Outbound Dialer Modul
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Training Präsentation Poltys CA Outbound Dialer Modul Leistungen Leistungen für den Kunden • Bedeutsame Verbesserung der Produktivität • Die Agents sprechen länger als sie durchwählen • Verbessern den Kundenservice und erhöhen den Grad an Kundenzufriedenheit • Beschleunigt Antwortzeiten • Steigert Produktivität, führt zu Kostensenkungen Leistungen für den Händler Steigern den Vertrieb in dem Bereich der • Sammelstellen, Patientenkontrolle, Termin-bestätigung, Leadgenerierung, Telemarketing, Politische Kampagnen Leistungen für die Vertriebsgesellschaft • Steigern der CA Funktionalität mit einer neuen Produktivitätsfunktion, dass das Vordringen auf vertikalen Märkten ermöglicht TDE, NCP and NS1000 series PBX Outbound Dialer Modul – Inhalt der Präsentation Überblick Funktionen TDE, NCP and NS1000 series PBX Sektion 1 ÜBERBLICK Überblick Funktionierte mit der CA PRO/ Supervisor/Console Multi Language GUI Wählt Anrufe automatisch an eine vordefinierte Liste von Telefonnummern von dem Telefon des CA Benutzers und bietet Pop Up-Fenster für Aufzeichnungen an, wenn der Anruf beantwortet wird Die Agents notieren sich Anrufsaufzeichnungen Anruflisten können von dem Benutzer ausgefüllt werden oder aus der CSV Datei importiert werden. Agents können die Anrufliste freigeben Anwendungsfall – TK-Anlagenmodus Kundenlisten automatisch anrufen mit Hilfe des Agent-Telefons, wenn der Agent-Status „verfügbar“ ist Call Every Entry in the List Kunden Agent CA + TDE/NCP/NS1000 Kunden Call Every Entry in the List Call answered- Pay message No Answer – Retry later Kunden Call answ ered Pay messa ge No CA Kunden Answ er – Outbound Retry Dialer Modul later Rufe jeden Kunden aus der Liste an Falls der Anruf beantwortet wird, erscheint das Pop-UpFenster für Aufzeichnungen Der Agent notiert Anrufaufzeichnungen Anwendungsfall – CA Server Kundenlisten automatisch anrufen mit Hilfe des Agent-Telefons, wenn der Agent-Status „verfügbar“ ist Kunden NCP/TDE/NS1000 Agent Outbound Dialer Modul Kunden CA Server Rufe jeden Kunden aus der Liste an Call Every Entry in the List Kunden CA Kunden Call answered- Pay message No Answer – Retry later Falls der Anruf beantwortet wird, erscheint das Pop-UpFenster für Aufzeichnungen Der Agent notiert Anrufaufzeichnungen Sektion 2 FUNKTIONEN Das Outbound Dialer Module starten Outbound Dialer Module wird durch anklicken auf der Schaltfläche “ACD Report” in CA Supervisor oder CA Pro gestartet. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Abgehende Anrufe”. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “ACD Report”. Outbound Dialer GUI Sprache markieren GUI Sprache markieren 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt “Datei”. 2. Wählen Sie den Menüpunkt “Language”. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dropdown-Liste. 4. Wählen Sie die Sprache aus. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK” und starten Sie die Anwendung neu. Outbound Dialer Module Anrufparameter Konfigurieren Sie die Anrufparameter Maximale Anzahl von Wiederholungen bevor man verzichtet Zeitintervalle zwischen den Wiederholungen Ausgehende Vorwahl-Zeichnefolge falls erforderlich Keine prädefinierte Antwortszeit – wie lange soll angerufen werden bis zu dem Entschluss dass sich niemand meldet 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt “Einstellungen”. 2. Wählen Sie den Menüpunkt “Einstellungen”. 3. Konfigurieren Sie die Anrufparameter. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”. Outbound Dialer Module – Manuelle Anrufliste Outbound Dialer Module erlaubt den Agenten die Liste mit den Zielempfängern von Hand einzugeben oder sie aus einer CSV Datei (nächste Folie) zu importieren 4. Sorgen Sie dass der “Gesprächsstatus” auf NICHT_RUFEN eingestellt ist. 2. Ein neuer leerer Eintrag wird zu der Liste hinzugefügt. 3. Füllen Sie “Name”, und “Telefonnumme” aus. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungen wirksam werden. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Hinzufügen”. 5. Wiederholen Sie die Hinzufügung von neuen Einträgen zu der Liste so oft wie nötig. Outbound Dialer Module – Anrufliste importieren Outbound Dialer Module erlaubt dem Kunden die Zielempfänger durch Importieren der Anrufliste auszufüllen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Importieren”. 5. Kreuzen Sie die Option an, wenn die erste Zeile der CSVDatei Header – Informationen enthält. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Importieren der Anrufliste”. 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungen wirksam werden. 3. Wählen Sie die zu importierende Datei. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Öffnen”. Outbound Dialer Module – CSV Dateiformat Optionale Headerzeile in die CSV Datei. 1. Füllen Sie den “Namen” der Person aus, die angerufen werden soll 2. Füllen Sie die zu wählende “Telefonnr. ” aus 3. Stellen Sie NICHT_RUFEN für sämtliche Punkte ein 4. Stellen Sie “Wiederholungsv ersuche” für sämtliche Punkte auf 0 ein Outbound Dialer Starten/Stoppen Outbound Dialer durch Drücken des “Start outbound calls” starten Outbound Dialer durch Drücken des “Stop outbound calls” stoppen Nach Start des Outbound Dialer werden die Eintragungen in der Liste für ausgehende Anrufe mit dem Anrufstatus auf NICHT_RUFEN oder KEINE_ANTWORT gesetzt und die Wiederversuche die die Maximale Anzahl der Versuche nicht überschreiten werden bearbeitet 1. Starten Sie Anrufe. 2. Stoppen Sie die Anrufe. Outbound Dialer Module Aufzeichnungen Nach dem der Anruf beantwortet wurde, zeigt der Outbound Dialer Modul, ein Pop-up-Fenster an, das den Agent auffordert entweder die Felder “Anrufstatus”/ “Aufzeichnung 1”/ “Aufzeichnung 2”/ “Aufzeichnung 3” Outbound Dialer Module Manual Dial Den Outbound Dialer durch Drücken “Ausgehende Anrufe beenden” stoppen Drücken Sie die Taste “Nächsten Anruf wählen” • Es wird die erste Nummer in der Liste gewählt, das den Anrufstatus auf NICHT_RUFEN oder KEINE_ANTWORT eingestellt und weniger Wiederholungen als die Maximale Wiederholungsanzahl hat • Sollte der Anruf mit KEINE_ANTWORT markiert sein, wird der Anruf nach der Wiederholungszeit automatisch neu gewählt 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Ausgehende Anrufe beenden” um sicherzustellen, dass der Anrufprozess abgebrochen wird. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Wählen den nächsten Anruf” um Anrufe der Reihe nach zu tätigen. Outbound Dialer Module – Anrufliste teilen Agents können die ausgehende Anrufliste untereinander freigeben In diesem Falle müssen Sie sich an einer entfernten Outbound Dialer – Datenbank anschließen, wie weiter unten angegeben 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt “Einstellungen”. 2. Wählen Sie den Menüpunkt “Datenbankstandort”. 3. Geben Sie die IP Addresse der freigegebenen Datenbank ein. Versichern Sie sich, dass der PC der seine Datenbank für andere Agents freigibt den MS SQL Server Dynamic Port in dem Firewall geöffnet hat. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”.
