Erna Dokumente T1/T4/broschAusschnitt

Vorwort
Der PC ist inzwischen eines der wichtigsten Arbeitsmittel des modernen Büroalltages geworden, er
wird von Sachbearbeitern und von Führungskräften eingesetzt, und er will beherrscht sein. Der
Informationsbedarf des Management zur Entscheidungsfindung und für das Controlling ist nur mit
dieser Technik und geeigneten Programmen in kurzer Zeit zu befriedigen. Die Programme werden
für den Endnutzer immer leistungsfähiger gestaltet, um ihm zusätzliche Werkzeuge zu den
betrieblichen Informationssystemen zu geben. Daher integrieren wir in unsere Ausbildung PCPraktika, die den Umgang mit diesen den Arbeitsalltag unterstützenden Office-Programmen
vermitteln. Betrachten Sie es daher eher als ein Angebot statt als Pflicht, wenn Sie lt.
Prüfungsordnung an unserer Fakultät als Voraussetzung für die Zulassung zum Examen einen
Schein über die erfolgreiche Absolvierung eines PC-(Pflicht)praktikums vorlegen müssen. Dieses
Praktikum soll Sie auf Ihren beruflichen Einsatz vorbereiten, indem die Funktionalität der
gängigsten Programme für einen Wirtschaftler am Hilfsmittel PC trainiert werden.
Unser Praktikumsangebot umfasst z. Z. zwei (nicht ganz unabhängige) Teilkurse:

einem Teil zur Einführung in die gebräuchlichste Standardanwendersoftware zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Datenbank, genannt K1 oder auch PC-Grundkurs; der als
Tutorium mit ca. 30 Stunden Übung abläuft;

und einem zweiten Teil (auch ca. 30 Stunden Übung), bei dem alternativ gewählt werden
kann zwischen den Grundlagen der Programmierung in einer modernen objektorientierten
Programmiersprache (genannt K2A) oder der Weiterführung der Anwendung der bereits aus K1
bekannten Standardanwendersoftware (genannt K2B). Über diesen Teil ist eine praktische Prüfung
abzulegen, um den (Pflicht)Schein zu erwerben.
Der erste Teilkurs ist als Tutorium angelegt und die vorliegende Broschüre ist das Übungsmaterial,
worin Sie die Inhalte des Grundkurses finden. Sie können selbständig damit arbeiten, die
erwähnten Programme und Übungsdateien finden Sie auf den angegebenen Datenträgern, und
Sie können auch die Tutorien besuchen, in denen die Lösungen zu den Übungsaufgaben
vorgestellt werden und wo mancher gute Tipp bereitgehalten wird. Vor dem Besuch eines der
Pflichtkurse (A oder B) müssen Sie dann Ihre Fähigkeiten in einem Zugangstest unter Beweis
stellen, der die Inhalte aus dem ersten Teilkurs abprüft.
Zur Arbeit mit der Broschüre: Im vorliegenden Band werden 4 Themen behandelt: Betriebssystem
und Nutzeroberfläche, das Textverarbeitungsprogramm Word für Windows, das Tabellenkalkulationsprogramm Excel und das Datenbanksystem Access. Wir haben uns dabei auf den
Erwerb der Grundkenntnisse zum jeweiligen Programm beschränkt und absichtlich auf eine
vollständige Dokumentation der Software in den Kapiteln verzichtet. Es werden statt dessen in
Kurzform die Befehle, Funktionen und Arbeitsweisen der Software dargestellt, die zum Abarbeiten
der angegebenen Beispiele notwendig sind. Die erklärenden Texte sind in normaler Schrift, die
angesprochenen Menüpunkte in den Programmen in KAPITÄLCHEN-Schrift und die
Übungsaufgaben meist in kursiver Schrift dargestellt. Die Erläuterungen sind auch nicht unbedingt
versionsgebunden (also z.B. nur Bedienungsanleitung für Word 2002) sondern sollen die
Funktionalität allgemein aufzeigen.
Weiterführende Erläuterungen zu den eingesetzten Standardsoftwarepaketen finden Sie in der
Hilfe am Rechner, in Handbüchern und Dokumentationen in den Pools und in der umfangreichen
Literatur in den Lesesälen.
Viel Spaß bei der Arbeit am PC wünscht
Beate Eckart
Jena, im WS 2005/2006
1. Betriebssystem und Nutzeroberfläche
1.1
Systemstart
Mit dem Einschalten eines Rechners, d.h. dem Betätigen des Netzschalters oder der Reset-Taste
wird das Betriebssystem geladen (diesen Vorgang nennt man Booten). Das Betriebssystem eines
PC hat verschiedene Aufgaben, es stellt sich dar als eine Vielzahl von Dateien, die (meist) auf der
Festplatte des Rechners dauerhaft gespeichert sind und teilweise beim Boot-Vorgang in einen
besonderen Speicherbereich geladen werden. Damit der PC richtig funktioniert, müssen diese
Systemdateien und eine ganze Reihe von Hilfs- und Dienstprogrammen vorhanden sein: z.B.
damit Sie die vorhandenen Programme starten und damit arbeiten können, auf dem Bildschirm
etwas sehen oder den Drucker benutzen können.
Man muss heute keine Betriebssystembefehle mehr erlernen, denn es gibt für den Bediener am
modernen PC eine grafische Oberfläche als Hilfsmittel zur mausgestützten Befehlseingabe.
Somit werden Befehlseingaben, die früher durch die Eingabe eines Kommandos ausgeführt
wurden, durch Klicks mit der Maus ersetzt. Das ist heute üblich und viele Anwender kennen nur
noch diese grafischen, intuitiv zu bedienenden Oberflächen. Das Betriebssystem Windows in
seinen verschiedenen Versionen (aktuell XP) von Microsoft ist dabei sehr weit verbreitet und wir
folgen dem Trend1 und wollen im Kurs die besprochene Standardsoftware unter Windows
abarbeiten.2
Dieses Betriebssystem ist auf die Prozessoren der PC abgestimmt, es hat die Fähigkeit, den
gesamten zur Verfügung stehenden Arbeitsspeicher (im Pool zwischen 128 – 512 MB) zu
verwalten und ist multitasking und multiuser fähig.
1.2.
Netzbetrieb
Anders als zu Hause auf Ihrem Home-PC ist in unserem PC-Pool auf dem lokalen Rechner in der
Regel nur wenig Software installiert. Der größere Teil der Software ist auf Servern verfügbar, der
Nutzer meldet sich daher am Netz an (= einloggen). Jeder Nutzer erhält ein eigenes Login, denn
wenn z.B. Dokumente kostenpflichtig ausgedruckt oder eine e-mail versandt werden soll, ist das
unerlässlich. Den Antrag wird bei der studentischen Aufsicht im Pool gestellt3.
Eine Folge des Netzbetriebs und der erforderlichen Sicherheit im Netz ist es auch, dass bestimmte
Funktionen auf der Betriebssystemoberfläche nicht zur Verfügung stehen, da sie durch die
Systemadministration gesperrt wurden. Bringen Sie also keine Spiel-CDs von zu Hause mit, Sie
dürfen keine Programme installieren oder unregistrierte Programme starten. Auch viele der
Anpassungsoptionen sind gesperrt, damit sich die Pool-Rechner für jeden Studenten gleich
präsentieren.
In der Regel sind die Rechner im Pool bereits eingeschaltet und man kann sich sofort am Netz
anmelden: Nach der Eingabe von Nutzerkennzeichen und Passwort wird Ihr Rechner als Client
am Server angemeldet. Es wird das Netzbetriebssystem Novell® genutzt, daher erscheint die
Ausschrift am Bildschirm: NovellClient. Läuft alles richtig durch, erhalten Sie die
Benutzeroberfläche von Windows, den sogenannten Desktop. In erweiterter Umgebung finden Sie
an Ihrem Arbeitsplatz auch die Netzumgebung.
1.3
Nutzeroberfläche
Der Desktop soll eine Schreibtischoberfläche repräsentieren und der Name Windows leitet sich
logischerweise von der Fenstertechnik her, die die Arbeit auf dieser Benutzeroberfläche
kennzeichnet. Für jeden Dialog zwischen Mensch und Computer öffnet sich ein neues Fenster auf
dem Bildschirm / Desktop. Es sind beliebig viele Fenster möglich und aufeinander stapelbar, so
dass Sie in gewohnter Art und Weise wie in der Realität verfahren können: Wer es gern chaotisch
hat... Die Fenster kann man hinsichtlich Größe und Lage auf dem Bildschirm verändern und auch
den Inhalt selbst gestalten. In der Taskleiste am unteren Bildschirmrand werden die offenen
Fenster angezeigt. Nach Beenden der Arbeit schließt man die Fenster bzw. wählt einfach ein
anderes aus.
Der Nutzer hat mehrere Möglichkeiten, ein Fenster zu öffnen, sprich: einen Dialog zu beginnen:
direkt vom Desktop aus mit Doppelklick auf ein Icon, oder über die STARTTASTE. Nach der
1
eine Alternative wäre z.B. das BS LINUX
Z. Z. sind die Pool-Rechner mit Windows XP ausgestattet
3 in der Vorlesungszeit täglich von 10.00 - 22.00 Uhr
2
Anmeldung eines Nutzers im PC-Pool zeigt sich unser Desktop als gut aufgeräumt, drei Icons
werden in der Regel angeboten: Arbeitsplatz, Application Explorer und Papierkorb. Außerdem gibt
es den Ordner Users auf dem Desktop, einen Schnellzugang zum Speicherort für Nutzerdateien.
Grafische Benutzeroberflächen arbeiten
also mit Sinnbildern, sog. Icons. Die
Oberfläche ist auf die Bedienung mit der
Maus ausgerichtet und in großen Teilen
selbsterklärend, Hilfe gibt dabei auch die
sog.
QuickInfo.
Applikationen
unter
WINDOWS benutzen alle die gleiche, bzw.
eine
sehr
ähnliche
grafische
Bedienoberfläche. Diese Einheitlichkeit ist
ein großer Vorteil für das schnelle
Einarbeiten in diese Programme; die
Symbolschaltflächen und Menüstrukturen in
den Programmen sind standardisiert und
evtl. auch in der Software anderer Hersteller
zu finden.
