1 Einsatzmöglichkeiten
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EHP4 for SAP ERP 6.0 SAP SRM V1.701 September 2011 Deutsch Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay) Ablaufbeschreibung SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Germany SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung Copyright © 2011 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, Windows, Excel, Outlook und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli und Informix sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. Adobe, das Adobe Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc. in den USA und/oder anderen Ländern. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame und MultiWin sind Marken oder eingetragene Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java ist eine eingetragene Marke von Sun Microsystems, Inc. JavaScript ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, Clear Enterprise, SAP BusinessObjects Explorer und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken der SAP France in den USA und anderen Ländern. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“) bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung. © SAP AG Seite 2 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax Externer Prozess Alternativer Geschäftsprozess/Wahlmöglichkeit Typografische Konventionen Format Beschreibung Beispieltext Wörter oder Zeichen, die vom Bildschirmbild zitiert werden. Dazu gehören Feldbezeichner, Bildtitel, Drucktastenbezeichner sowie Menünamen, Menüpfade und Menüeinträge. Querverweise auf andere Dokumentationen. Beispieltext Hervorgehobene Wörter oder Ausdrücke im Fließtext, Titel von Grafiken und Tabellen. BEISPIELTEXT Namen von Systemobjekten. Dazu gehören Reportnamen, Programmnamen, Transaktionscodes, Tabellennamen und einzelne Schlüsselbegriffe einer Programmiersprache, die von Fließtext umrahmt sind, wie z. B. SELECT und INCLUDE. Beispieltext Ausgabe auf dem Bildschirmbild. Dazu gehören Datei- und Verzeichnisnamen und ihre Pfade, Meldungen, Namen von Variablen und Parametern, Quelltext und Namen von Installations-, Upgrade- und Datenbankwerkzeugen. BEISPIELTEXT Tasten auf der Tastatur, z. B. die Funktionstaste F2 oder die Eingabetaste. Beispieltext Exakte Benutzereingabe. Dazu gehören Wörter oder Zeichen, die Sie genauso in das System eingeben, wie es in der Dokumentation angegeben ist. <Beispieltext> Variable Benutzereingabe. Die Wörter und Zeichen in spitzen Klammern müssen Sie durch entsprechende Eingaben ersetzen, bevor Sie diese in das System eingeben. © SAP AG Seite 3 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung Inhalt 1 Einsatzmöglichkeiten ............................................................................................................... 5 2 Voraussetzungen .................................................................................................................... 5 2.1 Stamm- und Organisationsdaten .................................................................................... 5 2.2 Vorbereitende Schritte .................................................................................................... 6 2.2.1 2.3 URL für die Systemanmeldung bestimmen ................................................................ 6 Rollen .............................................................................................................................. 7 3 Prozessübersicht ..................................................................................................................... 