2 Voraussetzungen
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EHP5 for SAP ERP 6.0 Juni 2011 Deutsch Gemeinkosten-Controlling – Ist (184) Ablaufbeschreibung SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Deutschland SAP Best Practices Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB Copyright © 2011 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, Windows, Excel, Outlook und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli und Informix sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/oder anderen Ländern. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame und MultiWin sind Marken oder eingetragene Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java ist eine eingetragene Marke von Sun Microsystems, Inc. JavaScript ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Business Objects Software Ltd. Business Objects ist ein Unternehmen der SAP AG. Sybase und Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere und weitere im Text erwähnte Sybase-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Sybase Inc. Sybase ist ein Unternehmen der SAP AG. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“) bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung.g. © SAP AG Seite 2 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax Typografische Konventionen Format Beschreibung Beispieltext Wörter oder Zeichen, die von der Oberfläche zitiert werden. Dazu gehören Feldbezeichner, Bildtitel, Drucktastenbezeichner sowie Menünamen, Menüpfade und Menüeinträge. Verweise auf andere Dokumentationen Beispieltext hervorgehobene Wörter oder Ausdrücke im Fließtext, Titel von Grafiken und Tabellen BEISPIELTEXT Namen von Systemobjekten Dazu gehören Reportnamen, Programmnamen, Transaktionscodes, Tabellennamen und einzelne Schlüsselbegriffe einer Programmiersprache, die von Fließtext umrahmt sind, wie z. B. SELECT und INCLUDE. Beispieltext Ausgabe auf der Oberfläche Dazu gehören Datei- und Verzeichnisnamen und ihre Pfade, Meldungen, Namen von Variablen und Parametern, Quelltext und Namen von Installations-, Upgrade- und Datenbankwerkzeugen. BEISPIELTEXT Tasten auf der Tastatur, wie z. B. die Funktionstaste F2 oder die StrgTaste. Beispieltext Exakte Benutzereingabe. Dazu gehören Wörter oder Zeichen, die Sie genau so in das System eingeben müssen, wie es in der Dokumentation angegeben ist. <Beispieltext> Variable Benutzereingabe. Die Wörter und Zeichen in spitzen Klammern müssen Sie durch entsprechende Eingaben ersetzen, bevor Sie sie in das System eingeben. © SAP AG Seite 3 von 24 SAP Best Practices Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB Inhalt 1 Einsatzmöglichkeiten ............................................................................................................... 5 2 Voraussetzungen .................................................................................................................... 5 2.1 Stammdaten ................................................................................................................... 5 2.2 Rollen .............................................................................................................................. 6 2.3 Kostenrechnungskreis setzen ........................................................................................ 7 3 Prozessübersicht ..................................................................................................................... 7 4 Prozessschritte ........................................................................................................................ 8 4.1 4.1.1 Sachkontenbelege erfassen ....................................................................................... 8 4.1.2 Umbuchung von Primärkosten ................................................................................. 10 4.1.3 Umbuchung von Einzelposten .................................................................................. 11 4.1.4 Erfassung statistischer Kennzahlen ......................................................................... 