Organisationshandbuch
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ENOWA AG Organistionshandbuch Projektabteilung Zuletzt aktualisiert von Stephanie Pfister am 14.05.1602 Organisationshandbuch der Projektabteilung Inhaltsverzeichnis 1. Projektübernahme aus dem Vertrieb ......................................................................................................... 4 2. Pflege eines Projektordners ...................................................................................................................... 4 2.1 Kapitel 1 Inhalt / Vorgehen ................................................................................................................... 4 2.2 Kapitel 2 Inhalt / Vorgehen ................................................................................................................... 4 2.3 Kapitel 3 Inhalt / Vorgehen ................................................................................................................... 4 2.4 Kapitel 4 Inhalt / Vorgehen ................................................................................................................... 4 2.5 Kapitel 5 Inhalt / Vorgehen ................................................................................................................... 5 2.6 Kapitel 6 Inhalt / Vorgehen ................................................................................................................... 5 2.7 Kapitel 7 Inhalt / Vorgehen ................................................................................................................... 5 2.8 Kapitel 8 Inhalt / Vorgehen ................................................................................................................... 5 3. Projektdokumentation im Internen Vertriebsbuch ..................................................................................... 6 3.1 Projektarten .......................................................................................................................................... 6 3.2 Internes Vertriebsbuch: Projektinformation .......................................................................................... 9 3.3 Internes Vertriebsbuch: Übersicht ..................................................................................................... 10 3.4 Internes Vertriebsbuch: Module ......................................................................................................... 10 3.5 Internes Vertriebsbuch: DB Fremdmodule ........................................................................................ 11 3.6 Internes Vertriebsbuch: Referenz-Projekt.......................................................................................... 12 4. Historieneinträge im Internen Vertriebsbuch ........................................................................................... 13 4.1 Prioritätenstaffelung von Historieneinträgen ...................................................................................... 13 4.2 Anlage von Historieneinträge ............................................................................................................. 14 4.3 Export von Historieneintrage für Vertriebspartner ............................................................................. 15 5. Klassifizierung für Mailings im Internen Vertriebsbuch............................................................................ 16 5.1 Für welchen Zweck sind die Kenner angelegt? ................................................................................. 16 5.2 Wer pflegt die Kenner? ...................................................................................................................... 17 5.3 Wie selektiert man jetzt? .................................................................................................................... 17 6. Hotline ...................................................................................................................................................... 17 6.1 Hotlinezeiten ...................................................................................................................................... 17 6.2 Anlage von Hotlineeinträgen im Internen Vertriebsbuch ................................................................... 18 7. Ablage von Anpassungen mit Wiederholungscharakter ......................................................................... 19 8. Anpassungen mit Dokumentation............................................................................................................ 19 9. Pflege von Referenzkunden im Internen Vertriebsbuch .......................................................................... 20 10. Formulare der Projektabteilung ............................................................................................................. 21 11. Ausfüllen von Einsatzberichten ............................................................................................................. 21 12. Demolizenzen für Vertriebspartner und Kunden ................................................................................... 22 13. Arbeitsplatzlizenzierung von Terminalservern....................................................................................... 22 14. Schulungen ............................................................................................................................................ 23 14.1 Nutzung der Schulungsräume und des Demobeamers ................................................................... 23 14.2 Betreuung der Schulungsräume ...................................................................................................... 24 15. Entwicklungspläne ................................................................................................................................. 24 16. Tools und Hilfsmittel für P2, P2plus und SQL Server ........................................................................... 25 16.1 DBcomp und APtrans ...................................................................................................................... 25 17. Verwendung von Poolfahrzeugen ......................................................................................................... 