8 4 Prozessschritte ........................................................................................................................ 9 4.1 Einkaufswagen anlegen ................................................................................................. 9 4.2 Einkaufswagen genehmigen ........................................................................................ 10 4.3 Bestellung anzeigen ..................................................................................................... 11 4.4 Status des Einkaufswagens anzeigen .......................................................................... 12 4.5 Bestätigung anlegen ..................................................................................................... 12 4.6 Bestätigung genehmigen .............................................................................................. 13 4.7 Bestellhistorie prüfen .................................................................................................... 14 4.8 Rechnung anlegen........................................................................................................ 15 4.9 Rechnung genehmigen ................................................................................................ 17 © SAP AG Seite 4 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-toPay) 1 Einsatzmöglichkeiten Dieses Dokument stellt den Self-Service Beschaffungsprozess in SAP Best Practices for SRM in detaillierter Form vor. Mit diesem Prozess kann ein Einkaufsmitarbeiter selbst mit einem Einkaufswagen Waren oder Dienstleistungen aus dem Online-Katalog eines Lieferanten bestellen und den Status der bestellten Waren und Dienstleistungen überprüfen. Nach Eingang der Waren bzw. Ausführung der Dienstleistungen legt der gleiche Einkaufsmitarbeiter eine Empfangsbestätigung der Waren bzw. Dienstleistungen an. Diese Ablaufbeschreibung führt Sie durch die Schritte für das Anlegen eines Einkaufswagens, einschließlich Genehmigungs-Workflow und Statusverfolgung für die Fortschrittsüberwachung des Einkaufswagens. Außerdem werden die Schritte zum Anlegen eines Bestätigungsbezugs zu dem im Hintergrund angelegten Bestellbeleg beschrieben. Die Rechnungsstellung durch den Mitarbeiter selbst ist nicht Teil dieser Ablaufbeschreibung, da Organisationen den Rechnungsstellungsprozess möglicherweise unterschiedlich umsetzen und hierfür hauptsächlich Mitarbeiter der Finanzabteilung zuständig sind. 2 Voraussetzungen 2.1 Stamm- und Organisationsdaten SAP Best Practices – Vorschlagswerte In der Implementierungsphase wurden in Ihrem SAP ERP-System grundlegende Stamm- und Organisationsdaten angelegt, beispielsweise die Daten, die die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens widerspiegeln, sowie Stammdaten, die dessen betrieblichem Schwerpunkt entsprechen, beispielsweise Stammdaten für Materialien und Lieferanten. Bei diesen Stammdaten handelt es sich in der Regel um standardisierte SAP-Best-PracticesVorschlagswerte, mit denen Sie die Prozessschritte dieses Szenarios durchlaufen können. Zusätzliche Stammdaten (Vorschlagswerte) Sie können das Szenario auch mit anderen Vorschlagswerten von SAP Best Practices testen, die die gleichen Merkmale aufweisen. Sehen Sie in Ihrem SAP-ECC-System nach, welche anderen Stammdaten hierfür zur Verfügung stehen. Eigene Stammdaten verwenden Sie können auch benutzerdefinierte Werte für Material- oder Organisationsdaten verwenden, für die Sie Stammdaten angelegt haben. Weitere