Ab Windows 95 wurde von Microsoft mehr als vorher der Gedanke verwirklicht, auf dem PC die
Realwelt nachzubilden. Klicken wir auf das Icon Arbeitsplatz, finden wir im sich öffnenden Fenster
alles, was zu unserer Arbeitsumgebung gehört: neben dem lokalen Rechner mit Diskettenlaufwerk
A:, Festplatten C: und D:4, das Laufwerk zum Lesen einer DVD-(ROM) D: auch die verschiedenen
Netzanbindungen.
Für den Nutzer der Rechner des PC-Pools sind zwei Möglichkeiten gegeben, seine Daten
abzulegen: im Ordner Users, der gleichzusetzen ist mit dem Laufwerk D:\ und im sog. Home,
einem Ordner auf einem der Server, bezeichnet unter dem Laufwerksbuchstaben S:.
Ein anderes Icon, der Application Explorer, führt den Nutzer zu den Anwendungen. Da diese alle
im Econet (Name für den lokalen Verbund aller Netze an der WiWiFak) zur Verfügung stehen,
erreicht man erst einmal einen Ordner mit diesem Namen. In Gruppen werden dann angeboten:
4
im Pool sind die Laufwerke C: und D: in der Regel Partitionen einer physischen Festplatte, D: dient der
Datenspeicherung durch den Nutzer als Ordner USERS.
z.B. das Office-Paket, Programmiertools oder Statistiksoftware. Für die Netzbetreiber kann so die
Verwaltung der installierten Software einfach gemacht werden.
Erschließen wir uns die Fenstertechnik in Windows:
Klicken Sie auf beliebige Icons auf dem Desktop, z.B. Arbeitsplatz oder Application Explorer. Bei
Standardeinstellung sehen Sie: Immer ein Fenster ist das aktive Fenster, es ist in der Kopfzeile
oder Titelzeile (diese enthält den Namen der Anwendung oder des Dokumentes) farbig unterlegt,
inaktive Fenster sind grau. (Bei einem ungünstigen Farbschema ist fast nicht zu erkennen,
welches der Fenster gerade aktiv ist.) Mit dem Öffnen erscheint in der Taskleiste eine Schaltfläche.
Die Schaltfläche vom aktiven Fenster ist gedrückt.
Die Fenster sind nicht starr angeordnet, sondern genau wie auf einem gut
aufgeräumten Arbeitstisch kann man alles übereinander stapeln oder
nebeneinander legen oder auch aufgeschlagen mal in die Ecke legen bis
zur Wiederverwendung. (Klicken Sie zum Test mal mit der rechten
Maustaste in der Taskleiste).
Wenn der Fensterausschnitt nicht den vollen Inhalt eines Fensters zeigt,
kann in einem aktiven Fenster
gescrollt werden, dazu den
Mauszeiger auf Pfeile oder Balken
im rechten oder unteren Rand
setzen und klicken oder mit
gedrückter Maustaste ziehen.
Vielleicht bringt aber auch das Vollbild etwas mehr
Übersicht. Und wenn man eine so genannte Scroll-Maus
hat, geht es noch schneller!
Die Symbole rechts in der Titelleiste eines
Fensters dienen der „Schnellbedienung“: minimieren, in
Vollbild umändern, Schließen des Fensters.
Das Start-Menü der Pool-Rechner ist vom Nutzer nicht
änderbar, weder in den Einträgen noch im
Erscheinungsbild. Welche Gliederung hier erscheint, ist
von den Installationen auf dem lokalen Rechner
abhängig. Die Ansicht dieses Menüs ist im Pool auf die
herkömmliche
Art
in
Windows-Betriebssystemen
eingestellt, das XP-Start-Menü würde sich auf
Nutzeraufgaben angepasster und ein wenig „bunter“ darstellen.
Am rechten Rand der Taskleiste
finden
Sie
in
der
Umgebungsleiste weitere aktive
Anwendungen,
die
im
Hintergrund laufen. Was hier
angezeigt wird, ist wiederum von
den Einstellungen abhängig und
im PC-Pool von Ihnen ebenfalls
nicht änderbar. Die rechte
Maustaste
bringt
Sie
zu
inhaltsbezogenen Menüs von
denen jedoch die Einstellung
oder auch das Ansehen der
Eigenschaften immer gesperrt
sind.
Zur
Befehlsausführung
wird
normalerweise mit der linken
Maustaste gearbeitet. Die rechte Maustaste hat insbesondere seit Windows95 aber an Bedeutung
und Funktionalität einiges zugelegt, insbesondere für schnelle,
inhaltsbezogene sog. Kontextmenüs. Fast jeder Bereich in den
verschiedenen Programmen ist mit solch einem Kontextmenü
belegt. Je nach Aufgabe wechselt also hier die Anzeige. Zur
Schnellbedienung ist das sehr nützlich, da kein umständliches
Suchen in umfangreichen Menüleisten notwendig ist. Wird z.B. mit
der rechten Maustaste auf den Desktop geklickt, sind die
wichtigsten Aufgaben verfügbar:
Die Eigenschaften des Desktops sind jedoch nicht einstellbar, wegen der bereits erwähnten
Sperrung durch die Systemadministration. Schließlich sind die Poolrechner keine Personal
Computer
im
engsten
Sinn.
Auch
die
Taskleistenanpassung ist daher deaktiviert. Für den
eigenen Rechner ist diese Funktionalität aber sehr
nützlich, da es viele verschiedene Auffassungen und
Bedienmöglichkeiten gibt, in der jeder Nutzer seine
Favoriten finden muss.
Wer mehr über die Features des BS Windows erfahren
möchte, startet die XPTour in der Programmgruppe
Zubehör.
Im Pool wird die Arbeit eines Nutzers
durch das Abmelden vom Netz beendet,
der Klick auf die Startschaltfläche und
die Auswahl von Herunterfahren bringt
den Nutzer zum entsprechenden Dialog.
Die Abmeldung reicht, ein Herunterfahren ist nur vor dem Ausschalten des Rechners notwendig,
ein Neustart in gewissen Situationen wie unerklärliche Langsamkeit des PC oder Absturz eines
Programms.
Falls Ihnen die Erfahrung mit der Nutzeroberfläche von Windows noch völlig fehlt, sollten Sie die
folgenden Übungsaufgaben realisieren:
1. Öffnen Sie mehrere Fenster auf Ihrem Bildschirm und ordnen Sie diese nach Ihren eigenen
Vorstellungen an (Wie würden Sie Ihren Schreibtisch aufräumen?), nutzen Sie die Maus zum
vergrößern, verkleinern, verschieben und schließen der Fenster!
2. Starten Sie Anwendungsprogramme (z.B. aus dem Office-Paket) und arbeiten Sie mit den
Anwendungsfenstern (Größe ändern, in den Hintergrund legen, Vollbild, teilen, schließen etc.
auch über den Menüpunkt FENSTER!
3. Klicken Sie an beliebigen Stellen des Bildschirms mit der rechten Maustaste und beachten Sie
die unterschiedlichen Menüs.
4. Testen Sie Tasten und Tastenkombinationen wie Windows(Taste)-D, Windows-M, Windows-U,
Alt-F4, F5, F10.
1.4
Datei und Ordnerverwaltung mit dem MS-Explorer
Was für einen Nutzer der Pools bleibt, ist die Verantwortung für die Verwaltung seiner eigenen
Daten. Dateien, die er mit den Programmen in den Lehrveranstaltungen oder beim Schreiben der
Seminar- oder Diplomarbeit anlegt oder aus dem Internet herunter lädt, müssen gesichert werden,
verfügbarer Platz im Home verwaltet werden. Zur Sicherung können das Laufwerk S:\ (Home),
Disketten oder USB-Sticks
oder
auch
externe
Festplatten dienen.
Eine recht übersichtliche
Möglichkeit
der
Datenverwaltung bietet der
Windows-Explorer, der am
schnellsten über einen Klick
mit der rechten Maustaste
auf dem Start-Button oder
die
Tastenkombination
Windows-E
(Arbeitsplatz)
erreichbar ist. Auch der
Aufruf
von
Arbeitsplatz
aktiviert den Explorer. Dabei
wird die Oberfläche des
Internetexplorers
dazu
verwendet, die Ordner und
Dateien oder die Aufgaben,
die mit Ordnern und Dateien
verbunden sein können,
anzuzeigen.
Über das Menü ANSICHT erfahren wir, dass die Explorerleiste – der linke Teil des Fensters auf die
Option Ordner eingestellt ist und damit wird die Hierarchie der Laufwerke, Ordner (früherer Begriff:
Verzeichnisse als Übersetzung von Directory) und Dateien sichtbar.
Schreibt man den Speicherort einer Datei in einer Zeile, wird ein „Pfad“ dargestellt: z. B.
C:\Dokumente und Einstellungen\w3ecbe\Eigene Dateien\meinText.doc. In der Kommunikation
können Anwender durch diese Schreibweise schnell den Speicherort für eine bestimmte Datei
erfahren oder mitteilen. In der Adressleiste des Explorers wird er vollständig dargestellt und dort
kann auch aus einer Liste der letzten Adressen ausgewählt werden5.
Die Ansicht der Explorerleiste lässt
sich leicht umschalten oder auch
ausschalten, da in Windows XP
insbesondere
Nutzeraufgaben
unterstützt werden sollen, kann
man die allgemeinen Aufgaben
anzeigen lassen, indem man die
Schaltfläche
Ordner
in
der
Symbolleiste
drückt.
Die
Aufgabenlisten wechseln je nach
Inhalt des rechten Fensterteils =
des Ordners oder nach Markierung
in diesem Teil. Für Bilder z.B.
erhält der Nutzer folgende Liste:
Auch
die
wichtigsten
Dateiaktionen, die auch
für
Ordner
zutreffen,
werden in einer Aufgabenliste zusammengestellt.
Bestimmte organisatorische Einstellungen im Pool führen beim
Speichern einer Nutzerdatei immer direkt zu einem Ordner
users
(auf
dem Desktop
sichtbar) der
eigentlich den
Festplattenteil
mit dem Laufwerksnamen D:\ repräsentiert. An
einem standardmäßig eingerichteten Rechner mit
Windows-XP wäre das der Ordner Eigene
Dateien, der dem jeweiligen Nutzer zugeordnet
wird. Im Pool wiederum sieht ein Nutzer alle
Dateien, die im Ordner users abgelegt werden
und er hat keine Garantie, dass seine Dateien
dort sicher sind.6. Hier kann also auch geübt
werden.
