oder die Nummer) als
Suchschlüssel eingeben. Wenn Sie einen unvollständigen
Suchschlüssel eingeben, erhalten Sie eine Liste mit vollständigen
Namen (oder Nummern), aus der Sie den gesuchten Benutzer
45
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
auswählen können. Der Datensatz öffnet sich mit den oben
beschriebenen Registerkarten. Sie können die Daten einsehen. Klicken
Sie auf den Button Ändern, um in den Bearbeitungsmodus zu
wechseln.
Detaillierte Angaben zur Adlib-Standardfunktionalität finden Sie im
Adlib-Handbuch.
10.4. Exemplare
Adlib aktualisiert die Datenbank Exemplare automatisch beim
Katalogisieren von Titeln. Für jedes Exemplar eines Titels legt das
Programm einen Exemplardatensatz an, in dem Ausleihen und
Reservierungen automatisch erfasst werden.
Die Exemplardatenbank muss unter normalen Umständen nicht mit
der Adlib Leihverwaltung bearbeitet oder eingesehen werden. Nur in
besonderen Fällen, beispielsweise bei Störungen, werden Sie
Exemplardatensätze manuell bearbeiten wollen. Zum Beispiel, um den
Leihstatus oder das Rückgabedatum einzugeben, wenn dies als Folge
eines Fehlers nicht geschehen ist.
Nach der Auswahl der Datenquelle Exemplare, können Sie über die
Sucheinstiege nach bestimmten Exemplaren suchen, um die
Datensätze einzusehen oder zu ändern.
10.4.1. Die Registerkarte Exemplarangaben
Auf der Registerkarte Exemplarangaben finden Sie unter anderem die
folgenden Felder:
 Exemplarnummer
Die eindeutige Nummer, unter der das Exemplar zu finden ist.
 Titel
Der (Kurz-)Titel des Exemplars. Dieser erscheint auch auf den
Registerkarten von Adloan Ausleihe. Wenn das Exemplar aus dem
Katalog heraus erstellt wurde, dann entspricht der Exemplartitel der
ersten Titelzeile.
 Katalognummer
Die Nummer des Titels im Katalog.
46
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
 Exemplarstatus
Der Status des Exemplars in der Ausleihe. Mögliche Status sind:

Ausgeliehen

Angemahnt

Verfügbar

vermisst

Nicht verfügbar

Abholbereit

Zurzeit nicht verfügb.

Unterwegs
Der Status wird von Adloan Ausleihe verwendet und aktualisiert. Hier
können Sie den Status gegebenenfalls selbst ändern. Wenn Sie
beispielsweise ein Exemplar temporär aus dem Umlauf nehmen
möchten, ändern Sie einfach Verfügbar in Zurzeit nicht verfügb.
 Leihkategorie
Jedes Exemplar ist einer von der Bibliothek definierten Leihkategorie
zugeordnet.
47
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
 Signatur
Im Katalog können Sie eine Signatur für jedes Exemplar angeben.
 Benutzer
Ist der Exemplarstatus ausgeliehen (sieh oben), wird hier die Nummer
des Benutzers angezeigt, der das Exemplar ausgeliehen hat.
 Ausgel. am
Das Datum und die Uhrzeit, an der das Exemplar vom aktuellen
Benutzer ausgeliehen wurde.
 Rückgabe bis
Das Datum und die Uhrzeit, an der das Exemplar vom aktuellen
Benutzer zurückgegeben werden muss.
 Abzuholen von
Die Benutzernummer des Benutzers, für den das Exemplar reserviert
ist. Das Feld wird von Adloan Ausleihe verwendet und aktualisiert. Es
wird immer im Zusammenhang mit Exemplarstatus: abholbereit
(siehe oben) verwendet.
 Letzter Benutzer
Bei der Rückgabe wird die Nummer des zurückgebenden Benutzers in
dieses Feld übernommen.
 Zurückgegeben am
Das Datum und die Uhrzeit, an der das Exemplar vom letzten
Benutzer zurückgegeben wurde.
 Vorletzter Benutzer, Zurückgegeben am
Die Rückgabedaten des vorletzten Benutzers.
 Benachrichtigung + Typ
Eine (besondere) Meldung, die während der Transaktion mit dem
jeweiligen Exemplar angezeigt und bearbeitet werden muss. Der Typ
(Ignorieren, Verschieben, Nur Nachricht, Bestätigung einholen,
Abbrechen) bestimmt die Art und Weise, wie eine Meldung behandelt
werden muss (Erläuterungen zu den einzelnen Typen finden Sie auf
Seite 43).
48
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
10.4.2. Die Registerkarte Erwerbung | Versicherung |
Geschichte
Hier finden Sie Angaben zu Ankauf, Versicherung und Vorbesitzern des
jeweiligen Exemplars. Diese Angaben wurden wahrscheinlich bereits
bei der Katalogisierung mit Adlib Bibliothek erfasst (denn beide
Applikationen verwenden die Datenbank Exemplare), Sie können Sie
hier jedoch gegebenenfalls ergänzen oder ändern.
Für jedes Feld können Sie sich eine Eingabehilfe anzeigen lassen:
Gehen Sie mit dem Cursor in das gewünschte Feld und drücken Sie
auf F1, um die Hilfe zu öffnen.
10.4.3. Die Registerkarte Standort und Statistik
Die Registerkarte Standort und Statistik enthält folgende Angaben:
 Ständiger Standort
Der Standort, aus dem das Exemplar stammt.
 Derzeitiger Standort
Der Standort, wo das Exemplar registriert ist.
49
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
 Bemerk. z. Standort
In diesem Feld können Sie genauere Angaben zum Standort des
Exemplars machen, zum Beispiel 'Raum 25' oder 'Lesesaal'.
 Reservierungen
Die Anzahl der Benutzer, die das Exemplar reserviert haben. Die
eigentlichen Reservierungen finden Sie in einer anderen Datenbank
(Siehe 10.7 und 10.8).
 Verlängerungen
Die Anzahl der Verlängerungen des Exemplars durch den jeweiligen
Benutzer.
 Summe Ausleihen
Die Summe aller Ausleihen eines Exemplars.
 Anzahl Mahnungen
Die Anzahl der Mahnungen, die der jeweilige Benutzer für das
Exemplar erhalten hat.
 Letzte Mahnung versandt am
Das Datum, an dem die letzte Mahnung an den jeweiligen Benutzer
verschickt wurde.
10.5. Benutzerkategorien und Limits
Im Ausleihmodul gehört jeder Benutzer zu einer Benutzerkategorie.
Benutzerkategorien haben oft Namen wie Jugendliche oder
50
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
Erwachsene. Sie legen eine Benutzerkategorie in der Datenbank
Benutzerkategorien und Limits an.
Für jede Benutzerkategorie können Sie die Anzahl der möglichen
Ausleihen und Reservierungen beschränken. Außerdem kann man für
jede Benutzerkategorie leihkategoriespezifische Limits festlegen, zum
Beispiel für die Anzahl der Exemplarreservierungen in der
Leihkategorie Comics für die Benutzerkategorie Jugendliche. Auch die
Mahngebühren und die Reservierungsfristen sind mit
Benutzerkategorien und Leihkategorien verknüpft.
Sie können pro Kombination aus Benutzer- und Leihkategorie auch ein
festes Datum einstellen, an dem Exemplare zurückgegeben werden
müssen und das unabhängig vom berechneten Rückgabetermin. Diese
Option ist bei Schulungsmaterialien oder bei der Inventur hilfreich.
Die Benutzerkategorien definieren Sie in der Datenquelle
Benutzerkategorien und Limits. Und im jeweiligen Datensatz einer
Benutzerkategorie legen Sie eine oder mehrere Leihkategorien fest.
Nur den Namen der Leihkategorie definieren Sie sowohl im Thesaurus
von Adlib Bibliothek als auch im Adlib Designer. Adloan Ausleihe
verwendet die Leihkategorie, die Sie im Designer eingestellt haben.
Beim Anlegen von neuen Titeln und Exemplaren im Katalog akzeptiert
das Programm dagegen nur die Leihkategorien, die in der Adlib
Leihverwaltung eingestellt wurden: Diese haben wahrscheinlich
denselben Namen. Die Detailansicht eines Datensatzes in
Benutzerkategorien und Limits umfasst vier Registerkarten.
10.5.1. Die Registerkarte Benutzerkategorien / Limits
Auf der Registerkarte Benutzerkategorien / Limits stellen Sie die
Limits der Benutzerkategorie ein.
 Benutzerkategorie
Benutzerkategorien haben eindeutige Namen, die bei Installation des
Adlib Ausleihmoduls von der Bibliothek festgelegt und in diesem Feld
erfasst werden.
 Nutzungsgebühr
Der Geldbetrag, den ein Benutzer der jeweiligen Benutzerkategorie zu
entrichten hat.
 Aufnahmegebühr
Der Geldbetrag, den ein Benutzer der jeweiligen Benutzerkategorie
bei der Anmeldung zu entrichten hat.
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Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
 Dauer d. Mitgliedschaft
Die Dauer der Mitgliedschaft des Benutzers.
 Summe Ausleihen
Die Höchstzahl an Ausleihen (aller Arten), unabhängig von der
Leihkategorie. In diesem Feld steht also, wie viele Objekte ein
Benutzer höchstens in allen Kategorien zusammen ausleihen darf.
 Summe Reservierungen
Die Höchstzahl an Reservierungen (aller Arten), unabhängig von der
Leihkategorie.
 Obergrenzen per Typ
Die Höchstzahl an Reservierungen je Typ, unabhängig von der
Leihkategorie.

