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Administratoren-Handbuch zur
TERMIN- UND RESSOURCENPLANUNG
Stand: 11.11.2015
PROZESSOPTIMIERUNG PATIENTENSTEUERUNG
Vitos Orthopädische Klinik gGmbH
Sitz der Gesellschaft, Registergericht:
Kassel HRB 6226
Geschäftsführerin:
Regina Steenbeek-Schacht
Wilhelmshöher Allee 345
34131 Kassel
Postfach 41 01 53
34063 Kassel
Tel. 0561 – 30 84 – 300
Fax 0561 – 30 84 – 322
www.vitos-okk.de
Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
INHALT
1
2
Benutzer, Benutzergruppen und Benutzerrechte verwalten .......................................................... 3
1.1
Hausinterne Benutzer administrieren .................................................................................... 3
1.2
Benutzerkonto sperren .......................................................................................................... 4
1.3
Art von Benutzern festlegen .................................................................................................. 5
1.4
Benutzergruppen administrieren ........................................................................................... 6
1.5
Kooperationsärzte administrieren ......................................................................................... 8
Termine und Ressourcen verwalten ............................................................................................ 10
2.1
Kalender und Ressourcen administrieren ............................................................................ 10
2.2
Verfügbarkeiten von Ressourcen und Terminarten verwalten ............................................ 12
2.3
Herzstück: Terminarten mit Zeitdauern zur Buchung der Ressourcen verwalten ............... 13
2.4
Notizsets zu den Terminarten verwalten ............................................................................. 17
2.5
Begrenzung von Kapazitäten für bestimmte Terminarten ................................................... 18
2.6
Terminketten verwalten....................................................................................................... 19
2.7
Terminkategorien verwalten ................................................................................................ 20
2.8
Erweiterte Kalenderansichten, Terminzettel, Trackingmarker einstellen ............................ 21
3
Patientenbenachrichtigungen verwalten ..................................................................................... 22
4
Auslastungssteuerung ................................................................................................................. 25
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
1
Benutzer, Benutzergruppen und Benutzerrechte verwalten
1.1
Hausinterne Benutzer administrieren
Der Administrator kann unter Einstellungen unter Institution Benutzer (auf dem Registerblatt Teammitglieder) und
Benutzergruppen (auf dem Registerblatt Benutzergruppen) verwalten inkl. den Benutzern Benutzergruppen zuordnen und
ihnen dabei unterschiedliche Rechte zuweisen.
Um Benutzer zu bearbeiten, öffnen Sie (unter Institution) das Registerblatt Teammitglieder.
1
2
a
3
a
1 Um Benutzer anlegen, Button „Teammitglied hinzufügen“ drücken.
a

2 Um bestehende Benutzer einzusehen und dessen Stammdaten zu bearbeiten, klicken Sie auf den jeweiligen
a Zeileneintrag doppelt.
3 Über den roten Button am Ende eines Zeileneintrages lässt sich der Benutzer löschen.
3
Jede Eintragung mit Speichern abschließen. Beim Löschen eines Eintrages muss das Menü zunächst geschlossen und die
Funktion Neuladen (links von Einstellungen) geklickt werden, bevor der Eintrag aus der Liste verschwindet.
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3
Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
1.2
Benutzerkonto sperren
Besser als einen Benutzer zu löschen ist es immer, den Benutzer zu sperren. Dann steht der Benutzername für vergangene
Zeiträume zu Auswertungszwecken nämlich weiterhin zur Verfügung.
Wählen Sie dazu den Benutzer aus der obigen Liste der Teammitglieder aus und öffnen Sie durch Doppelklick sein
Benutzerkonto.
Nehmen Sie dem Benutzer dazu im Benutzerkonto alle Rechte und setzen Sie einen Haken auf „darf sich nur mit BrowserZertifikat anmelden“. Ergänzen Sie ferner als Kennzeichen, dass der Benutzer ausgeschieden ist, den Nachnamen mit einem
vorangestellten „ZZZ“.
Wenn der Benutzer einer Benutzergruppe zugeordnet ist, dann wird er dort entfernt.
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
1.3