Die Benutzerschnittstelle von XP hält viele
Möglichkeiten für einen Nutzer bereit, Dateien
und Ordner zu verwalten, insbesondere über die
Kontextmenüs, die aufgabenbezogenen Menüs
und über Symbolleisten und Favoritenlisten.
Außerdem bleibt die Schnellbedienung über die Tastaturcodes und zu guter Letzt die Drag and
Drop-Arbeitsweise, die besonders beliebt ist, aber nicht sehr systematisch. Für alle Aktionen mit
Ordnern und Dateien müssen die entsprechenden Objekte markiert werden. Ein Klick markiert
5
Die vollständige Pfadanzeige ist eine Option, die als Eigenschaft auch änderbar ist, die Einstellung der Eigenschaften
ist im Pool jedoch gesperrt.
6 Z. Z. wird jeden 1. eines Monats der Inhalt von D:\ komplett gelöscht!
einen Ordner oder eine Datei, ein Ziehen über mehrere Objekte im Detailfenster markiert mehrere.
Farbliche Unterlegung hilft, die aktivierten bzw. markierten Objekte zu erkennen.
In der Explorerleiste (links) kann verständlicherweise immer nur ein Ordner markiert und damit
geöffnet werden, im Inhaltsfenster (rechts) dagegen mehrere gleichzeitig, denn nur hier hat man
den Zugriff zu der kleinsten Verwaltungseinheit für den Nutzer, der Datei. Nimmt man neben der
Maus auch noch die Tastatur zu Hilfe, kann man sehr zielgerichtet vorgehen und die Arbeit
rationalisieren, indem nicht jedes Objekt einzeln sondern mehrere „behandelt“ werden. Z. B.
markiert man
eine Datei
mehrere Dateien
ein Mausklick auf gewünschte Datei,
erste Datei markieren, STRG-Taste drücken und halten,
Mausklicks auf weitere zu markierende Dateien
eine (zusammenhängende) Dateigruppe erste
Datei
markieren,
Umschalt-Taste
drücken, letzte Datei der Gruppe anklicken oder Ziehen der Maus mit gedrückter linker Taste
über die Gruppe.
(Das funktioniert auch in anderen Anwendungen!)
Alle
Kursdateien
werden z. Z. auf dem
Laufwerk
L:\
bereitgestellt. Von hier
wird kopiert, was in
den Übungen benutzt
wird.
Arbeitsordner
sollte während des
Kurses
nicht
die
Diskette
oder
ein
USB-Stick
sein,
sondern ein Ordner
D:\K1.
Um
den
Arbeitsablauf
durchgängig
zu
gestalten und die
größtmögliche
Nutzerunterstützung
zu erhalten, kann man
das
Menü
BEARBEITEN/IN
ORDNER KOPIEREN…aufrufen.
Das Anlegen eines Neuen Ordners ist in dieser
Vorgehensweise auch gleich mit integriert, wenn wie hier
z.B. zunächst ein Ordner Einführung wie in
L:\public\wiwi\K1 angelegt werden soll.
Die Überlegung, dass damit wie in diesem Beispiel der
ganze Ordner L:\public\wiwi\K1\Einführung vom Laufwerk
L:\ nach D:\K1 kopiert werden soll, kann auch zu einer
anderen Vorgehensweise führen. Im Inhaltsfenster wird
der ganze Inhalt von L:\public\wiwi\K1 sichtbar gemacht
und in der Explorerleiste mittels Scrollbalken D:\K1. Mit
gedrückter linker Maustaste wird der Ordner Einführung
(also von rechts) auf den Ordner K1 in D: (also im linken
Fensterteil) gezogen und dann die Maustaste
losgelassen, wenn K1 farbig wird. Ziehen und
Fallenlassen – das ist etwas für die fortgeschrittenen
Benutzer mit ruhiger Hand .
Beim Herüberziehen wird durch die Symbolik des Mauszeigers zusätzliche Information
bereitgestellt. Das Ziehen mit der rechten Maustaste zeigt die Option des Verschiebens, jedoch ist
dieser Vorgang von einem Serverlaufwerk durch einen Studenten
nicht möglich, da er nicht autorisiert ist, eine Datei auf dem Server
zu löschen. Wenn etwas verschoben wird, kann es natürlich am
ursprünglichen Ort nicht mehr vorhanden sein.
Auch eine Verknüpfung würde nichts nützen, denn ein Student darf
auf dem Server natürlich auch keine Dateien bearbeiten, nur zum
Lesen können diese geöffnet werden.
Ungewollte oder fehlerhafte Aktionen können in der Regel mit der BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG
Funktion auch sofort zurückgenommen werden. Gelöschte Dateien können aus dem Papierkorb
auch wieder ausgekramt werden. Allerdings werden Sie dort auch nicht ewig vorgehalten.
Die Sicherung von Nutzerdateien auf USB-Sticks und Disketten bedeutet kopieren oder auch
verschieben der Dateien auf diese Datenträger. Eine weitere schnelle Möglichkeit ist jedoch auch
das Senden an, das im Kontextmenü gezeigt wird, wenn die Datei mit der rechten Maustaste
markiert wird und ein externes Laufwerk angesprochen werden kann. Das bedeutet, dass natürlich
zunächst der USB-Stick angesteckt oder die Diskette eingelegt werden muss.
Die Aktivierung als Laufwerk ist auch im
Windows-Explorer sichtbar. Um einen USBStick nicht zu beschädigen, sollte das
Laufwerk vor dem Abziehen von der sog.
Schnittstelle auch deaktiviert werden. Dazu
klickt man mit der linken Maustaste auf das
Symbol in der Umgebungsleiste und
bestätigt über die Schaltfläche noch einmal
das Entfernen.
Nach Kopie auf eine Diskette sollte man sich
vergewissern, dass diese nicht mehr angesprochen ist, bevor sie aus dem Laufwerk genommen
wird, am besten wechselt man im Explorer wieder zum Quelllaufwerk zurück.
Aus dem Windows-Explorer können Dateien auch mit Doppelklick zur Bearbeitung geöffnet
werden können. Dabei wird zunächst die Applikation geöffnet und dann die Datei geladen. Das ist
möglich, weil im Betriebssystem bekannt gegeben wurde, welcher Dateityp mit welcher Applikation
zu öffnen ist. Sollte in einem Dateinamen der Dateityp fehlen, kann diese Regel nicht beachtet
werden und die Datei kann nicht über Doppelklick geöffnet werden.
Diese Namenserweiterung ist in der Exploreransicht in den Pools versteckt und der Dateityp nur
über das Symbol oder die Beschreibung deutlich gemacht. Der Sinn liegt darin, dass es dem
Nutzer beim Umbenennen einer Datei so nicht passieren kann, dass er unabsichtlich die
Namenserweiterung löscht und die Datei vom Typ her nicht mehr vom BS erkennbar ist.
Übungsaufgaben mit dem Explorer:
1. Definieren Sie die Begriffe Datei und Verzeichnis/Ordner!
2. Nehmen Sie unter Menüpunkt ANSICHT verschiedene Einstellungen vor und sehen Sie sich
das Ergebnis bewusst an!
3. Wechseln Sie zwischen den Laufwerken, bevor Sie A: ansprechen, muss eine Diskette eingelegt sein!
4. Legen Sie auf der Diskette oder dem USB-Stick Ordner an! (Überdenken Sie vorher die
Verzeichnisstruktur!)!
z.B. die Verzeichnisse TEXT und KURS und in diesem wiederum die Unterverzeichnisse K1
und K2.
5. Legen Sie auf der Festplatte Ihres Rechners im Ordner users einen untergeordneten Ordner
K1 und darin ein eigenes Verzeichnis an (z.B.: C:\users\K1\<nnvn> = ersten beiden
Buchstaben des Nachnamens und des Vornamens)!
6. Kopieren Sie aus dem Verzeichnis Public\wiwi\K1 auf LW L: alle Dateien in Ihren Ordner im
Ordner K1 auf D:\ und in einen Ordner auf einem externen LW.
7. Verdeutlichen Sie sich den Unterschied zwischen kopieren und verschieben! Wiederholen Sie
alle Aktionen mit der rechten Maustaste und über die Tastenkombinationen STRG+C und
STRG+V.
8. Geben Sie Ordnern und Dateien in Ihrem Ordner (und nur dort!) auf D:\ und auf der Diskette
oder dem USB-Stick andere Namen (Beachten Sie die Beibehaltung der Dateierweiterung)!
9. Löschen Sie die Dateien auf Ihren Datenträgern wieder! Löschen Sie auch die selbst
angelegten Ordner auf D:\. Schauen Sie danach in den Papierkorb.
1.5
Windows-Zubehör
Zum Abschluss dieser Einführung in die Arbeit mit Windows sollen noch ein paar Programme vorgestellt werden, die zum Lieferumfang von Windows gehören und unter START ZUBEHÖR zu finden
sind. Die hier auch sichtbaren Programme WinZip und AcrobatReader sind kein Windows-BSZubehör, sondern werden nur in unserem Sprachgebrauch so genannt, weil sie Hilfsprogramme
darstellen. Allerdings ist die Packfunktionalität inzwischen direkt ins BS integriert.
Mit den Zubehörprogrammen soll insbesondere geübt werden, eigene Daten im richtigen Ordner
abzulegen oder zu öffnen, zwischen den Anwendungen zu wechseln und den Datenaustausch
über die Zwischenablage zwischen den Anwendungen zu testen. Später werden dann diese
Kenntnisse bei anderen größeren Programmen von Nutzen sein.
Der Menüpunkt BEARBEITEN, der in allen Windows-Anwendungen enthalten ist, spielt dabei eine
wesentliche Rolle: KOPIEREN, AUSSCHNEIDEN, EINFÜGEN sind wichtige Arbeitsweisen für den
Datenaustausch, wie wir bereits beim MS-Explorer gesehen haben. Jeder Nutzer sollte sich auch
die Tasten-Kombinationen für diese Aktionen merken (STRG+C = Kopieren, STRG+V= Einfügen,
STRG+X = Ausschneiden), da ihre Benutzung schneller ist und manchmal der einzige Zugang zu
diesen Funktionen. Folgende Symbole repräsentieren die Funktionen in den Symbolleisten aller
Anwendungen:
WINDOWS kann, wie schon gesagt, mehrere Anwendungen offen halten. Der Nutzer selbst führt
den direkten Dialog zwar immer nur mit einer Anwendung, muss aber ein Programm, welches er
gerade nicht benötigt, auch nicht schließen, er wechselt einfach zwischen den Anwendungen über
die Taskleiste oder die Tastenkombination ALT+Tab.
