Skriptum Modul 5 Datei - PH

EC DL - V O R B E R E I T U N G S K U R S
Modul 5
Access Syll. 5.0
Datenbank - Allgemeines
Datenbankprogramm
starten bzw. beenden
bestehende Datenbank
öffnen bzw. schließen
Schaltfläche "Start" – Programme – Microsoft Office – Access
2007 starten od. Doppelklick auf Verknüpfung am Desktop bzw.
Schaltfläche "Office" – Access beenden od. ALT + F4 od. Symbol
Schließen
Access starten - Symbol "Öffnen" in der Schnellstartleiste od.
STRG + O od. Schaltfläche "Office" – Öffnen od. rechter Fensterbereich – Zuletzt verwendete Datenbank öffnen bzw.
Schaltfläche "Office" – Datenbank schließen
Access starten –
Name vergeben
Speicherort
auswählen
Datenbank erstellen
Schaltfläche „Office“ – Access-Optionen – Aktuelle Datenbank Multifunktionsleisten- und Symbolleistenoptionen – „Vollständige
Menüs zulassen“ bzw. „Standardkontextmenüs zulassen“ aktivieren bzw. deaktivieren
Vollständige Menüs
bzw. Standardkontextmenüs zulassen
Multifunktionsleiste
minimieren: Rechtsklick auf Multifunktionsleiste - Multifunktionsleiste minimieren
wiederherstellen: Multifunktionsleiste minimieren - deaktivieren
Arbeitsschritte Tabelle
Tabelle öffnen
Tabelle speichern
Tabelle schließen
Navigationsbereich: Doppelklick auf gewünschte Tabelle od.
Rechtsklick
Schnellstartleiste - ICON Speichern od. Tabelle schließen od.
Rechtsklick auf Registerkarte "Tabelle" od. STRG + S od. Schaltfläche "Office" - Speichern
Symbol Schließen od. Rechtsklick auf Tabellenname - Schließen
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Ansicht wechseln
Tabelle löschen
zwischen Datensätzen
navigieren
Datensatz hinzufügen
Datensätze sortieren
Registerkarte "Start" bzw. Datenblatt - Datenblatt- bzw.
Entwurfsansicht od. Symbole in der Statusleiste
Navigationsbereich – Kontextmenü auf Tabelle – Löschen oder
Registerkarte "Start" - Löschen od. ENTF-Taste
entsprechende Symbole
Symbol
od. Registerkarte "Start" - Symbol
od. STRG ++
Datenblattansicht - Spalte markieren – Rechtsklick – od. Symbol
im Spaltenkopf
auswählen od. Registerkarte "Start"
– Symbole
Datensätze löschen
Datensatz markieren
"Start" -
Daten hinzufügen, ändern, löschen
Registerkarte "Start" - Entwurfsansicht
Tabelle erstellen und
benennen
Gültigkeitsregel erstellen
Primärschlüssel festlegen
verwenden
Kontextmenü
od. Registerkarte
 Registerkarte "Erstellen" – Tabelle
 Registerkarte "Datenblatt" – Ansicht –
Entwurfsansicht Speichern
 Feldname, Felddatentyp, Beschreibung
und Feldeigenschaften festlegen
z. B. Man kann nur eine Zahl eingeben, die kleiner als 7 ist:
Entwurfsansicht – Feldeigenschaften, ins Feld Gültigkeitsregel
klicken, <7 eingeben
Entwurfsansicht - Feldname markieren – Registerkarte "Tabellentools" – Entwurf – Symbol
anklicken od. Rechtsklick auf
Feldname –
Entwurfsansicht - auf gewünschten Feldnamen stellen - Feldei-
Index erstellen
Feld hinzufügen
Spaltenbreite ändern
Suchen-Befehl
genschaften – Indiziert auswählen
Entwurfsansicht – neuen Feldnamen, -datentyp und -größe oder
Format eingeben
Datenblattansicht – Spalte markieren – Rechtsklick - Spaltenbreite
…– Maß eingeben od. Registerkarte „Start“ – Datensätze – Weitere - Spaltenbreite …
Datenblattansicht – Registerkarte „Start“ – Symbol
+ F od.
