outlook

Outlook ist das letzte Programm, welches die neue Oberfläche mit nur einem Ribbon
erhalten hat - ab der Version 2010. Davor sind die klassischen Symbolleisten noch
vorhanden.
Das Hauptmenü ganz oben ist für ALLE Mails, ALLE Kontakte, ALLE Aufgaben und
den gesamten Kalender zuständig. Jedes Einzelelement hat sein eigenes Menü (Mail
oder Termin oder Adresskarte oder Einzelaufgabe) im eigenen Fenster.
Die Hauptoberfläche heißt “Postfach” oder Outlook Heute. Damit startet das
Programm (einstellen*!)
*Zu “Outlook Heute” oder Postfach wechseln, rechts oben “Outlook Heute anpassen”,
dann Haken setzen bei “Beim Start direkt zu Outlook Heute wechseln” und die
“Änderungen speichern”.
Nun startet Outlook jedesmal mit der Übersichtsfläche.
Outlook einrichten:
Im Menü Ansicht stellen wir immer die Outlook-Leiste aus und die Ordnerliste an,
falls möglich.
Schalten Sie die Symbolleiste „Erweitert“ unbedingt an (über Ansicht –
Symbolleisten). Zwei Symbolleisten sind wichtig: Standard und Erweitert.
Bei „Erweitert“ kann man das Vorschaufenster (in höheren Versionen den
„Lesebereich“) ein- und ausblenden und die Ordnerliste ein- und ausblenden. Dieser
Lesebereich kann in Outlook 2007 auch rechts oder unten eingerichtet werden (über
„Anischt“). Außerdem bietet „Erweitert“ ein gute Sortierfeld für die verschiedenen
bereichsspezifischen Ansichten.
Der Bereich MAIL:
Er ist genau wie im Büro: ‘Posteingang’ enthält die Eingangsmails. Über ‘Neu’,
‘Antworten’ oder ‘Weiterleiten’ werden sie bearbeitet. Die Mails gehen durch den
Ordner ‘Postausgang’ hinaus (im Sekundentakt!) und enden im Ordner ‘Gesendete
Objekte’ als Belegexemplar. Wichtige Mails aufheben, nicht löschen!
Nur “hängengebliebene” Mails verbleiben im Postausgangs-Ordner. Sie sind NICHT
kursiv dargestellt. Zum Absenden: Kopieren, neu einfügen und auf “Senden” klicken,
dann ist diese Kopie auch kursiv dargestellt und wird verschickt. Die eigentliche
Kopie, die nicht funktioniert hat, muss man von Hand löschen.
Den Ordner “Gesendete Objekte” sollte man regelmäßig putzen. Wichtige Mails kann
man auch auf der Festplatte speichern!
Die Autovorschau
Über Ansicht – Autovorschau kann man die Betreffzeile und die ersten zwei
Mailzeilen anzeigen lassen. Vergessen Sie’s! Mail sind viel zu lang, und der kleine
Virus von nebenan freut sich, weil er gleich aktiv werden kann.
ADRESSFELDER – An wen geht die Mail?
Outlook hat drei Adressfelder:
“AN“ ist die normale Adresse.
“CC“ (Carbon Copy) und ist die Kopie, die der Hauptadressat sehen darf. Bsp.: Ich
schicke eine Mail an meinen Chef, cc an meinen Kollegen, der am gleichen Projekt
arbeitet. Chef und Kollege sehen das gegenseitig.
„BCC“ (Blind Carbon Copy) ist der
„Werksspion“. Beispiel: Der neue
Kollege beschimpft mich per Mail und
will mich mobben. Ich schicke eine
Antwort, und das Ganze BCC an
meinen Chef. Der Chef liest mit, ohne
dass es der neue Kollege weiß.
Wichtig für den Datenschutz:
Verteilerlisten sollten grundsätzlich per
BCC verschickt werden. (Datenschutz!)
„Gute“ Massenmails gehen an sich
selbst, und der Verteiler ist im BCC. So
sind die einzelnen Mailadressen für
andere nicht lesbar und geschützt.
Verschicken: An – normale Mail (auf „An“ klicken und Empfänger wählen, oder selbst
eintragen.
CC: Die Empfänger sollen voneinander wissen.
BCC: Die Empfänger sollen nicht voneinander wissen.
Über Ansicht ist BCC einstellbar.
Tipp: Immer auf „An“ klicken, dann sind alle drei Möglichkeiten sichtbar.