Notepad oder Editor: ist ein Texterfassungsprogramm, dass nur „reinen“ Text zulässt, und nur
sehr einfache Formatierungen unterstützt. Er wird zur Anzeige und Erstellung von .txt-Dateien oder
auch zur Erstellung oder Bearbeitung von Webseiten benutzt.
Mit WordPad können Sie einfache Textdokumente oder bereits Dokumente mit komplexer
Formatierung und Grafiken erstellen und bearbeiten. Im Gegensatz zu Notepad, das nur Text
verarbeitet, sind also andere Formate möglich. Sie können Daten aus anderen Dokumenten mit
einem WordPad-Dokument verknüpfen oder in einem WordPad-Dokument einbetten.
Paint ist ein pixelorientiertes Zeichenprogramm, mit dem man Zeichnungen der Formate bmp, gif
oder jpg erstellen oder bearbeiten kann.
WinZip gibt die Möglichkeit, mehrere Dateien verschiedener Formate in einer Datei
zusammenzupacken oder umgekehrt zu entpacken. Das ist günstig für das Verschicken per email
oder wenn man im Internet ein ganzes Dateipaket zum Download zur Verfügung stellen will.
Übungsaufgaben:
a)
Paint
1. Öffnen Sie Paint und fertigen Sie mittels der Icons in der Symbolleiste links eine Zeichnung
an und verdeutlichen Sie sich die Pixelgrafik durch Vergrößern eines Bildausschnittes!
(ANSICHT/ZOOM...)
2. Speichern Sie die Datei in einem untergeordneten Ordner Grafik Ihres Ordners auf der
Festplatte und kopieren Sie anschließend die Datei mittels MS-Explorer auf ei eigenes
externes Speichermedium.
b)
1.
2.
3.
4.
5.
Notepad und WordPad
Öffnen Sie beide Programme und lesen Sie die jeweilige Information über das Programm.
Schreiben Sie mit beiden Programmen einen kurzen (gleichartigen) Text, formatieren Sie
den Text im WordPad.
Speichern Sie die Dateien in einem Ordner Text in Ihrem Ordner auf der Festplatte! (s.
vorn: Sie müssten im Ordner K1 ein eigenes (Unter)Ordner haben. Ist das nicht mehr
vorhanden, dann legen Sie wieder einen Ordner über die Schaltfläche NEUEN ORDNER
ERSTELLEN an!)
Kopieren Sie die Dateien mit Hilfe des MS-Explorers aus dem Ordner auf der Festplatte auf
die Diskette oder den USB-Stick!
Rufen Sie die Dateien wieder auf und bearbeiten Sie sie (Form und Inhalt)! Binden Sie z. B.
in die WordPad-Datei eine Zeichnung (EINFÜGEN OBJEKT BITMAP) ein.
6.
7.
8.
9.
Wechseln Sie im MS-Explorer auf die Ansichtsoption Details und vergleichen Sie die
Dateigröße der Dateien nach dem Speichern. Achten Sie auf den Dateityp, der im Explorer
erkennbar ist.
Legen Sie ein neues WordPad-Dokument an und betten Sie Ihre Zeichnung in das
Dokument über die Funktionen BEARBEITEN KOPIEREN UND EINFÜGEN ein.
Legen Sie ein zweites WordPad-Dokument an und verknüpfen Sie die Datei mit der
Zeichnung über das Menü EINFÜGEN OBJEKT.
Vergleichen Sie wieder die Dateigrößen nach der Speicherung der Dateien als
TestEinbetten.rtf und TestVerknüpfen.rtf und Aktualisierung des Explorerfensters (Taste
F5)
c)
Rechner
Erschließen Sie sich die Möglichkeiten des Taschenrechners selbständig! Hilfreich ist es, die
Hilfe zu lesen.
Schreiben Sie in WordPad eine
Rechenaufgabe, führen Sie die
Berechnung
mit
Hilfe
des
TASCHENRECHNERs durch und
fügen Sie das Ergebnis über das
Bearbeiten-Menü in die Textdatei
ein!
d)
WinZip
Erstellen Sie in D:\K1\Text eine
neue
Zip-Datei
alleÜbungsdateien.zip und fügen
Sie alle Dateien vom Server im
Ordner Public\Wiwi\K1\Einführung
zum Archiv dazu.
2. Textverarbeitung
2.1
Schreiben und Editieren
Starten Sie das Programm MS-Word und erfassen Sie im leeren Dokumentfenster einen neuen 35 Zeilen langen Text ohne sofortige Korrektur.7 Dabei achten Sie auf die so genannten „weichen“
Zeilenumbrüche, die das Textverarbeitungssystem selbständig vornimmt. Zum Wechsel auf die
nächste Zeile am Ende des Textes drücken Sie einmal auf die ENTER-Taste der
alphanumerischen Tastatur und erzeugen somit einen sog. „harten“ Zeilenumbruch. Einen solchen
Textabschnitt nennt man einen Absatz. Der ganze Text wird nicht durch ein <CR> (Currage
Return = Wagenrücklauf-Zeilenschaltung = Entertaste) unterbrochen, sondern erst am Ende des
Textabschnittes wird das Absatzendekennzeichen gesetzt. Machen Sie dieses auch sichtbar,
indem
Sie
die
Schaltfläche
drücken.
Auch
alle
anderen
Formatierungszeichen oder nicht druckbaren Zeichen werden angezeigt, diese Anzeigeform ist bei
einem komplizierteren Layout eines Textes unbedingt notwendig.
Korrigieren Sie jetzt zunächst die Tippfehler: dazu den Kursor mit Maus oder Tastatur an die zu
korrigierende Stelle führen, klicken und die Korrektur ausführen (ein oder mehrere Zeichen
einfügen, Zeichen oder Text löschen, Text markieren und durch anderen Text ersetzen.). Sie
merken sicherlich, dass man so recht umständlich vorgeht. In der Folge wollen wir dazu einige
schnellere Vorgehensweisen kennen lernen. Nutzen Sie z. B. gleich nach einer Aktion auch mal
die Funktion aus dem Menü BEARBEITEN RÜCKGÄNGIG, ein Symbol/Schaltfläche zum schnellen
Aufruf gibt es dafür ebenfalls. So können Sie schnell Fehler oder ungewollte Effekte rückgängig
machen, weitere trickreichere Korrekturmöglichkeiten dann später.
(Übrigens: Die Erläuterung zur Funktionalität der Schaltflächen sehen Sie, wenn Sie die Maus
langsam über die Symbolleisten führen! Die Zeit sollte man sich ab und zu nehmen).
2.2
Text speichern und wieder finden
Speichern Sie jetzt den geschriebenen Text: (Ziel: Festplatte = LW D:, in den Ordner \K1\TEXT).
Die Funktion des Abspeicherns erreichen Sie über das MENÜ DATEI SPEICHERN (für das Speichern
zum ersten Mal und zum Schnellspeichern ohne Abfrage wohin, ist auch das Symbol in der
Sybolleiste da!), und SPEICHERN UNTER, wenn die Datei unter anderem Namen oder auf einem
anderen als dem bisherigen Laufwerk abgelegt werden soll (versuchen Sie auch STRG+S und
F12). Schließen Sie die Datei und öffnen Sie die Datei dann wieder. (MENÜ DATEI ÖFFNEN oder
Schaltfläche in der Symbolleiste). Die zuletzt bearbeitete Datei finden Sie evtl. auch in dem PullDown-Menü DATEI in der sog. Hitliste und im Startmenü unter Dokumente, außerdem bei
angezeigtem Aufgabenbereich in der Kategorie Dokument öffnen. Laufwerkswechsel und
Ordnerwechsel im Dialogfeld zum Öffnen einer Datei sollten Ihnen aus der Arbeit mit WINDOWS
allgemein schon bekannt sein. Testen Sie trotzdem noch einmal:
1. Kopieren Sie die Datei Test.Doc vom Server nach D:\K1\Text.
2. Öffnen Sie die Datei TEST.DOC auf D: durch Doppelklick auf den Dateinamen. Bearbeiten Sie
die Datei nach eigenem Gutdünken.
3. Speichern Sie die Datei in Ihrem eigenen Verzeichnis unter dem Namen TEST1.DOC auf der
Festplatte noch einmal ab.
4. Schließen Sie die Datei, wechseln Sie zum Windows-Explorer und kopieren Sie mit Hilfe
dieses Programms die Datei TEST1.DOC auf einen eigenen externen Datenträger.
Hilfe holen
Wenn Sie wollen, ist ständig ein Hilfe-Assistent präsent, der Ihnen nützliche inhaltsbezogene Tipps
gibt bzw. in der Lage ist, auf Ihre Fragen zu antworten. Sie erreichen ihn durch die HilfeSchaltfläche in der Standardsymbolleiste und können z. B. über die rechte Maustaste auf dem
angezeigten Assistenten auch dessen Optionen ändern. Danach haben Sie das „normale“ Hilfe-
7
Wenn möglich, erfassen Sie im 10-Finger-System, damit eine schnelle Texterfassung möglich ist. Dazu gibt es viele
Lernprogramme, die das Training ermöglichen.
Menü mit Inhalt und Index, Direkthilfe und einer Stichwortsuche. Scheuen Sie sich nicht,
Funktionen in der Hilfe nachzulesen, das hat auch dem Profi schon gute Dienste geleistet.
Absätze ins Format bringen
Absatzformatierungen sind die Ausrichtung des Textes in der Zeile (linksbündig, rechtsbündig,
zentriert, Blocksatz), die Abstände zwischen den Zeilen und bestimmte Einrückungen=Einzug am
Anfang eines Absatzes, des gesamten Absatzes rechts oder links oder beides. Arbeiten Sie zum
Üben mit Ihrer Datei weiter: Setzen Sie den Kursor in einen Absatz und ändern Sie zunächst über
die Schaltflächen die Ausrichtung und über das Menü FORMAT ABSATZ EINZÜGE UND ABSTÄNDE die
Einzüge und den Zeilenabstand. Z.B. Sondereinzug: Hängender Einzug bedeutet ein
„Überhängen“ der 1. Zeile gegenüber den anderen Zeilen des Absatzes. So etwas lohnt sich bei
Aufzählungen und anderen Anstrichen, wenn man nicht über die Nummerierungsfunktion geht.