13 4.1.5 Berichtswesen .......................................................................................................... 14 4.2 5 Istbuchungen im Gemeinkosten-Controlling .................................................................. 8 Periodenabschluss im Gemeinkosten-Controlling ........................................................ 15 4.2.1 Gemeinsame Aufwendungen umlegen .................................................................... 16 4.2.2 Abgrenzung .............................................................................................................. 17 4.2.3 Controlling-Versionen pflegen .................................................................................. 19 4.2.4 Periodensperre ......................................................................................................... 21 Anhang .................................................................................................................................. 22 5.1 Prozessschritte korrigieren ........................................................................................... 22 5.2 Verwendete Formulare ................................................................................................. 24 © SAP AG Seite 4 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Gemeinkosten-Controlling – Ist 1 Einsatzmöglichkeiten In diesem Teil des Dokuments werden vorgangsbezogene Istbuchungen beschrieben, die in der Regel im Gemeinkosten-Controlling verwendet werden. Eine Erklärung der normalerweise gegen Ende der Periode durchgeführten Aktivitäten finden Sie im Kapitel Periodenabschluss. 2 Voraussetzungen 2.1 Stammdaten Eine Beschreibung aller CO-Stammdaten finden Sie im Dokument CO_MasterData_Overview.xls. Allgemeine Stammdaten für alle Bereiche Stammdaten Wert Kostenstelle 1101 Finanzwesen und Administration 1201 Einkauf und Lager 1 1202 Einkauf und Lager 2 1601 Marketing 1602 Vertrieb 1701 Werk und Instandhaltung 1750 Gebäude und Instandhaltung 1801 Sonstige Erträge/Aufwendungen 1901 Kundenservice Kostenstellengruppe 1000 Kostenarten * © SAP AG Selektion Bemerkung und alle Schweiz Gruppe 1000 zugeordneten Gruppen Seite 5 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Servicebereich Stammdaten Wert Kostenstelle 1321 Selektion Bemerkung Services/Beratung Fertigungsbereich/Handelsbereich Stammdaten Wert Selektion Bemerkung Kostenstelle 1301 Fertigung 1 1302 Fertigung 2 1401 QM 1501 Forschung und Entwicklung 2.2 Rollen Verwendung Die folgenden Rollen müssen bereits installiert sein, um dieses Szenario im SAP NetWeaver Business Client (NWBC) testen zu können. Die Rollen in dieser Ablaufbeschreibung müssen dem Benutzer bzw. den Benutzern zugewiesen sein, die dieses Szenario testen. Sie benötigen diese Rollen nur, wenn Sie anstelle der Standard-SAP-GUI die NWBC-Oberfläche verwenden. Voraussetzungen Die Rollen wurden dem Benutzer zugewiesen, der dieses Szenario testet. Benutzerrolle Details Aktivität Transaktion Hauptbuchhalter SAP_NBPR_FINACC_S FB50 (FB50L) Enterprise Controller SAP_NBPR_CONTROLLER_ M KB11N KB61 KB31N S_ALR_87013611 KSU5 KSA3 S_ALR_87005830 OKP1 Mitarbeiter © SAP AG SAP_NBPR_EMPLOYEE_S Die Zuordnung dieser Rolle wird für die Ausführung von Basisfunktionalitäten benötigt. Seite 6 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices 2.3 Kostenrechnungskreis setzen Verwendung Vor Ausführung der ersten Schritte im Controlling ist der Kostenrechnungskreis zu setzen. Falls der Kostenrechnungskreis bereits in den Benutzerparametern zugeordnet ist (siehe Quick Guide), brauchen Sie diesen Schritt nicht auszuführen. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Controlling Kostenartenrechnung Umfeld Kostenrechnungskreis setzen Transaktionscode OKKS Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Istbuchungen Istbuchung Vorbereitung Kostenrechnungskreis setzen 2. Auf dem Bild Kostenrechnungskreis setzen geben Sie den Kostenrechnungskreis 1000 ein. 3. Sichern Sie Ihre Einstellung als Benutzerparameter (F5). 3 Prozessübersicht Grundsätzlich gibt es keine festgeschriebene Reihenfolge bei den vorgangsbezogenen Istbuchungen im Gemeinkosten-Controlling. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird im Folgenden die Reihenfolge vorgeschlagen, die Sie im SAP-Menü wieder finden können: Prozessschritt Voraussetzu ngen/Situati on Benutzerr olle Transaktionsc ode Erwartete Ergebnisse Sachkontenbele ge erfassen Buchung Primärkostenar t auf Kostenstelle Leiter Geschäftsbu chhaltung oder Hauptbuchh alter FB50 (FB50L) Istkosten werden auf Kostenstellen gebucht. Primärkosten umbuchen Korrektur von Primärkostenw erten Enterprise Controller KB11N Kostenstellen werden aktualisiert und ein Einzelposten angelegt. Einzelposten Einzelpostenu Enterprise KB61 Umgebuchte Einzelposten © SAP AG Externe Prozessre ferenz Seite 7 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Prozessschritt Voraussetzu ngen/Situati on Benutzerr olle umbuchen mbuchungen Controller Erfassung statistischer Kennzahlen statistische Kennzahlen als vorgangsbezog ene Istbuchungen Enterprise Controller KB31N Buchungen für statistische Kennzahlen und, falls nötig, Stornierung Berichtswesen regelmäßig Enterprise Controller S_ALR_87013611 Der Bericht zeigt die Ist- und Plankosten sowie die daraus resultierenden absoluten und prozentualen Abweichungen. Umlage geteilter Aufwendungen periodisch Enterprise Controller KSU5 Ordnet Primärund Sekundärkosten der/den Empfängerkoste nstelle/n in einer Umlagekostenart zu. Abgrenzung periodisch Enterprise Controller KSA3 Rückstellungen für Lohnnebenkoste n werden auf monatlicher Basis gebucht. Versionen pflegen Jahresende Enterprise Controller S_ALR_87005830 Periodensperre Jahresende Enterprise Controller OKP1 4 Externe Prozessre ferenz Transaktionsc ode Erwartete Ergebnisse werden angezeigt. Prozessschritte 4.1 Istbuchungen im Gemeinkosten-Controlling 4.1.1 Sachkontenbelege erfassen Verwendung Die Erfassung der Sachkontenbelege ist eine Aktivität aus der Anwendung FI. Für jeden erfassten Datensatz muss ein Controlling-Objekt bereitgestellt werden. Dadurch werden die Controlling-Objekte mit dem entsprechenden Kostenbetrag belastet. Vorgehensweise © SAP AG Seite 8 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices 1. Buchen Sie einen Sachkontenbeleg. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbeleg für Ledgergruppe erfassen Transaktionscode FB50 (FB50L) Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Rollenmenü Hauptbuch Buchung Buchung Sachkontenbuchung Einbildtransaktion 2. Auf dem Bild Sachkontenbeleg erfassen: Buchungskreis 1000 geben Sie die folgenden Werte ein: Feldbezeich ner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung Buchungskrei s 1000 Belegdatum <aktuelles Datum> Beispiel Buchungsdat um <aktuelles Datum> Beispiel Währung CHF Sachkonto <jedes Konto, das Kostenbestandteil ist> S/H Soll Betrag Belegwährun g <beliebiger Wert> Beispiel: 10000 Steuerkennz eichen * z. B. V1 (Vorsteuer Inland) Text <beliebiger Wert> Steuer rechnen Setzen Sie das Kennzeichen (Reiter Detail) Kostenstelle <beliebige Kostenstelle> 1101 Sachkonto <beliebiges Konto> Beispiel: 10200 S/H Haben Betrag * Beispiel: 10000 Valutadatum <aktuelles Datum> Beispiel Beispiel: 65200 Wählen Sie Buchen (Strg+S). © SAP AG Seite 9 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices 3. Geben Sie entsprechend der obigen Buchung weitere Sachkontenbuchungen ein, und verwenden Sie dazu andere Konten und Kostenstellen. Ergebnis Primärkosten werden gebucht. 4.1.2 Umbuchung von Primärkosten Verwendung Bei vorgangsbezogenen Umbuchungen können Sie eine bestehende Kostenart von einer Kostenstelle auf eine andere Kostenstelle (oder ein anderes Controlling-Objekt) buchen. Die Funktion wird primär zur Korrektur von Fehlbuchungen im Controlling verwendet, die in vorgelagerten Fachbereichen erfolgt sind. Voraussetzungen Es sind bereits Primärkosten auf das CO-Objekt gebucht. Das CO-Objekt muss korrigiert werden. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Istbuchungen Manuelle Umbuchung Kosten Erfassen Transaktionscode KB11N Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Istbuchungen Istbuchungen Manuelle Umbuchung der Kosten erfassen 2. Geben Sie im Bild Manuelle Umbuchung von Primärkosten erfassen folgende Daten ein: Feldbezeich ner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung Belegdatum <aktuelles Datum> Beispiel BuchDatum <aktuelles Datum> Beispiel Periode wird vorgeschlagen Beispiel Belegtext KostSt Alt Kostenstelle (alt) * Beispiel: 1101 Kostenart Kostenart * Beispiel: 65200 * Beispiel: 4000 * Beispiel: 1201 Betrag KostSt Neu © SAP AG Kostenstelle (neu) Seite 10 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Feldbezeich ner Beschreibung Text Benutzeraktion und Werte Bemerkung * Beispiel: Korrektur Kostenstelle Wählen Sie Buchen (Strg+S). Ergebnis Nach der Erfassung der vorgangsbezogenen Buchung wird diese sofort wirksam und in den beteiligten Kostenstellen fortgeschrieben. Es werden grundsätzlich Einzelposten erstellt, damit die erfassten Belege zurückverfolgt werden können. 4.1.3 Umbuchung von Einzelposten Verwendung Die Umbuchung von Einzelposten im Controlling erfolgt in der Regel, um Fehlbuchungen in vorgelagerten Fachbereichen zu korrigieren. Voraussetzungen Es sind bereits Primärkosten auf das CO-Objekt gebucht. Vorgehensweise 1. Buchen Sie einen Sachkontenbeleg. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbeleg für Ledgergruppe erfassen Transaktionscode FB50 (FB50L) Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Rollenmenü Hauptbuch Buchung Buchung Sachkontenbuchung Einbildtransaktion 2. Auf dem Bild Sachkontenbeleg erfassen: Buchungskreis 1000 geben Sie die folgenden Werte ein: Feldbezeich ner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung Buchungskrei s 1000 Belegdatum <aktuelles Datum> Beispiel Buchungsdat um <aktuelles Datum> Beispiel © SAP AG Seite 11 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Feldbezeich ner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung Währung CHF Sachkonto jedes Konto, das Kostenbestandteil ist S/H Soll Betrag Belegwährun g * Beispiel: 10000 Steuerkennz eichen * z. B. V1 (Vorsteuer Inland) Text <beliebiger Wert> Steuer rechnen Setzen Sie das Kennzeichen. Kostenstelle * Beispiel: 1101 Sachkonto * Beispiel: 10200 S/H Haben Betrag * Beispiel: 10000 Valutadatum <aktuelles Datum> Beispiel Beispiel: 65200 Wählen Sie Buchen (Strg+S). Notieren Sie sich die Belegnummer für Folgetransaktionen. 3. Buchen Sie die Einzelposten um. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Istbuchungen Umbuchung Einzelposten Erfassen Transaktionscode KB61 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Istbuchungen Istbuchungen Umbuchung CO-Einzelposten erfassen 4. Geben Sie auf dem Bild Umbuchung Einzelposten erfassen: Selektion der Belegzeilen folgende Daten ein: Feldbezeichner © SAP AG Beschreibung Benutzeraktionen und Werte Bemerkung Seite 12 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Feldbezeichner Beschreibung Benutzeraktionen und Werte Belegnummer <Belegnummer der zuvor durchgeführten Buchung> Buchungskreis 1000 Geschäftsjahr <laufendes Geschäftsjahr> Bemerkung Beispiel Wählen Sie Ausführen (F8). Wert/TWähr <beliebiger Wert> Beispiel: 5000 OAr KST Kostenstelle Kontierung1 * Beispiel: 1101 Text Wählen Sie Weiter (Enter). Wert/TWähr * Beispiel: 2000 OAr KST Kostenstelle Kontierung1 * Beispiel: 1750 Text Wählen Sie Weiter (Enter). Wert/TWähr * Beispiel: 1403,36 OAr KST Kostenstelle Kontierung1 * Beispiel: 1401 Text Wählen Sie Buchen (Strg+S). Ergebnis Die umgebuchten Einzelposten können jederzeit angezeigt werden. 4.1.4 Erfassung statistischer Kennzahlen Verwendung Sie erfassen die statistischen Kennzahlen als vorgangsbezogene Istbuchungen. Sie werden zur Bildung von Kennzahlen im Berichtswesen sowie als Basis für periodenbezogene Verrechnungen verwendet. Voraussetzungen Bei der Definition einer statistischen Kennzahl müssen deren Ausprägungen festgelegt werden. Statistische Kennzahlen können folgendermaßen definiert werden: Als Festwert: Festwerte werden von der aktuellen Buchungsperiode an in alle folgenden Buchungsperioden vorgetragen. © SAP AG Seite 13 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Als Summenwert: Summenwerte werden ausschließlich in der aktuellen Buchungsperiode gebucht. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Istbuchungen Statistische Kennzahlen Erfassen Transaktionscode KB31N Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Istbuchungen Istbuchungen Statistische Kennzahlen erfassen 2. Geben Sie im Dialogfenster Statistische Kennzahlen erfassen folgende Daten ein: Feldbezeic hner Beschreibung Benutzeraktionen und Werte Bemerkung Belegdatum <aktuelles Datum> Beispiel Buchungsda tum <aktuelles Datum> Beispiel EmpfStelle * Beispiel: 1750 StatKz * Beispiel: 1002 Menge gesamt * Beispiel: 4 Belegtext Text Wählen Sie Buchen (Strg+S). Ergebnis Wie bei den vorherigen Aktivitäten für die Istbuchungen haben Sie auch bei den statistischen Kennzahlen die Möglichkeit, sich diese anzeigen zu lassen und sie gegebenenfalls zu stornieren. 4.1.5 Berichtswesen Verwendung In der Kostenstellenrechnung stehen von SAP vordefinierte Berichte zur Verfügung. Die vordefinierten Berichte sind in einem Standardberichtsbaum abgelegt. Die Berichte bieten Ihnen die Möglichkeit, die gebuchten Daten nach unterschiedlichsten Kriterien auszuwerten. Außerdem steht eine Vielzahl von Analysefunktionen zur Verfügung. Voraussetzungen Buchungen wurden vorgenommen. © SAP AG Seite 14 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Infosystem Berichte zur Kostenstellenrechnung Plan/IstVergleiche Kostenstellen: Ist/Plan-Abweichung Transaktionscode S_ALR_87013611 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Berichtswesen Kostenstellen Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung 2. Geben Sie auf dem Bild Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung: Selektieren die folgenden Daten ein: Feldbezeich ner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung Kostenrechn ungskreis 1000 Geschäftsjah r <laufendes Geschäftsjahr> laufendes Jahr Von Periode 1 Januar Bis Periode 12 Dezember Planversion 0 Plan-/Istversion Kostenstellen gruppe oder Wert(e) Kostenarteng ruppe oder Wert(e) Wählen Sie Ausführen (F8). Ergebnis Der Bericht zeigt die Ist- und Plankosten sowie die daraus resultierenden absoluten und prozentualen Abweichungen. Die Anzeige der Plan- und Istkosten kann sowohl auf Kostenstellen- als auch auf Kostenartenebene erfolgen. 4.2 Periodenabschluss im Gemeinkosten-Controlling Einsatzmöglichkeiten © SAP AG Seite 15 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Die Kostenstellenrechnung hat die Aufgabe, die im Unternehmen angefallenen Kosten den Teilbereichen zuzuordnen, in denen sie verursacht wurden. Mit dem Periodenabschluss erfolgt diese Verteilung der Kosten auf die Kostenstellen über maschinelle Verrechnungen. Die Zuordnung der Kostenarten zu Kostenstellen im Gemeinkosten-Controlling erlaubt eine Kostenkontrolle und einen Vergleich der Plan- und Istkosten. Der Plan/Ist-Vergleich am Periodenende dient zur Planung, Steuerung und Kontrolle des Kostenverhaltens. Des Weiteren ermöglicht er diverse Abweichungsanalysen, wie z. B. für Beschäftigungsabweichung, Preisabweichung, Einsatzabweichung und Mengenabweichung. Das Gemeinkosten-Controlling ist außerdem eine Voraussetzung für die Weiterverrechnung der Gemeinkosten auf die Kostenträger (CO-PC) und ermöglicht es Ihnen, eine periodengerechte Marktsegment- und Ergebnisrechnung durchzuführen. 4.2.1 Gemeinsame Aufwendungen umlegen Verwendung Die Umlage ist eine im Rahmen des Periodenabschlusses im Gemeinkosten-Controlling durchzuführende periodische Aktivität, bei der primäre und sekundäre Gemeinkosten von einem oder mehreren Senderobjekten auf ein oder mehrere Empfängerobjekte umgelegt werden. Umlage bedeutet, dass unter einer frei definierbaren sekundären Kostenart die sendende Kostenstelle entlastet und die empfangende Kostenstelle belastet wird. Die Originalkostenarten, die von der Senderkostenstelle in Rechnung gestellt wurden, gehen verloren und werden in eine oder mehrere Umlagekostenarten, d. h. sekundäre Kostenarten, umgewandelt. Durch die Umlage werden die gebuchten Primär- und Sekundärkosten zusammengefasst und in einer Umlagekostenart auf die empfangenden Kostenstellen verrechnet. Beispielsweise können die Kosten der Kostenstelle für den Empfang auf andere Kostenstellen umgelegt werden, und