Informationen zum Anlegen von Stammdaten finden Sie in der Dokumentation Stammdatenverfahren. Verwenden Sie folgende Stammdaten, um die in diesem Dokument beschriebenen Prozessschritte auszuführen: © SAP AG Seite 5 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung Stammdaten Wert Andere Bemerkungen Mat. Material PR21 Konzepthalter CE 3700 Werk 1000 Werk 1000 Einkaufsorganisation 1000 Einkaufsorganisation 1000 Einkäufergruppe 100 Einkäufergruppe 100 Lieferant 300012 Corporate Express Mitarbeiter EMPLOYEE1 Manager MANAGER1 Operativer Einkäufer PURCHASER1 2.2 Vorbereitende Schritte 2.2.1 URL für die Systemanmeldung bestimmen Verwendung In diesem Schritt bestimmen Sie die URL für die Anmeldung am SAP-System für den SelfService Beschaffungsprozess. Die URL wird bei der Systeminstallation festgelegt. Um die URL zu ermitteln, gehen Sie wie folgt vor: Vorgehensweise 1. Für die Logon-Startseite wird der Pfadname aus folgenden Bestandteilen zusammengesetzt: https://<web server>:<port>/<nwbc service> (zum Beispiel https://uxcirde.wdf.sap.corp:44320/default_host/sap/bc/nwbc). 1) Via Transaktion SMICM kann der Wert für den Web-Server und den Port identifiziert werden: Wählen Sie Go to -> Services (Shift+F1). 2) Zur Ermittlung des korrekten NWBC-Service nutzen Sie die Informationen im SAP Hinweis 1368177. 2. Geben Sie den ermittelten Pfadnamen in die Adresszeile Ihres Browsers ein und wählen Sie Enter. Ergebnis Es wird ein Browser-Fenster zur Anmeldung am SAP-System geöffnet. Fügen Sie die URL Ihren Internet-Favoriten hinzu. Im Folgenden wird diese URL als BS_Logon_page bezeichnet. © SAP AG Seite 6 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung 2.3 Rollen Verwendung Die nachfolgend genannten Rollen müssen im System vorhanden sein, damit Sie dieses Szenario im SAP NetWeaver Business Client (NWBC) testen können. Die Rollen in dieser Ablaufbeschreibung müssen den System-Usern zugewiesen sein, die dieses Szenario testen. Voraussetzungen Die Rollen wurden den System-Usern zugewiesen, die dieses Szenario testen. Benutzer System-User Initiales Technischer Rollenname Prozessschritt /SAPSRM/EMPLOYEE - Einkaufswagen anlegen - Status des Einkaufswagens anzeigen - Bestätigung anlegen - Einkaufswagen genehmigen - Bestätigung genehmigen - Bestellung anzeigen - Bestellhistorie prüfen PW Mitarbeiter Manager Operativer Einkäufer EMPLOYEE1 MANAGER1 PURCHASER1 Das Passwort wurde im Rahmen der Aktivierung geändert. Für das neue Passwort kontaktiere n Sie Ihren Systemad ministrator. Oder SAP_NBPR_SRM_EMPLOY EE_S /SAPSRM/MANAGER Oder SAP_NBPR_SRM_MANAGE R_M /SAPSRM/OP_PURCHASER Oder SAP_NBPR_SRM_PURCHA SER_S SAP_AIO_PURCHASER-S © SAP AG Seite 7 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung 3 Prozessübersicht Prozessschritt Externe Prozessreferenz Voraussetzungen/ Situation Benutzer Einkaufswagen anlegen – – Mitarbeiter (SRM-Aktivität) – Im integrierten SAP-SRMSystem wird ein Einkaufswagen angelegt. Einkaufswagen genehmigen – – Manager (SRMAktivität) – Im integrierten SAP-SRMSystem wird der Einkaufswagen genehmigt. Bestellung anzeigen – – Operativer Einkäufer (ERPAktivität) ME23N Im SAP-ERPSystem wird die Bestellung angezeigt. Status des Einkaufswagens anzeigen – – Mitarbeiter (SRM-Aktivität) – Im integrierten SAP-SRMSystem wird der Status des Einkaufswagens angezeigt. Bestätigung anlegen – – Mitarbeiter (SRM-Aktivität) – Im integrierten SAP-SRMSystem wird eine Bestätigung angelegt. Bestätigung genehmigen – – Manager (SRMAktivität) – Genehmigung der Bestellung Bestellhistorie prüfen – – Operativer Einkäufer (ERPAktivität) ME23N © SAP AG Transaktionscode Erwartete Ergebnisse Im SAP-ERPSystem wird die Bestellhistorie angezeigt. Seite 8 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung 4 Prozessschritte Im Rahmen des SAP Best Practices für SRM Pakets werden nicht alle verfügbaren SAP SRM Funktionen vorkonfiguriert ausgeliefert. Im Rahmen diese Szenarios sind beispielsweise folgende Funktionen nicht vorkonfiguriert. Verwendung von Anlagen und Transfer in den ERP Mandanten Um diese Funktionen zu nutzen, sind weiter Konfigurationseinstellungen im SAP Einführungsleitfaden (IMG) durchzuführen. 4.1 Einkaufswagen anlegen Verwendung In diesem Abschnitt melden Sie sich am SRM-Server an und legen einen Einkaufswagen an. Voraussetzungen Mindestens ein Lieferantenkatalog wurde konfiguriert. Vorgehensweise 1. Melden Sie sich über den folgenden Link auf Ihrem Frontend-PC auf der SRM-Startseite als Mitarbeiter an: SAP SRM Benutzer Mitarbeiter Link BS_Logon_page 2. Auf dem Einstiegsbild der NWBC-Oberfläche finden Sie links das Benutzermenü und rechts den Anwendungsbereich. Wählen Sie im Anwendungsbereich Einkaufen. 3. Oben auf dem Bild wird Einkaufen in 4 Schritten angezeigt. Wählen Sie im ersten Schritt (Produkte/Leistung auswählen) den Katalog Ihres Anbieters aus (z. B. Corporate Express). 4. Ein zweites Browserfenster öffnet sich. Sie haben nun Zugriff auf den Corporate-ExpressKatalog. Wählen Sie zunächst Product Catalogue, dann IT-Hardware und Zubehör. Im Abschnitt Konzept- und Dokumentenhalter wählen Sie Konzepthalter Corporate Express .. 5. Geben Sie bei Quantity für Konzepthalter CE …. den gewünschten Wert ein, und wählen Sie anschließend Order. 6. Wählen Sie Check Out. 7. Bestätigen Sie die Bestellmenge und den Preis, und wählen Sie Next. Wenn ein weiteres Dialogfenster angezeigt wird, bestätigen Sie mit Continue. © SAP AG Seite 9 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung 8. Wählen Sie Next. 9. Wählen Sie Transfer. 10. Die ausgewählte Position wird dem SRM-Einkaufswagen hinzugefügt. Sie befinden sich nun im Schritt 2 des Einkaufswagenassistenten. 11. Über die Drucktaste Details gelangen Sie zu den Positionsdetails. Stellen Sie im Abschnitt Bezugsquellen/Leistungserbringer sicher, dass bereits eine Bezugsquelle zugeordnet wurde. Wenn nicht, können Sie manuell eine Lieferantennummer, einen Infosatz oder sogar einen Kontrakt zuordnen (das entsprechende Element muss dafür jedoch im ERP-System vorhanden sein). Wählen Sie hierzu nach der Auswahl der erforderlichen Daten für die Bezugsquellen Lieferanten zuordnen. 12. Wählen Sie Nächster Schritt. Sie befinden sich nun im Schritt 3 des Einkaufswagenassistenten. Sie können den Einkaufswagen umbenennen. Die standardmäßige Bezeichnung des Einkaufswagens setzt sich aus Ihrem Benutzernamen und dem Anlegezeitpunkt (Datum und Uhrzeit) zusammen. Hängen Sie an den Namen des Einkaufswagens den Text BP an, und wählen Sie Bestellen. Der Genehmigungs-Workflow wird gestartet. Ergebnis Sie haben in Schritt 3 des Einkaufswagenassistenten erfolgreich einen Einkaufswagen angelegt und die Einkaufswagenanforderung an den genehmigenden Manager weitergeleitet. Nun können Sie das aktuelle Browser-Fenster schließen. Um den Status Ihres Einkaufswagens zu prüfen, wählen Sie im Benutzermenü Einkaufsbereich. Wählen Sie in den Queries im persönlichen Arbeitsvorrat das Element Shopping Carts und aktualisieren Sie die Query. Suchen Sie Ihren Einkaufswagen anhand des oben gegebenen Namens, und prüfen Sie das Statusfeld. Der aktuelle Status lautet In Genehmigung. 