Art von Benutzern festlegen
Einzelpersonen: hier sind mindestens Benutzername, Kennwort mit Wiederholung, Nachname sowie ein E-Mail-Adresse
anzulegen. Der Administrator kann danach das Kennwort nicht mehr einsehen.
Sollte der Nutzer das Passwort vergessen haben, so lässt es sich per E-Mail/ Handy zurücksetzen.
Der normale Anwender bekommt einen Haken nur im Bereich, Termine überbuchen zu können:
Die eigenen Ärzte erhalten zudem einen Haken bei „auf Homepage anzeigen“ (vgl. Kapitel 2.7). Zudem wird in ihrem Titel
ein OP-Vermerk durch vorgestelltes „OP, “ hinterlegt:

Sammelaccounts: z.B. Vitos-Empfang. Hier loggen sich alle Mitarbeitenden nicht mit einem individuellen Einzelkonto,
sondern mit dem gleichen Benutzeraccount an. Die Einstellungen sind quasi identisch wie beim Anlegen von
Einzelpersonen.

OP-Saal: Wird analog wie eine Einzelperson angelegt. Dies dient dem Komfort, dass die Ressource in der Auswahlliste der
externen Nutzer oben angezeigt wird.

Terminarten: Auch die Terminarten werden als Benutzer angelegt. Zur besseren Identifizierung werden sie mit 1.1, 1.2, …
durchnummeriert und erscheinen am so Anfang der alphabetisch sortierten Liste der Ressourcen. Die Rechtevergabe
wird bei den Terminarten wie folgt angelegt:
Terminarten, die nur externen Benutzern zur Verfügung stehen sollen, sind hier nicht angelegt.

Administratoren-Accounts:
Zusätzlich zu den Einzelbenutzer-Rechten und den notwendigen Angaben hierzu erhalten diese die Berechtigung, alle
Einstellungen zu bearbeiten. Eine Zwischenabstufung existiert in Samedi nicht: entweder kann ein Benutzer keine oder
alle Einstellungen bearbeiten. Es werden folgende beiden Haken beim Administrator gesetzt:
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
In der Benutzerliste ist der Administrator sodann mit dem Administrator-Icon gekennzeichnet:
Wichtig: Ein Administrator wird im nächsten Schritt KEINER Benutzergruppe zugeordnet, sonst verliert er dadurch
automatisch seine Administratorrechte.