Exemplarreservierungen: Die Höchstzahl an
Exemplarreservierungen, unabhängig von der Leihkategorie.

Titelreservierungen: Die Höchstzahl an Titelreservierungen (mit
oder ohne Standort), abhängig von der Leihkategorie.

Nach Standort: Die Höchstzahl an Titelreservierungen mit Angabe
eines bestimmten Standortes, unabhängig von der Leihkategorie.
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Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
10.5.2. Die Registerkarte Leihkategorie / Leihlimits
Die zweite Registerkarte betrifft die Limits pro Leihkategorie für die
jeweilige Benutzerkategorie.
Die Registerkarte Leihkategorie / Leihlimits enthält folgende (als
Gruppe wiederholbare) Felder:
 Leihkategorie
Für jede Leihkategorie (im Thesaurus von Adlib Bibliothek als
Deskriptor mit Begriffstyp Leihkategorie definiert) können Sie hier die
Limits angeben. Für jede Leihkategorie, für die Sie Limits festlegen
möchten, müssen Sie eine eigene Feldgruppe anlegen.
In diesem Feld können Sie keine neuen Leihkategorien zum Thesaurus
hinzufügen. Sie müssen die Namen von Leihkategorien zunächst
(möglichst direkt nach der Installation) in Adlib Bibliothek zum
Thesaurus hinzufügen. Erst dann können Sie in der Adlib
Leihverwaltung bei der jeweiligen Benutzerkategorie auf der
Registerkarte Leihkategorie / Leihlimits diese Leihkategorien genauer
spezifizieren.
 Max. Ausl.
Die Höchstzahl an Ausleihen in dieser Leihkategorie.
 Zeitraum
Die Länge der Leihfrist in dieser Leihkategorie.
 Zeiteinheit
Die Einheit zur Angabe der Leihfrist, Reservierungsfrist und der
Gebührentabelle für die jeweilige Leihkategorie: Tage oder Stunden.
 Rückgabedatum und Uhrzeit
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Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
Datum und Uhrzeit, an dem alle Materialien aus dieser Leihkategorie
zurückgegeben sein müssen. Beispielsweise bei Schulungsunterlagen
zu verwenden.
 Gebühren
Die Höhe der Leihgebühren für eine Ausleihe aus dieser Leihkategorie
für die jeweilige Benutzerkategorie.
 Kaution
Die gegebenenfalls zu entrichtende Kaution für Materialien aus dieser
Leihkategorie für die jeweilige Benutzterkategorie.
 Reservierungen auf Exemplar
Die Höchstzahl an Exemplarreservierungen aus dieser Leihkategorie.
 Reservierungen auf Standort
Die Höchstzahl an Exemplar-/Titelreservierungen mit Angabe des
Standorts in dieser Leihkategorie.
 Reservierungszeitraum
Der Reservierungszeitraum für Exemplare/Titel in dieser
Leihkategorie.
 Reservierungsgebühr
Die gegebenenfalls zu entrichtende Gebühr für die Reservierung von
Materialien aus dieser Leihkategorie für die jeweilige
Benutzerkategorie.
 Bestellungsgebühren
Die gegebenenfalls zu entrichtende Gebühr für die Bestellung von
Materialien aus dieser Leihkategorie für die jeweilige
Benutzerkategorie.
 Gebührentabelle
Der Name der Gebührentabelle, die für Materialien aus dieser
Leihkategorie angewendet wird. Die Tabellen definieren Sie mit Adlib
Designer.
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Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
10.5.3. Die Registerkarte Mahnungswesen
Auf dieser Registerkarte können Sie angeben, nach wie vielen Tagen
Mahnungen an die Benutzer der jeweiligen Benutzerkategorie
verschickt werden sollen. Weitere Informationen zu Mahnungen finden
Sie in Kapitel 10.12.
10.6. Statistik
10.6.1. Statistiken pro Tag oder Standort
In der Datenquelle Statistik finden Sie Statistiken, die für jede
Kombination von Transaktionstyp, Benutzerkategorie und
Leihkategorie geführt werden. Es gibt drei Sucheinstiege, mit denen
Sie Daten abrufen können: Datum, Standort und Datensatznummer.
Wenn Sie die Statistiken eines bestimmten Tages oder eines
bestimmten Standortes abrufen, wird zunächst die Registerkarte
Übersicht Tagesstatistik angezeigt. Hier finden Sie den Zählerstand für
einen bestimmten Tag.
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Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
Auf der Registerkarte Tagesstatistik finden Sie die einzelnen
Aufstellungen für die verschiedenen Kombinationen aus
Transaktionstyp, Benutzerkategorie und Leihkategorie:
Mit dem Druckassistenten können Sie die Statistiken für in der
Ergebnisliste markierte Tage oder Standorte auf verschiedene Arten
ausdrucken. . (Im allgemeinen Adlib-Handbuch finden Sie weitere
Informationen über den Druckassistenten.)
Folgende Ausdruckformate stehen Ihnen dazu zur Verfügung:
Ausleihstatistik
Ausleihstatistik (Benutzer)
Ausleihstatistik (Materialien)
Totalausleihstatistik
Totalausleihstatistik (Benutzer)
Totalausleihstatistik (Material)
Ausleihstatistik pro Tag, Benutzer
und Leihkategorie
Ausleihstatistik pro Tag und
Benutzerkategorie
Ausleihstatistik pro Tag und
Leihkategorie
Ausleihstatistik über den gewählten
Zeitraum pro Benutzer- und
Leihkategorie
Ausleihstatistik über den gewählten
Zeitraum pro Benutzerkategorie
Ausleihstatistik über den gewählten
Zeitraum pro Leihkategorie
Beachten Sie, dass Sie nur dann korrekte Statistiken ausdrucken
können, wenn Sie weniger als 31 Benutzerkategorien und weniger als
31 Leihkategorien definiert haben. Wenn Sie mehr Kategorien
definiert haben und diese auch ausdrucken möchten, muss dafür ein
spezielles ADAPL geschrieben werden. Weitere Informationen erhalten
Sie vom Adlib-Helpdesk.
10.6.2. Statistiken nach Sprachcode
Die meisten Statistiken (Transaktionen pro Leih- und/oder
Benutzerkategorie) werden in der Datenquelle Statistik erstellt. Eine
Ausnahme sind die Leihstatistiken nach Sprachcode. Diese werden aus
der Datenquelle Exemplare erstellt. Sie verwenden in diesem Fall den
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Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
Zählerstand, der sich in jedem Exemplardatensatz befindet. Wenn Sie
die Statistik für einen bestimmten Zeitraum erstellen möchten,
müssen Sie am Anfang des Zeitraums die Ausleihzähler auf 0 stellen.
Die Zählungen basieren auf dem Wert, der im Feld Sprache im
entsprechenden Katalogdatensatz eingegeben ist. Wenn dieses Feld
leer ist, werden die Ausleihen in der resultieren Statistik unter
Unbekannt geführt.
Mit den folgenden Schritten erstellen Sie Leihstatistiken pro
Sprachcode:
 Ausleihzähler auf 0 stellen





In der Adlib Leihverwaltung öffnen Sie die Datenquelle Exemplare.
Markieren Sie alle Exemplare, indem Sie den Sucheinstieg
Exemplarnummer wählen, zwei Mal auf Weiter klicken und dann
auf Alle Schlüssel. Anschließend werden alle Exemplare angezeigt.
Markieren Sie alle Datensätze, indem Sie auf Markierungen
wechseln klicken.
Klicken Sie auf Drucken, wählen Sie Ausdruck mit vordefiniertem
Ausgabeformat und wählen Sie das Ausgabeformat Zähler für
Ausleihen zurücksetzen.
Klicken Sie auf Fertigstellen und im folgenden Fenster auf
Vorschau, um die Ausführung zu starten. Je nach Umfang der
Exemplardatenbank kann dies einige Zeit dauern.
 Statistik nach Sprache ausdrucken





