Eine Umfrage unter Fachbereichs

Eine Umfrage unter
Fachbereichs-Geschäftsführern
und Geschäftsführerinnen
Ziel der Umfrage
 Hochschulkurs „Fakultätsmanagement“
 alter Stellentypus (v.a. an natur-/ingenieurwissenschaftlichen
Fachbereichen)
 neue Aufgaben: Hochschulautonomie
Leitfragen:
 Aufgaben?
 Schwierigkeiten?
 ideale Stellenkonzeption?
2
Vergütungsgruppe
18
10
3
2
2
2
1
BAT Ia /
A15
BAT Ib /
A14
BAT IIa /
A13
BAT III /
A11
BAT IVb
BAT Vb
k. A.
3
Zufriedenheit
Ist die
Geschäftsführung
eine befriedigende
Aufgabe?
in hohem Maße
30
teilweise
+
Gestaltungsmöglichkeiten
Vielseitigkeit
Akzeptanz und Ansehen
2
eher nicht
5
1
nicht zu entscheiden
mangelnde Befugnisse
Tendenz zur Überlastung
mangelnde Resonanz
4
Aufgabenfelder
Verwaltung/Organisation
34
Haushalt/Finanzen
30
Evaluation
9
6
Lehre/Wissenschaft
1
7
3
15
2
13
24
in hohem Maße
1
9
17
teilweise
0
5
5
12
0
4
8
21
Prüfungsorganisation
3
8
24
Personal
10
5
26
Strategieentwicklung
Technologietransfer
3
2
6
eher nicht
k.A.
5
Umfeld
Erwartungen des Fachbereichs
reibungsloser Ablauf der FB-Geschäfte, Kontinuität
20
Fachwissen, Informationen, Kompetenz im Wissenschaftsmanagement
17
Ansprechpartner, Kontakt nach innen und außen
14
Entlastung der Dekane
8
Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen, Strategien
5
Moderation, Konfliktlösung
5
Koordination
5
gerechte Ressourcenverteilung im FB
4
Interessenvertretung in der Hochschule
4
6
Umfeld
Erwartungen der Hochschulleitung
Ansprechpartner für alle den FB betreffenden Fragen, Informationsquelle
14
Umsetzung/Durchsetzung von Vorgaben der HSL
13
Schnittstelle, Bindeglied zwischen FB und Zentrale
10
allgemeine Erwartungen der HSL sind unbekannt
7
Kontinuität über Dekanewechsel
3
effektives Ressourcenmanagement
3
Delegation von Verwaltungstätigkeiten auf FB-Ebene
2
Kompetenz und Verantwortung, Zuverlässigkeit
1
vorausschauende Planung
1
Informiertsein über politische und sachbezogene Vorgänge in der HS/Ministerium
1
positive Außenwirkung
1
7
Schwierigkeiten
13
Bürokratie: BAT, Vorgaben aus dem Ministerium, HS-Verwaltung
mangelnde Professionalität: keine besten Lösungen, Inkompetenz
10
mangelndes Engagement, mangelnde Verlässlichkeit der Profs
10
7
fehlende Stellenbeschreibung
6
Zeitnot
4
zu viele Aufgabenfelder, Kleinarbeit
3
zu wenig Verwaltungspersonal
Gremienentscheidung
2
schlechter werdende Randbedingungen
2
unklare Kompetenzen und Vorgaben
2
8
Gibt es die ideale Stellenkonzeption?
Sicher nicht!
Unterschiede durch:
 unterschiedliche Fachrichtungen
 Größe des Fachbereichs: Bedarf
 nicht zuletzt: Persönlichkeit des Stelleninhabers
Unterschiede in:
 Kompetenzbereich
 Aufgabenbereich
 Freiräume für eigene Konzepte
 Entwicklungsmöglichkeiten der Stelle
9
Verschiedene Stellentypen 1
„Dekansassistent“
 akademische Stelle
 Assistenz, Entlastung für den Dekan
 Kontinuität über den Wechsel des
Dekans
 Vielzahl von Arbeitsbereichen: in
Verwaltung und Prüfungsorganisation,
im Bereich Lehre/Wissenschaft sowie
bei der Strategieentwicklung.
 eigene Konzepte nur unter
bestimmten Umständen
Strategie
FB-intern
Verwaltung
 gewisses Macht- und
Kompetenzpotential
hochschulweit
 darf, um nicht zu Konflikten zu
führen, nicht offen ausgespielt werden
Assistenz
10
Im Abgleich mit den Daten
„Dekansassistent“
 zumeist akademische Stellen
 Vergütungsgruppen sind uneinheitlich (fünf BAT Ib/A14-, drei
BAT IIa/A13- und eine A15-Stelle); auffällig häufig A-Stellen
 die derzeitigen Stelleninhaber kamen in den 1990er Jahren
auf diese Stellen
 Verwaltung und Schnittstelle zwischen Verwaltung und
Wissenschaftsmanagement
 Erwartung der Hochschule: Umsetzung von Vorgaben
 Selbstbeschreibung als „Change Agent“, an zweiter Stelle
„Lastesel“
 größtes Problem: fehlende Stellenbeschreibung (für vier der
zehn Befragten von Typ 1)
Dekan
GF
Sekretärin
...