ADMIN, MASTER
Master ist mit Schutz-Schild-Icon gekennzeichnet: Es handelt sich um einen Administrator, der zur Sicherheit nicht
löschbar ist und so bei vollkommenen Datenverlust wieder Nutzer anlegen könnte.
i
Hinweis: Unter den Eigenschaften der Ressourcen können Ressourcen auch bestimmten Benutzern zugeordnet werden.
1.4
Benutzergruppen administrieren
Unter dem Registerblatt Benutzergruppen sind die für die „realen Anwender“ angelegten Benutzergruppen zu verwalten
(also nicht für Administratoren, OP-Sälen und Terminarten).
Die Grundfunktionen stehen den Benutzern aller Nutzergruppen zur Verfügung. Die Einzelnutzer werden den verschiedenen
Benutzergruppen zugeordnet, die sich bezüglich der erweiterten Berechtigungen unterscheiden.
1
a
2
a
3
3
1 Um neue Benutzergruppen anlegen, Button „Neue Gruppe“ drücken.
a
2 Um bestehende Benutzergruppe einzusehen und deren Einstellungen zu bearbeiten, klicken Sie auf den jeweiligen
a Zeileneintrag doppelt oder klicken Sie auf das Stift-Icon. Jede Eintragung mit Speichern abschließen.
3
Über den roten Button am Ende eines Zeileneintrages lässt sich die Benutzergruppe löschen. Beim Löschen eines
3 Eintrages muss das Menü zunächst geschlossen und die Funktion Neuladen (links von Einstellungen) geklickt werden,
bevor der Eintrag aus der Liste verschwindet.
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
Die Benutzergruppe „Empfang“ (sowie analog die Benutzergruppe „Ärzte“) sind z.B. wie folgt ausgestaltet:
Rechtekonzept:
Das nicht-ärztliche Team (Ambulanz, Aufnahme, CA&OASekretärin, Ambulanzfachkraft) soll
Termine, Notizen, Blocker und Ressourcenstatus verwalten
(buchen/ bearbeiten/ Drag'n'Drop/ absagen) können.
Hier können Registerkarten sichtbar/ unsichtbar gemacht werden.
Für Ambulanz und Aufnahme aktiviert
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
1.5
Kooperationsärzte administrieren
Zuweiser können extern auf das Samedi-Programm als Benutzer zugreifen. Dies erfordert einen verstärkten Datenschutz.
Zunächst muss die Praxis ein Samedi Konto besitzen und muss dem Ärztenetzwerk der Klinik hinzugefügt sein. Dazu wird die
Praxis mit Einladungs-Mail über das Register Startseite unter der Funktion rechts „Weiteren Kontakt zu samedi einladen“
angeschrieben. Mit der personalisierten Einladung erhält die Praxis einen Link zu den persönlichen Registrierungsformularen:
Sobald sich die Praxis mit eigenem Benutzernamen und Passwort bei www.samedi.de/login (mit einem kostenfreien Samedi
Light Konto) angelegt hat, ist die Praxis dann im Netzwerk sichtbar.
Kooperationsärzte werden als Zuweiser unter „Netzwerk“ angelegt und zur Buchung bestimmter Terminarten autorisiert. Die
Zuweiser werden hier mit den Terminarten verknüpft, wobei die Terminkategorie der besseren Verwaltung der Terminarten
dient. In Klammern wird angezeigt, für wieviele Terminarten für den Zuweiser buchbar sind.
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
Durch Auswahl einer Zeile wird jeweils die nächste Spalte bearbeitbar.
Die Aktivierung wird durch das Startdatum der Online-Buchung im Kalender eingetragen (vgl. nächster Abschnitt). Die
Terminkategorien, die mit dem Globus „auf Homepage veröffentlichen“ gekennzeichnet sind (vgl. Abschnitt 2.7), sind dann
für das Kooperationsärztenetzwerk für die Auswahl verfügbar. In der Terminart selbst muss der Abschnitt „Für
Zuweiserfunktion verfügbar“ angehakt und ausgefüllt sein (vgl. Abschnitt 2.3).
Eine Ressourcenzuordnung, welche Ressource auf welchen Zuweiser wann reserviert ist, ist auf dem zweiten Reiter
„Exklusive Ressourcenfreigaben“ möglich. Die Exklusivität kann auf eine bestimmte Vorlaufzeit begrenzt werden:
0 Tage heißt: Ressource ist immer fest zugeordnet.
5Tage heißt, erst ab >4 Tage ab heute stehen sie dem Beleger exklusiv zu
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
2
Termine und Ressourcen verwalten
2.1
Kalender und Ressourcen administrieren
In der vorliegenden Software werden so g. kritische Ressourcen (z.B. Ärzte, Räume) verwendet, die für Terminarten aus
unterschiedlichen Terminkategorien beansprucht werden könnte und ohne die ein Termin nicht stattfinden kann. Jede
angelegte Ressource ist in Samedi mit einem Kalender und zeitlicher Verfügbarkeiten verbunden. Die Grundeinstellung für
automatisierte Terminvorschläge für alle Kalender lassen sich zunächst im Registerblatt „Allgemein“ vornehmen:
Aktivierung für Kooperationspraxen
Unter Ressourcen müssen (unabhängig, ob diese auch als Benutzer angelegt sind)

Unter Mitarbeiter alle internen Ärzte, ggf. segmentiert nach hier relevanten Einsatzorten Ambulanz sowie OP

