Organisation des Wettkampfbüros (ppt - Dieter - bei COSA
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Leichtathletik-Wettkampfbüro Erstellung der Ausschreibung Wettbewerbe und Altersklassen festlegen Layout und Form der Ausschreibung Zeitplan konzipieren Ausschreibung veröffentlichen zum Veröffentlichen in zur Postverteilung zur E-Mail-Verteilung (Anhang als DOC/PDF) Veröffentlichung im Internet Leichtathletik-Wettkämpfe Leichtathletik - Wettkämpfe Wettkampfleitung Wettkampfvorbereitung Wettkampfbüro Mitarbeiter Aquise und - Planung Datenerfassung Einrichtung des Büros: Rechner, Netzwerk, Tische, Drucker, Büromaterial Zeitplankontrolle nach Meldungen Vorbereitung notwendiger Listen Einteilung der Tätigkeiten: männl./weibl. Wettbewerbe Platz / Anlagen vorbereiten Übernahme der Stellplatzkarten Listen erstellen Leistungen erfassen Protokolle Urkunden Ergebnisliste erstellen Stellplatz mit Kopieren Aushang Information Einsatzleiter Planung der Kampfgerichte Einteilung Voraussetzungen für die Arbeit im Wettkampfbüro Räumlichkeiten Materialien EDV-Ausstattung Rechner – Drucker Vernetzung Kopierer Internetzugang Vorbereitung der Start- und Meldeunterlagen Einrichten der Veranstaltung in COSA Vorbereitung der eingehenden Meldungen Verwendung der Startpassdaten des Verbandes Eingabe der Meldungen Listen Vorbereitung der Unterlagen für die Vereine Teilnehmer-Statistik Liste aller Teilnehmer Liste der Teilnehmer nach Wettbewerben Meldeprotokoll Quittungen Umschläge Aufkleber Deckblatt (als Serienbrief) Merkblatt für Teilnehmer und Betreuer Zeitplan (aktueller Stand) Überarbeitung der Daten Einarbeiten der Teilnehmerstatistik in den Zeiplan Ggf. Änderung / Anpassung / Verschiebung Problematisch: Vorverlegung – dann alle TN informieren Änderung der Internetpräsenz Erstellung eines Ablaufplanes Endgültige Version des Zeitplanes Erstellung der Einteilungen Der Stellplatz (TIC) Sammelplatz (Call-Room) alle Athleten müssen über zentralen Platz zum Wettkampf nur Läufe werden zentral zum Start geführt Einlasszeiten festlegen (Technische Wettbewerbe / Stabhoch ) Nach- und Ummeldungen Stellplatzzeit festlegen Nur Läufe oder alle Wettbewerbe Anmeldung über Liste Anmeldung über Stellplatzkarte Meldezettel bereitlegen Quittungen bereitlegen ( Betrag wird extra ausgewiesen ) Weiterbearbeitung sicherstellen Möglichkeiten der Einteilung Nach Vorleistung (IWB-Regel) Nach Vereinen Nach Einteilung durch Trainer Erstellung der Einteilungen Automatische Laufeinteilung (Vorläufe) + schnell - Datenstamm muss aktualisiert sein Manuelle Laufeinteilung + + + übersichtliche und variable Einteilung über Stellplatzkarten Eingabe der Startnummern in den Rechner Nachweis über abgegebene Stellplatzkarte Für Staffeln ein m u s s Wettkampflisten Listen für technische Wettbewerbe Leere Wettkampfliste für Endkämpfe Listen für Läufe und Staffeln Automatische Einteilungen Manuelle Lauf- Staffeleinteilung Liste der Läufe (kompakter Ausdruck) Technische Wettkampliste Text für Qualifikation aus den Vor- Zwischen- und Endläufen Vorläufe / Zeitvorläufe / Zeitläufe A/B/C - Endläufe Bearbeitung der Ergebnisse Festlegung des Informationsflusses Rücklauf der Informationen WettkampfstätteKopierenAushang KopierenWettkampfbüro Eingabe der Ergebnisse WettkampfbüroWettkampfstätten WettkampfbüroFunktionsstellen An der Wettkampfstätte • Gerätebedarf, Personal, Ablauf in gespeicherter Wettkampfliste über die Startnummer Einteilung weiterer Runden automatisch (Voreinstellung) manuell Information der Teilnehmer und Betreuer Verteilung und Aushang der Wettkampflisten Aushang des manuellen Wettkampfprotokolls Aushang des maschinellen Wettkampfprotokolls Überprüfung des Aushanges (alt...) Ordnen nach Altersklassen Aushangzeit vermerken … Urkunden Layout und Papier (mind. 130 g/cm²) Einrichten