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Dokumentenmanagement Systeme (DMS) DMS Literatur • Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus / Strack-Zimmermann, Hans, [1999]: Dokumentenmanagement - Vom Imaging zum Business-Dokument, 2. Auflage, Springer, Berlin. • Klingelhöller, H. [2001]: Dokumentenmanagementsysteme, Springer, Berlin. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 2 DMS Anbieter • • • • • • • • • • • Livelink (Opentext) http://www.opentext.com/ Panagon (Filenet) http://www.filenet.com/Deutsch/ Docuware http://www.docuware.de/ IXOS http://www.ixos.de/de/ Documentum http://www.documentum.de/ ONDemand (IBM) http://www-3.ibm.com/software/data/cm/ Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 3 Lernziele DMS • Wichtiges Basis- und Hintergrundwissen kennen lernen • Entscheidungswissen für Systemauswahl von DMS und Infrastrukturgestaltung erwerben • Relevante Aspekte / Möglichkeiten / Grenzen von DMS kennen lernen • nicht Realisierung und Betrieb beherrschen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 4 Inhalt • • • • • • DMS im Kontext DMS-Typen DMS Anforderungen Vorteile gegenüber Papierachiven GDPdU (rechtliche Aspekte) Lebensdauer / Zugriffshäufigkeit / Speicherform von Dokumenten • DMS-Architektur • DMS wichtige Begriffe • Archivierungsprozess Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 5 Inhalt • • • • • • • • • Erfassung / Scanner Archivierungsszenarien Erfassung / Nachbearbeitung Integration Standardsierung DMS und SAP R/3 DMS und Lotus Notes DMS Kosten DMS Nutzen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 6 DMS im Kontext Content-Management CMS DMS Datenbanken IR WCMS Prof. Dr. Fabian Glasen XML CMS / DMS 7 DMS Definition DMS sind Systeme, die Dokumente verwalten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 8 DMS-Typen DMS Typen • Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: • Dokumentenmanagement-Systeme im weiteren Sinne: Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 10 DMS Typen Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: • Speicherung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Ablagehierarchie auf der Festplatte. • Mechanismen zur kontrollierten und konsistenten Datenhaltung bzw. Bearbeitung von Dokumenten, wie z.B. Check- in / -out, und Versionsverwaltung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 11 DMS Typen Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: • Einfachste Variante ist Dateiverwaltung mit BS (z.B. MS Windows Explorer) bietet • Suchmöglichkeit über Dateinamen, Datum, Dateiinhalte etc. • Hierarchische Ordnerstruktur • Checkin/Checkout Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 12 DMS Typen Dokumentenmanagement Systeme im weiteren Sinn • Scanning, Speicherung und Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert werden sollen. • COLD (Computer Output on Laser Disk) • Jukeboxen, WORM (Write Once Read Many) • Magnetbänder • Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von einem, oder mehreren Archivservern übernommen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 13 DMS Typen (Speicherarten) Non Coded Information (NCI) nicht codierte Information, kann nicht direkt weiterverarbeitet werden, z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton. Coded Information (CI) codierte Information • Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII, EBCDIC etc. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 14 Anforderungen Wann macht es Sinn bzw. ist es unverzichtbar DMS einzusetzen DMS - Anforderungen • Erfüllung der rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von Geschäftsdokumenten. • Bewältigung grosser Dokumentmengen – effiziente und systematische Erfassung grosser Datenmengen (Scanning / COLD) – effiziente und systematische Speicherung grosser Datenmengen (WORM, Jukebox) • Zukunftsfähigkeit der Infrastruktur und der verwendeten Dokumentformate hinsichtlich der geforderten Aufbewahrungsfristen • Verknüpfung mit Anwendungen / Prozessen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 16 DMS - Anforderungen • Sicherheitsanforderungen (Datenschutz, Zugriffsrechte, Verschlüsselung) • Kosten-Nutzen-Aspekt Ressourcenschonende Erzeugung, Speicherung, Suche, Übermittlung und Anzeige der abgelegten Dokumente • Schneller Informationszugriff (Suche / finden) • hohe Auskunftsbereitschaft (Verfügbarkeit) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 17 DMS Anforderungen • Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders (Portal) • Integration in IT-Infrastruktur (EAI) • Redundanzfreie und einfache Integration in alle Informationsräume Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 18 DMS Anforderungen • Revisionssicherheit • Versionierung • Check-in-Check-out Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 19 technische Anforderungen • • • • Skalierbarkeit gute Performance, einfaches Handling graphische Oberflächen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 20 Vorteile DMS gegenüber Papierarchiven • • • • • • • • Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten kürzere Transportzeiten Reduzierung des Platzbedarfs dezentraler paralleler Zugriff (raumunabhängig) Möglichkeit der integrierten Verarbeitung einfache Sicherung schnelle Verteilung (zeitunabhängig) höhere Konsistenz durch Vermeidung von Redundanz Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 21 GDPdU neue rechtliche Situation GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) http://www.bundesfinanzministerium.de/Anlage8 440/BMF-Schreiben-vom-16.07.01.pdf Wesentliche Inhalte der GDPdU • Gültig ab dem 01.01.2002 • Regelung betrifft alle Unternehmen (unabhängig von der Grösse) • alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen müssen archiviert werden und recherchierfähig sein. • Dies gilt insbesondere alle digital abgewickelten Geschäfte ohne Papierbelege • Ablage muss revisionssicher sein. Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein (WORM) • Digitale Rechnungen mit elektronischer Unterschrift werden anerkannt • Elektronische Geschäftsprozesse müssen nachvollziehbar sein Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 23 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Ab dem 01.01.2002 hat das Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. • Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 24 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Dies betrifft insbesondere auch digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege, die entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden müssen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 25 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Des weiteren werden mit der Verankerung der digitalen Signatur innerhalb der GDPdU digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden. • Dies hat zukünftig die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge. • Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise ein DMS einführen müssen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 26 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich. • Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die offizielle Einführung der elektronischen Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente und Transaktionen entstehen, die nicht mehr physisch in Papier dokumentiert werden können. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 27 Wesentliche Inhalte der GDPdU Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht. • Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertragsund Belegcharakter gilt die recherchierfähige Aufbewahrung in digitaler Form. • Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl über den Index als auch über die Inhalte der im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk) gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 28 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden. Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert. • Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden oder aber in einem über eine Index-Datenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden. • Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet aufbewahrt werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 29 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein. • Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD. • Inwieweit die Definition auf magnetische Speichersysteme, die speziell abgesichert sind, zutreffen kann, ist abzuwarten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 30 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare Daten und Dokumente. Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen: • a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort (der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde ausgeschlossen), • b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des Steuerpflichtigen • c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt. • Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es derzeit nur sehr wenige Anbieter gibt, die den Anspruch der Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisiert haben. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 31 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen. • Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt, daß Daten seitens der Finanzbehörden nach der Prüfung wieder zurückgegeben bzw. gelöscht werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 32 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus. Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein. • Die Transformation schließt auch die Migration bei Systemwechseln ein. • Neben Journalen und Protokollen macht dies eine Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS beschrieben) erforderlich. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 33 Lebensdauer Zugriffshäufigkeit Speicherform von Dokumenten Lebensdauer Ist abhängig von Anforderungen • Kurzfristig benötigte Dokumente (bis einen Monat) • mittlere Lebensdauer (bis ein Jahr) • Langfristige Lebensdauer (über ein Jahr) • Rechtliche geforderten Aufbewahrungsfristen (10 Jahre) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 35 Lebensdauer Ziel: optimale Speicherform hinsichtlich Kosten/Nutzen wählen Trends: • Elektronischer Speicherplatz wird zunehmend billiger • Rechtliche Anforderungen GDPdU erfordern weitgehend elektronische Archivierung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 36 Speicherform Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering: Papier- oder Mikrofilmarchiv Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross: DMS optisches Archiv, Band Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist sehr gross: Festplatte Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 37 Zugriffshäufigkeit in der Zeit Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 38 Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering: Beispiele • Buchungs- und Geschäftsbelege für spätere Buch- und Finanzprüfung • Rentenbelege • Ergebnisse medizinischer Untersuchungen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 39 Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross: Beispiele • Buchungsvorgänge • Konstruktionsdaten, Betriebsanleitungen • Patentunterlagen • Manuale, Reparaturanleitungen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 40 DMS-Architektur DMS Kern-Architektur AttributierArbeitsplatz Scanner Qualitätskontrolle Attributierung Index COLD Ablage Archiv Archiv-Server IndexDB Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 42 Server • • • • • • • • Archiv-Server Workflow-Server Druck-Server COLD-Server OCR-Server Fax-Server Retrieval-Server Scan-Server Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 43 DMS Architektur Baukastenprinzip Bildschirminterface Bildschirminterface Benutzermasken Bearbeitungsmenü PrintSpooler ScannerBedienung Formularverarbeitung TextEditor RetrievalSystem WorkflowServer Druckserver ScanServer Ablagesystem Ablageorgansisation Zugriffsrechte Caching Prof. Dr. Fabian Glasen WORMDateisystem CMS / DMS JukeboxVerwaltung 44 Archiv-Server Aufgaben • Ablage der zu archivierenden Dokumente • Organisation der Dokumente auf den optischen Platten • Ansteuerung der Juke-Box • transparenter Zugriff auf die Dokumente Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 45 COLD Computer Output on Laser Disk (COLD) • Ausgabe von im Rechner erstellter Dokumente auf ein optisches Speichermedium • Meist Druckdokumente, die gleichzeitig archiviert werden sollen (z.B. Post an Kunden, Briefe, Rechnungen, E-Mails, Listen) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 46 COLD Aufgaben/Funktionen • Transfer der Daten vom Applikations-Server zum COLD-System • Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten • automatisches Extrahieren von Indexinformationen • Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der Dokumente im Archiv inklusive entsprechender Verknüpfung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 47 Begriffe Begriffe • • • • • • Archivsystem Rechnergestütze Archivierung Elektronisches Archiv Optisches Archiv IMS (Image Management System) EDMS (Engineering Document Management System) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 49 Archivsystem Ein Archivsystem ist ein System, das die Ablage und die Suche bzw. Wiederbeschaffung von Dokumenten organisiert. Rechnergestütze Archivierung – Organisation erfolgt mittels Rechner – Dokumente können sich in Papier- oder Mikrofilmarchiv befinden Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 50 Elektronisches Archivsystem verwaltet alle Dokumente im Rechner beinhaltet in der Regel – Ablagesystem (z.B. JukeBox) – Erfassungsystem (Scanner) Optisches Archiv – verwendet optische Datenträger /WORM, CD-R, DVD_R zur Speicherung der Dokumente Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 51 IMS / EDMS IMS (Image Management System) • DM-System mit vorwiegend eingescannten Dokumenten EDMS (Engineering Document Management System) • Inhalte bestehen grossteils aus CADKonstruktionsdaten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 52 Archivierungsprozess Archivierungsprozess Dokumente auf Anfrage bereit stellen Dokumente erfassen In geeignetes Speicherformat umsetzen OCR Optical Character Recognition Prof. Dr. Fabian Glasen Metainformationen Schlagworte „hinzufügen“ CMS / DMS Dokumente auf Speichermedium ablegen 54 Erfassung / Scanner Dokumentenerfassung • Manuelle Erfassung • Einscannen – ohne Nachbearbeitung – mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode / Schlagworte / Metainformationen) • COLD-Verfahren Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 56 Scanner Typen • High-End-Scanner für grosse Dokumentmengen • Desktop-Scanner nur für kleinere Dokumentmengen geeignet Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 57 Scanner Funktionen • • • • • • • Dia-Scanner, Mikrofilm-Scanner verschiedene Papierformate automatisches Erkennung der Seitengrösse unterschiedliche Auflösungen unterschiedliche Kontraste automatische Kontrastanpassung Gruppierung einzelner Seiten zu zusammengehörigen logischen Dokumenten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 58 Scanner Funktionen • • • • • • • ein- und zweiseitiges Scannen Einzelblatt- und Stapeleinzug Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner unterschiedliche Geschwindigkeiten Verwerfen schlecht erfasster Seiten Umsortieren einzelner Seiten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 59 High-End-Scanner Verfahren zur Dokumenttrennung • über voreingestellte Seitenzahlen (z.B. 4, bei festen Seitenzahlen) • spezielle Trennseiten (z.B. Schwarz) • Trennung mittels Barcode (auf erster Seite späte Archivierung / nach Bearbeitung) • Explizites Trennen (manuell) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 60 Erfassungssystem Funktionen • Nachträgliche Korrekturmöglichkeit (Achtung bei revisionssicherer Speicherung!!!) • Seitenfolge ändern • Seiten hinzufügen, löschen, verschieben • löschen von Leerseiten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 61 Archivierungsszenarien Archivierungsszenarien • Scannen beim Posteingang (frühes Archivieren) • Scannen zum Zeitpunkt der Bearbeitung • Scannen nach der Bearbeitung (spätes Archivieren) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 63 Frühes Archivieren Vorteile • kurze Transportzeiten • geringe Transportkosten • Parallelzugriff durch zentrale elektronische Ablage • automatische Zustellung • Möglichkeit zur Einbindung in Workflow (elektronische Vorgangsbearbeitung) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 64 Erfassung bei Bearbeitung Einsatzfelder • Manuelles Einscannen einzelner Dokumente • nicht für Massenbearbeitung geeignet • technische Zeichnungen