sowie alle relevanten Räume in der Ambulanz, im Chefarztbereich, VSU und OP-Säle etc.
angelegt und verwaltet werden. D.h. jeder Arzt ist nicht nur als Benutzer, sondern ebenso als Ressource, gegebenenfalls
weiter unterteilt in Ressourcen für verschiedene Einsatzorte, anzulegen.
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
Über die Buttonleiste kann ein neuer Mitarbeiter (Arzt) angelegt werden, ein neuer Raum angelegt werden, eine
ausgewählte Ressourcen geklont werden sowie die Reihenfolge der Ressourcen im Kalender festgelegt werden.
Durch Markieren einer Zeile kann die so ausgewählte Ressource durch Doppelklick oder den Button Editieren zur Bearbeitung
geöffnet werden oder durch den Button Löschen gelöscht werden. Beim Öffnen der einzelnen Ressource sind z.B. unter Prof.
Siebert folgende Einstellungen sichtbar:
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
2.2
Verfügbarkeiten von Ressourcen und Terminarten verwalten
Die regelmäßigen Verfügbarkeiten (Öffnungszeiten) sind in den Ressourceneigenschaften (vgl. vorangehender Abschnitt)
bzw. in den Eigenschaften der Terminarten (vgl. folgenden Abschnitt) hinterlegt. Hier muss beim Anlegen darauf geachtet
werden, dass es nicht zu Widersprüchen kommt und z.B. eine für eine Terminart benötigte Ressource nie in Zeiten zur
Verfügung steht, zu denen die Terminart verfügbar sein soll. Die Grundeinstellungen können in den Listen „Ressourcen“ bzw.
„Terminarten“ eingesehen werden. Soll eine Zeile bearbeitet werden, so landet man durch Doppelklick direkt in den
Eigenschaften der Ressourcen bzw. der Terminarten unter dem jeweiligen Registerblatt.
Bei den Ressourcen (nicht aber bei den Terminarten) können individuelle Einschränkungen, z.B. wegen 80% Beschäftigung
von Ärzten bzw. bei temporärer Nichtbenutzbarkeit von Räumen nur im Register Verfügbarkeit für einzelne oder mehrere
Tage durch ganztägige Blocker gesperrt bzw. wieder entfernt werden.
Die Sperren blocken Ressourcen übergeordnet, während Blocker – wie im Anwenderhandbuch beschrieben - in den
einzelnen Terminkalendern von Nutzern gesetzt werden!
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
2.3
Herzstück: Terminarten mit Zeitdauern zur Buchung der Ressourcen verwalten
Unter Terminarten sind die Sprechstunden, VSU- sowie die OP-Eingriffsarten hinterlegt, die in den verschiedenen Kalendern
gebucht werden können. Die Terminarten können nach ihrer Bezeichnung oder nach Kategorien sortiert werden:
Zu beachten ist, dass jede Terminart mit ihren möglichen Dauern hinterlegt wird (zum Anlegen die Funktion „Klonen“
benutzen!). Daher gibt es sehr viele Terminarten. Sie müssen sich über mehrere Seiten Auswahlliste durchklicken:
Die Administration der Terminarten folgt analog zur Administration der Ressourcen. Die Icon zeigen an, ob die jeweilige
Terminart intern und extern von Kooperationsärzten, nur extern oder außerhalb des OP-Kalenders ohne Begrenzung buchbar
ist.
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
Hier findet die Verknüpfung der Terminart mit den dafür benötigten Ressourcen als Fähigkeiten statt.
Beim Öffnen der einzelnen Terminart sind z.B. unter Hüft TEP - Intern folgende Einstellungen sichtbar:
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
Zuordnung der Terminarten zu
den Kategorien
Anhaken nur falls
ausnahmsweise Dauer/
Startzeitpunkt
oder Endzeitpunkt nicht
skaliert werden sollen
Saalressource
Hauptkalender Arzt allg.
Teilkalender Arzt allg.
Einschränkung für Kinder relevant, Kinder sollen jedoch auch unter allg.
Terminarten einbuchbar sein
Wann kann Hüft-TEP operiert werden?
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
Weiteres Beispiel:
Zuordnung der Terminarten zu
den Kategorien
Anhaken nur falls
ausnahmsweise Dauer/
Startzeitpunkt oder
Endzeitpunkt nicht skaliert
werden sollen
Hauptkalender Arzt
Teilkalender Arzt
Raumressource
Einschränkung für Kinder relevant, Kinder sollen jedoch auch unter allg.
Terminarten einbuchbar sein
Sprechstunde
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
2.4
Notizsets zu den Terminarten verwalten
Derzeit existieren folgende Kommentar-Sets:
Ein Kommentarset, z.B. OP TEP-Intern, kann wiederum durch Doppelklick auf die ausgewählte Zeile oder durch Klick des
Buttons Editieren geöffnet werden:
Hier werden zunächst die in intern und für Kooperationsärzte verfügbaren