zwar anhand der auf diesen Kostenstellen geführten Mitarbeiter. Voraussetzungen Eine oder mehrere Umlagezyklen müssen eingerichtet werden. Die definierten Zyklen für die Umlage müssen Sie für die entsprechenden Perioden starten. Die Buchungen erfolgen automatisch. Es wird ein Protokoll erstellt. Bevor Sie eine Umlage durchführen lassen, haben Sie die Möglichkeit, eine Simulation zu starten. Die Simulation zeigt die einzelnen Buchungssätze, ohne dass diese gebucht werden. Folgender Zyklus wurde für die Istumlage definiert: Zyklus Segment Sender-KSt. Bezugsbasis Y_A020 100 1750 Umlage Gebäude (Plan) Kosten Gebäude und Instandhaltung Gebäude und Instandhaltung z. B. stat. Kennzahl 1002 (Plan) Fläche in m² Empfänger Kostenstellengrup pe 1000 Für einige Empfängerkostenstellen müssen statistische Kennzahlen erfasst worden sein. Dies können Sie mit Transaktion KB31N tun. Weitere Details finden Sie in diesem Dokument im Kapitel Statistische Kennzahlen buchen. © SAP AG Seite 16 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Periodenabschluss Einzelfunktionen Verrechnungen Umlage Transaktionscode KSU5 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Periodenabschluss Istumlagezyklus für Kostenstellen durchführen 2. Geben Sie auf dem Bild Ist-Umlage ausführen: Einstieg folgende Daten ein: Feldbezeich ner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung Periode <laufende Periode> Beispiel Geschäftsjah r <laufendes Geschäftsjahr> Beispiel Testlauf Setzen Sie das Kennzeichen. bis Lauf fehlerfrei ist Detaillisten Setzen Sie das Kennzeichen. Zyklus Y_A020 Istumlage Wählen Sie Ausführen (F8). Testlauf Entfernen Sie für den Echtlauf das Kennzeichen. Wählen Sie Ausführen (F8). Ergebnis Die Umlage wird am Periodenende gestartet. Für die einzelnen Buchungen werden Einzelposten (Buchungssätze) geschrieben. Diese Buchungen erfolgen automatisch. Bevor Sie eine Istumlage durchführen, können Sie eine Simulation starten. Die Simulation zeigt die einzelnen Buchungssätze, ohne dass diese gebucht werden. Sie können die Umlage wenn nötig stornieren. 4.2.2 Abgrenzung Verwendung In der Kostenrechnung ist es zu Planungszwecken oft notwendig, Kosten zu berechnen, die in der Finanzbuchhaltung entweder eine andere oder überhaupt keine Entsprechung haben. In diesem Zusammenhang spricht man von kalkulatorischen Kosten. Sie werden in Anders- und in © SAP AG Seite 17 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Zusatzkosten unterschieden. Um beide Fälle maschinell abzubilden, wird im SAP-System die Abgrenzung genutzt. Die Abgrenzung teilt Kosten, die in der Finanzbuchhaltung unregelmäßig in den einzelnen Perioden gebucht werden, verursachungsgemäß (kalkulatorisch) auf die einzelnen Perioden auf. Ein Beispiel für diese kalkulatorischen Kosten ist das 13. Gehalt (Weihnachtsgeld). Im Controlling wird dieses 13. Gehalt auf die 12 Monate des Jahres verteilt, um eine gleichmäßige Belastung aller Monate zu erreichen. Sofern man das 13. Monatsgehalt nicht auf alle Perioden verteilt, erhält man für den Monat Dezember eine nicht vertretbare Kostenschwankung. Diese Kostenschwankung würde das Periodenergebnis verzerren. Um diese Schwankungen zu vermeiden, werden die Kosten mit Hilfe der Abgrenzung periodengerecht gebucht. Im Controlling erreicht man dadurch eine verursachungs- und periodengerechte Verteilung der Kosten. Voraussetzungen Zur Ermittlung der Abgrenzung im Ist muss ein Kalkulationsschema mit gültigen Zuschlagssätzen im Customizing definiert sein. Der Aufbau des Kalkulationsschemas wird aus der Planabgrenzung übernommen. Als Abgrenzungsobjekt wird ein Auftrag verwendet. Dieser Abgrenzungsauftrag entspricht dem im Plan verwendeten Abgrenzungsauftrag. Dadurch können Plan- und Istkosten miteinander verglichen werden. Damit im System Werte vorhanden sind, auf deren Grundlage die Abgrenzung durchgeführt werden kann, müssen zuvor Buchungen in der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden. Sie können zu Demonstrationszwecken beispielsweise eine Hauptkontenbuchung für Gehälter für Konto 50000 und Kostenstelle 1101 anlegen (Gegenbuchung auf das Bankkonto 10200 im Haben). Zur genauen Vorgehensweise bei der Hauptkontenbuchung lesen Sie die Ausführungen unter Einzelposten umbuchen in der Ablaufbeschreibung Istbuchungen im GemeinkostenControlling. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Periodenabschluss Einzelfunktionen Abgrenzung Transaktionscode KSA3 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Periodenabschluss KostenstellenAbgrenzung Ist 2. Geben Sie auf dem Bild Kostenstellen-Abgrenzung Ist folgende Daten ein: Feldbeze ichner Benutzeraktionen und Werte Bemerkung Kostenst ellengrup pe 1000 Kostenstellengruppe Schweiz Periode <laufende Periode> Beispiel Geschäft sjahr <laufendes Geschäftsjahr> Beispiel Testlauf Setzen Sie das bis Lauf fehlerfrei ist © SAP AG Beschreibung Seite 18 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Feldbeze ichner Beschreibung Benutzeraktionen und Werte Bemerkung Kennzeichen. Detaillist en Setzen Sie das Kennzeichen. Wählen Sie Ausführen (F8). Testlauf Entfernen Sie für den Echtlauf das Kennzeichen. Wählen Sie Ausführen (F8). Wenn die Verarbeitung im Hintergrund erfolgen soll, aktivieren Sie im Fensterbereich Ablaufsteuerung das Kontrollkästchen Hintergrundverarbeitung. Dies ist bei einem großen Datenvolumen zu empfehlen. Sie können die Abgrenzung zu Test- und Prognosezwecken simulieren. Setzen Sie dazu auf dem Einstiegsbild das Kennzeichen Testlauf. Mit dieser Funktion können Sie die Ergebnisse der Abgrenzung prüfen, ohne Änderungen an der Datenbank vorzunehmen. Wenn Sie die Hintergrundverarbeitung wählen, müssen Sie die erforderlichen Daten auf dem Bild Hintergrundverarbeitung: Jobparameter eingeben: Feldbezeic hner Beschreibung Benutzeraktionen und Werte Bemerkung Jobname <Name des Hintergrundjobs> beliebig Geplanter Start <Datum und Uhrzeit> Start des Hintergrundjobs Kein Start nach <Datum und Uhrzeit> Eingrenzung des Zeitfensters Sofortstart Setzen Sie das Kennzeichen. Job startet sofort. Wählen Sie Prüfen (Enter). Ergebnis Durch die Abgrenzung werden folgende Buchungen ausgelöst: Der Abgrenzungsauftrag wird entlastet. Die Kostenstelle wird belastet. Prüfen Sie Abgrenzungsbuchungen im Berichtswesen. Informationen zum Aufrufen eines Kostenstellenberichts finden Sie im Abschnitt zum Berichtswesen in der Ablaufbeschreibung Istbuchungen im Gemeinkosten-Controlling. 4.2.3 Controlling-Versionen pflegen Verwendung © SAP AG Seite 19 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Diese Aktivität ist eine Jahresendaktivität, die Sie für mehrere Jahre gleichzeitig ausführen können. In dieser IMG-Aktivität bearbeiten Sie die allgemeine Versionsdefinition auf Mandantenebene. Im Einführungsleitfaden (IMG) nehmen Sie Kostenrechnungskreiseinstellungen für die Kostenstellenrechnung, Gemeinkostenaufträge oder Prozesskostenrechnungskomponenten vor. Im Einführungsleitfaden (IMG) für die Ergebnisrechnung nehmen Sie Einstellungen für Ergebnisobjekte vor. Best Practices liefert zu Demonstrationszwecken bereits vollständig gepflegte Versionen. Daher ist es in der Regel nicht erforderlich, die Versionen im Falle einer Demonstration zu übernehmen. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Controlling Controlling Allgemein Organisation Versionen pflegen Transaktionscode S_ALR_87005830 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Periodenabschluss Versionseinstellungen pflegen 2. Markieren Sie im Fenster Aktion auswählen die Zeile Einstellungen der Version im Kostenrechnungskreis pflegen. 3. Geben Sie im Dialogfenster Arbeitsbereich festlegen: Eingabe folgende Daten ein: Feldbezeich ner Beschreibung Benutzeraktion und Werte Kostenrechn ungskreis 1000 Version 0 Bemerkung 4. Markieren Sie in der Sicht Allgemeine Versiondefinition die Version 0, und wählen Sie die Dialogstruktur Einstellungen pro Geschäftsjahr aus. 5. Wählen Sie das aktuellste Jahr aus, und wählen Sie (NWBC: Weitere … Bearbeiten Kopieren als... (F6). Markieren Sie in der Sicht Allgemeine Versiondefinition die Version 0, und wählen Sie die Dialogstruktur Einstellungen pro Geschäftsjahr. 