Dr. Lars Hettich - Hamburger Vergabetag

Flexible Beschaffung durch
Rahmenvereinbarungen
Hamburger Vergabetag 2015
23. Januar 2015
Dr. Lars Hettich
LLR Legerlotz Laschet Rechtsanwälte
Köln
Flexible Beschaffung
durch Rahmenvereinbarungen
Dr. Lars Hettich
1
Übersicht
A.
B.
C.
D.
E.
Definition
Anwendungsbereich
Inhalt und Ausgestaltung der Rahmenvereinbarung
Vergabe der Einzelaufträge
Laufzeiten
Köln
Flexible Beschaffung
durch Rahmenvereinbarungen
Dr. Lars Hettich
2
A. Definition
1. Grenzen und Möglichkeiten von Rahmenvereinbarungen
Risiko der
unzulässigen
Vergaberechtsumgehung
Preissteigerung
langfristige
Planungssicherheit
(Risikozuschläge durch
Unwägbarkeiten)
höhere
Verfahrenskosten
Flexibilität
(Auftragsvolumen,
Lieferzeit, keine
Abnahmepflicht)
(zweistufiges Verfahren)
Kostenersparnis
begrenzte
Laufzeit
(positive
Skaleneffekte)
Köln
Wettbewerbsbeschränkung
Flexible Beschaffung
durch Rahmenvereinbarungen
effiziente
Beschaffung
Dr. Lars Hettich
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A. Definition
2. Wesentliche Merkmale
Fallbeispiel 1: (Abgrenzungsfragen)
Die Ruhrgebietsstädte Bochum, Dortmund, Essen, Gelsenkirchen und Hagen schreiben
die Anmietung von Fotokopiersystemen unterteilt in fünf Lose im offenen Verfahren
europaweit aus. Die Leistungsbeschreibung enthält ausführliche Angaben zu den
vertraglichen Hauptleistungen (Art und Umfang, Produktqualität, Lieferadressen etc.).
Der Umfang des Auftrags erfasst 350 Fotokopiersysteme mit einem jährlichen Volumen
von 158 Mio. Kopien. Der Mietvertrag regelt die Möglichkeit einer Mehrabnahme von
20 % bzw. eine Minderabnahme von 10 % der ausgeschriebenen Kopiermenge bzw.
Kopiergeräte. Die Laufzeit des Vertrags soll sieben Jahre betragen.
Noch während des Verfahrens rügt ein Bieter, dass die vorgesehene Laufzeit von sieben
Jahren gegen die vergaberechtliche Bestimmung des § 4 Abs. 7 EG-VOL/A verstoße,
wonach für Rahmenvereinbarungen grundsätzlich nur eine Laufzeit von maximal vier
Jahren zulässig ist. Ist seine Rüge berechtigt?
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A. Definition
2. Wesentliche Merkmale
Rahmenvereinbarungen „sind Aufträge, die ein oder mehrere Auftraggeber an ein oder
mehrere Unternehmen vergeben können, um die Bedingungen für Einzelaufträge, die
während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzuschreiben […].“
(§ 4 Abs. 1 Satz 1 (EG-)VOL/A).
2. Stufe
1.Stufe
(ausschreibungsfrei/ggf. “Mini-Wettbewerb“)
(ausschreibungspflichtig)
Rahmenvereinbarung
Einzelaufträge
(wesentliche Bedingungen für Einzelaufträge)
(verpflichtende Auftragserteilung)
öAG
öAG
oder
öAG
AN 1
+
öAG
AN
oder
Auftrag
AN 2
Auftrag
Auftrag
AN 3
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Auftrag
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A. Definition
2. Wesentliche Merkmale
Lösung des Fallbeispiels:
Mietvertrag
Bochum
Los 1
Unternehmen 1
Dortmund
Los 2
Unternehmen 2
Essen
Los 3
Unternehmen 3
Gelsenkirchen
Los 4
Unternehmen 4
Hagen
Los 5
Unternehmen 5
Rahmenvertrag (-), da
 vertragliche Hauptleistungspflichten sollen gleich zu Beginn des
Vertragsverhältnisses und nicht erst nach Abruf und durch Abschluss von
Einzelverträgen erfüllt werden
 Mehr- und Minderabnahme = zulässige Flexibilisierung des Leistungsumfangs
(keine zusätzlichen einzelvertraglichen Abreden erforderlich)
Köln
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A. Definition
2. Wesentliche Merkmale
Exkurs:
Bedarfspositionen