25 18. Abrechnung der Reisekosten ................................................................................................................ 26 19. Urlaubsanträge und Freizeitscheine ...................................................................................................... 26 20. Dateiablage auf den Servern der Firma AP .......................................................................................... 27 20.1 APFILE ............................................................................................................................................. 27 20.2 APPROJEKT .................................................................................................................................... 28 20.3 APSQL7 ........................................................................................................................................... 28 -2- Organisationshandbuch der Projektabteilung 20.4 APHOTLINE7 ................................................................................................................................... 29 21. Senior Projektleiter ................................................................................................................................ 29 22. Fachliteratur ........................................................................................................................................... 29 22.1 Bücher ausleihen ............................................................................................................................. 29 22.2 Neue Bücher anschaffen ................................................................................................................. 29 23. Erste Hilfe .............................................................................................................................................. 30 23.1 Erste-Hilfe-Koffer ............................................................................................................................. 30 23.2 Ersthelfer der Firma AP ................................................................................................................... 30 23.3 Betriebssanitäter der Firma AP ........................................................................................................ 30 23.4 Feuerlöscher .................................................................................................................................... 30 23.5 Informationen und Aushänge zur Ersten Hilfe ................................................................................. 30 24. Dress Code (Kleidung bei der Arbeit) .................................................................................................... 31 25. Getränke ................................................................................................................................................ 31 26. Mülltrennung .......................................................................................................................................... 31 27. Information zu den Eingangstüren (1. und 2. OG) ................................................................................ 31 -3- Organisationshandbuch der Projektabteilung 1. Projektübernahme aus dem Vertrieb Von der Abteilung Vertrieb wird nach Auftragsabschluss ein Projektordner angelegt, der an den Projektabteilungsleiter weitergeleitet. Dieser bestimmt dann den Projektleiter für das entsprechende Projekt. Anhand der Auftragsbestätigung und der Projektbesprechung wird die Vorgehensweise festgelegt. Die Projektordner werden im Projektbereich archiviert. Wenn ein Projektordner entnommen wird, muss ein blauer Ersatzordner an dessen Stelle hinterlegt werden, in dem erkenntlich ist, wer den Projektordner entnommen hat. 2. Pflege eines Projektordners Projektordner werden von der Abteilung Vertrieb nach Auftragsabschluss angelegt. Für die Pflege des Projektordners ist der zuständige Projektbetreuer verantwortlich. Ein Projektordner ist in acht Kapitel untergliedert, die folgend beschrieben werden. 2.1 Kapitel 1 Inhalt / Vorgehen In diesem Kapitel werden, beginnend mit der ersten Lieferung, alle Produktverfolgungsblätter gelieferter Versionen abgelegt. Gedruckt werden diese bei Versionserstellung. Damit ist auch die Produktverfolgung auf dem aktuellen Stand. Zusätzlich kann in diesem Kapitel bei Projektübergabe die Vertriebshistorie aus dem APVertriebsbuch abgelegt werden. Sie enthält wichtige Backgroundinformationen zur Projektentwicklung. Bei Projektübergabe ist in der Produktverfolgung die Verantwortlichkeit einzutragen (AP oder Händlername). Bei AP-Verantwortung ist zusätzlich der AP Betreuer einzutragen. Das neue Projekt und der Standort des Projektordners ist im Projektschrank in der Projektliste zu aktualisieren. 2.2 Kapitel 2 Inhalt / Vorgehen Bei jedem Kundenbesuch wird ein Reisebericht ausgefüllt, der Grundlage für die Abrechnung des Vertriebes ist. Eine Kopie jedes Reiseberichtes ist in Kapitel 2 des Projektordners abzulegen, um die bereits geleisteten Dienstleistungstage zu dokumentieren. Beim Ausfüllen des Einsatzberichtes ist es wichtig die Auftragsnummer anzugeben sowie die abzurechnenden Manntage und alle angefallenen Reisekosten (Hotel, Bahn, Taxi, km). 2.3 Kapitel 3 Inhalt / Vorgehen In diesem Kapitel soll die Terminplanung eines Projektes dokumentiert werden. Dazu gehört ein Formular, welches es erlaubt zusammen mit dem Kunden eine Grobplanung durchzuführen (manuell). Diese kann beliebig z.B. mit MS-Projekt verfeinert werden. Jeder Vorort-Termin sollte mit einem Protokoll versehen werden. In diesem sind evtl. Terminverschiebungen zu begründen und zu dokumentieren. 2.4 Kapitel 4 Inhalt / Vorgehen In diesem Kapitel kann die für den Projektordner wichtige Korrespondenz abgelegt werden. -4- Organisationshandbuch der Projektabteilung 2.5 Kapitel 5 Inhalt / Vorgehen In diesem Kapitel sollen alle vom Kunden gemeldete Fehler und deren Behebung abgelegt werden, sofern diese nicht über die Hotline bearbeitet wurden. Zur einheitlichen und leichteren Fehlerbeschreibung für den Kunden existiert ein Formular „Fehlerprotokoll“. Dieses sollte dem Kunden vom Projektleiter zur Verfügung gestellt werden. 