Buchungslogik - Hochschule Bremen
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Buchführung ist gar nicht so schwer Eine kleine Einstiegshilfe von Prof. Dr. Günther Dey Hochschule Bremen, FB Wirtschaft Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfällen Geschäftsvorfälle sind alle Aktivitäten, die zu Geldbestands- oder Wertveränderungen in einer Einrichtung unternommen werden. Sie werden in der Buchführung (synonym: Buchhaltung) systematisch erfasst. Damit wird eine Grundlage für die Dokumentation und für die Berichterstattung über eine Abrechnungsperiode gelegt. Drei Grundformen Buchführung kann betrieben werden als • kameralistische Buchführung (noch überwiegend bei staatlichen Institutionen) • Einnahmen-Überschuss-Rechnung (z. B. bei Freiberuflern oder kleineren gemeinnützigen Körperschaften) • doppelte Buchführung (bei den meisten Unternehmen und bei größeren Einrichtungen) Nachstehend wird nur auf die doppelte Buchführung eingegangen. Ergebnis der Buchführung: Jahresabschluss Am Ende eines Jahres werden die Zahlen aus der laufenden Buchführung zum Jahresabschluss zusammengeführt. Dieser besteht aus • der Bilanz, die die Bestände an Vermögen und Schulden gegenüberstellt, und • der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die den Werte-Zuwachs und die Werteverringerung in der Abrechnungsperiode im Überblick darstellt. Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfällen • In der laufenden Buchführung werden die Geschäftsvorfälle aber nicht in Bilanz und GuV-Rechnung selbst gebucht. • Erfasst wird auf Konten. Man unterscheidet • Bestandskonten (für die Einzelpositionen der Bilanz) • Erfolgskonten (für die Einzelpositionen der GuV) Unterscheidung von Geschäftsvorfällen • Kategorie 1 erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle keine Auswirkung auf Gewinn oder Verlust (Nur Buchungen auf Bestandskonten) • Kategorie 2 erfolgswirksame Geschäftsvorfälle mit Auswirkungen auf Gewinn oder Verlust (Buchungen auf Bestands- und Erfolgskonten) Kontenarten GuV-Rechnung Bilanz Aktiva Aufwand Passiva Bestandskonten Ertrag Erfolgskonten Aktivkonten Passivkonten Aufwandskonten Ertragskonten Soll Soll Soll Soll Haben Haben Haben Haben Erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle • werden nur auf Bestandskonten gebucht. • Man unterscheidet vier Fallarten: • Aktivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Aktivkonten • Passivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Passivkonten • Bilanzverlängerung: Zuwachs auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto • Bilanzverkürzung: Abnahme auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto Aktivtausch Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Bank Kasse Bilanzsumme 50000 Diverse andere Passiva 52200 Bilanzsumme 52200 2000 200 52200 Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Bank Kasse Bilanzsumme 50000 Diverse andere Passiva 52200 Bilanzsumme 52200 1800 400 52200 Passivtausch Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände 52200 Bilanzsumme 52200 Diverse andere Passiva Lfr. Bankverbindl. Kfr.Bankverbindl 20000 25000 7200 Bilanzsumme 52200 Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände 52200 Bilanzsumme 52200 Diverse andere Passiva Lfr. Bankverbindl. Kfr. Bankverbindl Bilanzsumme 20000 30000 2200 52200 Bilanzverlängerung Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Diverse andere 50000 Passiva 30000 Bank Bilanzsumme 2000 52000 22000 52000 Darlehen Bilanzsumme Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Diverse andere 50000 Passiva 30000 Bank Bilanzsumme 12000 62000 32000 62000 Darlehen Bilanzsumme Bilanzverkürzung Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Diverse andere 51800 Passiva 30000 Kasse Bilanzsumme 400 52200 22200 52200 Verbindlichk. Bilanzsumme Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Diverse andere 51800 Passiva 30000 Kasse Bilanzsumme 200 Verbindlichk. 