4.2 Einkaufswagen genehmigen Verwendung In diesem Abschnitt wird der Einkaufswagen genehmigt. Vorgehensweise 1. Melden Sie sich über den folgenden Link auf Ihrem Frontend-PC auf der SRM-Startseite als Manager an: SAP SRM Benutzer Manager Link BS_Logon_page 2. Auf dem Einstiegsbild der NWBC-Oberfläche finden Sie links das Benutzermenü und rechts den Anwendungsbereich. Wählen Sie im Benutzermenü Arbeitsübersicht, um im Anwendungsbereich Ihren Arbeitsvorrat anzuzeigen. © SAP AG Seite 10 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung 3. Wählen Sie in Ihrer Workflowliste die passende Zeile aus, um weitere Details anzuzeigen und um die Position zu genehmigen. 4. Prüfen Sie die Details des Einkaufswagens. Um den Einkaufswagen zu genehmigen, wählen Sie Genehmigen. Ergebnis Sie haben einen Einkaufswagen genehmigt. 4.3 Bestellung anzeigen Voraussetzungen Sie haben im SAP-SRM-System einen Einkaufswagen und eine Bestellung angelegt. Sie haben den Status des Einkaufswagens geprüft und die vom System erzeugte Bestellnummer ermittelt. Vorgehensweise Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anzeigen Transaktionscode ME23N 1. Wählen Sie Andere Bestellung (Umsch + F5), und geben Sie die Bestellnummer ein. 2. Um den Bestellbeleg anzuzeigen, wählen Sie Anderer Beleg. Nun können Sie die Details Ihrer Bestellung prüfen. Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) SAP ERP Benutzer Operativer Einkäufer Link BS_Logon_page 1. Auf dem Einstiegsbild der SAP NWBC-Oberfläche finden Sie links das Benutzermenü und rechts den Anwendungsbereich. Um zur Bestellung zu gelangen wählen Sie Einkauf in der horizontalen Menüleiste. 2. Wählen Sie im Work Center Einkauf und anschließend im Benutzermenü Bestellungen. 3. Wählen Sie eine aktive Abfrage, welche alle Berstellungen anzeigt. Für diesen Zweck können Sie sich eine eigene Abfrage erstellen. 4. Klicken © SAP AG Sie auf die Einfaufsbelegnummer, um die über Neue Abfrage defin. Bestellung anzuzeigen. Seite 11 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung 4.4 Status des Einkaufswagens anzeigen Verwendung In diesem Abschnitt prüfen sie den Status des Einkaufswagens und zeigen die erzeugten Belege an. Vorgehensweise 1. Melden Sie sich über den folgenden Link auf Ihrem Frontend-PC auf der SRM-Startseite als Mitarbeiter an: SAP SRM Benutzer Mitarbeiter Link BS_Logon_page 2. Um den Status Ihres Einkaufswagens zu prüfen, wählen Sie im Benutzermenü Einkaufsbereich. Wählen Sie in den Queries im persönlichen Arbeitsvorrat das Element Shopping Carts und aktualisieren Sie die Query. Suchen Sie Ihren Einkaufswagen anhand des oben gegebenen Namens, und prüfen Sie das Statusfeld. Der aktuelle Status lautet Genehmigt. 3. Um nach der Genehmigung die im ERP-System erzeugte Bestellnummer anzuzeigen, rufen Sie die Details zu den Belegpositionen auf. Wählen Sie für die Zeile mit Ihrem Einkaufswagen Details. 4. Im Bereich Zugehörige Belege finden Sie die Bestellnummer für den Einkaufswagen aus dem ERP-System. 4.5 Bestätigung anlegen Verwendung In diesem Abschnitt wird eine Bestätigung (Wareneingang) angelegt, nachdem Sie die Materialien oder Dienstleistungen vom Lieferanten erhalten haben. Die Bestätigung unterliegt einem Genehmigungs-Workflow, kann jedoch an Geschäftsanforderungen angepasst werden, so dass keine Genehmigung erforderlich ist. Voraussetzungen Sie haben den Einkaufswagen angelegt und eine Bestellung wurde zugeordnet. Vorgehensweise 1. Melden Sie sich über den folgenden Link auf Ihrem Frontend-PC auf der SRM-Startseite als Mitarbeiter an: SAP SRM Benutzer © SAP AG Mitarbeiter Seite 12 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung Link BS_Logon_page 2. Auf dem Einstiegsbild der NWBC-Oberfläche finden Sie links das Benutzermenü und rechts den Anwendungsbereich. Wählen Sie im Benutzermenü Einkaufsbereich. 