Wirtschaftsinformatik

Wirtschaftsinformatik
EWI Übungsveranstaltung 4:
Datenbanken I
10. November 2004
Kontrollfragen
ƒ Wie ist der Zusammenhang zwischen Dokumentvorlagen und
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
direkter Formatierung?
Welche Funktion hat ein Makro?
Auf welche Arten kann man ein Makro erstellen?
Wie kann ein Makro ausgeführt werden?
Wieso erkundigt sich Word beim Öffnen einer Datei mit Makros, ob
diese aktiviert werden sollen?
Welche weiteren Funktionalitäten kennt Ihr, die Arbeitschritte mit
Word erleichtern / automatisieren?
EWI Übung 4, 10. November 2004
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Agenda
1. Besprechung Aufgabenblatt 3
2. Relationale Datenbankmanagementsysteme
3. Microsoft Access
EWI Übung 4, 10. November 2004
3
Aufgabe 11
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
ƒ Erstellt eine Word-Dokumentvorlage, die den vorgebrachten
Anforderungen gerecht wird. Darin sollten mindestens fünf nützliche
Formatvorlagen enthalten sein.
Anforderungen:
¾ Geeignet für professionelle Korrespondenz (Bank,
Lieferanten, Finanzamt etc.)
¾ Geeignet für Entschuldigungsschreiben an Kunden
¾ Enthält min. fünf geeignete Formatvorlagen
¾ Enthält die üblichen Elemente eines Geschäftsbriefs
(Firmenbezeichnung/-logo, Absender, Telefonnummern,
Datum, Betreff etc.)
¾ Enthält mindestens ein Makro
¾ „Echte“ Dokumentvorlage
EWI Übung 4, 10. November 2004
4
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Aufgabe 11: Felder
Felder
ƒ Nützliche Hilfe bei der Erstellung von Formatvorlagen
ƒ Platzhalter für sich ändernde Daten in einem Dokument
(oder zum Erstellen von Serienbriefen und Etiketten in
Seriendruckdokumenten)
ƒ Auch mathematische Berechnungen und Makrobuttons möglich
ƒ Feldcodes werden eingefasst in geschweifte Klammern {…}
Einfügen von Feldern
ƒ Einfügen / Feld, dann Feldkategorie auswählen
ƒ Oder über Strg+F9, dann Feldtext eingeben, anschließend F9
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1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Aufgabe 11: AutoText
AutoText erstellen
ƒ Text eingeben, dann Einfügen / AutoText / Neu (oder ALT+F3)
ƒ Namen vergeben (z.B. Kürzel wie mfg)
Rubriken für AutoText festlegen
ƒ Rubrik von AutoText entspricht zugewiesener Formatvorlage
Î Wenn einem Text die Formatvorlage XYZ zugewiesen ist, wird der
AutoText der Rubrik XYZ zugeordnet
AutoText in Dokument einfügen
ƒ Einfügen / AutoText Æ Auswahl aus Liste
ƒ Namen eingeben und F3 drücken
ƒ AutoText-Auswahlfeld
EWI Übung 4, 10. November 2004
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1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Aufgabe 11: Beispiel Felder (1/2)
Beispiel-Felder für Brief-Dokumentvorlage
ƒ Aktuelles Datum
ƒ Feldkategorie „Datum und Uhrzeit“ Æ z.B. Date
ƒ Platzhalter
ƒ {MACROBUTTON NoMacro Anzeigetext}
ƒ Feldkategorie „Dokumentautomation“ Æ MacroButton
Feldfunktionen Æ „MacroButton NoMacro Anzeigetext“
ƒ AutoText-Auswahlfeld mit rechter Maustaste
ƒ Feldkategorie „Verknüpfungen und Verweise“ Æ AutoTextList
ƒ Neuer Wert: Anzeigetext
Inhalt für das Feld: Autotext-Rubrik (= zugewiesene Formatvorlage)
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Aufgabe 11: Beispiel Felder (2/2)
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Dialog-Felder „Fill-in“ und „Ask“
ƒ Fill-in
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
{FILLIN ["Eingabeaufforderung"] [Schalter]}
Kategorie „Seriendruck“ Æ Fill-in
Fordert zur Texteingabe auf, der anstelle des Feldes gedruckt wird
Fillin-Felder werden beim Öffnen automatisch abgefragt
ƒ Ask: { ASK Textmarke "Eingabeaufforderung " [Schalter ] }
ƒ {ASK Textmarke "Eingabeaufforderung" [Schalter]}
ƒ Kategorie „Seriendruck“ Æ Ask
ƒ Ähnlich Fill-in, Text kann gleichzeitig mehreren Stellen (Textmarken)
zugewiesen werden
ƒ Referenzierte Textmarken müssen vorhanden sein {REF Textmarke}
ƒ ASK-Felder müssen von Hand aktualisiert werden: STRG+A, dann F9
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Aufgabe 12
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
ƒ Überlegt Euch drei sinnvolle Anwendungsmöglichkeit für Makros im
Kontext von Stefanos Speisekarte und seiner Geschäftskorrespondenz.