- Suchbegriff eingeben
od. STRG
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Papiergröße ändern:
(Seiten-Orientierung,
Hoch- od. Querformat,
...)
Schaltfläche "Office" - Drucken - Seitenansicht od. Symbol Seitenansicht ganze Tabelle:
eine Seite:
einen Datensatz bzw. bestimmte Datensätze: markieren und im
Tabelle drucken
Spalte verschieben
Spalte löschen
Druckmenü
auswählen
Datenblattansicht – Spalte markieren – mit Maus verschieben
(Drag und Drop)
Spalte markieren – Kontextmenü – Spalte löschen
 Registerkarte "Datenbanktools" - ICON
Beziehung erstellen
Beziehung löschen
 Symbol
anzeigen
 Tabellen auswählen – Schaltfläche Hinzufügen
 Von Feldname der 1. Tabelle (Primärschlüssel) zum gleichen
Feldnamen der 2. Tabelle mit der Maus ziehen
 Im Fenster "Beziehungen bearbeiten" Einstellungen vornehmen
 Schaltfläche "Erstellen" anklicken
auf Beziehungslinie Rechtsklick – Entf-Taste od. Löschen
4
Arbeitsschritte Filter
z. B. Sie möchten nur Mitglieder aus dem Ort Graz anzeigen:
Datenblattansicht – Spalte "Ort" klicken, Registerkarte "Start" –
Filter anwenden:
Symbol
– Textfilter – Optionen auswählen - eingeben
Benutzerdefinierter Filter
Auswahlbasierter Filter
Filter entfernen
"Graz" markieren – Symbol
Symbol
od. Symbol
Symbol
-
- Optionen auswählen
od. im Spaltenkopf auf
Arbeitsschritte Abfrage
Abfrage öffnen,
speichern, schließen, siehe Tabelle
löschen
Ansicht wechseln
siehe Tabelle
Datensätze sortieren siehe Tabelle
Registerkarte "Erstellen" – Symbol
Abfrage über eine
oder zwei Tabellen
erstellen und speichern
speichern – Fertig stellen od.
Abfrageentwurf: (Symbol
) Tabellen auswählen – Feldnamen
mit Doppelklick od. durch Hinunterziehen in Tabelle hinzufügen
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Operatoren
Logische Operatoren
Kriterien eingeben od. Sortierung od. Feld nicht anzeigen
gleich: = nur das Kriterium hinschreiben
ungleich: <>
größer als: >
größer gleich: >=
kleiner: <
kleiner gleich: <=
mindestens € 20: >= 20
weniger als € 100: <100
Datum: zwischen … und …
und: in 1 Zeile eingeben (Kriterienzeile)
oder: in 2 Zeilen eingeben (Kriterienzeile und oder-Zeile)
nicht: in Kriterienzeile eingeben (z. B. nicht "Helga" od. <> "Helga)
*: für beliebig viele Buchstaben
?: für 1 Buchstaben
%: für beliebig viele Zeichen. Es kann entweder als erstes oder als
letztes Zeichen der Zeichenfolge verwendet werden. (z. B. wo%
findet wohin, woher, aber nicht warum)
_: für 1 Zeichen (z. B. B_ll findet Ball, Bellen, Bill)
Platzhalter
ANSI-92-Platzhalterzeichen muss aktiviert sein!