2.6 Kapitel 6 Inhalt / Vorgehen In diesem Kapitel sollen alle für den Kunden gemachten und von AP durchgeführten Anpassungen dokumentiert sein. Dazu existiert ein Formular, in dem die Anpassungen stichwortartig aufgelistet werden können. Die genaue Beschreibung kann als Anlage erfolgen. Programmcode sollte als Text- oder Clipboardfile abgelegt sein. Kundenversionen sollten entweder auf dem Netz liegen (für laufende Projekte) oder auf einem ZIP-Drive abgelegt sein (für abgeschlossene Projekte). Das Verzeichnis auf dem Netz lautet r:\tbk_cust\kundenname\ Um Anpassungswünsche beim Kunden besser aufnehmen und weiterverarbeiten zu können gibt es ebenfalls ein eigenes Formular. 2.7 Kapitel 7 Inhalt / Vorgehen In diesem Kapitel sollen alle Auftragsbestätigungen von AP an den Kunden abgelegt werden. 2.8 Kapitel 8 Inhalt / Vorgehen Existiert ein Pflichtenheft, so sollte dieses hier abgelegt sein. Wurde das Pflichtenheft vom Vertrieb bearbeitet, ist es wichtig zu erkennen welche Punkte als Standardfunktionalität bewertet wurden. -5- Organisationshandbuch der Projektabteilung 3. Projektdokumentation im Internen Vertriebsbuch Jeder Projektleiter muss dafür sorgen, dass die Projektdokumentation für seine Projekte im Internen Vertriebsbuch richtig und aktuell gepflegt ist. Allerdings werden einige Informationen von den Abteilungen Vertrieb, Support und Qualitätssicherung angelegt und gepflegt. Der Projektleiter sollte in diesen Fällen auf die Richtigkeit dieser Informationen achten, und gegebenenfalls die Informationen in vorheriger Absprache mit diesen Abteilungen korrigieren. 3.1 Projektarten Projekte werden nach Produkt (BDE; Finanz, PPS, P2plus) unterschieden. Deshalb gibt es die Projektarten BDE, Finanz, PPS und PLUS. Im Internen Vertriebsbuch in der Projektinformation setzt sich der Name des Projektes in der Projektinformation aus <Firma><Projektart> zusammen. Beispiel: BAERPPS, BAERBDE, BAERFINANZ, BAERPLUS Beim Anlegen eines Projektes muss dies beachtet werden! BDE-Module (Projektart BDE) Registerkarte BDE auf der Seite PKTINFO FINANZ-Module (Projektart FINANZ) Registerkarte FINANZ auf der Seite PKTINFO -6- Organisationshandbuch der Projektabteilung PPS-Module( Projektart PPS) Registerkarte Vertrieb auf der Seite PKTINFO Registerkarte Einkauf auf der Seite PKTINFO Registerkarte MaWi/AV auf der Seite PKTINFO Registerkarte M + I auf der Seite PKTINFO -7- Organisationshandbuch der Projektabteilung P2plus-Module (Projektart PLUS) Registerkarte Internet auf der Seite PKTINFO Sonstige Module Registerkarte Sonstige auf der Seite PKTINFO Die hier aufgeführten Modulen können mehren Projektarten zugeordnet werden. -8- Organisationshandbuch der Projektabteilung 3.2 Internes Vertriebsbuch: Projektinformation Anwahl: AP -> Projektinformation Die Informationen der Seite Projektinformationen werden überwiegend von der Abteilung Vertrieb angelegt und gepflegt. Der Projektleiter muss lediglich die Felder Bemerkung, AnsprPatner beim Kunden und AP-Betr. pflegen. -9- Organisationshandbuch der Projektabteilung 3.3 Internes Vertriebsbuch: Übersicht Anwahl: AP -> Projektinformation -> Schaltfläche Übersicht Die Informationen der Seite Übersicht werden überwiegend von den Abteilung Vertrieb und QS angelegt und gepflegt. Der Projektleiter muss lediglich im Register Anpassungen die abgerechneten Anpassungen dokumentieren. Die eingetragenen Versionen werden von der QS gepflegt und sind die jeweils gelieferten Versionen, unabhängig davon ob diese im produktiven Einsatz sind. 3.4 Internes Vertriebsbuch: Module Anwahl: AP -> Projektinformationen -> Schaltfläche Module Die Informationen der Seite Module werden von der Abteilung Vertrieb angelegt und gepflegt. - 10 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 3.5 Internes Vertriebsbuch: DB Fremdmodule Anwahl: AP -> Projektinformationen -> Schaltfläche DB, Fremdmodule Die Informationen der Seite Fremdmodule werden überwiegend von den Abteilung Vertrieb und QS angelegt und gepflegt. Der Projektleiter muss das Register Fremdmodule, sowie die Felder Service Pack, Netzwerk, Backupmed., Datenträger, Bandnr. im Register DB pflegen. Bei Fremdmodule ist wichtig welche Fibu im Einsatz ist, falls der Kunde eine Fibu Schnittstelle im Einsatz hat. - 11 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 3.6 Internes Vertriebsbuch: Referenz-Projekt Anwahl: AP -> Projektinformationen -> Schaltfläche Referenz-Projekt Auf der Seite Referenz-Projekte wird für jedes Projekt, welches den Status „Referenzkunde“ trägt, vom Projektmitarbeiter eingetragen welche Module produktiv im Einsatz sind. Diese können sich von der Version her von den Einträgen auf der Seite Übersicht unterscheiden. Ob ein Kunde Referenzkunde ist, wird bei Erteilung der AB vom Vertrieb an den Projektmitarbeiter weitergegeben. Im Folder „Ref-Termine“ werden einmal vom Projektmitarbeiter Besonderheiten eingetragen und vom Vertrieb Referenzanrufe, bzw. Referenzbesuche mit Termin und einem Kommentar gepflegt. Nur so kann ein Überblick über die Belastung gewährleistet werden . - 12 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 4. Historieneinträge im Internen Vertriebsbuch Mit Historieneinträgen werden Fehler in den Verschieden Software- Versionen und Modulen nach dokumentiert und je nach Priorität abgearbeitet. Ist ein eingetragener Punkt bereits länger unbearbeitet (Prio2 2-4 Wochen, Prio3 4-8 Wochen) und ein Kunde besteht dringend auf der sofortigen Behebung eines Fehlers, kann durch den Support die Priorität um eine Stufe erhöht werden, auch wenn sie dann nicht mehr den eigentlichen Kriterien genügt. 