etc. • bei notwendiger Sachkenntnis z.B. bei Vergabe von Metainformationen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 65 Spätes Archivieren Vorgehen • nach Bearbeitung einer Rechnung, einer Bestellung oder eines Versicherungsantrages auf Papier wird das Orginal z.B. mittels Barcode eingescannt. • Das Dokument wird meist einer bereits erfolgten Buchung zugeordnet Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 66 Barcode • Gestattet die eindeutige Identifikation eines Dokumentes („Schüssel“) • Formulare, die verschickt werden und später ausgefüllt eingescannt werden, sollten schon vorher mit Barcode versehen werden! Dadurch kann händische Attributierung und Klassifizierung vermieden werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 67 Beispiel Versicherung (späte Archivierung) Beispiel Versicherung Antrag Auf Papier Scanner Barcode Nr Archiv DMS-Server mit Archiv Barcode manuell auf Unterschriebenen Versicherungs-Antrag kleben Netz Barcode Nr Daten erfassen Inklusive Barcode Nr Host mit VersicherungsApplikationen Aussendienst Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 69 Beispiel Versicherung Barcode Nr Zugriff auf Dokument- Archiv Arbeitet mit VersicherungsApplikation Mit Link zu Dokument (Barcode Nr) DMS-Server mit Archiv Netz Barcode Nr Host mit VersicherungsApplikationen Sachbearbeiter Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 70 Erfassung Nachbearbeitung OCR Optical Character Recognition (OCR) • automatische Umwandlung eines Image-Dokumentes (NCI) in ein CIDokument • CI (Coded Information) (häufig ASCIIFormat) • ermöglicht automatische Attributierung / (Indexierung / Verschlagwortung) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 72 OCR Optical Character Recognition (OCR) • wird häufig nur auf spezielle Felder und Dokumenttypen angewandt • es können bis zu 99% der Zeichen korrekt erkannt werden • Handschrift kann erkannt werden (schlechtere Erkennungsrate) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 73 OCR Bei Weiterverarbeitung des gesamten Dokumentes mit elektronischen Systemen ist OCR auf das gesamte Dokument anzuwenden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 74 Attributierarbeitsplätze Zur Vergabe von Suchattributen • Eingabe erfolgt mittels spezieller Erfassungsmasken Automatisierung • mittels Formulartyp • mittels Barcodes • mittels Formularnummer • eventuell OCR mit automatischem Indexing und Volltextsuche Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 75 Recherchearbeitsplätze • Benötigen dokumentspezifische Viewer für alle verwendeten Dokumenttypen • Deshalb möglichst wenig exotische Dokumentformate verwenden!!! • Image-Viewer • TIFF-G4-Format • Adobe Acrobat Viewer (PDF) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 76 Annotationen Sind nachträglich Kommentare zum (im) Dokument • • • • • elektronische Unterschriften elektronische Stempel Bearbeitungshinweise, Vermerke können im Dokument gespeichert werden können dem Dokument „angeheftet“ werden (in mehreren Layern) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 77 Automatische Indexierung • Nur nach OCR-Bearbeitung auf CIDokumenten möglich (siehe IR!) • Indexierer beherrschen nicht alle aber u.a. folgende Dokumentformate – ASCII, EBCDIC, – RTF, HTML, PDF – MS-Word, Excel, PPT – etc. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 78 Integration Anwendungsintegration zwischen Applikation und DMS Varianten / Möglichkeiten • Keine Integration (Stand alone) • lose bis enge Kopplung • volle Integration Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 80 Lose gekoppelte Systeme Kommunikationsformen DMS und Applikationen • Manuelle Übertragung von Suchmerkmalen oder Doc-IDs in die Applikation – abtippen in Applikationsmaske – Copy&Paste • Kopplung über eine Terminalemulation am Client – DMS greift auf Felder der Anwendungsmaske zu und zeigt die zugehörigen Dokumente an (z.B.mittels OLE) • Interprozesskommunikation Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 81 Manuelle Übertragung Manuelle Übertragung Terminal Doc-ID Host-Anwendung 3270-Emulation DMS Client Dokument Viewer Doc-ID Host-Anwendung Prof. Dr. Fabian Glasen DMS-Recherche CMS / DMS Doc-ID AblageSystem 82 Kopplung über Terminalemulation Terminal Host-Anwendung 3270-Emulation Dokument Viewer Doc-ID Doc-ID Host-Anwendung Prof. Dr. Fabian Glasen DMS-Modul CMS / DMS Doc-ID AblageSystem 83 Interprozesskommunikation Terminal Host-Anwendung 3270-Emulation Dokument Viewer Doc-ID Terminal-ID Host-Anwendung DMS-Modul Doc-ID Terminal-ID Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Doc-ID AblageSystem 84 DMS Integration • Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders (Portal) • Integration in IT-Infrastruktur (EAI) • Integration in alle Informationsräume • Integration in Geschäftsprozesse und Anwendungssysteme Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 85 Integration Beispiel: • Zu einer eingegangenen Bestellung die zugehörigen Dokumente • Auftragsbestätigung • Lieferschein • gestellte Rechnung • anschauen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 86 Standardisierung DMS-Modell der DMA • DMA (Document Management Alliance) • definiert Schnittstellen für die Interoperabilität von DMS (1998) • (ca. 150 Firmenmitglieder: IBM, Adobe, FileNet, iXOS, MS, Oracle etc.) • DMA Version 1.0 (Spezifikation von Zugriffs- und Recherchefunktionen) • bislang von Anbietern wenig umgesetzt Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 88 Standard ODMA • ODMA • (Open Document Management API) (ODMA-API) (ODMA-Schnittstelle) • wird bereits von vielen Anbietern unterstützt • Fokus: Integration Applikationen und DMS – Integration von DMS-Funktionen in bestehende Anwendungen – z.B. Office-Suites können Dokumente direkt in DMS ablegen, aufrufen, aktualisieren Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 89 Standard ODMA Integration von DMS-Funktionen in Anwendungen über standardisierte API (DMS sind dadurch „austauschbar“) Standardisiert wurden u.a.: – Format der Dokumenten-Ids – Recherchefunktionen NewDoc, OpenDoc, CloseDoc, SaveDoc, Save as, GetDocInfo, SetDocInfo – „Activate“ aktiviert Viewer, Attributierdialog Startet eine Applikation mit direkter Übergabe des Dokumentes – Check-Out und Check-In etc. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 90 DMS und SAP R/3 DMS in SAP erfolgt mittels • SAP-ArchiveLink • oder • DVS R/3 – eigenes DokumentenVerwaltungs-System von SAP Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 92 DMS in SAP bietet Integration • mit SAP-Workflow (WfMC-Schnittstelle) • Mit SAPGUI verknüpftem Archive-LinkViewer Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 93 DMS in SAP SAP-ArchiveLink (inklusive Viewer) • Standardisierte Schnittstelle zu DMS und Archivsystemen • einheitliche API-Schnittstelle für den Zugriff auf DMS Archivfunktionen • Dokument ablegen, abrufen, anzeigen • Ablageschnittstelle • 35 DMS-Anbieter (IXOS, ...) unterstützen bereits SAP-ArchiveLink (SAP-zertifiziert) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 94 SAP ArchiveLink R/3Anwendungen ArchiveLink ArchivSystem Dokumentenanzeige (Viewer) Erfassungssystem (Scanner) Applikationsschnittstelle Prof. Dr. Fabian Glasen Archivschnittstelle CMS / DMS 95 R/3-Dokumenttypen • TIFF-Format (Scanner) (NCI) • SAP-OTF / PDF (Ausgehende Belege) • SAP-ALF (Drucklisten) SAPOffice • Erlaubt Ablage aller Dateitypen – Mit Schlagworten – Dokumenttypspezifikation – In hierarchischer Folderstruktur Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 96 SAP DVS • Eigenständiges DMS • Akte fasst logisch zusammengehörige Objekte zusammen • Dokumenttypen werden Viewer zugeordnet • Ausgescheckte Dokumente werden als neue betrachtet • Versionsverwaltung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 97 SAP DVS • Dokumenten kann ein Status zugeordnet werden, der festlegt, in welchem Zustand sich ein Dokument befindet (keine Freigabe / Freigabe). • Mitarbeiter erhalten Rechte zur Statusänderung • Beinhaltet Möglichkeit einfachen Dokument-Workflow zu definieren Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 98 SAP DVS Archivierungsstufen • Erste Stufe – für hohe Zugriffswahrscheinlichkeit – Teure Speicherung -schnelle Antwortzeiten • Zweite Stufe – für niedrige Zugriffswahrscheinlichkeit – Billige Speicherung -Langsame Antwortzeiten (Band, CD, Jukebox) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 99 DMS und Lotus Notes DMS mit Lotus Notes • Volltext-Suchmaschine • Ansichten gemäss Metainformationen (z.B. Schlagworten) • Web-fähig / Notes-Client • vorhandene Groupware-Infrastruktur • Attachements beliebiger Dokumente in RTF-Feldern • keine ODMA-Schnittstelle • Keine Versionskontrolle • Nur begrenzte Speicherkapazität mit guter Perfomance Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 101 Domino.doc • • • • • Archivschnittstelle Versionskontrolle ODMA-Schnittstelle Check-in Check out Verwaltet grössere Dokumentmengen mit guter Performance • Aktenschrank orientierte Ablage Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 102 DMS Kosten DMS Kosten Interner Aufwand (Einführung) • Personalkosten • Übernahme von Altbeständen • Reorganisation von Arbeitsabläufen • Anpassungen an andere Anwendungen • Schulung der Anwender und Administratoren Softwarekosten • Client und Serververlizenzen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 104 DMS Kosten Hardwarekosten (Neuanschaffungen von) • Jukebox • Scanner • Datenbankserver / Archivserver etc. • Drucker • Verkabelung, Vernetzung etc. Externe Beratungskosten • Kaufentscheidung • Anpassung • Schulung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 105 DMS Einführungskosten externe Beratung 16% interner Aufwand 33% Hardwarekosten 23% Softwarekosten 28% Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 106 Kosten - Grössenordnungen • Anfangsinvestitionen für Mehrplatzsysteme 500TDM bis 1000TDM • Investitionen für Softwareanpassung und Programmierung 100TDM bis zu 300TDM. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 107 Einmalige Kosten Personalkosten Sachkosten Programmierung Datenbank- und Imageserver Projektbezogener Personaleinsatz Jukebox mit Laufwerken Grundschulung der Anwender Eingabestation mit Scanner Schulung der Systembetreuer Recherche- und Abfragestation Übernahme der Altbestände Druckerstation Reorganisation der Arbeitsabläufe Verkabelung und Vernetzung Anpassung an andere Anwendungen Externe Beratung Software- und Hardwareinstallation Softwareanschaffung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 108 Laufende Kosten Personalkosten Sachkosten Systembetreuung- und Pflege Wartungsgebühren für Hard- und Software Weiterentwicklung Abschreibungen Ausbildung, Schulung Finanzierungskosten Aufwand für Scannen und Indexieren Raumkosten Verbrauchsmaterial (Speichermedien, Barcodes usw.) Versicherungen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 109 DMS-Nutzen Kostenvergleich mit Papier • 4- fache Zeiteinsparung • 140- faches Archivfassungsvermögen • nur ein Drittel der Kosten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 111 Einsparungspotentiale • eines elektronischen Archivsystems gegenüber • traditioneller Vorgehensweise bei der Bearbeitung von 250 Dokumenten. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 112 DMS Einsparungspotential 45,00 DM traditionell 15,00 DM 10,00 DM DMS 0,32 DM Lohnkosten Prof. Dr. Fabian Glasen 25 40 Reduzierung RoutineArbeiten 60 kürzere Produktanlauf zeiten Flächeneinsp arung Schnellere Ablage 45 Einsparungspotential (in %) kürzere Durchlaufzeit en 80 Archivkosten CMS / DMS 113 DMS Einsparungspotential 180 traditionell 60 DMS 13 Ablage 250 Dokumente (in min.) Prof. Dr. Fabian Glasen 10 Recherchezeit (in sek.) CMS / DMS 114 Vergleich Personalkosten 470.000 DM 260.000 DM 210.000 DM 130.500 DM 120.000 DM traditionell DMS 10.500 DM Ablagearbeit Recherchearbeit Prof. Dr. Fabian Glasen Sum m e CMS / DMS 115 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 116 Rückblick DMS Rückblick DMS Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 118 DMS DMS - wichtigste Gründe zur Einführung: • Rechtliche Anforderungen erfüllen • Grosse Dokumentmengen – kostengünstig speichern – und gemäss den Anforderungen unternehmensweit zugriffsfähig haben Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 119 GDPdU neue rechtliche Situation Wesentliche Inhalte der GDPdU • Ab dem 01.01.2002 hat das Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. • Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 121 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Alle digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege müssen gemäss entsprechend den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträumen recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 122 Wesentliche Inhalte der GDPdU • digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift werden anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden. • Dies hat die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge. • Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise ein DMS einführen müssen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 123 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein. • Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 124 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 125 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus. Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 126 DMS Anforderungen • • • • • • Indexierung Ablagehierarchie Suchmöglichkeit (Volltext / Index) Check- in / Check- out Versionierung Archivierung (billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff) • Revisionssicherheit möglichst unveränderbare Speicherung (WORM) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 127 Dokumentenerfassung • Manuelle Erfassung (Banküberweisung, Belege, etc. durch Datentypist) automatische Handschrifterkennung • Einscannen – ohne Nachbearbeitung – mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode / Schlagworte / Metainformationen) • COLD-Verfahren Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 128 Dokumentenerfassung • Digital-Kamera (beliebige Grösse, dreidimensionale Objekte/ auch Video) • Digitalisierer (Kartographie) • spezielle Messgeräte • Abspeicherung direkt aus einer Applikation – explizit durch Benutzer – implizit durch die Applikation selbst Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 129 Scanner Funktionen • • • • • • • Dia-Scanner Mikrofilm-Scanner verschiedene Papierformate automatisches Erkennung der Seitengrösse unterschiedliche Auflösungen unterschiedliche Kontraste automatische Kontrastanpassung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 130 Scanner Funktionen • • • • • • • ein- und zweiseitiges Scannen Einzelblatt- und Stapeleinzug Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner unterschiedliche Geschwindigkeiten Verwerfen schlecht erfasster Seiten Umsortieren einzelnen Seiten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 131 Scanner Funktionen • Gruppierung einzelner Seiten zu zusammengehörigen logischen Dokumenten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 132 Scanner visiuelle Qualitätskontrolle automatisch • Prüfung auf ausreichenden Kontrast • Korrektur von Schrägeinzügen • Entfernung von Verschmutzungen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 133 visiuelle Qualitätskontrolle Kontrollarbeitsplatz • korrekte Sortierreihenfolge • sonstige nicht automatisch durchführbare Qualitätsmassnahmen • Kontrolle der automatische Funktionen • für OCR-Ergebnisse Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 134 Erfassungssystem Funktionen • Nachträgliche Korrekturmöglichkeit (Achtung bei revisionssicherer Speicherung!!!) • Seitenfolge ändern • Seiten hinzufügen, löschen, verschieben • löschen von Leerseiten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 135 Erfassungsarbeitsplätze • Hochauflösende grafische Bildschirme (1248 x 1024 Bildpunkte) Bildwiederholraten (ab 80 Hertz) • Scanner-Anschluss • Software für Nachbearbeitung • ab 12 GB Platte Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 136 Attributierarbeitsplätze Zur Vergabe von Suchattributen • Eingabe erfolgt mittels spezieller Erfassungsmasken Automatisierung • mittels Formulartyp • mittels Barcodes • mittels Formularnummer • OCR eventuell mit automatischem Indexing und Volltextsuche Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 137 Archiv-Server Aufgaben • Ablage der zu archivierenden Dokumente • Organisation der Dokumente auf den optischen Platten • Ansteuerung der Juke-Box • transparenten Zugriff auf die Dokumente Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 138 COLD Computer Output on Laser Disk (COLD) • Ausgabe von im Rechner