Beobachten Sie dabei den Text in der Dialogbox als Vorschau! Die großen Lücken im Text beim
so genannten Blocksatz beseitigen wir später durch automatische Silbentrennung. Die
Einrückungen sind auch im Lineal sichtbar und können auch mit der Maus über die Reiter gesetzt
werden. Die meisten Textteile haben bereits ein vordefiniertes Absatzformat, z. B. der
Standardabsatz „ohne Alles“, der nummerierte Punkt, der Absatz mit Anstrich, Überschriften usw.
Das geht auf Formatvorlagen zurück, die in der Standardvorlage für das Dokument gespeichert
sind. Eigene Absatz-Formatvorlagen können auf dieser Basis erstellt werden, und sind ein
wesentliches
Hilfsmittel
für
die
gleichartige
Formatierung
gleichartiger
Textteile.
Überschriftenformatvorlagen sind z. B. nützlich für die automatische Erstellung eines
Inhaltsverzeichnisses, das bedeutet, nur, wenn einer Überschrift der Ebene 1 auch die
Formatvorlage Überschrift1 zugeordnet wurde, wird sie in das Inhaltsverzeichnis einbezogen. Im
Gegenzug dürfen natürlich keine Textteile, die keine Überschriften sind, dieselbe Formatvorlage
aufweisen. Formatvorlagen können neu erstellt werden und mit einem eigenen Namen versehen
werden, z. B. MeinStandardAbsatz oder vorhandene geändert werden. Zum Ändern der
Formatvorlage lässt man am besten im Aufgabenbereich die Formatvorlagen und Formatierungen
anzeigen, klickt mit rechter Maustaste auf die zu ändernde Formatvorlage und kann dann die
gewünschten Einstellungen vornehmen.
2.5
Zeichenformatierungen
Das Format eines Zeichens setzt sich zusammen aus der Schriftart (da gibt’s schon fast zu
viele!), der Zeichengröße und dem Schriftschnitt (fett, kursiv, unterstrichen hoch, tief gestellt, Farbe
usw. ) Testen Sie die Möglichkeiten über das MENÜ FORMAT ZEICHEN und die Symbole in der
Formatierungsleiste. Sie finden in dem vorliegenden Text eine ganze Reihe von
Zeichenformatierungen, die zielgerichtet Hervorhebungen bringen sollen (bei der Anzeige am
Bildschirm auch Animationen). Zu viele Schriftarten jedoch in einem Text lenken vom Inhalt ab,
verwirren den Leser nur und machen die Augen müde. Im formellen Geschäftsverkehr wird
eigentlich nur Arial in der Größe 10 oder Times New Roman in der Größe 12 empfohlen, je
nachdem man eine Schrift mit Serifen haben möchte oder lieber das klarere Bild der serifenlosen
Schrift. Schriftarten sind auf dem Computer installierbar und damit für alle Applikationen
verwendbar. Sollte ein Text geliefert werden, dessen Schriftart nicht auf dem Computer installiert
ist, wird eine benachbarte Schrift zur Anzeige ausgewählt. Im Wesentlichen werden TrueTypeSchriften bevorzugt, da sie skalierbar sind, d. h. in jeder Größe und Schnitt gleichmäßig verändert
werden.
Wenn Sie die Formatierungen schnell überprüfen wollen, können
Sie im Aufgabenbereich die Formatierungen anzeigen lassen
oder Shift (Umschalttaste) + F1 drücken und dann mit der Maus
in den Text klicken. Zum Abschalten dieser Funktion einfach das
Aufgabenbereich-Fenster schließen. Die Kombination aller
Zeichenformate
kann
man
in
Zeichen-Formatvorlagen
zusammenfassen. Dadurch wird gesichert, dass nicht ein
„Wildwuchs“ an verschiedenen Formatierungen entsteht, die
allein dem Nutzer überlassen werden.
2.6
Eingabe- und Korrekturhilfen
Word bietet beim Erfassen eines Textes auch Korrekturhilfen an. Bei der Eingabe werden dem
Wörterbuch unbekannte Wörter sofort gekennzeichnet, wenn die Option Kontrolle während der
Eingabe aktiviert ist. Die rechte Maustaste auf dem falschen Wort
zeigt oft im Kontextmenü in einer Liste die korrekte Schreibweise
und macht eine wiederholte und umständliche Tasteneingabe
unnötig.
Viele der häufigen „Verschreiber“ sind auch schon in den
Autokorrekturlisten
(EXTRAS
AUTOKORREKTUR-OPTIONEN)
enthalten, z. B. Buchstabendreher oder zwei Großbuchstaben am
Anfang eines Wortes. Korrigiert Word automatisch, wird ein sog.
Smarttag sichtbar, der die Korrektur steuerbar macht.
Haben Sie ein besonders kompliziertes Wort, bei dem sie sich immer wieder verschreiben, können
Sie es auch der Autokorrektur zufügen. Eine weitere Möglichkeit, komplizierte, lange Wörter oder
wiederkehrende Texte rationell einzufügen, ist Autotext. Einmal definiert, kann er an schnellsten
durch Eingabe des Autotextnamens und Drücken der F3-Taste aktiviert werden. Z. B. bwl für
Betriebswirtschaftslehre definieren, dann bwl eingeben – F3 drücken und Betriebswirtschaftslehre
wird am Bildschirm sichtbar.
Dann sollen Korrekturen natürlich nicht nur als Tippfehler verstanden werden! Das können auch
Veränderungen des Textes in Bezug auf bestimmte Textteile oder Formate sein. Es gilt: Jeder
gespeicherte Text ist in beliebiger Weise änderbar.
Wenn Sie ganze Texteile umsetzen, dann steht Ihnen dafür das typische BEARBEITEN MENÜ zur
Verfügung (Kopieren, Ausschneiden, Einfügen) oder die Schaltflächen in der Symbolleiste =
Standardfunktionsleiste oder das Markieren und mit der Maus ziehen (Drag and Drop). Kennt man
das Ziel, kann man sehr effektiv arbeiten. Und man sucht sich bald die rationellste und für sich
selbst günstigste Variante aus. Sollen Textteile oder andere Textelemente ausgetauscht und
verschoben werden, lässt es sich auch gut mit der Anzeige der Zwischenablage im
Aufgabenbereich arbeiten. Bis zu 24 kopierte Textteile, Grafiken, Tabellen u. a. zeigt die Liste an.
Nach dem Verschieben und Einfügen wird ein Smarttag für die Einfügeoptionen sichtbar, über
das man z.B. das Format des Eingefügten steuern kann.
Bevor Textteile bearbeitet werden können, müssen sie markiert werden. Dabei gibt es für das
Markieren sehr viele Hilfen: ein Klick setzt den Kursor an die Position, zwei Klicks in einem Wort
markieren dieses und ein 3fach Klick in einem Absatz markiert diesen ganz schnell. Auch mit der
F8-Taste erreicht man im Erweiterungsmodus die Markierungen und die Maus links neben dem
Text markiert mit Klick auch zeilenweise. Aber auch STRG+A, STRG+Ende, ALT+Maustaste
ziehen, Umschalt+Maustaste können nützlich sein. Auch getrennte Textteile kann man inzwischen
markieren, indem die STRG-Taste beim Markieren mit der Maus genutzt wird.
Und dann sollten Sie einmal das
Klicken und Eingeben testen. Merken
Sie, dass der Cursor sich in
unbeschriebenen Teilen des Dokuments
verändert? Auf einem leeren Blatt
(neues leeres Dokument) kann man es
ausprobieren. Dabei wird neben dem
Mauskursor ein Absatz angezeigt, der
links, zentriert oder rechts ausgerichtet
sein kann. Klicken Sie doppelt, wird bis
zu dieser Position Text in Form von
leeren Absätzen in der Standardgröße
erzeugt.
2.7
Ansichten
Das Menü Ansicht hält viele Optionen vor: SEITENLAYOUT, W EBLAYOUT, NORMAL oder GANZER
BILDSCHIRM, ABER AUCH GLIEDERUNGSANSICHT oder DOKUMENTSTRUKTUR über die man in großen
Dokumenten auch navigieren kann.
Klicken Sie dann einmal mit der rechten Maustaste in den Symbolleistenbereich und holen Sie sich
weitere Symbolleisten auf den Bildschirm. Manche Symbolleiste wird aber auch durch das
Programm aufgeblendet, z.B. wenn man eine Grafik anklickt oder eine andere Funktion benutzt,
die mit einer eigenen Symbolleiste verbunden ist.
Eine weitere Dokument-Ansicht ist sehr wichtig, die Seitenansicht! Sie ist über das MENÜ DATEI
SEITENANSICHT oder das Symbol in der Standardsymbolleiste
zu erreichen und vor dem
Ausdruck eines Dokumentes unbedingt empfehlenswert.
Wenn Sie die Seitenansicht auf dem Bildschirm haben, ist es sinnvoll, gleich einmal über das
Format des Dokumentes zu sprechen. In einem Textverarbeitungsprogramm sind gewisse
Standards für neue Dokumente voreingestellt. Z. B. ist zunächst angenommen, dass Sie auf einem
A4-Blatt schreiben und drucken wollen, und zwar hochformatig. Außerdem sind die Ränder, die
gewissen Standards der DIN-Norm des Maschineschreibens entsprechen, gesetzt. Die Vorlage
dafür ist eine allgemeine Dokumentvorlage, die Normal.dot. (vgl. Punkt 2.15).Aber alles ist für das
aktuelle Dokument änderbar! Nehmen Sie die Maus, und schieben Sie in der Seitenansicht die
Begrenzungen im Lineal und verschieben Sie damit die Ränder. Aber wenn man es in cm-genau
wissen will, dann wählt man MENÜ DATEI SEITE EINRICHTEN. Da kann man außer den
millimetergenauen Seitenrändern auch die Papiergröße einstellen und eventuell das Querformat.