4.1 Prioritätenstaffelung von Historieneinträgen Priorität 1 Ein Fehler in einer für den Einsatz der Software wesentlichen Funktion, der die Funktion unbrauchbar macht. Es gibt keine Möglichkeit, auch keine weniger komfortable oder weniger performante, die erforderliche Funktionalität zumindest zeitlich beschränkt auf andere Weise zu erreichen. Wenn dieser Fehler beim Kunden auftritt, wird der Betrieb erheblich behindert oder kann sogar zum Erliegen kommen. Ein solcher Fehler muss bei einem Kunden sofort, wenigstens aber schnellstmöglich beseitigt werden. Eine Freigabe eines Release ist nicht möglich. Priorität 2 Ein Fehler, der die Arbeit mit der Software wesentlich einschränkt. Es gibt die Möglichkeit, die gewünschte Funktionalität mit für eine Übergangsphase zumutbarem Aufwand auf andere Weise zu erreichen oder die fehlenden oder fehlerhaften Ergebnisse nach zu bearbeiten. Wenn dieser Fehler beim Kunden auftritt, kann der Einsatz der Software mit Hilfe von entsprechenden Anleitungen aufrechterhalten werden. Dabei entsteht Aufwand. Ein solcher Fehler wird beim Kunden nach Absprache behoben. Eine Freigabe eines Release ist nur nach einer Prüfung im Einzelfall und mit geeignetem Hinweis (Release Notes) möglich. Priorität 3 Ein Fehler, der zwar ärgerlich ist, den Einsatz der Software aber nicht oder nur unwesentlich einschränkt. Wenn dieser Fehler beim Kunden auftritt, kommt es beim Kunden zu tolerierbarem Komfortverlust. Ein solcher Fehler wird beim Kunden im Rahmen der üblichen Wartung behoben. Eine Freigabe eines Release kann erfolgen, wenn die Anzahl derartiger Fehler eingeschränkt ist. Priorität 4 Ein Mangel, der schon deshalb kein Fehler ist, weil die betreffende Funktionalität nie spezifiziert und bislang auch nicht nachgefragt wurde. In der Regel handelt es sich um den Wunsch nach zusätzlicher Funktionalität. Wünsche werden bei der turnusgemäßen Entwicklungsplanung diskutiert und können Eingang in den Entwicklungsplan finden. Jeder Kunde darf beliebig viele Wünsche haben. Das Vorhandensein von Wünschen beeinflusst nicht die Freigabe eines Release. Ergänzung: Zu einem späteren Zeitpunkt wurde zusätzlich die Priorität 0 eingeführt: - 13 - Organisationshandbuch der Projektabteilung Priorität 0 Ein kleiner Fehler, dessen Ursache offensichtlich und dessen Behebung dokumentiert ist und keinen wesentlichen Aufwand bedingt (Richtwert: <10 min). Beim Kunden wird dieser Fehler problemlos über die Hotline behoben. Vor Freigabe eines Release müssen derartige Fehler beseitigt sein. Ändern von Prioritäten Sowenig wie Einträger (meist QS oder Support) Prioritäten willkürlich vergeben sollen, sollen Bearbeiter (meist Entwickler) Prioritäten willkürlich ändern. Wenn möglich, sollte man dies nach Absprache im Einvernehmen mit dem Einträger tun, zumindest aber begründen (am besten im 'unteren' Feld). 4.2 Anlage von Historieneinträge Anwahl: AP -> Historie Auf der Seite Änderungshistorie werden Fehler in bestehenden Versionen oder Wünsche (neue Funktionen/Erweiterungen) für kommende Versionen dokumentiert. Wünsche für kommende Versionen sind in der Regel Anpassungen mit Wiederholungscharakter. Die Einträge sollten folgendermaßen vorgenommen werden: Modul: hier muss das betroffene Modul angegeben werden Release: hier muss bei Fehlern das betroffene Release angegeben werden und bei Wünschen das kommende Release Betreff: Thematik des Fehlers oder Wunsches Seitenname: Name der betroffenen Seite der in Form „screen rechnung“ oder „system Vertrieb2“ Status: Status auf 1 setzen für „angelegt“ Typ: F für Fehler oder N für neue Funktion/Erweiterung Priorität: nach Dringlichkeit die entsprechende Priorität vergeben, für Wünsche Priorität 4 Infofeld Fehler (oberes Infofeld): Detaillierte Beschreibung des Fehlers oder Wunsches - 14 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 4.3 Export von Historieneintrage für Vertriebspartner Über Button Historienexport werden alle Historieneinträge die noch nicht exportiert und die geänderten Historieneinträge in die Datei Histrorie.exp exportiert. Die exportierten Historieneinträge werden ausgewählten Vertriebspartnern zur Verfügung gestellt. - 15 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 5. Klassifizierung für Mailings im Internen Vertriebsbuch Um Mailings, Weihnachtskarten oder Schulungsaktionen etwas einfacher aus dem Adressstamm heraus erzeugen zu können, gibt es folgende Kenner. Die Auswahl-Pickliste steht auf der Maske: Folder: Feld: Adresse Int Vertrieb Mail zur Verfügung. Es handelt sich um eine Multipickliste, d. h. mit <Strg>-Anklicken oder <Shift>-Anklicken können mehrere Datensätze auf einmal selektiert werden. 5.1 Für welchen Zweck sind die Kenner angelegt? E1 und E2 dienen für Mailings über Neuigkeiten, Fernwartung, Anwendertreffen, etc.; E3 und E4 z. B. dringende Supportmails "Achtung Hotfix nicht einspielen" K und G sind selbsterklärend P1 und P2 (vormals Z1 und Z2)Aktuelle Vertriebsmailings, Einladung VtP-Forum, Einladung Geschäftsführertreffen P3 Supportmails an Vertriebspartner S1 - S3 Doku/Schulung - 16 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 5.2 Wer pflegt die Kenner? E1 - E4 Projektabteilung (ggf. E1 und E2 Vertrieb) K und G Vertrieb und Projektabteilung P1 und P2 Vertrieb P3 Projekte S1 - S3 Dokumentation/Schulung. 5.3 Wie selektiert man jetzt? z. B. eine Vertriebsinformation an Vertriebspartner: %P1% (logisches) oder %P2% Supportmails an Vertriebspartner: %P3% Einladung Anwendertreffen: %E% (ohne gesperrte) 6. Hotline Die Projekt- und Entwicklungsabteilung muss im Wechsel einen Mitarbeiter der Hotline zur Verfügung stellen, der Intern auch „Tageshotliner“ genannt wird. Da heißt, das jeder Mitarbeiter aus diesen Abteilungen ein paar mal pro Jahr an der Hotline arbeiten muss. Die Pläne für den Tageshotliner werden viertel- oder halbjährlich erstellt und publiziert, deshalb sollte jeder Mitarbeiter seinen Terminkalender pflegen, um Terminkollisionen zu vermeiden. 6.1 Hotlinezeiten Jeder Mitarbeiter an der Hotline sollte folgende Zeiten einhalten, um einen einen reibungslosen Betrieb der Hotline gewährleisten zu können. Tageshotliner sollten keine andere Termine an Hotlinetagen wahrnehmen! Für Kunden: Für Tageshotliner: Für feste Mitarbeiter im Support: 08:30 bis 12:00 und 09:00 bis 12:00 und 08:30 bis 12:00 und - 17 - 13:00 bis 16:30 (Kernzeit) 13:00 bis 16:30 (Kernzeit) 13:00 bis 16:30 (Kernzeit) Organisationshandbuch der Projektabteilung 6.2 Anlage von Hotlineeinträgen im Internen Vertriebsbuch Anwahl: AP -> Hotline Auf der Seite Aufnahme Hotlinekontakte werden Supportanfragen aufgenommen und dokumentiert. Die Einträge sollten folgendermaßen vorgenommen werden: Projekt: das betroffene Projekt eintragen Firma: Firmennummer der anfragenden Firma VP: falls das Projekt von einem Vertriebspartner betreut wird, muss dieser über das Popup angegeben werden. AP-Betr.: zuständiger AP-Projektbetreuer Ref.