5.2 Betreuung von Abgabestellen
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Dok-Nr. 5.2 Betreuung von Abgabestellen Gültig ab: 01.02.2016 Teilprozess Version 4 MA AS+Fw 1 Ziel des Prozesses Ziel ist es die Abläufe sicherzustellen und hohe Zufriedenheit der freiwilligen Tischlein deck dichMitarbeitenden (Tdd) der verschiedenen Abgabestellen (AS) zu erfragen und dementsprechend zu handeln. Es regelt eine gute Zusammenarbeit (Unterstützung, Hilfe, Informationsfluss) mit der AS-Leitung, deren Stellvertreter und dem ganzen Freiwilligenteam. Grundsätzlich soll der Erstkontakt zwischen den AS-Leitungen und den regionalen PlattformenVerantwortlichen erfolgen, um den direkten und schnellen Kommunikationsweg einzuhalten und Doppelspurigkeiten zu vermeiden. 2 Geltungsbereich Gilt für alle Mitarbeitenden (MA) inkl. den Tdd-Plattformen. 3 Wechselwirkungen Dok.-Nr. Prozess Titel 5.1 TP Selektion von Abgabestellen 4.8 TP Warenauslieferung 4 Vorgelagerter Prozess X X Folgender Prozess Kenngrössen 4.1 Prozess (Effizienz) Schnelle und effiziente Bearbeitung von Anfragen (telefonisch, per E-Mail oder per Post) innerhalb von 2 Arbeitstagen. 4.2 Produkt (Effektivität) - korrekter Tagesrapport innerhalb von 2 Arbeitstagen. - 3-monatige Überweisung des 1-Franken-Beitrages mit Abrechnungsbeleg - Vollständig geführte und aktualisierte Freiwilligenlisten. - Zufriedenheit des Freiwilligenteams (Messbarkeit). - Einhaltung qualitätsrelevanter Punkte gemäss Aufgabenliste für AbgabenstellenleiterInnen. 5 Prozessbeschreibung generell In der Betreuung der AS fallen nachfolgende Tätigkeiten an: 5.1 Informationen von Tdd an AS Die Informationen an die AS erfolgen in der Regel an der Generalversammlung (GV), dem ASLeiterInnen-Treffen, per AS-LeiterInnen-Mail oder mittels unserer Homepage www.tischlein.ch (passwortgeschützter Bereich) inkl. Vorlagen sowie Schulungsvideos. 5.1.1 Generalversammlung Siehe 7.3 TP Events und Spezialprojekte, Punkt 5.1. 5.1.2 AbgabenstellenleiterInnen-Treffen Siehe 7.3 TP Events und Spezialprojekte, Punkt 5.2. 5.1.3 AbgabenstellenleiterInnen-Mail Die AS-Leitungen sowie deren Stellvertretungen werden vom MA AS+Fw nach Bedarf mittels ASLeiterInnen-Mail informiert. Dies dient dazu, dass ein möglichst reibungsloser Ablauf bei den AS gewährleistet ist. Dabei sollen die PF-Leitungen immer cc einkopiert werden. 5.2 TP Betreuung von Abgabestellen Seite 1 von 3 Dok-Nr. 5.2 Betreuung von Abgabestellen Gültig ab: 01.02.2016 Version 4 Teilprozess MA AS+Fw Folgende Punkte können Teil eines AS-LeiterInnen-Mails sein: - Personelle Veränderungen bei der GS - Administrative Veränderungen - Themen Qualitätsmanagement wie zum Beispiel Temperaturmessungen, Selbstkontrolle, Einhaltung der Hygienevorschriften - Informationen Lebensmittelkontrolle - Spezielle Öffnungs- und Verteilzeiten wie zum Beispiel über Weihnachten/Neujahr - Bezugskarten (Bezugskartenwechsel, etc.) – via MA BK+PM - usw. 5.2 Informationen von AS zu Tdd Es ist wichtig, dass der Informationsfluss von der AS zu Tdd optimal abläuft. Primär via die regionalen Plattformen. Auf folgende regelmässige Informationen ist Tdd von der AS angewiesen: 5.2.1 Tagesrapport als Planungsinstrument Nach jeder Lebensmittelverteilung ist der Tagesrapport vollständig ausgefüllt und unverzüglich, sprich spätestens nach 2 Arbeitstagen, an die entsprechende Plattform zu senden (per E-Mail, per Fax, per Post oder mittels Tdd-Fahrer). Der Tagesrapport dient als Kennzahl (Total Bezugskarten sowie Personenanzahl), damit die Lager-MA in der Folgewoche genügend Produkte für die Lebensmittelabgabe rüsten. 