Abfragekriterien
verändern, hinzufügen, entfernen
Feld hinzufügen
Feld entfernen
Abfrage öffnen - in Entwurfsansicht wechseln - Kriterium ändern
Entwurfsansicht - Feldname durch Doppelklick oder durch Hinunterziehen in Tabelle hinzufügen
Entwurfsansicht - Spalte markieren - Entf-Taste drücken
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Felder verschieben
Felder ein- od. ausblenden
Spalte markieren und mit Drag und Drop verschieben
Abfrage ausführen
Datenblattansicht oder Symbol
Navigationsbereich - Rechtsklick auf Tabelle bzw. Abfrage - Exportieren - (Format auswählen, z. B. txt, xml, ...) - Ziel auswählen
aktivieren od. deaktivieren
Tabelle, Abfrageergebnisse exportieren
Papiergröße ändern:
(Seiten-Orientierung,
Hoch- od. Querformat, ...)
Abfrageergebnis
drucken
siehe Tabelle
siehe Tabelle
Arbeitsschritte Formular
Formular öffnen,
speichern, schließen,
löschen
Ansicht wechseln
Datensätze sortieren
Filter anwenden
bzw. entfernen
Verwendung eines
Formulars
siehe Tabelle
siehe Tabelle
Formular- od. Layoutansicht (sonst wie bei Tabelle)
Formularansicht (sonst wie bei Tabelle)
zum Anzeigen und Pflegen von Datensätzen
Registerkarte "Erstellen" – Formulare
Formular erstellen
Datensatz hinzufügen
Tabelle und Felder auswählen – Weiter - Layout festlegen – Weiter Format festlegen – Weiter - Titel schreiben – Fertig stellen
Formular öffnen - Formularansicht – Symbol "Neuer Datensatz"
Formularansicht - Datensatz auswählen - Registerkarte "Start"
Datensatz löschen
Daten hinzufügen,
bearbeiten, löschen
Formularansicht - Datensatz auswählen - Änderungen vornehmen
7
Text in Kopf-, Fußzei- Entwurfsansicht - Registerkarte "Entwurf" - Steuerelemente - Symbol
aufziehen und Text hineinschreiben bzw. in vorhandenes Textle hinzufügen, änfeld klicken und ändern
dern
Entwurfsansicht - Registerkarte "Entwurf" bzw. Kontextmenü (hier
kann die Schrift, Farbe, Effekt usw. eingestellt werden)
Textfelder ändern (z.
B. Farbe und Größe,
Position)
Größe kann durch
Ziehen an den Ziehpunkten verändert
werden
Position jedes einzelnen
Feldes kann durch Ziehen
mit der Maus verändert
werden
Papiergröße ändern:
(Seiten-Orientierung,
siehe Tabelle
Hoch- od. Querformat, ...)
Drucken: alle Datensätze bzw. ausgeLayoutansicht - weiterer Vorgang siehe Tabelle
wählte Seiten
Arbeitsschritte Bericht
Bericht öffnen, speichern, schließen, löschen
Ansicht wechseln
Verwendung eines Berichts
Bericht erstellen
siehe Tabelle
siehe Tabelle
um ausgewählte Informationen aus einer Tabelle oder Abfrage zu
drucken
Registerkarte "Erstellen" – Berichte – Berichts-Assistent
Tabelle und Felder auswählen – Weiter
Gruppierungsebenen hinzufügen
ev. Gruppierungsoptionen festlegen - Weiter
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Sortierreihenfolge – ev.
- Weiter
Felder berechnen
Layout festlegen – Weiter - Format festlegen – Weiter - Titel
schreiben – Fertig stellen
Daten- und Beschriftungsfelder ändern
Text in Kopf-, Fußzeile
ändern, hinzufügen
Papiergröße ändern:
(Seiten-Orientierung,
Hoch- od. Querformat,
...)
Bericht drucken: gesamten Bericht bzw. bestimmte Seiten
siehe Formular
siehe Formular
siehe Tabelle
siehe Tabelle
Layoutansicht – Registerkarte "Format" – Symbol
Bericht sortieren
Fragenkatalog
Was ist eine Datenbank?
Anwendungsgebiete von
großen Datenbanken
Teile der Datenbankstruktur
Sammlung von Informationen (Gruppe von Daten) über ein bestimmtes Thema, die verwaltet werden müssen.