Die „globale Adressliste“ ist die Liste aller, die beim gleichen Exchange-Server
angemeldet sind (meist die Mitarbeiter einer Stadt oder Firma). Sie bilden zusammen
die Teilnehmer des INTRANET. (Es gibt noch eine Dateiverwaltung, aber das ist eine
andere Geschichte… Explorer etc. mit verschiedenen Laufwerken).
Die EIGENEN Kontakte sind im Ordner „KONTAKTE“ hinterlegt. Klicken Sie bei
„globale Adressliste“ auf den Auswahlpfeil, und wählen Sie den Ordner KONTAKTE,
dort liegen Ihre eigenen Adresskarten (Tante Erna, Kollegen, Mitarbeiter Ihrer
Abteilung,..).
Der Unterschied: In den eigenen Kontakten können auch EXTERNE Adressen und
private Adressen liegen..
Privat haben Sie keinen Exchange-Server, also auch kein globales Adressbuch.
Verteilerliste erzeugen
Gehen Sie auf den Ordner Kontakte, dann oben links bei „NEU“ über das
Auswahlpfeilchen auf Verteilerliste.
Sie können hier aus externen Adressen (Neu
hinzufügen) und aus Ihrem Globalen
Adressbuch (Mitglieder hinzufügen) eine
Verteilerliste erzeugen.
Geben Sie der Verteilerliste zuerst einen
Namen und speichern Sie mit STRG + S!
Das geht so:
Mitglieder hinzufügen – aus dem Adressbuch auswählen – auf => Mitglieder
drücken – ok drücken - fertig.
Die Mitglieder erscheinen in der Verteilerliste unten, und zwar mit Namen und E-Mail.
Mitglied entfernen: Anklicken – entfernen anklicken – fertig.
Neue Adressen hinzufügen:
Auf Neu hinzufügen klicken –eintragen (Name, Adresse) – ok – fertig.
Ganz rechts können Sie die Liste mit „jetzt aktualisieren“ aktualisieren.
Achtung Datenschutz: Verteilerlisten gehen IMMER in den BCC! Sie wählen die
Verteilerlisten ganz normal über das Adressfeld in der Mail aus Ihrem KontakteOrdner aus.
Mail an eine Verteilerliste schicken:
Mail aufmachen – An-Feld aufmachen. Die Verteilerliste ist immer im KontakteOrdner!
Also den Kontakte-Ordner auswählen.
Verteilerlisten sind immer fett dargestellt, mit mehreren Köpfen.
Wählen Sie die Verteilerliste aus und legen Sie sie in den BCC-Bereich
(Datenschutz!), damit sich die einzelnen Adressaten nicht gegenseitig sehen. Sie
müssen NICHTS in den An-Teil legen, können aber der Deutlichkeit halber Ihre
eigene Mailadresse eintragen und die Mail an sich selbst schicken. Dann haben Sie
auch gleich ein Belegexemplar.
Der Betreff
Spam-Mail und Virenmails haben oft keinen Betreff. Viele Nutzer und Spamfilter
(automatische Filter- und-Schutzprogramme) löschen diese Mails sofort.
Mails lesen
Mail können per Doppelklick im eigenen Feld oder im LESEBEREICH geöffnet
werden.
Bei eigenem Mailfeld: Mit Schließen des Mailfeldes oben rechts (auf dem X) wird sie
geschlossen.
Bei Mails im Vorschaufenster: einfach eine andere Mail anklicken, die wird dann
unten dargestellt.
Mails als ungelesen markieren: In der Sortieransicht rechte Maus – als ungelesen
markieren, und sie erscheinen wieder fett – werden also wie neu dargestellt.
Die Eigenschaften einer Mail
Verschicken Sie Mails im gleichen Format, wie Sie sie erhalten. Verzichten Sie selbst
darauf, Mails aufwendig zu formatieren – das kostet nur Speicherplatz, und beim
Empfänger wird sie sowieso anders dargestellt – je nachdem, wie er sein
Mailprogramm eingestellt hat.
Diese Zeit können Sie sich sparen!
Mails im txt können gar nichts, sind am sichersten und am kleinsten. (vgl.
Dateitypen)..
Mail im rft (rich text format) sind evtl. formatiert – kein gutes Mailformat!
Dann lieber HTMl (die Mail im Webseitenformat) mit Bildern und Hyperlinks, die
funktonieren.
