Archivierungskonzepte in DMS und ERPS (SAP)
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Archivierungskonzepte in DMS und ERPS (SAP) Inhalt 1. Motivation 2. Definitionen 3. Archivierung in DMS / ERPS 4. Archivierung am Beispiel SAP R/3 5. Ausblick Inhalt 1. Motivation 1. Betriebswirtschaftliche Gründe 2. Rechtliche Gründe 3. Technische Gründe 2. 3. 4. 5. Definitionen Archivierung in DMS / ERPS Archivierung am Beispiel SAP R/3 Ausblick Motivation – Warum DM & Archivierung Erstellung eines Dokuments kostet Editieren, Sichern, Übertragen, Archivieren, Löschen Ablegen, Suchen, Weiterleiten 1$ 60-80 $ 20% (d. Arbeitszeit) Zugriffszeiten Papierarchive Quelle: AIIM Inernational 4 h–4 Tage Motivation – Warum DM & Archivierung Data Mining "Data Mining ist ein Prozeß, der aus einer Datenmenge implizit vorhandene, aber bisher unentdeckte, nützliche Informationen extrahiert." [Mertens] Motivation – Warum DM & Archivierung „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) Handelsgesetzbuch § 257, § 261 Abgabenordnung Bürgerliches Gesetzbuch Zivilprozessordnung Motivation – Warum DM & Archivierung Performanceprobleme in Onlinedatenbanken? Daten vermeiden Hardwareausbau Daten löschen Daten archivieren => nur Datenarchivierung ist auf längere Sicht sinnvoll! Inhalt 1. Motivation 2. Definitionen 1. CI vs. NCI 2. DMS vs. el. Archiv 3. Archivierung in DMS / ERPS 4. Archivierung am Beispiel SAP R/3 5. Ausblick Definitionen – CI vs. NCI Coded Information (CI) kodierte Form einfach vom Rechner zu Verarbeiten Daten aus Anwendungssystemen Non Coded Information (NCI) nicht kodiert, d.h. nicht direkt auf Informationen zugreifbar Briefe, Bilder, Audio, Video Definitionen – DMS vs. el. Archiv elektronische Archive dienen der langfristigen, datenbankbasierten Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung zuerst Archivierung gescannter Objekte (Imaging) später: Bearbeitung und Verteilung beide Systeme wurden zusammengelegt zunehmend Workflowunterstützung Definitionen – DMS vs. el. Archiv (2) Merkmal El. Archivierung DM Objekt Papier / COLD Datei Kodierung NCI CI Erfassung Scanning / COLD Import aus Anwendung Formate TIF, JPG, ASCII, usw. Office Menge 100.000 – 1.000.000 1.000 – 100.000 Zeitraum 10-30 Jahre einige Jahre Versionen meist eine mehrere bis viele Änderungshäufigkeit meist null mittel bis hoch [Angershausen] Definitionen – DMS vs. el. Archiv (3) Quelle: [Kampffmeyer] Inhalt 1. Motivation 2. Definitionen 3. Archivierung in DMS / ERPS 1. 2. 3. 4. 5. 6. Speichermedien Anforderungen Archivierung von CI / NCI COLD Löschen Migration - Emulation 4. Archivierung am Beispiel SAP R/3 Archivierung - Speichermedien magnetische Speicher / Festplatten für DM ohne Archivierung für Cache-Speicher Magnetbänder optische Speicher WORM (Jukebox) CD DVD Mikrofisch Archivierung - Kategorien Online Speicherung auf Festplatten Nearline Jukeboxes und Autoloader optische / magn. Medien Offline Disks und Bänder Archivierung – Allg. Anforderungen sichere Aufbewahrung über lange Zeit Revisionssicherheit sicher vor unberechtigtem Zugriff Komprimierung ist möglich problemloser Wechsel von Hard- und Software muss möglich sein Archivierung Trennung von Dokumenten und Metadaten eine Indexdatenbank (RDBMS) prinzipiell kein Unterschied zwischen CI, NCI, COLD-Dokumenten Zwischenspeicherung in Cache möglich Archivierung [Kampffmeyer] Archivierung – Besonderheiten NCI Ursprünglich Hauptaufgabe el. Archivierung war Speicherung von Faksimiles [Kampffmeyer] Archivierung – Besonderheiten COLD COLD = Computer Output to Laser Disk für ausgehenden Massenschriftverkehr Drucker-Spoolfile wird archiviert Extraktion der Daten Transformation Zerlegung Indizierung Problem der Indizierung Archivierung – Trennung Inhalt-Layout Nettodaten werden gespeichert Zuordnung zu Formularen Vorteil: Speicherplatzersparnis Versionierung nötig Archivierung – Trennung Inhalt-Layout 2 [Kampffmeyer] Archivierung - Löschen unproblematisch, wenn Dokumente noch nicht auf WORM Medien sonst, Entfernen des Datenbankeintrags somit ist eine Rückgängigmachung möglich Migration - Emulation Migration: fortwährende Übertragung der Dokumente auf aktuelle Systeme Migration durch Wechsel des Datenträgers Migration durch Wechsel des Formats Emulation Nachbilden der Originalumgebung auf neuen Systemen Erhalt der Originalabspielumgebungen Inhalt 1. 2. 3. 4. Motivation Definitionen Archivierung in DMS / ERPS Archivierung am Beispiel SAP R/3 1. Ablauf der SAP Archivierung 2. ArchiveLink 5. Ausblick SAP Archivierung einzige Methode um Daten zu entfernen soll Größe und Performance der DB kontrollierbar machen nur Daten aus abgeschlossenen Geschäftsvorfällen im Mittelpunkt stehen Datenobjekte SAP Archivierung synchrone vs. asynchrone Archivierung direkte Archivierung oder Hintergrundprozess datenbankbasiert vs. datenbankintegriert Funktionalität aufgesetzt oder integriert => Bei der SAP handelt es sich um asynchrone, datenbankbasierte Archivierung! SAP Archivierung - Ablauf 3 Schritte: Erzeugen einer Archivdatei Ausführen des Löschprogramms in der Datenbank Ablage der Archivdateien Grundlage bilden Archivierungsobjekte betriebswirtschaftlich zusammengehörende Daten aus unterschiedlichen Tabellen SAP Archivierung – 1. Schritt Erzeugen einer Archivdatei Archivierungsprogramm liest Daten Prüfung der Daten Erzeugen der Archivdateien dabei Komprimierung SAP Archivierung – 2. Schritt Ausführen des Löschprogramms in der Datenbank erzeugte Archivdateien werden gelesen wenn erfolgreich werden die Daten in der DB gelöscht => hohe Datensicherheit SAP Archivierung – 3. Schritt Ablage der Archivdateien optional Übergabe der Dateien an externe Speichersysteme Identifizierung über Referenzschlüssel erfolgt über die ArchiveLink - Schnittstelle SAP Archivierung – ArchiveLink Kommunikationsschnittstelle zwischen Anwendungen beinhaltet Schnittstellen Ablagefunktionen Recherchefunktionen Anzeigefunktionen SAP Archivierung – ArchiveLink (2) SAP Archivierung - Rückladen ist in der Regel nicht notwendig historische Daten Gefahr von Inkonsistenzen Archivierungsobjekt besitzt Rückladeprogramm
