Vier Kontinente – eine Software

Anwenderbericht
Vier Kontinente – eine Software
Corporate Planner im Einsatz bei
Hellmann Worldwide Logistics
Im Vertriebscontrolling bei Hellmann Worldwide Logistics laufen in
Hamburg große Mengen an Daten von Niederlassungen auf der ganzen
Welt zusammen. Für die Planung, Analyse und das Reporting dieser
Werte nutzen Hellmann-Controller weltweit die CP-Software Corporate
Planner.
"Mit der Nutzung der
Software kam bei den
Usern der Appetit und
weltweit wurden immer
wieder neue Vorschläge
und Anforderungen an uns
herangetragen."
Daniela Dunker
Manager Global Sales Controlling
Hellmann Worldwide Logistics
GmbH & Co. KG
Anwender:
Hellmann Worldwide Logistics GmbH & Co. KG
Branche:
Transport & Logistik
Mitarbeiter:
12.000 in 50 Ländern
Standort:Osnabrück
Produkte:
Corporate Planner
Vorsysteme:
Oracle BI Data Warehouse
Beratung:
Xtern-Controlling UG,
Friedrichsdorf
CP-Premium Partner
Einsatzgebiete:Vertriebscontrolling
Budgetierung, Datenanalyse
Die Hellmann Worldwide Logistics GmbH &
Co. KG mit Hauptsitz in Osnabrück betreibt in
mehr als 50 Ländern 245 Niederlassungen,
und dies seit über 140 Jahren. Rund 12.000
Mitarbeiter arbeiten weltweit für das
Logistikunternehmen und bewegen dabei
ca. 18,447 Millionen Sendungen jährlich,
das entspricht rund 73.000 Sendungen pro
Arbeitstag.
Seit drei Jahren setzt Hellmann im Bereich
Vertriebscontrolling auf die ControllingLösung Corporate Planner. Von Hamburg
aus organisiert ein Team des Global Sales
Controlling unter der Leitung von Daniela
Dunker den weltweiten Einsatz der CP-Software. Dabei wird es unterstützt und begleitet
von dem Corporate Planning Solution
Partner Xtern-Controlling.
Um im Controlling bei Hellmann überhaupt
zum Einsatz kommen zu können, musste
die Software verschiedene Voraussetzungen
erfüllen. Die wichtigste Anforderung, die das
weltweit agierende Unternehmen stellte,
war die Möglichkeit, große Datenmengen
verarbeiten zu können. Die Daten aus der
vorhandenen Datenbasis sollten so in einer
Struktur darstellbar sein, dass eine optimale Top-Down- und Bottom-Up-Planung
erfolgen kann. Darüber hinaus war es
notwendig, dass alle "planenden" Mitarbeiter
weltweit auf das Tool Zugriff haben.
Klar strukturiert
Gemeinsam mit Michael Geskes, Geschäftsführer bei Xtern-Controlling, baute Daniela
Dunker für das weltweite Controlling des
Logistikexperten zunächst pro Land eine
Datenbank auf. Um alle Kunden übersichtlich in einer der CP-typischen sogenannten
Baumstrukturen abbilden zu können, wurden
alle Kunden mit geringerem Sendungsaufkommen zu einem Kunden zusammengefasst. Die Funktion "Teilschlüssel additiv"
half dabei, die richtige Ordnung in die Daten
zu bringen. Über die Masterbaumfunktion
wurde die Masterstruktur auf jeden Kunden
übertragen, so dass nun die verschiedenen
Frachtarten wie Airfreight, Seafreight etc.
dargestellt werden konnten.
Der "Zusammenfassungsbaum", in dem die
Vertriebsdaten aller Länder und Kunden
zusammenlaufen, machte eine Top-DownPlanung auf jeder Hierarchieebene möglich.
Dabei spielte es keine Rolle, ob sich der
Planungsverantwortliche auf der Ebene des
Kunden, der "Industry Solution" oder der
Kostenstelle befand und von dort aus eine
Top-Down-Planung durchführte. Der Datenaufbau in der Baumstruktur garantierte, dass
die Werte richtig über alle darunterliegenden
Hierarchieebenen verteilt wurden. Auch
saisonale Schwankungen gemäß der Istund Erfahrungswerte wurden beibehalten.
