Management von IT

Management von ITProjekten
Einführung in
Projektmanagement und
ausgewählte
Schwerpunktthemen
Magisches Dreieck
Kosten
Qualität
Zeit
=> welche Auswirkungen auf Planung?
Beispiel 1
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2 Key-Account-Kunden (Kunden mit dem
höchsten Umsatzvolumen) wünschen jeweils
eine Sonderprogrammierung
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Aufwand je 200 Tage
Fertigstellung jeweils in 4 Monaten
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Summe Aufwand: 400 Tage
Aber: nur Ressourcen in Höhen 300 Tagen
verfügbar
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Was tun?
Beispiel 1
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Maßnahme 1: Faktor Zeit verändern
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Verhandlung mit Kunden - erfolglos
Auftrag ablehnen? Nein, Key accounts !!!!
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Kunde um jeden Preis halten!
Maßnahme 2: Faktor Ressource
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Zusätzliche Mitarbeiter – nicht möglich
Überstunden: 20 % = 60 Tage zusätzlich
=> verfügbare Ressourcen: 360 Tage
Beispiel 1
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Maßnahme 3: Faktor Zeit
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Termin bewusst um 2 Wochen überziehen
Kunde dafür im fortgeschrittenen Stadium beim
Preis Rabatt anbieten
4 Monate ( = 8 Wochen) * 2 Projekte
300 Tage / 16 = 19 Tage zusätzlich Zeit
=> 379 Tage – fehlen 21 Tage
Beispiel 1
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Maßnahme 4: Faktor Qualität
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Senkung der Qualität um 21 Tage kostet im
langfristigen Verlauf deutlich mehr; geschätzt: 51
Tage
=> Nachteil: Kosten je Projekt 215 Tage zzgl. 10
Tage Rabatt (niedrigerer Gewinn)
=> Vorteile:
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Aufwand entsteht erst nach Liefertermin
Beide Projekte können durchgeführt werden
Kunden können gehalten werden
Beispiel 2
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Messedemo
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Programm zur Präsentation auf einer Messe
Termin absolut unveränderbar
Qualität „relativ“ egal:
Wird nur von eigenen Leuten bedient
● Selektive Bedienung / Demonstration: nur zeigen,
was geht
=> „Minesweeper für Vertriebler“
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Ressourcenplanung
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Klärung der benötigten und verfügbaren
Einsatzmittel und ihre Planung
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Finanzmittel
Mitarbeiter
Räume
Ziel: optimaler Einsatz aller Ressourcen
Optimierung in alle Richtungen selten
möglich
Ressourcenplanung: Vorgehen
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Aufteilung in Arbeitspakete (Vorgänge),
Grundlage:
Projektstrukturplan
Aufwandschätzung
Qualifikation und Verfügbarkeit der
Mitarbeiter
„fachliche“ oder „technische“ Pakete
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„Umsetzung des Geschäftsvorfalles
Überweisung“
„Umsetzung der Benutzeroberfläche in HTML“
Ress.planung: Vorgehen(2)
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Benötigte Ressourcen ermitteln
Aufwandsschätzung für Arbeitspaket
Terminplanung berücksichtigen
Parallele Arbeitspakete ermitteln
Konzentration auf Engpassressourcen
Optimierung im „magischen Dreieck“
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Fixer Termin: mehr Ressourcen, mehr Kosten
Fixe Ressourcen: Termin verschiebt sich ggfs.
Fixe Ressourcen und fixer Termin:
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Schwierig, aber leider Standardfall
Folge: oftmals sinkende Qualität
Mitarbeiterplanung
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Wer macht was wann?
Wie viel Ressourcen werden insgesamt
benötigt?
Wann werden sie benötigt?
Welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung?
wann stehen sie zur Verfügung?
wie lange stehen sie zur Verfügung?
Aber: schwieriger, als es zunächst erscheint!
Mitarbeiterplanung (2)
Randbedingungen
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„Grundlast“: organisatorische Tätigkeiten wie
E-Mail, Telefon, Spesenabrechnungen,
Meetings, ... : pro Tag 1-2 Stunden
Bei Entwicklern: Puffer für Service und
Bugfixing
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Abhängig von aktueller SW-Qualität (ehrlich!)