52000 Bilanzsumme 22000 52000 Buchungslogik 1 Aktivkonto 1, z.B. Kasse AB 100 Aktivkonto2, z.B. Bank AB 2000 Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 3000 Passivkonto2, z.B. Bankverb. AB 1000 Merksatz: Anfangsbestände werden auf Aktivkonten links, Kasse 100, Bank 2000 auf Passivkonten rechts Darlehen 3000, Bankverbindl. 1000 gebucht! (Gegenbuchung auf Eröffnungsbilanzkonto) Buchungen der Anfangsbestände: Buchungslogik 2 Aktivkonto 1, z.B. Kasse AB 100 Aktivkonto2, z.B. Bank AB 2000 Passivkonto1, z.B.Darlehen. (1) 100 AB 3000 Passivkonto2, z.B. Bankverb. AB 1000 (1) 100 Buchung (1) einer Barabhebung von 100: Einzahlung/Zugang bei Kasse, Abgang bei Bank Merksatz: Auf Aktivkonten Dies ist ein Aktivtausch! werden Zugänge links, Abgänge rechts gebucht! Buchungslogik 3 Aktivkonto 1, z.B. Kasse AB 100 (1) 100 Aktivkonto2, z.B. Bank AB 2000 (1) 100 Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 3000 (2) Passivkonto2, z.B. Bankverb. (2) 500 AB 1000 500 Buchung (2) eines Passivtausches: Umschuldung von 500, Darlehenserhöhung Merksatz: Auf Passivkonten werden Zugänge rechts, Abgänge links gebucht! Buchungslogik 4 Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank AB 100 AB 2000 (1) 100 (3) 1000 Passivkonto1, z.B.Darlehen. (1) 100 AB 3000 (2) Passivkonto2, z.B. Bankverb. (2) 500 AB 1000 500 (3) 1000 Buchung (3) einer Bilanzverlängerung Kreditaufnahme (Darlehen) von 1000, Gutschrift auf Bank Merksatz: Zugänge werden auf Aktivkonten links, auf Passivkonten rechts gebucht! Buchungslogik 5 Aktivkonto 1, z.B. Kasse AB 100 (1) 100 (4) 150 Aktivkonto2, z.B. Bank AB 2000 Passivkonto1, z.B.Darlehen. (1) 100 (3) 1000 Passivkonto2, z.B. Bankverb. AB 3000 (2) (2) (4) 150 500 500 AB 1000 (3) 1000 Buchung (4) einer Bilanzverkürzung Bartilgung einer Bankverbindlichkeit von 150 Merksatz: Abgänge werden auf Aktivkonten rechts, auf Passivkonten links gebucht! Buchungslogik 6 Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank AB 100 (4) 150 AB 2000 (1) 100 (1) 100 SB 50 (3) 1000 SB 2900 Passivkonto1, z.B.Darlehen. SB 4500 Passivkonto2, z.B. Bankverb. AB 3000 (2) 500 AB 1000 (2) 500 (4) 150 (3) 1000 SB 350 Ermittlung des Schlussbestandes (des Saldos): Buchung der Differenz zur Summe auf der „kleineren“ Seite Gegenbuchungen zur Buchung des Saldos finden auf Abschlusskonten statt! Buchungslogik 7 Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank AB 100 (4) 150 AB 2000 (1) 100 (1) 100 SB 50 (3) 1000 SB 2900 200 200 3000 3000 Passivkonto1, z.B.Darlehen. SB 4500 Passivkonto2, z.B. Bankverb. AB 3000 (2) (2) 500 (4) 150 (3) 1000 SB 350 4500 1000 4500 Nach Buchung des Saldos sind beide Seiten gleich groß, das Konto ist „abgeschlossen“. 