der Druckparameter in COSA Einstellung der Texte und Wettbewerbsnamen Vorgeschlagene Texte für Urkunden oft unbrauchbar Einfügen Grafik in Urkunde Drucken aus den bereits eingegebenen Ergebnissen Drucken unter Eingabe der Startnummer Verwendung der Serienbrief-Funktion z.B. Word Steuerdatei Einbinden in Word-Dokument Erstellung der Ergebnislisten Ergebnislisten für die Teilnehmer Ergebnisliste für die Vereine und Verbände Komplett Pro Wettbewerb ein Blatt (Selbstabholung) mit der Urkunde ein Ergebnisblatt LAO: für jeden LV, aus dem ein Athlet teilgenommen hat Versand nur auf Wunsch oder automatisch ? Ergebnisliste für die Statistiker mit Startpassnummer Ergebnisdaten (gezippt) Html-Datei gedruckte Liste Dokumentation Schaffung geeigneter Ablagen für Wettkampflisten Stellplatzkarten Ergebnis Originale Ergebnis Protokolle Ordner / Ablagekästen bereitstellen Register anlegen Presse und Öffentlichkeitsarbeit Erstellung einer verarbeitbaren Datei Textdatei Html-Datei (mit Startnummern) Pdf-Datei ( ggf. über Word zu erstellen ) Textdatei für die Presse (Fließtext – nur für bestimmte Anzahl Plätze ) Ergebnisse für das Internet Versand per e-Mail Nacharbeiten Datensicherung Programm vom Rechner entfernen Aufräumen sich auf den nächsten Wettkampf freuen ...... Immer gelassen bleiben – nicht durchdrehen !! Danke !!! Vielen Dank für die Aufmerksamkeit ! Weiterhin viel Spaß und Erfolg bei den Wettkämpfen in der Leichtathletik ! Automatische Einteilung Schalter in Veranstaltungsdaten setzen (j) Laufergebnisse eingeben – kein Protokoll-Druck Läufe nochmals aufrufen – Qualifikationskennzeichen kontrollieren Ggf. setzen von Q – Hauptbedingung erfüllt und q – Nebenbedingung erfüllt Wettkampflisten für Zwischen- oder Endläufe erstellen zurück automatische Einteilung Wettkampfart wählen (Z/E) Einteilung durchführen – Laufliste / Wettkampfliste drucken Stellplatzkarte Endlosformular von COSA verwenden Auf Laser – oder Tintenstrahldrucker auch als Einzelblatt ( in Blättern zu drei Karten abreisen ) Auch auf Einzelblatt Ausdruck möglich. Einstellungen in COSA beachten Beim Schneiden Vorsicht, dass Karten nicht durcheinander kommen Stellplatzkarten über Serienbrieffunktion: Steuerdatei ist die Liste aller Teilnehmer mit Wettbewerbsteilnahme zurück Manuelle Einteilung mit Startkarten 1.Lauf zurück 2.Lauf 3.Lauf Materialien im Wettkampfbüro Alle üblichen Büromaterialien (ohne Vollständigkeit... ) Papier Schere Klebstoff Klebeband Ablagekörbe Aktenhüllen Leuchtmarker Notizzettel Kugelschreiber und Bleistifte Tipp-Ex Locher Heftklammern und Tacker Büroklammern .. .. zurück EDV-Ausstattung Je nach Veranstaltungsgröße: 2 – 3 Einheiten (PC/Drucker) Anforderungen: Windowsrechner Netzwerkkarte Switch WLAN-Rooter Wenn möglich Vernetzung (Windows-Netzwerk, TCP/IP) Drucker („Flaschenhals“) Drucker, der Urkundendruck (>160 g/cm²) möglich macht Kartuschen, Tintenpatronen etc. prüfen und neue bereit halten Ext. Speichermedium (Stick / Disketten / CD-RW) bereithalten Internetanschluss (sofern möglich) zurück Teilnehmer Statistik ARGE Baden-Württ. Leichtathletik-Verbände WLV / VfL Sindelfingen Baden-Württ. Hallenmeisterschaften Aktive und Jugend am 19./20.01.02 in Sindelfingen - Glaspalast 15.01.2002 Melde-Statistik Wettbewerb Männer gem. erw. ang. 60 m 33 21 28 200 m 30 20 23 400 m 17 11 17 800 m 18 12 14 1500 m 21 17 10 3000 m 18 14 16 60 m Hürden 17 11 14 4 x 200 m Staffel 19 13 8 4 x 400 m Staffel 9 6 -Hochsprung 12 9 12 Stabhochsprung 9 6 21 Weitsprung 16 11 19 Dreisprung 16 11 13 Kugelstoss 9 6 12 -----------------------------------------------------------------245 206 Teilnehmer: 387 männl. Einzel-Meldungen: 415 männl. Staffel-Meldungen: 36 männl. zurück Anzahl gemeldeter Vereine: 120 300 weibl. = 374 weibl. = 22 weibl. = = MJA erw. ang. 18 16 11 9 8 12 