Definition: Leistungen, bei denen zum Zeitpunkt der Erstellung der Leistungsbeschreibung
noch nicht feststeht, ob und ggf. in welchem Umfang sie tatsächlich zur Ausführung
kommen werden. Solche Positionen enthalten nur eine im Bedarfsfall erforderliche
Leistung, über deren Ausführung erst nach Auftragserteilung entschieden wird. („Option“)

Risiken: erschwerte Kalkulierbarkeit der Preise, eingeschränkte Vergleichbarkeit der
Angebote, mögliche Beeinträchtigung der Transparenz des Wettbewerbs, drohende
Angebotsmanipulationen

Voraussetzungen für die zulässige Einbeziehung:
 ernsthafte Durchführungsabsicht, d.h. kein Missbrauch
zum Zwecke der Markterkundung
 tatsächlicher Bedarf unmöglich zu ermitteln, d.h. keine
Kompensation einer unzureichenden Bedarfsermittlung
 „von untergeordneter Bedeutung“, d.h. 10 - 15 % des
geschätzten Auftragswerts
 Begründung des Erfordernisses in Vergabeakte
Köln
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durch Rahmenvereinbarungen
 BGH, Urt. v. 23.1.2003,
Az. VII ZR 10/01
 OLG Düsseldorf, Beschl. v.
10.2.2010, Az. Verg 36/09
 OLG Düsseldorf, Beschl. v.
13.04.2011, Az. Verg 58/10
 VK Bund, Beschl. v. 14.07.2005,
Az. VK1 50/=5
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B. Anwendungsbereich
Art der Beschaffung
Rechtsgrundlage
Liefer- und Dienstleistungen
§ 4 (EG-)VOL/A
Trinkwasser, Energie, Verkehr
§ 9 SektVO
Verteidigung, Sicherheit
§ 14 VSVgV
Bauleistungen und freiberufliche
Dienstleistungen
Keine Regelung in (EG-)VOB/A und VOF
T.d.Lit.: (-), da gemäß Art. 32 RL 2004/18/EG die Einräumung der Möglichkeit
von Rahmenvereinbarungen im Ermessen der Mitgliedstaaten liegt und
Deutschland sich bewusst gegen eine Anwendbarkeit im Rahmen von Bau- und
freiberuflichen Leistungen entschieden hat.
T.d.Rspr.: (+), unmittelbare Wirkung des Art. 32 RL 2004/18/EG (u.a. VK
Hamburg, Beschluss v.27.4.2006, Az. VgK FB 2/06; VK Arnsberg, Beschluss v.
21.2.2006, Az. VK 29/05); aber: Voraussetzungen für unmittelbare RL-Wirkung
liegen nicht vor
T.d.Rspr.: (+), analoge Anwendung, da RV als anerkannte Vertragsform allen zur
Verfügung steht (VK Bund, Beschlüsse v. 9.5.2007, Az. VK 1-26/07, und v.
29.07.2009, Az. VK 2 – 87/09); aber: keine planwidrige Regelungslücke
NEU Art. 33 Abs. 1 RL 2014/24/EU: Mitgliedstaaten müssen die Möglichkeit von
Rahmenvereinbarungen in allen Bereichen vorsehen; kein Ermessen.
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
1. Inhalt