...
 wichtigste Aufgabengebiete: Lehre/Wissenschaft
(Koordination von Habilitationen, Organisation des
Lehrangebot, Entwicklung von Studienprogrammen und die
Begleitung von Akkreditierungen, Lehrevaluationen); Strategie
(Entwicklungsplanung, Leitbildentwicklung), Verwaltung
(Gremienbetreuung (fachbereichsintern wie -extern) sowie die
Vertretung des Fachbereichs innerhalb der Hochschule;
11
Initiierung von Beratungsangeboten)
Verschiedene Stellentypen 2
„Dekanatsleiter“
 qualifizierte Erweiterung des
Verwaltungspersonals
 in Teilen ähnlich der Rolle des Dekans
 neue Aufgaben im Bereich der
Personal- und Finanzverwaltung, Lehre
(z. B. die Prüfungsverwaltung)
 weisungsbefugt gegenüber dem
Dekanatspersonal
 die Kompetenzen sind auf das
Dekanat beschränkt
Strategie
FB-intern
Verwaltung
hochschulweit
 könnte langfristig auf
Fachbereichsebene die dem des
Kanzlers auf der Hochschulebene
entsprechen
Assistenz
12
Im Abgleich mit den Daten
„Dekanatsleiter“
 mehrheitlich akademische Stellen
 fast die Hälfte wurde erst in den 2000er Jahren eingerichtet
 Vergütung zumeist nach BAT IIa
 Wissenschaftsmanagement
 die Erwartungen der Hochschule sind weitgehend unbekannt
 Selbstbeschreibung als „Change Agent“, in zweiter Linie
„Dekanats-Chef“
 Schwierigkeiten: bürokratische Vorgaben aus
Zentralverwaltung oder Ministerium
 wichtigste Aufgabengebiete: Strategie (Mittelverteilung,
Entwicklungsplanung, Profilbildung, Leitbild-Prozesse),
Prüfung (Prüfungsverwaltung und Verbesserungen bei der
Prüfungsorganisation), Verwaltung (fakultätsinterne Gremien,
Veranstaltungen und Außendarstellung), Personal
(Berufungsverfahren, Einstellung von wiss. Hilfskräften,
Vorgesetztenfunktion)
Dekan
GF
Sekretärin
...
...
13
Verschiedene Stellentypen 3
„Fachbereichsmanager“
 handelt im Auftrag des
Fachbereichsrats
 hat die administrative Leitung des
Fachbereichs inne
 Vorgesetzter des Dekanatspersonals
sowie des sonstigen nichtwissenschaftlichen Personals
 Einbindung in strategische Fragen
(Personal- und
Haushaltsentscheidungen)
Strategie
FB-intern
Verwaltung
hochschulweit
 Experte für alle Fragen des
Fachbereichs, zentralen
Ansprechperson
 Schwerpunkt im Bereich
Wissenschaftsmanagement
Assistenz
 übernimmt repräsentative Aufgaben,
Öffentlichkeitsarbeit
14
Im Abgleich mit den Daten
 keine gemeinsamen Tendenzen, sehr heterogene Gruppe:
 zur Hälfte Verwaltungs-, zur anderen Hälfte akademische
Stellen
 Schwerpunkt bei BAT IIa-Stellen (7 von 16); ansonsten
variieren die Vergütungsgruppen von BAT Vb bis Ib.
 9 (von 16) haben erst nach 2000 ihre Stelle angetreten,
davon 4 als erste Stelleninhaber
 vor allem Verwaltung, wenige im Bereich
Wissenschaftsmanagement
 stark mit Aufgaben aus dem Bereich Lehre/Wissenschaft
betraut
 größte Schwierigkeit: mangelnde Befugnisse
 erst kurze Zeit im Amt: inoffizielle Befugnisse werden nicht
als Befugnisse der Stelle angegeben
Dekan
Sekretärin
GF
...
15
Schlussfolgerungen
 der Erfolg der Reformen entscheidet sich in den Fachbereichen: selbständige
Entscheidungen, erfolgreiche Selbstmanagement, Profilierung.
 Worin genau bestehen diese neuen Aufgaben? Wie kann das Ziel der
zunehmenden Professionalisierung des Fachbereichs erreicht werden?
 zentrale Erfolgsfaktoren: Aufbau von Kompetenzen in den Bereichen Strategie/
Konzeptentwicklung, Umsetzung und Controlling/Qualitätssicherung.
 Die Einrichtung einer Geschäftsführerstelle ist dabei hilfreich, wenn nicht
notwendig.
 Klärung der Erwartungen im Fachbereich. Diskussion, Ableitung von Aufgaben
und Befugnissen für GF: Anforderungen und Freiräume
 Stellenbeschreibung: offen, flexibel, anpassungsfähig (auch an die Qualifikation
des Stelleninhabers: Nutzung der hohe Qualifikation)
 Zusammenarbeit, Vernetzung, Weiterbildung für die Geschäftsführer
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