5.2.2 Tagesrapport - Qualitätssicherungsthemen Fremdlieferungen direkt an die AS müssen zwingend im Tagesrapport erfasst werden: vollständiger Name des Produktspenders (PS) wie Vor- und Nachname oder Firmenname, vollständige Adresse, Produktbezeichnung und Produktart (Frischprodukt, Trockensortiment, Tiefkühlprodukt oder Non-Food-Produkt) und geschätzte Gewichtsangabe. Aufgrund von diesen Angaben kann der MA Log den Warein- und ausgang verbuchen, die Produktspende beim PS verdanken und überprüfen, ob es sich um einen bestehenden oder neuen PS handelt. Bei einem neuen PS schickt der MA Log die Qualitätsanforderungen an PS zur Unterzeichnung. So hat Tdd die Sicherheit, dass die gespendeten Produkte aus einer gesicherten Quelle stammen. Zusätzlich wird auf dem Tagesrapport die Temperaturmessung rapportiert. Das heisst bei der Anlieferung wird ein Frischprodukt (möglichst Joghurt) ausgewählt und nach der Einlagerung in die Styroporboxen mit dem Chauffeur sofort gemessen und im Tagesrapport eingetragen. Der Thermometer verbleibt bis zum Ende der Lebensmittelverteilung im Produkt. Die Temperatur am Ende der Lebensmittelverteilung wird durch die AS-Leitung zudem im Tagesrapport eingetragen und visiert. Eine weitere und wichtige Information von der AS an Tdd sind auch bei der Warenannahme festgestellte Produktemängel. 5.2 TP Betreuung von Abgabestellen Seite 2 von 3 Dok-Nr. 5.2 Betreuung von Abgabestellen Gültig ab: 01.02.2016 Version 4 Teilprozess MA AS+Fw 5.2.3 1-Franken-Beitrag Der Kunde kann bei der AS einwandfreie Lebensmittel gegen Abgabe eines symbolischen Franken beziehen. Dieser wird vom Freiwilligenteam einkassiert und uns 1 Mal pro Quartal auf das Postcheckkonto überweisen. Quittungen der Ausgaben werden bei der Überweisung des 1-FR-Beitrages mit dem Abrechnungsbeleg an die Geschäftsstelle zugestellt. 5.2.4 Adressliste Freiwillige Um Informationen wie zum Beispiel die Tischlektüre oder den Geschäftsbericht an die richtigen Personen vom Freiwilligenteam zu senden, ist es wichtig, dass der Adressdatenstamm àjour gehalten wird. Jede Änderung wie ein Neueintritt, Austritt, Todesfall oder eine Adressänderung wird umgehend von der AS an die zuständige Plattform weitergeleitet. Bei neuen freiwilligen MA schickt die AS-Leitung ihrer Plattform das vollständig ausgefüllte und unterzeichnete Beitrittsformular, welches gleichzeitig auch als Mitglieder-Beitrittserklärung für den Verein Tdd gilt. Die zuständige Person der Plattform erfasst das neue Mitglied im Cobra und schickt dem neuen freiwilligen MA ein Willkommensspaket. Das Original der Beitrittserklärung wird in einem Ordner abgelegt. Bei Austrittsmeldungen sendet der MA AS+Fw ein Dankesscheiben für die ehrenamtlich geleisteten Dienste. Auf Wunsch wird auch ein offizieller Sozialzeitausweis ausgestellt. 5.3 Freiwilligenbefragung Mit der Einladung des jährlichen AS-LeiterInnen-Treffen werden auch Themenwünsche erfragt und gesammelt. Zusätzlich führt Tdd sporadisch eine online-Freiwilligenbefragung durch. 5.4 AS-Besuche Dazu haben wir eine Checkliste AS-Besuch. 5.5 Verbrauchsmaterial Folgendes Verbrauchsmaterial kann beim Chauffeur bezogen werden: T-shirts, Knotenbeutel, Handschuhe, Vorlagen Tagesrapporte, Vorlagen Abrechnungsbeleg, Einzahlungsscheine, Namensschilder. 6 Abkürzungen / Begriffe Definitionen 7 Abkürzungen/Glossar 5.2 TP Betreuung von Abgabestellen Seite 3 von 3