„Kundenbedarf“: Fibu hat bei z. B. Bei
Jahresabschluss höheren Serviceaufwand als
zur Urlaubszeit
Mitarbeiterplanung (3)
Randbedingungen
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Faustregel: 15 – 30 % der Arbeitszeit ist
Grundlast
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Urlaub einplanen und abstimmen
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Feiertage berücksichtigen
Mitarbeiterplanung (4)
qualitative Faktoren
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Welche Mitarbeiter werden unbedingt
benötigt (spezielles Know-How)?
Welche Arbeitspakete sind absolut kritisch
=> Top-Mitarbeiter bereitstellen
Welche Arbeitspakete sind fachlich /
technisch kritisch => nur ganz spezielle
Mitarbeiter können diese Aufgaben
übernehmen
Mitarbeiterplanung (5)
qualitative Faktoren
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Ggfs. Umplanung auch in anderen Projekten
=> Key-Mitarbeiter verfügbar
Projektübergreifende Planung: Mitarbeiter
auch in anderen Projekten: Zielkonflikte!
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Lösung ist Führungsaufgabe!
Teamsynergien nutzen: eingespielte Teams,
die sich bewährt haben, möglichst nicht
zerstückeln
Mitarbeiterplanung (6)
qualitative Faktoren
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Schulungen einplanen falls nötig
oder Arbeitspakete umplanen auf andere
Mitarbeiter
unklare Anforderungen: Puffer und fachlich
qualifizierte MA für Konzeptphase einplanen
Rechnerisch: Aufwandsverteilung eines
Arbeitspakets auf mehrere MA möglich
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Macht dies Sinn?
Ist es fachlich sinnvoll?
Terminplanung
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Eng verknüpft mit Ressourcenplanung
Mehrstufiger Prozess
Gründe
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Längere Dauer früherer Projektphasen =>
Verschiebungen
Ausfall von Mitarbeitern
Neue Anforderungen
Terminplanung: Vorgehen
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Liste von Vorgängen erstellen (vgl.
Ressourcenplanung)
Beziehungen der Vorgänge ermitteln
Ablaufplan erstellen (Gantt, Netzplan)
Vorgegebene Termine einarbeiten
Interne Meilensteine definieren
Innerhalb eines Vorgangs die Terminplanung
verfeinern
Optimieren der Terminplanung
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optimalen Lösung ist in den seltensten Fällen
möglich
Ziel: Planung schrittweise zu verbessern,
Alternativen finden
Beschleunigung von Vorgängen
– erhöhten Ressourcenbedarf
– höhere Kosten
Technologische Maßnahmen
Optimierung der Mitarbeiterressourcen
Technologische Maßnahmen
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Fremdkomponenten zukaufen statt
Eigenentwicklung
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Risiko: Abhängigkeit vom Fremdanbieter
Kritisch bei zentralen Progarmmteilen
Andere Technologien möglich?
Funktionalitäten reduzieren
Maßnahmen bei Mitarbeitern
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Überstunden
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Vorteil: billig und effektiv: Mitarbeiter
eingearbeitet / qualifiziert
Nachteil: langfristig Burn-Out, Unzufriedenheit
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Neue Mitarbeiter:
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Neueinstellungen
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Nachteil: Kostenrisiko: Folgekosten,
Einarbeitung
Maßnahmen bei Mitarbeitern (2)
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Aus anderen Abteilungen
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Vorteil: kein Kostenrisiko, Kenntnis der
Unternehmensstruktur
Nachteil: selten „freie“ Mitarbeiter in anderen
Abteilungen verfügbar, Einarbeitung
Zeitarbeiter
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Vorteil: kein Kostenrisiko
Nachteil: höhere Lohnkosten für die
Projektdauer, Einarbeitung
Externe Vergabe
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Teilaufträge extern vergeben
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Probleme:
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für Implementierung: siehe obige Probleme
Interessant beispielsweise für
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Konzeptphase (zusätzliches Know-How von
außen) oder
Tests