In der Adlib Leihverwaltung öffnen Sie die Datenquelle Exemplare.
Markieren Sie alle Exemplare, indem Sie den Sucheinstieg
Exemplarnummer wählen, zwei Mal auf Weiter klicken und dann
auf Alle Schlüssel. Anschließend werden alle Exemplare angezeigt.
Markieren Sie alle Datensätze, indem Sie auf Markierungen
wechseln klicken.
Klicken Sie auf Drucken, wählen Sie Ausdruck mit vordefiniertem
Ausgabeformat und wählen Sie das Ausgabeformat Ausleihstatistik
nach Sprache.
Klicken Sie auf Fertig stellen und wählen Sie den gewünschten
Ausdruck (Vorschau auf dem Bildschirm, Ausdruck auf Paper oder
als Ausgabe in eine Datei). Je nach Umfang der
Exemplardatenbank kann es einige Zeit dauern, bevor Sie ein
Ergebnis sehen.
(Wenn alle Ausleihzähler auf Null stehen, wird der Ausdruck leer
sein.)
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Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
10.7. Titelvormerkungen
Wählen Sie Titelvormerkungen in Schritt 1 des Suchassistenten, um
die Angaben zu Titelreservierungen abzurufen. Es gibt für jeden
reservierten Titel einen Datensatz, in dem eine oder mehrere
Reservierungen erfasst sind. Sie können über die Sucheinstiege
Benutzernummer, Katalognummer oder Datensatznummer auf die
Datensätze zugreifen.
Nachdem Sie eine Reservierung gefunden haben, erscheint die
Registerkarte Angaben zur Reservierung. Die Angaben auf dieser
Registerkarte entsprechen den Feldern und Spalten auf der
Registerkarte Reservieren in Adloan Ausleihe (Siehe Kapitel 6).
Das Feld Art der Reservierung enthält entweder die Angabe GL
(global: nach Katalognummer), LC (location specific: nach
Katalognummer und Standort), TC (nach Katalognummer und
Leihkategorie) oder CT (category: nach Katalognummer und Standort
und Leihkategorie), um den Typ der jeweiligen Reservierung
anzugeben.
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Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
10.8. Exemplarvormerkungen
Adlib legt für jedes reservierte Exemplar einen Datensatz an. In
diesem Datensatz sind ein oder mehrere Reservierungen erfasst. Sie
können über die Sucheinstiege Benutzernummer, Exemplarnummer
und Datensatznummer auf die Datensätze zugreifen.
Nachdem Sie eine Reservierung gefunden haben, erscheint die
Registerkarte Angaben zur Reservierung. Die Angaben auf dieser
Registerkarte entsprechen den Feldern und Spalten auf der
Registerkarte Reservieren in Adloan Ausleihe (Siehe Kapitel 6).
Das Feld Art der Reservierung enthält die Angabe CP (Englisch für:
copy specific), was bedeutet, dass es sich um eine
Exemplarvormerkung handelt.
Das Feld Verfügbarkeit enthält die Angabe Y, wenn das Exemplar in
der Bibliothek vorhanden ist (ein N, wenn das nicht der Fall ist). Es
handelt sich dann um ein für den Benutzer vorgemerktes Exemplar,
das abgeholt werden kann.
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Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
10.9. Mahngebühren
Wenn das Mahnungswesen aktiviert ist, legt das Ausleihmodul für
jeden Benutzer, der noch ausstehende Mahngebühren hat, einen
Datensatz in der Datenquelle Mahngebühren an. Sie können die
Datensätze zu den Mahngebühren in der Adlib Leihverwaltung direkt
über die Sucheinstiege Benutzernummer, Exemplarnummer,
Exemplartitel oder Datensatznummer abrufen.
Die Felder auf der Registerkarte Angaben zu Gebühren in der
Detailansicht eines Datensatzes entsprechen den Feldern im Fenster
Gebühren von Adloan Ausleihe (Siehe Kapitel ).
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Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
10.10. Leihgebühren
Wenn für eine Kombination aus Benutzerkategorie und Leihkategorie
eine Leihgebühr ansteht, legt das Ausleihmodul im Falle einer Ausleihe
einen Datensatz in der Datenbank Leihgebühren an. Sie können die
Datensätze zu den Leihgebühren in der Adlib Leihverwaltung direkt
über die Sucheinstiege Benutzernummer, Exemplarnummer,
Exemplartitel oder Datensatznummer abrufen.
Die Felder auf der Registerkarte Angaben zu Leihgebühren in der
Detailansicht eines Datensatzes entsprechen den Feldern im Fenster
Gebühren von Adloan Ausleihe (Siehe Kapitel 9).
10.11. Briefe
In der Datenbank Briefe können Sie den Inhalt von unformatierten
Briefen abrufen und bearbeiten, sowie neue Briefe anlegen. Diese
Briefe können für den Ausdruck von Mahnungen und
Reservierungsnachrichten verwendet werden, obwohl Sie Mahnungen
auch per E-Mail verschicken oder mit einer Word-Dokumentvorlage
ausdrucken können.
Bei der Erfassung der Benutzer in der Datenquelle Benutzer können
Sie angeben, welche Reservierungsnachricht verwendet werden soll
und welche Methode für den Versand zum Einsatz kommen soll.
(Siehe Kapitel 10.3). Die Briefe, die für Mahnungen verwendet werden
sollen und die entsprechenden Erinnerungstermine stellen Sie für jede
Benutzerkategorie separat in der Datenquelle Benutzerkategorien und
Limits ein (siehe auch das folgende Kapitel).
61
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
10.12. Mahnungen
Adib kann mehrere unterschiedliche, aufeinander folgende Mahnungen
ausdrucken oder per E-Mail verschicken. Im Ausleihmodul 4.2 muss
der Speicherort von Vorlagen und/oder der Name von
Briefdatensätzen explizit auf der Registerkarte Mahnungswesen in der
Datenquelle Benutzerkategorien und Limits angegeben werden. Sie
können die Brieftexte in Adlib-Datensätzen speichern oder in Microsoft
Word-Dokumentvorlagen. Für beide Varianten gibt es in Ihrer
Applikation Beispiele. Die Mahnungsverarbeitung in
Applikationsversion 4.2 ermöglicht es, Mahnungen nicht nur als
unformatierten Text sondern auch unter Verwendung von WordDokumentvorlagen auszudrucken bzw. zu verschicken. Das Ergebnis
kann dann ansprechend formatiert werden. Der Systemadministrator
entscheidet, wie die Mitarbeiter Mahnungen ausdrucken oder
verschicken.
Auf der Registerkarte Briefe in der Datenquelle Benutzer stellen Sie
für jeden Benutzer individuell ein, ob er Mahnungen als E-Mail oder
per Post erhält. Im ersten Fall müssen Sie natürlich eine E-MailAdresse für den Benutzer angeben und ihre Adlib-Applikation muss für
den E-Mail-Versand konfiguriert sein.
10.12.1. Mahnungswesen Schritt für Schritt
konfigurieren
Im Ausleihmodul 4.2 muss das Mahnungswesen wie folgt konfiguriert
werden.
1. Adlib Leihverwaltung startet mit Schritt 1 des Suchassistenten.
Markieren Sie Benutzerkategorien und Limits und klicken Sie auf
Weiter. Sie können jetzt nach vorhandenen Benutzerkategorien
suchen oder neue eingeben.
2. Für jede vorhandene oder neue Benutzerkategorie , für die die
Bibliothek Mahnungen verschicken können möchte, müssen Sie
auf der Registerkarte Mahnungswesen angeben, welche Briefe für
welche Mahnung verwendet werden sollen. Zu jeder Mahnung
gehört nämlich ein eigener Brieftext. So können Sie beispielsweise
62
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
die 3. Mahnung nachdrücklicher verfassen als die erste Mahnung.
Sie bestimmen selbst, wie viele Mahnungen generiert werden
sollen: Es können auch mehr oder weniger als drei sein.
In oben stehender Abbildung sehen Sie ein einfaches Beispiel für
die Mahnungen einer Benutzerkategorie. Im obersten Feld
Mahnfrist (Tage) stellen Sie die Anzahl der Tage ein, die nach
Ablauf der Leihfrist verstreichen müssen, bevor die erste Mahnung
verschickt wird. In den (optionalen) weiteren Feldwiederholungen