Inhalt: Bedingungen (1.) für den Abruf und (2.) für die Ausführung der Einzelaufträge
Ermessen des Auftraggebers, ob er sämtliche Auftragsbedingungen bereits in der
Rahmenvereinbarung festsetzt oder diese erst nachträglich benennt
 Mindestinhalt bezüglich Ausführung der Einzelaufträge = Art der Leistung, das in
Aussicht genommene Auftragsvolumen und Preis (str.) sowie Leistungszeitraum
 Bestimmtheitsmaßstab: erleichterte Anforderungen an eine ordnungsgemäßen
Leistungsbeschreibung (§ 8 Abs. 1 EG-VOL/A: „eindeutig und erschöpfend“) und
das Verbot der Aufbürdung ungewöhnlicher Wagnisse
Vertragsparameter
Art der
Leistung
Ausgestaltung und Bestimmtheitsanforderungen
 ausreichend, wenn sich Bieter eine zutreffende Vorstellung von der geforderten
Leistung machen können und Preisermittlung ermöglicht wird
 unzulässig: „alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit …“ oder „im Bereich
von …“ oder Öffnungsklauseln zum Abruf weiterer, nicht näher bestimmter
Leistungen
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
1. Inhalt
Vertragsparameter
Auftragsvolumen
Ausgestaltung und Bestimmtheitsanforderungen
 § 4 Abs. 1 Satz 2 (EG-)VOL/A: „Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen ist so
genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben, braucht aber nicht
abschließend festgelegt zu werden.“
 Sorgfaltspflicht zur Verringerung des Kalkulations- und Vorsorgekostenrisikos der
Bieter
 untermauert durch generelles Missbrauchsverbot, Art. 32 RL 2004/18/EG, d.h.
keine RV zu vergabefremden Zwecken, z.B. bloße Markterkundung, kein
Beschaffungsdarf
 Rahmendaten ausreichend, z.B. zu reinigende Fläche bei Reinigungsleistungen,
potentielle Teilnehmerzahlen für eine arbeitsmarktpolitische Maßnahme
 Schätzung anhand des Regelfalls; Anhaltspunkt: Abrufmengen aus
vorangegangenen Beauftragungen
 weitere Möglichkeiten zur Eindämmung des Kalkulations- und Vorsorgekostenrisiko:
 Staffelpreise und Mindestabnahmemengen (zwingend bei Streusalz: OLG
Thüringen, Beschl. v. 22.08.2011, Az. 9 Verg 2/11),
 anderenfalls Risikoaufschläge auf den Preis
 Sorgfaltspflicht auch im Hinblick auf sachgemäße Auftragswertschätzung
hinsichtlich der richtigen Verfahrenswahl (europaweit/national)
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
1. Inhalt
Vertragsparameter
Ausgestaltung und Bestimmtheitsanforderungen
Laufzeit
 grds. 4 Jahre (ggf. abweichende sondergesetzliche Regelungen)
Preis
 bezieht sich auf Leistungen der Einzelaufträge
 in der Regel Ergebnis der Ausschreibung der Rahmenvereinbarung
 Angabe der preisbildenden Kriterien ausreichend (Preis pro
Menge/Stunde/Arbeitskraft)
 ggf. Preisgleitklauseln
 ggf. Straffelpreise (vgl. § 130a Abs. 8 Satz 2 SGB V)
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
1. Inhalt
Fallbeispiel 2: (Abweichen von den geschätzten Mengenangaben)
Die Stadt Bochum beabsichtigt für Ihre Mitarbeiter neue Laptops zu beschaffen. In der
Rahmenvereinbarung finden sich keine Mindest- oder Höchstabnahmemenge, sondern
nur die seriös geschätzte Angabe der Gerätezahl mit dem Zusatz „circa“, die während
der Laufzeit abgerufen werden sollen. Auf Grundlage der geschätzten Geräteanzahl und
des sich daraus ermittelten Auftragswertes gelangte die Stadt Bochum zu dem Ergebnis,
dass es sich um ein unterschwelliges Verfahren handelt. Während der Laufzeit stellt sich
aber heraus, dass eine deutlich höhere Stückzahl an Laptops nachgefragt wird als
ursprünglich angenommen und die auf Grundlage der Rahmenvereinbarung getätigten
Einzelabrufe nunmehr den Schwellenwert zu überschreiten drohen. Darf die Stadt
Bochum dennoch weitere Laptops abrufen?
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
1. Inhalt

§ 3 Abs. 6 VgV: Ermittlung des Auftragswertes erfolgt auf Grundlage des geschätzten
(Netto-)Gesamtwertes aller Einzelaufträge, die während der Laufzeit geplant sind.