Anhänge an die Mail anfügen
Das geht klassisch über die Büroklammer (Dateien von der Festplatte), aber am
einfachsten einfach so: Datei (von der Festplatte) oder Element (OutlookBestandteile wie Kontakte, Mails, Aufgaben oder Termine) einfach in die Mail
hineinziehen, zum Beispiel über die Mail-Schaltfläche (auf der Schaltfläche NICHT
die linke Maus loslassen, sondern erst im Textbereich der E-Mail).
Mails schnell erzeugen
Ziehen Sie aus dem Kontakteordner einen Kontakt auf den Ordner POSTEINGANG.
Es entsteht sofort ein Mailformular mit dem Namen des Kontaktes als Empfänger!
Neuer Termin mit Kontakt? Im Ordner KONTAKTE die rechte Maus auf die
Adresskarte (blauber Bereich), oder – noch schneller – den Kontakt auf den
KALENDER ziehen. Es entsteht eine Kalender-Mail an den gezogenen Kontakt, mit
Zeiteingabel-Möglichkeit!
„Normale“ Einladung per Mail zu einem Termin:
Erzeugen Sie einen Termin im Kalender. Ziehen Sie dann den fertigen Termin mit
der linken Maus auf den Postausgang. Es entsteht eine Mail, sie müssen nur noch
den Empfänger ergänzen. Gut: Die Inhalte des Termins stehen in der Mail als
INHALT bereit. So müssen Sie nichts doppelt formulieren.
Digitale Signatur – lesen Sie nach in der Datei „Digitale Signatur erzeugen“.
Kontakte in das persönliche Adressbuch (eigenen
Kontakteordner) übernehmen
Firmeninterne Kontakte erhalten Sie über Posteingang – neu – an im globalen
Adressbuch. Wählen Sie die gewünschten Kontakte an (Sie können auch mehrere
markieren), und über die rechte Maustaste – zu Kontakte hinzufügen oder „ins
persönliche Adressbuch übernehmen“ werden diese Kontakte in Ihren persönlichen
Kontakteordner kopiert.
Bereich Kalender
Die Hauptansichten sind die Woche (7), die Arbeitswoche (5) und die Monatsansicht
(31) – per Schaltflächen über dem Kalender wählbar. Die Tagesansicht erreichen Sie
ebenfalls über die Schaltfläche.
Termine und Ereignisse (Geburtstage..)
Ereignisse (Geburtstage und Jahrestage) haben keine genaue Zeit. Termine haben
immer eine genaue Zeit. Ereignisse (Geburtstage..) werden im KONTAKTE-Ordner
unter der Registerkarte DETAILS eingetragen und im Kalender angezeigt.
Termine aus Mails erzeugen
Ziehen Sie dazu die Mail einfach auf den Kalender. Die Mail-Inhalte werden Details
im Kalender, der Mail-Betreff wird der Termintext, und der Termin wird zur gewählten
Zeit angezeigt. So verlieren Sie keine Informationen.
Vermeiden Sie es, exotische Ansichten zu wählen – unter Umständen finden Sie
nicht mehr zurück..
(Details bei privaten Terminen nicht drucken
Termine mit der Beschriftung „Privat“ versehen und unten rechts im Formular den
Haken bei „Privat“ setzen. Dann werden beim Ausdruck die privaten Inhaltsdetails
nicht angezeigt. Auf diese Weise können Sie private und berufliche Termine in den
Kalender eingeben.)
Serientermine erzeugen
Wenn Termine mehrmals stattfinden, tragen wir sie als Serie ein (über das
kreisförmige Serien-Symbol):
Die Serie wird eingetragen und ist durch zwei
rotierende Pfeile gekennzeichnet.
Sie können die ganze Serie oder nur ein
Element bearbeiten. Dazu öffnen Sie den
Termin über die rechte Maus und werden
dann gefragt „nur dieses Element“ oder
„ganze Serie“ bearbeiten.
Beispiel: Ich löschen einen Termin in einer Serie:
Der Termin verschwindet dann im Kalender.
Datumsnavigator anzeigen
Rechts hinten können Sie auf dem Ende des Fensters mit der gedrückten linken
Maustaste den Datumsnatigator herausziehen. Sie sehen je nach Öffnung einen
oder zwei Monate, und darunter den Aufgabenblock.
Kalenderwochen sind aber nicht zu sehen. Stellen Sie das so ein: Extras – Optionen
– Kalenderoptionen – „Wochennummern in Datumsnavigator anzeigen“, dann sind
die Kalenderwochen als kleine Nummern im Navigator angezeigt.
Die Monate sind farblich unterschiedlich. Der aktuelle Tag ist rot umrahmt, Tage mit
Terminen sind fett dargestellt.