Beispiele:
¾ Einfügen häufig verwendeter Textelemente
(z.B. Standardformulierungen, Bankverbindung)
¾ Einfügen von Adresse und ggf. Anrede häufiger Empfänger
¾ Automatisierung von Umformatierungen
¾ Automatisierung von Ersetzungsvorgängen
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Aufgabe 12 (cont.)
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
ƒ Zeichnet ein solches Makro auf und speichert es in der
Dokumentvorlage. Es sollte sich mit STRG+Z starten lassen.
Dokumentiert die Aufgabe des Makros im Rumpf der E-Mail.
Wichtig:
Voreinstellung so ändern,
dass das Makro nicht in
normal.dot gespeichert wird.
Sonst ist es nicht in der
abgegebenen Dokumentvorlage enthalten!
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Aufgabe 12: Anzeige Tastaturzuordnung
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
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Aufgabe 13
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
ƒ Luigi fragt Euch, was die Unterschiede zwischen DOC- und
DOT-Dokumenten sind.
ƒ Seine Idee: Man kann auch ein DOC-Dokument als Vorlage
für neue Dokumente verwenden und darin ebenfalls Layout,
Formatvorlagen und Mustertexte speichern.
?
DOC = DOT
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Aufgabe 13: „Vererbung“ bei Dokumentvorlagen
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
ƒ Bei Verwendung von DOT-Vorlagen kann die Vererbung von
Einstellungen auch erfolgen:
ƒ nachträglich
stefano.dot
antonio.dot
ƒ aufwärts
ƒ (mehrfach)
bestellung.doc
mahnung.doc
zu_spaet.doc
ƒ Weitere Vorteile „echter“ Dokumentvorlagen:
¾ Auch nachträgliche Änderungen werden berücksichtigt
¾ Auto-Text nur in DOT-Dateien speicherbar
¾ Geringere Gefahr der versehentlichen Löschung
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Aufgabenblatt 3
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Noch Fragen zu Word?