Fehleinschätzungen sind kein Missbrauch gemäß § 3 Abs. 2 VgV im Falle einer
seriösen und nachvollziehbaren Prognose; Dokumentation in Vergabeakte

mögliche Rechtsfolgen bei Fehleinschätzungen des Auftragsvolumens

im Falle einer vereinbarten Mindestabnahmemenge
 Schadensersatz, wenn tatsächlich abgenommene Menge geringer als
vereinbart

im Falle einer vereinbarten Höchstabnahmemenge
 Mehrabnahme begründet unzulässige de-facto-Vergabe, da
Mengenüberschreitung nicht mehr von (ausgeschriebener)
Rahmenvereinbarung erfasst
 Einzelaufträge ggf. gemäß § 101b GWB unwirksam
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
1. Inhalt

„circa“-Angaben (Fallbeispiel)
 Über-/Unterschreiten des Auftragsvolumens bis zu gewisser Grenze
zulässig
 Grenze: „wesentliche Überschreitung“
 z.T.: ab 10-15 % des geschätzten Abnahmevolumens [aber: besondere
Flexibilität des Rahmenvertrags leidet; Rspr.-Grenzen für Optionen bei
Festmengenverträge nicht vergleichbar]
 z.T.: ab EU-Schwellenwert [aber: absoluter Auftragswert wenig
aussagekräftig, da ggf. 1 % oder 300 % des Auftragswertes]
 vorzugswürdig: Ermittlung der Grenze anhand der Umstände des
Einzelfalls nach Art und Größe des Beschaffungsgegenstands, Dauer der
Rahmenvereinbarung, Leistungsfähigkeit des Bieterkreises; ggf. absolute
Grenze bei Überschreitung der prognostizierten Abrufmenge um 100 %
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
1. Inhalt
Fallbeispiel 3: (Mehrfachvergabe)
Die Stadt Köln schreibt eine Rahmenvereinbarung über Büromaterialien für ihre
Verwaltungsmitarbeiter mit einer Laufzeit von vier Jahren in einem europaweiten
Vergabeverfahren aus. Man hat sich jedoch bei der Menge so massiv verschätzt, dass
bereits nach 10 Monaten absehbar ist, dass man innerhalb der vierjährigen Laufzeit der
Rahmenvereinbarung wahrscheinlich 300 Prozent der im Verfahren angegebenen
Menge abrufen muss. Darf die Stadt Köln noch während der Laufzeit der
Rahmenvereinbarung eine neue Rahmenvereinbarung mit dem gleichen Inhalt
ausschreiben und noch während der Laufzeit der zeitlich ersten Rahmenvereinbarung
aus dieser neuen Rahmenvereinbarung Büromaterialien abrufen?
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
1. Inhalt




Grundsatz § 4 Abs. 1 Satz 3 (EG-)VOL/A: „Die Auftraggeber dürfen für dieselbe
Leistung nicht mehrere Rahmenvereinbarungen abschließen.“
Sinn und Zweck: Bedingungen für die Vergabe von Einzelaufträgen müssen für alle
Unternehmen identisch sein! Bezüglich derselben Leistung dürfen daher nicht
mehrere, inhaltlich unterschiedlich ausgestaltete Rahmenvereinbarungen
abgeschlossen werden (Wettbewerbsgrundsatz, Diskriminierungsverbot)
Verbot der Mehrfachvergabe gilt für sämtliche öffentlichen Auftraggeber, die
berechtigt sind, aus einer Rahmenvereinbarung Einzelaufträge abzurufen (nicht nur
Vertragspartner)
Ausnahme: neue Rahmenvereinbarung zulässig im Falle der „inhaltlichen
Erschöpfung“ der ersten Vereinbarung, jedoch nur unter der Bedingung, dass der
Abruf aus der neuen Rahmenvereinbarung erst möglich ist, wenn der Abruf aus der
zeitlich ersten Rahmenvereinbarung beendet ist.
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
2. Vertragspartei und Abrufberechtigte
Fallbeispiel 4: („Quereinsteiger“)
Ein Jahr nach Abschluss der Rahmenvereinbarung über die Büromaterialien meldet sich
bei der Stadt Köln die kleine Nachbargemeinde Düsseldorf und fragt an, ob sie nicht
auch aus der Rahmenvereinbarung abrufen könne? Düsseldorf möchte sich den
Aufwand einer eigenen Ausschreibung ersparen und ist von den in der
Rahmenvereinbarung vereinbarten Preisen begeistert. Sie möchte der
Rahmenvereinbarung nachträglich „beitreten“. Die Stadt Köln fragt sich allerdings, ob
das vergaberechtlich zulässig ist.
Köln
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
2. Vertragspartei und Abrufberechtigte

