distribution_event

Event-Marketing
integriert die
- Produktpolitik (Programm, Service, usw.)
- Preispolitik (Eintrittspreise, Gebühren,
Preise für Catering, usw.)
- Distributionspolitik (Location, Kartenverkauf bzw. –vorverkauf, Tickets, Logistik
der Besucher usw.)
und
- Kommunikationspolitik (Einladung, Werbung, usw.)der Event-Konzeption.
Event- Planung
Integrierte Management Anforderungen
-Zeitplanung
Was soll wann und wozu passieren?
- Personalentwicklungsplanung
Wer macht was und bis wann?
- Infrastrukturplanung
(Erreichbarkeit, Image/ Stil des Ortes, Preis,
Aktionsmöglichkeiten, Catering, Sperrzonen, Behinderdengerechtheit,
Licht, Luft, Möblierung, ...)
- Ver- und Entsorgung (Strom, Müll,...)
- Logistik (An-/Abreise, Versorgungsverkehre, Besucherströme,...)
- Unterbringung der Teilnehmer/innen und Aktiven
- Zahlungsverkehre (Bar- und
Wechselgeld, Kartenlesegeräte, Quittungen, Rechnungsstellung,...)
- Rechtliches, Genehmigungen, Steuern, Versicherungen
Schankerlaubnisse, Gesundheitszeugnisse,
AKM, Vergnügungssteuer, Unfallversicherung, Veranstalterhaftpflicht, ...)
- Ziel (Was wollen wir inhaltlich/sachlich erreichen?)
- Zielgruppe(n) (Wen wollen wir erreichen?)
- Art (Was soll emotional erreicht werden?)
- Budget (Wie viel darf das kosten?)
- Zeit (Wann ist der günstigste Zeitpunkt?)
- USP (Was ist das Einmalige, Besondere?)
- Ort (Welcher Ort passt zum Image/ CI?)
- Verpflegung (Wie wird das Catering gestaltet?)
- Einladung (Wie erreichen wir die Zielgruppe(n)?)
- Personal (Wer wirkt aktiv mit?)
- Organisation
- Öffentlichkeit (Wie informieren wir?)
- Logistik (Wie lenken wir Personal, Waren, Besucher?)
- Infrastruktur (Was brauchen wir vor Ort?, was ist vorhanden, )
- Welches Einzugsgebiet und Besucherpotential hat der Ort?
- Kosten (Wie regeln wir die Finanzen?)
Checkliste – Organisation – Grundsätzliches:
- Suche und Anmietung der Location
- Besprechung über die Räumlichkeiten, elektrische und sanitäre Einrichtungen,
Anschlüsse, Geräte, etc. (gegebenfalls Hallenplan verlangen)
- Vertrag besorgen / prüfen und unterzeichnen
(Künstler, Location, Technik, Licht, etc.)
- Gästeliste erstellen (V.I.P., kostenloser Eintritt)
- evtl. Kartenvorverkauf abklären
Werbung, Einladungen:
- vier Wochen vor der Veranstaltung Einladung an die Gäste und die Medien
versenden
- evtl. Anmeldemöglichkeit
- Allenfalls telefonisch nachfragen
- Werbung schalten (Anzeigen, Inserate, Pressetexte, Radiospots, etc.)
- Einträge in diversen Veranstaltungskalender in den Medien
- Homepage schalten
Sicherheitskonzept:
- Sicherheitspartnerschaft mit der Polizei (o. sonstige Sicherheitsbehörden)
- Security – Personal vor der Veranstaltung briefen
Infrastruktur organisieren:
- Tische, Stühle
- Aschenbecher, Tischtücher
- Becher, Eiswürfel, Eiskübel, Tiefkühltrue, Eismaschine, Messbecher
- Bühnenpodeste, Stellwände
Beschilderung, Hinweis – Schilder:
- Allgemeine Geschäftsbedingungen am Eingang
- Hinweistafeln an der Straße, Signalisierung, Wegweiser
- Herzlich Willkommen
- Parkplätze
- Eingang / Ausgang
- Eintrittspreise
- Bar
- Getränke- und Verpflegungstafel
- WC
- V.I.P. Cards für die Gäste
- Crew Cards für die Mitarbeiter
- Artists Cards für die Künstler
Begriffsdefinitionen:
1. Eventlogistik:
Beinhaltet alle Aktivitäten, die notwendig sind, um einen reibungslosen Ablauf
eines Events zu gewährleisten. (Verpflegung, Shuttleservice, Mülleimer, ..)