erstellter Dokumente auf ein optisches Speichermedium • Meist Druckdokumente, die gleichzeitig archiviert werden sollen (z.B. Post an Kunden, Briefe, Rechnungen, E-Mails, Listen) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 139 COLD Aufgaben/Funktionen • Transfer der Daten vom Applikations-Server zum COLD-System • Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten • automatisches Extrahieren von Indexinformationen • Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der Dokumente im Archiv inklusive entsprechender Verknüpfung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 140 DMS Architektur Baukastenprinzip Bildschirminterface Bildschirminterface Benutzermasken Bearbeitungsmenü PrintSpooler ScannerBedienung Formularverarbeitung TextEditor RetrievalSystem WorkflowServer Druckserver ScanServer Ablagesystem Ablageorgansisation Zugriffsrechte Caching Prof. Dr. Fabian Glasen WORMDateisystem CMS / DMS JukeboxVerwaltung 141 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 142 Speicherarten Non Coded Information (NCI) nicht codierte Information, kann nicht direkt weiterverarbeitet werden, z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton. Coded Information (CI) codierte Information • Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII, EBCDIC etc. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 143 Non Coded Information (NCI) • ein Rechner kann diese Information speichern und über einen Drucker ausgeben • eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich, da der Rechner den „Inhalt“ des Dokumentes, also die Buchstaben nicht erkennen kann Ausnahme: • OCR (Optical Character Recognition) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 144 Coded Information (CI) • Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen • Einzelne Objekte der Datei sind gezielt ansprechbar und veränderbar. • Beispiele: Textdateinen in ASCII oder EBCDIC etc. Code • Inklusive Layoutinformation • Inklusive Strukturinformation Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 145 Lebenszyklus • Erstellung Ein Dokument wird erstellt und eventuell mit speziellen Attributen versehen, gespeichert. • Pflege Ein Dokument wird bearbeitet, aktualisiert und überarbeitet. • Prüfung Ein Dokument wird auf seine inhaltliche Korrektheit geprüft. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 146 Lebenszyklus • Freigabe Nach erfolgreicher Prüfung wird das Dokument freigegeben. Das Dokument durchläuft also einen Genehmigungsprozess. • Archivierung Das Dokument wird dauerhaft gespeichert, häufig aus rechtlichen Gründen. • Löschung Das Dokument wird endgültig gelöscht Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 147 Lebenszyklus eines DM Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 148 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 149 BS-Dateisystem als DMS? • verwaltet Dokumente in hierarchischem Ordnersystem • Zugriff in Windows z.B. über MS-Explorer mittels Navigation im Hierarchiebaum • erlaubt Suche über – Dateiname, – Datum, – Dateityp, – Einschränkung auf Laufwerk und Ordner • ODMA-Schnittstelle • Dateien können verschoben, gelöscht, umbenannt werden. • Check-in/Checkout auf Laufwerken Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 150 BS-Dateisystem als DMS? Nachteile / Defizite • Eingeschränkte Metainformationen (insgesamt vier Indexe) – – – – Dateiname Dateipfad Dateityp Änderungsdatum. • Keine Versionsverwaltung • Keine Schnittstellen zu Hochleistungsscanner und optischem Archiv Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 151 DMS Typen Dokumentenmanagement Systeme im weiteren Sinn • wie Bildverarbeitung, Speicherung und Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert werden. • COLD (Computer Output on Laser Disk) angewandt, • Jukeboxen, WORM (Write Once Read Many) • Magnetspeichern (Streamern) • Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von einem, oder mehreren Archivservern übernommen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 152 DMS Anforderungen • • • • • • Indexierung Ablagehierarchie Suchmöglichkeit (Volltext / Index) Check- in / Check- out Versionierung Archivierung (billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff) • Revisionssicherheit möglichst unveränderbare Speicherung (WORM) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 153 technische Anforderungen • • • • Skalierbarkeit gute Performance, einfaches Handling graphische Oberflächen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 154 DMS Anforderungen • Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders. • Ein DMS sollte nicht mehr als eigenständige Applikation auftreten, sondern weitestgehend in das Betriebssystem integriert werden. • Heutige DMS haben die Möglichkeit ODMA oder VFS- Schnittstellen zu nutzen oder direkt in die API des Betriebssystems einzugreifen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 155 DMS als eigenständige Applikation Clie nt DMS Applikation Applikation Applikation Applikation Applikation Betriebssystem Ser ver DB- Bestand / Archiv Archiv Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 156 DMS-Integration in BS Clie nt Applikation DMS Applikation Applikation Applikation Applikation Betriebssystem Serv er DB- Bestand / Archiv Archiv Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 157 • Dies begründet sich nicht zuletzt in der aktuellen Änderung des Signaturgesetztes bzw. in der Änderung der Abgabenordnung (AO) vom Juli 2000[1]. • So geben die überarbeiteten Bestimmungen der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen[2]“ (GDPdU) ab dem 01.01.2002 dem Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle 158 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS elektronisch erzeugten und buchhalterisch Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 159 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich. • Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die offizielle Einführung der elektronischen Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente und Transaktionen entstehen, die nicht mehr physisch in Papier dokumentiert werden können. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 160 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht. Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertragsund Belegcharakter gilt die recherchierfähige Aufbewahrung in digitaler Form. Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl über den Index als auch über die Inhalte der im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk) gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 161 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden. Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert. • Die Konvertierung in TIF- und PDF-Formate für diese Daten wird ausgeschlossen. Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden oder aber in einem über eine IndexDatenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden. • Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet aufbewahrt werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 162 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein. • Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD. • Inweit die Definition auf magnetische Speichersysteme, die speziell abgesichert sind, zutreffen kann, ist abzuwarten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 163 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare auf Daten und Dokumente. Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen: • a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort (der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde ausgeschlossen), • b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des Steuerpflichtigen • c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt. • Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es derzeit nur sehr wenige Anbiter gibt, die den Anspruch der Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisert haben. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 164 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen. • Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt, daß Daten seitens der Finanzbehörden nach der Prüfung wieder zurückgegeben bzw. gelöscht werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 165 Wesentliche Inhalte der GDPdU • Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus. Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein. • Die Transformation schließt auch die Migration bei Systemwechseln ein. • Neben Journalen und Protokollen macht dies eine Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS beschrieben) erforderlich. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 166 Wissenspyramide Wissen Informationen Daten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 167 Zugriffshäufigkeit in der Zeit Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 168 Klassische DM-Ablage Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 169 Archiv-Serverstruktur Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 170 Kostenvergleich mit Papier • 4- fache Zeiteinsparung • 140- faches Archivfassungsvermögen • nur ein Drittel der Kosten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 171 Zielfaktoren der Informationsarbeit • Wirtschaftlichkeit • Dokumentenverfügbarkeit • Archivierungskapazität Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 172 Einsparungspotentiale • eines elektronischen Archivsystems gegenüber • traditioneller Vorgehensweise bei der Bearbeitung von 250 Dokumenten. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 173 DMS Einsparungspotential 45,00 DM traditionell 15,00 DM 10,00 DM DMS 0,32 DM Lohnkosten Prof. Dr. Fabian Glasen 25 40 Reduzierung RoutineArbeiten 60 kürzere Produktanlauf zeiten Flächeneinsp arung Schnellere Ablage 45 Einsparungspotential (in %) kürzere Durchlaufzeit en 80 Archivkosten CMS / DMS 174 DMS Einsparungspotential 180 traditionell 60 DMS 13 Ablage 250 Dokumente (in min.) Prof. Dr. Fabian Glasen 10 Recherchezeit (in sek.) CMS / DMS 175 Vergleich Personalkosten 470.000 DM 260.000 DM 210.000 DM 130.500 DM 120.000 DM traditionell DMS 10.500 DM Ablagearbeit Recherchearbeit Prof. Dr. Fabian Glasen Sum m e CMS / DMS 176 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 177 Dokumenttypen • Unterscheidung nach Lebensdauer • CI (Coded Information) • NCI (Non Coded Information) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 178 Non Coded Information (NCI) • ein Rechner kann diese Information speichern und über einen Drucker ausgeben • eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich, da der Rechner den „Inhalt“ des Dokumentes, also die Buchstaben nicht erkennen kann Ausnahme: • OCR (Optical Character Recognition) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 179 Coded Information (CI) • Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen • Einzelne Objekte der Datei sind gezielt ansprechbar und veränderbar. • Beispiele: Textdateinen in ASCII oder EBCDIC etc. Code • Inklusive Layoutinformation • Inklusive Strukturinformation Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 180 Archiv-Serverstruktur Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 181