§ 4 Abs. 2 (EG-)VOL/A: „Die Erteilung von Einzelaufträgen ist nur zulässig zwischen
den Auftraggebern, die ihren voraussichtlichen Bedarf für das Vergabeverfahren
gemeldet haben und den Unternehmen, mit denen Rahmenvereinbarungen
abgeschlossen wurden.“

nachträglicher Beitritt auf Auftraggeberseite


T.d.Lit.: zulässig bei abstrakter Öffnungsklausel (z.B. abrufberechtigt sind
sämtliche „im Mitgliedstaat niedergelassenen öffentlichen Auftraggeber“)

EU-Kommission („Erläuterungen zur Rahmenvereinbarung – Klassische Richtlinie“
vom 14.07.2005): geschlossenes System! Abrufberechtigt nur, wer in der
Bekanntmachung selbst oder mittels eines Verweises auf andere zugängliche
Unterlagen (z.B. Verzeichnis) namentlich benannt oder auf sonst eindeutige
Weise identifizierbar ist (z.B. zentrale Beschaffungsstelle handelt als Mittler für
„sämtliche Gemeinden im Landkreis X“), arg.: Verbot der Mehrfachvergabe,
Missbrauchsverbot gilt auch für Abrufberechtigte.
Missbrauchsverbot auch hinsichtlich der Zusammenstellung der Abrufberechtigten
beachten, Stichwort „unzulässige Nachfragekartelle“
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
3. Ein- oder Mehr-Partner-Vereinbarungen


Ermessenspielraum des Auftraggebers, abhängig von Zweckmäßigkeit des
konkreten Einzelfalls:

Einzelunternehmen sinnvoll z.B. bei wiederkehrenden Wartungsarbeiten in
einem Gebäude / IT-Systemen

mehrere Unternehmen sinnvoll, z.B. wenn Gesamtleistung aus einer Vielzahl
von Einzelaufträgen unterschiedlichen Inhalts und Umfangs besteht oder diese
in einem größeren Gebiet zu erbringen sind
Festlegung vor Ausschreibung der Rahmenvereinbarung
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
3. Ein- oder Mehr-Partner-Vereinbarungen
Mindestanzahl bei Mehr-Partner-Vereinbarungen § 4 Abs. 4 EG-VOL/A
 § 4 Abs. 4 EG-VOLA: mindestens drei Unternehmen müssen beteiligt sein, sofern eine
ausreichend große Zahl von Unternehmen die Eignungs- und Zuschlagskriterien erfüllt.
 genaue Anzahl der Unternehmen kann (nicht muss) in
Bekanntmachung/Vergabeunterlagen festgelegt werden (str.)
 kein Verbotstatbestand („sofern“); aber ggf. Aufhebung der Ausschreibung, wenn nur
ein Unternehmen verbleibt und Ziel der Ausschreibung (RV mit mehreren
Unternehmen) damit verfehlt wird
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
4. Rechtliche Ausgestaltung
a. einseitig verbindliche Rahmenvereinbarung

Auftragnehmer einseitig verpflichtet, die vertraglich festgelegten Leistungen auf
Abruf zu erbringen; keine Pflicht des Auftraggebers zur Inanspruchnahme der
vorgehaltenen Leistungen des Auftragnehmers (ähnelt Optionsrecht)

einseitige Pflicht zur Leistungserbringung muss ausdrücklich in der
Rahmenvereinbarung geregelt sein.

Relevanz: Regelfall bei Rahmenvereinbarungen mit einem oder mehreren
Unternehmen
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
4. Rechtliche Ausgestaltung
b. beidseitig verbindliche Rahmenvereinbarung



Auftraggeber ist verpflichtet, die Einzelaufträge aus der Rahmenvereinbarung dem
Vertragspartner zu übertragen. Das Unternehmen schuldet die Erbringung der
Leistungen bei Abruf
ähnelt „normalem“ Auftragsverhältnis, aber keine direkte Leistungsverpflichtung
durch Abschluss der Rahmenvereinbarung
Relevanz: selten, zweckmäßig nur bei Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit
einem einzigen Unternehmen (aber ggf. Vereinbarung einer Mindestabnahmemengen als „Minus“ zwecks Begrenzung von Risikozuschlägen, Kompensation
ungewöhnlicher Wagnisse)
c. beidseitig unverbindliche Rahmenvereinbarung