Verschiedene Ansichten
"Mit der Nutzung der Software kam bei den
Usern der Appetit und weltweit wurden
immer wieder neue Vorschläge und
Anforderungen an uns herangetragen", fasst
die Controllerin die Reaktion ihrer Kollegen
zusammen. Neben der Kunden-Sicht auf die
Daten wünschten die Anwender drei weitere
Strukturen, um z.B. auch pro Vertriebsperson oder pro Kostenstelle planen zu
können.Zudem sollten auch die Kunden mit
geringerem Sendungsaufkommen, die ein
großes Potenzial in sich bergen können,
detailliertabgebildet und einzeln in der
Planung berücksichtigt werden.
Anwenderbericht
Die bisher verwendete Möglichkeit des
Datenimports unter Verwendung der Option
"Teilschlüssel additiv" musste damit durch
eine andere Form des Strukturaufbaus
ersetzt werden. Denn nun sollten vier Strukturbäume in einer Datenbank verschiedene
Sichtweisen auf dieselben Daten ermöglichen. Mittels Querverweisen sollten die
Baumstrukturen miteinander verbunden
werden, damit die Daten in allen Sichtweisen
konsistent und stimmig blieben.
Michael Geskes wusste sofort, wie er den
Wunsch seines Kunden umsetzen konnte.
Die Lösung war die Wahl der Option "streng
hierarchischer Aufbau" bei der Definition
des Datenimportschlüssels. Damit war es
möglich, die Hierarchietiefe in der Baumstruktur zu reduzieren und trotzdem alle
Schlüsselbestandteile mit zu verwenden.
Da alle Zweige im Baum mit dem gleichen
Schlüssel enden, konnten diese bequem
mittels Datenverweismanager miteinander
verbunden werden. Es findet keine redundante Datenhaltung statt und die Strukturbäume weisen überall das gleiche Ergebnis
auf.
Die Anforderung, aus verschiedenen Blick-
winkeln heraus planen zu können, war damit
erfüllt. Die durch die Erfassung aller Kunden
gestiegene Datenmenge machte die Darstellung aller Daten in einer einzigen Baumstruktur unübersichtlich. Das Global Sales
Controlling Team bei Hellmann stimmte
der Lösung zu, die Länder in verschiedene
Datenbanken aufzusplitten. Über Datenverweise sind nun die Datenbanken pro Land in
einem Hauptmodell miteinander verbunden.
Mit dem "Automatischen Dateiverweis"
können nicht nur punktuell Dateiverweise
auf einzelne Felder gelegt werden, sondern
ganze Bäume datenbankübergreifend miteinander verbunden werden.
Von Dubai bis Neuseeland
Im Bereich des Vertriebscontrollings ist –
anders als beim Finanzcontrolling – eine
Aktualisierung der Daten nicht erst nach
einem Monat notwendig. Jede Woche
werden aktuelle Zahlen erwartet. Dies
erfordert einen ausgeklügelten Aktualisierungsprozess. Die verschiedenen Zeitzonen
bilden dabei die wichtigsten Rahmenbedingungen. Wenn Dubai sich Donnerstagabend
ins Wochenende verabschiedet, beginnt der
Aktualisierungsprozess und endet im Laufe
des Sonntags, wenn Neuseeland wieder
anfängt zu arbeiten. In diesem Timeslot
werden vollautomatisch Datenimporte
durchgeführt, neue Kunden in der Baumstruktur angelegt und die Daten gesichert.
Dabei nutzt Hellmann die Möglichkeit,
mittels vbs.-Script die verschiedenen "Corporate Planner-Befehle" aneinander zu reihen
und den gesamten Update-Prozess durchlaufen zu lassen.
Vier Kontinente – eine Software
Auf vier Kontinenten arbeiten bei Hellmann
nun inzwischen über 120 Mitarbeiter mit
Corporate Planner, der einen Softwarelösung
für ihr Vertriebscontrolling. "Wöchentliche
Updates der Werte führen zu einer sehr
intensiven Nutzung des Tools und gleichzeitig zu einer sehr hohen Akzeptanz“, betont
Daniela Dunker.
Und wie die Wildgänse im Firmenlogo
des Logistikunternehmens aus Osnabrück
Symbol für Effizienz sind, arbeiten die
Controller zielstrebig schon an der Weiterentwicklung der Controlling- Lösung, mit
dem Ziel, das Datenbankvolumen weiter
zu reduzieren.
2015/06
Über Corporate Planning
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zukunftsorientierte, proaktive Unternehmensplanung und -steuerung spezialisiert. Mehr
als 4.000 mittelständische Unternehmen mit über 28.000 zufriedenen Anwendern nutzen
unsere Software. Corporate Planning bietet kompetente und professionelle Unterstützung
bei der Implementierung durch praxis­bezogene, individuelle Schulungen und auf Wunsch
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