500 AB 1000 1000 Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle • werden immer auf einem Bestandskonto und auf einem Erfolgskonto gebucht. • Man unterscheidet zwei Fallarten: • Ertrag: Zugang auf einem Aktivkonto, Gegenbuchung auf einem Ertragskonto • Aufwand: Buchung auf einem Aufwandskonto, Gegenbuchung = Abgang auf einem Aktivkonto Buchungslogik 8 - Aufwendungen Aktivkonto 1, z.B. Rohstoffbestand (AB 1000) (1) 500 Aktivkonto2, z.B. Bank (AB 8000) (2) 2000 Aufwandskonto 1, z.B. Materialaufwand (1) 500 Buchung (1) eines Materialverbrauchs von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung beim Rohstofflager (z.B. Stoff für Kostüme) Buchung (2) einer Gehaltszahlung von 2000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto Aufwandskonto2, z.B. Gehälter. (2) 2000 Erfolgskonten haben im Gegensatz zu Bestandskonten keinen Anfangsbestand. Sie werden zu Jahresbeginn auf 0 gestellt. Buchungslogik 9 - Erträge Aktivkonto 1, z.B. Forderungen Aktivkonto2, z.B. Bank (AB 1000) (AB 8000) (3) 3000 (4) 1000 Ertragskonto 1, z.B. Umsatzerlöse (3) 3000 Buchung (3) eines Warenverkaufs auf Ziel von 3000: Zugang/Linksbuchung bei Forderungen, Rechtsbuchung bei Umsatzerlösen Buchung (4) einer Zinsgutschrift von 1000: Zugang/Linksbuchung auf dem Bankkonto, Rechtsbuchung auf dem Zinsertragskonto Ertragskonto2, z.B.Zinserträge. (4) 1000 Eselsbrücken zur Zuordnung, auf welcher Kontoseite Erträge bzw. Aufwendungen gebucht werden: Eselsbrücke A: Umkehrschluss 1 Sie haben Eintrittskarten verkauft – Umsatzerlöse. Was passiert? Bei Barverkauf nimmt Ihr Kassenbestand zu, bei Zielverkauf nehmen Ihre Forderungen zu. Beides bedeutet Zunahme von Vermögen, also Zunahme auf Aktivkonten – Linksbuchung. Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Ertragskonto rechts erfolgen. Eselsbrücke A: Umkehrschluss 2 Sie haben Material verbraucht - Materialaufwand. Was passiert? Ihr Lagerbestand nimmt ab. Das bedeutet Abnahme von Vermögen, also Abnahme auf Aktivkonten – Rechtsbuchung. Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Aufwandskonto links erfolgen. Eselsbrücke B: Ableitung aus dem Eigenkapitalkonto Das Eigenkapital steht auf der Passivseite der Bilanz, also bucht man auf einem Passivkonto – Zunahmen rechts, Abnahmen links. Eigenkapitalkonto Aufwand = Abnahme Ertrag = Zunahme Ertrag bedeutet Eigenkapitalmehrung, also Rechtsbuchung. Aufwand bedeutet Eigenkapitalminderung, also Linksbuchung. Kontenabschluss • Alle Bestandskonten werden zum Schlussbilanzkonto abgeschlossen, aus dem die Bilanz entsprechend HGB entwickelt wird. • Auch Privatkonten für Privatentnahmen und -einlagen sind Bestandskonten. • Alle Erfolgskonten werden zum GuV-Konto (Sammelkonto für Ertrag und Aufwand) abgeschlossen. Dieses wird mit seinem Saldo (= Gewinn oder Verlust) zum Eigenkapitalkonto abgeschlossen. Dieses ist ein Bestandskonto – weiter also: siehe links. Abschlussbuchungen Bestandskonten Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank AB 100 (4) 150 AB 2000 (1) 100 (1) 100 SB 50 (3) 1000 SB 2900 200 200 Andere Aktiva Bank Kasse Bilanzsumme 3000 3000 Passivkonto1, z.B.Darlehen SB 4500 Passivkonto2, z.B. Bankverb. AB 3000 (2) (2) 500 (4) 150 (3) 1000 SB 350 4500 1000 4500 Schlussbilanzkonto 40000 Andere Passiva 2900 Darlehen 50 Bankverb. 42950 Bilanzsumme 500 AB 1000 38100 4500 350 42950 1000 Abschlussbuchungen Erfolgskonten Ertragskonto 1, z.B. Umsatzerlöse GuV Summe 90000 90000 Ertragskonto 2, z.B. Zinserträge GuV Summe 2000 Aufwandskonto 1, z.B. Materialaufwand Summe 44000 2000 Summe 23000 GuV 44000 GuV-Konto Aufwendungen Aufwandskonto2, z.B. Gehälter. Materialaufwand 44000 Umsatzerlöse Gehälter 23000 Zinserträge Gewinn 15000 Summe 92000 GuV 23000 Erträge 90000 2000 Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto Summe 92000 Übersicht Eröffnungsbilanzkonto (Werte aus Vorjahr) Bestandskonten Aktivkonten Passivkonten Darunter: EKKonto SchlussbilanzKonto Erfolgskonten (keine Anfangswerte) Aufwandskonten Ertragskonten