dieses Feldes stellen Sie die Anzahl der Tage ein, die jeweils nach
dem Rückgabedatum verstrichen sein müssen, bevor eine zweite
oder dritte Mahnung verschickt wird.
Die Wiederholungen der Feldgruppe Mahnungen werden
automatisch nach dem Inhalt des Felds Mahnfrist (Tage)
aufsteigend sortiert. Dadurch stehen die Mahnungen immer in der
richtigen Reihenfolge.
Zum Mahnungswesen gehört mindestens eine vorgegebene
Mahnungsfrist (Tage) mit der entsprechenden Mahnung (Nur
Text). Sie können mehrere Feldexemplare mit einem der
folgenden Buttons anlegen:
3. In jeder Feldgruppe können Sie vier Felder ausfüllen. Mindestens
die Mahnungsfrist und ein Datensatz mit dem unformatierten
Mahnungstext aus der Datenbank Briefe muss angegeben werden.
Wenn Sie nur einen unformatierten Text angeben möchten, wie im
Beispiel aus Schritt 2, gehen Sie mit dem Cursor in das erste Feld
der Zeile und geben Sie den Namen des gewünschten Briefs ein
oder übernehmen Sie den Standardbrief. (Wenn Sie den Namen
nicht genau wissen, drücken Sie auf Shift-F4, um sich eine Liste
mit den verfügbaren Briefdatensätzen anzeigen zu lassen, aus der
Sie einen auswählen oder auch neu anlegen können. Vorhandene
Briefdatensätze können Sie sich hier auch mit dem Button Details
in einem Detailfenster anzeigen lassen. Wenn Sie dann auf
63
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
Bearbeiten in der Adlib-Menüleiste klicken, können Sie den
Brieftext direkt ändern, falls dies erforderlich ist.) Wenn Sie im
gleichen Exemplar der Feldgruppe keine Word-Dokumentvorlage
eingeben, verwendet Adlib den Text, der in dem jetzt verknüpften
Briefdatensatz steht sowohl für den Ausdruck als auch für den
Versand per E-Mail. Wenn Sie in einem Exemplar der Feldgruppe
jedoch auch eine Word-Dokumentvorlage eingeben, wird Adlib
vorzugweise diese verwenden.
Im Gegensatz zu unformatierten Texten, bei denen ein Datensatz
sowohl für E-Mails als auch für Ausdrucke verwendet wird, müssen
Sie bei der Verwendung von Dokumentvorlagen für E-Mails eine
andere Vorlage erstellen als für den Ausdruck. Sie sollten über
einige Beispielvorlagen verfügen, die Sie nach Ihren eigenen
Vorstellungen anpassen können. (Weitere Informationen über das
Erstellen von Dokumentvorlagen finden Sie im Adlib-Handbuch.)
Der Pfad zur Dokumentvorlage kann auch relativ sein (relativ zum
Ordner mit der Applikationsbezeichnung), wie in unserem Beispiel
oben.
Beispiele für Word-Dokumentvorlagen finden Sie im Unterordner
\Worddoc\templates Ihres Adlib Software-Ordners: So auch die
reminder…-Vorlagen. Passen Sie nur den festen Text in der
gewünschten Vorlage an Ihre Situation an (verwenden Sie dazu
Microsoft Word) und speichern Sie die Datei wieder mit der
Endung .dot (nicht als .doc), eventuell unter einem anderen
Namen. Verwenden Sie in der Datei feste Texte in der Sprache, in
der Sie Ihre Mahnungen generieren möchten.
Speichern Sie den Datensatz ab, wenn Sie mit der Eingabe der
Mahnungen fertig sind.
Beachten Sie, dass die Benutzerkategorien Ihnen die Möglichkeit
bieten für internationale Benutzer ein mehrsprachiges
Mahnungswesen einzustellen. Angenommen die meisten Ihrer
Benutzer sind deutschsprachig, aber ein Teil besteht aus
Studenten aus der ganzen Welt, die auf Englisch angesprochen
werden sollen. Sie erstellen dann einfach eine eigene
Benutzerkategorie für diese Gruppe und verknüpfen diese mit
englischsprachigen Mahnungen.
64
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
 Benutzer mit Mahnungen verknüpfen.
4. Für jeden Benutzer, der Mahnungen erhalten können soll, müssen
Sie eine Benutzerkategorie angeben. Für Studenten gelten
beispielsweise andere Richtlinien als für Mitarbeiter usw. Dies
können Sie in der Datenquelle Benutzer einstellen, die Sie im
ersten Schritt des Suchassistenten auswählen können.
5. Im unten stehenden Beispiel ist die (fiktive) Benutzerkategorie
“Personal” dem Benutzer zugeordnet worden.
6. Auf der Registerkarte Adressen (Siehe folgende Abbildung)
können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben. Nur, wenn Sie hier eine
E-Mail-Adresse eingeben, können Sie Mahnungen per E-Mail an
den jeweiligen Benutzer schicken. Andernfalls müssen Sie
Mahnungen ausdrucken und per Post verschicken.
65
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
7. Auf der Registerkarte Briefe stellen Sie ein, wie der jeweilige
Benutzer die Mahnungen empfangen soll. (Für E-Mails muss auch
eine E-Mail-Adresse eingegeben worden sein.) Diese Einstellungen
gelten auch für Bestellnachrichten, falls der Benutzer auch
Bestellungen tätigen darf.
8. Wiederholgen Sie die Schritte 4 bis 7 für jeden Benutzer.
10.12.2. Mahnwesen
Adlib kann mehrere Mahnungen generieren. Anhand der Werte für das
Mahnwesen im Datensatz zur Benutzerkategorie in der Datenbank
Benutzerkategorien und Limits und des Datums, an dem ein Buch
zurückgegeben hätte werden müssen, berechnet Adlib, ob das
betreffende Exemplar angemahnt werden muss.
Mahnungen werden nach Benutzer und Mahnfrist zusammengestellt.
Das bedeutet, dass alle Exemplare eines Benutzers, für die Mahnstufe
1 gilt, in einem Brief zusammengefasst werden. Und alle Exemplare
des Benutzers, für die Mahnstufe 2 gilt, werden auf einem weiteren
66
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
Brief ausgegeben. So bezieht sich der Brieftext immer auf alle im Brief
aufgelisteten Exemplare.
Mahnungen werden immer in der richtige Reihenfolge verschickt: Ein
Benutzer kann so niemals als erstes Mahnung2 oder Mahnung 3
erhalten. Wenn Sie beispielsweise nach einem dreiwöchigen Urlaub
zum ersten Mal wieder Mahnungen ausdrucken und ein Benutzer hat
bisher noch keine Mahnung für ein bestimmtes Exemplar erhalten,
dann erhält er jetzt Mahnung 1 (Auch wenn er mit dem Exemplar
bereits soweit in Verzug ist, dass er eigentlich bereits die zweite oder
dritte Mahnung erhalten müsste.) Wenn allerdings vor dem Urlaub
bereits die erste Mahnung an den Benutzer verschickt wurde, dann
wird jetzt die zweite Mahnung verschickt usw. Außerdem bleibt der
Unterschied zwischen den eingestellten Mahnfristen für zwei
aufeinander folgende Briefe erhalten. Wenn die Mahnfristen also
beispielsweise 7, 14 und 19 sind und nach einem Urlaub von drei
Wochen drucken Sie am Montag erstmals wieder Mahnungen aus und
am Mittwoch erneut, dann folgt einer ersten Mahnung am Montag
nicht gleich die nächste zwei Tage später. Erst nach 7 (14-7) Tagen
kann die zweite Mahnung generiert werden.
Wenn bereits zuvor eine Mahnung für ein verspätetes Exemplar
generiert wurde, es aber nicht bekannt ist, wann dies geschehen ist,
wird die gleiche Mahnung erneut verschickt und das aktuelle Datum
im entsprechenden Exemplardatensatz gespeichert.
In der Datenbank Exemplare können Sie bei jedem Exemplar sehen,
wie viele Mahnungen bereits verschickt wurden und wann die letzte
verschickt wurde.
Wenn ein Benutzer bereits die Höchstzahl an Mahnungen für ein
Exemplar erhalten hat, wird nicht erneut eine Mahnung generiert,
sondern es erscheint eine Meldung auf dem Bildschirm oder wird in
der Logdatei registriert.
67
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
Sowohl bei Dokumentvorlagen als auch unformatierten Texten gilt,
dass, wenn ein Benutzer noch Mahngebühren zu entrichten hat, die er
in der Vergangenheit zu spät zurückgegeben hat, auf jeder Mahnung