9 6 -9 15 13 9 8 gem26 21 13 17 15 18 7 11 6 17 9 22 182 687 Gesamt 789 Gesamt 58 Gesamt Frauen erw. ang17 14 9 11 12 -12 5 -8 4 12 6 15 gem27 22 27 19 18 -13 15 -14 13 16 18 12 214 WJA erw. ang18 15 18 13 14 -8 11 -11 9 11 13 8 Zeitplan - Planung zurück Ablaufplan einer Veranstaltung Dieser Plan ist für das Wettkampfbüro und alle Funktionsstellen gedacht. Die Zeiten können kontrolliert und manuelle eingetragen werden. So wird auch bei vielen Wettbewerben (Schülermeisterschaften) dier Überblick behalten. zurück Zeitplan Männer Stabhoch 400 m Hü 1500 m Hoch 400 m 100 m Weit 5000 m BG 3000 m Hi 4x100 m zurück Zeit 13:30 13:40 13:50 Diskus 14:00 14:10 14:20 14:30 14:45 Hammer (NP) 15:00 15:15 15:20 15:30 15:50 16:30 16:50 17:00 Frauen 3000 m BG 400 m Hü Hammer (NP) Weit 1500 m 400 m Diskus 100 m 4x100 m Ausschreibung zurück URKUNDE aus Serienbrief Für mehr Schriftqualität und ggf. für das Einbinden von Grafiken in die Urkunde: -Ergebnisdatei wird in Tabellenform gespeichert -TextZe1 TextZe2 Verein -Baden-Württembergische Speerwurf m Malsch -Baden-Württembergische Speerwurf m Ludwigsburg -Baden-Württembergische Speerwurf m Tübingen zurück Ort_Datum Wettbewerb Klasse Teiln_1 Teiln_2 Teiln_3 Winterwurfmeisterschaften J A 800 g 56,35 m Leistung Platz Vorname Teiln_4 Waiblingen, den 25. März 2001 1. Platz Andrej Frick Winterwurfmeisterschaften J A 800 g 53,06 m Waiblingen, den 25. März 2001 2. Platz Sascha Brose SG Winterwurfmeisterschaften J A 800 g 51,47 m Waiblingen, den 25. März 2001 3. Platz Konrad Christ LAV weiter Name TV URKUNDE aus Serienbrief Cosa erstellt bei der Ergebniserfassung eine Textdatei, die als Steuerdatei verwandt werden kann Das vorbereitete Word-Dokument muss mit dieser Textdatei verbunden werden Word druckt nun die Feldinhalte an die vorgesehenen Platzhalte + keine Bevorratung von Urkunden – kann auf Blanco-Karton gedruckt werden + Schriftarten für jeden Geschmack + Bilder und Logos / Unterschriften können beliebig eingefügt werden + farbige Ausdrucke werden möglich - Benutzer braucht Kenntnis im Umgang mit Serienbrief - Drucker sollte entsprechend geeignet sein (Speicher / Farbe / Einzug ) - geringfügig zeitaufwändiger als aus COSA direkt zurück Verwendung eines Macros (Thomas Nuss) Macro für Serienbrief Sub UKdruck() ' ' UKDruck Makro ' Makro erstellt von Thomas Nuss ' e-mail: [email protected] ' Das Makro sollte in den jeweiligen Serienbrief eingebunden werden ' und am besten über eine Schaltfläche aufrufbar sein, damit die Steuer' daten beliebig gewechselt werden können Dim Mldg, Titel, Voreinstellung, Wert$ Mldg = "Bitte geben Sie den Pfadnamen an, in dem die Urkundendaten gespeichert werden. Es ist ein Defaultpfad eingestellt, der überschrieben werden kann. Ein Backslash am Ende sollte nicht eingegeben werden. Die Voreinstellung für den Dateityp wurde auf .txt gesetzt." ' Aufforderung festlegen. Titel = "Pfadangabe" ' Titel festlegen. Voreinstellung = "D:\COSA\UKDaten" ' Voreinstellung festlegen. ' Meldung, Titel und Standardwert anzeigen Wert$ = InputBox(Mldg, Titel, Voreinstellung, 4000, 4000)' In gewünschtes Directory wehseln ChangeFileOpenDirectory Wert$ ' Dateinamen afragen und in Variable Wert1$ speichern With Dialogs(wdDialogFileOpen) .Name = "*.txt" .Display Wert1$ = .Name End With ' Pfad und Dateinamen (Variablen) verbinden und als Steuerdatei öffnen ActiveDocument.MailMerge.OpenDataSource Name:= _ Wert$ + "\" + Wert1$, ConfirmConversions:=False, ReadOnly:= _ False, LinkToSource:=True, AddToRecentFiles:=False, PasswordDocument:="", _ PasswordTemplate:="", WritePasswordDocument:="", WritePasswordTemplate:= _ "", Revert:=False, Format:=wdOpenFormatAuto, Connection:="", SQLStatement _ :="", SQLStatement1:="" End Sub zurück Urkundeneinstellungen Ergebnisliste UK5000.txt zurück Seriendruckdatei zurück