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Agenda
1. Besprechung Aufgabenblatt 6
2. Relationale Datenbankmanagementsysteme
3. Microsoft Access
EWI Übung 4, 10. November 2004
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1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Konventionelle Datenhaltung
Anwendungsprogramm 1
Datei A
Anwendungsprogramm n
Datei B
Anwendungsprogramm n
Datei C
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Probleme der konventionellen Datenhaltung
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
ƒ Anwendungsprogramme sind abhängig ggü. Veränderungen der
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Daten und ihrer Strukturen
Anwendungsprogrammierer muss sich mit interner Organisation der
Daten beschäftigen
Redundanzen
Fehlende Sichten auf Daten
Keine Multi-User-Fähigkeit
Kein Schutz vor unberechtigtem/unkontrolliertem Zugriff
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1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Datenbanken und Datenbanksysteme
ƒ Datenbank =
Sammlung von Daten, welche Fakten über eine spezielle
Anwendung der realen Welt repräsentiert
Î Daten einer Datenbank sind „logisch eng verwandt“
ƒ Datenbankmanagementsystem =
spezielles Programm, das als Schnittstelle zwischen Benutzern und
Datenbanken fungiert
Î Aufgabe (u.a.): adäquater und effizienter Zugriff auf die Daten
ƒ Datenbanksystem =
n Datenbanken + 1 Datenbankmanagementsystem (DBMS)
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1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Aufbau eines Datenbanksystems
Anwendungsprogramm 1
Anwendungsprogramm n
Datenbanksystem
Datenbankmanagementsystem
Datenbanken
Anwendungsprogramm n
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Einteilung von Datenbankmanagementsystemen
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Art der Datenhaltung
ƒ relationale DBMS (derzeit höchste Verbreitung)
ƒ objektorientierte DBMS (zunehmend)
ƒ weitere, weniger verbreitete Typen
Anwendungsfeld/Zielgruppe
ƒ Arbeitsplatz-DBMS
ƒ Nutzung durch einen oder wenige Nutzer
ƒ Ziel: kleinere Datenbanken mit geringem Aufwand verwalten
ƒ Unterstützung dezentraler Datenverwaltung
ƒ Arbeitsplatzübergreifende DBMS
ƒ große Mengen von Daten; von vielen Stellen Zugreifbar
ƒ Ziel: unternehmenskritische Daten effizient zugreifbar machen und
„sicher“ verwalten
ƒ Unterstützung zentraler Datenverwaltung
EWI Übung 4, 10. November 2004
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1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Prinzipien relationaler Datenhaltung
ƒ Daten werden in Relationen (Tabellen) gehalten
ƒ Relationen bestehen aus Tupeln (Tabellenzeilen); diese werden
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
auch als Datensätze bezeichnet
Relationen haben Attribute (Tabellenspalten)
Jedes Tupel einer Relation hat die gleichen Attribute
Tupel lassen sich anhand eines „Schlüssels“ eindeutig identifizieren
Ein Schlüssel besteht aus einem oder mehreren Attributen
Vorname
Name
Matrikelnummer
Studienfach
Stefan
Müller
123456
WI
Mathilde
Kraus
200815
BWL
Kai
Lose
223344
WI
Lisa
Lose
223345
VWL
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1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Beziehungen zwischen Relationen
ƒ Eine Datenbank kann mehrere Relationen enthalten
ƒ Relationen können in Beziehung zueinander stehen
ƒ Beispiel:
ƒ ein Student belegt mehrere Prüfungen
ƒ jede Prüfung besteht aus mehreren Aufgaben
ƒ jeder Student hat ein oder mehrere Adressen;
mehrere Studenten können die gleiche Adresse haben
ƒ Beziehungen zwischen Tabellen werden mit Hilfe der
Schlüsselattribute abgebildet
Vorname
Name
Matrikelnummer
Studienfach
Stefan
Mathilde
Kai
Lisa
Müller
Kraus
Lose
Lose
123456
200815
223344
223345
WI
BWL
WI
VWL
Prüfungsfach
Student
WI 1
VWL 1
BWL 1
BWL 1
QM 1
WI 2
123456
200815
200815
223344
223344
223344
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Zugriff auf Daten einer Datenbank
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Zugriff auf Daten einer Relation
ƒ Unformatierte Tabellendarstellung
ƒ Berichte
ƒ Formulare
ƒ auf Tupel-Basis
ƒ Tabellarisch
ƒ Integration in Anwendungsprogramme
ƒ Web-Anbindung
ƒ ...