GuV-Konto Und die Merksätze ... • Ein Buchungssatz ist eine präzise Kurzanweisung für die Buchung (z.B. Kasse an Bank). • Keine Buchung ohne Gegenbuchung! • Erst die Linksbuchung (Soll), dann die Rechtsbuchung (Haben)! • Die Beträge der Links- und der Rechtsbuchungen aus einem Buchungssatz müssen gleich hoch sein. • Keine Buchung ohne Beleg! Kleiner Praxisfall • Auf dem Bankkonto einer Kultureinrichtung stehen zu Beginn des Beispiels 15.000 €. Sie hat keine Schulden. In der Kasse liegen 400 €. Das Eigenkapital beträgt somit 15.400 €. • Der Druck von Eintrittskarten und Programmheften verursacht Aufwand in Höhe von 500 €. • Laufende Personalaufwendungen sind in Höhe von 5.000 € zu erfassen. • Die Einrichtung verkauft für € 30.000.- Eintrittskarten, davon 1/3 an den Abendkassen bar, 2/3 über ein Ticketcenter, das erst später das Geld überweist. • Künstlerhonorare sind in Höhe von 10.000 € zu bezahlen. Praxisfall: Einrichtung von Konten Aus dem Fall benötigt man: • ein Konto „Kasse“ • ein Konto „Bank“ zur Bezahlung von Rechnungen) • ein Konto „Umsatzerlöse“ • ein Konto „Druckaufwand“ • ein Konto „Personalaufwand“ • ein Konto „Künstlerhonorare“ • ein Sammelkonto „GuV-Konto“ • ein Konto „Eigenkapital“ Praxisfall: Buchen der Anfangsbestände Aktivkonto 1 Kasse AB 400 Aktivkonto 2 Bank AB15000 Buchungen der Anfangsbestände: Kasse 400, Bank 15.000 Eigenkapital 15.400 Passivkonto1, Eigenkapital AB 15400 Praxisfall: Buchung Ertrag Aktivkonto 1 Kasse AB 400 (1) 10000 Aktivkonto 3 Forderungen AB 0 Ertragskonto 1 Umsatzerlöse (1) 30000 (1) 20000 Buchung (1) Kartenverkauf bar 10.000 und „auf Ziel“ 20.000: Zugang/Linksbuchung bei Kasse bzw. Forderungen, Rechtsbuchung 30.000 bei Umsatzerlösen Praxisfall: Buchungen Aufwand Aktivkonto 1 Bank (AB 15000) (2) 500 Aufwandskonto 1 Aufwandskonto 2, Aufwandskonto 3, Druckaufwand Personalaufwand Künstlerhonorare (2) 500 (3) 5000 (4) 10000 (3) 5000 (4) 10000 Buchung (2) Druck Programm/Karten von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung bei Bank Buchung (3) Personal von 5000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto Buchung (3) Künstlerhonorar von 10000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto Achtung: Ein Problem! Aktivkonto 1 Bank (AB 15000) (2) 500 Aufwandskonto 1 Aufwandskonto 2, Aufwandskonto 3, Druckaufwand Personalaufwand Künstlerhonorare (2) 500 (3) 5000 (4) 10000 (3) 5000 (4) 10000 Wie man sieht, reicht das Geld auf dem Bankkonto nicht aus, die drei Zahlungsverpflichtungen zu begleichen. Möglichkeit 1: Die Einrichtung darf das (Giro-)Konto überziehen und Schulden machen – s. nachfolgende Bilanz. Möglichkeit 2: Es erfolgt ein Ausgleich durch Einzahlung aus der Kasse. Abschlussbuchungen Erfolgskonten Ertragskonto Umsatzerlöse GuV Aufwandskonto 1 Aufwandskonto 2 Druckaufwand Personalaufwand Summe Summe 30000 500 30000 GuV 5000 GuV-Konto 500 Personal 5000 Honorare 10000 Gewinn 14500 Summe 30000 Summe GuV 10000 5000 500 Aufwendungen Druckaufwand Summe Aufwandskonto 3 Honorare Umsatzerlöse GuV 10000 Erträge 30000 Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto Summe 30000 Abschlussbuchungen Bestandskonten Aktivkonto 1, z.B. Kasse AB 400 Aktivkonto2, z.B. Bank AB 15000 (1) 10000 SB 10400 10400 10400 Forderungen Bank Kasse Bilanzsumme (2) 500 (3) 5000 (4) 10000 Aktivkonto 3 Forderungen AB AB 15400 0 GuV 14500 (1) 20000 SB 20000 (SB) 500 15500 Passivkonto1 Eigenkapital SB 29900 15500 20000 20000 Schlussbilanzkonto 20000 Eigenkapital 29900 29900 0 10400 Bankverbindl. 30400 Bilanzsumme 500 30400 29900