Bei Optionen – Kalenderoptionen können Sie auch die Zeiten für die Arbeitswoche
festlegen und die Hintergrundfarbe für den Kalender verändern.
Nulltermine für Rouitneaufgaben
Machen Sie Termine mit NULL Minuten. Dort können Sie Routineaufgaben eintragen
(Bsp. Flur putzen). Sie werden an die Termine erinnert und können dann die Termine
einfach auf den nächsten Tag verschieben, an dem die Routineaufgaben wieder
fällig werden.
In Outlook-Mails mit Textbausteinen aus Word arbeiten
(auch mit Bildern!)
1. Outlook öffnen.
Extras – Optionen – E-Mail-Format „HTML“ einstellen. Sonst geht es nicht.
2. Ins Word wechseln.
3. Im Word Bilder (GERADE AUCH ANIMIERTE BILDER)
oder gewünschte Texte erstellen.
4. Markieren und als Textbaustein speichern:
Textbausteine:
EINFÜGEN- AUTOTEXT – NEU drücken oder ALT + F3.
Das gewünschte Kürzel zum Aufrufen eingeben. (Kürzel – kurz!, gell!).
Rausholen mit Überschrift + F3.
Achtung. Danach muss ein Leerzeichen oder eine Absatzmarke etc. sein. Sonst geht
es nicht.
Textbaustein ändern: Genau so mit Alt + F3, gleiche Überschrift.
Alle Textbausteine finden: Über Einfügen – Autotext - …
Ausdrucken ALLER Textbausteine: Datei drucken – statt „Dokument“ „AutoTextEinträge“ wählen.
Da wir im Outlook „HTLM“ eingestellt haben, können wir dort über das Kürzel auf den
Textbaustein zugreifen!
5. Im Outlook neue E-Mail öffnen.
6. Zum Einfügen des Textbausteins / des animierten Bildes das Kürzel eingeben
und F3 drücken. (wie oben)
ACHTUNG
Die animierten Bilder funktionieren erst dann, wenn das E-Mail verschickt worden ist.
Also immer eine BCC (Blindkopie) an sich selbst schicken.
Vorteil: Keiner weiß, wie’s geht! Und die animierten Bilder können andere aus dem
Mail heraus nicht kopieren….
Andere Leute ans Lesen erinnern –
Zeitmanagement mit E-Mails
Sie können Leute, die ihre Mails nicht lesen, zur Mitarbeit „erziehen“. Dazu gibt es
zwei Möglichkeiten:
Fall A: Sie brauchen dringend eine Rückmeldung für einen Termin. Neue Mail öffnen,
auf das rote Fähnchen
„Nachricht
kennzeichnen“ klicken
und zum Beispiel so
einstellen:
Zur vorgegebenen Zeit
taucht IM OUTLOOK
DES
MAILEMPFÄNGERS (!)
eine Erinnerung an die
Mail auf.
Wenn der Empfänger
die Erinnerung anklicken, geht direkt
die Mail auf…
Wie Sie sehen, betrifft die
Erinnerung eine MAIL und nicht
einen TERMIN!
Wenn ich also auf die Erinnerung
klicke, geht die MAIL auf! Diese
Erinnerung wurde vom ABSENDER
erzeugt!
Fall B: Sie brauchen eine Rückmeldung bis 18 Uhr, danach ist die Mail wertlos.
So streicht sich die Mail durch:
Bei der neuen Mail unter „Optionen“
das Dialogfenster öffnen:
Einen Termin angeben, zu dem
Mail abläuft (Beispiel: 18 Uhr 30 am
gleichen Tag).
Beim Empfänger streicht sich die
Mail dann zu dieser Uhrzeit durch,
sie wird also ungültig, bleibt aber
lesbar und vorhanden.
Mails einfärben – Organisieren
Mail markieren, Extras – Organisieren. Zweiter Punkt Farben verwenden. Die Mail
einstellen.
Beispiel:
Achtung – „Nur an
mich…“ nicht verwenden!
Dann die Automatische Formatierung mit dem X auf der rechten Seite schließen.
Vorteil: Die Farbe kann jederzeit umgefärbt oder auf „automatisch“ zurückgestellt
werden.
Regeln festlegen
Regeln erstellen wir mit dem Regel-Assitent: Extras – Regelassistent.
Mails bei Abwesenheit
Bei Abwesenheit schalten Sie über Extras – Abwesenheitsassistent um auf den/die
KollegIn, also Ihre Vertretung. Über Regeln können Sie die Mails beliebig weiterleiten
oder speichern.