Zugriff auf Daten mehrerer Relationen
ƒ Definition einer Abfrage, die die Relationen in Zusammenhang stellt
ƒ Zugriff durch Bericht, Formular etc. auf die Abfrage
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Agenda
1. Besprechung Aufgabenblatt 6
2. Relationale Datenbankmanagementsysteme
3. Microsoft Access
EWI Übung 4, 10. November 2004
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Microsoft Access
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
ƒ Relationales Arbeitsplatz-DBMS von Microsoft
ƒ Speicherorganisation:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ jede Datenbank entspricht genau einer Datei im Dateisystem
ƒ Dateiendung *.mdb
Grafische Darstellung von Relationen und ihren Beziehungen
erleichtert die Arbeit
SQL-fähig (aber keine vollständige Unterstützung)
Unicode-fähig
Bietet Assistenten zur leichten und Dialog-geführten Erstellung von
Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten etc.
Zahlreiche weitere „Komfort-Funktionen“ erleichtern dem
qualifizierten Endanwender die Arbeit
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1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Typen von „Objekten“ in MS Access
ƒ Tabellen: Relationen der Datenbank
ƒ Abfragen: Operationen auf Tabellen und Abfragen
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
z.B. Selektieren, Sortieren/ Gruppieren, Kombinieren
Formulare: Ansicht und Bearbeitung der Daten am PC
Berichte: Ausgabe von Daten z.B. auf Papier
Seiten: WWW-Schnittstelle der Datenbank
Makros: Automatisierung häufig benötigter Operationen
Module: umfassende Möglichkeit zur Programmierung in VB
Î Jeweils Unterscheidung zwischen „Ansicht“ und „Entwurfs-Ansicht“
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Tabellen in MS Access
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
ƒ Anlegen durch Assistenten (Konfiguration von Beispieltabellen)
ƒ Ansicht als „Datenblatt“ oder „Entwurf“
In der Entwurfsansicht:
ƒ Jede Zeile entspricht einem Attribut der Relation
(=Spalte der Tabelle)
ƒ Definiert werden können
Name, Typ, Beschreibung
und weitere Eigenschaften
der Attribute
ƒ Schlüssel-Attribute sind
durch das SchlüsselSymbol gekennzeichnet
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Datentypen in Access
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Mögliche Felddatentypen
ƒ Text: Texte bis 255 Zeichen Länge (variable Länge)
ƒ Memo: Texte bis 65.535 Zeichen Länge
ƒ Zahl: verschiedene Zahlentypen, spezifizieren in „Feldgröße“:
ƒ Byte, Integer, Long Integer
ƒ Single, Double
ƒ Dezimal
ƒ ...
ƒ Datum/ Uhrzeit: verschiedene Zeit-Typen
ƒ Währung: Währungswerte, mathematische Berechnungen möglich
ƒ AutoWert: automatische Vergabe von Long Integer-Werten, wobei
beachtet wird, dass kein Eintrag doppelt vorkommt
ƒ Ja/Nein: Felder können nur einen von zwei Werten enthalten
ƒ OLE-Objekt: z. B. Word-Document
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1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
Abfragen in MS Access
Mit Abfragen lassen sich:
ƒ Attribute selektieren
ƒ Datensätze selektieren
ƒ Datensätze sortieren
ƒ Berechnungen durchführen
ƒ Daten aus mehreren Tabellen kombinieren
ƒ Datensätze zusammenfassen
Abfragen können formuliert werden:
ƒ In der Abfragesprache SQL
ƒ Mit dem Abfrage-Assistenten
ƒ Mit Hilfe eines graphischen Abfrage-Editors
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Erstellung von Formularen mit dem Assistenten
1. Blatt 3
2. RDBMS
3. MS Access
1. „Formulare“ unter Objekte auswählen
2. Doppelclick auf „Erstellt ein Formular
unter Verwendung des Assistenten“
3. Zu Grunde liegende Tabelle/ Abfrage
und gewünschte Felder wählen
4. Layout, Format und Formularnamen
wählen
5. Spätere Modifikationen sind in
der Entwurfansicht möglich
6. Hinzufügen von FunktionsButtons durch Auswahl der
Befehlsschaltfläche in der
Toolbox der Entwurfansicht bei
aktiviertem SteuerelementAssistenten („Zauberstab“)
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