-Nr.: Referenznummer des Kunden oder Vertriebspartners Typ: Einträge, die nicht von der Hotline getätigt werden, müssen auf 0 (nicht Hotline) gesetzt werden. Status: Status des Hotlineeintrags ( 1 = offen, 2 = weitergeleitet, 3 = erledigt) Registerkarte Hotlinetext: Detaillierte Beschreibung des Problems, die folgende Lösung wird durch „=> Kürzel des Bearbeiters“ gekennzeichnet Registerkarte Historie: Falls ein Historieneintrag zu dem entsprechenden Problem angelegt, oder zur Lösung des Problems ein vorhandener Historieneintrag benutz wurde, muss die jeweilige Historiennummer angegeben werden. Wichtig: Auf jeden Historieneintrag mit Kundenbezug oder zu einem Vertriebspartner muss ein Mail-Trigger (an Hotline) gesetzt werden! Registerkarte Zeiten/Info: Der Bearbeiter des Problems muss hier die Bearbeitungszeit von ... bis ... eintragen und eventuell die Zusatzzeit die benötigt wurde. Registerkarte Kontakte: Der/die Ansprechpartner des Kunden oder Vertriebspartners für das jeweilige Problem mit Angaben wie Telefonnummer, Fax, Email. Ein detaillierte Dokumentation über die Vorgehensweise an der Hotline befindet sich im Intranet im Bereich Projekte -> Support intern. - 18 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 7. Ablage von Anpassungen mit Wiederholungscharakter Anwahl: AP -> Anpassungen Anpassungen mit Wiederholungscharakter müssen auf der Seite Anpassungen dokumentiert werden. Unter Anpassungen mit Wiederholungscharakter versteht man alle Anpassungen, die abgerechnet wurden. Die Felder auf der Seite Anpassungen müssen folgendermaßen gefüllt werden: Anpassung: Name der Anpassung Thema: Thema der Anpassung für Kunde: Name des Kunden für den die Anpassung realisiert wurde Aufwand: Anzahl der Manntage die abgerechnet wurden gemacht von: Kürzel des Mitarbeiters der die Anpassung realisiert hat am: Datum der Anpassung Beschreibung: Detaillierte Beschreibung der Anpassung Doku in: Ablageort der Dokumentation Skripte/ Bücher vorhanden in: Speicherpfad oder Ort der Skripte und Bücher 8. Anpassungen mit Dokumentation Anpassungen können anhand der Anpass.txt mit dem kompletten Buch oder in Form eines Hotfixes an den Kunden übergeben werden. Wie man eine Anpass.txt oder ein Hotfix erstellt ist ausführlich im Schulungshandbuch Custom dokumentiert. Alle Anpassungen müssen dokumentiert werden. Die Vorlage für das Anpassungsdokument befindet sich im Intranet unter der Rubrik Projekte -> Projektorganisation. - 19 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 9. Pflege von Referenzkunden im Internen Vertriebsbuch Anwahl: AP -> Projektinformationen -> Schaltfläche Referenz-Projekt Auf der Seite Referenz-Projekte wird für jedes Projekt welches den Status „Referenzkunde“ trägt vom Projektmitarbeiter eingetragen welche Module produktiv im Einsatz sind. Ob ein Kunde Referenzkunde ist, wird bei Erteilung der AB vom Vertrieb an den Projektmitarbeiter weitergegeben. Im Folder „Termine“ werden einmal vom Projektmitarbeiter Besonderheiten eingetragen und vom Vertrieb Referenzanrufe, bzw. Referenzbesuche mit Termin und einem Kommentar gepflegt. Nur so kann ein Überblick über die Belastung gewährleistet werden. - 20 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 10. Formulare der Projektabteilung Im P2plus Intranet (Projekte – Projektorganisation – Formulare) stehen alle Formularvorlagen für Projektmitarbeiter zur Verfügung. Formular Erfassungsbogen Anpassungen Aktivitäten AP-Ordner Besuchsprotokoll Checkliste SQL Server Installation Checkliste Einsatzbericht Problemprotokoll Projektanpassung Telefonate Termin1 Termin2 Funktion Erfassungsbogen um kundenspezifische Anpassungen vor Ort aufzunehmen und zu dokumentieren. Das Formular Anpassungen dient dazu, realisierte Anpassungen in einem Kundenprojekt für einen Update zu beschreiben. Formular zum Führen einer Aktivitätenliste. Inhaltsverzeichnis des Projektordners. Formular zum einfachen pflegen eines Besuchsprotokolls. Checkliste für eine SQL Serverinstallation beim Kunden. Damit wird die Installation und Umgebung (Hardware, Netzwerktopologie etc.) dokumentiert. Formular zum Erstellen eines Kundenprofils innerhalb des Konzeptionsgesprächs. Formular zum Erstellen eines Einsatzberichts beim Kunden. Formular zum Erfassen eines kundenspezifischen Problems. Das Formular Projektanpassungen dient dazu, realisierte Anpassungen in einem Kundenprojekt handschriftlich vor Ort zu erfassen. Formular zum Protokollieren eines Telefonats. Das Formular dient zum Erstellen eines Terminplans für das Kundenprojekts. Das Formular dient zum Erstellen eines Terminplans für das Kundenprojekts (detaillierte Ausführung). 11. Ausfüllen von Einsatzberichten Das Formular steht im Intranet zur Verfügung. Folgende Informationen müssen im Einsatzbericht enthalten sein: Kunde / Kundennummer Datum Kundenprojektleiter AP – Projektleiter: durchführender AP-Mitarbeiter Ort Kundenbearbeiter: der Bearbeiter beim Kunden Bestellung/Auftrag Tätigkeit: Art, detaillierte Auflistung der Positionen Abrechnung: entsprechender Manntagessatz, Übernachtungskosten, Reisezeiten, Reisekosten mit Belegen bei Bahnfahrten. Interne Abrechnung: für die Projektabteilung gibt es 6 Artikelgruppen für Dienstleistung (BDE, Finanz, Intranet, M + I, PPS, System). Um die Abrechnung für den Vertrieb zu erleichtern sind diese im Einsatzbericht unter „Interne Abrechnung“ aufgeführt. Zukünftig soll dort die Anzahl der Manntage, die für die einzelne Bereiche geleistet wurden eingetragen werden. Wichtig!: Der Einsatzbericht muss vom Kunden unterschrieben werden! - 21 - Organisationshandbuch der Projektabteilung Einsatzberichte müssen bis zum 10. des Folgemonats abgegeben sein. Sollte der 10. auf ein Wochenende oder Feiertag fallen, dann gilt als Stichtag der nächste Werktag. Sollte jemand vor dem 10. nicht ins Haus kommen, bitte faxen, mailen oder per Post senden. Verteiler: Original an Vertrieb weiterleiten Kopie im Projektordner ablegen Kopie an Kunden 12. Demolizenzen für Vertriebspartner und Kunden Ab dem 21.07.00 ist folgende Vorgehensweise durchzuführen: Software-CDs (auch die Demo-CDs) werden ohne Demolizenz auf der CD ausgeliefert. Die Vertriebsabteilung entschiedet, ob der Partner oder Kunde eine länger laufende oder kurzfristige Lizenz erhält. Diese erhält der Kunde bzw. Partner in Papierform durch die Vertriebsabteilung. Bei Partnern ist eine 9 – 12-monatige Demolizenz möglich. Kunden, die die neue Version testen wollen, können das mit ihren Echt-Lizenzen machen. Falls der Kunde weitere oder neue Module testen möchte, kann mit Abstimmung der Vertriebsabteilung (jeweils zuständiger Vertriebsbeauftragter) eine 4-wöchige Demolizenz gestellt werden. Lizenzen auch Demolizenzen werden grundsätzlich nur vom Vertrieb vergeben und nicht von Projekte oder Hotline! 