3. Wählen Sie in den Queries im persönlichen Arbeitsvorrat das Element Einkaufswagen und suchen Sie Ihren Einkaufswagen. 4. Markieren Sie die Zeile Ihres Einkaufswagens und wählen Sie Bestätigung anlegen. 5. Geben Sie im Feld Name der Bestätigung einen beschreibenden Text ein und passen Sie ggf. das Lieferdatum an, das standardmäßig dem Systemdatum entspricht. 6. Geben Sie im Feld Menge bestätigen die zu bestätigende Menge ein. Alternativ können Sie Alle ausstehenden Mengen kopieren wählen, damit das System die verfügbare zu bestätigende Menge vorschlägt. 7. Wählen Sie Bestätigen. Ergebnis Sie haben eine Bestätigung angelegt. Die Bestätigungsdetails werden auch in der Bestellhistorie berücksichtigt. 4.6 Bestätigung genehmigen Verwendung In diesem Abschnitt wird die Bestätigung genehmigt. Vorgehensweise 1. Melden Sie sich über den folgenden Link auf Ihrem Frontend-PC auf der SRM-Startseite als Manager an: SAP SRM Benutzer Manager Link BS_Logon_page 2. Auf dem Einstiegsbild der NWBC-Oberfläche finden Sie links das Benutzermenü und rechts den Anwendungsbereich. Wählen Sie im Benutzermenü Abeitsübersicht, um im Anwendungsbereich Ihren Arbeitsvorrat anzuzeigen. 3. Wählen Sie in Ihrer Workflowliste die passende Zeile aus, um weitere Details anzuzeigen und um die Position zu genehmigen. 4. Prüfen Sie die Details der Bestätigung. Um die Bestätigung zu genehmigen, drücken Sie Genehmigen. Ergebnis Sie haben eine Bestätigung genehmigt. © SAP AG Seite 13 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung Sie können sich nun als Manager ab- und erneut als Mitarbeiter anmelden, um sich zu vergewissern, dass Ihre Bestätigung genehmigt worden ist. Wählen Sie im Benutzermenü Einkaufsbereich, wählen Sie anschließend in den Queries im persönlichen Arbeitsvorrat das Element Bestätigungen und aktualisieren Sie die Query. Suchen Sie Ihre Bestätigung und prüfen Sie sie. Um die im ERP-System erzeugte Belegnummer anzuzeigen, rufen Sie die Details zu den Belegpositionen auf. Wählen Sie dazu im Benutzermenü Einkaufsbereich. Wählen Sie anschließend in den Queries im persönlichen Arbeitsvorrat das Element Einkaufswagen und aktualisieren Sie die Query. Wählen Sie für die Zeile mit Ihrem Einkaufswagen Anzeigen. Im Bereich Zugehörige Belege finden Sie die Belegnummer der Bestätigung aus dem SAP ERPSystem. 4.7 Bestellhistorie prüfen Voraussetzungen Für die Bestellung wurde eine Bestätigung angelegt. Vorgehensweise Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Menü Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anzeigen Transaktionscode ME23N 1. Wählen Sie Andere Bestellung (Umsch + F5), und geben Sie die Bestellnummer ein. 2. Um den Bestellbeleg anzuzeigen, wählen Sie Anderer Beleg. Auf der Registerkarte Bestellentwicklung können Sie die Wareneingänge prüfen. Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) SAP ERP Benutzer Operativer Einkäufer Link BS_Logon_page 1. Auf dem Einstiegsbild der SAP NWBC-Oberfläche finden Sie links das Benutzermenü und rechts den Anwendungsbereich. Um zur Bestellung zu gelangen wählen Sie Einkauf in der horizontalen Menüleiste. 2. Wählen Sie im Work Center Einkauf und anschließend im Benutzermenü Bestellungen. 