Das Lineal ist aber auch im Editierbildschirm da, dort können Sie schon Verschiebungen
vornehmen. Also testen Sie diese Funktion und schauen Sie sich die Wirkung einer Veränderung
auf das Druckbild an. Große Dokumente werden in der Regel in Abschnitte geteilt, die jeweils ein
unterschiedliches Seitenlayout haben können. Dazu gehören auch die Inhalte von Kopf- und
Fußzeilen, die für jeden Abschnitt unterschiedlich sein können, ein Beispiel ist diese Broschüre.
Man muss bei der Einrichtung dann darauf achten, dass im Menü SEITE EINRICHTEN auf keinen Fall
die Einstellungen der Kopfzeile eines Abschnittes an den nächsten Abschnitt übergeben werden.
Die Schaltfläche W IE VORHERIGE ist dann zu deaktivieren.
2.8
Nummerierungen und Aufzählungen schreiben
Ganz leicht bekommen Sie Nummerierungen und Aufzählungen in den Griff: Lesen Sie erst und
schreiben Sie dann
1. Das ist der Punkt Nummer 1. Er wurde über die Schaltfläche in der Symbolleiste erzeugt,
indem sie vor dem Schreiben angeklickt wurde und die 1. erschienen ist. Dabei wird der Absatz
selbständig mit einem so genannten negativen Erstzeileneinzug = hängender Einzug
formatiert.
2. Mit ENTER kommen Sie zum 2. Punkt usw. d.h. die Nummerierung gehört zur
Absatzformatierung,
3. und noch einmal!
Absätze werden aber auch durch die Autokorrektur mit der Nummerierung versehen, wenn die
Ziffer einfach geschrieben wird. Das Smarttag gibt die Möglichkeit, die Korrektur zurückzunehmen.
Das kann man sich aber zunutze machen, wenn nach längerem Text der nächste Punkt kommen
soll. Das Weiterzählen übernimmt dann WORD. Das Ausschalten der Nummerierung erfolgt
einfach durch Klick auf die Nummerierungsschaltfläche oder nochmaliges Enter.
Im MENÜ FORMAT NUMMERIERUNGEN UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN kann man andere Zeichen
auswählen und das folgende Bild entstehen lassen. Auch hier greift die Autokorrektur, wenn das
Zeichen als erstes eingegeben wird und der Absatz als Aufzählung gekennzeichnet wird.
 erster Anstrich
 zweiter Anstrich
 dritter Anstrich.
Wenn wie in diesem Text nach längeren Textteilen neue Gliederungspunkte kommen, kann man
einen Trick verwenden: man übernimmt von einem vorherigen Gliederungspunkt die Formatierung
mit der Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN und setzt sie auf den neu geschriebenen
Gliederungspunkt. Die Nummer wird selbständig durch Word ergänzt.
2.9
Tabellen
Nichts einfacher als das : Klicken Sie auf das Symbol
in der Funktionsleiste, markieren Sie mit
der Maus einige Spalten und Zeilen. Voraussetzung: Sie wissen zumindest, wie viel Spalten Sie
haben wollen, ..oder so in etwa.. alles ist änderbar! Legen Sie dann los und füllen Sie die Tabelle
mit Text, bewegen Sie sich von einem Tabellenfeld zum nächsten mit der TAB-Taste oder mit den
Kursortasten. Also unser erster Versuch:
Name
Ullrich
Liselotte
Alter
23
25
Gewicht
68
56
Größe
1,78 m
1,59 m
Jetzt kann man anpassen: Natürlich mit der Maus, nehmen Sie diese und führen Sie sie langsam
über alle Positionen der Tabelle: den Tabellenkopf, die Gitternetzlinien, am Rand entlang:
bemerken Sie, wie sich der Mauszeiger wandelt? Nun können Sie z. B. auch die Breite der Spalten
ändern, oder alles markieren oder nur den Inhalt eines Tabellenfeldes markieren usw. Und wie
wär's mit Schraffierungen, Linienunterschieden zum "Layouten" der Tabelle, etwa so:
Erreicht wird das über MENÜ
FORMAT
RAHMEN
UND
SCHATTIERUNG und die auch für
Tabellenfelder
geltenden
Absatzformatierungen (zentriert) und die normalen Zeichenformatierungen. Jetzt fügen Sie noch
eine Spalte über das TABELLE-MENÜ ein! Vorher müssen Sie den Kursor natürlich in die Tabelle
Name
Ullrich
Liselotte
Alter
23
25
Gewicht
68
56
Größe
1,78 m
1,59 m
setzen, sonst sind Ihnen die Tabellenfunktionen gar nicht zugänglich, d.h. inaktiv. Das
Kontextmenü für Tabellen, welches mit der rechten Maustaste im Tabellenbereich erscheint, zeigt
die wichtigsten Funktionen sofort. Günstig ist es auch, zusätzlich die Symbolleiste Tabellen und
Rahmen sichtbar zu machen.
In der letzten Spalte
wurde
kein
ENTER
eingegeben,
weicher
Zeilenumbruch
also
Ullrich
23
68
1,78 m
auch
in
einem
Tabellenfeld,
sehr
komfortabel
und
Liselotte
25
56
1,59 m
anpassbar
in
allen
Richtungen.
Rechenoperationen wie Zeilen oder Spaltensummen sind auch in der Textverarbeitung möglich.
Dazu den Cursor in die Ergebniszelle setzen und MENÜ TABELLE FORMEL... wählen, z. B. könnten
Sie im Beispiel das Gewicht beider Personen in einer dritten Tabellenzeile addieren.
Wenn die Tabelle nicht so „gleichmäßig“ wie die eben eingefügte ist, kann man auch Tabellen
Name
Alter
Gewicht
Größe
Besondere
Merkmale
gut aussehend,
sehr
sportlich,aber
wenig geistreich
hübsch, aber ein
wenig dumm
zeichnen:
Man kann dann wahlfrei Linien zeichnen und auch wieder weg radieren.
Haben Sie alles ausprobiert?
Dann schreiben Sie jetzt zur Übung
a) Ihren Lebenslauf - Einen tabellarischen natürlich, als Tabelle ohne Rahmen, mit 2 Spalten,
b) ein Vorlesungsverzeichnis als 4-spaltige Tabelle (Tag, Uhrzeit, Vorlesung, Raum),
c) eine „freie“ = gezeichnete Tabelle, die beliebige Sachverhalte Ihrer Wahl aufnehmen kann,
d) testen Sie die Formeleingabe durch Addition von Zahlen in einer Spalte einer Testtabelle.
2.10 Tabulatoren
Die Tab-Taste ist Ihnen schon bekannt. In der Textverarbeitung besitzt sie eine besondere
Bedeutung. Mit einem Schritt (= mit einem Zeichen) ist so ein größerer Leerraum als ein
Leerzeichen überbrückbar und an der Tabulatorposition können Texte ausgerichtet werden. Also
wichtig für das Schreiben in Spalten, wenn das Tabellenformat nicht verwendet werden kann oder
soll und für Einrückungen. Bei den jetzt gesetzten Standardtabulatoren ist alle 1,27 cm ein so
genannter linksbündiger Tab gesetzt. Gehen Sie an den Anfang einer Zeile und drücken Sie
mehrmals die Tab-Taste. Sie bemerken: der Kursor rückt immer um einen Tab-Schritt weiter.
Gesetzte Tabulatoren gelten immer für einen Absatz, sie sind ein Format des Absatzes. Löschen
Sie jetzt alle Tabs über das MENÜ FORMAT TABULATOR. Dort können Sie auch die Einstellungen
ändern oder andere Positionen bestimmen. Leichter geht es allerdings noch mit der Maus: Links
neben dem Lineal wird die Tabulatorart gewechselt, dann setzen Sie mit der Maus neue
Tabulatoren ins Lineal in verschiedener Ausrichtung (links, rechts, zentriert, dezimal). Weitere
Möglichkeiten gibt es hier mit dem Einfügen eines senkrechten Linie an der Position oder auch das
Setzen der Randpositionen des Absatzes. Zum Löschen von gesetzten Tabulatoren können Sie
aber auch einzelne Tabs aus dem Lineal herausziehen, also mit der Maus einfach nach unten
ziehen, oder verschieben, so dass andere Positionen belegt sind. Den Effekt dieser Aktionen
sehen Sie allerdings erst, wenn Sie wirklich Text schreiben und die Tabtaste dabei benutzen. Eine
sehr praktische Anwendung dafür ist wiederum ein Inhaltsverzeichnis. Öffnen Sie die Beispieldatei
TABTEST.DOC auf D: im Verzeichnis K1\TEXT und setzen Sie den Kursor in die verschiedenen
Zeilen. Achten Sie dabei auf die Anzeige im Lineal und testen Sie selbst. Oder schreiben Sie mal
den Kopf eines persönlichen Briefes, dort steht Ihr Name links und auf derselben Zeile an einem
rechts ausgerichteten Tab Ort und Datum, etwa so:
Hannelore Schulze
Gartenweg 16
07745 Jena
Jena, 10. September 2005
nach dem Schreiben von Schulze wird einmal die Tabtaste gedrückt, damit ein Tabulatorschritt bis
zur Orts- und Datumsangabe eingefügt, jetzt kann man die Schriftart und den Schriftgrad
verändern, ohne dass der rechts ausgerichtete Text in die nächste Zeile umgebrochen wird!
2.11 Fußnoten
Ganz selbstständig kann das Textverarbeitungsprogramm die Anmerkungen an Ihrem Text, sprich
Fußnoten verwalten. Wer versucht, diese wie beim Schreiben mit der mechanischen
Schreibmaschine selbst auf der richtigen Seite zu platzieren, macht sich nicht nur zuviel Arbeit,
sondern hat nichts von der Textverarbeitung verstanden. Schreiben Sie also: An dieser Stelle ist
eine Fußnote zu setzen.8 Es ist folgendes zu tun: MENÜ EINFÜGEN FUßNOTE mit OK bestätigen,
Text der Fußnote schreiben und zurück. In der Normalansicht erscheint das Fußnotenfenster, das
auch sichtbar sein soll, wenn eine Fußnotenoption wie die Trennlinie angepasst werden soll. An
sich wird dieser Trennstrich zum Fußnotenbereich automatisch beim Druck gesetzt, wie von der
DIN vorgesehen. Überlassen Sie ruhig dem Programm die Nummerierung Ihrer Fußnoten,
automatische Verwaltung ist das günstigste für Sie. Ihnen gefällt die Schrift nicht im
Fußnotenfenster? Kein Problem, markieren und wie gewohnt ändern. Jetzt sollten Sie sich die Zeit
nehmen und zu den Fußnoten in der Hilfe blättern. Dann können Sie auch das Verschieben
(markieren des Fußnotenzeichens im Text und mit der Maus ziehen) und das Löschen (Markieren
wie oben und <ENTF>Taste) probieren. Setzen Sie ruhig einige Fußnoten mit mehreren Zeilen
Text und mehrere auf einer Seite, und beobachten Sie die Verwaltung durch das Textprogramm.