einer Übersicht über die noch offenen Mahngebühren erscheint.
Für die Exemplare, die aktuell verspätet sind, werden noch keine
vorläufigen Mahngebühren berechnet. Sie können natürlich auch einen
festen Text in Ihre Mahnungsbriefe einfügen, um den Benutzer daran
zu erinnern, welche Gebühren pro Tag oder Woche für Exemplare
anfallen, die verspätet zurückgegeben werden.
Adlib generiert keine Rechnungen. Adlib sperrt auch keine Benutzer,
die trotz wiederholter Mahnungen die ausgeliehenen Bücher nicht
zurückgebracht haben. Wir sind der Meinung, dass eine so
weitgehende Aktion nicht automatisch ausgeführt werden sollte.
Sollten Sie einen Benutzer sperren wollen, dann muss dies manuell in
der Datenbank Benutzer auf der Registerkarte Mitteilungen und freie
Felder erfolgen, indem man eine besondere Mitteilung eingibt (Siehe
Kapitel 7).
68
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
10.12.3. Systemeinstellungen für Mahnungen
Der Systemadministrator muss einige Anpassungen an AdlibTextdateien vornehmen, damit Briefe als E-Mail verschickt werden
können. Ohne diese Einstellungen funktioniert das automatische
Verschicken per E-Mail nicht.
Technische Informationen
In den adlib#.txt-Dateien finden Sie umfangreiche Systemtexte für
alle ADAPLS. ‘#’ steht für die Nummer der Sprache: Englisch (),
Niederländisch (1), Französisch (2), Deutsch (3), Arabisch (4) und
Griechisch (6). Diese Dateien stehen im Unterordner \texts des AdlibApplikationsverzeichnisses. Sie enthalten alle Texte (pro Datei in
einer Sprache), die von allen ADAPLS verwendet werden. Einige
Einstellungen darin, sind (auch) für das Mahnwesen von Bedeutung.
Öffnen Sie alle diese .txt-Dateien (oder nur die Dateien in den
Sprachen, die verwendet werden sollen) mit dem Windows Editor und
nehmen Sie folgende Änderung darin vor (falls erforderlich):
1. Geben Sie nach der Zeilennummer 192 den Namen des SMTPServers ein, der für den Versand von E-Mails verwendet werden
soll.
2. Geben Sie nach Zeilennummer 278 die Absender-E-Mail-Adresse
ein, beispielsweise die allgemeine E-Mail-Adresse Ihrer Bibliothek.
3. Beim Verschicken von Mahnungen aus dem Datenbankmenü von
Adlib (im ersten Schritt des Suchassistenten) generiert Adlib
möglicherweise eine reminder.log-Datei, im Ordner \library loans
management, in der gegebenenfalls Fehlermeldungen gespeichert
werden (die Fehlermeldungen werden dann nicht auf dem
Bildschirm angezeigt). Wenn Sie eine solche Datei nicht speichern
möchten, sondern lieber als E-Mail an beispielsweise den
Systemadministrator schicken lassen wollen, geben Sie nach der
Zeilennummer 1051 die E-Mail-Adresse dieser Person oder
Abteilung ein. Wenn Sie keine E-Mail-Adresse angeben, wird die
Datei standardmäßig im aktuellen Applikationsordner (\library
loans management) gespeichert, es sei denn, dass Sie nach
Zeilennummer 1055 einen anderen Pfad und Dateinamen
eingeben, dann hat dieser Vorrang vor den
Standardeinstellungen. Voraussetzung ist allerdings, dass alle
Mitarbeiter, die Mahnungen generieren sollen, Schreibrechte an
diesem Ordner haben.
Speichern Sie alle Dateien nach den Änderungen.
69
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
10.12.4. Mahnungen drucken
Sie können Mahnungen auf drei Arten ausdrucken oder verschicken:
 Aus dem Datenbankmenü im Suchassistent
Im ersten Schritt des Suchassistenten finden Sie die Option
Mahnungen drucken (siehe Abbildung oben). Es handelt sich nicht um
eine Datenquelle sondern um eine Verknüpfung mit einem ADAPLProgramm, dass alle ausgeliehenen Exemplare überprüft, ob Sie
überfällig sind und anschließend automatisch eine Mahnung ausdruckt
oder als E-Mail verschickt. (Das Verarbeiten einer WordDokumentvorlage dauert pro überfälligem Exemplar einige Sekunden.)
Doppelklicken Sie auf Mahnungen drucken (und in der folgenden
Meldung bestätigen Sie mit Ja), um den Prozess zu starten.
 Aus der Exemplardatenbank
1. Suchen Sie nach den Exemplaren, für die Sie im Falle einer
Verspätung Mahnungen generieren möchten. Suchen Sie
beispielsweise nach allen Exemplaren aus einer Leihkategorie oder
einfach nach allen Exemplaren aus dem Katalog. Markieren Sie die
Exemplare in der Ergebnisliste, die Sie bezüglich eventueller
Mahnungen überprüfen wollen. Die markierten Exemplare müssen
70
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
nicht ausgeliehen oder überfällig sein, denn das wird von Adlib
überprüft, bevor eine Mahnung generiert wird. Wenn Sie
beispielsweise alle verfügbaren Exemplare markiert haben, wird
nur für jene Exemplare eine Mahnung generiert, die tatsächlich
überfällig sind.
2. Sortieren Sie die markierten Exemplare nach Benutzernummer.
Dadurch erscheinen die Exemplare der gleichen Mahnstufe eines
Benutzers auch in einem Brief. (Weitere Informationen zum
Sortieren von Ergebnislisten finden Sie im Adlib Handbuch.)
3. Klicken Sie auf Drucken, um den Druckassistent zu öffnen. Wählen
Sie dort Ausdruck mit vordefiniertem Ausgabeformat. Im nächsten
Schritt des Druckassistenten finden Sie in der Liste mit den
verfügbaren Ausgabeformaten ein spezielles Format für den
Ausdruck von Mahnungen. Markieren Sie dies und klicken Sie auf
Fertig stellen. Im Windows-Fenster Drucken, das sich dann öffnet,
müssen Sie die Optionen In Datei ausgeben, Als Email verschicken
und MS-DOS Text unbedingt unmarkiert lassen. Klicken Sie auf
OK und Adlib bestimmt automatisch, welche Mahnungen als E-Mail
verschickt werden sollen und welche ausgedruckt werden müssen.
(Weitere Informationen zum Druckassistent finden Sie im AdlibHandbuch.)
 Aus der Benutzerdatenbank
1. Suchen Sie nach Benutzern, für die gegebenenfalls Mahnungen
ausgedruckt werden sollen. Suchen Sie beispielsweise nach allen
Benutzern einer Klasse, Abteilung oder Benutzerkategorie oder
auch nach allen Benutzern, deren Mitgliedschaft an einem
bestimmten Datum abläuft. Markieren Sie jene Benutzer in der
Ergebnisliste, die hinsichtlich von Mahnungen überprüft werden
sollen. Die markierten Benutzer müssen keine Exemplare
ausgeliehen haben oder mit der Rückgabe zu spät sein, denn das
wird von Adlib überprüft, bevor eine Mahnung generiert wird.
Wenn Sie beispielsweise alle Benutzer markiert haben, dann wird
nur für jene Benutzer, die mit der Rückgabe eines Buches zu spät
sind, tatsächlich einer Mahnung generiert.
2. Klicken Sie auf Drucken, um den Druckassistent zu öffnen. Wählen
Sie dort Ausdruck mit vordefiniertem Ausgabeformat. Im nächsten
Schritt des Druckassistenten finden Sie in der Liste mit den
verfügbaren Ausgabeformaten ein spezielles Format für den
Ausdruck von Mahnungen. Markieren Sie dies und klicken Sie auf
Fertig stellen. Im Windows-Fenster Drucken, das sich dann öffnet,
müssen Sie die Optionen In Datei ausgeben, Als Email verschicken
und MS-DOS Text unbedingt unmarkiert lassen. Klicken Sie auf
71
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
OK und Adlib bestimmt automatisch, welche Mahnungen als E-Mail
verschickt werden sollen und welche ausgedruckt werden müssen.
(Weitere Informationen zum Druckassistent finden Sie im AdlibHandbuch.)
10.12.5. Wenn Adlib Mahnungen nicht wie erwartet
verarbeiten kann
Wenn in 4.2-Applikationen eine Mahnung nicht so erstellt werden
kann, wie es im Mahnwesen festgelegt wurde(beispielsweise weil sich
die Dokumentvorlagen nicht am angegebenen Ort befinden), dann
prüft Adlib automatisch, ob es eine andere Möglichkeit gibt:

Wenn mit einer E-Mail-Vorlage kein Versand möglich ist,
verwendet Adlib den angegebenen unformatierten Text. Wenn
kein unformatierter Text angegeben wurde, wird ein Standardbrief
aus einer adlib.txt-Datei verwendet.

Wenn ein Ausdruck mit einer Dokumentvorlage nicht möglich ist,
verwendet Adlib den angegebenen unformatierten Text. Wenn
kein unformatierter Text angegeben wurde, wird ein Standardbrief
aus einer adlib.txt-Datei verwendet.
10.13. Reservierungen drucken
Wenn Sie mit Adloan Ausleihe ein reserviertes Exemplar
zurücknehmen, erhalten Sie eine Meldung, dass das Exemplar zur
Seite gelegt werden muss. Wenn Sie für Benutzer auch
Reservierungsnachrichten generieren möchten, um Sie über
eingetroffene reservierte Exemplare zu informieren, müssen Sie das
manuell in der Adlib Leihverwaltung tun. Das machen Sie dann
beispielsweise einmal täglich oder wöchentlich.
Wählen Sie im Datenbankmenü (in Schritt 1 des Suchassistenten) der
Adlib Leihverwaltung die Option Reservierungen drucken, um für alle
zurückgegebenen und reservierten Exemplare eine Benachrichtigung
auf dem dafür installierten Drucker auszudrucken. Nach Ihrer
Bestätigung beginnt der Ausdruck sofort (ohne Druckassistent). (Für
die Benutzer, für die Sie diese Benachrichtigungen ausdrucken
möchten, muss natürlich ein vorhandener Benachrichtigungsbrief auf
der Registerkarte Briefe in der Datenquelle Benutzer angegeben sein.)
Seit Juni 2011 gibt es in den FAQs der Adlib-Website ein Update des
ADAPLs, das den Ausdruck regelt. Mit diesem Update wird eine
Benachrichtigung standardmäßig per E-Mail verschickt, wenn der
Benutzer eine E-Mail-Adresse hat. Ist dies nicht der Fall, wird ein
unformatierter Text ausgedruckt.
72
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
Je nach Umfang Ihrer Datenbank und der Anzahl zu generierender
Briefe benötigt der Vorgang mehr oder weniger Zeit. Während des
Vorgangs kann der Arbeitsplatz nicht für andere Zwecke genutzt
werden. Wenn Sie aus Erfahrung wissen, dass die Ausgabe länger
dauert, sollten Sie diese beispielsweise in der Mittagspause ausführen.
10.14. Bestandskontrolle
Adlib ermöglicht es Ihnen regelmäßig eine Bestandskontrolle
durchzuführen und einen entsprechenden Bericht zu generieren. Diese
Kontrolle können Sie für den gesamten Bestand oder aber auch für
Teile davon durchführen. Beispielsweise für alle Exemplare einer
bestimmten Leihkategorie oder einer bestimmten Sprache. Eine
Bestandskontrolle führen Sie wie folgt durch:
 1. Inventarisierung
Inventarisieren Sie die Bücher, die sich in der Bibliothek befinden.
Dazu verwenden Sie die Option Bestandskontrolle im Datenbankmenü
der Adlib Leihverwaltung. Wenn Sie auf diese Option klicken, öffnet
sich das Fenster Bestandskontrolle. Hier müssen Sie nacheinander die
Exemplarnummern aller tatsächlich in der Bibliothek (oder in der
Teilsammlung) vorhandenen Bücher eingeben: Geben Sie jeweils eine
Exemplarnummer ein und drücken Sie auf Enter, um es zu
inventarisieren. Wenn Sie über einen Barcode-Scanner verfügen,
können Sie diesen verwenden, um die Barcodes der Bücher
einzulesen.
Wenn Sie die Inventarisierung beenden möchten, geben Sie keine
Exemplarnummern ein, sondern drücken nur auf Enter. Sie können
die Inventarisierung der Bücher zu jedem gewünschten Zeitpunkt
fortsetzen. Merken Sie sich jedoch das Datum, an dem Sie mit der
Inventarisierung angefangen haben.
 2. Einen Bericht über fehlende Exemplare erstellen
Wenn Sie alle Bücher, die Sie inventarisieren möchten, erfasst haben,
möchten Sie natürlich auch einen Bericht über fehlende Exemplare
erstellen. Dafür können Sie die Exemplardatenbank in der Adlib
Leihverwaltung oder die Datenquelle Bibliothekskatalog oder Bücher in
der Katalogverwaltung (Ihrer Bibliotheksapplikation) verwenden.
1. Erstellen Sie in einer dieser Datenbanken eine Auswahl, die mit
dem inventarisierten Bestand übereinstimmt. (Markieren Sie die
Datensätze in der Ergebnisliste). Wenn Sie beispielsweise die
gesamte Sammlung inventarisiert haben, können Sie in der
Datenquelle Bibliothekskatalog alle Datensätze in der
Expertensuche mit dem Befehl all abrufen. Doppelklicken Sie auf
das Suchergebnis, um die Ergebnisliste anzuzeigen. Klicken Sie
73
Adlib Leihverwaltung
Adlib Ausleihmodul
anschließend auf Markierungen wechseln, um alle Datensätze zu
markieren.
2. Starten Sie den Druckassistent, markieren Sie die Option
Ausdruck mit vordefiniertem Ausgabeformat, klicken Sie auf
Weiter, wählen Sie das Ausgabeformat Vergleich mit
Bestandskontrolle und klicken Sie auf Fertig stellen. Wählen Sie
noch das gewünschte Ziel für den Ausdruck. Das Programm bittet
Sie jetzt, das Datum der Bestandskontrolle einzugeben,
beispielsweise 31/12/2011. Wenn sich die Inventarisierung über
mehrere Tage erstreckte, geben Sie das Datum des ersten Tages
ein. Nachdem Sie ein gültiges Datum eingegeben haben, sucht
Adlib nach Exemplaren, die zwar in der markierten Auswahl des
Katalogs oder der Exemplardatenbank vorkommen, aber nicht in
der Bestandkontrolle erfasst wurden, weil Sie fehlen oder
ausgeliehen sind. Diese werden dann in einer Liste
wiedergegeben. Wenn ein Exemplar nicht inventarisiert wurde,
sein Status aber am Tag des Ausdruck Ausgeliehen ist, wird dies
beim fehlenden Exemplar in der Liste angegeben. Es ist also
wichtig, dass zwischen (dem ersten Tag der) Inventarisierung und
dem Ausdruck des Berichts keine Bücher zurückgegeben werden,
da diese sonst als fehlend in dem Bericht erscheinen würden (Es
sei denn, dass Sie in diesem Zeitraum jedes zurückgegebene Buch
auch gleich inventarisieren.)
10.15. Angaben zur Bestandskontrolle
Sie können jede jemals durchgeführte Inventarisierung eines
Exemplars in der Datenquelle Angaben zur Bestandskontrolle im 1.
Schritt des Suchassistenten der Adlib Leihverwaltung abrufen. Als
Sucheinstiege stehen Ihnen Exemplarnummer, Eingabedatum und
Datensatznummer zur Verfügung. So können Sie zum Beispiel
feststellen, wie viele Exemplare an einem Tag inventarisiert wurden.
Oder Sie können feststellen, ob ein bestimmtes Exemplar bereits
inventarisiert wurde oder wann mit der aktuellen Bestandskontrolle
begonnen wurde.
10.16. Ausleihhistorie
In der Datenquelle Ausleihhistorie wird die Ausleihhistorie von allen
Exemplaren, pro Ausleihe in einem eigenen Datensatz automatisch
gespeichert. Eine einzelne Ausleihtransaktion aus der Vergangenheit
wird auf der schreibgeschützten Registerkarte Ausleihhistorie
angezeigt.
74
Adlib Ausleihmodul
Adlib Leihverwaltung
75
Anhang 1: Installation
Das Adlib Ausleihmodul kann auf verschiedene Weisen installiert
werden. Siehe die Installationsanleitung für Adlib Bibliothek, Museum
und Archiv für weitere Informationen zur Installation von CD, zur
Ordnerstruktur der Adlib-Applikationen und zum Anlegen von
Desktop-Verknüpfungen zum Starten der Applikation.
Nach der Installation müssen Sie für das Adlib Ausleihmodul jedoch
noch eine Konfiguration vornehmen, um das Modul auf Ihrem System
funktionsfähig zu machen.
Einzelplatz oder Client/Server
Sie können Adloan Ausleihe als Einzelplatzversion betreiben oder in
einer Client/Server-Umgebung:

Einzelplatzversion bedeutet, dass Sie nur eine Sitzung zugleich
geöffnet haben können. Auf einem PC kann nur ein Mitarbeiter
zugleich Ausleihen erfassen. Das kann bedeuten, dass sich alle
ausführbaren Adlib-Dateien, Moduldateien und Datenbanken auf
Ihrem eigenen Computer befinden, aber das ist nicht
notwendigerweise so. Die Dateien und Datenbanken dürfen auch
auf einem anderen Computer in Ihrem Netzwerk stehen. Alle
ausführbaren Dateien werden jedoch von Ihrem eigenen PC oder
Arbeitsplatz ausgeführt.

Für Clients in einer Client/Server-Umgebung gilt, dass Adloan
Ausleihe von einem Arbeitsplatz im Netzwerk gestartet wird,
indem die Arbeitsplätze nur die Datei adloan.exe ausführen (die
verantwortlich für die Benutzeroberfläche von Adloan Ausleihe ist),
während auf dem Servercomputer des Netzwerks die AdlibServer-Software ausgeführt wird (adserver.exe und adserver.dll).
Die Konfiguration erlaubt es, mehrere Sitzungen gleichzeitig zu
öffnen (auf einem oder mehreren Arbeitsplätzen, durch einen oder
mehrere Mitarbeiter).
 Der physikalische Speicherort der Dateien
Der Ort, wo Sie Ihre ausführbaren Adlib- und die Moduldateien
speichern (durch kopieren) ist für beide oben beschriebenen
Konfigurationen frei wählbar, unter der Voraussetzung, dass die
ausführbaren Dateien (executables) in demselben Ordner stehen wie
adserver.dll. Standardmäßig ist dies der Unterordner \executables.
Die Moduldateien befinden sich meistens in einem anderen
77
Anhang 1: Installation
Adlib Ausleihmodul
Unterordner, bei diesem Modul ist das standardmäßig der Unterordner
\library loans management.
Wenn Sie (auch) eine Adlib Internet Server-Applikation für
Ausleihtransaktionen verwenden, beispielsweise um Benutzern die
Reservierung über das Internet zu ermöglichen, müssen Sie die
ausführbaren Adlib-Dateien und adserver.dll im Ordner wwwopac
(bzw. dem wwwopac-Ordner, aus dem Ihr Internet Server
wwwopac.exe aufruft) abspeichern.
Adserver installieren
Die ausführbare Adlib-Datei adserver.exe stellt in einer Client/ServerKonfiguration die Verbindung zwischen dem Benutzerinterface von
adloan.exe und der Ausleih-Server-Software adserver.dll her.
Adserver.exe kann auch von einer Adlib Internet Server-Applikation
angesprochen werden, um mit adserver.dll zu kommunizieren.
(Bei einer Einzelplatz-Konfiguration wird adserver.exe nicht
verwendet.)
Adserver müssen Sie manuell installieren, um es als einen
Systemdienst unter dem Dienste-Manager Ihres Microsoft Windows NT
Server oder Windows 2003 Server oder höher laufen zu lassen. (Wenn
auf dem Server keine Windows-Serversoftware läuft, können Sie
Adserver eventuell auch auf einem der Arbeitsplätze unter Windows
Vista, XP oder Windows 2000 installieren.) Um Adserver in der
Datenbank des Dienste-Managers zu installieren, öffnen Sie (auf dem
Computer, auf dem sich die Datei adserver.exe befindet) erst ein
(DOS)-Befehlsfenster und dort das Verzeichnis, in dem sich
adserver.exe befindet. Geben Sie dann einen Befehl mit folgender
Syntax zur Installation ein:
adserver -install -workdir <vollständiger Pfad zum
Verzeichnis \library loans management>
Ein Beispiel:
adserver -install -workdir
"\\Servername\adlib\application\library loans management"
Sie geben damit zugleich das Arbeitsverzeichnis für Adserver vor. Im
Befehlsfenster erscheint anschließend eine Meldung, ob Adserver
erfolgreich installiert wurde. Adserver wird direkt gestartet. Nach
jedem Neustart des Systems wird Adlib übrigens automatisch
mitgestartet. Sollte das doch einmal nicht der Fall sein, dann ist der
Starttyp des Dienstes möglicherweise nicht richtig eingestellt.
Starten Sie in diesem Fall den Dienste-Manager über
Systemsteuerung und Verwaltung. Im Dienste-Manager können Sie
78
Adlib Ausleihmodul
Anhang 1: Installation
den Starttyp des Dienstes Adlib Z39.50 Services sehen. Wenn der
Starttyp Manuell ist, müssen Sie ihn in Automatisch ändern.
Rechtsklicken Sie dazu auf Adlib z39.50 Services und wählen Sie die
Option Eigenschaften im Kontextmenü. Auf der ersten Registerkarte
im Fenster Eigenschaften von… können Sie den Starttyp ändern.
Die Installationsbefehlsoption -workdir brauche Sie nur bei der
Installation anzugeben. Der Server speichert diese Einstellung
anschließend in der Registrierung.
Im besonderen Fall, dass ein Server mehr als eine Website hostet und
Sie für jede Applikation ein anderes Arbeitsverzeichnis (workdir)
einstellen möchten, können Sie manuell (mit regedit) andere
Arbeitsverzeichnisse unter dem Basis-Workdir in der WindowsRegistrierung einstellen. Die Schlüssel müssen mit “Workdir”,
beginnen, zum Beispiel “Workdir2” oder “WorkdirMuseum1”. Aus einer
Internet Server Webapplikation sprechen Sie adserver.exe dann mit
dem Argument site= an, wobei nach dem =-Zeichen der zweite Teil
des zusätzlichen workdir-Schlüssel stehen muss, also beispielsweise
site=2 oder site=Museum1. Wenn Sie keine site angeben, wird
einfach das Basis-workdir verwendet.
Um Adserver gegebenenfalls zu löschen, öffnen Sie ein (DOS)Befehlsfenster und gehen zum Verzeichnis, in dem sich adserver.exe
befindet. Anschließend geben Sie ein:
adserver -remove
Damit wird der Dienst gestoppt und aus der Datenbank des DiensteManager entfernt. (Sie müssen den Computer neu starten, wenn Sie
Adserver erneut installieren möchten.)
Eventuell auftretende Probleme beim Start, werden in den Logbüchern
erfasst, die Sie ebenfalls unter der Systemsteuerung finden.
 Rechte für die Benutzer Ihres Internet Servers
Wenn Sie eine Website haben, auf der eine Adlib Internet ServerApplikation läuft, die Ausleihtransaktionen ausführen soll, müssen Sie
den Benutzern der Website bestimmte Rechte geben.
Alle (unbekannten) Benutzer fallen unter die Definition “anonymous
user”. Den “Namen” des anonymen Benutzers (Standard:
IUSR_<Servername>) finden Sie in den Eigenschaften des virtuellen
Ordners, in dem die Internet Server-Applikation läuft. (Weitere
Informationen zu den Einstellungen des virtuellen Ordners finden Sie
in der Installationsanleitung des Internet Servers.)
In den Windows-Eigenschaften des Arbeitsverzeichnisses für die
79
Anhang 1: Installation
Adlib Ausleihmodul
Ausleihmoduldateien müssen Sie für den Benutzer IUSR Leserechte
einstellen. Und im Ordner \data Ihres Adlib-Systems muss der
Benutzer IUSR Schreibe- und Änderungsrechte haben.
Einstellungen vor dem Start von Adloan Ausleihe
Die benutzungsfreundlichste Art Adloan Ausleihe zu starten ist die
Desktop-Verknüpfung. Einige Einstellungen in der Verknüpfung
bestimmen, wie Adloan Ausleihe gestartet wird. Allgemeine
Informationen zum Anlegen von Desktop-Verknüpfungen finden Sie in
der Installationsanleitung für Adlib Bibliothek, Museum und Archiv. Im
folgenden finden Sie weitere Hinweise zu möglichen Befehlsoptionen
und den Arbeitsverzeichnissen:

Die Standardsprache, mit der Adloan Ausleihe gestartet werden
soll, können Sie in der Verknüpfung mit Adloan Ausleihe mit der
Befehlsoption -c <Sprachnummer> nach dem Pfad zum Ziel
(adloan.exe) angeben. So startet beispielsweise
“<Pfad>\adloan.exe” -c 3 Adloan Ausleihe immer auf Deutsch.
Wenn in der Verknüpfung keine Sprache vorgegeben wird, startet
Adloan Ausleihe in der Sprache, mit der zuletzt gearbeitet wurde,
als die Applikation geschlossen wurde.

Wenn mehrere Ausleih-Applikationen auf demselben
Computersystem vorhanden sind, dann haben diese jeweils ein
eigenes Applikationsverzeichnis. Das Verzeichnis, in dem die
Ausleih-Applikation gestartet wird (in der Verknüpfung im Feld
Ausführen in), bestimmt folglich, welche Applikation gestartet
wird.
(Wenn Sie adloan.exe mit einem (DOS)-Befehl starten, können
Sie nach der ausführbaren Datei ein Applikationsverzeichnis mit
der Befehlsoption workdir oder -w angeben, gefolgt von dem
vollständigen Pfad zum Applikationsverzeichnis zwischen
doppelten Anführungszeichen.)

Wenn der Computer, auf dem Sie arbeiten, gleichzeitig auch der
Server für die Ausleihen ist (Einzelplatz-Konfiguration), müssen
Sie in der Verknüpfung die Befehlsoption -s eingeben.
Im Anmeldefenster Sitzungsparameter (Siehe Kapitel 2) wird mit
dieser Option anstelle des Servernamens automatisch der Name
des Computers eingegeben, denn adserver.dll steht in demselben
Verzeichnis wie adloan.exe. In der Verknüpfung muss im Feld
Ausführen in der Pfad zu Adloan Ausleihe stehen, zum Beispiel:
“C:\Adlib Software\library loans management”.
80
Adlib Ausleihmodul
Anhang 1: Installation

In einer Client/Server-Konfiguration brauchen Sie auf den
Arbeitsplätzen in der Desktop-Verknüpfung mit adloan.exe das
Feld Ausführen in nicht auszufüllen: Adserver weiß nämlich
bereits, wo das Arbeitsverzeichnis liegt, da Sie es bei der
Installation von Adserver angegeben haben. Und adloan.exe kann
adserver.exe finden, da Sie im Anmeldefenster Sitzungsparameter
den Namen des Server-Computers, auf dem Adserver installiert
ist, angeben müssen. Um zu vermeiden, dass die Mitarbeiter den
Servernamen immer wieder neu eingeben müssen, können Sie
diesen auch in der Verknüpfung mit der Befehlszeile -h vorgeben,
zum Beispiel:
…\adloan.exe -h unserebibliothek.server

Der Speicherort der Datenbanken wird in den Moduldateien
angegeben. Wenn Sie den Speicherort der Datenbanken ändern
wollen, bedeutet das auch, dass Sie Adloan Ausleihe mit Adlib
Designer anpassen müssen.

Mit der Befehlsoption -l können Sie in der Verknüpfung auch den
jeweiligen Standort angeben.

Mit der Befehlsoption -u können Sie in der Verknüpfung einen
Benutzernamen angeben.

Mit der Befehlsoption -p können Sie in der Verknüpfung das
Kennwort angeben. Damit sollte man allerdings sehr vorsichtig
sein.

Mit der Befehlsoption -z können Sie eine Portnummer angeben,
über die ein Client Zugang zum Server erhält, falls der Server auf
einem anderen als dem Standardport (210) läuft. In den meisten
Fällen brauchen Sie diese Option nicht zu verwenden.

Mit der Befehlsoption -o geben Sie an, dass Ihre Datenbanken im
DOS-Zeichensatz gespeichert sind, während Ihre Applikationen
ISO-Latin1 verwenden. Die Option Locale im Datenbank-Setup im
Adlib Designer ist auf DOS eingestellt.