Flexibilität der Leistungsbeschaffung stark eingeschränkt wegen
Leistungsverweigerungsrecht des Auftragnehmers
Relevanz: nur sinnvoll bei Rahmenvereinbarungen mit mehreren Unternehmen
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C. Inhalt und Ausgestaltung von Rahmenvereinbarungen
5. Überblick über die inhaltlichen Gestaltungsmöglichkeiten
Bedingungen für Einzelaufträge schon in
Rahmenvereinbarung festgelegt
Bedingungen für Einzelaufträge noch
nicht in Rahmenvereinbarung festgelegt
mit einem Unternehmen
mit mehreren Unternehmen
beidseitig verbindlich
einseitig verbindlich
Köln
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beidseitig unverbindlich
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D. Vergabe der Einzelaufträge
1. Rahmenvereinbarungen als rechtliche Grundlage


Rahmenvereinbarung muss wirksam sein, den vergaberechtlichen Anforderungen
genügen und den jeweiligen Einzelauftrag inhaltlich erfassen

unwirksam, z.B. wenn Laufzeit abgelaufen oder andere Nichtigkeitsgründe
bestehen (§§ 134, 138 BGB, § 101b GWB)

vergaberechtswidrig, z.B. wenn Leistungsgegenstand nicht hinreichend
beschrieben oder andere wesentliche Bedingungen für Auftragsausführung
fehlen (vgl. § 4 Abs. 1 EG-VOL/A)
Rechtsfolge für Einzelauftragsverhältnis:

im Falle der Unwirksamkeit der Rahmenvereinbarung oder wenn Einzelauftrag
nicht von Rahmenvereinbarung erfasst  Einzelauftrag = unzulässige de-factoVergabe

Im Falle eines Vergaberechtsverstoßes der Rahmenvereinbarung  ggf. auch
Einzelauftrag vergaberechtswidrig, wenn Vergaberechtsfehler auf
Einzelauftragsverhältnis durchschlägt
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D. Vergabe der Einzelaufträge
2. Abruf der Einzelaufträge

privilegiertes Verfahren zum Abruf der Einzelaufträge abhängig von:



Auftragswert der Rahmenvereinbarung oberhalb oder unterhalb des relevanten
EU-Schwellenwerts
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen oder mit mehreren Unternehmen
Rahmenvereinbarung legt alle Bedingungen für die Einzelaufträge fest oder ist
insoweit noch unvollständig
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D. Vergabe der Einzelaufträge
2. Abruf der Einzelaufträge
Rahmenvereinbarung oberhalb des Schwellenwertes
a. Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen (§ 4 Abs. 3 EG-VOL/A)
 Vergabe der Einzelaufträge „entsprechend den Bedingungen der Rahmenvereinbarung“


Rahmenvereinbarung legt bereits sämtliche Bedingungen für Einzelaufträge fest
 direkter Abruf der Leistungen
 keine weitergehenden Verfahrensvorschriften
Rahmenvereinbarung legt noch nicht alle Bedingungen für Einzelaufträge fest
 Konsultation in Textform (Telefax, Schreiben, E-Mail etc.) unter Mitteilung der
fehlenden Informationen und Aufforderung das Angebot zu vervollständigen
 Auftrag wird auf das vervollständigte Angebot erteilt; keine Neueröffnung des
Wettbewerbs (Ausn.: Angebot unwirtschaftlich oder wesentliche Änderung der
Bedingungen der Rahmenvereinbarungen)
 Beachte: trotz nachträglicher Vervollständigung der Auftragsbedingungen besteht
grds. ein Abschlusszwang des Bieters, wenn dies in der Rahmenvereinbarung so
vereinbart !
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D. Vergabe der Einzelaufträge
2. Abruf der Einzelaufträge
Rahmenvereinbarungen oberhalb des Schwellenwertes
b. Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen (§ 4 Abs. 5 und 6 EG-VOL/A)

Rahmenvereinbarung legt bereits sämtliche Bedingungen für Einzelaufträge fest:



Einzelaufträge „nach den Bedingungen der Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum
Wettbewerb“
RV bestimmt bereits, welches Unternehmen für welchen konkreten Einzelauftrag vorgesehen ist,
 z.B. Wartungsrahmenvertrag für Fotokopierer verschiedener Hersteller; Einzelvertrag mit
dem benötigten Spezialisten für die betroffene Marke
 z.B. Aufteilung der Rahmenvereinbarung in Fachlose; Einzelvertrag mit Unternehmen, das
für das jeweilige Fachlos den Zuschlag erhalten hat
RV bestimmt Auswahlmechanismus für die Vergabe der Einzelaufträge,
 Kaskadenprinzip (Reihenfolge entsprechend den gewichteten Zuschlagskriterien für das
wirtschaftlichste Angebot)
 andere objektiv, transparenten und diskriminierungsfreien Kriterien (keine Bindung an die
Zuschlagskriterien nach § 19 Abs. 9 EG-VOL/A)
 Beachte: „gleichmäßige Verteilung“ der Aufträge an die Unternehmen der
Rahmenvereinbarung ist nicht objektiv; Verstoß gg Wettbewerbs- und
Gleichbehandlungsgrundsatz)
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D. Vergabe der Einzelaufträge
2. Abruf der Einzelaufträge

Rahmenvereinbarung legt noch nicht alle Bedingungen für Einzelaufträge fest
Mini-Wettbewerb unter Beachtung von vier Regeln:
1.
Konsultation der Unternehmen in Textform, „ob diese in der Lage sind, den Einzelauftrag
auszuführen“ (Eignung wird von Seiten des Auftraggebers festgestellt !)
 hierbei Konkretisierung/Vervollständigung der noch offenen Bedingungen und
Aufforderung, Angebote zu vervollständigen
 z.B. in der Rahmenvereinbarung wird nur Maximalpreis abgefragt und der endgültige
Preis bleibt dem Ergebnis des sich anschließenden Wettbewerbs um den Einzelauftrag
vorbehalten
2.
angemessene Frist zur Angebotsabgabe
 Ausschlussfrist
 Maßstab für Angemessenheit : vgl. Angebotsfrist bei Vorinformation (22 KT) oder bei
besonderer Dringlichkeit (10 KT); ggf. kürzer, wenn nur Lieferzeit oder Preis zu
vervollständigen ist
 Rügepflicht bei zu kurze Fristen
3.
Auftraggeber gibt an, in welcher Form die Angebote einzureichen sind;
der Inhalt der Angebote ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist geheim zu halten
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D. Vergabe der Einzelaufträge
2. Abruf der Einzelaufträge
4.
Auftragserteilung erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot
 Bekanntmachung der Auswahlkriterien für die Einzelaufträge gemeinsam mit den
Vergabeunterlagen für die Rahmenvereinbarung
 nachträgliche Ergänzung/Änderung der Auswahlkriterien unzulässig
 Auswahlkriterien (z.B. Kaskadenprinzip, von den Zuschlagskriterien für
Rahmenvereinbarung abweichende Kriterien)
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D. Vergabe der Einzelaufträge
2. Abruf der Einzelaufträge
Rahmenvereinbarung unterhalb des Schwellenwertes
Keine VOL-Vorgaben ! Tipp: Vorgehen wie im Oberschwellenbereich
a. Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen


formloser schriftlicher Abruf genügt
keine weitergehenden Verfahrensanforderungen
b. Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen


transparente und diskriminierungsfreie Auswahl
Dokumentation der Auswahlentscheidung
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E. Laufzeiten
1. Rahmenvereinbarung
Fallbeispiel 5: (Laufzeitverlängerung)
Die Stadt Bonn hat eine Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von sechs Jahren über
die Lieferung von Fotokopierern einschließlich zweijährigen Wartungsleistungen
öffentlich ausgeschrieben und vergeben. Die sechsjährige Laufzeit der
Rahmenvereinbarung rechtfertigt die Stadt mit Hinweis auf die besonderen
Marktgegebenheiten. Anfang des fünften Jahres der Rahmenvertragslaufzeit entsteht
bei der Stadt Bonn der Bedarf nach neuen Fotokopierern samt Wartungsleistungen. Die
Stadt Bonn beabsichtigt daher auf Grundlage der Rahmenvereinbarung weitere
Fotokopierer samt Wartungsleistungen zu ordern.
Ein Marktteilnehmer wendet hiergegen ein, dass die Leistungen neu ausgeschrieben
werden müssten, da
a. die Rahmenvereinbarung maximal nur vier Jahre hätte ausgeschrieben werden
dürfen.
b. die Erteilung des Einzelauftrags im fünften Jahr der Rahmenvereinbarung führe
faktisch sogar zu einer Verlängerung des Leistungszeitraums auf insgesamt 7 Jahre.
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E. Laufzeiten
1. Rahmenvereinbarung
Einzelabruf
Anfang des 6. Jahres
Rahmenvereinbarung (6 Jahre)
Einzelabruf (2 Jahre)
7 Jahre
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E. Laufzeiten
1. Rahmenvereinbarung