Achtung: Verwechseln Sie nicht Fußnoten mit Fußzeilen!
2.12 Seitennummerierung in Kopf- und Fußzeilen
Die Seitenzahlen positioniert man in der Regel in der Kopf- oder in der Fußzeile. Im MENÜ ANSICHT
lassen sich Kopf- und Fußzeilen zum Bearbeiten aufrufen. Falls Sie die Begriffe Kopf- und
Fußzeile verwirren:
Damit ist jeweils der Bereich eines Blattes Papier gemeint, der vom oberen Papierrand bis zum
Beginn des Textes und vom unteren Textrand bis zum Blattende reicht. In großen Dokumenten
enthalten diese Kopf- und Fußzeilen oft viel
Informationen – siehe diese Broschüre, z. B. neben
den Seitenzahlen auch Kapitelüberschriften,
Zuordnungen zu Themen o. ä. Auf der ersten Seite
eines Dokuments schreibt man z.B. gar keine
Seitenzahl, weil es überflüssig ist. Diese Trennung
zwischen unterschiedlichen Inhalten in Kopf- und
Fußzeilen
und
damit
z.B.
auch
eine
unterschiedliche Formatierung der Seitenzahlen
erreicht man durch die Einteilung des Dokuments
in Abschnitte, denen jeweils die Kopf- und
Fußzeilen zugeordnet werden. Hat ein Dokument
keine Abschnitte, kann die Seite 1 anders
formatiert werden und gerade und ungerade unterschieden werden. Eine Kombination ist natürlich
auch möglich.
2.13 Ein paar Extras
 Rechtschreibung und Grammatik
Das lässt sich leicht realisieren. Überprüfen Sie Ihren Text, Sie werden staunen, wie viel
angebliche Fehler gemacht worden sind. Überprüfen Sie, ob sie etwas zum Wörterbuch
hinzufügen würden.
 Synonyme
Der Thesaurus (Menü Extras Sprache) zeigt Ausweichbegriffe, Synonyme. Markieren Sie ein Wort
in Ihrem Text und schlagen Sie aus dem Kontextmenü (über die rechte Maustaste) das
Synonymwörterbuch auf, manchmal ist das ganz lustig (z.B. wenn Sie Schulze ersetzen wollen!).
 Silbentrennung
Besonders beim Blocksatz stören die großen Abstände zwischen den Wörtern. Also nutzt man
zunächst die automatische Silbentrennung, die nach den Regeln der deutschen Sprache gesetzt
sind. Sie können wählen zwischen einer vollautomatischen Trennung (riskant in Bezug auf die
Rechtschreibung) und der manuellen Trennung, bei der Sie bei jedem Trennvorgang gefragt
werden. Irrt sich der Rechner trotzdem einmal, oder möchten Sie lieber anders trennen,
8
Das ist der Fußnotentext!
verschieben Sie den Kursor einfach im Dialogfeld. Die Silbentrennung fängt immer an der
aktuellen Position oder im markierten Textbereich an.
 Sortieren
Ein Extra, aus dem MENÜ TABELLE. Dort ist es ja auch ziemlich sinnvoll. Es kommt aber auch vor,
dass eine Liste, etwa eine Namensliste sortiert werden soll, der nicht explizit in einer Tabelle
erfasst worden ist. Probieren Sie es aus.
2.14 Das Einfügen-Menü
Einiges wie z.B. FUßNOTE kennen Sie schon. Hier eine weitere Auswahl:
 MANUELLER WECHSEL: Wollen Sie die Seite jetzt schon beenden, obwohl Sie noch nicht am
unteren Papierrand angekommen sind? Dann ist natürlich der Seitenwechsel das Richtige.
Einen Abschnittswechsel führt man dort durch, wo sich innerhalb eines mehrseitigen
Dokumentes unterschiedliche Formatierungen, z.B. die Texte in den Kopf und Fußzeilen
ergeben, wie z.B. unterschiedliche Seitennummerierung (z.B. einmal römisch, einmal arabisch
usw. vgl. 2.12).
 DATUM UND ZEIT bieten wohl keine Schwierigkeiten. Probieren Sie es aus. Aber trotzdem
Achtung! Wenn das Datum in einem Dokument nicht flexibel gestaltet werden soll, darf es kein
Feld sein (s. u.).
 AUTOTEXT: z.B. eine vorgefertigte Floskel zur Begrüßung oder am Briefende für häufig
gebrauchte Betreffs oder Informationen, die in das Dokument einzufügen sind. Natürlich kann
man auch eigene Einträge erstellen und der Liste hinzufügen.
 FELD...
bietet
vielfältige
Möglichkeiten,
bestimmte
Variable,
die
sich
das
Textverarbeitungsprogramm selbst merkt oder sie aktuell errechnet, in den Text einzufügen.
Z.B. das aktuelle Datum: immer wenn das Dokument geöffnet wird, erscheint dann das
Tagesdatum. Unter anderem können Sie auch Formeln in den Fließtext einfließen lassen.
(Ansonsten nimmt man, wenn man hat, den so genannten Formeleditor, s. u.).
 SONDERZEICHEN kann schon hübsche Effekte bringen: z.B. auf Ihrer Visitenkarte oder Ihrem
Briefbogen: - 03641 12345
 DATEI fügt eine andere, von Ihnen auszuwählende Word-Datei ein, wenn zwei Texte
"zusammengespielt" werden sollen. Beim Einfügen ist auch die Option des Verknüpfens
gegeben, die es möglich macht, die eingefügte Datei automatisch aktualisieren zu lassen, falls
sich dort etwas geändert hat. Dann kann keine Inkonsistenz bei den Inhalten entstehen. Im
BEARBEITEN MENÜ erfahren Sie unter VERKNÜPFUNGEN... mehr über die Verknüpfung und
könnten sie auch wieder lösen.
 GRAFIK kann eine mit einem Grafikprogramm erstellte Datei, also ein Bild einfügen. Auch hier
wählen Sie den Dateityp in der Liste aus und wechseln evtl. das
Verzeichnis. Haben Sie z.B. noch ein selbst erstelltes Paint-Bild? Sicher
finden Sie auch unter EINFÜGEN GRAFIK CLIPART etwas zur Illustration,
z.B. unter dem Suchwort Lachen. Aber auch andere Grafikformate
lassen sich einbinden. WINWORD hat einen eingebetteten Grafikeditor, wenn Sie eine Grafik
markieren, achten Sie auf die Symbolleiste Grafik und testen Sie die Funktionen. Auch WordartGrafiken lassen sich hier einbinden, das kann dann z.B. so aussehen:
 EINFÜGEN GRAFIK DIAGRAMM kann Tabellen mit Diagrammen untersetzen. Aus folgender
Tabelle kann man das entsprechende Diagramm „herstellen“ :
1. Halbjahr 2. Halbjahr
E1
543
123
E2
433
678
700
700
600
600
500
500
400
400
300
E1
300
E2
200
200
1. Halbjahr
2. Halbjahr
100
100
0
0
1. Halbjahr
E1
2. Halbjahr
E2
Die unterschiedlichen Darstellungen ergeben sich
durch Anordnung der Datenreihen in Zeilen oder in Spalten.
 OBJEKTE - Hierbei werden innerhalb des Dokumentes die Funktionen der anderen Anwendung
zur Verfügung gestellt und das Objekt in das Dokument eingebettet (embedded objects) oder
verknüpft (OLE = Object Linking and Embedding). Blättern Sie die Funktion auf und sehen sich
die Möglichkeiten an, mit einem Bitmap-Objekt können Sie es gleich probieren: Mit EINFÜGEN
OBJEKT BITMAP wird das Zeichenprogramm innerhalb des Word gestartet, Menüs und
Symbolleisten zur Zeichenarbeit bereit gestellt und Sie können zeichnen. Wenn Sie mit dem
Kursor außerhalb des Bildes klicken, haben Sie die Funktionalität von Word wieder.
Dort finden Sie auch den Formeleditor, womit Sie Formeln komplizierterer Schreibart erstellen
können. Beim Wechsel zum Formeleditor ändert sich wieder die Menüleiste des WordBildschirmes und Sie haben spezielle Funktionen für das Schreiben der Formeln zur Verfügung.
Als Objekte könnte man die einmal erstellten Formeln in einer "Extradatei" speichern und somit
immer wieder verwenden. Legen Sie sich doch am besten gleich so eine kleine
Formelsammlung mit betriebs- oder volkswirtschaftlich häufig genutzten Formeln an! Folgende
Beispielformeln kommen aus der Industriebetriebslehre9:
n
 R. /. P
100
f
100
(A  G) 
Maximalkosten eines Transportmittels =
V
Rüstzeitersparnis = M 
( mr  f r )  (
und eine letzte Formel: t a 
t  t
r
w
tr1 tr2
 )  (me  f e )  (te1 / te2 )
L1 L2
 m  (t v )
Die Anwendung, aus der Sie ein Objekt eingefügt haben, lässt sich durch Doppelklick auf das
Objekt auch ganz schnell wieder starten. Dann steht dem Ändern nichts im Wege! Sicher haben
Sie auch längst bemerkt, dass Sie solche embedded Objects durch Formatierung (Textfluss)
leicht in der Größe und der Lage im Text anpassen können, wenn sie markiert sind.
Für das Löschen aller Objekte, Felder, Fußnoten, Sonderzeichen usw. gilt immer: Markieren und
dann die <Entf>-Taste drücken oder die Funktionen des Bearbeiten-Menüs benutzen. Testen Sie
diese Funktionen. Vieles ist möglich in einer professionellen Textverarbeitung!