13. Arbeitsplatzlizenzierung von Terminalservern Folgende Regelung zur Arbeitsplatzlizenzierung von Terminalservern wurde von Herrn Thomes am 23.12.1999 (Email von TH an Vertrieb) bekannt gegeben: Da wir für den MetaFrame nur eine Netzwerkkartennummer haben, sich dahinter aber x-PCs verbergen, können wir so lizenzieren: - 1 normale Lizenz für die Netzwerkkartennummer von MetaFrame, z.B. 003005005E33 - je PC eine Netzwerkkartennummer mit numerischer Staffelung der PCs. Die Nummer sieht dann so aus: MSTS18088001 MS = Microsoft TS = Terminalserver 18088 = Adressnummer des Kunden 001 = 1. PC Das heißt, dass die Lizenzierung, wie z.B. beim BDE-Server automatisch um 1 Lizenz erhöht werden muss. - 22 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 14. Schulungen 14.1 Nutzung der Schulungsräume und des Demobeamers Nutzung der Schulungsräume Die Schulungsräume werden ab Montag, 19.02.2001, grundsätzlich zugeschlossen sein. Folgende Mitarbeiter haben einen Schlüssel: GP, KD (Schlüsselausgabe für die Referenten/Nutzer), TS/SO/AL (Administration), NZ (Empfang), CM (GF), Putzfirma, Die Referenten/Nutzer erhalten ihren Schlüssel von der Schlüsselausgabe (GP, KD), d.h. der Schlüssel ist morgens bei den Schlüsselausgabe abzuholen und wird abends an diese wieder zurückgegeben. Nach 17.00 Uhr kann der Schlüssel auch an CM zurückgegeben werden (notfalls am nächsten Morgen oder nach Absprache). Die Mitarbeiter/innen der Schlüsselausgabe führen eine Liste über die Schlüsselheraus/-rückgabe und wissen so, wer einen Schlüssel hat. Verantwortung für nicht abgeschlossene Räume haben somit auch die jeweiligen Nutzer/ Schlüsselinhaber/innen. Die Referenten/Nutzer sorgen dafür, dass die Räume immer dann verschlossen sind, wenn sich niemand darin aufhält (vor Schulungs-/Nutzungsbeginn, Mittagspause, nach Ende der Schulung/Raumnutzung etc.). Damit die Mitarbeiter/innen der Schlüsselausgabe wissen, ab wann die Schulungen Mittagspause machen, sollten die Referenten unbedingt kurz Bescheid geben, damit die Räume neu eingedeckt werden können, sonst sind Störungen nicht auszuschließen. Falls Räume nicht abgeschlossen sind, sollten die Mitarbeiter/innen der Schlüsselausgabe informiert werden, auch wenn man gerade nicht Nutzer ist! Besonders am Wochenende und abends bitte darauf achten, dass die Räume abgeschlossen sind - auch wenn man nur kurz rausläuft! Damit auch dann ein Abschließen möglich ist, wenn man einen Schulungsraum verwaist vorfindet (im Notfall auch in die Räume hineinkommen kann), deponieren KD/GP in ihrem Büro einen Schlüssel, an den jeder herankommt und zwar im Container von KDs Schreibtisch (linker Tisch, wenn man hereinkommt), ganz oben im Stiftfach, dort ganz vorne. Nach Gebrauch immer gleich wieder zurücklegen! Nutzung des Demobeamers Für den Demobeamer ist die Entnahme und Rückgabe via NZ (ggf. CM) am Empfang. Dort kann der Beamer abholt, abzeichnet werden. Bei der Rückgabe sollte darauf geachtet werden, dass dies auch eingetragen wird. - 23 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 14.2 Betreuung der Schulungsräume Andreas Langguth betreut neben seiner Hotline-Tätigkeit in Zukunft die Schulungsrechner für die Standardschulungen und steht auch bei Hardwareproblemen (Beamer, Schulungsnetzwerk etc.) zur Verfügung. Betreuung heißt: Rechner am Vorabend für die geplante Schulung einrichten Images für neue bzw. aktualisierte Schulungen für alle Schulungsrechner erstellen Schulungsrechner lizenzieren Images, Schulungsraumkonfiguration etc. dokumentieren Konzept zum Einspielen von Hotfixes und Updates erstellen und umsetzen Referenten sollten folgendes beachten: Damit AL ausreichend Zeit hat, die Rechner für den nächsten Tag zu installieren, sollte die Schulung am letzten Tag um spätestens 17 Uhr enden. Der Referent weist die Teilnehmer darauf schon am ersten Tag der Schulung hin und weicht bei Bedarf auf einen anderen Raum aus, wenn am Ende der Schulung noch Fragen zu klären sind. Kundenspezifische Schulungen, Entwickler-/Vertriebsworkshops und andere außerplanmäßige Veranstaltungen, die in den Schulungsräumen stattfinden, werden nicht automatisch von AL vorbereitet, da hier oft auch spezifische Rechnerkonfigurationen benötigt werden. Wenn hier jemand die Unterstützung von AL braucht, dann sollte dies mit ausreichend Vorlauf mit ihm abgestimmt werden. 15. Entwicklungspläne Die Entwicklungspläne für die verschiedenen P2 bzw. P2plus Versionen oder WaWi befinden sich im Outlook öffentlichen Ordner -> Unterordner DEV Organisation. Folgende Ansicht sollte dafür im Outlook eingestellt werden: - 24 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 16. Tools und Hilfsmittel für P2, P2plus und SQL Server 16.1 DBcomp und APtrans um die weitere Entwicklung der Tools DBcomp und APtrans zukünftig etwas besser zu koordinieren, wird die aktuellen Versionen der Files schreibgeschützt in das Verzeichnis \\apfile\dev\P2DBcomp gelegt. Das Tool DBcomp wurde in p2CompSQL umbenannt. Zusätzlich gibt es unter \\Appro\Aplive\Dev\dbcompCheck.htm die Möglichkeit, die beiden Files in das lokale P2-Verzeichnis zu kopieren und sie zur Bearbeitung ein- und auszuchecken. Damit dies funktioniert, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein: \\apfile\dev muss als Laufwerk o:\ gemappt sein auf dem lokalen Laufwerk c:\ muss es ein Verzeichnis p2 geben. im Browser unter Tools->Internet Options->Security->Local intranet->Custom Level->Initialize and script ActiveX controls not marked as safe muss mindestens "Prompt" eingestellt sein. Die Abfrage, ob das ActiveX Scripting Control enabled werden darf, sollte mit ja beantwortet werden, da es sonst nicht möglich ist die lokalen Dateien (lokales Netzwerk) zu erforschen. Man kann diese Abfrage deaktivieren, indem anstatt "Prompt" "Enable" eingestellt wird. wenn jemand eines der beiden Tools zum Bearbeiten auschecken will, muss es im Verzeichnis c:\p2 eine Datei "local.own" geben (muss erstellt werden). In dieser muss etwas stehen, das den Benutzer eindeutig identifiziert, z.B. das Domänen-Anmeldekürzel. Auf \\Appro\Aplive\Dev\dbcompCheck.htm gibt es folgende Buttons: Button "Get". Damit kopiert man sich die aktuelle Version vom Netz schreibgeschützt in das lokale Verzeichnis c:\p2. Eine dort evtl. schon existierende Version