Grundsatz: maximale Laufzeit der Rahmenvereinbarung
 Dienst- und Lieferleistungen allgemein: vier Jahre
(§ 4 Abs. 7 EG-VOL/A, § 4 Abs. 1 Satz 4 VOL/A)
 Sicherheit und Verteidigung: sieben Jahre (§ 14 Abs. 6 VSVgV)
 sonstige spezialgesetzliche Regelungen: z.B. bei Arzneimittelrabattverträge zwei
Jahre (§ 130a Abs. 8 SGB V)

„es sei denn der Auftragsgegenstand oder andere besondere Umstände
rechtfertigen eine Ausnahme“
 Beispiele:
 Auftrag erfordert Investitionen mit einem längeren Amortisierungszeitraum
 sonstige Marktgegebenheiten fordern längere Laufzeiten
 längere Nutzungsdauer des Beschaffungsgegenstands
 keine feste Obergrenze: Beweislast trägt Auftraggeber; Dokumentationspflicht
 Missbrauchsverbot ! Keine Marktverschließung durch zu lange Laufzeiten
 Ausnahme voll überprüfbar; trotz prognostischer Einschätzung kein
Beurteilungsspielraum des Auftraggebers, vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v.
11.04.2012, Az. VII-Verg 95/11
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E. Laufzeiten
2. Einzelaufträge
Laufzeit der Einzelaufträge auf die (Ab-)Laufzeit der Rahmenvereinbarung begrenzt (hM)
 latent wettbewerbsbeschränkenden Wirkung der Rahmenvereinbarung wird nur für vier Jahre
akzeptiert
 Grenze wird überschritten, wenn öAG es beliebig in der Hand hätte, die Laufzeit der
Einzelaufträge unbeschränkt festzulegen
Einzelaufträge dürfen bis zum letzten Tag der Rahmenvereinbarung erteilt werden, auch wenn
die Laufzeit des Einzelabrufs die Laufzeit der zu Grunde liegenden Rahmenvereinbarung damit
unter Umständen um Jahre überschreitet (hM)
 bei identischer (Ab-)Laufzeit müsste öAG zu Beginn sämtliche Einzelabrufe tätigen, um noch
sinnvolle Verträge zu schließen. Restzeit der Rahmenvereinbarung bliebe „ungenutzt“
 Regelungsziel der Rahmenvereinbarung (effiziente Beschaffung durch Bündelung häufig
wiederkehrender, gleichartiger Bedarfe) würde leer laufen
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E. Laufzeiten
2. Einzelaufträge
z.T.: keine zeitliche Beschränkung der Einzelaufträge
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VOL und RL 2004/18/EG sehen keine zeitliche Beschränkung vor
Warum soll es einen Unterschied machen, ob der Vertrag das Ergebnis eines
Einzelabrufs aus einer Rahmenvereinbarung ist (4 Jahre) oder unmittelbar
ausgeschrieben wird (unbefristet)?
einzig denkbare Ausnahme wäre der Abschluss einer Rahmenvereinbarung als
Einzelabruf aus einer Rahmenvereinbarung („gestufte Rahmenvereinbarung“).
Hierfür gelten wieder die Vorgaben der VOL/A (4 Jahre) bzw. VSVgV (7 Jahre).
Vorzugswürdig: Einzelfallabwägung zwischen Effizienz der Rahmenvereinbarung und
noch zulässiger Wettbewerbsbeschränkung
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Kontrollfrage: Ist der über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung hinausgehende
Leistungszeitraum des Einzelauftrags noch als Ausfluss des im Vertragszeitraum der
Rahmenvereinbarung entstehenden Beschaffungsbedarfs zu werten?
sorgfältige und zurückhaltende Abwägung wegen drohender de-facto-Vergabe
Begründung in Vergabeakte dokumentieren
Köln
Flexible Beschaffung
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Literaturhinweis:
Frank Richter / Christian Mairgünther, „In, an oder über den Grenzen einer Rahmenvereinbarung
nach der VOL/A“, Vergabeblog.de vom 31.07.2013, Nr. 16593, an deren Fallbeispiele sich diese
Präsentation orientiert.
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