9
Radke, Magnus: Die große betriebswirtschaftliche Formelsammlung. verlag moderne industrie, 8. überarb. Aufl.,
1991
2.15 Dokumentvorlagen
Nachdem Sie sich mit dem richtigen Format für ein Dokument herumgeschlagen haben, sollten Sie
auf eine andere Art von Hilfe zurückgreifen, die Ihnen viel Arbeit ersparen kann. Neue Dokumente
können in ihrer Grundstruktur schon vorgefertigt werden und immer wieder als Vorlage benutzt
werden. Geschäftsbriefe, die eigenen persönlichen Bewerbungsschreiben z.B. oder der
Lebenslauf, eine wissenschaftliche Arbeit oder ein Fax, es gibt einerseits DIN-Normen, die im
Geschäftsverkehr eingehalten werden sollten und andererseits
Konventionen, da der Empfänger auch eine bestimmte Form
erwartet. Neben den „einfachen“ Vorlagen gibt es auch die
Assistenten (erkennbar in den allgemeinen Vorlagen durch den
Zauberstab), die zusätzliche Hilfe bei der professionellen
Erstellung eines Dokumentes bringen.
Der Aufgabenbereich Neues Dokument (beim Start oder
Menüaufruf DATEI NEU sichtbar oder durch Ansicht
Aufgabenbereich eingeblendet) stellt die Allgemeinen Vorlagen
zur Verfügung, zeigt aber auch, dass man auf der Basis jedes
Dokuments ein neues Dokument erstellen kann. Das verhindert,
dass man ein Dokument unbeabsichtigt verändert, wenn man
zum Beispiel in einem alten Brief die Adressdaten ändert und
unbeabsichtigt unter dem selben Namen speichert.
Die allgemeinen Vorlagen stellen z. B. auch Briefvorlagen für
formelle Schreiben zur Verfügung, die bereits alle Einträge eines
DIN-gerechten Schreibens beinhalten. Der Geschäftsverkehr
basiert auf den Empfehlungen und Vorschriften der DIN 5008, die
weitestgehend einzuhalten ist. Oft wird auch in den Unternehmen eine genaue Vorschrift zur
Erstellung von Anschreiben vorgegeben, um die Einheitlichkeit, das "corporate identity" zu
gewährleisten.
2.16 Inhaltsverzeichnisse
Wie lästig ein Inhaltsverzeichnis werden kann, weiß jeder, der nach der Erstellung mit
Seitennummern das Inhaltsverzeichnis noch einmal und ein drittes Mal schreiben oder anpassen
muss, weil Text weggefallen oder dazugekommen ist. Aber – wenn man bereits beim Schreiben
darauf achtet, Gliederungspunkte durch ein entsprechendes Format, nämlich eine ÜberschriftenFormatvorlage hervorzuheben, der kann Word diese Arbeit erledigen lassen. Im MENÜ EINFÜGEN
REFERENZ INDEX UND VERZEICHNISSE stoßen wir auf diese nützliche Funktion. Sind dann die
Überschriften über die Formatsymbolleiste als solche gekennzeichnet, also formatiert, lässt sich
das Inhaltsverzeichnis mit Seitennummer in verschiedenen Ansichten aufbauen. Das ganze
Inhaltsverzeichnis ist dann ein Feld, das den Aktualisierungsmöglichkeiten wie vorn beschrieben
unterliegt. Testen Sie es an der Datei brosch_ausz.doc auf dem Server. Aber vergessen Sie nicht:
ein Feld wird an der aktuellen Position eingefügt, damit sollte der Kursor also am Anfang des
Dokumentes stehen, bevor Sie die Routine aufrufen.
2.17 Drucken10
Haben Sie Papier für den Drucker dabei? Dann legen Sie es in den Einzugsschacht des Druckers
und schicken Sie jetzt Ihren Testtext über das MENÜ DATEI DRUCKEN ab. Achten Sie darauf, dass
auch der richtige Drucker eingestellt ist und drucken Sie die gewünschten Seiten. Steht Ihr PC
lokal und nicht in einem Netz oder hat jeder PC einen Drucker, ist der Effekt sofort da. In einem
lokalen Netz gerät die Datei erst mal in eine Warteschlange und wird abgearbeitet, wenn sie an der
Reihe ist. Wenn Sie Pech haben, druckt gerade jemand eine Diplomarbeit. Also nicht nervös
werden! Wenn keine Fehlermeldung kommt, steht Ihre Datei "Schlange", ein nochmaliges
Abschicken würde diese Warteschlange nur verlängern.
Zum Abschluss
"Können Sie WORD?", diese Frage müssen Sie bestimmt noch immer verneinen, daher: "Haben
Sie genug geübt?" Erst nach dem ersten selbständigen, ""mit Köpfchen" geschriebenen Text, der
10
Für den Druck im PC-Pool der WiWiFak benötigen Sie ein Druckerkonto und müssen die Ausdrucke im Voraus bei
der Poolaufsicht bezahlt haben. Papier wird damit gestellt.
die Möglichkeiten einer modernen Textverarbeitung voll ausschöpft, werden Sie diese Frage
besser beantworten können. Aber: Vergessen Sie die HILFE nicht. Sie wird Sie bei manchem
Problem weiterbringen. Viele Funktionen, z.B. die Möglichkeit des WebDesign oder der
Webanbindung, die Serienbrieffunktionen oder das benutzerdefinierte Anpassen und die
selbstdefinierte Automatisation sind nicht besprochen worden. Eine vollständige Dokumentation
aller Möglichkeiten ist in einem Grundkurs nicht zu realisieren und auch nicht geplant.
... und nun noch zum Üben
1.
2.
4.
5.
Schreiben Sie einfach den Text der Broschüre teilweise ab und geben Sie ihm ein anderes
Layout mittels Nummerierungen und Aufzählungen. Um nicht so viel Schreiben zu müssen,
tragen Sie zu jedem Abschnitt jeweils nur die ersten zwei Zeilen ein und fügen Sie
Abschnittswechsel zwischen den Kapiteln ein.
Kreieren Sie Kopf- und Fußzeileninhalte für erste Seiten, gerade und ungerade Seiten nach
Ihrem Geschmack.
Überprüfen Sie mit der Rechtschreibhilfe, ob Ihnen evtl. Fehler beim Eingeben
unterlaufen sind.
Entwerfen Sie ein Titelblatt für eine Seminararbeit zum Thema: „Wie schreibe ich eine
Seminararbeit mit WORD?" Verwenden Sie keine Leerzeichen, um an bestimmte Positionen
zu kommen, sondern benutzen Sie die Funktion Klicken und Eingeben. Achten Sie auf die
Formatierungszeichen.
Erstellen Sie sich ein persönliches Vorlesungsverzeichnis.
BSP.:
Zeit
- 8.00
00
8. - 9.00
9.00 - 10.00
10.00 - 11.00
11.00 - 12.00
12.00 - 13.00
...
Montag
7.00
6.
7.
BWL I Übung
UHG HS 235
Dienstag
BWL I
HS 1 Phy
VWL II
HS 1 CZ
Mittwoch
VWL II Übung
SR 34
Donnerstag
VWL I
HS 1 CZ
Freitag
VWL I Übung
UHG HS 24
Erstellen Sie ein leeres Zeitschema für weitere Vorlesungsverzeichnisse als
Dokumentvorlage.
Erstellen Sie eine Grafik und binden Sie diese wie im folgenden Beispiel in einen Text ein.
Das ist eine Grafik, die mittels Formatierung in den
Fließtext
eingebaut
wurde. Um diese
Funktion
auch
realisieren zu können
und
die
Grafik
überhaupt auf dem
Bildschirm an der
richtigen Position zu
sehen,
ist
es
notwendig in die
Seiten-Layout-Ansicht
zu wechseln. MS
Word tut das selbständig, falls Sie sich in einer anderen
Ansicht befinden sollten. Dann klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf die Grafik und formatieren diese
entsprechend.
8.
9.
Gestalten Sie eine Einladung zur Semesterabschlussfete in tollem Layout zum Aushängen!
Suchen Sie die angebotenen (im Lieferumfang enthaltenen) Grafikdateien durch, ob Sie etwas
für eine Glückwunschkarte zum bestandenen PC-Test finden. Entwerfen Sie eine solche Karte
und bereiten Sie einen A5-ausdruck vor.
10. Verfassen Sie ein Beschwerdeschreiben an ein Versandhaus, weil man Ihnen schon zum 2.
Mal nicht gelieferte Waren in Rechnung stellen will. Solche Schreiben sollen enthalten: eigene
Anschrift, Datum, Versandhausanschrift, Betreffzeile (ohne Betreff: davor), Anrede, Text,
Gruß. Die Position der Postanschrift richtet sich beim gefalteten Blatt nach der Fensterposition
eines Fensterumschlags, also im oberen Drittel des Briefbogens. Testen Sie auch eine
Dokumentvorlage für eigene Briefe.
11. Sie eröffnen eine kleine Beratungsfirma für besonders schwierige Fragen des
Studentenlebens. Entwerfen Sie für diese Firma einen Briefbogen als neue Dokumentvorlage
(Beispiel s. Anhang= letzte Seite der Broschüre!)
12. Schreiben Sie den folgenden Text ab (oder travel.doc benutzen) und bearbeiten Sie ihn:
Formatieren als Werbetext, andere Schriftart und Absatzausrichtung, Anmerkungen als
Fußnoten ausgliedern, Aufzählungen und Anstriche umwandeln, Text in Tabellen umwandeln,
Diagramm aus Tabelle erstellen, Rechtschreibeprüfung verwenden.
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2300,- €
Angola / Portugal
835,- €
1580,- €
(Säulendiagramm)
11. Kopieren Sie die Datei brosch_auszug.doc vom Server auf die Festplatte und erstellen Sie das
Inhaltsverzeichnis. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
- Lassen Sie das Seiten-Layout anzeigen.
- Setzen Sie die notwendigen Überschriftenformatierungen.
- Setzen Sie den Kursor an den Anfang des Dokuments.
- Erstellen Sie das Inhaltsverzeichnis auf einer seperaten Seite und in einem eigenen
Abschnitt.
- Bei fehlerhafter Erstellung: Korrekturen ausführen, Inhaltsverzeichnis aktualisieren, oder
löschen und neu erstellen.
Anhang
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