Flugbuchungssysteme, Verwaltungsdaten (Warenverwaltung,
Personenverwaltung), Bankdaten, Patientendaten, Bibliotheken,
Tabelle, Feld, (Feldname, -datentyp), Datensatz
Datenbank besteht aus mehreren Tabellen, diese beinhalten Datensätze, die wiederum aus Datenfeldern bestehen. Spaltenüberschriften der Datenfelder heißen Feldnamen.
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Information:
Im weitesten Sinn: Von Menschen nutzbares Wissen.
Im engeren Sinn: Etwas, das sich durch Bits darstellen lässt.
heißt allgemein Bedeutung (Inhalt) einer Nachricht oder übertragenes
Wissen
Information wird präsentiert
Daten:
Unterschied Daten und
Informationen
Daten in Tabellen
Felder in Tabellen
Datentypen
Feldeigenschaften
Primärschlüssel
Index
Beziehungen
Erstellen von Beziehungen
Integrität
professionelle Datenbanken
Anwender
Datenbankadministrator
Hilfe-Funktionen
Konsequenzen, wenn
Datentyp bzw. Feldeigenschaften geändert
werden
Zweck einer Abfrage
Darstellbare Elemente (Informationen), die von Computern verarbeitet
werden können. Im engeren Sinne: strukturierte Informationen wie
Datensätze. Sind in Zeichen oder Zeichenkombinationen verschlüsselte
Informationen zum Zweck der Speicherung oder Weiterverarbeitung
auf elektronischen Datenverarbeitungsanlagen
Gebilde aus Zeichen, die Informationen darstellen
Daten sind ein Teil der Information, mit dem Sachverhalte und Vorgänge beschrieben werden. Sie werden unterschieden in Ziffern, Text, …
In der Informatik und Datenverarbeitung versteht man Daten als (Maschinen) lesbare und bearbeitbare (in der Regel digitale) Darstellung
von Information
jede Tabelle der Datenbank sollte nur Daten enthalten, die zu
einer einzigen Objektart gehören
jedes Feld einer Tabelle sollte nur ein Datenelement enthalten
für jedes Feld muss der passende Datentyp festgelegt werden:
wie z. B. Text, Zahl, Datum/Uhrzeit, ja/nein, …
für jedes Feld muss die passende Feldeigenschaft festgelegt werden, wie z. B. Format, Feldgröße, Standardwert, …
ermöglicht eine eindeutige Identifizierung jedes Datensatzes
ermöglicht das schnelle Suchen und Sortieren von Datensätzen
der Hauptzweck von Beziehungen besteht darin, die Redundanz
von Daten zu minimieren
ein spezifisches Feld einer Tabelle wird mit einem Feld einer anderen Tabelle verbunden
Bei verknüpften Tabellen (Beziehungen) muss die Richtigkeit,
Fehlerfreiheit bzw. Vollständigkeit der verknüpften Daten gewährleistet sein.
werden von Datenbankexperten entworfen und erstellt
führen Dateneingabe, -pflege und –abfrage durch
ist für den Zugang zu bestimmten Daten für die entsprechenden
Anwender zuständig. Ebenso ist er für die Wiederherstellung einer Datenbank nach deren Absturz oder bei schwerwiegenden
Fehlern zuständig
F1-Taste bzw. Symbol
Wenn noch keine Daten eingegeben wurden, ist dies jederzeit
möglich. Wenn schon Daten vorhanden sind, kann die Änderung
nur in wenigen Fällen durchgeführt werden bzw. führt sie zu teilweisem bzw. komplettem Datenverlust. Wenn Feldeigenschaften
(z. B. Größe) verändert werden, schneidet Access alle Werte im
Feld ab, welche die angegebene Feldgröße überschreiten.
Abfrage dient dazu, Daten zu extrahieren und zu analysieren
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