Mit der Befehlsoption -? öffnen Sie eine Meldung mit den
verfügbaren Befehlsoptionen.
81
Anhang 2: Geräte-Manager
In Adloan Ausleihe finden Sie die Funktion Geräte-Manager unter dem
Menü View. (In anderen Adlib-Applikationen finden Sie diese Funktion
unter dem Menü Optionen.) Sie können hier für die jeweilige
Applikation Einstellungen für serielle (Barcode-) Scanner vornehmen,
die Sie an Ihren Computer anschließen und für die Eingabe in Adlib
verwenden möchten. (USB-Scanners, die eine Tastatur emulieren,
brauchen Sie nicht zu konfigurieren, diese können Sie direkt
verwenden.)
1. Wählen Sie View > Geräte-Manager, um das Fenster Device
properties zu öffnen. Sie sehen vier COM# Registerkarten. Sie
können also maximal vier (am seriellen Port angeschlossene)
Scanner für die Verwendung mit Adlib einstellen. Wenn Sie nur ein
Gerät an COM-Port 1 angeschlossen haben, verwenden Sie nur die
Registerkarte COM1.
2. Wählen Sie aus der Liste Peripheral type den Scannertyp, den Sie
angeschlossen haben oder versuchen Sie es mit dem Generic
scanner, falls Ihr Scanner nicht in der Liste steht.
3. In Borrower ID regular expression können Sie einen regulären
Ausdruck eingeben, dem die Benutzernummer entsprechen muss.
Mit dem Scanner können Sie nämlich sowohl Benutzernummern
aus Ausweisen als auch Exemplarnummern von Büchern
einscannen. Der Scanner erkennt die Unterschiede zwischen
diesen Nummern nicht. Mit dem regulären Ausdruck geben Sie das
Format der Benutzernummern vor. Alle Nummern, die diesem
nicht entsprechen, betrachtet Adlib als Exemplarnummern. (In der
Designer-Hilfe finden Sie weitere Informationen über reguläre
Ausdrücke.)
4. Klicken Sie auf Port Settings, um den Port für den jeweiligen
Scanner zu konfigurieren. Das Handbuch zu dem jeweiligen
Scanner sollte Angaben über die notwendigen Einstellungen
machen. (Die Porteinstellungen müssen auf das jeweilige Gerät
abgestimmt werden).
Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn mit Adloan Ausleihe
Exemplare ausgeliehen, reserviert und zurückgegeben werden. Auf
einer geöffneten Registerkarte (Ausleihen, Rückgabe oder
Reservieren) wird eine gescannte Nummer automatisch entweder in
das Feld Benutzernummer oder Exemplarnummer übernommen.
83
Index
A
Ablaufdatum ........................ 42
Abteilung .........................8, 40
Abzuholen von ..................... 48
Adlib Internet Server ............ 79
adlib#.txt ............................ 69
Adloan Ausleihe ..................... 2
adloan#.txt ......................... 29
adloan.exe ................. 3, 77, 78
adlwin.exe ............................. 3
Adresse............................... 41
Adresstyp ............................ 41
adserver.dll .................... 77, 78
adserver.exe .................. 77, 78
Angaben z. Bestandskontrolle 74
Angaben zum Benutzer ......... 42
Anmelden der Benutzer ......... 38
Anzahl Ausleihen .................. 16
Anzahl Mahnungen ............... 50
Applikationsverzeichnis ......... 80
Art der Reservierung........ 58, 59
Aufnahmegebühr .................. 51
Ausführliche Meldung anz. ..... 30
Ausgeliehen am ................... 48
ausgeliehen/vorgemerkt........ 45
Ausgeliehene Exemplare ....... 17
Ausleihen ............................ 15
Ausleihhistorie ..................... 74
Ausleihstatistik..................... 55
Ausleihzähler ....................... 57
Ausstehende Leihgebühren .... 16
Ausstehende Mahngebühren .. 16
B
Barcode-Scanner .................. 83
Befehlsoptionen ................... 80
-? ..................................... 81
-c ..................................... 80
-h ..................................... 81
85
-l ...................................... 81
-o ..................................... 81
-p ..................................... 81
-s ..................................... 80
-u ..................................... 81
-workdir ............................ 80
-z ..................................... 81
Beiträge .............................. 35
Benachrichtigen
Reservierung ...................... 72
Benachrichtigung .................. 48
Benutzer .................... 8, 39, 48
anmelden .......................... 38
Eigenschaften ..................... 33
Kategorie ................ 40, 51, 62
Kategorien / Limits ............. 50
Name ............................ 8, 81
Nummer ................. 15, 20, 39
Benutzung des Handbuchs ....... 4
Besondere Meldungen ........... 28
Bestandskontrolle ................. 73
Angaben ............................ 74
Bestellbenachrichtigung ......... 44
Bibliotheksapplikation ............. 2
Bild ..................................... 40
Borrower ............................. 39
ID regular expression .......... 83
Briefdatensatz ...................... 62
Briefe ....................... 44, 61, 62
Datensätze......................... 61
mit Benutzer verknüpfen...... 44
unformatiert ....................... 61
C
Client/Server ............ 77, 78, 80
Codes ................................. 28
COM ................................... 83
CP ...................................... 59
CT ...................................... 58
Index
Adlib Ausleihmodul
D
Geräte-Manager ............. 11, 83
GL ...................................... 58
Datenquelle ......................... 38
Dauer d. Mitgliedschaft ......... 52
Derzeitiger Standort ............. 49
Desktop-Verknüpfung ...... 38, 80
Drucken
Mahnungen ........................ 70
Reservierungen .................. 72
Statistiken .................... 56, 57
H
Handbuchbenutzung................ 4
Hausnummer ....................... 41
Hilfe .................................... 11
I
Inhalt .................................. 43
Installation .......................... 77
E
Eigenschaften ...................... 28
ändern .............................. 34
anzeigen............................ 33
Benutzer ............................ 33
Exemplar ........................... 33
Katalognummer .................. 33
Titel .................................. 33
Einzelplatz ................ 77, 78, 80
E-Mail .................45, 62, 64, 69
E-Mail-Adresse ..................... 41
Erinnerungen ....................... 62
Erinnerungstermine .............. 61
Exemplar
Eigenschaften..................... 33
Exemplarangaben ................. 46
Exemplare ........................... 46
Exemplarnummer ...... 16, 23, 46
reservieren über ................. 24
Exemplarstatus .................... 47
Exemplarvormerkungen ........ 59
K
Katalognummer .............. 23, 46
Eigenschaften ..................... 33
reservieren über ................. 24
Kategorie
reservieren über ................. 24
Kennwort ......................... 8, 81
Klasse ................................. 40
Konfiguration ....................... 77
Kontextmenü ....................... 12
Ausleihoptionen ............ 18, 21
Reservierungsoptionen ........ 25
L
LC....................................... 58
Leihgebühren ............ 16, 35, 61
Leihkategorie ................. 47, 53
Reservieren über ................ 24
Leihlimit .............................. 16
Leihverwaltung ..................... 37
Leihzettel ....................... 17, 18
Letzte Mahnung versandt am . 50
Letzter Benutzer ................... 48
Limits pro Leihkategorie ........ 53
F
F1 ...................................... 12
Feldtyp................................ 43
Foto .................................... 20
G
M
Gebühren ...... 18, 20, 21, 25, 54
Beiträge ............................ 35
Leihgebühren ................ 16, 35
Mahngebühren ...16, 20, 21, 35
Gebührentabelle ................... 54
Mahnfrist ....................... 63, 66
Mahngebühren 16, 21, 35, 60, 68
Mahnungen .................... 61, 62
Art .................................... 44
86
Adlib Ausleihmodul
Index
Mahnungen drucken ............. 70
Mahnungsvorlagen ............... 62
Mahnungswesen .............. 55, 62
Mahnwesen ......................... 66
Maximale Ausleihen .............. 53
mehrere Applikationen .......... 80
mehrere Sitzungen ................. 8
Meldungen .......................... 27
Arten ................................ 27
Code ................................. 28
Standard ........................... 29
Typ ................................... 28
unterdrücken ..................... 29
Mitglied seit ......................... 40
Mitteilung ....................... 43, 68
Mitteilungsstatus .................. 43
Module .................................. 2
Museumsapplikation ............... 2
über Katalognummer........... 24
über Kategorie ................... 24
über Leihkategorie .............. 24
Reservierung........................ 50
benachrichtigen .................. 72
drucken ............................. 72
Exemplar ........................... 54
Nachrichten........................ 61
Quittungen ......................... 25
rückgängig machen ............. 25
Standort ............................ 54
rtf ....................................... 18
Rückgabe ............................ 19
Belege ............................... 21
bis .................................... 48
Datum ......................... 18, 54
Zeit ................................... 18
Rückgängig machen
Reservierung ...................... 25
N
S
Name.................................. 40
Nutzungsgebühr ................... 51
Server ................................... 8
Signatur .............................. 48
Sitzung ................................. 8
aktuelle ............................... 8
mehrere ............................ 77
Parameter ............................ 7
SMTP .................................. 45
SMTP-Server ........................ 69
Sprachen ....................... 11, 80
Sprachnummer..................... 29
Ständiger Standort ............... 49
Standort ........................ 50, 81
Reservieren aus .................. 24
Standort und Statistik ........... 49
Starten
Programm ...................... 7, 38
Statistik .............................. 55
ausdrucken ........................ 57
nach Sprachcode ................ 56
pro Tag oder Standort ......... 55
Registerkarte ..................... 45
Statusleiste.......................... 12
Summe Ausleihen ........... 50, 52
Summe Reservierungen ........ 52
O
Obergrenzen per Typ ............ 52
Offene Leihgebühren............. 16
P
Passfoto .............................. 20
Peripheral type .................... 83
Port Settings........................ 83
Portnummer ........................ 81
Postadresse ......................... 41
Programm
Starten...........................7, 38
R
Registerkarte ....................... 11
reminder.dot ....................... 64
reminder.log ........................ 69
Reservieren ......................... 23
aus Standort ...................... 24
über Exemplarnummer ........ 24
87
Index
Adlib Ausleihmodul
Symbole .............................. 17
verlängern ........................... 18
Verlängerungen .................... 50
Versionsnummern ................... 1
Verwaltungsangaben ............. 45
Vorlagen .............................. 62
T
TC ...................................... 58
Telefon................................ 41
Titel
Eigenschaften..................... 33
Exemplar ........................... 46
Vormerkungen ................... 58
Typ ..................................... 48
W
Word-Dokumentvorlagen ....... 62
Z
Z39.50 ................................ 79
Zeiteinheit ........................... 53
Zeitraum ............................. 53
Zurückgegeben am ............... 48
zurücknehmen ...................... 18
U
unformatierte Briefe ............. 61
V
Verbinden .............................. 8
88