Terminarten verknüpft und dann die Kommentarfelder - mit genauer Angabe des
Feldtyps und ob es sich um ein Pflichtfeld handelt - angelegt. Unter dem Icon Stift
lässt sich die Konfiguration des Feldtyps vornehmen, d.h. die Auswahlliste definieren,
bestimmen, ob eine Mehrfachauswahl möglich ist und ein etwaiger Leertext
definieren.
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
2.5
Begrenzung von Kapazitäten für bestimmte Terminarten
Es lassen sich für einzelne Terminarten die Kapazitäten begrenzen. Als „Auffüllrhythmus“ stehen hierfür die Optionen täglich/
stündlich/ wöchentlich (montags)/ monatlich/ vierteljährlich zur Auswahl.
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
2.6
Terminketten verwalten
Die Funktion Terminketten ist derzeit deaktiviert und nicht in Verwendung. Hier lassen sich OP-Terminart und VSU-Termin
aneinanderkoppeln.
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
2.7
Terminkategorien verwalten
Als Terminkategorien sind zunächst nochmal die Benutzer/ Teammitglieder ausgewiesen. Diese werden direkt unter den
Benutzereinstellungen administriert.
Ärzte und Terminarten sind mit dem Globus als Icon für „Öffentlich anzeigen“ gekennzeichnet. Dies wurde in der
Benutzereinstellung durch den Haken „auf Homepage anzeigen“ eingestellt (siehe Kapitel 1.1).
Kategorien werden dazu verwendet, die Terminarten zu ordnen und so schneller zugänglich zu machen. Beim Buchen können
Sie so zuerst die Kategorie und dann unter der diesen zugeordneten Terminarten auswählen.
Unabhängig von den Benutzern, können auch weitere freie Terminkategorien angelegt werden. Diese sind dann nicht mit
dem Menschen, sondern dem Ordner als Icon gekennzeichnet:
Eine weitere Zuordnung findet auf dieser Ebene nicht statt. Die Terminkategorien können untereinander sortiert werden.
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
2.8
Erweiterte Kalenderansichten, Terminzettel, Trackingmarker einstellen
Die Konfigurationseinstellungen zu Patienten- und Terminfeldern, Terminzettel sowie die Wartezimmerstati finden sich hier
unter Einstellungen/ Kalender/ Ansichten:
Die elektronischen Terminzettel sollen nicht genutzt werden. Die Druckeinstellungen für den Terminzettel ließen sich sonst
über den entsprechenden Button „Druckeinstellungen“ (unter Einstellungen/Kalender/Ansichten) bearbeiten. Das Einfügen
eines Logos etc. ist nicht möglich:
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
3
Patientenbenachrichtigungen verwalten
Hier werden Terminbenachrichtigungen via SMS u./ o. E-Mail sowie die Pflichtfelder im Patientendatensatz administriert.
1
2
i
3
4
5
a
a
Derzeit sind Termin-Followup, Terminabsage, Terminverschiebung, Terminverzögerung vollkommen deaktiviert.
Eingerichtet (Icon grüner Haken) sind Terminbestätigung und Terminerinnerung per Mail (Icon Brief) oder SMS (Icon Handy).
Durch Doppelklick werden die verschiedenen Vorlagen geöffnet:
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
1
Mail-Terminbestätigung bei Vergabe eines OP-Termins, VSU konservativ sowie Kind o. OP:
Terminbestätigung für {{patient.herr_frau_akkusativ}} {{patient.honorifics}}{{patient.last_name}}
{{patient.anrede}},
hiermit bestätigen wir Ihnen die Buchung Ihres Termins zur vorstationären/stationären Aufnahme
am {{appointment.date}} um {{appointment.time}} Uhr in der {{institution.name}}, {{institution.street}}, {{institution.postcode}}
{{institution.city}}.
Anfahrtsbeschreibung: http://www.vitos-okk.de/ok-kassel/service/anfahrt.html
Bitte finden Sie sich zum Termin in unserer stationären Aufnahme ein. Bringen Sie hierfür
- Ihre Versichertenkarte,
- Ihre stationäre Einweisung
- die ausgefüllten Formulare aus der Anlage
- etwaige Vorbefunde und Röntgenbilder/ MRT mit.
Wenn Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen werktags
- Montag, Dienstag, Donnerstag, 8-12, 13-16 Uhr, und
- Mittwoch, Freitag, , 8-12, 13-14 Uhr,
unter der Telefonnummer 0561-3084333 gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Team der stationären Aufnahme
Vitos Orthopädische Klinik Kassel
gemeinnützige GmbH
Wilhelmshöher Allee 345
34131 Kassel
Besuchen Sie uns im Internet: www.vitos-okk.de.
Ein Unternehmen des LWV-Hessen.
2
SMS-Terminbestätigung bei Vergabe eines Ambulanz-Termins
i
Terminbestätigung für {{patient.herr_frau_akkusativ}} {{patient.last_name}}