3. Wählen Sie eine aktive Abfrage, welche alle Berstellungen aulistet. Für diesen Zweck können sie sich eine eigene Abfrage über Neue Abfrage defin. erstellen. 4. Klicken Sie auf die Einfaufsbelegnummer um die Bestellung anzuzeigen. © SAP AG Seite 14 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung 5. Auf der Registerkarte Bestellentwicklung können Sie die Wareneingänge prüfen. 4.8 Rechnung anlegen Verwendung In diesem Abschnitt legen Sie eine Rechnung (Logistikrechnung) an, nachdem Sie Materialien oder Dienstleistungen von Ihrem Lieferanten erhalten haben oder direkt nachdem die Bestellung angelegt wurde. Ob ein 3- oder 2-Wege-Abgleich verwendet wird, hängt davon ab, ob auf der Bestellung ein Wareneingangskennzeichen gesetzt wurde. Dieses Kennzeichen gibt an, ob für die Auftragsposition ein Wareneingang zulässig ist und erwartet wird. Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, ist die Auftragsposition bestandsführungsrelevant. Wenn kein Wareneingangskennzeichen gesetzt wurde, kann die Rechnung direkt zur Bestellung gebucht werden. Diese Einstellung hängt von der Auftragsart in SAP ERP ab. Voraussetzungen Sie haben den Einkaufswagen angelegt und bestellt und anschließend wurde eine Bestellung angelegt. Für Bestellpositionen mit gesetztem Wareneingangskennzeichen ist ein Wareneingang oder eine Rückmeldung erforderlich, damit eine Rechnung erfasst werden kann. Für Dienstleistungspositionen ist eine Leistungserfassung und die Freigabe (in ERP) oder eine Rückmeldung der Leistungserbringung in SAP SRM erforderlich. Vorgehensweise Bestellbezug beim Anlegen einer Rechnung mit 1. Melden Sie sich über den folgenden Link auf Ihrem Frontend-PC auf der SRM-Startseite als Mitarbeiter an: SAP SRM Benutzer Employee Link BS_Logon_page 2. Auf dem Einstiegsbild der NWBC-Oberfläche finden Sie links das Benutzermenü und rechts den Anwendungsbereich. Wählen Sie im Benutzermenü Einkaufsbereich. 3. Wählen Sie in den Querys im persönlichen Arbeitsvorrat Rechnungen/Gutschriften. Wählen Sie das die Schaltfläche Rechnung erfassen aus und suchen Sie nach dem Eintrag Rechng. Sie können auch Gutschrift, Nachtr. Belastung oder Nachtr. Entlastung buchen. 4. Suchen Sie die Bestellung, zu der Sie die Rechnung buchen möchten, über die Drucktaste Hinzufügen oder den Link Suchen. 5. Verwenden Sie die Eingabehilfe, um den Rechnungssteller einzugeben. Wenn Sie den Lieferanten eingeben, wird Rechnungssteller automatisch ausgefüllt. 6. Geben Sie den Lieferanten ein, auf den Sie die Rechnung buchen möchten. Der Wert für Lieferant wird von der Bestellung übernommen. Sie können die Rechnung nicht auf mehrere Lieferanten buchen. © SAP AG Seite 15 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung 7. Geben Sie einen beliebigen Wert in das Pflichtfeld Externe Rechnungsnummer ein. 8. Geben Sie etwas in das Pflichtfeld Rechnungsdatum ein. 9. Prüfen Sie die Bestellposition auf fehlende Informationen. 10. Falls erforderlich, ändern Sie den Wert für den Steuercode. 11. Wählen Sie Gesamtsteuernetrag berechnen. 12. Wählen Sie Gesamtwert berechnen. 13. Wählen Sie Buchen. Ergebnis Sie haben eine Rechnung in SRM angelegt. Ein Rechnungsbeleg wird an SAP ERP gebucht. Die Rechnungsdetails werden auch in der Bestellhistorie aktualisiert. Mithilfe der Transaktion „ME23n“ können Sie die Bestellhistorie zu dem Bestellbeleg anzeigen, für den Sie die Rechnung angelegt haben. Vorgehensweise Bestellbezug beim Anlegen einer Rechnung ohne 1. Melden Sie sich über den folgenden Link auf Ihrem Frontend-PC auf der SRM-Startseite als Mitarbeiter an: SAP SRM Benutzer Employee Link BS_Logon_page 2. Auf dem Einstiegsbild der NWBC-Oberfläche finden Sie links das Benutzermenü und rechts den Anwendungsbereich. Wählen Sie im Benutzermenü Einkaufsbereich. 