6. Geben Sie in der Sicht "Einstellungen pro Geschäftsjahr" ändern: Detail Auswahlmenge folgende Daten ein: Feldbezeichne r Geschäftsjahr © SAP AG Beschreibung Benutzeraktionen und Werte Bemerkung <das neue Seite 20 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Feldbezeichne r Beschreibung Wertstellungsd atum Benutzeraktionen und Werte Geschäftsjahr, das Sie pflegen möchten> Bemerkung <01.01.jjjj> jjjj = das neue Geschäftsjahr, das Sie pflegen möchten 7. Wählen Sie Enter. 8. Wählen Sie Sichern (Strg+S). Ergebnis Die Controlling-Versionen für das nächste Jahr / die nächsten Jahre sind vollständig. Wenn im Mandanten die Transportabwicklung aktiviert ist, ist ein CustomizingTransportauftrag erforderlich. Stellen Sie den Ihnen zugeordneten Customizing-Auftrag bereit. 4.2.4 Periodensperre Verwendung Verwenden Sie die Periodensperre, um geplante und tatsächliche Geschäftsvorgänge für eine bestimmte Kombination aus Kostenrechungskreis, Geschäftsjahr und Version zu sperren. Sie können Ist und Plan verwenden, um zu entscheiden, ob Sie Istdaten oder Plandaten von Perioden sperren. Sie erhalten eine Liste aller Geschäftsvorgänge (Ist- und Plandaten), mit deren Hilfe Sie einzelne Vorgänge für bestimmte Perioden sperren können. Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Rechnungswesen Controlling Kostenartenrechnung Umfeld Periodensperre Ändern Transaktionscode OKP1 Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Periodenabschluss Periodensperre ändern 2. Geben Sie auf dem Bild Periodensperre ändern: Einstieg folgende Daten ein: Feldbezeichne r Kostenrechnun gskreis © SAP AG Beschreibu ng Benutzeraktionen und Werte Bemerkung 1000 Seite 21 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Feldbezeichne r Beschreibu ng Benutzeraktionen und Werte Geschäftsjahr <laufendes Geschäftsjahr> Version <0> Bemerkung Plan/Ist-Version 3. Wählen Sie Ist. 4. Markieren Sie in der Sicht Periodensperre Ist ändern: Bearbeitung die Periode, die Sie sperren möchten, und wählen Sie Periode sperren. 5. Wählen Sie Sichern (Strg+S). Ergebnis Alle CO-Transaktionen für die ausgewählte Periode werden gesperrt. 5 Anhang 5.1 Prozessschritte korrigieren Im folgenden Abschnitt finden Sie häufig vorgenommene Schritte, durch die einige der in diesem Dokument beschriebenen Aktivitäten korrigiert werden können. Sachkontenbelege erfassen Transaktionscode (SAP GUI) FB50L Korrekturschritt Einzelstorno Transaktionscode (SAP GUI) FB08 Benutzerrolle Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Rollenmenü Hauptbuch Sachkontenbearbeitung Sachkontenpositionen anzeigen Beleg stornieren Bemerkung Umbuchung von Primärkosten Transaktionscode (SAP GUI) KB11N Korrekturschritt Stornieren Transaktionscode (SAP GUI) KB14N Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Istbuchungen Istbuchungen Manuelle Umbuchung Kosten stornieren Bemerkung © SAP AG Seite 22 von 24 Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB SAP Best Practices Umbuchung von Einzelposten Transaktionscode (SAP GUI) KB61 Korrekturschritt Stornieren Transaktionscode (SAP GUI) KB64 Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Istbuchungen Istbuchungen Umbuchung CO-Einzelposten stornieren Bemerkung Erfassung statistischer Kennzahlen Transaktionscode (SAP GUI) KB31N Korrekturschritt Stornieren Transaktionscode (SAP GUI) KB34N Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Istbuchungen Istbuchungen Statistische Kennzahlen stornieren Bemerkung Bewertung geteilte Aufwendungen Transaktionscode (SAP GUI) KSU5 Korrekturschritt Storno Umlage Transaktionscode (SAP GUI) KSU5 Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Periodenabschluss Istumlagezyklus für Kostenstellen durchführen Bemerkung Verwenden Sie dieselbe Transaktion Abgrenzung Transaktionscode (SAP GUI) KSA3 Korrekturschritt Korrektur Abgrenzungsposten Transaktionscode (SAP GUI) KSA3 Benutzerrolle Enterprise Controller (SAP_NBPR_CONTROLLER_M) Rollenmenü Gemeinkosten-Controlling Periodenabschluss Kostenstellen-Abgrenzung Ist Bemerkung Verwenden Sie dieselbe Transaktion. © SAP AG Seite 23 von 24 SAP Best Practices Gemeinkosten-Controlling – Ist (184): AB 5.2 Verwendete Formulare nicht zutreffend © SAP AG Seite 24 von 24