Ihr Termin in der Vitos OKK ist am {{appointment.date}}, {{appointment.time}} h. Bitte mitbringen: Versichertenkarte & Ein-/
Überweisung.
Möglich sind 140 Zeichen pro SMS, ansonsten wird der Text auf zwei bzw. mehrere SMS aufgeteilt.
3
i
Mail-Terminbestätigung bei Vergabe eines Ambulanz-Termins:
Terminbestätigung für {{patient.herr_frau_akkusativ}} {{patient.last_name}}
{{patient.anrede}},
hiermit bestätigen wir Ihnen die Buchung Ihres Sprechstunden-Termins am {{appointment.date}} um {{appointment.time}} Uhr in der
{{institution.name}}, {{institution.street}}, {{institution.postcode}} {{institution.city}}.
Anfahrtsbeschreibung: http://www.vitos-okk.de/ok-kassel/service/anfahrt.html.
Bitte finden Sie sich zum Termin in unserer Ambulanz ein. Bringen Sie hierfür
- Ihre Versichertenkarte,
- Ihre Einweisung/namentliche Überweisung sowie
- etwaige Vorbefunde und Röntgenbilder/ MRT mit.
Wenn Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen werktags
- Montag, Dienstag, Donnerstag, 8-12, 13-16 Uhr, und
- Mittwoch, Freitag, 8-14 Uhr,
unter der Telefonnummer 0561-3084205 gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Ambulanz-Team
Vitos Orthopädische Klinik Kassel
gemeinnützige GmbH
Wilhelmshöher Allee 345
34131 Kassel
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
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Ein Unternehmen des LWV-Hessen.
4
a
Mail-Terminerinnerung bei Vergabe eines OP-Termins, VSU konservativ sowie Kind o. OP:
Terminerinnerung für {{patient.herr_frau_akkusativ}} {{patient.last_name}}
{{patient.anrede}},
bitte vergessen Sie Ihren Termin zur vorstationären/stationären Aufnahme nicht:
am {{ appointment.date}} um {{appointment.time}} Uhr in der {{institution.name}}, {{institution.street}}, {{institution.postcode}}
{{institution.city}}.
Anfahrtsbeschreibung: http://www.vitos-okk.de/ok-kassel/service/anfahrt.html
Bitte finden Sie sich zum Termin in unserer stationären Aufnahme ein. Bringen Sie hierfür
- Ihre Versichertenkarte,
- Ihre stationäre Einweisung
- die ausgefüllten Formulare (in der Anlage zur Terminbestätigungsmail)
- etwaige Vorbefunde und Röntgenbilder/ MRT mit.
Wenn Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen werktags
Montag, Dienstag, Donnerstag, 8-12, 13-16 Uhr, und
Mittwoch, Freitag, , 8-12, 13-14 Uhr,
unter der Telefonnummer 0561-3084333 gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Team der stationären Aufnahme
Vitos Orthopädische Klinik Kassel
gemeinnützige GmbH
Wilhelmshöher Allee 345
34131 Kassel
Besuchen Sie uns im Internet: www.vitos-okk.de.
Ein Unternehmen des LWV-Hessen.
5
a
Mail-Terminerinnerung bei Vergabe eines Ambulanz-Termins:
Terminerinnerung für {{patient.herr_frau_akkusativ}} {{patient.last_name}}
{{patient.anrede}},
bitte vergessen Sie Ihren Sprechstundentermin nicht: am {{appointment.date}} um {{appointment.time}} Uhr in der
{{institution.name}}, {{institution.street}}, {{institution.postcode}} {{institution.city}}.
Anfahrtsbeschreibung: http://www.vitos-okk.de/ok-kassel/service/anfahrt.html.
Bitte finden Sie sich zum Termin in unserer Ambulanz ein. Bringen Sie hierfür
- Ihre Versichertenkarte,
- Ihre Einweisung/namentliche Überweisung sowie
- etwaige Vorbefunde und Röntgenbilder/ MRT mit.
Wenn Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen werktags
Montag, Dienstag, Donnerstag, 8-12, 13-16 Uhr, und
Mittwoch, Freitag, 8-14 Uhr,
unter der Telefonnummer 0561-3084205 gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Ambulanz-Team
Vitos Orthopädische Klinik Kassel
gemeinnützige GmbH
Wilhelmshöher Allee 345
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Handbuch zur Termin- und Ressourcenplanung
Die versendeten E-Mails und SMS sind unter Nachrichten/ Institutions-Nachrichten/ Versandte Benachrichtigungen
einsehbar:
4
Auslastungssteuerung
Ziel einer gelungenen Ressourcen- und Terminplanung ist, durch verlässliche Vereinbarungen ein geräuschloses Hand-inHand-Zusammenarbeiten vieler Beteiligter und eine effektive Auslastung aller Ressourcen zu ermöglichen. So werden
Qualität und Wirtschaftlichkeit gleichzeitig gestärkt und die Basis für eine gesunde Zukunft gelegt.
Eine gute Auslastung bedeutet, dass Ressourcenverfügbarkeit und geplante Termine zur Deckung kommen.
Ressourcen <> Termine
Maßnahme
Plötzliche Krankheit/ Ausfall
eines geplanten Mitarbeiters