3. Wählen Sie in den Querys im persönlichen Arbeitsvorrat Rechnungen/Gutschriften. Wählen Sie das die Schaltfläche Rechnung erfassen aus und suchen Sie nach dem Eintrag Rechng. Sie können auch Gutschrift, Nachtr. Belastung oder Nachtr. Entlastung buchen. 4. Verwenden Sie die Eingabehilfe, um den Rechnungssteller einzugeben. Wenn Sie den Lieferanten eingeben, wird Rechnungssteller automatisch ausgefüllt. Um den automatisch eingegebenen Wert zu ändern, verwenden Sie die Eingabehilfe. 5. Geben Sie den Lieferanten ein, auf den Sie die Rechnung buchen möchten. Bei Rechnungen ohne Bestellbezug wird der Wert für Lieferanten nicht vorgeschlagen, sondern muss manuell eingegeben werden. Geben Sie etwas in das Pflichtfeld Externe Rechnungsnummer ein. 6. Geben Sie etwas in das Pflichtfeld Rechnungsdatum ein. © SAP AG Seite 16 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung 7. Geben Sie die Beschreibung und die Produktkategorie oder die Produkt-ID, die Menge, die Mengeneinheit, den Preis, die Währung und andere Pflichtdaten zum Artikel in der Rechnungszeile ein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Daten für die Rechnungsbuchung ausreichen, wählen Sie „Prüfen“. 8. Falls erforderlich, ändern Sie den Wert für Steuercode. 9. Wählen Sie Gesamtsteuernetrag berechnen. 10. Wählen Sie Gesamtwert berechnen. 11. Wählen Sie Buchen. Ergebnis Sie haben eine Rechnung in SAP SRM angelegt. Ein Rechnungsbeleg wird an SAP ERP gebucht. Die Rechnungsdetails werden auch in der Bestellhistorie aktualisiert. 4.9 Rechnung genehmigen Verwendung In diesem Abschnitt muss die angelegte Rechnung genehmigt werden. Vorgehensweise 1. Melden Sie sich über den folgenden Link auf Ihrem Frontend-PC auf der SRM-Startseite als Manager an: SAP SRM Benutzer Manager Link BS_Logon_page 2. Auf dem Einstiegsbild der NWBC-Oberfläche finden Sie links das Benutzermenü und rechts den Anwendungsbereich. Wählen Sie im Benutzermenü Arbeitsübersicht, um im Anwendungsbereich Ihr Work item anzuzeigen. 3. Wählen Sie in Ihrem Workflow die Betreffzeile einer Position aus, um weitere Details anzuzeigen und die Position zu genehmigen. 4. Prüfen Sie die Details der Rechnung. Wählen Sie Genehmigen, um die Rechnung zu genehmigen. Ergebnis Sie haben eine Rechnung mit oder ohne Bestellbezug genehmigt. Sie können sich nun als Manager abmelden und als Mitarbeiter anmelden. Prüfen Sie anschließend, ob die Rechnung genehmigt wurde. Wählen Sie im Benutzermenü Shopping Area, wählen Sie anschließend in den Querys im persönlichen Arbeitsvorrat das Element Invoices und aktualisieren Sie die Query. Suchen Sie Ihre Rechnung und prüfen Sie sie. © SAP AG Seite 17 von 18 SAP Best Practices Self-Service Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay): Ablaufbeschreibung Um die im SAP-ERP-System erzeugte Rechnung anzuzeigen, navigieren Sie zu den Positionsdetails des Belegs. Wählen Sie im Benutzermenü Invoices/Credit Memos, wählen Sie anschließend in den Querys im persönlichen Arbeitsvorrat das Element Invoices/Credit Memos und aktualisieren Sie die Query. Wählen Sie für die Zeile mit Ihrem Beleg die Drucktaste Details. Im Bereich Related Documents finden Sie die Belegnummer für die Rückmeldung aus dem SAPERP-System. Über die Transaktion „FB03“ können Sie die gebuchten Belege direkt in SAP ERP anzeigen. © SAP AG Seite 18 von 18
