Vergabevermerk
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Vergabevermerk für Beschränkte Ausschreibung und Freihändige Vergabe ab einem Auftragswert von 500,01 EUR (ohne MWSt.) Aktenzeichen: ........................................ 1. 2. Organisationseinheit/Dienststelle Sachbearbeitung ................................................................................... Herr / Frau: .............................................. ..................................................................................... Tel: .............................................. Kurzbeschreibung von Art und Umfang der zu vergebenden Lieferung, Leistung, Dienstleistung ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... Vorgegebene/r Liefertermin Ausführungszeit Geschätzter Auftragswert incl. MWSt.: € ............................................................................................ 3. Begründung der Vergabeart Die Leistungen werden nach VOL freihändig vergeben, weil o im Anschluss an Entwicklungsleistungen Aufträge in angemessenem Umfang und für angemessene Zeit an Unternehmen, die an Entwicklungen beteiligt waren, vergeben werden müssen (§ 3 Abs. 5 Buchst. b VOL/A) o es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die jedoch nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebes und der Infrastruktur des Auftraggebers dienen (§ 3 Abs. 5 Buchst. c VOL/A) o es sich um eine geringfügige Nachbestellung (max. 20 %) im Anschluss an einen bestehenden Vertrag handelt und kein höherer Preis als für die ursprüngliche Leistung erwartet wird (§ 3 Abs. 5 Buchst. d VOL/A) o Ersatzteile oder Zubehörstücke zu vorhandenen Maschinen/Geräte vom Lieferanten der ursprünglichen Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden können (§ 3 Abs. 5 Buchst. e VOL/A) o es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist (§ 3 Abs. 5 Buchst. f VOL/A) o der Auftragswert ohne Umsatzsteuer unter 25.000 € liegt (§ 3 Abs. 5 Buchst. i VOL/A) o besondere Dringlichkeit vorliegt (Umstände nicht vom Auftraggeber vorhersehbar sowie nicht zu vertreten) (§ 3 Abs. 5 Buchst. g VOL/A) o die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können (§ 3 Abs. 5 h VOL/A) o Aufträge ausschließlich an Werkstätten für behinderte Menschen vergeben werden sollen (§ 3 Abs. 5 Buchst. j VOL/A) o Aufträge ausschließlich an Justizvollzugsanstalten vergeben werden sollen (§ 3 Abs. 5 Buchst. k VOL/A) o aufgrund besonderer Gründe (z. B. der besondere Erfahrung, Zuverlässigkeit) nur ein bestimmtes Unternehmen in Frage kommt. Dies ist nur einschlägig, wenn objektiv kein anders Unternehmen diese Eigenschaften für sich in Anspruch nehmen kann (§ 3 Abs. 5 Buchst. l 1 VOL/A) …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… o Die Leistungen werden nach VOL mit Teilnahmewettbewerb beschränkt ausgeschrieben, weil o die Leistung nach ihrer Eigenart nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen in geeigneter Weise ausgeführt werden kann, besonders wenn außergewöhnliche Eignung erforderlich ist (§ 3 Abs. 3 Buchst. a VOL/A) o eine Öffentliche Ausschreibung aus anderen Gründen (z.B. Dringlichkeit, Geheimhaltung) unzweckmäßig ist (§ 3 Abs. 3 Buchst. b VOL/A) Die Leistungen werden nach VOL ohne Teilnahmewettbewerb beschränkt ausgeschrieben, weil 4. o eine Öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat (§ 3 Abs. 4 Buchst. a VOL/A) o die Öffentliche Ausschreibung für den Auftraggeber oder die Bewerber einen Aufwand verursachen würde, der zu dem erreichten Vorteil oder dem Wert der Leistung im Missverhältnis stehen würde (§ 3 Abs. 4 Buchst. b VOL/A) Bei freihändiger Vergabe sollen mehrere – grundsätzlich mindestens drei – Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Ausnahmen sind nur zulässig, wenn unter Punkt 3 ein Ausnahmetatbestand zutrifft, der weniger Angebote rechtfertigt. Nachfolgende Firmen wurden zur Angebotsabgabe aufgefordert: Fa. ...........................................................………… Fa. .…........................................................... Fa. ...........................................................………… Fa. .....…....................................................... Fa. ...........................................................………… Fa. ...........…................................................. festgelegt nicht festgelegt Eine Zuschlags- und Bindefrist wurde festgelegt nicht festgelegt Eine Angebotsfrist wurde 5. Nachfolgende Firmen haben form- und fristgerecht, vollständige Angebote mit folgenden Angebotssummen (Bruttobeträge abzgl. Rabatte, wertbare Skontobeträge, zzgl. MWSt.) abgegeben: Angebotssumme € Firma 1. ...........................................................………… .….................................................................... 2. ...........................................................………… .....…................................................................ 3. ...........................................................………… ...........…........................................................... festgelegt nicht festgelegt Eine Zuschlags- und Bindefrist wurde festgelegt nicht festgelegt Eine Angebotsfrist wurde 6. Prüfung und Wertung der Angebote (§ 16 VOL/A) Entsprechend dem Preisanfrageergebnis bzw. dem Ergebnis des Wettbewerbs wird das Angebot der Fa. ............................................................................................. vom .............................................. zum Bestellwert von ....................................................... € incl. MWSt. der Zuschlag erteilt, weil es unter Berücksichtigung aller Umstände das wirtschaftlichste Angebot ist im Hinblick auf: Preis Qualität Wirtschaftlichkeit Betriebskosten Zweckmäßigkeit Funktionalität Lieferzeitpunkt Ästhetik Kundendienst/techn. Hilfe Umwelteigenschaften Kundendienst 2 Mehrfachnennungen sind möglich 7. Die Angebote der unter Punkt 5 stehenden Firmen wurden von der Wertung ausgeschlossen Fa. ....................................................., weil ……………………………………………………………….. Fa. ....................................................., weil ...................................................................................... Fa. ....................................................., weil ...................................................................................... 8. Zuschlagserteilung (§ 18 VOL/A) Die schriftliche Bestellung erfolgte am .............................................................................................. 9. Veröffentlichung vergebener Aufträge (Ex post Transparenz) (§ 19 VOL/A) bei Freihändiger Vergabe und Beschränkter Ausschreibung über 25.000 € (ohne MWSt.) Wann: ……………………………………………………………………………………………………..……… Wo: ……………………………………………………………………………………………………………….. 10 Raum für weitere Dokumentationen, vergaberelevante Verfahrensschritte, usw. ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... Vergabestelle / Dienststelle Datum / Unterschrift 3
