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Projekt-Grobplanung
Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM)
– Vorlage –
MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k
Einsatzbedingungen des Dokuments
im Rahmen des S-O-S-Ansatzes
1 Name und Version des Dokuments
 5.1-4_Projekt-Grobplanung_v1.0.ppt / 02.10.2009
2 Projektmanagement-Disziplin
 5.1 Festlegung/ Überprüfung der Projektrahmenbedingungen
3 Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden?
 Umreisen des Projekts in den Dimensionen Zeit, Kosten und Inhalt/Vorgehensweise
 Beschreibung erster Festlegungen bzgl. Budget/Aufwand, Terminen/Milensteinen, Verantwortlichkeiten und Vorgehensmodell
4 Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig?
 Erstellt durch den Treiber der Projektanbahnung in Zusammenarbeit mit maßgeblichen Experten, Externen und Stakeholdern
 Falls ein designierter Projektleiter existiert, sollte auch dieser in die Erstellung eingebunden werden
 Präsentation und Genehmigung des finalen Dokuments in den Gremien der Projektgenehmigung
5 Pflegezyklus: In welchen Abständen sollte das Dokument überarbeitet werden?
 Erstellung in Zyklen während der Projektanbahnung; schrittweise Ausdifferenzierung an Hand neuer Informationen
 Weitere Detaillierung der enthaltenen Informationen in separaten Dokumenten nach Genehmigung des Projekts
6 Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument?
 An die Gremien der Projektgenehmigung als Teil der Entscheidungsgrundlage
 Das gesamte Projektteam zur Information
7 Rahmenbedingungen für den Einsatz
 Keine einschränkenden Rahmenbedingungen, das Dokument ist für alle Projekte einzusetzen.
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MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k
Inhalt
 Projektplan
 Budgetplan
 Projektorganisation
 Verantwortlichkeiten und Eskalationswege
Beantwortet: Welcher Zeithorizont ist für die Anbahnungsphase
notwendig? Wann könnten einzelne Arbeitspakete begonnen werden? Wann gehen sie
produktiv? Was sind die wichtigen Meilensteine (LA-Enscheidungen,
Produktivsetzungen) und wann finden diese statt?
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MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k
Erste Schätzungen ergeben:
Projekt in 30 Monaten durchführbar
2010
A
S
Vorstudie
O
N
D
J
F
Grobplanung
M
A
M
J
J
2012
A
S
O
N
D
Feinplanung
Vergabe
Teilprojekt 1
Gesamt
J
2011
J
F
M
A
M
J
J
A
S
O
N
D
Realisierung / Roll-Out
Folgevergaben
Arbeitspakete 1-5  Design/Vorb./Realisierung Test
TP 2
Arbeitspakete 6-8  Design/Vorbereitung/Realisierung
Schlg
Arbeitspakete 1-3 
Design/Konzept
Test
PV
Realisierung / Test
Konzept
Schulungsentwicklung und -durchführung
IT
Konzept
Realisierung
PM
Betriebsverantwortung
Aufbau
Laufendes Projektmgt und Abstimmung mit anderen IT-Projekten
Beantwortet: Welcher Zeithorizont ist für die Anbahnungsphase/
Vergabe vorzusehen? Wann sollen die verschiedenen Ausbaustufen der Lösung in
Betrieb gehen? Was sind die wichtigen Meilensteine (LA-Enscheidungen,
Produktivsetzungen) und wann finden diese statt?1
LA-Termine/ Kernentscheidungen
Produktivsetzungstermine
1 Schätzungen sollten auf Erfahrungen oder Rücksprachen mit Experten / möglichen Implementierungspartnern basieren.
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MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k
Der gleiche Projektplan kann auch mit Hilfe
von Tools erstellt werden
Quelle: Team
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MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k
Gesamtbudget beträgt
49 Mio. EUR verteilt über 8 Jahre
Anbahnung/Vergabe
2010/2011 in Mio. EUR
Betrieb
2013-2017 in Mio. EUR
Implementierung u. Rollout
2011/12 in Mio. EUR
2 Schritte
Σ 22,4
Kostenkategorien
9 Schritte
3 Schritte
1,5
Kostenkategorien
Schulungs14
kosten
12
13
System- und
Anwendungsbetrieb
6,5
12
Softwareinstandhaltungskosten
Σ 20
4,5
1,3
Schulungskosten
2
8
Interne Kosten für Implementierung u. Projektmgt
1
7
Projektmanagement
6
6
Externe
Implementierungs- und
Rollout-Kosten
0,9
1,7
5
2,7
3
Kostenkategorien
4,1
2,5
Anbahnungskosten
2
1
Beratung
Vergabe +
Machbarkeitsstudie
Interne Personalkosten +
Projektmgt
10 Systembetrieb
9
2,3
Σ 6,6
11 Risikopuffer (25%)
4
Implementierungs- und
Rollout-Kosten
Hardware
Kosten für SWInstandhaltung
Lizenzkosten
Σ4
0,3
2,4
1,3
pro Jahr
gesamt
Betriebskosten
Beantwortet: Was ist der grobe Aufwand für Konzeption und Erstellung
der umrissenen Lösung und welche weiteren Kosten für (Hardware, Training)
entstehen?
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MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k
Projektorganisation und
wichtigste Stakeholder
Besetzung Auftraggeber
Gemeinsame Besetzung
Einzubindende Anspruchsgruppen
Federführend
Lenkungsausschuss
Übergeordnete behördliche Funktionen
Gleichberechtigung
Datenschutz
ITSicherheit
Einkauf
<eventuell Namen der Mitglieder>
Unterlenkungsausschuss
Personalvertretung
<eventuell Namen der Mitglieder>
Architektur- und
Integrationsausschuss
Gesamtprojektleitung
<Projektleiter AN>,
<stellv. PL AN>
Zentrale
Projektfunktionen
Projektcontrolling
<Leiter AN>,
<Mitarb. AN>
<Leiter AG>,
<Mitarb. AG>
Qualitätsmanagement
<Leiter AN>,
<Mitarb. AN>
<Leiter AG>,
<Mitarb. AG>
<Namen der Mitglieder>
<Projektleiter AG>,
<stellv. PL AG>
Risikomanagement
<Leiter AN>,
<Mitarb. AN>
Architektur- u. Integrationsbüro
<Leiter AG>,
<Mitarb. AG>
<Leiter AN>,
<Mitarb. AN>
Schulung
<Leiter AN>,
<Mitarb AN>
Projektmanagementbüro
<Leiter AG>,
<Mitarb. AG>
Teilprojekt 1
<Teil-PL AN>,
<stellv. Teil-PL
AN>
<Leiter AG>,
<Mitarb. AG>
<Teil-PL AG>,
<stellv. Teil-PL
AG>
<Leiter AN>,
<Mitarb. AN>
<Leiter AG>,
<Mitarb. AG>
Teilprojekt 2
<Teil-PL AN>,
<stellv. Teil-PL
AN>
<Teil-PL AG>,
<stellv. Teil-PL
AG>
Übergreifende Fachbereiche
6
MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k
Verantwortlichkeiten und Eskalationswege
Auftraggeber
Auftragnehmer
Kommunikation
Stufenweise
Eskalation der
Streitfälle nach
oben wenn
keine Lösung
gefunden
werden kann
CEO AG
CEO AN
<Name>
<Name>
LA-Mitglieder des AG
LA-Mitglieder des AN
<Name>, <Name>, ...
<Name>, <Name>, ...
Geschäftsführer AG
Account Manager AN
<Name>
<Name>
Gesamtprojektleiter AG
Gesamtprojektleiter AN
<Name>
<Name>
Projektteam
Projektteam
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