gleichen Namens wird ohne Hinweis überschrieben! Button "Out". Wie Button "Get", allerdings liegt das File anschließend ohne Schreibschutz im lokalen Verzeichnis c:\p2 und kann bearbeitet werden. Dieser Button ist nur aktiv, wenn kein Benutzer die Datei zum Bearbeiten ausgecheckt hat. Button "In". Damit kopiert man die lokale Datei aus c:\p2 schreibgeschützt zurück auf das Netz. Dieser Button ist nur aktiv, wenn man sich vorher durch "Out" die Datei zum Bearbeiten ausgecheckt hat. 17. Verwendung von Poolfahrzeugen Die Poolfahrzeuge stehen jedem Mitarbeiter für Fahrten zum Kunden oder sonstigen dienstlichen Fahrten zur Verfügung. Die Fahrten müssen jedoch rechtzeitig im Kalender (Outlook) des jeweiligen Fahrzeugs reserviert werden. Falls alle Fahrzeuge belegt sind, muss im Sekretariat der Geschäftsleitung der Bedarf für ein weiteres Fahrzeug mitgeteilt werden. Die Poolfahrzeuge sind stets vollgetankt und sauber - falls nötig bitte eine Waschanlage anfahren zurückzubringen. - 25 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 18. Abrechnung der Reisekosten Bei der Reisekostenabrechung muss darauf geachtet werden, dass die richtige Kostenstelle eingetragen wird. Das gilt auch für die Einzelbelege. Die Kostenstelle entspricht der jeweiligen Abteilungskostenstelle, d. h. : Abteilung KSt GF/Sekretariat 1000 Vertrieb 2000 Projekte 3000 Entwicklung 4000 Dokumentation/Schulung 5000 Marketing 6000 M+I 7000 Ausnahme Messen Messe KSt CeBit 6301 Systems 6302 Anwendertreffen 6310 Sonstige Messen 6300 Für die Buchhaltung müssen folgende 3 Belege ausgedruckt werden: Reisebericht Reisekostenbericht Buchungsliste (kurz) Weiterhin sollte darauf geachtet werden, dass bei Hotelbelegen immer "mit Frühstück" angewählt wird, da vom Finanzamt automatisch die 9,00 DM abgezogen werden. Die Reisekostenabrechnung muss immer für einen ganzen Monat gedruckt werden. Die Reisekosten vom Vormonat sollten immer bis zum 10. des Folgemonats abgeben werden! 19. Urlaubsanträge und Freizeitscheine Damit bei den Lohnabrechnungen die aktuellen Urlaubstage ausgewiesen werden können, sollten die Urlausanträge bzw. Freizeitscheine rechtzeitig der Lohnbuchhaltung vorliegen. Deshalb sollten die Urlaubsanträge bzw. Freizeitscheine bis zum 21./22. des Monats beim Projektabteilungsleiter eingereicht werden, damit dieser die Anträge rechtzeitig an die Lohnbuchhaltung weiterleiten kann. - 26 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 20. Dateiablage auf den Servern der Firma AP 20.1 APFILE Dateiablage \\APFILE\Clients: Dieser Bereich wird von der Systembetreuung gepflegt. Hier finden Mitarbeiter Softwarepakete (Betriebssysteme, Applikationen, Tools und sonstige), die bei der Firma AP eingesetzt werden. Von hier aus kann installiert werden. Bei Problemen oder Fragen sollte man sich an die Abteilung Systembetreuung (Thomas Speck) wenden. Dateiablage \\APFILE\User: Jeder Mitarbeiter hat hier sein eigenes Verzeichnis und ist für die Pflege selbst verantwortlich. Das heißt, jeder muss darauf achten, dass er nicht unnötig Speicherplatz mit alten Daten belegt. Dieser Bereich wird täglich gesichert und dient damit der Datensicherung für Mitarbeiter. Dateiablage \\APFILE\Prod: Hier werden Kopien der verschieden P2-Versionen sowie Hotfixes zur Verfügung gestellt. Von hier aus kann man sich die entsprechende P2-Version oder Hotfixes installieren. Dateiablage \\APFILE\Data: Dieser Bereich auf APFILE stellt Speicherplatz von insgesamt 4,03 GB für Projektmitarbeiter zur Verfügung. Im Verzeichnis TBK_CUST kann temporär Projektinformationen abgelegt werden. Die Ablage in diesem Verzeichnis sollte nach folgendem Prinzip geregelt werden. In jedem Hauptverzeichnis unter \\APFILE\tbk_cust ist ein Textfile abzulegen, mit folgenden Informationen: den Anleger des Verzeichnisses in Form des Namenskürzel und Projektname (eventuell Grund der Speicherung) Beispiel: AB SAT Umstellung AdiJob -> P2 Der Dateiname des Textfiles muss mit einem Unterstrich beginnen (damit die Datei durch die Sortierung immer ganz oben steht und so leicht zu finden ist), gefolgt von dem Datum in Form von JJJJMM bis wann die gespeicherten Informationen benötigt werden. Beispiel: _200009.txt. (= gültig bis September 2000) Durch diese Namenskonvention bietet sich die Möglichkeit mit einem Programm die Auswertung dieser Dateien automatisch vorzunehmen bzw. eine Email zu versenden. - 27 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 20.2 APPROJEKT Der Server APPROJEKT stellt Speicherplatz von insgesamt 8,5 GB für Projektmitarbeiter zur Verfügung. Hier können auch temporär größere Kundendatenbanken abgelegt werden, wobei jeder Mitarbeiter maximal 400 MB belegen sollte. Die Projektmitarbeiter müssen sich diesen Speicherplatz teilen, deshalb sollte jeder darauf achten, den Speicherplatz nicht länger wie unbedingt nötig zu belegen. Außerdem befindet sich ein DDS 3 Bandlaufwerk im APPROJEKT, womit dort 125 m Bänder (12GB) gelesen werden können. Der Projektbereich wird täglich gesichert. Dateiablage \\APPROJEKT\Gesamt und \\APPROJEKT\TempLaufwerk: Die Ablage in diesen Verzeichnissen sollte nach folgendem Prinzip geregelt werden. In diesen Verzeichnissen sollte nur kurzfristig Dateien abgelegt werden, weil dort die Dateien zum Brennen auf CD zusammengestellt werden. In jedem Hauptverzeichnis ist ein Textfile abzulegen, mit folgenden Informationen: den Anleger des Verzeichnisses in Form des Namenskürzel und Projektnamen und Grund der Speicherung Beispiel: AB SAT Umstellung AdiJob -> P2 Der Dateiname des Textfiles muss mit einen Unterstrich beginnen (damit die Datei durch die Sortierung immer ganz oben steht und so leicht zu finden ist), gefolgt von dem Datum in Form von JJJJMM bis wann die gespeicherten Informationen benötigt werden. Beispiel: _200009.txt. (= gültig bis September 2000) Durch diese Namenskonvention bietet sich die Möglichkeit mit einem Programm die Auswertung dieser Dateien automatisch vorzunehmen bzw. eine Email zu versenden. 