Wie in Abschnitt 2.2 nachzulesen, kann die Ressource kurzfristig im Kalender
als Blocker gesperrt werden. Derjenige, der den Blocker einträgt ist dafür
verantwortlich, die bereits gebuchten Termine anderen Ressourcen
zuzuordnen und/ oder zeitlich zu verschieben.
Plötzlicher Ausfall eines OPSaals/ Untersuchungsraums etc.

Wie in Abschnitt 2.2 nachzulesen, kann die Ressource kurzfristig im Kalender
als Blocker gesperrt werden. Derjenige, der den Blocker einträgt ist dafür
verantwortlich, die bereits gebuchten Termine anderen Ressourcen
zuzuordnen oder zeitlich zu verschieben.
Plötzlicher Ausfall des
Patienten und unverplante
Zeitslots

Ein Terminausfall wird mit einem entsprechenden Status gemarkert.
Patienten, die bereits mehrere Terminausfälle verzeichnen, werden künftig
entsprechend vorsichtig geplant.

Erfolgt die Absage mit Vorlauf, wird der Termin bei den weiteren
Terminplanungen prioritär vergeben. Das Ambulanzteam sorgt dafür, dass
Terminlücken spätestens am Vortag durch Plananpassungen weitmöglich
geschlossen werden.

Können Zeitslots dauerhaft nicht ausgelastet werden, wird die
Planungsgrundlage in der oberen Leitungsrunde angepasst.
Schlecht ausgelasteter OP

Perspektivisch folgt: Besprechung OP-Koordinator, Leitung
Patientensteuerung, Belegungsmanagement zur Besprechung von
Kurzfristmaßnahmen. Information/ Abstimmung von Maßnahmen mit
Geschäftsführung und Chefärzten.
Schlecht ausgelastete Stationen

Perspektivisch folgt: Besprechung OP-Koordinator, Leitung
Patientensteuerung, Belegungsmanagement zur Besprechung von
Kurzfristmaßnahmen. Information/ Abstimmung von Maßnahmen mit
Geschäftsführung und Chefärzten.
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