20.3 APSQL7 Der APSQL7 dient als Testdatenbankserver (MS SQL Server 7.0) für Kundendatenbanken und sonstige Testdatenbanken. Für die Verwaltung und die Pflege des APSQL7 ist Christof Klein (KL) verantwortlich. Jeder der eine Datenbank auf dem APSQL7 einspielt, sollte KL eine Mail mit folgenden Informationen zuschicken: Name des Mitarbeiters, der die Datenbank angelegt hat Name der Datenbank Datum der Erstellung wie lange die Datenbank benötigt wird Sollte KL keine entsprechende E-Mail erhalten, löscht dieser die Datenbank 2 Wochen nach der Erstellung. - 28 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 20.4 APHOTLINE7 Der APHOTLINE7 dient als Datenbankserver (MS SQL Server 7.0) für den Support. Für die Verwaltung und die Pflege des APHOTLINE7 ist Christof Klein (KL) verantwortlich. Das Einspielen von Datenbanken ist nur in Absprache mit KL oder dem Support erlaubt. Jeder der eine Datenbank auf dem APHOTLINE7 einspielt, sollte KL eine Mail mit folgenden Informationen zuschicken: Name des Erstellers der Datenbank Name der Datenbank Datum der Erstellung wie lange die Datenbank benötigt wird Sollte KL keine entsprechende E-Mail erhalten, löscht dieser die Datenbank 2 Wochen nach der Erstellung. 21. Senior Projektleiter Ein Senior Projektleiter hat bei AP mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in dieser Tätigkeit und erbringt mindestens 200 TDM Dienstleistungsumsatz pro Jahr. 22. Fachliteratur 22.1 Bücher ausleihen Im Intranet unter http://apintranet/p2plus/bb/Buecher-Liste/bb_table.asp stehen Fachbücher zur Verfügung, die sich jeder ausleihen kann. Die Bücher befinden sich im 2. OG Raum 07 der Dokumentationsabteilung. Dort können die Bücher tagsüber bei den zuständigen Mitarbeiter(-innen) ausgeliehen werden. Wenn man ein Buch ausleiht, muss dies in der Bücherliste mit Kürzel und Datum vermerkt werden! 22.2 Neue Bücher anschaffen Wenn jemand ein Buch benötigt, versucht er/sie es über CM zu bestellen, so dass die Rg. direkt über AP läuft - sofern er/sie es nur selbst beziehen kann/will..., rechnet das Buch bitte bei kleineren Beträgen über die Kasse bei CM ab oder sonst über Eure Reisekostenabrechnung. Wird das Buch über CM bezogen, erfolgt der Eintrag in der Bücherliste und wo es ab wann ist mit dem Eingang des Buches, wenn nicht, trägt der/die Käufer/in das Buch entsprechend selbst ein, mit der Angabe steht ab jetzt (Datum) bei ihm/ihr (Kürzel) auf dem Schreibtisch... (Das Buch sollte auch auf den vorderen Seiten einen Stempel der AP AG tragen (bei CM oder NK), so dass jederzeit klar ist, gehört in die Bibliothek oder ist ein privates Buch.) (s. Intranet: http://apintranet/p2plus/bb/Buecher-Liste/Buecher_Liste.asp) - 29 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 23. Erste Hilfe 23.1 Erste-Hilfe-Koffer Ein orangener Erste-Hilfe-Koffer hängt im Convothermium (1. OG) an der Wand, der für jeden Notfall eingesetzt werden kann. Für das EG gibt es einen Erste-Hilfe-KFZ-Kasten im Schrank neben dem Drucker für den "kleinen Notfall". Bei Entnahmen sollte anschließend dafür gesorgt werde, dass diese wieder aufgefrischt werden. 23.2 Ersthelfer der Firma AP Folgende Mitarbeiter haben sich einem Lehrgang unterzogen: - Andreas Keppler (# 395) im EG Jörg Falkenberg (# 359) im EG Lars Thielemann (# 341) im EG Melita Arkumanis (# 377) im 1. OG Angela Lipp-Pruscha (# 363) im 1. OG Dieter Götz (# 316) im 1. OG Christina Maisch (# 322) im 1. OG 23.3 Betriebssanitäter der Firma AP - Joachim Vogt (# 327) im 2. OG Marco Bux (# 378) im 2.OG 23.4 Feuerlöscher Feuerlöscher befinden sich im Treppenhaus auf jeder Etage. Jeder Mitarbeiter sollte sich bei Gelegenheit die Gebrauchsanweisung der Feuerlöscher durchlesen, damit er diese im Notfall bedienen kann. 23.5 Informationen und Aushänge zur Ersten Hilfe Infos über die zuständige Berufsgenossenschaft Ludwigsburg mit der Telefonnummer (z. B. für die Meldung von Arbeitsunfälle) und die Notruftafel (mit den Notrufen, Ersthelfern, Unfallärzten) befinden sich im Convothermium, am Empfang und im Intranet unter http://apintranet/p2plus/BB/Hausmeister/bb_cat.asp). - 30 - Organisationshandbuch der Projektabteilung 24. Dress Code (Kleidung bei der Arbeit) Legere Kleidung ist bei der Firma AP erlaubt, sofern kein direkter Kontakt mit Kunden oder Vertriebspartnern besteht. In einem solchem Fall ist eine angemessene Kleidung (Anzug + Krawatte) erwünscht. Bermudas oder noch kürzere Hosen über behaarten Knien sind in Deutschland keine offiziell anerkannte Arbeitskleidung. Deshalb sollte jeder Mitarbeiter bei der Auswahl von T-Shirts oder Sweat-Shirts sollte zumindest ein Mindestmaß von Geschmack und Bügeleisen sichergestellt sein. Dies gilt für jeden Mitarbeiter. 25. Getränke Mitarbeiter können Getränke aus den Vorratskammer in den jeweiligen Stockwerken frei entnehmen. Das Leergut muss jeder Mitarbeiter wieder selbst in die Vorratskammer zurückbringen. Dies wird nicht von den Putzfrauen übernommen. Hierbei ist zu beachten, dass erst die leeren Kästen im vorderen Bereich der Vorratskammern mit Leergut aufgefüllt werden. Falls ein Mitarbeiter die letzte Flasche eines Kasten entnimmt, soll er diesen dort abstellen. 26. Mülltrennung In jedem Stockwerk befindet sich in den Küchen 2 Müllbehälter. Einer ist für Restmüll/Nassmüll: Kaffeefilter mit Satz, Teebeutel, Obstreste/schalen, Essensreste etc. und der andere für Recyclingmüll/Papiermüll: Umkartons (klein gemacht), Tetra Paks von Milch... restentleert, Papier, Kaffeepapier, Zucker(um)kartons, kurz ausgespülte Joghurtbecher, Folien etc. zu nutzen. Wer etwas wegwirft sollte vorher überprüfen, welches der richtigen Behälter ist. Die Papierkörbe an den Arbeitsplätzen sind Zwischenlager bis zur Leerung durch die Putzfrau für Papier/Schreibtischmüll, Karton (ggf. klein gemacht), Verpackungsfolien etc. - was hier nicht hineingehört, sind die Rest-/Nassmüllsachen - diese können nur in die entsprechenden Küchenbehälter auf den Etagen entsorgt werden. Die Nachtrennung verursacht für die Putzfrau unnötigen Aufwand und ist auch sehr unappetitlich! Zudem fällt dies nicht in ihren Aufgabenbereich. 27. Information zu den Eingangstüren (1. und 2. OG) Die Eingangstüren im 1. und 2.OG zur linken Seite haben folgende Mechanismen: Diese Türen kann man nur mit der Klinke von Außen öffnen. Wenn die Türen abgeschlossen sind, kann man diese zwar von Innen öffnen, aber von Außen können die Türen nur mit dem Schlüssel geöffnet werden. Die Türen zur rechten Seite fallen automatisch zu. Diese Türen müssen mit dem Schüssel geöffnet bzw. geschlossen werden. Ab 17.00 h bis 8:00 h sollten alle Türen von Außen nur mit Schlüssel zu öffnen sein! Deshalb sollte jeder der nach 17:00 h die Etage verlässt seinen Schlüssel bei sich haben. - 31 -
